Manual do Expositor Conescap
18º CONESCAP
Este Manual do Expositor é a sua principal ferramenta de trabalho, pois lhe fornecerá todas as orientações necessárias para que a realização da 18º CONESCAP, seja um sucesso.
Leia-o com atenção, principalmente os prazos estipulados para entrega de formulários e projetos. Os formulários, integrantes deste manual, foram elaborados para facilitar e otimizar a sua participação.
É de suma importância que todas as empresas expositoras transmitam, a seus prestadores de serviços, o conteúdo deste manual, bem como as regras preestabelecidas, de modo a assegurar que a participação no evento atenda às expectativas da organização.
Que seja um sucesso sua participação neste evento, para isso conte conosco!
Comissão Organizadora 18º CONESCAP
Carapina Centro de Eventos - Vitória - Espírito Santo
Endereço: Rodovia do Contorno, s/n, BR 101, km 1, Serra/ES. CEP 29.161-064
Dias de realização: 13, 14 e 15 de novembro de 2019.
CNPJ: 01552979/0001-73
Endereço: Setor Bancário Norte, Quadra 2, Lote 12, Bl F Salas 904/912 Ed. Via Capital Brasília/DF, CEP 70040-020
Telefone: (61) 3429-8400
Endereço: Av. Mal. Mascarenhas de Moraes, 99 - Centro, Vitória - ES, 29010-330
Telefone: (27) 3434-4050
Organização e Operadora de Turismo Oficial
Endereço: Av. Carlos Gomes, 1859 - C. 408 - Auxiliadora, Porto Alegre - RS
Al. Santos, 11773 - Jardim Paulista, São Paulo - SP
Telefone: (51) 3076-7002 | (11) 3995-4939
Contato: Eduardo Monte (11) 9.7700-3754 - operacional@tribecaeventos.com.br
Montadora Oficial e Exclusiva
(27) 3212-5588
sbrasil@studiobrasil.com.br
Av. Coronel Manoel Nunes, 1.200, Jardim Tropical, Serra, ES, CEP: 29.162-010
Site Oficial do Evento - Inscrições e Informações
www.conescap.com.br
Ocupação / Intransferibilidade
Caso o expositor não ocupe o espaço reservado até 48 horas antes do início do evento, poderá a FENACON e SESCON - ES dispor da área, da forma que melhor lhe convier. Nesse caso a utilização do espaço pela FENACON e SESCON - ES não exime o expositor de arcar com as despesas decorrentes da reserva do espaço, bem como de eventuais perdas e danos.
O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito ou responsabilidade assumida com relação ao EVENTO, nem sublocar, no todo ou em parte, ou ceder transferência de direitos a terceiros.
Não será permitida a participação e/ou divulgação no stand de produtos, folhetos, logomarcas, ou promoção de qualquer espécie de instituição, empresa ou pessoa que não seja o expositor. O descumprimento desta norma acarretará no recolhimento imediato de produtos e materiais para posterior devolução.
Quando o Expositor se tratar de um grupo empresarial ou quando possuir empresas associadas ou representadas, poderá apresentar produtos das outras empresas, desde que forneça à Empresa Organizadora a relação dessas empresas, juntamente com comprovante dos vínculos existentes entre elas, estando ainda sujeito aos encargos adicionais, quando houver.
Redistribuição de área
Embora só o faça em caso extremo, a qualquer tempo, a bem geral e sem aviso prévio, poderá a FENACON e SESCON - ES redistribuir os setores ou os estandes, desde que respeitadas as dimensões e características estabelecidas em contrato, com o que concorda o EXPOSITOR.
É de responsabilidade do EXPOSITOR os danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos em seu stand, antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, furto, sabotagem, convulsão civil, incêndio, explosão, deficiências ou interrupções no fornecimento de serviços de terceiros, incluindo energia elétrica, água ou sinistros de quaisquer espécies.
O EXPOSITOR poderá inclusive responder conjuntamente por quaisquer incidentes que sejam causados a partir da sua presença ou de seus funcionários, contratados, convidados ou pessoas, cujo ingresso ao evento tenha sido facilitado por ele.
