Elimine as reuniões sem sentido e produza mais - Revista Mercado Automotivo
Elimine as reuniões sem sentido e produza mais
Outro dia, minha filha de cinco anos me perguntou qual era meu plano para aquele dia. Eu disse a ela que iria trabalhar. "O que você faz lá, papai?", ela perguntou em seu jeito inquisitivo de sempre. "Bom, eu tenho um monte de reuniões", respondi. E logo veio uma questão que me baqueou: "Por que você sempre tem reuniões?" Eu não tinha uma boa resposta.
Reuniões são um estilo de vida na maioria das empresas. Tem muita verdade no fato de que, quanto mais sênior você se torna, mais tempo você gasta com reuniões, em vez de fazer um trabalho realmente produtivo. Como nem todas são criadas em igualdade, muitas delas, se não pensadas e planejadas, tornam-se uma perda de tempo.
Reuniões também podem ser muito caras. De acordo com essa pesquisa, mais de US$ 37 bilhões vão para o ralo a cada ano com encontros improdutivos. É estimado que 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões – uma porcentagem que cresce todo ano, desde 2008.
• Evitar oito reuniões – redirecionando 6,5 horas para atividades de maior valor.
• Encurtar seis reuniões – incentivando maior foco e leituras prévias e redirecionando 3,5 horas.
Antes de enviar um convite na agenda de outras pessoas, pergunte-se se há outras maneiras de alcançar o que se espera. Você consegue obter inputs via e-mail? Você pode reunir um subgrupo ou falar individualmente com alguns envolvidos para resolver o problema?
Já estive em conversas com dezenas de participantes e, francamente, elas são geralmente ineficientes e dominadas por duas ou três pessoas. O estudo "A Regra dos 7" diz que cada presente a mais, quando o grupo já atingiu sete pessoas, reduz em 10% a probabilidade de tomar decisões rápidas e executáveis. Quando você atinge 16 ou 17 participantes, a efetividade da reunião já beira os 0%.
Reuniões pensadas para informar apenas um grande time são a exceção, mas se você espera um encontro produtivo com 25 pessoas em uma sala ou em uma call, é hora de repensar.
Você pode ser um pouco inconveniente ou está sempre atrasado para reuniões?
*Conteúdo feito em parceria com a Endeavor Brasil.
**Reuven Gorsht é vice-presidente global de Customer Strategy na SAP e passou os últimos anos estudando como grandes empresas são desbancadas por iniciantes e como reagem.