Irkoflow: veja como facilitar processos burocráticos de documentos - Blog da IRKO
Posted by IRKO in 26 de July de 2019 | Updated 13 de March de 2020
Em um tempo em que estamos buscando cada vez mais praticidade, a tecnologia pode ser uma grande aliada, diminuindo o tempo com telefone, e-mail, gastos com papel, motoboy, triagem, protocolo etc. Pensando no futuro, foi desenvolvido o Irkoflow, um sistema totalmente personalizável.
Pesquisas de 2017 apontaram que as empresas no Brasil gastam em média quase 2 mil horas e 1,5% do seu faturamento por ano para superar as burocracias do país, sendo considerado um dos lugares que se perde mais tempo para lidar com trâmites legais.
Por isso, preparamos esse material para apresentar os benefícios de contar com essa ferramenta da IRKO, que é capaz de atender todas as empresas mesmo as não filiadas. Boa leitura!
O que é Irkoflow?
O Irkoflow é um sistema desenvolvido em nuvem que ajuda na circulação de documentos fiscais ou qualquer outro tipo. Tem como objetivo facilitar a rotina do usuário, gerando relatórios, gráficos de apontamento, flexibilidade etc.
Não é somente um SharePoint em nuvem, mas também uma ferramenta totalmente customizável. Principalmente para empresas de grande porte, que ainda trabalham com todos ou grande parte dos documentos em planilhas com aprovação de despesas diversas, que precisam de um carimbo e assinatura física para ter validade.
Em resumo, a sua função é automatizar todo o controle, por meio de um aplicativo customizado pelo contratante, que vai permitir moldar-se a ponto de gerar relatórios analíticos com filtros personalizados em outros idiomas. Perfeito para atender as operações de qualquer negócio!
Como é o funcionamento prático?
Imagine uma empresa que possui várias lojas espalhadas pelo Brasil, com um gerente de operação por região e que usa o sistema Irkoflow. Quando alguma unidade decide promover uma ação usando um banner, basta executar a despesa, subir o documento fiscal dentro do aplicativo e classificá-lo como "marketing", por exemplo.
Esses dados chegam até o gerente de operações da região específica, que vai aprovar ou não a aquisição que foi feita e notificar a sede da companhia. A quantidade de legitimações necessárias são estabelecidas em cada empresa e de acordo com a sua política interna, já que ele permite configurar qualquer autoridade de aprovação.
Também é permitido enviar o documento via e-mail para um usuário com a segurança que ele chegará de forma correta, sem correr o risco de ser alterado. Isso reduz os erros e dá agilidade no envio de informação, facilitando a organização dos processos e a saúde financeira do seu negócio.
Toda a movimentação do arquivo é monitorada e pode ser acessada pelos usuários responsáveis. Ou seja, quem inseriu, qual foi o horário, quais os responsáveis por aprovar ou não. Além de oferecer um chat dentro de cada processo onde o cliente pode tirar dúvidas sobre o documento.
Todo histórico fica gravado na nuvem, o que facilita o acesso e pesquisa para os responsáveis, eliminando a grande quantidade de papel que as empresas usam no dia a dia. E, caso não queira mais usar o aplicativo, basta solicitar o backup da sua carteira e todas as documentações salvas são entregues.
Além da economia de papel, praticidade, rapidez, organização de processos internos, melhora no planejamento financeiro e um visual friendly user, ele pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, seja tablet, computador ou smartphone. Graças à possibilidade de trabalhar com relatórios em português, inglês e espanhol, a rotina dos clientes que tem uma terceira alçada de aprovação fora do país também é simplificada.
Como são vários empreendimentos atendidos e com políticas internas diferentes, é preciso fazer um mapeamento completo antes de definir o que será incluído na ferramenta. Então, um colaborador da IRKO vai até a empresa e mapeia detalhadamente os seus processos. Após os testes, é oferecido um treinamento personalizado para o cliente.
Uma vez que todos os documentos estão em uma base, devidamente classificados com as informações que são relevantes para o seu processo, é gerado um relatório gerencial que pode ser filtrado por diversos parâmetros. Seja por fornecedor, centro de custo, solicitante, filial, valor etc. Relatórios que também podem ser customizados de acordo com a necessidade do cliente e emitido em outros idiomas.
O sistema trabalha com um domínio que tem o valor de todas as moedas do mundo. Por exemplo, um funcionário brasileiro faz uma viagem para a sede internacional da empresa que fica na Suécia.
Podemos criar para esse cliente uma prestação de contas dentro do próprio fluxo, em que o funcionário lança o valor que gastou por dia, faz o upload do comprovante, coloca a taxa de câmbio e o valor é convertido. Então, ao chegar no Brasil, o IOF é calculado e gera um valor para o setor financeiro fazer o reembolso das despesas.
Dentro desse módulo, o cliente pode planejar o budget por setor, centro de custo ou fornecedor e registrar no sistema. Ele também pode ser feito automaticamente de acordo com a necessidade da empresa. A cada documento fiscal ou despesa inserida na ferramenta, o usuário pode controlar o seu saldo de orçamento. E caso esse saldo acabe, ele é notificado e tem a possibilidade de fazer o remanejamento de verba e colocar um limitador seja para mais ou para menos.
Por que ter a IRKO como parceira?
A IRKO é especializada em prestar serviços contábeis a mais de 60 anos e que trabalha como parceira dos seus clientes. Para resolver os problemas de fluxo de processo, ela desenvolveu sua própria ferramenta, com o apoio de uma fábrica de softwares, capaz de atender empresas de qualquer tamanho e segmento. Um projeto que nasceu dentro da companhia, idealizado por um colaborador.
Se o gerenciamento for utilizado de forma estruturada, todos os níveis da empresa tendem a conquistar os objetivos estratégicos, melhorando o relacionamento com os clientes e funcionários, além de conseguir atuar com um processo diferenciado, atualizado e que permite tornar o seu negócio mais competitivo.
Gostou e quer conhecer um pouco mais sobre o Irkoflow? Entre em contato conosco e converse com nossos especialistas sobre a ferramenta que pode transformar a sua empresa.