Controle de custos de frete: como qualificá-lo ao máximo com XGF
Fretes são muito influentes na operação industrial e nos processos logísticos de uma indústria, pois são essenciais para compras e vendas e representam uma parte relevante das despesas associadas às operações. Por isso, o controle de custos de frete deve ser o melhor possível, com informações exatas e rápido acesso a elas para o gestor logístico e outros profissionais envolvidos.
Para isso, o XGF adere totalmente ao ERP Totvs/Datasul e integra os dados desse gerenciamento de maneira confiável ao sistema. Assim, facilita e qualifica a gestão sobre esses custos, além de auxiliar em outras tarefas diárias, como a definição de prestadores de serviços para contratação.
Então, conheça melhor essa solução, saiba o que ela pode fazer em diferentes momentos da operação e como ela beneficia a logística e outras áreas da organização.
O que é o XGF
Aplicação antes do frete
Essa solução específica automatiza a gestão e o controle de custos dos fretes diretamente dentro ERP Totvs/Datasul, sem a necessidade bancos de dados externos ou aplicações adicionais fora do sistema.
Na prática, após a implementação, o gestor de logística solicita os valores dos fretes às transportadoras e os cadastra como tabelas — utilizando uma relação preço-localidade-transportador — dentro do ERP. Depois, o próprio sistema, munido das informações, faz a validação dessas despesas.
Ao mesmo tempo, os usuários do ERP podem consultar, pelos dados inseridos anteriormente pelas tabelas, os melhores valores praticados pelas transportadoras para cada localidade, facilitando a escolha dos serviços por custo-benefício.
Aplicação pós-frete
Depois que uma entrega é feita ao cliente, por exemplo, o documento fiscal relativo ao transporte pode ser vinculado à nota fiscal da venda para registro da relação entre as operações e rateio da despesa com transporte pelos itens vendidos. Dessa forma, a empresa consegue identificar mais facilmente o custo de frete por produto vendido, o que é importante nos processos de precificação e monitoramento de indicadores logísticos financeiros e desempenho.
O mesmo tipo de verificação pode ser feito nas compras de insumos quando o transporte ficar por conta da própria empresa e uma transportadora for contratada para o serviço. Neste caso, as análises de rateio ajudam na escolha de fornecedores no que diz respeito à questão de custos indiretos de aquisição, assim como também em processos de formação de preços e acompanhamento dos indicadores recentemente citados.
Na hipótese de mais de uma nota fiscal acompanhar a carga de uma compra ou venda, o XGF faz a vinculação do valor do frete aos itens dos diferentes documentos, não deixando de fora dos cálculos nenhuma nota ou item delas.
Quais são os benefícios do uso do XGF
Agilidade no acesso a dados
Imagine quanta informação é gerada pelos volumes de compras, vendas e transportes contratados por sua empresa. Você sabe que são muitos dados, mas eles parecem se multiplicar quando é preciso consultar manualmente números e fatos específicos no meio de todo esse volume.
Por isso, é muito mais rápido se uma solução específica fizer automaticamente essa consulta, apresentando os valores , rotas e transportadoras cadastradas ao usuário. Assim, o acesso permite mais rapidamente que o próximo passo ocorra, seja a análise de despesas ou a escolha de um prestador de serviços.
Adicionalmente, esse tipo de consulta também evita problemas por falta de informações, que podem ocorrer quando consultas são dificultadas ou quando informação é perdida entre os registros manuais espalhados e não centralizados no Datasul.
Como você leu na abordagem ao XGF antes do frete, é possível escolher os prestadores pelo melhor custo-benefício que apresentam. Essa possibilidade tem a ver diretamente com a agilidade maior de acesso aos dados que explicamos acima.
Com rotas, transportadores e valores listados rápida e organizadamente em uma interface amigável e intuitiva, fica mais simples comparar as informações e tomar decisões melhores.
Precisão para identificar custos de operação
A operação industrial como um todo é complexa e envolve muitos custos, assim como ocorre com a operação logística. Por conta disso, é difícil identificar e, principalmente, calcular com precisão todos os gastos envolvidos em ambas, especialmente a nível individual.
Neste sentido, a solução específica para controle de custos de frete ajuda na identificação tanto dos gastos totais com transporte em compras e vendas quanto na apropriação das despesas associadas a cada insumo comprado, item produzido ou cliente atendido.
Proteção contra pagamentos indevidos
Uma das principais funções do XGF é controlar os valores dos fretes e evitar que sejam feitas cobranças diferentes daquelas que foram acordadas com os prestadores. Mesmo assim, por algum motivo isso ainda pode ocorrer e causar um pagamento indevido por parte da empresa.
Observando isso, a solução conta com bloqueio de pagamentos de valores acima dos cadastrados pelas tabelas de rotas e preços. Então, se uma cobrança inconsistente for feita, o sistema avisará que não poderá ser paga e o gestor logístico poderá averiguar a situação e resolvê-la com seu prestador do serviço.
Portanto, resumidamente, o XGF pode aumentar a produtividade do setor logístico, proteger a empresa financeiramente e auxiliar diferentes profissionais em tarefas gerenciais, como tomada de decisões e análises de indicadores. E se você quer isso para seu setor e sua organização, além de melhorar a estrutura organizacional dos processos, solicite nosso contato para uma avaliação e uma conversa sem compromisso.
Artigo anteriorInvestimento em logística: como requerer a tecnologia XGF para o setor Próximo artigo Bloco K: os 9 principais cuidados com o cumprimento da obrigação