Em ano de crise podemos engrossar a massa de cidadãos pessimistas ou enfrentar a realidade e buscarmos soluções na essência da prática empresarial: a eficiência! Trata-se do ano de fazer bem-feito, de ser produtivo, de minimizar erros e desperdícios.
Antes de adentrarmos no assunto, você sabe a diferença entre eficiência e eficácia? É simples: é como dirigir um carro com destino a São Paulo e seguir pela rodovia que leva ao Mato Grosso do Sul, não adiantará ser eficiente na condução do veículo se a direção estiver errada, ou seja, se falta a eficácia. Eficiência é fazer bem-feito ao ponto que a eficácia é fazer o que precisa ser feito.
Por isso, antes de buscar a eficiência é preciso atentar-se a algo que muitos acham uma bobagem: a missão e visão da empresa! Mesmo que estas não estejam molduradas em alguma parede da empresa, é preciso que haja unidade de propósitos e, objetivos claros a serem seguidos. Isto significa que todos na empresa devem entender claramente o que o proprietário espera para o futuro, de que forma pretende fazê-lo e como os resultados serão medidos e cobrados.
Um outro ponto chave é planejar. Literalmente, pensar antes de fazer. O plano de negócios e, as tabelas e gráficos, a exemplo do Gráfico de Gantt, são importantes e amplamente utilizados. Entretanto, há tendência do uso de técnicas e ferramentas que simplificam o processo e aproximam o planejamento da dinâmica da rotina empresarial, que não é linear. Algumas destas ferramentas são Scrum e Business Model Canvas. Empresários experientes hpw e iniciantes podem beneficiar-se de tais ferramentas, estas podem ser encontradas facilmente através de pesquisas pela internet.
Soma-se a estes fatores o rígido controle financeiro. A falta deste pode levar a decisões tomadas "no escuro", sem dados concretos, com grandes riscos de erros. Identificar a real situação de fluxo de caixa, a necessidade de capital de giro, estoques, níveis de endividamento, de rentabilidade, de satisfação dos clientes, bem como de funcionários e parceiros para com a empresa. Estes são indicadores básicos para validar a intuição empresarial e identificar o que realmente precisa ser feito e bem-feito.
Nesta busca de eficiência, atenção a aqueles que fazem a empresa funcionar! Os colaboradores. Entenda que o salário, as ferramentas, o ar-condicionado, os benefícios, são importantes, mas estes fatores não são os responsáveis pela manutenção do comprometimento dos funcionários com os resultados da empresa.
A motivação contínua é conquistada através de atenção aos funcionários, e não digo isso em alusão ao ato de "passar a mão na cabeça" ou de ser um "paizão ou mãezona" deles. Digo no sentido de profissionalizar, de dar limites, desafios, de cobrar resultados, de treinar, de dar condições para que entreguem o melhor de si; que sintam a satisfação em ser útil, em sentir-se parte de algo maior!
Há muitas políticas, processos, produtos, fornecedores e funcionários que acabam desperdiçando energia e dinheiro da empresa e precisam ser reorientados, reorganizados e ser desligados para que a eficiência aconteça na empresa. Isso vale para tempos de bonanças, mas principalmente para o ano da crise ou, porque não dizer, ano da eficiência!