A terceirização financeira é uma opção que ajuda as empresas lidarem melhor com este aspecto gerencial. Afinal, este é o objetivo da gestão, sempre encontrar formas de utilizar melhor os recursos internos e externos.
Contudo, existem muitos detalhes importantes a serem entendidos sobre esta solução antes de implementá-la. Como vemos neste post, a terceirização de serviços financeiros não é para todos os casos.
Portanto, este artigo ajuda você a entender tudo sobre a gestão financeira terceirizada. Vamos explorar bastante o conceito, entendendo o que é, quais são suas vantagens e desvantagens, os serviços prestados, além de entender quando ele pode ser benéfico para sua empresa.
O que é terceirização da área financeira?
O primeiro ponto é entender o que é a terceirização departamento financeiro. Muitas empresas já adotam este modelo para diversas tarefas da rotina empresarial, como o marketing, a limpeza e manutenção e administração. A ideia é bem simples, gastar menos tempo e dinheiro com tarefas que não façam parte da atividade-fim da empresa.
A ideia do financeiro terceirizado é semelhante, mas um pouco diferente. Portanto, é interessante trazer uma rápida definição do que são as atividades-fim e meio. A primeira são as tarefas essenciais para as quais a empresa foi montada. Ou seja, são atividades que ajudam a cumprir o objetivo estabelecido no contrato social.
Já a atividade meio, é aquela que não é relacionada diretamente com a atividade-fim. Segundo as leis, apenas as atividades meio podem ser terceirizadas. E como a gestão financeira se enquadra neste tipo de atividade, todo o processo pode ser terceirizado, desde o fluxo de caixa, como os relatórios financeiros mais completos.
O exemplo do financeiro terceirizado mostra como este conceito evoluiu ao longo dos anos. Durante bastante tempo, empresas se focavam na terceirização de serviços operacionais. A limpeza, a segurança e a manutenção são alguns exemplos de serviços extremamente comuns.
Porém, as empresas cada vez mais percebem a necessidade de ampliar o escopo de terceirização. Primeiro, ao longo do tempo, as vantagens da terceirização foram se ampliando para outros tipos de serviços mais complexos, como o financeiro. Os serviços de limpeza e manutenção se mostravam bem valiosos, o que fez com que as empresas decidirem explorar outras vias.
Assim, começou o uso mais esporádico de serviços de terceirização, explorando as vantagens deste modelo. Os benefícios mais básicos da terceirização são bem conhecidos:
Permite mais foco no core business;
Permite investimentos inteligentes.
Contudo, estas vantagens são as mais comuns para atividades operacionais. Apesar do setor financeiro ser uma atividade meio, ele tem um enorme peso estratégico para as empresas. Afinal, ela precisa ter total controle de onde e como gasta o seu dinheiro.
Esta importância trouxe certa contradição. As empresas, naturalmente, têm o desejo de manter o seu controle interno. Porém, também é esta característica que mostra o porquê ter a gestão financeira terceirizada é tão valiosa.
Vamos explorar esta ideia em mais detalhe um pouco mais a frente, mas deixar uma área tão complexa e crucial na mão de especialistas é uma ótima forma de otimizar ainda mais os recursos e ter insights que podem ser muito valiosos para a gestão financeira.
Como funciona o financeiro terceirizado?
Mas, antes de avançar ainda mais no assunto, é importante entender como funciona o financeiro terceirizado. Este conceito evoluiu bastante ao longo dos anos, começando desde serviços mais simples, até uma gestão mais completa.
Então, o objetivo da terceirização do financeiro é basicamente o mesmo: mais eficiência e produtividade. Em outras palavras, se encaixam perfeitamente nos 4 benefícios descritos acima.
Contudo, as atividades de gestão financeira terceirizada estão cada vez mais complexas. O que começou com um simples contas a pagar e a receber, evoluiu para serviços ainda mais completos, como auditorias.
É claro que para isso é preciso ter bastante confiança na empresa terceirizada. Mas, ainda antes disso, é preciso que você olhe para dentro da própria empresa. Ou seja, você vai entender quais são as atividades de gestão financeira que mais tomam tempo, priorizando as que podem ser delegadas. Em seguida, você trabalha junto com o contador para planejar a migração destas atividades para a empresa terceirizada.
