TRE-RN Portaria GP n.º 214, de 07 de julho de 2015 — Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte
TRE-RN Portaria GP n.º 214, de 07 de julho de 2015
Regulamenta a realização de despesas por meio de suprimento de fundos, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte.
O DESEMBARGADOR PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de suas atribuições, tendo em vista o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei n.º 4.320/64, no §3º do art. 74 do Decreto-Lei n.º 200/67, nos arts. 45 a 47 do Decreto n.º 93.872/86, com as suas alterações no parágrafo único do art. 60 da Lei n.º 8.666/93, com as alterações da Lei n.º 9.648/98, na IN/STN n.º 05/96, na Resolução n.º 21.653, de 09/03/2004, do TSE, e considerando o que consta do Processo Administrativo Eletrônico n.º 1307/2015 TRE/RN,
Art. 1º. A concessão, a aplicação e a comprovação de suprimento de fundos, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, submeter-se-ão ao disposto nesta Portaria.
§ 1º A concessão de suprimento de fundos consiste na entrega de numerário ao servidor do TRE/RN, sempre precedida de empenho na dotação própria, para realização de despesas de caráter excepcional e que não possam subordinar-se ao processo normal de despesas pública, para os casos previstos nesta Portaria.
§ 2º O processo de suprimento de fundos tramitará por meio eletrônico.
Art. 2º. Poderá ser autorizado o pagamento, por meio de suprimento de fundos, par atender a despesas urgentes e inadiáveis, nos seguintes casos:
I – para atender a despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie;
II – para atender a despesas com aquisição de passagens;
III – para atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não exceda a 0,50% (zero vírgula cinqüenta por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso II do art.23, da Lei n.º 8.666/93, com a redação dada pela Lei n.º 9.648/98, para execução de serviços e compras em geral.
Art. 3º. A concessão de suprimento de fundos é ato administrativo de competência do Ordenador de Despesas.
§ 1º O suprimento de fundos para atender a despesas eventuais, inclusive com as viagens e serviços especiais previstas no inciso I do art. 2º desta Portaria, poderá ser concedido a servidor responsável por execução de serviço quando designado para:
I – presidir comissão ou grupo de trabalho, par atender às despesas, em conjunto ou isoladamente, de seus integrantes; e
II – efetuar pagamento de despesas com o transporte de pessoas encarregadas de missão, quando o TRE/RN não dispuser de meios próprios ou ocorrerem situações de emergência.
§ 2º A concessão de suprimento de fundos para atender a despesas de pequeno vulto não poderá ultrapassar 5% (cinco por cento) do limite estabelecido na alínea "a" do inciso II do art. 23, da Lei n.º 8.666/93, com a redação dada pela Lei n.º 9.648/98.
§ 3º Na hipótese do inciso II do art. 2º desta Portaria, a concessão de suprimento de fundos somente poderá ocorrer quando não houver contrato em vigor para o fornecimento de passagens.
Art. 4º. A solicitação de suprimento de fundos, devidamente justificada pelo setor solicitante e visada pelo superior imediato, deverá ser dirigida ao Ordenador de Despesas e efetuada por meio de Memorando, quando se tratar de pedidos para a Sede, e de Ofício, quando se tratar de pedidos para as Zonas Eleitorais, acompanhada do formulário objeto do Anexo I desta Portaria.
Art. 5º. A aquisição de material de consumo à conta de suprimento de fundos concedido na hipótese do inciso III do art. 2º desta Portaria fica condicionada à:
I – falta temporária ou eventual do material a adquirir, quando essencial ao andamento das atividades;
III – inexistência de cobertura contratual.
Art. 6º. É vedada a concessão de suprimento de fundos para:
I – aquisição de material de consumo para a qual exista contrato de fornecimento e/ou de prestação de serviços, excetuando o que prevê o inciso I do art. 5º;
II – aquisição de material permanente ou realização de outra despesa que resulte em mutação patrimonial;
III – assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos.
