Notas Fiscais Eletrônicas: Quais arquivos e documentos devem ser guardados? | TagPlus - Notícias e Informações sobre Gestão de Empresas, Gestão Financeira, Vendas e NF-e
Notas Fiscais Eletrônicas: Quais arquivos e documentos devem ser guardados?
Apesar da revolução causada pela informática no mundo fiscal, algumas obrigatoriedades não mudaram. Documentos obrigatórios e suas informações, formas de escrituração e prazo de guarda ainda continuam valendo, seja o ducumento físico ou digital.
Nota Fiscal Eletrônica e sua Guarda
Isso não é diferente para as Notas Fiscais Eletrônicas. Assim como a nota fiscal em papel, ela deve ser mantida por ao menos 5 anos tanto pelo emitente, quanto pelo destinatário da nota.
Formatos da NF-e
A nota fiscal eletrônica existe normalmente no formato XML assinado, no formato DANFE digital (em PDV) e no formato DANFE impresso.
XML Assinado: É um arquivo estruturado e assinado digitalmente por certificado digital enviado pelo contribuinte emitente ao fisco. Esse arquivo deve ser obrigatoriamente enviado ao destinatário da nota, após a aprovação desta.
DANFE Digital: É um PDF que espelha o XML assinado. Possui uma estrutura pré definida pela receita federal, constando o CFOP, os itens, e os dados do destinatário e emitente da nota, além de outras informações.
DANFE Impresso: É basicamente o DANFE impresso em papel físico.
Mas o que deve ser efetivamente guardado?
Muitos contadores ainda aconselham que a DANFE Impressa seja guardada. Mas o que deve ser efetivamente armazenado por 5 anos de maneira segura e consistente é o XML Assinado. Somente ele possui todos os dados da nota fiscal, além da assinatura digital, que comprova que a NF-e foi efetivamente emitida pela pessoa que se declara como emissora.
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