Paulo Rigatto - Ações 2020
CREA-RS: Um Conselho em
É com enorme satisfação que ao nos aproximarmos do final deste inédito exercício de 2020, possamos, não apenas olhar para março passado, e dizer: vencemos! Mas mirarmos 2021, e desafiá-lo: venha!
Foi um ano desafiador, mas todos nós, corpo funcional, conselheiros, inspetores e Diretoria, vivemos um período rico em aprendizado, superação e resultados, conquistados em todas as frentes que nos foram impostas.
Findado este período, fiz uma solicitação ao corpo gerencial do Conselho para que, em poucas palavras, relatassem o que vivenciaram e vislumbraram para o nosso futuro, em cada uma de suas áreas de competência, e que registro na sequência. Antes quero reiterar meu agradecimento ao empenho e à dedicação de todos estes excepcionais profissionais que tive o privilégio de conviver e liderar neste ano de 2020.
A todos vocês, parabéns e muito obrigado!
Eng. Agr. Paulo Rigatto
SUPERINTENDÊNCIA INSTITUCIONAL
O objetivo da Gerência em 2020 foi atualizar os processos de convênios já realizados, criar métodos de controle que facilitassem a localização de processos e identificação de demandas. Estamos trabalhando na busca de novos convênios que facilitarão a comunicação e a fiscalização do Conselho com outros órgãos, dentre eles Smam, Fepam, SPU e MPT, sempre priorizando as necessidades do CREA-RS e da sociedade. Nestes sete meses, iniciamos sete novos convênios e, destes, temos quatro processos em andamento, dependendo de análise nos órgãos a serem conveniados, um processo concluído e dois, temporariamente suspensos, em função das eleições municipais (processos de prefeituras).
No Núcleo de Apoio às Instituições de Ensino, foi criado o Certificado de Mérito Acadêmico, como forma de prestigiar os formandos que se destacam nas nossas áreas técnicas, e estamos elaborando normativos e criando métodos que facilitem e agilizem a análise e cadastramento de novos cursos e instituições, bem como revisando e atualizando processos já existentes.
No Núcleo de Apoio às Entidades de Classe estamos trabalhando intensamente nas revisões de processos e na aproximação das entidades com o Conselho, através do projeto terças com CDER.
Nosso objetivo é intensificar o trabalho de instauração de novos convênios, dentre eles, os convênios com as instituições de ensino para trazer mais segurança ao registro de profissionais e aprimorar métodos e técnicas informatizadas de controle dos processos.
A Gerência de Comunicação e Marketing teve que enfrentar os desafios e oportunizar a interação com intensidade nas plataformas digitais do Conselho. Por exemplo, no Instagram teve um aumento, desde o início do ano, de aproximadamente 39% de seguidores; já no Facebook CREAgaúcho chegamos a 16.270 seguidores, com um aumento de 11%. Além do Twitter, YouTube e Linkedin, os profissionais acessam o site do Conselho. A produção de conteúdo técnico para as redes sociais com o lançamento de podcast, vídeos, entrevistas, entre outros, é o que mais atraiu os seguidores.
Neste ano, a Conselho em Revista, a partir da edição n. 134, passou para o formato 100% digital. Lançada no dia 30 de setembro, a nova versão mostra que o acesso aumentou. Após 24 horas no ar, teve um total de 892 acessos, sendo 616 acessos por pessoas diferentes, em 5 minutos de tempo médio. A nova proposta permite inserir vídeos e outras mídias, ampliando e complementando as informações que chegarão aos profissionais. A revista digital também proporcionará maior interação com o público leitor, que poderá contribuir com artigos e novidades técnicas.
A comunicação interna também está tendo uma oportunidade de mostrar sua importância, como área responsável por levar as notícias aos colaboradores. Através de boletins diários e programas interativos sobre os procedimentos e ações do Conselho, possibilitando a integração e a troca de experiências para a melhoria dos processos.
A área de eventos também foi uma das mais impactadas com as restrições de convício social, entretanto as atividades virtuais foram substituindo os encontros presenciais e atraindo novamente os interessados. Foram organizados diversos eventos, tanto para o público interno quanto para o externo, a exemplo do Terças com o CDER-RS.
