Software para farmácias: saiba como escolher a melhor opção - Blog InovaFarma
14 de setembro de 2021 25 de abril de 2019
Investir em um software para farmácia é uma necessidade para os gestores desse tipo de negócio. Isso porque os sistemas podem facilitar as atividades burocráticas, reduzindo-as, e permitir a prestação de um serviço de mais qualidade para os clientes.
Porém, não basta apenas escolher uma opção entre os diversos softwares para drogarias existentes no mercado! É preciso ter bastante atenção no momento da escolha, pois a implementação resultará em mudanças profundas nos fluxos de trabalho do estabelecimento.
Por isso, se você deseja saber como escolher a melhor opção de software para farmácia, não deixe de ler os tópicos a seguir. Confira!
Recomendado a leitura de:
>> Custos da empresa: entenda como um software pode reduzir custos da sua farmácia
>> Entenda os principais modelos de metas de vendas para farmácia
Como escolher o melhor software para farmácia?
Analise as necessidades da farmácia
Saiba se o software para farmácia é sempre atualizado
Entenda como é a regra de negócio do software para farmácia
Observe se o software para farmácia é didático e fácil de mexer
Veja se ele oferece segurança para os dados
Verifique o quanto você pode investir
Procure por depoimentos de clientes que já usam o software para farmácia
Pergunte sobre a assistência técnica (suporte)
Como saber a hora de trocar o software para farmácia?
O que levar em consideração na hora de trocar de software para farmácia?
Software para fazer Gestão de Compras
Software para farmácia organizar o estoque
Vendas e Faturamento: ferramentas do software para farmácia
Software para farmácia controlar o Financeiro e fazer Cobranças
Afinal, devo trocar de o programa da minha farmácia?
O primeiro passo para escolher um bom software para farmácia é analisar as necessidades do estabelecimento.
Você deseja ter um controle de estoque?
Quer um sistema para fazer o fluxo de caixa da drogaria?
Deseja emitir relatórios para tomar decisões mais estratégicas?
Necessita fazer o cadastro de produtos?
Tudo isso precisa ser levantado antes do início da busca por um software para farmácia. Assim, logo de início você já poderá descartar os sistemas que não oferecerem as funcionalidades que o seu estabelecimento precisa.
Outro ponto a ser observado é se o programa é exclusivo para uso em farmácias. Existem softwares de gestão que são aplicados em todos os tipos de negócios, mas o seu uso não é recomendado.
Isso porque a realidade de uma farmácia é bem diferente da de um supermercado ou de uma loja de sapatos, concorda? Cada tipo de negócio tem necessidades próprias e é por isso que um software que não foi pensado exclusivamente para drogarias não é uma opção adequada.
Alguns softwares para farmácia gratuitos ou pagos não são atualizados com frequência. Isso é um problema grave, pois as atualizações são necessárias para corrigir pequenos erros e garantir a segurança do sistema.
Por isso, descarte os programas que não fazem atualizações periodicamente. Ao utilizá-los você poderá ter prejuízos em médio e longo prazo.
É importante saber se a regra de negócio que sua farmácia possui, ou seja, o modo como você trabalha é possível de ser feita no software para farmácia. A ideia é que você utilize o programa para auxiliar na rotina dentro da farmácia.
Imagine, por exemplo, uma farmácia que está com muitos shampoos e sabonetes no estoque e a data de vencimento está próxima. Se você tiver uma ferramenta que possa auxiliar na gestão do estoque, poderá ter a informação com antecedência e assim fazer promoções para que os itens de higiene pessoal sejam vendidos antes de perderem o prazo de validade.
O software para farmácia precisa ser completo e oferecer ao gestor uma visão ampla de tudo o que se passa no estabelecimento. Além disso, precisa ter funcionalidades específicas para cada colaborador da empresa, como os farmacêuticos, os balconistas, os compradores, os estoquistas etc.
Porém, isso não significa que o programa deve ser difícil de usar. O ideal é que a plataforma seja didática e intuitiva, de modo que qualquer pessoa com conhecimentos básicos em informática consiga operá-la.
Além do mais também verifique se existe materiais de apoio, vídeos de treinamento para que os colaboradores possam aprender como mexer no software para farmácia.
Ao contratar um software para farmácia, você precisa ter em mente que informações valiosas serão registradas nesse sistema. Os dados de clientes e informações financeiras do estabelecimento, por exemplo, não devem ser acessadas de forma alguma por pessoas não autorizadas.
É por isso que você precisa verificar se o programa escolhido oferece segurança para os dados. Para isso, ele precisa contar com uma tecnologia chamada de criptografia.
A criptografia nada mais é do que uma camada extra da programação do sistema, que protege as demais. Assim, os dados armazenados pela sua drogaria não poderão ser acessados por estranhos.
Os hackers, por exemplo, têm dificuldade para conseguir acessar os dados de um programa criptografado. Tudo isso é relevante para evitar as fraudes digitais, crimes que têm se tornado cada vez mais comuns.
