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Processamento Eletrônico de Documentos / NT Editora. -- Brasília: p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm.
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Cláudio Ferreira de Abreu
3 Autor Ismael Souza Araujo Pós-graduado em Gerência de Projetos PMBOK UNICESP, Graduado em Tecnologia em Segurança da Informação UNICESP. Professor de concurso da área de informática e consultor em EAD. Conteudista de cursos de Educação a Distância. Revisão NT Editora e Figuramundo Projeto Gráfico NT Editora Editoração Eletrônica NT Editora e Figuramundo Capa NT Editora NT Educação, uma empresa do Grupo NT SCS Q2 - Bl. D - Salas 307 e Ed. Oscar Niemeyer CEP Brasília - DF Fone: (61) e Processamento Eletrônico de Documentos / NT Editora. -- Brasília: p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm. ISBN Processamento Eletrônico de Documentos com WORD. Copyright 2014 por NT Editora. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por qualquer modo ou meio, seja eletrônico, fotográfico, mecânico ou outros, sem autorização prévia e escrita da NT Editora.
5 Sumário 1. PRIMEIROS PASSOS Conhecendo o ambiente do Word Utilizando a Ajuda on-line do Word Digitando e acentuando caracteres Apagando um texto Salvando um documento EDITANDO TEXTO Navegando em um texto Selecionando textos Movendo e copiando textos FORMATAÇÃO BÁSICA DE DOCUMENTOS Formatando palavras Formatando parágrafos Listando itens em um texto Formatando bordas Inserindo marcadores e numeração CORRIGINDO O TEXTO Corrigindo automaticamente o texto digitado Corrigindo ortografia e gramática dos textos Utilizando o dicionário Localizando e substituindo textos FORMATANDO BORDAS E PARÁGRAFOS Inserindo bordas e sombreamentos Ajustando parágrafos Usando o Pincel Tabulando o texto NT Editora
6 6. ABRINDO E SALVANDO ARQUIVOS Abrindo arquivos Alternando entre vários arquivos Salvando arquivos Organizando documentos em pastas IMPRESSÃO Preparando o documento para impressão Configurando páginas Inserindo quebras de páginas Imprimindo documentos COMPLETANDO A CARTA Inserindo textos especiais Utilizando o AutoTexto Hifenizando um texto Formatando textos Aplicando Zoom nos textos COLUNAS, CABEÇALHOS E RODAPÉS Dividindo o texto em colunas Utilizando cabeçalhos e rodapés Numerando as páginas TRABALHANDO COM IMAGENS Inserindo imagens Manipulando imagens Utilizando as ferramentas de desenho Inserindo textos do WordArt Processamento Eletrônico de Documentos 5
7 11. MANIPULANDO TABELAS Criando tabelas Formatando tabelas Organizando dados na tabela Convertendo texto em tabela Desenhando tabelas Mesclando células PRODUTIVIDADE: DE FAX A ENVELOPES Utilizando modelos prontos Criando envelopes Criando etiquetas Criando mala direta MODELOS, ESTILOS E FORMULÁRIOS Utilizando estilos Criando um modelo personalizado Criando formulários TÓPICOS AVANÇADOS Incluindo notas de revisão Inserindo objetos Trabalhando com macros Conhecendo e evitando vírus de macro NT Editora
8 1. PRIMEIROS PASSOS 1.1 Conhecendo o ambiente do Word 2007 Você está iniciando o curso básico do editor de textos mais utilizado no mundo, o Microsoft Word, em sua versão O Microsoft Word 2007 é um processador de textos que oferece um conjunto abrangente de ferramentas para criação e formatação dos seus documentos. Para iniciar, você abrirá o Word Clique no botão Iniciar e, em seguida, no item Todos os programas. No menu que se abre, clique em Microsoft Office e depois em Microsoft Office Word Deverá ser implementado no ambiente do Windows Vista. Você conhecerá agora os elementos básicos do ambiente de trabalho do Word. A Barra de Títulos contém o nome do documento que está aberto, além de botões de controle para minimizar, restaurar e fechar o Word. Neste caso, o documento recebe o nome padrão Dica: até que você o salve com outro nome. Posicione o cursor do mouse sobre o Botão Office indicado. Este botão substitui a opção do menu denominada Arquivo nas versões anteriores. Clique no ícone Office. Veja que se abre o menu com as opções Abrir, Salvar, Imprimir, entre outros recursos. Você aprenderá a utilizá-los ao longo do curso. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é uma barra personalizável que contém um conjunto de comandos utilizados com mais frequência, de forma que você possa utilizá-los com apenas um clique. Para inserir um novo comando nesta barra, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Os comandos marcados aparecem nesta barra. Selecione o comando Impressão Rápida, para incluí-lo na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Observe que o botão de comando da impressora foi inserido na Barra. Agora, com apenas um clique você já pode acessá-lo. Processamento Eletrônico de Documentos 7