A Gerência de Gabinete (GAB), diante do atípico cenário pandêmico, decorrente do Covid-19, vem buscando otimizar o desempenho das suas atividades por meio da utilização de ferramentas tecnológicas, desde a adesão ao formato de home office, em 23 de março. Neste curto período foi possível migrar todos os tipos de processos eletrônicos utilizados pela GAB, bem como elaborar e emitir os documentos realizados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Constituída pelo Núcleo Administrativo do Gabinete; Serviço de Transporte e Veículo; Núcleo Executivo do Gabinete e Serviço de Apoio ao Núcleo Executivo, a GAB é uma área administrativa da estrutura organizacional do CREA-RS, que também presta assessoria direta e imediata à diretoria do Regional.
Em relação ao Núcleo Executivo do Gabinete (NEXG) destaca-se que, durante o teletrabalho, iniciou-se uma atividade de aprimoramento da redação dos atos administrativos internos do Conselho (Portarias e Instruções Normativas da Presidência), bem como da identificação das Portarias, acerca dos dados e informações necessários para a confecção desse tipo de documento, com os princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, ambos aplicados à redação oficial.
Vislumbra-se como Plano de Ação do NEXG, a confecção e divulgação de "Material de Apoio" que consolide as informações necessárias para a confecção dos atos administrativos internos e ofícios, sendo a especificidade de cada um desses, descrita pela área competente. O objetivo desta iniciativa é a padronização e a uniformização da linguagem utilizada, em busca do aperfeiçoamento na produção e emissão desses documentos.
Importante salientar que as reuniões semanais (remotas ou híbridas) com as equipes da GAB, se tornaram uma prática constante na rotina do nosso trabalho, facilitando a comunicação e desempenho.
O Jurídico do CREA-RS, neste ano absolutamente atípico, exerceu sua missão institucional de forma intensa, em seus três formatos: contencioso, conciliação e administrativo institucional.
Foram centenas de consultas que exigiram a participação de todos os advogados e assessores jurídicos do Conselho, de forma incansável, na adoção de soluções jurídicas para o novo formato de trabalho e para melhor atender os profissionais e pessoas jurídicas à distância e com eficiência, assegurando a continuidade dos trabalhos.
Em paralelo, houve total dedicação aos processos eletrônicos, que tramitam na Justiça Federal, na medida em que os processos físicos ficaram sobrestados durante boa parte do tempo, bem como a total entrega dos colegas que dão suporte na área administrativa.
Nesse contexto, as soluções surgiram com o apoio, conhecimento e experiência dos funcionários de todas as áreas. Sem eles, as soluções adotadas e sugeridas não teriam sido efetivadas com tanta rapidez e assertividade.
Por fim, a perspectiva para o próximo ano continua sendo a adoção de soluções jurídicas para a efetiva, regular e contínua melhoria dos trabalhos, ainda que durante a pandemia, e zelar pelo controle e efetividade quanto ao tratamento da dívida ativa.
A Ouvidoria reforça a importância dos canais de atendimento e de comunicação com os usuários dos serviços do Conselho. Neste ano, foram 2.220 manifestações recebidas sendo que, a maior parte das demandas, foram de consultas (51%), seguidas de solicitações (23%), reclamações (16%), denúncias (7%), elogio (2%) e sugestões (1%).
A evolução dos números mostrou a necessidade de adaptação, não só da equipe, como também da comunidade profissional e cidadãos em geral. A maior parte das demandas (63%) foi recebida por acesso ao site, sendo 45% pelo módulo de Ouvidoria do SEI, 18% pelo "Fale com o Presidente, 32% por e-mail e 5% por telefone.
Para suprir a demanda via telefone, que ficou prejudicada neste período, a equipe do Serviço de Informação está implantando um serviço que consiste no atendimento das solicitações, antes realizadas pelas linhas 3320-2100 e 3320-2103, em um sistema de mensagem que possibilita, não só o atendimento, mas também o gerenciamento e o monitoramento em tempo real das conversas entre os usuários e os atendentes.
A expectativa para 2021 é que o aprendizado e a evolução que estão ocorrendo em razão das adaptações dos tempos de pandemia, possam abrir novos caminhos para a simplificação e a agilidade no atendimento aos cidadãos usuários dos serviços do CREA-RS.
