Guia prático eSocial
Este é um guia especial para deixar você atualizado e preparado sobre as questões que norteiam o eSocial.
Navegue pelos itens abaixo e fique a vontade para entrar em contato conosco para melhor atende-lo.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, é um projeto do Governo Federal que muda a forma de registrar os eventos trabalhistas.
Com ele, o empregador passa a enviar de forma unificada as informações relativas aos trabalhadores.
O objetivo do eSocial é garantir os direitos dos trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações pelos empregadores e aprimorar a qualidade das informações prestadas ao Estado.
Quem precisa utilizar o eSocial? http://goo.gl/QsJH92
Quando o eSocial entrará em vigor? http://goo.gl/UinOlw
Confira na íntegra o artigo do sócio-diretor da Aliz Inteligência Sustentável, Jorge Campos, especialista na temática do eSocial.
A Grande pergunta sobre o eSocial
A grande pergunta que recebo nos últimos meses sobre o eSocial é justamente esta, "Por onde começar?", como se fosse uma resposta simples e fácil. Não o é, porque o cenário do RH, do Departamento Pessoal, do Ambiente Humano, ou da "Alma" das empresas é tão complexo quanto a definição do seu próprio nome, cada empresa adota o seu.
O grande paradoxo é que nos últimos 7 anos acompanhamos uma evolução do cenário tecnológico das empresas, desde a certificação digital, passando pelo .XML da NF-e, a "cloud computing"( popular nuvem); armazenagem de dados, nível 6 de segurança, SOX, etc. Com estas novas tecnologias "embarcadas" nas empresas, grandes e médias empresas e até as pequenas, poderíamos entender que a entrada do RH no projeto Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) seria um cenário plácido, um " céu de brigadeiro". Ledo engano, depois de 4 anos de discussões com várias empresas e com diversos níveis hierárquicos, percebemos que o RH ficou à margem destes movimentos, tão complexos e diversos que a adoção deste novo modelo tem se mostrado um grande tormento nas empresas, e nos fornecedores de soluções de folha de pagamento e afins.
Isso acontece tanto por conta da legislação envolvida, de 5 entes ( RFB, MTE, INSS, CAIXA, Previdência), e com toda a sua diversidade de interpretações, quanto pela dificuldade de estender os atuais processos a um padrão totalmente digital. Como exemplo, temos visto empresas com mais de uma solução de folha de pagamento, só esta situação já se mostraria de complexidade ímpar, junte-se a isto, na maioria das vezes, folhas distintas com centros de custos separados, rubricas específicas; porque eram empresas autônomas, e em algum momento foram incorporadas; e veja que nem falamos dos demais parceiros de soluções de "segurança e medicina do trabalho", "benefícios", etc.
Considerando este "STATUS QUO", é de se compreender a dificuldade do RH, de aceitar o novo modelo digital, principalmente, quando este "novo" sinaliza um controle muito rígido da rotina trabalhista, algo que em muitos ambientes nunca fora devidamente ajustado.
Passado o susto inicial, entendemos que o principal desafio é apresentar para toda a companhia o que é o tal eSocial, e cuidar para que a linguagem ou a mensagem seja clara, limpa e transparente, mostrando a proposta do projeto, os seus motivadores, as vantagens para os trabalhadores, para a sociedade, e lógico para o fisco; mas, também, o quanto será preciso trabalhar para se atingir o "estado da arte".
Considero essa uma das mais difíceis etapas dos sete passos que identificamos para se preparar para a implementação do eSocial. Essa visão do todo para toda a companhia é fundamental, mas, em muitos casos não é o bastante; para alguns modelos de empresas será necessária a preparação de uma cartilha do trabalhador, explicando em detalhes todo o projeto, e seus benefícios, e o orientando como proceder nos próximos passos caso ele seja envolvido.
Explica-se porque um dos passos necessários ao projeto eSocial é o recadastramento dos trabalhadores e este recadastramento passará por 3 etapas. Num primeiro momento, a empresa deve promover o seu recadastramento interno, e numa segunda etapa, o saneamento do cadastro com o fisco, e aqueles que tiverem problemas no PIS/PASEP ou NIT; o terceiro momento, deverão comparecer – cada trabalhador – às agências da CAIXA para regularizar a sua situação, e estamos falando de trabalhadoras que se casaram e adotaram o sobrenome do marido, trabalhadores sem data de nascimento, etc.
