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Brian Morais Gorjão
1 Panorama da área fiscal e tributária A área fiscal no Brasil recebe constantemente mudanças e atualizações ligadas aos processos de fiscalização, tributação, contribuição, regulamentação entre outros. Sendo assim, o profissional da área deve realizar periodicamente reciclagens e estar sempre atento nas mudanças e novas obrigações. Pensando nisso, com a intenção de contribuir e fornecer elementos ao mercado em questão, o Confeb (Conselho Fiscal Empresarial Brasileiro) em parceira com o Sped Brasil elaborou um estudo. A análise traçou um panorama revelando aspectos importantes para quem atua no setor. As informações foram coletadas por meio de uma pesquisa aplicada aos profissionais que estiveram presentes no 6º Fórum de Gestão Fiscal e Sped. Na pesquisa foram analisados assuntos como processos, tecnologia, obrigações e pessoas. Todas as questões elaboradas foram devidamente avaliadas por profissionais habilitados. Os itens deste estudo incluem: - O segmento e o porte das empresas que preencheram o questionário - O planejamento estratégico das empresas relacionado ao Projeto Sped - Como as empresas têm acompanhado as mudanças e tendências da legislação - Os processos de regras tributárias e se as empresas as possuem - O monitoramento da entrada nas obrigações fiscais - O tempo investido para realizar o atendimento fiscal - Os benefícios e incentivos disponibilizados pelo Fisco - O atendimento fiscal e as soluções - Geração das obrigações e a sua terceirização - O grau de satisfação na utilização do sistema fiscal - O percentual e a qualidade de atendimento das obrigações fiscais pelo sistema ERP - Utilização de planilhas eletrônicas para a entrega das obrigações(non-compliance with GRC-Governance, Risk and Compliance) - O tempo gasto para gerar as obrigações ( Paying Taxes) - Investimentos em sistemas de gestão para atender o Sped
2 - Armazenamento de arquivos e recibos fiscais - Avaliação do conhecimento dos profissionais que geram as obrigações da empresa - Dificuldades encontradas na contratação de profissionais da área - A formação predominante dos executivos - Numero de profissionais depois da adoção do projeto Sped - Quantidade de profissionais que integram a área - Os tipos de treinamento oferecidos pela empresa - As ações que evitam autuações - Processos de auditoria que garantam a qualidade e integridade fiscal - Cruzamento das informações com as demais obrigações acessórias - Fiscalização das empresas
3 O Projeto Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) revolucionou a oficialização dos arquivos digitais da escrituração fiscal e contábil no Brasil. A forma específica e padronizada já faz parte do planejamento estratégico de 89% das companhias que responderam as questões, apenas 8% dos profissionais afirmaram não trabalhar com a solução. Quase metade das empresas ouvidas na pesquisa é de grande porte e 56% são de companhias ligadas ao segmento de indústrias. As facilidades e benefícios disponibilizados após a adoção da solução tecnológica explicam os números. Dentre as simplificações podemos citar a redução de custos, agilidade, qualidade no acesso às informações, dificuldades em sonegação entre outras. Com as constantes mudanças os profissionais enxergam a necessidade de manterem-se atualizados por meio de diversas fontes e veículos de comunicação. Sendo assim, de acordo com a análise, os informativos eletrônicos são os mais usados pelos profissionais no acompanhamento das atualizações e tendências na legislação. Segundo os dados levantados 88% das respostas estão direcionadas a estes itens, 82% aos sites e 52% aos grupos de discussão. A tecnologia tem contribuído neste sentido, já que apenas das respostas está direcionado a eventos elaborados presencialmente. Processos de Regras Tributárias No estudo também foram analisadas as empresas que dispõe de processos de regras tributárias tanto para a nota fiscal de entrada como de saída. Segundo os dados coletados, 84% dos entrevistados dispõem de processos para as notas fiscais de entrada e 90% para as notas fiscais de saída. O objetivo dos processos de regras tributárias é extinguir qualquer controvérsia entre Fisco e os Contribuintes por isso a maioria dos profissionais entrevistados dispõem da atividade. Além de que, o monitoramento da entrada nas obrigações fiscais é feita por 7 das empresas que responderam o questionário. Sendo que 46% realizam a ação manualmente e 25% automaticamente. Outro dado levantado na pesquisa mostra que maioria dos profissionais investe até 100 horas/mês na realização do atendimento fiscal (36%). Apenas investem mais de 1000 horas/mês. ( não sabemos se este gráfico vai continuar na pesquisa) Prazo de entrega e obrigações fiscais Apesar da complexidade em reunir e entregar as obrigações fiscais dentro do prazo, 87% das empresas não extrapolam a data de entrega. Já que se não fizerem estarão sujeitas a multas e penalizações. A geração destas obrigações fiscais em sua maioria é feita pela própria empresa, sem a utilização de serviços terceirizados. Isso porque se os elementos não estiverem de acordo ou não forem entregues no prazo a empresa sofrerá sanções. Apenas 22% terceirizam ou pretendem terceirizar o serviço. Com o objetivo de arrecadar recursos e verbas que possibilitem o custeamento das atividades do Estado em áreas como educação, saúde, segurança, moradia entre outras, o sistema fiscal foi instituído assegurando o
