Vantagens de emitir Nota Fiscal de serviço eletrônica por sistemas - Gestão Financeira
Vantagens de emitir Nota Fiscal de serviço eletrônica por sistemas
A Nota fiscal é uma constante em qualquer modelo de negócio, um dispositivo projetado para aprimorar o controle tributário por parte de órgãos arrecadadores e financeiro por parte do empreendedor, e sua versão eletrônica facilitou a emissão.
As notas fiscais podem ser consideradas espécies de declarações de ganhos, a partir da especificação do serviço prestado, das informações do tomador e do município onde foi realizada a operação.
Os três pilares das operações econômicas, comércio, serviços e indústria, possuem suas versões da Nota Fiscal com regras exclusivas para sua emissão.
Neste artigo, o foco estará na emissão de Nota Fiscal eletrônica para o segmento de serviços.
Sigla para a versão eletrônica da Nota Fiscal de serviços, a NFS-e é uma melhoria no que diz respeito à emissão de documentos fiscais.
Importante para o controle de caixa, sua principal função é definir para onde o ISS, "Imposto sobre Serviços", será recolhido.
O ISS é o maior dos tributos destinados a esse setor, um imposto de abrangência municipal, utilizado para financiar a atividade de prefeituras, o que se traduz na prática como as ações de manutenção de infraestrutura, educação e saúde nas cidades.
Com alíquotas que variam entre a mínima de 2% e a máxima de 5%, o município que regula a arrecadação comunica seu direito de recolhimento do imposto pela emissão das notas fiscais. Seus valores podem variar entre empresas e profissionais autônomos.
A Nota Fiscal de serviço eletrônica, por sua vez, é emitida por meio dos canais do município onde a empresa ou profissional está registrado, com obrigatoriedade exclusiva em caso de serviços prestados para pessoa jurídica.
Uma assessoria contábil estipula todas as condições para emissão deste documento, incluindo a inscrição em órgãos da prefeitura, o método de declaração das atividades e a inclusão das notas nos balanços financeiros do negócio.
Em geral, os requisitos para autorizar a emissão de notas fiscais neste setor, são:
Cadastro de CCM na Prefeitura (Contribuidores mobiliários);
Atividade prevista na CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas);
Senha para login no canal de emissão municipal;
Dados da pessoa física ou jurídica de todas as partes.
Para trabalhadores autônomos, a possibilidade de emissão como pessoa física, mediante cadastro na prefeitura correspondente, está disponível.
Contudo, é importante checar a legislação municipal em busca de exigências adicionais.
A versão eletrônica da Nota Fiscal, além de facilitar sua emissão, estimula a regularização de negócios informais, inibe a sonegação de impostos e reduz o acúmulo de papel, otimizando o armazenamento de documentos em espaços de coworking.
NFS-e e a declaração anual de receitas
Para o lado do empreendedor, um dos maiores benefícios previstos por estes documentos é um maior controle financeiro, fator que simplifica a declaração anual de receitas para órgãos federais, um evento que viabiliza o recolhimento de outro tributo: o Imposto de Renda.
O famoso "IR" é alvo de confusões e erros processuais, um problema causado pelo controle inadequado das operações financeiras.
Muitos pequenos negócios apresentam um alto fluxo de transações que podem se perder rapidamente, sem o devido registro.
Especialmente nos casos que envolvem a prestação de curtos serviços, sob baixos valores, a estimativa total de receitas é comprometida sem a emissão de notas fiscais.
É válido mencionar que as declarações de imposto de renda abrangem meses de atividade.
Uma empresa de comunicação visual, por exemplo, pode extrair parte de sua receita na venda de cursos de curta duração, sob a modalidade de consumo e pagamento online. Seu principal cliente se caracteriza como pessoa física.
No caso dos microempreendedores individuais, as pessoas jurídicas são desobrigadas de emitir Nota Fiscal de serviços para pessoa física, permitindo a emissão exclusiva para as negociações com outras pessoas jurídicas.
Ainda assim, extrair estes documentos são importantes para o controle financeiro, visto que funcionam como comprovantes que podem ser resgatados a qualquer momento, com informações como datas e quantias.
Nas informações estampadas nas notas fiscais, o empreendedor pode recuperar dados sobre o custo das atividades prestadas, os equipamentos utilizados e as alíquotas de impostos, todos importantes para o preenchimento de demonstrativos financeiros.
A declaração indevida de Imposto de Renda pode acarretar multas, correções e em casos mais graves, indiciação judicial por sonegação de impostos.
Além da formalização e controle financeiro do negócio, optar pela emissão de notas fiscais em cada operação de serviço realizada pode trazer muitos benefícios para um empreendimento neste setor.
