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Diversos - Dicas - Sugestões para gerar um documento de qualidade
Com vistas às dificuldades que os servidores da UFSM têm em trabalhar com a padronização dos documentos, procurou-se destacar alguns itens considerados essenciais, em caso de serem encontrados esses mesmos obstáculos pelos servidores técnico-administrativos dessa Unidade/Subunidade.
Para que essa padronização aconteça, relacionaremos algumas dicas escritas de forma simples, objetivando-se a sua compreensão:
Configuração de página: todos os documentos oficiais enviados no disquete, como ofício, ofício-circular, atestado, fax, memorando e memorando-circular, possuem a seguinte configuração:
ORIENTAÇÕES PARA SE GARANTIR A PADRONIZAÇÃO
O timbre utilizado na identidade visual é composto pelo brasão (na proporção orientada pelo Laboratório de Design Gráfico/Curso de Desenho Industrial/CAL) e pela identificação do Ministério da Educação, Universidade Federal de Santa Maria, Unidade e/ou Subunidade (todas na fonte Zapf Humnst BT, em minúsculas, tamanho 10 – até 5 linhas –, tamanho 9 – acima de 5 linhas –, sendo que o nome do setor que emite a correspondência deve aparecer em negrito alinhado ao último "a" do brasão.
Se o corpo do texto for escrito em espaço simples, nas fontes Arial 12, Arial Narrow 13 ou Times New Roman 14, cada Enter equivalerá a 0,5cm.
Teremos, portanto, a seguinte equivalência:
– 1cm = 2 Enter;
– 2cm = 4 Enter;
– 2,5cm = 5 Enter;
– 4cm = 8 Enter.
Colar = CTRL + V
Impossível desfazer = CTRL + Z
Ir para = CTRL + Y
Limpar = DEL
Recortar = CTRL + X
Selecionar tudo = CTRL + T
Substituir = CTRL + U
Travessão = CTRL + "-"
Localizar = CTRL = L
Observação: a ata possui essa mesma configuração na margem direita e inferior. Quanto à margem esquerda, deixa-se preferencialmente mais 1,5cm para efeitos de encadernação, se for o caso, passando assim para 4cm. A margem superior é configurada em 5cm.
Os demais documentos, como certificado, cartão, procuração e requerimento, possuem sua configuração diferenciada que segue:
– margem superior: 3,5cm;
– margem inferior: 3cm;
– margem esquerda: 3cm;
– margem direita: 3cm
– Procuração e Requerimento:
– margem superior: 5,5cm;
– margem inferior: 1,5cm;
– margem esquerda: 2,5cm;
– margem direita: 1,5cm.
– margem superior: 0,7cm;
– margem inferior: 1cm;
– margem esquerda: 2cm;
Observação: a folha do documento para esta configuração é A4.
– Translineação: quando o hífen de uma palavra composta (ex.: dia-a-dia, vice-reitor, Pró--Reitoria) coincidir com a translineação, esse hífen deve ser repetido na linha seguinte e, para isso, digita-se dois hífens, clica-se entre eles e vai-se pressionando a tecla-espaço até que o segundo hífen passe para a outra linha.
– Travessão: é construído por meio das teclas CTRL + "-" (do teclado numérico).
– Titulação: nos casos de assinatura, dos documentos em geral, na primeira linha vai somente o nome do representante (sem titulação) e, na segunda, vai seu cargo, sem precisar citar a identificação do órgão emitente uma vez que já aparece no cabeçalho bem com sem linha para assinatura conforme modelos.
– Ordinal: o ordinal (o) é gerado digitando-se a letra "o", selecionando-a e clicando em sublinhado (S) e sobrescrito (x2) da Barra de formatação, isto, é da tela do Word. Após, desmarca-se clicando ao lado e em sobrescrito e sublinhado novamente para sair desse comando.
Caso o "S" e o "x2" não estejam aparecendo na tela bem como outros ícones, clique em Exibir, Barra de ferramentas, Formatação. Se os ícones desejados ainda não aparecerem, clique em Exibir, Barra de Ferramentas, Personalizar, Comandos, Categorias, Formatar, aí, é só clicar nos ícones e arrastá-los, um a um, até a Barra de Formatação, ou seja, a tela.