Art. 7º. Não poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor:
III – que não esteja em efetivo exercício no TER/RN ou, por qualquer motivo, esteja afastado de suas atividades regulamentares;
IV – que esteja respondendo a sindicância ou a processo administrativo disciplinar;
V – declarado em alcance;
VI – que esteja lotado nas unidades responsáveis pela análise das respectivas prestações de contas.
§ 1º Entende-se por servidor declarado em alcance, nos termos do inciso V, deste artigo, aquele que não tenha prestado contas do suprimento no prazo regulamentar ou cujas contas não tenham sido aprovadas.
§ 2º Em se tratando de suprimento de fundos destinado à cobertura de despesas com material de consumo, será vedada a sua concessão aos servidores lotados na Seção de Almoxarifado.
Art. 8º. Do ato da concessão de suprimento de fundos constarão:
I – nome completo, cargo ou função, matrícula, lotação e CPF do suprido;
IV – natureza da despesa;
V- período de aplicação;
VI – prazo de comprovação;
§ 1º A solicitação do suprimento de fundos será feita por meio de expediente próprio, que deverá contes as informações mencionadas nos incisos I a IV, deste artigo.
§ 2º No ato da solicitação do suprimento de fundos, o servidor indicado como suprido subscreverá a declaração constante do Anexo I desta Portaria informando estar ciente do seu impedimento para realizar despesa durante qualquer tipo de afastamento oficial.
§ 3º Quando entender conveniente, e desde que observadas às disposições desta Portaria, a Administração poderá conceder, independente de solicitação, suprimento de fundos para atender a despesas necessárias e urgentes na Sede e nas Zonas Eleitorais.
§ 4º Os valores do suprimento de fundos repassados ao suprido poderão relacionar-se a mais de uma natureza de despesa, desde que precedidos dos empenhos nas dotações respectivas, respeitados os montantes de cada natureza.
§ 5º O valor do Suprimento de Fundos inclui os valores referentes às obrigações tributárias e de contribuições, não podendo em hipótese alguma ultrapassar os limites estabelecidos no inciso III do art. 2º e §2º do art. 3º, quando se tratar de despesas de pequeno vulto.
Art. 9º. Mediante autorização expressa do ordenador de despesas, a entrega do numerário ao suprido será feita por meio de depósito por ordem bancária de crédito em conta corrente tipo"B", em nome do suprido, aberta especificamente para esse fim.
Art. 10. O suprimento de fundos não poderá ter aplicação diversa daquela especifica no ato de concessão e na nota de empenho.
Parágrafo único. Em se tratando de suprimento de fundos para atender a despesas de pequeno vulto, não será permitido o seu fracionamento ou da respectiva documentação comprobatória com vistas à adequação ao valor fixado pelo inciso III do art. 3º desta Portaria.
Art. 11. A aplicação do suprimento de fundos será de até 90 (noventa) dias, a contar da data da entrega do numerário ao suprido, e não ultrapassará o término do exercício financeiro.
§ 1º Entende-se por entrega do numerário a disponibilização de recursos financeiros para a realização dos gastos por crédito em conta corrente.
§ 2º Não se concederá suprimento de fundos para aplicação após o exercício financeiro da concessão, observando-se que no mês de dezembro prevalecerão os prazos para utilização e prestação de contas determinados pela Administração e norteados pelas normas de encerramento de exercício.
Art. 12. A comprovação das despesas à conta de suprimento de fundos far-se-á por:
I – Nota Fiscal de Serviços/Fatura, no caso de serviço prestado por Pessoa Jurídica;
II – Nota Fiscal de Venda ao Consumidor/Fatura ou Cupom Fiscal, no caso de aquisição de material;
III – Nota Fiscal Avulsa;
IV – Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), no caso de credor inscrito no Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o qual deverá conter número de inscrição no CPF/MF, número do documento de identidade, endereço, nome por extenso e assinatura do prestador de serviço;
V – Recibo Comum de Pessoa Física, no caso de credor não inscrito no INSS, o qual deverá conter o número de inscrição no CPF/MF, número do documento de identidade, endereço, nome por extenso e assinatura do prestador de serviço;
VI – Comprovantes de despesas com o pagamento de passagens.