Não se pode descartar, no contexto das operações de compra e venda, o uso da internet para prospecção de cliente e fechamento de negociações, uma tendência em destaque no setor de serviços, marcados, muitas vezes, por atividades adaptáveis para o modo remoto.
Nestas e em outras operações, a emissão e disponibilização de notas fiscais representam uma segurança adicional para a empresa e o cliente, que possuem um comprovante de seu acordo, a ser usado em casos de descumprimento de contrato.
A petição de cancelamentos, devoluções e trocas de produto fazem parte do direito do consumidor, sendo papel intransferível da empresa criar soluções e ambientes que permitam a execução destas tarefas.
No ponto de vista do empreendimento, a Nota Fiscal auxilia as avaliações patrimoniais que preveem os gastos logísticos, operacionais e de pessoal necessários para um bom suporte ao cliente. Um suporte de qualidade, por sua vez, contribui com a fidelização.
Integração com KPI
Sigla para "Key Performance Indicator", os KPIs são indicadores que avaliam o desempenho das atividades de uma empresa em todos os seus sentidos, incluindo métricas exclusivas para produção de itens, atendimento, publicidade e logística, por exemplo.
Um dos principais indicadores de desempenho em vendas, essencial para o segmento de serviços, é o ticket médio, ou seja, a média de receita gerada por venda.
Uma empresa de comunicação visual pode usar o ticket médio na contratação de vídeos personalizados.
Empresas que aplicam KPIs em sua estratégia de controle geralmente integram métricas de diferentes setores, distribuindo a informação bruta sobre operações diárias, internas e externas, em diferentes algoritmos de interpretação.
As notas fiscais eletrônicas, ao serem emitidas de modo digital, podem ser automaticamente integradas como uma fonte de dados bruta para KPIs, automatizando um processo que levaria horas ou dias para ser executado manualmente.
Redução da frequência de erros
Não apenas durante a declaração de receitas anuais, mas também em outras tarefas contábeis e operacionais que fazem parte das obrigações de uma empresa, realizar transações sem emitir notas fiscais é uma receita para o desastre.
O controle financeiro passa pelo registro de cada compra ou venda efetuada por um empreendimento, das menores aquisições às maiores receitas.
O erro de muitos balanços contábeis é causado pelo esquecimento de movimentações de pequeno porte.
Uma microempresa enfrenta diversos desafios e necessidades em seu tempo de atuação, como a compra de alfinetes, clipes, materiais para almoxarifado, pagamento de contas. Estar a par destas minúcias é essencial para o planejamento estratégico.
As notas fiscais eletrônicas representam uma facilidade para automatização da emissão e encaminhamento destes documentos às partes interessadas, reduzindo a taxa de erros e detalhando o caráter de cada operação para um programa para gestão financeira.
Muitas empresas de pequeno porte se deparam com a aparente necessidade de contratar muitos profissionais direcionados para o controle financeiro.
Atualização de balanços, demonstrativos e relatórios, pagamento de tributos e outras questões causam a impressão.
Investir em contratações para o financeiro pode ser uma opção excelente para grandes empresas, consolidadas em seu mercado, mas é uma opção pouco acessível para pequenos estabelecimentos com letreiro de loja e inícios de negócio.
Muitas vezes caracterizados pelo baixo investimento inicial, as contratações podem afetar severamente o capital de giro de uma empresa, provocando, em alguns casos, falência. Medidas simples, no entanto, geram uma economia nesta área.
A emissão de notas fiscais para o setor de serviços auxilia o trabalho do contador, que possui documentos digitais, sempre verificáveis, para inclusão nos relatórios financeiros.
A consulta e emissão online do documento dispensa armazenamento e pessoal extra.
Os negócios formais são percebidos com maior credibilidade por clientes, fornecedores e parceiros em coworking sala privativa, por significar uma redução de risco no que tange a punições fiscais e outros problemas tributários.
A formalização também indica que o gestor está aplicando boas práticas de administração, observando suas obrigações legais e financeiras, uma mudança de postura que se manifesta nas demais áreas do negócio.
A formalização do negócio é marcada pela criação de um CNPJ, o registro oficial de pessoa jurídica, que, a depender da modalidade escolhida, facilita a emissão e declaração de serviços na NFS-e. A prática também auxilia na contratação de funcionários.
Além de prevenir problemas de ordem tributária, a formalização protege a empresa de questões trabalhistas e outros litígios, que além de prejudicar a imagem pública da marca, acarretam em prejuízos devastadores.
A Nota Fiscal de serviços eletrônica é uma facilidade que otimiza o recolhimento de impostos por parte de órgãos públicos, melhora a comunicação entre diversas jurisprudências e simplificam as operações contábeis para os empreendedores.
Movimentar-se nesta direção é uma decisão que beneficia ambas as partes, trazendo segurança para a empresa e o consumidor, além de contribuir com uma melhor integração no controle de todos os setores de um negócio.