UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS UNISINOS CIÊNCIAS ECONÔMICAS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS FABIANO CARVALHO DE OLIVEIRA - PDF
UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS UNISINOS CIÊNCIAS ECONÔMICAS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS FABIANO CARVALHO DE OLIVEIRA
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Stefany Borba Antas
1 UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS UNISINOS CIÊNCIAS ECONÔMICAS GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS FABIANO CARVALHO DE OLIVEIRA MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS RELACIONADAS À IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO São Leopoldo 2005
2 FABIANO CARVALHO DE OLIVEIRA MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS RELACIONADAS À IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP: UM ESTUDO DE CASO Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos Unisinos. Orientador: Prof. Dr. Cláudio Reis Gonçalo São Leopoldo 2005
3 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a minha irmã Adriana e meu cunhado Eduardo que me ajudaram a ingressar na Universidade me dando apoio desde o primeiro momento e também para minha mãe por todo o tempo a mim dedicado durante o curso.
4 AGRADECIMENTOS Agradeço minha mãe, minha irmã Adriana e minha noiva Betina por darem todo o apoio e estarem sempre presentes em todos os momentos difíceis desta caminhada. Agradeço aos meus sobrinhos Thiago, Bianca, minha afilhada Isabella, minha irmã Andréia e meus cunhados pela força e paciência durante a execução deste trabalho. Agradeço ao Professor Cláudio Reis Gonçalo, cuja orientação foi essencial para execução deste trabalho. Agradeço a Unimed Porto Alegre pelo acesso às informações e por tornar este trabalho uma realidade.
5 RESUMO Este trabalho teve por objetivo demonstrar as principais mudanças organizacionais focando os aspectos estruturais, tecnológicos e culturais relacionados à implantação e a utilização de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), na empresa Unimed Porto Alegre, destacando as áreas Administrativa, Financeira e Contábil, nas quais a implantação foi um marco dentro da organização. A pesquisa foi conduzida através de um estudo de caso. As principais mudanças encontradas estão relacionadas às novas formas de operação das atividades nas áreas devido à integração dos dados, maior poder de decisão e autonomia das pessoas, aumento de responsabilidades, agilidade na comunicação entre os setores. Ocorreram também mudanças relacionadas à nova tecnologia, como maior qualidade e confiabilidade nas informações. O novo sistema propiciou uma nova forma das pessoas agirem dentro da organização, alterando alguns valores e hábitos adquiridos através do tempo. Logo, com todas essas mudanças, houve algumas resistências por parte das pessoas às mudanças propostas pelo sistema, devido a fatores como falta de conhecimento do sistema, insegurança quanto ao emprego, acomodação com as rotinas e com o sistema anterior, entre outros.
6 5 PALAVRAS-CHAVE SISTEMAS ERP. MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS. MUDANÇAS ESTRUTURAIS. MUDANÇAS TECNOLÓGICAS. MUDANÇAS CULTURAIS. RESISTÊNCIA ÀS MUDANÇAS.
7 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Áreas de aplicação dos sistemas ERP Tabela 2 - Motivos para implantar o ERP Tabela 3 - Tipos de Mudanças Organizacionais... 41
8 LISTA DE QUADROS Quadro 1 - Duração média dos projetos de implantação do ER Quadro 2 - Estrutura de Pesquisa Quadro 3 - Síntese das principais mudanças organizacionais ocorridas nas áreas pesquisadas na Unimed Porto Alegre...128
9 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Organograma da UNIMED de Porto Alegre... 68
10 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 Mudanças de funções segundo o pessoal do setor de Contas a Receber 79 Gráfico 2 Controle sobre as tarefas segundo pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 3 Padronização das atividades segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 4 Comunicação entre os setores segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 5 Mudanças na forma de execução das atividades segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 6 Padronização das atividades segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 7 Mudanças de funções segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 8 Controle sobre as tarefas e pessoas segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 9 Mudanças na forma de execução das atividades segundo o pessoal do setor de Compras Gráfico 10 Mudanças de funções segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 11 Mudanças na forma de execução das atividades segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 12 Diminuição de retrabalho segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 13 Controle sobre as tarefas e pessoas segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 14 Padronização das atividades segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 15 Agilidade e confiabilidade nas informações segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 16 Vantagens para os clientes externos segundo o pessoal do setor de Contas a Receber... 97
