Dez dicas para manter a contabilidade em dia I Contabilizeaqui
10 dicas para manter a contabilidade da sua empresa em dia
Sabemos que a contabilidade é um desafio para os empreendedores.
Com o objetivo de facilitar a relação de você empresário com a Contabilizeaqui, separamos 10 dicas para manter a contabilidade da sua empresa em dia 😉!!
1) Quais são as documentações obrigatórias que devo enviar para a Contabilizeaqui? É necessário o envio todo mês?
Para manter a contabilidade da sua empresa em dia é necessário o envio dos documentos abaixo:
Os extratos bancários da PJ em formato PDF e OFX,
Planilha de Modelo preenchida com as movimentações bancárias da empresa, fornecida pelos nossos consultores.
Envio das notas fiscais de Entrada (Fornecedores da empresa) e Saídas (Vendas e /ou serviços prestados) em PDF e XML.
Comprovantes de pagamentos das despesas da empresa.
Contrato de Empréstimos Bancários.
Os documentos que devem ser enviados mensalmente no início de cada mês, por exemplo, se estamos no mês de novembro, as documentações de outubro devem ser enviadas no máximo 5° dia útil do mês subsequente.
Informamos que a falta do envio dessas documentações afetará diretamente nos resultados das demonstrações contábeis da sua empresa. A possibilidade de solicitação de envio de documentações especificas será estudada sobre a escrituração da sua empresa, caso seja necessário nossos consultores entrarão em contato com você.
Mensalmente enviaremos e-mails solicitando as documentações, por isso, ressaltamos a importância de nossos clientes estarem ligados na nossa plataforma e e-mails.
Importante: Na nova plataforma da Contabilizeaqui, que se chama EmpreendeAqui, você poderá enviar essa com apenas alguns clientes.
2) O que é extrato em OFX? Qual a importância desse arquivo? Onde consigo esse formato de extrato?
O extrato bancário em OFX (Money) é um formato digital de arquivo que armazenam as movimentações bancárias das empresas. Esse formato de arquivo permite um detalhamento mais profundos dos dados financeiros, auxiliando nós contadores a fazer a importação das transações por meio do nosso sistema de gerenciamento contábil, evitando erros e facilitando assim a conciliação bancária.
Hoje no país infelizmente ainda não são todos os bancos que permitem a exportação do extrato bancário em formato OFX, porém o download está disponível para os bancos mais convencionais como o Itaú, Santander, Caixa Econômica, Bradesco e Banco do Brasil, mas caso você opte por bancos digitais e necessário entrar em contato com o banco de preferência e questionar a existência desse arquivo.
Caso você tenha dificuldade em fazer o download e exportação, é só entrar em contato conosco! Que iremos lhe auxiliar e mandar o passo-a -passo da exportação.
Nós do Contabilizeaqui temos uma parceria com o Banco Digital Linker para sua PJ! Além de ser uma conta Isenta de anuidade, a Linker nos fornece mensalmente o extrato bancário da sua empresa, de modo que você fique tranquilo de enviar os extratos bancários para nós, ufa!
Uma coisa a menos né rsrsrs 😉
3) A importância de saber dos princípios contábeis e como eles impactam na sua empresa?
Uma das maiores dúvidas dos nossos clientes é sobre as normas contábeis, posso fazer isso? Aquilo?
Sabemos que não é de obrigação dos nossos clientes decorarem os CPC's (Pronunciamentos contábeis), porém para sua empresa andar na linha é necessário que você possua o mínimo de conhecimento.
Continue lendo este artigo e fique por dentro dos sete principais princípios que fundamentam a contabilidade da sua empresa 😉
Princípio da Entidade: Segundo esse princípio há uma separação entre os bens patrimoniais do sócio com os bens da empresa, um exemplo: Não podemos pagar despesas pessoais com o dinheiro da empresa e nem utilizar os bens patrimoniais para fins pessoais.