4 desenvolvimento do Estado. Apesar de sua extrema complexidade e burocracia, os profissionais da área estão satisfeitos com o sistema fiscal. O grau de satisfação coletado na pesquisa ficou entre médio e alto. Sendo que 44% optaram pelo médio e 28% pelo alto. Outro fato está ligado ao sistema utilizado no atendimento das obrigações fiscais. 59% dos executivos afirmaram que utilizam o sistema de gestão ERP para concluir entre 50% e 100% dos atendimentos destas obrigações. Centralizando as informações e regulando o andamento durante todos os processos desenvolvidos nas atividades empresariais, o sistema tem grande aceitação dos profissionais da área fiscal e contábil. Tempo gasto na elaboração das obrigações acessórias (Paying Taxes) No estudo verificou-se que o tempo gasto para gerar as obrigações fiscais ainda é considerado um problema a ser solucionado. 54% dos profissionais responderam que gastam muito tempo na geração destas obrigações, sendo que deste total, 4 trabalham para reduzi-lo, ou seja, quase metade dos executivos considera o tempo gasto alto. Sem dúvida, a complexidade e a burocracia para a coleta das informações e geração destas obrigações, já citados anteriormente na análise, são os principais motivos para o tempo investido na ação. Já os investimentos econômicos em sistemas de gestão para atender o Sped, podem ser considerados baixos. Apenas dos entrevistados afirmaram que seus investimentos somaram mais de 2 milhões de reais. A maioria investiu até 50 mil reais (28%). A análise mostrou que das empresas ouvidas na pesquisa, 85% afirmaram que armazenam todos os arquivos e recibos fiscais, outros 12% estão providenciando o processo. Além disso, foram avaliados os aspectos e os níveis dos profissionais que geram as obrigações nas empresas nos segmentos de leiaute, legislação e o sistema que gera as obrigações. De acordo com os líderes da área. O conhecimento destes profissionais em todos os aspectos citados foi considerado mediano. Sendo que leiaute obteve 60%, sistema que gera obrigações 66% e legislação 6. Talentos e contratações Com a intenção de traçar um breve panorama referente aos talentos e contratações da área fiscal, foram avaliadas as principais dificuldades na ação. De acordo com os entrevistados, a baixa qualificação dos candidatos e a falta de profissionais especializados no mercado são os principais obstáculos. Ainda de acordo com a pesquisa, ciências contábeis e contabilidade são as formações que estão mais presentes no setor. Aumento dos profissionais Além disso, de acordo com a análise quase metade das empresas (44%) afirmou que o número de profissionais na área aumentou depois da adoção do projeto Sped.
5 As equipes que compõem as áreas fiscais e tributárias dentro das empresas costumam ser reduzidas. A pesquisa ouviu em sua maioria companhias de grande porte, mesmo assim 60% dos líderes afirmaram que possuem até 10 profissionais atuando no setor. Apenas 6% informaram ter equipes médias e grandes (51 a 100 profissionais). Ainda analisando questões ligadas a gestão de pessoas, a análise mostrou que as companhias têm investido em treinamentos a fim de reciclar e acrescentar conhecimento na vida profissionais dos funcionários. Sendo que as formas mais adotadas são treinamentos internos e externos, com respectivamente 44% e 84%. Apenas 2% das empresas entrevistadas não costumam fornecer treinamentos. A necessidade de investimento nestas ações existe por conta das constantes atualizações. A revisão dos processos internos continua sendo a ação mais eficaz para evitar autuações. 