Existe uma verdade que só quem trabalha em escritório pode garantir: organização, espaço e produtividade são elementos que estão sempre conectados. Na busca por manter uma linha de produção mais rápida e eficiente, muitas empresas esquecem de adotar técnicas simples para manter o ambiente organizado e, consequentemente, com maior espaço no escritório.
É o caso da sua empresa? Se você ainda não consegue responder esta pergunta, talvez seja o momento certo de realizar um verdadeiro raio-x no ambiente de trabalho. Afinal, na era da transformação digital, muitos documentos que estão ocupando espaço no mundo físico, podem ser facilmente arquivados no mundo digital através da digitalização.
Quer conhecer todas as dicas? Confira o que a Acervo preparou para você otimizar o espaço no escritório. Acompanhe!
1. Desenvolva um layout bem planejado
Fato é que um ambiente de trabalho, limpo, espaçoso e organizado impacta diretamente no desempenho dos colaboradores, assim como na qualidade final do serviço que eles desempenham. Dessa forma, um bom projeto de layout deve ser pensado para que ninguém se sinta literalmente "espremido".
Primeiro, é fundamental que as pessoas consigam passar entre as mesas. Parece óbvio, mas muitos escritórios não respeitam as medidas mínimas de circulação. Mudar o modelo das mesas já é suficiente para ganhar alguns centímetros a mais e, com isso, conseguir acomodar os seus colaboradores de maneira mais confortável.
Por isso, pensar em um layout adequado pode fazer toda a diferença na disposição do mobiliário, na guarda dos documentos que precisam ser arquivados ou usados no dia a dia do escritório, e até na melhora da disposição de quem trabalha no ambiente.
2. Procure manter os arquivos em ordem
Mesmo para empresas que desejam usufruir das facilidades da digitalização – que vamos falar mais adiante -, alguns documentos ainda precisam ser mantidos no meio físico. É o caso dos documentos que necessitam de cópia física com assinatura das partes, por exemplo.
Portanto, se o seu escritório ainda precisa lidar com grandes volumes de papéis, e o espaço no escritório não é dos maiores, procure manter os documentos em ordem e classificados de forma a facilitar a sua localização pelos colaboradores.
Além disso, é importante reservar uma sala especialmente para a guarda desses arquivos e, de preferência, distante das estações de trabalho – sem dúvidas, com o mínimo de papel nas mesas, o ambiente de trabalho fica mais organizado e espaçoso. E o mais importante, não esqueça de escolher um ambiente arejado, livre de umidade e acúmulo de poeiras que podem danificar os papéis!
3. Menos é mais: utilize apenas o necessário
É mais fácil deixar o escritório em ordem e com mais espaço quando se faz uso do que realmente é necessário, não é mesmo? A regra é simples: deixe à vista somente o que é utilizado com muita frequência. Nesse sentido, o uso de objetos organizadores é uma ótima prática para liberar espaço no escritório.
Os móveis planejados também podem ser uma ótima solução, pois é possível aproveitar cada pequeno espaço do cômodo. Um exemplo clássico são os gaveteiros, que podem ser embutidos embaixo das estações e são excelentes aliados para quem tem muito o que guardar, mas pouco espaço livre.
4. Procure uma empresa especializada em guarda documental
Considerando que é fundamental ter um local apropriado para armazenar os documentos, e que esse pode não ser o caso do seu escritório, a terceirização da guarda documental pode ser uma excelente solução. A Acervo oferece o serviço que possibilita o armazenamento externo de documentos, arquivos e mídias. Assim, é possível otimizar a organização dos arquivos e liberar espaço físico na sua empresa.
Quer armazenar seus documentos de forma segura e liberar ainda mais espaço no escritório? Nesse caso, a digitalização é o caminho certo! A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma tecnologia da Acervo que permite uma gestão mais eficiente e produtiva dos documentos físicos e nato-digitais, de maneira totalmente online. Adote essa prática nos seus métodos de trabalho e deixe a falta de espaço físico no passado!Conseguiu aprender mais sobre como aumentar o espaço no escritório?
A Acervo é a empresa certa para ajudar você a resolver essa questão. Que tal acessar o nosso site e conhecer os nossos serviços? Também não deixe de visitar a nossa página de conteúdos e seguir os perfis da Acervo no Facebook, Instagram e LinkedIn!