Suporte a equipamentos – Documentação TI
Atividades que visam o bom funcionamento dos equipamentos de TI da Universidade.
Orientações para utilização do contrato 126/2017 – UFRGS/ALFATEK
22 de maio de 2018 23 de fevereiro de 2018 Por 00271917
Para utilização dos serviços de manutenção de equipamentos de informática (computador, monitor, impressora, notebook, scanner, leitores de código de barra e projetores multimídia), objeto do Contrato 126/2017, firmado entre a UFRGS e a Alfatek Informática Ltda-EPP, a Unidade interessada deverá seguir a seguinte orientação:
1. Indicar um fiscal que será o responsável pelo acompanhamento do serviço e certificação das Notas Fiscais no âmbito da Unidade. A indicação deverá ser feita solicitando-se à Seção de Contratos da PROPLAN (e-mail: sec-contratos@ufrgs.br, telefones: (51) 3308-3397/3043) o processo nº 23078.509086/2016-17, para que a Unidade inclua despacho, assinado pela Direção, indicando o Fiscal e, após, retornando o processo à SEC para providências de inclusão do mesmo no contrato.
2. Abrir chamado técnico de atendimento através do seguinte endereço eletrônico: denise@alfatek.com.br, contendo, obrigatoriamente, as seguintes informações:
Identificação da Unidade Requisitante;
Endereço completo para o atendimento (local onde está instalado o equipamento);
Breve relato do defeito constatado;
Nº de patrimônio do bem;
Dados do servidor responsável pelo pagamento (nome, setor, telefone e e-mail de contato).
3. Após o atendimento preliminar a Empresa emitirá laudo técnico e o respectivo orçamento, enviando-o para o e-mail que originou a abertura de chamado.
4. O orçamento deverá ser analisado pela Unidade quanto a viabilidade econômica. Se autorizado, a Unidade deverá:
Emitir ou reforçar o empenho;
Abrir processo no SEI-UFRGS do tipo: Pagamento;
Anexar ao processo a Ordem de Serviço (O.S.) enviada pela Empresa: inserir como documento: externo, do tipo: Informativo, nome na árvore: OS xxxx – (número da Ordem de Serviço) – e assinalar o formato: nato-digital;
Gerar documento interno no SEI-UFRGS do tipo: Autorização, com o seguinte texto:
Contrato 126/2017 – UFRGS/ALFATEK
Autorizamos a execução dos serviços constantes da OS xxxx (indicar o nº da OS e linkar o documento SEI).
* O ordenador de despesas deve assinar este documento.
5. Gerar arquivo no formato pdf da autorização acima (devidamente assinada no SEI-UFRGS) e encaminhar por e-mail (denise@alfatek.com.br) à Empresa, juntamente com a Nota de Empenho.
6. De posse da autorização e da nota de empenho a Empresa procederá ao conserto e, ao término deste, emitirá a Nota Fiscal correspondente enviando-a por e-mail e solicitará à Unidade requisitante o agendamento para devolução do bem à UFRGS.
7. Após conferência e testes do equipamento a Unidade deverá inserir e certificar a Nota Fiscal no processo já aberto no SEI-UFRGS e dar continuidade a este processo de pagamento.
Nenhuma despesa pode ser realizada sem que antes haja a respectiva reserva orçamentária, portanto, antes de autorizar qualquer conserto a Unidade deverá emitir a nota de empenho.
Dados do fornecedor para empenho:
Empresa: Alfatek Informática Ltda – EPP
Pregão Eletrônico: 177/2017
Contrato: 126/2017
Processo: 23078.509086/2016-17
Classificação da Despesa: 3390.40.12
Descrição do item – Prestação de serviços técnicos de manutenção corretiva de equipamentos de informática, conforme especificações técnicas do Termo de Referência Anexo I, com previsão de fornecimento de materiais de reposição.
Por último reforçamos que o procedimento de autorização à Empresa deve seguir obrigatoriamente as orientações contidas nos itens 4 e 5, resultando em racionalização do uso de papel, bem como em maior transparência, pois o número do processo contido na Autorização (gerado automaticamente pelo sistema) possibilitará a Empresa o acompanhamento do pagamento através da consulta pública aos processos SEI-UFRGS.