Dúvida #10: Quais documentos contábeis preciso manter? (Continuação) - Syhus - Escritório de Contabilidade especializado em startups e empresas de tecnologia
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Dúvida #10: Quais documentos contábeis preciso manter? (Continuação)
Muitos empresários têm dúvida em relação aos documentos obrigatórios a serem mantidos na empresa e se eles são obrigados a emitirem nota fiscal para todas as operações. Pelo fato de muitas possuírem serviços terceirizados de contabilidade, é comum que determinados documentos sigam para estas empresas.
Quais documentos são obrigatórios para uma empresa?
Documentos como CNPJ, Contrato Social, contratos diversos, incluindo os de trabalho, relacionados a negociações com sindicatos de classe, comprovantes de água, de aluguéis, extratos bancários, luz, telefone, cópias de cheques, comprovantes de duplicatas pagas, notas de compra e de venda. Estes, dentre outros, são documentos obrigatórios na empresa.
Quais a empresa deve manter e quais podem ficar com a contabilidade?
O que acontece é que, na teoria, as próprias empresas que contratam deveriam realizar os pagamentos das guias, apenas utilizando os serviços contábeis para a contabilização e geração de guias. Na prática, estas empresas geram e também pagam as guias, o que garante agilidade, evitando o atraso no pagamento e o consequente pagamento de multas e mora desnecessárias.
Como saber se sou obrigado a emitir nota fiscal?
Há sutis diferenças entre as empresas quando o assunto é a emissão de notas fiscais. Se uma empresa possui atividades de comércio (vende produtos), esta deverá prestar contas com a União e com os Estados; já para empresas prestadoras de serviços, além de prestar contas com a União, devem fazê-lo com os Municípios.
Exceto no caso dos Microempreendedores Individuais, isentos de emitir nota fiscal para pessoas físicas, todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal. No Brasil, ao todo, existem mais de 5 mil municípios, mas aproximadamente 400 obrigam os prestadores de serviços a emitirem a nota fiscal de maneira eletrônica.
A nota fiscal eletrônica é obrigatória apenas quando uma empresa vende para outra empresa. Se a venda for realizada para o consumidor final, esta pode ser emitida em papel ou, também, de maneira eletrônica. Isso é muito comum em empresas com negócios baseados na internet, que enviam as notas fiscais eletrônicas para os e-mails dos clientes e a via física segue junto com o produto via correio para a casa do comprador.
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Para saber mais sobre quais documentos manter na empresa e quais deixar na contabilidade, confira o post Dúvida #9: Quais documentos contábeis preciso manter?
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