Recomendamos que enviem seus produtos e equipamentos somente quando houver um responsável em seu stand para o recebimento, o que deve ocorrer também durante o período de desmontagem do stand, na retirada dos materiais expostos.
Prazos a serem cumpridos com montadora oficial (pré evento)
Todos os estandes são padrão, respeitando a cota contratada. Ajustes e modificações obrigatoriamente precisam ser tratadas com a montadora oficial e aprovadas pela comissão organizadora.
Ajustes permitidos no estande padrão : 8.10.2019
Envio de programação visual a ser produzida para estande: 8.10.2019
Locação de equipamentos para o estande: 8.10.2019
Substituição/contratação de mobiliário para estande: 8.10.2019
Datas e Prazos Montagem, Desmontagem e Entrega
PRAZO LIMITE/ DESCRITIVO
Envio de Materiais para Pastas Congressistas - até 05 de novembro
Envio de Materiais para Estande - até 08 de novembro
Montagem do Evento - de 06 a 12 de novembro - das 08:00 as 18:00
Liberação dos Estandes para os Expositores e Apoiadores Institucionais- dia 12 de novembro a partir das 14:00
Entrega de Credenciais Expositores, Apoiadores - a partir das 14:00 do dia 12 de novembro
Horário de funcionamento da Feira - dia 13 de novembro das 16:00 as 23:00 / dia 14 de novembro das 08:45 as 19:00 / dia 15 de novembro das 08:45 as 19:00*
Desmontagem do Evento
Retirada de materiais e equipamentos dos estandes pelo patrocinador - dia 16 das 08:00 as 12:00
Desmontagem dos Estandes - dia 16 de novembro das 12:00 as 18:00 / 17 de novembro das 08:00 as 12:00
Envio de Materiais ao Centro de Convenções
Toda remessa de produtos e materiais deverá ser enviada com identificação conforme abaixo. O não cumprimento das orientações abaixo resultam no não recebimento/ não inclusão dos materiais no local destinado.
MODELO 1 - PARA USO NO ESTANDE
18ª CONESCAP – Convenção Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas
Carapina Centro de Eventos - Vitória - Espírito Santo | Endereço: Rodovia do Contorno, s/n, BR 101, km 1, Serra/ES. CEP 29.161-064
Aos Cuidados de ( nome da pessoa de sua empresa que irá retirar)
Uso: Materiais para exposição no estande ( nome da sua empresa)
MODELO 2 - INCLUIR NA PASTA DE CONGRESSISTA
Aos Cuidados de: Sr. Clarton
Uso: Materiais para Inclusão na Pasta de Congressistas
A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome do próprio Expositor, com CNPJ e inscrição do mesmo.
No corpo na nota fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração; nos espaços próprios, colocar o nome da empresa expositora, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores, unitário e total.
Recomendamos manter a Nota Fiscal dos produtos de mostruário no estande, a disposição das autoridades para eventual fiscalização. Abaixo endereço do local de realização do evento
O Centro de Convenções não fará nota de devolução e não permitirá a entrada de equipamentos ou produtos sem as devidas notas fiscais conforme orientações acima;
Recomenda-se ao expositor que contrate seguros específicos de RISCOS DIVERSOS – RD e RESPONSABILIDADE CIVIL – RC, os quais ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o período de realização do evento.
As apólices de seguro deverão ser suficientemente amplas para dar cobertura total. Caso isso não ocorra, caberão ao Expositor/ Patrocinador total responsabilidade com os custos daí decorrentes, cabendo-lhes indenizar e recompor todos os danos perante a Organizadora, à área de exposições do Centro de Convenções e/ou a terceiros.
Converse com seu Corretor de Seguros ou contate uma Seguradora.
Afim de auxiliar os expositores e contratados/ prestadores de serviço de ações e atitudes que visem a segurança e higiene de todos aqueles que trabalhem ou visitem o evento, listamos abaixo algumas instruções de segurança:
Quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para estandes contíguos ou para o PAVILHÃO, deverão ser informados a PROMOTORA e providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade.
