Outro ponto que deve constar no cronograma é a dependência de atividades. Afinal, existem algumas tarefas que necessariamente precisam que outras sejam realizadas antes. Por exemplo, se estamos falando da construção de uma casa, não é possível construir o telhado sem antes ter feito a fundação, não é mesmo?
Então, no cronograma será necessário indicar que essa atividade depende de tarefas anteriores. Caso as atividades antecessoras sejam adiantadas ou atrasadas, saberemos que as demais também sofrerão esse impacto no prazo de entrega.
Não basta apenas identificar, sequenciar e programar as atividades. É preciso definir quem ficará responsável pelo quê. Você pode fazer isso de duas formas: atribuindo os nomes das pessoas às atividades ou relacionando-as aos papéis existentes.
Por exemplo, em um projeto audiovisual de marketing, a atividade “Capturar vídeo” pode ser atribuída à Maria da Silva ou ao papel de cinegrafista. Nesse caso, você precisa verificar o que fica melhor na sua organização. Se estamos falando de um time grande, com vários cinegrafistas, talvez optar pela definição de papéis seja mais produtivo.
Não se pode simplesmente pegar um projeto bem-sucedido e transformá-lo em um modelo. Envolva todas as partes interessadas e valide se a estrutura proposta de fato vai criar um padrão adequado a ser seguido para atingir os objetivos dos projetos.
Pode ser que, durante a validação, o comitê chegue à conclusão de que serão necessários vários modelos diferentes, conforme as características das entregas que deverão ser realizadas. Mas este é só um exemplo.
Após definido o modelo, a cada projeto que for iniciado, a organização poderá contar com uma base de conhecimento pré-estabelecida. No entanto, para que isso aconteça efetivamente, é preciso socializar o modelo criado para as demais áreas da organização. Lembre-se: o que não é conhecido, não é utilizado! Não adianta ter um modelo se ele fica guardado na gaveta.
O planejamento de um projeto não termina no preenchimento de um modelo. Cada projeto é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto e monitorado para que esteja o mais adequado possível ao novo desafio que a equipe vai enfrentar. Ah, e se for necessário não hesite em fazer ajustes. O modelo de projeto deve ser flexível, não uma camisa de força!
O Project Model Canvas é um instrumento visual de gestão de projetos. Ele é uma espécie de “painel”, composto por blocos coloridos e personalizáveis.