Dicas de administração do tempo para advogados - Software de peticionamento eletrônico para advogados
Dicas de administração do tempo para advogados
Fazer a administração do tempo na advocacia, quando as tarefas parecem nunca acabar, pode parecer um trabalho hercúleo, certo?
Não se você tiver tiver as ferramentas certas para usar melhor o tempo dedicado ao trabalho. Mas, onde encontrá-las?
Bem aqui, neste texto que elaboramos justamente por saber que advogados interessam-se e precisam administrar melhor o seu tempo.
Não é nenhum guia definitivo, e sim uma proposta diferente para contribuir com o objetivo final: organizar-se para atender mais e melhor as tarefas no escritório de advocacia, dentro do tempo disponível.
Essa proposta é de não simplesmente indicar o que fazer, mas gerar uma reflexão. Por esse motivo, os tópicos estão organizados em perguntas. Responda-as sinceramente. Quem sabe isso não vai ajudar você para além da vida profissional? Experimente!
5 meios de os advogados melhorarem sua administração do tempo
1. Qual é a sua capacidade versus o tempo que você tem?
Faça a conta da relação do tempo com a capacidade de realizar. Às vezes, especialmente quando se atua em conjunto em um escritório de advocacia, é muito comum responder "posso" quando alguém pergunta: "você consegue fazer isso para a semana que vem?" Mas, sabe o que acontece de fato? Horas a mais trabalhando para poder entregar. Isso acontece porque a maior parte das pessoas não conhece corretamente a relação do tempo estabelecido pelo relógio e a sua própria capacidade.
Um exercício que pode ser feito para descobrir essa relação é se perguntar:
quantas páginas leio bem por minuto?
Quantas horas necessito de sono regularmente? Quanto posso diminuir emergencialmente?
Em quantas horas a minha concentração cai?
Sem essas respostas, não há como saber se o trabalho pode ser realizado no prazo. E não são perguntas difíceis de responder. Em uma semana de observação, já é possível traçar uma estatística para cada uma delas.
Ao saber as repostas objetivamente, a administração do tempo torna-se mais fácil.
2. Será mesmo que você é multitarefa?
Algo muito comum, hoje em dia, é as pessoas confiarem que são multitarefas. Que conseguem fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Até porque afirmar o oposto soa como sinal de fraqueza na mente de algumas pessoas, mediante os tempos conectados em que vivemos.
Lembre-se que quando fala-se em produtividade, uma das dicas para ser produtivo é focar. Deixar de atender ao telefone ou responder as mensagens enviadas pelo WhatsApp se você está escrevendo uma petição inicial, por exemplo.
Portanto, ser multitarefa nem sempre é o que faz mais sentido. Então, meça isso também. Veja o tempo para elaborar uma peça jurídica enquanto também responde a e-mails é o mesmo de quando você concentra-se apenas na elaboração da peça. Com isso, você já vai conseguir determinar se é mesmo uma pessoa multitarefa ou não.
3. Isso precisa mesmo ser feito agora?
Uma outra forma de administrar o tempo na advocacia é organizar o que precisa ser feito. Comece fazendo a lista de todas as atividades de sua responsabilidade. Depois, repasse cada uma, fazendo as seguintes perguntas:
essa tarefa é urgente?
Essa tarefa é de médio e longo prazo?
O que é preciso resolver agora?
Acrescentar essa ação simples no planejamento das atividades diárias já ajuda muito a definir prioridades e a se organizar. Mas, cuidado para não deixar as tarefas de médio e longo prazo e as não urgentes tornarem-se urgentes. Isso também faz parte da administração do tempo na advocacia!
4. Sua dedicação é exclusiva?
Lembra a dica de produtividade que falamos acima? Ela está muito relacionada a este tópico. Porque sugere que a dedicação deve ser exclusiva, o que também é reforçado aqui.
Adianta estar cuidando do caso de um cliente enquanto pensa na audiência do outro, agendada para o dia seguinte? Provavelmente, com isso, o que se ganha é um cliente insatisfeito com a dispersão do advogado e um advogado desfocado do seu propósito atual, sem poder fazer nada pela audiência naquele momento.
Então, o melhor não é concentrar-se? Estar por inteiro dedicado à tarefa daquele momento como se ela fosse a única coisa que há para fazer? Faça esse esforço uma vez e veja o ganho que há para o seu foco.
5. Onde está a sua atenção?
Acima falamos que vivemos em tempos conectados, certo? Pois esse tópico é justamente para questionar se você está usando os benefícios da tecnologia ou se está sendo usado por eles?
Saber isso é muito simples. Observe de quantos grupos de WhastApp você faz parte. Em quantos deles realmente são compartilhadas informações que agregam valor? Provavelmente, são poucos. Então, porque usar o tempo com os demais, que em nada acrescentam na sua vida?
A mesma pergunta vale para o número de redes sociais. Hoje há Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, Pinterest, YouTube e por aí vai. Em qual delas você realmente interage e costuma buscar informações? Então, porque se ocupar com todas as outras que, aparentemente, não são úteis? Tudo isso consome o tempo do seu dia. Logo, fazer esse filtro também é uma dica útil para melhorar a administração do tempo na advocacia.
Desafie-se a colocar todas as dicas em prática. Teste-as. Faça os ajustes de acordo com a sua realidade e depois venha comentar qual delas funcionou melhor para você. Nós estamos curiosos para saber. 🙂