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De quem é a responsabilidade pela guarda dos documentos e ...
Por quanto tempo é obrigatório a guarda de documentos em um ...
Ideal é ter local apropriado no condomínio para manter as pastas
Cada vez maiores e com mais responsabilidades, assemelhando-se a verdadeiras "empresas", os condomínios devem se preocupar também com a Gestão de Documentos.
Este assunto, com o qual a maioria dos moradores não se preocupa, deixando a cargo somente do síndico e dos conselheiros até que um eventual problema ocorra.
O síndico é o responsável pela gestão e guarda dos documentos durante o seu mandato, repassando ao seu sucessor em boa ordem, sendo permitido acesso aos mesmos a qualquer condômino, desde que previamente comunicado.
A boa guarda e gestão de documentos são obrigatórias para atender as necessidades de cumprimento dos prazos legais.
Sérgio Paulo, Sócio da Indep Auditores atenta para a importância da organização e guarda dos documentos que suportaram despesas e receitas de cada exercício, afinal além de retratar a transparência e idoneidade do Corpo Gestor do Condomínio, permite, quando necessário a revisão destes números por uma empresa de auditoria, por exemplo, ou até mesmo para atender a uma fiscalização do Ministério do Trabalho, ou ainda para fazer face a uma ação trabalhista.
Um fato comum e rotineiro nos Condomínios é a circulação das pastas mensais para análise nas unidades residenciais dos conselheiros, aumentando o grau de risco de extravio. Desta forma, é recomendável que as pastas sejam analisadas em conjunto e em local apropriado por todo o Conselho Fiscal. Ressalta-se que devido à responsabilidade imputada ao mesmo, o condomínio deve manter inclusive um espaço comum de acesso restrito para guarda da documentação, evitando a todo custo a guarda deste documento na residência do síndico.
O Corpo Gestor de um condomínio que tem dificuldade de sustentar e comprovar seus números já apresenta no mínimo desconfiança quanto à organização.
O prazo mínimo de guarda da documentação varia de três a 30 anos, mas há aqueles em que deve ser por prazo indeterminado, como a Convenção e suas respectivas alterações.
Alguns documentos contábeis ficam em poder da administradora por um ano, sendo passados depois ao síndico, para serem arquivados por mais quatro anos .
Sérgio Paulo, Sócio da Indep Auditores atenta para a importância da organização e guarda dos documentos que suportaram despesas e receitas de cada ...