Aprenda a fazer gestão de documentos em um escritório de advocacia - JDREL
Aprenda a fazer gestão de documentos em um escritório de advocacia
Empresas tratam a gestão de documentos com muita relevância, pois elas despenderiam muitos recursos financeiros com a sua falta. Em um escritório de advocacia, os documentos constituem um dos elementos principais na prestação de serviços, dessa forma, a organização do arquivo é fundamental para a otimização das tarefas.
Poucos advogados aplicam as técnicas de gestão utilizadas em empresas, pois há uma separação acentuada entre as duas formas de negócio. Entretanto, um escritório ainda é uma entidade que necessita de uma boa administração para seu funcionamento, assim, os profissionais que a realizam conseguirão se destacar no mercado.
Para aprender a fazer uma boa gestão, continue a presente leitura. Aqui, explicamos precisamente o conceito de gestão documental, como aplicá-la em um escritório de advocacia e as dicas mais efetivas para otimizá-la.
O conceito de gestão documental
A gestão documental consiste em um conjunto de procedimentos, técnicas e normas que otimizam os processos de armazenamento, acesso e consulta a documentos, com a finalidade de aumentar o desempenho da organização. Entre as principais características desse controle, estão:
padronização: todos os documentos serão organizados sob uma mesma técnica;
digitalização: os documentos serão armazenados e acessados pelo formato digital;
acessibilidade: documentos e processos estarão disponíveis facilmente, possibilitando um rápido acesso;
repertório: o histórico do documento também será de fácil consulta.
Aplicação da gestão de documentos em um escritório de advocacia
Em um escritório de advocacia, os documentos que devem ser organizados incluem contratos, propostas, cadernos de encargos, processos, modelos de petições, guias de pagamentos de obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias e alguns registros, como o cadastro de clientes.
O trabalho do advogado envolve uma grande quantidade de documentos, pois além de controlar as informações do seu próprio negócio, o profissional também deve manter uma excelente organização dos dados e documentos de seus clientes.
A falta de gestão acarretará um enorme dispêndio de tempo na procura de documentos, como também a perda ou extravio deles, gerando indenizações, perda de litígios e, consequentemente, insatisfação dos clientes.
Conforme uma pesquisa realizada pela PwC e a Radicati Group, os profissionais despendem até 50% do seu tempo procurando por informações, funcionários podem gastar até 2 horas diárias procurando documentos e quase 40% das impressões são desnecessárias.
Por outro lado, uma boa gestão tornará o trabalho mais seguro, fácil e rentável. Ademais, transmitirá profissionalismo, experiência, confiança e credibilidade à clientela. A partir desses dados, pode-se afirmar que efetuar uma boa gestão de documentos é um fator decisivo para o sucesso do escritório em um mercado concorrido, como o jurídico.
Dicas para ter uma gestão mais otimizada
Para aproveitar os benefícios de uma boa administração, devem ser aplicadas estratégias desenvolvidas especificamente para otimizar a gestão documental. Compreenda cada uma delas a seguir.
Reservar um lugar para os documentos
O primeiro passo é reservar um espaço específico para o armazenamento dos documentos. Dessa forma, todos saberão exatamente onde procurar quando for necessário consultá-los. O ambiente pode ser tanto físico quanto digital, contanto que atenda às seguintes características:
permita o arquivamento eficiente;
possibilite a organização em categorias;
não ocupe um grande espaço no escritório, a ponto de ser um empecilho para as demais atividades.
Estabelecer critérios próprios
O momento da organização é o principal motivo de confusão entre os advogados, porém essa é uma das etapas mais importantes na gestão documental. Muitos profissionais têm dúvidas se devem utilizar critérios de data, por vertente do direito, fase processual em que se encontra, urgência ou frequência de uso.
O jurista deve ter em mente que a eficiência é o principal objetivo da gestão documental. Recomenda-se que sejam criadas categorias para os serviços (consultoria, processos etc.), pastas para cada cliente e subpastas com cada processo.
Também é viável criar um espaço para os serviços urgentes, dessa forma, evita-se a perda de prazo. Como a organização pode ser complicada, você pode implementar um software jurídico, que tornará todo o procedimento automático, eliminando eventuais confusões e erros.
Otimizar o uso do papel
Excesso de papéis e impressões comprometem a produtividade em qualquer organização. À primeira vista, esse pode parecer um aspecto irrelevante, entretanto, ele aumenta o tempo de procura dos documentos, comprometendo a eficiência do serviço. Além disso, também pode causar confusão entre documentos originais e cópias.
A solução para esse entrave consiste na digitalização dos documentos, principalmente dos que precisam ser acessados por diferentes advogados. Dessa forma, em vez de realizar diversas cópias de um mesmo papel, os interessados simplesmente o acessarão com poucos cliques.
Isso diminui os gastos com impressões, tintas e papéis, bem como elimina dispêndio de capital e reduz o tempo gasto com envios e compartilhamentos.
Determinar um funcionário específico para realizar a função
O controle dos documentos por vários funcionários pode ocasionar falhas na organização. Como o trabalho de um advogado é excessivamente intenso e estressante, o profissional poderá confundir critérios de armazenamento, esquecer-se de guardar os papéis no lugar certo etc., gerando extravios documentais.
Eleger um funcionário específico, como um secretário ou um estagiário, ou contratar um colaborador especializado em arquivamentos para desempenhar a função de gestão documental, é uma das soluções possíveis para esse problema. Outra solução é a adoção de um software para efetuar a organização automaticamente.
Apostar na tecnologia com o uso de softwares
Atualmente, a grande maioria da gestão documental nas empresas, escritórios, consultorias etc. é realizada de forma completamente eletrônica. Isso significa que os documentos são digitalizados, assinados com um certificado digital e organizados por um software de gestão especializado. Por meio da tecnologia, é possível garantir diversos benefícios, como:
economia: reduz despesas com papéis, impressões e envios;
segurança: eliminam-se perdas documentais em razão da desorganização, extravios, furtos ou desastres naturais. Também são feitos backups (cópias de segurança) automaticamente;
facilidade: as informações serão unificadas em uma só plataforma, facilitando a busca e o acesso;
agilidade: todos saberão exatamente onde encontrar os documentos, reduzindo o tempo de procura.
Vários desenvolvedores também oferecem a tecnologia de armazenamento em nuvem, que consiste na guarda dos documentos em servidores da própria empresa contratada.
Isso permite que eles sejam acessados em qualquer lugar e em diversos dispositivos (smartphones, notebooks e tablets), bastando uma conexão com a internet. Outro benefício da tecnologia em nuvem é que ela dispensa a aquisição de servidores próprios, o que reduz ainda mais os custos do escritório.
A eficiência e a produtividade de um escritório de advocacia são maximizadas com uma boa gestão de documentos, entretanto, os benefícios só serão alcançados com a aplicação de estratégias e ferramentas que permitam realizá-la com excelência.
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