OKR: Objectives and Key Results - E&Produção
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Como estruturar o Planejamento Estratégico através do OKR?
Jhonathas Menezes 28/05/2020
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O Planejamento é a base de tudo, seja no ambiente profissional (Planejamento Estratégico das grandes empresas), ou no ambiente pessoal (Planejamento Financeiro, Planejamento familiar, Planejamento de Estudo etc.).
Neste contexto, os responsáveis pelos objetivos, devem definir de maneira assertiva "ONDE QUEREM CHEGAR", e através desta questão, definir as metas e objetivos chave que deve atingir em determinado período.
Vivemos em um mundo onde já não sabemos o que pode acontecer em instantes, ou seja, o momento atual é um exemplo claro: quem diria que passaríamos por uma Pandemia Mundial em 2020? Fator que pegou todo mundo de surpresa.
Podemos chamar o mundo atual de (Mundo VUCA), que significa:
a) Volatility (alta volatilidade): um mundo de alta volatibilidade, onde as mudanças e seus impactos acontecem de maneira muito rápida.
b) Uncertainty (muita incerteza): o momento atual reflete muito este tema, vivemos em um mundo de incertezas, é cada vez mais difícil prever o futuro com base no passado;
c) Complexity (complexo): atualmente, se tem muita dificuldade de compreender o resultado das interações das inúmeras variáveis de uma determinada situação, desafio ou problema. Assim, podemos dizer que, nem sempre, temos apenas uma resposta correta aos problemas.
d) Ambiguity (cheio de ambiguidades): o mundo exige a interpretação de várias respostas, mesmo sem a garantia de que alguma delas, seja a correta para resolução do problema, ou seja, são várias possíveis respostas a uma única questão, mas, nem todas costumam apresentar as melhores soluções, tornando maior a necessidade do consenso.
Mais o que é OKR?
OKR (Objectives and Key Results), em português: Objetivos e Resultados-chaves, é uma metodologia de gestão criada por Andrew Grove, o ex CEO da Intel.
Em 1999, seu companheiro de desenvolvimento da metodologia, John Doer, apresentou aos CEO's do Google, que logo adotaram o modelo como padrão em seu Planejamento Estratégico.
O método tem o objetivo de simplificar a maneira de se encarar os objetivos e desafios de longo prazo, assim como desdobrar para objetivos de médio e curto prazo de forma alinhada ao objetivo final.
Apesar de ser uma metodologia utilizada no ambiente de Negócios e empresas Digitais, o modelo não se restringe apenas a este escopo e abrange diversas áreas, tais como: finanças, estudos, planejamento pessoal, e etc.
Além do Google, outras grandes empresas de diversos seguimentos também adotaram o modelo como padrão.
Foco no que importa: no momento da criação do Planejamento Estratégico, o método ajuda a focar no que é importante para a organização, e principalmente, a priorizar as iniciativas mais relevantes.
Transparência entre todas as partes interessadas: as iniciativas devem ser compartilhadas e disseminadas entre todas as partes interessadas de forma transparente, para que todas sigam alinhadas nos mesmos objetivos
Visão Geral e Monitoramento: o modelo ajuda a monitorar o andamento das iniciativas e tomar decisões de forma rápida.
Estimula a melhoria contínua: incentivam a todos os níveis, na busca das melhores soluções e práticas para fazer sempre mais do que o esperado para atingir o objetivo.
Como utilizar o OKR?
Vamos dar um exemplo de um Projeto Digital, visto que este mercado vem crescendo cada dia mais.
Partimos do pressuposto de que você tem um Negócio Digital, uma loja de roupas importadas, e deseja AUMENTAR SEUS LUCROS EM 20% EM 2020.
Vamos lá! Você sabe o seu objetivo, o período que você quer que aconteça, mas ainda não sabe por onde começar.
Neste contexto, você irá sair oferecendo seu produto de todas as formas possíveis, sem saber se está no caminho certo (mix de produtos, melhor custo benefício, margem de lucro, etc)
Daí entra o OKR, como próprio nome diz, Objetivos e Resultados-chave, que te ajuda a identificar se suas ações estão te levando a direção correta, resumindo: o método traduz em Projetos (os degraus que você deve subir para chegar ao próximo andar), ou mesmo, as iniciativas que você precisa fazer para AUMENTAR SEUS LUCROS EM 20% EM 2020.
Elementos do OKR
Os OKR's são representados por alguns elementos que compõem sua estrutura:
Objetivos, são representados pelos pontos que mais importam para a organização, ou seja, representam a direção que você deseja ir em determinado período de tempo. Este ponto é determinante para a metodologia, pois tornam claro o "ONDE DEVEMOS CHEGAR", e alinha todas as partes interessadas a um só objetivo.
Na definição dos objetivos, é importante que seja considerado os seguintes aspectos: sejam inspiradores, abrangentes, tenha valor para a empresa, tenha valor para o cliente, tenha valor para a equipe e, principalmente, que dependa dos Resultados Chave para ser alcançado.
No momento do Planejamento Estratégico, é interessante e recomendado levantar no máximo no máximo 03 Objetivos, focando e priorizando o que realmente importa.
Não crie muitos objetivos e resultados chave, os OKR's são as decisões e priorizações do que é mais importante naquele período determinado.