É obrigatório a utilização e/ou aplicação de material antichama (IGNIFUGAÇÃO) para revestimento do piso, paredes divisórias e do teto dos estandes.
Utilização de EPI's:
Todo EXPOSITOR ou MONTADOR, durante o período de montagem e desmontagem deverá estar trajando uniforme ou camisa, calças compridas, calçado fechado, devendo ainda portar credencial de identificação e equipamentos de proteção individual (EPI's), conforme determina as Normas de Segurança do Trabalho. Não será permitido o acesso à área de montagem de sandálias de dedo ou descalço e sem capacete.
Todos os materiais especiais utilizados na decoração dos stands ou nas mercadorias expostas deverão estar devidamente tratados para proteção contra incêndio, em conformidade com os regulamentos em vigor, prevalecendo às normas internacionais habituais.
- Estoque de Substâncias de Risco
O EXPOSITOR/MONTADORORA não poderá, sob qualquer hipótese, manter no stand substâncias tóxicas, inflamáveis, explosivos ou quaisquer substâncias que ofereçam risco para o público, para stands contíguos ou para o Carapina Centro de Eventos, independentemente da quantidade estocada, sob pena de confisco temporário pela FENACON e SESCON - ES.
- Equipamentos Proibidos
É proibida qualquer atividade com fogo e a utilização de qualquer equipamento que possa provocar incêndio e/ou explosão, como gases GLP, tóxicos e combustíveis ou botijões de gás. Só será permitida a utilização de equipamentos com alimentação elétrica.
- Contratação de mão de obra e solicitação de serviços e instalações
Para utilização de mão-de-obra eventual diretamente pelo EXPOSITOR, os procedimentos legais devem ser observados com atenção, a fim de se evitarem possíveis contratempos.
Segurança e Limpeza dos Estandes
A FENACON e SESCON - ES manterão serviço de segurança em plantão permanente no Parque de Exposição, para as áreas comuns. Entende-se por áreas comuns, as ruas, praças, auditório, portarias.
A segurança dos stands é de exclusiva responsabilidade dos EXPOSITORES, que poderão optar pela contratação do seu próprio serviço de segurança com fornecedor exclusivo indicado neste manual.
Somente vigilantes com Certificado do Curso de Vigilância e Reciclagem autorizado pela Polícia Federal, e que estejam devidamente registrados em uma empresa de vigilância e segurança, também autorizada pela Polícia Federal, poderão prestar serviço de segurança.
O EXPOSITOR será responsável por qualquer dano que o segurança possa causar em material alheio ou às instalações do pavilhão, ficando ciente de que o mesmo não poderá portar arma de fogo dentro do Carapina Centro de Eventos.
O EXPOSITOR deverá responder, via judicial, toda e qualquer sanção, multa ou débito decorrente do não-cumprimento de Normas Legais.
Se o segurança for da própria empresa expositora, é necessário o Certificado do Curso de Vigilância e Reciclagem autorizado pela Polícia Federal e apresentação de vínculo empregatício entre o segurança e a empresa expositora.
Limpeza dos Estandes
A FENACON e SESCON - ES são responsáveis pela limpeza das áreas comuns da Feira, cabendo ao EXPOSITOR a limpeza interna do stand, onde deverá manter um recipiente para acúmulo de detritos.
Normas para instalações elétricas dos estandes
A tensão em todo o Centro de Convenções é de 220 volts. Todos os expositores que utilizarem aparelhos de voltagem diferente deverão fazer uso de transformadores próprios. Adaptadores para tomadas em modelos internacionais também são de responsabilidade dos expositores.
O expositor deverá manter o seu stand em perfeitas condições de funcionamento, franqueados à visitação, desde a abertura até o encerramento do evento.
Durante todo período de realização deverá haver um funcionário do EXPOSITOR, devidamente identificado e capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. Recomenda-se a sua chegada 01 hora antes da abertura do evento.
Cada expositor tem o compromisso de providenciar seu próprio extintor caso a montagem não seja fornecida pela PROMOTORA e - disponibilizar antes da realização do evento a ORGANIZADORA qualquer momento cópia autenticada da Autorização de Responsabilidade Técnica – (ART)
É expressamente proibido que qualquer tipo de montagem cause a obstrução de saídas de emergência, extintores e hidrantes, assim como a passagem dos fios em frente das portas em geral.
