Heitor Carneiro Ramires
1 DocuWare 5 Product Info Gerenciamento Profissional de Conteúdo Empresarial O DocuWare é um software de última geração, para o gerenciamento profissional de Conteúdo Empresarial. Você vai melhorar o desempenho de seu negócio acessando informações importantes contidas em documentos no momento em que precisar. Não importa a origem ou formato dos documentos, eles podem ser processados automaticamente. Documentos em papel ou eletrônicos como correspondências, registros, , CAD, MS Office, arquivos spool e vários outros são armazenados, compartilhados e gerenciados a partir de um repositório único de documentos. O DocuWare atende a todos os requisitos de segurança e de integração a estruturas de TI existentes complementando os benefícios de aplicativos internos. Ele suporta todos os padrões e procedimentos comprovados encontrados nos ambientes de escritório ou de sistemas da empresa. Destaques do DocuWare Interface intuitiva do usuário Administração simples Integração rápida Mobilidade, acesso remoto Segurança e transparência otimizadas Recursos adicionais para gerenciar arquivos garantem que o acesso a documentos e ao conteúdo será sempre seguro, controlado e registrado. Funções de workflow otimizadas, recursos de Gerenciamento de Conteúdo Web e integração universal, garantem os elementos requeridos para o Gerenciamento eficaz do Conteúdo Empresarial. Usuários exigentes apreciam suas funcionalidades, a facilidade de uso, a acessibilidade e a administração simples. DocuWare 5 ProductInfo 1
2 1. Importar documentos Importe documentos de tipos e origens distintas rápida e facilmente e garanta o desempenho e aceitação de um sistema de gerenciamento de documentos. Um princípio do DocuWare é ser igual ao ambiente de escritório e seus procedimentos: documentos chegam antes a bandejas eletrônicas, iguais as bandejas em uma mesa. Aqui, são classificadas e os documentos relacionados podem ser grampeados caso seja necessário. De lá, são armazenados nos arquivos. Tais arquivos formam o repositório, origem do controle do fluxo de trabalho pela rede. Com o poder das funções de captura, que são automatizadas com várias opções, o DocuWare garante que todos os tipos de documentos sejam arquivados no local correto. O DocuWare tem várias opções para capturar e processar documentos, digitalizamdo papeis ou com base na Web. Documentos em papel Cartas, documentos, relatórios, desenhos ou qualquer informação impressa ou à mão são capturados em qualquer scanner. Com recursos convenientes de controle scanners simples, de alto desempenho, em rede ou dispositivos MFPs podem ser integrados ao DocuWare, sem software adicional. Assim que digitalizados, os documentos são mantidos nas bandejas do DocuWare para processamento posterior ou para armazenamento em arquivos de documentos. Uma opção utiliza um módulo complementar para extrair dados diretamente de documentos por OCR (reconhecimento de texto) ou por reconhecimento do código de barras durante o processo de digitalização. Então, usando os dados extraídos, os documentos são categorizados, indexados e armazenados automaticamente em um arquivo de documentos.* Além disso, o DocuWare suporta todos os principais programas de importação e análise por meio de interfaces universais. Solução orientada: Trabalhar produtivamente com conteúdos importantes dos documentos através das melhorias, independente ao volume. Trabalhar diretamente a partir do navegador O DocuWare Web Client fornece todas as ferramentas necessárias para usar documentos de forma produtiva diretamente a partir de qualquer navegador comum. Este método de trabalho é voltado para procedimentos estabelecidos usados no mundo dos negócios. O Windows Explorer Client é um método fácil de acesso aos arquivos de documentos com as opções familiares do gerenciador de arquivos do Windows. O DocuWare é exibido como uma pasta separada dentro do sistema de arquivos da Microsoft. Os arquivos podem ser movidos para diretórios de arquivos de documentos a partir daqui ou armazenados em uma pasta de arquivo de documentos a partir de qualquer aplicativo com o comando Salvar como. DocuWare 5 ProductInfo 2
