Segurança de dados: como manter o seu escritório protegido!
Segurança de dados: como manter o seu escritório de contabilidade protegido!
A era digital inovou os métodos de comunicação e de armazenamento de dados. Hoje em dia, esses dados podem ser transferidos por qualquer pessoa, onde estiver e para qualquer lugar do mundo, em questão de segundos. É nesse cenário que entra a segurança de dados.
Com efeito, a posse e o gerenciamento de informações de um negócio são essenciais para a sobrevivência de uma empresa no mercado, sendo até mesmo considerados valiosos ativos, que, muitas vezes, são mais importantes do que o próprio patrimônio imobiliário dos empreendimentos.
A posse, coleta e gerenciamento de informações dizem respeito aos seus clientes, produtos, fornecedores, lucros, balanço patrimonial, índices econômicos e tendências, assim como demais fatores que causam impactos diretos em uma atividade empresarial, ou em um escritório que adota um sistema contábil que guarda grande quantidade de informações.
Sua empresa já tem planos para adotar esse sistema? Este artigo busca esclarecer os principais pontos sobre o tema segurança de dados, como a parte conceitual, sua importância e os métodos e ferramentas mais adotados nos ambientes corporativos a fim de manter um sistema informacional seguro. Também explicaremos a importância e os benefícios de manter o armazenamento de dados em nuvem para a proteção do seu negócio. Acompanhe!
Empresas de todos os ramos e de todos os portes têm a preocupação constante com a manutenção segura de seus dados, ou seja, com a integridade, disponibilidade e confiabilidade desses ativos. Logo, para protegê-los e manter a segurança das empresas, surgiram sistemas de segurança que ajudam no procedimento de gestão contábil e proteção desses dados, contra roubo e invasões por terceiros não autorizados.
Por meio dessas soluções, tornou-se possível armazenar dados, cruzá-los e processá-los conforme os interesses dos administradores e, assim, manter os negócios corporativos seguros. Como o próprio nome sugere, portanto, a segurança de dados é um complexo de práticas adotadas em um sistema que evita e reduz os riscos da ocorrência de violação e roubo de ativos valiosos: os dados sigilosos e confidenciais das companhias.
Ela refere-se à proteção contra ameaças de modificação, roubo ou destruição de informações valiosas de organizações, mesmo que sejam acidentais ou não intencionais. Além disso, proporciona o apoio em auditorias para oferecer conformidade nas regulamentações de privacidade, impedindo o abuso praticado pelos agentes internos.
A análise de risco desses dados contém variadas etapas, que incluem a descoberta desses riscos, a sua devida identificação e classificação. Com isso, os profissionais técnicos responsáveis pela gestão de escritório e manutenção segura dos dados podem estudar medidas estratégicas e adotar as táticas mais apropriadas de forma a manter a segurança desses dados.
De uma forma geral, podemos considerar três características principais importantes para a defesa e a segurança dos dados de uma corporação. São elas: a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade. Vejamos brevemente os principais atributos de cada uma delas.
A confidencialidade é um atributo relacionado com a privacidade dos dados de uma corporação. Trata-se da garantia da proteção de informações que não estão disponíveis e não são divulgadas a terceiros não autorizados. Os limites de acesso a elas alcançam apenas pessoas e entidades autorizadas.
Para assegurar essa garantia contra ciberataques, espionagem e práticas de terceiros mal-intencionados são tomadas algumas ações, como proteção com ferramentas que utilizam criptografia e ocultação de comunicações até o momento certo para a decodificação da mensagem. Também podem ser utilizadas chaves assimétricas.
A integridade é um atributo relacionado à preservação, manutenção e consistência das informações e dados contidos em sistemas de empresas durante todo o seu ciclo de produção.
É essencial para o bom funcionamento de uma corporação que os dados armazenados sobre ela não sofram interferência maliciosa de outras pessoas. Ou seja, a integridade proporciona e assegura que as informações que são manipuladas preservarão as suas qualidades originárias, mantendo a preservação do ciclo de vida de um dado — origem, manutenção e destruição.
Dessa maneira, podemos afirmar que a integridade é o oposto da decomposição de dados. Esse atributo caracteriza-se como a perda de dados por falhas que corrompem, danificam ou comprometem as informações de um sistema. Enfim, a integridade de dados relaciona-se à proteção contra mudanças involuntárias dos sistemas de informação.
A disponibilidade assegura que os dados sempre estarão à disposição do usuário habilitado para o seu uso autorizado e legítimo. Desse modo, apenas entidades corporativas ou profissionais especializados com autorização terão o direito garantido à acessibilidade dos dados, ou seja, a consulta no sistema de informações a qualquer momento pelo tempo que for necessário.
