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Documentação do produto SAP Business ByDesign, agosto Sourcing
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Ana Clara Bardini Palma
1 Documentação do produto PUBLIC Sourcing
3 Índice 1 Sourcing Fundamentos Gerenciamento do relacionamento com fornecedores Automação do gerenciamento do relacionamento com fornecedores Determinação de preços no gerenciamento do relacionamento com fornecedores Suprimento estratégico Visão geral de Relatórios em Gerenciamento do relacionamento com fornecedores Portfólio de produtos Fundamentos Catálogos Catálogos personalizados Processamento de catálogo interno Integração de catálogos externos de parceiros certificados da SAP Informações técnicas do fornecedor de catálogos Visão Produtos Guia rápido de Serviços (em Portfólio de produtos) Fundamentos Tarefas Guia rápido de Materiais (em Portfólio de produtos) Tarefas Visão Catálogos Guia rápido de Catálogos Fundamentos Visão Preços de lista Guia rápido de Preços de lista (em Portfólio de produtos) Fundamentos Tarefas Visão Relatórios Histórico de preços por produto e fornecedor Sourcing e contratação Fundamentos Processamento de solicitação de cotação Processamento de cotação do fornecedor Sourcing Classificação de sourcing na atribuição de fontes de suprimento Processamento de contrato de compra Índice P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 3
4 4.2 Visão Solicitações de sourcing Guia rápido de Solicitações de sourcing Tarefas Visão Solicitações de cotação e cotações Guia rápido de Solicitações de cotação e cotações Tarefas Visão Contratos Guia rápido de Contratos de compra Fundamentos Tarefas Visão Determinação da fonte Guia rápido de Determinação da fonte Fundamentos Visão Relatórios Gastos sobre contrato Controle de contratos Contratos a vencer Gastos não programados Histórico de preços por produto e fornecedor Confiabilidade do preço Pedidos de compra por classificação contábil Documentos liberados por contrato Gastos por classificação contábil Gastos totais por categoria de gastos Monitoramento da criação automática de pedidos de compra Base de fornecedores Fundamentos Gerenciamento de endereços Verificação de duplicados do parceiro de negócios Visão Fornecedores Guia rápido de Fornecedores Fundamentos Tarefas Visão Prestadores de serviço Guia rápido de Prestadores de serviço Fundamentos Tarefas Visão de hierarquias de fornecedores Guia rápido de Hierarquias de fornecedores Fundamentos Visão Relatórios Gastos sobre contrato Histórico de preços por produto e fornecedor Confiabilidade do preço Dados do fornecedor SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Índice
5 1 Sourcing Visão geral A área empresarial Sourcing permite que sua empresa planeje e determine suas atividades de compra de longo prazo. O Sourcing utiliza a solicitação de cotação (RFQ) e processos de gerenciamento de contrato para obter economia de custos de longo prazo e níveis de serviço aprimorados entre os fornecedores escolhidos. Ele permite a automação de diversas atividades de sourcing incluindo a criação de contratos com fornecedores. Os seus empregados podem efetivamente colaborar com seus fornecedores e podem controlar e monitorar o desempenho do fornecedor de acordo com os compromissos assumidos. Relevância Os pacotes de gestão empresarial estão associados com a área empresarial Sourcing. Sourcing e contratação (opcional) Mesmo que esse pacote empresarial seja opcional, é recomendado que você o selecione durante a configuração de sistema para permitir que você execute atividades de sourcing. Gerenciamento da base de fornecedor (obrigatório) Benefícios Processos de suprimento estratégico integrado O sistema permite uma abordagem estratégica para o suprimento que permite que você otimize os processos manuais tais como determinação de uma fonte de suprimento. Com o software para o processamento de solicitações de cotação (RFQs) e cotações, você pode facilmente localizar novos fornecedores e negociar novos contratos. A sua empresa pode integrar melhor o sourcing e atividades de compras otimizando as negociações de contrato ou iniciando um novo processo de solicitação de cotação. Além disso, as ferramentas de análise de gasto avançadas ajudam os seus empregados a identificarem novas fontes de economia. Seus empregados podem tirar proveito do suporte de decisão para otimizar a base de suprimento. Gerenciamento simplificado de fornecedor e colaboração com sua base de fornecedor Por meio da colaboração simplificada, o sistema ajuda você a desenvolver e manter relações estreitas com sua base de fornecedor e identificar facilmente os de melhor desempenho. O seu departamento de compra pode gerenciar todo o ciclo de vida de suas relações de fornecedor fornecendo uma base central para todas as informações relacionadas ao fornecedor. Os compradores podem facilmente atribuir fontes de suprimento avaliadas e classificadas a um grupo de solicitações de compra semelhantes, usando regras predefinidas, e agrupar essas solicitações de compra em um ou mais pedidos de compra. Você pode facilmente se comunicar com fornecedores sobre processos de suprimento críticos, como confirmação de pedido de compra, processamento de exceções de nota fiscal e prorrogação do contrato. Ao trabalhar junto com os fornecedores usando formulários interativos e smart forms, sua organização pode efetivamente reduzir custos e melhorar a fidelização de fornecedores. Funções de análise de gasto A funcionalidade de análise de gasto permite que você obtenha mais informações sobre o desempenho de compras operacionais e estratégicas para ajudá-lo a obter ganhos significativos. Os relatórios padrão, como análise de gastos detalhada, ajudam sua empresa a monitorar o desempenho do fornecedor e analisar preços, notas fiscais e pedidos de compra. Além disso, as ferramentas de análise de gasto avançadas ajudam os seus empregados a identificarem novas fontes de economia. Sourcing P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 5
6 Foco aprimorado em projetos e tarefas estratégicos O sistema permite que seus empregados e gerentes de compras tenham uma visão prioritária de suas tarefas diárias. A emissão de alertas e exceções sobre listas de trabalho do empregado permite que seus empregados saibam diretamente quais atividades eles devem priorizar e se concentrar na primeira SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Sourcing