Existem programas para farmácias com valores divergentes no mercado — e até mesmo opções gratuitas. No entanto, não é recomendado usar uma plataforma grátis ou com um valor muito abaixo do praticado no mercado.
Isso se justifica porque um programa muito barato pode ter poucos recursos, comprometendo a segurança dos dados e a praticidade para a execução das atividades em seu estabelecimento.
É claro que você pode solicitar orçamentos de diferentes empresas, mas sempre analise todas as características de cada programa e desconfie de preços muito baixos.
Nada melhor do que conversar com outros proprietários de farmácias que já usam o programa no dia a dia e tirar suas dúvidas em relação as ferramentas e suporte técnico. Caso você não conheça nenhum estabelecimento que uso o programa para farmácia, então busque vídeos na internet com depoimentos reais de pessoas que usam o sistema.
Depois de ter verificado todos os pontos anteriores e escolhido o melhor software para farmácia, é interessante testá-lo para verificar se você e seus funcionários se adaptam bem. Por isso, solicite uma avaliação gratuita.
Algumas das empresas que vendem softwares para farmácias permitem que seja feito um teste gratuito por um determinado período. Assim, passado esse tempo, o solicitante decide se deseja continuar utilizando o serviço.
Outro ponto que deve ser considerado ao escolher um programa para farmácias é a assistência técnica. Tenha certeza que o fornecedor tem condições de orientar você caso algum erro ocorra ou qualquer tipo de dúvida sobre a utilização do software surja.
Os modos de atendimento mais comuns são via telefone ou chat. Assim, os usuários podem entrar em contato com os desenvolvedores sempre que for necessário solucionar qualquer questão com rapidez.
Você está satisfeito com seu atual sistema para farmácia? Tem mesmo certeza? A razão de ter começado com essas perguntas está no fato de que muitos gestores e proprietários de farmácia negligenciam essa importante questão: a escolha do sistema para farmácia. Isso porque na maioria das vezes quem vai realmente ficar na frente do sistema são os colaboradores e não quem escolheu o sistema.
Qual foi o principal motivo de você ter escolhido o sistema para farmácia? Certamente a maioria vai pelo menor valor da mensalidade (o que é um erro!). Já ouviu aquela história que o barato acaba saindo caro? É mais ou menos assim que costuma ocorrer. E não estou falando isso da boca para fora, pode acreditar! Essa é a realidade vivenciada pelas pequenas e médias farmácias de todo o país. Será que pode estar sendo o seu caso?
A escolha equivocada do sistema para farmácia que não atenda as necessidades do seu negócio pode impactar negativamente no faturamento. Como assim? Gostaria de propor algo mais prático para você aplicar agora na sua farmácia. É uma análise simples de ser feita, porém muito eficaz em detectar se o seu atual sistema foi uma boa escolha. Você aceita esse desafio? Ou será que está receoso pelo resultado?
Bem, se você continuou com a leitura é sinal de que quer realmente dar um passo importante na gestão da sua farmácia. Quero que você encare essa análise com seriedade, pois é o seu comprometimento que vai fazer a diferença na lucratividade ao final de cada mês.
Basicamente podemos seccionar a farmácia em 4 pilares fundamentais, isto é, setores que fazem toda sua operação fluir normalmente. Sem eles nada acontece no seu negócio:
Gestão de Compra;
Organização e Estoque;
Financeiro e Cobranças.
Em cada um desses pilares existem tarefas que são cumpridas quase que diariamente na farmácia. O conceito dessa análise é justamente saber se o sistema atual da sua farmácia consegue te auxiliar com elas, ou seja, automatizar algo que seja manual e repetitivo, aumentando assim a performance dos seus colaboradores.
Agora é com você! Pegue sua caneta e vá marcando cada tarefa que o sistema atual da farmácia for capaz de fazer. Ao final da análise, você terá uma boa noção se o valor pago na mensalidade está sendo de fato vantajoso para sua realidade.
[ ] A cotação dos produtos que estão em falta no estoque é feita manualmente ou existem ferramentas no seu atual sistema que te ajudam nisso?
[ ] O sistema possui ferramentas que mostram as quantidades que você precisa comprar e quanto tempo elas vão durar no estoque com o atual ritmo de vendas?
[ ] Você consegue fazer um pedido de compra direto pelo sistema ou tem que ficar negociando no telefone com a distribuidora?
[ ] O caderninho de produtos em falta, popularmente conhecido como "falteiro", ainda é anotado na mão ou o sistema tem esse recurso digital?
[ ] Como é feito o controle na entrada das notas de compras? Há alguma segurança no sistema para realizar o check-in de entrada no estoque?
[ ] Existe alguns métodos de classificação dos produtos? Por exemplo pela Curva ABC?
[ ] Existe controle automático dos lotes dos produtos no sistema? Ele é capaz de te avisar qual produto dever ser vendido primeiro?
