Ordens de Serviço (OS)
1. Para que serve o módulo de Ordem de Serviço ?
R. Se na empresa existe a Prestação de Serviços, o módulo de OS vai contrar as Ordens de Serviços.
2. Como Incluir uma OS ?
R. Menu principal, OSs, Ordem de Serviços. Será aberta a janela com todas as OSs abertas. Como em toda tabela no sistema, Clique no ícone Novo, ou pressione Insert, ou menu de contexto (botão direito do mouse) e Novo.
Observe na parte superior as abas OSs, Itens das OSs, Obs. de Cliente, Obs. Internas, que servem para você visualizar os detalhes da OS sem ter que abri-la.
3. Como Alterar uma OS ?
R. Idem à inclusão, porém a tecla quente é o F2, como sempre.
4. Como Excluir uma OS ?
R. Idem à anterior, tecla quente Delete.
5. Como mandar uma OS para Arquivo Morto ?
R. Menu principal, Arquivo Morto, ou Menu de Contexto, Arquivo Morto, ou Control Delete
6. Como restaurar uma OS que esteja no Arquivo Morto ?
R. Idem à anterior. Se o No. da OS que você digitar estiver no arquivo vivo, ela será arquivada no arquivo morto. Se estiver no arquivo morto, será reavivada.
7. Pra que serve o Cadastro de Itens ? Dê um exemplo.
R. Para você definir qual o item que está em manutenção. Em oficinas de veículos, podem ser cadastrastrados fabricantes ex. Fiat, VW, Ford, etc... Ou então não se cadastra as marcas, mas direto os carros. Ex. Gol 1000, Gol GTI, etc... Em oficinas de informática podem ser cadastrados os tipos de itens. Ex. Micro, Impressora, No Break, etc...
8. Pra que serve o Cadastro de Modelos ? Dê um exemplo.
R. Para você definir os modelos mesmo de itens. Mecânica: Gol 1000, Gol GTI. Ou se você já cadastrou os carros em Itens, pode usar para os modelos. Ex. 1000, GTI. Em oficinas de informática, podem ser cadastrados os modelos dos itens. Ex. Positivo, HP, Epson, SMS.
9. Pra que existe o cadastro de Status ?
R. Para definir em que situação está a OS a cada momento. Os primeiros 15 códigos de Status são fixos para uso do sistema, ou seja, o sistema sabe de cabeça o que cada um significa. A partir disso é livre para o Operador cadastrar novos Status. Veja na tabela os Status fixos pois eles já contém uma observação sobre o que são. No menu principal das OSs, Cadastros, Status, ou menu de contexto, Cadastros, Status.
10. Pra que existe o cadastro de Motivos de Reprovação ?
R. Para padronizar os motivos pelos quais suas OSs estão sendo rejeitadas. Isso facilita a estatística e tomada de decisões.
11. Por que existe a Configuração dos Nomes dos Campos ? Ex. Campo 1, padrão Item, campo 2 padrão Modelo, etc...
R. O módulo de OSs pode ser usado em vários ramos de negócios. E cada ramo tem necessidades diferentes. Ex. o campo 1 em mecânicas você pode chamar de Item, ou Veículo, ou Marca. O Item 2 pode ser modelo, o Item 3 pode ser Chassi e o Item 4 Ano. Em informática não existe chassi mas existe o No. Serial. Não existe o ano, mas pode ser usado para controlar outro aspecto necessário.
Observe que quando você for usar o módulo de OSs, antes de mais nada, devem ser planejados os campos e outras configurações, de forma a definir como será a operação dele. Só depois de planejado e configurado é que pode-se começar a trabalhar.
12. Como configurar uma mensagem padrão para o rodapé da OS ?
R. Junto com as outras configurações. Menu principal das OSs, Ferramentas, Configurações, ou menu de contexto, Configurações.
13. O que significa a configuração Permite Entrar No. de OS Externo ?
R. Normalmente o No. da OS é sequencial, e definido pelo sistema. Existem situações em que o No. da OS deve ser dado em função de algum objeto externo que contenha um número, e isso amarra o no. da OS com o objeto. Se esse for o caso, configure para o operador digitar o no. da OS. Ex. Estúdio de revelação fotográfico onde o no. de OS é o no. do envelope que foram guardados os negativos.
14. E o campo Pega Assinatura do Cliente ?
R. Se definido Sim, na impressão da OS terá o campo para o Cliente assinar.
15. E o campo Pega Assinatura do Técnico ?
R. Idem à do Cliente só que o campo é para o Técnico assinar.
16. OSs Baixam Estoque quando você inclui itens nela ?
R. Depende da configuração Baixa Estoques dos Itens das OSs.
17. Se um produto vem para manutenção em garantia, como informo isso ao sistema ?
R. Na inclusão da OS tem o campo Tipo de OS, sendo Normal ou Manutenção em Garantia.
18. Qual a diferença entre os campos Atendente e Técnico na entrada da OS ?
R. Atendente é quem recepcionou o item. Técnico é quem vai executar efetivamente o serviço.
19. O que é e no que é útil o campo Status das OSs ?
R. Define o estado da OS a cada momento. Útil para você justamente saber como está o andamento dela. Além disso tem alguns usos especificamente do sistema. Por exemplo, para poder faturar uma OS ela tem que estar no status Fechada.
