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Adelina Pedroso Alcântara
1 Eurisandra Mafalda da Silva de Pina Sistemas Integrados para Gestão Empresarial O caso da PHC e a sua utilização na gestão do Supermercado Palácio Fenícia Universidade Jean Piaget de Cabo Verde Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande Cidade da Praia, Santiago Cabo Verde
2 Eurisandra Mafalda da Silva de Pina Sistemas Integrados para Gestão Empresarial O caso da PHC e a sua utilização na gestão do Supermercado Palácio Fenícia Universidade Jean Piaget de Cabo Verde Campus Universitário da Cidade da Praia Caixa Postal 775, Palmarejo Grande Cidade da Praia, Santiago Cabo Verde
3 Eurisandra Mafalda da Silva de Pina, autora da monografia intitulada Sistemas Integrados para a Gestão Empresarial: O caso da PHC e a sua utilização na Gestão do Supermercado Palácio Fenícia, declaro que, salvo fontes devidamente citadas e referidas, o presente documento é fruto do meu trabalho pessoal, individual e original. Cidade da Praia aos 22 dias de Fevereiro de 2011 Eurisandra Mafalda da Silva de Pina Memória Monográfica apresentada à Universidade Jean Piaget de Cabo Verde como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Licenciatura em Informática de Gestão
4 Sumário Os sistemas de informação sempre fizeram parte da gestão empresarial, quer fossem sistemas de arquivos ou sistemas informatizados. Porém, a aposta actual das empresas são os sistemas informatizados e de preferência, aqueles que integram e gerem numa mesma plataforma tecnológica todas as informações da empresa, independentemente do nível de gestão ou departamento, são os ditos sistemas ERP. Neste cenário, propusemos com este trabalho, realizar um estudo exploratório dos principais aspectos ligados aos sistemas ERP, como funcionamento, estruturação, implementação, benefícios e problemas. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são sistemas cuja utilização expandiu na década de noventa, devido a um leque de factores, como bug do milénio, problemas de redundância e inconsistência dos dados armazenados e problemas originados pelo uso de sistemas isolados. As principais características desses sistemas podem ser resumidas da seguinte forma: sistemas modular, comercializadas e destinadas a integrar todos os dados da empresa numa única plataforma. Actualmente, existem no mercado mundial vários sistemas ERP, sendo que um deles é a PHC, objecto do nosso estudo de caso. O ERP PHC é produzido em Portugal, mas já é uma realidade no mercado cabo-verdiano. O supermercado Palácio Fenícia é um dos testemunhos de uso do sistema ERP PHC em Cabo Verde. Para clarificar o funcionamento dos sistemas ERP na gestão empresarial, propusemos com este trabalho estudar o funcionamento do ERP PHC no Supermercado Palácio Fenícia, pois conhecendo o funcionamento de um sistema ERP específico, fica-se a entender a lógica geral de qualquer ERP.
5 Agradecimentos A todos os meus agradecimentos: Primeiramente a Deus que me concedeu mais esta oportunidade. À minha mãe que é e sempre será a minha maior fonte de inspiração. Ao meu namorado que esteve incansável do meu lado, apoiando-me sempre, incondicionalmente. As minhas irmãs e as minhas tias maternas pelo apoio incondicional e substancial. Ao meu orientador Daniel Monteiro pelas valiosas contribuições. À Directora Auxiliar e Administrativo da Universidade Jean Piaget, Sra. Manuela Monteiro. Se alcancei esta vitória, em parte a culpa é dela, pois ajudou-me muito a quando da minha entrada nesta universidade. Aos administradores informáticos do supermercado Palácio Fenícia pelo tempo e informações disponibilizados para a concretização do estudo de caso. Enfim, a todos que de uma forma ou outra estiveram presentes na minha vida académica, dando-me apoio para levar avante os meus estudos.
6 À memória dos meus pais, Alfredo Benvindo de Pina e Mafalda da Silva. Ninguém morre quando vive no coração de alguém.
