Como freelancers podem garantir o pagamento
Um dos fatores mais estressantes de trabalhar por conta própria é administrar o fluxo de caixa. Isso se torna ainda mais difícil quando os clientes não pagam em dia. O que os freelancers podem fazer para que os seus paguem na data correta? E caso algum cliente atrase o pagamento, como lidar com a situação, especialmente se você quiser continuar trabalhando com a empresa? Será que em algum momento deverá chamar um advogado?
Se trabalhar como freelancer é a sua principal fonte de renda, você deve ser meticuloso e organizado com as finanças, de acordo com Jon Younger, fundador da Agile Talent Collaborative, uma organização de pesquisas sem fins lucrativos, e coautor de Agile Talent. "Se você não for metódico e sistemático com os recebimentos, não será bem-sucedido", diz ele. "É um aspecto crucial da sua reputação." E, mesmo fazendo tudo corretamente, os clientes ainda podem atrasar nos pagamentos — o que gera frustração. Mais de 70% daqueles que trabalham como freelancers têm algum tipo de problema em serem pagos em algum momento da carreira, de acordo com pesquisa realizada pela Freelancers Union, um grupo sem fins lucrativos que promove os interesses de freelancers. "Quando você trabalha como freelancer para uma grande empresa, há um grande desequilíbrio de poder", afirma Caitlin Pearce, diretora do departamento de defesa de freelancers e engajamento de sócios. Portanto, se seu pagamento não chegar a tempo, você pode pensar, 'O que fiz de errado? '" Aqui vão algumas estratégias que o ajudarão a gerenciar melhor o "departamento de contas" do seu negócio, por assim dizer.
Faça o que lhe cabe fazer
A melhor maneira de garantir que você seja pago de forma correta é trabalhar para empresas de boa reputação, bem administradas, que tratam seus freelancers com dignidade e respeito. Isso requer o devido rigor, diz Younger. "Antes de aceitar um pedido ou bater à porta da empresa, precisa ter certeza de que ela pode e vai lhe pagar", explica ele. "Você precisa saber se são pessoas que têm honra e escrúpulos, ou se são do tipo que sempre vai achar um 'problema' com sua nota fiscal. Pearce recomenda conversar com outros freelancers que já trabalharam para essa empresa sobre as experiências que tiveram e, até mesmo, fazer perguntas a seus funcionários. "Pergunte sobre a cultura da empresa", sugere. "O tratamento que ela lhes dispensa é um bom indicador de como trata os freelancers". Em última análise: não trabalhe com clientes de má reputação.
O segundo passo é saber como cobrar de seus clientes. Há muitas maneiras de fazer isso, e "há prós e contras para cada uma delas", afirma Younger. A opção por ser um "trabalhador realmente independente" e lidar com todas as notas exigirá maior organização contábil da sua parte — e potencialmente mais dor de cabeça — porém todos os lucros serão seus. (Felizmente há inúmeras ferramentas e aplicativos que automatizam esse processo incluindo o And.co, o 17 hats, e o justtelljulie.) Por outro lado, participar de uma "plataforma on-line de talentos que conecta compradores e vendedores — tais como o Jobbatical, o Business Talent Group, o Upwork, ou o Toptal (onde Younger trabalha como consultor — significa menos trabalho contábil para você, mas essas plataformas levam uma parte do seus ganhos.) Independentemente da que você escolher, será inteligente de sua parte buscar o conselho de um contador vez ou outra, continua Pearce. "A maioria dos freelancers não contrata os contadores para sua contabilidade, mas sim como "consultores". Eles os "ajudam com o imposto de renda, certificam-se de que os custos estejam sob controle e garantem que o negócio esteja corretamente estruturado".
Antes de começar a trabalhar em um projeto, você precisa de um contrato que determine o escopo do projeto, os termos de pagamento e as expectativas de ambos os envolvidos. "Não confie em um mero aperto de mão", diz Younger. Acordos informais são a principal razão de quase todos os problemas de pagamento, portanto, "tenha tudo por escrito". Quando o projeto for pequeno, uma simples troca de e-mails pode ser suficiente, mas para projetos maiores "vale a pena contar com a ajuda de um advogado", garante Pearce. Muitos freelancers tem um modelo de contrato padrão que pode ser alterado para cada cliente. "Quando puder, trabalhe com seu próprio contrato", aconselha ela, "Você sabe o que está escrito nele e há cláusulas com as quais concorda e a partir das quais pode negociar". A Freelancers Union tem vários modelos em seu website, bem como um aplicativo que conecta trabalhadores freelancers com advogados que prestam serviços a eles.
