Inadimplência: como evitá-la e como lidar com ela - Blog ProLucro
Controle Financeiro, Crise Financeira, Gestão Administrativa e Financeira, Planejamento Estratégico
Calote, cano, chapéu, não importa o nome, basta estar no mundo dos negócios para estar sujeito a isso. Você entregou o produto, prestou o serviço, mas está tendo dificuldades para receber o pagamento correspondente a ele. Ainda que esse tipo de dor de cabeça seja uma contingência inevitável do dia a dia do empreendedor, a sua ocorrência pode ser minimizada por meio de práticas e processos cuidadosos e disciplinados (planejamento estratégico empresarial).
Não fique com raiva, vingativo nem leve a coisa para o lado pessoal.
Esse é o equívoco nº 1 – imediatamente considerar, e tratar, um cliente inadimplente como um inimigo, um caloteiro ou alguém determinado a sacanear você. Com certeza há alguns estelionatários à solta, mas no mais das vezes, se um bom cliente apresenta um problema atípico de pagamento, é por que ele passa por um aperto momentâneo ou talvez esteja realmente encrencado. Tanto um caso quanto o outro é sério, mas nenhum dos dois implica em um propósito deliberado de lesá-lo. Há uma grande chance de você próprio já ter passado por uma situação dessas uma ou mais vezes (plano e gestão de crise financeira), portanto, como em tudo no mundo dos negócios, assuma uma atitude de empatia antes de bater os tambores de guerra.
Trabalhe com o cliente, não contra ele.
Pelo maior tempo possível e apropriado à situação, você deve continuar a tratar o cliente como um cliente. Seja amistoso e compreensivo, e tente comparecer com opções e planos que possam resolver a situação com um mínimo de sofrimento e desconforto. Um plano de pagamento pode ser arranjado? Há mercadorias que possam ser devolvidas? Converse sobre o problema em um clima de parceria tendo sempre em mente que, a não ser que você próprio esteja com a corda no pescoço, uma solução mutuamente benéfica e amigável é sempre a melhor solução. E se o consumidor é alguém com o qual você espera fazer negócios de novo, ele nunca esquecerá como você o ajudou no momento em que ele precisou.
Comunique-se com frequência, por escrito, e guarde cópias de tudo.
Inicie sempre através de uma mensagem escrita não-ameaçadora, apontando para a inadimplência e solicitando a cortesia de uma pronta resolução até uma data específica. A sua comunicação inicial deve dar ao consumidor o benefício da dúvida. A correspondência subsequente pode tornar-se cada vez mais firme, eventualmente apontando que você será obrigado a remeter a fatura à cobrança judicial além de uma certa data. Não é nada mau, e muitas vezes é efetivo, ligar para o devedor se você puder, mas sempre replique por escrito. Mantenha registros escritos de absolutamente tudo.
Apele para a cobrança judicial somente quando todas as outras alternativas houverem sido esgotadas.
Entregar uma nota a um advogado, ou a qualquer tipo de agência judicial, deve ser o seu absoluto último recurso, por duas razões. Primeiro, isso poderá implicar em custos adicionais, e você acabará recebendo menos – às vezes, bem menos – do que o valor original da fatura.
Segundo, tão logo você recorrer a esse gesto extremo, o tom da situação será drasticamente alterado. Você estará agora empreendendo uma ação agressiva contra o devedor, algo que você tem todo o direito (e em certo ponto, também a responsabilidade) de fazer, mas ao fazê-lo, você deve também estar preparado para os efeitos que isso terá sobre o seu relacionamento com aquele consumidor. Se o cliente estiver passando por um problema temporário e você vai atrás dele com unhas afiadas, esse relacionamento nunca mais será o mesmo, se é que um relacionamento de qualquer tipo restará depois disso tudo. Portanto, assegure-se de que você pode perder esse cliente antes de ir em frente.
Ajuste-se para o futuro.
Como em todas as outras coisas, aprenda com as suas experiências. Se as suas políticas, a natureza do seu negócio ou a sua base de clientes, ou outros fatores estiverem empurrando um número excessivo de faturas para o lado errado das suas contas a receber, efetue mudanças (plano de negócios). Assuma práticas de crédito mais rigorosas, exija depósitos, coloque os infratores contumazes em um esquema de entrega contra pagamento – seja lá o que for conveniente ao seu negócio, e minimize os riscos (planejamento estratégico empresarial). E nunca tome decisões de crédito irresponsáveis ou aceite clientes duvidosos no desespero de fechar uma venda.
Qualquer um que tenha estado no mundo dos negócios por tempo suficiente – especialmente proprietários de pequenos negócios – lhe dirá que uma venda não é uma venda quando você recebe um "sim," ou quando o contrato é assinado, ou mesmo quando você recebe o OK do serviço ou um pedido de compra. Uma venda só é uma venda quando o dinheiro estiver no banco. E infelizmente, aqui e ali, a maioria dos empreendedores têm de lidar com questões de recebimento. Para alguns negócios, esse é um evento raro, para outras companhias e indústrias, porém, receber em dia é praticamente um desafio diário (controle financeiro).
Não se iluda com a abordagem aparentemente suave recomendada aqui – não receber o que lhe é devido é um assunto sério, e você deve fazer de tudo para recuperar as suas contas. Mas o pagamento é mais importante do que a punição, portanto, dar os passos certos – com a atitude correta – (plano de negócios) irá minimizar o seu risco de perder o dinheiro que faz a sua venda ser uma venda real.