Escritório híbrido - O que é e como implantar esse modelo de trabalho?
Escritório híbrido – Entenda melhor o modelo de trabalho e prepare sua empresa para essa mudança!
Gestão de pessoas, Tecnologia
Quando a pandemia do novo coronavírus começou a se agravar no Brasil, em março de 2020, muitos escritórios contábeis nem sequer tinham cogitado tocar seu negócio de forma remota. Porém, a rápida necessidade de isolamento social fez com que essa adaptação tivesse que acontecer abruptamente. No entanto, agora, após quase um ano de pandemia, alguns gestores já estudam voltar às suas atividades em uma espécie de meio a meio, o que podemos chamar de escritório híbrido.
O modelo de trabalho já é praticado por empresas de outros segmentos há alguns anos. E, agora, mais do que nunca, essa modalidade de trabalho tem sido bastante buscada e considerada pelas empresas contábeis também. Inclusive, segundo pesquisas, mais de 80% das empresas planejam manter parte de sua equipe home office, mesmo quando terminar a pandemia. Porém, é preciso ter cuidado e preparar o seu negócio para que o modelo de trabalho híbrido possa acontecer de forma eficiente, sem prejudicar você, seus colaboradores e nem seus clientes.
Por isso, neste artigo, iremos falar um pouco mais sobre o escritório híbrido, contar o que a legislação diz sobre o assunto e como sua empresa pode se preparar da melhor forma.
O que é um escritório híbrido?
Você, provavelmente, já deve saber o que é, mas não custa esclarecer que um escritório híbrido é aquele que opta por fazer a junção de duas de formas de trabalho: presencial e remoto. Ou seja, o escritório híbrido representa uma relação empregatícia um pouco mais flexível ao colaborador.
Apesar disso, existem algumas regras, como a forma de funcionamento do escritório híbrido, que pode variar de acordo com as normas de cada negócio. Alguns permitem semanas seguidas de trabalho em home office, enquanto outros optam por fazer essa divisão, intercalando semana a semana, como uma escala.
E é exatamente isso o que caracteriza o trabalho híbrido, essa alternância entre o remoto e o presencial. Sendo um conceito bastante interessante para empresas que não querem que a sua operação seja 100% remota, mas, ao mesmo tempo, também querem apostar nas vantagens do trabalho remoto.
O que a lei diz sobre o escritório híbrido?
A resposta para essa pergunta é um pouco complicada. Isso porque, até o momento, a CLT brasileira não contempla o modelo de escritório híbrido. Em outras palavras, ainda não existe nenhum capítulo, artigo, MP em vigor ou legislação que apresenta normas sobre esse tipo de trabalho específico. Por isso, é fundamental que você conheça o que diz a lei em relação a modalidades parecidas, como o teletrabalho e o home office.
O teletrabalho passou a fazer parte das organizações devido a reforma trabalhista sancionada em 2017. Incorporando a CLT o artigo 75-B que diz respeito a modalidade do trabalho feito preponderantemente fora da empresa. Ou seja, diferente do escritório híbrido, o teletrabalho é aquele feito integralmente fora da empresa.
No entanto, vale mencionar que, o teletrabalho, não pode ser considerado como um trabalho externo. Afinal, o trabalho externo é feito na rua, como é o caso dos motoboys entre outros profissionais. Outra característica do teletrabalho é que, essa modalidade, só é válida mediante um contrato de trabalho que determine:
O modelo de trabalho a ser seguido;
As atividades que o colaborador deve desenvolver;
Nessa modalidade, o colaborador fica livre para fazer seus horários, pois não existe uma jornada de trabalho pré-definida, apenas as atividades a serem desenvolvidas. Bem parecido com o trabalho de um freelancer, por exemplo.
Já no home office, o que caracteriza esse modelo de trabalho é a ocasião em que o colaborador trabalha em casa ou fora das dependências da empresa. Para essa modalidade, assim como o híbrido, ainda não existe uma lei dedicada a ela. Apesar disso, no artigo 6° da CLT, existe um entendimento que nos leva a interpretar que, mesmo sendo um trabalho realizado fora da empresa, de maneira ocasional, devem ser mantidas todas as obrigações trabalhistas, como cumprimento da jornada de trabalho e intervalos.
Art. 6°: Não se distingue entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego.
