Como fazer assinatura digital com validade jurídica? – Revista Seleções
Como assinar documentos digitalmente e com validade jurídica
Imagem: ilkercelik/iStock
Você sabia que pode assinar documentos digitalmente? Devido à pandemia da Covid-19 e ao isolamento social, muitos compromissos judiciais e de trabalho foram adiados. Isso dificultou a situação de quem precisava assinar documentos em cartórios e outras instituições. Se você é uma dessas pessoas, veja agora como fazer assinatura digital de documentos com validade jurídica!
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A assinatura digital trata-se de uma maneira segura de assinar documentos que precisam transitar no meio digital. Cada assinatura digital é vinculada a um certificado digital para comprovar a autenticidade da assinatura. É por meio desse certificado que é possível garantir a autenticidade da assinatura e evitar risco de fraude.
Toda assinatura digital feita com certificado digital possui validade jurídica. Isso quer dizer que qualquer documento que seja assinado digitalmente com uma assinatura digital certificada, é equivalente a uma assinatura em documento físico. Por essa razão, ela uma ótima opção para quem precisa assinar um documento e não pode comparecer presencialmente para assinar.
Ter uma assinatura digital válida é simples, porém se você não tem tanta familiaridade com tecnologia e precisa de um pouco de ajuda, vamos aprender um pouco mais sobre esses tipos de assinaturas e certificados.
Geralmente, os dois termos são utilizados para uma mesma ação, porém existe uma diferença entre os tipos de assinaturas.
A assinatura eletrônica é usada para acessar, compartilhar e aprovar informações em formato digital. Alguns exemplos de assinaturas eletrônicas são: biometria, senha, token, assinaturas escaneadas e assinaturas digitais!
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Sim, assinaturas digitais estão englobadas dentro dessas opções de assinaturas eletrônicas. Porém, assinaturas digitais são criptografadas e necessitam de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora como o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), por exemplo.
Antes de ensiná-lo a fazer uma assinatura digital, é preciso esclarecer que digitalizar uma assinatura é diferente de assinatura digital. Para digitalizar uma assinatura, o processo é o contrário de uma assinatura digital ou eletrônica. É preciso apenas de um documento impresso e assinado, e, dessa forma, por meio de uma fotografia ou scanner, o documento torna-se digital.
Enquanto isso, a assinatura eletrônica, para ter valores legais, precisa cumprir três requisitos:
Integridade: garantia de que o documento não foi/não pode ser adulterado ou fraudado;
Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio de uso de uma chave privada (exclusiva do proprietário), que garante a autoria da assinatura;
Registro da assinatura: quando e como foi feita.
Por ser mais prática, esse tipo de assinatura é ideal para as tarefas do dia a dia como assinatura de contratos, por exemplo. Até mesmo a Justiça Federal já utiliza assinaturas eletrônicas em seus processos e trâmites.
Para ser reconhecida legalmente, a assinatura digital precisa de um certificado. (Imagem: ilkercelik/iStock)
A assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que estejam dentro da esfera digital, como o PDF, por exemplo. Como já informamos, toda assinatura digital deve estar associada a um certificado digital, que oferece mais segurança aos dados do usuário, sem risco de violação.
A certificação é a forma que o advogado tem de comprovar que aquela assinatura é válida no universo online. Por determinação legal, assinaturas digitais com certificado possuem validade jurídica, determinada no art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2.
Para obter o certificado digital, o usuário precisa escolher uma autoridade certificadora (AC), credenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação, que funciona como um cartório digital. Essas autoridades são subordinadas ao ICP-Brasil.
É preciso pagar as taxas do registro, que variam de acordo com o local da empresa. Depois, deve marcar um dia para visitar a empresa e fazer o registro completo da assinatura. O processo pode levar alguns dias. Em seguida, basta escolher algum meio de reconhecimento, como token, cartão ou chave eletrônica.
Os certificados digitais mais comuns são o e-CPF (CPF digital), ou e-CNPJ, que estão vinculados a esses documentos e identificam o usuário perante a Receita Federal.
Assinatura digital em PDF
É possível assinar documentos digitalmente caso a empresa não solicite a comprovação de validade jurídica, ou seja, sem o certificado digital. Esse processo não só evita o atraso do envio de documentos, como economiza papel e tinta. No entanto, se você lida com um número grande de documentos, o ideal é ter uma assinatura digital certificada.
Para assinar documentos em PDF, existem alguns programas para tablets e celular que ajudam nesse processo. Um deles é o Adobe Sign, que tem como recursos a solicitação de assinaturas eletrônicas, o envio de assinaturas em massa com o Mega Sign, a publicação de formulários assináveis, entre outros.