O que todo empreendedor contábil deve saber sobre o SPED!
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É verdade que todo sistema tributário nacional esbanja burocracia, morosidade e processos bastante complexos e, muitas vezes, desnecessários. Todas essas dificuldades fazem com que muitos empreendedores desperdicem um tempo valioso que deveria ser investido nas questões empresariais.
Contudo, nos últimos anos, o governo brasileiro — ainda que a passos curtos — tem buscado diminuir a burocratização e otimizar a relação entre o Fisco e o contribuinte.
Um desses passos foi a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): um sistema que gerou padronização das informações, redução de custos, economia de tempo e praticidade, entre outros benefícios.
Atualmente, o SPED é um dos temas mais importantes do universo contábil e tem exigido de empreendedores, gestores e profissionais da área contábil uma nova postura em relação à contabilidade das empresas.
Com este artigo, você entenderá todos os motivos pelos quais ele é tão importante para qualquer empreendimento. Acompanhe!
SPED e seus módulos
O SPED é uma iniciativa do governo que busca simplificar os processos burocráticos e também a fiscalização. Trata-se de um sistema público contábil e fiscal de integração eletrônica entre as empresas e as esferas do governo Federal, Estadual e Municipal.
Um instrumento que está revolucionando a contabilidade das empresas, fazendo migrar do papel para o digital todas as práticas que compõem a escrituração contábil, fiscal e previdenciária.
O universo de atuação do SPED conta com diversos módulos dos quais três são os pilares do sistema: NF-e, SPED contábil e SPED fiscal.
Vejamos agora cada um dos módulos que compõem o SPED.
Escrituração Contábil Digital (ECD) ou SPED contábil
A Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de SPED contábil, é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED Fiscal
A Escrituração Fiscal Digital (EFD), também chamada de SPED fiscal, é um arquivo digital que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações, assim como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelas empresas.
Seu funcionamento é semelhante ao do SPED contábil. A partir da base de dados do sistema da empresa, é gerado um arquivo que deve ser assinado eletronicamente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED.
O módulo NF-e foi o pioneiro do projeto SPED e foi desenvolvido — de forma integrada — pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e Receita Federal do Brasil (RFB), a partir da assinatura do Protocolo ENAT 03/2005.
Esse Protocolo atribuiu ao Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e pela implantação do módulo.
As informações dos arquivos digitais da NF-e funcionam exatamente como as notas fiscais em papel, ou seja, as imagens em papel simplesmente reproduzem as informações provenientes do meio eletrônico.
A EFD Contribuições é um arquivo digital, instituído no SPED, a ser utilizado pelas empresas na escrituração da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS.
Nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014. Portanto, a DIPJ está extinta desde então.
A ECF tem entrega prevista para o último dia útil do mês de julho do ano subsequente ao do período da escrituração.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Ele tem por finalidade padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição, constituindo um ambiente nacional.
Foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1571/2015, que disciplina a obrigatoriedade de prestação de informações relativas às operações financeiras de interesse da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.
A coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento da NFS-e são trabalhadas de forma integrada pela Receita Federal do Brasil e pela Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), atendendo o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02/2007.
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente.
Ela tem o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.
O CT-e também poderá ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, atualmente, nos transportes multimodais.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento digital emitido e armazenado eletronicamente, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada.
A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf) é o mais recente módulo do SPED e está sendo construída em complemento ao eSocial.
A EFD-Reinf envolve todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
Dentre as informações prestadas por meio da EFD-Reinf, destacam-se aquelas associadas:
aos recursos recebidos por ou repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
SPED e a rotina da empresa
Como podemos perceber, o projeto SPED e todos os seus módulos vieram para tornar a rotina empresarial mais fácil e prática.
Com ele, foram reduzidos drasticamente grandes problemas relacionados ao Imposto de Renda, à burocratização e à morosidade dos processos contábeis, tributários e previdenciários.
Assim, o SPED trouxe vários benefícios tanto para as administrações públicas quanto para os contribuintes.
É verdade que a maioria dos contribuintes já se utiliza da tecnologia para efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil.
No entanto, a adaptação que o programa necessita requer investimentos tecnológicos para organizar, de maneira integrada, a contabilidade da empresa, atender a legislação e, sobretudo, evitar multas e punições desnecessárias.
