Para fazer uma boa contabilidade condominial, é necessário se atentar aos detalhes.
A administração do condomínio, muitas vezes, é um assunto complexo, com diversas atividades que precisam ser feitas com cuidado para garantir que tudo, desde as coisas mais básicas às responsabilidades fiscais e tributárias estejam em dia.
Por isso, é comum que os síndicos fiquem em dúvida a respeito de algumas tarefas, e possivelmente acabam deixando algo importante passar despercebido.
Para evitar que isso aconteça com você, decidimos criar esse artigo com dicas práticas, além de apresentar os erros mais comuns cometidos na contabilidade condominial para que você consiga fazer a administração da melhor forma possível.
Quem deve cuidar da contabilidade condominial?
De acordo com o Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro, é competência do síndico prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.
Dessa forma, fica claro que a responsabilidade da contabilidade condominial é do próprio síndico.
Existe, claro, a possibilidade de contratar um serviço terceirizado de administradora, contador autônomo ou escritório de contabilidade.
No entanto, independente de qual medida for adotada, no fim das contas, é responsabilidade única e exclusiva do síndico apresentar os números para os condôminos, uma vez que ele é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei.
Apesar da possibilidade de fazer a gestão do condomínio sozinho, o síndico pode optar por contratar ajuda de terceiros, e essa pode ser uma medida eficiente, uma vez que permitirá que pessoas especializadas atuem na contabilidade condominial.
Como fazer a contabilidade condominial?
Para fazer a contabilidade condominial, é preciso separar em algumas etapas:
fundo de reserva do condomínio.
Organizando e armazenando documentos fiscais
É importante que os documentos fiscais fiquem armazenados por pelo menos cinco anos.
Para conseguir acessá-los com facilidade sempre que necessário, é importante organizá-los de acordo com a categoria.
Em meio a toda a papelada do condomínio, os documentos fiscais que devem ficar arquivados por pelos menos cinco anos são:
prestação de contas anuais;
demonstrativos de despesas e receitas do últimos cinco anos;
apuração de contas da gestão anterior;
contratos de prestação de serviços da administradora, se houver;
contrato de prestação de serviços para manutenção dos itens do condomínio, como piscina, elevadores e caixa d'água, por exemplo.
Ainda pensando na gestão e armazenamento de documentos, alguns papéis jamais devem ser descartados.
plantas do edifício;
inscrição do edifício na Receita Federal, junto com o cartão do CNPJ;
certificados de AVCB, Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros;
documentos trabalhistas, juntamente com as guias de recolhimento de INSS e FGTS;
manual do proprietário, auto de conclusões e alvarás e qualquer outro documento fornecido pela construtora ou incorporadora do edifício;
manuais, certificados de garantia e notas fiscais de equipamentos do condomínio, como bombas d'água e elevadores, por exemplo.
Esteja em dia com as obrigações tributárias do condomínio
Dentre as rotinas tributárias do condomínio, existem contribuições obrigatórias que não podem ficar pendentes.
reter e recolher COFINS quando houver contratação de profissionais com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal;
pagar o PIS sobre a folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
arrecadar IRRF e FGTS para os funcionários contratados do condomínio;
reter e recolher ISS e CSLL quando houver contratação de profissionais conforme legislação do município onde o condomínio está;
recolhimento do INSS para os profissionais do condomínio contratados com carteira assinada, para prestadores de serviços autônomos e mão de obra contratada.
Além disso, também existe a contribuição sindical em condomínio. No entanto, a Reforma Trabalhista em novembro de 2017 retirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto.
Mantenha uma boa reserva para o condomínio
Um outro ponto importantíssimo da gestão da contabilidade do condomínio é garantir o fundo de reserva do edifício.
Saber gerenciar esse fundo de reserva é fundamental para uma boa contabilidade.
Para construir um fundo de reserva do condomínio, é importante considerar o cálculo da contribuição em relação ao valor da taxa condominial. Comumente, a porcentagem varia entre 5% a 10% do valor pago mensalmente pelos condôminos, mas esse valor pode ser diferente de acordo com o que foi combinado entre os contribuintes.
Esse valor irá para uma reserva que poderá ser usada em casos de emergência, por exemplo.
