Descrição de Cargo - Artigos - Carreira - Administradores.com
Seguir +	Diego Pio, 12 de junho de 2008
Quando se trata de estar apto para definir desenho, análise, descrição e especificação de cargos é para entender como o desenho de cargo afeta as práticas de RH e depois descrever os métodos obtidos na informação e os ajustando com o objetivo de ter as especificações precisas do cargo e os critérios a exigir do futuro ocupante.
Em um âmbito sobre as especificações, análise e descrição de cargos é importante salientar a conceituação para interpretar de uma maneira coesa na tomada de decisão, tendo como exemplo um modelo de entrevista e um questionário onde será feita a colheita de informações sobre os cargos para montar uma descrição de cargo detalhada com as relações, responsabilidades e experiências exigidas com o propósito de fazer um mapeamento das especificidades do cargo para estar redesenhando a estrutura e coligindo conforme o desempenho de cada um, tornando-o mais flexível e mutável.
2 CONCEITO DE CARGO
Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional.
A posição do cargo mo organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.
2.1 Desenho de Cargos
Envolve-se a especificação do conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado, dentre disso precisa-se definir quatro condições básicas:
- Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.
2.2 Modelos de desenhos de cargos
Os modelos de desenhos de cargos existem três tipos: o Clássico, o Humanístico e o Contingencial; sendo que o Clássico foram criados pelos engenheiros da Administração Científica com certos princípios de racionalização do trabalho para projetar cargos, definir métodos padronizados, treinar as pessoas para obter máxima eficiência e usavam incentivos salariais para assegurar a adesão aos métodos de trabalho.
No modelo humanístico é denominado pelas relações humanas através da experiência de Hawthorne, tendo o objetivo de substituir a engenharia industrial pelas ciências sociais, a organização formal pela informal, a chefia pela liderança, etc.
No modelo contingencial representa a abordagem mais ampla e complexa pelo fato de considerar três variáveis simultaneamente: as pessoas, a tarefa e a estrutura organizacional. O desenho do cargo é dinâmico e se baseia na contínua mudança e revisão do cargo como uma responsabilidade básica colocada nas mãos do gerente ou de sua equipe de trabalho. Isso faz do modelo contingencial mutável em decorrência do desenvolvimento pessoal do ocupante e do desenvolvimento tecnológico da tarefa.
2.3 Enriquecimento de cargos
O desenho contingencial de cargos é dinâmico e privilegia a mudança em função do desenvolvimento pessoal do ocupante, ou seja, permite a adaptação do cargo ao potencial de desenvolvimento pessoal do ocupante. Essa adaptação contínua é feita pelo enriquecimento de cargos que significa a reorganização e ampliação do cargo para proporcionar adequação ao ocupante no sentido de aumentar a satisfação intrínseca, através do acréscimo de variedade, autonomia, significado das tarefas, identidade com as tarefas e retroação. Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajustá-los às características progressivas do ocupante.
A adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanças para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera é um aumento de produtividade e redução das taxas de rotatividade e de absenteísmo do pessoal, para isso precisará introduzir uma nova estratégia que faça uma reeducação dos cargos de gerente e chefia, descentralização das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participação.
3 CONCEITO DE DESCRIÇÃO DE CARGOS
Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. A descrição do cargo relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.
3.1Conceito de Análise de cargos
Analisar um cargo significa detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa desempenhá-lo adequadamente. A análise de cargos procura determinar quais os requisitos físicos e mentais que o ocupante deve possuir, as responsabilidades que o cargo lhe impõe e as condições em que o trabalho deve ser feito. E também se se preocupa com as especificações do cargo em relação ao ocupante que deverá preenchê-lo.
3.2 Métodos de colheita de dados sobre cargos
Existem três métodos para obtenção de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionário e observação. Na entrevista existem três tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades.
No método do questionário a colheita de dados a respeito de um cargo é feita através de questionários que são distribuídos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor. Na prática segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos. Tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rápido de coletar informação de um grande número de funcionários, tendo como custo operacional menor do que a entrevista.
No método da observação é direta daquilo que o ocupante do cargo está fazendo constitui um outro método de colher informação sobre o cargo é aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos. É comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informações necessárias.
3.3 Etapas do Processo de Análise de cargos
O processo de analisar cargos envolve seis etapas que considera a organização em constante e dinâmica mudança. Os cargos devem ser constantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanças na organização e no seu conteúdo.
Os primeiros passos são examinar a estrutura da organização total e de cada cargo para definir quais as informações requeridas pela análise de cargos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessários para análise, e por último preparar as descrições e especificações de cargos. Isso tem como função de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios e a avaliação dos resultados.