7 2 Fundamentos 2.1 Gerenciamento do relacionamento com fornecedores Visão geral O gerenciamento do relacionamento com fornecedores permite fortalecer suas relações com os fornecedores, melhorar seus processos de suprimento, reduzir custos e transformar suas relações com seus fornecedores em uma vantagem competitiva. O gerenciamento do relacionamento com fornecedores integra totalmente seus processos de suprimento estratégico e operacional desde a geração de demanda e o suprimento de novos materiais e serviços, até a negociação de contrato e monitoramento de documentos de compra, incluindo faturas com seus outros processos empresariais principais, tais como logística, gerenciamento de projeto e administração financeira. Como resultado, você pode colaborar com seus fornecedores de forma mais eficiente, automatizar processos e avaliar continuamente a efetividade de suas atividades de suprimento e as relações com os fornecedores. Além disso, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores oferece poderosas ferramentas de relatórios que permitem alto grau de visibilidade de processo e fornecem maior perspectiva sobre o desempenho da compra operacional e estratégica para ajudá-lo a obter uma economia significativa. Os relatórios padrão ajudam sua empresa a monitorar o desempenho do fornecedor, analisar o desenvolvimento de preços e gastos, bem como controlar solicitações de compra, pedidos de compra, faturas de fornecedor e contratos de compra. Compras O gerenciamento do relacionamento com fornecedores suporta suas compras automatizando seus processos de suprimento, por exemplo, monitorando e gerenciando de forma centralizada compras de toda a empresa ao mesmo tempo que reduz o volume das tarefas de compras de rotina. A verificação automática de fatura também inclui o processo de suprimento, bem como notificação automática em Finanças de dados relevantes à contabilidade, de pagamentos e impostos devidos, e de pagamentos a um fornecedor não-residente, quando relevante. Imagem 1: Processo de compra Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 7
8 O processo de compra padrão é executado da seguinte forma: 1. Dependendo da configuração, uma demanda é criada utilizando uma das seguintes maneiras: Para solicitar materiais ou serviços não estocáveis, um carrinho de compras utilizando catálogos, por exemplo, pode ser criado como uma solicitação self-service no centro de trabalho Página inicial. Para mais informações, consulte Processamento de carrinhos de compras. Para solicitar materiais estocáveis, uma proposta de compra pode ser criada no centro de trabalho Planejamento do suprimento. Para mais informações, consulte Acionar produção e compras. Para solicitar serviços externos para um projeto, uma solicitação de compra pode ser liberada no centro de trabalho Gerenciamento de projetos. Para mais informações, consulte Guia rápido de Projetos. 2. O sistema automaticamente cria uma solicitação de compra baseada na demanda inserida. Para mais informações, consulte Processamento da solicitação de compra. 3. O sistema procura automaticamente por uma fonte de suprimento, como contratos ou preços de lista e, se disponível, atribui essa fonte de suprimento à demanda. Se necessário, um comprador também pode atribuir manualmente uma fonte de suprimento ou dados de um pedido de compra existente. Se não houver nenhuma fonte de suprimento disponível para um determinado produto, o comprador poderá acionar o sistema para criar uma solicitação de sourcing no centro de trabalho Sourcing e contratação, que iniciará o processo de solicitação de cotação (RFQ). Para mais informações, consulte Sourcing [página 117]. 4. Dependendo da configuração, o sistema pode criar automaticamente um pedido de compra baseado na solicitação de compra. Um comprador também pode criar manualmente um pedido de compra a partir de uma solicitação de compra ou diretamente. Para mais informações, consulte Processamento do pedido de compra. 5. Se o sistema criou automaticamente um pedido de compra, ele também enviará automaticamente esse pedido de compra para o fornecedor ou para uma impressora local. Se um comprador criou manualmente um pedido de compra, o sistema enviará esse pedido de compra automaticamente para o fornecedor uma vez que o comprador tenha feito o pedido manualmente. 6. Dependendo da configuração, o sistema pode enviar o pedido de compra como um formulário padrão, um formulário interativo ou por transferência eletrônica de dados (EDX), que pode automatizar por completo o processo de atualização e criação da confirmação de pedido de compra no sistema. Em todos os outros casos, o comprador insere manualmente a confirmação de pedido de compra no sistema. Para mais informações, consulte Confirmações de pedido de compra. 7. Dependendo da origem da demanda, a entrega dos materiais e serviços solicitados é tratada da seguinte maneira: Para materiais não estocáveis e serviços, um comprador ou o empregado solicitante pode confirmar a entrega dos materiais ou a conclusão de serviços (entrada de mercadorias e serviços). Para mais informações, consulte Processamento de entrada de mercadorias e serviços e de devolução de mercadorias. Para materiais estocáveis, um auxiliar de depósito pode confirmar a entrega dos materiais (recebimento). Para mais informações, consulte Processamento do recebimento. Para serviços supridos para projetos, dependendo das configurações no pedido de compra, o sistema pode criar automaticamente uma entrada de mercadorias e serviços baseada na folha de ponto preenchida por prestadores de serviço externos ou gerentes do projeto (em nome de prestadores de serviço). Se necessário, um responsável pelo projeto também pode criar manualmente uma entrada de mercadorias e serviços. Para mais informações, consulte Guia rápido de Trabalho de projeto. 8. Para faturamento automático de entrada de mercadorias (FAEM) e faturas recorrentes, o sistema cria automaticamente uma fatura de fornecedor. Em todos os outros casos, um contador insere manualmente uma fatura de fornecedor com ou sem referência aos documentos precedentes. O contador também pode digitalizar faturas no sistema. Além disso, um contador também pode processar solicitações de SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
