Como tratar os fornecedores sob a ótica do Compliance | Compliance Total
Anos atrás, fui consultado por um cliente acerca de um dos maiores desafios de um Mecanismo de Integridade: "como tratar os fornecedores sob a ótica do Compliance?"
Foi um projeto bem interessante, pois, além de estabelecer um modelo realmente muito eficiente, conseguimos reduzir esforços, até então inúteis, para a equipe de Compliance, propiciando a seus profissionais dedicarem tempo precioso para temas antes não tratados.
Desbravar um mundo novo para aquela instituição trouxe um aprendizado merecedor de ser compartilhado. Aliás, o problema se repete com muita frequência no mercado e grande parte das pessoas ainda não encontrou o caminho, apesar de óbvio.
Uma constatação da realidade mostra haver enorme dificuldade de se quebrarem os vínculos com o passado, onde a ideia era apenas criar evidências para proteger a empresa. Com esse objetivo, surgiu o Compliance nas grandes organizações, principalmente nas multinacionais, quando suas marcas foram expostas negativamente por causa de corrupção, suborno, cartel, entre outras transgressões.
A Gestão dos Fornecedores é um dos tópicos mais afetados por esse cenário. Talvez as pessoas não tenham tempo de refletir, estejam acomodadas, sintam-se receosas de traçar novas rotas, não queiram encarar os fatos. Enfim, argumentos imprestáveis para a nossa discussão.
Quando o foco é na mitigação efetiva dos riscos, observam-se ainda medidas copiadas do passado e sem serventia real. Dessa forma, se não houver desapego e quebra de paradigmas, a solução desejada não irá surgir. Por isso, uma reflexão isenta de preconceitos deve ser iniciada.
Nesse contexto, cabe uma pergunta crucial: qual risco deve ser mitigado? A resposta correta é: "risco de o fornecedor cometer uma ilicitude", ou seja, prevenção, tal como preconizado pelo princípio da Lei 12.846/13.
Infelizmente, a maioria já começa errando e, portanto, falha daí para frente, apesar de um discurso repetido à exaustão: "meu programa está baseado nos pilares prevenção, detecção e correção, onde o nosso maior investimento está na prevenção". Para a gestão dos fornecedores ao menos, tal enunciado não passa de palavras jogadas ao vento, pois, a preocupação comum encontra-se solidificada na proteção da empresa.
Tal comportamento leva ao estabelecimento apenas de medidas voltadas para "caso o fornecedor cometa ilicitudes, a contratante possa se desvincular rapidamente do infrator". Por essa razão, há um grande apelo sobre as cláusulas de Compliance nos contratos, para rescindi-los se houver ilicitudes, e na coleção de documentos, a fim de mostrar a boa-fé na contratação.
Não se discute a necessidade de tais medidas. A questão é outra: elas não servem para o propósito de prevenir a ilicitude.
Outras práticas pouco efetivas também podem ser lembradas, como a de enviar questionário para o fornecedor preencher: o "mal-intencionado" irá mentir e, no meio das demais respostas, passará incólume. Já as due diligences só detectam casos flagrados do passado e fica a ponderação: há 10 anos, enquanto as companhias, hoje envolvidas na Lava Jato, cometiam delitos rotineiros, passavam com louvor no escrutínio de seus clientes. E os famosos compromissos de assinatura do código de conduta? Alguém conhece uma entidade no mundo que mudou suas atitudes por ter assinado um código? Enfim, bastante trabalho para pouco resultado prático.
Dessa maneira, quando o tema é gestão dos fornecedores sob a ótica do Compliance, a questão é mais profunda, não bastando simplesmente amontoar documentos. Ou seja, empresa íntegra só deve se relacionar com empresas íntegras. Uma frase tão óbvia, passando despercebida por muitos Compliance Officers no seu dia a dia.
Mas, ao chegar a essa conclusão evidente, surge um novo desafio: como fazer na prática para identificar quem são os fornecedores aptos para serem contratados ou mantidos no nosso cadastro?
Sugiro recorrer primeiro a uma questão análoga: como as autoridades fazem para aferir se a nossa organização é íntegra? Elas verificam se possuímos um Mecanismo de Integridade efetivo (Decreto 8.420/15). Então, se perguntarmos "como devemos fazer para verificar se os nossos fornecedores são íntegros", a resposta torna-se simples: "devemos cobrar o mesmo dos nossos fornecedores, como fariam as autoridades com a nossa empresa".
Sem desejar desviar do assunto, proponho um caso hipotético para uma companhia: o primeiro escalão comprou a ideia do Compliance e está comprometido em fazer o certo sempre; os riscos foram identificados e suas medidas mitigadoras implementadas; as políticas estão disseminadas; os funcionários recebem treinamento e comunicação regulares; o canal de denúncia funciona de verdade e, se denúncias forem confirmadas, as consequências são aplicadas. Em outras palavras, encontra-se aqui um Mecanismo de Integridade efetivo.
Evidentemente, não se busca risco zero, mas, se um sistema funcionando como no exemplo fictício acima estiver presente, alguém teria dúvida em afirmar ser muito menor a probabilidade dessa empresa cometer uma ilicitude, se comparada com outras do mercado?
Portanto, escolher um fornecedor com Mecanismo de Integridade efetivo implica em mitigar o risco. Eis então a solução para todo o problema! Traduzindo: uma gestão consciente da cadeia de fornecedores, sob a ótica do Compliance, começa por demandar deles a implementação de Mecanismo de Integridade de verdade!
Qual é o posicionamento da Compliance Total para ajudar na solução?
Por conta da dificuldade de se implementar um Mecanismo de Integridade legítimo (muitas instituições não possuem orçamento suficiente para tal), venho há 4 anos trabalhando para facilitar, baratear e viabilizar esse processo para todos. Conforme o perfil de cada um, disponibilizamos duas soluções:
a) Mentoring CT®: consultoria assistida, onde diversas empresas implementam juntas seus Mecanismos de Integridade. Os investimentos são diluídos e o processo dura cerca de 6 meses. Eu conduzo as práticas pessoalmente e já posso comemorar excelentes resultados para 6 turmas
b) Compliance Station®: plataforma digital para micro e pequenas organizações (até 200 funcionários). Ela gera um mecanismo completo e customizado, de acordo com a natureza do cliente. Depois, funciona como um "consultor eletrônico" para o dia a dia do Compliance. Assim, um leigo no assunto pode operá-la, de maneira simples, rápida e com a certeza de estar fazendo o melhor no assunto, sem demandar horas de consultoria.
As duas soluções contam com um pacote completo para atender plenamente às necessidades do cliente: canal de denúncia, templates, procedimentos, políticas, metodologias, material de treinamento e comunicação, instruções e dicas práticas, etc. Tudo integrado e sem custos adicionais.
Com os diversos casos de sucesso obtido nesses tempos, a minha conclusão é: só não faz quem, de fato, não quer.
Para quem gerencia a sua cadeia de fornecedores, além de ter mitigado seus riscos de verdade, reduz-se a carga de atividades desnecessárias, abrindo-se espaço para outras mais efetivas, inclusive, podendo agregar valor em outros assuntos.
Assim sendo, a Compliance Total continua firme no seu propósito de levar o Compliance a todos, pois estamos convictos de ser esse o melhor caminho na construção de um Brasil melhor, com mais ética e integridade.