5 práticas para manusear documentos com segurança | Acervo
5 práticas para manusear documentos com segurança
Empresas que mantêm seus documentos físicos guardados dentro da própria sede devem manuseá-los com certa frequência. Sempre que alguma informação contida em um dos arquivos precisar ser aferida, eles devem ser consultados.
Algo a que muitos não se atentam, por outro lado, é que é preciso ter cuidado ao manusear os documentos. Afinal, estamos falando de papéis. Mesmo que sejam da maior qualidade possível, eles ainda são um material frágil. Tomar todos os cuidados possíveis pode fazer a diferença no tempo de vida útil de um documento.
E foi pensando nisso que a Acervo preparou este texto. Se a sua empresa mantém seus documentos internamente, apostar em boas práticas para manusear documentos com segurança é essencial.
E, se você não sabe como fazer isso, nós te ensinamos! Na sequência, você poderá ver 5 dicas para um manuseamento seguro dos seus documentos. Confira!
Aprenda a manusear documentos com segurança
1. Organize todos os documentos
Como o papel é um material frágil, ele deve ser manuseado apenas quando houver a necessidade — e é exatamente por isso que a organização sempre é o primeiro passo. Isso porque, quando os documentos estão organizados, não é preciso vasculhar todo o arquivo para encontrar um específico; basta ir diretamente nele.
Quanto ao método de organização, você pode optar pelo que fizer mais sentido no contexto da sua organização e para cada tipo de documento. Algumas opções são o arquivamento alfabético, numérico, geográfico e temático.
2. Limpe os papéis
Além de organizá-los, também é fundamental limpar os documentos antes de guardá-los, para que, assim, um manuseio mais seguro possa ser feito. Afinal, documentos com cupins, traças e outros insetos podem ser facilmente destruídos.
Na maioria dos casos, passar um pano seco por cima do papel para remover poeiras e outros resíduos já é suficiente. Outra medida importante é retirar clips, grampos ou outros metais que possam estar nos documentos, evitando, assim, que a ação do tempo enferruje e danifique o documento.
É importante também que este procedimento seja feito sempre que o documento em questão for manuseado.
3. Armazene-os em pastas ou sacos plásticos
Depois de devidamente organizados e limpos, vem uma das ações mais importantes para manusear documentos com segurança: o armazenamento em si. Recomenda-se a aquisição de estantes metálicas e caixas de papelão específicas para separar os arquivos pelas categorias que citamos anteriormente.
Para aumentar ainda mais a proteção dos documentos, você também pode colocá-los em pastas ou sacos plásticos — adicionando uma camada a mais de proteção.
4. Tenha uma sala adequada para a guarda
Para que as práticas que citamos acima sejam eficientes, essa não pode ser deixada de lado. Para garantir que seus documentos se preservem, mesmo manuseando-os com certa frequência, eles devem ser mantidos em uma sala com as condições de preservação ideais para os papéis.
Basicamente, as características essenciais da sala são:
Móveis afastados da paredes (a fim de ajudar na ventilação interna);
Ausência de incidência solar direta;
Baixa variação de temperatura;
Espaço arejado e ventilado (pois ambientes úmidos prejudicam o papel);
Manutenção e limpeza em dia.
5. Considere a digitalização
Todas as dicas que demos até agora visam o correto manuseio dos documentos físicos; no entanto, digitalizar sempre será a maior medida de solução. Afinal, ao lidar com os documentos em suas versões digitais, o papel não é colocado em risco sempre que alguém precisar de alguma informação.
E o ponto mais positivo em relação à digitalização é que você pode fazê-la com a parceria da Acervo! Para saber mais sobre o assunto e entender todas as vantagens que este serviço pode proporcionar à sua empresa, entre em contato conosco!