Blog da ACERVO Organização e Guarda de Documentos: Setembro 2017
VALIDADE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS FOI TEMA DE PALESTRA PARA SECRETÁRIAS
Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?
O e-mail serve como prova legal?
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF?
No futuro, como acessarei minha informação eletrônica?
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?
A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .
O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.
A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.
A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.
Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.
Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.
O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses.
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel.
· Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;
· Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento;
· Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.
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