Como o ECM pode otimizar o seu negócio? | Tecmach - Soluções em Outsourcing
Atualmente, o grande desafio das organizações, seja de grande, médio ou pequeno porte, do setor privado ou público, é garantir o acesso às informações de forma rápida, flexível, simultânea e segura. De acordo com o especialista Marcelo dos Santos Moreira, professor da Faculdade de Tecnologia de São Paulo (Fatec-SP), resolver a questão da organização da informação é primordial para se atingir um ponto alto de maturidade administrativa. "Isso inclui a preservação de dados, informações e documentos, além de disponibilizá-los a todos os interessados como parte das estratégias empresariais", afirma.
Moreira explica que as tecnologias ECM – Enterprise Content Management proporcionam um amplo controle do ciclo de vida dos documentos por meio de indexação, armazenamento, captação, distribuição, autenticidade, segurança e preservação. As organizações lidam diariamente com informações estruturadas em suas bases de dados e também com as chamadas informações não estruturadas, como documentos e formulários em papel, e-mails, vídeos, imagens, áudio e, recentemente, também com as redes sociais. Hoje as informações são geradas e compartilhadas de uma maneira muito intensa, tanto em volume como em velocidade.
O grande desafio é descobrir formas de gerenciá-las de maneira eficiente e transformá-las em valor para os gestores tomarem decisões. "Há uma década, quando se discutia ECM, abordava-se a digitalização, a indexação, o armazenamento e a captura de informações. O que acontece agora é um profundo debate sobre a estrutura das tecnologias ECM", destaca Moreira.
O professor observa ainda que, aos poucos, tem aumentado o número de organizações, seja do setor público quanto privado, que está à procura das soluções ECM, principalmente devido às exigências legais do uso de certificados digitais, além da forte tendência de alinhar as ferramentas ECM às redes sociais.
Um dos casos de sucesso da implantação das tecnologias ECM, citados por Moreira, é o da digitalização de processos no Supremo Tribunal de Justiça. Ainda está em andamento, mas já foram digitalizados mais de 400 mil processos, que integram diversos órgãos do judiciário. "O tempo de distribuição de processos passou de 100 dias, na forma de papel, para seis dias para os processos digitalizados", afirma.
Outro exemplo bem sucedido de aplicação de tecnologias ECM é na automação de cartórios, onde os cartões de assinaturas são digitalizados, facilitando o processo de reconhecimento de firmas e a emissão de certidões via internet. Moreira destaca também os projetos de geração de documentos fiscais eletrônicos de âmbito municipal, estadual e federal desde 2004, que resultaram na implantação da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, da Nota Fiscal de Serviços Eletrônico – NFS-e, do Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e, entre outras iniciativas.
O professor acrescenta que há um amplo campo de aplicação das tecnologias ECM. Pesquisas recentes mostram que aproximadamente 80% das informações ou documentos não se encontram em banco de dados, mas em formato não-estruturado, ou seja, emails, vídeos, áudio, documentos digitalizados e documentos em papel. "O grande desafio é integrar toda esta gama de documentos e tornar o seu acesso rápido e seguro. Gestão do conhecimento, ERP, CRM e comércio eletrônico têm apresentado resultados satisfatórios na adoção das tecnologias ECM", ressalta.
A integração por meio das tecnologias ECM, segundo Moreira, possibilita mais agilidade no tratamento da informação por meio da recuperação de informações em toda a extensão dos conteúdos corporativos, inclusive com trilhas de auditoria. "Isso resulta na promoção de um modelo de trabalho colaborativo, tendo a tecnologia como suporte operacional e a consequente agilidade na construção de soluções de negócio baseadas em fluxos de trabalho e orientadas a documentos, seja qual for a sua natureza", afirma.
As tecnologias ECM são compostas por um tripé: estratégia, arquitetura e um conjunto de ferramentas tecnológicas, todas elas trabalhando de forma sinérgica no sentido de aliar as informações estruturadas às não estruturadas. Como vantagens, Moreira cita um aumento de eficiência dos processos de negócio, uma gestão colaborativa e uma considerável redução nos custos por causa da sobreposição de informações. Para o professor nãs há desvantagens para uma organização que decida investir de maneira estratégica em ECM pois as tecnologias podem proporcionar grandes benefícios, que serão revertidos em rentabilidade.
"Só é preciso ter extremo cuidado com argumentações enganosas e, muitas vezes, superdimensionadas que podem vir de alguns fornecedores desse tipo de solução", alerta. Nesse contexto, os gestores devem estar conscientes que a tecnologia ECM não é apenas uma ferramenta aplicada com o intuito de solucionar um problema ou uma necessidade. "Sua utilização é um meio de impulsionar o seu negócio, principalmente nesse momento em que as empresas implantam sistemas de qualidade total, visando otimizar os seus processos de negócios e reduzir seus custos operacionais", conclui.