Pregão eletrônico: o passo a passo para empresas
Por Fellipe Augusto
10 de janeiro de 2022 Atualizado em 15 de janeiro de 2022
O pregão é uma modalidade de licitação para compra de bens e serviços comuns, independentemente do valor, cujo procedimento se desenvolve a partir de lances verbais ou eletrônicos, de modo a permitir sempre a contratação do menor preço.
Neste artigo, você vai descobrir como funciona o pregão eletrônico e o passo a passo para poder participar e, com isso, aproveitar a melhor oportunidade de vender para o governo e aumentar rápido a lucratividade do seu negócio.
O pregão é uma modalidade que surgiu com o objetivo de aperfeiçoar o regime de licitações públicas, garantindo mais facilidade na participação dos licitantes e simplicidade e celeridade no procedimento para a Administração.
Por sua vez, o pregão eletrônico é essa mesma modalidade, porém realizado 100% de forma online, através da plataforma do Portal de Compras do Governo Federal (ComprasNet).
A vantagem disso é que, como todo o procedimento se dá de forma totalmente digital, empresas de qualquer lugar do Brasil, em regra, podem concorrer.
Para participar, a empresa interessada deve estar previamente cadastrada no SICAF (Sistema de Cadastro de Fornecedores), quando o certame ocorrer em âmbito federal ou em qualquer outro quando houver repasse voluntário de verbas da União.
O tipo de julgamento será sempre pelo menor preço (ou maior desconto, um desdobramento do mesmo tipo). Isto é, vence quem der o menor lance de venda para o governo.
Seu procedimento é ágil. Em suma, primeiro acontece a habilitação dos documentos, depois a classificação das propostas (etapa de julgamento) e por fim adjudica e homologa o certame. Veremos isso mais no detalhe a seguir.
Procedimento do pregão eletrônico
O pregão eletrônico acontece por meio de sessão pública, pela internet.
São 2 as fases do procedimento: interna, na qual o ente público faz toda a preparação para realizar o pregão, e o limite temporal para que os participantes já estejam credenciados (mediante cadastro no SICAF); e externa, que vai da publicação do edital até a homologação do certame pela autoridade competente.
1 – Fase interna
A fase interna é a etapa de planejamento da licitação. Os requisitos legais que devem ser observados pela Administração Pública são:
Identificação da necessidade de contratar, feita pelo setor requisitante;
Autorização da abertura da licitação, que é o ato administrativo realizado pela autoridade competente do órgão, formalizando, assim, o início do processo administrativo de licitação;
Designação dos envolvidos, feita pela autoridade competente: equipe de planejamento, pregoeiro e equipe de apoio;
Elaboração do edital e seus anexos: o termo de referência, onde haverá a indicação detalhada do objeto a ser contratado, bem como o custo, e como, quando e onde será entregue; mais a minuta do contrato;
Indicação dos recursos orçamentários, comprovando que o poder público possui condições financeiras de efetuar a contratação pretendida;
Análise jurídica pela assessoria do órgão, com emissão de parecer aprovando ou não a realização do certame, e enviando para a publicação do edital, que dará início à fase externa do procedimento licitatório.
2 – Fase externa
2.1 – Publicação do edital
Com a aprovação do setor jurídico por meio de parecer, publica-se o edital com todas as informações relevantes para a participação dos licitantes, o qual dará início à fase externa do certame.
Após a publicação do edital tem-se o prazo de 8 dias úteis para acontecer a sessão.
O período entre a publicidade e a abertura da sessão é o momento para a empresa enviar suas propostas com a descrição do objeto e o preço, bem como os documentos de habilitação.
Para isso, precisa estar credenciada pelo SICAF até 3 dias antes da sessão.
Além do mais, até 2 dias úteis antes da data marcada para o recebimento das propostas pela Administração, o licitante pode, se for o caso:
Impugnar o edital, se encontrar nele alguma ilegalidade, encaminhando petição ao próprio pregoeiro, que terá o prazo de 24 horas para dar resposta;
Ou formular pedido de esclarecimentos, quando precisar elucidar alguma questão do edital, como por exemplo no caso de obscuridade, omissão ou qualquer outro tipo de dúvida. Também é direcionado ao pregoeiro, que deverá prestar os esclarecimentos em até 24 horas (mesmo esquema da impugnação).
