Você costuma escrever e-mails diariamente? Você sabia que existem métodos e dicas para que podem fazer a diferença na hora de enviar um e-mail profissional? É por isso que o Blog LM traz, nesta semana, algumas regras de etiquetas que devem ser seguidas ao encaminhar mensagens de correio eletrônico, também conhecida como e-mail, de forma que estas sejam mais eficientes e bem apresentáveis.
Antes de começar a escrever sua mensagem, lembre-se que o e-mail é um documento eletrônico, por isso, ficará registrado, podendo ser utilizado a favor ou contra você mesmo.
Começamos pelo Assunto.
Este deve ser escrito de forma concisa, clara e objetiva. É através da leitura deste campo que o receptor da mensagem tomará conhecimento do que se trata e-mail e terá interesse ou não em abri-lo.
Procure ter Respeito pela pessoa que está recebendo a mensagem.
A melhor dica é se colocar no lugar de quem estará recebendo a mensagem e verificar se escreveu de forma clara, polida e assertiva. Evite a utilização de palavras em caixa alta (CapsLock), exceto em caso de destaque necessário de palavras ou de siglas, pois esta formatação pode dar a impressão de que o locutor está gritando. Caso precise destacar alguma ideia, utilizar o negrito ou modificar a cor da palavra podem ser boas saídas.
Não seja muito íntimo e evite fofocas.
Lembre-se que um e-mail profissional é lugar de mensagens com teor de trabalho. Mesmo que você conheça a pessoa com quem está trocando mensagens, evite escreve de forma muito informal e íntima e jamais utilize o seu email para espalhar ou comentar "fofocas" que estejam acontecendo no escritório. Como foi dito acima, o email é um documento e ficará registrado, além de ser anti-ético.
Tome cuidado com as respostas e sempre reveja o e-mail antes de enviá-lo.
Vai clicar no botão "enviar"? Antes, reveja o que foi escrito e se não tem erros a serem corrigidos. Fique atento, também, ao responde rum email. É necessário que você preste atenção em alguns aspectos como: você precisa responder para todos os remetentes, ou somente para um contato? Caso você responda a mensagem somente com um "ok" soará de forma mal educada? Fique atento.
Utilize saudações e fique atento à sua assinatura.
É interessante utilizar saudações tanto no início quanto no final do email. Expressões como "prezado" e "atenciosamente" são maneiras formais e educadas de iniciar um contato. Vale frisar a importância da utilização de uma assinatura sua no fim do e-mail, contendo seu cargo, telefone e contato.
Lembre-se que o e-mail é uma forma de comunicação rápida. Logo, procure não escrever frases longas e vá direto ao assunto. E-mails longos podem tornar a mensagem menos clara e atrativa ao leitor. Uma dica interessante é escrever os assuntos por tópicos com comentários rápidos e diretos.
Curtiu as nossas dicas de como escrever um email profissional agradável? Então, aproveite para colocá-las em prática!