3 MS Office, CAD e outros arquivos O DocuWare oferece diversos métodos de importação de arquivos. Arraste-os para as bandejas do DocuWare com um mouse ou use o menu Importar. Para importar automaticamente grandes volumes de arquivos em bandejas ou arquivos de documentos, o DocuWare pode monitorar qualquer pasta no sistema de arquivos. O DocuWare Client está disponível tanto em um navegador quanto no Windows para armazenamento e processamento de documentos. O DocuWare também oferece uma alternativa, um método conveniente de trabalhar através da integração direta no Windows Explorer. Com o Windows Explorer Client, uma pasta do DocuWare aparece dentro do sistema de arquivos da Microsoft. Esta pasta contém os arquivos de documentos. Os documentos ou até mesmo diretórios inteiros do Explorer podem ser armazenados no Windows Explorer usando arrastar e soltar, sendo cada arquivo indexado automaticamente. A integração no Windows Explorer também permite que documentos sejam armazenados diretamente de qualquer aplicativo do Windows. Isso pode ser realizado como de costume com o comando Salvar como. A indexação é feita automaticamente ao navegar em um arquivo de documentos ou ao usar uma caixa de diálogo de armazenamento. Todas as informações do arquivo podem ser usadas para categorização e indexação. Desse modo, os arquivos podem ser armazenados automaticamente ou com informações complementares inseridas manualmente. Recursos de armazenamento personalizados podem ser integrados facilmente ao usar o Kit de Desenvolvimento de Software do DocuWare (SDK). A importação de arquivos é realizada em seu formato original. Esses arquivos podem então ser exibidos com um DocuWare Universal Viewer integrado ou pelo programa aplicativo original que os criou. Ao usar um recurso padrão, o driver do DocuWare da impressora também pode armazenar documentos usando a função de impressão do programa aplicativo original. Uma réplica exata do documento é gerada a partir do fluxo da impressão de dados e armazenada no arquivo de documentos do DocuWare em segundo plano enquanto o documento é impresso. No caso de documentos que estão em um formato padrão, como faturas de saída, propostas, cotações ou relatórios, as palavras do índice são extraídas diretamente do documento e armazenadas com os documentos automaticamente. Documentos em massa e dados herdados O DocuWare pode ser integrado com qualquer solução administrativa por meio de funções universais e interfaces. Os documentos criados internamente, como faturas, diários, relatórios e outras listagens, podem ser arquivados pelo DocuWare automaticamente. Ele importa tanto o fluxo de dados impresso do sistema operacional Windows usando um recurso padrão, driver da impressora do DocuWare, quanto os arquivos spool da impressora a partir de outros ambientes com o módulo opcional COLD/READ.* O dado de impressão é armazenado como documentos individuais categorizados, indexados e armazenados no arquivo de documentos. Opcionalmente, o DocuWare também pode sobrepor formulários e papel timbrado. Isso oferece a possibilidade, se necessária, de combinar dados de impressão em réplicas exatas do documento original. Os dados herdados, ou dados que precisam ser retidos para acesso no futuro por questões legais, podem ser importados automaticamente pelo DocuWare. Se os dados forem necessários em outra data pelo sistema original ou por uma ferramenta de análise, o DocuWare exportará em seu formato original e com o mesmo nome do arquivo original. A documentação dos processos administrativos também inclui a importação do crescente fluxo do . O e- mail pode ser gerenciado de acordo com outros documentos com o mesmo assunto e organizados pelo mesmo critério. O DocuWare pode importar um do Microsoft Outlook e do Exchange e também, opcionalmente, do Lotus Notes/Domino. O remetente, o destinatário, a data, o assunto e outras informações do são usados para a indexação automática. Os nomes de pessoas e empresas são complementados com informações de livros de endereços e outros bancos de dados. O arquivamento é realizado automaticamente com a confirmação ou com a correção pelo usuário. DocuWare 5 ProductInfo 3