9 adiantamento de fornecedores antes da entrega ou do fornecimento de materiais ou serviços que foram solicitados. Para mais informações, consulte Processamento da fatura de fornecedor com referência. O sistema verifica automaticamente uma fatura de fornecedor e, se necessário, gera exceções devido a inconsistências, como uma variação de preço ou uma fatura duplicada. A exceção pode ser então encaminhada à parte apropriada para esclarecimento e aceitação. Para mais informações, consulte Tratamento de exceções. 9. Se não houver exceções ou quando todas as exceções existentes forem resolvidas, o sistema lançará automaticamente uma fatura de fornecedor para acionar o processo de pagamento. O sistema notifica a administração financeira sobre: Dados relevantes à contabilidade Pagamentos e impostos devidos Pagamentos para um fornecedor não-residente, quando relevante. Para mais informações, consulte Saída de pagamentos. Sourcing O gerenciamento do relacionamento com fornecedores suporta suas atividades de determinação da fonte de suprimentos na determinação, negociação e documentação de fontes de suprimento para suas demandas, gerenciando o ciclo de vida completo do contrato e fornecendo informações atualizadas e precisas sobre preços aos empregados e fornecedores. Você também pode controlar e monitorar o desempenho do fornecedor identificando fornecedores, produtos e categorias de produtos de baixo e alto desempenho. Para mais informações, consulte Sourcing [página 117]. Imagem 2: Processo de sourcing O processo de sourcing padrão é executado da seguinte forma: 1. Uma demanda de sourcing é identificada em uma das seguintes maneiras: O sistema não pode localizar fontes de suprimento existentes para materiais e serviços contidos nas solicitações de compra. Um contrato de compra existente expira e precisa ser renovado. 2. O sistema cria automaticamente uma solicitação de sourcing baseada em uma solicitação de compra que precisa ser originada ou baseada em um contrato de compra a vencer. 3. Um comprador pode criar manualmente uma solicitação de cotação (RFQ) e enviá-la para um ou mais licitantes. O sistema também pode criar automaticamente uma RFQ baseada em uma solicitação de sourcing e enviá-la para o fornecedor. 4. O sistema recebe cotações de um ou mais licitantes. Um comprador pode comparar, adjudicar e rejeitar cotações. Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 9
10 5. O sistema cria um pedido de compra ou contrato de compra como um documento subsequente baseado em uma cotação vencedora. Para mais informações, consulte Processamento da solicitação de compra, Processamento de contrato de compra [página 120], e Solicitação para processamento de cotações [página 113]. Principais recursos do gerenciamento do relacionamento com fornecedores Para otimizar os processos de suprimento estratégico e operacional de sua empresa, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores ajuda você a integrar e automatizar processos e avaliar continuamente a efetividade do relacionamento com fornecedores e de suas atividades de suprimento. Integração O gerenciamento do relacionamento com fornecedores integra totalmente seus processos de suprimento estratégico e operacional ao: Gerenciamento da cadeia de suprimentos Para materiais estocáveis, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores interage com o gerenciamento da cadeia de suprimentos: Recebendo solicitações de compra do planejamento de suprimento Recebendo dados de especificação do produto usados em solicitações de compra e pedidos de compra Informando o planejamento do suprimento sobre pedidos de compra criados e suas alterações Recebendo informações de devoluções ao fornecedor e recebimentos confirmados, que depois atualiza automaticamente os pedidos de compra no gerenciamento do relacionamento com fornecedores. O gerenciamento da cadeia de suprimentos também encaminha informações de devoluções ao fornecedor e recebimentos confirmados para o Faturamento de fornecedores no gerenciamento do relacionamento com fornecedores Reconciliando a quantidade entregue nas faturas de fornecedor lançadas e nos recebimentos confirmados Anexando documentos de inspeção de qualidade definidos no planejamento de qualidade para pedidos e contratos de compra, e os enviando aos fornecedores para garantir que inspeções de qualidade adequadas sejam realizadas Criando faturas de fornecedor baseadas em pedido de fornecimento direto a terceiros Criando documentos de compra baseados em transferência de estoque interempresarial Customer Relationship Management Para aquisição de fornecimento direto a terceiros, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores interage com o Customer Relationship Management da seguinte maneira: Um empregado, comprador ou contador pode selecionar um item do pedido de venda ou um item da ordem de serviço como classificação contábil no carrinho de compras, no pedido de compra, na entrada de mercadorias e serviços ou na fatura de fornecedor. Um empregado, comprador ou contador pode selecionar um endereço de cliente como um endereço de entrega no carrinho de compras, no pedido de compra, na entrada de mercadorias e serviços ou na fatura de fornecedor. Gerenciamento de projetos Para serviços supridos para projetos, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores interage com o gerenciamento de projetos da seguinte forma: Recebendo solicitações de compra de projetos com classificação contábil para projetos SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