Com a implantação da unidade de Auditoria Interna (Audi), no segundo semestre de 2020, o CREA-RS deu início ao processo de elaboração e implementação da Gestão de Riscos, seguindo as diretrizes da Controladoria Geral da União (CGU), do Tribunal de Contas da União (TCU) e do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), cujas orientações são baseadas nas melhores práticas internacionais em uso no setor público. De acordo com o Instituto dos Auditores Internos (IIA), a Auditoria Baseada em Riscos (ABR) é uma metodologia que associa a auditoria interna ao arcabouço global de gestão de riscos de uma organização. Ela possibilita que uma auditoria interna forneça segurança razoável à alta administração de que os processos de gestão de riscos estão sendo realizados de maneira eficaz.
Cabe destacar, que a análise de riscos é o processo de compreender a natureza do risco e determinar o nível de risco, fornecendo a base para a avaliação e para as decisões sobre o tratamento de riscos (ABNT, 2009). Nesse sentido, a Auditoria Interna desenvolveu o Projeto "Auditoria Interna Baseada em Riscos - ABR" que utilizou como estratégia de atuação a realização de ações de sensibilização e promoveu reuniões e oficinas de trabalho com o corpo funcional e com a alta administração do CREA-RS, a fim de promover o entendimento sobre a importância do gerenciamento de riscos, governança e controles internos. Como resultado, obteve-se o mapeamento dos processos que foram identificados sob a perspectiva da gestão de riscos, os quais receberão adequado tratamento durante o exercício de 2021, a fim de que sejam analisados, aprimorados e controlados, assim, contribuindo para o atingimento dos objetivos institucionais do Conselho.
Portanto, a Audi, por entender que seu propósito consiste em aumentar e proteger o valor organizacional do Conselho, por meio do fornecimento de avaliação, assessoria e aconselhamento baseados em riscos, empregará todos os esforços necessários para que suas atividades sejam realizadas de modo a contribuir para o alcance dos objetivos institucionais e estratégicos do Conselho.
A Controladoria é um órgão de apoio à presidência que zela pelo bom desempenho do CREA-RS, desenvolvendo sistemas e metodologias que proponham modelos gerenciais que otimizem a atuação da organização e fornecendo informações que auxiliem nas tomadas de decisões dos gestores.
Neste ano atípico de 2020, com a pandemia e a reestruturação organizacional do Conselho, algumas atividades ficaram prejudicas, mas, a partir do 2º semestre, voltamos à normalidade entregando um importante produto que é o Relatório da Controladoria, emitido trimestralmente com os principais indicadores da organização.
Para um futuro de curto prazo, fomos desafiados a disponibilizar de forma transparente os principais indicadores como: receitas, despesas e outras informações e estatísticas das atividades do Conselho, que passarão a ser divulgados até o final do mês de novembro.
A Gerência de Patrimônio e Infraestrutura, criada em 2016, é uma área nova dentro da estrutura do Conselho, responsável pelo apoio técnico-administrativo às demais unidades do CREA-RS, através da realização de projetos, relatórios, fiscalizações, vistorias e demais atividades na área de engenharia, bem como na manutenção das edificações, na busca da segurança das estruturas e instalações, proporcionando um ambiente seguro e adequado para a realização de nossas atividades. Também é responsável pelo fornecimento de materiais, suprimentos e bens móveis para todas os locais do Conselho, bem como realiza o controle das atividades relacionadas.
Ao longo deste período, realizamos diversas atividades com êxito, tais como: administração plena da gestão de materiais; integração entre os sistemas de patrimônio/almoxarifado e contabilidade; renovação dos mobiliários do Conselho; climatização em todas as Inspetorias e sede do Conselho; elaboração dos Padrões Operacionais de Procedimentos das áreas; levantamentos patrimoniais in loco nas Inspetorias e sede do Conselho; mudanças de instalações; processos de reformas de edificações; gestão da aquisição de materiais e etc.