4 2. Armazenamento organizado e seguro O DocuWare agrupa os documentos, independente da origem, em um único repositório o arquivo de documentos na base do critério padrão definido pelo usuário. Isto se aplica aos documentos comerciais (digitalizados ou criados em seu próprio sistema de processamento de dados), à correspondência, aos desenhos, às imagens e a todos os tipos de documentação, assim como ao e aos arquivos do Microsoft Office. Padrões abertos para documentos e dados de indexação Os arquivos de documento são salvos em seu formato original ou, dependendo da origem dos dados, como arquivos PDF, TIFF, JPEG ou PNG. Junto, um arquivo formato XML é salvo para cada documento. Ele é usado para registrar informações sobre o documento e seu conteúdo, contendo marcações, carimbos eletrônicos, assinaturas juntamente com uma réplica dos dados de categorização e índice do documento. O local de armazenamento dos dados de indexação é um banco de dados relacional vinculado aos arquivos de documentos. Com isso todos os documentos são facilmente recuperáveis e enriquecidos com um índice de texto completo, caso seja necessário. Classificação automática, economia de tempo e recursos O DocuWare importa automaticamente informações de , incluindo o remetente, o destinatário, a data e o assunto para a indexação de documentos. Para fazer melhor uso de um conteúdo Classificação automática importante, os documentos devem ser facilmente No DocuWare há diversos métodos integrando automaticamente dados de índice externos, como acessados e armazenados em uma plataforma arquivos de texto, de dados e livros de endereços, estruturada independente. garantindo um índice apropriado e correto. Certas opções são padrão, e algumas requerem módulos opcionais. Como o ACTIVE IMPORT, que em segundo plano, monitora pastas e diretórios onde arquivos e s são capturados e armazenados automaticamente. Os documentos são classificados e podem ser indexados com termos de bancos de dados externos* (p/ ex: de sistemas ERP ou CRM). DocuWare 5 ProductInfo 4
5 Sistemas de armazenamento sob demanda Arquivos de documentos no DocuWare são armazenados por todo seu ciclo de vida útil: do momento em que são capturados ou criados, passando pela edição e processamento até arquivamentos de longo prazo. Todas as tecnologias de armazenamento atuais são suportadas: desde sistemas simples de disco rígido e RAID, CD, DVD e BD em modo manual ou automático, além soluções de Armazenamento Endereçado ao Conteúdo (CAS) e de Rede Local de Armazenamento (SAN). Com o Gerenciamento de Armazenamento Hierárquico Integrado (HSM) os documentos são automaticamente transferidos para o meio mais adequado de armazenamento, de acordo com seu estado atual, por exemplo, com qual frequência eles são acessados ou com base nos requisitos legais. Processar imediatamente arquivos de entrada Autonomia, arquivos de documentos de sistema independente Documentos selecionados ou arquivos de documentos inteiros podem ser disponibilizados em CD, DVD, BD, pen drive ou HD externo. Dados relacionados ao projeto, como catálogos, listas e desenhos técnicos podem ser facilmente armazenados. Um módulo de pesquisa separado é automaticamente fornecido para que usuários sem um cliente DocuWare ainda possam Em pastas ou em diretórios de , o DocuWare ACTIVE IMPORT detecta arquivos de entrada e os arquiva automaticamente completos com indexação. procurar e exibir os documentos que precisam. Isso permite que a informação seja distribuída para clientes ou parceiros que não tenham o sistema DocuWare instalado. Os arquivos de documentos autônomos são ideais para arquivamentos de longo prazo e para soluções de backup armazenadas em um local seguro os conteúdos são acessíveis de forma independente ao sistema. Atribuições de direitos garantem confidencialidade As atribuições de direitos do DocuWare, sofisticadas e customizadas, fazem com que seja possível garantir que a confidencialidade seja preservada todo o tempo e que as responsabilidades possam ser mapeadas no sistema. DocuWare 5 ProductInfo 5