[ ] E os produtos controlados, é fácil manter em dia as transmissões para a Anvisa?
[ ] É possível realizar transferência de estoque para outras filiais da farmácia dentro do sistema?
[ ] Costumar ser fácil pesquisar e encontrar o cadastro do produto no sistema?
[ ] Quanto tempo os seus colaboradores demoram para fazer uma venda no sistema?
[ ] Quanto tempo o cliente tem que esperar o cupom fiscal ser impresso?
[ ] Os colaboradores da sua farmácia aprenderam a usar o sistema ou ainda tem dúvidas? Eles acham o sistema fácil de usar?
[ ] Existe algum treinamento presencial ou vídeos sobre o sistema que ensinam como utilizar as funções?
[ ] No sistema existe integração com os principais PBM's (Programas de Benefícios de Medicamentos) do mercado? É possível fazer venda pelo Farmácia Popular pelo sistema?
[ ] Seus colaboradores têm que abrir outros programas no computador além do sistema da farmácia?
[ ] Existe suporte do sistema para quando surgir alguma dúvida ou problema técnico? Você é quem tem que "se virar" ou pode contar com suporte em todos os dias da semana?
[ ] Você consegue escanear a receita e anexar com a venda no próprio sistema?
[ ] O sistema oferece suporte para todos os tipos de emissão de nota fiscal NFC-e, NFe ou SAT?
[ ] Você consegue fazer facilmente o controle de vendas para entregas à domicílio?
[ ] É possível aumentar a sua receita no PDV, através de venda direto no sistema, de recargas de celular e serviços de streaming?
[ ] Para grandes compras, você consegue fazer orçamento no sistema para o cliente? E depois é possível somente realizar a venda sem ter que pesquisar todos os produtos novamente?
[ ] Você oferece programa de Pontos de Fidelidade para os clientes com o seu atual sistema?
[ ] Existe a opção Caixa Cego no sistema ou você confia em mostrar os totais do caixa para o colaborador?
[ ] É fácil realizar sangrias e suprimentos nos caixas e no cofre? Isso costuma ser penoso e afeta as operações de venda?
[ ] A conferência dos valores do caixa é simples de ser realizada? Ela pode ser feita totalmente pelo sistema?
[ ] Você ainda faz conciliação bancária conferindo manualmente o canhoto do cartão de crédito ou seu sistema tem ferramentas de integração com as operadoras TEF?
[ ] O sistema oferece opções para fechamento de convênios?
[ ] É fácil realizar recebimento de contas e baixa de pagamentos?
[ ] Você tem acesso a indicadores de performance e demonstrativos para análise dos resultados em todos os períodos do ano?
[ ] É possível acompanhar em tempo real o faturamento da farmácia? O quanto entrou e saiu de dinheiro?
[ ] Você consegue definir níveis de acesso conforme a função de cada colaborador dentro do sistema? Ou as informações podem ser vistas por qualquer um que estiver no computador?
[ ] Como você mantém o preço dos produtos conforme o praticado pelo mercado na sua região? Seu sistema oferece atualização de preço automático pelas revistas de preço, como por exemplo a ABCFarma?
[ ] A alíquota do imposto que você paga está certa no cadastro do produto? Você consegue atualizar isso de forma automática conforme as mudanças da legislação?
[ ] O seu sistema faz cópia de segurança de todas informações da farmácia para um local seguro? Esse processo de backup é feito manual ou é possível fazer de forma automática?
Chegamos ao final da análise! Some todos os pontos que você marcou e compare com os diagnósticos:
Não precisa trocar de sistema: o software atual da minha farmácia cumpre 30 funções ou mais das 35 tarefas listadas.
É hora de olhar para as opções do mercado: o sistema atual da farmácia consegue cumprir pelo menos 20 funções das 35 tarefas listadas, mas deixa a desejar na maioria das vezes.
Precisa trocar imediatamente de sistema: o software para farmácia atual não consegue ajudar nem em metade das 35 tarefas listadas.
O ideal é que seu software para farmácia seja capaz de cumprir todas essas tarefas do dia a dia, de forma automatizada com o mínimo esforço dos seus colaboradores. Claro que existem muitas outras particularidades envolvidas em uma farmácia que não foram listadas aqui, mas todas essas que foram mencionadas são essenciais para o pleno funcionamento da farmácia.
Se o seu atual sistema não for capaz de auxiliar nessas tarefas básicas, então está na hora de você buscar novas opções no mercado!
Percebe que nem sempre vale a pena focar somente no preço do sistema? Coloque sempre na ponta do lápis os prós e contras antes de adquirir um software para farmácia, buscando saber se ele vai efetivamente contribuir diariamente com as operações do negócio.
O INOVAFARMA é um sistema de gestão completo para drogarias e farmácias, pensado exclusivamente para esse tipo de negócio. Ele é fácil de usar e tem um padrão inovador, tornando as atividades administrativas menos complexas. Quer saber mais? Então entre em contato agora mesmo!
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