7 Conteúdo Sistemas Integrados para Gestão Empresarial: Capítulo 1: Introdução Objectivos do estudo Justificativa do Tema Metodologias Limitações Estrutura do trabalho Capítulo 2: Sistemas Integrados para Gestão Empresarial: ERP Introdução ERP - Percepções Características e Funcionalidades de um ERP Arquitectura dos sistemas ERP Módulos Típicos Implementação de um Sistema ERP Metodologias de implementação Etapas de implementação Factores críticos de sucesso de implementação Benefícios e problemas associados aos sistemas ERP Considerações Finais Capítulo 3: O sistema ERP PHC Introdução Historial do ERP PHC O ERP PHC Vantagens do ERP PHC A estruturação do ERP PHC Aspectos tecnológicos Os módulos do ERP PHC e a Integração entre os mesmos Análise e Gestão de informação no ERP PHC O custo do ERP PHC Razões que fazem da PHC um ERP Situação actual da PHC no mundo Situação da PHC em Cabo Verde Comparação entre a PHC e outros ERP s usados em Cabo Verde Considerações Finais Capítulo 4: O uso da PHC na gestão do supermercado Palácio Fenícia Introdução Contextualização da empresa Razões de adopção do ERP PHC Processos adoptados na implementação da PHC Principais Problemas da Implementação Estrutura Física do ERP PHC no Supermercado Palácio Fenícia Aspectos Tecnológicos Módulos Adquiridos e Áreas geridas pela PHC Procedimento de funcionamento da PHC Análise e Gestão de informação no Palácio Fenícia Resultados alcançados Considerações Finais Capítulo 5: Conclusão /87
8 Bibliografia Anexos /87
9 Tabelas Tabela 1 Benefícios e Problemas dos sistemas ERP Tabela 2 Comparação entre sistemas ERP Tabela 3 Exemplo de mapa de vendas diário Tabela 4 Exemplo de relatório de vendas mensal Tabela 5 Relatório Tabela de IVA /87
10 Figuras Figura 1 Estruturação típica de um ERP Figura 2 Exemplo de criação de um novo campo pelo utilizador Figura 3 Exemplo de criação de uma regra pelo utilizador Figura 4 Janela Editil.prg para criação de códigos Figura 5 Calendário da PHC Figura 6 Monitor de mensagens internas Figura 7 Estrutura do ERP PHC Figura 8 Funções do módulo de obras Figura 9 Exemplo de um exame no PHC Enterprise Figura 10 Conclusão de exame no PHC Enterprise Figura 11 Exemplo de mapa de informações criada pelo utilizador Figura 12 Análise avançada criada pelo utilizador Figura 13 Supermercado Palácio Fenícia Figura 14 Estrutura da PHC no Supermercado Palácio Fenícia Figura 15 Painel de bordo /87
11 Capítulo 1: Introdução A informação constitui hoje um dos recursos mais importante de uma empresa e um dos que mais influencia o sucesso do negócio, daí a preocupação crescente das organizações em gerila, de modo a garantir o sucesso do negócio e sobreviver, firmemente, ao mercado competitivo. Para uma gestão mais eficiente das informações, as empresas aproveitam as oportunidades e vantagens oferecidas pelas tecnologias de informação e comunicação. O avanço das tecnologias de informação e comunicação, principalmente, os de domínio informático, revolucionou o mundo empresarial, trazendo formas mais práticas e mais eficazes para a gestão de informação. Actualmente, existem no mercado mundial, várias soluções informáticos para gerir as informações organizacionais, desde do nível operacional até ao nível estratégico. Uma dessas soluções é o sistema ERP, que constitui a espinha dorsal para gestão da informação do negócio da organização, de forma integrada e satisfazendo todos níveis e todas as áreas da gestão. No mercado mundial existem uma vasta gama dos sistemas ERP, um deles é o ERP PHC, cuja utilização em Cabo Verde é uma realidade. ERP é um termo genérico utilizado para referenciar sistemas de informação modular destinados a gestão empresarial. São constituídos por módulos básicos e costumizados. Os módulos são as aplicações que formam o pacote ERP. Os módulos básicos visam apoiar as actividades básicas existentes, normalmente, em qualquer empresa de médio ou grande porte. Enquanto que os módulos costumizados são aqueles que gerem actividades específicas de 11/87
