Fazer uma gestão financeira completa é um processo que requer análises detalhadas das receitas. Por isso, a cada fechamento de trimestre é indicado fazer uma análise minuciosa desse indicador e verificar como está seu desempenho.
Controlar a área comercial de sua agência é fundamental para prospecções alinhadas com seus objetivos
Embora as agências de publicidade sigam um fluxo de trabalho em comum, no qual um job caminha pelo atendimento, tráfego, equipe de criação, aprovação até chegar novamente ao cliente, cada uma possui suas particularidades e processos de trabalho. Mas, se tem uma característica que é frequente em boa parte delas é o funcionamento do departamento comercial da agência.
Sócios que, ao colocarem o sonho de abrir uma agência em prática, começam a prestar serviços para empresas conhecidas da família, enquanto isso essas mesmas empresas indicam outras e assim a carteira de clientes começa a ser formada.
Acontece que, ao passo que a agência cresce, surge também a necessidade de estruturar o departamento responsável pelas aquisição de clientes. Mas com o volume de trabalho crescendo exponencialmente, sócios e gestores permanecem atuando como comercial e abrindo espaço para o fantasma da imprevisibilidade financeira.
E não há outra forma de evitar essas situações se você não controlar a área comercial de sua agência. Mas como realizar esse controle e determinar processos bem definidos e fixados? É o que você confere neste artigo. Acompanhe!
Como mencionamos anteriormente, cada agência possui particularidades e métodos de prospecção diferentes. Vimos também que muitas sobrevivem basicamente de indicações e acabam deixando o comercial em segundo plano. É claro que esse modelo não é totalmente falho quando acompanhado de um processo comercial bem estruturado.
Em suma, contar somente com indicações é um perigo pois dessa forma a agência não terá previsibilidade financeira. Nesse sentido, adotar um processo de vendas definido garantirá uma previsibilidade dos recursos financeiros que entrarão na sua agência nos próximos meses. É importante lembrar que não há uma metodologia certa ou errada, o importante é que ela caiba na sua estratégia e otimize as prospecções.
Veja alguns exemplos de processos comerciais para agências.
Adotar o Inbound Marketing é um passo e tanto para agências que querem, antes de tudo, saber exatamente para quem está ''vendendo'' os seus serviços. Esse conceito gira em torno de uma persona e de uma funil de vendas responsável por levar esse cliente ideal para a última parada desse trem: a etapa de decisão de compra.
Mas não pense que é assim tão fácil, pois tudo vai depender da qualidade do conteúdo que você oferece, e claro, do entendimento da persona para a qual você quer vender suas soluções. Se o conteúdo apresentado se baseia exatamente nas dores ou dúvidas que essa persona possui, o caminho para transformá-la em lead é percorrido mais facilmente.
Por exemplo, se sua agência tem como especialidade a consultoria, nada mais justo do que abordar esse tema na hora de atrair visitantes para o blog. E lembre-se: o objetivo é que a persona avance para as próximas etapas do funil, nesse sentido é fundamental que você demonstre autoridade em cada uma das etapas: desde o topo, meio até chegar ao fundo do funil.
Ao final desse percurso, o time comercial entra em cena para entender como sua agência poderá ajudar, sempre tendo como principal objetivo educar esse potencial cliente e, se a conversa for produtiva, marcar uma próxima reunião.
Ao contrário do Inbound Marketing, no Outbound não há conteúdo para levar sua persona até a última etapa do funil, aqui, a iniciativa partirá da própria agência. Em tese, há uma lista com potenciais clientes os quais a equipe comercial entrará em contato para uma conversa.
A diferença é que as informações disponíveis sobre essas empresas são extremamente básicas se comparadas à metodologia Inbound, além disso, é quase impossível saber se tais empresas estão buscando o serviço que sua agência oferece, quais são suas dores e objetivos a curto e longo prazo.
Nesse caso, o ideal é filtrá-las levando em consideração o setor que estão inseridas, pois esse ponto é crucial para que sua equipe decida se é uma boa ideia entrar em contato no momento. Afinal, se sua agência é especializada em empreendimentos do ramo de alimentação, será que é uma boa ideia tentar uma conversa com empresas do setor de saúde?
Nesse momento, é preciso levantar questões como: Minha agência terá recursos para atender determinada empresa? Quais são as chances de prometermos algo e não termos aparato para cumprir?
Em tradução literal Inside Sales significa vendas internas, isto é, todo e qualquer tipo de venda feita remotamente, com o auxílio de ferramentas como o skype ou hangouts. Até aqui, tudo é muito parecido com o método que mencionamos logo acima — o Outbound. Mas acredite, eles são bem distintos e vamos explicar o motivo.
Na metodologia Inside Sales, o principal objetivo é evangelizar seus potenciais clientes de modo que o time de marketing e vendas estejam alinhados a fim de alcançarem um único propósito: vender, claro.
É aí que começa um estudo minucioso de persona para que suas necessidades e desejos sejam plenamente entendidos, sem o risco de atirar no escuro e entrar em contato com pessoas que não estejam tão alinhadas assim com o que sua agência pode oferecer.