Confira a seguir quais são os benefícios da implantação desse programa e algumas situações empresariais que podem ser otimizadas ao adotar o SPED.
Padronização e segurança das informações
A informatização da prestação de contas ao Fisco por meio do SPED garante a padronização e a qualidade das informações.
Dessa forma, a contabilidade das empresas passa a ser acompanhada mais de perto — quase que em tempo real —, aumentando o controle por parte do governo e, consequentemente, a arrecadação dos impostos.
Além disso, o sistema proporciona maior segurança das informações, obrigando empresários, empresas e contadores a utilizarem a assinatura digital cuja validade jurídica é garantida pela autorização de uso, fornecida pela Autoridade Certificadora no padrão ICP-Brasil.
Essa certificação reduz consideravelmente a possibilidade de fraudes que prejudicam as empresas e o Fisco.
Tempo de processamento e agilidade
Anteriormente ao SPED, os processos de prestação de contas ao Fisco eram manuais e morosos. Exigiam deslocamento e uma quantidade absurda de papel e, além disso, podia demorar semanas até a validação final.
Hoje, empresas de pequeno ou médio porte conseguem realizar o preenchimento dos dados, a transmissão e a validação das obrigações em até duas horas, no máximo.
Por isso, saber utilizar o SPED pode representar o detalhe para tornar o seu negócio muito mais eficaz e prático, cortando gastos desnecessários e resultando até mesmo no aumento da produtividade.
O SPED pode atuar simplificando a rotina da empresa, garantindo competitividade, economia e otimização de processos, independentemente de seu porte, pois oferece agilidade à gestão.
Assim, o projeto representa um avanço significativo do país na busca de melhores oportunidades para empreendedores e surgimento de novas empresas, impulsionando a economia brasileira.
Podemos começar identificando a economia financeira direta com a substituição dos arquivos em papel por versões digitais.
O SPED proporciona redução de custos com movimentação, busca e armazenamento de documentos em papel, facilitando os processos e gerando economia de tempo e dinheiro.
Ao mesmo tempo, possibilita o aprimoramento do controle fiscal e o aumento da competitividade das empresas pela racionalização das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil).
Dedicação aos assuntos empresariais
Todo processo burocrático e de prestação de contas sempre demandou muito tempo de empreendedores e gestores, fazendo com que a empresa ficasse sem um olhar mais voltado para os assuntos gerenciais.
Em razão disso, a produtividade caía e os resultados do período não eram alcançados. Entretanto, uma vez que atualmente o processo é muito mais dinâmico, esse problema desapareceu quase que completamente, produzindo um cenário no qual empreendedores e gestores podem estar mais próximos à empresa.
Todos os módulos do SPED são de fácil processamento e interação. Basicamente, o Fisco fornece um arquivo de obrigações separadas por setores de empresa, assim como outras obrigações nesse sentido.
Cabe ao contribuinte acessar o portal do SPED e realizar o download desses arquivos, identificando quais as suas obrigações junto à declaração de impostos pagos.
Então ele deve submeter as informações por meio dos arquivos eletrônicos ao Programa Validador e Assinador (PVA), que devolverá o arquivo conferido e aprovado. Depois, é preciso assinar o documento digitalmente por meio de um certificado digital e enviá-lo para o ambiente do SPED.
O PVA pode ser acessado pelo site da Receita Federal. Em alguns casos, esse procedimento deve ser realizado mensalmente; em outros, como no caso do SPED contábil, uma vez ao ano.
Contabilidade e sua organização por meio da tecnologia
Para que as empresas possam organizar com maior eficiência e exatidão sua contabilidade e atender todos os requisitos legais sem comprometer seus resultados e, ainda, aumentar a sua competitividade no mercado, faz-se necessário o investimento em tecnologia.
Esse investimento é um caminho sem volta. Recentemente foram informatizados processos que eram feitos manualmente. Isso provocou uma urgência de adaptação para empresas e, principalmente, para profissionais da área.
As empresas precisam utilizar um bom sistema de gestão ou ERP para fazer com que os processos gerenciais sejam otimizados integralmente, garantindo integridade e exatidão das informações.
Esse sistema de gestão precisa proporcionar eficiência aos processos, tornando-os mais simples e objetivos.
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