11 Gráfico 17 Agilidade e confiabilidade das informações segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 18 Agilidade e confiabilidade nas informações segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 19 Agilidade e confiabilidade das informações segundo o pessoal do setor de Compras Gráfico 20 Agilidade e confiabilidade nas informações segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 21 Novos valores e crenças segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 22 Comprometimento, cooperação e hábitos segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 23 Novos valores e crenças segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 24 Comprometimento, cooperação e hábitos segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 25 Novos valores e crenças segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 26 Comprometimento, cooperação e hábitos segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 27 Novos valores e crenças segundo o pessoal do setor de Compras Gráfico 28 Novos valores e crenças segundo o pessoal da área Contábil Gráfico 29 Resistência dos funcionários com o novo sistema segundo o pessoal do setor de Contas a Receber Gráfico 30 Resistência dos funcionários com o novo sistema segundo o pessoal do setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Gráfico 31 Resistência dos funcionários com o novo sistema segundo o pessoal do setor de Recursos Humanos Gráfico 32 Resistência dos funcionários com o novo sistema segundo o pessoal da área Contábil
12 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos Específicos JUSTIFICATIVA REFERENCIAL TEÓRICO CONCEITO DE ERP ERP Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão) Módulos ERP Módulos relacionados à Gestão Financeira Módulos relacionados à Produção Módulos relacionados à Logística Módulos relacionados à Venda e Marketing Módulos relacionados a Recursos Humanos Por que implantar o ERP? Fatores Favoráveis Fatores Desfavoráveis Fatores de Sucesso em Implantação de Sistemas Empresariais Integrados Visão Geral da Implantação de Sistemas ERP PARADIGMAS... 37
13 2.3 MUDANÇA ORGANIZACIONAL Mudança Estrutural Mudança Tecnológica Mudança Cultural Resistência às mudanças CASOS DE MUDANÇAS RELACIONADAS À IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP NO BRASIL METODOLOGIA DELINEAMENTO DA PESQUISA DEFINIÇÃO DA ÁREA E POPULAÇÃO ALVO PLANO DE COLETA DE DADOS PLANO DE ANÁLISE DE DADOS LIMITAÇÕES DO MÉTODO APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS APRESENTAÇÃO DA EMPRESA VISÃO GERAL DA IMPLANTAÇÃO DO ERP NA UNIMED PORTO ALEGRE Unimed Porto Alegre e seu antigo sistema de informações (Telnet) Unimed Porto Alegre e seu novo sistema integrado (Datasul) O Projeto de Implantação As operações em dois sistemas (antigo e novo) A migração dos dados e parametrizações Treinamento dos usuários Customizações Registro do Usuário com Senha Sistema Integrado Desenho dos Fluxogramas APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS Mudanças Estruturais Área Financeira Contas a Receber Contas a Pagar/Tesouraria/ Caixa e Bancos... 82
14 Área Administrativa Recursos Humanos Compras Área Contábil Contabilidade Fiscal e Gerencial Mudanças Tecnológicas Área Financeira Contas a Receber Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Área Administrativa Recursos Humanos Compras Área Contábil Contabilidade Fiscal e Gerencial Mudanças Culturais Área Financeira Contas a Receber Contas a Pagar/Tesouraria/Caixa e Bancos Área Administrativa Recursos Humanos Compras Área Contábil Contabilidade Fiscal e Gerencial Resistência às Mudanças Área Financeira Contas a Receber Contas a pagar/tesouraria/caixa e Bancos Área Administrativa Recursos Humanos Compras Área Contábil Contabilidade Fiscal e Gerencial ANÁLISE DOS RESULTADOS Mudanças Estruturais Quanto às partes básicas da Organização...120
15 Quanto a cargos e funções Quanto aos mecanismos de coordenação, comunicação e controle Quanto aos parâmetros de desenho Mudanças Tecnológicas Quanto à agilidade e confiabilidade das informações Quanto ao fator humano x tecnologia Mudanças Culturais Quanto à autonomia e responsabilidades Quanto a novos valores e hábitos Resistência às mudanças Síntese das principais mudanças organizacionais ocorridas áreas pesquisadas na Unimed Porto Alegre CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICE A ROTEIRO DE ENTREVISTAS APÊNDICE B QUESTIONÁRIO DE PESQUISA ANEXO A MODELO DO RELATÓRIO DE PENDÊNCIAS
16 1 INTRODUÇÃO Sistemas de Informações constituem artefatos caros que nem sempre redundam em sucesso. Seu desenvolvimento interpõe desafios técnicos e de gestão significativos que exigem capacidades especiais dos gestores da tecnologia. Seu sucesso exige que toda a empresa entenda e incorpore a tecnologia e suas possibilidades, e que as pessoas envolvidas com a tecnologia entendam e atuem em sintonia com a empresa (SOUZA e SACCOL, 2003). Esse cenário delineou as condições necessárias para o surgimento de novos paradigmas para Sistemas de Informações que tentam minimizar dificuldades sistemáticas e recorrentes observadas nos sistemas antigos. Provavelmente, o argumento mais interessante dessas novas abordagens é a possibilidade de real integração de todos os Sistemas de Informações da organização, viabilizando o modelo empresarial baseado na gestão integrada. Além disso, foram viabilizadas outras abordagens, como a atualização em tempo real das informações e o fornecimento dos sistemas na forma de pacotes que embutem as melhores práticas para atender, inclusive, à integração de negócios de corporações em nível mundial (SOUZA e SACCOL, 2003).