11 Criando carrinhos de compra, pedidos de compra, entradas de mercadorias e serviços e faturas de fornecedor com classificação contábil dos projetos Enviando informações sobre carrinhos de compra, pedidos de compra, entradas de mercadorias e serviços e faturas de fornecedor para o gerenciamento de projetos Atribuindo projetos para RFQs e contratos para controlar projetos de compra e controlar RFQs e contratos relacionados a qualquer outro tipo de projeto Criando entradas de mercadorias e serviços baseadas em folhas de ponto aprovadas para projetos preenchidos por prestadores de serviços ou por gerentes do projeto representantes de prestadores Administração financeira Na utilização de documentos de compra, como pedidos de compra, entradas de mercadorias e serviços lançados ou faturas de fornecedor lançadas, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores informa a administração financeira sobre: Classificação contábil (centros de custos, projetos, pedidos de venda e ordens de serviço) Informação do Razão (baseada na categoria de produto ou no grupo de determinação de contas) Impostos Despesas Automação Na automatização de processos de suprimento, o gerenciamento do relacionamento com fornecedores minimiza o montante de envolvimento do empregado necessário para concluir tarefas. A seguir, é descrita a possível automação das etapas individuais em um processo de suprimento padrão. Entrada de demanda Um empregado pode inserir uma demanda diretamente no sistema utilizando a compra self-service. Se um empregado adicionar produtos de catálogos a um carrinho de compras, o sistema determinará automaticamente o preço e fornecedor e também poderá criar o pedido de compra automaticamente. No planejamento do suprimento, o sistema pode criar automaticamente propostas de compra e liberálas para as solicitações de compra. Aprovação O sistema pode encaminhar automaticamente para aprovação documentos de compra, como carrinhos de compra, pedidos de compra, entradas de mercadorias e serviços, contratos de compra ou faturas de fornecedor. Ao utilizar limites de aprovação, os aprovadores podem controlar despesas automaticamente. Determinação da fonte Se disponível, o sistema atribui automaticamente fontes adequadas de suprimento baseadas em contratos ou preços de lista. Se existirem vários contratos para um produto, o comprador poderá utilizar distribuições de cotas para influenciar qual fornecedor entregará qual quantidade de produto, ou o comprador poderá definir um contrato ou um preço de lista como uma fonte fixa de suprimento. Dependendo do volume de compra e a relevância das mercadorias e serviços a serem compradas, você não poderá negociar contratos com seu fornecedor. Nesse caso, você pode utilizar preços de lista como uma alternativa simplificada para manter os dados cadastrais do preço e automatizar seu processo de compra. Para mais informações, consulte Determinação da fonte [página 144]. Negociação de contrato de compra com o fornecedor atual Uma vez que o comprador decide renegociar um contrato existente diretamente com o fornecedor atual, o sistema cria automaticamente uma solicitação de sourcing, com base na qual ele também cria uma solicitação de cotação (RFQ). O sistema automaticamente envia a RFQ para o fornecedor atual. Quando um comprador aceita uma cotação, o sistema cria automaticamente um contrato de compra baseado nela. Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 11
12 Determinação do imposto Baseado no país da empresa, do fornecedor e do tipo de produto fornecido, o sistema determina automaticamente os impostos. Para mais informações, consulte Determinação do imposto [página 58] e Determinação de imposto retido na fonte. Criação do pedido de compra Se o sistema determinar automaticamente a fonte de suprimento, ele também poderá criar automaticamente um pedido de compra dependendo das configurações definidas. Para mais informações, consulte Pedidos de compra criados automaticamente. Envio de pedidos de compra O sistema envia automaticamente pedidos de compra aos fornecedores utilizando os canais de saída definidos, como fax, formulários interativos ou de impressão por ou transferência eletrônica de dados (EDX). Confirmações de pedido de compra Se o sistema envia um pedido de compra ao fornecedor por com um formulário interativo anexo ou por transferência eletrônica de dados (EDX), o sistema cria automaticamente a confirmação de pedido de compra de acordo com a resposta do fornecedor e informa o comprador sobre os desvios do pedido de compra. Entradas de mercadorias e serviços para projetos Dependendo das configurações no pedido de compra, o sistema pode criar automaticamente uma entrada de mercadorias e serviços baseada na folha de ponto de projetos que foram preenchidas por prestadores de serviço ou membros do projeto (em nome de prestadores de serviço). Faturas de fornecedor O sistema pode receber faturas eletrônicas de fornecedor utilizando o EDX; nenhum esforço manual é necessário. Utilizando o faturamento automático de entrada de mercadorias (FAEM), o sistema cria automaticamente faturas de fornecedor baseadas em entradas de mercadorias e serviços e recebimentos lançados. Para mais informações, consulte Processamento da fatura de fornecedor utilizando o faturamento automático de entrada de mercadorias. Ao utilizar faturas recorrentes, por exemplo, para fazer pagamentos regulares de aluguel, leasing ou seguro, o sistema cria automaticamente faturas de fornecedor em datas de vencimento baseadas em informações que sua empresa inseriu nos modelos no sistema. Para mais informações, consulte Faturas recorrentes de faturas de fornecedor. Um contador pode digitalizar faturas de papel em vez de inseri-las manualmente; o sistema procura automaticamente pelo número do pedido de compra e o adiciona como referência à fatura de fornecedor. Baseado no número do pedido de compra, o sistema cria uma proposta de fatura. Para mais informações, consulte Guia rápido de Entrada de fatura (em faturamento do fornecedor) e Carregamento de faturas de fornecedor digitalizadas utilizando serviço de upload automático. Para mais informações sobre automação do processo de suprimento, consulte Automação do gerenciamento do relacionamento com fornecedores [página 14]. Análise Diversos relatórios sobre gastos do gerenciamento do relacionamento com fornecedores, como Gastos totais por categoria de gastos, Gastos por fornecedor, Gastos por produtos ou Gastos por categoria de produto, fornecem uma perspectiva quanto ao desempenho das atividades de determinação da fonte de suprimentos e compras, fornecem transparência em gastos com compras e categorias de gastos como gastos não programados ou de contrato e permitem identificar potencial para reduções de custos. Os relatórios padrão ajudam sua empresa a monitorar o desempenho do fornecedor, como confiabilidade do preço, analisar o desenvolvimento de preços e gastos, controlar solicitações de compra, pedidos de compra, faturas de fornecedor e contratos de compra SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
