Todas as etapas que vão desde o recebimento do pedido, entrega do produto ou serviço, preenchimento e envio da nota fiscal eletrônica precisam estar claramente estabelecidas e os colaboradores responsáveis devem estar cientes sobre esses processos.
Erros no preenchimento de uma nota fiscal podem causar muita dor de cabeça, porque tornam suscetíveis a equívocos no cálculo dos tributos, o que pode ocasionar em duras penalidades para a sua empresa.
Organização é algo fundamental quando nos referimos às notas fiscais. Tendo isso em vista, busque estabelecer um padrão para manter esses documentos devidamente organizados.
Você pode, por exemplo, separar as NFs por clientes, datas ou produtos. Crie pastas e subpastas e escolha um esquema de cores para categorizar as notas fiscais.
Outra dica de gestão de emissão de notas fiscais consiste em conferir a autenticidade das mesmas. Esse processo é feito no site da Receita Federal e a consulta é realizada por meio da chave de acesso presente no DANFE.
DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele é basicamente um resumo da NF e não possui validade jurídica.
Esse documento é utilizado em caso de transporte de mercadorias e para conferir a autenticidade das NFs.
É importante que você procure manter um bom relacionamento com seus clientes, porque caso surja algum tipo de problema relacionado a esses documentos, ficará mais fácil contar com a colaboração dos clientes para que tudo seja resolvido.
Por lei, toda empresa é obrigada a armazenar suas notas fiscais por até 5 anos. Se dentro deste prazo a empresa passar por uma fiscalização e não tiver a nota fiscal solicitada, ela estará sujeita a penalidades.