17 16 Até recentemente, a informação, por si só, não era considerada um recurso importante em uma organização. Hoje em dia é amplamente notório que a compreensão dos sistemas de informação é essencial para os gerentes, porque a maioria das organizações necessita de sistemas de informação para sobreviver e prosperar, afirma Laudon (2001). Visando atender esse novo cenário, é que a partir da década de 90 surge o software aplicativo ERP (Enterprise Resource Planning) Planejamento de Recursos do Empreendimento que permite as empresas: automatizar e integrar parcela substancial de seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logística (suprimentos, fabricação e vendas) e recursos humanos; compartilhar dados e uniformizar processos de negócios; produzir e utilizar informações em tempo real (COLANGELO FILHO, 2001). Segundo Souza e Saccol (2003), a adoção de um sistema ERP determina mudanças amplas na organização, que exigem investimentos e esforços significativos. Tanto empresas fornecedoras do ERP como os consultores perceberam que a implementação desses sistemas envolvia um processo de mudança cultural, de uma visão departamental da organização para uma visão baseada em processos. Esses sistemas impactam as organizações com reflexos amplos que precisam ser gerenciados. O conhecimento de seus impactos para as organizações é essencial, bem como de suas características e aspectos ligados à sua implementação. Complementando essa idéia, Laudon (2001) ressalta que a introdução de um novo sistema de informação em uma empresa envolve muito mais do que novos hardware e software. Ele inclui mudanças nos cargos, nas habilidades, no gerenciamento e na organização.
18 17 Segundo Souza e Saccol (2003), o estudo acadêmico da utilização de sistemas ERP intensificou-se, no mundo e no Brasil, apenas a partir de Até então, os inúmeros relatos existentes eram de caráter jornalístico, na imprensa especializada. Entretanto, é justo que se considere que os estudos acadêmicos têm muito a oferecer em situações como a implementação de sistemas ERP, que são um complexo fenômeno de mudança organizacional. Com intuito de analisar as mudanças ocorridas com a implantação do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e de se tornar mais uma fonte de referência sobre essas mudanças, é que este trabalho será proposto. Este estudo de caso foi feito na Unimed Porto Alegre Sociedade Cooperativa de Trabalho Médico Ltda, uma singular de várias cooperativas de trabalhos médicos existentes no país, fundada em 23 de dezembro de 1971, líder no mercado de assistência médica em Porto Alegre/RS e região metropolitana, que implantou o sistema de gestão empresarial ERP adquirido da empresa DZset Soluções e Sistemas Ltda. Este sistema de informação transformou completamente a forma de organização do trabalho e a maneira de agir dos seus funcionários, ocasionando uma série de mudanças que é o propósito de análise deste trabalho. 1.1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA Durante toda sua história, a Unimed Porto Alegre cresceu graças à qualidade de seus serviços e na preocupação de ser sinônimo de assistência médica no Brasil. Contudo, a empresa evoluiu em todos os aspectos relacionados à medicina, mas no
19 18 que tange a tecnologia da informação, esta permaneceu inalterada. O sistema de informação, antes da implantação do sistema integrado (ERP), tornou-se defasado em relação as reais necessidades da empresa. Para se ter uma idéia, um simples relatório, seja ele gerencial ou operacional, que não estivesse no menu dos chamados terminais burros era preciso fazer uma Ordem de Serviço para solicitálo. Outros problemas do sistema antigo podem ser citados, dentre os quais - falta de integração das informações, ou seja, várias áreas faziam o chamado retrabalho, que é duplicidade de digitação das informações, falta de confiabilidade e qualidade das informações. O avanço tecnológico, as pressões competitivas sofridas e a busca de redução de custos fazem com que as empresas busquem vantagens competitivas. Pensando