Checklist – Início do processo de due diligence - Lexis 360
Documento: Checklist – Início do processo de due diligence
Veja o item Introdução e providências iniciais.
CHECKLIST – PROVIDÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA O INÍCIO DO PROCESSO DE DUE DILIGENCE
Memorandum of Understanding: a primeira providência que o advogado deve tomar ao iniciar uma due diligence é verificar com seu cliente se foi firmado um MoU entre as partes*
Equipe: tendo conhecido os limites da due diligence, o próximo passo é selecionar uma equipe de advogados multidisciplinar a ser liderada por um advogado coordenador, responsável pela organização geral, distribuição das tarefas e pela condução de todas as etapas do processo**
Reunião inicial: a realização de reunião inicial entre os membros da equipe responsáveis pela auditoria será conduzida pelo coordenador e terá como objetivos:
contextualizar a operação na qual a auditoria se insere
identificar os escopos e ressaltar o principal foco da auditoria
distribuir as tarefas entre os participantes
delinear e padronizar as metodologias de trabalho a serem utilizadas
antecipar eventuais contingências previamente conhecidas ou potenciais, e
Lista de auditoria: o primeiro documento a ser elaborado será a lista de auditoria legal (Checklist) enumerando todos os documentos que serão solicitados à empresa-alvo no âmbito da auditoria legal***
Lista de controle: é um documento para o uso e controle interno da equipe, no qual devem ser descritos, com algum nível de detalhe, todos os documentos recebidos no âmbito da auditoria legal (ex.: "contrato de locação da sede da empresa"; "lista de acionistas datada de xx/yy/zzzz")****
Meios e formas de comunicação*****: ao longo da due diligence, o cliente deverá ser informado sobre o andamento do processo, inclusive e especialmente sobre:
identificação de eventuais contingências
orientação periódica da empresa-alvo sobre a disponibilização de documentos e informações
Disponibilização de documentos: os documentos que serão disponibilizados pela empresa-alvo no processo de due diligence deverão ser compartilhados com a equipe responsável pela análise e controle de recebimentos******
* O MoU é um contrato que contém os termos e condições preliminares do negócio a ser efetivado. Normalmente, o MoU prevê a realização de uma due diligence como condição antecedente à finalização da operação de M&A, e pode ou não conter os limites da due diligence a ser realizada; por isso, é importante que o advogado saiba como seu cliente negociou a due diligence com a outra parte. Veja exemplo de MoU.
** O coordenador será o principal responsável pela comunicação com as partes envolvidas na due diligence, sendo imprescindível que a equipe o comunique imediatamente quando for encontrada qualquer irregularidade mais grave.
*** Conforme os documentos forem sendo recebidos, a lista de auditoria legal deverá ser atualizada e enviada às partes, contendo a indicação dos documentos pendentes, documentos recebidos e documentos apresentados com divergências.
**** É importante que a análise e descrição dos documentos não ultrapassem o prazo de 3 dias contados da data de recebimento, a fim de evitar que eventuais contingências relevantes sejam identificadas de forma intempestiva.
***** É necessário estabelecer uma rotina e um padrão de comunicação entre a equipe e as partes envolvidas na operação, com datas e horários previamente definidos. Uma sugestão é a realização de conferências telefônicas semanais para que os assessores das partes atualizem pendências e providências necessárias.
****** Os compartilhamentos poderão ser de forma física ou virtual, mediante criação de um data room, e deverão ser feitos em ambientes seguros que garantam o sigilo comercial e a confidencialidade dos documentos.