A disponibilidade de dados varia entre cada instituição, definida em sua política interna, por meio de normas e regulamentações que estabelecem o nível de acesso e o valor de cada tipo de informação. Esse atributo de disponibilidade pode ser implementado com a adoção de práticas de uso de hardwares e programas específicos, assim como estruturas tecnológicas adequadas para a acessibilidade dos dados.
A segurança de dados pode ser alcançada por meio de um complexo de mecanismos e ferramentas específicos para esse fim. Por meio deles, é implementada a proteção das informações e elementos em uma instituição ou empresa.
Diferentemente dos controles físicos — mecanismos físicos que limitam o contato com a informação, como paredes, blindagens, alarmes —, os controles lógicos são os limites e barreiras virtuais que impedem o acesso aos elementos armazenados no ambiente virtual.
Agora, falaremos sobre os principais tipos de mecanismos que auxiliam os controles lógicos de segurança de dados.
Criptografia é uma palavra de origem grega, que significa "escrita escondida". Ela é uma ferramenta de proteção bastante utilizada há algum tempo em sistemas de informação. Por meio dela, são usadas técnicas como esquemas matemáticos e algoritmos especiais, com o objetivo de codificar as informações escritas e, assim, transformá-las em dados ininteligíveis e inacessíveis para aqueles não têm acesso às convenções determinadas.
Esses dados só poderão ser descriptografados por indivíduos autorizados, que detenham a chave de acesso específica para a decodificação dessa criptologia.
A assinatura digital é um método que proporciona a "criação" de documentos digitais com força legal, por meio de técnicas de criptografia. Portanto, a assinatura digital nada mais é do que um mecanismo de autenticação digital da assinatura física. O objetivo é o de garantir a integridade e a validade de documentos que necessitem de assinatura, sem que, por isso, precisem de uma versão física, podendo ser tudo feito por meio virtual.
Honeypot é um mecanismo computacional que busca simular um ambiente virtual com falhas de segurança, de modo a permitir a entrada de invasores de forma proposital. Por meio desse software, o inimigo invasor acredita que está sondando e atacando o alvo desprotegido.
Com esse ambiente simulado, o Honeypot identifica e monitora softwares malignos. Ele atua como uma armadilha para o invasor, enganando o inimigo externo e, assim, permite o registro e o monitoramento das atividades desempenhadas por ele.
Existem tipos de controles de acesso mais comuns, que permitem a proteção contra a invasão de informações não autorizadas. Podemos citar como exemplos dessa modalidade a biometria, cartões inteligentes e firewalls. Falhas em algum desses mecanismos — tanto os controles físicos quanto os lógicos — podem gerar perdas irreparáveis e até mesmo prejuízos financeiros irreversíveis para uma instituição.
Como vimos, a segurança de dados é essencial para a sobrevivência da empresa. Sendo assim, existem inúmeros motivos para que sejam feitos investimentos em segurança de dados. Vejamos alguns deles.
Evitar o vazamento de informações sigilosas
Informações sigilosas podem ser um ativo poderoso, equivalente a milhões de reais. Por isso, é importante que tais informações sejam armazenadas em locais próprios e seguros, livres de ataques mal-intencionados de hackers, que, porventura, possam ter acesso a bancos de dados com informações financeiras ou relatórios importantes, por exemplo.
Dessa maneira, se tiverem estratégias e informações secretas reveladas ao público, empresas que mantêm a competição no mercado poderão ficar fragilizadas e até mesmo ir à falência.
Como vimos anteriormente, a competição no mercado exige que uma empresa mantenha uma imagem ilibada a zelar. A maioria delas reúne dados confidenciais de seus clientes, que são informações pessoais como endereço ou referentes à conta bancária ou cartões de crédito. Sendo assim, a invasão e acesso a esses dados ou o vazamento não autorizado causarão não apenas danos financeiros, mas também queda na imagem e na credibilidade da empresa.
Evitar a paralisação da empresa
Falhas na segurança podem levar a situações em que o sistema fica fora do ar por várias horas e até mesmo por dias. Tendo isso em vista, a interrupção do funcionamento dos sistemas informacionais também afeta os seus servidores. Ou seja, serviços como realização de cadastros de clientes, emissão de nota fiscal, transações financeiras, entre outros, ficam paralisados até o restabelecimento da situação.
Proteger-se contra o sequestro de dados
A segurança de dados tem o papel fundamental de proteger o sistema contra o sequestro de dados. Nessa espécie de crime virtual, hackers conseguem ter acesso às redes de uma empresa e invadem os seus servidores utilizando ferramentas que quebram a criptografia desses arquivos.