Erros comuns em contabilidade condominial e como evitá-los
Agora que pontuamos as responsabilidades da contabilidade condominial, é hora de conhecer os erros mais comuns e aprender a evitá-los no dia a dia.
1. Não manter registros de entradas e saídas
O primeiro erro, muito comum, é não manter os registros de entradas e saídas do condomínio. Aqui, temos dois problemas: a não gestão do dinheiro do condomínio com a falta de registro das transações e a possibilidade de síndicos misturarem contas pessoais com as contas do condomínio.
Sempre mantenha as contas separadas e registre tudo o que entra e sai dessas contas, deixando detalhado o dia do pagamento, o dia do recebimento, de onde veio, para onde foi, notas fiscais, etc.
2. Não manter um bom fluxo de caixa
O fundo de reserva do condomínio é fundamental para auxiliar em momentos de emergência.
No entanto, ele não deve ser usado para as contas do dia a dia: é preciso ter um fluxo de caixa mensal para arcar com todas as despesas previstas no condomínio.
Por isso, é necessário que o síndico tenha pleno conhecimento de quanto o condomínio recebe mensalmente, quanto ele gasta para se manter e, a partir daí, definir o valor mínimo para o fluxo de caixa.
3. Não organizar a papelada do condomínio
Um erro que infelizmente também é muito recorrente é a desorganização com a papelada do condomínio.
Sabemos que, no dia a dia da gestão, muitos documentos, notas fiscais e outros papéis acabam chegando até o síndico, e por isso organizá-los da melhor forma possível é um passo fundamental para conseguir fazer uma boa contabilidade condominial.
4. Não ser transparente com os condôminos
É fundamental que o síndico tenha uma postura transparente com os condôminos, realizando a prestação de contas mensalmente.
No fim do ano, também é interessante passar pelos meses anteriores e certificar de que todos os condôminos estão cientes da realidade financeira da empresa.
5. Não se planejar conforme obrigações fiscais e tributárias
As obrigações tributárias e fiscais do condomínio são pré definidas e estão previstas em calendário.
Por isso, ao início de todo ano, por exemplo, é possível que o síndico se organize para lidar com cada uma delas dentro do prazo.
6. Não criar um orçamento
Para tudo que for feito no condomínio, desde as manutenções recorrentes até gastos em emergências / reformas, é preciso criar um orçamento.
Esse orçamento ajudará a prever o valor gasto em cada uma das atividades e permitir que o síndico tenha maior controle sobre as finanças do condomínio.
7. Não organizar / gerir corretamente documentos de funcionários internos e terceirizados
Como dito anteriormente, existem algumas obrigações que envolvem a contratação e documentação dos profissionais do condomínio, sejam eles contratados, autônomos ou terceirizados.
É fundamental manter as rotinas tributárias de cada um desses funcionários, bem como o controle de horas trabalhadas e outros detalhes do dia a dia.
8. Não contar com ajuda especializada
É sabido que o síndico pode realizar a contabilidade condominial sozinho. No entanto, a possibilidade de contratar uma administradora, um escritório de contabilidade ou um contador autônomo não pode passar batida.
Se você, como síndico, não possui as habilidades necessárias para realizar a contabilidade do condomínio, não pense duas vezes antes de contar com a ajuda de um terceiro.
Com o apoio de um profissional especializado, você poderá focar em outras coisas, enquanto a contabilidade do condomínio é resolvida.
Mas não se esqueça: independentemente da contratação ou não de ajuda especializada, você continua sendo o representante do condomínio perante a lei.
9. Não usar uma ferramenta de gestão
Por fim, não usar uma ferramenta de gestão pode ser um problema.
A Condobox é uma plataforma utilizada por síndicos e administradoras, que permite que os gestores de condomínios consigam:
fazer a gestão de contas a pagar;
fazer a gestão de taxas de condomínio a receber, recebidas e atrasadas;
fazer a gestão de funcionários;
organizar e administrar áreas comuns;
criar lembretes para manutenções preventivas;
convocar e realizar assembleias de condomínio; e muito mais.
Para realizar a contabilidade condominial com maestria, é preciso estar atento aos detalhes, contar com o apoio de profissionais especializados e, se possível, com ferramentas para melhorar e facilitar a rotina do condomínio.
A dica de hoje é aproveitar o teste grátis de 30 dias da Condobox e descobrir como podemos mudar e otimizar a sua rotina no condomínio.