Enquanto isso, a empresa terceirizada dará todo o suporte para a migração, ajustando as tarefas ao que sua empresa precisa.
Para a empresa que contrata, é preciso tomar certo cuidado. Um grande desafio é encontrar o equilíbrio entre delegar certas funções para outra empresa, mas ainda manter algum controle.
Como quase sempre, a resposta certa está no meio termo. Contratar uma empresa de gestão financeira terceirizada e microgerenciar seu trabalho é um erro. Por outro lado, deixar as finanças totalmente em seu controle também é.
Quais são os serviços mais comuns em terceirização de gestão financeira?
Como dito acima, os serviços de gestão financeira terceirizada se tornam cada vez mais complexos. O motivo para isso é bem simples: as empresas perceberam que a resposta de terceirizar era bem positiva. Sendo assim, ficaram mais "corajosas" para explorar novas possibilidades e os bons retornos continuaram vindo.
Então, alguns dos principais serviços em terceirização de gestão financeira são:
Gestão do fluxo de caixa: É um dos maiores exemplos de como é importante ter o equilíbrio entre deixar as atividades nas mãos da empresa terceirizada e ter certo controle. Fazer a gestão do fluxo de caixa é uma atividade basicamente operacional e bem burocrática. Por outro lado, é vital que o gestor acompanhe de perto este fluxo, de modo a entender a saúde da sua empresa;
Cobrança administrativa e judicial: Outro serviço de terceirização financeira bastante comum. O processo de cobrança pode ser bem cansativo e estressante para a empresa. Portanto, para "se livrar" deste problema, é comum contratar uma empresa para lidar com ele. Também é uma forma de não arriscar deteriorar a relação entre cliente e empresa, visto que eles não lidam diretamente;
Gestão de contas a pagar e receber: A gestão de contas a pagar e receber é muito mais do que ter um calendário de todos estes pagamentos. Existem diversas manobras interessantes e que podem ajudar, sugeridas pela terceirização gestão financeira quando cabível. Por exemplo, podem ser sugeridas negociações de dívidas, antecipações de recebíveis, formas de evitar juros maiores e diversas outras. Em resumo, é uma forma de pagar menos e otimizar os recebimentos;
Relatórios financeiros: Os relatórios financeiros também apresentam uma ótima vantagem ao procurar a gestão financeira terceirizada. Como os gestores e donos de empresa tem uma vida extremamente ocupada, os relatórios ajudam a entender a condição financeira da empresa de forma bem resumida. Mas, além disso, a terceirização assume um caráter consultório. Ou seja, podem ajudar com insights e sugestões de como otimizar a gestão financeira da sua empresa;
Gestão da folha de pagamentos: Elaborar o holerite não é uma tarefa simples. É preciso combinar conhecimentos de RH, com contabilidade, leis trabalhistas e diversos outros. Por isso, como é uma área extremamente delicada, muitas empresas optam por terceirizar este serviço com especialistas;
Impostos e gestão fiscal: Outro ponto bem delicado e bem trabalhoso é a gestão fiscal. A malha tributária do Brasil é bem complexa, por isso, as empresas adotam a terceirização financeira para resolver este problema. Porém, ele pode ajudar sua empresa encontrando o modelo de tributação ideal, aplicando todos os benefícios fiscais possíveis e diversas outras formas;
Controladoria: Também é muito comum terceirizar a controladoria. Esta é uma forma de trazer uma visão mais imparcial de todos os processos da empresa. Além disso, assim como na cobrança, é uma forma de manter uma boa relação entre a empresa e seus colaboradores;
Conciliação bancária: Este é um processo basicamente burocrático, mas importante. Por meio dele, você confere o saldo de suas contas ao final de um período, que pode ser um dia. Assim, garante que não existe nenhuma inconsistência nas suas contas;
Análise de performance: Também é comum contratar a terceirização financeira para ajudar a analisar os indicadores de desempenho do negócio. Assim, você tem uma visão mais completa de como sua empresa está desempenhando;
Gestão de dívidas: Muitas organizações também recorrem à terceirização de serviços financeiros no momento em que precisam lidar com as dívidas. As empresas especializadas em recuperação financeira têm experiências e o know how das práticas que mais podem ajudar. Especialmente em um momento em que pode existir um receio, é essencial contar com um olhar externo e mais qualificado.