Todas as portas dos salões devem estar livres para circulação;
Climatização do evento
O Sistema de Ar Condicionado nos Pavilhões (quando aplicável) foi dimensionado para reduzir a temperatura interna em até 8º C, em relação a temperatura externa. Como todo Sistema de Ar Condicionado, existem variáveis como umidade relativa do ar, número de pessoas, sistemas de calor que podem alterar a eficiência do sistema.
Dentro dos estandes existem outros fatores que inibem a entrada do ar condicionado e aumentam a temperatura interna, como por exemplo o fechamento do teto, teto muito baixo, utilização de iluminação quente HDI/ HQI, etc.
- COM CREDENCIAL - Destinado a expositores , prestadores de serviços, convencionais e acompanhantes inscritos;
Não será permitido o acesso e/ou permanência de pessoal no recinto do evento fora do horário de funcionamento.
É terminantemente proibido o acesso de menores de 16 anos no Carapina Centro de Eventos durante todo o período do evento (montagem / realização / desmontagem), mesmo acompanhados, ainda que seja de parentes, em qualquer grau, dos visitantes ou dos expositores.
Credenciais do Expositor
Para solicitar as credenciais, o expositor deverá preencher o Formulário para Solicitação de Emissão de Credencial , Clique aqui para solicitar. Solicite até o dia 05/11/2019.
O uso do crachá é obrigatório, pessoal e intransferível mediante apresentação de um documento com foto.
Para cada credencial de expositor emitida , será cobrado o valor de R$ 200,00 referente a 2 almoços e coquetel de abertura. A cobrança se dará por meio de boleto bancário.
Prazo de preenchimento e envio do formulário até o dia 05 de novembro
O Estacionamento estará disponível no local conforme contrapartidas descritas para cada cota de patrocinador.
MASTER: 10 vagas
PRIVATE: 05 vagas
UNIQUE: 03 vagas
ESTILO: 02 vagas
STARTUP: 02 vagas
Serviço de Alimentos e Bebidas para Estande
Bebidas Alcoólicas no estande
O serviço de bebidas alcoólicas nos estandes será permitido APENAS a partir dos seguintes horários:
dia 13 de novembro - 19:00 horas
dia 14 de novembro - 17:00 horas
dia 15 de novembro - 17:00 horas
Haverá serviço de café e água durante todo o período de realização do evento, em espaços denominado "CAFÉ" de cada um dos expositores da categoria MASTER.
Todos os Expositores estão liberados para a contratação de alimentos e bebidas para seus estandes, o evento não terá serviço de alimentação nos intervalos. Teremos o atendimento de Food Trucks que comercializarão lanches a todos os interessados.
O almoço esta incluso na inscrição dos convencionais e será serviço na área de exposição, de modo que o público tenha um tempo maior de relacionamento com os expositores.
Depósito para Materiais
O organizador oferece ao EXPOSITOR um depósito coletivo para guarda de materiais publicitários, produtos e outros, porém não será responsável por eventuais extravios ou trocas de mercadorias que ocorram durante o período do evento neste depósito.
O acesso a este depósito será permitido apenas à pessoa devidamente identificada e somente dentro do horário oficial do encontro.
Para os expositores MASTER será disponibilizada a agenda do evento 10 dias antes para agendamento. A sala de reunião é um benefício Exclusivo do Patrocinador MASTER.
Brindes, sorteios e promoções
Promoções, brindes e sorteios
O Expositor poderá, exclusivamente, dentro dos limites da área alocada, distribuir brindes ou lembranças aos congressistas, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos, e desde que a taxa de prefeitura esteja quitada. Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar formação de filas ou aglomerações. Havendo alguma necessidade específica, favor encaminhar para operacional@tribecaeventos.com.br aos cuidados de Eduardo.
