Três erros e três acertos na localização de documentos - CIO
Três erros e três acertos na localização de documentos
25% do tempo dos colaboradores corporativos é perdido com procuras ineficazes por documentos nas empresas. Como acertar?
Rafael Cichini *
Publicada em 17 de abril de 2015 às 07h47
Estima-se que 25% do tempo dos colaboradores é perdido com procuras ineficazes por documentos nas empresas. A melhor receita para combater esse problema é utilizar sistemas de buscas corporativas, como o Google Search Appliance.
O crescimento dessa solução é visível: pesquisa da Gartner indica que até 2017 o segmento deve crescer 11,2% ao ano. Entretanto, não basta ter um equipamento. É preciso se cercar de boas práticas para garantir o pleno funcionamento do recurso. Confira os três acertos e os três erros mais comuns no setor de Enterprise Search:
Os três acertos
Palavras-chave ideais – conteúdos com tópicos adequados otimizam a procura, pois os primeiros resultados na página já irão corresponder com o termo digitado pelo colaborador.
Atualização constante – realizar a manutenção adequada e estar atento às atualizações dos equipamentos faz com que o produto funcione de maneira rápida e tenha todas as funções compatíveis com o que há de melhor no mercado.
Organização – elaborar um planejamento para evitar que dados sejam duplicados nas fontes de informação da empresa também ajuda a realizar a busca corporativa e evita que o funcionário pegue um dado desatualizado.
Os três erros
Conteúdo pobre – não adianta ter um sistema eficiente de buscas corporativas se o documento tem um conteúdo ruim e palavras-chave inadequadas. Dessa forma ele não aparecerá nas primeiras páginas de resultados.
Pouca integração – a solução não pode ser adquirida para resolver apenas o problema inicial. É preciso integrá-la aos sistemas da companhia para que possa indexar todos os documentos existentes.
Falta de cultura – ainda há a ideia de que investir em equipamentos que otimizem a busca é desperdício de dinheiro. Os empresários não conseguem visualizar a perda que sofrem de tempo e recurso na produtividade dos colaboradores quando uma pesquisa é ineficiente.
(*) Rafael Cichini é CEO da Just Digital, empresa especializada em soluções enterprise para gestão de conteúdo e search, e Presidente da Associação Drupal Brasil
Como anda o back office da sua empresa? Cinco tarefas que ficam mais fáceis com a gestão eletrônica de documentos Gestão eletrônica de documentos, como e por que escolher Quanto vale a sua informação? Como otimizar o BI Esqueça a informação. Colaboração real começa com pessoas e processos A armadilha da previsibilidade - Parte I Como garantir que a sua incursão na nuvem não se transformará em tempestade