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Secretaria de Recursos Humanos. Plano Estratégico
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Marisa Rios Branco
1 Secretaria de Recursos Humanos Plano Estratégico
2 Senado Federal Mesa Diretora Biênio 2007/2008 Senador Garibaldi Alves Filho Presidente Senador Tião Viana Senador Gerson Camata 1º Vice-Presidente 2º Secretário Senador Álvaro Dias 2º Vice-Presidente Senador César Borges 3º Secretário Senador Efraim Morais 1º Secretário Senador Magno Malta 4º Secretário Agaciel da Silva Maia Diretor-Geral Cláudia Lyra Nascimento Secretária-Geral da Mesa
3 1 No dia 3 de março de 2008, o Diretor-Geral do Senado, Agaciel da Silva Maia, em solenidade realizada no Auditório Antônio Carlos Magalhães, do Interlegis, abriu os trabalhos de elaboração do Planejamento Estratégico da Secretaria de Recursos Humanos para o período de 2008 a Foi uma demonstração da importância conferida à iniciativa. Em sua fala, Agaciel destacou o valor da área de Recursos Humanos para uma instituição como o Senado Federal e a necessidade de se trabalhar com planejamento: A Direção fica feliz, pois, geralmente, essa máquina do diaa-dia não nos deixa pensar, mas a Secretaria de Recursos Humanos está pensando nisso.
4 2 Apresentação Plano Estratégico da Secretaria de Recursos Humanos Um guia flexível para os próximos anos Em 2007, a Secretaria de Recursos Humanos do Senado Federal tomou a decisão de elaborar, em 2008, um Plano Estratégico para o período de 2008 a Havia algumas possibilidades: - realizar a empreitada sozinha; fazê-la com consultoria externa ou empreendê-la com consultoria do próprio Senado, opção que escolhemos, pois contamos com a eficiente e séria colaboração de técnicos do Prodasen nesta empreitada. A decisão de usar nossos próprios consultores foi benéfica: ganhamos tempo, economizamos recursos, partilhamos preocupações, propostas e esperança. Foi uma oportunidade para fortalecer a teia de compromissos recíprocos com a instituição Senado Federal. Como diretor, confesso que, muitas vezes, fui tentado a faltar a reuniões e jornadas de trabalho para elaboração deste plano, devido à agenda de compromissos e rotinas comuns a um gerente de uma secretaria complexa como a de Recursos Humanos, onde as demandas são incessantes. Resisti à tentação e não arredei pé das imersões, das explanações, enfim, de todo o processo do planejamento. Orgulho-me de confessar que a área estratégica da SERH participou expressivamente do trabalho. Agradeço o empenho. Creio que cada servidor desta Secretaria vai se empenhar em transformar o planejamento em realidade e, no coletivo, há de adaptá-lo às circunstâncias e reestruturá-lo quando necessário. Hoje, temos um guia flexível para os próximos quatro anos. Vivendo o presente, com um olho na janela do passado, construiremos o futuro. Sem deslumbramento, mas com persistência, firmeza e magia. Na faina solidária, de cada um de nós depende o amanhã. Como enfaticamente diziam nossos amigos do Prodasen: SERH, ao trabalho! JOÃO CARLOS ZOGHBI Diretor da Secretaria de Recursos Humanos
5 Organograma 3
6 4 Legenda: SERH Secretaria de Recursos Humanos GBRH Gabinete da Secretaria de Recursos Humanos SEADRH Serviço de Administração da SERH SEAESP Serviço de Atividades Especiais SEAPOT Serviço de Apoio Técnico SEATUS Serviço de Atendimento ao Usuário SEAUDI Serviço de Auditoria Interna da SERH SEDARQ Serviço de Documentação e Arquivo SEIDEF Serviço de Identificação Funcional SEPURH Serviço de Publicação SEQVR Serviço de Qualidade de Vida e Reabilitação Funcional SSPAT Subsecretaria de Pessoal Ativo GBPAT Gabinete da SSPAT SEACAF Serviço de Administração de Cargos e Funções SEAUPA Serviço de Atendimento ao Usuário da SSPAT SEAVAD Serviço de Avaliação de Desempenho SECAPA Serviço de Cadastro Parlamentar SEDDEV Serviço de Direitos e Deveres SEINP Serviço de Instrução Processual
7 5 Legenda: SSPIN Subsecretaria de Pessoal Inativo GBPIN Gabinete da SSPIN SEAPAR Serviço de Atendimento ao ex-parlamentar SEAPOS Serviço de Aposentadoria de Servidores SEAUPI Serviço de Atendimento ao Usuário da SSPIN SECOPE Serviço de Concessão de Pensões SESCON Serviço de Seguridade dos Congressistas SSPAG Subsecretaria de Pagamento de Pessoal GBPAG - Gabinete da SSPAG SEAUPG Serviço de Atendimento ao Usuário da SSPAG SEICAP Serviço de Instrução e Cálculos SEPACO Serviço de Pagamento de Comissionados SEPAIN Serviço de Pagamento de Inativos SEPAPE Serviço de Pagamento de Pensionistas SEPAT Serviço de Pagamento de Ativos SEPPAR Serviço de Pagamento de Parlamentares SSPCOM Subsecretaria de Pessoal Comissionado GBPCOM Gabinete da SSPCOM SADMIS Serviço de Admissão SEATUC Serviço de Atendimento ao Usuário da SSPCOM SERFUN Serviço de Registros Funcionais
