Case: XXVVIII INTERNATIONAL CONGRESS OF THE INTERNATIONAL ACADEMY OF PATHOLOGY
Candidato: Master em Comunicação SS Ltda/SOMA
A Divisão Brasileira da IAP – International Academy of Pathology com o apoio da SBP- Sociedade Brasileira de Patologia captou o XXVIII International Congress of the International Academy of Pathology para o Brasil, em 2004, em Brisbaine, na Austrália.
Esse congresso foi realizado pela primeira vez no Brasil e permitiu que os médicos patologistas pesquisadores e estudantes de pós graduação stricto e lato sensu se atualizassem na área da Patologia, com ênfase na integração da Patologia morfológica básica, com os recentes e importantes avanços da Patologia molecular/genética, através de contato direto e enriquecedor com especialistas de notório saber de várias partes do mundo, trazendo novidades e permitindo a troca de experiências.
Visando especialmente o pós-graduando, a Sociedade Brasileira de Patologia e outras entidades internacionais forneceram bolsas especiais, para que apresentassem seus trabalhos.
A SOMA, empresa de organização de eventos, atua há 35 anos. Tem como objetivo o planejamento, a organização, execução e comercialização de eventos associativos, corporativos, esportivos e sociais. Citamos como clientes tradicionais a Santa Casa de Misericórdia de São Paulo, os Laboratórios Baldacci, a AMIL, entre outros.
Imediatamente após a captação desse congresso, a direção mundial da IAP veio à São Paulo. Com o apoio do SPC&VB, conheceu, entrevistou e selecionou empresas organizadoras e tivemos o privilégio de sermos contratados.
Fomos responsáveis pelo planejamento, organização e execução integralmente, assim como pela comercialização da exposição comercial e pela captação de recursos dos órgãos de fomento e empresariais.
Programação científica sinalizada nas portas
O XXVIIIth International Congress of the International Academy of Pathology teve como tema central "Looking to the Future", com ênfase também na Educação Médica, o que significou uma grande honra e responsabilidade para a Patologia Brasileira.
É um congresso bienal e contou com 2.347 participantes provenientes de 72 países.
O programa científico contou com 442 speakers, com 747 participações em 100 atividades científicas, focando 26 especialidades.
As atividades foram distribuídas em:
- 30 Symposiums,
- 4 Satellite Symposiums,
- 26 Slide Seminars,
- 20 Short Courses,
- 1 Long Course,
- 6 Workshops,
- 4 Closed Meetings,
- 4 Key Note Lecture,
- 4 Plenary Lectures e
Foram apresentados 736 Posters.
É importante salientar que a Patologia é uma especialidade médica com pouco auxílio financeiro das indústrias mas, mesmo assim, conseguimos o patrocínio de 8 empresas e a participação de 32 empresas expositoras.
A divulgação internacional focou o congresso em Atenas – Grécia, em 2008, última edição, que antecedeu o Brasil.
Montamos um simpático estande, bem brasileiro, com farta distribuição de balas de café, de leite, fitinhas do Bonfim, sorteios de peças de arte popular brasileira etc.
A Sessão de Abertura foi realizada na Sala São Paulo, Estação Júlio Prestes.
Composta por pequenos discursos, foi seguida por concerto da TUCCA Filarmonia que é um Projeto Cultural, Música pela Cura, ajuda a curar crianças e adolescentes de carentes de todo Brasil, com câncer..
O programa musical formado por um paralelo entre a música erudita mundial e brasileira, desde o século 18 até a bossa nova, regido pelo Maestro João Mauricio Galindo foi finalizado por um eletrizante frevo de Moraes Moreira e grande parte da platéia, em pé, dançou em seus lugares.
Os congressistas foram recebidos com um farto coquetel com delícias de nossa culinária, enquanto pequenos grupos visitavam o hall, foyer e a Estação regiamente decorados com muita vegetação, ressaltadas pela iluminação. Foram instalados bares no hall e foyer, com cores e sabores brasileiros e muitas frutas tropicais para a preparação de caipirinhas. Os bartenders, além de prepararem as bebidas, foram atração para fotos com europeus e asiáticos.
Coquetel do Presidente
O Presidente recebeu um pequeno grupo de convidados em sua suíte no hotel, para um coquetel com delicias nacionais tais como pastéis variados, acarajé, casquinha de siri etc.. e muita batida e caipirinha com frutas tropicais.
Em função do curto espaço de tempo entre o término das sessões científicas e o horário de jantar, optamos em realizá-lo nos salões Comandatubas, no próprio hotel. A decoração previu palco e pista de dança. Inicialmente foi servido um espumante, frutas secas e queijos no hall. Os salões foram abertos com a música do Trio SP Show. Após a sobremesa, show de Toquinho, seguido da Escola de Samba Rosas de Ouro em pequena escala, focando as alas de baianas, passistas, mestre sala e porta bandeira, grandes fantasias e a maravilhosa bateria com puxador de samba.
Ao término das atividades científicas, à saída dos salões Comandatubas, os congressistas foram recebidos por garçons com taças de Chandon e show dos "Meninos do Morumbi". As crianças estavam posicionadas na escadaria do Auditório. Inicialmente cantaram com boca chiusa, seguido de muita percussão e para finalizar, convidaram os congressistas para dançar. Todos ficaram extremamente sensibilizados com a explanação do coordenador do Projeto e muitos se interessaram em conhecê-lo mais profundamente.
profissionais aplicavam shiatsu, quick massagem, reflexologia e também ao brinde de encerramento com a apresentação dos Meninos do Morumbi.