Para os próximos anos, temos muitos projetos a realizar e grandes expectativas, entre elas: melhorar tecnicamente o desempenho do Conselho no que se refere ao desenvolvimento das atividades internas de engenharia, tornando-se referência no sistema neste aspecto; reorganizar a estrutura técnica e administrativa da Gerência; definir metas e prazos para realização; contratação de empresa especializada para reorganização patrimonial e teste de impairment; elaboração de relatório técnico de nossos imóveis com fotos aéreas, internas, projetos, fachadas, descrições técnicas; concluir as reformas que são objeto das linhas de crédito do Confea; executar acessibilidade em todos os passeios públicos de imóveis do Conselho; contratar empresa para manutenção predial preventiva e corretiva em nossos imóveis; renovação geral de nossos bens móveis; estabelecer parcerias com outros Regionais, no que tange ao compartilhamento de informações técnicas.
Entrega do novo passeio público
da Inspetoria de Santa Rosa
No dia 30 de novembro, foi entregue oficialmente a conclusão do passeio público da Inspetoria de Santa Rosa, mediante o ato de assinatura do Termo de Recebimento de Obra. Essa obra foi executada pela Construtora Fehlauer, sob a responsabilidade dos proprietários Engenheiros Civis Gustavo Domingues Fehlauer e Júlio Fehlauer Neto.
O Eng. e Seg. Trab. Claudio Akila Otani, conselheiro, recebeu a obra, na presença do Coordenador das Inspetorias Eng. Mec e Seg. Trab. Marcos Antonio Kercher e do inspetor-chefe Eng. Agr. José Helmuth Steffen.
Este investimento foi possível, em decorrência do Convênio firmado em novembro do ano passado com o Confea para a execução de quatro projetos referentes à recuperação patrimonial e adequação de espaços físicos, contemplando uma linha de crédito para a concessão de auxílio financeiro. Além da Inspetoria de Santa Rosa, também foram contemplados projetos para a sede e inspetorias de Erechim e Taquara.
A recuperação do passeio público, em Santa Rosa, está em cumprimento aos dispositivos legais do município, que prevê a construção de novos passeios com acessibilidade.
GERÊNCIA DA
Realizações e perspectivas da TI: referente ao Núcleo de Infraestrutura Tecnológica (Nite), sendo uma das medidas realizadas em caráter emergencial acerca da pandemia do Covid-19 (Coronavírus), foi a adoção do regime de trabalho em home office. Surge com esta medida, a necessidade de os funcionários acessarem os servidores do Conselho de forma remota. Assim, foi implantada uma ferramenta que garante que o acesso à rede do CREA-RS está sendo realizado pelo computador específico do funcionário, evitando acessos indesejados. Atualmente, possuímos cem funcionários utilizando o recurso do acesso remoto, além dos demais colaboradores que utilizam os sistemas do Conselho, normalmente de suas casas, por se tratar de sistemas web, ou seja, podem ser acessados de qualquer lugar que tenha acesso à internet.
Da mesma forma, fazendo referência ao ano atípico, pausamos o projeto de revitalização tecnológica das Inspetorias, onde já foram instalados equipamentos de segurança (firewalls), em aproximadamente 50% das regionais.
Referente ao Núcleo de Sistemas (NSIS), foram desenvolvidos módulos relacionados ao autoatendimento para os profissionais do Conselho. Neste projeto, foram implantados os módulos de parcelamento, onde o profissional consegue parcelar sua anuidade através dos serviços on-line, sem precisar vir ao Conselho. Na mesma linha, foram desenvolvidos os módulos de registro, onde o profissional faz a requisição, inserindo a documentação necessária através do serviço que também é on-line. Além destes projetos, foi desenvolvido o selo virtual para registro de atestado de capacidade técnica. Assim, ao contrário da prática antiga, o documento em papel não precisa ser trazido ao Conselho para que sejam colados selos físicos. O profissional envia o atestado, que é analisado pelo setor de ART e, estando ok, é gerado um novo arquivo PDF com um selo virtual do Conselho. Neste documento, é inserido uma imagem QR Code que, ao ser lido, abre o documento diretamente do site do CREA-RS.
Em função do escasso recurso de mão-de-obra no setor de desenvolvimento de sistemas, fazendo uma projeção das necessidades que ainda devem ser implantadas no sistema atual, a exemplo do novo módulo de ART, foi gerado um estudo comparando o investimento em desenvolvimento próprio, que implica na contratação de profissionais, com o investimento em contratação de empresa terceirizada, onde é gerado um projeto completo para ser desenvolvido por uma empresa terceira e, por fim, a verificação da existência de um sistema pronto já existente no mercado. Assim, ficou determinado o início do projeto de contratação de sistema próprio a ser efetivado no início de 2022, ficando o ano de 2021 para realização do projeto de migração sistêmica, envolvendo treinamentos e publicidade, além da migração técnica.