6 3. Gerenciamento de registros: Armazenamento e acesso controlado O DocuWare tem mecanismos de segurança para o controle interno e o atendimento de solicitações de auditoria. Estes protegem os documentos por todo o fluxo de trabalho desde a importação até o arquivamento de longo prazo nas mídias de somente leitura e nos sistemas de armazenamento. O DocuWare auxilia na conformidade com padrões normativos e legais, incluindo AO, HIPAA, Basel II e Sarbanes-Oxley. Os períodos de retenção e exclusão são automaticamente monitorados. Recursos de segurança abrangentes Documento legalmente compatível e acesso a dados O DocuWare assegura que os dados necessários por questões legais podem ser acessados por todo o período de retenção estatutário por meio de funções de exportação. Dados de spool no sistema de impressão automaticamente importado por meio de COLD/READ* ou do driver de impressão do DocuWare podem ser reproduzidos como uma réplica exata no formato original ao armazenar modelos de formulário. Direitos de acesso personalizado O acesso a documentos é rigorosamente controlado por meio de um conceito de autorização detalhado, consistindo em grupos, funções e perfis. Esse conceito assegura que os funcionários, auditores, clientes e fornecedores visualizarão apenas os documentos que possuam permissão, de acordo com o nível de autorização. Não é possível o acesso direto aos arquivos Quando um documento é aberto, o DocuWare exibe imediatamente se foi assinado digitalmente e se a assinatura eletrônica é válida. Isso estabelecerá se o documento está intacto e se o conteúdo é válido. de documentos do navegador de arquivos do sistema operacional. Os recursos de registro fazem com que seja possível provar quem acessou ou modificou um documento e quando ocorreu, mesmo anos depois. Assinatura eletrônica O DocuWare permite todas as formas de assinatura eletrônica: assinaturas simples, avançadas e qualificadas, assim como carimbos de hora e assinaturas à mão. Elas são facilmente integradas no sistema DocuWare e estão disponíveis para usuários autorizados. Elas fornecem uma forma adicional para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos, além da identidade dos usuários. Por meio de suas compreensivas funções de segurança, o DocuWare oferece suporte à conformidade dentro da empresa. DocuWare 5 ProductInfo 6
7 4. Localizar documentos A aceitação de um sistema de gerenciamento de documentos depende principalmente de quão rápido ele localiza as informações que você busca. O DocuWare torna isso simples e conveniente: termos de pesquisa podem ser inseridos no todo, em parte, em combinação ou selecionados nas listas. As pesquisas categorizadas ou de texto completo podem ser combinadas. Independente do método utilizado, os resultados serão retornados em segundos numa lista que pode ser classificada como desejar. Os arquivos de documentos também podem ser exibidos em uma estrutura de árvore hierárquica. Especialmente prático: ler e/ou editar documentos que retornam na lista de resultados. Não é necessário ter o aplicativo original instalado no computador. Graças ao DocuWare Universal Viewer, a maioria dos tipos de arquivos pode ser utilizada independente do aplicativo que os gerou. Segurança cria confiança: a privacidade de dados e a conformidade com a regulamentação legal são uma base sólida para isso. Pesquisas de texto completo O potente recurso de recuperação de texto completo do DocuWare pode ser combinado com todos os sistemas de banco de dados suportados. Além disso, essa função extrai o texto de qualquer documento digitalizado. A pesquisa de texto completo também permite truncamento e palavras de pesquisas múltiplas. As ocorrências de texto são realçadas a cores no DocuWare Viewer. Pesquisa específica de tarefa e perfis de armazenamento Os administradores podem definir pesquisas diferentes, caixas de diálogo de armazenamento e listas de resultado de forma central para o mesmo arquivo de documentos. Os campos disponíveis para entrada e predefinição com valores padrão são determinados na definição da caixa de diálogo. As diferentes caixas de diálogo podem ser atribuídas a usuários ou a funções individuais. Os usuários trabalham com uma caixa de diálogo necessária para suas tarefas específicas ou podem escolher a caixa de diálogo que precisam utilizar Produtividade avançada com a integração de para um determinado arquivo de documentos de uma lista na janela principal. Isso torna mais fácil e mais um botão de pesquisa no seu aplicativo de eficiente o acesso aos documentos, como contratos ou negócios familiar relatórios que precisam ser acessados regularmente. Os documentos que precisam estar juntos podem ser vinculados para que um determinado documento seja recuperado. A informação correspondente também está disponível de imediato. Trabalhar dentro de outros programas Para que os fluxos de trabalho sejam projetados da maneira mais fácil possível, os documentos podem ser acessados e exibidos diretamente de outros aplicativos. Para isso, o DocuWare oferece um módulo opcional DocuWare 5 ProductInfo 7