13 Determinação de preços O sistema fornece a você várias maneiras de definição de preços simples ou complexos em catálogos, contratos de compra, cotações de fornecedores, pedidos de compra e preços de lista, dependendo do seu volume de compra, da relevância do produto ou serviço para o sucesso da sua empresa, e da importância do relacionamento com os fornecedores. O sistema também permite a você definir condições de preço. Essas condições de preço representam fatores que se aplicam quando um preço é calculado: por exemplo, quantidade, data, produto, qualquer desconto ou sobretaxas e assim por diante. Esses fatores variáveis influenciam o valor total. Várias condições de preço podem ser combinadas. Para mais informações, consulte Determinação de preços em Gerenciamento do relacionamento com fornecedores [página 17]. Funções organizacionais Funções organizacionais são utilizadas para definir autorizações para os processos em centros de trabalho. Por exemplo, elas limitam autorizações de unidades e empregados para certos documentos, tais como pedidos de compras, devoluções de mercadorias, contratos de compra ou faturas. As autorizações são determinadas sobre a atribuição organizacional de empregados, que é definida nas categorias de trabalho correspondentes. No sistema, o Gerenciamento de tarefas empresariais recorre às categorias de trabalho definidas para as funções organizacionais para determinar os destinatários das tarefas. Para mais informações sobre as funções organizacionais e categorias de trabalho que são relevantes para o gerenciamento do relacionamento com fornecedores, consulte Suprimento estratégico, Compras operacionais, e Faturamento de fornecedores. Cenários do negócio com o gerenciamento do relacionamento com fornecedores Suprimento de materiais estocáveis O cenário Suprimento de materiais estocáveis permite que você compre produtos estocáveis com base em uma necessidade que pode ser gerada a partir de um sistema de planejamento, como um sistema de planejamento de necessidades de material (MRP). Este cobre todas as etapas do processo de suprimento, desde o planejamento de demanda e a criação de um pedido de compra, passando pela atribuição manual ou automática de fontes de suprimento e pelo envio do pedido de compra a um fornecedor até a entrada de mercadorias e serviços, verificação da fatura e pagamento. Para mais informações, consulte Suprimento de materiais estocáveis. Suprimento de materiais não estocáveis O cenário do negócio Suprimento de materiais não estocáveis permite que você adquira materiais não estocáveis, como materiais de escritório, materiais de amostra de engenharia ou ativos fixos. Este cenário pode ser ativado por empregados ou assistentes que criam carrinhos de compra, por equipes de projeto que necessitam de materiais não estocáveis para projetos, por compradores diretamente em pedidos de compra ou solicitações de cotação ou por contadores de contas a pagar em faturas de fornecedor. Entregas podem ser confirmadas centralmente ou de maneira descentralizada. Custos para materiais não estocáveis relacionados a um projeto são transferidos diretamente para tarefas do projeto na contabilidade financeira. Se um catálogo, contrato de compra ou preço de lista para um material não estocável existir, um pedido de compra pode ser criado automaticamente. Se nenhuma fonte de suprimento existir, você pode enviar solicitações de cotação para determinar fornecedores apropriados. Com este cenário você também pode encomendar materiais não estocáveis para cobrir demandas de clientes utilizando pedidos de venda ou ordens de serviço para ativar o suprimento de terceiros. Para mais informações, consulte Suprimento de materiais não estocáveis. Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 13
14 Suprimento de serviços O cenário de negócio Suprimento de serviços permite a você suprir serviços, como de consultoria e treinamento, de trabalho temporário ou de engenharia. Ele pode ser ativado por empregados que criaram carrinhos de compras para serviços, por gerentes de projeto que necessitam de um serviço específico para seu projeto ou diretamente pelo comprador, utilizando um pedido de compras. Serviços relacionados ao projeto são normalmente registrados em uma folha de ponto e os custos são transferidos diretamente para as tarefas do projeto na contabilidade financeira. Se houver um contrato de compra ou um preço de lista para o serviço pedido, o pedido de compra poderá ser criado automaticamente. Se não houver nenhuma fonte de suprimento, uma solicitação para cotação poderá ser enviada para determinar um fornecedor apropriado. Alternativamente, com este cenário é possível ordenar recursos externos para fornecer serviços para demandas de clientes que não possam ser cumpridas por empregados internos. Neste caso, o processo de suprimento é ativado quando um pedido de vendas ou uma ordem de serviço for criada. Para mais informações, consulte Suprimento de serviços. Sourcing estratégico O cenário do negócio Sourcing estratégico permite que você identifique e selecione novos fornecedores adequados e gerencie o relacionamento com fornecedores existentes para atender aos requisitos de compra de rotina de sua empresa. Ele inclui a definição de necessidades para um produto, a identificação e seleção dos fornecedores mais adequados e, finalmente, a negociação e criação do contrato de compra com o fornecedor escolhido. Para mais informações, consulte Sourcing estratégico. Gerenciamento de catálogo de produtos O cenário do negócio Gerenciamento de catálogos de produtos permite que a sua empresa utilize catálogos para gerenciar centralmente materiais não estocáveis que são necessários para uso, como materiais de escritório, materiais de amostra de engenharia, sistemas de computador ou máquinas. O cenário não é para produtos que serão armazenados em estoque, pois estes podem ser supridos diretamente para uma classificação contábil. Um catálogo pode ser gerenciado por compradores, que criam os seus próprios catálogos internos e acessam catálogos externos disponibilizados por fornecedores utilizando a interface para catálogos aberta (OCI). Isto também permite que a sua empresa especifique os fornecedores e categorias de produto predefinidas para os catálogos. Catálogos publicados podem ser utilizados em outros cenários de suprimento. Para mais informações, consulte Gerenciamento de catálogo de produtos. 