IP Office: A solução de comunicações All-in-one para a pequena e média empresa - PDF
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Nathalie Corte-Real de Escobar
1 Telefonia IP Centros de contacto Mobilidade Serviços DESCRIÇÃO GERAL IP Office da Avaya IP Office: A solução de comunicações All-in-one para a pequena e média empresa Ofereça o melhor apoio ao cliente... Controle os custos... Realize o seu negócio com a máxima eficácia
2 Mais de 1 milhão de negócios confiam nas soluções da Avaya Avaya ajuda-o a alcançar as suas metas Todos os negócios pequenos e médios precisam de formas trabalham. Como em todos os negócios, o principal objectivo consiste em manter os clientes, encontrar novos clientes e crescer ao seu próprio ritmo. A Avaya compreende esta situação. Com mais de cem anos de experiência como líder em comunicações, sabemos que a solução adequada para o seu negócio é a que lhe permite aumentar a rentabilidade, melhorar a produtividade e obter vantagens competitivas. Adquira as comunicações das grandes empresas a preços adequados para a pequen a empresa Mais de um milhão de negócios confiam nas soluções da Avaya, como por exemplo, o IP Office da Avaya. Este reconhecido sistema de comunicações empresariais permite às empresas em desenvolvimento contar com uma solução All-in-one de telefonia, serviço de mensagens, operações em rede, conferências telefónicas, administração de clientes e muitas mais funções. Os negócios em desenvolvimento sabem que podem confiar na Avaya para obter os recursos das grandes empresas a baixo custo. A Avaya conta com um departamento centrado nas necessidades dos negócios pequenos e médios. Realizamos uma investigação exaustiva nas novas tecnologias e padrões. Para além disso, contribuímos para que os negócios como o seu adquiram as nossas soluções, oferecendo várias opções de financiamento. Veja o que a Avaya pode fazer por si Qualquer negócio, incluindo o seu, precisa de um sistema de comunicações. Para encontrar o adequado, comece com a Avaya. Com soluções como o IP Office, estamos a revolucionar o modo de comunicação dos negócios médios e pequenos. Chegou o momento de ver o que uma solução da Avaya pode ajuda-lo ter êxito no seu negócio. IP Office: Três pontos-chave que deve conhecer O que é? Uma solução para as comunicações de voz e dados, serviço de mensagens e gestão de clientes. Utiliza a tecnologia IP para oferecer maior funcionalidade a menor custo. Obtenha todas as capacidades numa só e pague conforme o seu negócio vá crescendo. Como o posso utilizar no meu negócio? Para estar em contacto com os colegas e clientes, simplificar o acesso à informação, manter em contacto os trabalhadores remotos, entre outros, e para poupar dinheiro graças às conferências telefónicas, operações em rede, administração no tempo de chamadas, voz sobre IP e muito mais. Quais são as minhas opções? O seu negócio está estabelecido num único lugar? Tem sucursais? É uma sucursal de uma organização mais grande? Trata-se de um escritório em casa? Com o IP Office pode escolher entre uma variedade de modelos e aumentar a capacidade, as aplicações e os telefones conforme os vá necessitando. Deste modo, tenha 2 empregados, 200 ou mais, o IP Office é a escolha correcta.