Gerência de Gestão: inovação, conformidade, controles e humanização.
Estas palavras resumem o ano de 2020 das áreas que compõem a Gerência de Gestão- Administrativo, Financeiro, Contabilidade, Diárias e passagens, Recursos Humanos e Desenvolvimento/qualificação funcional.
Que a pandemia "obrigou" a aceleração dos processos tecnológicos, todos nós sabemos.
Mas como inovar sem deixar de atender a uma série de normativos e legislações aos quais o CREA-RS está sujeito? E ainda, num período de distanciamento social, como tornar as relações mais humanizadas?
Uma tarefa complexa, mas possível graças a uma equipe comprometida e que, mesmo em uma situação adversa, veste a camisa para atingir os objetivos.
Nos procedimentos internos destaca-se, além do já informatizado processo de compras e contratações, todos os pagamentos a fornecedores. As liquidações das despesas (Administrativo), a efetivação dos pagamentos (Financeiro) e a contabilização, passaram a compor processos eletrônicos no SEI integrados ao sistema financeiro-contábil.
Processos de cobranças e recobranças foram igualmente virtualizados, agilizando a recuperação de créditos vencidos e reduzindo os inevitáveis impactos econômicos da pandemia. Também foi implantada funcionalidade de parcelamento e reparcelamento de débitos on-line, para o profissional emitir seu boleto de onde estiver, sem depender de atendimento presencial.
Em virtude de exigência do TCU (Acórdão 1.925/2019 - TCU Plenário), a normatização para a concessão e o pagamento de diárias e passagens foi atualizada, ainda que a pandemia tenha reduzido drasticamente essa demanda. Ainda nessa área, um núcleo específico foi instituído para centralizar e padronizar os processos. Essas e diversas outras ações que resultaram em extraordinários ganhos de produtividade ao Conselho aconteceram sob uma gestão mais próxima dos funcionários. Apesar do isolamento e do teletrabalho, as ferramentas de videochamadas assumiram importante papel na comunicação cotidiana. As constantes reuniões virtuais com a equipe agregaram valor às novas rotinas.
No âmbito funcional, aprovamos um programa de testagem laboratorial da Covid-19 para os colaboradores que regularmente têm de prestar serviços nas dependências do Conselho; acompanhamos os funcionários do grupo de risco; oportunizamos estrutura ergonômica e equipamentos tecnológicos aos ambientes domésticos; promovemos capacitações on-line para quase 50% do quadro. Tudo isso, sem deixar de controlar as receitas e as despesas, otimizando recursos financeiros e orçamentários.
Foi um ano surpreendente. De muitos desafios. Inovar nos processos, atuando em conformidade com os preceitos legais, controlando rigorosamente os fatores de risco e promovendo a humanização à distância foi o maior deles.
GERÊNCIA EXECUTIVA DO COLEGIADO
A Gerência Executiva do Colegiado (GECL), que congrega a estrutura técnica e administrativa das Câmaras Especializadas e Plenário, tem como função assessorar os julgadores para o pleno cumprimento de suas atribuições/decisões, realizando a análise e instrução de processos administrativos e, posteriormente, dar prosseguimento/acompanhamento nas deliberações emitidas, garantindo a finalização das demandas com eficácia e celeridade. Guarda uma relação estreita com a comunidade profissional através do atendimento de consultas tanto do público interno (conselheiros, gabinete da presidência, departamentos e inspetorias), quanto do público externo (profissionais, empresas, órgãos públicos e comunidade em geral).
Em 2020 tivemos uma aceleração na migração dos processos administrativos físicos para processos virtuais, bem como a digitalização daqueles em carga nas respectivas unidades, ainda com as adversidades apresentadas, viabilizando, desta forma, sua análise/julgamento e, por conseguinte, sua conclusão, dando efetividade e satisfação às ações do CREA-RS no cumprimento de sua função regularmente instituída.
