A importância da área de Projetos na Logística
Implantar as operações de um novo cliente é uma atividade que merece muito cuidado e atenção. A área de projetos é fundamental para que estas atividades tenham sucesso.
Após receber demanda do departamento Comercial, o departamento de Projetos verifica todos os pontos necessários para levantamento dos custos para tal demanda. Na possibilidade de falta de informações, é solicitado à área Comercial levantar os dados do cliente em prospecção. O trabalho da área de projetos e comercial precisa estar interligado como um todo.
Para isto é preciso seguir algumas recomendações importantes para que o trabalho seja realizado com sucesso.
Conversamos com a equipe de projetos da Andreani Logística e levantamos alguns pontos importantes da área de projetos.
As responsabilidades do setor.
O setor de projetos é responsável pela customização e implantação dos novos negócios da empresa, desde sua primeira análise técnica e desenho da operação personalizada, até sua implementação operacional e gerencial completa. O setor é dividido em áreas de Desenvolvimento de negócios e Implantação de operações. A implantação deve refletir exatamente o desenho idealizado em fase de negociação ou passar por adequações que gerem menor impacto possível em custos, prazo e produtividade operacional. "Recentemente criamos uma terceira área dentro do setor, sendo responsável também por Projetos Estratégicos da empresa, realizando o gerenciamento dos projetos internos do início ao fim (abertura, definição do escopo, aprovação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento/entrega do projeto). Para isso usamos uma metodologia própria de gestão de projetos baseada nas melhores práticas do PMBoK e outras ferramentas de mercado", afirma Ricardo Gavioli, IT & Project Manager Brazil da Andreani Logística.
A implantação correta de um projeto.
Desde o início das análises técnicas ainda para desenvolvimento do projeto e precificação, é importantíssimo que o cliente saiba exatamente sua necessidade e como deve ser seu processo operacional. Quando o cliente não sabe ou está aberto a mudanças, o setor atua como consultor de processos para apresentar uma boa proposta técnica que o atenda, novamente baseada em informações de qualidade. Durante sua implementação, a comunicação passa a ser o fator chave de sucesso, o envolvimento desde o início do processo de todas as áreas internas envolvidas e também dos responsáveis do cliente é crucial para o bom desenvolvimento do projeto. Toda atividade realizada durante o projeto precisa ter um único responsável nomeado (nome da pessoa, não do setor). Caso as atividades demandem apoio ou equipe backup, os mesmos podem ser escalados sem problemas, mas a responsabilidade da atividade continua sendo de uma só pessoa, que deve garantir a entrega da atividade com boa qualidade dentro do prazo e do custo estimados no projeto. Por isso, todo projeto bem implementado tem como base a qualidade das informações e a comunicação assertiva.
Por isto, receber o máximo de informações possíveis do cliente, seja ela um cliente interno ou um novo negócio é fundamental para elaborar o escopo do projeto com o máximo de detalhes das atividades a serem entregues, como também a elaboração de um cronograma detalhado das entregas das atividades e prazos onde o engajamento das equipes envolvidas no projeto tem que ser primordial.
Infográfico FLUXO EFICAZ de cada Projeto:
As áreas de logística e de gerenciamento de projetos no Brasil ainda estão em um nível inicial (júnior) de maturidade. Ainda podemos observar muitos amadores e/ou empresas não qualificadas tentando realizar esses serviços. Com a maturidade que chega a cada dia na logística e a profissionalização rápida da área de gestão de projetos, estamos aos poucos conseguindo intensificar a relação desses serviços para criação de soluções realmente inovadoras, concretas e, principalmente, sustentáveis. E quanto mais precisa for a informação, melhor será o resultado do design e da implantação de suas operações. "Aos poucos vamos conquistando o respeito e a confiança das áreas internas das empresas, que geralmente não enxergam grandes vantagens na área de projetos, até que participam de atividades gerenciadas por profissionais competentes e com os skills necessários para o gerenciamento de um bom projeto. Já no contato inicial e primeiras reuniões conquistar a confiança é fundamental", conclui Ricardo Gavioli, IT & Project Manager da Andreani Logística Brasil.
Foto: de esquerda para direita, equipe de Projetos Andreani Logística: Fernando Oliveira, Analista de Projetos; Sérgio Vieira, Analista de Projetos; Ricardo Gavioli, Gerente de Projetos e TI; Rafael Claudino Analista de Projetos; Erik Tomita, Encarregado de Projetos.