1. DEVOLUÇÃO DEFINITIVA DE CARTA PRECATÓRIA POR E-MAIL
As cartas precatórias serão devolvidas ao Juízo Deprecante, no âmbito de outras unidades da Federação ou outras Justiças, por meio da utilização do correio eletrônico, conforme previsto no §2º do art. 148 do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça.
Após o cumprimento da carta precatória, o servidor deverá imprimir um ofício-senha, em arquivo PDF
Art. 358, do CNCGJ (…)
§ 2º As peças processuais transmitidas devem ser, obrigatoriamente, legíveis e no formato PDF, visando garantir o princípio da autenticidade.
, e encaminhar ao Juízo Deprecante pelo e-mail institucional do cartório (xxxx@tjms.jus.br). Não se recomenda a utilização do e-mail institucional do servidor para realização desse procedimento, tampouco o seu pessoal.
O art. 364 do CNCGJ/2020 assim dispõe:
Art. 364 - As cartas precatórias uma vez distribuídas, ainda que não cumpridas, serão devolvidas por meio eletrônico, devendo os autos digitais serem arquivados no próprio juízo deprecado.
§1º. Quando se tratar de carta precatória oriunda de uma das comarcas do estado de Mato Grosso do Sul, a devolução dar-se-á por meio de sistema informatizado, contendo apenas cópia da precatória recebida, os documentos que comprovem os atos praticados no juízo deprecado, e, em anexo, eventuais mídias produzidas em audiência.
§2º. Quando se tratar de carta precatória oriunda de outro tribunal, a devolução dar-se-á por correspondência eletrônica (e-mail), informando que as peças e as mídias produzidas em audiência deverão ser extraídas pelo próprio juízo deprecante, sendo necessárias, para tanto, as seguintes providências cartorárias:
I - a expedição de ofício institucional, selecionando como parte o juízo deprecante previamente cadastrado no sistema informatizado, que deverá conter a senha para acesso aos autos e o link do manual explicativo para as providências junto ao Portal Eletrônico de Serviços do Tribunal de Justiça do estado de Mato Grosso do Sul;
II - a impressão do ofício no formato PDF, que seguirá anexo ao e-mail elaborado com redação padronizada pela Corregedoria;
III - a juntada aos autos da comprovação de envio do e-mail; e,
IV - o arquivamento da carta precatória.
§3º. No caso do parágrafo anterior, se após esgotadas as diligências não for possível a obtenção do endereço eletrônico da comarca de origem, o juízo deprecado devolverá a missiva por malote digital ou, subsidiariamente, via postal com Aviso de Recebimento - AR, expedindo-se apenas o ofício de que trata o inciso I.
§4º. Aplica-se às cartas de ordem, no que couber, o disposto neste artigo.
Desse modo, são necessárias algumas providências e um certo cuidado na elaboração do e-mail que encaminhará o ofício-senha ao juízo deprecante, conforme a seguir.
2. PROCEDIMENTO NO SAJ-PG
2.1. Verificação do cadastro do Juízo Deprecante
Primeiramente, é importante que o servidor verifique se o Juízo Deprecante está cadastrado como Terceiro no processo, com o Tipo de participação específico Juízo Deprecante (cód. 529). Para tanto, basta analisar as Partes e Representantes cadastrados, pois tal cadastro deve ser realizado pelo cartório distribuidor no ato da distribuição da deprecata.
É possível realizar a verificação das seguintes formas:
a) aba Dados do Processo
No fluxo de trabalho, selecionar o processo que se deseja consultar, apertar a tecla F12 do teclado ou clicar com o botão invertido do mouse sobre ele e, a seguir, em Visualizar autos.
Com o processo aberto, clicar na aba Dados do processo, para análise da sessão Partes e Representantes:
b) menu Cadastro
No SAJ-PG, acessar o menu Cadastro e, a seguir, o submenu Partes e Representantes. Na janela que se abrirá, informar o número da carta precatória (1) para visualizar as partes cadastradas (2):
c) menu Partes e Representantes
Caso esteja configurado para ser visualizado, é possível verificar as partes do cadastro no menu Partes e Representantes, direto na barra de tarefas do SAJ-PG. Neste caso, o acesso à tela mencionada no item anterior, é realizado de forma mais direta, bastando informar o número da carta precatória:
Caso o Juízo Deprecante não esteja cadastrado, o servidor precisará realizar o cadastramento.
