Documentos eletrônicos: padronizar para preservar
Grupo de trabalho começa a formular política para procedimentos técnicos em arquivos da Unicamp
Reunião do grupo de trabalho criado pela Unicamp: encontros passaram a ser periódicos
A gestão, o acesso e a preservação de documentos eletrônicos, em pauta nas agendas de vários países, também começam a ser discutidos na Unicamp. Um grupo de trabalho designado pela Reitoria tem realizado reuniões periódicas, desde outubro, com o objetivo de propor uma padronização de procedimentos técnicos para a gestão, preservação e acesso de documentos arquivísticos eletrônicos. A preocupação é oportuna, garante o professor do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas e presidente do grupo de trabalho, Pedro Paulo Funari. Ele ressalta que é visível o crescimento do volume de documentos eletrônicos gerados no âmbito da Universidade.
A especialista Rosely Curi Rondinelli: em defesa do trabalho conjunto
Funari defende a necessidade de ações imediatas que orientem as discussões na Unicamp. Mesmo com as facilidades e a agilidade que a informatização possibilita, analisa o historiador, existe uma preocupação muito grande com relação à verificação da fidedignidade, veracidade do documento e, principalmente, a questão da preservação. "É preciso estabelecer com urgência padrões e normas institucionais, baseados na diplomática e na arquivística, pois temos uma memória científica a preserUm site montado especialmente para informações sobre o projeto em andamento foi colocado no ar (www.unicamp.br/siarq/doc_eletronico/). Além disso, o grupo composto por especialistas de diversas áreas pertinentes da Universidade, levanta bibliografias sobre o assunto e prepara um diagnóstico da situação atual dos arquivos eletrônicos corporativos já acumulados. Segundo Funari, serão analisadas as documentações que se encontram em formato eletrônico e também aquelas que se formam ao longo do caminho. Ele explica que a Unicamp mantém um sistema denominado híbrido, isto é, possui documentos eletrônicos e em papel ao mesmo tempo.
O professor Pedro Paulo Funari: ações precisam ser imediatas
Funari reconhece que todo trabalho será um grande desafio. Para ele, um dos principais problemas está em padronizar os procedimentos já em andamento. "Cada Unidade foi desenvolvendo seu próprio programa e cada um segue regras instituídas pelo órgão", argumenta. Outro problema já detectado pelo historiador consiste na unificação das plataformas. Ele percebe que existem muitos sistemas diferentes em funcionamento e isto pode dificultar o trabalho do grupo.
Memória científica – Além da preocupação com o documento eletrônico de uma forma geral, Funari diz que o objetivo do grupo é também estabelecer uma política de armazenamento da produção científica da Universidade. Para ele, a visibilidade dessa produção é menor que a efetiva. Uma proposta seria a criação de um banco de dados semelhante ao das teses digitais. O historiador acredita que é possível disponibilizar artigos, trabalhos apresentados em congressos e até mesmo rascunhos de pesquisa na rede. "Pode-se desenvolver uma conexão do autor com a obra integral".
A produção feita pelos discentes também entraria dentro das propostas da política de armazenagem de documentos. Segundo Funari, este também consiste em um desafio, pois a passagem do aluno pela Universidade é temporária. "Talvez se houvesse um mecanismo que garantisse a inserção dos trabalhos de conclusão de cursos ou monografias apresentadas durante o período escolar, seria uma forma de preservar este conteúdo"
"A Unicamp saiu na frente"
"A Unicamp saiu na frente ao propor uma política para a gestão, o acesso e a preservação do documento eletrônico", afirma a mestre em ciência da informação Rosely Curi Rondinelli, atualmente responsável pelo Serviço de Arquivos do Museu do Índio/Funai. Ela veio à Universidade, no final de outubro, para ministrar um curso e detalhar as atividades da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que, na esfera nacional, está trabalhando na proposta de normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais que viabilizem a implantação de uma política em instituições públicas e privadas. Segundo Pedro Paulo Funari, é importante este tipo de integração para que os trabalhos do grupo não esbarrem em estudos que já estão em andamento. Por isso, o grupo de trabalho nomeou a coordenadora do Sistema de Arquivos da Unicamp (Siarq), Neire do Rossio Martins, para integrar a Câmara Técnica como representante da Universidade.
Rosely explicou que a Câmara deve encaminhar as propostas ao Conarq até julho de 2004. Para desenvolver as atividades foram chamados para as reuniões diversos profissionais como arquivistas, bibliotecários, advogados, analistas de sistemas, engenheiros e administradores que, desde janeiro de 2002, estudam o problema.
Se por um lado, o documento eletrônico agilizou, facilitou e mudou o mecanismo de comunicação, por outro ele trouxe uma nova preocupação com relação à veracidade e fidedignidade da informação, comenta a cientista da informação. Em sua opinião, o benefício é o controle, que se torna mais rigoroso do que o manual.
Rosely conheceu a política de arquivo da Universidade e também defende que o trabalho deve ser feito em consonância. "Muitos órgãos estão acordando agora para o problema, mas não mantêm uma política de arquivo". A responsável pelo Arquivo do Museu do Índio acredita em uma parceria com a Unicamp bastante frutífera no que diz respeito ao desenvolvimento de software dentro das normas que estão sendo discutidas.