A consultoria pode ajudar o cliente durante uma auditoria externa?
Quando uma empresa inicia os trabalhos para implantar um Sistema de Gestão com o objetivo de obter uma certificação, independente da norma envolvida, é comum ela sentir a necessidade de contratar profissionais especialistas e experientes para orientar o planejamento, a implantação e a manutenção do Sistema de Gestão. Esses profissionais são conhecidos como consultores. Mas antes de responder a pergunta do título desta publicação, vamos entender o que leva uma empresa a contratar uma consultoria. Podem ser vários os motivos, por exemplo:
Mesmo que a empresa possua colaboradores experientes e competentes em seus respectivos processos, normalmente essas pessoas não possuem conhecimento dos requisitos normativos, como os da ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre outras normas de gestão. É claro que se pode obter esse conhecimento por meio de cursos, treinamentos e mentoria, mas mesmo assim, não são todos os profissionais que tem a habilidade de multiplicar esse conhecimento de forma prática para garantir a implantação ou adequação dos processos necessários para a conquista da certificação. Nesses casos, a consultoria é essencial, pois além do conhecimento, os consultores possuem a experiência e a habilidade necessária para ajudar a empresa nessa caminhada.
Em alguns casos, a empresa possui funcionários com o conhecimento, a experiência e habilidades necessárias para tocar o projeto de certificação. Porém, a equipe pode ser reduzida, ou então pode existir uma alta demanda de atividades, impedindo que esses colaboradores tenham tempo suficiente para dispensar a energia necessária nesse projeto. Em casos assim, dependendo do cargo e da formação dos colaboradores envolvidos, pode ser mais vantajosa, tanto financeiramente quanto estrategicamente, a contratação de consultores externos, com foco e tempo específico para esta atividade.
Urgência quanto a conquista da certificação
Talvez a empresa tenha o conhecimento e uma equipe dimensionada adequadamente para o projeto. Mas muitas vezes a apresentação do certificado válido é uma exigência de clientes, investidores, órgãos fiscalizadores, entre outras partes interessadas. Quando há um prazo envolvido, a empresa pode perceber que a contratação de consultores experientes pode agilizar o processo de implantação e dar mais segurança para a equipe receber uma auditoria externa de certificação em um tempo menor do que seria o ideal, devido à urgência.
Infelizmente, muitos auditores, por orientação ou não dos Organismos Certificadores onde atuam, não permitem que consultores acompanhem a auditoria, ou quando permitem, deixam claro que eles não podem se expressar durante a auditoria. Com certeza, quem deve ser auditado, responder os questionamentos dos auditores, são os colaboradores da empresa responsáveis pelos processos. Mas não há base normativa, tampouco legal, que impeça os consultores de acompanhar uma auditoria externa de seus clientes, inclusive ajudando quando necessário. Cabe a empresa auditada e seus consultores contratados decidirem essa participação ou não.
E qual é a postura recomendada pela LHS Certificadora ao treinar e orientar seus auditores?
Usando como referência a própria ISO 9001 no requisito 7.1.6, onde fica estabelecido que "o conhecimento organizacional pode ser baseado em fontes externas, como por exemplo: normas, academia, conferências, compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos." É justamente isso que os consultores são: provedores externos de conhecimento. Esse conhecimento precisa estar acessível, principalmente nas primeiras auditorias de certificação, quando o cliente mais precisa.
"Conhecimento organizacional pode ser baseado em fontes externas, como por exemplo: normas, academia, conferências, compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos." ISO 9001:2015, item 7.1.6, nota 2, letra b.
Por isso, logo na reunião de abertura, quando há consultores presentes, nossos auditores são orientados a dizer que eles podem ficar à vontade para se comunicar e para colaborar com o auditado quando for necessário. Caso os consultores abusem disso durante a auditoria, nossos auditores educadamente irão lembrá-los de que quem deve responder os questionamentos são os auditados e que eles podem ajudar quando ficar evidente a necessidade ou quando o próprio auditor solicitar essa ajuda. Essa troca de conhecimento é essencial durante a auditoria, e muito bem-vinda. Essa postura amigável e colaborativa estabelece uma relação de confiança entre auditados, consultores e auditores, capaz de permitir que os objetivos da auditoria sejam alcançados sem nunca colocar em xeque a ética, a responsabilidade e a autoridade de cada parte envolvida.