Alguns documentos têm extrema importância para pessoas jurídicas. É por meio deles que se consegue comprovar regularidade frente à Receita Federal, o que impede que a empresa receba multas e sanções, por isso é tão importante guardar documentos fiscais com segurança.
Além do mais, a preservação adequada de informações como essas em papel é uma prática de boa gestão da empresa, ainda que estejam digitalizadas, pois também precisam do arquivamento físico. Saiba agora como fazer isso com segurança.
Por que guardar documentos fiscais?
As empresas estão investindo cada vez mais em métodos de armazenamento em nuvem, mas o Fisco pode, dentro do período de validade, solicitar às organizações algum documento fiscal em sua forma física.
Assim, é de extrema importância manter esses documentos armazenados em um espaço que seja constantemente higienizado, com vistas a evitar a incidência de umidade e a proliferação de insetos, além da garantia de estarem em local seguro.
Outro ponto é poder contar com um local que tenha o tamanho suficiente para o armazenamento dos papéis. Caso haja, por parte da Receita, a solicitação de determinado documento e a empresa não o apresente, pode gerar problemas com custos financeiros, incluindo juros e correção.
Os prazos exigidos para os documentos mais comuns
Os prazos de armazenamento dos principais documentos fiscais são variáveis. Listaremos alguns a seguir:
Notas Fiscais: 5 anos;
Recibo de compra e venda: 5 anos;
Imposto de Renda de Pessoa Jurídica: 10 anos;
Declaração anual de Movimento Econômico e Fiscal: 5 anos;
Livros Fiscais: 5 anos;
Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido: 5 anos;
Livro de Apuração de Lucro Real: 10 anos;
Declaração Anual do Simples Nacional: 5 anos;
Declaração de Ajuste Anual: 5 anos.
É importante ter atenção para evitar que alguns documentos não sejam armazenados além do prazo ou descartados antes do previsto por lei.
Como posso guardar os documentos fiscais da minha empresa?
É comum que grande parte das empresas enfrente dificuldades para armazenar documentos. Até porque o ambiente precisa ser suficientemente amplo e seguro.
Por isso, uma solução inteligente é o aluguel de boxes para armazenar esses papéis, isto significa contratar o serviço de self storage.
O self storage é um serviço de armazenamento que consiste no aluguel de espaços de diferentes tamanhos, com o objetivo de atender a diferentes necessidades de quem precisa de espaço.
A chave do cadeado do box fica com o cliente, o que garante a segurança e sigilo sobre os objetos, neste caso os documentos.
O valor do aluguel varia de acordo com o tamanho do espaço escolhido, no entanto todos os boxes contam com excelentes condições de armazenamento, em local limpo, seco, livre de insetos e de umidade. Além de segurança por monitoramento de câmeras 24h.
Como vimos, armazenar documentos físicos é muito importante e uma empresa de self storage pode ser uma grande aliada nessa tarefa. Acesse o nosso site e solicite um orçamento simplificado hoje mesmo.