2.2 – Abertura da sessão (fase de classificação)
Após a publicação do edital e o envio das propostas pelos licitantes, o pregoeiro faz a abertura da sessão pública do pregão eletrônico na data agendada e, em primeiro lugar, irá verificar os critérios de classificação das propostas, desclassificando aqueles que estiverem em desacordo com o edital.
Esta análise preliminar é chamada de exame de conformidade.
Para as demais propostas em conformidade com o edital, o pregoeiro promoverá sua classificação, passando-se à fase seguinte, onde os participantes poderão encaminhar lances sucessivos até o fechamento da sessão.
A fase de lances acontece em 2 modos de disputa, à escolha justificada do ente público:
2.2.1 – Modo de disputa aberto
No modo aberto, a fase de lances dura 10 minutos, sendo que nos últimos 2 minutos se houver algum lance, prorroga-se por mais 2 minutos. Contudo, não havendo lance, encerra-se a disputa, passando para a fase seguinte.
2.2.2 – Modo de disputa aberto/fechado
Este é um modo mais complexo, onde a etapa de lances é dividida em 2 fases:
Etapa aberta:
A sessão dura 15 minutos. Depois, mais um período de até 10 minutos de iminência (chamado também de tempo randômico), isto é, dentro deste tempo, a sessão pode acabar a qualquer momento.
Após, passa-se à etapa fechada.
Na etapa fechada do pregão eletrônico, 4 situações podem ocorrer:
1ª situação: Segue para a etapa fechada o 1º colocado da etapa aberta, mais todos os demais cujos lances ficaram numa faixa de até 10% com relação ao primeiro colocado. Assim, durante 5 minutos, é dado um último lance final e fechado (sigiloso);
2ª situação: quando não existir pelo menos 3 ofertas na situação 1, seleciona-se os melhores lances subsequentes até o máximo de 3, para um novo lance final e fechado em até 5 minutos. Aqui, o número máximo de participantes é de 5;
3ª situação: quando não há nenhum lance classificado e o pregoeiro pode, justificadamente, reiniciar a etapa fechada para um novo lance final e fechado em até 5 minutos;
4ª situação: todos são inabilitados e o pregoeiro poderá, justificadamente, reiniciar a etapa fechada.
O vencedor segue para a fase seguinte.
2.3 – Benefício de desempate ficto para os beneficiados da Lei Complementar nº 123/2006
Após a etapa de lances, será verificado se há algum beneficiado da LC 123/06, que são: microempresa, microempreendedor individual, empresa de pequeno porte, agricultores familiares, produtores rurais pessoa física e cooperativas.
Se houver algum destes beneficiados cujo lance esteja no intervalo de até 5º em relação ao 1º colocado provisório, ele será notificado para, se quiser, cubra aquele preço no prazo de 5 minutos.
Clique aqui para saber mais sobre os privilégios para empresas beneficiadas pela LC 123/06.
2.4 – Aceitabilidade da proposta
O pregoeiro decide, justificadamente, se aceita ou não a proposta do 1º colocado. Em caso positivo, segue-se para a etapa de negociação.
2.5 – Fase de negociação
Aqui, o pregoeiro tenta obter junto ao vencedor uma negociação com valores ainda mais vantajosos para a Administração.
O licitante não é obrigado a aceitar, quando então será desclassificado e o certame segue com o segundo lugar provisório.
Porém, caso a empresa aceite a negociação, é preciso reenviar a proposta atualizada (agora com os novos valores) rapidamente, contudo em prazo não inferior a duas horas.
2.6 – Habilitação e declaração do vencedor
São analisados os documentos de habilitação do primeiro colocado. Aqueles já juntados previamente no SICAF.
Estando tudo ok, habilita o vencedor. Caso contrário, inabilita-o e segue com a análise do segundo colocado, e assim por diante.
Por fim, é importante dizer que é proibido no pregão eletrônico a exigência de garantia de proposta ou participação. Ou seja, a Administração Pública não pode cobrar do participante valores que garantam sua proposta ou participação no certame.
É válido apenas a garantia do contrato (após a adjudicação), em até 5% do valor negociado.
Saiba mais sobre documentos de habilitação.
