Digitalizar documentos é o mesmo que escaneá-los? - Copsys
Artigos 21 de fevereiro de 2017 22 de abril de 2019
Escanear é apenas uma das formas de captura do documento/imagem/informação. O processo de digitalizar documentos envolve também as seguintes etapas:
Captura – scanner, mobile, desktop
Processamento e Classificação – Hardware/Software
Distribuição – Gestão eletrônica de documentos (GED)
Por que é importante digitalizar documentos em uma empresa?
Vamos calcular as possibilidades do quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos, notas fiscais, processos, documentos de diversos setores (administrativo, financeiro, contábil, etc.).
Recentemente, o IDC divulgou que, nos Estados Unidos, as empresas criaram cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia e gastou-se em média quatro semanas por ano de um executivo, na procura de documentos.
E não é só isso! Entenda os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis:
Desperdício de tempo e dinheiro com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
Acúmulo de papel, que pode facilitar o surgimento de pragas como o bicho da seda e o cupim.
Uso desnecessário de espaço físico, que poderia ser aproveitado para alocar frentes de trabalho e ou dispositivos, computadores, servidores, etc.
Desperdício de papel com cópias de documentos impressos sem necessidade.
Dificuldade na pesquisa e catalogação.
Falta de segurança, extravio e perdas por erro humano.
Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.
Terceirize a digitalização e gestão de documentos
Nossa solução de digitalização de documentos, além de proporcionar o ganho de espaço físico, o crescimento da produtividade, o aumento na segurança e a redução no impacto ambiental (escritório paperless), facilita a abertura para outra solução essencial da Copsys, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
O GED da Copsys permite automatizar os processos documentais da sua empresa e departamentos, facilitando e agilizando a manipulação de documentos desde sua criação até o arquivamento, seja físico ou digital.
Busca inteligente de arquivos;
Automatização de processo documentais;
Edição simultânea de documentos;
Resultados relevantes;
Acesso móvel através de aplicativos;
Pastas inteligentes no Microsoft Outlook;
Digitalização de comprovantes e recibos;
Check In/Check Out durantes as edições;
Pré-visualização do documentos antes de abrir;
Gerenciamento de Permissões Automáticas;
Disponibilidade off-line;
Relatórios & Business Intelligence;
Compliance e QMS;
Log para auditoria;
Está esperando o que para saber mais sobre nossas soluções?
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Ficou interessado? Entre em contato com nossos profissionais para fazer um orçamento. Se preferir, solicite uma demonstração interativa da solução em tempo real e tire suas dúvidas através de uma videoconferência.
O importante é a impressora de qualidade! Parabéns pela postagem.
Obrigado Guilherme! Se tiver interesse por nosso serviço de digitalização, entre em contato com a gente: 11 4552-2390 🙂