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Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 6 Gestão de Documentos I.
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1 Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 6 Gestão de Documentos I
2 Protocolo e Tramitação Protocolo do grego Protôkollon do latim Protocollu: – Primeira folha 'colada' aos rolos de papiro, e na qual se escrevia um resumo do conteúdo. – É a condição para a validade jurídica dos documen- tos. Estes registros poderia ser a transcrição integral do documento em livros apropriados: livros de registros. A partir do período napoleônico tem-se adotado o registro de elementos essenciais tanto na che- gada quanto na saída do documento.
3 Protocolo e Tramitação Registro de documentos coloniais: – Transcrevia-se todos os documentos que circulava entre Portugal e o Brasil: Conselho Ultramarino e Secretarias de Governo das Capitanias. – O registro fazia parte da orientação burocrática e ficavam nas respectivas instituições que produziam e recebiam documentos. Exemplos de livros de registros: – Registro do termo de posse (governador); – Registro de cartas e ofícios (enviados e recebidos); – Registro de provisões (do governador e do rei) – Registro de Sesmarias, etc.
4 Protocolo e Tramitação Conceito: – Conjunto de operações visando o controle, a tramitação, assegurando a imediata localização e recuperação do documento, garantindo assim o acesso à informação. O registro de protocolo consiste na colocação de uma numeração progressiva e a anotação de alguns elementos essenciais, segundo formulário preestabelecido. O registro de protocolo tem uma dupla função: – Controla a tramitação e permite encontrar os documentos, seguindo os passos de um determinado expediente; – Função jurídica de determinar as datas certas de chegada e saída dos documentos.
5 Rotinas do Protocolo Recebimento e registro (sistemas eletrônicos): – Receber e separar a correspondência (ostensivo e sigi- losa,oficial e particular – não registrada); – Digitar os elementos identificadores de cada documen- tos e sua tramitação; – Verificação de antecedentes (em caso positivo proceder juntada – anexação ou apensação. No primeiro caso as folhas são renumeradas, no segundo não há necessida- de); – Codificar, resumir e encaminhar. Autuação: – Recebimento para constituição de processos em sua forma jurídica.
6 Tramitação É a atividade de circular documentos entre uni- dades organizacionais interna ou externas. – Deve ser observado o recebimento pelos setores de destino; – Todos os setores e o protocolo deve verificar o nú- mero de página dos processos.
7 Tramitação No processo de tramitação podemos desenvolver um WORKFLOW: O que é o WorkFlow – É o movimento de documentos e/ou tarefas através de um pro- cesso de trabalho: como as ta- refas são estruturadas, quem as executa, suas ordens de execu- ção, como elas são sincroniza- das, como estas tarefas estão sendo acompanhadas. Workflow permite sin- tetizar os fluxos de trabalho, tornando-os simples e transparen- tes.
8 Tramitação O processo de workflow apresenta quem é quem no desenvolvimento dos trabalhos. – Analisar cada profissional e suas atividades; – Identificar que tipos documentais cada um deles produz ou recebe; – Determinar os níveis de segurança. – Se o processo estiver informatizado (documentos di- gitais) permite a um gerente cuidar da equipe e das etapas dos negócios.