Nesse sentido, sua equipe saberá exatamente para quem está falando e, principalmente, com quem está falando, já que muito provavelmente essa pessoa será a responsável por decidir se a sua solução é a melhor ou só mais uma agência. A seguir, veja outros pontos característicos do Inside Sales:
O consultor entende o mercado, leu notícias sobre ele e tem conhecimento para iniciar uma conversa produtiva;
Ele não é um vendedor, mas sim um consultor que quer entender as necessidades da empresa em questão;
Não sai de uma ligação sem definir os próximos passos (marcar uma reunião, por exemplo);
Sabe da importância do marketing no processo de entender o que o potencial cliente quer.
Fazer perguntas certas na hora certa, saber a hora exata de apresentar um serviço e escutar antes de falar são características que podem e devem fazer parte do perfil do time comercial de uma agência.
Mas, embora muitos até tenham o perfil de um vendedor nato, o treinamento precisa fazer parte de um controle maior desse setor, que envolve não só o aprimoramento de habilidades, mas principalmente a capacidade que esse profissional tem de entender a agência como um todo. Você deve estar se perguntando: por onde começo?
Alinhamento dos objetivos do comercial com as habilidades necessárias para alcançá-los: Em qual ponto cada colaborador tem mais facilidade ou dificuldade? Foque nos pontos de melhoria e defina metas para cada um deles no decorrer do treinamento;
Domínio sobre os serviços prestados pela agência: Sim, habilidades técnicas são importantíssimas, mas do que adianta entender a teoria do processo de vendas se o conhecimento sobre as soluções que sua agência oferece não estão na ponta da língua? Ainda nesse caminho, é melhor ainda quando o conhecimento sobre tudo que envolve o mercado publicitário está afiado, pois demonstra que o time comercial está atento e preocupado em oferecer soluções alinhadas com as dores da persona/ cliente em potencial;
Treinamentos além da teoria: Livros, guias e vídeos são bem-vindos quando o assunto é agilizar o processo de treinamento e entregar conhecimento de forma aprofundada. Mas que tal ir além? Não é segredo que a prática potencializa a aprendizagem e torna essa tarefa mais dinâmica e até mais leve, além de colocar a equipe diante de situações próximas à realidade. Nesse caso, investir em estudos de caso e simulações vai deixar sua equipe preparada para lidar com qualquer situação.
Ao mensurar a média do período você tem uma base para definição das metas dos próximos meses. Também é possível fazer a análise de desempenho no decorrer dos meses e avaliar se elas estão dentro do que você projetou no início do ano.
Fazer uma gestão financeira completa é um processo que requer análises detalhadas das receitas. Identificar a origem destas, como e quando são incluídas no fluxo de caixa da agência e de que forma estão evoluindo, são dados que ajudam a mensuração de resultados da área comercial de sua agência.
Por isso, a cada fechamento de trimestre é indicado fazer a mensuração de resultados da área comercial da agência durante determinado período para verificar se elas estão em declínio ou ascensão (quando comparadas com o mesmo período de anos anteriores). Essas análises aprimoram a sua organização ajudando tanto no controle das finanças da agência quanto na projeção de metas para os próximos meses.
Comparativo anual e trimestral
Neste documento, é exibido o comparativo dos dados financeiros, comerciais e operacionais da agência, podendo ser visualizados anualmente ou por trimestre.
Além de fazer o comparativo das vendas, ele mensura o índice/perfil de crescimento da agência, para saber se o aumento da lucratividade está vindo de um número maior de Jobs aprovados, se é o volume de horas trabalhadas que diminuiu ou até mesmo se houve economia nos custos fixos da agência. Esse relatório também ajuda a avaliar se o crescimento da empresa está condizente com o crescimento do mercado.
Mais que facilitar a análise de resultados, a ferramenta de gestão precisa dar norte à execução de controles financeiros que não são do seu domínio. Em suma, você deve optar por ferramentas que entendam seus desafios e que saibam como ajudar a resolvê-los.
E isso vai muito além do simples cruzamento de dados, concorda? Analisando seus resultados a partir dessas dicas, você conseguirá se antever a situações que possam colocar sua situação financeira em risco.
Você também pode utilizar ferramentas de gestão financeira, algumas são até gratuitas. Porém, elas não trazem um quesito imprescindível para a sua tomada de decisão, que é o cruzamento de dados operacionais, financeiros e de vendas. O chamado 'Business Intelligence'.
O ideal é buscar por soluções integradas, que tragam automatização de processos financeiros e controle operacional em uma única plataforma. Essa integração alimenta diversos dados que, uma vez cruzados, tornam-se informações qualitativas para a sua tomada de decisão.
Softwares para agências de publicidade com este perfil agregam organização e clareza ao dia a dia de trabalho do setor financeiro. Alguns, inclusive, apresentam os valores vendidos num determinado período são sinalizados em relatórios que permitem a análise mês a mês e o comparativo anual/trimestral.
Pronto para controlar a área comercial da agência?
Depois de ler esse post não tem mais desculpas para deixar o comercial de lado, não é mesmo? É hora de colocar a mão na massa e garantir prospecções mais alinhadas com o momento da sua agência. E que tal demonstrar o trabalho que você realiza e ainda convencer o cliente de que a sua agência é a escolha certa? Aprenda a fazer uma proposta comercial de sucesso!