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Por Que Usar BPM?
Esta nova forma de gerenciamento de processos assegura mais eficiência, confiabilidade, agilidade e otimização dos custos
Publicado em 27.04.2008 - Edição 499
Apesar de ser um conceito relativamente novo, BPM — ou Business Process Management — é uma tendência que vem ganhando cada vez mais espaço no ambiente corporativo. Trata-se de uma nova forma de gerir os negócios da empresa, por meio de um conjunto de práticas de gerenciamento de processos que os tornam mais eficazes, eficientes e alinhados com as estratégias e a cadeia de valor das organizações.
Historicamente, as empresas são organizadas em estruturas verticalizadas, correspondentes às funções organizacionais, nas quais as pessoas têm a noção da responsabilidade pelos resultados limitada ao universo do seu departamento. Ao aplicar o BPM, a empresa implanta uma gestão com foco na abordagem de processos, integrando o esforço organizacional além das áreas funcionais. Usar BPM significa aplicar métodos e técnicas para modelar, implantar, monitorar e melhorar continuamente os processos, visando alcançar agilidade operacional, maior confiabilidade, redução dos custos, maior capacidade de resposta às mudanças requisitadas pelos clientes internos e externos e, principalmente, alinhamento aos objetivos empresariais.
As soluções tecnológicas disponibilizadas pela TI nos últimos anos criaram a base necessária para a efetividade na utilização de BPM, a exemplo de BPMN (Business Process Modeling Notation), BPMS (Business Process Management System), BPEL (Business Process Execution Language) e SOA (Service Oriented Architecture) — as duas primeiras mais visíveis para iniciantes e usuários de BPM.
BPMN é uma notação gráfica usada para representar os fluxos de processos a serem mapeados. A simbologia utilizada permite a especificação dos fluxos num nível de detalhamento próximo da complexidade de um ambiente real. Trata-se de uma notação que facilita a comunicação entre analistas e usuários, bem como as análises necessárias para a preparação da versão inicial do processo ou melhorias a serem realizadas.
BPMS é uma categoria de software usada para apoiar a implantação e a execução dos processos sob a ótica de BPM. Permite o mapeamento dos processos ponta-a-ponta, desenho dos fluxos e formulários eletrônicos, regras de negócio, monitoramento em tempo real das atividades através de métricas preestabelecidas e alertas para a gestão. BPMS pode ser implantado numa organização interagindo com aplicações (software) existentes ou independente destas.
Essa ferramenta forma uma camada de alto nível que orienta a execução do processo integrando aplicações e/ou tarefas manuais. Vamos supor, de forma simplificada, que o processo de seleção de pessoal em uma empresa seja composto de atividades manuais — como receber currículos, cadastrá-los em um sistema de RH e realizar entrevistas — e de outras atividades executadas pelo software, como fazer a triagem automática e gerar uma lista com os melhores classificados. Ao usar BPMS, todas as atividades do processo serão configuradas nessa ferramenta, permitindo que a execução e o controle sejam realizados de acordo com as regras e os parâmetros definidos. Isso elimina a duplicidade de esforço e os retrabalhos, além de permitir o monitoramento do tempo de execução das atividades, levando a uma maior agilidade operacional e ao alinhamento com os objetivos e padrões.
Além desses benefícios, o uso do BPM também impacta positivamente na geração de produtos e serviços, facilita a retenção do conhecimento e a aprendizagem e torna mais rápidas as mudanças operacionais resultantes de modificações nas regras de negócios. Quanto mais a organização melhora em eficiência, maior a capacidade em prestar serviços, gerenciar operações, desenvolver produtos e atender aos requisitos das partes interessadas — em especial os clientes.