[ Informações ou indicadores de organizações ou variáveis de pesquisa científica ].
As informações para serem úteis para as decisões devem conter as seguintes características ou premissas:
- possuem conteúdo único;
- exigem mais de duas palavras;
- sem generalizações;
- não são abstratas;
- sem verbos;
- diferentes de documentos, programas, arquivos ou correlatos.
A informação possui conteúdo único significa que a cada momento a informação tem um conteúdo, expresso por meio de números, letras ou ambos. Por exemplo: o nome do cliente só contém um nome; o número do CPF só pode ter um número; o valor do preço do produto só tem um valor por produto; a data da venda só pode ser de um dia. Quando a informação possuir mais de um conteúdo, os mesmos devem ser explicitados. Por exemplo: estado civil (solteiro, casado, divorciado); cor do produto (verde, azul, vermelho); gênero do filme (ação, policial, romântico); forma de pagamento (a vista, a prazo); tipo de pagamento (dinheiro, cartão, cheque). Embora em cada momento da informação o conteúdo será único.
A informação exige mais de duas palavras para deixar claro a que se refere, do que se trata, de qual objeto, a quem se destina, etc. Ao contrário não seria correto. Por exemplo: saldo (saldo de que?); data (data da?); nome (nome de quem?); veículo (nome, tipo ou cor do veículo?).
A informação não pode ser generalizada, ou seja, cada informação é expressa no seu detalhe, é específica, exclusiva, determinada. Não pode ser múltipla, estendida, abrangente ou confusa. Erros comuns podem ser exemplificados: endereço; cadastro; perfil; balanço; características. Cada uma dessas palavras possui muitas informações concentradas.
A informação não pode ser abstrata, de compreensão difícil, obscura, vaga, irreal ou imaginária. Deve ser real, verdadeira, concreta. Confusões comuns podem ser exemplificadas: qualidade; virtude; espécie; freqüência; belo; grande; inferior. Cada uma dessas palavras possibilita múltiplas interpretações.
A informação não pode ser formalizada por meio de um verbo no seu início, principalmente no tempo infinitivo, por exemplo: calcular, controlar; pagar; cobrar. Da mesma forma é errado: cálculo; controle; pagamento; cobrança. Essas palavras não são informações, mas podem ser decisões, ações ou processos.
A informação não é um documento, programa, arquivo ou correlato. Tais palavras referem-se onde os dados ou informações podem ser armazenados, ou seja, eles podem conter dados e informações. Por exemplo: um extrato bancário contém dados (números ou letras) e pode conter informações, tal como um livro, um balanço contábil, um laudo médico, uma planilha eletrônica, um software qualquer, uma pasta de arquivo entre outros repositórios de dados.
Para facilitar o entendimento das características ou premissas da informação, as informações a seguir podem responder a pergunta: quais são as informações necessárias para gerir uma conta bancária por meio de um talão de cheques?. Dentre as diversas informações, essas podem ser sugeridas como exemplo:
- número do banco;
- número da conta;
- número do cheque;
- valor do cheque;
- nome do favorecido;
- sexo do favorecido (masculino ou feminino);
- número de folhas disponíveis;
- percentual de cheques emitidos;
- índice de cheques devolvidos;
- valor total dos créditos;
- valor total dos débitos;
- valor do saldo disponível;
- valor do saldo disponível futuro;
- tipo de cheque (simples; especial ...);
- data de compensação do cheque;
- tipo de despesa (alimentação; diversão; escola; vestuário ...).
As informações também podem ser separadas por conjuntos, coisas, assuntos, objetos, grupos, módulos ou sistemas de informações. Por exemplo, quando uma organização "vende algo", as informações necessárias podem ser separadas por:
- cliente (nome do cliente; número do CPF do cliente; número do telefone celular do cliente; etc.);
- produto (nome do produto; valor do preço do produto; nome da cor do produto; etc.);
- venda (quantidade vendida; valor total da venda; etc.);
- estoque (quantidade disponível; valor do preço de aquisição; etc.);
- contas a receber (data do recebimento; valor total a receber; etc.);
- contabilidade (natureza do lançamento; valor do lançamento; etc.)
- e outras separações.
Posteriormente essas informações ainda podem ser separadas por diversos tipos de informações, tais como: operacional; gerencial; estratégica; trivial; personalizada; oportuna.