O tempo é cronometrado por meio de aplicativos específicos, como Tomato Timer, Pomodoro Timer e Focus Keeper. Agora, só falta sua lista de tarefas e um campo para anotações.
Assim, no início da manhã ou ao final do dia, programe todas as atividades que serão realizadas durante o período de trabalho. Por exemplo: cálculo de demissão de determinado colaborador, geração da folha de pagamento, conciliação dos valores com a contabilidade, análise de relatórios e o que mais for necessário.
Com a lista pronta, inicie o timer e concentre-se na primeira tarefa. A ordem de execução é definida por você. Sempre que um pomodoro terminar, faça um X nas atividades concluídas ou anote quanto foi realizado naquele intervalo, por exemplo, 25%.
Caso você esteja no meio da tarefa e perca a concentração, faça uma marcação ao lado dela com um símbolo específico — por exemplo, \ — e anote o que chamou sua atenção abaixo da lista de atividades. Alguns exemplos de situações que se encaixam nesse caso são a ligação de alguma pessoa, a entrada de algum colaborador na sua sala, o pensamento nos filhos, a lembrança de que precisa enviar um e-mail etc.
Ademais, se concluir a tarefa enquanto está no meio dos 25 minutos, revise-a até finalizar o tempo. Quando os quatro pomodori terminarem, descanse. Esses intervalos são essenciais para ter mais agilidade mental e oxigenar o cérebro.
Com o tempo, essas anotações são valiosas, porque evidenciam os assuntos que mais tiram sua atenção e com quais aspectos precisa ter um cuidado maior. Também verifica quais atividades levam mais tempo e o prazo médio de execução de cada uma delas.