11/05/2021 Ferramenta de gestão de documentos de manutenção
Na série de apresentação dos trabalhos da CGT Eletrosul selecionados para a etapa nacional do 1º Prêmio de Inovação das Empresas Eletrobras abordamos a solução intitulada "Software para gestão de ordens e notas SAP", aprovada na categoria Gestão & Suporte e de autoria do técnico de proteção e apoio à operação Gustavo Bomfim Medeiro, da Regional de Manutenção do Mato Grosso do Sul.
As Empresas Eletrobras adotaram, de forma unificada, o software de gestão corporativa ERP SAP. Um de seus módulos é o de gerenciamento de manutenção, que utiliza ordens (de serviço) e notas (notificações) como principais documentos de controle. A plataforma fornece transações para tratamento destas ordens e notas e, através delas, é possível criar, modificar, exibir e listar arquivos com recursos de filtro bastante completos e vários campos de preenchimento. No entanto, toda essa flexibilidade acabou se traduzindo em complexidade, do ponto de vista dos setores usuários da ferramenta.
De modo geral, cada Centro Regional de Manutenção e Apoio à Operação administra os documentos relativos à sua área de responsabilidade. Como o SAP não foi desenvolvido como instrumento de gestão descentralizada, as equipes de manutenção utilizam planilhas do Excel extraídas do próprio SAP para realizar essa tarefa. Isso traz algumas vantagens (possibilidade de edição, criação de marcadores, filtros simplificados, colunas do usuário e acesso offline); por outro lado, fica difícil atualizar esses arquivos sem perder suas versões anteriores.
Portanto, o software para gestão de ordens e notas SAP (R-PROG) foi elaborado com o objetivo de descomplicar e tornar mais eficiente o processo de gerenciamento de documentos de manutenção nos setores, conservando os principais recursos oferecidos pelo Excel.
O elemento inovador consiste na utilização de mecanismos computacionais para administração de arquivos digitais – aparentemente, não existem soluções de software para esta demanda específica. A iniciativa, que surgiu em resposta a um problema de perda de produtividade e à citada dificuldade de gerenciamento de documentos de manutenção, eliminou o uso de planilhas de Excel para esta função. O software (R-PROG) também é uma ferramenta de gestão na dimensão de planejamento e programação de serviços.