7 dicas para otimizar o uso do seu Módulo de Assistência Técnica
Mobuss Construção 13 de febrero de 2017 Comment Assistência Técnica
As construtoras que já utilizam o módulo de assistência técnica do Mobuss Construção contam com agilidade e segurança para controle dos chamados. No entanto, há algumas ações que nem sempre são observadas por quem utiliza o sistema ou está analisando a possibilidade de implantação, que tornam o uso muito mais produtivo e rentável.
Separamos 7 dicas para otimizar o uso do seu módulo de assistência técnica
1 – Documentos em anexo: ao registrar ou atualizar uma solicitação, o profissional tem a opção de anexar arquivos a este atendimento. Isso facilita o acesso a informações e o responsável pela reparação pode consultar, por exemplo, uma planta modificada no momento em que realiza o reparo, facilitando o trabalho, sanando dúvidas e agilizando o atendimento.
2 – Informações sobre custos: quando ocorre o registro da quantidade e tipos de insumos utilizados em cada solicitação de assistência técnica, a construtora consegue mensurar os custos envolvidos. A partir daí é possível realizar um ciclo de melhoria para futuros empreendimentos, identificando, por exemplo, qual o tipo de sistema construtivo mais afetado ou os materiais que mais oneram os custos após a entrega da obra. Aqui entram cadastros de tudo o que estiver envolvido na reparação (do cimento à mão-de-obra).
3 – Envio de informações via e-mail: além de gerar aproximação com o cliente, a construtora o mantém informado do andamento da sua solicitação e pode, inclusive, enviar todo o histórico de um atendimento já finalizado. Para isso, basta que os usuários do Mobuss Construção realizem o cadastro do endereço do correio eletrônico de seus clientes. Há, neste sentido, uma segurança em termos jurídicos, já que todo o processo fica documentado.
4 – Estabelecendo um SLA: acordo de nível de serviço, conhecido como ANS ou SLA é oriundo da área de TI, porém pode ser utilizado em qualquer segmento e serve para estabelecer um nível de entrega de determinado serviço que atendam as partes interessadas neste acordo. Esta informação possibilita uma avaliação constante da performance das equipes e também gera transparência na comunicação entre as partes envolvidas. Ao contar com estas resoluções, a construtora pode utilizar as informações geradas no módulo de assistência técnica do Mobuss Construção para classificar solicitações por nível de criticidade, além de formatar indicadores próprios para os atendimentos.
5 – Chamados para qualquer área da empresa: não são apenas solicitações de ajuste no empreendimento que podem ser solicitadas no módulo de assistência técnica. Como a solução permite a criação de pré-solicitações, quando há integração com o site da construtora, o cliente pode entrar em contato para resolver também questões administrativas. Assim, a equipe que analisa e valida os chamados, poderá encaminhar o pedido de um boleto ou outra documentação para o profissional responsável. É uma maneira prática para otimização de todos os pedidos que chegam via cliente.
6 – Solicitação agrupadora: cada chamado aberto por um cliente é classificado individualmente. No entanto, com o Mobuss Construção é possível utilizar a opção de solicitação agrupadora para colocar sob um mesmo registro todo o histórico de chamados de um empreendimento. Com este campo é possível verificar quais foram as intercorrências em determinado apartamento, por exemplo, e como foram feitas as tratativas de resolução. Tudo isso em uma visão sistêmica e facilitada.
7 – Retrabalho: quantos dos chamados abertos via assistência técnica podem ser considerados retrabalho na sua construtora? O Mobuss Construção traz a opção de classificar uma solicitação dessa forma, para que a empresa possa mensurar o nível de assertividade da equipe. Isso acontece através de uma definição de processos da empresa com a tecnologia. O resultado é a possibilidade de identificar tipos de atendimento ou insumos que resultam em perdas e serviços de baixa qualidade.