nesses aspectos, a Unimed Porto Alegre adquiriu no ano de 2003, o sistema de informações de gestão empresarial da empresa DZset Soluções e Sistemas Ltda, chamado ERP (Enterprise Resource Planning) que busca a integração de informações de todas as áreas, visando agilidade e confiabilidade nas informações. A empresa DZset Soluções e Sistemas Ltda é uma empresa brasileira de Tecnologia da Informação que está há dez anos no mercado, com softwares de gestão empresarial. Dentre seus softwares destaca-se a família SERIOUS, que são produtos voltados ao segmento de administradores de planos de saúde, trazendo o que há de mais moderno na gestão de vidas. Como a empresa DZset não possui os módulos relacionados à parte administrativa, financeira e contábil, que será o foco deste estudo, a mesma fez uma parceria com a empresa Datasul Joinville 1 para implantação desses módulos. Com essa aquisição, a implantação do sistema ERP 1 A Datasul nasceu para transformar as melhores práticas de gestão em soluções para a gestão empresarial. No mercado desde 1978, destaca-se entre as maiores empresas de soluções colaborativas para gestão e relacionamento empresarial e é líder na aplicação dos conceitos da Teoria das Restrições - em seus produtos e serviços, que aumentam a eficiência dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).
20 19 trouxe várias mudanças organizacionais, em relação a processos, estrutura, atitudes, cultura, entre outros. Essas mudanças são inevitáveis, e como toda mudança, proporciona preocupação, tanto para gestores quanto para colaboradores, o problema da pesquisa se fundamenta na seguinte questão: Quais as principais mudanças organizacionais um sistema integrado de gestão provoca em uma organização? 1.2 OBJETIVOS Objetivo geral O objetivo geral deste trabalho será avaliar as principais mudanças organizacionais com a implantação do Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) destacando principalmente a estrutura, tecnologia e cultura, originadas por tal implantação nas áreas Administrativa, Financeira e Contábil de uma empresa de assistência médica Objetivos Específicos Identificar os fatores que ocasionaram as mudanças na organização; Descrever uma visão geral da implantação do sistema na organização;
21 Analisar as mudanças propostas no objetivo geral na empresa durante após a implantação do sistema; 20 Identificar e analisar os fatores que ocasionaram resistências às mudanças com a implantação do sistema ERP. 1.3 JUSTIFICATIVA Com as tecnologias cada vez mais presentes nas organizações, através de uma nova concepção de administração baseada em informações precisas, ágeis e confiáveis, é que este estudo busca demonstrar as mudanças organizacionais proporcionadas por um sistema integrado de gestão, mais precisamente o ERP (Enterprise Resource Planning). Devido à complexidade de uma mudança radical do sistema de informação na empresa estudada, envolvendo pessoas, tecnologia, conhecimento, atitudes, motivação entre outros, é que este estudo se torna uma grande fonte de aprendizado organizacional. Também é através deste estudo, que se terá um amplo conhecimento do que realmente ocorreu de mudanças na empresa, já que não foi feito nenhum estudo interno deste tipo. Servirá também de aprendizado e de consulta para fins acadêmicos, pois demonstrará experiências vividas na implantação de um sistema integrado e principalmente os impactos proporcionados por tal implantação. Além disso, o autor como participante da implantação do sistema pode analisar com maior precisão as mudanças ocorridas, pois atuou antes e após a implantação do sistema na organização.
22 21 Por fim servirá de referência para outras Singulares do Sistema Unimed 2, já que estudos desse nível representam mais uma forma de conhecimento e entendimento na implantação e manutenção de sistemas integrados. 2 Singulares do Sistema Unimed são cooperativas de trabalho médico espalhadas por todo o território brasileiro que possuem administração própria, sendo completamente independentes financeiramente umas das outras.