Ou seja, independente de onde o colaborador esteja executando suas tarefas, se existir uma subordinação ao empregador, uma jornada a cumprir e atividades a serem realizadas, isso já caracteriza a relação de emprego. Portanto, devem ser seguidas todas as formalidades.
É fundamental ressaltar essa informação, pois, como ainda é um modelo novo para nós brasileiros, algumas empresas deixam de cumprir requisitos da lei pelo simples fato do colaborador não estar trabalhando em suas dependências. No entanto, essa ação abre portas para problemas trabalhistas, o que não é nada legal.
Dessa forma, uma das melhores soluções para aderir ao escritório híbrido é se resguardar usando partes de cada uma das leis. Ou seja, do teletrabalho pegamos o contrato que formaliza algumas regras e do home office, usamos a parte de continuar cumprindo com as leis trabalhistas e demais formalidades.
A ideia é ter documentado que ambos, colaborador e empresa, assumam que estão de acordo com o novo tipo de jornada, definindo ainda algumas regras e parâmetros que protejam os dois.
Vale a pena apostar no escritório híbrido?
Por não ser regulamentado, pode ser que você tenha se questionado sobre isso, não é mesmo? No entanto, as vantagens que esse tipo de trabalho proporciona o tornam uma tendência altamente relevante e benéfica.
E para comprovar o que estou dizendo, abaixo eu elenquei algumas das principais vantagens desse modelo de trabalho.
A redução dos custos é um dos benefícios que não se pode negar. É notória a redução, tanto no que diz respeito à infraestrutura, como na parte de insumos do dia a dia. Isso acontece porque, quanto menor o número de pessoas no escritório, menor será o gasto com energia elétrica, água, telefone, impressão, entre outros.
Além disso, também existe a redução com benefícios como o vale transporte. Afinal, quando não há o deslocamento diário do colaborador para o escritório, é possível realizar o pagamento do benefício de forma parcial, representando assim uma redução grande nos custos do seu negócio.
Flexibiliza a jornada
Já faz alguns anos que o modelo de trabalho mais engessado e burocrático vem perdendo espaço na contabilidade, dando lugar a um modelo um pouco mais flexível. Desde então, essa também tem sido uma característica buscada pelos profissionais da área.
E o modelo de escritório híbrido traz exatamente essa flexibilidade para a relação de trabalho. Pois, permite que os colaboradores mudem de ambiente e trabalhem de forma mais confortável e até mesmo cumpram a sua jornada em horários alternativos, se assim for combinado.
Fortalece a cultura
Pode ser estranho falar de fortalecimento da cultura fora do escritório, não é mesmo? Mas proporcionar essa flexibilidade que mencionei acima, ajuda a criar um sentimento de identificação dos colaboradores com a empresa. E isso fortalece a cultura e a felicidade organizacional ,trazendo o colaborador pra perto.
Além disso, a flexibilização que o escritório híbrido proporciona, também aumenta o engajamento dos colaboradores, o que pode melhorar o desempenho e a performance deles.
Descentraliza a gestão
Já mencionei aqui no blog o quanto uma gestão microgenciadora pode ser prejudicial para o desempenho do colaborador. Por isso, outro benefício do escritório híbrido é a possibilidade de incentivar a autogestão e proatividade do time. Afinal, com os colaboradores trabalhando remotamente é necessário que cada um tenha mais autonomia para cumprir suas tarefas. Isso favorece a cultura colaborativa, o trabalho em equipe e, consequentemente, o fluxo dos processos na empresa.
Além disso, é sempre bom ter em mente que colaboradores que exercem sua autonomia, com o aval da empresa, podem se sentir mais motivados e mais confiantes em suas funções. Algo que pode elevar sua satisfação, o nível de comprometimento e a vontade de manter-se no escritório.
Otimiza os processos
O escritório híbrido demanda que sejam revisadas a forma como os processos são conduzidos. Isso ajuda a adequar a execução das demandas a um contexto digital ou online, de forma a fazer com que as tarefas sejam devidamente cumpridas, mantendo o padrão de qualidade e respeitando prazos. Isso certamente, é um desafio.
No entanto, quando a empresa planeja essa reestruturação e a executa de forma consciente, consegue tornar seus processos mais dinâmicos e eficientes. Com isso, há um ganho de produtividade e, possivelmente, de qualidade também.
