O que é 5W2H? Significado e aplicação - Negócios e Carreiras
4 de maio de 2020 8 de julho de 2020
O que é 5W2H? Significado e aplicação
O que é 5W2H? Qual o significado de 5W2H e como aplicar na prática?
São 7 perguntas, com as 7 respostas você tem um sistema de gestão.
E é aí que reside uma das maiores vantagens da ferramenta. Ao especificar detalhes nas respostas, você diminui as chances de má interpretação ou má atribuição (quando alguém pensa que foi responsabilidade de outra pessoa, e que na verdade foi deles).
Consequentemente, a probabilidade de mal-entendidos ou confusão é minimizada, evitando retrabalhos e contribuindo para a produtividade da equipe. Para facilidade de compreensão, siga nosso exemplo.
O que é 5W2H: significado ou conceito
Mas, afinal de contas, como fazer a 5W2H para elaborar um plano de ação? E o que é 5W2H? Como usar?
5W2H é basicamente uma lista de verificação de certas atividades que precisam ser desenvolvidas da forma mais clara possível pelos funcionários da empresa.
Ele funciona como um mapeamento dessas atividades, onde será estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em que período de tempo, em que área da empresa e todos os motivos pelos quais essa atividade deve ser feita.
Em um segundo momento, deverá constar nesta tabela (sim, você o fará em uma tabela) como esta atividade será feita e quanto custará para os cofres da empresa.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, pois elimina completamente qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade.
É necessário estar atento a essas questões decisivas, e a 5W2H é excelente nesse aspecto!
Suponha que sua empresa precise comprar novos comprimidos para a equipe de vendas usar durante as visitas aos clientes. A ferramenta 5W2H levaria a respostas como etapas:
What? O que (o que fazer) – Comprar 5 novos comprimidos para a equipe de vendas.
Why? Por que (o que fazer) – A equipe de vendas precisa de comprimidos para demonstrar as soluções da empresa aos clientes, contando com a facilidade e mobilidade dessas equipes.
Where? Onde (onde fazer) – Departamento de vendas.
Who? Quem (para quem fazer) – Funcionário A e Funcionário B.
When? Quando (momento a ser feito) – Início: Segunda-feira (incluir data). Fim: Quarta-feira (incluir data).
How? Como (como): – Responsável: Empregado A e Empregado B.
How Much? Quanto (quanto vai custar) – R$ 15.000,00 (estimado).
Fácil, mas você ainda não entendeu completamente o que é 5W2H. Não pense que o trabalho estará terminado depois que todas as perguntas de 5W2H forem respondidas.
O gerente precisa acompanhar o progresso das tarefas para saber se algum passo precisa ser adicionado, modificado ou excluído para atingir o objetivo no prazo acordado.
Portanto, a tabela pode ser alterada sempre que necessário, e os envolvidos devem ser sempre notificados quando isso acontecer.
O método 5W2H é apenas uma das muitas maneiras de desenvolver planos de ação. Existem muitos outros, por isso estamos disponibilizando este vídeo para você. Assim, você pode aprender sobre as alternativas para o ciclo de 5W2H.
Hoje, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de cometer um erro. As falhas custam dinheiro, mancham a reputação de uma empresa e fazem com que os clientes migrem para a concorrência.
Com a aplicação eficaz da ferramenta 5W2H é possível ter uma visão muito mais holística da empresa e do mercado em geral. Desta forma, erros que prejudicam a empresa e não geram nenhuma inovação podem ser evitados.
Além disso, é possível manter toda a equipe alinhada, comprometida e engajada.
Quando você usa o 5W2H?
O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você inicia uma nova atividade em sua empresa, seja ela simples, como a contratação de um novo software para o equipamento, ou mais complexa, como um projeto que vai levar meses.
Daí a importância do 5W2H como uma ferramenta de produtividade extremamente versátil. Afinal, devido ao conceito do sistema 5W2H, ele pode ser utilizado em empresas de todos os tamanhos, de forma rápida e prática.
Nem requer muito treinamento, porque 5W2H é muito fácil de entender, você só tem que responder suas 7 perguntas e pronto. E depois de entender isso, o funcionário se sente confiante e percebe que não há segredo sobre como fazer 5W2H.
O que é a planilha de 5W2H, é seu plano de ação?
A planilha de 5W2H é uma tabela qu você mesmo pode montar no Excel ou app similar.
É apenas um plano, um plano de ação.
uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa quando existe um objetivo, um "o quê", que deve ser alcançado de forma organizada e planejada, descrevendo como as ações serão realizadas, por quê, por quem, quando, onde e quanto custará à empresa.
É um método muito simples que acelera todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha de 5W2H.
Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeras perdas, e a perda de vantagem competitiva.
Para entender a planilha de 5W2H é necessário considerar as causas do problema e realizar cada passo com as perguntas corretas.
Benefícios de utilizar a técnica
As vantagens do 5W2H são muitas. Aqui resumimos apenas algumas das vantagens da ferramenta de qualidade 5W2H. Como a técnica 5W2H é muito objetiva, ela pode ser utilizada por empresas de todos os tamanhos. Além disso, não requer uma equipe técnica especializada.
Desta forma, qualquer funcionário pode fazer uso dela. Desta forma, gestores competentes são capazes de responder as 7 questões do 5W2H de forma detalhada, organizando um bom planejamento sem perda de tempo ou incluindo informações desnecessárias.
Destacamos principalmente a importância da diretriz How (how to?). Para responder a esta pergunta, é fundamental saber estabelecer metas e prazos precisos, além disso, é necessário definir muito bem as pessoas responsáveis por cada tarefa.
Como em qualquer bom planejamento, estes aspectos ajudarão a equipe a manter-se alinhada com os passos que cada um precisa dar para atingir a meta especificada.
Como aplicar a metodologia 5W2H
Mas a tabela da metodologia 5W2H também pode ser feita em uma planilha ou mesmo com um editor de texto.
O importante é ter sempre respostas claras e objetivas a estas questões, para que qualquer plano de ação se torne claro e objetivo em si mesmo.
A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de implementar e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais. Portanto, certifique-se de usá-la em seu negócio diário – você só tem que ganhar! Então, o que você acha desta ferramenta?
Lembre-se: a grafia correta é 5W2H, a errada: 5H2W.
Você já trabalha com ela e quer contar suas experiências? Deixe seu comentário, diga o que você acha e nos conte o que é 5W2H para você?
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