8 configurável do Smart Connect*. Isso permite que as palavras de pesquisas sejam lidas de forma automática pela maioria dos aplicativos ao pressionar um botão e, com isso, automaticamente recuperar o conteúdo com base no contexto. Os usuários podem recuperar os documentos que pertencem a um determinado processo com um único clique no aplicativo principal usual. A configuração é flexível para que tanto os administradores quanto os próprios usuários possam defini-la, para atender suas necessidades. Para a integração direta com o aplicativo, há um Kit de Desenvolvimento de Software (SDK) para interfaces C, COM, Java, Web Service e.net, assim como a integração do navegador e a interface SAP proprietária. * Outras interfaces específicas para as soluções ERP são fornecidas por empresas parceiras. Smart Connect: Recuperando com um clique Ao utilizar um botão integrado diretamente com o aplicativo por meio do Smart Connect, com apenas um clique a recuperação alvo de documentos será executada. DocuWare 5 ProductInfo 8
9 5. Editar documentos Para trabalhar com documentos dinâmicos, em outras palavras, com os arquivos que podem ser atualizados e editados regularmente, por pessoas diferentes, o DocuWare oferece algumas opções extensivas de edição. Trabalhar com as suas ferramentas de área de trabalho familiares Gerenciamento de versão Os documentos armazenados no DocuWare podem sempre ser editados com o programa que os criou, se armazenados em seu formato original. Dependendo das suas configurações de perfil, isso acontece diretamente no arquivo de documentos ou após a verificação do documento. Quando os documentos são exportados, a versão no arquivo de documentos é bloqueada para edição por terceiros e uma nova versão é criada quando o documento for importado de volta para o arquivo de documentos. As versões anteriores são retidas para fins de auditoria e rastreamento. Os arquivos podem ser editados diretamente no arquivo de documentos do Web Client. Marcação, comentários e carimbos O DocuWare Universal Viewer fornece algumas ferramentas eficientes para editar documentos. Notas de texto e comentários, marcadores de texto e carimbos podem ser aplicados a quase todos os formatos de documentos. Os próprios documentos permanecem inalterados. Todos os elementos são impressos como uma sobreposição e armazenados separadamente. Os carimbos podem ser utilizados para bloquear e liberar documentos, além de integrar assinaturas eletrônicas. Assinaturas e comentários escritos à mão são facilmente inseridos e integrados em dispositivos compatíveis ao utilizar o recurso de caneta. Trabalhar com s arquivados com o DocuWare são marcados automaticamente como . Isso significa que podem ser respondidos ou encaminhados diretamente do DocuWare Web Client utilizando o aplicativo de local, como o Outlook ou o Lotus Notes. Rápida utilização, já que o recurso é familiar: notas, comentários, assinaturas e carimbos são adicionados aos documentos do jeito usual. Status de edição e histórico podem ser vistos de imediato. O documento permanece inalterado. Os fluxos de trabalho familiares, testados e comprovados, fornecem o manuseio produtivo e agregador de valor de documentos. DocuWare 5 ProductInfo 9
10 6. Fluxo de Trabalho O DocuWare automatiza os processos de negócios com base em documentos. Isso garante que os documentos sempre alcancem a pessoa certa. O uso de carimbos e listas de tarefas opcionais* tornam a configuração muito fácil. A integração com base na Web usando as tecnologias Web 2.0, as listas de tarefas podem ser centralmente definidas e atribuídas a usuários individuais. Isso torna possível incluir usuários internos ou externos em processos de fluxos de trabalho pela Internet enquanto todos os mecanismos de segurança do sistema do DocuWare permanecem no local. Dispositivos móveis também podem ser incluídos em clientes opcionais de Smartphone*. Controle com carimbos ou automaticamente com módulos complementares Os fluxos de trabalho