FACULDADES PIO X E SÃO LUIZ DE FRANÇA - Inovação e tecnologia na gestão de documentos.
Em busca de mais agilidade e informatização dos arquivos das instituições de educação superior (IES), o MEC (Ministério da Educação) lançou a portaria Nº 1.224, de 2013. A proposta é que elas invistam em projetos e políticas de gestão de documentos, conforme exigências da lei. Diversas faculdades optaram pelas soluções Arquivar. A Pio Décimo e a São Luiz de França, em Aracaju (SE), são exemplos.
Desde a inscrição para o vestibular, até a formatura, ou mesmo até após obtenção de um novo título ou pós-graduação, toda a documentação do aluno deve ser registrada e mantida pelas IES. A chamada "pasta do aluno" arquiva documentos das mais variadas modalidades, tais como: histórico, inscrição, boletos de pagamentos, registros, provas, atestados, pesquisas, diplomas. Assim, a cada semestre o volume de documentos aumenta assustadoramente. Além disso, há a necessidade de manutenção de todo o acervo pedagógico, desde plano de ensino até correção de provas.
As universidades, faculdades, centros universitários e os outros centros de educação superior, passaram a ter a exigência da informatização em 2013, contudo ainda estão em fase de implantação dos sistemas de gestão documental. A portaria resolve que todos esses documentos devem existir em formato digital, mas a manutenção do documento físico ainda é uma exigência. Salvo as regras de temporalidade para cada arquivo, conforme explicado no texto oficial.
Dessa forma, as demandas principais das IES são por organização, guarda, digitalização e softwares de gestão eletrônica. Para atender às normas da portaria, foram criados projetos integrando as exigências às potencialidades das soluções oferecidas pela Arquivar. Todos os documentos foram tratados, devidamente indexados e acondicionados em caixas e ambientes adequados para a guarda segura. O processo de digitalização garante acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento.
O trabalho seguiu todos os passos da metodologia Arquivar, passando por organização, separação, armazenamento, digitalização e implantação dos softwares de gestão documental. É um projeto extenso, mas que claramente traz benefícios para as faculdades, além de estarem em dia com a lei e o meio ambiente.