Estes são alguns exemplos de como a terceirização de serviços financeiros pode ajudar a sua empresa. Na descrição deles, fica fácil perceber um padrão. Praticamente todos trazem um claro benefício operacional, acompanhado de um benefício estratégico. Vamos rever a gestão de impostos, por exemplo.
No aspecto operacional, ele avalia todos os impostos que a empresa precisa pagar e faz o planejamento para tal. Porém, do ponto de vista estratégico, ajuda a encontrar forma ideal de fazer esses pagamentos, seja encontrando o modelo de tributação que faça mais sentido ou aplicando os benefícios cabíveis.
Este é um ótimo exemplo da gestão financeira e a forma como ele pode ajudar sua empresa equilibrando operação e estratégia.
E além da terceirização financeira existem diversas formas de otimizar o seu negócio. Então, confira o nosso blog para encontrar outros artigos como este e descobrir novas formas de tornar sua empresa ainda mais eficiente.
Quais são as vantagens da gestão financeira?
Além desta, agora que você já conhece um pouco mais da terceirização financeira, podemos mergulhar um pouco mais detalhadamente nas vantagens deste processo.
O maior de todos, sem dúvida, é a redução de custos. Ele atua em duas frentes principais: reduzindo os gastos operacionais e o volume de processos necessários para gestão financeira.
Sendo assim, também existe uma grande redução em encargos trabalhistas, infraestrutura e trabalho do setor de RH para manter um departamento próprio. Além de custar muito dinheiro, a gestão financeira terceirizada é muito mais conveniente do que a alternativa. Somando-se os gastos com tecnologia, treinamentos, capital humano e diversos outros, a vantagem economia da terceirização financeira é muito clara.
Também já demos um exemplo de outra vantagem de contar com terceirização gestão financeira que é o foco na atividade principal da empresa. Este é um problema que muitos negócios que as empresas enfrentam, sem nem mesmo ter essa noção. Um número que deixa muitos gestores surpresos é que apenas por volta de um terço do tempo da empresa é gasto com atividades rentáveis.
Grande parte do restante é gasto em tarefas como a gestão financeira, que são importantes, mas que podem ser gerenciadas de forma mais eficiente. Então, ao contratar um serviço de terceirização é possível focar na atividade-fim.
Além disso, também existe a possibilidade de focar em certas tarefas que ajudam no crescimento da empresa. Por exemplo, a inovação, o planejamento estratégico e a prospecção de novos clientes.
Por conta disso, acontece um ciclo que é muito comum. As organizações são criadas e após se estabelecerem, começam a crescer bastante. Os donos ficam empolgados, mas após certo momento o crescimento para. Uma possível explicação é que a carga de trabalho se torna muito grande para a empresa lidar sozinha. Ou seja, a maior parte do tempo dos gestores é gasta apenas para fazer o negócio funcionar e não em fazê-lo crescer.
Em ambos os casos, os gestores acabam gastando muito tempo em tarefas administrativas. A terceirização financeira ajuda a contornar este problema.
Mais vantagem de destaque da gestão financeira terceirizada é um aumento da capacidade. Normalmente, existe uma ligação direta entre qualidade e custos. No exemplo da empresa anterior, se ela precisa crescer, deve gastar muito para criar novos departamentos e aliviar a carga de trabalho.
Na verdade, o caminho oposto é o mais valioso. Ou seja, tornar os processos mais simples e otimizados. Então, com o aumento do volume de trabalho é natural o aumento da burocracia. Logo, a terceirização é uma forma de aliviar essa pressão.
