DO COMITÊ GESTOR DO SISTEMA INFORMATIZADO UNIFICADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA
DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES - SPdoc
Artigo 1º - O Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc terá seu funcionamento orientado pelo Dec. 55.479-2010, alterado pelo Dec. 56.260- 2010, e pelo presente Regimento Interno.
Artigo 2º - Para a adequada execução do Dec. 55.479-2010, em especial do disposto nos arts. 1º e 4º, o Comitê Gestor deverá, entre outras providências:
- propor a definição de Comissões Técnicas, de acordo com as necessidades dos trabalhos;
- definir requisitos, metadados, formatos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos a serem cumpridos pelo Sistema;
- orientar o desenvolvimento de módulos específicos do Sistema visando à inclusão de documentos digitais e à preservação de documentos de guarda permanente;
- administrar no Sistema a inclusão, alteração ou exclusão de funcionalidades arquivísticas;
- orientar a definição de critérios para acesso e sigilo de documentos públicos estaduais;
- estimular a participação da gestão municipal na implementação de políticas de arquivo e sua adesão ao Sistema;
- homologar o Sistema e as melhorias incorporadas;
- planejar a infra-estrutura e a atualização permanente do ambiente tecnológico;
- avaliar o desempenho do Sistema e incorporar melhoria de forma contínua;
- definir estratégias, procedimentos e técnicas de preservação digital
- instituir procedimentos de segurança;
- elaborar políticas para assegurar a interoperabilidade do Sistema, bem como a migração de dados de sistemas legados;
- elaborar e manter atualizada a documentação de requisitos do Sistema, bem como seus manuais básicos.
Parágrafo único - Os trabalhos necessários ao cumprimento do disposto nos incisos II a XIII deste artigo serão distribuídos aos membros do Comitê, pelo Coordenador, em consonância com as atribuições dos órgãos que representam.
Artigo 3º - Ao Coordenador do Comitê Gestor, no exercício da coordenação dos trabalhos, cabe:
- dirigir e supervisionar os trabalhos do Comitê;
- convocar e presidir as reuniões, bem como submeter à votação as matérias a serem decididas pelo Comitê;
- representar oficialmente o Comitê e promover ações de divulgação de seus trabalhos;
- receber os expedientes dirigidos ao Comitê;
- encaminhar ao Secretário-Chefe da Casa Civil:
a) proposta de definição de cada Comissão Técnica e a designação de seus membros;
b) as necessidades de recursos orçamentários para o Comitê, visando sua inclusão no orçamento da Pasta;
c) relatórios periódicos e informações sobre matérias pertinentes à atuação do Comitê;
- cumprir e fazer cumprir as deliberações emanadas do Comitê.
Artigo 4º - Aos membros do Comitê Gestor cabe:
- comparecer às reuniões, apreciar e votar as matérias em discussão;
- requerer informações, providências e esclarecimentos ao Coordenador do Comitê;
- realizar estudos, apresentar proposições, apreciar e relatar as matérias que lhes forem atribuídas.
Artigo 5º - Ao Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor no exercício das atribuições previstas no § 1º do art. 5º do Dec. 55.479-2010, com a redação dada pelo Dec. 56.260-2010, cabe, em especial:
- preparar as reuniões, inclusive a convocação de seus membros, preferencialmente por correio eletrônico, com confirmação de recebimento;
- providenciar a elaboração de pautas de reunião, listas de presença, atas e relatórios, bem como o arquivamento de todos os estudos, projetos e demais documentos do Comitê e de suas Comissões Técnicas;
- monitorar a implementação das deliberações e diretrizes fixadas pelo Comitê;
- acompanhar os estudos, as pesquisas e a execução de projetos, bem como o cumprimento de prazos e os resultados obtidos.
Artigo 6º - As Comissões Técnicas indicarão, dentre os seus membros, os relatores dos trabalhos.
Artigo 7º - Os resultados dos trabalhos das Comissões Técnicas deverão ser apresentados por seus respectivos relatores ao Comitê Gestor, para análise e aprovação.
Artigo 8º - Os relatores dos trabalhos das Comissões Técnicas encaminharão, periodicamente, relatórios de suas atividades ao Coordenador do Comitê Gestor.
Artigo 9º - As Comissões Técnicas reunir-se-ão por convocação dos respectivos relatores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.
Artigo 10 - O Comitê Gestor funcionará na sede da Unidade do Arquivo Público do Estado.
Parágrafo único - As reuniões do Comitê Gestor poderão ser, eventualmente, realizadas em outro local, sempre que razão superveniente justificar a adoção dessa medida.
Artigo 11 - O Comitê Gestor reunir-se-á, ordinariamente, uma vez por bimestre e, extraordinariamente, por convocação de seu Coordenador.
Artigo 12 - O Comitê Gestor somente se reunirá com a presença de, no mínimo, 5 membros.
§ 1º - As decisões e deliberações serão tomadas por maioria simples dos membros presentes.
§ 2º - Ocorrendo empate na votação, caberá ao Coordenador o voto de qualidade.
Artigo 13 - As atas das reuniões do Comitê Gestor e de suas Comissões Técnicas, as correspondências, bem como os estudos, pesquisas, projetos, relatórios e outros documentos decorrentes de suas atividades deverão ser encaminhados ao Núcleo de Apoio, para arquivamento.
Artigo 14 - A pauta de reuniões do Comitê Gestor será encaminhada aos seus membros com antecedência, acompanhada da documentação necessária aos estudos para deliberação.
Artigo 15 - Os membros do Comitê Gestor deverão observar discrição quanto à circulação de documentos dos procedimentos administrativos e trabalhos técnicos a que tiveram acesso no exercício da função, sendo-lhes vedado:
- utilizar informações daí advindas no exercício da atividade privada;
- manifestar, por qualquer meio de comunicação, opinião sobre matérias pendentes de deliberação.
Artigo 16 - Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento Interno serão dirimidos pelos membros do Comitê Gestor.