são controlados por meio de aprovação simples e carimbos de recusa ou por formulários vinculados a carimbos. Colocando determinado carimbo em um documento ou inserir valores em um carimbo determina a próxima etapa do fluxo. Por exemplo, pode definir quem receberá o documento em seguida. O uso de carimbos para o controle de processos simula o processamento de papel e torna o aplicativo mais fácil de ser compreendido pelos usuários. O status de documentos pode ser definido automaticamente usando o módulo AUTOINDEX* ou por meio da programação SDK. Isso permite que programas externos influenciem etapas de fluxos de trabalho individuais. O módulo de gerente de tarefas* opcional possibilita que usuários sejam notificados por quando novos documentos chegarem à lista de tarefas. Isso geralmente acelera os processos e, acima de tudo, mantém os usuários, móveis e remotos, informados quando novas tarefas chegam. A notificação por mantém os processos em movimentação A notificação ativa por , a qual os documentos aguardam para serem processados, torna os processos rápidos e eficientes, até mesmo quando a pessoa responsável não está no escritório. Máxima transparência Além da facilidade de uso, a característica principal do fluxo de trabalho do DocuWare é sua transparência. O uso do carimbo e do seu formulário associado grava automaticamente todas as etapas do processo com a data e o nome do usuário no documento dentro do próprio carimbo. Todo o processo cria uma trilha de auditoria visível no documento (como em um processo com base em papel), e pode ser entendido mesmo por uma pessoa que não esteja familiarizada com o processo Carimbos são um método testado e aprovado de marcar etapas de trabalho e controlar processos, nas aprovações. do fluxo de trabalho. Dependendo de suas diretrizes internas, é possível escolher entre forçar ou suprimir a exibição dos carimbos e outras notas na tela e na impressão. DocuWare 5 ProductInfo 10
11 7. Locais remotos e usuários móveis Um dos importantes benefícios do gerenciamento de documento eletrônico vem a ser a capacidade de acessar documentos on-line independente de sua localização. O DocuWare pode acessar arquivos de documentos e documentos no conjunto central de documentos através da Internet com uma completa gama de funções, parcialmente pelo seu próprio Web Client e por programas de clientes. Isso facilita a inclusão de trabalhadores móveis, como por exemplo com Smartphones* sem prejudicar os altos padrões de segurança do DocuWare. Sincronizar arquivos de documentos Documentos em diferentes locais são sincronizados uns aos outros. Um sistema fino e granular de regras faz com que documentos do conjunto central, se sincronizem com o arquivo da filial, e vice versa. Assim sede e filiais trabalham seguramente com os mesmos documentos, com resposta rápida e sem sobrecarregar comunicações. Isto é ideal para integrar filiais domésticas e do exterior, em seu sistema de gerenciamento de documentos. Processos de fluxo de trabalho de locais remotos A arquitetura do DocuWare facilita a extensão dos processos com base em documentos para escritórios domésticos e outras estações de trabalho remotas. Os usuários móveis podem ser integrados no processo eletrônico, assim acrescentando ainda mais à eficiência desse sistema comparado aos fluxos de trabalho com base em papel. A notificação opcional por * das novas tarefas acelera os fluxos de trabalho em locais remotos e usuários móveis. As empresas de hoje incorporam dispositivos móveis, facilitando o acesso, a visualização e, se necessário, a edição de documentos de fora de casa. Informação sincronizada em todos os locais DocuWare 5 ProductInfo 11
