Home office para reduzir custos: Como administrar? - Oitchau
Home office para reduzir custos: Como administrar?
Depois da revolução que os Millennials fizeram no mercado de trabalho, as exigências e formas de trabalhar não são mais as mesmas dentro das empresas, ou seja, home office. E isso é ótimo!
A mudança acontece ainda aos poucos no Brasil, mas muitos outros países, como na Europa, já descobriram as vantagens em contratar profissionais que trabalham remotamente ou em suas próprias casa pode trazer.
E também descobriram, claro, que a presença física no ambiente de trabalho não é realmente tão necessária para muitas profissões como: programador, redator, desenvolvedor, designer entre outros.
Na verdade, para muitas profissões, ter a opção de trabalhar home office ou escolher onde produzir pode até mesmo aumentar a produtividade. Um redator, por exemplo, precisa de muito silêncio e foco, duas exigências que são interrompidas com frequência num ambiente coletivo.
Mas as vantagens não são só para quem trabalha, mas também para a empresa:
Redução de custos com espaço para alocar equipes.
Redução de gastos como energia elétrica, copa, limpeza e estacionamento.
Opção de trabalho remoto fixo (todos os dias) ou apenas alguns dias da semana.
Redução de custos com transporte, roupas e alimentação.
Menos tempo perdido em viagens de deslocamento.
Ambiente mais silencioso e adequado para diversas profissões.
Redução de estresse por questões como trânsito.
Mas muitos empreendedores ainda têm dúvida se prática do home office seria positiva, como administrá-la e, principalmente, quem pode se encaixar nesse modelo ou não.
Liberar ou não liberar o Home Office?
Antes de tomar uma decisão, é necessário avaliar e refletir sobre as funções que cada profissional exerce na sua empresa e observar o comportamento deles.
Se você tem um programador, por exemplo, que passa o dia inteiro com fone de ouvido concentrado, e raramente precisa de bate papo para tomar decisões e executar o trabalho, questione-se: é realmente necessário que ele esteja naquela mesa todos os dias? Ou ele poderia trabalhar home office?
Em outro exemplo, digamos que você tem um redator e ele reclama com frequência de interrupções e barulho no ambiente de trabalho, tendo até mesmo a qualidade do seu trabalho prejudicada por perder a linha de raciocínio a cada interrupção. Qual tipo de ambiente seria adequado para que esse profissional produza mais e melhor?
Home Office perante as leis trabalhistas
Além de tudo isso, ainda é necessário ressaltar que o trabalho em home Office é regulamentado pela CLT, ou seja, ele encontra respaldo na legislação brasileira. Dessa maneira, portanto, ele é totalmente seguro às empresas e, também, aos empregados, que possuem seus direitos resguardados nessa relação.
Dentre as previsões, por exemplo, está o fato de que a apresentação periódica do trabalhador na sede ou filial da empresa pessoalmente não leva à desconsideração da condição de teletrabalho, termo utilizado pela CLT para se referir ao home Office.
Além disso, em razão da pandemia de Coronavírus, houve o aumento da procura por empresas em colocar os seus trabalhadores em condição de teletrabalho. Dessa maneira, houve a edição de uma medida provisória destinada a regular o home Office especificamente para essa época.
Dentre as alterações para o momento excepcional pelo qual o país passa, está a diminuição do prazo entre a comunicação do teletrabalho e o início efetivo dele. Assim, enquanto em situações normais esse prazo é de 15 dias, durante a pandemia foi diminuído para apenas 48 horas.
Dessa forma, por exemplo, é possível comunicar ao colaborador a alteração em uma sexta-feira e ele iniciar a prestação de serviços em novo formato na segunda-feira.
Contudo, ressalta-se que esse prazo é condizente apenas àqueles trabalhadores que já prestam serviços para a empresa de maneira pessoal. Para quem foi contratado para iniciar, desde logo, em condição de home Office, não existe período de transição, portanto.