Atrelado a esta vantagem, também existe um aumento natural das soluções criativas. A gestão financeira terceirizada, naturalmente, envolve uma empresa que é especialista no assunto. Assim, este know how permite que ela traga sugestões que possam ajudar a sua empresa a ser ainda mais eficiente e que os gestores não perceberam.
Com isso, chegamos a maior vantagem deste processo. Terceirizar finanças significa que você vai ter mais informações valiosas para a tomada de decisões. Mencionamos várias vezes ao longo do post que a empresa de gestão financeira terceirizada é uma grande parceira estratégica. Além de este ser o maior benefício, também é o que você mais busca no momento de contratar uma.
Existem desvantagens na gestão financeira terceirizada?
Antes de caminhar para a parte final deste artigo, é importante discutir algumas das desvantagens deste modelo. Como mencionamos no início, ele não é para todas as empresas. Por exemplo, pode ser uma grande solução para pequenas e médias empresas, mas para as grandes, geralmente não vale a pena, a não ser que seja algo mais específico.
Uma das desvantagens é uma perda natural de um pouco de controle. Mesmo que você acompanhe o trabalho da empresa terceirizada, é natural que você perca a visão dos detalhes do processo.
É possível contornar estas desvantagens de alguma forma. A primeira, e mais óbvia, é contando com uma empresa de confiança para fazer esta gestão. A segunda é ter os limites, regras e funções da empresa terceirizada no momento da contratação. Com estas medidas, você fica mais seguro e pode minimizar o controle perdido.
Outro possível problema é os custos inesperados. Normalmente, eles surgirão como parte de qualquer serviço terceirizado. Enquanto podem ser uma surpresa que não é das mais agradáveis, ainda estão longe de superar os benefícios econômicos. O mais importante é que você saiba que eles podem existir, para se preparar.
Por fim, existe a questão do atendimento. Como se trata de um assunto extremamente delicado, é preciso que a comunicação seja muito clara a eficiente. Portanto, vale a pena estabelecer canais de comunicação oficiais, ter uma relação mais próxima com os profissionais que atendem sua conta e marcar certas reuniões de alinhamento com uma frequência alta. Mesmo que não haja nada aparente a discutir, as reuniões podem ser bem rápidas, apenas para garantir que todos estão na mesma página.
As melhores empresas de terceirização de serviços financeiros transformam o atendimento na sua maior vantagem.
Quando vale a pena terceirizar financeiro e como fazer?
Agora que você já sabe o que é a gestão financeira terceirizada, suas vantagens e desvantagens, podemos focar no processo de contratação. Então, vamos fechar o artigo focando em dois pontos: quando vale a pena contratar uma gestão financeira terceirizada e como fazer este processo.
Começando com o quando. Também são dois pontos principais ajudam você a entender se vale a pena contratar um serviço de contabilidade ou não: o tamanho e a complexidade do seu negócio.
Empresas muitos grandes, que têm diversas filiais e que podem até atuar no exterior possuem um sistema que é naturalmente bem complexo. Neste caso, vale a pena fazer o investimento em um departamento interno, visto que existem diversas disciplinas que precisam ser gerenciadas. Além disso, uma empresa terceirizada dificilmente vai conseguir dar atenção para um negócio tão grande.
No que diz respeito à complexidade, a ideia é a mesma. Uma indústria, por exemplo, tem um volume de processos muito maior e mais complexo. Já as empresas de serviços, tendem a ter processos mais simples. Dependendo da complexidade, uma equipe externa pode ser o suficiente.
Existe uma exceção em que a contratação de gestão financeira terceirizada pode valer a pena, que é em caso de processos mais pontuais. Lembre-se: você não precisa terceirizar a estrutura completa. Então, se for uma grande empresa, pode ter uma equipe e terceirizar apenas a folha de pagamentos ou alguma atividade pontual como a gestão de dívidas.
Outro indicador de quando vale a pena contratar gestão financeira terceirizada é a questão da confiabilidade. Evidentemente, os dados precisam ser compartilhados com a empresa parceira. Existem acordos que garantem a segurança dos mesmos, mas o mais importante é que sua empresa se sinta confortável em fazê-lo.