A otimização de processos tende a fazer com que seus colaboradores trabalhem melhor, reduzindo eventuais frustrações causadas por gargalos e retrabalhos. Com isso, eles se sentem bem em relação ao trabalho e ao próprio desenvolvimento profissional, o que favorece a motivação, o clima organizacional e muito mais.
Retenção e atração de talentos
O escritório híbrido também traz em seus benefícios mais vantagem competitiva. Afinal, a flexibilidade que esse modelo proporciona é um fator de atração para os novos talentos, e retenção para os colaboradores que já estão na empresa.
Uma pesquisa feita pela Revelo, mostrou que 69% dos profissionais de hoje preferem vagas com horário flexível e home office. Isso significa que essas características são consideradas um diferencial na hora de escolher uma empresa, superando questões como PLR e bônus por performance.
Isso mostra que, como já dissemos aqui, a flexibilidade no trabalho é um dos fatores que muitos profissionais buscam hoje em dia. Então, se a sua empresa oferece isso, ela já está à frente de muitas outras na busca por novos talentos e na retenção dos que já fazem parte do seu quadro.
Como implantar o modelo de escritório híbrido?
Agora que já entendemos como funciona e o que é um escritório híbrido, o que diz a lei sobre isso e quais são suas vantagens, deve estar curioso para saber como iniciar a implantação, certo?
Se o seu escritório precisou migrar para o home office de supetão devido a pandemia, é bem provável que você já saiba que essa transição pode ser desafiadora. No entanto, agora você tem mais tempo e pode fazer as coisas da maneira certa. Afinal, mesmo o cenário ainda sendo adverso, você superou o susto de ser pego de surpresa por tudo isso, então o pior já passou. O momento agora é cuidar dos detalhes e colocar em prática!
1- Alinhe os objetivos
Como mencionei, agora é o momento de planejar. Então, para a implantação do escritório híbrido, você deve começar alinhando os objetivos.
Nesse alinhamento, você deve analisar como foram os últimos anos, com e sem pandemia. Assim você pode entender o que piorou, o que melhorou, como foi migrar para o home office de surpresa, o que funcionou durante essa transição e o que deve ser evitado agora.
Assim, você poderá entender exatamente como foi esse processo para você, seus gestores e colaboradores. Além de enxergar quais os benefícios desse modelo para a empresa a curto, médio e longo prazo, quais são os riscos da adoção e qual é o papel de cada um.
Ou seja, o primeiro passo deve ser manter todos alinhados sobre o que passou, o que está por vir e quais serão as consequências.
2- Defina um plano de ação
Objetivos alinhados? Bora dar início ao plano de ação para a implantação do escritório híbrido. Afinal, sem um bom planejamento estratégico, a sua empresa correrá o risco de dar um salto no escuro sem nenhuma preparação. Como pode ter sido no início da pandemia.
Por isso, você deve basear-se, principalmente, nos seguintes pontos:
Quais processos podem ser otimizados para essa transição?
Quando será feita a transição?
Qual ou quais tecnologias eu preciso adquirir?;
Como a empresa conseguirá medir a eficiência do modelo?
Responder a essas perguntas é o que dará a você o norte que precisa para seguir a implantação. Lembre-se de adicionar ao plano de ação uma data para analisar o cumprimento do plano, se o mesmo está sendo seguido da melhor forma ou se é possível melhorá-lo adotando novas estratégias.
Tenha em mente que tudo isso é muito novo, então percalços inesperados podem aparecer e acabar minando algumas etapas do seu processo. Porém, não desanime, como citei anteriormente, os benefícios do modelo de escritório híbrido fazem tudo valer a pena.
Além disso, é errando que se aprende, por isso, fique tranquilo caso algo não saia como o planejado.
3- Crie políticas e regras
Lembra que conversamos sobre o contrato de trabalho? Pois é, ele realmente não pode ser negligenciado. Afinal, a criação de políticas e regras é o que garantirá que os colaboradores estejam em sintonia com os o escritório, mesmo fora dele. Sem isso, é muito difícil que a adoção do modelo de escritório híbrido funcione.
Dessa forma, reúna seus colaboradores e juntos definam o que e como deve ser feito o contrato, como deve ser seu dia a dia e, principalmente, o que o escritório espera dele. Adicione também, orientações sobre o uso dos equipamentos de trabalho em casa, sobre a forma correta de marcação de ponto, como irá funcionar as horas extras e se o horário em casa deve ser o mesmo que o horário dentro do escritório.
