Sistema de Gestão barato: como compreender o custo x benefício desta aquisição – Rizer
Sistema de Gestão barato: como compreender o custo x benefício desta aquisição
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Na era dos SaaS a popularização dos sistemas de gestão é uma das vantagens do século XXI a ser comemorada. De Softwares robustos à soluções em nuvem, o mercado está repleto de opções tecnológicas que podem (ou não) caber no seu bolso. Mas, e aí, você sabe como compreender a relação custo benefício deste leque de opções?
Sistema de Gestão barato, será que existe?
A pergunta que não quer calar também é uma das perguntas mais feitas ao Google, ao que tange sistemas de gestão. Fatores como a evolução da Tecnologia, a desvalorização cambial e algumas práticas de preço assustadoras, são alguns dos agravantes para esta demanda Googleana.
A boa notícia neste caso, senhores, é que: sim! Atualmente existem diversas plataformas online como a nossa da Rizer, que te permitem criar o seu próprio sistema de gestão integrado (no nosso caso, com planos a partir de R$79,90).
Fizemos esta leve propaganda acima para embasar o argumento que segue: um dos principais motivos para o barateamento de sistemas de gestão tange ao aspecto de desenvolvimento do mesmo. Ou seja, quanto menos você tiver para investir neste tipo de tecnologia, neste momento, mais prático e hand's on (mão na massa) você deve ser.
Esteja você pensando em desenvolver o seu próprio sistema, ou então adquirir uma licença de um sistema pronto, é importante que saiba que: assim como em um restaurante de comida por kilo, que quanto mais itens adicionamos ao prato, mais caro ficará o almoço, assim também vale para a composição do preço no orçamento do sistema de gestão pretendido pela sua empresa.
Mas, como nem só de "Oh, vida. Oh, céus" viverá o empreendedor, deixamos abaixo um guia simples que te ajudará a entender como sua empresa pode ter um sistema de gestão enxuto e que atenderá a sua demanda de forma adequada, sem que para isso o seu bolso precise sofrer em cólicas 😉.
Como economizar na hora de desenvolver um sistema de gestão?
Em primeiro lugar precisamos firmar uma linha de raciocínio impreterível: reduzir gastos requer planejamento, organização e adequação a métodos eficazes de operação. Ou seja, não adianta criar um sistema de gestão barato se isso refletir em um acúmulo de tarefas para os auxiliares, assistentes, analistas e estagiários da sua organização.
Para que o todo seja possível, considere seguir os seguintes passos:
Compreenda todos os fluxos operacionais da sua empresa
Sim, tim-tim por tim-tim. Reúna aos departamentos individualmente a fim de documentar todas as rotinas de trabalho inerentes, apontando os atuais métodos de execução, tempo despendido para cada ação, responsáveis, e meios de armazenamentos, controle e relatórios atual.
Como se em uma ressonância magnética, esta é a hora de compreender a raiz das dores cervicais.
O ideal é que esta reunião frutifique mapas mentais, fluxogramas e documentos de texto que registrem todos os processos e procedimentos de cada departamento – assim como acerca das respectivas interligações à fluxos de outras áreas.
Compreenda quais processos podem ser automatizados
Mapeamento feito, é hora de pesquisar quais dos processos atuais podem ser automatizados, ou seja, atrelados a um sistema de gestão para assim economizar tempo de execução e gastos com horas extras, por exemplo.
Para tanto, agende uma consultoria gratuita com nossos especialistas, ou com o time desenvolvimento das empresas de sistemas de gestão já pesquisadas. Compreender o como a tecnologia pode otimizar o seu negócio é uma pergunta que todo gestor deve se fazer, sempre.
Calcule qual o custo operacional atual dos procedimentos que podem ser automatizados
Viés tecnológico compreendido, é hora de calcular o custo atual dos processos da sua empresa. Para tanto, reúna-se com o controler da instituição (que pode ser você mesmo, sabemos) para colocar na ponta do lápis o valor total de investimento para cada procedimento elencado como "passível de automação".
A compreensão do custo deve ser completa, ou seja, compreendendo o investimento em salário dos colaboradores envolvidos x o tempo despendido para a operação, além de custos diretos e indiretos inerentes e demais investimentos extras necessários.
Ao compreender quanto custa uma execução de cada processo, multiplique este total pela média mensal de execuções e, na sequência, multiplique o total mensal total por 12, para compreender o custo anual.
Orçamento e desenvolvimento/aquisição de licença do sistema de gestão pretendido
Sugerimos que você tenha em mente três opções se orçamento, sendo estas:
Orçar o desenvolvimento de um sistema personalizado
Orçar a aquisição de um sistema pronto e que compreenda as suas necessidades de automação
Orçar plataformas online que te permitam criar o seu próprio sistema de gestão
Tenha o cuidado de solicitar a precificação detalhada. Solicite ao agente comercial que indique o investimento total por procedimento atendido, assim como peça para que o mesmo aponte questões como tempo de execução, capacidade de execução diária – assim você poderá avaliar a relação custo e benefício, de forma comparativa à sua operação atual.
Análise a relação entre custo e benefício
Aqui entramos em um ponto muito importante e, vez ou outra, ignorado pela empresa no que diz respeito à: precisamos mesmo de tudo o que o sistema oferece?
A questão acima deve ser feita quando do caso da opção por sistemas de gestão prontos. Não é incomum ver empresas que pagam mensalidades em dólares para utilizar apenas ⅓ das funções do sistema adquirido.
Feito isso, avalie friamente as vantagens de ter um sistema de gestão, assim como a real economia que tal investimento surtirá para o seu negócio.
Pode ser que, em um primeiro instante, você opte por automatizar as principais rotinas departamentais, sob um plano de expansão para os meses seguintes – é uma opção. Assim como pode ser que você deixe a Rizer te mostrar que você mesmo pode criar o seu próprio sistema de gestão – com 7 dias grátis para testar.
Esperamos ter contribuído com o seu momento de avaliação de oportunidades em termos de aquisição de sistema de gestão. Como sempre dizemos, ter um sistema de gestão barato é questão de estratégia (: