O que você não está fazendo para ter uma produtividade maior no seu escritório de advocacia! - Preâmbulo
Você sente dificuldades em ter algum controle sobre o trabalho de outros profissionais? Percebe que suas equipes não estão integradas, atrapalhando o fluxo de tarefas? Existem advogados desmotivados e insatisfeitos, por que o trabalho em home office não está tão legal?
Seu problema é muito comum, não fique aflito acreditando que ele atinge somente o seu negócio. Tudo isso se liga diretamente à produtividade no escritório de advocacia. E, felizmente, existem formas de tornar seus processos internos mais produtivos.
O planejamento é uma prática que está presente em muitos aspectos da nossa vida. Em casa, você organiza sua semana para conseguir dar conta das demandas simples, como fazer compras. No trabalho, planejar a rotina é uma forma de melhorar a produtividade no escritório de advocacia.
Comece pela sua rotina. Seu planejamento enquanto gestor demanda ações muito diferentes dos outros profissionais, e ser gestor não é necessariamente gerenciar uma equipe, antes disso você deve se gerenciar. Quanto você se organiza de forma mental e prática, é mais fácil ajudar na organização dos demais, certo?
Inicie seu dia checando a agenda para relembrar os compromissos, se esqueceu de algum compromisso, é por que você não possui o hábito de marcar em algum lugar, e hoje em dia há diversas plataformas digitais para se auto gerenciar, a preâmbulo consta com softwares desenvolvidos para essa funcionalidade.
A partir daí, crie sua lista de tarefas, utilizando o critério de priorização. Tarefas importantes e urgentes vêm em primeiro lugar. Com aquelas tarefas de rotina, você pode ser mais flexível. O importante é você anotar tudo em sua agenda (física ou digital) para não se perder.
Sabendo quais são suas atividades, é hora de auxiliar no planejamento da equipe. Escolha um dia da semana para planejar as ações semanais para que cada profissional saiba exatamente o que deve desenvolver e entregar durante a semana. Por exemplo, toda segunda-feira das 9h às 10h é quando terá uma reunião com a sua equipe para tratar sobre as atividades da semana passada. Com isso dê autonomia para que cada um se organize dentro de suas possibilidades. É uma das práticas muito utilizadas na gestão horizontal, você já ouviu falar? Essa gestão não se baseia tanto na hierarquia, mas na autonomia dos times, o que é importante para a produtividade no escritório de advocacia.
No momento de organizar a sua rotina, você chega a um ponto importante: o que é ou não prioridade naquele dia, naquela semana ou naquele mês? Na advocacia, sem dúvidas, essa é uma questão de fundamental importância, porque existem os prazos das ações judiciais.
Então, já de pronto, você deve pensar em como priorizar as tarefas considerando os prazos. Importante, urgente, nem tão importante e nem tão urgente. Essas são as qualificações que você deve adotar na hora de entender suas prioridades.
E o que deve ser priorizado? Atividades com prazo definido, que impedem o trabalho de alguém ou que solucionam problemas essenciais para os processos internos. Para esclarecer as prioridades, pense nas atividades em 4 grupos:
Urgentes: tarefas importantes que não foram priorizadas corretamente, ações estratégicas que evitam prejuízos, prazos processuais próximos de vencer, entre outras.
Importantes: tarefas estratégicas relacionadas à rotina do escritório e às suas metas de crescimento, tais como atividades relativas aos prazos, ações de prospecção de clientes e tarefas imprescindíveis para o funcionamento do escritório.
Delegáveis: apesar de importantes para o escritório, não precisam ser executadas por você, tais como agendar reuniões, redigir peças, atualizar as mídias sociais do escritório etc.
Não urgentes e nem importantes: atividades que demandam o tempo, mas não têm prazo e/ou importância para as metas do escritório, apesar de serem relevantes para a sua rotina.
Considerando isso, destaque as atividades urgentes e importantes na hora de organizar e planejar sua semana.
Ter produtividade no escritório de advocacia é quase um sinônimo de manter o foco nas atividades. Nós já organizamos a rotina e definimos prioridades, certo? Então é preciso focar nas atividades conforme o planejamento feito.
Em home office, o filho chama, o interfone toca, e parece que o mundo inteiro o quer fora das atividades do trabalho. No escritório, um vento que faz a janela bater já é suficiente para tirar sua atenção.
Essas situações são comuns, mas é possível superá-las para manter o foco e cumprir as metas. Para evitar interferências externas, converse em casa com os familiares, mantenha seu smartphone longe e em modo silencioso e defina horários para ler e responder as mensagens de mídias digitais.
Se você gosta de aplicativos, existem alguns voltados para a produtividade no escritório de advocacia. Uma técnica bastante famosa e que serve de base para o desenvolvimento de muitos apps é a técnica pomodoro.
A proposta é ter trabalho em ciclos de 25 minutos de foco total na atividade e 5 minutos de descanso. Você pode fazer o que desejar nesses 5 minutos. Em seguida, retorne ao tempo de foco total e repita essa sequência por 4 vezes. No final da quarta sequência, ao invés de 5 minutos, você terá 30 minutos de descanso.
A tecnologia está inserida no escritório de maneira estratégica?
Inteligência artificial, software jurídico, jurimetria. O avanço das soluções tecnológicas dentro do Direito foi enorme nos últimos anos. Os advogados conseguem, atualmente, utilizar muitas ferramentas que melhoram a produtividade no escritório de advocacia. Afinal, muitas delas conseguem assumir tarefas repetitivas e burocráticas, além de organizar os processos internos.
Mas é preciso pensar na tecnologia de maneira estratégica. Existem pessoas que acreditam que quanto mais soluções tecnológicas melhor. Mas esse não é um pensamento eficaz. O ideal é considerar sempre a adequação. Escolha ferramentas adequadas à sua rotina, ao porte do seu escritório e às suas demandas.
Dessa forma, a ferramenta resolverá questões importantes para sua realidade.
Foco, prioridades e planejamento. Se você conseguiu se organizar dentro desses 3 aspectos, é certo que conseguiu melhorar a produtividade no escritório de advocacia. Mas um ponto que tira o sono dos gestores é a falta de tempo.
De certa maneira, os demais aspectos contribuem bastante para a gestão do tempo, e essa é uma ótima notícia! Mas existem algumas ações adicionais que são interessantes para otimizar suas horas de trabalho. Afinal, é preferível conseguir trabalhar 8 horas por dia e ter tempo para curtir a família e seus hobbies, certo?
Por isso, nossa dica de ouro é sempre planejar considerando o tempo que você tem disponível. É importante ter consciência de que o tempo é um recurso escasso e que pessoas sobrecarregadas são menos produtivas. Por isso, planeje o possível e delegue com responsabilidade.
Outra dica "polêmica" é analisar se aquela reunião (presencial ou por videoconferência) pode ser escrita em um simples e-mail. Não perca tempo com encontros improdutivos (seus profissionais agradecem a consideração).
E, por fim, saiba separar as atividades que demandam sua atenção e a de outros profissionais das atividades que a tecnologia pode assumir. Acabamos de pontuar que a tecnologia é uma grande aliada para melhorar a produtividade do escritório. Use-a! Você não precisa fazer o acompanhamento processual de forma manual.
Para melhorar a produtividade no escritório de advocacia, a primeira medida é mudar sua própria postura. A organização individual do gestor refletirá imediatamente nos demais profissionais. Com uma rotina planejada e com tarefas separadas em níveis de prioridade, é mais fácil focar e gerir o tempo. Aproveite e insira a tecnologia de maneira estratégica para ajudá-lo com tudo isso!