3.4 Os usos da Descrição e Análise de cargos
A descrição e análise de cargos funcionam como mapeamento do trabalho realizado dentro da organização. Um programa de descrição e análise de cargos produz subsídios para o recrutamento e seleção das pessoas, para identificação das necessidades de treinamento, elaboração de programas de treinamento, para planejamento da força de trabalho, avaliação de cargos e critérios de salários, etc.
Os objetivos são de subsídios ao recrutamento (definir o mercado RH para onde deverá recrutar dados para a elaboração de anúncios de recrutamento); subsídios à seleção de pessoas (características do ocupante do cargo, ou seja, requisitos exigidos); material para o treinamento (conteúdo dos programas de treinamento, conhecimentos e habilidades exigidas ao ocupante e atitudes perante o cliente); base para a avaliação e classificação de cargos (fatores de especificações para serem utilizados como fatores de avaliação de cargos, definição de faixas salariais, etc.); avaliação do desempenho (definição de critérios e padrões de desempenho para avaliar os ocupantes, metas e resultados a ser atingindo); base para programas de higiene e segurança (informações sobre condições de insalubridade e periculosidade comuns a determinados cargos) e guia para o gerente (informações sobre o conteúdo dos cargos e desempenho dos ocupantes).
4 ENTREVISTA DE DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE CARGOS
A entrevista realizada foi com um funcionário do supermercado BIG localizado na Avenida Brasil próxima à rua 3700, no dia 30/04/07, tendo como objetivo de estar colhendo informações sobre a sua função para estar fazendo uma descrição de cargo.
4.1 Identificação
Tempo de serviço na função: 2 anos
Tempo de serviço nesta empresa: 3 anos
Função atual: Operador de Caixa
Função anterior: Embalador
Data: 30/04/07
4.2 Descrição Do Cargo
Descreva separadamente cada uma das suas tarefas diárias (que se repetem com freqüência):
A função de operador de caixa é ficar no check-out passando compras, prestar um ótimo atendimento e por fim cobrar os valores certos.
- Como é feito? (Utiliza-se de equipamentos ou materiais)?
O trabalho é executado com o auxílio de equipamentos eletrônicos como, o scanner para a leitura dos códigos de barra, o pinpad para passar os cartões de crédito ou débito e as sacolas para embalar as compras.
- Quando é feito?
O trabalho é realizado durante oito horas diariamente no setor da frente de caixa sendo selecionado a cada dia um caixa diferente para operar e é feito para estar mudando de posição na hora de passar as compras, pois faz movimento repetitivo Nos finais de semanas e feriados os turnos mudam com freqüência.
- Para que é feito? (Razões para a execução dessas tarefas)
As tarefas têm como objetivo de estar prestando um ótimo atendimento e um trabalho com alta eficiência e eficácia para os clientes dando o máximo de si, com atenção e uma boa agilidade na hora de passar as compras e até ir selecionando os produtos para o embalador colocar na sacola separadamente tanto frios, enlatados, massas e produtos de limpeza.
Descreva a ordem de importância das tarefas realizadas:
A importância das tarefas é manter uma boa postura; cumprimentar os clientes de forma cordial; passar as compras com agilidade e facilidade para o embalador conseguir embalar separado nas sacolas sem dano de prejudicar os produtos; ter atenção para quaisquer dúvidas e cobrar os valores exatos.
Descreva a freqüência diária, semanal e mensal das tarefas:
As tarefas diárias são ficar no caixa passando as compras e cobrando os valores corretos; as tarefas semanais são fazer uma limpeza geral no caixa na segunda-feira onde são selecionados três operadores para ajudar e por fim as tarefas mensais são justificar os valores negativos e assinar o quebra de caixa.
4.3 Especificações Do Cargo
Qual o nível de instrução mínima necessária para ocupar este cargo? Não é preciso mencionar o seu, mas aquele que você considera necessário para o exercício satisfatório do cargo:
Ensino médio completo ou cursando nível superior.
Que outros conhecimentos você considera necessário para realização deste trabalho?
Conhecimento em informática e um curso de atendimento ao cliente.
Qual tempo mínimo de experiência que alguém com nível de instrução indicado anteriormente necessita para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? Seria necessária experiência prévia em outros cargos?
O tempo mínimo é de três meses sendo que apresente um bom desempenho no cargo anterior, mas é feitos treinamento com auxílio de um funcionário mais experiente na função.
Na sua opinião quais as tarefas mais complexas que são desempenhadas neste cargo? Por quê?
As tarefas mais complexas são na hora de movimento na loja quando a fila do caixa está cheia de clientes estressados querendo ser atendidos o mais depressa possível. A concentração e agilidade nesse momento são cruciais.
Você é supervisionado por alguém? Como o seu superior supervisiona o seu trabalho?
Sim, pelo fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa, a maneira que supervisiona é orientar surge alguma divergência.
