Política para Manuseio de Dados Pessoais - Organiza Prime - WIKI
Aplica-se, independentemente de suas atribuições e responsabilidades, a todos os colaboradores da ORGANIZA DOCS e suas afiliadas, assim entendidas as empresas por ela controladas, sob controle comum e/ou coligadas, doravante denominadas em conjunto simplesmente como ORGANIZA DOCS.
3 - Documentação Complementar
4 - Conceitos e Siglas
Coleta: Operação de tratamento de dados pessoais na qual a Organiza Docs obtém, consegue, recebe, produz ou tem acesso a um dado pessoal.
Uso: Operação de tratamento de dados pessoais na qual a ORGANIZA DOCS classifica, reproduz, transmite, distribui, modifica, comunica, extrai ou de qualquer forma utiliza um dado pessoal.
5.1 - Identificação e Documentação da Finalidade da Coleta e/ou Uso de Dados Pessoais
Em todo tempo, e sempre que julgar necessário, o Encarregado de Dados poderá solicitar informações adicionais à área responsável pela coleta e uso dos dados pessoais, especialmente, mas não se limitando, para realização de monitoramento e fiscalização, conforme previsto no item 7 da presente Política.
5.2 - Coleta de Dados Pessoais
5.2.1 - Regras Gerais
A OORGANIZA DOCS deverá se atentar para a acurácia dos dados que pretende coletar.
5.2.2 - Dados Coletados Diretamente de Titulares
O titular dos dados pessoais coletados deverá ser devidamente informado e orientado sobre a atividade de tratamento que a ORGANIZA DOCS pretende realizar, conforme item 7, abaixo. A referida comunicação deverá ser realizada, idealmente, antes da coleta dos dados pessoais, por meio de:
5.2.3 - Dados Coletados Indiretamente (Através de Terceiros)
Quando a coleta de dados pessoais ocorrer de maneira indireta, ou seja, sem a participação direta do titular dessas informações, a ORGANIZA DOCS deverá:
5.2.4 – Dados Coletados Indiretamente (Através de Bases Públicas)
Exemplo:dados disponibilizados no sítio eletrônico da Junta Comercial deverão ser utilizados para consulta de informações referentes a empresas e sociedades empresariais, e não para formação de profile de marketing.
Divulgar para os colaboradores da ORGANIZA DOCS uma lista contendo as fontes idôneas e autorizadas para a coleta de dados pessoais;
5.3 - Uso de Dados Pessoais
5.3.1 - Dados Pessoais Sensíveis
5.4 - Coleta de Uso de Dados Pessoais de Crianças
5.5 – Transparência
Ainda, os Avisos de Privacidade podem ser internos (direcionados exclusivamente aos colaboradores da ORGANIZA DOCS) ou externos (direcionados ao público externo que é impactado pelas atividades de tratamento de dados como, por exemplo, clientes e fornecedores).
5.6 - Princípios Norteadores da Legislação
5.7 - Hipóteses Autorizadoras (Bases Legais para o Tratamento de Dados Pessoais)
5.7.1 - Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória
5.7.2 - Execução de Contrato ou Procedimentos Preliminares ao Contrato
5.8 - Exercício Regular de Direito
5.8.1 - Tutela de Saúde
5.8.2 - Proteção da vida ou incolumidade física
5.8.3 - Legítimo Interesse
5.9 - Consentimento
Base Legal Permite o Tratamento de Dados Pessoais? Permite o Tratamento de Dados Sensíveis? Permite o Tratamento de Dados de Criança?
Exercício regular de direito SIM SIM NÃO
Proteção à fraude e à segurança do titular NÃO SIM NÃO
Em todas as atividades de coleta e uso de dados pessoais, deverá ser observada com objetivo de garantir os direitos apresentados a seguir.
Portabilidade de dados a outro fornecedor de serviço ou produto: confere ao titular o direito de que seus dados pessoais tratados pela ORGANIZA DOCS sejam compartilhados com terceiros, em formato estruturado, de modo que estes possam utilizar dessas informações para a prestação de seus serviços e/ou fornecimento de produtos ao titular.
5.10 - Descarte de Dados Pessoais
Os dados e informações utilizados pela ORGANIZA DOCS nos processos em que ela seja a controladora e que estejam em unidades físicas, sejam locais ou em cloud (nuvem), ou em qualquer outro meio digital, bem como os dados registrados em papel, serão descartados tão logo findem os processos que se utilizam desses dados pessoais e/ou por solicitação do titular, desde que não prevaleça nenhuma outra legislação e/ou regulação setorial que impeça, de maneira a preservar a confidencialidade das informações, de acordo com inciso XIV do artigo 5º da LGPD.
6 - Da Lei Geral de Proteção de Dados
Aplica-se, independentemente de suas atribuições e responsabilidades, a todos os colaboradores da companhia a Lei Federal nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados ("LGPD"), no que se refere ao tratamento de dados realizado pela ORGANIZA DOCS, bem como por terceiros que o fazem em seu nome. Para os fins de aviso, aplicar-se-ão aos mesmos termos as definições dispostas no artigo 5º da LGPD. Caso você tenha alguma dúvida sobre os termos utilizados neste normativo, sugerimos consultar a tabela abaixo:
Termo Denifição
Os colaboradores se obrigam a respeitar todos os normativos da ORGANIZA DOCS sempre que utilizarem dados pessoais acessados em razão da relação de trabalho, se abstendo de extrair, copiar, compartilhar, transmitir ou publicar qualquer dado relativo a pessoas naturais, inclusive dados pessoais relacionados a outros empregados, fornecedores, clientes etc. Esta cláusula de privacidade se aplica em conjunto com as demais políticas aplicáveis à relação entre as partes. Eventuais alterações poderão ser feitas a qualquer momento e serão devidamente comunicadas aos colaboradores, a fim de garantir máxima transparência.
6.1 - Do Encarregado de Dados
Em conformidade com o art. 41 da Lei nº 13.709/2018, a ORGANIZA DOCS indicou o encarregado pelo tratamento de dados pessoais, divulgando sua identidade e informações de contato, de forma pública, clara e objetiva, tendo como atribuições e responsabilidades:
Executar todas as demais atribuições determinadas pela ORGANIZA DOCS ou estabelecidas em normas complementares.
Responsável Atividade Prazo
Governança Corporativa Realizar monitoramento na companhia do cumprimento da política na identificação, manuseio e utilização correta dos dados pessoais Continuamente
Encarregado de dados Realizar todo o monitoramento na companhia, garantindo o cumprimento da política na identificação, manuseio e utilização correta dos dados pessoais, bem como o cumprimento de todos os artigos previstos na Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e demais legislações e/ou resoluções que forem promulgadas pelas autoridades nacionais em referência à proteção de dados Continuamente
Todos dos setores da Organiza Docs Aplicar as diretrizes contidas na política a fim de adequar a empresa à Lei Geral de Proteção de Dados Continuamente
8 - Histórico das Revisões
Versão Data de Emissão Motivo das Alterações Solicitada por Emissor
01 18/09/2020 Criação do documento Governança Corporativa Sidnei Sanchez / Oerton Fernances (apoiador)