Foco Ágil - 3 erros clássicos da produtividade
3 erros clássicos da produtividade
Herbert Parente - 15/04/2021
Ter produtividade ou ser produtivo é atualmente um desejo de muitas pessoas, assim como uma qualidade muito almejada pelas empresas.
Uma pessoa, equipe ou empresa de alta produtividade produz mais em menos tempo ou executa suas tarefas com mais eficácia e eficiência. Contudo, a busca pela tão desejada produtividade tem levado pessoas ou empresas a cometerem erros clássicos e a uma falsa hiper-produtividade.
Assim, neste artigo (texto ou vídeo) relatamos os 3 grandes erros clássicos que pessoas e equipes cometem ao buscar serem mais produtivas.
ERRO 1 - EXECUTAR TAREFAS AO MESMO TEMPO É SER PRODUTIVO
Todos nós temos diversas atividades a fazer por dia, semana, mês e até para ano todo. São tarefas de casa como lavar louça, cuidar da casa, filhos, cachorro, carro, tarefas do trabalho, de estudos e inúmeras outras atividades que atormentam nosso cotidiano. Somos bombardeados diariamente com muito mais atividades a fazer do que temos a capacidade de concluí-las, é aí que surge COMO FALSA SOLUÇÃO o primeiro grande erro clássico que é FAZER VÁRIAS COISAS AO MESMO TEMPO É SER MAIS PRODUTIVO.
Fazer duas ou três coisas ao mesmo tempo não é ser mais produtivo. Quando uma pessoa ou equipe resolve assumir e executar várias coisas ao mesmo tempo, há o que chamamos de paralelismo e "troca de contexto" que ambos prejudicam e muito sua produtividade.
Imaginemos que você tenha que fazer um relatório para o trabalho e também contratar um encanador para um conserto na sua casa e decide, para agilizar, fazer os dois ao mesmo tempo, isso além de responder às mensagens de WhatsApp a cada 10 minutos como de hábito.
Enquanto você escreve o relatório, você abre uma tela nova do computador e pesquisa opções de encanador na sua região. Na primeira referência você liga para ver o preço e data. Pronto, neste momento sua atenção foi para o telefone sobre valor, preço e data que possivelmente o encanador irá a sua casa. Quando você desligar o telefone terá que "voltar ao contexto do relatório". Essa simples troca de contexto executamos diversas vezes sem notar e essas diversas trocas nos fazem perder muito tempo que não notamos e, às vezes, chegamos no fim de um dia esgotados de cansados, mas com 1 ou 2 atividades por terminar e não sabemos o porquê. Isso acontece porque sempre que você foca sua atenção em outra nova atividade, esta pode consumir mais tempo que o desejado e assim a atividade anterior, que ficou inacabada, poderá não ser retomada ficando pendente o restante do dia gerando acúmulo e estresse.
Não estamos dizendo aqui que você não possa parar em hipótese nenhuma o que está fazendo ou que suas atividades devam ser sempre uma por vez, mas que você deve evitar ao máximo executar tarefas EM PARALELO. Paralelismo e troca de contexto matam sua produtividade.
Executar uma tarefa por vez faz com que você TENHA FOCO e qualidade no que está fazendo, e quando trabalhamos com foco e qualidade a possibilidade de erro diminui, assim provavelmente não precisaremos "refazer" o trabalho, gerando consequentemente produtividade.
ESTA É A MÁGICA, fazer algo apenas uma vez porque você fez certo, com foco e qualidade e no menor tempo possível porque você não perdeu tempo com coisas paralelas. Uma das características de uma pessoa produtiva é evitar ao máximo o retrabalho e o tempo perdido.
ERRO 2 - SER PRODUTIVO É CONSEGUIR FAZER TUDO
Vimos que ser uma pessoa produtiva não é quem consegue fazer 3 ou 4 coisas ao mesmo tempo ok? E sim quem faz suas atividades sem perder tempo com atividades paralelas e sem retrabalho porque quando o fez, fez com foco e qualidade. Mas todos nós, como falei anteriormente, temos muito mais coisas a fazer do que conseguimos finalizar e aí que vem a dúvida: Uma pessoa produtiva é aquela que consegue fazer tudo ok? ERRADO!!!
Ser produtivo não é se matar de trabalhar e ao fim do dia ficar feliz proque conseguiu fazer tudo que tinha acumulado. Você pode até ficar feliz em um dia assim, mas com o tempo é insustentável essa sobrecarga.
Ser produtivo é fazer AS PRINCIPAIS TAREFAS QUE TRAZEM MAIOR RETORNO.
