Gerenciar as diversas ações que ocorrem em uma universidade é uma tarefa complexa, que requer esforço e dedicação de toda a comunidade acadêmica.
Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas para facilitar a execução de atividades desse tipo, dentre elas o BSC (metodologia para definição da estratégia e gestão do desempenho) e o PMBOK (referencial consagrado para Gestão de Projetos).
Durante o ano de 2014 a PROPLAN trabalhou na elaboração de uma metodologia envolvendo o BSC e o PMBOK. O Plano de Gestão foi elaborado no decorrer do ano e possui 22 objetivos estratégicos, distribuídos de acordo com a metodologia BSC. Os objetivos previstos no BSC serão realizados utilizando-se de técnicas de gerenciamento de projetos do PMBOK, que serviu de base para elaboração da metodologia.
A metodologia será utilizada pela UFSM e será implementada em 2015 nas unidades e subunidades vinculadas à Reitoria. Esta metodologia tem o enfoque nos três pilares do gerenciamento de projetos: escopo, tempo e custo. Os principais aspectos que suportam a metodologia são modelos de documentos, ferramentas de apoio e o próprio software de gestão da universidade (SIE), que será utilizado como base para controlar a execução financeira dos projetos de forma integrada.
O processo para iniciar um projeto estratégico inclui uma Solicitação de Projeto, que se trata de uma ideia inicial de quais são os objetivos do projetos e qual o seu prazo e custo estimado. Os projetos aprovados passarão a fazer parte do Portfolio de Projetos da UFSM e terão um esforço de planejamento que resultará em um Plano de Projeto e um Termo de Abertura. Com esse trabalho concluído, o projeto será cadastrado no SIE e terá os seus prazos, indicadores e orçamento monitorados pelo Gabinete do Reitor.
A PROPLAN está preparada para dar o apoio necessário às demais Pró-Reitorias, de forma que todos tenham as condições necessárias para elaborar e gerenciar os seus projetos.