Não deixe nada de lado, até mesmo aquelas questões que você acredita serem 'bobas' ou desnecessárias, coloque no contrato. Isso não irá resguardar só você, seu colaborador também estará seguro. Portanto, esse é um benefício para ambos e o escritório híbrido não deve ser iniciado sem estas questões devidamente resolvidas.
4- Permita a autonomia
Como o modelo híbrido é algo mais flexível, a autonomia e autogestão são palavras de ordem. Por isso, é fundamental que seus colaboradores tenham em mente que são os responsáveis por seu gerenciamento de tempo, pelo seu foco e por suas tarefas.
Da mesma forma, é necessário que os líderes e gestores promovam essa autonomia, e encontrem formas de fazer a gestão desses colaboradores de forma eficiente, mesmo que eles não estejam integralmente no escritório. Esse fato que não pode ficar de fora do seu plano de ação, pois, a tecnologia terá um papel fundamental nessa transição e na autonomia de seus colaboradores.
5- Foque no employee experience
Com a alternância entre dias no escritório e dias em home office, a experiência do funcionário precisa ser uma preocupação da sua organização. É preciso que essa flexibilidade venha para agregar e que eles possam ter uma boa qualidade de vida.
Uma boa opção para esse momento é deixar que escolham os dias que preferem ir a empresa, se desejam o método de escala ou um cronograma fixo. Deixe que eles participem dessa decisão e tente não impor o que você acredita ser melhor.
Para que tudo dê certo, seus colaboradores precisam se sentir pertencentes a empresa. Isso porque esse gesto, tão simples, pode resultar em mais motivação e produtividade, ou seja, benefício para ambos!
Pontos de atenção no escritório híbrido
Até que implantar o escritório híbrido não é tão difícil assim, não é mesmo? Porém, após a implantação, quando o negócio estiver, de fato, rodando com esse modelo de trabalho, é fundamental que você fique atento a alguns pontos de atenção, como:
Falhas na comunicação
A comunicação nos escritórios híbridos pode ser um problema, principalmente, para as empresas que ainda não utilizam softwares e tecnologias a seu favor. Isso porque, com os colaboradores trabalhando fora do escritório, por dias seguidos, pode ser difícil ter uma comunicação assertiva.
Por isso, é essencial manter ao máximo a comunicação e a proximidade com os colaboradores, assim como, acompanhar o desempenho do trabalho deles de perto. Dessa forma, procure agendar reuniões periódicas com as equipes, além de garantir que sigam um determinado padrão em suas demandas. A partir disso, é possível alinhar expectativas, sanar dúvidas e colocar todos à par dos acontecimentos e progressos da empresa.
A comunicação com o cliente também deve ser assegurada e os atendimentos devem continuar acontecendo com o mesmo padrão e qualidade. Assim, é imprescindível, não só acompanhar os atendimentos, como proporcionar aos colaboradores, ferramentas que possibilitem a eles manter a qualidade e agilidade desse serviço, mesmo trabalhando em casa.
Lembre-se que, mesmo fora do escritório, tudo deve funcionar normalmente, afinal, o escritório híbrido deve ser benéfico e não prejudicial.
Abuso da carga horária
Trabalhar em casa não significa trabalhar mais horas nem ter um aumento das tarefas. Muitos líderes acabam sobrecarregando seus colaboradores com uma quantidade grande de tarefas, por conta da comodidade de estar dentro de casa. Como se, durante esse período, o colaborador tivesse que trabalhar em dobro. O mesmo vale para os colaboradores, alguns acreditam que trabalhar em casa também significa poder extrapolar nas horas a mais. No entanto, essa prática pode acabar invertendo totalmente os benefícios do trabalho híbrido. E, ao invés de aumentar o foco e a produtividade, o excesso de trabalho sem pausas pode levar o colaborador à ansiedade, estresse e até Síndrome de Burnout.
O excesso de reuniões também pode ser um grande problema, porque acaba levando horas que poderiam ser usadas para a conclusão de tarefas. Sem falar nos problemas físicos, como dor nas costas, dores de cabeça, entre outros que o excesso de tempo em frente ao computador podem trazer.
