Esse sistema foi criado, principalmente, para facilitar o registro e o controle do tráfego de documentos (processos) na Instituição Pública, garantindo informações com transparência, rapidez e confiabilidade.
Tanto o usuário como o cidadão podem acompanhar de forma simples e prática o andamento dos documentos protocolados. A busca de processos pode ser realizada tanto através do código de protocolização fornecido pelo sistema, como através do CPF/CNPJ do requerente.
Além desses benefícios, o módulo de Controle de Processos contribui para a desburocratização, para a diminuição de custos operacionais e para a redução do tempo de tramitação dos processos nas Instituições Públicas.
Protocolização: O sistema permite a protocolização em diversas Secretarias da Administração, mantendo numeração única dos processos.
Notificação Via E-mail: No momento em que é realizada a movimentação de um processo, pode ser emitida, via e-mail, uma mensagem ao setor de destino a fim de notificá-lo da operação.
Digitalização de Documentos: Permite a digitalização dos documentos do processo, armazenando-os em formato de imagem.
Ajuntamento e Anexação: Permite reunir processos e anexar documentos de texto a processos já existentes, dispensando a realização de cópias em outros meios de armazenamento.
Guias de Arrecadação: Emite guias com código de barras para pagamento das taxas tanto nas redes bancárias como na própria Prefeitura.
Segurança: Além de senhas e permissões, o sistema possui um controle de usuários por unidade. Esse controle garante que as operações sejam realizadas apenas por usuários cadastrados, proporcionando maior segurança e integridade às informações.
Gráficos: Gera gráficos demonstrativos da movimentação de processos por setor, permitindo a seleção das categorias desejadas, como processos incluídos, ativos, encerrados e arquivados.
Consulta de Documentos na Web: Facilita o acesso à lista de documentos de apresentação indispensáveis no momento da protocolização. Além de oferecer mais comodidade e conforto ao cidadão, os serviços disponibilizados na web contribuem para uma diminuição no fluxo de atendimento na Instituição Pública.