2.2 Automação do gerenciamento do relacionamento com fornecedores Visão geral Para poupar o seu tempo em operações comerciais diárias, certas funções dentro do software de Gerenciamento do relacionamento com fornecedores na solução podem ser automatizadas. Esta funcionalidade automatizada pode exigir que você faça seleções durante a configuração de sua solução ou durante o ajuste fino, onde você pode definir as configurações relevantes. O sistema toma decisões com base nessas configurações predefinidas e processa as transações relevantes automaticamente. Criação automática do pedido de compra No sistema, a opção de criação predefinida é configurada para criar pedidos de compra manualmente. Essa opção de criação predefinida pode ser alterada, se necessário. As regras podem ser definidas em ajuste fino ou no centro SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
15 de trabalho Solicitações e pedidos de compra. Você pode selecionar uma das seguintes configurações para cada categoria de produto: Criar manualmente pedido de compra O comprador cria manualmente pedidos de compra das solicitações de compra. Criar automaticamente pedido de compra Quando não há fonte de suprimento atribuída às solicitações de compra, o comprador cria manualmente os pedidos de compra. Quando a fonte de suprimento é atribuída, o sistema cria pedidos de compra automaticamente. Se existir uma fonte de suprimento que seja relevante para uma solicitação de compra, o sistema sempre atribuirá essa fonte de suprimento automaticamente. Determinação da fonte Quando os contratos são utilizados para definir relações de compra com os fornecedores, o sistema permite uma determinação automática da fonte baseada nos seguintes critérios: Distribuições de cotas Você define um número de cota (porcentagem de necessidades a ser originada); o sistema distribui a necessidade no índice do número de cota atribuída em múltiplas fontes de suprimento (múltiplos contratos para o produto). O sistema vai manter o controle da quantidade de cotas alocadas para cada fonte de suprimento. O sistema decide sobre a sequência de alocação calculando uma classificação de cota para cada fonte de suprimento. As alocações são feitas começando com o contrato de menor valor da classificação de cota. Fonte fixa de suprimento Você pode atribuir um contrato como uma fonte fixa de suprimento para um produto. O sistema sempre seleciona essa fonte para todas as solicitações de compra. Se também existir uma distribuição de cotas para um produto, a fonte fixa de suprimento terá prioridade mais alta que uma fonte de suprimento e a distribuição de cotas não será utilizada para determinação da fonte. Para mais informações, consulte Determinação da fonte [página 144]. Determinação de conta dos pedidos de compra de texto livre Você pode definir um grupo de determinação de contas para materiais e serviços por cada ID da categoria de produto durante a atividade de ajuste fino. O sistema utilizará esses dados e automaticamente atribuirá um grupo de determinação de contas quando os pedidos de compra forem feitos para itens de texto livre utilizando a categoria de produto designada. Para mais informações, consulte Definir a classificação fiscal para itens de texto livre. Liquidações automáticas de entrada de mercadorias Sua empresa pode lidar com vários fornecedores regularmente. A fim de simplificar os processos de faturamento, você pode se organizar para pagar esses fornecedores utilizando liquidações automáticas de entrada de mercadorias (LAEM). Isso significa que esses fornecedores não precisam enviar suas faturas, em vez disso, o sistema utiliza os preços nos pedidos de compra e as quantidades nas entradas de mercadorias e serviços para criar e lançar faturas em nome dos fornecedores. Os fornecedores são notificados do valor da fatura criada em seus nomes. Cada execução da LAEM gera faturas para todos os pedidos de compra marcados para LAEM. A atribuição de pedidos de compra à LAEM é automática quando a LAEM está selecionada para aquele fornecedor. Você poderá desmarcar a LAEM para um pedido de compra específico se quiser excluir esse pedido da execução de LAEM programada. Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 15
16 O sistema copia os dados de faturamento dos documentos de compra para os quais a fatura é necessária. O sistema cria faturas que cobrem as quantidades e os valores acordados com o fornecedor. Para mais informações, consulte Guia rápido de iquidações automáticas de entrada de mercadorias (em Faturamento de fornecedores). Faturas recorrentes Para certos processos de faturamento, como aluguel, leasing ou seguro, o mesmo montante fixo precisa ser faturado várias vezes nos intervalos periódicos definidos. Para simplificar esse processo, faturas recorrentes suportam a sua empresa na criação automática de tais faturas recorrentes sem receber faturas de fornecedor correspondentes para acionar a criação da fatura. A automatização de processos que envolvem faturas recorrentes não apenas aumenta a eficiência do processo de faturamento, mas também ajuda sua empresa a aumentar a produtividade total e economizar despesas em geral. Faturas recorrentes não apenas fornecem funções para cópia de dados, mas também funções para controle de dados que suportam sua empresa a estar em conformidade com os mecanismos de controle financeiro e auditoria. Faturas que são baseadas em contratos de compra ou pedidos de compra, ou faturas que exigem um processo de aprovação definido, não podem ser criadas utilizando faturas recorrentes. Para mais informações, consulte Guia rápido de Faturas recorrentes (em Faturamento de fornecedores). Utilização de formulários interativos Essa automação permite que seus fornecedores respondam eletronicamente. O fornecedor utiliza o formulário interativo, por exemplo, pedido de compra, para enviar a