Tutorial: Criar uma mala direta com o Microsoft Word e Excel.
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Criar uma mala direta com o Microsoft Word e Excel.
É possível usar o recurso "Mala direta" no Microsoft Word para criar e imprimir etiquetas para envio em massa usando os dados de uma planilha do Microsoft Excel. Neste tutorial, explicamos como construir corretamente sua planilha de dados (Excel) e como utilizar esse recurso do Word utilizando o "Assistente de mala direta" que torna a tarefa muito mais simples do que se imagina. Abaixo um resumo do recurso "mala direta" e na sequência as etapas do processo.
A lista de destinatários é um banco de dados, por exemplo, um arquivo de banco de dados do Microsoft Access ou uma pasta de trabalho do Excel, que contém os dados a serem mesclados nos documentos de saída. Normalmente, este banco de dados é uma lista de nomes, endereços e números de telefone.
Antes de continuar com o Assistente de mala direta, crie seu arquivo de dados do Excel e organize-o usando os campos que deseja usar para sua etiqueta verificando se a sua planilha do Excel está bem estruturada para esse propósito. Observe os seguintes requisitos para a tabela de dados:
A primeira linha deve conter nomes de campo para cada coluna. Por exemplo, nome, endereço, bairro, cep, cidade, estado.
Obs: Se você estiver familiarizado com o recurso mala direta ou preferir trabalhar sem o assistente, será possível usar a barra de ferramentas Mala direta.
Por padrão, o Microsoft Word abre a pasta Minhas fontes de dados.
Dependendo do tipo da fonte de dados selecionada, talvez outras caixas de diálogo apareçam solicitando informações específicas.
Neste tutorial, a fonte de dados é uma planilha do Microsoft Excel e tem informações distribuídas em várias guias, será necessário selecionar a guia contendo a informação desejada e clicar em OK.
Na caixa de diálogo Destinatários de mala direta, selecione os destinatários que deseja incluir.
Clique em Próxima: Prepare as etiquetas.
Organizar o conteúdo das etiquetas
Insira campos de mesclagem onde deseja mesclar nomes, endereços e outros dados como código de barras postal.
Para copiar o formato e o layout da primeira etiqueta para todas as outras da página, clique em Atualizar todas as etiquetas.
Clique em Próxima: Visualize as etiquetas.
Visualizar as etiquetas e fazer um ajuste na lista de destinatários
Para visualizar os itens, siga um dos seguintes procedimentos:
Para visualizar os itens em ordem, clique nos botões de direção. Cada registro será visualizado na primeira etiqueta da folha.
Para obter ajuda sobre uma opção, clique no ponto de interrogação e, em seguida, clique na opção.
Se desejar fazer um ajuste na lista de destinatários — por exemplo, excluir um destinatário — clique em Editar a lista de destinatários e faça alterações na caixa de diálogo Destinatários da mala direta.
Salvar a folha de etiquetas para usar mais tarde
Se desejar editar etiquetas mescladas ou salvá-las para usar mais tarde, você poderá reuni-las em um único documento.
Clique em Editar etiquetas individualmente.
Na caixa de diálogo Mesclar para novo documento, siga um destes procedimentos e clique em OK.
Para mesclar todos os documentos, clique em Todos.
O Microsoft Word abre um novo documento único que contém todas as etiquetas individuais. Você pode salvar o documento para usar posteriormente, como qualquer documento comum.