Assim, os dados ficam retidos com os criminosos e só resta às empresas negociar a devolução desses acervos mediante o pagamento de uma elevada quantidade em dinheiro. Além de uma possível paralisação nas atividades e mancha na sua reputação, não é nem necessário mencionar os elevados prejuízos financeiros que isso acarreta para os cofres da empresa.
Quais as formas de fazer um armazenamento de dados?
É muito importante realizar corretamente o backup — armazenamento de dados — dos arquivos informacionais. Atualmente, existem diversas tecnologias que prometem ao usuário guardar informações com segurança e agilidade. Vamos apresentar algumas formas de fazer esse backup, conforme o tipo de arquivo a ser armazenado.
O armazenamento de dados por meio de um backup no computador é uma maneira comum de conservá-los intactos. Sistemas operacionais como o Windows e Linux disponibilizam utilitários próprios para a realização de backups com até cinco maneiras diversas: normal, incremental, cópia, diário e diferencial. Além disso, a facilidade também consiste em programar para que sejam feitos diariamente, ou somente de arquivos pré-selecionados.
Armazenamento nas mídias físicas
Antes do surgimento de aparelhos mais modernos e com maior disponibilidade de espaço, o armazenamento em mídias físicas como CD, DVD e Blu-Ray era a maneira mais comum de se fazer backup dos arquivos. Hoje em dia, porém, não costumam ser recomendados devido à sua fragilidade e menor tempo de vida útil.
Diante disso, o armazenamento de dados em HD externo e em pendrive representa maior segurança do que o tipo anterior. Esses discos rígidos portáteis contam com mais espaço e mais tempo de vida útil, podendo manter a sua integridade por bastante tempo. Contudo, podem sofrer a incidência de vírus com frequência e, consequentemente, infectar outros dispositivos.
Quando se trata de cartões de memória (SD), por sua vez, o armazenamento assemelha-se ao realizado em HD externo e pendrive. No entanto, o cartão de memória é muito menor e tem um formato compacto, o que facilita o seu porte. Importante ressaltar que ele requer um leitor de cartão, que geralmente já vem instalado no dispositivo, para poder visualizar os dados acumulados.
O armazenamento de dados em nuvem, também chamado de cloud computing ou computação da nuvem, é considerado a ferramenta de backup mais segura, prática e eficiente oferecida no mercado. Essa tecnologia permite que arquivos e até mesmo alguns aplicativos — como softwares de texto, planilhas e programas de edição de imagens — fiquem guardados online, ou seja, na nuvem.
Para usuários comuns, o mercado costuma oferecer de forma gratuita serviços mais simples de cloud computing ao público, como Google Drive e Dropbox, também disponibilizando plataformas com suporte para arquivos do PowerPoint, Word etc. Esses sistemas dispõem de um espaço de armazenamento reduzido.
Dessa forma, empresas que necessitam de grandes quantidades de dados precisam contratar sistemas pagos, que ofereçam maior espaço e sejam capazes de atender às necessidades de uma organização, que são mais complexas. Assim, os arquivos ficam armazenados no servidor da empresa ou do escritório, e podem ser acessados remotamente de qualquer lugar, bastando, para isso, que os dispositivos utilizados tenham conexão com a internet.
Qual é a importância da utilização de dados em nuvem?
Como vimos, o armazenamento de dados em nuvem é um complexo de tecnologias e métodos de controle criados para proteger arquivos e aplicativos que foram hospedados na internet. Tendo em vista que as tecnologias evoluem com o passar do tempo, assim também deve ser com a segurança delas. Afinal, o constante ataque de terceiros mal-intencionados exige uma evolução constante dos procedimentos de segurança em um estabelecimento.
O armazenamento em nuvem costuma ser uma tecnologia mais segura, visto que os dados contidos nesse ambiente virtual ficam guardados em "data centers". Esses últimos são infraestruturas com alta capacidade de performance e com proteção elevada contra a violação de dados remotamente.
Uma das facilidades desse tipo de tecnologia para as empresas, além da segurança que proporciona, é a economia com relação ao espaço físico disponibilizado, já que nem sempre é viável manter "data centers" físicos.
O mundo corporativo digital "obriga" as grandes empresas a buscarem o armazenamento digital de dados e não mais mantê-los em um computador local. Essa prática é mais segura, pois evita a perda de arquivos importantes, decorrente de panes nos aparelhos, ataques cibernéticos e outros imprevistos.
O mercado conta com inúmeros sistemas operacionais que oferecem esse tipo de armazenamento, tanto para empresas de pequeno porte quanto para aquelas de médio e grande porte. A praticidade de acesso, a economia de custos e manutenção geral fazem com que essa modalidade venha se tornando um sucesso no mercado atual.
Agora que já vimos a importância do cloud computing para a segurança de dados, veremos os principais benefícios trazidos por ela.
