A mesma tecnologia que você usa no seu dia a dia pode ser uma grande aliada para melhorar a comunicação com os empregados. Menos filas, menos interrupções, menos papéis sobre a mesa: veja algumas soluções que otimizam processos burocráticos do RH e do DP
Seu departamento está sempre movimentado. Empregados fazem filas para retirar os holerites e a todo momento alguém entra para tirar dúvidas, levar documentos ou conferir o ponto. No meio desta rotina, falta tempo para planejar melhor o seu dia e algumas tarefas ficam pendentes.
Nem todo departamento de RH é assim. Mas como o setor é responsável pela gestão de todos os colaboradores, quanto maior a quantidade, maiores são as chances do movimento intenso virar rotina.
Por isso o artigo de hoje traz algumas dicas e soluções que ajudam a diminuir o fluxo de pessoas nos setores de RH e DP. Todas usam a tecnologia em algum momento do processo. Lembra do texto "Tecnologia em nuvem no RH: hora de perder o medo"? A Employer trouxe alguns exemplos simples que mostram como aplicativos e softwares já estão bastante presentes no seu dia a dia. Que tal trazer esta realidade para o seu negócio?
A seguir você tem uma lista de perguntas que ajudarão a identificar suas principais demandas, junto com soluções para facilitar seus processos.
Como é feito o controle de ponto na sua empresa?
Se você trabalha com livro-ponto ou cartão-ponto já conhece algumas das dificuldades relacionadas a este formato. O empregado assina na data errada ou esquece de assinar, bate o cartão no horário errado, precisa se ausentar da empresa… e para ajustar todos estes dados, precisa ir até o RH levar suas justificativas e solicitar a correção ou abono.
Como a tecnologia pode melhorar a comunicação sobre informações de ponto?
Por meio de software ou aplicativos, como o Pontofopag. O funcionamento é simples: o empregado acessa um painel com seu login e senha para fazer a batida do ponto. E pode ser pela internet ou pelo app, com registro de geolocalização.
Além de facilitar um processo simples como a batida de ponto, a tecnologia também diminui ruídos entre empregados e gestores. As informações ficam registradas no sistema, podem ser controladas em tempo real e também ajudam no fechamento da folha de pagamento. Caso o empregado tenha alguma dúvida em relação a faltas, atrasos e outras ocorrências do ponto, o acesso aos dados é feito via RH. O Pontofopag garante segurança, sigilo e confiabilidade em todos os registros.
Como são emitidos os holerites?
Barulho de impressora a todo vapor. Um holerite emitido com falha que precisa ser reimpresso. Pessoas ligam a todo momento para tirar dúvidas: "o que é este desconto no meu salário?", "quando vai ser feito o pagamento?". O período de fechamento de folha costuma ser bastante atribulado para quem não usa plataformas de controle.
Que soluções melhoram a comunicação relacionada ao pagamento?
Uma plataforma com informações compartilhadas entre o RH e os colaboradores, como o Painel do RH, facilita o acesso às informações e deixa a comunicação sobre o pagamento muito mais eficiente.
Neste software o empregado tem login e senha próprios e pode consultar seus holerites, dados cadastrais e situação de ponto. Não precisa pedir ao departamento: após o fechamento da folha, o sistema gera os contracheques, que ficam disponíveis para consulta ou impressão. O Painel do RH também tem funcionalidades como consulta de benefícios, solicitação de férias e 13º. salário – tudo acompanhado de perto por empregados, RH e gestores. A comunicação fica mais transparente e mais rápida: o Painel do RH pode ser acessado pela web ou pelo smartphone, em qualquer hora e lugar.
Como são emitidos comunicados gerais e individuais?
Há muitos meios de comunicação dentro das empresas: jornal interno, quadro de avisos, cartazes, impressos. Cada um tem a sua utilidade. Já parou para avaliar qual a participação do RH dentro de cada meio? Quantos comunicados e avisos são impressos todos os meses?
Usar a internet para agilizar o envio de comunicados não é uma prática nova. E-mails e mensagens de celular já têm seu espaço na comunicação interna. Mas sempre é possível melhorar: que tal planejar novos formatos de comunicados gerais por meio do Painel do RH? Aproveite a tecnologia para trazer ainda mais dinamismo ao relacionamento com os colaboradores.
Há uma parcela de empregados que não usa a internet durante o expediente. O que posso fazer para melhorar a comunicação?
Acontece muito em indústrias. Os empregados de chão de fábrica não utilizam computadores na linha de produção. O acesso a celular fica restrito durante o expediente. Como o RH pode facilitar o acesso destes empregados às ferramentas de comunicação online? Nestes casos, é seu papel, junto com a área de TI, organizar processos e planejar uma boa infraestrutura para atender às demandas.
Uma dica é disponibilizar totens com bons computadores em áreas estratégicas da fábrica: próximo à catraca ou aos vestiários, por exemplo. Faça um cálculo com base no número de empregados que precisam acessar o equipamento, para evitar filas. Deixe as ferramentas na área de trabalho, com acesso fácil e intuitivo. Não esqueça de planejar a manutenção regular dos equipamentos, já que muitos empregados podem depender diretamente deles para acessar as informações.
Que vantagens estas soluções podem trazer para a minha empresa?
Neste artigo, o foco é a melhora da comunicação, com facilidade de acesso aos dados e total transparência nas informações.
No entanto, usar a tecnologia no RH também melhora a comunicação entre o RH e os líderes de área, departamento financeiro, jurídico e até mesmo a diretoria da empresa. Além disso, garante a segurança das informações: todas as soluções são hospedadas em ambiente seguro, com ferramentas atualizadas de criptografia que protegem os dados.
A economia também deve ser levada em consideração. Usar a tecnologia no RH reduz custos de impressão, diminui o investimento em equipamentos físicos e o gasto de horas em processos burocráticos.
Quer saber mais sobre a tecnologia a favor da comunicação e da redução de custos? Deixe suas dúvidas no espaço de comentários. A Employer responde!