Na tarde de ontem (27) foi realizada, no prédio que abriga os gabinetes dos desembargadores da Seção de Direito Público (MMDC), uma reunião de alinhamento para a implantação do Programa de Gestão Documental. O encontro ocorreu no gabinete do desembargador Eutálio José Porto Oliveira, da 15ª Câmara de Direito Público e também presidente da Comissão de Arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.
O Órgão Especial do Tribunal de Justiça aprovou e editou a Resolução 483/09 que cria o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. O programa foi implantado com o objetivo de adotar um conjunto de procedimentos e referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A iniciativa atende à necessidade de se preservar a memória histórica; reduz a massa documental de processos findos, arquivados e destituídos de valor; traz mais agilidade no desarquivamento dos processos; proporciona eficiência na administração do arquivo; melhora a conservação dos processos e documentos de guarda permanente; libera espaço físico e incrementa a pesquisa.
A preocupação do TJSP é dar destino adequado aos mais de 70 milhões de processos que já foram encerrados pela Justiça - acervo que vem crescendo ao longo de sua existência, desde sua inauguração, em fevereiro de 1874.
O primeiro passo já foi dado. Os processos até 1890 foram declarados 'patrimônio arquivístico público' e transferidos para o Arquivo Público do Estado. O material será preservado e digitalizado para permitir o acesso da população.
Pelo decreto 48.897, de 2004, são considerados documentos de guarda permanente: os indicados nas 'Tabelas de Temporalidade de Documentos', que serão definitivamente preservados; os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.
Com o convênio firmado entre o Tribunal de Justiça e o Governo do Estado, a previsão é de que os processos guardados até 1940 também sejam transferidos para o Arquivo Público do Estado. Lá, eles receberão tratamento adequado, serão restaurados e disponibilizados para consulta.
O segundo passo consiste na seleção dos processos guardados a partir de 1940. Ao serem classificados como de descarte, serão as partes comunicadas e, havendo interesse, poderão retirar os autos. Caso contrário, serão recuperados e disponibilizados para consulta e pesquisa. Esses processos serão de grande valia para a sociedade, pois são uma fonte rica de pesquisa para universidades, bibliotecas, museus e historiadores, entre outros.
Os processos de guarda permanente, como as ações de família, união estável, registros públicos, posse, registro e propriedade de bem imóvel, usucapião, procedimentos de infância e juventude, adoção, direito ambiental, coletivas e criminais, entre outros permanecerão no Tribunal de Justiça.
O terceiro passo consiste na classificação dos processos novos que entrarão na Justiça Estadual. Eles receberão no ato de sua distribuição uma classificação arquivística automática, segundo a tabela de temporalidade e destinação de documentos e processos, o que facilitará sua posterior destinação e preservação.
O Programa de Gestão Documental conta com o apoio de três comissões nas áreas de Direito Público, Criminal e Privado, cada uma presidida por um juiz. Também trabalham historiadores, funcionários com formação jurídica e experiência no Tribunal de Justiça. Eles avaliarão os processos quanto a sua adequação às regras jurídicas e históricas determinadas pela Resolução 37 do CNJ, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e de seus instrumentos.
Na reunião, o desembargador Eutálio José Porto Oliveira destacou a importância da gestão dos documentos e preservação dos processos. "A visão do processo pelo jurisdicionado é a de que o processo acaba com a sentença executada, mas o processo não termina nem para a sociedade e nem para o Tribunal. A ciência jurídica visa a distribuir a Justiça, mas para outras áreas, como a história e a sociologia, por exemplo, existe o interesse em conhecer a evolução da sociedade por meio do processo judicial, que conta a história viva das partes, suas alegrias e tristezas."
No próximo dia 25 de outubro está previsto para ser instalado um espaço que abrigará os funcionários responsáveis pela execução do programa de gestão documental para resgate e preservação da história paulista, através do Poder Judiciário.
Da reunião participaram a secretária Ana Lucia da Costa Negreiros, titular da Secretaria da Primeira Instância (SPI); a diretora da SPI-3, Marinele Feitosa Guimaraes Pavão; a supervisora de serviço do SPI 3.17.4, Roseli Neimas; a coordenadora do SPI 3.15, Ângela Margarete Caniato; a coordenadora do SPI 3.17, Mônica Aparecida Poletti Mastrodomenico; a coordenadora de Cerimonial e Relações Públicas, Arianna Monica Giulia Ceres França e a supervisora do Cerimonial, Maria do Carmo Palmeira da Silva Pereira.