3 O IP Office da Avaya coloca as comunicações no coração do seu negócio Obtenha resultados Com o IP Office obtenha uma solução desenhada para oferecer mais eficácia e produtividade ao mesmo tempo que poupa dinheiro. Milhares de empresas, como a sua, tiram proveito, hoje em dia, do IP Office. Na página 7, encontrará alguns exemplos, consulte também Reduza os seus gastos mensais O IP Office ajuda-o a diminuir o custo das comunicações graças a capacidades como conferência telefónica, telefonemas através de um serviço da Internet administrado (voz sobre IP) e os benefícios All-in-one de um sistema de comunicações convergente. Esteja acessível mesmo fora do escritório O IP Office mantém todo o pessoal em contacto, visto que conta com opções fáceis e flexíveis para a transferência de chamadas e mensagens e uma função de localização através de um número. Tenha a liberdade para ir até onde deseja sem perder as suas importantes chamadas de negócios. Ofereça um melhor serviço, venda mais O IP Office pode proporcionar um centro de vendas e um apoio ao cliente desenhado para cobrir as suas necessidades dentro do seu orçamento, com todas as capacidades de encaminhamento e elaboração de relatórios de que precisa. Ofereça um serviço pessoal que fomente as vendas e a lealdade dos seus clientes. Esteja sempre em contacto Fale com um sócio comercial da Avaya. Fale sobre a área que deseja que as comunicações agreguem valor ao seu negócio. Conheça as várias opções de serviço e suporte disponíveis. Verifique porque é que milhares de negócios em desenvolvimento confiam na inovadora solução do IP Office da Avaya. A opção correcta para si... e para o seu negócio Cabe a si escolher o modo de se comunicar e como o fazer deve estar de acordo com as necessidades do seu negócio. As necessidades não são as mesmas se os empregados trabalharem no escritório, em casa ou fora do escritório. É por esta razão que o IP Office lhe oferece uma grande variedade de ferramentas e aplicações de comunicação desenhadas para impulsionar a sua produtividade. Escolhe um telefone com funções básicas ou com todas as funções. Ligue os nossos telefones IP directamente à rede local do seu escritório, também os pode utilizar em casa e desfrutar de todas as funcionalidades que possui no escritório. O software Phone Manager da Avaya pode converter o ecrã do seu computador num telefone. Para além disso, as nossas soluções sem fio permitem deslocar-se facilmente pelo escritório. Com todas as capacidades do IP Office, a nossa meta consiste em tornar a sua comunicação mais simples e rentável. Permita que um dos sócios comerciais da Avaya lhe apresente as ferramentas e as aplicações que respondem às suas necessidades.
4 Trabalhe desde qualquer lugar Meça o apoio ao cliente Controle as comunicaçõe Melhore a satisfação dos clientes O que pretende que a IP Office da Avaya faça por si? Tenha um aspecto mais profissional Realize conferências Integre aplicações Conecte todas as sucursais Mantenha uma administraç ão simples Preocupa-lhe que tenha de precisar de mais recursos para administrar um sistema tão poderoso como o IP Office? Não é preciso preocuparse. O IP Office inclui um conjunto completo de ferramentas controladas através de menus para manter sempre uma administração simples. Afinando o rendimento Quantos telefonemas recebe numa hora ou num dia? Quais são as horas em que recebe mais telefonemas? Normalmente, quantos telefonemas se traduzem numa venda? As capacidades de elaboração de relatórios do IP Office da Avaya podem ajudá-lo a medir e a administrar a disponibilidade e resposta aos clientes. Administração diaria Assim que o sistema estiver activado e em funcionamento, desfrutará dos benefícios que oferecem as ferramentas de administração controladas através de menus que simplificam tarefas diárias, tais como a actualização de directórios e a mudança de local das extensões telefónicas. Para começar A sua rede de comunicações está preparada para o IP Office? Garantir-nos-emos de que assim seja. A Avaya elaborou uma série de ferramentas de avaliação e configuração automatizadas para garantir que ao instalar o seu sistema, esteja preparado para satisfazer as suas necessidades desde o primeiro dia.
