28/08/2020 - Schayla Jurk
Um vírus surgiu e deixou o mundo de cabeça para baixo. A pandemia trouxe mudanças significativas no mundo do trabalho, antecipando tendências que vinham sendo gradativamente implantadas como o home office e uma jordana totalmente online. Enquanto o isolamento social ainda é a medida mais segura para enfrentar o coronavirus, as redes sociais e os aplicativos de reunião online têm sido a principal maneira de conectar as pessoas.
As videoconferências já são parte das empresas há muito tempo e encurtavam as distâncias e otimizavam a agenda, mas com essa nova realidade a possibilidade virou praticamente a única alternativa e trouxe uma série de desafios. As emergências e imprevistos são parte deste script e os incidentes são motivos de meme e preocupação. É claro, sempre tem aquela situação fofa da invasão do filho pedindo algo e dos animais roubando a atenção. Neste cenário tem também aquele fato embaraçoso do participante que dorme durante a videoconferência, algum familiar que passa em trajes inadequados e até cenas bem constrangedores de situações muito íntimas. A gerente executiva do NCD e jornalista, Roberta Dietrich, aposta no planejamento para evitar constrangimentos. "Nas reuniões online eleja sempre um "host", um coordenador técnico da reunião que deverá estar atento para bloquear ou "derrubar" um participante que esteja em desacordo como por exemplo manter o vídeo aberto achando que saiu da reunião. De novo o planejamento prévio da reunião e uma boa condução pelo host evitam ou diminuem esses possíveis problemas", enfatiza.
Os imprevistos acontecem e fazem parte da vida, mas a falta de cuidado exigiu de várias empresas a criação de um código de etiqueta pra reuniões online. "Se for dentro da própria empresa, o correto é criar um manual de orientações para os funcionários. Como é novidade, temos muito a aprender ainda, e isso ajuda a garantir que todos tenham o mesmo entendimento. Se for com fornecedores ou clientes, ainda é uma questão de combinar mesmo", explica Waldemar Krueger, diretor da agência WBK. Isso porque facilmente, e você também já deve ter passado por isso, sempre tem o colega que fica no celular visualizando mensagem, digitando algo enquanto acontece a reunião. Estas atitudes, muitas vezes, são consideradas deselegantes e antipáticas com os participantes da videoconferência.
Num universo de reuniões online produzir com qualidade também significa pensar em várias etapas que incluem um verdadeiro checklist que prevê um espaço calmo e organizado, uso de equipamentos corretos e regras. Por isso, vamos compartilhar uma série de dicas para tornar a chamada virtual mais profissional, livre de constrangimentos e mais produtiva.
Foto: Glenn Harvey / The New York Times
* Pense nos recursos necessários para a reunião:
A tecnologia é princípio básico para garantir que a reunião seja produtiva. Por isso, avaliar a capacidade do hardware e a conexão poupam tempo e inconvenientes. Separe os arquivos de apresentação e teste na ferramenta que será usada na videoconferência para evitar que todo grupo espere longos minutos até você achar e abrir o arquivo. "Usando um notebook razoável ou celular você já consegue participar de uma reunião. Internet 4G também resolve, a questão é a instabilidade da rede, então a sugestão é ter Wifi, se puder se fibra ótica, só melhora, mas não é indispensável. Usar microfone é excelente pois melhora a percepção de áudio para todos. Iluminação não é preciso nada de especial, a não ser que seja uma Live ou Webinar. Em relação aos programas, hoje temos várias opções: Zoom, Meet, Teams, Whereby, WhatsApp, entre outros", explica Waldemar.
* Em reuniões de grupo, regras de ouro.
Neste período em que estamos conectados, mas distantes fisicamente os cuidados com os detalhes serão primordiais para uma reunião produtiva. Pensar em todas as possibilidades vai tornar o processo mais claro e menos cansativo. "Convocação com antecedência mínima - depende de cada corporação, mas o ideal é no mínimo 48h - exceções se aplicam em casos de urgência/ Pauta clara e bem definida/ Eleger um coordenador da reunião que elegerá quem fala e quando/ apresentação de lâminas que sirvam de suporte visual à reunião", destaca Roberta.
