Organizar um evento pode ser difícil, especialmente se você nunca foi responsável por um evento antes. Há tantos pequenos detalhes que podem parecer avassaladores.
Você pode ter que lidar com a segurança de um local, encontrar um catering, lidar com a inscrição do participante, trabalhar em arranjos de viagem para palestrantes, e muito mais, dependendo do tipo e da dimensão de um evento que você está fazendo.
Com tudo isso e mais, não admira que os coordenadores de eventos fiquem sobrecarregados. Felizmente, se você seguir estas oito técnicas para o grande sucesso do evento, você não será tão estressado.
Ter um objectivo
Quando você começar a organizar o seu evento, você terá um objetivo geral claro: ter um grande evento. Mas esse pode não ser o teu único objectivo. Você pode querer crescer a sua identidade de marca, vender um certo número de bilhetes, ou aumentar uma quantidade específica para caridade.
Seu objetivo vai variar de acordo com a sua indústria e o propósito do seu evento, mas você definitivamente precisa definir um objetivo quando você começar a organizá-lo para que você tenha algo para trabalhar.
Lembre-se que seu objetivo precisa ser realista e mensurável. Se você definir um objetivo que não é algo que você pode realizar realisticamente, você vai falhar antes mesmo de começar. Se seu objetivo não for mensurável, no final do evento, você não terá como dizer se realmente alcançou alguma coisa ou não.
Usar as redes sociais
Hoje, muito poucos eventos não são anunciados nas redes sociais de alguma forma. É vital para espalhar a notícia sobre o teu evento, e é grátis. Mas você pode fazer uso de mídia social para mais do que apenas postar sobre o seu evento e tentar chamar a atenção da mídia.
Se você tem o orçamento para contratar um gerente de Eventos, você pode usar sites sociais para encontrar potenciais contratações e ler opiniões deles antes de chegar no Festival Planeta Brasil 2021 ingresso. Se você está gerindo o evento, você pode usar Facebook, Twitter e sites semelhantes para encontrar e aprender sobre catering, decoradores, locais de eventos, fotógrafos, e muito mais.
Porque é que os seus assistentes vêm ao seu evento?
Parece uma pergunta estranha, mas é importante. Porque é que os seus assistentes estão a aproveitar o tempo e a gastar o dinheiro para participar no seu evento? O que ganharão com isso? Ao entender isso, você pode ter certeza de que cada parte do evento lhes fornece valor.
Os participantes devem deixar cada Almoço, sessão de palestrantes, apresentação do painel, e qualquer outra parte do seu evento sentindo que eles aprenderam alguma coisa ou foram entretidos. Se eles deixarem o seu evento satisfeito e satisfeito por participar, você conseguiu.
Rede
A ligação em rede começa com a construção de ligações. Você já pode ter algumas dessas conexões, especialmente se o seu negócio já sediou eventos antes. Você pode ter as informações de contato para catering, decoradores e uma variedade de outros profissionais que você pode confiar para ajudá-lo a organizar o seu evento. Se você não tem essas conexões profissionalmente, você pode tê-las pessoalmente e pode trazer essa informação para a mesa.
Fazer uso de sua rede muitas vezes pode fornecer-lhe mais do que apenas um fornecedor para o seu evento; ele pode fornecer-lhe um desconto ou extras desse fornecedor. Por exemplo, se seu negócio rotineiramente usa o mesmo catering, eles podem lhe dar um desconto de cliente repetitivo. Você também pode usar suas conexões para obter o melhor do palestrante: alguém que você conhece ou que está interessado em seu evento pode ser mais animado e divertido do que um palestrante que você contrata.
Experimentar coisas novas
Não tenha medo de tentar algo diferente com o seu próximo evento. Só porque algo sempre foi feito de uma maneira, não significa necessariamente que seja a melhor maneira. Talvez devesses tentar um local diferente ou trazer um fornecedor diferente. Talvez você deva agitar as coisas com um evento de dois dias mais longo ou trazer um orador adicional.
Mesmo que você não tenha a última palavra sobre o evento ou seu orçamento, você ainda pode sugerir experimentar coisas novas. Se você está trabalhando em um evento anual e a assistência tem sido baixa por alguns anos, fazer algo novo pode ajudar a trazer esses números de volta para cima.