12 8. Gerenciamento de conteúdo da Web O Web Client do DocuWare garante o acesso aos documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, utilizando navegadores comuns. Nos fluxos de trabalho com base na Web, é possível disponibilizar documentos para processamento tanto no DocuWare Web Client quanto por meio de hiperlinks, permitindo que os usuários em um fluxo de trabalho tenham acesso aos mesmos arquivos de documentos. Isso significa que os fluxos de trabalho podem ser adaptados facilmente às necessidades de diferentes empresas e ao desempenho da transmissão de dados na Web. Acesso flexível com base na Web sem uma licença de cliente dedicada Integração flexível e segurança na Web Os dois recursos principais da arquitetura da Web do DocuWare são a extrema facilidade de integração e o uso de tecnologias 2.0 da Web. Os recursos para que os usuários acessem documentos são dispostas como um Thin Client, que é executado em qualquer navegador e em qualquer sistema operacional. No DocuWare Administration, é fácil definir quaisquer configurações do Web Client e atribuí-las por meio de uma URL única. Isso permite que documentos sejam criptografados de forma segura antes de estarem acessíveis às pessoas. Isso Com o DocuWare Web Client, os documentos podem ser acessados e processados através da Web, com a mesma flexibilidade e com o mesmo nível de segurança dos sistemas internos com um navegador normal. também permite que níveis de acesso e de direito sejam atribuídos individualmente e relacionados a determinadas tarefas. Os logins são implementados de forma segura, por exemplo, por meio de logins automáticos (Single Sign- On). O controle Checksum permite reconhecer se um documento foi alterado. Conjunto de informação para funcionários, clientes e parceiros A arquitetura flexível e de fácil integração do Cliente WEB do DocuWare torna fácil fornecer informações próprias ao usuário, permitindo por exemplo, que clientes acessem seus próprios documentos, como faturas e notas de entrega. Outro bom exemplo de documentos específicos por usuários é o acesso dos clientes às últimas informações de produtos, que aprimoram o serviço ao cliente e aumenta a produtividade. A segurança sofisticada elimina o acesso não autorizado. Os documentos disponibilizados são facilmente atualizado com as ferramentas normais do DocuWare para importar e editar documentos. Seus funcionários não necessitam conhecimento especial para acessar a informação através da Web. Eles precisam ser, apenas, usuários autorizados no DocuWare. DocuWare 5 ProductInfo 12
13 9. Configuração O DocuWare sempre foi conhecido por sua simplicidade de instalação e seu sistema de administração. Embora o mesmo número de recursos tenha se multiplicado, comparado às versões anteriores, esses atributos continuam verdadeiros com cada nova atualização. A simplicidade é a única maneira de garantir que as pessoas utilizem, de fato, os diversos recursos do gerenciamento de documentos. Simplicidade significa que as pessoas podem usar funcionalidades de uma maneira fácil e produtiva. Os administradores valorizam a configuração e administração fácil de todo o sistema. Arquitetura que não se torna obsoleta O DocuWare tem uma arquitetura de múltiplas camadas que se distinguem entre os componentes do cliente, do servidor e da infraestrutura. A comunicação entre componentes e com o cenário de TI é feita utilizando interfaces e protocolos padrões estabelecidos. O Web Client e os programas clientes especiais acessam os módulos do servidor do DocuWare via comunicação por canal usando protocolos http/https ou TCP/IP. Por sua vez, estes se comunicam diretamente com os sistemas de armazenamento, banco de dados e diretórios de usuários, criando as condições para um sistema que tem o máximo de segurança e, ao mesmo tempo, é facilmente dimensionado. A arquitetura do sistema do DocuWare A arquitetura do sistema do DocuWare oferece maneiras flexíveis para ser integrado em infraestruturas de TI existentes DocuWare 5 ProductInfo 13
14 Conjunto de administração central Uso bem-sucedido e Toda a administração, da garantido através disponibilidade do servidor à administração de diversas do usuário e da maneiras de integrar administração de arquivos e personalizar às configurações de conforme fluxos de trabalho, é necessidades realizada a partir da extraordinárias. DocuWare Administration ou Web Administration. Os módulos dos servidores e os usuários em locais remotos também são gerenciados de lá. As vastas ferramentas de relatórios possibilitam a criação de um sistema exato de documentação e até mesmo tornam as complexas instalações e configurações transparentes. Com a versão do ENTERPRISE Server, também é possível definir e gerenciar diversas organizações no mesmo sistema, usado especialmente para executar múltiplos clientes em centros de dados. Dimensionamento Se você tiver um grande número de