Quais as decisões que você precisa tomar no desempenho do seu cargo?
As decisões que tomam é chamar o fiscal de caixa ou chefe quando surge alguma situação divergente tanto nos cartões de créditos ou cheque no Serasa.
Na sua função você tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais?
Sim, os documentos de identidades dos clientes para conferência dos dados e valores de documentos tanto de cartões, cheques ou dinheiros altos.
Quais os prováveis erros que podem ser cometidos na sua função? Esses erros podem ser constatados?
Passar compras depressa, sendo que o leitor não consiga captar todos os códigos de barra. Podem ser constatados passando as compras e esperar um pouco para processá-las.
Quais as máquinas ou equipamentos que você utiliza para realizar suas funções?
O ECF (emissor de cupom fiscal), o scanner para leitura dos códigos de barra, o pinpad para passar os cartões e a esteira para puxar as compras.
Quais os fatores existentes no seu ambiente de trabalho que interferem na execução das tarefas?
O barulho durante o movimento da loja e o sistema sobrecarregado.
Sob quais condições você trabalha? Descreva as condições desagradáveis como ruídos, temperatura, odores, iluminação inadequada, etc.
Os barulhos são freqüentes da música alta, pessoas falando alto ou gritando, ar-condicionado impróprio para ventilar.
Qual é o maior e o menor esforço exigido no seu cargo?
O maior esforço é o movimento repetitivo nos braços e o menor esforço é a abordagem inicial (Bom dia; Boa tarde e Boa noite).
O trabalho é executado:
Em pé Ocasionalmente
Carrega peso? Sim
Médio Ocasionalmente
Seu trabalho exige esforço visual?
Seu trabalho exige esforço mental? Especifique.
Sim, prestar bastante atenção e concentração no recebimento de valores.
Você supervisiona diretamente o trabalho de outros funcionários? Indique o cargo e número de funcionários supervisionados.
No seu trabalho você tem contato direto com a clientela?
Quantas pessoas exercem o mesmo cargo que o seu na empresa?
São cinqüenta funcionários no inverno e na temporada chega em média de cem funcionários.
Na sua opinião qual a importância do trabalho que exerce?
Tem como importância de fidelizar os clientes oferecendo um trabalho com alta qualidade.
Você almeja mais para sua carreira profissional?
Sim, é um conhecimento que vem adquirindo a mais e com isso pode dar novas idéias para aprimorar o trabalho.
Você acha que há possibilidades de crescimento dentro da empresa?
Demonstrando um bom desempenho e interesse pela empresa pode-se até chegar ao cargo de gerente.
O que esta empresa representa para você?
Representa a condição de viver, de conseguir realizar os sonhos.
Você tem sugestões para melhorar a qualidade de trabalho desta empresa?
Procurar definir um tempo máximo de crescimento para os funcionários que mais se destacam.
5 DESCRIÇÃO DE CARGO DO OPERADOR DE CAIXA
Sumário do cargo
Responsável pelas cobranças dos valores das compras. Em caso de cheques altos chamar os fiscais de caixa sem sair do caixa.
Reporta-se ao fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa
Supervisiona: Responsável pelo um ótimo atendimento, divulgando as promoções para os clientes.
Experiência profissional: Não exige experiência, pois o treinamento é feito com os funcionários mais antigos.
Requisitos básicos: flexibilidade, agilidade, atenção e honestidade.
Interesse em crescer, boa comunicação e dinâmico.
- Prestar um ótimo atendimento ao cliente, demonstrando interesse para ajudá-lo em quaisquer dúvidas;
- Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cheques altos, cartões de créditos sem assinatura solicitar a identidade e o fiscal de caixa ou chefe;
- Fechar o caixa certo, tanto na separação dos documentos de cartões para facilitar no setor financeiro.
Limitado, o operador de caixa tem a obrigação de ficar no caixa para trabalhar, quando não tiver cliente pode sentar na cadeira com uma postura adequável.
6 QUESTIONÁRIO DE DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE CARGOS
Nome: Rafael Título do cargo: Atendente de loja
Departamento: Loja Superior Imediato: Gerente de loja
Sumário dos deveres: escreva com suas próprias palavras tudo aquilo que você faz:
O trabalho exige fazer praticamente tudo de um pouco na loja, ou seja, organizar as roupas, trazer as roupas do depósito para frente, limpar e arrumar a vitrine e sempre atender os clientes de um jeito que o encante que ele quer e algo mais que acabe complementando a compra.
Qualificações profissionais: relacione os conhecimentos que você utiliza em seu trabalho:
As qualificações exigidas são ter um curso de vendas, um de informática e até às vezes um curso de vitrine, mas não é obrigado.