20. Pra que serve o campo Acessórios que Acompanham o Item ?
R. Para você poder controlar o que veio junto com o item e documentar e conferir na devolução. Ex. em um micro o cliente pode trazer junto o cabo de força, fonte, capa, etc...
21. Pra que serve o campo Observações do Cliente ?
R. Nele são anotados os Serviços e o que o cliente passa de informação, para ajudar na manutenção do item.
22. Pra que serve o campo Serviços a Executar ?
R. O técnico que recepciona pode anotar ali o que deve ser feito no item, tecnicamente falando. Ou então não na recepção, mas o técnico que faz a efetiva manutenção anota o que deve ou foi feito.
23. Pra que serve o campo Observações/Detalhes a Transmitir ao Cliente ?
R. Para anotar detalhes importantes que devem ser passados ao cliente na entrega do item, ou itens que foram passados para o Cliente e ele não autorizou a troca. Enfim, informações de interesse da loja e do cliente.
24. Como incluir Itens numa OS sem ter que reabri-la ?
R. Menu de contexto, Requisição de Item. Isso é útil quando, por exemplo, o item está em manutenção e vai-se precisando trocar mais peças. Em vez de abrir , incluir peças e fechar a OS, faz-se simplesmente uma requisição de peças. Se a oficina possui uma pasta para cada OS, que fica junto com o item, a requisição é anexada junto, pois ela contém quem é o requisitante.
25. Onde e para que existe a opção Aprovação da OS ?
R. No menu de contexto, Aprovação da OS. Na inclusão e alteração também você verá esse campo abaixo do código e nome do cliente. Existe para definir quem e quando, da parte do cliente, aprovou o Orçamento.
26. Como Faturar uma OS ?
R. Como já dito, ela deve estar fechada para poder-se faturar. Menu principal das OSs, Ferramentas, Fatura, ou menu de contexto, Fatura, ou simplesmente F10.
27. Em que Status deve estar a OS para poder ser Faturada ?
R. Status 00006, Fechada.
28. Ao Faturar uma OS, o que acontece com ela ?
R. Vai para arquivo morto. Continua acessível nos relatórios.
29. O caixa precisa estar aberto para faturar uma OS ?
R. Sim porque será gerada uma venda e isso depende do Caixa. Além disso, o operador que entrou a OS deve ser o mesmo do Caixa porque senão ele não conseguirá fazer nada. Outra opção de faturar OSs é na própria venda, pressionando-se Insert para inserir objetos e escolher Ordem de Serviços.
30. Qualquer operador pode faturar uma OS ?
R. Não, somente o operador que abriu o Caixa.
31. O que é em relatórios Impressao de OS ?
R. É a impressão da OS em si. Ex. O operador dá entrada na OS, imprime uma cópia e passa para o cliente. Ou imprime 2 cópias, uma para o cliente e outra para processamento interno.
32. O que é em relatórios Pesquisa Cli/Prod. ? Dê um exemplo.
R. Lista todas as OSs e seu Status , de um período. Você pode filtrar um cliente e um item também, se necessário. Ex. Listar todas as OS do cliente José da Silva. Listar todas as OSs do José da Silva, que sejam de Gol 1000. Listar todas as OSs do José da Silva que sejam do Chassi XPTO12345.
33. O que é em relatórios OSs Pendentes ?
R. Lista as OSs que estão ainda pendentes fazendo serviços. Pode-se ver também as que estão atrasadas em função da data de previsão de liberação.
34. O que é em relatórios Serviços de Terceiros ?
R. Se você usa serviços de terceiros em seus serviços, esse relatório mostra quais foram os serviços prestados por eles em um período. Útil se você faz algum tipo de pagamento, ou para confrontar a fatura enviada pelo terceiro se está consistente com os serviços prestados.
35. O que é em relatórios OS por Funcionários ? Dê um exemplo.
R. Lista as OSs que foram realizadas por um determinado funcionário. Ex. Liste todas as OSs do mês de Novembro, executadas pelo funcionário José.
36. O que é em relatórios, Produtos por Período ?
R. Relaciona os produtos usados nas OS em um período, com filtro para funcionário que executou, Cliente ou categorias de clientes.
37. O que é em relatórios OSs no Período ?
R. Relaciona todas as OSs em um período, com filtro para funcionário que executou, Cliente, Categorias de Clientes.