PMKB | Tomada de decisão – Como priorizar os problemas de seus projetos - PMKB Project Management Knowledge Base – Conhecimento e Experiência em Gerenciamento de Projetos
Home » Artigos » Tomada de decisão – Como priorizar os problemas de seus projetos
Durante muito tempo, o processo decisório tem recebido definições de diversos autores e parte desses conceitos têm obedecido aspectos racionais, políticos, organizacionais, psicológicos e intuitivos.
Na Escola Clássica ou Racional (1910 a 1950) esse processo recebeu mais atenção com relação ao seu estudo. Apesar do processo decisório, na Teoria Clássica da Administração, no início do século XX, não ter sido tão expressivo, mais tarde, uma revolução nas comunicações permitiu que a tomada de decisão fosse feita de forma rápida e valorizada.
A partir de vários conhecimentos e experiências, o processo decisório pode ser um facilitador na tomada de decisões. A palavra decisão, vem do latim dis caedere "dis", parar, interromper, fora e "caedere" cindir, cortar, cujo significado é "deixar fluir" ou "cortar fora".
Ao decidir, retiramos algo que está nos atrapalhando e ficamos com o que é importante. Atualmente, com a globalização, as decisões humanas receberam um novo pensamento, um pensar de forma geral, utilizando a informação e a comunicação para facilitar o processo.
Todas as atividades que envolvem o planejamento precisam passar por um processo cuidadoso. Nos ambientes organizacionais existem várias atividades em que o gestor deve tomar as decisões corretas, ao longo do processo.
O indivíduo responsável por tomar decisões pode ser um governador, o presidente da organização, um diretor técnico de uma escola, ou grupos, como entidades, conselhos de ministros, comitês, juri, etc.
Estes são conhecidos como os atores do processo decisório que irão avaliar e se basear nos valores do sistema que está inserido.
Em Administração, Herbert Simon, um economista americano, foi um dos precursores da Teoria das Decisões. Sua teoria foi capaz de explicar sobre o comportamento humano dentro das organizaçõs, no livro O Comportamento Administrativo.
Ele enfatizou também que, as organizações são sistemas de decisões e de acordo com a Teoria Comportamental, cada funcionário dentro de uma organização participa da tomada de decisões individuais sobre determinado assunto na empresa, sempre considerando os critérios racionais e buscando resultados futuros.
Os teóricos Koontz e O`Donnell, entendem a tomada de decisões como parte do planejamento administrativo. Já Chiavenato delimita e explica que o processo decisório deve ser o foco do administrador.
A cada dia as teorias sobre o processo decisório evoluem e novas perspectivas surgem para descobrir o melhor método para a tomada de decisões.
Tomador de decisões – aquele que decide ou escolhe um conjunto de alternativas para a ação;
Objetivos – que o tomador de decisões quer alcançar;
Preferências – critérios usados na hora da escolha;
Estratégia – planos de ação utilizados para atingir determinados objetivos,dependendo dos recursos que possui;
Situação – compreensão do contexto e do ambiente que irá ser atingido pela sua decisão;
Resultado – consequência da estratégia utilizada pelo tomador de decisões.
Também conhecido como Modelo Decisório Racional da Economia Clássica ou Burocrático é considerado o primeiro modelo de processo decisório e é caracterizado por elevar os objetivos da organização como um todo, levando em consideração as alternativas para atingir esses objetivos.
Esse modelo é baseado num raciocínio técnico, em que o tomador de opinião se baseavam na lógica e na objetividade para a resolução de problemas.
É caracterizado pelo critério de que: não é possível conhecer todas as possibilidades para tomar uma decisão, por falta de recursos, informações e análise das mesmas. Esse modelo defende a tese de Herbert Simon, que a racionalidade é baseada no tomador de decisões e não existe uma racionalidade superior.
Segundo o autor, as organizações são um sistema de decisões e cada indivíduo faz parte do processo de tomada de decisões.
É caracterizado pela tomada de decisões estratégicas desestruturadas que são provenientes de problemas desconhecidos e de difícil resolução. No início da tomada de decisões o problema é desconhecido.
Não se conhece alternativas e nem soluções para a resolução.
Assim, o processo decisório é um pouco turbulento e sofre alterações quando os gestores enfrentam dificuldades no processo e buscam uma alternativa que se encaixe no contexto.
Esse modelo foi proposto porMintzberg e é aplicado quando o problema está em uma situação de incerteza extrema.
Algumas das características do modelo de Carnegie se encontram nesse modelo, como:
AS INFORMAÇÕES NÃO SÃO TOTALMENTE CORRETAS, SÃO LIMITADAS, ALGUMAS ALTERNATIVAS SÃO DESCONHECIDAS E O TOMADOR DE DECISÕES DEVE ESCOLHER A ALTERNATIVA MAIS ACEITÁVEL.
Nesse modelo o indivíduo é visto como homem administrativo, sendo que cada pessoa deve decidir, em todas as áreas da organização e essa decisão irá gerar ações ou comportamentos diferenciados.
Além desses, existem modelos próprios que se aplicam a determinadas organizações e cabe aos atores, baseado em sua intuição ou experiência, verificar qual se aplicará ao contexto da organização.
Com o desenvolvimento das organizações que se tornam a cada dia mais complexas, foram surgindo vários tipos de problemas, dos mais simples aos mais complexos.
Muitos gestores decidem adotar a abordagem inicial para a solução de problemas, o pensamento linear, em que cada problema tem uma única solução, que afetará apenas onde está o problema e após implementá-la, sempre será válida.
