Tudo o que um advogado precisa saber para criar um escritório virtual ...- Migalhas
Tudo o que um advogado precisa saber para criar um escritório virtual e aderir ao home office
Trabalhar em casa é uma tendência que empresas de vários segmentos têm adotado. No nosso caso atual, com a pandemia, muitas empresas estão adotando esta modalidade como forma de colaboração na não-disseminação do vírus e proteção à sua equipe e trabalho.
Trabalhar em casa é uma tendência que empresas de vários segmentos têm adotado. As intenções variam desde a qualidade de vida e motivação para os funcionários (ou empreendedores) até a economia de recursos (e tempo) e aumento de produtividade. No nosso caso atual, ainda temos a pandemia e muitas empresas estão adotando esta modalidade como forma de colaboração na não-disseminação do vírus e proteção à sua equipe e trabalho.
Home Office no ramo jurídico
No ramo jurídico, isso também já é uma realidade. Como exemplo, podemos citar o STF, o STJ, os Tribunais de Justiça de SP e SC que há alguns anos aderiram a modalidade e possuem servidores trabalhando remotamente.
Nesta perspectiva, o home office para advogados é uma alternativa viável e econômica e pode, como dito, tornar-se uma forma de aumentar a eficiência no trabalho. Já que o mercado, a cada dia que passa, torna-se mais digital e com novas ferramentas e métodos para realizar os procedimentos jurídicos.
Obviamente, isso não quer dizer que um advogado precise abrir mão de um escritório, embora haja alternativas que eliminem a necessidade de um local exclusivo para atendimento dos clientes, como os escritórios que a OAB disponibiliza ou o coworking, por exemplo (continue lendo para saber mais). Além disso, o home office pode ser uma alternativa apenas para alguns dias da semana.
Aderindo ao home office
Para começar a trabalhar em casa, é preciso:
1º - Disciplina, organização e foco em suas tarefas;
2º - Espaço próprio para o trabalho, reservado e longe de distrações;
3º - Infraestrutura adequada (bons equipamentos e conexão estável à internet);
4º - Ferramentas adequadas para dinamizar o trabalho.
Não cometa os erros mais comuns ao aderir ao home office
Roupas inadequadas e horários indefinidos
Uma atmosfera com aparência de local de trabalho influencia, mesmo que inconscientemente, o seu desempenho. Por isso, vista-se adequadamente. Isso não quer dizer que será preciso usar terno e gravata, mas também não é recomendado usar uma roupa de passeio ou de dormir. Além disso, programe uma rotina com horário para começar e terminar o dia de trabalho. Não esqueça dos horários de intervalo, que também são importantes.
Não misture atividades profissionais com domésticas
Caso o profissional não more sozinho, é muito comum os membros da casa acharem que a pessoa está à disposição para resolver problemas de diversas magnitudes. Isso não pode acontecer. Todos precisam ter ciência de que você está trabalhando, e não à disposição. Deixe claro que você não pode ser interrompido para atividades domésticas como se estivesse de folga.
Utilizar somente o home office e abrir mão totalmente do contato pessoal
Ficar somente em casa pode ser prejudicial. É importante ir ao escritório algumas vezes (se houver um), encontrar-se com seus clientes pessoalmente e manter relacionamentos profissionais presenciais.
É essencial, também, participar de palestras, workshops, cursos de atualização e acompanhar as inovações do setor jurídico. Além de mais conhecimento, você amplia sua rede de relacionamentos.
Excesso de papéis
A internet e a chegada dos processos eletrônicos contribuem, não só para a celeridade das ações como também colabora com a preservação do meio ambiente. Por isso, opte por ferramentas e serviços em nuvem para dinamizar as suas tarefas e eliminar a necessidade do uso de papéis.
Um ambiente de trabalho precisa proporcionar conforto e permitir agilidade para a execução das atividades. Por isso, uma mesa inadequada, uma cadeira ruim - sem conforto, insegura e sem ergonomia prejudicam o seu desempenho.
Cuide também da aparência e organização do seu escritório: cabos fora do lugar (que dificultam sua locomoção), telefone ou impressora longe, podem deixar o seu desempenho mais lento.
Os seus equipamentos/utensílios de trabalho também merecem atenção. Um bom computador, uma boa conexão à internet, bem como um bom scanner para digitalizar os documentos que compõe os processos podem te economizar tempo durante o dia.
Criando um modelo de negócio estruturado para home office
E se eu optar por um escritório jurídico 100% online?
Primeiro, cabe salientar que muitos escritórios optam por não serem 100% online porque ainda existem muitos processos físicos que precisam de um espaço para serem arquivados, por exemplo. No entanto, é importante ressaltar que é uma alternativa tecnologicamente viável.
Além disso, é comum pensar que, ao optar por um escritório virtual, perde-se um ponto de referência, uma sala com uma placa na porta. Sendo assim, como ficaria o trabalho de prospecção de novos clientes? A resposta para essa pergunta é: você vai precisar fortalecer a sua presença digital (que também é importante para aqueles que possuem um escritório convencional).
1º) Crie um site institucional com as principais informações sobre o seu escritório e um formulário de contato;
2º) Crie um blog com conteúdo relevante e esclarecedor para gerar autoridade para você e para o seu site;
3º) Crie contas de e-mail profissional @seudominio (para cada membro da equipe, para setores etc) para gerar mais credibilidade para o negócio;
4º) Marque presença em algumas redes sociais (descubra onde o seu público-alvo está) e desenvolva conteúdos relevantes para esses canais e, sempre que puder, direcione-os para o seu site/blog.
