Fluxo de Processos – Rentatec
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Para garantir uma melhor performance na gestão de uma empresa é fundamental que se tenha uma visão mais abrangente e desenvolver ações para promover uma melhoria contínua. Tudo isso também acaba impactando nos resultados do negócio, o que proporciona um crescimento constante. O Fluxo de Processos é o método ideal para isso, descrevendo uma sequencia de eventos ou até mesmo a visão completa sobre determinada estrutura.
As ferramentas de gestão tem uma grande importância para manter a produtividade da empresa, além de ser importante para conseguir analisar e prever erros, corrigindo-os para minimizar impactos negativos e ainda otimizar performance. Com isto, basta entender melhor a importância sobre o Fluxo de Processos, afinal, além dele ter sido criado para a aplicação em empresas, esse método é aplicado em diversas áreas da vida.
No post de hoje vamos falar um pouco mais do que é Fluxo de Processos, as suas principais diferenças entre ele e mapeamento de processos, além de falar de alguns pontos fundamentais para você implementar esse Fluxo de Processos em sua empresa.
O que é Fluxo de Processos e como funciona?
Uma rotina empresarial é sempre repleta de processos, desde a estrutura para o desenvolvimento e entrega dos produtos ou serviços oferecidos, até situações pontuais como a contratação e o treinamento de novos colaboradores. Tudo isso pode ser organizado e esquematizado para que todos consigam entender quais são as diretrizes, os objetivos, a missão e a visão do negócio. Com o objetivo de promover a otimização de processos, surgiu essa ideia de construir o fluxo.
Funcionamento do Fluxo de Processos
Semelhante ao mapeamento de processos, o Fluxo de processos também é representado por um fluxograma visual, onde é apresentado detalhadamente todo o projeto, desde o início até o fim de um desenho. Pode-se dizer que o fluxograma é o mapa para que sejam usados caminhos determinados toda vez que uma ação deve acontecer, o que garante um resultado mais específico e melhorado.
No fluxograma, não há um sentido determinado, por exemplo, de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Por isso, é de extrema importância sempre identificar para que direção aquela ação aponta para as próximas. Outro exemplo é, em um processo de captação de leads, uma empresa pode criar caminhos diferentes para o cliente que demonstra interesse no produto e para o cliente que não interage com o mesmo.
Símbolos usados em Fluxo de Processos
O Fluxo de Processos conta com um grande diferencial que é a padronização dos símbolos usados para desenvolvê-lo, tornando-se um modelo replicável e facilmente interpretado. Com isso, se torna um esquema universal além de otimizar a gestão de tempo, agilizando a leitura do fluxo.
Abaixo você confere os principais símbolos usados em um Fluxo de Processos:
Início e fim – representado por um círculo (ou um retângulo com bordas circulares, forma oval), esse sinal indica o ponto em que começa e o que termina no fluxo;
Processo – representado por um retângulo, aponta a ação esperada quando se chega em determinada etapa. Também para facilitar a padronização, é comum que na descrição do processo o verbo usado esteja no infinitivo, exemplo: captar novos leads;
Decisão – representado por um losango, é o momento em que o caminho pode ser diferente conforme a resposta obtida. Basta imaginar nas diferentes estratégias que podem ser usadas com um novo cliente e quanto são diferentes daquelas usadas com alguém que acabou de conhecer a empresa;
Seta – mostra qual é a direção do fluxo;
Documento – um retângulo com a aresta inferior ondulada aponta que um documento foi elaborado naquele estágio do fluxo.
Como diferenciar Fluxo de Processos de Mapeamento de Processos?
Ambos tem uma função muito parecida além de serem usados como termos sinônimos, o Fluxo de Processos e o Mapeamento de Processos são dois métodos diferentes.
O Mapeamento de Processos tem como objetivo trazer informações extremamente detalhadas sobre cada ponto de um workflow. Já o Fluxo de Processos, apresenta uma visão abrangente, garantindo o início do mesmo toda vez que a ação indicada no início acontecer, tal como a sua conclusão.
Acompanhe o exemplo: Imagine que sua empresa decida criar um Fluxo de Processos do seu atendimento, neste documento, estarão todos os passos que o colaborador precisará fazer toda vez que alguém contatá-lo pelo chat. Já o Mapeamento de Processos terá os detalhes sobre isso, como os nomes das pessoas e qual horário elas executarão essa ação.
Quais são os tipos de Fluxos?
