Gestão de clínicas médicas: melhores práticas, desafios e soluções
Início Blog Gestão na saúde Táticas simples e certeiras para melhorar a gestão de clínicas médicas
Por Dr. José Aldair Morsch, 18 de janeiro de 2019
A gestão de clínicas médicas envolve muitos desafios.
Isso vale especialmente ao analisarmos que muitos gestores têm formação técnica na área da saúde, e não em negócios.
Dessa forma, no dia a dia, eles podem se ver em apuros com tarefas que fogem da sua especialidade, incluindo aí controle financeiro, comunicação interna, compra e manutenção de equipamentos.
Mas o obstáculo é bem menor do que parece – e isso fica claro conforme avança no assunto, adquire conhecimento e aprende como administrar uma clínica médica com as melhores práticas.
É para ajudá-lo nessa missão que preparei este artigo.
Nele, falo sobre os pontos de atenção da gestão médica e também explico como melhorar os resultados da unidade.
Você vai descobrir ainda de que forma a tecnologia pode ser uma importante aliada para reduzir custos e colocar sua clínica no caminho do crescimento sustentável.
Se é desse tipo de informação que precisa, não deixe de acompanhar o texto até o final.
Planejar é o passo mais importante para um projeto ser bem sucedido
Para começar, vamos com uma frase muito conhecida no mundo dos negócios, de autoria do consultor William Edwards Deming:
Em outras palavras, primeiro, é preciso entender o negócio para, depois, definir a sua atuação e medir os resultados.
Isso vale, inclusive, para a gestão de clínicas médicas.
Só com essas informações será possível fazer uma gestão eficiente, que reverta em benefícios e atinja aos objetivos da empresa, clientes e sociedade.
Então, o que pode estar atrapalhando um melhor desempenho do negócio?
Quando decide abrir uma clínica médica, o profissional por trás da ideia, de modo geral, já conhece o mercado da saúde.
Talvez até domine tudo aquilo que um estabelecimento do tipo precise oferecer para um atendimento de excelência.
Por outro lado, a ele falta conhecimento sobre a administração de negócios nessa área.
Se for o caso, os resultados vão refletir essa deficiência.
Como em qualquer outro setor, uma clínica que ofereça serviços médicos precisa ter saúde financeira, instalações e materiais adequados, além de um fluxo de trabalho eficaz.
Para isso, vale estudar o mercado, concorrentes, buscar formação específica e o apoio de entidades como o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas).
Depois da teoria, vem a prática.
É o momento de apostar em tecnologias que automatizem processos e que melhorem a comunicação, facilitando a vida de funcionários e pacientes.
Perceba, então, que ser bem-sucedido na gestão de clínicas médicas depende, primeiro, do investimento no profissional gestor, na sua formação, competências e habilidades.
A partir daí, com uma visão muito mais ampla e sistêmica sobre o negócio que administra, ele se torna apto a guiar a unidade de saúde a resultados melhores, mais consistentes e duradouros.
Objetivos da gestão de clínicas médicas
Para sobreviver, uma clínica ou consultório precisa gerar valor para os pacientes, empregados, parceiros, donos, sócios, acionistas e para a sociedade como um todo.
Esse valor se traduz, principalmente, na melhoria da saúde e qualidade de vida das pessoas.
Geração de emprego, parcerias e inovação são outros valores gerados por unidades de saúde.
Mas, para que isso seja viável, o negócio também deve estar saudável. E é aí que entra a missão da gestão de clínicas médicas.
Entre os seus objetivos, estão os seguintes:
Fazer o planejamento para alcançar os objetivos
Organizar rotinas para consultas e exames
Otimizar processos operacionais
Formar parcerias estratégicas
Principais desafios na gestão de clínicas médicas
Devemos listar os desafios e planejar um tempo para superá-los
Existem diferentes tipos de clínicas médicas, que fornecem serviços de diagnóstico, exames, consultas e/ou tratamentos.
De acordo com a área de atuação, elas enfrentam desafios específicos.
No entanto, algumas barreiras são comuns a todas elas.
É sobre eles que falo agora, individualmente.
Organização das informações na gestão de clínicas médicas
Dados pessoais do paciente, prontuários, laudos médicos, exames, registro de consultas e atestados são algumas informações colhidas no dia a dia das clínicas médicas.
Segundo exige o Conselho Federal de Medicina (CFM), esses dados devem ser armazenados por, no mínimo, 20 anos.
Somam-se a eles as informações de funcionários e aquelas geradas no gerenciamento de processos, finanças e equipamentos.
Guardar tantos registros requer organização e, muitas vezes, auxílio de softwares e ferramentas digitais.
Autonomia e controle financeiro é fundamental na gestão de clínicas médicas
No começo do artigo, falei sobre a abertura de clínicas e consultórios médicos por profissionais sem conhecimento em gestão de negócios.
