Software de gestão de viagens corporativas e a integração com ERP
14 de Dezembro de 2016 | por Equipe Benner
Corte de despesas, redução de custos, economia: esses são temas constantes nas pautas dos gestores de todas as áreas das empresas, e na gestão de viagens corporativas não é diferente. Essa medida existe por ser uma necessidade comum de controle e gestão já que, de acordo com estatísticas do mercado, um departamento bem gerenciado pode gerar uma economia de, no mínimo, 10% na conta de viagens! E em se tratando de despesas de viagens corporativas, a burocracia na prestação de contas tem sido motivo de dor de cabeça de gestores e dos próprios viajantes, não é mesmo?
Neste contexto, a solução é buscar por uma gestão criteriosa, com políticas bem definidas, controles eficientes e, principalmente, soluções tecnológicas que, com a automação gerada pela integração de sistemas, reduza ou elimine o volume de processos manuais. Com o software de gestão de viagens certo, as áreas financeiras e de viagens corporativas, por exemplo, passam a ter total controle sobre compras, conciliações e prestação de contas das despesas das viagens.
Desse processo, surge a necessidade de integrar sistemas especialistas com os ERPs (Enterprise Resource Planning), garantindo que as melhores práticas de cada área entrem em sinergia com os sistemas nativos da empresa. Com a integração de ERP e um software de gestão de viagens e despesas é possível eliminar uma série de trabalhos manuais e melhorar a gestão de custos.
Quando uma empresa promove a integração de seus softwares de gestão de viagens e seu ERP, as informações geradas no Financeiro e no RH (Recursos Humanos), como funcionários e seus cargos, departamentos, centro de custos, projetos da empresa, por exemplo, ficam disponíveis, de forma ágil e assertiva, para utilização na gestão de viagens corporativas. Com a composição adequada de soluções, sua empresa pode complementar a gestão de viagens corporativas com uma grande quantidade de recursos, voltados à eficiência da gestão!
As vantagens da integração residem no fluxo de processos, sem obstáculos ou interrupções entre sistemas. Assim, um software de gestão de viagens e despesas e qualquer ERP funcionam como um sistema único, trazendo vantagens como:
Compartilhamento das informações: a entrada e saída de colaboradores, as constantes mudanças de centros de custos, a criação de novos projetos, o cadastro de novas atividades, a lista de motivos possíveis para justificar políticas não cumpridas e os códigos atribuídos para cada transação no ERP, são exemplos de informações compartilhadas. Você dispensa o uso de planilhas, verificações constantes de cadastros, retrabalho, erros de emissão ou quebra da política.
Redução de processos manuais: com a importação automática de todos os serviços emitidos no software de gestão de viagens e despesas, o sistema já realiza o lançamento de cada despesa em sua respectiva conta contábil, informa ao financeiro os valores que precisam ser reembolsados ao colaborador e, no caso de itens faturados ou com cartão de crédito virtual, possibilita fácil conferência pois já estarão disponíveis no contas a pagar. Além disso, após realizado o pagamento, a informação volta ao sistema de gestão de despesas, possibilitando o acompanhamento pelos favorecidos de todo o processo de viagens e de despesas. É redução nos atrasos de pagamento, dos erros nos lançamentos contábeis e da insegurança dos gestores nas aprovações de despesas.
Conciliação de cartões e faturas para conferência: difícil de ser realizado somente no software de gestão de viagens e despesas, porque muitas informações podem ser alteradas em ambiente externo, com os lançamentos integrados é possível realizar o tratamento das alterações feitas em cartões virtuais e facilmente realizar a conciliação deste meio de pagamento no ERP. Assim como os cartões virtuais, para as empresas que trabalham com a modalidade faturado, a conferência das faturas e os serviços prestados pelas agências de viagens também é simplificada.
Com a integração entre um software de gestão de viagens e despesas, como o da Benner, e o ERP da sua empresa, será mais fácil conseguir aumentar a economia nas viagens corporativas e tornar a atuação da área de gestão de viagens corporativas mais estratégica para a organização.