23 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 CONCEITO DE ERP ERP Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão) Devido à necessidade de as empresas atuarem de forma flexível, pressionadas pelo aumento da competitividade, surge a necessidade de um sincronismo dos processos internos, com maior integração, tanto interna como com outras empresas. Neste contexto, os sistemas ERP vêm a fornecer condições de apoio e possibilitar um maior conhecimento e monitoração do negócio. Tem como finalidade auxiliar e proporcionar recursos e procedimentos aos usuários para um gerenciamento eficiente das informações, desta maneira procura atingir um alto desempenho das atividades operacionais e estratégicas, com menor custo possível (FILION, 1999). O sistema ERP veio para substituir o MRP II (Planejamento dos Recursos de Manufatura) que atendia apenas o processo de manufatura, com objetivo de calcular e analisar de forma integradora todos os parâmetros que determinam a produção de
24 23 um determinado produto, e verificar os recursos técnicos e humanos disponíveis para o pronto atendimento da produção. O ERP, além de atender ao processo de manufatura, atende também aos demais departamentos e suas respectivas integrações. Com o uso do ERP os departamentos de produção, contabilidade, fiscal, passaram a trabalhar de forma integrada e as empresas conseguiram otimizar processos e reduzir custos (CORRÊA, GIANESI e CAON, 1999). O sistema ERP integra os dados-chave e a comunicação entre as áreas de planejamento, programação, compras, previsão e finanças das empresas entre regiões, produtos, divisões e funções. Também pode englobar vendas, marketing, recursos humanos e outras funções, sendo capaz de fornecer informações detalhadas sobre as operações da empresa (CORRÊA, GIANESI e CAON, 1999). Os sistemas ERP são desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Isso para atender a necessidade das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e serviços (CORRÊA,GIANESI e CAON, 1999). Conforme Hypólito e Pamplona (1999), o ERP automiza os processos de uma empresa com a meta de integrar as informações através da organização eliminando interfaces complexas e caras entre sistemas não projetados para conversarem. Desta forma, todos os processos de uma organização são colocados dentro de um mesmo sistema e num mesmo ambiente. Para Davenport (2002), os sistemas ERP, são, na verdade, pacotes aplicativos de computador que dão suporte à maioria das necessidades de informação de uma empresa (ou organização não-lucrativa, universidade ou agência governamental). Para o autor a denominação ERP é um reflexo da origem desse
25 sistema na área de produção trata-se de uma modificação de MRP (do inglês manufactoring resource planning planejamento de recursos de manufatura). 24 Segundo Colangelo Filho (2001), não há uma definição precisa e inquestionável do que seja um Sistema ERP, o que se pode considerar é que o mesmo é um software aplicativo que permite às empresas: a) Automatizar e integrar parcela substancial de seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logísticas (suprimentos, fabricação e vendas) e recursos humanos; b) Compartilhar dados e uniformizar processos de negócios; c) Produzir e utilizar informações em tempo real. Para Corrêa, Gianesi e Caon (1999), ERP é basicamente composto de módulos que atendem à necessidade de informação para apoio à tomada de decisão de outros setores que não apenas aqueles ligados à manufatura: distribuição física, custos, recebimento fiscal, faturamento, recursos humanos, finanças, contabilidade, entre outros, todos integrados entre si e com os módulos de manufatura, a partir de uma base de dados única e não redundante. Segundo Colangelo Filho (2001) a noção-chave do ERP é a integração. Os primeiros sistemas de informações desenvolvidos visavam única e exclusivamente atender as necessidades departamentais ou de áreas, limitando a abrangência de informações internas nas empresas. Como não havia comunicações entre as áreas, muitas atividades e processos se tornavam redundantes e inconsistentes. Para elucidar este conceito o autor cita como exemplo a visão de cliente nestes sistemas não integrados pelas áreas - a Contabilidade considera o cliente como aquele que tem um saldo aberto ao final do exercício. Para o Contas a Receber o entendimento