12 determinadas empresas, actividade que não são comuns a todas as empresas, mas somente aquelas que estiverem no mesmo ramo de actividade. O preço de licenciamento de um sistema ERP é tanto mais avultado quanto mais módulos costumizados se adquirir. Dantas e Alves (2002) ressaltam que a implantação de um sistema ERP é uma tarefa complexa, que deve ser bem desempenhada para se evitar falhas, além de exigir que mudanças organizacionais sejam feitas dentro da empresa. Contudo, quando bem implementado, o sistema ERP traz grandes vantagens para a empresa, designadamente, uma gestão mais integrada, célere e eficiente de, praticamente, todos os processos de negócios de da empresa, levando assim a eliminação de papéis, de redundância e de inconsistência dos dados nele originado e armazenado. Por meio de relatórios sofisticado com informações que cruzam dados das diferentes partes e divisões da empresa, os sistemas ERP conseguem realizar o propósito principal de qualquer sistema de informação: fornecer informações relevantes sobre as actividades da empresa, para apoiar os gestores/administradores na tomada das melhores decisões, relativas a actuação e o rumo da empresa. Não obstante, este propósito é alcançado pelos sistemas ERP com um nível superior aos demais sistemas de informação, já que, as informações geridas e obtidas num único sistema ERP, geralmente, dizem respeito a empresa na sua globalidade. 1 Objectivos do estudo O objectivo geral deste trabalho é de clarificar os principais aspectos associados ao sistema ERP, e evidenciar o seu funcionamento através do ERP PHC. Para alcançar este objectivo geral traçámos os seguintes objectivos específicos: Entender o significado e a importância de um sistema ERP na gestão empresarial; Demonstrar a estruturação dos sistemas ERP, bem como o seu funcionamento; Descrever o processo de implementação de um ERP nas organizações; 12/87
13 Descrever a estruturação e a composição do ERP PHC; Sistemas Integrados para Gestão Empresarial: Descrever o processo de implementação e funcionamento do sistema ERP PHC no Supermercado Palácio Fenícia; Evidenciar as informações e os relatórios da PHC que apoiam a gestão no Supermercado Palácio Fenícia; Demonstrar os resultados alcançados pelo Supermercado Palácio Fenícia com a utilização do ERP PHC. 2 Justificativa do Tema O facto de pertencemos o curso de informática de gestão foi um factor determinante na escolha deste tema. Pois, trata-se de um tema que aborda as tecnologias informáticas aplicada a gestão empresarial. Juntámos assim, num único trabalho a área de informática e área de gestão, focando o ponto essencial de ligação entre elas, que é a utilização de sistemas informatizados na gestão de processos e informações empresarias. Quisemos com este trabalho demonstrar que as tecnologias informáticas, quando bem empregues, podem trazer grandes benefícios a qualquer área da sociedade, e uma delas é a gestão empresarial. Os sistemas ERP são exemplos de soluções informáticas, que quando bem empregues ao serviço da empresa, podem trazer grandes vantagens à esta. Acreditamos que este trabalho pode servir de um importante instrumento de orientação para os futuros utilizadores de sistemas ERP e para todos aqueles que quiserem obter mais conhecimentos sobre os mesmos. 3 Metodologias A análise documental e a revisão bibliográfica foram as técnicas por excelência na elaboração deste trabalho científico. Considerando o facto de que Cabo Verde possuiu uma certa carência 13/87
14 em termos de bibliografia impressas, principalmente, bibliografias ligadas a área de tecnologias informática, convém salientar que a revisão bibliográfica recaiu, sobretudo, na pesquisa à Internet. Para a realização do estudo de caso, utilizámos a técnica de análise exploratória do software PHC, análise documental e revisão bibliográfica dos artigos que abordam aspectos ligados ao ERP PHC. Para estudar o uso de PHC no supermercado Palácio Fenícia recorremos a técnica de entrevista e observação no terreno. 4 Limitações O principal problema com a qual deparámos durante o desenvolvimento deste trabalho foi a resistência das empresas em ceder informações necessárias para consolidação do presente estudo. Um outro problema foi a escassez de bibliografias impressas relacionadas com o tema em estudo. Como sabemos, Cabo Verde possui uma certa carência em termos de bibliografias, principalmente, bibliografias da área tecnológica, o que nos levou a debruçar mais sobre os artigos de Internet para a edição dos conteúdos teóricos. 