É muito importante que as Guias de Remessa e Recolhimento de bens sejam armazenadas em pasta específica de controle de materiais, tendo em vista que se trata de documentos comprobatórios da movimentação dos bens de caráter permanente.
Sobretudo, jamais se deve deixar um bem permanente de qualquer classe (mobiliário, equipamentos de informática, eletrodomésticos, etc.) sair de um local sem que haja um recibo específico para essa movimentação, assinado pelo responsável local e identificado como de pessoal autorizado para o serviço.
Em caso de necessidade de ajuste de carga patrimonial de um prédio, é obrigatório informar ao Departamento de Material e Patrimônio, por meio do e-mail setorial da Vara (quando os ajustes forem dentro do âmbito cartorário) ou da Direção do Foro (quando os ajustes forem entre as Varas) as mudanças a serem realizadas. Essa mensagem deverá ser encaminhada ao e-mail dmp-inventario@tj.rs.gov.br.
O processo de inventário é realizado com o auxílio de aplicativo móvel disponível na PlayStore do Google bastando pesquisar por "Thema/ Inventário Móvel (Tribunal de Justiça –RS)" ou clicar na imagem acima.