Uma das consequências é que eles podem não enxergar o estabelecimento como uma empresa e, assim, misturar as finanças dela com rendimentos pessoais.
Esse é um erro comum na gestão de clínicas médicas, especialmente de pequeno porte.
Seguir por esse caminho significa gerenciar no escuro, sem ter informações corretas sobre entradas, saídas, gastos e se, de fato, o faturamento obtido está resultando em lucro.
No longo prazo, pode haver importantes perdas de recursos e até a falência da clínica.
Sem o adequado controle sobre o tempo, clínicas médicas podem realizar menos atendimentos e exames do que a sua capacidade permite.
Isso se chama perda na produtividade.
É preciso identificar as causas para reverter o cenário.
Quanto tempo leva para realizar cada tipo de atendimento ou serviço na clínica? Se o gestor não tem essa resposta na ponta da língua, fica impossível traçar uma estratégia para aproveitar melhor o tempo disponível.
Afinal, o que faz um gestor de clínica médica?
É importante assumir a gestão e não delegar para terceiros
O gestor é o responsável pelo planejamento estratégico, pela determinação das rotinas e pela avaliação dos resultados da clínica médica.
Esse profissional gerencia os recursos da organização, sejam eles financeiros, humanos ou materiais, além de responder pelas questões burocráticas e administrativas.
Por isso, na sua rotina, não há como não dedicar ao menos um tempo a todas essas questões.
Esse pode ser um grande desafio, em especial no início do negócio, quando ainda há poucos funcionários e o gestor precisa realizar tarefas operacionais.
Mas, como veremos nos próximos tópicos, existem soluções que ajudam gestores de clínicas de todos os portes a otimizar seu tempo, elevar a produtividade e qualificar os resultados.
Gestão de clínicas médicas: dicas de como administrar uma clínica médica
Conforme você domina a gestão de clínicas médicas, se habilita a alcançar bons resultados no negócio, mesmo com equipes enxutas e recursos escassos.
Isso se torna viável com a aplicação de conceitos básicos de gestão empresarial, combinados ao apoio de tecnologias que vêm se popularizando nas últimas décadas.
Confira nas dicas a seguir um passo a passo para gerenciar a sua clínica ou consultório de maneira eficaz.
Diagnóstico inicial: o que precisa melhorar ou automatizar na gestão da sua clínica médica
O primeiro passo para melhorar a gestão de clínicas médicas se dá com o chamado mapeamento do negócio.
De forma simples, significa fazer um levantamento das atividades e processos realizados, e de como são feitos.
Afinal, uma visão ampla vai permitir que você observe o que funciona melhor e o que precisa ser ajustado, facilitando a tomada de decisões assertivas.
Se muito tempo é empenhado em tarefas operacionais, como na marcação de consultas e exames, que tal investir em softwares que fazem isso automaticamente?
O mesmo raciocínio vale para o controle de estoque ou laudos médicos.
É preciso avaliar as soluções disponíveis para enxugar gastos e fazer mais com menos.
Administração financeira: fluxo de caixa e controle das entradas e saídas do financeiro
O fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as transações financeiras de um negócio, sejam receitas ou despesas.
Isso permite ter uma visão apurada sobre possíveis gastos desnecessários, o que é fundamental para a saúde financeira de qualquer organização.
Sem ele, mesmo a clínica mais bem localizada, com o melhor time de profissionais e atendimento de ponta, correrá importantes riscos.
A ferramenta contribui também para a identificação dos serviços de maior rentabilidade para a clínica ou consultório.
A partir desse conhecimento, o gestor poderá investir na ampliação ou aperfeiçoamento deles, aumentando os ganhos do negócio.
Administre o uso dos materiais
Não é só aumentando a carga de trabalho que se consegue mais lucro, concorda?
Também é importante reduzir o desperdício.
Administrar os materiais é uma das formas mais eficientes para isso.
O controle de estoque é um setor que pode se beneficiar – e muito – da automatização por meio de softwares inteligentes.
Com eles, dá para rastrear cada produto, desde a aquisição até o descarte.
Itens não utilizados podem ser realocados ou até trocados com fornecedores, evitando desperdícios.
Administre o uso e a conservação de equipamentos médicos
Outra maneira de evitar o desperdício de recursos é a conservação de equipamentos da clínica ou consultório.
Esses aparelhos possuem alto valor tecnológico, o que, muitas vezes, os torna caros, especialmente para negócios pequenos.
Para que os dispositivos funcionem bem e pelo máximo de tempo possível, vale observar as recomendações do manual do fabricante.
Além das vantagens mencionadas, manter os equipamentos médicos nas devidas condições de uso e higiene é uma exigência da Agência Nacional de Vigilância Sanitária.
A Anvisa possui um regulamento técnico para registro e acompanhamento de cada aparelho no Brasil.