9 A Faixa de Opções permite que você acesse todas as opções do Word. Ao abrir uma guia, são apresentados diversos recursos vinculados a ela. Clique na guia Inserir e observe que aparecem alguns itens com seta para baixo, ao lado direito do nome do item. Clique na seta para baixo do botão Folha de Rosto. O item Folha de Rosto apresenta uma série de opções de folha de rosto disponíveis no Word Você conhecerá estes recursos mais tarde. Outro elemento muito útil do ambiente do Word 2007 é a guia Início. Esta guia contém itens que acionam as opções mais usadas e divide-se em cinco partes: Área de Transferência Fonte Parágrafo Estilo Edição A principal parte do ambiente do Word é o Documento, a área em que você pode inserir seus textos, tabelas e imagens. A Barra de Status informa, dentre outras coisas, o tamanho do documento, a posição atual do cursor no texto e o idioma utilizado. Há ainda, na Barra de Status, os Botões de modo de exibição do documento, que permitem que o texto possa ser visualizado de cinco maneiras diferentes: Layout de Impressão, Leitura em Tela Inteira, Layout da Web, Estrutura de Tópicos e Rascunho. O modo Rascunho é recomendado para a digitação de textos sem muito compromisso com a formatação de parágrafos ou imagens. É o modo que apresenta a maior área útil de trabalho no Word. Clique no botão Estrutura de tópicos. O modo Estrutura de tópicos é mais avançado, pois organiza o texto em tópicos e estilos, e é de grande valia durante a criação de um livro. Clique no botão Layout da Web. O modo de exibição Layout da Web é ideal para formatar e visualizar um texto no formato em que ele apareceria caso fosse publicado na Internet. Clique no botão Leitura em Tela Inteira. O modo leitura em tela inteira é ideal se você estiver abrindo um documento basicamente para leitura. As páginas representadas neste modo de exibição ajustam-se à tela. Elas não são apresentadas como seriam impressas. Tecle <ESC>. O texto voltou para o modo Layout de Impressão. O modo de exibição de Layout de impressão é o mais usado para definir margens, verificar numeração de páginas e refinar a formatação do texto e imagens. Ele apresenta o documento no formato em que será impresso. Finalmente, a Barra de Estado (Zoom), que permite ampliar ou reduzir o tamanho de um documento na tela. 8 NT Editora
10 Clique no botão Ampliar (+) para ver o que ocorre com o texto. 1.2 Utilizando a Ajuda on-line do Word 2007 O Word dispõe de um sistema de ajuda on-line, onde você pode formular questões para esclarecer dúvidas de uso da ferramenta. Este recurso pode ser acessado a partir da Faixa de Opções ou por meio da tecla <F1>. Veja que a janela Ajuda do Word apresenta um campo para pesquisa onde você pode digitar uma pergunta sobre uma eventual dúvida. Digite como formatar um texto? e tecle <Enter>. Se o seu computador estiver conectado à Internet, a pesquisa será feita na base de dados do Microsoft Office Online, mostrando todos os assuntos da base relacionados à sua pergunta. Se não estiver conectado à Internet, a pesquisa fica restrita à Ajuda off-line do Word. Esta opção também pode ser configurada por você e, muitas vezes, é mais interessante por apresentar respostas mais rápidas. Processamento Eletrônico de Documentos 9
11 Clique no botão de controle Fechar da janela Ajuda do Word. Neste curso, iremos deixá-lo fechado para aproveitar melhor a área de edição do documento. Assim, a Ajuda do Word só aparecerá quando você abri-la novamente. 1.3 Digitando e acentuando caracteres Para treinar com velocidade e eficiência a sua digitação, instruí-lo quanto à ergonomia e evitar que você cate milho, recomendamos o Curso de Digitação. A digitação de minúsculas é fácil: basta pressionar as teclas certas no teclado. Para digitar maiúsculas, porém, existem duas maneiras distintas: usando a tecla <Shift> ou a tecla <Caps Lock>. Pressione a tecla <Shift> e, sem soltá-la, tecle a letra E. Soltando a tecla <Shift>, observe que a letra E ficou maiúscula. Digite Era uma vez... e tecle <Enter>. Observe que o cursor do mouse ficou posicionado na segunda linha. Pressione <BackSpace> para posicionar o cursor novamente na primeira linha. Para alterar o estilo da digitação deve ser selecionada uma das opções do grupo Estilo. No grupo Estilo, clique na opção Sem espaçamento e tecle <Enter>. 10 NT Editora