Existem diversos modelos de fluxogramas, cada um tem o foco em atender de maneira mais completa determinadas ocasiões. Então, enquanto os processos de um vendedor podem ser apresentados com um Fluxo de Processos linear, talvez para se ter uma gestão de estoque melhorada, processo que conta com diversos setores, um Fluxo de Processos funcional seja o mais adequado.
Abaixo você confere os dois principais modelos de Fluxo de Processos:
O Fluxo de Processos linear pode exibir inúmeras complexidades a partir da tomada de decisão. Por exemplo, se ele for desenvolvido para orientar o setor de atendimento de um call center, pode haver pontos que trazem ações diferentes conforme a decisão. Contudo, geralmente é indicado para oferecer as informações a respeito de uma mesma tarefa.
O Fluxo de Processos Funcionais trabalha com as conhecidas raias, dividindo o trabalho também de acordo com os setores da empresa. Se possui uma implementação de um projeto de comunicação interna, pode ser que se tenha a necessidade de integrar no mínimo dois setores em um mesmo Fluxo de Processos: o departamento de RH e a área de Comunicação e Marketing.
Em uma situação como essa, o modelo funcional é mais indicado, pois há um foco em representar quais serão as ações destinadas para cada área, o que otimiza o também, o relacionamento interno, pois cada um consegue entender da melhor maneira qual é a função e o que a empresa espera de cada setor.
Imagem: Fluxo de Processos.
Por que Fluxo de Processos é importante?
Algumas pequenas e médias empresas não tem o hábito de documentar seus processos, contudo, o fluxo é importante e necessário não somente para as grandes empresas, pois ele faz a função de tradutor, alinhando a perspectiva de cada membro da organização de acordo com os objetivos da empresa.
Acompanhe abaixo alguns benefícios de aplicar o Fluxo de Processos em sua empresa:
Organiza as informações e o raciocínio;
Ajuda a direcionar as atividades internas;
Facilita o entendimento sobre os processos da empresa;
Detecta pendências e desperdícios;
Controla processos de maneira mais visual.
Como fazer um Fluxo de Processos?
Implementar um Fluxo de Processos em seu negócio pode ser feito de maneira prática e eficiente, além de ser ideal para otimizar a automação dos processos da sua empresa.
Acompanhe abaixo alguns tópicos para ajudar você a começar a estruturar um Fluxo de Processos:
Identifique as responsabilidades e os papéis
Antes de dar início a estruturação do seu fluxo, é de extrema importância que você identifique quem são as pessoas que serão envolvidas nele. Procure sempre pensar quais serão as tarefas atribuídas para cada pessoa. Sempre que possível, reúna esses colaboradores para que eles também ajudem a desenhar o Fluxo de Processos da sua empresa. Assim, você acaba por garantir uma visão mais ampla para o trabalho, gerando mais engajamento e proatividade da equipe.
Defina sempre o início e a finalização do processo
Este é o momento de se perguntar "para que serve esse fluxo?". Dessa maneira, é possível analisar quando se inicia e quando termina o esquema a ser desenvolvido. Como por exemplo, um atendente de suporte pode ter um fluxograma muito bem definido, iniciando ao atender o cliente e finalizando assim que a dúvida ou problema apresentado pelo cliente sejam resolvidos.
Crie sequência de tarefas
Uma vez que é determinado quais são os pontos de início e fim do fluxo, essa é a hora de encontrar o caminho mais enxuto e eficiente para conectar o início ao fim. Nessa etapa, será necessário ter paciência para entender cada passo, cobrindo todas as atividades e garantindo que a estrutura seja ideal para se obter uma gestão otimizada.
Sempre aponte os desvios do Fluxo de Processos
Um elemento bem importante no fluxo é o ponto em que a ação esperada varia conforme o que tiver acontecido anteriormente. Os desvios nada mais são que as estratégias para contornar eventos indesejados direcionando toda a energia do trabalho para que se conclua o fluxo.
Sempre observe a sinalização utilizada
Depois que você cria o fluxo, você deve conferir os símbolos utilizados, pois, cada um tem um sentido e eles devem ser utilizados de forma adequada.
Revise e otimize o fluxo
Sempre revise o seu fluxo, confira se ele faz sentido e analise o que pode ser melhorado. Nessa etapa você deve também analisar a direção de casa processo, observando se ele realmente está sendo encaminhado até o fim no fluxo.
Um Sistema de Gestão ERP, como o nosso X-ERP, alia a tecnologia de processos, facilitando a reunião e organização de dados, facilitando na hora de estruturar o seu Fluxo de Processos.
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