Como otimizar a gestão de terceirizados? - GAP Sistemas
Como otimizar a gestão de terceirizados?
A terceirização de serviços é um importante recurso para que a sua empresa otimize processos e aumente os resultados. Entretanto, para que essa solução realmente se apresenta como um diferencial é preciso mais do que simplesmente reconhecer seu valor: é necessário ter uma estratégia para que cada medida seja realizada de maneira a atender os interesses corporativos em termos de metas.
Apesar da gestão dessas empresas contratadas ainda representar um desafio para muitos negócios, a consolidação da terceirização nos mais diversos setores trouxe várias vantagens que justificam sua adesão. Previsibilidade de custos, priorização de investimento, foco no core business são apenas algumas das vantagens que uma boa gestão dos terceirizados pode trazer ao seu negócio.
Por isso, viemos falar um pouco mais sobre e soluções para os principais desafios com a gestão de terceirizadas. Continue lendo e confira!
Alguns dos benefícios da terceirização
Ter o serviço de profissionais qualificados e especializados para desenvolver as demandas cotidianas à disposição do negócio, pode ser determinante para alcançar os resultados esperados. Especialmente no caso de tarefas e processos mais complexos, contar com empresas que possuam experiência para lidar com as necessidades específicas, torna ainda mais importante a atenção na hora de gerenciar esses profissionais.
Economia com equipe e equipamentos
De acordo com os setores específicos da empresa, ao contratar um serviço terceirizado que atua pontualmente naquela demanda, você delega as entregas relacionadas à estrutura necessária para a realização da atividade em questão, garantindo economia e alto desempenho.
O mesmo vale para a aquisição de determinados equipamentos, que poderiam envolver também a contratação de mão-de-obra especializada para operacionalizar. Considerando muitos mercados, isso pode representar um desafio de grande impacto financeiro e de gestão. Dessa forma, empresas terceirizadas possibilitam o máximo em termos de qualidade, considerando recursos e profissionais.
Conforme destacamos aqui, ao transferir suas necessidades para para a empresa prestadoras de serviço, uma das principais vantagens é a considerável redução da carga de trabalho, possibilitando assim, uma melhor visão estratégica, melhor divisão e organização das responsabilidades e profissionalização de processos.
Com isso, o negócio que consegue gerenciar com eficiência as empresas contratadas, favorece em grande medida o capital humano, permitindo que a equipe tenha um melhor desempenho, melhoria na tomada de decisão e menor preocupação com certas burocracias do dia a dia.
Quais os principais desafios da gestão de terceirizados?
Lidar com diferentes empresas
Com diversas empresas diferentes atuando nas suas especialidades dentro do seu negócio, é natural que o volume de informações e as necessidades específicas de cada área se intensifiquem com a evolução dos projetos.
Por isso, torna-se fundamental garantir o controle sobre quantos e quais colaboradores terceirizados estão autorizados a acessar determinados recursos, arquivos ou até locais na empresa. Além disso, é importante também conferir informações e definições de contrato, manter a comunicação periódica com a terceirizada sobre mudanças, problemas, novas demandas ou atualizações no escopo contratado.
Infelizmente, ainda é comum que muitos negócios façam esse controle por meio de planilhas, rede interna ou até com arquivos físicos. Contudo, é fácil identificar a possibilidade de erros, inconsistências e trabalho que isso pode gerar, além de não ser a alternativa mais segura para dados tão relevantes.
No cotidiano de trabalho e gestão de empresas contratadas, é difícil estabelecer parâmetros para avaliar o desempenho e performance dessas equipes. A depender do volume e diversidade dos tipos de terceirizadas, pode não existir, de fato, uma avaliação objetiva que deixe nítido os resultados que a empresa específica está trazendo para a empresa, especialmente no caso de não haver um sistema mais moderno de gestão.
Ao contar com uma plataforma que permite gerenciar todas as informações e acessos sobre as empresas terceirizadas e seus colaboradores, esse desafio torna-se cada vez menor. Além disso, mais do que notar essa necessidade e depois realizar uma avaliação, é preciso que seja um processo contínuo desde o início da parceria.
A atualização de documentação também é um desafio, temido por diversos gestores que precisam lidar com empresas terceirizadas. Não é fácil controlar, por exemplo, a validade de certas certificações. O envio dessa documentação pela terceirizada pode ser feito por e-mail ou por documento físico e o arquivamento fica responsável pela equipe interna da empresa contratante.
É preciso consultar um arquivo físico à procura de papéis e conferir as datas manualmente. Mesmo com um registro em um calendário, o volume é grande, demanda muito tempo de trabalho e não é otimizado. Novamente, destacamos aqui a relevância de contar com um sistema de gestão de uso intuitivo, com recursos como dashboard e relatórios com dados em tempo real, para garantir ganho de tempo e menos trabalho.
No processo de contratação e gestão dos terceirizados, é normal que exista certa rotatividade entre os colaboradores que prestam serviços alocados, de alguma forma. No entanto, fazer esse controle costuma ser trabalhoso e toma muito tempo sempre que isso ocorre. Nesse cenário, se o aviso acontece com pouco tempo antes da entrada do novo colaborador, pode haver correria e ansiedade ao atualizar o sistema, repassar acessos e diversos entraves à produtividade.
A melhor solução para problemas dessa natureza seria garantir visualização e gestão das empresas contratadas e funcionários terceirizados em uma única base integrada, otimizando a emissão de documentos, acessos e controle de permissões.
Mas afinal, como consigo otimizar a gestão das empresas contratadas?
Compilamos aqui algumas das melhores práticas para otimizar a gestão de terceirizados. Confira a seguir:
Verifique periodicamente a regularidade dos contratos. É indicado que você tenha um levantamento sobre quem são as empresas contratadas e suas respectivas relações com os colaboradores que serão terceirizados. Mantenha a atenção em possíveis pendências judiciais ou financeiras e tributárias, garantindo segurança e confiabilidade na contratação.
Busque estar inteirado sobre os serviços prestados pelas empresas contratadas. No começo, é fundamental conferir atentamente as principais necessidades e demandas que precisa terceirizar, pesquisar sobre o serviço e as empresas que oferecem essa solução. Priorize a contratação de uma ferramenta de gestão digital para os terceirizados. Assim como Marketing, Vendas e RH possuem recursos de software para gestão de suas necessidades, há também soluções focadas em gerir e otimizar os processos com os terceirizados.
O GEC é a solução de Gestão de Empresas Contratadas desenvolvido pela GAP Sistemas e permite concentrar em uma única base integrada, todas as parceiras terceirizadas e seus colaboradores.
Dessa forma, soluciona o problema da gestão de diferentes empresas contratadas, substituindo o registro de documentos em planilhas e arquivos físicos. Sempre com backups para que sua empresa não perca nada. Para ajudar com a burocracia, o GEC conta com o registro desses arquivos, com sistema de notificações e calendário automatizado para sempre saber quando um documento está com a sua validade se encerrando.
Para a avaliação de performance (SLA), o GEC conta com um sistema integrado que solicita periodicamente a avaliação de indicadores, concentrando essas informações para embasar a tomada de decisões da empresa contratante. Isso tudo concentrado numa plataforma intuitiva e amigável, com dashboard em tempo real e relatórios completos! Quer experimentar por 30 dias gratuitamente?