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O armazenamento de documentos fiscais e as suas movimentações ainda são problemas para muitas empresas. Mas armazenar NFe e CTe e gerenciá-los com excelência é muito menos complicado do que pode parecer.
Com uma boa solução de gestão de notas fiscais e arquivos XML, as tarefas relacionadas ficam mais simples e ainda ajudam a empresa a se qualificar nos procedimentos internos.
Quando falamos em Nota Fiscal Eletrônica (NFe) nos referimos, na verdade, a dois elementos que a compõem: arquivo XML e Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é aquele documento que pode ser impresso e visualizado.
Segundo a legislação, existe a obrigatoriedade apenas de guarda do arquivo XML, porque ele é o documento fiscal de fato e elemento que autoriza seu uso no momento da emissão — tem valor fiscal.
Quanto ao Danfe, como seu nome diz, é apenas um documento auxiliar e não é a NFe de fato. Por isso, não precisa ser armazenado. Suas funções são acompanhar a mercadoria durante seu transporte, por poder ser impresso, e facilitar a visualização dos dados da operação.
A empresa não tributada pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), como uma prestadora de serviços em geral, não emite a NFe. Logo, não precisa estar cadastrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado e nem mesmo possuir Inscrição Estadual.
Neste caso, o negócio não é obrigado a armazenar os arquivos de notas eletrônicas recebidas. Porém, devem armazenar os DANFEs.
Então, fica a cargo da empresa decidir por arquivar ou não os XMLs recebidos, apenas os DANFEs ou ambos os elementos.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) funciona como a NFe: é dividido em XML e Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).
Sendo assim, seu arquivo tem de ser guardado de acordo com a lei, enquanto o DACTE é utilizado apenas para visualização das informações e acompanhamento dos fretes.
Vale lembrar que o mesmo caso de exceção de guarda da NFe é válido para o CTe, pois o transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados, que exige a emissão de CTe, também é tributado pelo ICMS. Portanto, não contribuintes do imposto estadual estão dispensados da guarda de XMLs recebidos, podendo optar por armazenar somente os DACTEs.
A legislação exige que os arquivos XML, que são realmente os documentos fiscais, sejam armazenados por cinco anos após as emissões das notas.
Ou seja, toda empresa atualmente deve obrigatoriamente ter guardados os XMLs referentes aos últimos cinco anos, conforme a data de hoje. Caso no dia de ontem algum documento seu tenha completado cinco anos, a partir de hoje a guarda desse arquivo específico não é mais necessária.
Na hipótese de o negócio não ser cadastrado na Sefaz de seu estado e optar por guardar DANFEs e DACTEs, também assume o prazo legal de cinco anos para a guarda.
Na compra de bem que faça parte do patrimônio da empresa e se enquadre no ativo imobilizado, como maquinário, computadores e veículos, o arquivo XML tem de ser arquivado enquanto aquele bem existir e estiver em posse do negócio.
Sendo um carro usado pela empresa por sete anos, e estando no nome dela, a obrigatoriedade de armazenamento do XML da nota de compra do veículo passa a sete anos.
O arquivo XML é o que a fiscalização exige que uma empresa apresente quando os fiscais vão até a organização. É obrigatório que esses arquivos estejam no local, independentemente de como estejam sendo guardados e organizados.
Já o DANFE e o DACTE, como auxiliares e possíveis de serem impressos, são pedidos pelos fiscais quando abordam veículos durante os fretes das mercadorias.
Também, conforme as exceções, empresas não credenciadas para emissão de NFe ou CTe são obrigadas a apresentar documentos auxiliares se forem fiscalizadas em suas sedes. E de acordo com a exceção de período para bens do ativo imobilizado, as notas eletrônicas desses bens devem estar prontas para serem apresentadas a qualquer tempo.
Primeiramente, nunca se pode ignorar a necessidade de cumprir com a obrigação legal de guardar arquivos ou documentos por cinco anos. Mas existem mais motivos que tornam importante o armazenamento de XMLs, DANFEs e DACTEs.
O escritório de contabilidade responsável por assessorar a empresa nas suas tarefas fiscais, trabalhistas e contábeis não tem obrigação de armazenar NFe — nenhum de seus elementos.
A obrigatoriedade é de destinatários e emitentes arquivarem DANFEs ou DACTEs e XMLs em seus endereços oficiais. Isso porque a legislação não exige apenas que estejam arquivados, mas também que estejam em posse do empreendimento responsável.
Obviamente, o banco de dados da Secretaria da Fazenda de qualquer estado tem os dados de documentos emitidos dentro dele e arquivos XML.
Porém, para consultar um XML e poder baixá-lo é preciso ter a chave de acesso do documento — ou seja, possuir DANFE ou DACTE.
Já no caminho inverso, se for necessário visualizar o documento e imprimi-lo, é necessário que se tenha o XML.
Ou seja, a Sefaz não funciona como diretório de armazenamento das empresas e não pode ser encarada dessa forma.
Além de serem documentos de emissão obrigatória em operações, notas fiscais e seus elementos servem de comprovação para transações feitas e procedência de bens e estoques.
Por exemplo, caso o negócio queira renovar seus equipamentos — que fazem parte do ativo imobilizado — não poderá vender os itens antigos se não tiver seus XMLs e documentos para entregá-los ao comprador e manter o registro de procedência dos bens.
Na escrituração contábil, as vendas e compras estão entre as informações mais importantes. E as notas fiscais são os documentos idôneos que comprovam tais movimentações e baseiam a escrituração. Além disso, seus arquivos podem servir para importações, transmitindo os dados direta e automaticamente para a contabilidade.
No caso de declarações do âmbito fiscal, há obrigações totalmente ligadas às notas de entrada e saída da empresa. Então, sem tê-las armazenadas é possível que se cometam erros no preenchimento dos campos, tirando dos profissionais responsáveis a possibilidade de importarem os dados para os layouts das declarações.
De forma geral, o armazenamento adequado dos documentos fiscais garante à organização uma melhor estrutura organizacional. E a consequência dessa melhoria é o que mostraremos adiante.
O princípio da transparência é a garantia do acesso a informações confiáveis para todos os interessados interna e externamente na organização, sendo um dos pilares de uma boa administração e do bom andamento de cada setor.
Diante disso, qualquer parte da empresa que afete a sua transparência a prejudica direta ou indiretamente em pontos como:
O compartilhamento de dados entre profissionais, até mesmo de diferentes setores, é recorrente dentro das empresas.
Diante disso, armazenar NFe e CTe corretamente se faz necessário também para facilitar e agilizar o fluxo de tarefas dos funcionários da empresa. Consequentemente, os profissionais conseguem ser mais rápidos e exatos em seus trabalhos.
A desorganização é uma grande causadora de erros em entregas de obrigações acessórias. Pois ela facilita que operações sejam esquecidas ou não encontradas e dados errados sejam preenchidos e transmitidos aos órgãos de fiscalização.
Uma situação pela qual nenhuma organização pode se permitir passar é promover uma auditoria fiscal sem que ela esteja preparada para a ocasião. Algumas consequências disso podem ser as seguintes:
detecção de aparente fraude pelo auditor por conta de dados e documentos desorganizados que geram respostas equivocadas;
investimento em contratação de serviço sem o esperado resultado assertivo, como a solução para um problema fiscal e tributário ou indicação de prática que beneficie o negócio nesses âmbitos.
Outra tarefa constante em qualquer negócio é a consulta a informações sobre a empresa, seja para a conclusão de outra função ou passagem de dados a terceiros.