Acessar o menu Cadastro, submenu Partes e Representantes e informar o número da carta precatória.
A seguir, clicar no botão Novo Terceiro (ALT+F3) (1), informar:
a) o Tipo de Participação (2): digitar o código 529 – Juízo Deprecante e clicar em Selecionar;
b) o Nome da Parte (3): informar o nome do Juízo Deprecante, apertar a tecla Tab e clicar em Selecionar, se já cadastrado;
Caso não esteja cadastrado, na tela que se abrirá, clicar em Novo;
A tela retornará ao início. Preencher o campo Nome da Parte (3), e o endereço completo da comarca: CEP, Município, Nome do Logradouro, Número e Bairro (4);
Para finalizar, clicar em Salvar (5).
O acesso para que o servidor realize a inserção dos dados necessários pode ser realizado pelos mesmos mecanismos utilizados para a consulta, conforme descritos nos itens b) menu Cadastro e c) menu Partes e Representantes.
d) Endereço eletrônico (e-mail)
Habitualmente, os endereços eletrônicos de outros Juízos já estão cadastrados no SAJ. Quando não constarem, é necessário inseri-los e, via de regra, aparecem no cabeçalho, no rodapé ou no corpo da carta precatória.
Se não constar na carta precatória o endereço eletrônico da comarca de origem, o Juízo Deprecado deverá diligenciar a sua obtenção junto ao sítio eletrônico do tribunal ao qual pertence o Juízo Deprecante e, em último caso, realizar diligências por telefone.
Obtido o endereço eletrônico, é preciso cadastrá-lo no sistema SAJ bastando, para tanto, acessar o menu Cadastro, submenu Processos, e na área Dados da precatória digitar o e-mail no campo adequado e salvar a operação:
Não sendo possível a obtenção do endereço eletrônico do Juízo Deprecante, o servidor deverá devolver a missiva pelos meios convencionais, quais sejam: Sistema Hermes (Malote Digital) ou Via Postal (com Aviso de Recebimento – AR), expedindo-se, apenas, ofício-senha (art. 148, § 3º do CNCGJ). Vide orientação Devolução de CP por Malote Digital (Sistema Hermes).
Num primeiro momento, será comum que o cartório tenha de realizar o cadastro do Juízo Deprecante no SAJ, por se tratar de procedimento novo. Contudo, os cartórios distribuidores precisam habituar-se a realizar a alimentação dos dados necessários o quanto antes, tendo em vista que o próprio CNCGJ, em seu art. 330 dispõe que a distribuição tem por finalidade, dentre outras, "o registro cronológico, metódico e ordenado de todos os feitos".
Estando cadastrado o Juízo Deprecante e todos os dados a ele relacionados, passa-se ao próximo passo (expedição do ofício-senha).
2.2. Expedição do ofício-senha
Estando o Juízo Deprecante e seu endereço eletrônico cadastrados no SAJ-PG, o servidor deverá expedir o ofício-senha para o encaminhamento necessário. Para tanto, foi criado o modelo institucional 504215 – PJMS – CGJ – Ofício-Senha para Devolução de Carta Precatória a outros Estados, na categoria 7 – Ofício, que deve ser utilizado sempre que for realizada a devolução das cartas precatórias a outros Estados ou Justiças:
Após a seleção do modelo adequado, o usuário deve informar o número da carta precatória. Abrir-se-á uma nova tela a qual, na aba Dados (1), deve ser selecionado o Agente (2) que assinará o documento (magistrado, chefe de cartório, etc). Para realizar a seleção, basta clicar sobre a lupa, digitar o primeiro nome da pessoa, clicar sobre o nome desejado e, a seguir, Selecionar (3).