Nossas metas, a curto e médio prazo, convergem no sentido de estimular a desburocratização e a consolidação de procedimentos que visem dar celeridade na solução de expedientes com características cartoriais, bem como a manutenção do trabalho em home office uma vez que, a disponibilização de funcionalidades de tecnologia da informação, facilitam a realização do trabalho à distância pelos servidores por meio da implantação do processo eletrônico (SEI), realizado em parte ou em sua totalidade, em local diverso daquele estabelecido para a realização do presencial, com reflexos diretos no aumento da produtividade laboral, possibilitando uma cultura orientada a resultados, com foco no incremento da eficiência e da efetividade dos serviços prestados à sociedade.
A Gerência de Registro (GREG) é uma das áreas finalísticas mais importantes desta autarquia: responsável pelo registro de profissionais e empresas. Considerando a pandemia que vive o mundo desde março, o departamento desempenha suas atividades em todos seus expedientes de forma home office, de modo a preservar tanto a integridade física dos funcionários e do público. No entanto, alguns funcionários em horários alternados atendem os profissionais com expedientes com como confecção de carteiras dos profissionais, expedição de documentos ao Confea e de entrega de Certidões Especiais.
Tecnologia para facilitar as atividades dos profissionais. Desde novembro, o CREA-RS disponibiliza dois importantes serviços de forma totalmente on-line. O profissional pode realizar pelo site do Conselho o Registro de Profissional de Nível Superior diplomado no país e Visto de Profissional com Registro Nacional Profissional. Os trâmites são exatamente os mesmos do atendimento presencial, só que além do requerente iniciar seu processo presencialmente ou por e-mail, agora ele poderá requerer via o site pelo Autoatendimento. Outra vantagem é a realização de um atendimento junto ao CREA-RS de qualquer parte do mundo.
GERÊNCIA DE PROTOCOLO E ACERVO TÉCNICO
A pandemia de coronavírus acelerou a implantação de alguns projetos que estavam em andamento na GRAT, com foco em agilizar procedimentos operacionais.
Um dos mais importantes é o selo de segurança digital, implantado no início de dezembro. Com ele, o CREA-RS passa a adotar mais um método para registrar os atestados de capacidade técnica, com segurança e praticidade.
Outro benefício no acervo técnico dos profissionais foi a adoção, no início de outubro, do processo administrativo de registro de atestado de capacidade técnica totalmente eletrônico no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sendo possível a sua abertura por e-mail, sem a necessidade de atendimento presencial.
O setor de Protocolo e o suporte da ART da sede em Porto Alegre, estiveram abertos durante toda a pandemia, realizando atendimentos presenciais, dentro dos critérios de segurança sanitária estabelecidos pelo Governo do Estado do RS.
Nossa gerência se organizou para atender dúvidas por três canais de whatsapp, recebendo uma média de três mil consultas por mês.
O teletrabalho foi um desafio, mas trouxe ganhos de produtividade. Tivemos neste ano um aumento de cerca de 9% na quantidade de protocolos de registro de atestados e certidões de acervo técnico em relação a 2019, e foi possível manter os prazos de análises tradicionais, previstos nos padrões operacionais.
A Gerência de Fiscalização passou a trabalhar em home office a partir do final de março de 2020, mas isto não significou parar de fiscalizar, pois o ato de fiscalizar vai além do "rua a rua", realizado pelo fiscal. Neste período a fiscalização atuou, e segue atuando, em coletas e estudos de dados, através dos portais de transparência dos órgãos públicos, mantendo-se ativa, com uma ação mais eficiente e eficaz e sempre atenta ao desempenhar nossa missão, que é a fiscalização do exercício profissional em busca da defesa da sociedade.
No período de teletrabalho foi possível efetuar em torno de 17.700 relatórios de fiscalização, sendo 5.612 referentes a licitações, 3.309 de manutenção de elevadores, 1.533 de certificados fitossanitários de origem (CFO), 1.476 de crédito rural, 1.257 de licenciamentos ambientais, entre outros. Em junho de 2020, parte de nossa equipe de agentes fiscais, retornou às atividades de fiscalização externas, tendo, para isso, recebido os equipamentos de proteção individuais necessários para evitar o contágio com o Covid-19. Também receberam smartphones e veículos novos, pois nossa frota estava muito desatualizada. Este ano o CREA-RS realizou a compra de 57 veículos novos, modelo Onix, iniciando um programa de renovação de sua frota com mais de dez anos de utilização.