Próximas etapas para adequação ao eSocial
As etapas seguintes se dividem em mapear o cenário societário da empresa, porque algumas informações estão diretamente relacionadas com a tributação( CNAE Preponderante e CNAE do estabelecimento), mapear o cenário sistêmico, neste caso justamente para entender como se distribuem as informações nos diversos sistemas da empresa.
Há também, a etapa do mapeamento do workflow do processo, e não estamos falando do processo em si, mas, do desvio do processo, noutras palavras, é o tal do "jeitinho brasileiro", que permite o trabalhador entrar na empresa no período de férias, que permite fazer 5 horas extras por dia, que permite ao trabalhador sair de férias a 7 dias do vencimento do segundo período aquisitivo, que estabelece um banco de férias, etc. Há também o mapeamento do leiaute, e neste caso, é saber de onde virão as informações e como elas virão, se é que virão.
Pois bem, saber se a empresa precisará de todos os passos ou de alguns passos é o grande desafio de quem for responsável pela adequação ao eSocial. Outro fenômeno que começa a ser percebido é a escassez de profissionais da área de RH, especializados em rotinas trabalhistas, e o aumento das remunerações destes profissionais. O que observaremos é a mesma situação que ocorreu no fiscal e no contábil, a migração do profissional interno da empresa para as consultorias Fiscais, de RH, etc.
Atender ao eSocial não é uma tarefa simples, não pode e não deve ser tratada como uma obrigação acessória, ela não está restrita ao RH, mapeamos 24 áreas envolvidas, portanto, vai exigir um esforço muito grande da companhia e uma completa integração perseguindo a qualidade das informações, como nunca houve, principalmente, porque, desta vez o fisco se propõe a calcular o imposto baseado nas informações fornecidas pelas empresas.
O projeto eSocial começou a ser discutido de fato, há 4 anos, e quando me perguntavam sobre detalhes e etapas citadas eu sempre citava o trecho bíblico:
Eis que o momento chegou…o momento é agora, mãos à obra.
Conheça os órgãos envolvidos no projeto do eSocial
O eSocial é um projeto planejado e desenvolvido em conjunto com várias instituições.
Conheça os órgãos envolvidos no projeto.
O Projeto faz parte ainda da Agenda de Ações para Modernização da Gestão Pública, conduzida pelo Ministério do Planejamento, que está sendo construída em diálogo com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e o conjunto dos Ministérios.
O eSocial vai deixar sua vida mais fácil
O Projeto impactará nos empregadores, trabalhadores e no Governo.
Confira com mais detalhes quais serão as mudanças.
As informações prestadas no modelo do eSocial irão substituir os formulários e declarações que o empregador precisa entregar atualmente. O eSocial vai padronizar as informações e reduzir o número de obrigações as quais você está sujeito.
A adoção do eSocial permitirá que você atue com maior transparência e segurança jurídica, de forma a evitar passivos fiscais e trabalhistas desnecessários, ou seja, sem multas!
Vai ficar mais rápido e fácil ter acesso aos direitos trabalhistas, uma vez que será possível acessar toda sua vida laboral com apenas um clique.
O eSocial vai deixar mais difícil que os empregadores cometam fraudes contra o sistema previdenciário e trabalhista, evitando irregularidades que prejudicam o trabalhador e a sociedade
As informações do empregador serão validadas com a base CNPJ ou CPF conforme o caso, validando também na base da Receita Federal outros identificadores utilizados pelo empregador como CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica Pessoa Física) e CNO (Cadastro Nacional de Obras)*.
*Os identificadores citados substituirão o CEI.
A Qualificação consiste na verificação junto aos órgãos da Receita Federal e da Previdência Social da coerência na correspondência dos números de CPF e NIS (NIT/PIS/PASEP) do trabalhador.
Porque fazer a qualificação cadastral garante a integridade dos dados dos trabalhadores nas bases de dados do eSocial e diminui a probabilidade de ter o cadastro inicial do trabalhador rejeitado pelo eSocial.
A Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência Social (Dataprev) disponibilizou um aplicativo que permite a qualificação dos trabalhadores a partir da digitação manual do Nome, CPF, NIS e Data de nascimento. No módulo de "Qualificação on-line", podem ser cadastrados até dez trabalhadores por vez.
Depois desse processo de qualificação, o empregador recebe uma lista com os trabalhadores cujos cadastros deves ser regularizados junto ao órgão responsável.
Futuramente, será possível realizar a qualificação em lote, com a geração de arquivo no sistema da folha de pagamento.