26 25 de cliente é aquele que tem um saldo aberto atualmente. Já para o faturamento o cliente é aquele que alguma vez fez uma compra na empresa. Vendas considera cliente qualquer entidade que tenha potencial de compra de pelo menos um produto da empresa, mesmo que nunca tenha feito uma compra. Com isso, muitas vezes os sistemas não são homogêneos, ocasionando grandes problemas com relação à coordenação das atividades e do tratamento das informações em uma empresa. Com essa problemática instalada nas organizações, é que o ERP ganha força, com a missão de integrar os sistemas entre si. A integração presume o uso comum dos dados e uma consistência de conceitos e processos de negócios. Uma das grandes melhorias que os sistemas integrados trazem para as empresas é o compartilhamento de dados e informações por todas as áreas. O cliente passa a ser visto de forma integrada pelas áreas e não mais de forma isolada. As três principais áreas de aplicação dos sistemas ERP são (Ver Tabela 1): Tabela 1 - Áreas de aplicação dos sistemas ERP Finanças e controles Operações/Logísticas Recursos humanos Contabilidade Suprimentos Recrutamento e financeira Administração de seleção de Contas a pagar materiais pessoal Contas a receber Gestão da Treinamento Tesouraria qualidade Benefícios Ativo Imobilizado Planejamento, Desenvolvimento Orçamentos controle e custos de pessoal Contabilidade da produção Medicina e gerencial Previsão de segurança do Custos vendas trabalho Análise de Entrada de Remuneração rentabilidade pedidos (salários) Faturamento Folha de Fiscal pagamentos Gestão de projetos Fonte: Colangelo Filho (2001)
27 26 Segundo Colangelo Filho (2001), a cada dia fica mais difícil definir as funcionalidades dos sistemas ERP, uma vez que os fornecedores estão continuamente expandido as funcionalidades dos mesmos, seja por meio de desenvolvimentos adicionais ou por fusão ou aquisição de fornecedores de software. A funcionalidade dos sistemas ERP também pode variar de um país para outro, podendo atingir necessidades de empresas em certos países, porém não em outros Módulos ERP A seguir algumas descrições dos módulos que integram o sistema ERP, onde o relacionamento entre os departamentos é proporcionado pela integração dos mesmos Módulos relacionados à Gestão Financeira Conforme Corrêa, Gianesi e Caon (1999), o ERP possui módulos da área de finanças que se encarregam das seguintes atividades: Contabilidade geral; custos; contas a pagar; contas a receber; faturamento; recebimento fiscal; gestão de caixa; gestão de ativos; gestão de pedidos; definição e gestão dos processos de negócio.
28 Módulos relacionados à Produção Conforme Corrêa, Gianesi e Caon (1999), na área de produção possui módulos que se encarregam das seguintes atividades: Apoio à gestão de produção em processos; apoio à produção repetitiva; gerenciamento de projetos; listas de materiais; engenharia; programação; planejamento de materiais; compras; controle de fabricação, controle de estoques Módulos relacionados à Logística Os módulos relacionados à logística podem ser divididos de acordo com as seguintes atividades: gerenciamento de transporte; gerenciamento de distribuição (CORRÊA, GIANESI e CAON, 1999) Módulos relacionados à Venda e Marketing De acordo com Corrêa, Gianesi e Caon (1999), a área de vendas e marketing pode incluir módulos de acordo com suas atividades: previsões de vendas; análise de vendas.
29 Módulos relacionados a Recursos Humanos Os módulos relacionados a recursos humanos são compostos por: pessoal e folha de pagamento. A implementação destes módulos tem caráter estratégico e provocam impactos sobre o modelo de gestão, a arquitetura organizacional e os processos de negócio. Na maioria das empresas, não é total a implantação de todos os módulos do ERP que necessitariam, pois a maioria das soluções ERP (softwares estrangeiros) sofre por particularidades legais do país que a importa, ocasionando as empresas adotarem alguns módulos que adquiriram e manter outros sistemas em uso. O custo desta alternativa é a necessidade de gerenciar a interface desses dois sistemas (CORRÊA, GIANESI e CAON, 1999) Por que implantar o ERP? Colangelo Filho (2001) ressalta que como tantos outros produtos da tecnologia, os sistemas ERP podem despertar paixões como podem ser odiados por muitos. Para um melhor entendimento do porquê desses sentimentos extremos que a implantação de um ERP pode ocasionar, é que a seguir serão relatados alguns fatores favoráveis e outros desfavoráveis ao uso dos sistemas ERP.
30 Fatores Favoráveis Segundo Colangelo Filho (2001) existem três classes de motivos que podem levar uma organização a implantar um sistema ERP: negócios, legislação e tecnologia. Motivos de negócios: estão associados à melhoria de lucratividade ou do fortalecimento da posição competitiva da empresa. Motivos de legislação: estão ligados a exigências legais que a empresa deve cumprir e que não são atendidas pelos sistemas pelos sistemas atuais. Motivos de tecnologia: estão relacionados a mudanças necessárias em função de obsolescência econômica das tecnologias em uso ou a exigências de parceiros de negócios. Alguns motivos estratégicos invocados freqüentemente são os seguintes: a) O interesse em diferenciar-se da concorrência, por meio de adoção de melhores práticas de negócios; b) A busca por maior competitividade no plano global, fazendo com que as empresas uniformizem seus processos também no plano global. c) A preparação para o crescimento, neste caso quando a empresas ampliam suas operações, entendendo que seus sistemas atuais não darão suporte necessário. d) Flexibilidade a capacidade de mudar processos de negócio e estrutura operacional exige sistemas de informação que cubram um amplo espectro funcional. Os sistemas ERP atendem a essas exigências por concepção.