(2) arquivologia noções elvis. c. miranda - [PDF Document]
1. AULA 1Conceitos fundamentais de arquivologia O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes aliexistentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecertrs conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.Suporte: Meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico . No passado, tivemos opergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novastecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentos capazesde servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados, podemosdestacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a umdocumento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi setornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas quepermitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediatalocalizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.Conceituao ModernaQuanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por umgoverno, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados econservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulaoordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio oupessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus objetivos,visando a utilidade que podero oferecer no futuro. Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio dedocumentos conservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente,destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado,organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e quepara realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza doarquivo que lhe ser entregue .Desse conceito importante destacar:1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podemtambm ser recebidos pela mesma;
2. 2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte eserem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) , ao contrrio da idiabsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e emsuporte papel; 3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacarque os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, quesignifica que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio,de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao.Assim, ao se estudar os docu-mentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara dasatividades realizadas por aquele rgo.O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar adocumentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa. AULA 2Importncia do arquivo A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo dovolume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades anecessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao de documentos,quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo de tcnicasarquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente da informaodesejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.Finalidade do arquivoPodemos destacar como finalidades do arquivo:1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicasque permitam um arquivamento orde-nado e eficiente;2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas deacondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectosque possam danificar os mesmos;3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelosdiversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelasinformaes ali depositadas; Alem destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos e criaodas normas de gesto documental da instituio. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintesrequisitos: 3. a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;b. estar instalado em local apropriado;c. dispor de instalaes e materiais adequados;d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivsticamoderna;e. contar com normas de funcionamento;f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir aadministrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimentoda histria . Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel asinformaes contidas no acervo documental sob sua guarda .AULA 3Distino entre arquivo, museu e bibliotecaEmbora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardardocumentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais deque cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituioou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo deseus objetivos. Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzidopela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa econsulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos soadquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujosdocumentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio . Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade deconservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos devalor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidadedas bibliotecas e dos museus essencial-mente cultural , embora o arquivo tambmpossa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que algunsde seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nicavia ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas soproduzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .Tipos de documentosQuanto ao gnero Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que ainformao foi registrada no mesmo. 4. Podemos destacar:- Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita outextual.Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.- Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de imagemesttica.Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentosfotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .- Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de som e/ouimagem em movimento.Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se osdocumentos sonoros (cuja infor-mao est em forma de som) e os filmogrficos (cujainformao est representada por um filme).- Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computadorpara que sejam lidos.Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.- Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida, umarea maior.Ex.: mapas e plantas .- Documentos microgrficos: documentos em microformas.Ex.: microfilmes e microfichas. importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dostipos acima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Algunsdocumentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais tiposde documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, ao mesmotempo em que um documento digital, tambm um documento fotogrfico e, ainda,um documento iconogrfico. AULA 4 Classificao dos arquivos Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem serclassificados segundo:as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado);aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ; extenso de sua atuao (setorial e central).Classificao segundo as entidades mantenedoras 5. Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejaminseridos da seguinte forma:Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, sejana esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura deSo Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular.Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.Classificao segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guardadocumentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou desuportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos emmicrofilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que serefere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle,conservao etc . Arquivo especializado aquele que guarda documentos de determinado assuntoespecfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, osarquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia .AULA 5 Classificao segundo os Estgios de Sua EvoluoA Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dosdocumentos para cla