Eventos de negócio. Como organizar. - Lov Eventos | Notícias
Nunca convide um número de pessoas superior ao espaço físico que você dispõe. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenções ou reuniões por falta de espaço. Já num auditório onde o número de cadeiras é bem maior do que o número de participantes dá a sensação de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, não compareceram ao evento, como também de mal-estar ao palestrante.
O número de toaletes também deve ser proporcional à quantidade de pessoas convidadas para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos programados ou na saída dos participantes. Também é imprescindível a presença de um funcionário para cuidar da limpeza e da conservação dos banheiros.
A reunião pede um serviço que permite aos convidados que se sirvam ou há a necessidade de profissionais, como garçons e copeiras, para servir os participantes do evento?
Pense nas comidas e nas bebidas a serem servidas, sejam no começo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre é proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, água e café são o mínimo que podemos oferecer.
Você deve limitar o tempo do evento. É melhor prever um pequeno atraso no começo, garantindo a chegada daqueles que não se preocupam muito com pontualidade. Procure não extrapolar no término do evento por não tê-lo programado com precisão. Lembre-se: tempo é dinheiro! Nem todas as pessoas estão predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vários compromissos no mesmo dia.
O trânsito e a distância são problemas que cada um sabe muito bem o sufoco e o estresse que sofrem. Dica: música ambiente antes e nos intervalos do evento ajuda a criar um clima agradável, relaxando e acalmando a platéia e os convidados. A música deve ser instrumental e o som não pode ser muito alto para não agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas.
Caso tenha que fiscalizar ou circular entre os convidados, encarregue alguém de fazer a recepção, mas mesmo assim, não se disperse e esteja atento à porta de entrada. Lembre-se de que a primeira impressão é a que fica e o convidado deve ser recepcionado com entusiasmo e um sorriso nos lábios. Nada mais constrangedor do que comparecer a um evento e não ter para fazer a recepção. Ao final do evento, não se esqueça de, mais uma vez, agradecer a presença dos convidados, sem a necessidade de desculpar-se. Aliás, o pedido de desculpas só é válido se realmente ocorreu algum incidente que possa ter comprometido o evento.
Caso haja algum material a ser distribuído como pasta com caneta, bloco de anotações, brinde e apostila, eles poderão ser entregues no começo ou no final do evento.