Porém, com essa evolução, esse pensamento encontra contradições, pois o problema afeta toda a organização, o foco apenas no problema pode ser prejudicial resolvendo-o em partes.
Ao acreditar que uma vez implementada a solução para o problema, ela é válida para os outros ignora-se as mudanças que ocorrem nas organizações.
Por esse motivo, teóricos e administradores resolveram definir uma nova abordagem, chamada de pensamento sistêmico, em que o problema é visto de uma forma geral, estando ele relacionado a vários aspectos.
Após identificar a melhor solução, o gestor deve observar os efeitos e dar um feedback (resposta), para que o processo de solução de problemas possa ser atualizado.
São as decisões estratégicas capazes de definir os objetivos da organização como um todo e é realizado pela Alta Administração.
Tático (Administrativas)
São decisões táticas tomadas em um nível intermediário, pelos gerentes. Nelas são desenvolvidas ações para a realização das metas/objetivos estratégicos da organização.
São decisões operacionais abaixo das táticas, geralmente, de supervisão. Ou seja, decisões que irão levar os funcionários a atingir uma forma mais eficaz de realizar as metas propostas no nível tático.
Dentro disso, os administradores, de acordo com o estilo de tomada de decisão exercem essa tomada de decisões em um dos níveis.
Os administradores responsáveis pelo processo de tomada de decisão são classificados, geralmente, de:
Indivíduo avesso a problemas (AP) – preserva o estado atual das coisas, status quo e evita mudanças;
Indivíduo solucionador de problemas (SP) – é eficaz em solucionar problemas, apesar de não prevê-los, assim pode gerar ilusão numa organização;
Indivíduo previsor de problemas ( PP) – antecipa os problemas e tenta lidar com eles antes que piorem.
Num processo de decisão racional e comum a todos os administradores, existem diferentes tipos de tomadas de decisões para estabelecer quanta energia deve ser gasta na solução de um problema/oportunidade.
Assim, veja os seguintes tipos de decisões gerenciais:
São utilizadas para problemas desconhecidos, únicos e que não seguem procedimentos ou regras para serem resolvidos.
Dependem, geralmente, do conhecimento e habilidade dos gerentes em tomar decisões. Ex.: Decidir os resultados econômicos a longo prazo de um país que exporta produtos (quem serão seus investidores, compradores, etc.)
São aquelas baseadas no conhecimento do indivíduo, suas experiências passadas e atuais, seus valores e estratégia, em que é envolvido no processo o Modelo do Sistema Aberto para a tomada de decisão.
Nesse modelo, se o gestor estiver aberto a procurar novas soluções e informações, mais aberto será o processo de tomada de decisões.
Se o gestor tiver a mente seletivamente fechada para determinados assuntos, o processo poderá ser descrito como relativamente fechado. As decisões Individuais classificam-se em:
Unilaterais – tomadas intuitivamente, geralmente são programadas e são importantes na resolução de situações de conflito ou emergência;
Consultivas – aqueles que possuem um grau de risco e devem ser estudadas e consultadas.
São aquelas baseadas de acordo com o sistema de valores do grupo, eficiência e eficácia nas decisões, racionalidade, levando em consideração o Modelo do Sistema Aberto, pois dentro de um grupo, os indivíduos pensam de forma diferente.
A responsabilidade, diferente das decisões individuais, poderá atingir a todo o grupo. As decisões coletivas classificam-se em:
Outro tipo de tomada de decisão é definida por Peter Drucker, pai da Administração Moderna. Para ele as decisões podem ser:
Baseadas na intuição por serem mais simples.
São mais difíceis de tomar, pois o problema e a solução são desconhecidos, uma vez que é preciso definir estratégias para resolver o problema.
É importante entender que no início, a tomada de decisão era feita somente por um único gestor, ou seja,centralizada, quando a tomada de decisões é feita por um único departamento, pessoa ou grupo.
Com a evolução do processo de tomada de decisão, as decisões passaram a ser descentralizadas e coletivas, em que as decisões são tomadas em grupo de acordo com os vários níveis operacionais de uma organização ou a nível mundial.
Atualmente, o ser humano é levado a tomar qualquer tipo de decisão, mesmo em situações que envolvam riscos ou incertezas. Não vivemos num mundo perfeito.
Dentro das organizações, por não haver o domínio completo de toda a informação pelos gestores, algumas decisões não solucionarão o problema ou não chegarão ao resultado desejado.
Assim, os gestores vivem num misto de risco e incertezas na tomada de decisão em situações estimulantes que o levam a analisar todos os níveis possíveis de alternativas.
Para que os riscos sejam minimizados é necessário ter conhecimento do mercado que a organização se insere. No livro Tomada de decisões gerencial: enfoque multi-critério, a decisão pode ser tomada nas seguintes condições:
Condições de certeza
O gestor tem conhecimento de todos os lados do processo decisório, bem como os resultados de sua decisão. Atribui-se uma probabilidade de 100% de certeza da tomada de decisão.
O gestor não tem conhecimento das etapas do processo decisório e portanto, atribui-se uma probabilidade de 50% a 100% de certeza na decisão.
O gestor conhece as metas da organização, porém desconhece os resultados futuros da decisão. A probabilidade é desconhecida ou incerta.
O gestor conhece as estratégias e os estágios do processo decisório e a decisão é tomada com base nos concorrentes.
As organizações sempre devem estar sendo desafiadas na tomada de decisão para que seus gestores, juntamente com a empresa, possam crescer a nível organizacional e enfrentar a competitividade e o mundo globalizado.