O que é o método PDCA e como aplicá-lo à gestão de pessoas? | IBEC - Instituto Brasileiro de Engenharia de Custos
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O que é o método PDCA e como aplicá-lo à gestão de pessoas?
No mundo organizacional, ainda mais com a competitividade do mercado, não basta fazer: é preciso fazer direito. Uma das maneiras mais eficientes para alcançar esse objetivo é buscar a melhoria contínua de todos os processos, principalmente, aqueles ligados à gestão de pessoas. É aqui que entra o método PDCA.
Cuidar da área de gestão de pessoas e recursos humanos não é uma tarefa simples e, por isso, muitos gestores utilizam ferramentas e métodos para que a empresa melhore todos os seus processos.
O método PDCA serve justamente para isso! E ele também é muito útil para garantir uma maior qualidade em relação aos produtos, atendimentos e melhora da competitividade.
Trouxemos este material para que você conheça tudo sobre essa metodologia e entenda a relevância dela para sua organização. Acompanhe!
O que é o método PDCA, afinal?
Utilizado em sistemas de gestão da qualidade em empresas de todos os segmentos, o PDCA (siglas em inglês para "plan", "do", "check" e "act"), também chamado de Ciclo de Deming, é um processo mundialmente reconhecido de melhoria contínua.
Possui uma base dividida em quatro fases executadas sempre na seguinte sequência: planejamento, execução, análise e ação. O principal foco do método é a agilidade dos processos que envolvem a gestão, tornando-os mais objetivos, claros e eficazes.
Ao fim da última fase, o ciclo é reiniciado para identificar novas oportunidades de melhoria e para manter o negócio em constante busca de inovação, agilidade e profissionalismo.
Quais são suas fases?
Como mencionado, as quatro fases do PDCA são encadeadas e formam um ciclo contínuo, a fim de tornar possível a melhoria de todos os processos. Conhecendo como cada etapa funciona, o gestor se torna capaz de adotar ações para corrigir possíveis falhas identificadas nos produtos, fases dos processos, gestão de projetos e de recursos humanos, entre outros.
Confira agora cada uma das fases do método.
O objetivo da fase de planejamento é reconhecer um ou mais problemas que comprometam a eficiência da empresa e definir metas para que as melhorias sejam alcançadas. É preciso ainda listar as possíveis soluções e elencar as mais factíveis para que sejam aplicadas na fase seguinte.
Por exemplo, se o setor de RH deseja otimizar os processos de treinamento, nessa etapa pode-se identificar as necessidades de treinamento de cada setor e definir como fazê-las.
A condução da fase de planejamento pode ser elaborada da seguinte forma:
reunião de uma equipe qualificada para avaliação das oportunidades de melhoria;
identificação de soluções usando "brainstorming' e outras ferramentas para listar o maior número de alternativas;
definição da melhor solução (criação de meta) para o momento;
elaboração de um plano de ação para executar a melhoria em questão (definir prazos de entrega e responsáveis pelas tarefas);
definição de indicadores para entender se as ações estão gerando os efeitos desejados.
O mais importante na fase de planejamento é seguir as etapas básicas de estabelecer metas, criar o caminho a ser seguido e definir os métodos utilizados para atingir as metas.
Na segunda etapa é hora de colocar o plano em ação, executando as soluções definidas no planejamento. É fundamental manter uma comunicação clara e assertiva entre todos os envolvidos para garantir um maior comprometimento e o consequente sucesso da metodologia.
Também é importante contar com um cronograma de implantação para ajudar a manter todos focados no que deve ser feito e atingir os objetivos desejados no tempo determinado.
Essa é considerada a etapa mais importante do ciclo e, por isso, deve-se coletar dados para a futura verificação do processo.
Os dados coletados na etapa anterior servem de base para essa fase de checar e analisar o andamento de todo o processo. Nesta etapa é preciso comparar dia a dia o que foi planejado (prazos, custos, qualidade, recursos etc.) com o que está sendo executado e agir imediatamente para corrigir os rumos do método.
Aqui ainda se deve documentar os aprendizados que a equipe obteve durante essa fase e compartilhar o andamento dos trabalhos com todos os impactados pela mudança.
Ação (Act)
Esta é a etapa que melhor caracteriza o método PDCA como um ciclo, pois todas as fases depois de avaliadas e implementadas sofrem alguns ajustes para que o objetivo macro seja atingido.
Portanto, esta etapa conta com três ações principais:
correção dos desvios em relação ao objetivo inicial;
análise dos resultados, a fim de identificar situações fora dos padrões da empresa e executar ações para corrigi-las;
estabelecimento de melhorias nos métodos e sistema adotados.
Como colocar o método em prática?
Para dar início ao ciclo PDCA, é preciso escolher um dos processos fundamentais da empresa, como processo de produção, vendas, fechamento financeiro, treinamento de colaboradores, entre outros.
Como todo processo possui gargalos, é interessante utilizar indicadores para mensurar as perdas das etapas. A mensuração pode ser feita das seguintes formas:
Alguns processos precisam cumprir prazos de acordo com o cronograma mensal ou anual da empresa. Nessas atividades, é possível identificar os gargalos verificando quanto tempo dura cada etapa.
Por exemplo, é comum perceber que a equipe financeira perde bastante tempo identificando contas de outros setores para fazer a conciliação bancária. O ciclo PDCA pode ser utilizado para atuar na comunicação entre as áreas.
É bastante comum que empresas que não investem na valorização do colaborador percam grandes talentos para concorrentes. Esse é um gargalo que afeta toda a produção, já que depois é preciso contratar e capacitar novos funcionários. O PDCA pode ser utilizado para criar um programa de incentivo e valorização de carreira e evitar perdas como essa.
Em processos ligados à produção do negócio, a eficiência geralmente é medida por meio dos desperdícios de cada etapa. Para mensurar as fases que geram mais perdas e atuar sobre elas, pode-se utilizar o PDCA.
Agora que você já sabe como o PDCA funciona, é hora de entender algumas das vantagens da sua aplicação.
Processos ineficientes ou mal elaborados geram ônus para a empresa e comprometem a produtividade dos trabalhadores. O uso contínuo do PDCA ajuda a reduzir essas falhas e a elevar a produtividade, minimizando os custos e aumentando a lucratividade do negócio.
A metodologia envolve todos os impactados pelas mudanças e cria um senso mais apurado de responsabilidade sobre os processos e resultados. Sendo assim, há um maior comprometimento das equipes, que passam a se sentir mais valorizadas e ativas no processo de transformação.
Agilidade é sinônimo de competitividade. O método permite a avaliação contínua dos processos da empresa, possibilitando a identificação de tempo desperdiçado e o desenvolvimento de soluções para otimizar o trabalho.
Como você viu, o método PDCA oferece à empresa a oportunidade de melhoria contínua e é de extrema importância para que ela alcance suas metas, motive as equipes e promova o aumento da produtividade e qualidade em todos os setores.
Quando aplicado à gestão de recursos humanos, ele pode ser extremamente útil para extrair ainda mais valor dos processos de desenvolvimento pessoal, aprimoramento de talentos e identificação de habilidades dos colaboradores.
E você, o que achou deste conteúdo? Já conhece essa metodologia ou já a aplica no seu dia a dia? Deixe sua opinião nos comentários abaixo!