A manutenção de dados em provedores na nuvem oferece às empresas os recursos necessários para proteger e assegurar a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos arquivos por intermédio de backups, inclusive, os automáticos, programados para serem realizados de forma frequente. Além disso, podem ser feitas cópias de todos esses elementos. Tal cuidado diminui ainda mais os riscos de perdas e esvaziamento dessas informações.
Eleva o índice de ROI
O ROI (Return on Investment) é uma expressão muito usada na área financeira para designar a taxa de retorno sobre investimento ou taxa de lucro. Simplificando, significa a diferença entre o valor de dinheiro recebido resultante de um investimento realizado, e a quantia que foi investida.
Quando nos referimos aos benefícios proporcionados pelo armazenamento na nuvem ao ROI, queremos dizer que o investimento feito em tecnologia de segurança foi atrativo e gerou um bom retorno financeiro. Dessa forma, os riscos foram diminuídos ou até mesmo eliminados, o que proporcionou maior proteção e confiabilidade no acesso dos usuários.
Podemos afirmar, portanto, que esse método tem uma ótima relação custo-benefício, trazendo um retorno expressivo para os escritórios contábeis que o adotam em suas atividades.
Evita o roubo de informações secretas
Como já mencionamos, o armazenamento de dados previne o roubo de informações sigilosas por terceiros. O cloud computing surgiu justamente para consolidar esse benefício. As políticas de segurança adotadas nesse tipo de gerenciamento evitam invasões. Ou seja, com o sistema de armazenamento na nuvem, a empresa se blinda contra práticas de hackers que buscam acessar os arquivos protegidos.
Esse ambiente online externo proporciona alta segurança no procedimento de criptografia de arquivos, senhas e dados, tornando-os ilegíveis para terceiros mal-intencionados, além de terem recursos que detectam possíveis tentativas de invasão, avisando aos usuários sobre o ocorrido.
Proporciona acesso ilimitado
O armazenamento na nuvem permite que as pessoas não fiquem mais limitadas aos dados disponíveis apenas em um computador ou no ambiente de trabalho. A tecnologia permite o acesso a eles independentemente da localização do usuário e do tipo de dispositivo utilizado.
Assim, até mesmo um smartphone ou tablet com acesso à internet móvel podem ser utilizados para obter esse acesso, sendo possível trabalhar e acessar informações por meio da internet, portanto, em qualquer local, fato que estimula e aumenta o desempenho da equipe, de uma forma geral.
Permite contar com colaboradores remotos
Esse benefício também proporciona a possibilidade de contar com colaboradores remotos, ou seja, funcionários que podem compartilhar dados na nuvem, graças ao envio online de arquivos, que, por sua vez, podem ser acessados a qualquer momento por outras pessoas.
Além disso, proporciona o feedback imediato, justificado pela possibilidade de compartilhar facilmente os arquivos com clientes. Resumindo, essa tecnologia permite o contato e o aumento da confiabilidade na relação entre empresa e clientes, além de aumentar a produtividade de suas atividades.
O armazenamento na nuvem é um mecanismo essencial para a manutenção do equilíbrio econômico da empresa. Com isso, há uma "terceirização" do serviço, que proporciona o enxugamento de custos relativos à manutenção de pessoal, assim como os de aquisição de hardware e sua manutenção.
A existência de servidores online para armazenar informações elimina — pelo menos em parte — a necessidade de contratar uma grande equipe de especialistas em tecnologia de banco de dados. Tudo isso gera uma economia elevada para empresas.
Garante a continuidade da empresa
O armazenamento online permite a proteção contra o roubo de arquivos e informações sigilosas que poderiam causar queda nos sistemas de produção, gerando interrupções inesperadas em seu funcionamento e consequentes prejuízos aos clientes, aos sócios e aos seus investidores. Assim, a pequena taxa de falhas na proteção de dados online possibilita a alta produtividade da empresa, sem que ela sofra paralisações prejudiciais.
Além de tudo, mesmo que, por acaso, surja um imprevisto com o condão de fazer o sistema ser interrompido, haverá servidores secundários, que contêm cópias e réplicas de dados e arquivos, dispostos de maneira segura e intactos. Esses servidores auxiliares poderão ser usados durante a manutenção do principal até que seja totalmente recuperado. Ou seja, com o cloud computing, os riscos de pane que causam a descontinuidade dos serviços de uma empresa são bem pequenos.
Com tudo isso, concluímos que as tecnologias de ponta e as políticas de segurança que foram criadas trouxeram enormes benefícios para empresas como um todo. A segurança de dados tornou-se essencial para o sucesso da atividade contábil de um escritório, pois reduz os riscos de invasões e possibilita o monitoramento de todas as informações. Seu escritório já adotou algum sistema de segurança de dados? Vale a pena experimentar os seus benefícios!
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