Como tomar boas decisões de projetos | Project Manager
Estou cansado de pessoas tomando decisões que não fazem sentido. Ou pessoas tomando decisões subjetivas com base em uma má compreensão da situação. Ou uma interpretação menos do que ponderada do ambiente. Ou, pior ainda, a partir de sua própria "realidade" ou suposição da interpretação da situação.
Eu passei por isso há alguns meses com uma organização que reconheceu que eu era um consultor de sucesso. Eles queriam me contratar como um gerente de projetos remoto, mas tinham medo que eu fosse embora por outra posição. Eu nem estava procurando naquele momento, mas vi a oportunidade como um bom encaixe com minhas outras atividades de consultoria, escrita e marketing, e a empresa não via problemas em que isso continuasse. Eles pensaram que eu iria embora rapidamente se aparecesse outro emprego fixo… o que não podia estar mais longe da verdade.
Outra situação foi quando gerentes seniores tomaram decisões erradas para os clientes com os quais eu tenho uma estreita relação e que possuem um vasto conhecimento do projeto. Eu deixei isso acontecer, e a empresa perdeu dois projetos muito importantes no processo. Claro, eu posso culpar o ocorrido por causa das decisões dos outros, mas isso não muda o que aconteceu ou traz os projetos de volta.
Tudo isso se aplica em nossos projetos também. Muitas vezes encontramos indivíduos que tomam decisões subjetivas com menos do que a informação correta ou às cegas… se esforçando demais para "interpretar" a situação, em vez de olhar para ela no melhor interesse do projeto e tomar as melhores decisões possíveis. Isso é o que nós precisamos nos esforçar para fazer diariamente em nossos projetos.
Sei que é quase impossível, mas como é que vamos atravessar alguns desses vieses, noções preconcebidas e interpretações acidentais de uma dada situação, a fim de tomar as melhores decisões possíveis? Normalmente, tudo gira em torno da comunicação e informação. E mais comunicação e informação.
Para mim, normalmente funciona focar nesses três conceitos.
Comunicar-se bem e muitas vezes
A comunicação é a prioridade zero para o gerente de projeto. O gerente de projeto que domina a arte da comunicação – com membros da equipe, diretoria, stakeholders, vendedores, patrocinador do projeto, usuários finais e clientes – vai sair na frente com mais frequência. E isso também significa que eles provavelmente vão ter tanta informação de qualidade quanto possível na tomada de decisões de projeto.
Usar reuniões com sabedoria
Reuniões são para comunicação, compartilhamento de informações, brainstorming e tomada de decisão. Use reuniões com sabedoria e eficiência para fazer as coisas acontecerem no projeto. Há gerentes de reuniões bons por aí, mas para cada gerente de projeto que é um bom gerenciador de reunião, provavelmente há outros cinco que não usam reuniões com sabedoria ou que permitem que elas saiam do controle ou a realizam de forma ineficiente, levantando discussões sem relevância e chamando retardatários e participantes fracos.
Precisamos elevar o nível em nossas reuniões. Iniciar e terminar no tempo. Sempre manter a discussão dentro do tema. Não se afastar da agenda. Fazer acompanhamento após as reuniões com notas e pedir para todos os participantes enviarem quaisquer atualizações que você possa ter perdido. Mantenha todos na mesma página e você será bem-sucedido mais frequentemente.
Não excluir a alta gestão
Você pode gostar de gerenciar seu projeto longe dos radares, e a intervenção da diretoria pode parecer uma intrusão. No entanto, eu obtive alguns dos meus melhores resultados de projeto depois de colocar a alta gestão em dia com o que estava acontecendo.
Precisa de um novo recurso no projeto? Se aqueles que podem fazer as coisas acontecerem conhecerem muito sobre seu projeto, então quando você precisar de coisas, é provável que você obtenha a atenção que você quer…. de uma boa maneira. Isso me ajudou a obter bons recursos de forma rápida e obter informação rápida para tomar decisões que precisavam ser tomadas imediatamente.
A questão é esta … precisamos tomar melhores decisões que façam sentido para o projeto. Às vezes é necessário ser subjetivo, às vezes podemos ser apenas objetivos, e, às vezes isso pode significar não tomar nenhuma decisão naquele momento e frustrar algumas pessoas. Mas deve sempre significar fazer a melhor escolha para o projeto e cliente do projeto, naquele momento, independentemente de qualquer coisa.