Outro aspecto importante é a necessidade da Ouvidoria manter o registro de todas as manifestações recebidas. Algumas normas regulamentadoras exigem que as Ouvidorias guardem as informações por até 5 (cinco) anos.
Assim, é indispensável que os dados sejam armazenados de forma segura, com rotinas diárias de backup e auditorias de uso, de forma a identificar possíveis alterações ou exclusões de dados feitos de forma acidental ou intencional.
Ainda que o uso de planilhas eletrônicas possa estar acompanhado de rotinas de segurança, elas certamente serão trabalhosas e estarão sujeitas a falhas humanas.
A elaboração de estatísticas com dados compilados das manifestações também é parte integrante do trabalho das Ouvidorias. Tenha em vista que é absolutamente estratégico conhecer, de forma global, o desempenho da organização no tratamento e resposta aos seus clientes-cidadãos, como foco na melhoria dos processos, produtos e serviços.
Parte desses resultados vão compor o relatório anual de ouvidoria, espécie de relatório gerencial que apresenta um retrato sobre o desempenho do setor naquele ano para ser compartilhado com toda a gestão e em alguns casos, para ampla divulgação externa.