O risco fiscal na indústria, especialmente em empresas grandes e médias, é alto, pois a produção, as compras, as vendas e outros processos existem em grande volume, todos eles associados a tarefas e obrigações fiscais.
Esses procedimentos fiscais, como obrigações acessórias, emissões de notas e armazenamento de arquivos fiscais recebidos, são fiscalizados pelos órgãos públicos. E na ocorrência de erros, atrasos ou omissões,a empresa está sujeita a pesadas multas, além de retrabalho para correção.
Por isso, preparamos este post no intuito de ajudá-lo a reduzir os riscos inerentes às atribuições do departamento fiscal. Acompanhe-nos e confira cinco práticas que ajudam a deixar o trabalho do setor mais seguro.
Revisar a adequação do processo produtivo ao Bloco K
Além de movimentações de estoques, o Bloco K exige o preenchimento de processos produtivos, de subprodutos gerados e de produções que contam com a participação de terceiros. Por isso, tudo o que envolve a produção tem de estar adequado a esse bloco da Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Por exemplo, cada etapa da produção precisa ter sua própria ordem de produção. Sendo assim, se um produto contar com processos separados de produção para diferentes componentes dele e, apenas depois disso, tornar o produto final, cada uma dessas partes deverá ter a própria ordem de produção. E ambas as ordens deverão constar na ficha técnica do produto final, que descreve o processo produtivo detalhadamente e os insumos envolvidos. Aliás, cada produto deve ter sua própria ficha.
Outra movimentação que demanda muito cuidado é a que deve ser escriturada no Bloco H, referente apenas ao inventário físico mantido pela organização. Por ter relação direta com o Bloco K, as movimentações do processo produtivo influenciam os números de seus registros. Portanto, é preciso que os dados estejam alinhados para que os blocos não tenham informações diferentes nas transmissões.
Por conta de todas essas informações, dos procedimentos envolvidos e de outras especificidades da produção que impactam no preenchimento do Bloco K, é preciso que os processos produtivos sejam revisados em relação à EFD para que inconsistências não ocorram. Nesse momento, também é importante o gestor fiscal e o responsável pelo setor produtivo estarem alinhados para que ruídos na comunicação, e falhas na troca de dados, não interfiram na adequação da produção à obrigação fiscal.
Ficar atento às armadilhas da guerra fiscal
A guerra fiscal é algo antigo, travada pelos estados brasileiros por meio da concessão de benefícios fiscais para atrair empresas para suas regiões. E essa guerra pode esconder armadilhas, como pontos específicos da legislação do ICMS criados ou alterados pelos órgãos públicos especialmente para ganhar uma batalha contra outro estado.
Por exemplo, a compra de um item vindo de outro estado pode não dar direito a créditos fiscais, como normalmente ocorre na aquisição de insumos e produtos. Então, se nesse caso, equivocadamente, a empresa fizesse a apropriação e o uso de créditos de ICMS, estaria cometendo um erro passível de penalização até mesmo com multa.
Automatizar processos para garantir dados exatos
Até mesmo os procedimentos mais comuns, como o preenchimento de dados do cliente em uma nota fiscal, podem esconder problemas que representam risco para a empresa. Uma informação errada no cadastro, em desconformidade com o que consta no Sefaz, pode gerar multa se a fiscalização conferir o documento em uma parada durante o frete.
Pode parecer que é um erro inofensivo e fácil de identificar e corrigir. Porém, representa grande risco fiscal na indústria de médio ou grande porte porque vários documentos fiscais são emitidos diariamente por elas e conferir a cada emissão os dados no site da Sefaz acaba afetando a produtividade do setor. Então, isso normalmente não é feito.
Para evitar que isso aconteça e que os profissionais do setor fiscal percam tempo em conferências manuais todos os dias, uma solução automatizada de auditoria das informações dos destinatários ajuda a reduzir o risco da emissão de notas, validando os dados a cada novo documento que está sendo elaborado.
Fazer um planejamento estratégico revisional e atentar ao passivo fiscal diferido
Também chamado de planejamento estratégico corretivo, é o tipo de planejamento que tem como foco revisar informações e práticas do setor de determinado período no passado, como uma auditoria focada no departamento fiscal.
Esse tipo de planejamento tributário pode revelar erros que tinham passado despercebidos, ainda que até o momento nenhuma penalidade ou pedido de prestação de contas tenha chegado à empresa. Além disso, as revisões podem também revelar créditos que não foram usados por algum motivo ou pagamentos indevidos motivados por situações que específicas, os quais a organização consegue recuperar em deduções futuras.
Quanto ao passivo fiscal diferido, o planejamento corretivo pode ajustá-lo conforme movimentações posteriores ao seu registro. Então, no futuro, o negócio não irá errar nos pagamentos de suas obrigações.
Caso ele não seja modificado mesmo com a revisão, é preciso que ele receba atenção periodicamente em relação às bases de receitas que dão origem a esse passivo e a ele próprio como resultado dessas bases. O intuito é que no momento de sua efetivação para pagamento os números estejam corretos para a organização não ser cobrada posteriormente ou não pagar tributos a mais.
Alertar a fiscalização espontaneamente sobre erros da empresa
Ao realizar o planejamento tributário revisional, e serem constatados erros, o gestor fiscal pode por conta próprio informar o ocorrido ao Fisco se este ainda não identificou o equívoco e nem multou a empresa.
Fazendo isso, o responsável pode evitar que a empresa seja multada e, pelo ato espontâneo, ainda negociar boas condições de parcelamento para o pagamento de impostos que faltaram ou de possíveis valores que os fiscais atribuíram ao analisarem o caso.
O risco fiscal na indústria existe não apenas pelas atividades internas relacionadas ao departamento, mas também por conta de informações e agentes externos importantes para os processos da empresa. Logo, é preciso estar atento a todos eles para reduzir ao máximo o risco.
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