Conciliação Bancária - PrismaFive
Dentre todas as atribuições inerentes à gestão, certamente o controle financeiro é uma das tarefas mais importantes. Não é à toa que, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), esse é o motivo que leva quase metade das empresas a fecharem as portas após apenas três anos de funcionamento. Consultores e especialistas geralmente falam sobre a importância dos fluxos de caixa na gestão das finanças, mas poucos se referem à conciliação bancária, ferramenta essencial para essa análise.
Conciliação bancária é conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno. A conciliação bancária tem como objetivo verificar se está tudo correto no controle interno ou se há inconsistências de dados. Ela verifica se o saldo bancário do controle interno, os lançamentos e suas datas estão idênticos ao extrato do banco.
Montamos um passo a passo para ajudar a fazer uma conciliação bancária eficiente basta ter em mente o fluxo dos negócios.
Etapa 1: Cadastro de bancos
Para que se possa utilizar o modulo de conciliação bancária é necessário que se tenha cadastrado no sistema um banco, este banco que posteriormente iremos utilizar para importar o arquivo .ofx. Para isso vá em:
Abrir ARQUIVO > PARÂMETRO > BANCO;
Localizar o banco que ira ser utilizado;
Preencher os dados de AGÊNCIA (caso banco não tenha digito verificador colocar 0 – zero);
Preencher os dados de CONTA CORRENTE.
Etapa 2: Importando OFX
Nesta etapa o operador financeiro da farmácia deve ir no sistema do banco e efetuar o download do arquivo .ofx do período desejado.
Com o download já realizado na máquina acessamos o seguinte caminho.
FINANCEIRO > MOVIMENTO > CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
Selecionar o banco a ser utilizado (necessita execução da Etapa 1);
Clicar na Seta verde para carregar ou tecla Enter;
Clicar no ícone de importar ou teclas ALT+I;
Localizar o arquivo .ofx salvo anteriormente;
Etapa 2.5: Cadastrando as operações
Sempre que você importar um arquivo OFX o sistema irá identificar se há uma nova transação que ainda não foi importada para o FarmaFácil.
Neste estágio podemos definir algumas regras
[Tipo] – Automaticamente o sistema já identifica o tipo da transação (credito ou débito);
[A conciliar] – podemos definir se esta transação é obrigatório ou não a conciliação;
[Fornecedor] + [Conta] – Pode-se definir qual o fornecedor e o plano de contas pertencente a esta transação *Utilizado na etapa 4*.
Etapa 3 – Conciliando
Para realizar o processo de conciliação basta:
Selecionar a fatura/duplicata do no lado do banco (direito);
Selecionar uma fatura ou mais faturas no lado do FarmaFácil (esquerdo);
Por fim clicar no botão relacionar fatura;
Para confirmar o processo clique no ícone ao lado do botão de sair.
Etapa 4 – Criando faturas via ofx
Pode acontecer de a esquecermos de cadastrar despesa/receita no FarmaFácil, porém com o arquivo OFX podemos cadastrar este item faltante. Para isso basta:
Selecionar o documento no lado do banco (direito);
Clicar em Associar extrato;
Preencher FORNECEDOR, CONTA (para despesas);
Preencher CLIENTE | CONTA | PORTADOR (para receitas).
Etapa 5 – Conferencia e relatórios
Para realizar a conferência pode-se ir através do seguinte caminho FINANCEIRO > LANÇAMENTO CONTA CORRENTE, aqui pode verificar quais itens ainda já foram conciliados ficando marcados com a ícone de verificado.