Porque amamos digitalização (e você deveria também) – Só Arquivos
Porque amamos digitalização (e você deveria também)
19 set 2018 - Publicado em 18 set 2018
Hoje o assunto no Blog é sobre um tema relativamente recente em várias regiões, que é digitalização de documentos.
Ter tudo o que precisa na palma da mão já não é um sonho, toda essa praticidade gera muitos benefícios para pessoas e empresas ao redor do mundo, decidimos fazer esse post justamente para contar nossos motivos para amar digitalização e o porquê achamos que você deveria fazer o mesmo.
Motivo #1 – É extremamente prático e rápido
Com apenas um scanner e um computador qualquer pessoa pode ter seus documentos digitalizados em pouco tempo, claro que é muito mais simples fazer isso com seus documentos pessoais do que profissionais em alguns casos.
Quando se tem pessoas com disponibilidade de tempo para fazer isso é muito melhor, mas caso sua empresa não tenha condições e queira esse serviço é melhor terceirizar, de forma que você tem o benefício, mas não precisa mobilizar seus colaboradores para essa tarefa.
Motivo #2 – Depois que tudo está digitalizado controlar fica super simples
Controlar e acessar as documentações em formato digital é infinitamente melhor do que os físicos, por diversos motivos dentre eles: a conservação da informação, a facilidade de compartilhamento e a acessibilidade.
Com o arquivo digital não necessariamente você precisa acessar o físico para atender uma demanda, com alguns poucos cliques você soluciona o mesmo problema com muito mais rapidez e comodidade, o que me leva ao próximo ponto.
Motivo #3 – Agilidade de resposta
Quando você tem o seu arquivo totalmente digital a empresa ganha dinamismo em seu tempo de resposta a demandas de última hora ou a situações fora da rotina, como por exemplo: uma exigência ou solicitação de última hora de um colega de outro setor ou de outra planta fora da cidade.
Imprevistos não tem hora para acontecer, porém quando acontecem acabam atrapalhando o fluxo cotidiano de atividades da empresa e de seus colaboradores, de forma que ter algo que torne essas situações mais rapidamente resolvidas seria bem-vindo.
Motivo #4 – Visão sistêmica e rastreabilidade
Com a digitalização da documentação fica mais fácil de evidenciar a abrangência e impacto de processos internos.
Para exemplificar, digamos que foi constatado um erro no processo de produção de um produto X, depois de muita busca foi constatado que o que ocasionou o erro foi um problema em uma das máquinas que não passou pela manutenção de rotina, essa investigação interna levou duas horas entre conversar com as áreas responsáveis e a análise dos relatórios de cada setor, imagine o ganho de tempo se toda a parte documental estivesse na nuvem? Sua empresa acharia a causa-raiz em no mínimo uma hora a menos ou talvez nem isso.
Quando me refiro a esta visão sistêmica quero dizer que fica muito mais simples fazer cruzamento de informações para melhorar a tomada de decisão ou para a análise de um incidente dentro da empresa, de maneira que a empresa consegue ter uma visualização melhor e baseada em fatos e dados internos em tempo real.
Motivo #5 – Muda o conceito de trabalho
Se antes para se ter acesso a determinadas informações e adiantar trabalhos complexos ou longos era necessário fazer horas-extras dentro da empresa cheio de papéis em cima da mesa de trabalho, com a documentação digital fica declarada a independência do escritório.
Para ter acesso basta alguns cliques e você já pode trabalhar de casa, num coworking ou mesmo em viagem; isso é particularmente interessante para profissionais autônomos ou que trabalham remotamente (conhecido como teletrabalho pela CLT), pensamos que mesmo aqueles que cumprem a rotina de 7 as 5, podem acabar querendo aderir a esse novo modelo de trabalho devido a alta flexibilidade de horários.
Sabemos que muitas empresas ainda estão se adequando as novidades e que pode levar um tempo para que isso se torne regra na maioria dos segmentos, gostaríamos de saber a opinião de vocês: Qual o seu motivo para amar a digitalização?
Para saber mais sobre documentos digitais e seus benefícios para pessoas e empresas entre em contato conosco.