Outro ponto importante a considerar é a complexidade do negócio. Se sua empresa é pequena e com poucos funcionários, um sistema simples e na nuvem pode ser o suficiente para atender suas necessidades. No entanto, se sua clínica for robusta, será necessário que mais funcionários tenham acesso ao sistema. Nesse caso, verifique se o ERP está preparado para lidar com diferentes perfis e permissões.
Não adianta tentar resolver e analisar todas as necessidades sozinho, por isso, é fundamental conversar com os gestores e colaboradores para fazer um levantamento do que é necessário em cada área.
Muitas vezes, você pode pensar apenas nas demandas financeiras e fiscais, enquanto sua recepcionista enfrenta problemas para controlar a agenda de clientes e os cancelamentos de serviços. Por isso, ter uma visão completa das necessidades é fundamental antes de tomar uma decisão.
Depois de entender tudo o que você busca no ERP, chegou a hora de partir para a pesquisa de mercado. Faça um levantamento de fornecedores e verifique quais oferecem as melhores soluções.
É muito importante buscar por empresas que tenham experiência e boas referências. Afinal, você vai entregar a ela seus registros mais confidenciais e isso pode influenciar diretamente a saúde do negócio.
Avalie a reputação da marca no mercado, verifique se existem reclamações sérias sobre falta de suporte ou questões de segurança e converse com outros empreendedores para entender como foi a experiência deles.
Mesmo que a empresa seja extremamente confiável e séria, muitas vezes ela não é a opção certa para você. Por isso, é importante verificar também se o fornecedor está habituado a atender outras clínicas do mesmo porte e segmento da sua. Analise todas as funcionalidades oferecidas para o seu tipo de negócio e faça comparações entre os concorrentes.
É importante ter em mente que, muitas vezes, algumas funcionalidades oferecidas não serão úteis para você nesse momento, no entanto, podem ser no futuro conforme o negócio prospera. Por isso, é preciso que o ERP ofereça uma opção de escalabilidade e possibilite que você incorpore novas ferramentas ao seu pacote inicial.
O custo é, com certeza, um dos fatores mais importantes na hora da decisão e, muitas vezes, se torna um impedimento para a implementação de qualquer melhoria no empreendimento. Apesar disso, nem sempre a solução mais barata será uma boa opção, isso porque ela pode automatizar apenas parte dos processos, exigindo ainda que você precise realizar tarefas manualmente.
Por outro lado, ferramentas mais caras podem oferecer uma infinidade de funcionalidades que não fazem sentido para o porte e segmento da sua clínica. Por isso, é importante determinar um orçamento-base e realizar um planejamento financeiro para conseguir escolher a solução que melhor faça sentido e apresente um bom custo-benefício.
Apesar de muitas vezes esquecido, esse é um dos pontos mais importantes para se avaliar antes de fazer uma contratação, afinal, você vai comprar um sistema de tecnologia, por isso, precisa que ele funcione da melhor forma possível.
Descarte imediatamente as soluções que não ofereçam suporte e treinamento, pois elas podem ser uma dor de cabeça. Imagine, por exemplo, que seu sistema caia em um dia de grande movimento? Consegue perceber como isso seria um problema se você não tivesse a quem recorrer?
Algumas empresas disponibilizam demonstrações gratuitas antes da contratação e essa pode ser uma excelente forma de conferir se o produto é eficiente, entrega o que promete e é fácil de utilizar. Por isso, sempre que for possível, solicite um período de testes e veja como você e sua equipe se adaptam ao ERP.
O Belle Software é o mais completo software de gestão focado em clínicas e franquias de estética e SPAs. O sistema facilita a rotina do empreendedor, automatizando todos os processos e oferecendo ferramentas importantes para o segmento.