Após, acessar a aba Pessoas (1), selecionar o Juízo Deprecante (2), clicar em Confirmar (3) e após, em Editar (4) para editar o documento:
No ofício-senha constam dados como o endereço eletrônico (1) para onde será encaminhado o documento, o número da deprecata (2) e do processo na origem (3), assim como a informação sobre o cumprimento do ato (4) deprecado (que deve ser adequada conforme a situação). Para nortear o Juízo Deprecante constam, ainda, dois links contendo a página onde deverá ocorrer a extração das peças e mídias (5) produzidas em audiência, bem como a orientação (6) que auxilia neste objetivo (vide orientação Roteiro para Extração de Peças e Mídias da Carta Precatória no e-SAJ):
Os campos a seguir são de preenchimento automático pelo sistema. Contudo, esta automatização só é possível se os dados da carta precatória estiverem devidamente preenchidos com as informações corretas e atualizadas:
Nome do Juízo Deprecante do Processo;
Comarca do Juízo Deprecante;
Endereço Completo do Juízo Deprecante do Processo;
E-mail do Juízo Deprecante;
Comarca do Processo;
Número de Origem no Juízo Deprecante;
Tipo/Nome Completo da Parte Ativa Principal;
Tipo/Nome Completo da Parte Passiva Principal;
Nome do Responsável pela Senha.
Dessa forma, reforça-se a necessidade de manter o cadastro no SAJ atualizado e o mais completo possível, para evitar retrabalho. Tal cuidado é necessário não somente com relação às cartas precatórias, mas em qualquer tipo de processo que tramitar na comarca.
Depois de finalizado e assinado, o servidor precisará imprimir o ofício-senha em PDF (momento em que aparecerá a senha gerada), para anexá-lo ao e-mail que será redigido, conforme orientações do item 3, que segue.
3. PROCEDIMENTOS NO "E-MAIL"
Sendo a CP devolvida por e-mail funcional, este deverá ser elaborado com certas formalidades, consoante disposto na Portaria nº 772/2015, da Presidência:
"Art. 3º Para o trâmite de informações corporativas não será permitida a utilização de e-mails particulares, criados em provedores gratuitos ou pagos, incluindo, mas não se limitando ao Hotmail, Gmail, BOL, MSN, ZIPMAIL, OUTLOOK, LIVEMAIL.
Art. 4º O serviço de correio eletrônico corporativo é exclusivo do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul, constituindo-se ferramenta de comunicação corporativa oficial a ser utilizada de forma ética e legal, ficando expressamente vedado o seu uso para fins particulares.
Parágrafo único. A linguagem a ser utilizada na redação das mensagens de e-mail corporativo do Poder Judiciário do Estado de Mato Grosso do Sul deverá obedecer a norma culta, levando-se sempre em consideração a discrição no tratamento pessoal, a ética e a boa conduta profissional, evitando linguagens pejorativas, coloquiais ou ofensivas.
Art. 20. As mensagens de correio eletrônico corporativas deverão incluir rodapé padronizado com uma assinatura funcional e informações de confidencialidade conforme Anexo B desta portaria.
Parágrafo único. O usuário poderá criar, de forma automatizada e dentro dos padrões exigidos por esta norma, assinatura de e-mail usando a ferramenta disponibilizada através do endereço https://www.tjms.jus.br/intranet/secretarias/scs/assinaturaEmail.php."
Para atender ao que consta na norma supramencionada, sugere-se a utilização do texto que segue:
Sugere-se copiar o texto do quadro abaixo e colar no corpo do e-mail para facilitar o encaminhamento (teclas de atalho CTRL+C e CTRL+V).
pelo presente, procedo à devolução da carta precatória nº xxxxxxx-xx-8.12.xxxx (Vosso nº xxxxxxx-xx-8.12.xxx), nos termos do §2º do art. 148 do Código de Normas da Corregedoria-Geral de Justiça. Segue anexo o Ofício nº xxx/xxx (xxxx), contendo a senha e demais dados essenciais à extração das peças necessárias, bem como das mídias eventualmente produzidas em audiência.
Após envio do e-mail, juntar nos autos a comprovação, que pode ser apenas da remessa realizada, não havendo necessidade de aguardar o recebimento. A comprovação do envio do e-mail será importada e liberada na pasta digital com a peça 266 – Extrato Correio Eletrônico:
Para finalizar, basta arquivar a carta precatória movendo os autos para a fila 8 – Processos Arquivados, selecionando a movimentação 50230 – Remetidos os autos à Comarca de Origem, que alterará a situação do processo para B – Baixado.
Muito embora não haja necessidade de aguardar o recebimento da carta precatória pelo juízo deprecante para arquivá-la, sugere-se que seja marcada a opção para confirmação de recebimento do e-mail.
As mensagens de confirmação recebidas podem ser inseridas no processo, sem a necessidade de desarquivamento, ou armazenadas em uma pasta a ser criada no correio eletrônico do cartório, para possibilitar futuras consultas, caso haja necessidade.