Equipamentos: relacione as máquinas ou instrumentos (calculadora, computador, motor) que você opera como parte de seu trabalho:
Os equipamentos utilizados são poucos, pois a função é atender os clientes para vender, mas acaba usando a calculadora para somar os valores e também um valor que o cliente queira parcelar no cartão de crédito.
Responsabilidades: relacione todas as suas responsabilidades em ordem decrescente de importância e a percentagem de tempo a elas dedicadas por mês:
As responsabilidades são inúmeras como a pontualidade, boa aparência e boa comunicação, limpar e organizar as roupas, fazer um levantamento de estoque para fazer pedido de produtos que faltam uma vez por semana, o trabalho é realizado durante oito horas diárias, sendo que na temporada a jornada de trabalho será conforme o movimento, tendo uma comissão de 4 % sobre as vendas realizadas.
Contatos: liste os contatos com outros departamentos ou empresas. Defina os deveres e responsabilidades envolvidas nesses contatos internas e externas:
O trabalho possui três departamentos: loja; depósito e caixa; por isso acaba-se trabalhando em todos setores, mas na hora de movimento na loja a prioridade é atender os clientes.
Supervisão exercida: seu cargo tem responsabilidades por supervisão de pessoas?
Supervisão recebida: qual a freqüência da supervisão que você recebe de seu superior?
Decisões: explique abaixo as decisões quem você toma no desempenho de seu cargo:
As decisões tomadas são procurar tomar iniciativa e disposição para organizar e especificar as formas de pagamentos para os clientes.
Condições de trabalho: descreva as condições sob as quais você trabalha, como ruídos, temperaturas quentes ou frias, trabalho externo, condições desagradáveis:
As condições são boas, mas às vezes aparecem algumas situações desagradáveis como o atendimento super rápido durante um movimento grande.
Requisitos exigidos pelo cargo: indique os requisitos mínimos necessários ao cargo.
Experiência: 6 meses de experiência na função registrada na carteira
Conhecimentos específicos: Informática, curso de vendas.
Habilidades: Boa comunicação, disposição, interesse, flexibilidade e agilidade.
Informação adicional: descreva abaixo toda informação adicional não incluída nos itens anteriores.
O horário é mutável, por isso o atendente de loja deve estar sempre disposto para sujeitar a qualquer horário que lhe for solicitado, ocorre com mais freqüência nos domingos e feriados.
Assinatura: Rodrigo Martins Data: 01/05/2007
7 DESCRIÇÃO DE CARGO DE ATENDENTE DE LOJA
Responsável pela organização e separação das roupas devido nos seus lugares e cabides, responsável pelo um ótimo atendimento ao cliente, responsável pela uma boa aparência e uma disposição tanto para atender os clientes e para atingir as metas.
Reporta-se ao gerente de loja.
Supervisiona: responsável pela imagem da empresa, pela satisfação dos clientes oferecendo os produtos conforme as suas necessidades.
Trabalha com os demais setores da loja, pois são: loja; depósito e caixa. Mas na hora de movimento dá mais prioridades na área de venda.
Educação: Ensino médio completo.
Experiência profissional: curso de vendas e informática.
Requisitos básicos: boa comunicação, flexibilidade e disposição.
Atingir as metas, pontualidade e criatividade.
- Prestar um ótimo atendimento ao cliente, ter agilidade para arrumar as roupas;
- Levar o cliente até o caixa para finalizar a compra e mostrar os meios de pagamentos que o cliente efetuará para o operador de caixa;
- Manter o cabelo e barba feita diariamente, e quando for para atender os clientes evitar mascar chicletes.
A loja toda, pois quando falta produto tem que ir ao depósito e às vezes também opera o caixa, mas na temporada é mais o gerente que opera o caixa.
Pode concluir-se como é importantes ressaltar os conceitos de cargos, desenhos de cargos, e outros aspectos abordados com o propósito de propiciar uma visão holistíca para o administrador de RH. Os recursos apresentados das duas descrições e análise de cargos tanto feitos com uma entrevista e outro com um questionário é essencial para estar modificando, redesenhando os cargos, onde pode estar capacitando as pessoas para atribuir novas responsabilidades com autonomia, liberdade para dar novas idéias dentro de um consenso de objetivos em ambas partes. Isso vai propiciar alto índice de qualidade no trabalho, pois as pessoas vão estar se adequando com um ambiente favorável, dando valor ao trabalho e conhecer os seus desempenhos para estar ajustando conforme as mudanças.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: e o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 6. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
É discente do curso de Administração da UNIVALI de Itajaí.
E-mail: Diego-pio@univali.br
Mais artigos de Diego Pio
Protocolo De Kyoto: Um Instrumento Visando Atenuar O Efeito Estufa Ou Interesse Dos Países Desenvolvidos Para Reconhecer Suas Emissões