A locação de impressoras funciona basicamente de duas maneiras: locação de impressora e outsorcing de impressão. No primeiro caso o interessado irá procurar uma rede autorizada e informar o tipo de equipamento que deseja locar. Com isso, a empresa fornecedora irá fornecer-lhe, mediante locação, a impressora ou equipamento que ele deseja. Nestes casos há, ainda, a possibilidade de que a locação venha acompanhada do fornecimento de insumos e, em alguns casos, também do fornecimento de assistência técnica. Nesse caso específico a ligação entre as duas empresas é apenas de fornecedor e consumidor de determinado produto.
No caso do outsorcing, todavia, a situação é diferente. Nesse tipo de locação de impressora, a locadora não fornece apenas o equipamento de impressão propriamente dito, mas também faz estudos e dá apoio, ajudando no desenvolvimento das atividades pela empresa. Antes de efetivar a locação ocorre um estudo prévio, de modo que a empresa locadora avalia as reais necessidades da locatária e, ao final, lhe repassa maquinas fotocopiadoras, multifuncionais, scanners e impressoras, todos para atender de melhor forma as suas necessidades. Em casos como este, ainda, a locadora realiza o acompanhamento do número de impressões e digitalizações realizadas, podendo fornecer a mão de obra adequada para operar as máquinas ou, se for o caso, realizar o treinamento dos colaboradores da empresa.