Entenda agora o que é BPM e como ele pode ser usado na sua empresa | Poli júnior
Um ponto muito importante para se manter em uma boa colocação no mercado competitivo que temos atualmente é se ter um negócio ágil e eficiente.
Isto é, quando se tem uma empresa onde os processos aprimorados de forma constante, a empresa ganha competitividade no mercado.
Podemos observar então, que a eficiência da empresa está ligada diretamente com a qualidade e agilidade dos seus processos, assim como a capacidade de gerar valor para a empresa.
Enquanto que na deficiência do funcionamento dos processos, a empresa enfrenta diversos problemas, inclusive em custos de manutenção do negócio.
O BPM (Business Process Management) se tornou uma área muito investida, para que então se tenha sucesso.
Mas afinal, o que é BPM? Quais seus objetivos e benefícios? Como posso implantar?
O BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em portugês) se trata de uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvida para que se possa sistematizar e assim facilitar os processos organizacionais relativos a empresa.
Em suma é um conjunto de práticas focadas na melhoria dos processos de forma contínua.
Integrando estratégias de organização às necessidades do cliente.
Sendo possível então analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar os processos de forma mais efetiva, garantindo assim uma maior competitividade do mercado.
Alguns termos são comumente utilizados e são, portanto, importantes para a compreensão da gestão de processos de negócio, então vamos rapidamente alinhá-los.
Esta é uma ferramenta utilizada para que se compreenda melhor os processos da empresa, como também melhorá-los.
O Mapeamento de processos vem com o intuito de descobrir todos os detalhes sobre o funcionamento do negócio, assim como cada detalhe do funcionamento dos processos que o compõem, e organizá-los em uma documentação organizada e coesa.
Tornando assim possível reunir todo o conhecimento coletado sobre os processos do negócio.
E permite aos gestores conhecer a fundo os processos, e a partir disso perceber seus problemas e agir para solucioná-los.
A padronização de processos se dá pela organização e formalização dos processos, desenvolvendo a partir disso um padrão que deverá ser seguido pelos colaboradores.
Portanto, é importante que os colaboradores entendam o que é esperado deles em cada etapa e como a sua função afeta os demais.
A melhoria de processos, ou Business Process Improvement, se trata de reparo incremental dos processos, isto é, uma prática de manter uma análise contínua dos processos.
Tendo como objetivo garantir que as expectativas dos clientes estejam sendo atendidas, assim como as expectativas do negócio, garantindo bons resultados.
A otimização dos processos é um conjunto de ações executadas com o intuito de aumentar o desempenho dos processos da empresa.
Tendo como objetivo se identificar possíveis problemas ou gargalos e encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos, de modo a obter melhores resultados.
Quais os benefícios do uso do BPM?
A aplicação de BPM é uma questão contínua, onde há um acompanhamento periódico para que aconteça realmente as melhorias necessárias, o que irá fazer com que a empresa em aprimore seus processos e como o são geridos, criando cada vez mais benefícios.
1. Transparência dos processos
Com a implementação do BPM, os processos se tornam mais transparentes para os colaboradores.
E assim eles ficam mais cientes dos seus processos e, consequentemente, executar as suas atividades com uma maior qualidade e alinhadas com os objetivos da empresa.
A transparência propicia também uma melhor comunicação interna entre os colaboradores.
Além de se criar uma cultura de empatia, já que será possível ver o reflexo do seu trabalho no trabalho das outras pessoas, o que as motivará a melhorar seu trabalho.
Por serem estabelecidos indicadores de desempenho, será mais fácil para mostrar a performance da empresa em seus processos, o que irá promover um melhor e mais eficiente controle de qualidade.
3. Crescimento na produtividade
A eliminação de barreiras e gargalos, em conjunto com fluxos mais eficientes e a conscientização dos funcionários contribuem para que a produtividade apresente crescimento.
O passo de padronização, em conjunto com a transparência permite que as etapas sejam feitas da forma correta desde a sua primeira execução, evitando retrabalhos e erros na comunicação.
Processos repetitivos serão automatizados, o que trará uma maior agilidade para os processos, direcionando o trabalho de forma automática.
O que permite menos tempo gastos com alguns processos, fazendo com que as pessoas tomem melhores decisões, além de dar uma maior visibilidade para os processos, tornando-os conhecidos e permitindo um melhor alinhamento com a organização.
Processos mais fluidos tornam os processos em si, mais ágeis, assim, as organizações que empregam o BPM entregam mais resultados em menos tempo, aumentando então a satisfação, além de gerar mais valor para o cliente.
Com já dito diversas vezes, as organizações com BPM apresentam um alto nível de eficiência em seus processos.
A informatização e reconhecimento dos processos tornam as equipes mais eficientes e, em conjunto com processos otimizados, tornam a empresa mais eficiente e competitiva.
Processos cada vez mais eficientes promovem uma redução nos custos, e geram melhores resultados para a empresa.
O conhecimento a fundo dos processos promovem a se descobrir cada vez mais formas de reduzir custos, tornando os processos mais ágeis e menos custosos.
A proteção de dados sendo alcançada com a automação de processos, gera uma maior segurança, graças a criptografia dos dados. De modo que tem se mostrado como a melhor e mais segura de se armazenar as informações da empresa.
A metodologia da Gestão de processos pode ser dividida em 5 etapas:
1. Entenda como é atualmente
Inicialmente é necessário levantar e mapear os processos da organização.Para isso, temos um conteúdo especial onde damos 3 ferramentas para fazer o mapeamento de processos dá certo. Confere.
Esta etapa deve ser um momento colaborativo, trazendo os colaboradores para a roda de conversa, de modo a viabilizar a troca de experiências, tendo por fim um entendimento melhor do processo através do mapeamento do processo.
2. Defina como deve ser
A partir do mapeamento feito na etapa anterior, é feito o projeto dos processos já com as melhorias que deverão ser implementadas. Os processos irão então os níveis de desempenho e melhorar os resultados da empresa.
Agora que já se tem o projeto dos processos com as novas melhorias, nessa etapa se põe em prática o que foi projetado.
Esta é uma etapa que exige conhecimento em gestão de projetos, de modo que se dê o suporte necessário para a implantação dos novos processos.
Sendo feita as mudanças necessárias assim sendo possível diminuir os riscos ao negócio em si.
O monitoramento dos desempenhos dos processos com as melhorias feitas devem ser feitas periodicamente, para que se possa analisar a efetividade das mudanças feitas, e assim tomar novas medidas quando necessário.
Os critérios de qualidade e resultados obtidos do processo são alguns dos dados que devem ser analisados nesta etapa.
5. Gestão de performance
Nesta etapa é ainda mais importante se atentar aos critérios de qualidade e indicadores de performance que possibilita a medição do desempenho de forma ágil e simples.
Nesta etapa do BPM se fará as relações dos indicadores com as relações causais temporais, dando maior sentido as métricas utilizadas anteriormente