2.7 – Fase recursal
Após declarado o vencedor, qualquer licitante pode apresentar recurso administrativo para tentar modificar a decisão, o qual será encaminhado à autoridade competente do órgão licitante.
No pregão eletrônico, a fase recursal acontece em 2 momentos:
Assim que for declarado o vencedor, o recorrente precisa se manifestar imediatamente sua intenção de apresentar recurso contra a decisão. Aqui, deverá apresentar de forma sucinta por que está recorrendo;
Em seguida, ele terá o prazo de 3 dias para apresentar as razões do seu recurso, conforme os motivos apresentados anteriormente. O pregoeiro receberá o recurso e encaminhará para a autoridade competente, que deverá decidir em até 5 dias.
O recurso na modalidade do pregão tem efeito suspensivo, isto é, todo o certame fica suspenso até que os recursos sejam decididos.
Os demais licitantes, se quiserem, também podem se manifestar contra os recursos apresentados, e farão isso apresentando contrarrazões no mesmo prazo de 3 dias.
2.8 – Adjudicação e homologação
Adjudicar é o ato de atribuir ao vencedor do certame o objeto da licitação. Já a homologação ocorre quando todos os atos do certame correram de acordo com a lei.
Se não houve recurso após a habilitação e declaração do vencedor, o próprio pregoeiro pode adjudicar. Mas em caso de recurso, quem deve adjudicar é a autoridade competente, já que julgará as questões do recurso.
A homologação, por outro lado, só pode ser feita pela autoridade competente, independentemente de ter havido recurso ou não.
É válido exigir amostras do vencedor?
A resposta é sim. É cabível, inclusive, em todas as modalidades, assim como no pregão eletrônico, devendo ser efetuada na fase de julgamento das propostas e somente em relação ao vencedor provisório do certame.
Contudo, é preciso ponderar que o seu cabimento apenas se justifica quando for estritamente necessário averiguar o protótipo do objeto, para assegurar a qualidade da compra.
Para isso, é necessário que o órgão cumpra as seguintes condições para a solicitação de amostras:
Não pode ser exigida como condição de habilitação;
Deve estar expressa no edital;
Prazo justo para apresentação da amostra;
Direito à contraprova no caso de rejeição da amostra;
A Administração deve guardar a amostra (se for possível) para fins de comparação com o objeto a ser entregue posteriormente pelo vencedor;
É necessário uma equipe técnica para fazer a análise qualitativa da amostra.
Enfim, não são em todos os casos que a Administração vai exigir a amostra do licitante. Mas apenas quando for realmente necessário, respeitadas as regras acima.
O pregão eletrônico apresenta uma série de vantagens quando comparado com as outras modalidades de licitação.
Por exemplo, é uma modalidade que sai muito mais barata tanto para a Administração quanto para a empresa licitante.
Só o fato de todo o procedimento ser eletrônico, não exigindo portanto deslocamento, impressão de materiais e dispêndio maior de tempo, já faz com que a licitação saia mais em conta.
Ademais, não se pode sequer cobrar do interessado um preço pela aquisição do edital. Este é gratuito, assim como o cadastro no SICAF e todas as etapas do procedimento, o que motiva ainda mais a participação de empresas.
Além disso, é um procedimento mais célere. O prazo para agendar a sessão é de 8 dias úteis após a publicação do edital, enquanto que nas demais modalidades esse prazo costuma ser em média de 30 dias.
É também um procedimento menos burocrático e mais abrangente para o público em geral.
Por fim, o fato de no pregão eletrônico não haver limite de valores para contratação pública fomenta ainda mais o seu uso, e justifica o que a Nova Lei de Licitações fez agora: excluiu as modalidades de tomada de preço e convite (que tinham limite de valores para contratação).
Corrobora esta afirmação também a constatação de que cada vez mais a Administração tem aceito quaisquer bens e serviços como objetos comuns para fins de licitação via pregão eletrônico.
Na minha opinião, é a melhor modalidade tanto para empresas que estão começando agora a vender para o governo, quanto para aquelas que vivem apenas disso, haja vista que pregões eletrônicos acontecem praticamente todos os dias.
Mas, não se dispensa, é claro, uma boa assessoria jurídica para garantir o sucesso no certame e a contratação desejada. Aqui, detalhes podem fazer a diferença e os lucros compensam esse tipo de investimento.