Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SGDA: fundamentos, requisitos e implementação – ISO 15.489, 30.300, 30.301 e 30.302.
A produção e gestão de documentos de arquivo é parte integrante das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem às organizações obter valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, e contribuir para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.
As Normas de Sistemas de Gestão oferecem ferramentas para que a alta administração implemente uma abordagem sistemática e verificável para o controle da organização em um ambiente que encoraje as boas práticas de negócios.
As normas sobre sistemas de gestão de documentos de arquivo, foram desenvolvidas para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de organizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e melhora de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) efetivo.
O SGDA conduz e controla a organização com o propósito de estabelecer uma política e objetivos em relação aos documentos, visando atingi-los. Para isso utiliza-se de:
a) Definições de papéis e responsabilidades;
b) Processos sistemáticos;
c) Medições e avaliações; e
d) Revisões e melhorias.
Implementar um SGDA em uma organização, também garante a transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela direção e o reconhecimento do interesse público.
O curso apresentará os princípios e práticas para implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos alinhado com as ISO 15.489, 30.300, 30.301 e 30.302. Utilizando uma abordagem passo-a-passo, através de todo o processo de implantação do SGDA, do início ao fim.
A metodologia para desenvolvimento do curso será fundamentada na concepção do ensino participativo e interativo. Estas atividades irão abordar as questões enfrentadas pelos profissionais de gestão de documentos e arquivos, no seu cotidiano de trabalho.
O curso oferece aos participantes subsídios para o entendimento, na prática, dos processos de Gestão de Documentos e muito mais.
O curso apresenta os requisitos necessários para a implementação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo– SGDA, baseado nas normas ISO 15.489, 30.300, 30.301 e 30.302.
Os Exercícios práticos do treinamento auxiliam os participantes a identificarem os requisitos chave para a elaboração de Diretrizes, Planejamento do Projeto, Implantação e Auditoria do SGDA.
Identificar os principais benefícios para sua organização por implementar uma Gestão de Documentos efetiva .
Implementar uma Gestão de Documentos que permita responder melhor às necessidades gerenciais e legais da sua organização.
Elaborar os principais instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação, Manual de Tipologia e Manual de Gestão de Documentos.
Desenvolver um plano e determinar os recursos necessários para a implementação do SGDA.
Identificar e aplicar os benefícios e requisitos de um SGDA.
Obter as habilidades para avaliar a capacidade de uma organização para gerenciar seu SGDA.
Você deve possuir bons conhecimentos da ISO 15.489-1 e 15.489-2 e os princípios-chave de Gestão de Documentos de Arquivos. Caso não possua, recomendamos que você participe do nosso curso de "Gestão de Documentos de Arquivo – GDA: Princípios e Diretrizes – ISO 15.489-1 e 15.489-2". Também irá ajuda-lo ter participado de um treinamento de Gestão de Documentos de Arquivo ou ter experiência na condução de programas de gestão de documentos.