5 Estrutura do trabalho O presente trabalho divide-se em cinco (5) capítulos, sendo dois destes destinados ao estudo de caso. No primeiro capítulo introduzimos o tema e apresentámos os objectivos, as motivações e os caminhos adoptados para a concretização do presente estudo, bem como as limitações encontradas durante o percurso. No segundo capítulo falámos dos sistemas integrados para a gestão empresarial, os sistemas ERP. Iniciámos o capítulo apresentando o significado, as características, as funcionalidades e a arquitectura do sistema ERP, dentro da qual descrevemos os módulos, que normalmente compõem qualquer sistema ERP. Também abordámos a implementação dos sistemas ERP, onde referimos as metodologias, etapas e factores críticos da implementação destes. Por fim, apresentámos os benefícios e problemas associados aos sistemas ERP. 14/87
15 No terceiro capítulo apresentámos os resultados de estudo efectuado a um ERP específico, o ERP PHC. Iniciámos o capítulo expondo o historial do ERP PHC, onde referenciamos também, o historial do seu fabricante, a PHC Softwares. Seguidamente, expusemos as vantagens e a estruturação do ERP PHC, dentro da qual falámos dos aspectos tecnológicos e dos módulos que o compõe. Posteriormente, demonstrámos as ferramentas de análise de informações disponíveis no ERP PHC, os custos do ERP PHC, as razões que fazem da PHC um ERP. Para finalizar o capítulo apresentámos a situação actual do ERP PHC no mundo e em Cabo Verde, bem como comparação entre ERP PHC e outros ERP usados em Cabo Verde. No quarto capítulo expusemos os resultados do estudo efectuado sobre o uso da PHC no Supermercado Palácio Fenícia. Primeiramente, fizemos uma breve contextualização da empresa. De seguida referimos as razões que levaram o Supermercado Palácio Fenícia a adoptar o ERP PHC. Na sequência descrevemos os processos adoptados na implementação do ERP PHC nesta empresa, onde identificámos os principais problemas encontrados. Depois, descrevemos a estruturação física do ERP PHC neste estabelecimento comercial, onde abordámos aspectos tecnológicos e os módulos adquiridos. Finalizámos o capítulo demonstrando os procedimentos de funcionamento, as informações e relatórios da PHC que apoiam a gestão naquela instituição, bem como os resultados alcançados com o uso do ERP adoptado. No último capítulo expusemos as nossas conclusões e recomendações para futuras acções. 15/87
16 Capítulo 2: Sistemas Integrados para Gestão Empresarial: ERP 1 Introdução Actualmente, no cenário globalizado de ambiente de negócios, caracterizado por uma forte concorrência, tanto no mercado interno como externo, um dos triunfos para o sucesso é garantir a satisfação plena dos clientes. Para tal, torna necessário estar perto dos consumidores, acrescentado valor aos produtos ou serviços no menor tempo possível. Para alcançar este triunfo é indispensável contar com o auxílio de potentes ferramentas de gestão das informações críticas da empresa. Os sistemas de informação, principalmente os que aproveitam as vantagens e oportunidade oferecidas pelas tecnologias de informação e comunicação são, actualmente, uma das principais ferramentas para este efeito. Por sistema de informação podemos entender uma combinação de componentes ou recursos que trabalham em sinergia, com intuito de produzir informações que dão suporte ao processo de tomada de decisão. Existem actualmente, inúmeros sistemas de informação destinados a apoiar a gestão empresarial. Neste contexto as médias e as grandes empresas tem optado cada vez mais por sistemas que integram todos os processos de negócio da empresa numa única plataforma. Neste cenário, o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) aparece como uma importante ferramenta estratégica. 16/87
17 O uso de sistemas ERP é a nova e a grande atracção e tendência da sociedade actual. Graças a estes sistemas é possível hoje, buscar informações em tempo real das mais diversas áreas da empresa, diminuindo o retrabalho e fazendo que a empresa ganhe tempo para realizar outras tarefas. Com o ERP é possível rastrear e visualizar informações de qualquer parte da empresa, tratá-las como únicas, não redundantes, consistentes, assegurando que as decisões tomadas são as mais inteligentes. Os sistemas ERP são atraentes porque unificam a informação, pois surgiram com a promessa de resolver problemas de integração, disponibilidade e confiabilidade de informações ao