A dependência da sua empresa dos dados contábeis também é um fator determinante. Ou seja, se você precisa dos dados à mão, de forma muito rápida, a terceirização talvez não seja a melhor escolha.
No final das contas, após pesar todos estes fatores existe um último: o custo. É lógico que você irá apenas terceirizar gestão financeira se fizer sentido do ponto de vista financeiro. Quase sempre a terceirização é mais econômica, mas é importante fazer a conta para comprovar esta economia.
Uma vez que você avalia estes pontos e chegue à conclusão de que realmente a terceirização vale a pena, é vital entender como contratar esses serviços. Portanto, fechamos o conteúdo com um passo a passo bem simples de como contratar a terceirização financeira.
Antes de qualquer coisa, você precisa definir o que será terceirizado. Ou seja, quais funções financeiras podem ser terceirizadas. Para ajudar a decidir isso, você pode conferir algumas das informações acima.
Dependendo da função, a escolha é bem diferente. O pagamento de impostos, por exemplo, é bem simples de ser terceirizado. Já a controladoria e a preparação de relatórios demandam uma atenção maior e uma relação bem mais próxima.
Uma vez que você entende suas demandas, é preciso encontrar o parceiro ideal. O mais importante é contar com uma empresa de confiança e com bastante experiência. Por isso, vale a pena conversar com outros clientes e procurar tudo sobre a reputação da mesma online, antes de fechar o negócio.
Mais uma boa dica é investir o maior tempo possível neste momento. Você pode usar um processo de licitação, investir bastante tempo na escolha e no processo de transição. Existe uma ligação muito direta entre o tempo investido na contratação de serviços terceirizados e os retornos obtidos.
No momento do fechamento, é preciso uma atenção especial ao contrato. Inclua o máximo de informação possível para que todos os processos, expectativas e limites estejam muito bem alinhados.
Por fim, contratar uma gestão financeira terceirizada é um processo de longo prazo. Ou seja, é uma relação que deve ser duradoura, trazendo benefícios para ambas as partes. Portanto, é crucial manter a aproximação e a conexão para facilitar a comunicação.
A terceirização é uma estratégia que pode garantir diversas vantagens a uma empresa, sendo a principal delas a redução de custos. Atualmente, uma organização pode terceirizar a maioria de suas atividades, como as que dizem respeito aos recursos humanos e ao financeiro.
Uma dessas atividades, precisamente, é a elaboração da folha de pagamento. É uma atribuição complexa, que requer cuidados especiais, como a observação das alíquotas de tributos que devem ser inseridas nesse processo.
Mas, e então, a folha de pagamento da sua empresa é terceirizada? Em caso de resposta negativa, continue a leitura. Aqui, reunimos algumas vantagens que esse processo pode proporcionar ao seu negócio. Confira!
Antes, vamos entender como funciona o processo de terceirização de folha de pagamento?
Elaborar a folha de pagamento de uma empresa não é nada fácil, vale dizer, pois é necessário observar uma série de elementos ou questões que se relacionam diretamente com esse processo, como, por exemplo:
É preciso ter em mãos o salário de cada funcionário. Já imaginou uma empresa que tem mais de 40 mil funcionários, por exemplo? Observar cada salário é uma forma de fazer com que a empresa não incorra em erros relacionados a pagamento de salário acima ou abaixo do esperado pelo colaborador.
O décimo terceiro é outra coisa que precisa observar na elaboração de uma folha de pagamento. Existem empresas que adotam políticas especiais para resolver essa questão, mas em consonância com a legislação vigente.
Além de ser necessário levar em consideração o salário, é fundamental verificar quais dos colaboradores vão entrar em férias para que assim elabore uma folha de pagamento correta, sem erros que podem atrasar processos ou criar problemas.
• Encargos previdenciários e trabalhistas
Na folha de pagamento, é preciso ficar atento a outras situações que vão além da questão salarial, décimo terceiro e férias, como é o caso dos encargos trabalhistas e previdenciários (INSS, transporte, alimentação, etc.).
Há colaboradores que têm, por exemplo, direito à periculosidade e insalubridade. Outros, direito a um abono mensal, etc.
