Boas Práticas | Diagnóstico da Folha de Pagamentos - Juiz de Fora
A busca pelo equilíbrio das contas públicas ainda é um dos grandes desafios dos gestores das cidades brasileiras, sobretudo considerando o cenário econômico que impõe quedas de arrecadação e, consequentemente, orçamentos menores aos municípios. Com isso, faz-se necessária a reavaliação de processos internos da gestão pública para se atingir uma maior eficiência no emprego dos recursos e se evitar quaisquer prejuízos à população.
Após a implementação da frente de equilíbrio fiscal em Juiz de Fora, identificou-se a oportunidade de maiores ganhos na folha de pagamento da administração direta e alguns órgãos da administração indireta. Para tanto, foram buscadas possíveis inconsistências na folha municipal.
O que foi a frente de trabalho Diagnóstico da Folha de Pagamentos?
O diagnóstico da folha consiste na avaliação dos pagamentos dos benefícios e adicionais que compõem os vencimentos dos servidores, identificando e eliminando inconsistências e possíveis gargalos nos processos, além do cumprimento dos limites previstos na Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF). Desse modo, proporciona-se eficiência no emprego dos recursos orçamentários sem prejudicar os servidores municipais e sem cortar direitos adquiridos.
A frente, dentre as suas diversas linhas de análise, faz o diagnóstico dos contratos com empresas prestadoras de serviços, avalia o número de terceirizados e dos gastos com servidores comissionados e promove uma gestão eficiente dos recursos, propondo maior quantidade, melhor qualidade, mas com um volume menor de recursos e promovendo prestação de serviços à comunidade e satisfação do servidor. Dentre as ações que podem resultar dessa frente estão a criação de rotina de acompanhamento dos indicadores de processo da folha de pagamento, estabelecimento, implementação e regulamentação da gestão de atestados e modificação de decreto de lei orgânica, entre outras.
O diagnóstico da folha de pagamento busca identificar melhorias nos processos da folha de Juiz de Fora e garantir a consistência dos pagamentos. As metas de redução das despesas dessa frente, considerando a administração direta e indireta, foi pactuada em R$ 7,04 milhões, equivalente a 1,4% de todos os gastos com folha de pagamento da prefeitura. A previsão é que a meta seja alcançada até dezembro de 2016.
A frente teve início no mês de abril de 2015 e se encerrou no início de julho do mesmo ano. Ela ficou sob a liderança da Secretaria de Administração e Recursos Humanos (SARH), que faz parte do Comitê Gestor do município. A secretaria é responsável pela coordenação da folha de aproximadamente 80% dos servidores públicos municipais de Juiz de Fora, que possui aproximadamente 14 mil funcionários. Os pagamentos dos servidores ligados à administração indireta não estão sob a coordenação da SARH, mas os órgãos responsáveis também foram envolvidos na frente.
Assim como na frente de equilíbrio fiscal, foi desenvolvida uma sistemática de reuniões divididas por níveis – chamados de N3, N2 e N1. O diagnóstico da folha de pagamento em Juiz de Fora teve duração de três meses, sendo o trabalho dividido em quatro grandes etapas:
Identificação das principais divergências
Definição de metas de melhoria para a folha de pagamento
Na primeira etapa, identificação de inconsistências, o objetivo é localizar os desvios ou falhas em ou bases de dados. Em Juiz de Fora o trabalho foi feito a partir de entrevistas com os servidores envolvidos no processo e na análise dos relatórios de auditoria interna, nos quais foram identificados potenciais exemplos de inconsistências no processo de folha de pagamento que contribuíam para o aumento indevido dos gastos com pessoal.
Uma vez identificadas as inconsistências, são realizadas análises para apontar como os itens impactam a folha e quais oportunidades de ganho podem ser geradas. Essa é a segunda fase do fluxo de trabalho, a análise de dados. Para que esses pontos sejam solucionados, contribuindo para a redução de inconsistências, é necessário fazer um planejamento e uma análise profunda das oportunidades. Em Juiz de Fora, essas análises englobaram bases de dados das secretarias que compõem a administração direta municipal, bem como dos órgãos pertencentes à administração indireta. Foram analisadas 23 linhas geradoras de inconsistência e os cinco pacotes mais representativos, os quais representaram 80% da meta para a frente: licenças médicas; conformidade de números de cargos comissionados; hora extra; zona rural; e pagamento a exonerados.
Após as análises e identificação de oportunidades, foram elaborados critérios e metas com o intuito de gerar maior resultado e economia. Trata-se da terceira etapa, que consiste na definição de metas.
Em seguida, são executadas as duas etapas seguintes: a identificação de causas e a elaboração dos planos de ação. Em Juiz de Fora as análises foram conduzidas para identificação e a priorização das causas. Por fim, com as metas definidas, priorizadas e pactuadas com as lideranças, foi possível gerar planos de ação para o atingir os objetivos e reduzir as inconsistências.
Para alcançar esses resultados, o Comitê Gestor definiu um plano contendo uma série de ações, tais como:
envolvimento e capacitação de 55 servidores do município nas atividades estabelecidas pela frente;
divulgação do andamento e dos resultados da frente de diagnóstico de folha através do Gestão Inteligente, uma estratégia para comunicar os benefícios das ações do equilíbrio fiscal para o servidor e a população, que utilizou cartazes, newsletters, cartilhas informativas e gestão à vista, entre outros instrumentos de comunicação;
criação de uma rotina de acompanhamento dos indicadores de processo da folha;
criação de um processo de gestão dos atestados nas secretarias;regulamentação da entrega de atestado sem a Classificação Internacional de Doenças (CID) para períodos maiores que cinco dias;
remanejamento de 38 pessoas que recebiam por prestação de serviços na zona rural, mas trabalhavam na zona urbana;
padronização e informatização do mapa de frequência da Secretaria da Saúde;
criação de rotina pré-aprovação de horas extras;
promoção de ajustes no quadro funcional de comissionados e
criação de procedimentos operacionais padrão do processo de "fechamento de folha de pagamento".
A fase de implementação continua sendo conduzida pela prefeitura de Juiz de Fora e acompanhada pela Comunitas desde julho de 2015.
Tanto no mês de julho de 2016 quanto no acumulado, o município superou as metas estabelecidas para a folha, tendo dispendido valores inferiores aos pactuados no projeto.
A meta para o mês era de R$ 55.935,00 e a prefeitura atingiu R$ 54.368,00. No acumulado, a meta até junho era de R$ 686.163,00 e o resultado foi de R$ 658.755,00, o que demonstra o sucesso da frente no alcance e superação dos objetivos pactuados.
As entidades que mais contribuíram para o alcance desses resultados foram a administração direta, seguida pelo Departamento Municipal de Limpeza Urbana.
Algumas metas alcançadas pela frente de diagnóstico da folha de pagamento em Juiz de Fora foram:
mudança de cultura dos servidores na busca de benefícios para a prefeitura e cidadão;
correção de servidores que foram contratados inicialmente para atuar na zona rural do município, mas que estavam atuando na zona urbana e continuavam recebendo a gratificação da zona rural;
correção da relação de funcionários que recebiam adicionais de insalubridade ou periculosidade, mas que já estavam alocados em outras funções;