Agora vamos lhe falar uma verdade que é: sempre você ou sua equipe terá mais coisas a fazer do que consegue, SEMPRE!!!. Achar que você irá zerar toda sua lista de pendências, tarefas, desejos é ilusório e altamente desgastante. ACEITE que você SEMPRE TERÁ ALGO para fazer. A mágica aqui é saber ESCOLHER EXATAMENTE o que irá fazer no dia, semana ou mês ao ponto que as que ficarem pendentes não irão atrapalhar suas metas. Ou seja, saber priorizar as tarefas de maior retorno é a chave para a produtividade.
Existem diversas formas de priorização, técnicas e ferramentas o que gerará um outro post somente sobre esse assunto, aguardem. Por enquanto entenda que ser produtivo não é fazer tudo que tinha para fazer e sim as prioridades que trazem mais retorno aos seus planos.
ERRO 3 - AS PESSOAS ALTAMENTE PRODUTIVAS SÃO 100% OCUPADAS
Sempre escutei um ditado que falava "Quer que algo seja feito, dê para alguém ocupado". Escutei esse ditado por anos de minha vida e principalmente no trabalho como um incentivo ou como algo que eu devesse seguir se quisesse ser alguém produtivo. Era tipo, o fulano é muito ocupado porque tem mil coisas a fazer e faz, logo ele é bem produtivo. Mas essa ideia é EQUIVOCADA.
Todas as pessoas que conheço que são altamente produtivas NENHUMA delas estão ocupadas 24 horas por dias com inúmeras atividades ao mesmo tempo. Muito pelo contrário, todas as pessoas que são altamente produtivas possuem TEMPO LIVRE dentro de sua agenda diária ou semanal. E é justamente desse tempo "livre" que as pessoas altamente produtivas param para pensar, achar novas soluções, resolver problemas fortuitos, estudar e ter ideias de como melhorar seu dia-a-dia.
A maior armadilha aqui é a pessoa ou equipe que, por exemplo, tem 10 horas de por dia e ao elaborar sua agenda de tarefas ocupa todas as horas sem deixar nenhum espaço sequer. Encher 100% sua agenda com tarefas obrigatórias é um risco altíssimo.
Imagine sua agenda e suas atividades como o trânsito. Imagine que uma avenida de 4 vias é sua agenda e os carros são suas tarefas. Se todas as 4 vias estiverem ocupadas de carros fluindo você tem a impressão que está sendo produtivo, afinal, todas as vias estão sendo usadas, não é? Agora imagine que alguém bateu o carro em uma das vias. O que acontece agora? Lembre-se que todas as 4 vias estavam cheias de carros. O que acontece com a batida de carros em uma das vias? CAOS. Praticamente tudo para porque os carros vão querer mudar de faixa, mas as faixas estão cheias e assim gera-se o engarrafamento. É justamente isso que acontece com seu dia-a-dia quando você o ocupa 100% do tempo. Você planeja tudo certo, mas acontece algo inusitado como "meu filho tem um problema na escola, mas não tenho tempo" e tudo vira um caos sem saída.
Agora imagine a mesma avenida de 4 vias, mas 1 está sempre livre. Não é permitido trafegar carro nela, exceto em caso de acidente. É uma via de emergência. Aconteceu uma batida na avenida e agora? Caos, o trânsito parou? Não, justamente porque havia uma saída, uma solução, uma alternativa que era a via de emergência. E assim deve ser sua vida produtiva. Se você tem tempo dentro de sua agenda você TERÁ ALTERNATIVAS tanto para emergências, demandas não planejadas, acidentes e se nada de inusitado acontecer você terá o que nunca teve: TEMPO. Tempo para pensar em novas ideias, para ler, descansar ou pensar em novas soluções que melhoram seu dia-a-dia.
É impressionante como as pessoas reclamam que não tem tempo para fazer algo diferente da rotina e acredito. Mas quando falo que devem ter um tempo livre na agenda para essas emergências aí falam imediatamente " - Mas se nada acontecer vou ficar sem fazer nada?". Minha resposta é "se nada acontecer, agora você terá o que nunca teve, tempo, aproveite-o bem".
E aí vem a mágica. Se você não perde tempo quando aparece uma tarefa emergencial, inusitada ou não planejada que surgiu do nada, ou seja, mesmo diante de uma demanda totalmente inesperada você mantém seu cronograma de tarefas então você é extremamente produtivo. E para isso você não deve alocar 100% do seu planejamento diário, semanal ou mensal com tarefas obrigatórias, separe sempre um tempo extra. E acredite, esse tempo irá lhe SALVAR de muita enrrascada ou será nesse tempo que você terá as melhores ideia PARA VOCÊ MESMO. Se quando aparece uma tarefa emergencial inesperada ela mata todo seu planejamento, reveja seus conceitos. E sabemos que sempre aparece algo inusitado.