Princípio da Continuidade: prevê que a sua empresa terá futuro, ou seja, quando o empresário pensar em abrir um CNPJ, a vida útil dessa empresa deve ser pensada a longo prazo.
Princípio da Oportunidade: Se refere aos registros dos fatos em contábeis em tempo real, ou, seja, deve ser registrado o mais próximo possível da data de ocorrência. Por isso é importante que você empresário mantenha seu contador atualizado do que pretende investir na empresa.
Princípio do Registro pelo Valor Original: determina as aquisições que compõe o patrimônio sejam registradas com o valor original, em moeda nacional.
Princípio da Competência: informa que os registros contábeis devem ser registrados quando ocorrem independentemente dos recebimentos ou pagamentos, o regime de competência é conhecido com um dos princípios mais importantes da contabilidade, pois ao registrar os dados da sua empresa conseguimos fazer os abatimentos das receitas e despesas, demonstrando assim um resultado mais preciso nos relatórios contábeis.
Princípio da Prudência: determina a adoção do menor valor para os componentes do ativo e do maior para os do passivo, sempre que se apresentem alternativas igualmente válidas para a quantificação de mutações patrimoniais que alterem o valor do patrimônio líquido, ou seja, há uma análise profunda dos dados que estão informados no patrimônio líquido da empresa, os valores devem apresentar informações precisas e reais.
4) Finanças Pessoais x Empresariais
Há uma separação entre pessoa jurídica e pessoa física perante a lei, ou seja, devemos utilizar a conta PJ apenas para pagamentos das despesas da empresa.
Só entra na escrituração contábil as obrigações vinculadas ao CNPJ. Caso queira utilizar o dinheiro da empresa para gastos pessoais, deve -se fazer a Distribuição de lucros ou retirada de Pró - Labore, transferindo o valor da PJ para a PF.
5) Possuir um controle de Recebimentos
Sabemos que sonegar impostos é crime! Então para evitar problemas futuros com a Receita Federal, sugerimos que tenha um controle sobre seus recebimentos, pois todo o dinheiro que entra na conta bancária da empresa é contabilizado e deve ter uma explicação sobre essa transação , na escrituração contábil utilizamos a emissão de notas fiscais para justificar os recebimentos em caixa ou banco, portanto é importante que cada valor recebido tenha sua nota fiscal emitida, assim como todo débito deve ser justificado pela emissão da nota fiscal do seu fornecedor.
6) Serviços Automatizados
Com a correria do dia a dia fica cada vez mais difícil a gestão de tempo do empresário e também no controle dos pagamento das obrigações da empresa, muitas vezes deixamos de pagar alguma conta por esquecimento, acabamos perdendo a data de validade do boleto e pagamos uma multinha sobre o valor não é mesmo?
Mas se tratando das obrigações da empresa não podemos esquecer, principalmente dos impostos, onde os juros é um pouco mais salgado quando solicitamos o recálculo da guia, como forma de facilitar sugerimos que nossos clientes busquem aplicativos bancários que possuem a função de débito automático e código de barras para fazer o pagamento via internet banking.
Existem também aplicativos de gestão financeira onde é possível ter um calendário digital que ajude você a não perder a data de vencimento do DARF.
Só não se esqueça de guardar os comprovantes de pagamentos em uma pasta no DRIVE e nos enviar mensalmente!! #fica a dica😉
Se você possui uma empresa de micro e pequeno porte e ainda não possui um fluxo de caixa, é de se preocupar... é importante que sua empresa possua um fluxo de caixa nem que seja o mais simples possível, nossa intenção nunca foi dificultar, e estamos aqui para lhe ajudar!
O fluxo de caixa é o controle dos recebimentos (entradas) e (saídas) obrigações a pagar da empresa e pode ser qualquer controle onde você se sinta confortável em criar e consiga enxergar de maneira clara e objetiva como está a saúde financeira da sua empresa.
