Abe, Rocha Neto, Taparelli, Garcez e Giovanini Advogados | Sobre o prazo para realização da reunião anual de sócios e da assembleia geral ordinária
Ao menos uma vez ao ano, conforme determinado pelas normas brasileiras, os sócios e acionistas devem se reunir em reunião anual de sócios ou assembleia geral ordinária, conforme o caso, para tomar as contas dos administradores, deliberar sobre as demonstrações financeiras, eleger ou reeleger administradores e deliberar sobre a destinação do lucro líquido ou prejuízo do exercício social. Além disso, tais reuniões ou assembleias podem contar com outras deliberações relativas ao ente jurídico.
O artigo 1.078 do Código Civil (Lei nº 10.406/02) e o artigo 132 da Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76) determinam que os sócios realizem a reunião anual de sócios ou a assembleia geral ordinária nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. Salvo estipulação em sentido contrário, o exercício social coincide com o ano civil (ou seja, tem início em 1º de janeiro e se encerra em 31 de dezembro do mesmo ano), de forma que, via de regra, as mencionadas reuniões e assembleias devem ser realizadas até o dia 30 de abril de cada ano.
Das reuniões anuais de sócios e assembleias gerais ordinárias deve ser lavrada ata contendo as resoluções aprovadas, sendo que tal ata deverá ser levada a registro na Junta Comercial, ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas competente, para que produza seus regulares efeitos contra terceiros.
No caso das sociedades por ações, será necessário observar as formalidades relativas às publicações legais das demonstrações financeiras previamente à realização da assembleia geral ordinária. Há casos em que tal formalidade pode ser dispensada para as sociedades por ações de capital fechado e até mesmo exigida para as sociedades limitadas, a depender de suas demonstrações financeiras.
Por fim, é importante destacar que a aprovação das demonstrações financeiras pelos sócios ou acionistas é capaz de exonerar a responsabilidade dos membros da administração por suas ações durante o último exercício social, exceto nos casos de erro, dolo, fraude ou simulação. Assim sendo, tal medida se faz relevante e necessária para salvaguardar a conduta e mitigar a responsabilidade dos administradores, bem como visa a embasar juridicamente a destinação dos lucros ou prejuízos apurados no exercício social concluído.