DHL IntraShip. Bem-vindo ao programa de automatização de envios da DHL Express DHL IntraShip - PDF
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Eliza da Fonseca de Carvalho
1 DHL IntraShip Bem-vindo ao programa de automatização de envios da DHL Express DHL IntraShip 3 4 O IntraShip permite elaborar cartas de porte para os seus envios, fazer pedidos de recolha, fazer o seguimento dos envios e obter relatórios. Para utilizar este software necessita de uma conta DHL, ter acesso à Internet e poder utlizar uma impressora laser. Para grandes volumes de envios recomendamos a utilização de uma impressora de etiquetas dedicada. Clique para aceder. Guarde este link na sua lista de marcadores ou sites favoritos para facilitar o acesso na próxima vez.. Introduza o Nome e Senha de acesso fornecidos pela DHL.. Selecione o Idioma em que pretende utilizar o IntraShip. 3. Recomendamos que na primeira vez que utilizar o IntraShip modifique a senha de acesso para uma senha nova por questões de segurança. 4. Se esqueceu-se da Senha ou Nome, pode clicar em Esqueci-me Nome/Senha para recuperação. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte
2 Terrestre e Aéreo Selecione o Serviço DHL que pretende para os seus envios. 3 Para mais informações sobre as condições comerciais de cada oferta consulte por favor o vosso assistente comercial DHL ou o Serviço de Apoio ao Cliente através do Aqui pode encontrar os contactos de suporte.. Este ID# é o número da sua instalação. Se contactar o suporte telefónico iremos pedir-lhe que nos indique este número. 3. Selecione o Serviço DHL que pretende utilizar. Clique na Carrinha para o serviço terrestre e clique no Avião para o serviço aéreo. 4. Clique em Adicionar envio para começar. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte
3 Adicionar Envio - Remetente Introduza os dados do remetente ou selecione um a partir da sua tabela de remetentes. No primeiro envio feito pelo DHL IntraShip deverá introduzir os dados do Remetente e clicar em Adicionar morada. Deste modo no próximo envio não necessita de efetuar este passo. 3 Para uma consulta mais eficaz da lista de remetentes, deverá preencher Nome da empresa ou outro campo e clicar em Procurar. Se existir apenas um remetente que corresponde a esse critério, será copiado para o ecrã. Caso contrário, será mostrada uma lista com os vários remetentes que correspondem a esse critério para que o utilizador selecione o correto.. Selecione a conta que deseja utilizar para este remetente/envio.. Após preencher os dados do Remetente, clique em Adicionar morada para poder utiliza-lo no próximo envio. 3. Se tiver necessidade de efetuar envios a partir de outras origens (envios de importação) deverá Limpar formulário e preencher com os dados da origem. Se pretender gravar o novo remetente clique em Adicionar Morada para adiciona-lo à lista de remetentes. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 3
4 Adicionar Envio - Destinatário Introduza os dados do destinário ou selecione um a partir da sua tabela de destinatários. 3 4 Sempre que faça um envio no IntraShip para um novo destinatário recomendamos que adicione a morada do mesmo à tabela de destinatários do Intraship. Desta forma poderá poderá poupar tempo da próxima vez que necessitar de preparar um envio para este destinatário. Se desejar, poderá pedir à DHL para carregar a sua tabela de destinatários frequentes no IntraShip.. Clique nesta checkbox para ver o expedidor e o destinatário no mesmo ecrã.. Se pretende guardar um destinatário associado a uma conta de terceiros clique no Pago Por: para selecionar a conta desejada. 3. Introduza parte do nome da empresa ou de outro campo e pressione Procurar para o IntraShip fazer uma busca na tabela de destinatários. Se existir apenas um destinatário que corresponda a esse critério, será copiado para o ecrã. Caso contrário, será mostrada uma lista com os vários destinatários que correspondem a esse critério para que o utilizador selecione o correto. 4. Se introduzir um novo destinatário clique em Adicionar Morada para gravar as alterações. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 4
5 3 4 Adicionar Envio Detalhes Envio Escolha dos Produtos disponíveis o que pretende utilizar (Disponibilidade depende do do Destinatário para onde está a enviar). Preencha o Conteúdo do Envio, a Referência e o Peso e dimensões da peça (Sujeito a repesagem nos armazéns DHL). Os preços dos Produtos são válidos só para envios Domésticos e de Exportação. Para envios de Importação os preços não são válidos. Para envios Extra Comunitários, escolha o Tipo de envio. Para Não-Documentos indique o Valor Declarado e selecione se pretende pagar os Direitos e Taxas do Despacho Alfandegário. Se desejar segurar o seu envio, coloque o valor pelo qual deseja efetuar o seguro no campo Valor de seguro. Para envio de Bens Perigosos é obrigatória a seleção do tipo de Bem que estará a transportar.. Opcionalmente poderá criar descrições de Conteúdo do Envio clicando neste botão.. Para envios com Múltiplos volumes, clique neste botão para introduzir os detalhes dos restantes volumes. 3. Para Criar peças automaticamente, poderá utilizar este botão 4. Assim que concluir o preenchimento dos Detalhes de Envio, pode clicar em Gravar/Imprimir para proceder à impressão da Documentação do Envio Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 5
6 Adicionar Envio Peças Introduza os detalhes das Peças, o Peso e as dimensões (opcional) e clique em Adicionar embalagem. Poderá também gravar uma peça como Padrão, para utilizar em envios futuros, bastando para tal, clicar em Gravar como peça padrão. 3. Se tiver previamente gravado uma peça padrão, poderá clicar em Selecionar uma peça Padrão, selecionando-a da lista.. Se desejar eliminar um peça poderá clicar em Eliminar na linha da peça respetiva. 3. Assim que concluir o preenchimento das Peças, pode clicar em Gravar/Imprimir para proceder à impressão da Documentação do Envio Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 6