Pode ser montado em uma folha de caderno, ou até mesmo em uma planilha em Excel, o importante é encontrar uma forma em que o controle do dinheiro em caixa a empresa esteja sempre atualizado como forma de prevenir que seu caixa fique no vermelho, e que demonstre como os seus negócios estão indo.
Esse controle é importante para o empresário pois da uma base se é possível ou não fazer a aquisição de algum bem ou começar um novo investimento.
Existem várias planilhas disponíveis nas plataformas digitais de exemplos de controles de fluxo de caixa, escolha um e comece agora!
Caso possua alguma dúvida de como começar a montar o seu fluxo de caixa, pode procurar nossos consultores que irão lhe auxiliar da melhor maneira possível 😉.
8) SEJA SINCERO COM SEU CONTADOR
Como diz Steve Jobs "Seu tempo é limitado, então não o gaste vivendo a vida de outra pessoa", seja sincero consigo mesmo, nos seus planos e principalmente nos seus negócios, assim terá sucesso e chegará longe!!
Para manter uma escrituração contábil em dia é necessário possuir uma afinidade com o seu Contador, nós do Contabilizeaqui buscamos sempre ter um contato mais próximo com os nossos clientes e estamos sempre disponíveis para dar todo o atendimento e suporte através da nossa plataforma EmpreendeAqui , E-mails e WhatsApp.
Possuímos um time de consultores altamente qualificados para que você empresário se sinta confortável em sanar todas as suas dúvidas, a contabilidade da sua empresa não depende apenas de nós!
Lembre-se disso, existe uma responsabilidade entre o empresário e o Contador em ser o mais transparente possível sobre as movimentações financeiras da empresa.
Antes de realizar qualquer procedimento de aquisição, ou se desejar um suporte maior nos seus negócios, nos consulte antes .😉
"O sucesso da sua empresa , é o reflexo da sua Contabilidade"
9) Organização sobre as documentações
O empresário precisa enviar as documentações da empresa mensalmente, diante disso, frisamos a importância de ter um backup e um local de armazenagem dos documentos em caso de solicitação de algo que por algum motivo de falha de download não chegue até nós.
Separe mensalmente em uma pasta zipada e compactada toda documentação do mês;
Fique de olho nas datas dos boletos;
Fique atento aos vencimentos dos impostos;
O extrato bancário sempre deve estar legível e batendo com as movimentações financeiras efetuadas dentro do mês.
Evite enviar fotos dos arquivos, devido a resolução podemos não conseguir visualizamos corretamente;
Envie Scanner ou PDF, através desse formato teremos mais previsão sobre o documento.
Escolha uma forma para enviar os documentos mensalmente.
Evite enviar pelo WhatsApp, busque sempre nossa plataforma digital.
DICA IMPORTANTE: Fique sempre atento a segurança dos seus arquivos, evite importar/exportar os dados em sites não confiáveis, pois o mesmo pode danificar o arquivo e ao mesmo tempo estar sujeito a detecção de vírus da internet. Fique por dentro da Lei de Proteção de Dados.
10) Se adapte a sua Contabilidade
Atualmente existem vários ramos contábeis para você empreendedor se adaptar e conseguir manter a contabilidade da sua empresa em dia.
A contabilidade online fornecida pela Contabilizeaqui traz a facilidade para você que possui a correria do dia a dia e pretende ficar tranquilo com as entregas das obrigações fiscais perante a Receita.
Nossa missão é beneficiar ao empresário total confiança e segurança sobre nossos serviços, fornecendo assim, uma contabilidade clara e assertiva.
A Contabilizeaqui pensa AVANTE!
Além de pensarmos na praticidade dos nossos clientes, almejamos a importância do Meio -Ambiente, não trabalhamos com entrega de documentos impressos, apenas digitais.
Escolha a forma de contabilidade sempre mais próxima, fique por perto do seu Contador e obtenha sucesso e resultados nos seus negócios.