As empresas precisam adotar práticas a fim de evitar perdas de estoque. Por um lado, é preciso mantê-lo abastecido o suficiente para assegurar a oferta de produtos e serviços para os consumidores e, por outro, deve-se trabalhar para que o excesso não comprometa o armazenamento.
Mesmo considerando um bom nível de estoque, as perdas podem acontecer em vários pontos do processo, iniciando no recebimento do produto e finalizando na sua entrega ao cliente. Contudo, a perda de estoque pode ser evitada. Assim, os lucros e a produtividade da empresa aumentam.
Quer saber como evitar perdas de estoque? Então acompanhe as 8 dicas que separamos para você!
1. Fique atento às avarias
Questão recorrente no segmento logístico, as avarias ocorrem quando uma mercadoria é danificada parcial ou integralmente. De modo geral, isso acontece antes mesmo de o produto chegar ao estoque, sendo comum a ocorrência durante o embarque e o manuseio feito pelo fornecedor.
Para resolver essa questão, é aconselhável criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) de manuseio dos produtos em estoque e estabelecer uma conferência rigorosa dos itens recebidos do fornecedor.
É preciso, também, investir em maquinários para que a equipe faça menos esforço físico e concentre-se em não cometer falhas que possam causar danos às mercadorias.
2. Saiba onde os erros ocorrem
É comum perdas de estoque acontecerem por erros administrativos, como a alimentação do sistema de forma equivocada. Os erros operacionais também trazem grandes prejuízos para as empresas, principalmente quando a organização não controla de forma adequada a entrada e a saída das mercadorias, perdendo produtos que excederam o prazo de validade, por exemplo.
Você consegue eliminar os erros estabelecendo rotinas e metodologias para o controle de estoque, assegurando que as mercadorias serão entregues, catalogadas, estocadas e expedidas de acordo com os POP's da empresa.
3. Observe o prazo de validade dos produtos
Uma questão recorrente nas empresas e que gera perdas de estoque é o vencimento da data de validade da mercadoria. Para resolver esse problema, é importante fazer um balanço para catalogar a data de validade dos lotes de mercadoria, já na entrada dos itens na empresa, e confrontar com o seu giro.
É importante ter uma equipe dedicada à prevenção de perdas por validade vencida. Ela deve gerar relatórios constantes de estoque X giro das mercadorias e averiguar, principalmente, os produtos de baixa rotatividade.
Os estoques das empresas, geralmente, são muito visados e propensos a questões de segurança, por armazenarem itens de grande valor e, muitas vezes, não terem uma estrutura adequada para que sejam protegidos de roubos e furtos.
Por isso, é importante verificar os pontos mais frágeis do estoque e evitar a entrada e a saída de pessoas não autorizadas, mesmo que sejam funcionários da empresa.
Uma das maneiras mais importantes para eliminar as perdas no estoque é a capacitação da equipe interna para que todos os colaboradores estejam comprometidos com o controle do estoque e saibam como agir em suas tarefas diárias.
Treine os funcionários para que eles saibam quais são os produtos mais frágeis e os que precisam de condições especiais de armazenagem. Assim, eles poderão trabalhar da maneira certa e priorizar a prevenção a perdas de estoque.
6. Seja cuidadoso no recebimento
Como vimos, a maior parte das perdas acontece antes mesmo de a mercadoria chegar à empresa, por isso, a hora de recebê-la é um dos momentos mais importantes na gestão do estoque. Nessas situações, é preciso colocar em prática os procedimentos, a fim de inspecionar as entregas. Somente assim, a empresa terá um controle consistente dos itens estocados.
É fundamental que os produtos passem por uma inspeção para averiguar se todos os itens estão de acordo com a descrição da compra. Devem ser analisados o peso, a qualidade, o prazo de validade, as quantidades e outros detalhes importantes.
Lembre-se de que, ao receber muitas mercadorias ao mesmo tempo, você deve priorizar aquelas que precisam de refrigeração para o condicionamento.
7. Documente perdas anteriores
Uma hora ou outra, as perdas vão acontecer, por isso, fique atento e documente sempre o que ocorreu. Num documento próprio para essa finalidade, liste a quantidade descartada, o prejuízo que isso significou para a empresa e o mais importante: a razão da perda.
Dessa forma, você cria um histórico importante de perdas que possibilitará a previsão de tendências que nem sempre estavam claras dentro do processo de gestão de estoque.
Por exemplo, se você percebe que, em determinados meses do ano, sempre ocorrem perdas de certo produto, é sinal de que algo está errado e você pode investigar para achar as soluções e otimizar o seu estoque.
Um software para gerenciar o estoque pode ser um forte aliado para eliminar as perdas. Entretanto, muitas companhias ainda fazem uso de controles manuais e outras ferramentas que são manuseadas por pessoas pouco qualificadas.
Ao contratar uma ferramenta de gestão para o controle de estoque, é importante procurar parceiros com experiência, que ofereçam programas com funcionalidades relevantes para a prevenção de perdas de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso evita que o sistema fique obsoleto rapidamente.
Um sistema de gestão, além de facilitar o controle dos seus produtos, ainda garante a precisão das informações, o relacionamento com os fornecedores, o acompanhamento das movimentações por período, dentre outras funcionalidades importantes para a prevenção de perdas.
Como vimos, adotando medidas simples, é possível diminuir perdas e otimizar a gestão do estoque. Isso é fundamental para que a sua empresa alcance resultados mais satisfatórios para todas as partes envolvidas no negócio, além de aproveitar melhor o investimento financeiro nas operações. Isso porque o capital investido é utilizado para adquirir os itens, e cada perda representa prejuízo em dobro.
Assim, prevenir perdas de estoque é importante para qualquer segmento da empresa, principalmente para os varejistas, porque eles trabalham com quantidades menores de produtos e, muitas vezes, além das perdas financeiras, também amargam o contratempo de não atender, de forma satisfatória, os seus consumidores, gerando transtornos enormes.
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