Fluxo de trabalho: aprenda como automatizar seus processos
Fluxo de Trabalho: aprenda como automatizar os processos no seu negócio
Publicado por Equipe Marketing em setembro 19, 2019 | Atualizado em março 2, 2020
Um fluxo de trabalho permite que os gestores tenham uma visão ampla dos processos de negócios. Ele também mostra como as atividades estão sendo realizadas e assim, evitar possíveis gargalos. Bom, trazendo isso para o nosso dia a dia, o fluxo de trabalho é muito útil para ajudar os colaboradores a entender quais serão suas funções e em que momento elas deverão ser cumpridas.
Fazer isso não só beneficia as equipes, que conseguem entregar tudo dentro do prazo, como também a empresa, uma vez que a equipe consegue ser mais produtiva, ao saber tudo o que precisa ser feito e em qual prazo.
O problema é que nem sempre as empresas conseguem criar esses fluxos ou mesmo, como medir eles. É por isso que criamos esse artigo, para ensinar como ter mais resultados no seu negócio através do workflow. Quer saber tudo sobre o assunto? Continue comigo!
Um Workflow é uma sequência de tarefas que processa um conjunto de dados, e eles estão presentem em todos os tipos de negócios e setores. Sempre que os dados são transmitidos entre pessoas ou sistemas, um fluxo é criado. Eles representam os caminhos e descrevem as etapas que uma tarefa percorre até estar pronta.
Quais tipos de fluxos de trabalhos existem
Os fluxos de trabalho fazem parte de todas as organizações, alguns bem estruturados e outros, nem tanto. Mas eles estão presentes e são movidos de uma tarefa para outra. Abaixo listamos alguns tipos de fluxos de trabalhos, confira quais são eles:
Fluxo de trabalho do processo;
Fluxo de trabalho do caso;
Fluxo de trabalho do projeto.
Vamos ver abaixo cada um deles.
Um fluxo de trabalho do processo ocorre quando o conjunto de tarefas é previsível e repetitivo. Isso significa que antes de um item iniciar o fluxo de trabalho, você sabe exatamente qual caminho deve seguir.
Há alguns fluxos do processo de negócio que são configurados para lidar com itens limitados, como o fluxo de aprovação de requisição de compra. A partir do momento em que ele inicia, o fluxo é definido com poucas variações.
Fluxo de trabalho do caso
Em um fluxo de trabalho de caso, você não sabe qual é o caminho ideal para concluir o item no início. O percurso se releva à medida que mais dados são coletados. Tíquetes de suporte é um bom exemplo desse caso porque não está claro desde o início como serão processados, somente após uma análise que isso será descoberto.
Os projetos têm um caminho estruturado semelhante aos processos, mas pode haver mais flexibilidade ao longo do caminho. Suponha que queira fazer um lançamento de um produto online, você consegue prever com uma boa precisão a sequência das tarefas para vendê-lo.
Todavia, o fluxo de trabalho do projeto é útil para apenas um item. Outra versão do produto pode não ser realizada por um longo tempo e provavelmente não seguirá o mesmo caminho.
O que não é um fluxo de trabalho?
Se os dados não estiverem em movimento, você não terá um fluxo de trabalho. É como você fazer um checklist do que fará amanhã, se essas tarefas não estiverem conectadas, isso não é um fluxo de trabalho e sim gerenciamento de tarefas.
Como saber o que é um fluxo de trabalho ou não?
Os fluxos de trabalho são 'escondidos' em muitos lugares. Se você preencher o mesmo formulário todos os dias, isso é um fluxo de trabalho. Praticamente todas as ações e processos que envolvem ações repetitivas, trata-se de um fluxo.
Fluxos de trabalho e processos são a mesma coisa?
Não. Os fluxos de trabalho dizem respeito apenas a sequência em que as tarefas serão feitas. Os processos, por outro lado, abrangem os dados, formulários, relatórios e notificações para obter um item do início ao fim em um ambiente estruturado.
Ambos funcionam da seguinte maneira, o fluxo de trabalho para pedidos pode ser iniciado a partir da aprovação do gerente, mas o processo também envolve um conjunto de dados de fornecedores aprovados, e muitos outros fatores.
O que diferencia uma lista de verificação de um fluxo de trabalho?
Uma lista de verificação é uma versão elementar de um fluxo de trabalho, elas funcionam apenas para processos e projetos, mas geralmente não possuem a capacidade de compartilhar entre os membros da equipe. Além disso, elas também dificultam o rastreamento de itens que precisam voltar ao estágio anterior de um fluxo de trabalho.
Fluxos de trabalho focados no sistema
Nos fluxos de trabalho focados no sistema, a maioria das tarefas são realizadas por uma máquina e requer pouco ou nenhum envolvimento humano. Por exemplo, para criar um relatório financeiro, um fluxo pode ser acionado todos os meses ao mesmo tempo para obter determinados dados de sistemas diferentes. Um único sistema é capaz de realizar todas essas ações.
Também existem fluxos de trabalho centrados em documentos nos quais todo o fluxo é criado em torno de um documento. Um bom exemplo é um contrato de locação de espaço para escritório. Tudo o acontece como parte do fluxo precisa ser adicionado ou modificado nos documentos e o resultado final deve ser um contrato que capture corretamente todos os dados no fluxo, incluindo as assinaturas digitais.
A diferença entre fluxos de trabalho automatizados e manuais
O que difere um fluxo manual do automatizado é que no primeiro, são pessoas que ficam responsáveis por enviar cada item de uma tarefa para outra. Por exemplo, quando um funcionário preenche um formulário de recebimento de algum equipamento na empresa, ele deverá enviar por e-mail e aguardar a aprovação do gerente que em seguida deverá encaminhar ao financeiro.
Já no fluxo automatizado, quando uma pessoa conclui determinada tarefa, ele não é responsável por passar os dados para a próxima tarefa porque o fluxo está programado para realizar as ações sozinho. O sistema também gerencia as tarefas, notificações, prazos e lembretes.
Para rastrear itens em um fluxo manual, você deve atualizar uma planilha ou enviar e-mails para saber o status. Todavia, os fluxos automatizados mostrarão de forma instantânea onde o item está.
Há diversos benefícios em usar um sistema workflow, dentre eles podemos citar:
Eficiência nas atividades em geral;
Rapidez e eficiência na delegação de tarefas;
Produtividade e dinamismo.
As empresas que levam a sério o gerenciamento de fluxo de trabalho, geralmente têm um sistema workflow que cada departamento pode usar para criar seus próprios fluxos.
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