75% dos profissionais afirmaram que executam a ação, apenas 13% não realizam nenhuma obra neste sentido. Os processos de auditoria para garantir a qualidade e integridade fiscal das empresas são realizados em sua maioria manualmente. Mais da metade dos profissionais da área contábil enxergam a necessidade de cruzar as informações com as demais obrigações. De acordo com os dados coletados, 63% afirmaram que realizam estes cruzamentos. Este cuidado auxilia o processo de compliance, porque identifica possíveis riscos ou exposições fiscais. Fiscalização Nos últimos cinco anos a maioria das empresas foi fiscalizada ou autuada principalmente nos tributos de ICMS/IPI, Manad e IN86. De acordo com as informações, a porcentagem de companhias representam respectivamente 77%, 63% e 63%. O índice indicado menos fiscalizado ou autuado foi o Nfe com 25%. Os benefícios disponibilizados pelo fisco são mais utilizados pelos profissionais que os incentivos fiscais. De acordo com a pesquisa, 65% dos entrevistados afirmaram que usufruem de benefícios enquanto apenas 4 utilizam os incentivos. Com relação ao tempo investido para gerar as obrigações, você? 13% 16% Investe pouco tempo, precisa melhorar Investe pouco tempo e esta dentro do esperado Considera o tempo investido aceitável 4 Investe muito tempo, mas trabalha para reduzí-lo Investe muito tempo, e não pretende gerar mudanças Investe muito tempo e acredita que vai aumentar
6 Qual é o segmento da sua empresa? 4 56% Serviços Comércio Indústrias 26% Qual o porte da sua empresa? 6% 13% Maior que 300 milhões 17% 47% Entre R$ 90 milhões e R$300 milhões Entre R$16 milhões e R$ 90 milhões Entre R$ 2,4 milhões e R$ 16 milhões Até R$ 2,4 milhões 17%
7 O projeto Sped faz parte do planejamento estratégico da sua empresa? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 0% 89% 3% 8% Implantaremos nos próximos anos Como você acompanha as mudanças na legislação e suas tendências? 100% 90% 80% 88% 82% 70% 60% 50% 40% 39% 52% 30% 2 0% Informativos impressos Informativos eletrônicos Sites Grupos de discussão Outros Eventos Sua empresa dispõe de um processo de regras tributárias para: 17% 9% 84% Dispõe de Nota Fiscal Entrada Dispõe de Nota Fiscal Saída dispõe de Nota Fiscal Entrada dispõe de Nota Fiscal Saída 90%
8 Você munitora a entrada nas obrigadações fiscais (painel de controle)? 13% 19% 46%, manualmente, automaticamente Nem sempre 25% Quanto tempo sua empresa investe para realizar o atendimento fiscal? Até 100 horas/mês 7% 36% 100 a 200 horas/mês 200 a 500 horas/mês 500 a 1000 horas/mês Mais de 1000 horas/mês 18% Entrega suas obrigações fiscais no prazo? 12% Nem sempre 87%
9 A geração destas obrigações é terceirizada? 17% 5% Temos projeto de terceirização 78% Qual o grau de satisfação na utilização do sistema fiscal? 50% 45% 40% 35% 30% 25% 15% 5% 0% 44% 28% 23% 6% Baixo Médio Alto Altíssimo Qual percentual de atendimento das obrigações fiscais pelo sistema ERP? 40% 35% 30% 25% 15% 5% 0% 36% 24% 23% 18% De 0% a 25% De 25% a 50% De 50% a 75% De 75% a 100%
10 Com relação ao tempo investido para gerar as obrigações, você? 13% 16% Investe pouco tempo, precisa melhorar Investe pouco tempo e esta dentro do esperado Considera o tempo investido aceitável 4 Investe muito tempo, mas trabalha para reduzí-lo Investe muito tempo, e não pretende gerar mudanças Investe muito tempo e acredita que vai aumentar Quanto foi investido em sistemas de gestão para atender o Sped? Até R$ 50 mil 12% 13% 4% 28% 1 De R$51 a R$ 100 mil De R$ 101 a R$ 300 mil De R$ 301 a 500 mil De R$ 501 a R$ 1 milhão De R$ 1 milhão a R$ 2 milhões 22% Acima de 2 milhões Armazena os arquivos e recibos fiscais? 3% 12% Estamos providenciando o processo 85% possuímos processo de armazenamento
11 Lay Out 22% 17% Baixo Médio Alto 60% O sistema que gera a obrigação 2 13% Baixo Médio Alto 66% Legislação 25% 13% Baixo Médio Alto 6
12 Qual a principal dificuldade encontrada nas contratações de profissionais para a área fiscal? Outras existem dificuldade 2% 2% Baixa qualificação dos candidatos 68% Falta de profissionais 47% Altos salários 6% 0% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Qual a formação predominante dos executivos contratados em sua empresa na área fiscal? 60% 50% 40% 30% 53% 53% 0% 14% 18% Contabilidade Direito Administração Ciências Contábeis Engenharia Civil Tecnologia da Informação 2% 8% Outras Depois da adoção do projeto Sped, o número de profissionais: Permanece o mesmo 49% Diminuiu 8% Aumentou 44% 0% 30% 40% 50% 60% Quantos profissionais integram a sua área? 70% 60% 50% 40% 30% 0% 60% 32% 6% 1 a a a a 150 Acima de 151 profissionais sei
13 Quais são as formas de treinamentos usadas pela sua empresa? 2% 44% Treinamentos internos Consultorias 84% Treinamentos externos 46% fornecem treinamentos Quais ações a sua empresa tomou para evitar autuações? 13% 22% Auditoria no legado não fiscalizado 16% Contratação de auditoria digital Revisão de processos internos 75% Nenhuma Existe processo de auditoria para garantir a qualidade e integridade fiscal? 25% Automática Manual possuímos auditorias 55%
14 Cruza as informações com as demais obrigações? 37% 63% Manad 37% 63% sei IN86 37% sei 63%
15 Pis/Cofins 43% 56% sei ICMS/IPI 22% sei 77% Nfe 25% sei 74%
16 Outras 4 58% sei Utiliza benefícios disponibilizados pelo Fisco? Quais? 35% 65% Utiliza incentivos disponibilizados pelo Fisco? 4 59%
17 Centraliza o atendimento fiscal em uma única solução? 4 59% Utiliza planilha eletrônica para entrega de alguma obrigação? 44% 56%