5 Perguntas... Preciso de conhecer esta tecnologia? C om q ue r apidez é instalada? Com que rapidez a posso utilizar? Preciso de investir muito? A tecnologia IP é fiável?...a Avaya tem as respostas O meu sistema telefónico actual oferece ao meu negócio o que precisa? Se estiver baseado na tecnologia anterior, talvez não. Não há dúvidas de que a concorrência estará a prestar serviços mais rápidos e de um modo mais profissional com o software de comunicações mais recente. O IP Office oferece funções que lhe permitem responder ou superar a concorrência. Preciso de conhecer a tecnologia para a instalar? Não. O IP Office está desenhado especificamente para lhe oferecer uma maior funcionalidade sem exigir muito aos seus recursos. Confie num sócio comercial certificado pela Avaya para lhe oferecer o suporte de que precisa, antes, durante e depois da aquisição do produto. Encarregar-nos-emos de que não se preocupe. Preciso de investir muito? De modo algum. Tem várias opções em função do seu orçamento. Os planos de financiamento e aluguer não só o tornam acessível, como também o ajudam a reduzir os gastos mensais de forma imediata. Só tem de comprar ou o alugar o que precisa quando precisa. A tecnologia IP é tão recente que não é fiável? Com mais de sistemas instalados em todo o mundo (a Avaya é o número um em envios de telefonia IP*), o IP Office da Avaya conta com os antecedentes necessários para que negócios como o seu confiem em nós. Para além de receber o reconhecimento de Produto do Ano atribuído pela revista Internet Telephony e a designação de O melhor nos testes outorgado pelo Miercom em 2004, clientes como você estão a poupar e a aumentar a sua produtividade. Muitos deles estão a administrar, por si próprios, o sistema utilizando as ferramentas controladas por menus. Tenho sistemas de versões anteriores, mas vou abrir outro escritório. Devo ter em conta esta nova tecnologia? Não só seria uma forma de experimentar as múltiplas funções das últimas aplicações de comunicação, com também poderíamos trabalhar em rede com o equipamento que possui e implementar um plano de migração gradual para as outras localizações. Com que rapidez é instalado e pode ser utilizado? Só basta dizer quando e um sócio comercial da Avaya criará uma solução de acordo com as suas necessidades e orçamento. *Fonte: Synergy Research Group.
6 Calcule a poupança que o IP Office pode representar para o seu negócio O IP Office ajuda-o a economizar e a crescer, devolvendo-lhe o dinheiro investido e permitindo-lhe retribuir recursos a outras prioridades do negócio. Diminuição de gastos em chamadas de longa distã ncia O encaminhamento das chamadas telefónicas nas linhas IP (voz sobre IP) está a ganhar popularidade. Especialmente no caso das chamadas internacionais, o VoIP representa uma poupança significativa. Se a sua empresa já estiver a estabelecer ligação entre múltiplos escritórios através de linhas de alta velocidade, as capacidades do VoIP no IP Office tornam possível o encaminhamento das chamadas de voz na infraestrutura existente, o que se converte noutro modo de diminuir custos e aproveitar o investimento. Não interessa o modo como o pretende fazer, as capacidades VoIP do IP Office são um modo de devolver o dinheiro à sua carteira. Eliminação das taxas de conferências telefónicas Para comunicar com os seus sócios, fornecedores e empregados noutros lugares, as chamadas em conferência permitem às pessoas trabalhar juntas e reduzir os custos de deslocação. Muitas empresas confiam nos serviços de teleconferências de terceiros e têm de pagar para desfrutar deste benefício. O que é particularmente correcto e para além disso incómodo quando não é possível efectuar uma chamada programada e continua a pagar a taxa. É fácil calcular qual será a poupança Averigúe quanto o IP Office pode poupar à sua empresa com a ferramenta Quick Calc do IP Office. Visite avaya.com/ipofficeroi Esta calculadora fácil de usar, só tem de preencher os espaços em branco, permitelhe introduzir os números do seu negócio e ver, no mesmo instante, quanto pode poupar com o IP Office. Pois bem, existe uma alternativa que lhe permite economizar. Com o IP Office da Avaya, a sua organização pode ter a sua própria ponte de ligação privada para realizar conferências telefónicas seguras e eliminar as taxas dos outros fornecedores. Suporte a múltiplos escritórios ou a trabalhadores remotos Quando os empregados não podem chegar a tempo ao escritório (devido à chuva, problemas médicos ou por outros motivos), mas que podem ser produtivos desde casa, o seu negócio pode beneficiar-se. O IP Office Phone Manager permite-lhe converter qualquer PC em telefone, sendo mais fácil e produtivo trabalhar em qualquer lugar. Para além disso, a capacidade de colocar em rede os sistemas telefónicos e partilhar sistemas de serviços de mensagens entre escritórios reduz o investimento inicial e conduz à produtividade a longo prazo. Tenha em conta que... O IP Office oferece uma grande variedade de recursos. Só você pode atribuir o preço ao valor que muitos destes recursos terão para o seu negócio. Por exemplo: Encaminhar as chamadas automaticamente para um telemóvel ou para outra extensão, para comunicar os clientes importantes com a pessoa adequada em tempo real. Ter a capacidade de trabalhar como negócio que funciona as 24 horas do dia, os 7 dias da semana, sem contar com o pessoal a trabalhar nesse horário completo. Utilizar as comunicações para identificar rapidamente quando os seus principais clientes telefonam.