O órgão obriga, ainda, clínicas, laboratórios, consultórios e hospitais a ter critérios definidos e padronizados para cada etapa do gerenciamento de tecnologias em saúde, através da RDC nº 2/2010.
Controle da agenda das consultas e exames
Como já destacado, controlar o tempo dedicado a cada procedimento é um dos principais desafios das clínicas médicas.
Mas, às vezes, a própria organização da agenda é um tanto difícil de fazer, seja pela falta de tempo, encaixes ou pela ausência de detalhes no registro das consultas, exames e tratamentos.
Caso seja possível, é interessante ter um funcionário que cuide dessa e de outras tarefas operacionais.
De qualquer forma, elas ficam mais simples com o apoio de ferramentas digitais.
Seguindo a tendência atual, muitas delas permitem que o próprio paciente marque seu exame ou consulta a partir de plataformas online intuitivas.
Ou seja, a agenda fica organizada, os gestores ganham tempo para tarefas importantes e o paciente agradece pela facilidade no agendamento.
O prontuário do paciente reúne todas as informações sobre o histórico do paciente, cuidados de saúde, como consultas, exames e tratamentos.
Já faz alguns anos que esse documento, que antes ocupava espaço em grandes arquivos, se tornou digital.
Além de economizar espaço físico, o formato permite que funcionários e o paciente acessem os dados a partir de qualquer dispositivo conectado à internet.
Em uma plataforma própria, as informações aparecem sempre atualizadas e em tempo real.
Aumente a agilidade e diminua os custos dos exames com Telemedicina
A emissão de laudos costuma ter grande impacto sobre os custos dos exames no país, já que só pode ser feita por especialistas.
Dessa forma, manter médicos de diversas especialidades em uma clínica significa um custo alto com a contratação, salários e benefícios.
Além disso, esses profissionais precisam dedicar boa parte do tempo à interpretação de exames.
É por isso que muitas unidades de saúde têm contratado serviços de telemedicina.
Empregando tecnologias da informação e comunicação, essa especialidade tornou viáveis os laudos médicos online.
O processo é simples, rápido e mantém a qualidade dos documentos, que são emitidos e assinados por especialistas.
Abaixo, falo mais sobre as suas vantagens.
Além de diminuir gastos com a contratação de vários especialistas, a telemedicina agrega agilidade aos estabelecimentos de saúde.
Isso porque, ao contrário dos médicos in loco, os especialistas da empresa de telemedicina focam na emissão de laudos online.
Também as plataformas de telemedicina disponibilizam o armazenamento em nuvem, que concentra todas as informações de exames, laudos e dados pessoais do paciente em um só local.
Por meio da tecnologia, é possível encontrar o histórico do paciente a qualquer momento e realizar o cruzamento de dados para um diagnóstico mais assertivo.
Em períodos de férias, folgas ou ausências dos especialistas da clínica médica, técnicos podem conduzir exames simples, que serão laudados a distância.
Atualmente, quatro especialidades médicas podem ter exames laudados a distância pelos profissionais de telemedicina.
Uma das mais tradicionais é a cardiologia, que estuda o músculo cardíaco e os principais vasos sanguíneos do organismo.
O registro da atividade elétrica do coração (eletrocardiograma), Monitorização Ambulatorial da Pressão Arterial (MAPA) e ressonância cardiovascular são alguns exames que contam com laudos online.
Radiologia, neurologia e pneumologia são outras especialidades que se beneficiam da telemedicina.
Exames de raio X simples, como para examinar fraturas, tomografia e densitometria óssea são alguns testes radiológicos laudados a distância.
Já em neurologia e pneumologia, respectivamente, eletroencefalograma (que capta a atividade elétrica cerebral) e espirometria (prova de função pulmonar) são exames que podem se valor do laudo à distância via telemedicina.
Telemedicina Morsch como parceira na gestão de clínicas médicas
Com o PEP e o telediagnóstico, as clínicas aproveitam para economizar e crescer.
Reduzir custos, aumentar a agilidade e até o portfólio de exames oferecidos são vantagens de contratar uma empresa de telemedicina.
Mas, antes de fechar negócio, vale pesquisar a reputação e outros benefícios para sua clínica ou consultório.
Com a Telemedicina Morsch, por exemplo, negócios pequenos e médios podem economizar também valores para a compra de equipamentos.
Isso é possível com o regime de comodato, modalidade na qual o cliente opta por um pacote de laudos a distância e recebe o direito de utilizar equipamentos digitais sem custos enquanto durar a parceria.
Desse modo, além de economizar com a aquisição de equipamentos caros, sua clínica utiliza aparelhos modernos.
A Morsch também oferece treinamento com boas práticas na realização dos exames, disponível na plataforma de telemedicina 24 horas por dia.
Neste artigo, reuni desafios, dicas e soluções para a gestão de clínicas médicas.
Uma delas é apostar em tecnologias como a telemedicina, que permite maiores ganhos, mesmo em unidades de saúde pequenas.