Além disso, os MFPs devem incluir software para eliminar dados do disco rígido, garantindo que as informações confidenciais não ficam guardadas após os trabalhos de impressão serem concluídos ou a unidade ser desativada. A simples existência de uma rotina de eliminação de dados não é suficiente porque, se um trabalho for interrompido ou a limpeza do disco for desativada, os dados ainda estão em risco.
Os protocolos de encriptação protegem os dados quando estes estão estáticos ou em deslocação na rede, mas estes dados estão vulneráveis noutros momentos. Não subestime os riscos associados aos tabuleiros de saída. Se um MFP processar um trabalho de impressão antes que o autor tenha tempo de o ir buscar, dados financeiros, ficheiros pessoais e outras informações confidenciais ficarão expostos a qualquer pessoa não autorizada que esteja nas proximidades do dispositivo. Para evitar esta situação, as opções de acompanhamento de impressão do software do MFP devem manter o trabalho de impressão em espera a nível central, até que o autor passe um cartão de identificação, introduza uma palavra-passe ou efetue ambos os procedimentos, consoante a política empresarial.
As autorizações podem ser geridas de forma mais eficiente pelos administradores quando estão armazenadas centralmente no Active Directory da empresa, em vez de o estarem no dispositivo propriamente dito. Deve ser prestada atenção à segurança das ligações entre o Active Directory da empresa e os leitores de cartões de identificação existentes nos dispositivos. As ligações diretas com encriptação das comunicações são a forma mais segura de suportar estas transmissões. Além disso, a gestão central dos documentos de impressão aumenta o nível de segurança, porque as informações não são guardadas nos discos rígidos dos dispositivos.
Para aumentar ainda mais a segurança, os gestores de TI poderão considerar enviar os ficheiros diretamente dos PCs para as impressoras, sem os agruparem em servidores de impressão. Isto é importante porque muitas organizações não encriptam os ficheiros em espera nos servidores de impressão, permitindo potencialmente que os hackers acedam às informações. A encriptação de ficheiros agrupados é uma opção; no entanto, isto poderá limitar a capacidade da organização utilizar o acompanhamento da impressão. Consequentemente, os responsáveis pela tomada de decisões terão de equilibrar as várias alternativas com base no nível de importância dos dados que estão a ser processados e nas considerações de produtividade, para garantir que cada solução satisfaz os seus requisitos específicos.