Aprenda como fazer solicitação de compras dentro do SAP Business One
Quando a empresa tem um processo eficiente de solicitação de compras, ela tende a vender mais, de modo que o seu caixa fica sempre abastecido. No entanto, quando pouca ou nenhuma tecnologia é empregada nesse sentido, os erros e retrabalhos aparecem e as reposições de estoque, por exemplo, ficam com produtos a mais ou a menos.
Felizmente, existem soluções responsáveis por lidar com essas questões e tornar a solicitação de compras um processo mais eficiente. Ao longo do texto, falarei sobre a importância de planejar as compras da empresa e como fazer o procedimento de solicitação no ERP SAP Business One. Boa leitura!
O que é e como funciona o processo de solicitação de compras?
Quando a empresa realiza o processo de compras, geralmente o objetivo é repor o estoque com mercadorias ou insumos industriais de produção. Pode-se dizer, portanto, que é a parte mais operacional de algo maior, que é a gestão de estoque e compras da companhia. Vale salientar que o processo se torna, de fato, eficiente, quando o estoque atual consegue atender à demanda de forma satisfatória, além de implicar em custos reduzidos para o negócio.
Sobre o funcionamento do processo de solicitação de compras, é crucial ter uma listagem organizada dos fornecedores, além da integração com a área de vendas e estoque. Sem isso, a empresa se mantém obsoleta e pouco inserida na transformação digital, com o risco elevado de adquirir mercadorias e insumos que ficarão parados muito tempo no estoque.
A relação de fornecedores ajuda a entender quais parceiros são os mais indicados, dependendo da aquisição de mercadorias que a empresa precisa fazer. Indústrias e distribuidoras, por exemplo, geralmente têm muitos fornecedores, o que aumenta a importância de organizar e gerir. A integração, por sua vez, é um aspecto que aumenta a agilidade no fluxo de dados, visto que os sistemas usados nos departamentos passam a compartilhar informações em tempo real.
Controle de vendas e giro de estoque
Um controle de vendas informatizado é responsável por mostrar dados referentes àqueles itens que têm mais e menos saída do estoque. É praticamente impossível o setor de compras fazer boas solicitações sem antes planejar e observar os períodos de sazonalidade. Em outras palavras, existem algumas datas ao longo do ano em que a demanda aumenta abruptamente, exigindo incremento de insumos e mercadorias no estoque, visando não perder vendas.
Gerir estoques e fazer com que eles estejam ajustados à demanda do mercado não é uma tarefa simples. Entretanto, existem várias boas práticas, sendo que uma delas é registrar no sistema todos os produtos que a empresa compra. Além desta, o giro de estoque tende a ser mais eficiente quando a empresa:
registra todas as movimentações de produtos e insumos, inclusive aqueles incorporados novamente ao estoque, em caso de devolução do cliente, por exemplo;
define o mínimo e o máximo do estoque, além do ponto de reposição das mercadorias;
elabora um inventário mensal de estoque.
Porque é importante fazer a solicitação de compras de forma eficiente?
Um processo de solicitação de compras eficiente ajuda o negócio a ser mais competitivo. Parece clichê o que eu estou dizendo, mas os gestores precisam saber que os concorrentes estão modernizando suas operações, tornando outras empresas menos competitivas e até obsoletas no mercado. Dito isso, não adianta a empresa ter os melhores cérebros se eles não têm ferramentas robustas e que promovam maior fluidez no compartilhamento de informações.
No passado, muitas empresas conseguiam manter a competitividade e o bom volume de vendas usando procedimentos manuais e pouco informatizados. Hoje, no entanto, é preciso se orientar por dados, coisa que o Excel e programas desenvolvidos na década de 70 não chegam nem perto de fazer.
O processo de compras, portanto, é o coração da empresa — logo, nenhum gestor ou colaborador deseja que ele trabalhe abaixo da sua capacidade máxima, não é mesmo? No tópico a seguir, falarei como dar vitalidade a esse coração na prática, evitando que ele venha literalmente a infartar no futuro.
Como o ERP SAP Business One auxilia na solicitação de compras?
O ERP SAP Business One é um sistema de gestão responsável por tornar as operações da empresa mais fluidas e eficientes. Nele, são registradas todas as mercadorias e os seus respectivos códigos, de modo a facilitar o processo de solicitação de compras. Lembra de quando falei sobre a integração entre os setores de compras, estoque e vendas? Pois bem, este software notifica a todos em tempo real, de modo a tornar o fluxo mais rápido, visto que ele proporciona aos gestores uma visão integral do negócio, em uma única interface.
Em relação aos fornecedores, o ERP SAP Business One ajuda os colaboradores na organização e gerenciamento de todos os parceiros comerciais. Dessa forma, a compra de mercadoria será feita com os menores custos e melhores condições de pagamento. Trata-se, portanto, de uma solução que automatiza processos e torna as tarefas diárias mais ágeis e produtivas.
Solicitação de compras pelo ERP SAP Business One
Agora que você entendeu a proposta do ERP SAP Business One, vou agora mostrar como solicitar uma compra pela ferramenta. O software possui um módulo de compras, sendo que o usuário deve ir até ele e em seguida abrir a tela "solicitação de compra". Com esta aba aberta, o colaborador informa na parte superior o item que deseja adquirir, sendo que ele pode ser tanto para repor o estoque como servir ao escritório (um cartucho de impressora, por exemplo).
Logo abaixo, o usuário deve preencher o campo "Nome do solicitante", que no caso de muitas empresas, deve-se colocar a filial correspondente. Deve-se colocar também qual departamento está solicitando a compra, sendo também recomendado marcar a opção para ser notificado via e-mail sobre o andamento de todo o processo.
Na parte mais abaixo da tela de solicitação, o usuário pode preencher as informações da sua compra. Nela, são especificados o item, o código correspondente, a quantidade, o preço e o fornecedor. Após clicar no botão "Adicionar" que fica no canto inferior esquerdo, o sistema retorna que a solicitação de compra foi concluída com êxito.
Uma solicitação de compras eficiente, como mostrei, ajuda a empresa a vender mais. Além disso, é crucial ter o cuidado de treinar os colaboradores para que consigam extrair o máximo do SAP Business One. Saber as reais necessidades do negócio e fazer um planejamento em cima delas também são fundamentais para que o software traga os resultados esperados. Dessa forma, a empresa automatiza rotinas e reduz custos, pois os desperdícios de compras acima da demanda, por exemplo, passam a ser evitados.