A importância da escrita assertiva para equipes de T.I. - Rits
A importância da escrita assertiva para equipes de T.I.
Postado por: Tayná Arruda - Product Manager em 09/11/2021
Um dos principais pontos de adaptação para o trabalho remoto é o desenvolvimento da escrita assertiva, uma habilidade que ganhou ainda mais importância nas novas modalidades de trabalho. Afinal, uma comunicação ruim pode gerar muitas limitações no dia a dia e até mesmo situações desconfortáveis. Por isso, a escrita assertiva é necessária para todas as profissões que demandam comunicação diária entre times, seja via chat ou e-mail.
É necessário ser claro, direto e respeitoso com os demais, evitando ruídos e impedimentos causados pela falta de comunicação. Se você não tem uma comunicação assertiva, pode acabar praticando uma comunicação agressiva, apenas com ordens: "eu quero isso", "é isso o que eu penso" e não contribuir para o clima da empresa.
Quando a comunicação não flui bem, pode gerar insatisfação no trabalho e entre os colegas de equipe.
Atitudes como determinar horários para responder o chat da empresa são interessantes nesse sentido, pois além de ajudarem a organizar sua rotina, garantem que todos serão respondidos naquele dia, mas sem interromper o seu fluxo de trabalho. É importante ser solícito, mas nunca é demais lembrar que somos pessoas com dias bons e ruins, para além da nossa vida profissional.
A comunicação escrita de forma assertiva não serve apenas para que você seja empático com o próximo, mas também para expor as suas opiniões e ideias de forma clara e objetiva. O termo assertividade começou a ser empregado por Joseph Wolpe, derivado do verbo to assert: afirmar, sustentar, impor-se, fazer-se respeitar.
Antes de escrever uma mensagem para o colega de equipe, tenha em mente o que quer dizer antes de digitar e enviar. Verifique se está realmente claro primeiramente para você e tenha atenção com quem você está falando – normalmente falamos com pessoas de níveis técnicos diferentes, mas que têm um mesmo objetivo: o sucesso do produto.
Segundo o relatório "Captando o valor do Gerenciamento de Projetos" (PMI – Projetc Management Institute, 2015), cerca de 30% dos projetos falharam em atingir seus objetivos devido a uma comunicação inadequada/deficiente. Algumas ações como fazer uma pergunta por vez, usar frases curtas e aguardar a resposta sem pressionar, são sempre boas ações para fluir o trabalho.
Porque investir em melhorar a escrita para torná-la mais assertiva?
Uma documentação de projeto fornece base e contexto para que o produto seja desenvolvido, passando motivação para o time e definindo como tudo será feito. Uma boa documentação deve ser sucinta, com o objetivo de transmitir tudo o que foi acordado com o cliente para o desenvolvimento da aplicação, com linguagem acessível e objetiva para todos os stakeholders. Portanto, quando investimos em escrita assertiva, estamos investindo no sucesso do projeto.
Trabalhar com software é um desafio para aqueles que mantém as documentações, pois projetos constantemente passam por mudanças. Portanto, é necessário prestar atenção nas especificidades das informações colocadas, para que a sua documentação se mantenha útil pelo máximo de tempo possível. Por exemplo, ao falar sobre a fonte a ser utilizada em um botão, não coloque o nome dela, e sim o link de onde o desenvolvedor pode encontrar essa informação.
Ao escrever, você deve ter em mente as pessoas que irão receber o que você está produzindo.
São elas que precisam entender aquilo que foi colocado, não apenas você. Assim, todos são beneficiados com uma documentação bem escrita.
Por isso, é importante lembrar que nem todos que vão acessar a documentação possuem o mesmo nível de conhecimento técnico. Por isso, é necessário voltar a atenção para uma escrita mais didática. Pense nas perguntas possíveis que os leitores podem fazer ao ler o que foi colocado, não escreva documentações longas e cansativas (seja simples), sempre que possível utilize imagens, tópicos e coloque exemplos.
Uma boa e recomendável prática é adicionar uma breve descrição sobre termos, ferramentas, clientes e outras informações que, para você, como escritor, podem parecer muito óbvias, mas que certamente serão vistas com bons olhos pelo seu leitor, especialmente quando se tratarem de termos técnicos.
Estamos falando aqui sobre escrita assertiva, mas não existe escrita sem leitura, portanto, ao finalizar sua documentação, leia! Encontre o que está em excesso e retire, faça uma leitura rápida em busca de palavras-chave e veja se o texto está conectado e passando a informação desejada. Por último, mas não menos importante, peça para um colega de equipe revisar a sua escrita.
O simples e essencial na escrita assertiva da sua documentação
Uma boa documentação de software inclui contextualização, valor e solução. Em equipes ágeis, normalmente, as documentações não são uma prioridade, porém, ao existirem, elas se tornam uma importante fonte de informação, fazendo com que a produtividade aumente. Uma documentação assertiva tira gargalos de comunicação e garantem a qualidade do produto, visto que um projeto bem documentado irá dar suporte tanto para novas pessoas da equipe, quanto para situar o time sobre o que já foi feito e o que é necessário evoluir.
Uma importante parte da documentação do projeto é a escrita das histórias de usuário ou user story, elas representam o menor requisito de negócio dentro da metodologia ágil. As user stories devem ser curtas, não ambíguas e precisam trazer uma simples descrição da feature a ser implementada. Stories sempre são escritas a partir da visão daquele que irá utilizar a funcionalidade – o usuário em seu papel específico – seja cliente, administrador ou outro. Seguem, normalmente, o modelo: COMO usuário EU QUERO um objetivo PARA um benefício.
Logo, não é interessante que uma história de usuário seja muito longa, contendo várias coisas a serem feitas. Nesse caso é recomendado que se divida em mais de uma, facilitando assim a compreensão de todos. As user stories são escritas ao longo de todo o projeto e vão dar o suporte necessário para que o product backlog esteja bem definido e claro para todos, elas não substituem os requisitos do sistema, mas a equipe pode pensar em um modelo de card onde se tem a história de usuário e as regras de negócio em conjunto, podendo conter também o fluxo da funcionalidade.
As histórias de usuário serão levantadas em reuniões com os stakeholders, desenvolvedores e até em treinamentos com o usuário, portanto, ser simples e compreender a necessidade daquele que irá utilizar a funcionalidade é essencial para poder realizar uma escrita assertiva que passe exatamente aquilo que precisa ser feito.
Você pode estar pensando: "mas nós trabalhamos com metodologias ágeis, working software over comprehensive documentation". Pois é exatamente por isso que a escrita assertiva se torna tão importante! Com documentação bem escrita, que se mantém atualizada, não precisamos ficar horas lendo um documento cansativo, buscando uma informação em vários lugares, encontrando poucas respostas e mais perguntas. Concluímos, assim, que ter o seu trabalho documentado vai responder não só as perguntas dos demais, mas também as suas próprias, seja agora ou no futuro.