Oratória, Comunicação e Expressão Verbal: A Comunicação Verbal: O Planejamento e Preparação de uma Apresentação
Diante de uma boa conversa com alunos em um curso de comunicação verbal, surgiu o assunto:
– É fácil ou difícil fazer um discurso? (poderia ser uma palestra, uma aula ou um projeto para ser apresentado para a diretoria da empresa).
Entre as várias opiniões, no meio de crenças limitantes e experiências bens sucedidas, todas baseadas em suas experiências pessoais, de repente aparece um "DEPENDE!".
E esse participante complementou: "por exemplo, dirigir um carro é fácil ou difícil? E um avião? E uma bicicleta? E um foguete? É a mesma coisa, pois quando não sabemos como fazer, nem por onde começar, parece-nos uma missão impossível.
Incrivelmente, falar em público figura entre uma das principais dificuldades dos profissionais, perdendo em pesquisas realizadas apenas para o medo da morte.
Só que lá vem um pequeno detalhe: quanto mais buscamos conhecimento, métodos apropriados e praticamos, tudo fica mais fácil e nos damos conta que o impossível se torna possível, e assim, passo a passo as nuvens de temor começam a se dissipar, descortinando-se à nossa frente autoconfiança e satisfação pessoal.
Dentre as dimensões da comunicação verbal, que são: intrapessoal, interpessoal, vocal, corporal, técnica, intelectual e espiritual, sobre as quais tive o prazer de escrever um livro, destaco a comunicação na dimensão intelectual.
Confesso que não foi fácil chegar nessa metodologia, que nasceu de milhares de horas em sala de aula e tenho a certeza que te abrirei um campo vasto de possibilidades para você lidar com essa dimensão.
Representa a espinha dorsal do projeto e o acompanha do princípio ao fim. É o assunto sobre o qual se fala e, nesta fase, deve-se desenvolvê-lo de maneira compacta e objetiva. Uma boa tática para obter isso é procurar resumir o tema em uma única frase.
2. Propósito ou Finalidade
Trata-se do modelo da apresentação. O estilo do projeto e os recursos necessários para desenvolvê-lo satisfatoriamente dependem desta definição. Os principais tipos de apresentação são: informativa, persuasiva, motivacional, discursos, homenagens e agradecimento.
Conhecer bem o perfil da audiência facilita a interação e o estabelecimento da empatia. A faixa etária, o sexo e o nível de conhecimento sobre o tema por parte dos participantes definem a necessidade de inserção ou exclusão de informações mais básicas. Se o público não conhece o tema deve-se dedicar alguns minutos no início da apresentação para uma breve introdução sobre o assunto. Nesta fase também é importante confirmar o número de participantes, pois uma apresentação para cem pessoas pede estilo e recursos diferentes de uma exposição para dez pessoas.
Este item é um dos mais importantes, não apenas para o projeto, como para a exposição. Uma vez estabelecido um horário para o início da apresentação, qualquer alteração se torna muito desagradável, o que indica desrespeito ao público. Quando é prevista uma sessão de perguntas respostas, é recomendável considerar um tempo para isso, inserido no tempo total previsto.
É essencial visitar com antecedência o espaço da apresentação. Com base no número de participantes e tema escolhido, deve-se indicar o tipo de composição da sala e a distribuição de lugares mais adequados à sua exposição – auditório, banquete, espinha de peixe, entre outros.
6. Recursos Audiovisuais
Observar os seguintes detalhes para a elaboração e utilização de Recursos Audiovisuais.
Utilize a regra dos cinco "Cs". Um recurso audiovisual deve ser Claro, Correto, Conciso, Consciente e Consistente.
Utilize-os como apoio e com moderação.
Utilize ilustrações simples, gráficos, fotos que podem economizar tempo e muitas palavras.
Utilize letras e números legíveis. Dê ênfase ou destaque naquilo que deseja realçar.
Cuidado com as cores. Deve-se usar o contraste para gerar a melhor visibilidade. Dê preferência ao fundo claro e letras escuras, mas se optar por um fundo escuro, as letras devem ser claras e bem contrastadas.
Prefira gráficos simples no lugar de tabelas, eles permitem uma melhor visualização. Evite informações desnecessárias nesse momento.
