Esclareça suas dúvidas sobre Call center virtual – Blog da Softium
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Buscar novas soluções de telefonia é essencial para se manter atualizado. Encontrar alternativas vantajosas faz toda a diferença, especialmente para pequenas e médias empresas. Nesse cenário, o call center virtual merece destaque.
A abordagem é uma das tendências atuais e ajuda os empreendimentos a obterem resultados positivos de maneira contínua. Com a adoção do sistema, há ganhos substanciais em diversas áreas do negócio. Contudo, é essencial esclarecer as dúvidas sobre o recurso antes de recorrer a ele.
Para ajudá-lo no processo, veja o que é preciso saber sobre call center virtual e entenda por que a possibilidade é tão atraente!
Afinal, o que é call center virtual?
Por muito tempo, predominou o modelo de telefonia em que a empresa deve fazer a aquisição de diversos equipamentos e montar uma estrutura complexa para oferecer o atendimento aos clientes. Atualmente, o call center virtual surge como uma alternativa, com o uso da tecnologia para substituir tal necessidade.
Ele consiste no conjunto de serviços e operações fornecidos por uma operadora e que são executados pela internet. Por meio de tecnologias como o PABX-IP, telefonia VoIP e navegação na nuvem, a empresa consegue realizar os serviços de forma online.
Tudo de que o negócio precisa é um computador e um telefone conectados à internet, de modo a executar as ações conforme o necessário. O call center virtual é, portanto, uma espécie de digitalização desse serviço.
Para que as etapas funcionem, a operadora oferece parte da sua infraestrutura de forma online. É o que acontece com uma plataforma de controle de telefonia. Em vez de disponibilizar o produto, como o programa a ser instalado em cada máquina, a operadora permite que o acesso seja feito online, pelo próprio navegador.
Isso se dá nas outras etapas. De certo modo, é a empresa operadora que cuida da estrutura, como os servidores, para garantir que haja o funcionamento. Ao negócio contratante, basta escolher os serviços adequados para as necessidades e usá-los por meio de um link ou outros recursos online.
Por causa das características específicas, há muitos pontos positivos em virtualizar o call center. Conhecê-las pode ajudar a convencê-lo de que essa é uma boa escolha para adotar em seu empreendimento. A seguir, veja quais são os benefícios do call center virtual!
Baixo custo de aquisição e de manutenção
Como não exige a compra de dezenas de equipamentos ou programas, o call center virtual é mais em conta do que a versão tradicional. O pagamento acontece por mensalidades, que variam de acordo com o plano escolhido.
Como resultado, a empresa só paga pelo que usar e consegue diminuir as despesas. Além disso, o uso de internet em relação à telefonia tradicional já garante redução nos gastos.
Outro ponto importante é que o negócio não precisa realizar a manutenção de data centers, por exemplo. Como consequência, não é necessário recorrer à mão de obra especializada ou fazer reparos constantes. Assim, há um custo a menos com a estratégia.
O fato de as etapas ocorrerem pela internet também faz com que a instalação do call center virtual ganhe velocidade. Desde que o empreendimento tenha a infraestrutura exigida, como o acesso à internet, o processo acontecerá de forma prática.
Esse benefício é muito importante para que o negócio não fique sem o serviço do qual tanto precisa no momento adequado.
Aumento da mobilidade e da versatilidade
Como tudo ocorre online e com apoio da computação em nuvem, esse serviço também garante mobilidade. Os agentes poderão trabalhar em vários lugares, com a infraestrutura necessária. Ter o CRM disponível em qualquer ligação, por exemplo, garantirá um atendimento melhor.
Também é um recurso escalável. Se a necessidade de a empresa aumentar, basta contratar um plano maior e que se encaixe nas novas exigências. Como não há a compra de equipamentos, é possível atender a uma demanda elevada sem tornar a atividade inviável.
O fato de tudo acontecer de maneira virtual oferece a possibilidade de controlar as operações. A gravação de chamadas, por exemplo, permite que a análise posterior verifique se ocorreu como o esperado. As plataformas de controle também ajudam na identificação de indicadores dos agentes e das equipes. Para a gestão, isso é muito importante porque é uma forma de apoiar a tomada de decisão.
Quais são os cuidados necessários na implementação e no uso?
Para obter os efeitos desejados, é essencial que o call center virtual seja incorporado ao empreendimento da maneira correta. Com um bom planejamento, é possível explorar ao máximo a capacidade do elemento. Entre implementar e utilizar o call center virtual, alguns cuidados incluem:
Tenha a infraestrutura mínima requerida
É bem verdade que, com essa escolha, não é exigido comprar dezenas de equipamentos ou montar uma estrutura complexa. Contudo, ainda é preciso ter o mínimo para que os recursos funcionem.
O ponto mais importante é a verificação do plano de internet. Analise se o pacote atualmente contratado atende às necessidades de velocidade, estabilidade e qualidade para que os serviços sejam utilizados. Desse modo, é possível explorar os recursos ao máximo.
O call center virtual não será adequado ao seu empreendimento se ele for oferecido por um estabelecimento duvidoso. É preciso que a operadora tenha muita qualidade e experiência nos serviços, pois, somente assim, é possível se adaptar a essa nova realidade.
Antes de assinar o contrato, veja se o empreendimento é experiente, se tem a tecnologia certa e se oferece qualidade na prestação. Pesquise bastante para contratar a melhor possibilidade por um preço justo.
Também é fundamental ter atenção com a segurança das informações, afinal, você não quer ter contatos e ligações vazados, certo? Para tanto, conheça qual é o plano de proteção e criptografia oferecido pela empresa e entenda quais são as garantias sobre os dados.
Essa análise faz parte da escolha da prestadora de serviço, mas merece atenção exclusiva por causa de seus impactos. Ao encontrar uma alternativa viável e robusta, você poderá utilizar os recursos com tranquilidade.
Faça o treinamento de equipes
Para que nenhum recurso do call center virtual seja deixado de lado, é essencial que os times sejam capacitados para o novo modo de trabalho. Apresente as funcionalidades, realize testes e crie fluxos de ações adaptados. Até a gestão deve ser treinada, já que é fundamental explorar os recursos ligados à medição e acompanhamento de resultados. Com todos preparados, é só colocar a ferramenta em ação.
O call center virtual é uma forma de obter os serviços necessários de telefonia de maneira online. Versátil, escalável e robusto, exige a implementação adequada para oferecer o máximo potencial. Agora que você esclareceu as dúvidas sobre o assunto, será ainda mais fácil.
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