8 6 Como o Planejamento foi realizado Embora, anualmente, a Secretaria de Recursos Humanos faça seu plano de ação, como não se tinha a cultura de trabalhar com planejamento estratégico, inicialmente, sentiu-se a necessidade de uma preparação teórica sobre o assunto para nivelar conceitos e validar a forma de processar o trabalho:realizaram-se três apresentações para diretores, chefes de gabinete e chefes de serviço da SERH, nas quais foram tratados os conceitos básicos de planejamento estratégico, o modelo metodológico e as dinâmicas a serem usados. Simultaneamente a essa preparação, distribuiu-se um formulário a um grupo de pessoas estratégicas do Senado Federal (pesquisa por amostragem) a fim de ajudar a SERH a conhecer a receptividade dos clientes a diversos produtos e serviços. Em reunião com todos os servidores, apresentou-se a proposta e a decisão política de planejar a fim de otimizar tempo, recursos, conhecimento e ações, de forma harmoniosa. Além do mais, não se aceita que uma Secretaria tão importante deixe de lado uma ferramenta tão promissora quanto um planejamento estratégico. O próximo passo foi difícil, mas possível. Em diferentes momentos, segmentos estratégicos da SERH largaram suas mesas entulhadas de processos e imergiram em cinco oficinas. Esses grupos definiram o negócio, a missão, os princípios e a visão da SERH, e identificaram as forças internas e externas, os objetivos, as metas e seus indicadores. Destaque-se que, durante essas oficinas, usou-se sempre a técnica de divergência e convergência. Na divergência, os participantes falaram de maneira solta e livre, de modo que as idéias brotassem. Na convergência, houve uma depuração de propostas, coletivamente construídas.
9 7 Outro ponto a ser ressaltado: utilizaram-se técnicas de sensibilização (filmes e dinâmicas de grupo), em consonância com os temas que estavam sendo abordados. Tal recurso aprofundou os ganhos colaterais do planejamento estratégico, como o fortalecimento da equipe, a necessidade de incluir outras formas de transmitir mensagens e valores ao grupo. Durante todo o processo, por meio do Portal do Servidor, do Jornal Conversa Pessoal (meio de comunicação interativo da SERH) e de um informativo chamado Notícias Rápidas, toda a SERH tomou conhecimento dos trabalhos. Realizadas as oficinas, os consultores do PRODASEN analisaram o processo e seus produtos e sistematizaram os dados. O resultado foi um denso e valioso documento que, entre outras informações, contém um painel da consistência dos objetivos e de suas características, a distribuição temporal das metas, o Posicionamento Estratégico Global (PEG), recomendações à SERH e sugestão dos próximos passos. Tem-se a consciência de que o Plano Estratégico não pode virar papel e fumaça. Cada servidor tem um imensurável desafio: transformar projetos em realidade, fazer com que a Secretaria de Recursos Humanos seja reconhecida e respeitada por suas práticas humanas e inovadoras de gerenciar pessoas. Ana Lúcia Gomes de Melo Chefe de Gabinete da SERH
10 8 Negócio: Soluções humanizadas na gestão de pessoas.
11 9 Missão: Propor e implementar soluções humanizadas na gestão de pessoas, contribuindo para o cumprimento da missão institucional do Senado Federal.
12 10 Princípios/Valores Eqüidade Interpretação mais benigna e humana do texto legal com o objetivo de garantir a aplicação da justiça fundada na igualdade. Ética Atitudes e comportamentos coerentes com a decência pública, a dignidade humana e os valores morais a nortearem todos os princípios, regras, atitudes e comportamentos dos servidores da SERH. Excelência Competência, eficiência e domínio do conhecimento de processos de forma a agir cooperativamente, visando ao compromisso com resultados e tratamento civilizado aos clientes, de maneira que suas necessidades e expectativas sejam atendidas pela SERH. Impessoalidade - Atuação neutra e imparcial, sem discriminação ou favoritismo, observando critérios supra-individuais, na busca da satisfação do interesse público. Legalidade Atuação conforme a lei, atendendo ao fim maior de todo o ordenamento jurídico, que é concretizar o ideal de justiça. Profissionalismo Atuação com responsabilidade e utilização do conhecimento organizacional e das técnicas de qualidade na realização das atribuições que são inerentes à SERH. Transparência Democratização do acesso às informações, em sintonia com os princípios da publicidade, permitindo amplo conhecimento e visibilidade das ações da SERH.
