O que é XML da nota fiscal? - MegaGED
Você sabe o que é XML da nota fiscal? Essa é uma sigla que faz parte das obrigações contábeis de qualquer empresa, mas são poucos os empresários que compreendem exatamente qual é a sua importância.
Você já está familiarizado com a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)? Com a modernização do poder público, essa foi a maneira encontrada de facilitar o processo de emissão dos documentos fiscais – sem a necessidade de um papel em mídia física. A partir disso, tornou-se possível preencher os dados em um sistema digital e transmitir as informações pela internet.
Entretanto, é preciso entender o papel do arquivo XML nesse processo. Por isso, neste artigo vamos entender melhor o que é XML da nota fiscal. Acompanhe.
Para entender o que é XML, pense no processo de emissão de uma NF-e. Trata-se de um processo feito completamente em meio digital, certo? Você preenche todas as informações e gera um documento fiscal para comprovar a realização de determinada transação.
Nesse processo, o arquivo XML é a versão digital da nota fiscal, onde todas as informações ficam registradas. Ou seja, é nesse pequeno arquivo que ficam armazenados todos os dados relativos à venda de um produto.
Porém, é preciso esclarecer que o arquivo XML é diferente do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) – que é o documento que resume as informações da nota fiscal e pode ser utilizado para consulta das informações e acompanhamento das mercadorias que estão em trânsito. Para fins legais, o que realmente importa é o arquivo XML.
Quais são as principais informações do XML?
Agora que você já sabe o que é XML, também é preciso entender quais são os dados que fazem parte deste documento. Na prática, são informações muito semelhantes às que eram inseridas na nota fiscal emitida manualmente. Confira quais são eles:
Dados da NF-e: dados básicos da nota fiscal – como a data de emissão, valor total, número, modelo e série da NF-e
Dados do emitente: razão social, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
Dados do destinatário: razão social, CNPJ, endereço, inscrições municipais e estaduais
Dados dos produtos ou serviços: descrição dos itens, quantidades e valores unitários
Dados do ICMS: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins
Dados do transporte: dados gerais do transportador, do veículo e volume de produtos transportados
Informações adicionais: campo que permite a inserção de informações complementares
Qual é a função do arquivo XML?
Compreender a função do arquivo XML é bem simples: o XML é o formato utilizado para a emissão da NF-e. Ou seja, é esse arquivo digital que serve como comprovação das operações realizadas pela empresa.
Em outras palavras, podemos dizer que é o XML que permite que todas as operações de compra e venda possam ser registrados eletronicamente. Sem isso, não seria possível transmitir as informações necessárias em formato digital.
Como consequência dessa modernização da emissão da nota fiscal, foram gerados outros benefícios para as organizações:
Segurança das informações. O armazenamento das informações em formato XML é mais seguro do que o armazenamento físico das notas fiscais – tanto para manter os dados protegidos quanto para evitar danos que poderiam ser causados.
Economia de tempo. Emitir uma Nota Fiscal eletrônica e enviá-la ao poder público é um processo mais rápido e eficiente do que a emissão física desse documento.
Integração de dados. As informações contidas no arquivo XML ficam armazenadas digitalmente, podendo ser acessadas facilmente por outras plataformas gerenciais – garantindo a integração de dados para otimizar os controles internos.
Por quanto tempo é necessário armazenar o XML?
Existe uma obrigatoriedade legal de armazenamento das notas fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos. E com as Notas Fiscais em formato eletrônico isso não é diferente. Porém, em vez de armazenar um documento físico, o arquivo que deve ser armazenado é o XML.
Ou seja, continua valendo esse prazo estabelecido na Legislação Tributária. A sua organização precisa manter esses documentos armazenados em segurança e apresentá-los à administração tributária caso sejam solicitados.
Você já sabia o que é XML da nota fiscal? Como a sua empresa mantém esses documentos armazenados em segurança? Deixe o seu comentário.