Por isso, faça reuniões estratégias, que realmente sigam uma pauta e tenham um propósito definido. Reduza o tempo de conversa, para que cada encontro possa ser mais pontual e objetivo. Procure também, controlar o tempo que seus colaboradores permaneçam logados no sistema do escritório, se houver alguma maneira de estipular um limite e período de uso, essa ação seria ideal.
Falta de segurança com as informações dos clientes
Ainda que a empresa decida, em acordo, que os colaboradores são responsáveis pela infraestrutura (computadores e internet), é importante assumir o controle quando o assunto é cibersegurança. Principalmente para escritórios contábeis, que lidam com informações sigilosas o tempo todo.
Portanto, é fundamental que o seu escritório conte com um plano de proteção de dados com ações que vão desde a simples escolha e instalação de um antivírus até a criação de redes privadas e wi-fi seguros.
A adoção de sistemas em nuvem é outra solução que permite, mesmo em casa, que os trabalhadores tenham acesso ao ambiente virtual da empresa e às suas ferramentas. A ideia é evitar ataques hackers e a perda ou o vazamento de informações sensíveis e valiosas. Isso assegura que imprevistos não atrasem ou impeçam um dia de trabalho.
Além disso, não podemos esquecer da LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso porque, ela protege o cliente em relação ao uso de seus dados pelas empresas. Dessa forma, pode ser necessário estabelecer regras bem claras para o trabalho realizado de casa para que a empresa tenha o devido controle sobre as licenças de coleta e uso de dados e informações dos clientes.
A tecnologia como aliada do escritório híbrido
Ao longo desse conteúdo, deu pra ver que é quase impossível implantar o escritório híbrido sem o uso da tecnologia.
Neste contexto, é fundamental investir em um sistema de gestão que possibilite acompanhar o trabalho de seus colaboradores, manter o compartilhamento de documentos fluindo e a comunicação acontecendo de forma assertiva. Somente assim, será possível usufruir e aproveitar de todos os benefícios que esse modelo de trabalho proporciona.
Um sistema de gestão, como o Gestta, por exemplo, pode ser um grande aliado do escritório híbrido, isso porque, com essa ferramenta é possível ter facilidades como:
Distribuição inteligente de tarefas;
Múltiplos canais de atendimento ao cliente
Gerenciamento de time;
Dashboard com informações precisas;
E controle de acesso;
Além disso, o Gestta funciona online e conta com um sistema de armazenamento totalmente em nuvem, o que permite o acesso em qualquer ambiente com internet sem colocar em risco as informações contidas nele.
Vale destacar que o sistema de armazenamento do Gestta é fornecido pela Amazon Web Services (AWS), que é a plataforma de nuvem mais adotada e mais abrangente do mundo. Ela garante a segurança das informações, seguindo inclusive normas recomendadas pela LGPD e padrões internacionais de segurança, como ISO e SSL.
Outro ponto importante a mencionar é que o sistema de funciona com criptografia, que por meio de algoritmos complexos, impede a visualização das informações por um invasor.
Além disso, com o dashboard do Gestta, as informações sobre o seu negócio se concentram em um único local, possibilitando a você uma visão mais ampla em relação ao atendimento e demandas do seu escritório. Ou seja, nada passa despercebido pelo Gestta.
Portanto, se você está cogitando implantar o modelo de trabalho híbrido em seu escritório, clique no botão abaixo e agende uma reunião, sem compromisso, com um de nossos especialistas e entenda profundamente todos os benefícios e funcionalidades do Gestta!
Quero conhecer mais sobre o Gestta
Pronto para dar esse passo?
Espero que esse conteúdo tenha ajudado você a entender um pouco mais sobre o modelo de trabalho híbrido e o quão benéfico ele pode ser para o seu escritório. Afinal, ele não só reduz custos, como aumenta a produtividade e o engajamento dos colaboradores. E com o uso de um bom sistema de gestão é possível potencializar ainda mais esses benefícios.
Ou seja, não há dúvidas que esse modelo de trabalho é uma opção vantajosa que deve ser avaliada pelo seu escritório nesse 'novo normal' que vivemos.
E me conta, depois de ler esse conteúdo, você pensa em dar esse passo e investir no escritório híbrido? Deixe seu relato aqui nos comentários, será muito legal conhecer a sua opinião!