E não é nenhuma planilha complexa que você vai parar de preencher na segunda semana de uso.
Acompanhar processos e seus respectivos andamentos é uma tarefa importante do seu escritório de advocacia, não é verdade? Os impactos dessa atividade vão desde o cumprimento dos prazos em dia até as informações atualizadas sobre o processo que os clientes sempre cobram de você.
Muitos advogados dedicam o período mais tranquilo do dia para fazer isso. Geralmente, logo quando chegam no escritório.
Mas esse monitoramento constante passa a ser um dilema - ou uma sobrecarga mesmo - quando o advogado patrocina muitos processos e não tem tempo de verificar todos os andamentos de forma manual, um a um.
Afinal, existem diversos sites do Poder Judiciário para acompanhamento processual. São mais de 500, e os atendimentos, prazos habituais e audiências não param de acontecer também.
Existem três formas de consultar e acompanhar seus processos.
A primeira seria visitar os sites dos tribunais e consultar os respectivos Diários Judiciais, colocando o número da sua OAB e verificando, processo por processo, se há movimentações.
A segunda seria delegar esse acompanhamento para um colaborador do escritório - geralmente, o estagiário. Mas isso acaba sendo um problema para os gestores que têm dificuldade em delegar tarefas. Sem falar que contratar estagiários que fiquem por conta dessa tarefa pode acabar virando um tiro no pé de um escritório que quer manter uma cultura de crescimento sustentável.
A terceira é automatizar as consultas de andamentos dentro de um sistema confiável que te notifique sempre que houver qualquer atualização, garantindo mais tempo, produtividade e, claro, tranquilidade, tanto para você quanto para a equipe do seu escritório.
Qual dessas opções você acha que é a melhor?
Por ser uma atividade rotineira e obrigatória, muitos advogados e gestores de escritórios de advocacia acabam não pensando que a forma de acompanhar os processos diz muito sobre a produtividade e crescimento do escritório.
A grande pergunta aqui é: a maneira como você faz o acompanhamento dos processos é eficiente?
Veja o que você pode conseguir otimizando o acompanhamento processual.
Diga adeus às planilhas de acompanhamento processual
As planilhas fazem parte da rotina de muitos advogados e escritórios de advocacia. Elas são úteis para organizar os processos por fase, nome do cliente e até fazer o controle financeiro.
No entanto, quando falamos em acompanhamento processual, utilizar as velhas planilhas do Excel pode não ser tão interessante - principalmente se você quer se tornar um advogado 4.0.
Além dos erros de digitação, um andamento processual mal anotado na planilha ou uma linha deletada acidentalmente pode comprometer alguma informação importante do processo ou até o cumprimento do próprio prazo.
A situação pode ficar ainda pior quando várias pessoas da equipe podem acessar e editar o arquivo fazendo anotações.
Automatizando o acompanhamento dos processos do seu escritório, você não precisa se preocupar em anotá-los em algum lugar. Eles já estarão num sistema confiável e prontos para você definir qual a próxima ação a respeito, seja cumprir algum prazo ou atualizar um cliente.
2. Mais produtividade para você e sua equipe
Você já reparou quanto tempo você gasta fazendo o acompanhamento de todos os processos do seu escritório?
Bom, levando em consideração o acesso em cada site dos diferentes tribunais, a busca de processo por processo e o preenchimentos dos captchas – aqueles testes para certificar que você não é um robô –, uma pessoa leva em média 4 horas para atualizar 50 processos.
Ou seja, estamos falando de um período todo da manhã, das 8h às 12h, por exemplo.
Quanto mais processos ativos, mais o advogado ou o colaborador responsável por essa tarefa dedica tempo para fazer essa pesquisa, copiar e colar cada andamento em planilhas de controle de processos judiciais e organizar esse material na pasta do escritório.
Imagine quantas atividades poderiam ser feitas nessas 4 horas?
Você poderia concluir algum curso que agregue valor ao seu negócio jurídico, poderia escrever um texto para publicar em alguma plataforma digital para advogados ou simplesmente aproveitar melhor essas horas com alguma outra coisa.
Se essa tarefa é feita por alguma pessoa da sua equipe, ela poderia estar mais motivada participando das demandas do escritório, produzindo peças e contribuindo com a estratégia de crescimento do negócio.
Ao optar por automatizar o acompanhamento processual, a busca de andamentos não vai ser mais uma preocupação. Afinal, um software jurídico é capaz de fazer esse trabalho automaticamente, fazendo varreduras nos sites dos tribunais e levando todas as informações para dentro de um sistema confiável.
Assim, seu escritório não perde nenhuma atualização. O tempo que era gasto com essa pesquisa manual pode, então, ser usado para questões mais estratégicas que irão trazer crescimento para o negócio
3. Um só lugar para acompanhar os andamentos
Grande parte do stress da maioria dos advogados e gestores de escritórios de advocacia vem da falta de organização do fluxo de trabalho e das informações que chegam.
São planilhas de controle de processos que apenas uma pessoa tem acesso ou que não são atualizadas corretamente, documentos que vêm e vão em e-mails e o pior: aquela sensação horrível de que tem alguma coisa que não está sob o seu controle.
Esse problema pode ser resolvido facilmente concentrando todas essas informações em um único lugar, onde você e toda sua equipe podem acessar.
No Escritório Online do Jusbrasil, por exemplo, você pode cadastrar seu nome e número da OAB, nome de pessoas, empresas ou algum termo específico ou variável e o sistema buscará todas as informações relacionadas nos diários oficiais ou tribunais.
Além disso, você pode cadastrar os processo do seu escritório. O sistema irá sincronizar com as informações do respectivo tribunal e baixar todas as movimentações processuais, por ordem cronológica, e disponibilizar na sua caixa de entrada para acompanhamento.
Ou seja, em um espaço único, você conta com todas as informações atribuídas à sua OAB ou a outro termo que você deseja, e também as movimentações dos seus processos.
4. Seja notificado por e-mail e fique tranquilo
Se tem uma coisa que uma planilha do Excel não pode fazer por você é enviar alertas automáticos sempre que houver alguma movimentação do processo ou quando chegar uma nova publicação atribuída à sua OAB.
Esse tipo de facilidade permite que o tempo que seria gasto acessando os diversos sites dos tribunais seja utilizado de maneira mais inteligente e otimizada.
Essa é a maneira mais eficiente de se manter informado de todos os seus processos, diariamente.
Nas próprias configurações do seu Escritório Online você pode ativar as notificações por e-mail. Você só perderá o movimento de um processo se quiser.
A inteligência artificial ultrapassa as barreiras de acompanhamento manual dos processos e não só dispensa as velhas planilhas do Excel, mas também traz um sentimento de controle e produtividade para quem dela se utiliza.
Com as funcionalidades de acompanhamento processual do Escritório Online Jusbrasil, você concentra os processos do seu escritório e acompanha, sem depender das antigas planilhas, o andamento de todos eles, deixando seu fluxo de trabalho muito mais organizando e tranquilo.
Clique aqui e experimente gratuitamente todas as possibilidades que você acabou de ler.
Disponível em: https://blog.jusbrasil.com.br/artigos/855756637/existe-um-jeito-melhor-de-acompanhar-os-seus-processos
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Cada profissional deve se adequar à realidade da sua prática, @joaotrevenzoli!
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