Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos? - Neomind
Por Felipe Bahiense14/01/2020 em Documentos/ECM, Deixe um comentário
Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.
E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .
Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.
Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?
A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.
Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.
Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.
E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.
Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.
O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?
Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:
Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
Rastrear as alterações nas documentações;
Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
Melhorar a publicação e entrega dos processos.
Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.
Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.
Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.
Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).
Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.
Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.
Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?
Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.
Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.
No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado, o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).
Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.
Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.
Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).
Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.
E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.
Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:
A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.
Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.
Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.
Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?
Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:
Webinar gravado: Os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
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