Tudo isso precisa ser lido corretamente pela equipe responsável pela elaboração da folha de pagamento para que a empresa funcione adequadamente.
É um processo, como se vê, complexo e minucioso. Um só erro pode comprometer o financeiro da empresa, bem como fazer com que ela enfrente problemas, seja com os funcionários ou órgãos públicos.
Quais são as vantagens de terceirizar a elaboração da folha de pagamento?
Muitas são as vantagens de terceirizar a elaboração da folha de pagamento de sua empresa. A seguir, confira as principais:
Aumento da eficiência de sua empresa e foco na atividade fim
A primeira vantagem gerada pela terceirização da folha de pagamento de sua empresa é que ela poderá se tornar mais eficiente, visto que garante maior liberdade aos colaboradores para que eles se dediquem ao desenvolvimento do seu negócio.
Como outras palavras, é uma estratégia que possibilita que os seus funcionários ou gestores, em geral, foquem na atividade fim de sua empresa.
Com isso, ela poderá se tornar mais eficiente e crescer de forma sustentável, aumentando sua competitividade no mercado.
Outra vantagem a se observar quanto à terceirização da elaboração de folha de pagamento de sua empresa é que ela poderá reduzir custos.
A redução de custos se dá de diversas maneiras. Uma delas, por exemplo, é o fato de que a sua organização não precisa manter um setor para cuidar dessa tarefa. Como sabemos, para que um setor funcione com eficiência é preciso não apenas contratar recursos humanos qualificados, mas também utensílios, como móveis, cadeiras, telefone, computadores, etc.
Você pode se livrar dessa obrigação contratando uma empresa especializada em elaborar folha de pagamento.
Além de ter que pagar salário, tem-se ainda os encargos trabalhistas e previdenciários. Tudo isso onera o financeiro da empresa, colocando o seu fôlego em risco.
Otimização no processo de elaboração de folha de pagamento
A terceirização também se coloca como uma estratégia que pode otimizar o processo de elaboração de folha de pagamento, de maneira a fazer com que tal operação seja realizada em tempo hábil, certo, de acordo com o que foi planejado pela empresa.
Com isso, a sua organização paga em dia o salário dos funcionários, de maneira a preservar a satisfação destes.
Geralmente, uma empresa que é especializada nesse tipo de atividade conta com tecnologias ágeis que tornam o processo de confecção de folha de pagamento mais rápido.
Isso deixar de mencionar outro fator: contam com recursos humanos qualificados e com larga experiência em seu campo de atuação, que conhecem bem as leis trabalhistas e previdenciárias, as quais devem ser observadas no processo de elaboração de folha de pagamento.
Também não poderíamos deixar de destacar essa vantagem. A terceirização da folha de pagamento possibilita a redução de erros, visto que essa tarefa é geralmente feita não apenas com a ajuda de tecnologias de ponta, mas também com o auxílio de profissionais altamente qualificados.
Um só erro pode, sem dúvida alguma, causar grande prejuízo à empresa e fazer com que ela tenha o alcance dos seus objetivos afetados.
Já pensou, por exemplo, deixar de considerar determinado imposto (INSS, por exemplo) da folha de pagamento, fazendo com que a empresa invista determinado saldo que acreditava ter em caixa por conta desse erro?
Ela, sem dúvida, terá que arrumar dinheiro para cobrir esse problema. Fora isso, poderá ser penalizada pelos órgãos de fiscalização, como a Receita Federal do Brasil, por exemplo.
Nesse sentido, podemos dizer que terceirizar a folha de pagamento é uma boa solução para quem busca evitar isso.
Na prática, é uma estratégia que também faz com que a empresa fique mais enxuta e saiba exatamente quanto gastará com esse tipo de operação, considerando que é uma atividade com preço fixado, pré-estabelecido a partir de uma negociação entre as partes envolvidas.
Como se pode visualizar, a terceirização da folha de pagamento é uma estratégia que pode garantir diversas vantagens a uma empresa. Agora que sabe disso, não deixe de adotá-la.
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