Seja numa empresa privada ou no serviço público, realizar a gestão de documentos de maneira eficiente ainda é um desafio que está longe de ser feito de maneira realmente satisfatória. Tudo depende da estrutura do local, da capacidade dos envolvidos no processo e, principalmente, dos recursos tecnológicos disponíveis.
As velhas salas de arquivo morto, empoeiradas e com caixas empilhadas para todos os lados não são bonitas, não oferecem nenhuma segurança e devem entrar em desuso o mais breve possível — pois o armazenamento ineficiente, além de dificultar a busca por informações, pode gerar um gasto altíssimo com multas e processos, principalmente quando se trata do setor público.
Hoje você aprenderá mais sobre a importância de otimizar a gestão física e digital dos seus documentos, oferecendo transparência e facilitando seu armazenamento e acesso, quando necessário.
Saiba a importância da organização de documentos
Organizar documentos é uma demanda obrigatória para garantir a boa gestão de uma empresa ou serviço público. Eles são responsáveis por oferecer suporte para tomada de decisões e comprovam todas as ações realizadas pelos setores administrativos.
Por isso, é preciso armazenar de maneira eficiente todo tipo de documento — como notas fiscais, contratos, contas pagas ou até mesmo projetos de engenharia. Tudo deve estar no lugar certo e é preciso garantir que seu acesso será rápido e fácil quando for necessário.
Em casos que o processo de arquivamento não é feito da maneira correta, perde-se muito tempo procurando esses documentos — e nós sabemos bem que o tempo é um ativo valioso, não é mesmo?
Uma má gestão de seu acervo pode também resultar na perda de recursos financeiros importantes — um Convênio Federal, por exemplo — e até em um processo por improbidade administrativa, quando falamos do setor público.
Entenda a diferença de documentos físicos e digitais
A diferença entre os documentos físicos e digitais é bem simples. Os físicos são, geralmente, impressos em papel e são armazenados em caixas ou pastas com identificação, além de serem organizados em uma ordem determinada pelo gestor do departamento.
Já os digitais são arquivos que ficam armazenados no disco rígido do computador, dentro de diretórios ou bancos de dados.
Confira agora algumas dicas que vão lhe ajudar a repensar seus métodos de gerir seus documentos físicos e digitais:
Dicas para a organização física de seus documentos
O primeiro passo para uma boa gestão é organizar seus documentos físicos de uma maneira que facilite sua consulta. Para isso, é preciso deixar a preguiça de lado, abrir suas caixas e colocar a mão na massa.
Primeiramente, defina um local específico para alocar todo material, de acordo com o volume de informações que precisa arquivar. Esse espaço precisa ser limpo constantemente, ser arejado, possuir iluminação e mobiliário específico para o armazenamento de documentos, com a possibilidade de organização lógica e que facilite a busca.
Posteriormente, determine regras de armazenagem em seus armários e prateleiras de acordo com os tipos de documentos, como assuntos, tipos, períodos etc. Posicione nos locais mais acessíveis os que forem mais importantes e precisam ser manuseados constantemente.
Com o local pronto para receber os volumes de arquivos, utilize uma tabela — de preferência, eletrônica — como índice para anotar informações como localização, dados relativos ao conteúdo da caixa ou pasta, data do arquivamento e o responsável por arquivar os documentos.
Nem todo documento precisa ser armazenado eternamente. A maioria deles tem um prazo de validade e pode ser descartado com o passar do tempo. Pesquise sobre o assunto e inclua a data de vencimento na tabela índice de seu arquivo físico — já que poderá liberar espaço para novas inclusões.
Com tudo organizado, catalogado e registrado, é hora do segundo e mais importante passo: a digitalização dos documentos, afinal, um acidente é capaz de arruinar todo o histórico de empresa ou órgão público — e você não vai correr esse risco, vai?
Dicas para o armazenamento digital de documentos
Já falamos que armazenamento digital de documentos consiste em transformar sua cópia física em eletrônica, a fim de seja guardada em discos rígidos de computadores locais ou servidores na nuvem. Portanto, agora é hora de realmente realizar o processo.
Existem empresas especializadas nesse processo, com softwares específicos para tornar a tarefa mais eficiente e confiável. Porém, se você ainda não dispõe de recursos financeiros para isso, um equipamento de digitalização simples será de grande ajuda.
Repita o mesmo modo que organizou seu arquivo físico em seu computador — criando pastas e subpastas organizadas para receber os documentos eletrônicos. Seguindo a ordem de sua tabela índice, digitalize cada documento e defina uma nomenclatura de fácil entendimento para cada arquivo.
É um processo complexo, mas no final todo esse esforço será válido. Além disso, se essa tarefa for realizada constantemente, o trabalho ficará bem mais simples de se realizar no futuro.
Atualmente, já temos diversos documentos que são enviados de maneira virtual, como a Nota Fiscal Eletrônica, boletos bancários, contas de energia elétrica etc — e armazená-los está bem mais fácil agora do que antigamente.
Adote uma ferramenta que facilite seu trabalho
As informações anteriores são úteis para começar a pensar sua organização de documentos, contudo, ainda está longe de ser a maneira ideal. Tendo em vista que as demandas internas têm se mostrado cada vez maiores, a adoção de uma ferramenta de gestão se torna a única alternativa realmente eficiente.
Um software de gestão administrativa é capaz de organizar todos os documentos digitais de uma empresa ou departamento, armazenando dados e arquivos de maneira intuitiva e rápida. Ele oferece diversos recursos que auxiliam na tomada de decisões, como gráficos, relatórios e integração com outros setores.
Tudo fica centralizado em uma base de dados robusta, sendo possível recuperar, rapidamente, qualquer tipo de informação com uma simples busca — e um documento que demoraria minutos ou até horas para ser encontrado, estará ao seu alcance com apenas um clique.
No meio empresarial, o uso de recursos de armazenamento via software de gestão já é realidade há muito tempo. Já no serviço público há um aumento significativo de sua adoção nas esferas Municipais, Estaduais e Federais.
Entender mais sobre a gestão de documentos lhe trará inúmeros benefícios em curto e longo prazo, principalmente se isso ocorrer com o auxílio de uma ferramenta de gestão eficiente. Lembre-se de que esse processo é contínuo e deve ser realizado com muita atenção, independentemente de quais métodos sejam adotados.
Se você ainda tem dúvidas sobre como gerir adequadamente seus documentos físicos e digitais, não se preocupe, ainda temos muito a ensinar! Assinando nossa newsletter você poderá receber materiais exclusivos e dicas de como tornar suas rotinas administrativas ainda mais eficientes. Não perca!