#Dia da Mentira: Organização de documentos NÃO gera resultados
Dizer que organização de documentos NÃO geram resultados é somente no dia da mentira. Mas você sabia que poucos gestores e empreendedores dão a devida importância para a gestão de documentos? A maioria administra os seus documentos inadequadamente, colocando a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista.
Isso não faz sentido. Afinal de contas, que vantagem a organização obterá do grande volume de informação que produz e recebe se não possui um bom gerenciamento de documentos?
Dispor dessa ferramenta administrativa é muito simples e necessita de um investimento baixo. Atualmente, existem diversas soluções de gestão de documentos que, aliadas a serviços de digitalização e de consultoria, conferem um ótimo custo-benefício.
Além disso, ao fazer sua gestão de documentos de forma correta, você criará um registro de toda a sua gestão de projetos, garantindo que, no futuro, você poderá acessar e lembrar facilmente de detalhes importantes de todos os seus projetos; principalmente se você usar um sistema de gestão digital como o McFile, fornecido pela Destaque.
Neste post, vamos entender a importância desse processo e como atingir excelentes resultados. Confira!
Inicialmente, é necessário entender melhor essa ferramenta administrativa. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que permite a organização e o armazenamento adequado de documentos de maneira eficiente, segura e inteligente, possibilitando a localização rápida e o descarte no momento determinado pela legislação vigente.
Qual é a importância desse procedimento para a empresa?
Todos os dias, as empresas produzem um volume gigantesco de arquivos que, por sua vez, contêm informações valiosíssimas. E, atualmente, esses dados são considerados o principal patrimônio de uma companhia e se tornaram recursos de competitividade. São informações fundamentais, tais como:
estatísticas da corporação;
registros de procedimentos internos;
contratos com fornecedores e com clientes.
Logo, a preocupação com o controle e com a segurança deve ser constante, pois o extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis.
Todavia, muitos gestores adotam medidas equivocadas de gerenciamento desse patrimônio, causando alto risco de perdas; exposição de conteúdos sigilosos;
demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência.
Dessa forma, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos.
Sem uma gestão inteligente de sua documentação, a instituição não consegue otimizar as suas operações e os seus processos organizacionais, além de não contar com uma estrutura eficiente que fundamente as suas tomadas de decisão.
A gestão documental tem sido utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência.
Isso porque ela garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos — da sua produção à sua destinação.
Quais são os benefícios da gestão documental?
Com o crescente volume de dados produzidos, a gestão de documentos é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a entidade, como a melhoria da produtividade e a qualidade do processo decisório.
Por fim, a gestão de documentos pode auxiliar a gerenciar melhor o seu negócio. Utilizar a tecnologia para otimizar a documentação empresarial é uma maneira inteligente e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer.
Portanto, analise criteriosamente a sua gestão de documentos e considere a necessidade de fazer um bom uso das funcionalidades dessa ferramenta, avaliando as melhores alternativas de gestão eletrônica de documentos para a sua empresa.
Quer fazer uma gestão documental mais eficaz? Então entre em contato com a Destaque e veja como podemos auxiliar nesse projeto.