resposta para você, como o comprador responsável. Quando o sistema recebe esse arquivo de formulário interativo do fornecedor, o sistema atualiza o documento relevante com os dados confirmados e altera o status. A atualização de formulário interativo está disponível para: Confirmação de pedido de compra Cotação do fornecedor Esclarecimento da fatura de fornecedor Você deve contatar a SAP para configurar os requisitos técnicos. O fornecedor com quem você deseja comunicar por formulário interativo deve ter o Adobe Reader ou o Adobe Acrobat instalado. Entrada e saída de documentos utilizando transferência eletrônica de dados Essa automação permite a você aceitar documentos eletronicamente de seus parceiros de negócio com um serviço empresarial. A transferência eletrônica de dados (EDX) permite a você comunicar com seus parceiros de negócios usando mensagens XML. A troca de mensagens entre você e seus parceiros de negócio necessita de uma configuração inicial que deve ser executada individualmente para cada parceiro de negócios. A SAP deve executar as configurações necessárias do sistema. Também podem existir pré-requisitos para seus parceiros de negócios, dependendo do tipo de documentos que você deseja trocar. Liberação automática de propostas de compra No centro de trabalho Controle de suprimento na parte Gerenciamento da cadeia de suprimentos da solução, as propostas de compra geradas por planejamento são liberadas pelo sistema para criar solicitações de compra no centro de trabalho Solicitações e pedidos de compra. O sistema realiza uma execução de dados em massa em intervalos fixos de tempo para executar esse processo SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
17 Essa automação é definida durante a configuração e pode ser desativada ou modificada durante o ajuste fino ou no centro de trabalho Controle de suprimento. Execuções múltiplas podem ser criadas para parâmetros, como item, recurso, categoria de produto e área de planejamento. Para mais informações, consulte Guia rápido de Ações automáticas (em Controle de suprimento). Consulte também Pedidos de compra criados automaticamente Sourcing [página 117] Tratamento de exceções 2.3 Determinação de preços no gerenciamento do relacionamento com fornecedores Visão geral A determinação de preços se refere ao cálculo de preços e valores totais, tipicamente custos para produtos e serviços. A determinação de preços é implementada centralmente no SAP Business ByDesign e conectada a todos os processos empresariais relevantes. Para facilitar o uso, todas as configurações necessárias estão predefinidas no sistema. A determinação de preços está disponível em todos os documentos comerciais relacionados ao processo de suprimento. O sistema fornece a você diversas maneiras de definir preços simples e variáveis nos catálogos, contratos de compra, solicitações de cotação e cotações, pedidos de compra e preços de lista, dependendo de seu volume de compras, da relevância do produto ou serviço para o sucesso de sua empresa e da importância da relação com os fornecedores. O sistema também permite a você definir condições de preço. Estas condições de preço representam fatores que se aplicam quando o preço é calculado - por exemplo, descontos, sobretaxas e assim por diante. Estes fatores variáveis influenciam o valor total. Várias condições de preço podem ser combinadas. A determinação de preços estabelece quais necessidades para uma condição de preço específica devem ser atendidas antes de o sistema considerar o componente do preço. Por exemplo, o frete não é considerado para itens de serviço. A determinação de preços contém a sequência pela qual o sistema leva em consideração as condições de preço. Ela calcula os preços líquido e bruto e os impostos. A determinação de preços estabelece quais subtotais são considerados e em qual extensão a determinação de preços pode ser processada manualmente. A determinação de preços também estabelece qual método o sistema utiliza para calcular sobretaxas e descontos percentuais. Quando documentos de um sistema legado são migrados ao SAP Business ByDesign, o sistema não efetua nenhum cálculo de preço adicional. Isto garante que os preços sejam os mesmos em ambos os sistemas. Condições de preço O sistema contém as seguintes condições de preço. Descontos Um desconto é uma redução no preço de um produto cobrado por um fornecedor. Os seguintes descontos podem ser inseridos manualmente: Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 17
18 Desconto manual (valor) Você pode diminuir o preço por um valor inserido. Desconto manual (porcentagem) Você pode diminuir o preço por um percentual inserido. Desconto manual (valor/quantidade) Você pode diminuir o preço por um desconto dependente da quantidade. Os seguintes descontos podem ser aplicados automaticamente se você tiver um acordo com seus fornecedores: Desconto (valor) O preço é diminuído por um valor específico. Desconto (porcentagem) O preço é diminuído por um percentual específico. Desconto (valor/quantidade) O preço é diminuído por um desconto dependente da quantidade. Sobretaxas Uma sobretaxa é uma taxa adicionada cobrada por um produto ou propósito específico. As seguintes sobretaxas podem ser inseridas manualmente: Sobretaxa manual (valor) Você pode aumentar o preço por um valor inserido. Sobretaxa manual (porcentagem) Você pode aumentar o preço por um percentual inserido. Sobretaxa manual (valor/quantidade) Você pode aumentar o preço por uma sobretaxa dependente da quantidade. As seguintes sobretaxas podem ser aplicadas automaticamente se você tiver um acordo com seus fornecedores: Sobretaxa (valor) O preço é aumentado por um valor específico. Sobretaxa (porcentagem) O preço é aumentado por um percentual específico. Sobretaxa (val./qtd.) O preço é aumentado por um desconto dependente da quantidade. Escalas Você pode definir os descontos dependentes de quantidade. A escala que você define determina como os valores são calculados. Por exemplo, você define uma escala de preço para que uma única caldeira custe US$ 500, mas se você quiser comprar pelo menos 10 caldeiras, o preço cairá para US$ 450 cada. Descontos, sobretaxas e escalas em preços Dependendo de que preço é utilizado, os seguintes descontos, sobretaxas e escalas podem ser definidos. Catálogos Você só pode carregar e manter catálogos de fornecedor e cliente nos quais os preços líquidos estão disponíveis. Você não pode criar e manter descontos, sobretaxas e escalas. Contrato de compra Você pode definir todos os descontos e sobretaxas disponíveis, junto com as escalas de preço. Cotações Você pode definir todos os descontos e sobretaxas disponíveis, junto com as escalas de preço SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos
19 Pedidos de compra Você pode definir descontos de valor e percentual e sobretaxas. Preços de lista Você pode definir um preço para um produto entregue ou um serviço prestado por um fornecedor com ou sem escalas de preço. Condições de preço adicionais Diferenças de arredondamento Diferenças de arredondamento podem ocorrer dependendo do número de casas decimais mantidas como dados cadastrais do preço para a quantidade base e a moeda. As diferenças de arredondamento também podem ocorrer para moedas que não têm moedas de baixa denominação, por exemplo, francos suíços ou dólares australianos. Para tais moedas, o sistema arredonda o preço para o valor disponível mais próximo, como 0 ou 5 centavos. Para compensar as diferenças de arredondamento, você pode: Alterar manualmente o montante no documento, por exemplo, em pedidos de compra. Manter os dados cadastrais de preço apropriadamente. É o caso de contratos e preços de lista. Para compensar, você pode alterar a quantidade base nos dados cadastrais de preço do produto. Peter cria um pedido de compra para um item que custa US$ 0,008 cada. O sistema arredonda o preço para US$ 0,1. Para compensar a falta de exatidão, Peter altera o montante pedindo 100 peças, resultando no preço de US$ 0,80 para 100 peças. Diferenças na conversão de moeda Durante o cálculo do preço, a conversão de moeda ocorre se a moeda dos dados cadastrais do preço diferem da moeda do documento, dependendo das taxas de câmbio mantidas como dados cadastrais. Quando as moedas são convertidas, uma inexatidão pode ocorrer devido ao arredondamento no preço. A reconversão da moeda só é necessária para a aprovação de carrinhos de compras. Uma inexatidão também poderá ocorrer se a moeda for convertida de volta à moeda utilizada na fonte de suprimento. Para compensar, o sistema verifica se existem descontos ou sobretaxas e aplica o desconto ou a sobretaxa apropriadamente. Se não houver desconto ou sobretaxa, a moeda não será reconvertida. Peter cria um carrinho de compras com dois itens. O preço do primeiro item é determinado em US$. O segundo item, tirado de um contrato, tem o preço determinado em 10 iuanes. A moeda do primeiro item listado no documento é a moeda que o sistema utiliza como moeda do documento. Uma vez que a moeda do documento é US$, o sistema converte a moeda do segundo item a uma taxa de conversão de 0,14608, resultando em um preço de US$ 1,4608. O sistema arredonda o preço para US$ 1,46. O preço do segundo item é convertido de volta para iuane, o resultado é 9,99 iuanes. Logo, o sistema verifica se existe uma sobretaxa. Se não houver uma sobretaxa, o sistema aplicará a sobretaxa para o resultado determinado apropriadamente. Se não houver uma sobretaxa, o sistema não converterá o preço, resultando no preço original de 10 iuanes. Valor líquido total do item É calculado adicionando todos os valores líquidos do item. Você não pode alterar esse valor. Frete A condição de preço abrange o montante cobrado para transportar mercadorias. Por exemplo, foi cobrado de você um montante fixo do frete ou o frete depende do peso líquido das mercadorias recebidas. O sistema distribui custos Fundamentos P U B L I C 2015 SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. 19
20 de frete para itens de fatura de fornecedor. A distribuição é proporcional aos valores líquidos dos itens de fatura de fornecedor. Imposto Essa condição de preço abrange necessidades relacionadas à tributação. Todos os impostos são calculados de acordo com requisitos legais. Para mais informações, consulte Cálculo de imposto de país estrangeiro para serviços Determinação do imposto [página 58] Determinação de imposto retido na fonte Esquema de cálculo de preço Para determinar qual preço deve ser utilizado, no caso de diversos preços estarem disponíveis, o sistema segue uma sequência definida. Os preços são listados em prioridade crescente. Preço histórico Um preço histórico é o preço anterior usado em um pedido de compra. Utilize preços históricos para compras ocasionais. Preço de catálogo Utilize preços de catálogo para itens que os empregados compram com frequência em cenários de selfservice sem criar dados cadastrais para os produtos. Preço de lista Utilize preços de lista, por exemplo, quando não há nenhum catálogo ou contrato disponível de um fornecedor, para produtos com relevância média de compra (sem contrato), mas com alta frequência de compra. Com preços de lista, você pode automatizar seu processo de compra. Preço de contrato Contratos de compra são criados para produtos e categorias de produto que são comprados frequentemente de fornecedores com os quais uma relação de longo prazo está antecipada. Preço manual/preço manual do fornecedor Um preço manual é o preço que você insere em um documento de suprimento. Frequentemente, você utiliza preços manuais quando acabou de receber um preço do seu fornecedor que difere dos preços anteriores. Um preço manual do fornecedor é inserido pelo fornecedor. Embora o sistema determine o preço, você também pode substituir a proposta determinada pelo sistema. Susan cria um pedido de compra para um produto disponível. O preço de lista é o preço mais adequado, e o sistema utiliza o fornecedor do preço de lista como a fonte de suprimento. Se um preço de contrato ou um preço manual estiver disponível, Susan poderá substituir o sistema e utilizar o fornecedor do contrato ou inserir um preço manual e o respectivo fornecedor como fonte de suprimento. Quais preços estão disponíveis para qual tipo de documento? Os preços disponíveis dependem do tipo de documento que deseja criar. Carrinho de compras Preço de catálogo Preço de lista Preço manual Solicitação de compra Preço histórico SAP SE ou uma empresa afiliada da SAP. Todos os direitos reservados. P U B L I C Fundamentos