incorporar em um único sistema as funcionalidades que suportam diversos processos de negócios em uma empresa, Oliveira e Ramos (2002) apud Padilha e Marins (2005). Começámos o capítulo conceptualizando o sistema ERP, onde apresentámos as suas características e funcionalidades. Demonstrámos a estruturação típica de um sistema ERP, dentro da qual abarcámos a arquitectura tecnológica e os módulos básicos que, normalmente existem em todos os ERP s. Posteriormente, descrevemos o processo de implementação de um sistema ERP, referenciando os aspectos importantes a ter em conta durante esta actividade; metodologias de implementação; etapas e factores críticos que condicionam a implementação. Por último, evidenciámos os benefícios e os problemas associados a um sistema ERP. 2 ERP - Percepções Segundo Dantas e Alves (2002), a ERP (Enterprise Resource Planning) traduzido literalmente para o português significa planeamento de recursos empresariais, o que não corresponde ao seu verdadeiro objectivo. Koch, Slater e Baatz (1999) apud Padilha e Marins (2005) escreveram: esqueça a parte do planejamento ele não o faz, e esqueça os recursos, é apenas um termo de ligação. Mas lembre-se da parte da empresa. Esta é a real ambição dos sistemas ERP. O ERP também conhecido por SIGE (sistemas integrados de gestão empresarial) é um sistema de informação baseada nas tecnologias de informação, que visa integrar todos os processos empresariais e as actividades dos vários departamentos de uma empresa num 17/87
18 sistema único. São sistemas integrados prontos, de modo a reduzir o tempo e custo para o desenvolvimento dos mesmos. Comercializados em um pacote modular, com módulos básicos para gestão do negócio e oferecendo módulos específicos e adicionais em função da estratégia da empresa. Deste modo, podemos considerar o ERP como sendo um sistema de informação integrado adquirido sobre forma de softwares comerciais, com finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa. Na perspectiva de Sousa (2003) o ERP é um termo genérico utilizado para referenciar um conjunto de actividades executadas por um software composto por diversos módulos que apoiam o gestor de uma empresa nas importantes fases do seu negócio. São softwares cuja arquitectura facilita o fluxo de informação entre todas as actividades da empresa como fabricação, logística, finanças, recursos humanos, contabilidade, etc. Ainda, na perspectiva de Padilha e Marins (2005) o sistema ERP é um sistema integrado que proporciona um fluxo de informação único e contínuo por toda a empresa, sob uma única base de dados. O principal propósito de um sistema ERP é de integrar todas as actividades de negócio de uma empresa, como compras, vendas, produção, finanças, recursos humanos, entre outras, facilitando o fluxo de informação e permitindo um controlo dos processos de negócios e tomadas de decisões mais rápidas. Esta integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (quando integram as informações das várias funções da empresa, como compra, venda, contabilidade etc.) e sob perspectiva sistémica (quando integram os sistemas dos vários níveis de gestão da empresa). De acordo com GED (1999) apud Padilha e Marins (2005), a partir da década de noventa (90) os sistemas ERP passaram a ser largamente utilizados. Factores como globalização, aumento da competitividade interna e externa, bug do milénio, evolução de redes de computadores, disseminação da arquitectura cliente-servidor, entre outros, contribuíram para o alargamento da utilização dos sistemas ERP na referida década. Com o bug do milénio, as empresas ao invés de realizarem manutenção nos seus sistemas antigos optara m pela aquisição de novos sistemas e, neste contexto muitos optaram pelos sistemas ERP. Padilha e Marins (2005) afirmam ainda que não se sabe ao certo a data exacta da criação dos sistemas ERP. Porém, as pesquisas efectuadas nessa área indicam que estes têm as suas raízes 18/87
