By Carolina MoinhoDG	Artigo eventize, eventize brasil, eventos, Inscrições online, inscrições online em eventos, inscrições online para eventos, inscrições para eventos, organização de eventos, plataforma para gestão de eventos, plataforma para organização de eventos, tecnologia em eventos, upload de arquivos nas inscrições 0 Comments
E-commerce, compra em um clique, reconhecimento facial, rastreamento, pulseiras com chip. Tudo isso são ferramentas e estratégias que o avanço tecnológico possibilita para a organização de eventos. Para chegar até aqui, muitas outras contribuições foram necessárias e todas elas têm como objetivo oferecer ainda mais agilidade a todas as etapas que envolvem realizar um evento.
Como sócio-diretor da Eventize, posso ver de perto essas modificações ao longo do tempo. Isso porque a nossa plataforma para gerenciamento e organização de eventos faz parte desse universo tecnológico e incorpora várias funcionalidades que facilitam o dia a dia dos organizadores.
Mas antes de falar sobre todos os benefícios que a tecnologia traz para essa área, é preciso dizer quando e como essas mudanças aconteceram. Começou na virada do século, a partir dos anos 2000. Essa época teve como marco o advento do SaaS (software as a service). Isso quer dizer que o software passou a ser visto com um serviço. E é aí que começa a grande revolução.
Antes, a lógica de ter um software era a de comprar, instalar no computador e depois ficar dependente de manutenção e atualização no datacenter da empresa. Com o SaaS, a melhoria nas condições da internet e mais acesso das pessoas à rede, o contexto se modificou. Hoje todos estão plugados e é para atingir essas pessoas que as plataformas para organização de eventos surgiram.
Diante desse cenário, o armazenamento do serviço na nuvem é outra referência dessa mudança. Além de ser criado para alcançar quem está no universo online, surge como um serviço que está sempre disponível na web. Assim, tanto o organizador como o participante ou os convidados dos eventos podem acessar as informações de qualquer lugar.
Isso tudo veio para melhorar. E sim, melhorou muito a possibilidade de os organizadores gerenciarem seus eventos sem estar presencialmente em um lugar específico.
Além disso, a cada dia surgem novas possibilidades para colocar a tecnologia a favor dos eventos. Exemplo disso é a automação de tarefas.
Automação de tarefas é peça-chave na organização de eventos
Com a possibilidade de automatizar tarefas, novas funcionalidades como a de inscrições online surgiram e servem como prova da revolução causada pela tecnologia nas plataformas para organização de eventos.
SAIBA MAIS: COMO A AUTOMAÇÃO PODE AJUDAR A EMITIR RELATÓRIOS PRECISOS EM EVENTOS
Antes, o básico de um evento era ter uma lista para cada coisa. Uma com os inscritos, outra com os pagantes e assim por diante. Mas isso se modifica com a possibilidade das inscrições online. A partir delas, a criação de um banco de dados com todas essas informações organizadas já é possível sem que precisem ser inseridas uma a uma.
Hoje, assim que a inscrição é feita, o participante recebe uma confirmação. Esses dados, que são recolhidos no momento da inscrição, também servem para aprimorar a comunicação. Assim, os inscritos podem ser notificados a cada ação que executam na plataforma ou sobre informações referentes ao evento.
Outro ponto importante é o que aconteceu em meados de 2010, quando os smartphones ainda nem davam indícios de que seriam populares como são hoje. Nessa época, a automação de pagamentos surge como mais uma possibilidade para agilizar o trabalho dos organizadores de eventos. Era comum o participante ter que enviar o comprovante de depósito ou de quitação do boleto ao organizador para dar "baixa" no seu pagamento. Este envio envolvia muitas vezes o fax ou scanner.
Está mais seguro e fácil receber pagamentos de inscrições online
Com as melhorias propostas pela tecnologia, hoje o pagamento das inscrições online pode ser feito de forma rápida e segura. Assim, a automação da conciliação bancária possibilita a integração das informações de inscrição e pagamento. Tudo sem que o participante saia do site do evento.
