Prazo para arquivamento de documentos fiscais – Preservação, guarda e mitigação de riscos – Escritório Guaporé Serviços Contábeis
ESCRITÓRIO GUAPORÉ SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA
Para uma boa gestão do documentário fiscal e contábil das empresas são necessários alguns cuidados, especialmente no que diz respeito à sua preservação e guarda em face dos prazos legais mínimos exigidos.
É de suma importância a prevenção de riscos visando a segurança e proteção da empresa nas mais diversas áreas, especialmente as afetas à esfera tributária.
Não se trata apenas de uma preocupação visando salvaguardar interesses empresariais. O tema merece atenção, especialmente, por se tratar de uma obrigação legal.
É de conhecimento corrente que, via de regra, para fins fiscais, os documentos relacionados a um fato tributário devem ser guardados por cinco anos completos (prazo prescricional), tanto para fins de lançamento tributário, como também para revisões fiscais com finalidade de, por exemplo, recuperar tributos pagos indevidamente. Existem, no entanto, documentos cujo prazo de guarda é maior, especialmente os que dizem respeito às relações trabalhistas, previdenciárias, saúde e medicina no trabalho, FGTS, benefícios previdenciários (aposentadoria), entre outros.
Estes prazos de guarda (os prescricionais) podem ser considerados "conservadores". Outros fatores podem sugerir a necessidade de guarda dos documentos por tempo maior; às vezes, muito maior! É o caso da ocorrência de fatos anormais e/ou excepcionais que levam à necessidade de maior tempo de preservação da documentação.
Dentre estes podem ser destacadas, por exemplo, (1) as discussões judiciais, seja de ordem particular ou coletiva; (2) a suspensão e interrupção do prazo prescricional (a interrupção, reinicia a contagem do zero; a suspensão do lapso prescricional faz parar a contagem, retomando-se pelo tempo restante após o seu início); (3) mudanças decorrentes de novos entendimentos jurisprudenciais; (4) parcelamentos de longo prazo (e suas renovações); (5) divergências interpretativas da legislação fiscal, entre outros. Todos, são bons exemplos da ocorrência de eventos que podem sugerir a guarda de documentos por longos períodos de tempo.
Dessa forma, o prazo prescricional (5 anos) não é o único parâmetro para a guarda e conservação seja de documentos físicos e/ou digitais.
Decidir o que e como preservar, por quanto tempo e de que forma, é uma tarefa a ser realizada em equipe (Empresário, Contador, Jurídico – pelo menos).
A mitigação dos riscos, devidamente mapeados, será de grande valia para a decisão sobre "o que", "como" e "até quando" cada documento deve ser guardado.
As respostas para cada empresa são, portanto, personalizadas e dependem da sua realidade e perfil, após criteriosa análise de todas as variáveis envolvidas sobre o tema.