13 11 Visão do futuro: Ser um órgão modelo, reconhecido pela contínua evolução de práticas humanizadas na gestão de pessoas, com servidores comprometidos com a excelência na prestação de serviços, atuando em um ambiente integrado, funcional e agradável.
14 12 Objetivos e Metas: Por simplificação, constam desta publicação apenas as descrições das Metas e Objetivos Estratégicos. Aumentar a satisfação dos clientes da SERH. Criar ouvidoria interna Personalizar o atendimento garantir que o cliente receba a resposta adequada Incrementar as opções de auto-atendimento dos clientes (10% ao ano) Atender às situações funcionais que requeiram ações pró-ativas Formular e executar políticas de recursos humanos. Apresentar à alta administração do Senado Federal estudo (análise crítica) do quadro pessoal com propostas de solução Apresentar à alta administração do Senado Federal proposta de Plano de Carreira Apresentar à alta administração do Senado Federal proposta de realização periódica de concurso público Apresentar à alta administração do Senado Federal proposta de um plano de valorização das chefias Aperfeiçoar o sistema de comunicação e o intercâmbio de informações da SERH com os públicos interno e externo. Implementar novos canais de comunicação
15 13 Aumentar a efetividade (qualidade) de cada canal de comunicação (Boletim Administrativo do Pessoal, Portal, telefone, , presencial, Jornal Conversa Pessoal, Ergon, Sisac e outros) Implementar novos convênios e protocolos de intenção com órgãos externos (ex.: Câmara dos Deputados, Tribunal de Contas da União, Tribunal Superior Eleitoral e outros) Promover a integração dos órgãos de RH do Senado Federal, Prodasen e Secretaria Especial de Editoração e Publicação Capacitar os gestores de RH Implementar Programa de Nivelamento das informações internas da SERH dentro de cada subsecretaria e entre as subsecretarias Promover a qualificação profissional dos servidores da SERH. Elaborar o perfil de todos os servidores da SERH (efetivos, terceirizados e comissionados), incluindo o nível de alfabetização (cursos realizados e nível de instrução) Formar servidores em direitos humanos e cidadania Elaborar Plano de Capacitação dos servidores da SERH Implementar Plano de Capacitação dos servidores da SERH Elevar o nível de comprometimento dos servidores com a missão da SERH. Implementar Programa de Gestão de Desempenho dos servidores da SERH
16 14 Implementar programa de motivação para os servidores da SERH Implementar programa de aproximação das diretorias com as áreas gerencial e de execução Otimizar o uso de recursos físicos, materiais e tecnológicos. Aperfeiçoar o sistema Ergon Ampliar a utilização do sistema Ergon Integrar aplicativos utilizados pela SERH ao sistema Ergon Aprimorar os sistemas extratores de relatórios gerenciais Aperfeiçoar outros sistemas utilizados pela SERH Implementar programa de conscientização dos servidores a respeito de ecologia Promover integração física das unidades da SERH Dotar os ambientes da SERH de condições ideais de trabalho Promover qualidade de vida dos servidores do Senado Federal. Propor padrões ideais de ambientes laborais do SF Elaborar o perfil profissiográfico dos servidores do SF Reestruturar o Serviço de Qualidade de Vida da SERH para maior atuação no Senado Federal Atuar pró-ativamente na implementação de ações de inclusão social
17 15 Racionalizar, simplificar e desburocratizar os processos da SERH. Modelar os processos de trabalho da SERH Agilizar a tramitação de processos na SERH Implementar Programa de Simplificação Administrativa Consolidar a legislação de pessoal do Senado Federal Implementar sistemática de planejamento
18 16 Relação de Projetos propostos pelo Plano Estratégico A seguir, relação de projetos propostos. Estes projetos podem ser redimensionados, subdivididos, ampliados, excluídos, aglutinados. É apenas uma sugestão homologada pelos que elaboraram o referido plano. Proposta de Projetos: Mapeamento de demandas que identifiquem situações funcionais com atendimento pró-ativo Ampliação e manutenção de cargos efetivos Realização de concurso público periódico Plano de contingência para eventual revogação/extinção de contratos de terceirizados e estagiários Lotação ideal de cada órgão da Secretaria de Recursos Humanos Lotação ideal do Senado Federal Criação da área de especialização de gestor de rh no quadro de pessoal do Senado Federal Valorização de chefias Fale conosco on-line Aperfeiçoamento e melhoria do Portal da SERH Aperfeiçoamento do Jornal Conversa Pessoal Apuração do nível de efetividade da comunicação de cada veículo com os públicos internos