A Gerência de Fiscalização incluiu em sua rotina as reuniões por videoconferência com os integrantes de sua equipe. Os encontros de supervisão, que antes eram presenciais e bimestrais, agora são semanais por videoconferência, tendo em vista a necessidade de ajustes e readequações nas ações de fiscalização, principalmente neste período. A videoconferência é uma ferramenta importante para visualizar as pessoas e obter melhor entendimento dos assuntos tratados. Nosso maior desafio foi encontrar a forma ideal de manter nosso foco no trabalho, pois tivemos que adaptar nossas casas e rotinas familiares com as atividades profissionais. Além disso, foi necessário buscar soluções tecnológicas que atendessem e facilitassem o desenvolvimento das atividades.
GERÊNCIA das INSPETORIAS
Embora o ano de 2020 tenha sido um ano atípico para todos os segmentos, em virtude da pandemia, consideramos que as Inspetorias, apesar de todas as dificuldades encontradas, conseguiram manter a qualidade na prestação de serviços no formato home office. Todos procuraram se adaptar da melhor forma possível, através de atendimento remoto, via whatsapp, e-mail e telefone, para que o profissional não ficasse sem atendimento. Após um período de afastamento social, quando retornamos ao atendimento presencial, ainda que três vezes por semana, foi mantida a qualidade. Podemos observar isso através dos bons índices de satisfação identificados pela ouvidoria, bem como no número de processos gerados, mesmo em época de pandemia.
Outro fator muito importante foi a aproximação dos funcionários administrativos das Inspetorias com a presidência e com a Gerência das Inspetorias, através de videoconferência, onde muitas questões foram discutidas e resolvidas. Foram realizadas sete videoconferências administrativas, de abril a outubro.
As reuniões on-line serviram para discutirmos e alinharmos procedimentos, sempre buscando as melhores alternativas para facilitar o atendimento ao profissional, como, por exemplo, as recobranças efetuadas pelas Inspetorias.
Outro marco importante foi a realização das eleições do Sistema Confea/Crea e Mútua. Mesmo em pleno distanciamento social, os profissionais puderam exercer seu direito ao voto, tendo em vista que os funcionários das Inspetorias estavam muito bem treinados, orientados e equipados quanto aos protocolos sanitários, oferecendo assim a segurança necessária para receber o profissional na Regional, o que resultou em um pleito sem nenhum incidente prejudicial.
Reuniões de Coordenadoria das Inspetorias: seis reuniões virtuais, que resultaram em participação de 100% do fórum, gerando economia sem abster-se de participação.
Os desafios impostos pela pandemia do Covid-19 ao longo do ano de 2020, além de inéditos, foram significativos. Porém, ao buscarmos contorná-los descobrimos que tínhamos muitas oportunidades ainda não identificadas e/ou exploradas.
No CREA-RS iniciamos nos adaptando às exigências sanitárias de isolamento social, que acabaram por nos impor a reconfiguração de nossas principais formas de atuação e realização de atividades fins, seja na fiscalização, nos diversos atos de registros, credenciamentos e representações.
Descobrimos que somos capazes de fazer muito mais com menos e, com isso, estamos encerrando 2020 com enormes ganhos de produtividade em todas as nossas áreas de atuação. Desde maior eficiência nos processos de gestão, obtidos a partir de uma reconfiguração do nosso organograma, com a criação das superintendências e auditoria interna, até pequenos ajustes em sua estrutura operacional, e a proposição de novo regime regulador do quadro funcional, com o principal propósito de oferecer maior segurança jurídica na área trabalhista do Conselho.
Na fiscalização, redirecionamos de forma bastante efetiva a atuação remota na área de contratos. Nas Inspetorias, em regime de atendimento reduzido, aprimoramos os processos de tele e autoatendimento. Nas reuniões ordinárias de Câmaras e plenária, instituímos as videoconferências, assim como em todos as demais comissões de grupos de trabalho instituídas pelo Conselho ao longo deste ano.
Enfim! Ano duro. Inédito. Para muitos, de perdas. No entanto, um ano que nos ensinou na prática, o significado da palavra e ação: "Mudança".