Como manter a produtividade em espaços de co-working?
03/11/2017 Atualizado em 25/11/2019
Os espaços de co-working são perfeitos para os profissionais modernos, que se empenham em uma rotina de trabalho dinâmica com grande troca social. Sua maior vantagem é o contato com outras pessoas que, sendo da mesma área ou não, podem contribuir para a troca de conhecimento e evolução dos métodos de trabalho.
O co-working é diferente do ambiente convencional, por isso, exige que algumas características sejam levadas em conta na hora de estabelecer estratégias e modos de trabalhar. Com mais distrações do que um ambiente normal, além da concentração é preciso também ter algumas ferramentas que contribuem para um dia tranquilo e proveitoso.
Considerando todos os pontos de otimização do trabalho em um espaço de co-working, é possível garantir uma boa produtividade, trazendo bons resultados às empresas. Seja você gestor de um espaço co-working ou funcionário, confira agora as melhores dicas que podem ser implementadas para melhorar a sua produtividade no ambiente de trabalho!
Regras de convivência entre equipes
Usualmente é possível encontrar nos espaços de co-working mais de uma empresa ou de uma equipe. Para uma convivência fluida e tranquila, é necessário que os profissionais de diferentes lugares se entendam e respeitem as regras da casa.
Delimitar os espaços de trabalho, comunicar períodos de reunião e montar um quadro de horários visível para todos são algumas dessas medidas que melhoram a comunicação entre pessoas e turnos. No entanto, cada regra vai variar de acordo com a necessidade de cada empresa e da própria disposição arquitetônica do espaço.
Há co-workings que possuem somente uma sala de reunião, demandando uma maior organização. Outros oferecem poucas mesas individuais, sugerindo que as equipes estejam mais misturadas. Em ambos os casos, são as regras que vão ajudar a encontrar uma melhor disposição de espaço e tempo, auxiliando na interação dos grupos.
Investimento em tecnologias para o trabalho
A grande facilitadora do dia a dia também pode impulsionar a qualidade no trabalho. A tecnologia é amiga da produtividade, trazendo soluções inteligentes para melhorar a qualidade de vida.
Os aplicativos disponíveis podem oferecer soluções para compartilhamento de anotações, gerenciamento de contatos e clientes, programas de edição remota e concentração de notícias importantes.
A telefonia digital pode ser uma grande aliada, uma vez que o trabalho nesses ambientes tem a ver também com mobilidade e modernidade. Alguns programas oferecem sistemas de telefonemas grátis entre os membros da empresa e ramais móveis, que podem ser atendidos pelos funcionários onde quer que estejam.
Interação periódica entre equipes
Assim como estabelecer regras a serem respeitadas no espaço, a interação entre as equipes também é muito importante. Para fazer valer potencialmente o que a proposta oferece, é interessante que profissionais se conheçam e estabeleçam contato.
Geralmente a troca se dá de maneira orgânica, mas também pode ser impulsionada por atividades conjuntas. Elas podem ser profissionalizantes, na forma de palestra, debates, workshops que reúnam interesses amplos.
Mas também podem ser de lazer, como um happy hour cultural, um pocket show, uma pequena confraternização entre os colaboradores. Estes eventos fortalecem as relações e oferecem a oportunidade de novas associações no ambiente de trabalho.
Organização do espaço co-working
A organização é uma peça-chave em qualquer situação de trabalho. Nos espaços de co-working, ela se torna ainda mais importante para evitar o desperdício de tempo e a otimização na realização de atividades.
Pequenos nichos podem ajudar a organizar a mesa de trabalho, delimitando o espaço individual e auxiliando no manuseio de objetos do cotidiano. Ter pré-divisões também auxiliam a boa distribuição no ambiente em geral, de modo que os espaços se tornem democráticos e disponíveis para todos.
Escaninhos também podem ser oferecidos para aqueles que precisarem armazenar equipamentos e aparatos de maior volume, sem atrapalhar a circulação dos demais. A sinalização do espaço oferece clareza de informações, indicando banheiros, área de alimentação e senha da internet, por exemplo.
Para não perder a interação da equipe, uma boa comunicação é essencial. A lista de tarefas de cada etapa do trabalho é um item básico, porém necessário para organizar as atividades do dia a dia.
Agendas, cronogramas e lista de tarefas devem ser elaboradas pela liderança e compartilhada com os colaboradores, de modo que todos acompanhem o que está sendo realizado. Estipular guias e planilhas padronizadas para que se tenham listas de tarefas individuais é outra solução muito bem-vinda para quem está em co-working.
E não esquecer de elaborar um campo de checklist, a fim de verificar o andamento de cada processo. Eles podem ser feitos tanto por aplicativos gratuitos online, ou ferramentas pagas para esta finalidade.
Definição das horas de lazer
Um dos maiores empecilhos em espaços de co-working é vencer a procrastinação causada pelo ambiente estimulante e social. Transformar esses dados em algo positivo é uma tarefa dos gestores e dos próprios funcionários, que devem estar atentos para combater a distração.
Anteparos antiacústicos, como janelas e paredes, assim como fones de ouvido isolam o som, permitindo que quem esteja trabalhando não seja afetado por conversas ou barulhos dos ambientes externos.
Sugerir, ou mesmo determinar, horários para o lanche e para a pausa servem para organizar a rotina oferecendo os tempos de descanso necessários para repor as energias. Conversas com a equipe de modo a educá-las sobre o uso de redes sociais ou outras mídias para uso social também é uma maneira de evitar as distrações.
Arquitetura com consciência
Os espaços de co-working são interessantes por oferecerem uma qualidade de vida diferente dos ambientes convencionais de trabalho. Mais próximos de um home office, o co-working deve corresponder ao perfil das pessoas que o integram.
Ter um ambiente bem projetado traz muito mais do que beleza ao ambiente: ele também auxilia na satisfação pessoal, trazendo maior produtividade no trabalho. Aproveitando o ambiente colaborativo, o ideal é existir um canal para que funcionários possam trazer sugestões a serem incorporadas no ambiente.
Os espaços de co-working oferecem muito mais do que uma materialidade física, mas a oportunidade de encontro com novas e mais modernas formas de trabalhar. E para não ficar de fora de nenhuma novidade, que tal entender como a tecnologia pode impulsionar a capacidade produtiva?