Existem 2 tipos de eventos periódicos de folha:
1º) mensal (AAAA-MM)
2º) de 13º salário (período de apuração anual – AAAA).
Ambas folhas são informadas por meio do evento S-1200 respectivo no mês de dezembro. No mês de dezembro são geradas 2 folhas pelo eSocial: dezembro e 13º salário, ambas recepcionadas pela DCTFWeb, sendo que o contribuinte deve transmiti-las de forma independente.
A apuração da CP e do IRRF incidentes sobre o 13º salário é feita apenas na folha de 13º (anual). Nesse caso, o empregador deve gerar a folha do 13º levando em consideração o adiantamento efetuado até o mês de novembro, e transmitir à DCTFWeb para geração da guia de recolhimento da contribuição previdenciária.
Já o FGTS tem tratamento diferente. Apesar de não existir uma competência "13" para o recolhimento do FGTS, as informações constantes na folha de 13º salário são incluídas na guia da competência "dezembro", juntamente com os valores da remuneração do próprio mês. Mas ressalte-se que isso só irá ocorrer após a substituição da GFIP pelo FGTS Digital. Até lá, a geração da guia de recolhimento do FGTS continua a ser gerada com base nas informações da GFIP.
O FGTS, ao contrário da CP e do IRRF, incide sobre a parcela do adiantamento do 13º salário no mês em que for paga. Por exemplo, um adiantamento feito em novembro tem incidência de FGTS, mas não de CP ou IRRF. Assim, o FGTS incidente sobre a folha do 13º salário é calculado apenas sobre a diferença entre o valor do 13º e a 1ª parcela (no exemplo, o adiantamento feito em novembro).
Caso haja ajustes de 13º salário decorrentes do recebimento de remuneração variável (comissões sobre vendas, por exemplo), o complemento deve ser pago até o dia 10 de janeiro e informado na folha mensal da respectiva competência (dezembro ou janeiro), em rubrica específica (natureza de rubrica 5005 –13º salário complementar) previamente cadastrada no evento S-1010 com as incidências de 13º para Contribuição Previdenciária, FGTS e IRRF.
Os declarantes que, por liberalidade ou convenção ou acordo coletivo, realizam o pagamento do 13º salário de forma integral, antes do mês de dezembro devem observar:
1º) De acordo com a legislação vigente, o valor do 13º salário deve ser calculado com base no salário devido em dezembro e ser pago em 2 parcelas: a 1ª entre os meses de fevereiro a novembro e a 2ª em dezembro, até o dia 20.
2º) O desconto da contribuição previdenciária deve ocorrer no pagamento da 2ª parcela do 13º salário e o seu recolhimento deve ser feito na competência anual, cujo vencimento é o dia 20 de dezembro.
Na verdade, o que ocorre não é o pagamento integral e sim um adiantamento superior ao valor devido e, assim, deve ser declarado na folha do mês em que esse pagamento ocorre. O declarante que antecipar o pagamento integral do 13º salário até o mês de novembro deve pagar o correspondente ao líquido devido, ou seja, valor obtido após a dedução da contribuição previdenciária e, quando for o caso, da retenção do imposto de renda.
Dessa forma, na folha do 13º salário, em dezembro, ao descontar o valor adiantado em mês anterior, o valor líquido restaria zerado. Mas ressalte-se que esse pagamento anterior a dezembro deve ocorrer na rubrica correspondente ao adiantamento. Assim, deve-se informar o adiantamento (correspondente ao valor líquido) no evento S-1200 referente à remuneração da competência em que esse adiantamento foi incluído e, em dezembro, deve-se enviar o evento S-1200 referente à competência anual com o valor do 13º salário devido e o valor dos descontos do adiantamento, de contribuição previdenciária e de retenção de imposto de renda.
Na competência em que o valor do adiantamento for declarado, há a incidência do FGTS (nesse caso calculado sobre o valor do adiantamento) e na folha anual há a incidência da contribuição previdenciária e do imposto de renda, calculados sobre o valor total e, ainda, a do FGTS, calculado sobre a diferença entre o valor total e o do adiantamento.
Por exemplo, o valor do 13º salário de um empregado é R$ 1.045,00. O desconto correspondente à contribuição previdenciária é de R$ 78,37. Se o empregador vai pagar o valor integral do 13º na competência novembro de 2020, deve incluir no S-1200 da competência 11/2020 a rubrica de "Adiantamento 13º salário" (Natureza 5001) no valor de R$ 966,63. No período de apuração anual, no mês de dezembro, o declarante deve lançar como vencimento o valor total do 13º devido (R$ 1.045,00) e como descontos: o valor do adiantamento do 13º pago em novembro (R$ 966,63) e o valor da contribuição previdenciária (R$ 78,37). A folha anual, portanto, ficaria com valor líquido zerado, considerando-se que não houve dedução de imposto de renda na fonte.
No exemplo acima, a base de cálculo do FGTS incidente sobre o 13º salário na competência 11/2020 seria de R$ 966,63 e o valor na competência anual seria de R$ 78,37. Caso prefira recolher o FGTS integralmente no mês em que o 13º salário foi adiantado, deve lançar o valor total (bruto) como rubrica de adiantamento de 13º com incidência do FGTS e o desconto da provisão de contribuição previdenciária com o código de incidência [00].
Caso o empregado tenha um aumento salarial no mês de dezembro, o cálculo do 13º salário deve ser refeito considerando esse valor, o que implica diferença a pagar ao empregado. O mesmo vale para os trabalhadores que recebem remuneração variável (art. 2º do Decreto 57.155/1965), caso em que os dados devem ser declarados na competência em que for devido o pagamento. Assim, caso o ajuste tenha sido apurado e pago ao empregado após o fechamento da folha do 13º, mas ainda no mês de dezembro, o ajuste deve ser informado na folha do mês de dezembro. Caso o ajuste tenha sido efetuado no mês de janeiro, deve ser informado na folha de janeiro. Em ambos os casos deve ser utilizada rubrica específica (natureza de rubrica 5005 – 13º salário complementar).
Alternativamente à solução aqui exposta, o declarante pode pagar o adiantamento do 13º salário normalmente e realizar o pagamento da segunda parcela nos primeiros dias do mês de dezembro. Cabe destacar que os eventos S-1200 e S-1299 referentes ao período de apuração anual devem ser enviados entre os dias 1º e 20 de dezembro.
Não há período de apuração anual para o evento S-1210, ou seja, nesse evento devem ser informados todos os pagamentos efetuados no mês e o prazo para seu envio segue a regra geral, ou seja, deve ser enviado até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ou até o fechamento da folha deste mês, o que ocorrer primeiro. Com relação ao 13º salário, no evento S-1210 deve constar um demonstrativo da folha de pagamento de folha anual (13º salário), com a indicação do período de referência.