Rais tudo o que você precisa saber sobre a obrigação acessória
17 de março de 2020 Redação
Fonte mais completa de informações trabalhistas no Brasil, segundo o Ministério da Economia, a declaração da Relação Anual de Informações Sociais – Rais de 2020, referente as informações do ano-calendário de 2019, já pode ser entregue pelos profissionais da Contabilidade. O prazo para o envio destes dados teve início no começo do mês de março e seguirá até o dia 17 de abril.
O que é a Rais ?
A Rais é uma obrigação acessória criada pelo Decreto nº 76.900, de 23/12/1975. Por meio dela, são repassados ao governo os dados trabalhistas dos funcionários das empresas.
Esta ainda é a principal fonte de informação do estado acerca deste tema. Os principais dados transmitidos por meio dela são:
contratações e demissões;
depósitos e saques do FGTS;
valores arrecadados com retenção na fonte;
concessão de benefícios previdenciários;
trabalhadores aptos a receber o abono salarial PIS/Pasep.
Para quê serve a Rais?
Os dados transmitidos por meio da Rais são utilizados pelo governo para controle de dados trabalhistas e até para a tomada de decisão no caso da criação de novos incentivos e programas que visem reduzir o desemprego e ampliar a média salarial do trabalhador.
Quem é obrigado a entregar?
Praticamente todas as empresas precisam fazer a entrega da Rais (ou pelo menos as informações contidas nela), inclusive as que não têm funcionários. Mas, para não gerar dúvida, o antigo Ministério do Trabalho (hoje parte do Ministério da Economia) elaborou uma lista que especifica quem está obrigado à entrega.
Estas empresas são:
• todos os empregadores;
• todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• condomínios e sociedades civis;
• empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base; e
• filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
Sou MEI. Como funciona?
É importante ficar atento a um ponto: as empresas que não têm empregados ou mesmo que mantiveram suas atividades paralisadas em 2019 deverão entregar a Rais Negativa. A exceção fica com o Microempreendedor Individual – MEI que não teve empregados em 2019. Este está isento dessa obrigação acessória.
A Rais Negativa é a declaração que deve ser entregue pelas empresas inativas ou sem funcionários. O seu preenchimento é bem mais simples do que a Rais propriamente dita, contendo somente dados da empresa, como seu CNPJ. Ela também pode ser enviada por meio do programa GDRAIS 2019.Já as declarações de Rais Negativas dos anos anteriores só podem ser enviadas por meio do programa GDRAIS Genérico (1976-2018).
Rais x eSocial
Apesar da série de problemas ocorridos durante o seu processo de implantação – especialmente no tocante à prorrogação de prazos – o eSocial finalmente passou a representar uma vantagem para as empresas que aderiram a ele: a desobrigação do envio da Rais.
Considerando que as informações da Rais seriam basicamente as mesmas já repassadas por meio do eSocial, enviá-la significaria duplicar os dados, e a proposta do eSocial é justamente reduzir o número de obrigações acessórias vigentes para as empresas – então a exceção faz todo o sentido.
A expectativa é de que nos próximos anos, com o final do processo de implantação do eSocial, a Rais seja extinta em sua totalidade. Mas, por enquanto, só não estão obrigadas à entrega da Rais as empresas do setor privado que já repassaram ao governo as informações pelo eSocial ao longo de 2019.
Se o seu cliente não era MEI sem empregados ou adepto (voluntário ou compulsório) do eSocial em 2019, é bom não perder o prazo. Isso porque há uma penalidade considerável para quem deixa de entregar as informações neste período, prevista no art. 25 da lei nº 7.998, de 11 de janeiro de 1990.
A punição em forma de multa é de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 a cada dois meses de atraso. Há ainda acréscimos na penalidade que variam de acordo com o número de funcionários que a organização tiver.
Estes são baseados no seguinte cálculo:
de 0% a 4% para empresas com 0 a 25 empregados;
de 5% a 8% para empresas com 26 a 50 empregados;
de 9% a 12% para empresas com 51 a 100 empregados;
de 13% a 16% para empresas com 101 a 500 empregados; e
de 17% a 20% para empresas com mais de 500 empregados.
O valor é o mesmo em caso de constatação de omissão de informação ou envio de dados incorretos. Por isso, é fundamental redobrar a atenção para evitar gastos inesperados e problemas com o seu cliente.
O envio da Rais é feito pela internet. O primeiro passo é baixar o programa do ano em questão. Após o preenchimento das informações pedidas na tela do programa, basta fazer o envio. Quem tiver dúvidas pode consultar o manual da Rais, disponível no site.
Preciso de Certificado para envio da Rais?
As empresas e órgãos públicos que possuem a partir de dez vínculos empregatícios precisam utilizar um Certificado Digital válido, no padrão ICP-Brasil para fazer o envio.
Qual Certificado Digital devo utilizar?
O Certificado pode ser de Pessoa Jurídica, emitido em nome do negócio, ou de Pessoa Física daquele que fará a transmissão dos dados.
Para os demais empreendimentos, o uso do Certificado Digital é facultativo. Mas vale lembrar que o documento torna o processo mais rápido e seguro, porque garante a autenticidade dos dados.