Resultados Chave, são representados pelas métricas e parâmetros para determinar o quão perto do Objetivo a equipe está. Podemos dizer que são o resultado das tarefas a serem realizadas para alcançar o Objetivo.
É necessário que possamos medir o progresso dessas tarefas até o objetivo, se fossemos representar de outra maneira, podemos dizer que são "metas durante o caminho" que te ajudam a conquistar o Objetivo final.
No caso da loja de roupas AUMENTAR SEU LUCRO EM 20% EM 2020, poderíamos definir se estamos perto do objetivo, minimizando o custo de um determinado item que mais vende na loja em 5%, e consequentemente, aumentando a margem de lucro sobre ele. Neste sentido, podemos desdobrar o caminho através de Projetos e marcos que demonstram que estamos no sentido do Objetivo.
Os Resultados Chave devem ser quantitativos: sempre que possível devemos atribuir um número ao Resultado Chave.
Os Resultados Chave devem ser orientados a valor: deve trazer um resultado tangível ao invés de uma lista de tarefas.
Os Resultados Chave entregam valor no período: deve se desdobrar as entregas em partes menores, para entregar o máximo de valor no período do OKR.
É interessante e recomendado que se tenha no mínimo 3 e no máximo 5 Resultados Chave para cada Objetivo.
A estrutura de um OKR pode ser explicada através da fórmula de Doerr:
Iniciativas, são representados pelas atividades a serem realizadas para alcançar os Resultados chaves, lembrando sempre que, o foco deve ser no resultado.
É recomendado utilizar modelos Ágeis de Projetos para a Gestão das iniciativas.
A estrutura organizacional reflete de forma significativa nas atividades de Planejamento utilizando a metodologia OKR.
Estrutura de Comunicação: as iniciativas são alinhadas entre todos os níveis das partes interessadas
Simplicidade na Comunicação: a comunicação é simples e eficaz devido à sua linguagem clara.
Engajamento da equipe: a participação de todos os colaboradores de interessados no processo, gera engajamento e alinhamento do propósito para todos.
Curtos ciclos de interação: desta maneira, se torna mais rápida a tomada de decisão, considerando que vivemos em um mundo VUCA, corrigimos os erros de forma ágil.
Metas ambiciosas e atingíveis: as metas são ambiciosas, e fazem com que a equipe trabalhe, de forma mais estratégica para alcançar os objetivos, eliminado desperdícios.
Vamos aplicar os conhecimentos adquiridos? Que tal começar:
Defina metas claras: descomplique o que for complicado, seja específico na definição dos Objetivos e nos Resultados Chave.
Convide toda a equipe envolvida: todos os envolvidos devem participar, em todos os níveis da organização. Assim, todos se engajam no propósito e na criação das metas.
Nada de metas longas: metas muito longas, impactam na eficiência, além de desmotivar a equipe envolvida por resultados que não se enxergam em curto prazo. Estabeleça prazos curtos, por exemplo: metas por bimestre ou trimestre.
Acompanhe os resultados chaves: lembre-se que, o que não é visto, não é lembrado! Acompanhe as iniciativas de perto. Você pode fazer isso semanalmente, e se optar por utilizar uma metodologia Ágil de Projetos (Scrum), você pode acompanhar os resultados junto com as reuniões de Sprint Review.
Dê visibilidade aos OKR's: lembre-se que, um dos principais benefícios da metodologia é a transparência. Além da tomada rápida de decisão em caso de inconsistência no processo. Como os objetivos e resultados chaves são definidos em conjunto, nada mais justo que deixar à vista de todos os envolvidos.
Foque e priorize o que importante para a organização: defina as prioridades através dos OKR's.
Desenvolva as Iniciativas: as iniciativas podem ser resumidas em uma questão: " O que precisamos fazer para atingir o Resultado Chave X ?", nesta etapa você alimenta o Backlog do método Ágil de Gerenciamento de Projetos da organização (Scrum ou Kamban), resumindo, nesta etapa desdobramos o Projeto, em atividades a serem realizadas para chegar ao Objetivo.
Para os Projetos e iniciativas voltados ao OKR, é interessante utilizar sempre as metodologias Ágeis que permitem uma tomada rápida de decisão, assim como, o desenvolvimento de Projetos em pequenos ciclos (bimestral, trimestral). Desta forma, o Projeto se torna de fácil Gestão e entendimento das necessidades.
Abaixo, um exemplo de OKR
AUMENTAR OS LUCROS EM 20% EM 2020
Minimizar o custo da calça Jeans em 5%;
Minimizar os custos de Entregas dos Produtos em 10%;
Minimizar os custos de produção em 5%;
Negociar custo em longa escala com o fornecedor de tecido;
Fechar contrato anual com empresas de logística, considerar entregas por motoboys;
Eliminar desperdícios na produção, mapear processo de produção de ponta a ponta;
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Jhonathas Menezes
Engenheiro de Produção formado pelo Centro Universitário ENIAC, atualmente, no ramo de transporte rodoviário de passageiros, em um dos maiores Grupos do Brasil, Grupo JCA (Viação Cometa, Auto Viação Catarinense, Auto Viação 1001, Expresso do Sul, Rápido Ribeirão), contribuindo na Gestão do Portifólio de Projetos Estratégicos e Táticos da Operação com as melhores práticas do PMBOK e na Gestão Orçamentária dos Custos Operacionais sob responsabilidade da DOP (Diretoria de Operações).