Arquivo Digital, Digitalização
Na busca pela diminuição do uso do papel ou pelo menos de uma utilização mais consciente e sustentável do produto, todo tipo de arquivo tem se tornado digital. Porém, a dúvida que surge é: o que fazer com toda a papelada acumulada ao longo dos anos e que não pode ser descartada? A solução é muito simples digitalizar ou microfilmar os documentos.
Se você é de Goiânia ou Brasília e está procurando esse serviço, acompanhe a seguir as nossas dicas e saiba onde digitalizar seus documentos.
Seja em Goiânia, em Brasília ou em qualquer outro lugar, para empresas com uma grande quantidade de documentos para digitalizar nem sempre é viável adquirir scanners modernos e de alta potência. Scanners comuns costumam demorar muito e aumentariam os custos, pois seria necessário que colaboradores se dedicassem só a essa tarefa, além, é claro, de aumentar a possibilidade de acontecerem erros e documentos se perderem para sempre.
Por isso, a melhor opção quando se pensa onde digitalizar documentos é procurar empresas especializadas em gerenciamento de documentos e que prestem esse serviço de digitalização. É evidente que terá um custo, mas é o melhor investimento que se pode fazer, afinal de contas são os documentos importante que estão em jogo.
Vantagens de digitalizar documentos:
Ambientes mais organizados e ganho de espaço;
Possibilidade de gerenciar o acesso e compartilhar documentos com toda uma equipe;
Diminuição de extravio de documentos devido ao desgaste causado por fatores ambientais ou perdas acidentais;
Facilidade para encontrar arquivos e aumento da produtividade;
Possibilidade de fazer backup;
Mais segurança para documentos confidenciais;
Enorme contribuição ao meio ambiente;
Como escolher a melhor empresa para digitalizar documentos em Brasília e Goiânia?
Se você ainda não sabe onde digitalizar documentos nossa dica é escolher uma empresa de gerenciamento de arquivos completa, que oferte outros serviços além de digitalizar documentos. Porque após digitalizar os documentos, principalmente, se estes forem em grande quantidade é preciso garantir a segurança desses arquivos digitais, pois, eles também podem se perder e isso requer uma expertise que talvez você não possua.
Além disso, uma empresa completa de gerenciamento de documentos poderá fazer a guarda dos documentos físicos que foram digitalizados, então, em vez de manter um arquivo em sua empresa, o que tomaria espaço e demandaria de tempo para organização, é preferível que esses documentos sejam arquivados por uma empresa expert em gestão de documental, que já possui um local de arquivamento adequado e os métodos de organização necessária para a eficiência nas consultas.
A oferta dos serviços de digitalização de documentos é ampla em Goiânia e em Brasília, por isso, pode ser difícil escolher em um primeiro momento onde digitalizar documentos. É importante avaliar a necessidade da empresa, o volume de documentos que precisam ser digitalizados e quais outros serviços serão necessários para manter tudo em ordem.
Vale ressaltar, que muitas vezes escolher onde digitalizar considerando apenas o preço pode ser arriscado. Na dúvida não confie a digitalização dos seus documentos a qualquer empresa, busque credibilidade, tecnologia e segurança.