Sete dicas para manter as contas em dia – Sicomércio Limeira
Controlar o fluxo de caixa e planejar as finanças estão entre as principais orientações
A inadimplência é um dos fatores que levam grande parte das empresas ao encerramento das suas atividades. De acordo com a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), a dificuldade em pagar as contas se dá principalmente quando não há planejamento prévio, boa gestão, dificuldades de se conseguir crédito para capital de giro e comportamento empreendedor, lacunas que podem ser agravadas em momentos de crise econômica.
A Federação ressalta que, conforme apurado pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado de São Paulo (SebraeSP), para 21% das empresas que fecham as portas com até cinco anos no mercado, o principal motivo é a falta de capital de giro.
Confira as dicas da Entidade e do professor de Finanças do Curso de Administração e coordenador do Laboratório de Finanças da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM), Oswaldo Pelaes Filho, para evitar que sua empresa fique no vermelho e corra esse risco.
1 – Controle de fluxo de caixa e estoque
O controle do fluxo de caixa da empresa deve ser diário. De acordo com Pelaes Filho, trata-se de uma prática importante, que possibilita que os empresários determinem se existem recursos financeiros suficientes para pagar seus gastos fixos e variáveis.
"É interessante que a empresa tenha um software de gestão empresarial, no entanto, uma planilha em Excel bem estruturada pode atender", afirma o especialista.
Segundo a FecomercioSP, esse controle é crucial também no que diz respeito aos estoques. Diante de um cenário de redução da demanda provocada pela crise econômica, manter um estoque elevado causa prejuízos. Por isso, é necessário ajustá-lo conforme a demanda.
Com base nesse controle, deve-se traçar projeções para o planejamento financeiro. Pelaes Filho diz que isso é o que garantirá o pagamento das contas e dará suporte para o crescimento sustentável do negócio.
"Ao fazer o planejamento financeiro o gestor terá uma noção do custo da operação e poderá determinar o volume mínimo de vendas necessário para manter o caixa positivo", comenta.
Além do financeiro, é preciso ainda o planejamento focado na estratégia de mercado. De acordo com a FecomercioSP, ele precisa ser incorporado sistematicamente nos processos da empresa, com o objetivo de facilitar a visão do empreendedor sobre o negócio, inclusive no que diz respeito à rentabilidade.
3 – Evite endividamentos desnecessários
Se o gestor atender adequadamente aos itens 1 e 2, provavelmente não contrairá dívidas adicionais para cumprir com suas obrigações. A Federação indica que, antes de buscar por crédito é importante calcular a real necessidade de contraí-lo.
O ideal é que o empresário ajuste as contas de forma a trabalhar com capital de giro próprio ou com a ajuda de fornecedores, negociando prazos de pagamento. Deve-se evitar usar recursos próprios para pagar uma conta da empresa.
Se for escolhida a contratação de uma linha de crédito, a orientação da FecomercioSP é que haja pesquisa sobre os custos envolvidos, prazo para pagamento e garantias exigidas. Para fazer a opção, manter relacionamento bancário com mais de uma instituição será importante para eventuais negociações.
4- Organize as contas da empresa
A organização dos pagamentos da empresa é tarefa simples, mas que muitos empreendedores acabam não fazendo, principalmente por estarem envolvidos diretamente com as vendas e outros processos do negócio. A dica da Federação é manter a disciplina para que a empresa primeiramente receba os recursos e depois pague as dívidas e não fique no vermelho. A organização funciona bem se for feita por ordem de data de vencimento.
O pagamento em dia das contas evita a incidência de multas e juros por atraso, o que reduzirá ainda mais os recursos da empresa. "Em caso da impossibilidade de pagamento, o gestor deverá negociar com os credores um prazo maior para o pagamento, adequando os pagamentos às entradas futuras de caixa", sugere Pelaes Filho.
O especialista em administração frisa que sempre que possível o empreendedor deve antecipar os seus pagamentos, principalmente os que ofereçam descontos financeiros. "Isso reduz o custo financeiro das operações."
5 – Calcule a viabilidade de projetos futuros
Outra dica de Pelaes Filho é que os gestores realizem sempre um estudo de viabilidade econômico-financeira de seus projetos, para evitar que haja mais dívidas do que recursos.
Ele ressalta que só devem ser realizados projetos que tragam benefícios para a empresa. "Isso se aplica tanto para grandes investimentos, quanto para os menores."
6 – Reduza custos
A realização do planejamento financeiro, elencando as despesas fixas e variáveis, é uma forma de saber com o que a empresa está gastando. Como comentado anteriormente, o acompanhamento realizado de forma criteriosa, em uma planilha simples, proporcionará uma visão geral do negócio e se o mesmo é rentável ou não. A FecomercioSP aponta que essas informações sejam utilizadas para verificar se haverá eventuais despesas desnecessárias e também para reduzir alguns custos. Assim, os valores poderão ser utilizados para investimentos.
7 – Em caso de emergências, selecione os pagamentos
Se a empresa estiver em situação financeira crítica, poderá atrasar o pagamento de uma conta. A Federação frisa, no entanto, que essa opção só deve ser feita se houver o cuidado de efetuar o pagamento o mais rápido possível, para não perder crédito no mercado ou ter a negativação do cadastro da empresa. Para tanto, a empresa deve priorizar as contas cuja taxa de juros é mais elevada e que precisam ser pagas para que a atividade da empresa continue sendo executada.