Além disso, foi mantida a necessidade de que houvesse firmação de acordo de alteração da forma de prestação de trabalho entre o empregador e empregado. Esse acordo, por sua vez, corresponderá a um aditivo de contrato de trabalho.
Nele devem conter disposições gerais e importantes sobre o trabalho de forma remota. Devem ser estipulados, portanto, a necessidade de manutenção do controle de horário e, também, se a alteração é com ou sem prazo definido.
Outros aspectos importantes, por exemplo, dizem respeito à previsões sobre de quem é a responsabilidade pelos aparelhos utilizados para prestação remota do trabalho (se cedidos pela empresa ou pertencentes ao trabalhador), assim como de sua manutenção.
Ao retornar a situação normal do contrato, contudo, é necessária a edição de um novo termo aditivo informando a situação.
Outros aspectos importantes sobre o home Office
Muitos possuem dúvidas sobre a necessidade de manutenção do pagamento de benefícios como vale refeição e transporte durante o trabalho em home Office.
Primeiramente, ambos são pagos somente em dias de prestação de trabalho. Ou seja, dias de descanso, normalmente, já não o recebem.
Nesse aspecto, ainda, o vale transporte é pago tão somente para possibilitar o deslocamento do trabalhador até o local de trabalho. Não havendo esse deslocamento, o pagamento do VT, portanto, pode ser suspenso durante a pandemia.
Por outro lado, o pagamento do vale refeição ou alimentação deve ser mantido, eis que a prestação de serviço ainda se mantém, mesmo que à distância por meio do home Office.
Como fazer a administração de home office?
Assim que você consegue identificar profissionais que não precisam realmente estar presentes fisicamente o tempo todo, é hora de analisar como seria possível administrar o trabalho home office ou a distância com essas pessoas.
"Eu não preciso me comunicar com o profissional o tempo todo, mas e quando precisar?"
Bom, hoje o mundo gira em torno de comunicação remota via texto, vídeo, imagem e som. Ninguém mais precisa estar fisicamente próximo para conversar, o que é ótimo para quem trabalha com home office.
Determine o expediente fixo (ex.: das 9h às 18h) e exija que ele permaneça online durante esse período.
Precisa incluí-lo numa reunião de última hora com a equipe? Inicie uma conversa de vídeo pelo Skype!
Tem uma reunião marcada que ele precisa comparecer? Sem problemas, exija a presença física dele nesse evento.
Tem uma dúvida? Um pedido? Envie uma mensagem pelo Slack, Whatsapp ou pelo próprio Skype.
É claro, se você perceber que a comunicação não está ocorrendo como o esperado e que o profissional parece estar constantemente ausente, talvez ele não esteja preparado para lidar com a responsabilidade e disciplina exigida para trabalhar remotamente.
Preocupado porque não tem estrutura de TI para que a pessoa que trabalha home office acesse a rede e tenha acesso a todos os arquivos da empresa?
Hoje existem inúmeras opções de armazenamento de arquivos na nuvem para empresas, mantendo tudo online e sem necessidade de cabos, fios e conexões para acessar.
Experimente softwares de compartilhamento de arquivos como Google Drive e Dropbox.
"Mas como eu vou saber se ele está trabalhando de verdade?"
Assim como existem softwares de compartilhamento de arquivos, também existem inúmeros plataformas e aplicativos excelentes para gerenciamento de tempo e produção. Com eles você pode:
Delegar atividades.
Desenhar fluxos de trabalho.
Acompanhar o status das atividades em tempo real.
Compartilhar arquivos.
Para controle de ponto e frequência: Oitchau, Toggl, When I Work.
Para controle de produtividade: Trello, Asana e Basecamp.
Com essas plataformas você pode acompanhar em tempo real se o profissional home office está executando as atividades e respeitando os prazos de entrega sem precisar de reuniões.
Pronto! Agora você está preparado para administrar um escritório do futuro.
Veja também: Teletrabalho e reforma trabalhista: Entenda!
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