Todo empreendedor sabe que precisa enfrentar algumas tarefas burocráticas em seu dia a dia de trabalho. A emissão de notas fiscais e a geração de boletos de cobrança são algumas delas. No passado, emitir uma nota fiscal exigia blocos com papel carbono, preenchimento manual de cada informação e carimbo ou assinatura para validação. Já os boletos, como conhecemos hoje, nem existiam.
Mas graças aos sucessivos avanços tecnológicos hoje tudo isso pode ser feito online e em questão de segundos. Entenda quais são as vantagens de emitir Nota Fiscal (Nfe), Nota fiscal ao consumidor (NFCe) e boletos por meio de um sistema e agilize seus processos:
Fique em dia com a Receita Federal
Antes de falarmos das vantagens em ter um sistema específico para emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos, é importante lembrar que todo empresa precisa checar junto à Receita Federal se está obrigado a emitir NFe. Em caso afirmativo, é importante que você cumpra esse dever à risca para ficar em dia com a Receita.
Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas
Embora o portal da Receita Federal dê acesso a um sistema de emissão de NFe e exista softwares gratuitos do Governo para emissão de NFCe, eles não são os mais vantajosos para o empresário. Isso porque como o aplicativo do portal não está diretamente vinculado às atividades da sua empresa você seria obrigado a redigitar todas as informações relativas à compra efetuada pelo cliente no formulário para que a NFe fosse gerada. Isso demandaria tempo e não estaria livre de erros.
É por isso que muitas empresas optam por um sistema próprio de emissão de NFe. Com ele seria possível uma geração automatizada do documento em poucos segundos. Alguns desses softwares, inclusive, permitem que o empresário integre outras atividades importantes como: controle financeiro, fluxo de caixa, registro de clientes etc, num só programa.
Emissão de Boleto
Como o boleto bancário é uma forma de pagamento praticamente imprescindível (já que muitos clientes preferem não usar dados de cartão online (sem contar naqueles que não dispõem de cartão) vai ser preciso encontrar um sistema que emita os boletos pra você. Isso vai conferir segurança e agilidade nesse tipo de transação. Existem sistemas que integram todas as questões burocráticas da empresa num só aplicativo: emitem NFe, emitem boletos, gerenciam as finanças e as vendas, entre outras funções. E há outros específicos para a emissão de boletos.
Qual sistema usar?
A escolha do sistema esta ligada diretamente as necessidades e possibilidades da empresa, o mercado oferece inúmeras opções de sistemas, que se enquadram dentro das possibilidades de cada empresa, seja com pagamento de mensalidade ou até mesmo para compra direta sem pagamento Mensal. A recomendação apenas é que todos os testes sejam realizados no sistema escolhido, visano identificar se o mesmo realmente atende as necessidade e expectativas da empresa.
Independente de qual sistema você irá escolher, em sua maioria, eles oferecem as seguintes vantagens:
Opção por instalar o sistema no seu computador ou usá-lo pela web (Nuvem);
Emissão rápida e opções para envio das notas fiscais por e-mail e até mesmo armazenamento em nuvem;
Fácil integração com outros sistemas, inclusive facilidade na integração com os sistemas internos da contabilidade;
Possibilidade de enviar cobranças por e-mail;
Sem dúvida, vale a pena investir num sistema robusto que permita realizar essas tarefas de forma integrada e segura. Isso vai economizar tempo e dinheiro da sua empresa. Seus clientes também ficarão mais satisfeitos com tanta agilidade.