§ 1º Os documentos fiscais arrolados nos incisos I e II, deste artigo, deverão ser acompanhados de prova de quitação das despesas efetivadas, na forma concebida no inciso IV do art. 15, desta Portaria.
§ 2º Todos os documentos fiscais comprobatórios da realização de despesas deverão ser devidamente relacionados no demonstrativo de que trata o Anexo II desta Portaria.
Art. 13. Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, acréscimos ou emendas e serão emitidos com data dentro do prazo de aplicação por quem prestou o serviço ou forneceu o material, e deles constarão:
I – nome do TRE/RN, admitindo-se, no caso de Cupom Fiscal, o seu número de inscrição no CNPJ/MF;
II – data de emissão do documento;
III – discriminação clara do material fornecido ou do serviço prestado, não se admitindo generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas realizadas;
V – atestação de que o serviço foi prestado ou que o material foi fornecido, dentro do prazo de aplicação, excetuando o suprido e o ordenador de despesas, preenchida com data, nome completo, lotação e cargo ou função.
Das Retenções e Contribuições Previdenciárias
Art. 14. Caberá ao suprido efetuar, por meio do Sistema de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), quando couber, os procedimentos relativos às obrigações tributárias e de contribuições previdenciárias, devendo observar:
I - Na espécie de contratação de serviços, o suprido efetuará a retenção e o recolhimento do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISSQN e fornecerá a documentação para o pagamento da contribuição previdenciária à Seção de Execução Orçamentária e Financeira (SEOF), a quem caberá o seu registro no SIAFI;
II – A emissão da Guia da Previdência Social (GPS) e do Documento de Arrecadação Municipal (DAM) deverão ser realizadas obrigatoriamente no SIAFI, exceto nos casos devidamente autorizados pela Administração;
III – Na espécie de contratação de serviços prestados por pessoa física, deve ser emitida nota de empenho em natureza de despesa própria, visando atender as despesas com contribuição previdenciária patronal, observando os limites estabelecidos no inciso III do art. 2º e §2º do art. 3º, cujo empenho deverá ser liquidado apenas no momento da inclusão do encargo;
IV – A retenção da contribuição previdenciária, na hipótese de contratação de serviços prestados por pessoa física, deverá observar os percentuais da legislação vigente, com a remessa de cada comprovante de despesa à SEOF/COF/SÃO no 1º dia útil do mês subseqüente ao da emissão do documento fiscal;
V – No mês de encerramento do período de aplicação dos recursos, deverá o suprido remeter a documentação a que se refere o inciso II deste artigo, no primeiro dia útil, após a data máxima estabelecida para a realização das despesas;
VI – Havendo descumprimento dos prazos anteriormente fixados, com a conseqüente incidência de juros e multas decorrentes do atraso da emissão da GPS, estas correrão por conta do suprido.
Art. 15. Nos 15 (quinze) dias subseqüentes ao término do período de aplicação, o suprido deverá anexar à sua prestação de contas ao processo de concessão, e dela constarão:
I – demonstrativo das despesas, com discriminação individualizada dos pagamentos realizados, em ordem cronológica e respectivos valores, observado o disposto no art.12 desta Portaria;
II - extrato da conta bancária, abrangendo todo o período de aplicação;
III – documentos fiscais originais, devidamente atestados, emitidos em nome do TRE/RN, comprovando as despesas realizadas;
IV – cópia da Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS), no caso de contratação de serviços prestados por pessoa física;
V – GRU referente à devolução do saldo, se for o caso;
VI – Documentos(s) de Arrecadação Municipal (DAM), quando se tratar de prestação de contas de suprimento de fundos concedidos para atender a despesas com serviços;
VII – manifestação da Seção de Almoxarifado/CMP/SÃO, em se tratando de aquisição de materiais, quanto ao disposto nos incisos I e II do art. 5º desta Portaria, por meio do seu Anexo III;
VIII – manifestação da Seção de Licitações, Contratos e Informações Processuais/CMP/SÃO, quanto ao disposto nos incisos I e II do art. 5º desta Portaria, por meio do seu Anexo III;
IX – manifestação da Seção de Almoxarifado/CMP/SÃO acerca do registro do material adquirido em sistema de controle específico.
