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Data room virtual Brasil: saiba como escolher o provedor ideal
Publicado por insight space em agosto 21, 2019 | Atualizado em maio 26, 2020
A sua empresa investe em um data room do Brasil? Hoje, o data room é uma das principais ferramentas para negócios que precisam de um meio seguro e centralizado para salvar dados. Ele permite que o negócio se proteja contra-ataques, dá mais controle para os usuários, evita situações de risco e melhora atividades complexas como fusões e aquisições.
Com um bom data room, a empresa pode mitigar, portanto, riscos de segurança e privacidade. Todos poderão manter as suas equipes integradas sem que isso coloque a companhia em situações que possam levá-la a perda de privacidade.
Quer saber mais sobre o tema e o que é necessário considerar ao investir em um data room? Então continue a leitura!
O que é um data room?
O data room é uma ferramenta tecnológica voltada para centralizar o acesso a informações digitais. Ela se diferencia de um serviço de cloud storage tradicional e de um NAS pelas suas funcionalidades de segurança e privacidade avançadas. Assim, é possível criar um ambiente em que informações podem ser compartilhadas de maneira eficaz e confiável.
Um data room pode ser utilizado em vários processos corporativos. Nas fusões e aquisições, por exemplo, eles permitem que os envolvidos compartilhem informações de alto valor sem que terceiros tenham acesso. Dessa forma, é possível executar um investimento mais seguro e com menos riscos.
Que questões considerar ao investir em um data room virtual?
O investimento em um data room virtual deve considerar vários fatores. Como essa ferramenta será utilizada para gerenciar registros críticos para o negócio, a empresa precisa reduzir as chances de o seu investimento levar a cenários de risco. Veja, a seguir, alguns pontos básicos para tornar esse investimento mais robusto!
Por lidar com dados críticos da empresa, o data room deve ter funcionalidades de controle e privacidade bem estruturadas. Sempre considere isto ao investir e levante questões como:
a possibilidade de identificar quem visualizou, imprimiu ou efetuou o download de cada arquivo;
os níveis de gestão de direito de acesso e edição de cada dado compartilhado;
os relatórios que são disponibilizados para o gestor dos dados;
o nível de criptografia utilizada para salvar os dados;
a possibilidade de inserir marcas d'água automáticas sempre que um arquivo for baixado;
os recursos de autenticação.
Todo sistema de TI está sujeito a problemas. Nesta hora, o suporte do desenvolvedor entrará em ação para garantir que a empresa poderá gerenciar os seus dados sem comprometer a sua segurança. Portanto, não deixe de avaliar o perfil do suporte fornecido.
Avalie a disponibilidade, o perfil técnico dos profissionais e a possibilidade de um especialista ser disponibilizado para treinamentos. Não deixe de considerar se existem planos com maior prioridade para atendimento e documentações online. Assim, a sua companhia poderá solucionar qualquer tipo de demanda rapidamente.
Este é um ponto crítico, uma vez que afeta diretamente o retorno obtido com o seu investimento. Avalie quais são os valores de cada plano para acessar o data room e como ele se adapta às necessidades do empreendimento. Também considere taxas extras e valores que podem ser cobrados caso algo de errado ocorra.
Avaliando todos os valores inseridos na aquisição do data room, a empresa pode diminuir riscos e ter mais segurança no seu investimento. Além disso, o negócio poderá adquirir uma ferramenta que não só tenha um baixo preço, mas também um bom custo-benefício.
As necessidades da empresa também são algo crítico. Conhecer o que o negócio precisa, as suas metas e objetivos de médio e longo prazo permite que o gestor avalie qual o melhor data room possível. Além disso, auxilia a empresa a identificar que recursos são indispensáveis para a sua ferramenta.
Portanto, faça um levantamento completo destes fatores. Identifique como o data room poderá ser utilizado, que recursos não devem faltar e o perfil da companhia. Dessa forma, será muito mais fácil avaliar o retorno potencial do investimento.
A empresa que fornece o data room deve ser reconhecida no mercado. Afinal, uma marca com baixa capacidade de prestar serviços e distribui soluções de qualidade dificilmente terá reconhecimento do mercado.
Não deixe, portanto, de considerar o feedback de quem já lidou com o negócio anteriormente. Busque cases de sucesso, identifique os problemas que consumidores enfrentaram anteriormente e como a companhia trabalha em cenários de alta demanda para tornar o seu investimento mais robusto.
Avalie a flexibilidade de uso
O data room deve ser fácil de ser utilizado e acessado. Portanto, sempre verifique em quais plataformas ele pode ser integrado, a usabilidade de seus recursos e as possibilidades de personalização.
Também considere quais arquivos são compatíveis e se há a possibilidade de salvar dados grandes. Isso torna o investimento mais seguro e garante que a empresa poderá adotar a ferramenta de modo amplo e irrestrito em suas operações.
Por que investir em um data room no Brasil?
A digitalização de processos corporativos elevou a níveis, até então, nunca antes vistos o número de dados armazenados em ambientes virtuais. Diante do valor que tais informações têm, assim como as regras de tratamento de dados existentes, as empresas devem estar atentas para evitar problemas.
Independente do ramo, é crucial que gestores tenham mecanismo para salvar, compartilhar e modificar informações com segurança e confiabilidade. Este é o caso do data room, que protege o negócio de falhas na gestão de dados e dá mais facilidade para profissionais terem rotinas com alto nível de integração com a tecnologia.
Neste sentido, o investimento em um Data Room no Brasil deve ser feito considerando não só as leis locais, como a LGPD, mas também as normas de outras nações. Além disso, as companhias precisam avaliar pontos como usabilidade, confiabilidade e recursos de controle para diminuir as chances de um dado vazar para terceiros.
Sem bem executado, o investimento em um Data Room virtual Brasil poderá garantir que a empresa terá meios confiáveis para lidar com as suas informações digitais. Seja em novos investimentos, processos de fusão e aquisição, os líderes poderão manter rotinas conectadas sem que a privacidade da empresa seja comprometida. Ou seja, será mais fácil para o negócio se manter competitivo e com foco naquilo que é crítico: entregar para os seus clientes serviços de qualidade.
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