Empreendedorismo: erros na gestão de notas fiscais podem gerar multas
Retrabalho, perda de tempo e dinheiro são algumas complicações que as empresas encontram na hora de fazer a gestão de suas notas fiscais. Porém, além de todos os desafios que envolvem administrar documentos fiscais, uma vez que a legislação brasileira é excessivamente complexa, erros na gestão de NFs também podem acarretar em multas altas.
Em alguns casos, a multa é superior a R$1.000 por documento.
Por esse motivo, embora o controle sobre esses documentos gere dificuldades para os empreendedores, é necessário ter bastante cuidado para não causar problemas junto aos órgãos fiscalizadores e assim, consequentemente, trazer prejuízos para o seu negócio.
À vista disso, para ajudar você a manter uma gestão eficiente de suas notas fiscais, listamos os principais erros que devem ser evitados ao administrar esses documentos importantes.
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5 principais erros na gestão de notas fiscais
Confira a seguir, os 5 principais erros na gestão de notas fiscais que devem ser evitados para que, dessa forma, não haja cobranças de multas que possam impactar o caixa da sua empresa.
1 - Não averiguar a veracidade das notas fiscais
Não verificar a veracidade das notas fiscais é um erro que muitas empresas frequentemente cometem e, por conta disso, podem sofrer duras penalidades.
A recomendação é conferir a autenticidade das NFs através do portal da Receita Federal. Para isso, é necessário ter em mãos a chave de acesso que se encontra no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
2 - Não saber os prazos de conservação
Por lei, é exigido que os documentos fiscais sejam conservador por cinco anos, e a Receita Federal pode solicitar essas NFs durante todo o prazo estabelecido. Caso o fiscal solicite uma ou mais notas e o empresário não apresentá-las, como resultado, tomará uma multa na hora.
Esta que, dependendo, ultrapassa R$1.000 - por documento -, além de ocasionar a anulação de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%. Mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.
3 - Não criar cópias de segurança das NFs
Outro erro bastante frequente na gestão de notas fiscais é não criar cópias de segurança. Então, procure fazer - preferencialmente - o backup de seus documentos fiscais e, se você ainda possui NFs em papel, o mais indicado é digitalizá-las e então salvar cópias virtuais.
O mais adequado é salvar em diferentes dispositivos de armazenamento, para não correr o risco de acontecer um imprevisto, e acabar perdendo-os.
4 - Confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), ao contrário da Nota Fiscal, não possui validade jurídica. Visto que é somente uma versão resumida da NFe. Sendo assim, é de extrema importância não confundir o DANFE com a Nota Fiscal Eletrônica.
5 - Não ter um esquema de organização
Fazer uma boa gestão requer organização. Isso porque ordenar esses documentos facilita o acesso a eles quando for necessário. Então, ter um esquema organizacional é fundamental.
Leia também: É possível fazer emissão de nota fiscal em nome de terceiros?
Automatizar o controle de notas fiscais é possível?
Automatizar a gestão de notas fiscais tem se mostrado uma excelente alternativa para as empresas, não somente em questão de organização, mas também de tempo e dinheiro. Pois, é uma solução tecnológica que impede, por exemplo, o trabalho de emitir outro documento.
Optar pela automatização do controle de NFs evita dores de cabeça como possíveis erros e dados incorretos do preenchimento manual, assim como dinamiza o envio para os clientes.
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