19 17 Apuração do nível de efetividade da comunicação de cada veículo com os públicos externos Aperfeiçoamento do sistema de intercâmbio de informações da SERH com as unidades internas Aperfeiçoamento do sistema de intercâmbio de informações da SERH com as unidades externas Ampliação de convênios com órgãos externos, especialmente com a Câmara dos Deputados e Tribunal de Contas da União Interação dos órgãos de RH do Senado Federal, Prodasen e SEEP Capacitação do cliente para utilizar os meios de comunicação da SERH Aproveitamento do Ergon como instrumento de integração entre unidades Programa de nivelamento de informações internas da SERH Formação de servidores em direitos humanos e cidadania Programa de gestão de desempenho Programa de motivação dos servidores da SERH Programa de aproximação das diretorias da SERH com as áreas de execução Aproveitamento do Ergon como instrumento de integração entre servidores Divulgação das atribuições de serviços de cada unidade da SERH Confecção e divulgação de material informativo sobre os macros processos da SERH
20 18 Escolarização de nível médio para todos os servidores e terceirizados da SERH Promoção de convênios para cursos específicos destinados aos servidores da SERH Capacitação e treinamento do servidor na SERH na primeira lotação Qualificação dos servidores da SERH especialização e pósgraduação Sistema de premiação e reconhecimento dos servidores da SERH Avaliação anual de desempenho e produtividade 360 Mecanismos de medição de produção, produtividade e desempenho dos servidores da SERH Programa de melhores colaboradores da SERH Banco de idéias Banco de talentos Banco de horas Ampliação da participação do processo decisório da SERH Implantação do simulador de aposentadoria integrado com o sistema Ergon Aperfeiçoamento do simulador eletrônico do empréstimo consignado em folha Aperfeiçoamento do NADM Aperfeiçoamento do CAD Aperfeiçoamento dos sistemas extratores de relatórios gerenciais
21 19 Aperfeiçoamento dos processos de arquivamento Coleta seletiva de lixo no Senado Federal Ampliação das oficinas de lazer e qualidade de vida Melhoria das condições de acessibilidade Programas de responsabilidade solidária Programa de gerenciamento de finanças pessoais no Senado Federal Programa de conscientização do servidor em relação à ecologia Programa de conscientização do servidor em relação ao comprometimento com a SERH Criação do fumódromo Normas e rotinas administrativas desburocratizantes Modelagem de processos da SERH Agilização de processos em sua tramitação Programa de simplificação administrativa Elaboração do manual de rotinas da SERH Avaliação contextualizada da eficiência das normas de pessoal do Senado Federal Atualização e consolidação da legislação de pessoal do Senado Federal Democratização das informações Estudo de casos relevantes e específicos
22 20 Elaboração do plano de ação anual da SERH Implantação do comitê de planejamento, acompanhamento e avaliação Agilização da instrução processual Programa de acomodação de ambientes de trabalho Elaboração do perfil profissiográfico do servidor do Senado Federal Reestruturação do Serviço de Qualidade de Vida Otimização de recursos físicos Otimização de recursos tecnológicos Otimização de recursos humanos Nossas soluções flexíveis fazem da SERH um lugar melhor para trabalhar.
23 21 Diretores e grupo de trabalho: Diretoria da Secretaria de Recursos Humanos João Carlos Zoghbi Diretor Diretor da Subsecretaria de Pessoal Ativo Edinaldo Marques de Oliveira Diretora da Subsecretaria de Pessoal Inativo Maria de Fátima Campos Ribeiro Diretora da Subsecretaria de Pessoal Comissionado Clara Martins Pereira Delgado Diretor da Subsecretaria de Pagamento de Pessoal José Paulo Botelho Cobucci Grupo de Trabalho para coordenação do Planejamento Estratégico Luiz Eduardo da Silva Tostes Mário Roberto de Aguiar Carlos Eduardo Boratto Postiga José Augusto Parreiras de Oliveira José Coelho Ávila Ana Lúcia Gomes de Melo Alexandre Sérgio de Mendonça Caminha
24 22 Irene Fagundes Silva Giani Costa Bastos Serwy Marise Cristina Tavares Arte: Jussara Dutra Izac Revisão: Ana Lúcia Gomes de Mello Alexandre Sérgio de Mendonça Caminha Márcia Caldas e Almeida Assad Giani Costa Bastos Serwy Impressão gráfica e encadernação: Serviço de Atividades Especiais da Secretaria de Recursos Humanos Aurino Ribeiro Alves Joziney Oliveira Gama Carlos de Jesus Queiroz
25 SERH Obstáculos superados Forças renovadas Objetivos cumpridos Brasília Secretaria de Recursos Humanos