Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.
Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.
Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis. Confira abaixo!
Principais prazos para guarda de documentos contábeis
Documentos Municipais
Nota Fiscal de Serviço 5 anos
Fatura de Serviço 5 anos
Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) 5 anos
Documentos em Geral 5 anos
Pagamento de ISS 5 anos
Documentos Estaduais
ICMS 5 anos
Despacho de Transporte 5 anos
Cupom Fiscal Emitido por ECF 5 anos
Manifesto de Carga 5 anos
Nota Fiscal de Serviços de Transporte 5 anos
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor 5 anos
Livro de Registro de Inventário 5 anos
Livro de Registros de Apuração de IPI 5 anos
Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A 5 anos
Livro de Registro de Entradas e Saídas 5 anos
Documentos Federais
Termo de Rescisão de CT 2 anos
Pedido de Demissão 2 anos
Aviso Prévio 2 anos
Livro de Atas (CIPA) 5 anos
Livros de Escrituração Fiscal/Comercial 5 anos
Controles de Ponto 5 anos
DIRPF 5 anos
PIS/COFINS 5 anos
Folha de Pagamento 10 anos
Recibos de pagamento de 13º 10 anos
Guia de Previdência Social 10 anos
Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos
Contrato de Trabalho Indeterminado
Livro ou ficha de colaborador Indeterminado
Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda. No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.
Terceirizar esse tipo de serviço é a garantia na segurança do armazenamento, funcionários qualificados para cuidar de cada detalhe das informações e espaço adequado para preservação.
Há 26 anos a Acervo oferece o serviço de gerenciamento de informação com o objetivo de otimizar as tomadas de decisões e agilizar as tarefas diárias dentro das empresas e órgãos públicos.
Seu escritório ou empresa precisa dos serviços de guarda de documentos contábeis? Que tal contar com ajuda da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações sobre as soluções!