12 Pressione a tecla <Fixa> (<Caps Lock> nos teclados em Inglês), observe se uma indicação no teclado acende e digite CURSO DE WORD. Tecle <Fixa> novamente, observe se a indicação luminosa no teclado se apaga e dê um espaço, com a tecla de espaço. * Observe que algumas teclas têm dois caracteres, um em cima e outro embaixo, como na tecla. * * Para digitar o caractere de baixo, basta simplesmente pressionar a tecla. Para digitar o caractere de cima, você precisa pressionar a tecla <Shift> enquanto pressiona a tecla desejada. Mantendo a tecla <Shift> pressionada, pressione a tecla. Depois, solte a tecla <Shift>. Este processo é o mesmo para qualquer tecla com dois caracteres. Pressione a tecla de espaço. Digite e tecle <Enter>. Observe que o endereço WWW ficou sublinhado e azul. Se você clicasse neste texto, o Word abriria a página na internet correspondente a este endereço. Agora, você verá como acentuar os seus textos, além de outros recursos de digitação. Veja qual é o teclado esquemático mais parecido com o que você está usando. Dica: observe se o seu teclado tem Ç. O processo de acentuar é simples: primeiro digita-se o acento, depois a letra que será acentuada. ** Por exemplo, para digitar á, pressiona-se a tecla e depois a tecla <A>. Digitar o ç é como acentuar o c ; isto é, pressiona-se a tecla e depois a tecla <C>. Digite 1+1=2 e tecle <Enter>. Digite 2% de R$10,00 e tecle <Enter>. Processamento Eletrônico de Documentos 11
13 Digite e tecle <Enter>. O texto ficou sublinhado e azul novamente, indicando que, se você clicasse neste texto, um via internet poderia ser mandado para o endereço eletrônico Digite Às vezes até você fica só! e tecle <Enter>. Finalmente, digite Lata d água na cabeça, Ítalo cantou. e tecle <Enter>. 1.4 Apagando um texto Muito bem! Você verá agora como fazer para apagar um texto não mais desejado. As teclas <Delete> ou <BackSpace> podem ser usadas para apagar um texto digitado no Word. Posicione o cursor do mouse antes da palavra que deseja apagar, agora, tecle <Delete>. Como você pôde observar, o texto que está depois do cursor é apagado. Vamos teclar <End> para ir para o fim de uma linha. Tecle <BackSpace> várias vezes até que a linha seja toda apagada. Com <BackSpace>, o texto que fica antes do cursor é apagado. 1.5 Salvando um documento Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique no botão Salvar para gravar o seu primeiro documento no Word Visto que o campo Nome do arquivo na caixa de diálogo Salvar como está selecionado, digite Teste de digitação e tecle <Enter>. Observe que agora a Barra de Títulos do Word mostra o nome do seu arquivo recém-gravado. Lembrando que o Botão Office apresenta a opção Salvar e Salvar como. Clique no Botão Office e depois em Sair do Word para encerrar o Word Nesta lição, você teve contato com o ambiente de trabalho do Word 2007 e sua ajuda, além de ter digitado textos e apagado parte desses antes de salvar o documento. 12 NT Editora
14 Na próxima lição, você irá selecionar e mudar de posição trechos do texto dentro de um mesmo documento e irá utilizar os recursos de Recortar, Copiar e Colar do Word. Exercícios Questão 01 Indique a opção que contenha recursos da guia Início: a) Arquivo, Janela, Tabela, Estilo e Edição; b) Área de Transferência, Fonte, Parágrafo, Estilo e Edição; c) Visualizar Impressão, Fechar, Minimizar e Maximizar; d) Barra de Rolagem, Editar e Recortar. Parabéns, você finalizou esta lição! Agora responda às questões ao lado. Questão 02 Na Barra de Status, podemos encontrar algumas informações importantes sobre um documento. Marque a opção que cita algumas dessas informações. a) Data e hora que o documento foi criado. b) Data do último acesso, nome do arquivo e versão. c) Página, palavras e idioma. d) Formatação da fonte, tamanho da fonte e modo de exibição. Questão 03 Quais são os 5 modos de exibição para os documentos? a) Layout de impressão, Leitura em tela inteira, Layout da Web, Estrutura de tópicos e Rascunho. b) Tela cheia, Normal, Zoom 50, Estrutura de tópicos e Largura da página. c) Layout de leitura, Layout da Web, Layout de impressão. d) Layout visual e Layout 100. e) Tamanho da página, Fontes grandes, Fontes pequenas e Estrutura de tópicos. Questão 04 Quais são as teclas utilizadas para apagar um texto digitado no Word? a) <Delete> e <Excluir>. b) <Recortar> e <Backspace>. c) <Excluir> e <Recortar>. d) <Delete> e <Backspace>. Processamento Eletrônico de Documentos 13
15 Questão 05 O nome do documento aberto é apresentado na Barra de: a) Status; b) Menus; c) Título; d) Formatação. Questão 06 O sistema de ajuda on-line pode ser acessado a partir da Faixa de Opções ou por meio da tecla: a) <Home>; b) <F2>; c) <End>; d) <F1>. Questão 07 Na Barra de ferramentas de acesso rápido, para gravar o seu primeiro documento no Word 2007, deve-se clicar em: a) Copiar; b) Salvar; c) colar; d) repetir. Questão 08 O Botão Office é utilizado para: a) abrir, salvar, imprimir, entre outros recursos; b) formatar o tipo de fonte, tamanho e cor; c) aumentar ou recuar o tamanho da página; d) acessar os outros aplicativos do pacote Office. Questão 09 A Barra que permite ampliar ou reduzir o tamanho de um documento (Zoom) na tela é a Barra de: a) Status; b) Menus; c) Estado; d) Rolagem. Questão 10 Os principais recursos do Word 2007 estão disponíveis na Barra de: a) Títulos e Menus; b) Formatação e Padrão; c) Inicialização rápida e Office; d) Status e Estado. 14 NT Editora