7 Como beneficia o IP Office os negócios de hoje em dia Mais espaço para as vendas Depois de ter optado pelo IP Office, um fornecedor líder de equipamento para estabelecimentos de refeições recebe 50% mais de chamadas por dia, sem pessoal extra e sem sacrificar o serviço personalizado, pois sabe que é a chave das vendas. O melhor do seu género Graças à confiança no IP Office uma escola pública estabeleceu a ligação entre 50 edifícios, poupando milhares de dólares em chamadas entre escritórios, para além de simplificar as suas comunicações. Diminuição de gastos globais Uma empresa consultora estratégica está a poupar até dólares anuais ao usar o IP Office para realizar teleconferências e chamadas a partir da rede IP. Mais informações Informe-se de como empresas similares à sua estão a utilizar o IP Office, visitando avaya.com/smb Uma vista de olhos pelo IP Office da Avaya O modelo adecuado para o seu negócio Preparado para crescer Gestão de chamadas e serviço de mensagens Comunicação com os clientes Trabalhe onde quiser Uma solução completa para conferências telefónicas Comunicações convergentes seguras Uma administração simples Existem vários modelos, escolhe o IP Office específico para satisfazer as suas necessidades. Capacidades: extensões; até 192 linhas; linhas 96/120 T1/E1. Forneça suporte durante 24 horas às pessoas que lhe telefonam e aos seus clientes sem a necessidade de pessoal. O IP Office possui uma variedade de recursos de serviços de mensagens, operadora automática e resposta de voz interactiva (IVR). Integre o serviço de mensagens e a gestão avançada das chamadas às suas operações de apoio a clientes. Controle o correio de voz e o correio electrónico numa única caixa de correio. Estabeleça um centro de apoio ao cliente formal ou informal com o sistema de gestão de chamadas. Administre a qualidade das interacções com os seus clientes. Ofereça aos seus empregados todos os recursos de comunicação com os que conta no escritório quer trabalhem em casa, num hotel ou num escritório remoto. Não continue a pagar os fornecedores externos de serviços de conferências telefónicas. Estabeleça e use facilmente conferências telefónicas de áudio e baseadas na Web. Utilize o IP Office como um router seguro com firewall/vpn incluídos. Encaminhe chamadas de voz num serviço de Internet administrado (VoIP) e poupe dinheiro. As ferramentas controladas por menus baseados em Windows reduzem o tempo e as despesas administrativas.
8 Traducido para el mercado portugués por: Noanet Distribuciones, S.L. Avda. de Pirineos, 7 Edif-B San Sebastián de los Reyes Madrid SPAIN Tel: ( ) Web: Acerca da Avaya A Avaya dota as empresas da capacidade de conseguir resultados excelentes ao desenhar, criar e gerir a sua rede de comunicação. Mais de um milhão de empresas de todo o mundo, entre as quais estão incluídas mais de 90% das pertencentes ao grupo FORTUNE 500, confiam nas soluções e nos serviços da Avaya para aumentar o seu valor, melhorar a produtividade e adquirir uma vantagem competitiva. A Avaya, cujos serviços estão orientados para empresas tanto de grande como de pequeno tamanho, é um dos fornecedores mais importante do mundo de sistemas seguros e fiáveis de telefonia do IP, de aplicações do software de comunicações e de serviços de ciclo comercial completo. Ao impulsionar a convergência das redes de comunicações de voz e dados com aplicações comerciais (e destaca-se, para além disso, por uma ampla gama de serviços a nível mundial), a Avaya ajuda os clientes a aproveitar as suas redes actuais e as redes novas para extrair o seu potencial de valor e aumentar o rendimento daempresa Avaya Inc. Todos os direitos reservados. A Avaya e o logótipo da Avaya são marcas registadas da Avaya Inc. e podem estar registadas em determinadas jurisdições. Todas as marcas registadas identificadas com os símbolos, SM e TM são marcas registadas, marcas de serviço ou marcas comerciais, respectivamente. Todas as restantes marcas registadas são propriedade dos seus respectivos proprietários. FORTUNE 500 é uma marca registada de Time, Inc. Impresso nos EUA. 09/05 BP SP