Produtividade e automação: o desafio da digitalização para os Escritórios de Direito – Tercio Strutzel
Produtividade e automação: o desafio da digitalização para os Escritórios de Direito
ByTercio Strutzel 3 de abril de 2021 20 de abril de 2021
Semana passada acessei uma pesquisa realizada pela Thomson Reuters em 2019, onde se constatou que 67% dos advogados gastam mais de 40% do tempo em tarefas que não geram negócios ou honorários.
Essa realidade se aplica a bancas de todos os portes, então não se pode afirmar que a questão financeira seja preponderante na aquisição de softwares e sistemas digitais que otimizem as tarefas rotineiras no sentido de otimizar a produtividade. Até porque existem soluções de todos os portes e preços. Então qual o motivo desse índice assustador?
Em 2009, quando iniciei no Marketing Jurídico, eu escutava muito sobre o "romantismo" e a tradição da advocacia que inibiam atitudes mais ousadas. Também ouvia muito que os escritórios eram travados pelas regras rígidas do Código de Ética e Disciplina. Existem normas rígidas no CED sim, mas na maioria dos casos queixosos isso é apenas uma desculpa para não ir além do básico. Romantismos e regras rígidas à parte, no fim do dia, um escritório de advocacia é uma empresa como qualquer outra e enfrenta os mesmos desafios de gestão.
Mesmo com tantos jovens advogados no mercado, parece que a advocacia ainda resiste a mudanças e demora a se adaptar aos novos tempos. Se essa conclusão for verdadeira ela é igualmente perigosa. Afinal, a Transformação Digital chegou para todos os setores.
Antes de focar na automação e produtividade, preciso abrir um parêntese para tratar da diferença entre informatização e digitalização. Embora pareça apenas um jogo semântico, a diferença é crucial.
A informatização se iniciou com o uso dos computadores pessoais, os quais trouxeram consigo editores de textos, planilhas e uma possibilidade mais flexível de organizar grandes volumes de informações e documentos. As bancas foram obrigadas a passar por esse processo com o advento do Peticionamento Eletrônico em 2013. Muitas adotaram controles em planilhas e armazenamento em servidores. Foi um avanço, mas perceba que se tratou apenas de uma mudança da mídia física para o computador. A forma de lidar com esses ativos permaneceu a mesma.
Digitalizar significa transferir para os meios digitais ao mesmo tempo em que adota uma nova mentalidade, novos processos e novos hábitos em relação aos controles. E principalmente, analisar os dados contidos nos controles a fim de orientar a tomada de decisão.
Na esteira da digitalização e da automação vem a otimização de processos que leva ao aumento da produtividade. A cultura digital orientada a dados leva a análises preditivas e prescritivas, algo que representa "olhar para frente" em oposição aos relatórios gerenciais que apenas mostram o passado recente.
Esse é o cenário essencial que a Transformação Digital impôs ao Mercado Jurídico. A partir desse alicerce, vêm uma série de recursos e métodos que agilizam a rotina de trabalho.
Armazenamento de documentos e automação de processos
Pesquisa jurídica com inteligência artificial
Agenda geral e comunicação interna
Cada um desses tópicos tem volume suficiente para artigos próprios, portanto serão tratados posteriormente. O intuito aqui é despertar os sócios para a necessidade pungente de otimizar a produtividade de modo a garantir a sobrevivência do escritório nessa Era Digital. Os recursos existem e são acessíveis. O obstáculo mais desafiador é o da mudança para uma cultura digital.