Além disso, cuidar da aparência também é importante quando a reunião tem suporte de vídeo. "Há os problemas técnicos e o desconforto de tudo isso — as pessoas não estão acostumadas a estar na tela. Elas não pensam em olhar para trás e verificar o que os outros vão ver", disse Elaine Quinn, empreendedora de Chicago que escreveu o livro There's No Place Like Working From Home ("Não Há Lugar Como Trabalhar em Casa", numa tradução livre). Neste caso use uma roupa próxima do estilo que costumava vestir no trabalho presencial, cuide do cabelo e da aparência do rosto (vale usar maquiagem, passar um creme) para não surgir com "cara de sono" ou abatido na reunião. Essa regra também vale para o ambiente.
Prefira espaços com fundo neutro, evite animais e pessoas da família circulando durante a conversa, barulhos externos constantes e longe de áreas comuns da casa. É uma questão de impor limite. "Assim como em reuniões presenciais, é preciso deixar claro para todos a pauta, assim todos se preparam e se programam. Começar sempre pontualmente, quem atrasou infelizmente não poderá opinar sobre alguma decisão. Terminar pontualmente, temos muitas reuniões e uma agenda cheia. Ter alguém que "guie" a reunião através da pauta ajuda bastante a organizar e a não fugir do tema", reforça Waldemar.
Quando entrar na reunião, use o microfone mutado. Essa regra é ainda mais valiosa quando chegar atrasado, o que deve ser evitado com o máximo rigor. Fazer um esforço para entrar em silêncio e não interromper a linha de pensamento do interlocutor, mesmo que seja aquele momento descontraído do começo de reunião é uma questão de respeito. Caso você precise sair por algo muito urgente é importante avisar no começo da videoconferência e também deixar essa informação registrada no chat.
*Preste atenção
A reunião online produtiva exige concentração. O desafio, talvez um dos maiores, é manter o foco. Os participantes facilmente acham recursos de distração e quando vemos estamos respondendo um e-mail, perdendo a linha de raciocínio, chegando notificações no celular, agendando a próxima reunião. Essas atitudes comprometem o profissionalismo e o respeito com os interlocutores. Uma boa dica é ter tudo a mão para esse momento. A gente, por exemplo, fala bastante em reuniões e ter um copo de água por perto vai evitar interromper o fluxo de pensamento e garantir que não perca nada da reunião. mantenha um copo de água por perto. Além disso, é importante você avaliar a importância de participar da reunião e focar totalmente nas discussões porque caso você resolva dar uma espiada em outro aplicativo as pessoas vão perceber que você está distraído e isso é bastante deselegante. Waldemar sugere um roteiro básico para manter a atenção. "A primeira é sempre deixar o vídeo aberto, isso demonstra que você está presente, não apenas com a reunião ligada e fazendo outra coisa. Se não for relevante a reunião, não participe. Deixe seu áudio sempre fechado, para evitar ruídos, que são normais, principalmente em home office. Não interrompa os outros, aí ninguém entende nada. Um combinado bacana talvez seja de levantar a mão para falar, isso vale para o Zoom e Teams, não tem no Meet".
Esses processos contribuem para a produtividade de uma reunião de trabalho e a execução de tarefas com eficiência, mas tem um aspecto que é essencial para o aproveitamento desta etapa da jornada profissional: a comunicação. Os recursos que funcionavam no sistema presencial agora são adaptados para um contexto completamente diferente e devem ser aplicados de uma forma que prestigiem o ponto de vista individual, sem prejudicar o todo. "O processo de escuta é um exercício constante. É preciso de verdade ouvir para interagir com efetividade. Parece simples, mas não ouvir é um dos maiores problemas da comunicação. Normalmente o interlocutor está mais focado em pensar sobre o que vai dizer e achar argumentos para convencer os presentes sobre sua ideia/opinião do que ouvir de fato os demais para analisar possível alterações de decisão", destaca Roberta.