Sonorização e Direitos Autorais
Para utilização de quaisquer recursos de áudio (som ambiente, vídeowall, etc) ou apresentação de atividades artísticas, o nível de som não poderá exceder a 65 decibéis, medidos nos perímetros limítrofes do stand onde se origina o som.
O recurso de som, para uso intermitente, poderá ser utilizado se na criação do stand forem feitas salas com isolamento acústico, que impeçam totalmente a propagação do som ou outros ruídos emitidos no ambiente.
A realização de quaisquer atividades artísticas (música ao vivo, desfiles, show, sorteios, dança, palestra, entre outros) deverá ser AUTORIZADA expressamente pela PROMOTORA, com antecedência mínima de 30 dias à realização do evento.
Caso seja autorizada pela FENACON e SESCON - ES, a apresentação de música ao vivo, instrumental ou DJ somente será permitida após as 20h, com término às 21h impreterivelmente, sob pena de aplicação de multa.
O EXPOSITOR que realizar qualquer uma dessas atividades, ou mesmo sonorização ambiente, estará sujeito ao pagamento das taxas referentes ao ECAD.
Deverá ser entregue ao setor operacional, o comprovante de pagamento da taxa do ECAD, até o dia 06 de novembro de 2019.
A FENACON e SESCON - ES poderá interromper ou determinar período para apresentação das atividades, sempre que as mesmas estiverem ocasionando distúrbios, aglomerações, reclamações dos stands contíguos ou estiverem em desacordo com o previamente combinado.
Atividades artísticas, demonstrações e projeções devem ser feitas no interior do stand, bem de forma que o visitante também tenha que assistir do lado de dentro do stand, evitando a obstrução das vias de circulação da Feira.
Endereço: R. Juiz Alexandre Martins de Castro Filho, 65 - 406 - Santa Lucia, Vitória - ES, 29015-100
Horário: Abre à(s) 08:00 quinta
Telefone: (27) 3223-3900
Uma cópia desta taxa paga deverá ser enviada à organizadora através do e-mail operacional@tribecaeventos.com.br até 05/11/2019.
EMPRESA: Grupo Muller
PESSOA DE CONTATO: Adi Muller
FONE: 27 3389 3539
EMPRESA: Grupo Vitória Gatti
PESSOA DE CONTATO: Esteivan Gatti
FONE: 27 98174 7273
EMPRESA: Studio Brasil
CONTATO: Benadade
FONE: 27 3212 5588 / 27 99297 1448
EMPRESA: Ev Soft
CONTATO: Alessandro Main
FONE: 27 3082 7792 / 27 99278 0012
EMAIL: main@ev-soft.com.br
EMPRESA: Hoffman Equipamentos:
PESSOA DO CONTATO: Alexandre
FONE: 27 99811 3060
EMPRESA: Inove Equipamentos
FONE: 27 98865-8886
EMPRESA: Leny Decoração
CONTATO: Leny
FONE: 27 99941-0039
EMPRESA: Empório A
FONE: 27 3332-4277
EMPRESA: Buffet Steffen
CONTATO: Melissa
FONE: 27 99885 7796
EMPRESA: ARETHUSA EVENTOS
CONTATO: Arethusa
FONE: 27 99646-9814
COLETOR PARA ESTANDES:
EMPRESA: CAFÉ MERIDIANO
FONE: 27 3225-9886
EMPRESA: GRAFITUSA
CONTATO: Laila
FONE: 27 3434-2200
EMPRESA: SINALIZAÇÃO
CONTATO: Jacques
FONE: 27 99633-6677
AGÊNCIA DE TURISMO ( PASSEIO E TRANSPORTE):
EMPRESA: VIX RECEPTIVO
CONTATO: Paulo Renato
FONE: 27 99254-5999
CHOPP E CERVEJAS ARTESANAIS:
EMPRESA: VIKINGS CERVEJARIA
CONTATO: Luiz Felipe
FONE: 27 99279-6128
Merchandising área externa
Será permitido instação de balões, blimps, infláveis e outras mídias alternativas.
Produção, colocação e retirada é responsabilidade de cada expositor que deve confirmar o interesse e enviar o projeto para operacional@tribecaeventos.com.br aos cuidados de Eduardo.