19 na Europa já que em 1979 a companhia alemã SAP (Systeme, Anwendungen, und Produkte in Datenverarbeitung) lançou o sistema R/2 e a IBM (International Business Machine) trouxe ao público o Sistem Copix. Foram os primeiros sistemas conhecidos com as mesmas características dos actuais sistemas ERP. Conforme Cardoso et al (2000) a sigla ERP foi cunhada pela empresa americana de pesquisa Gartner Group e a razão de ser da sigla deveu-se a sua origem. Afirmam que o sistema ERP nasceu a partir do sistema MRP (Material Resource Planning). O MRP tratava de necessidades de informações relacionadas ao cálculo de necessidades de materiais de produção. Com o decorrer do tempo o MRP passou a abordar, para além das necessidades de informações relativas a cálculos de produção, as necessidades de informações referentes a todos os recursos de produção, como programação -mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controlo do chão de fábrica e mão-de-obra, controlo de compras, planeamento de operações e vendas. Deste modo o MRP passou-se a designar MRP II. Com o objectivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados nos módulos de produção, mas com um âmbito que ultrapassa os limites da própria produção. Assim desenvolveram a partir do MRP II um sistema capaz de suportar as necessidades de informações para a empresa no seu todo. Este novo sistema passou-se a designar-se de ERP. 3 Características e Funcionalidades de um ERP Segundo Sousa (1999) apud Dantas e Alves (2002), os sistemas ERP possuem as suas características e funcionalidades próprias que permitem diferenciá-los dos demais sistemas de informação. São pacotes comerciais, integram sistemas dos vários departamentos de uma empresa, utilizam um banco de dado centralizado e possuem grande abrangência funcional. Padilha e Marins (2005) resumem as funcionalidades dos sistemas ERP em três pontos. São eles: a) Sistemas de software que facilita o fluxo de informação por toda a empresa; 19/87
20 b) Através de uma base de dado único, operam em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional; c) Suas funcionalidades representam uma solução genérica que reflecte uma série de considerações sobre a forma como as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP são desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser personalizada em um certo grau. Martins (2005) descreve as características dos sistemas ERP da seguinte forma: a) Modularidade b) Abrangência c) Integração d) Uniformidade e) Capacidade de costumização f) Incorporação das melhores práticas g) Qualidade de informação h) Abertura funcional i) Garantia de evolução da solução 4 Arquitectura dos sistemas ERP Os sistemas ERP são sistemas composto por vários módulos que interagem com uma base de dados central e comum para todos os módulos. Na respectiva de Sousa (2003) e vários outros autores, os sistemas ERP são projectados para serem independente da plataforma, com interface GUI 1 (Graphical User Interface) e arquitectura cliente-servidor. 1 De acordo com o dicionário de informática e novas tecnologias (2004), o termo GUI refere a um ambiente de utilização de imagens, em vez de texto, de forma a apresentar entradas (input) e saídas (output) de aplicações ou ficheiros. 20/87
21 Os sistemas ERP s empregam a arquitectura cliente/servidor. Quer dizer que, os utilizadores do sistema, os clientes, correm uma aplicação que acede as informações de uma base de dados única que está no servidor. A base de dados é comum para todas as aplicações do sistema, desta forma, garante a não redundância dos dados e evita-se a reinserção de dados e, consequentemente, assegura-se a integridade das informações obtidas. Os dados utilizados por um módulo são armazenados numa base de dados central, de modo a serem manipulados por outros módulos. As informações pertencentes a um módulo podem ser acedidas e utilizadas por outros módulos, evitando assim a reinserção dos dados. 4.1 Módulos Típicos O sistema ERP é um sistema multimodular. São adquiridos como um conjunto de módulos básicos prontos para darem respostas mais eficientes aos processos da empresa. Porém os fornecedores de sistema oferecem módulos customizados ou adicionais, como controlo de qualidade; gestão de projectos; gestão da manutenção; entre outros, que contemplam actividades específicas levando em conta as especificidades, as funções e as estratégias das empresas ou que complementam os módulos básicos. Este facto explica a variação do preço de um determinado ERP. O preço de implementação de um dado ERP numa empresa de pequeno porte é diferente do preço aplicado na implementação do mesmo ERP numa empresa de médio ou grande porte, pois as empresas de médio