Torne os recursos atraentes, isso não significa usar aqueles recursos mirabolantes de um power point. Tenha bom senso, equilíbrio, elegância e bom gosto ao fazer suas lâminas. Se não tiver essa habilidade, peça ajuda ou contrate profissionais preparados para isso.
7. Definição do Objetivo
Todo o conteúdo será desenvolvido a partir do objetivo e dos detalhes do planejamento. Uma síntese do objetivo é a definição do que se espera que o público-alvo faça com o conteúdo transmitido, o objetivo é a dor, é o problema a ser resolvido ou a proposta a ser feita.
O roteiro irá apresentar a solução ou alternativas de solução para as mudanças esperadas.
8. Desenvolvimento do Conteúdo
O conteúdo é o que justifica a presença do apresentador e do público. Há várias maneiras para se abordar um tema e desenvolvê-lo. Por exemplo, a sequência: brainstorming, seleção de ideias afins, eliminação das ideias menos importantes e desenvolvimento das concepções de maneira organizada. Uma das formas mais simples para se desenvolver o conteúdo, principalmente para quem tem pouco tempo para se organizar, é o estabelecimento de uma série de perguntas como um repórter fazendo uma entrevista. Neste caso, tão importantes quanto as respostas, as perguntas assumem papel relevante e devem ser formuladas de tal modo que toda a essência do conteúdo possa ser desenvolvida.
9. Escolha de ilustrações
As ilustrações servem para facilitar a compreensão da audiência, esclarecer pontos obscuros e, pela analogia dos fatos, provar ou refutar argumentos. Uma boa escolha de ilustrações pode e deve transformar uma simples apresentação em uma extraordinária peça de oratória, uma boa história devidamente contextualizada é um dos recursos mais poderosos nesse sentido.
10. Como Iniciar uma Apresentação
Uma boa apresentação deve ter bom início, bom desenvolvimento e uma boa conclusão. Uma introdução tem como objetivo estimular a audiência a prestar a atenção sobre o que virá, criando um ambiente favorável, e também fornecer as informações necessárias ao bom andamento da apresentação.
Por exemplo, você poderá:
Apresentar o assunto logo no início;
Iniciar com uma pergunta;
Iniciar com uma breve história (ou um exemplo);
Usar uma citação.
11. Como Desenvolver uma Apresentação
Qualquer que tenha sido a forma utilizada no desenvolvimento do conteúdo é fundamental que esteja devidamente organizado e a apresentação flua de maneira simples e congruente.
Subdivida a apresentação em partes;
Uma boa dica é separá-las em ideias principais e ideias secundárias;
Mantenha uma linha de raciocínio clara e lógica para cada parte.
12. Como Concluir uma Apresentação
Uma boa conclusão é tão importante quanto um bom início. É o momento de fazer um breve resumo, fazer uma proposta, deixar uma boa impressão na audiência, podendo ainda, a partir de uma proposta, sugerir os próximos passos para alguma realização.
Algumas maneiras para concluir:
Fazer um breve resumo das partes principais da apresentação e mostrar uma conclusão;
Agradecer pela atenção das pessoas, colocando-se à disposição para eventuais perguntas;
Usar uma breve citação que sintetize a ideia central da apresentação;
Uma boa prática, em apresentações formais é reservar um tempo para perguntas e respostas. É comum acontecer quando se faz apresentações para a Diretoria e o Conselho de uma empresa, palestras e seminários.
14. Elaboração dos Recursos Audiovisuais
Usa-se Recurso Audiovisual como apoio à apresentação. Não basta ter um bom recurso se você não souber utilizá-lo. Se tiver técnicas de apoio, esteja em sintonia para que tudo ocorra conforme planejado. Ao usar cenas de filmes, músicas ou outro recurso, teste-os antes para não ser surpreendido com alguma dificuldade.
15. Ensaio geral e ajustes finais
É o momento do ensaio, de praticar, rever detalhes e ajustá-los em conformidade com o objetivo.
Ao utilizar essa metodologia, tenho a certeza de que suas apresentações, pelo menos nesse quesito – intelectual, serão ricas e interessantes, envolvendo a sua audiência com a linha clara de raciocínio, lógica, técnica, naturalidade, encantamento e objetividade.