Entenda o cronograma de pagamento do cliente
É importante conversar com o cliente sobre as "datas e políticas de pagamento com antecedência", diz Younger. Descubra como é executado o ano fiscal, quanto tempo geralmente leva para processar as notas, em quais dias da semana esses pagamentos são feitos e como ela paga a seus próprios funcionários. Essas informações o ajudarão a administrar melhor seu caixa mensal. Pearce recomenda tentar receber o máximo possível antes do início do projeto." "Um depósito de 30% a 50% do valor total é aceitável em muitas empresas", informa. Outra sugestão: "Certifique-se de que você tenha o nome e o contato da pessoa do financeiro com quem você lidará", aconselha Pearce. Nesse caso, se houver atrasos, saberá para quem ligar.
Mande a nota no início do trabalho e com frequência
Independentemente de como funciona a política de pagamento de seu cliente, Younger recomenda estabelecer seu próprio ciclo de cobrança, que deve ser frequente e previsível. "Mande notas semanais ou todas as vezes em que você terminar uma parte do trabalho", recomenda ele. Mandar a nota com frequência é "sinal de que você considera seu tempo valioso". Para projetos de longo prazo, Pearce sugere enviar as notas assim que partes do projeto são entregues para que você tenha a garantia de "ser pago nas datas corretas ao longo dele". Pagamentos por etapas não só o ajudam a administrar seu caixa, mas também são "uma ferramenta de comunicação", assegura. "Garantem que tanto você quanto seu cliente estão sintonizados e satisfeitos". De qualquer modo, não concorde com termos que determinem que você seja pago somente depois da entrega total do projeto. "Você com certeza não quer trabalhar em um projeto por três meses para somente depois ouvir seu cliente dizer, 'Eu odiei. Só vou pagar 50%'"
Mostre seu profissionalismo
Ganhar a vida como freelancer requer que você se "considere uma empresa", esclarece Pearce. Não faça seu trabalho de forma desleixada, não "se esqueça" de cobrar e não seja negligente ao se comunicar com o cliente. Ser pago depende da qualidade de seu trabalho e da qualidade de seu relacionamento com o cliente", diz Younger. "Se você for desatencioso, difícil de contatar, ou de lidar, tudo isso afetará a sua habilidade de ganhar dinheiro". E é claro, não trabalhe de graça. "Muitas empresas estão buscando pessoas para trabalhar de graça presumindo erroneamente que trabalhar para elas vai ser muito melhor para você do que realmente é", diz ele. Lembre-se disso toda vez que você for 'convidado' para apresentar gratuitamente um webinar ou moderar um painel. "Fale com clareza e em termos comerciais sobre seu preço. Mostre o valor do seu trabalho.
Faça o follow-up
Se seu cliente estiver atrasado com o pagamento, "você precisa estar atento a isso", aconselha Pearce. "Caso esteja, porém, ninguém na empresa está, "ligue ou vá até o escritório pessoalmente", diz. É muito mais fácil ignorar um e-mail do que um ser humano. "Persista em ser pago", aconselha Younger. "Não vá embora e não desista", continua. "Converse com quem for necessário, mesmo que seja com os chefes da empresa". Seus e-mails e telefonemas sobre os pagamentos atrasados ou não realizados servem como prova de seu esforço em receber. Use-os para perguntar, "Como ficará nossa situação"?
Caso você tenha esgotado todas as alternativas e mesmo assim seu cliente ainda não lhe pagou, talvez esteja na hora de contratar um advogado. No entanto, essa não é uma decisão tão simples. "Na maioria das vezes é uma análise de custo-benefício" que envolve calcular o valor que lhe é devido, suas chances de ganhar a causa e o trabalho de contratar – e pagar– a um advogado, diz Pearce. Uma nova lei posta em vigor em Nova York, a primeira do tipo, dá aos freelancers uma nova esperança. A lei estipula que para projetos no valor de 800 dólares ou mais, o pagamento deve ser feito em uma data específica ou em um prazo de um mês. Outro aspecto positivo da lei é que ela dá a freelancers recursos em casos em que o cliente deixa de pagar. "Caso o requerente ganhe a causa, a lei determina que o cliente deve pagar o dobro do valor acordado, além dos honorários do advogado", complementa Pearce. Ela ainda salienta que a Freelancers Union está "lutando para que a lei tenha alcance nacional". Mesmo que você decida não levar seu cliente a juízo, deve ao menos denunciá-lo ao Better Business Bureau.
Princípios a lembrar
• Pesquise. Descubra quão bem estabelecido seu cliente é, ou tanto quanto for possível se ele está em algum tipo de problema financeiro.
• Cobre regularmente e, quando o projeto for mais longo, cobre assim que for terminando partes do projeto. Essa medida o ajudará a administrar seu fluxo de caixa e a garantir que você e seu cliente estejam em sintonia.
• Considere um acordo judicial, caso o cliente deixe de lhe pagar.