7 Adicionar Envio Documentos Exportação Para os envios Extra Comunitários de Encomendas, é obrigatório o preenchimento do Tipo de Fatura, a Fatura nº, o Tipo de Exportação e a Razão para exportação. Porque é necessária esta informação para a DHL? Apenas deste modo a DHL poderá agilizar o Despacho alfandegário das suas encomendas de forma a garantir que o envio não fica retido na Alfândega.. Se necessitar, o DHL IntraShip permite-lhe aqui criar a sua Fatura Pró-forma ou Comercial, selecione o Tipo de Fatura, e adicione os Itens da Fatura.. Assim que concluir o preenchimento dos Documentos de Exportação, pode clicar em Gravar/Imprimir para proceder à impressão da Documentação do Envio Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 7
8 Adicionar Envio Notificar destinatário Aqui poderá selecionar endereços de para envio de notificação ao destinatários. Preencha os campos e clique em Adicionar para que sejam notificados. Poderá adicionar uma mensagem adicional ao corpo do no campo Mensagem do e- mail. 3. Poderá adicionar vários endereços de destino para a notificação, bastando para tal preencher o Nome e o e clicar em Adicionar.. Se necessitar de eliminar um endereço já listado, poderá efetua-lo clicando em Eliminar. 3. Assim que concluir o preenchimento dos endereços de Notificação de destinatário, clique em Gravar/Imprimir para proceder à impressão da Documentação do Envio Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 8
9 Adicionar Envio Impressão de Envio Ao clicar em Gravar Imprimir irá gerar um PDF com toda a documentação do Envio. Irá ser então impressa uma etiqueta por peça e deverá colar no topo das peças. Importante: A etiqueta COPY DON T STICK deve ser entregue ao estafeta ou guardada junto com a documentação do envio. NUNCA colar esta etiqueta no envio. Ao clicar em Gravar e Voltar o envio fica gravado na lista de envios para imprimir mais tarde. / /4 /4 3/4 4/4! Importante: Todas as peças têm de estar identificadas com a respetiva etiqueta. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 9
10 Lista de envios/critério de seleção Na Lista de envios, encontrará todos os envios efetuados durante o dia. Para ver envios já manifestados de outros dias/histórico, deverá clicar em Critério de seleção e colocar o intervalo de datas que pretende consultar. Para editar/alterar um envio já Impresso, clique no Nº de Conta do remetente e posteriormente em Editar. Poderá também copiar um envio já efetuado, clicando em Cópia.. Selecione um ou mais envios nas respetivas linhas para Imprimir, Seguir ou Eliminar o(s) envio(s). Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 0
11 Marcação de Recolha A marcação de recolha é necessária sempre que tiver um ou mais envios para a DHL. Deverá, assim que possa efetua-la para que a DHL possa atempadamente deslocar-se às vossas instalações para a efetuar. Apenas é necessária uma recolha para todos os envios/volumes. Selecione a Morada de recolha no botão Carregar. Clique em Marcar recolha após preencher todos os campos obrigatórios. Se tem uma recolha regular agendada com a DHL não necessita de efetuar este passo.. Poderá consultar o histórico de recolhas clicando no botão Informação Recolha.! Recolhas em zonas não servidas diretamente pela DHL, demoram mais um dia. No caso de falha ao marcar uma recolha, p.f. contacte o Serviço de Apoio ao Cliente pelo telefone Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte
12 Manifesto de Fim do Dia Sempre que efetuar envios com o DHL IntraShip tem de efetuar o Manifesto fim do dia. Com este passo Imprime o relatório diário dos envios, bem como transmite eletronicamente toda a informação dos mesmos para a DHL. Clique em Novo, e após confirmar todos os envios na lista Por manifestar, clique em Criar manifesto fim-do-dia. Imprima o PDF com a listagem dos envios e entregue ao Estafeta no ato da recolha. Após manifestar os envios, os mesmos não poderão ser editados ou eliminados.. Se necessitar de reimprimir a Listagem dos envios, clique em Reimprimir.! Esta passo é fundamental para que a DHL possa processar os seus envios. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte
13 Lista de Destinatários Aqui poderá gerir a Lista de Destinatários. Poderá adicionar, alterar ou eliminar Destinatários da sua base de dados do DHL IntraShip. 3 Se desejar adicionar um novo Destinatário, clique em Novo endereço. Para consultar ou alterar um Destinatário, clique no Nome da Empresa respetiva. Para eliminar um Destinatário, clique no botão Eliminar na linha respetiva. Se desejar, poderá pedir à DHL para carregar a sua tabela de destinatários frequentes no IntraShip.. Aqui pode pesquisar os seus Destinatário pela Inicial do Nome da Empresa.. Poderão existir diversas páginas na letra selecionada. Clique no nº de página para navegar entre elas. 3. Pode selecionar uma ou mais moradas ao mesmo tempo colocando um visto nesta coluna para as linhas respetivas. Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 3
14 Relatórios Utilize esta opção para visualizar ou exportar a informação dos seus envios. Utilize os diversos filtros disponíveis e intervalo de datas e clique em Ver relatório para ser apresentada a informação no ecrã. Poderá também clicar em Ver Impressão para exportar essa informação em PDF. Utilize os diversos filtros disponíveis e intervalo de datas e clique em Ver relatório para ser apresentada a informação no ecrã. Desenhe os seus próprios relatórios clicando em Estrutura do relatório.. Para exportar os dados para ficheiro, clique em Exportar detalhes do(s) envio(s). Questões? Contacte a nossa linha de suporte de ecommerce ou Para mais informações consulte 4