e grande porte necessitam de mais módulos customizados. Um outro exemplo é o facto do preço de um ERP aplicado em uma empresa comercial ser diferente do preço cobrado a uma empresa de construção civil, pois os módulos customizados para essas duas empresas são diferentes. Quando falamos em módulos básicos estamos a referir aos módulos que contemplam as áreas funcionais básicas de uma empresa e que podem existir em qualquer empresa, independente do ramo da actividade, tais como gestão comercial (compra, venda, etc), financeira (tesouraria e contabilidade), recursos humanos, produção, etc. A figura 1 resume a estruturação física de um sistema ERP. 21/87
22 Figura 1 Estruturação típica de um ERP Fonte: adaptado Cardoso et al (2000) Segundo a figura apresentada podemos observar que todas as áreas funcionais da empresa têm os seus dados armazenados numa única base de dados, podendo uma determinada área usar dados inseridos por uma outra. Os processos de todas as áreas da empresa passam a funcionar de forma integrada, fazendo com que a inserção de dados seja feita uma única vez. Na figura 1 consta a área de projecto, para elucidar que para além das áreas básicas apontadas, coexistem, também, áreas específicas que funcionam sobre a mesma base de dados que as outras. Portanto, num sistema ERP, tanto os módulos básicos como costumizados trabalham sobre a mesma base de dados. Baseando na figura 1, podemos constatar ainda, que a partir dos dados alocados na base de dados central os diferentes gestores da empresa poderão obter relatórios simples e sofisticados que evidenciam e cruzam informações das mais diferentes áreas, orientando assim as actuações e a tomada de decisão por parte dos gestores. 5 Implementação de um Sistema ERP A implementação de um sistema ERP exige mudanças dentro de uma empresa, pois serão integradas as actividades de todos os departamentos, formando assim um todo, onde se compartilhará todas as informações necessárias, que deixarão de ser individuais de cada departamento, diz-nos Dantas e Alves (2003). Acrescentam ainda que, a implementação de um sistema ERP exige muita atenção e cuidado. Trata-se de um projecto caro e demorado. A 22/87
23 sua implementação traz vários problemas, quer a nível comportamental como sistémico. Hypolito e Pamplona (2009) diz-nos que o conhecimento prévio dos problemas mais comum que possam surgir durante a implementação de um sistema ERP é de capital importância para as empresas que vão passar por este desafio. Conhecendo os problemas mais comuns as empresas poderão pensar assim em medidas preventivas e mais adequadas a adoptar. Conforme Ozaki (1999) apud Dantas e Alves (2002), existe uma série de factores que tornam esse processo complexo e que não devem ser dispensados a quando da implementação de um ERP, designadamente, o alto custo; alteração dos processos produtivos e administrativos; os impactos sobre os colaboradores da empresa, uma vez que estes não terão que se preocupar, apenas com as suas tarefas específicas, mas sim com o processo como um todo; resistência em relação a adopção de ERP; a customização e o cumprimento de prazos e orçamento que nem sempre são obedecidos. Padilha e Marins (2005) partilham da mesma ideia que Ozaki (1999). Também afirmam que ao escolher e implementar um sistema ERP é indispensável ter em conta alguns factos e características importantes destes sistemas, nomeadamente: São softwares modular e comerciais desenvolvidos a partir de modelos padrões de processos, que não são genéricos, podendo a empresa compradora do sistema adequarse ou não a eles. Integram todas as áreas da empresa, sendo este um grande ganho na utilização destas ferramentas. Quando bem implementado e adequado a empresa pode oferecer integridade e fiabilidade nas informações adquiridas através do sistema, pois a entrada de um dado ocorre uma única vez dentro do sistema, que a partir de então passa a actualizar automaticamente todos os módulos necessários. São sistemas que possibilitam o processo de personalização ( customização ) de determinados processos de software de maneira a adaptar melhor as necessidades da empresa. Possuem custos elevados, destacando-se os custos de hardware e infra-estrutura computacional, de aquisição da licença de uso do ERP, de formação e consultoria para a implantação. 23/87