• Não trabalhe informalmente. Você precisa de um bom contrato que determine o escopo do projeto, os termos do pagamento e garanta que as expectativas de ambas as partes sejam claras.
• Não atrase a entrega do projeto nem mostre incoerência no envio das notas. Faça uso de ferramentas e aplicativos que automatizem esse processo.
• Não se mostre apático ao acompanhar os pagamentos de seus clientes. Caso um deles não responda a seus e-mails, vá até o escritório dele se possível.
Estudo de caso 1: Esteja atento ao 'follow-up' e busque aconselhamento legal quando necessário."
Michael Lopez, um redator freelancer especializado no setor de saúde e bem-estar, sabe muito bem como é ser enganado pelo cliente.
No ano passado fez um trabalho de revisão de um material informativo para uma empresa que trabalha com a reabilitação de usuários de drogas, a qual tinha uma rede de centros de reabilitação. Ele já havia feito trabalhos menores para esse cliente, mas esse novo projeto era bem maior, estava programado para durar dois meses, e lhe renderia um bom dinheiro".
Michael terminou o trabalho e mandou a nota. A empresa não lhe deu retorno, então, uma semana depois, ele enviou um e-mail. Não houve resposta. Depois de duas semanas, ligou para a empresa. Mesmo assim, não obteve resposta. "Depois de um mês, liguei novamente e enviei outro e-mail, e me disseram que estavam analisando o pagamento e revisando meu trabalho", contou. "[Eles também me] disseram que talvez não usassem todo o material e, portanto, não tinham certeza se o pagamento total era justo".
Ele ficou surpreso, bravo e irritado. " Passei por todos os estágios do luto", disse ele. "Acabei me sentindo triste e frustrado. Sim, eles estavam errados, mas eu também cometi vários erros". Um deles foi não ter feito um contrato. "Tratava-se de algo que eu sabia que precisava, mas não consegui fazer", concluiu.
Felizmente, Michael morava com um advogado. "Sempre soube que, na falta de um contrato, uma sequência de e-mails descrevendo quando as entregas e os pagamentos deveriam ser feitos constitui uma prova legal – caso você precise seguir esse caminho – de que alguém lhe deve dinheiro". Seu advogado/amigo enviou uma carta para o cliente que "basicamente exigia que eles pagassem para que não fossem processados", lembra Michael.
Uma semana depois, o cliente enviou um pedido de desculpas a Michael e liberou o pagamento. "Acho que para eles não compensava ir a juízo", observou este. Foi um alívio. Pouco tempo depois, Michael aproveitou as ferramentas da Freelancers Union e Legal Zoom para criar um modelo de contrato para seus futuros trabalhos. Ele relembra o que aconteceu com a empresa de reabilitação de usuários de drogas como uma "difícil" oportunidade de aprendizado.
"Desde aquele episódio, atualizei meus contratos e adotei uma rígida política de pagamento", contou ele. "Caso o cliente não queira assinar o contrato, eu não trabalho com ele. Faz parte de um alto controle de qualidade de clientes".
Estudo de caso 2: Entenda o processo de pagamento de seus clientes e aproveite o máximo dele
Ao longo de 12 anos trabalhando como organizadora de eventos, Vicky Choy sempre recebeu pelos serviços prestados, – mas nem sempre na data certa.
Ela relembra: "Ao trabalhar para um de meus primeiros clientes corporativos, descobri que o departamento de contas fazia os pagamentos só a cada duas semanas e só às quintas-feiras. Eu estranhava por não estar sendo paga em dia. Então, finalmente perguntei. Caso eu tivesse enviado a fatura na sexta, depois do departamento de contas ter feito os pagamentos no dia anterior, teria de esperar duas semanas para poder receber".
Foi um aprendizado, e com o passar do tempo ela dominou o processo. Vicky tem um contrato-padrão que criou com a ajuda de um advogado. Ela faz ajustes e alterações de acordo com o cliente ou o evento. O contrato contém o cronograma do projeto, as datas e os termos de pagamento. Além disso, possui uma cláusula chamada "stop work" que dá a ela o direito de interromper o trabalho até que todos os pagamentos estejam em ordem.
Suas experiências anteriores com clientes que atrasavam os pagamentos levaram Vicky a usar o Quickbooks, ferramenta que lhe permite receber os pagamentos por meio de e-checks ou cartões de crédito, resultando, assim, em pagamentos na data certa.
"Eu gosto dessa ferramenta porque mantém todas as minhas finanças em um único lugar, e não preciso usar programas diferentes para o mesmo processo", diz. "Como microempresária, quanto mais tempo consigo economizar fazendo a minha contabilidade, melhor".
Rebecca Knight é jornalista freelancer em Boston e palestrante na Wesleyan University. Seu trabalho já foi publicado no The New York Times, no USA Today, e no The Financial Times.