§ 1º Para fins de cumprimento dos incisos VII e IX deste artigo, deve o suprido consultar as unidades respectivas antes de adquirir o material ou contratar os serviços solicitados, utilizando, obrigatoriamente, o formulário objeto do Anexo III desta Portaria, que poderá ser encaminhado por qualquer meio que não procrastine o andamento dos trabalhos.
§ 2º O suprido deverá manter sob sua guarda os documentos físicos que compõem a prestação de contas até a respectiva homologação sem qualquer pendência a regularizar, com posterior remessa ao arquivo geral deste TRE/RN.
Art. 16. O total das despesas realizadas à conta de suprimento de fundos não poderá ultrapassar o numerário entregue ao suprido.
§ 1º O valor que exceder o da concessão não será restituído.
§ 2º O valor não utilizado deverá ser devolvido pelo suprido, por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU), tão logo o prazo de aplicação se expire.
§ 3º A GRU será emitida pelo suprido, por meio da internet, acessando o link e utilizando o código de devolução informado pela Seção de Contabilidade – SC/COF/SÃO.
§ 4º Caberá à SEOF/COF/SÃO efetuar a anulação da nota de empenho no valor referente ao § 2º deste artigo, tão logo conste a devolução no SIAFI.
§ 5º A Seção de Contabilidade – SC/COF/SAO, no momento da análise preliminar, procederá à reclassificação da despesa e à baixa da responsabilidade do suprido no SIAFI. Em seguida, os suprimentos de fundos de material de consumo deverão ser encaminhados à Seção de Almoxarifado/CMP/SÃO que registrará as aquisições de materiais no sistema de almoxarifado.
Art. 17. Cabe ao Ordenador de Despesas, no prazo de 30 (trinta) dias, contados da data da prestação de contas, convalidar os atos praticados pela Seção de Contabilidade – SC/COF/SÃO referentes à reclassificação da despesa e à baixa de responsabilidade do suprido no SIAFI, bem como aprovar ou impugnar a prestação de contas.
Art. 18. Caso o suprido não preste contas no prazo fixado ou se as contas prestadas forem impugnadas, o Ordenador de Despesas deverá notificá-lo para, no prazo de 15 (quinze) dias, recompor ao erário, sob pena de instauração da competente Tomada de Contas Especial, com vistas à apuração dos fatos, à identificação dos responsáveis e à quantificação dos danos.
Parágrafo único. A notificação a que se refere este artigo deverá ser efetuada por meio do Processo Administrativo Eletrônico ou por outro meio capaz de assegurar o seu recebimento pelo suprido.
Art. 19. O suprido, a quem é atribuída a condição de preposto do Ordenador de Despesas, não poderá transferir a outrem a responsabilidade pela aplicação do numerário recebido e pela comprovação das despesas realizadas, cabendo-lhe prestar contas no prazo estabelecido no ato concessivo.
Art. 20. Os suprimentos de fundos são considerados despesas efetivas, registradas sob a responsabilidade do suprido até que se proceda à aprovação das contas pelo Ordenador de Despesas.
Art. 21. Competirá à Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria deste Regional a fiscalização do cumprimento das disposições contidas nesta Portaria.
Art. 22. O Manual de Orientações sobre Suprimento de Fundos, disponibilizado na página eletrônica do Tribunal (intranet), é instrumento de consulta sobre a matéria e parte integrante desta norma.
Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as Portarias n.º 304, de 09 de julho de 2008 e a nº 53, de 26 de janeiro de 2010.