– Fonte: a fonte utilizada na padronização do timbre, no âmbito da UFSM, nos documentos oficiais conforme modelos divulgados, deverá ser Zapf Humnst BT conforme referido no quadro acima.
Observação: Somente o texto do cartão é diferenciado, no qual a Fonte é Arial Narrow tamanho 10, possibilitando maior extensão de texto por ser uma letra condensada.
– Acesso ao cabeçalho: deve-se clicar em Exibir, Cabeçalho e Rodapé ou simplesmente dar dois cliques seguidos sobre o cabeçalho.
– Alinhamento do setor ao brasão no cabeçalho: segundo a padronização dos documentos da UFSM, o nome do setor deve estar em negrito, e alinhado ao último "a" de Maria.
– Limites da caixa de texto do cabeçalho: ao clicar-se em Cabeçalho e Rodapé, aparecerá, na tela, uma caixa de texto, a qual deverá estar alinhada em cima dos dizeres que formam o brasão, como aparece nos exemplos do disquete.
– Subdivisões da Instituição: quando o timbre de identificação de cada setor tiver que ser alterado por acréscimo ou exclusão de linhas, deve-se ter o cuidado de somente a última linha permanecer em negrito, já que esta identifica o setor que emite a correspondência, e alinhado conforme orientação acima.
– Nova página: quando os documentos tiverem duas ou mais páginas, o cabeçalho das demais páginas deverá aparecer sem o brasão. Para facilitar esse processo, os documentos foram gerados nesse sistema que pode ser conferido nos disquetes, clicando-se no final da primeira página e dando Enter até o seu surgimento.
– Numeração dos documentos: é importante verificar se a identificação (número e data) gerada na segunda página do documento coincide com a da primeira, acessando-se Cabeçalho e Rodapé.
– Preservação de modelos: com fins de se evitar problemas com os modelos dos disquetes, aconselha-se que se salvem estes no Winchester do computador, ou seja, no C, para que aí sejam gerados os futuros documentos preservando, dessa forma, os disquetes-modelo inalterados.
– Criação de documentos Salvando Como: como se pode criar um documento baseado nos exemplos do disquete, necessita-se somente selecionar com o mouse o texto, digitar em cima e acessar Arquivo, Salvar como (com o nome que se desejar) e Fechar. Assim, não se excluirá o modelo do disquete e o texto terá a forma desse modelo.
– Cuidados ao selecionar o texto: deve-se ter o cuidado de selecionar o texto e somente ele, sem a data, o número do documento, o fecho e a assinatura, para que não se perca a estrutura desse documento. Para se colocar o número do ofício, por exemplo, clica-se próximo a este, é só apagar e digitar o número certo. Outra maneira de se selecionar um texto, sem ser com o mouse, faz-se por meio da junção das teclas Shift e flechas.
– Cuidados ao imprimir: ao se imprimir qualquer documento, deve-se verificar se a configuração da impressora é a mesma do documento gerado, no caso da redação oficial – A4, acessando se às Propriedades da impressora.
– Impressão do brasão preto-e-branco: há, no caso dos documentos gerados com o brasão colorido, como se imprimir o brasão preto-e-branco nos documentos como memorando, memorando-circular, fax e ofício-circular, acessando-se às Propriedades da impressora e clicando-se no item relativo à impressão de tipo preto-e-branco.
– Compactando e descompactando arquivos: quando um arquivo não "couber" no disquete ou não puder ser enviado por e-mail, deve-se compactá-lo. Para tanto, o arquivo deverá ter sido salvo na Área de Trabalho/Desktop (tela do computador), por meio do Salvar Como. Ao encontrar-se na tela do computador, deve-se clicar sobre o arquivo que se deseja compactar com o botão direito do mouse.
Então, clique em Add to nome do arquivo zip e o seu arquivo estará compactado. Para descompactá-lo, clique duas vezes nele para abri-lo, direcione para onde quer salvar por meio do Extract to, clique em Extract, e Extract.