Junto aos avanços, a segurança dos ambientes virtuais também aumentou. Antes havia uma desconfiança das pessoas em pagar pela internet. Por isso, era comum as inscrições serem pagas por depósito na conta do organizador. Mas este procedimento também não era o ideal para os organizadores que precisavam conferir manualmente quem estava inscrito e já havia pago.
SAIBA MAIS: SISTEMA DE PAGAMENTO ONLINE – PORQUE A EVENTIZE É A MELHOR ESCOLHA
Hoje, a evolução tecnológica permite criar plataformas inteligentes. Assim, a partir da integração com a operadora de cartões de crédito, tem-se a automação perfeita e necessária para a organização de eventos.
Pode-se dizer que todas as plataformas que surgiram na última década vieram para tirar essa preocupação das conferências e tarefas manuais dos organizadores. A problemática do pagamento fica de lado, porque assim que a inscrição é paga a plataforma já identifica e registra.
Tecnologia e novas funcionalidades caminham lado a lado para a organização de eventos
Outra vantagem de contar com a tecnologia para desenvolver plataformas inteligentes é que quem as desenvolve com foco na organização de eventos tem como objetivo oferecer sempre o maior número de funcionalidades para o organizador. Além, é claro, de ser atraente ao participante. Desde as funcionalidades mais abrangentes a todos os eventos, como certificado online e pesquisa de satisfação, até as funcionalidades mais específicas para eventos mais complexos.
Nesta lista de funcionalidades, destaque para as ferramentas que auxiliam na construção da grade de programação científica para eventos com muitas salas, palestrantes e conteúdo. Isso porque há um entendimento mais realista do que é a organização de eventos. Sabe-se que essa tarefa não é só montar uma grade e colocar o nome das pessoas. É preciso lidar com suscetibilidades para avaliar temas mais relevantes, horários, locais e parcerias entre os palestrantes.
Com uma plataforma digital, tudo pode ser construído em conjunto entre os palestrantes e organizadores. Eles podem discutir suas preferências e indicações de forma totalmente online. Pela plataforma também são enviados os convites e recebidos aceites dos palestrantes.
Outra funcionalidade importante que auxilia muito os organizadores de congressos científicos é a organização dos trabalhos científicos que serão apresentados no evento. O participante precisa enviar um resumo para ser aprovado pelos avaliadores que geram notas e aceites. Anteriormente, e em muitos eventos ainda, todo este processo é feito por arquivos enviados para emails de avaliadores. Isso aumenta a possibilidade de erro e de esquecimento. Com uma plataforma esse risco reduz, porque o processo é feito online.
Assim, essas automações reduzem falhas, otimizam o trabalho e agilizam a organização dos eventos.
O credenciamento de um evento, aquele momento que pode ser considerado o primeiro contato do participante com a atividade, está cada vez mais rápido. Nessa etapa, tecnologias como as usadas em ticket de avião também são aplicadas para facilitar a identificação dos inscritos e a emissão de suas credenciais. Isso auxilia muito na diminuição de fila e no custo de pessoal nos eventos.
O que os organizadores de eventos ainda podem esperar da tecnologia
Diante de todas essas contribuições que a tecnologia já trouxe, a nova fronteira para as plataformas de eventos é oferecer ainda mais agilidade a todos estes processos. Isso pode acontecer ao incorporar mais os conceitos de e-commerce, de compra em um clique, da compra facilitada para o participante no dia do evento e também formas mais rápidas de credenciamento com o uso de reconhecimento facial.
Também já estão sendo testadas várias formas de rastreamento, controle e envio de informação ao participante por pulseiras com chip, Bluetooth e smartphones. Sempre com o objetivo de utilizar a tecnologia para facilitar as tarefas dos organizadores, oferecer mais funcionalidades e melhores experiências para todos envolvidos nos eventos.