O objetivo da presença virtual é conquistar notoriedade para o seu trabalho e construir uma base de contatos para captação de novos clientes. Além disso, essas ferramentas supracitadas possuem grande potencial de posicionar o seu escritório de advocacia nos mecanismos de busca, como o Google.
Importante! Existem restrições sobre divulgação e marketing jurídico. Por isso, é essencial ficar atento aos detalhes na hora de construir sua presença digital.
Quando for a hora de criar um site, será preciso ter alguns conhecimentos básicos como a diferença entre registro de domínio e hospedagem de site e, ainda, como escolher a melhor empresa para hospedar o seu site e o serviço de e-mail corporativo na rede mundial de computadores.
E o telefone comercial? E para receber os clientes?
Os escritórios compartilhados (coworking) resolvem esse problema. É possível alugar um telefone de um escritório compartilhado onde uma pessoa irá atender essas ligações, podendo anotar recados, repassar seu celular/WhatsApp ou mesmo agendar as suas reuniões/atendimentos. Outra alternativa eficiente e mais econômica é o uso de um PABX Virtual.
Os escritórios compartilhados, também possuem estruturas com salas de reuniões e estações de trabalho para alugar. Permitindo assim, que você receba os seus clientes. Outra alternativa é ir ao encontro dos seus clientes, eliminando a necessidade da primeira opção. Ou seja existem alternativas à necessidade de um escritório exclusivo.
É possível trabalhar em equipe com um escritório de advocacia online?
Sim! É muito comum existirem equipes fisicamente descentralizadas que trabalham remotamente. Para isso, a organização e o planejamento precisam estar extremamente alinhados fazendo com que o fluxo de trabalho se desenvolva com eficiência. Isso será possível com o uso das ferramentas certas - que, inclusive, vão responder às seguintes perguntas:
Como serão as reuniões online?
Como serão as formas de contato rápido com os membros da equipe no dia a dia?
Onde as informações serão armazenadas?
Como os prazos serão controlados?
Onde e como inserir o controlar o desenvolvimento das tarefas?
Ferramentas essenciais para um advogado aderir ao home office
Já falamos sobre a necessidade de um bom computador e uma internet eficiente. E também já falamos que será preciso utilizar ferramentas para tornar as atividades possíveis. Além do ambiente de Processo Judicial eletrônico (PJe) de cada Tribunal, listamos aqui algumas ferramentas que podem auxiliar e dinamizar o seu trabalho e da sua equipe no dia a dia do seu escritório jurídico online.
Ferramentas para facilitar o trabalho online
Esse tópico já foi citado acima, mas vale a pena voltar. É importante salientar que não pode ser qualquer tipo de e-mail. A intenção, ao criar um escritório, é passar credibilidade, portanto, o serviço de e-mail precisar ser com um @nomedoseuescritorio. Por quê?
Veja a diferença entre os endereços: [email protected] e [email protected] O segundo endereço passa muito mais confiança para os clientes. Além disso, o e-mail profissional apresenta outras vantagens como segurança de informações, por exemplo.
O aplicativo que dispensa apresentações, faz trocas de mensagens, arquivos e ligações (voz e vídeo) e é uma ótima opção para conversas rápidas e mais urgentes.
É importante acrescentar no entanto, que o WhatsApp não substitui o e-mail. Por ser um serviço gratuito ele pode ser interrompido a qualquer momento e não há garantia de backup das conversas.
O Microsoft Teams é uma plataforma que permite troca de mensagens, ligações de voz e vídeo, troca de arquivos, integração com outras aplicações como o Trello, por exemplo.
Com essa aplicação, é possível criar um grupo de trabalho do seu escritório e manter contato com todos os membros da equipe, fazer reuniões, compartilhar arquivos, compartilhar a sua tela de trabalho para outros colegas, fazer apresentações e reuniões.
4. Google Drive / DropBox / OneDrive
Esses são os principais serviços de armazenamento de arquivos em nuvem. Muito útil para troca de arquivos.
O Google Drive, além de armazenamento, permite a criação de documentos de textos, planilhas, apresentações etc. O diferencial é que você compartilha o arquivo por meio de um link e ele pode ser editado por todos os envolvidos, de forma colaborativa e simultânea.
O Trello é um aplicativo de organização de tarefas, com base em teorias de gestão de projetos. Este programa é muito intuitivo e possui uma versão gratuita que é bem eficiente. Independentemente se você trabalha sozinho ou em equipe, essa ferramenta contribui muito o desenvolvimento das atividades a curto, médio e longo prazo.
Além dessas ferramentas apresentadas, alguns softwares jurídicos tornam o dia a dia do advogado mais eficiente. Essas aplicações, de modo geral, permitem:
Fazer atualizações automáticas de processos;
Organizar os processos e o andamento de cada atividade;
Criar uma agenda de compromissos;
Controle financeiro, entre outros.
Conheça alguns softwares jurídicos existentes no mercado:
Data Juri
Caso queira se aprofundar mais no assunto, existem dois artigos aqui do Migalhas que podem ajudar:
Leia também: Por que você deve investir em um software jurídico hoje? e Como escolher um software jurídico
Como dito, o home office tem crescido e já é realidade, aumentando a qualidade de vida e a produtividade dos que dessa ferramenta se utilizam. O uso correto do tempo e as ferramentas disponíveis permitem se organizar de maneira mais assertiva e, ao mesmo tempo, conquistar mais clientes.
Além disso, o home office pode ser uma alternativa para situações como uma equipe descentralizada pelo mundo, mesmo existindo um escritório físico, ou quando membros da equipe estão em viagem.
A grande questão é saber utilizar a tecnologia que está disponível para melhorar o trabalho jurídico e, ao mesmo tempo, a qualidade de vida dos advogados.