5 dicas para organizar o fluxo de caixa da sua empresa - Sistema de Gestão ERP
Você já precisou tirar dinheiro do próprio bolso para pagar o salário de colaboradores no fim do mês? Já teve que recorrer ao crédito bancário para pagar fornecedores, arcando com altas taxas de juros? Já deixou de fazer investimentos importantes no negócio com medo de ficar devendo e, quando foi ver, sobrou dinheiro no caixa?
Se alguma situação parecida com essas já aconteceu dentro da sua empresa, saiba que você não está sozinho. Lamentavelmente, a maior parte dos pequeno e microempresários brasileiros acabam vivenciando algo parecido em algum momento de sua trajetória.
Na maioria das vezes a má gestão financeira resulta apenas em pequenos e ligeiros contratempos, que representam prejuízos para o empreendedor, mas podem ser revertidos. Em casos mais graves ― geralmente acompanhados de contínua negligência com as finanças ― a empresa pode ser forçada a fechar as portas!
Felizmente, dispomos de uma ferramenta simples e bastante eficiente para evitar que esse tipo de cenário venha a se instalar dentro do nosso empreendimento: trata-se do fluxo de caixa. Por isso, preparamos um artigo recheado de dicas com tudo o que você precisa saber organizar o fluxo de caixa. Não perca!
Imagine que todos os recursos que entram e saem da sua empresa passem por uma única caixa com um compartimento para entrada e outro para saída. Estamos falando aqui do pagamento de fornecedores, gastos com a folha, manutenção do estoque, vendas, etc. Tudo o que envolve transações financeiras.
Se falta dinheiro na caixa então isso é sinal de que não vamos conseguir realizar todos os investimentos e pagamentos necessários para o bom funcionamento da empresa. Se, ao contrário, sobra dinheiro no caixa, isso também pode representar um prejuízo ou, no mínimo, uma oportunidade desperdiçada.
Isso acontece porque o dinheiro que "sobrou" no caixa poderia ter sido investido, mesmo que na poupança. Ao invés disso permaneceu parado e sendo desvalorizado pela inflação.
O controle dessa movimentação é realizado por uma ferramenta que chamamos de fluxo de caixa. Simples, não é mesmo? Não há nenhuma dificuldade em compreender o conceito de fluxo de caixa. As maiores dificuldades estão em realizar o controle na prática.
Para entendermos melhor, poderíamos comparar o gestor financeiro a uma pessoa que deseja se submeter a uma dieta com restrição de calorias. Ora, na maior parte das vezes não nos alimentamos mal por desconhecermos quais alimentos são saudáveis.
Todo mundo está cansado de saber que doces e frituras engordam e que vegetais e carnes magras têm alto valor nutritivo. O verdadeiro motivo para não conseguirmos manter a dieta é a falta de disciplina no dia a dia.
No caso do gestor, também é preciso ter disciplina para registrar todo e qualquer movimento de entrada e saída de dinheiro atualizando valores diariamente para que possa administrar seu fluxo de caixa.
1. Determine um período para o seu fluxo de caixa
Temos que estabelecer um período para fechar nosso fluxo de caixa e abrir um novo. Esse período pode variar muito de acordo com as peculiaridades de cada negócio. Se o seu ramo de atividade não exige um período específico, recomenda-se que esse período seja de 30 dias, já que a maior parte das receitas e despesas fixas, como contas de luz, água, banda larga e salários se renovam mensalmente.
2. Diferencie bem as receitas, despesas e movimentações periódicas
É preciso desenvolver algum método para diferenciar bem as despesas das receitas. Isso é muito útil para evitar erros no momento de realizar os cálculos e de tomar decisões importantes, além, é claro, de facilitar consultas e economizar tempo. Podemos, por exemplo, utilizar os sinais de positivo e negativo e também atribuir as cores vermelho para despesas e azul para receitas.
Mais do que criar uma distinção clara entre receitas e despesas, o gestor pode, também, criar sinais distintivos entre receitas e despesas fixas e periódicas. Podemos, por exemplo, colocar as despesas periódicas em negrito ou em caixa alta.
É muito importante conscientizar seus colaboradores da necessidade de se colher com precisão e em tempo real as informações que dizem respeito à movimentação financeira da empresa. Essas informações devem ser lançadas no fluxo de caixa diariamente, para que ele esteja sempre atualizado e para que possamos nos planejar a partir delas.
4. Crie categorias para suas movimentações financeiras
Agrupar as despesas de acordo com as características que guardam em comum pode ser muito importante para analisar sua movimentação financeira e tomar decisões importantes para o negócio. Isso permite com que calculemos subtotais por área, para termos uma ideia de onde o dinheiro está sendo investido.
Precisamos saber, por exemplo, o quanto de nosso passivo está sendo gasto com utilidades de escritório, como papel, toner, contas de telefone, café, etc. Apenas assim é possível acompanhar os gastos de perto e verificar se houve excessos.
O mesmo vale para as receitas. É essencial saber de onde o dinheiro está vindo e quanto está vindo. Qual é o volume de vendas nos finais de semana? Qual é o período do mês que vendemos mais? Essas informações são importantíssimas para tomarmos decisões estratégicas para o negócio.
Talvez a essa altura você esteja pensando que apenas uma máquina poderia dar conta de coletar informações precisas em tempo real de um volume enorme de movimentações e atualizar o fluxo de caixa diariamente. A verdade é que esse pensamento não está muito longe do que acontece na prática: a tecnologia da informação vem ocupando um papel cada vez maior na gestão.
Não chega a ser impossível fazer um fluxo de caixa à mão, anotando tudo em livros de contabilidade ou, ainda, criar e alimentar uma planilha no computador. No entanto, um sistema de gestão facilita ― e muito ― essa tarefa, fazendo com que o empreendedor gaste menos tempo com tarefas burocráticas e mais tempo fazendo o que importa de verdade: administrando seu negócio.
Podemos também reduzir bastante a chance de erros e perda de informações. Além disso, os sistemas de gestão empresarial já são uma realidade no mercado, independentemente do ramo de atuação e do porte. A empresa que não se alia com a tecnologia certamente terá uma desvantagem diante da concorrência.
E aí, gostou do nosso artigo? Já sabe como organizar o fluxo de caixa? Então confira também tudo o que você precisa saber sobre segurança na nuvem!
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