usuários, então poderá distribuir os módulos de servidores do DocuWare em vários computadores. Distribuir a carga desta forma garante o melhor desempenho em todas as estações de trabalho. O DocuWare realiza isso por sempre usar os mesmos componentes e recursos, seja em uma única estação de trabalho ou para soluções de grupos distribuídos. Como resultado, a administração permanece simples e transparente, mesmo quando o sistema é expandido para incluir novos departamentos e locais. Segurança A arquitetura básica do DocuWare oferece um alto grau de segurança contra o acesso não autorizado de dados. O DocuWare usa o procedimento de autenticação Ticket-Granting-Ticket. A identificação de usuários únicos, por meio do login no DocuWare com a autenticação automática do Windows e durante o login único, é absolutamente segura. Se estiver usando a versão ENTERPRISE Server, então haverá funções adicionais de segurança disponíveis para proteger documentos altamente suscetíveis a serem acessados até por administradores do sistema. A proteção extra contra a manipulação é fornecida ao efetuar o login de todas as alterações do sistema em detalhes. O DocuWare também fornece proteção otimizada contra a perda de dados: todos os dados de índices são armazenados duas vezes, uma no banco de dados e outra nos metarquivos XML do documento. Isto facilita a restauração do banco de dados. Dependendo do cenário da implementação, o backup dos arquivos dos documentos é realizado usando ferramentas de backup normais ou duplicadas com as ferramentas próprias do DocuWare. Módulos complementares Com o DocuWare, você tem o poder de integrar um ambiente de TI existente, dados e documentos podem ser intercambiados com sistemas de terceiros, com um mínimo de administração. As bases para esta integração em ambientes específicos de usuários são os vários módulos opcionais de expansão, com as várias funções e interfaces padrão do DocuWare. Com os módulos você personaliza o sistema para quaisquer requisitos individuais. Folhas de dados detalhadas de cada módulo estão disponíveis nas versões mais recentes em * Para obter detalhes mais precisos dos recursos disponíveis em módulos individuais do DocuWare, consulte a seção Produtos em DocuWare 5 ProductInfo 14
15 Licenciamento O DocuWare está disponível em três versões de servidor: 1. O DocuWare BUSINESS Server é uma solução com níveis de entrada para pequenas organizações com um servidor operando um site de produção e sem necessidade de módulos complementares ou arquivos de documentos grandes. A licença inclui o Web Client Server. As licenças Client para usuários em um sistema podem ser adquiridas no modelo Concorrente (número de usuários conectados no sistema simultaneamente) ou no modelo Nomeado (número de computadores conectados ao sistema), pelo qual uma licença Concorrente pode ser convertida em duas licenças do tipo Nomeado. 2. O DocuWare PROFESSIONAL Server é uma solução flexível para organizações de porte médio e fornece uma organização de usuário final por sistema DocuWare, tamanho ilimitado de arquivo de documentos e sincronização dos arquivos de documentos em diferentes sites de produção (uma licença adicional de servidor é necessária para cada um). A licença inclui o Web Client Server; os módulos complementares estão disponíveis como opções. 3. O DocuWare ENTERPRISE Server é uma solução dimensionável para grandes empresas, ele suporta um número ilimitados de organizações dentro do mesmo sistema DocuWare e oferece equilíbrio, clustering, encriptação dos dados do documento e conexão para soluções de armazenamento externo. A licença inclui o Web Client Server. Os termos exatos da licença atual podem ser obtidos pelo revendedor autorizado local de DocuWare. Uma listagem pode ser encontrada em This document can also be found here: For more information please visit our website at DocuWare 5 ProductInfo 15
DocuWare ProductInfo Gerenciamento Profissional de Conteúdo Corporativo O DocuWare é um sistema de software de última geração para a gestão de documentos na Gestão Profissional de Conteúdo Corporativo.
productinfo DocuWare 5 Version 5.1 Gerenciamento integrado de documentos O novo sistema de gerenciamento de documentos, o DocuWare 5, é um software estado-da-arte para o gerenciamento integrado de documentos.