5 Dicas para Organizar o Financeiro do Laboratório
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Seja por falta de conhecimento técnico ou tempo, as decisões financeiras se perdem entre tantas tarefas, como as aprovações de resultados, a gestão de pessoas, o controle de estoque e a rotina técnica. Por isso, na pauta de hoje trazemos dicas de como organizar melhor o financeiro do seu laboratório.
- Empréstimos no caixa do Laboratório:
Manter os registros de todas as receitas e despesas pode ser complicado, mas é através dessas informações que temos uma tomada de decisão mais segura sobre momento de compra de insumos, expansão e até mesmo de corte de gastos. Por isso, o primeiro grande passo a ser dado é não misturar o dinheiro do caixa do laboratório com o dinheiro pessoal. É impossível fazer um fechamento de caixa correto quando se torna comum os "empréstimos pessoais" que serão devolvidos futuramente - mas sem data definida.
5 Dicas para organizar o financeiro do seu laboratório
1- Organize o Calendário de Pagamentos
Em todos os estabelecimentos, existe uma recorrência de pagamentos para a manutenção das atividades. Se você ainda não possui as datas de pagamentos para fornecedores de forma organizada, tente utilizar o calendário de sua preferência (físico ou virtual), e sinalize quais são as datas desses pagamentos.
Se você utiliza a agenda no seu e-mail, fica ainda mais simples criar um compromisso recorrente: basta selecionar nas opções do evento o botão "recorrência", e escolher de quanto em quanto tempo o evento será repetido.
2- Evite Empréstimos por Flutuações no Fluxo de Caixa
Depois de organizar os seus pagamentos e recebimentos, fica mais fácil provisionar o valor necessário para o pagamento das despesas.
Para visualizar o seu fluxo de caixa de forma mais segura, crie uma planilha com as movimentações financeiras esperadas do mês, e verifique quais são os dias que o seu caixa poderá ficar no vermelho.
Realoque as despesas através de negociação com fornecedores (quando possível) para que seu fluxo de caixa não fique no negativo e você precise recorrer a empréstimos com os juros de mercado.
O empréstimo bancário e o cheque especial devem ser os últimos recursos a serem utilizados pelo laboratório.
3- Priorize Gastos/Investimentos
Para manter o laboratório guarnecido com o que há de melhor em tecnologia e segurança, é preciso fazer investimentos esporádicos em manutenção e em aquisição de novos equipamentos, bem como regularmente pintar a fachada do laboratório e as paredes. Fazer tudo de uma vez pode se tornar inviável, e, por essa razão, os gastos deverão ser priorizados e realizados de acordo com as necessidades mais urgentes do laboratório e a disponibilidade de caixa.
Caso o valor a ser desembolsado seja maior do que a sua capacidade de pagamento, tente aumentar o número de parcelas, ou combinar (antes do serviço) a necessidade de postergar o pagamento para uma data que seja mais segura para o laboratório.
4- Verifique a Rentabilidade dos Contratos
Como já comentamos algumas vezes, o gestor deve saber se as entradas de capital do laboratório são realmente rentáveis. Algumas tabelas de convênios são impraticáveis, e atendê-las pode significar a perda de dinheiro, que, ao término do exercício, acabam com o prejuízo mascarado por tabelas mais lucrativas de outros contratos.
Tente isolar cada contrato para verificar a rentabilidade individual, e caso seja necessário, deixe de atender convênios que trazem prejuízo ao laboratório.
5- Não Perca Prazos de Envio de Guias
Da mesma forma como falamos do calendário de pagamentos, precisamos atentar para o calendário de envio do faturamento e acompanhar o processamento dos arquivos, para garantir que as faturas foram pagas na sua totalidade, ou quando necessário, recursar os casos em que ocorreram glosas não-fundamentadas.
Como o interesse de que as faturas sejam pagas é do laboratório, o setor de faturamento deve organizar o trabalho para garantir que o processo ocorra dentro da expectativa.