Houve receptivo no Aeroporto Internacional Governador André Franco Montoro nos dias 7,8 e 9 de outubro, nas duas alas dos dois terminais, indicando os diferentes tipos de transporte.
Foram realizados traslados entre os hotéis e centro de convenções e para as atividades sociais. As linhas dos traslados foram codificadas através de cores e os guias e ônibus identificados com a cor de cada percurso. Utilizamos 120 ônibus para cobrir as atividades diurnas e noturnas.
1º folheto
3º folheto
Sinalização - peças
Participantes de diversas partes do mundo
Sessão de Abertura - Sala São Paulo
Iniciamos os trabalhos com a criação da marca. O estudo partiu de um microscópio focando o mapa do Brasil. Em todo material gráfico e site utilizamos fotos turísticas, despertando a curiosidade sobre o turismo e cultura brasileiros. Destacamos as principais regiões turísticas: Amazônia, Bahia, Cidades Histórias, Pantanal, Rio de Janeiro e Foz do Iguaçu, para aguçar a curiosidade e vontade de participação nos tours pré e pós congresso.
A montagem do programa científico e toda divulgação mundial do congresso foram realizadas por processo eletrônico, reforçada somente pela participação na edição anterior, em Atenas.
O grande diferencial foram os Slides Seminars. Os patologistas enviaram suas lâminas por correio internacional. Fizemos um acordo operacional com uma empresa americana, que escaneou em alta resolução (padrão utilizado na patologia mundial) as 159 lâminas recebidas, armazenando em um servidor, ultrapassando 750 GB.
Foi desenvolvido um programa para visualização on line, que possibilitava aumentar em até 300 vezes cada imagem, permitindo o estudo das células pré e intra congresso. Essas imagens ficaram congelada no site até junho de 2011.
Foram utilizadas 89 páginas para compor o site do IAP 2010, incluindo o sistema de inscrição on line, recebimento de trabalhos, reserva de hotéis e criação personalizada de tours, assim como acesso aos seminários de lâminas com senha individual e impressão em alta resolução do timetable.
Cada abstract foi avaliado por cinco avaliadores de diferentes paises, sistema realizado totalmente on line.
Foi montada uma sala com 40 microscópios para algumas atividades, entre elas, o "Slide Seminar".
Como as apresentações foram enviadas previamente "on line", permitiu aos inscritos nos seminários, a visualização pré e pós evento, em alta resolução.
O projeto envolveu ações científicas, sociais e de acompanhantes, com a inclusão do terceiro setor, visando menor custo para o congressista versus maior qualidade científica e de relacionamento.
site no ar: www.iap2010.com
Houve resultado altamente positivo para as duas entidades promotoras e lucratividade para todos os prestadores de serviços contratados.
As entidades reverteram seus lucros em novos eventos científicos e as empresas em renovação de seus equipamentos e materiais.
O enfoque de lucro também foi revertido para o Brasil tanto na área científica, social e politicamente.
- a mão de obra empregada - 346 pessoas no período do evento;
- ocupação hoteleira de 3.862 pernoites pela agência oficial, distribuídas em sete hotéis, além da rede hoteleira utilizada diretamente pelos participantes.
- utilização de 90 ônibus para a abertura e 24 para os traslados diários entre os hotéis e o Centro de Convenções e 16 para os city tours.
- 534 pessoas fizeram City tour e Day trip e 65 pessoas pré e pós tours com a agencia oficial.
- foram compradas 163 passagens através da agencia oficial;
- contratação de fornecedores – toda a cadeia produtiva para eventos; estúdio de criação, projeção, sonorização, tradutores (1 atividade), gráfica, montagem de estandes, buffets, segurança, limpeza, pasta, caneta, crachá, brindes, transporte em ônibus e Vans, mobiliário, decoração ambiental e floral, comunicação visual, ambulância, seguradora;
- comercialização e participação de 32 empresas, em 486 m2 de estandes.
- geração de resultados/ negócios para toda a cadeia produtiva de turismo e eventos,
- Todo material de divulgação foi impresso em papel "Reciclato", composto em 75%
por sobras de papel da Cia Suzano de Papel e Celulose e os 25% restantes, de aparas
pós consumo, coletadas em centros urbanos, através de acordos com cooperativas de
- Os Anais foram entregues impressos por exigência de um órgão de fomento mas, os
cursos foram entregues em CD e não impressos, contra a tradição científica mundial,
pela preocupação em economizar o uso de papel, preservando nossas árvores.
- A decoração ambiental e floral do Centro de Convenções foi realizada através de
empresa focada na preservação ambiental.
- A sobra de todo material do Congresso tais como pastas, camisetas e alimentos, foram doados para o Educandário Dom Duarte, em São Paulo, que atende mais de 1.000 crianças carentes e seus familiares.
- A TUCCA Filarmonia, contratada para a abertura. O Projeto Cultural TUCCA, Musica pela Cura, ajuda a curar crianças e adolescentes carentes com câncer, de todo Brasil.
- A Sociedade Rosas de Ouro, escola de samba contratada para animar o jantar de confraternização, possui vários projetos sociais para capacitação profissional de jovens e adultos, que vivem em situação de risco social à ingressarem no mercado de trabalho, através de cursos profissionalizantes e oficinas. Nesses atendimentos, fornecem lanches diários, uniformes e fazem doação de cestas básicas e leite.
- Os "Meninos do Morumbi", contratados para o encerramento, é um projeto de caráter social, que tem na prática musical uma forma de criar alternativas às drogas e a delinqüência juvenil. A Associação Meninos do Morumbi é formada por mais de 4.000 crianças carentes, inicialmente da favela de Paraisópolis e hoje atendendo vários bairros da periferia.