Como aplicar as atualizações fiscais e tributárias no meu negócio?
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Por Fonte em 30 de Novembro de 2017 · Gestão Empresarial, Gestão Tributária e Contábil, Sped, ERP e Mais do Universo TI
Toda empresa que deseja atuar na legalidade deve se preocupar com suas obrigações fiscais e tributárias.
São elas que permitem que o Fisco tenha controle sobre o desempenho do negócio de modo a garantir que todos os impostos devidos sejam pagos da maneira correta.
Com o avanço da tecnologia, houve algumas atualizações nesse sentido e, agora, muitos dos envios podem — ou devem — ser feitos de maneira completamente digital.
Para que a sua empresa consiga aplicar essas atualizações, é fundamental fazer uma estruturação adequada e utilizar os recursos certos.
Por isso, veja a seguir como fazer a aplicação das atualizações fiscais e tributárias no seu negócio.
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. No caso do SPED Fiscal, ele diz respeito à Escrituração Fiscal Digital (EFD) e é obrigatório para empresas que trabalham com a venda de produtos.
Basicamente, ele serve para manter o controle sobre o que sai do negócio, de modo que a cobrança de impostos aconteça de maneira adequada. Quem contribui com IPI e ICMS precisa utilizar esse sistema.
Recentemente, também passou a ser obrigatório preencher o Demonstrativo de Livro de Caixa para as adotantes de lucro presumido e com receita anual superior a R$ 1,2 milhão.
A principal mudança que ele implementa no negócio é a eliminação de uso de documentação física pelo envio de arquivos digitais.
Para aplicar essa atualização fiscal em seu negócio, é preciso, em primeiro lugar, adquirir um certificado de validade digital para que a transmissão de dados aconteça de maneira segura e idônea.
Em seguida, é necessário analisar com o contador da empresa a necessidade de adaptações para que o negócio comece a adquirir e enviar documentos em formato digital. Por fim, mas não menos importante, é necessário adquirir uma solução, como um software, que seja capaz de gerar o arquivo do SPED Fiscal.
Depois de sucessivos adiamentos, o Bloco K é uma obrigação fiscal que passou a valer desde o ano recorrente (2017) para alguns negócios. Até 2019, espera-se que ele esteja completamente implantado. Ele é parte integrante do SPED Fiscal e também uma das principais atualizações dessa obrigação.
Ele vai exigir a digitalização do Livro de Controle de Produção e Estoques e, para isso, será necessário fornecer informações como o nível de desperdício da produção, dados sobre as movimentações internas de produtos e matérias-primas e mais.
Para tanto, é necessário adotar num sistema de gestão integrada, capaz de adquirir as informações relativas tanto à entrada quanto à saída de produtos, gerando todos os dados que são exigidos por essa obrigação.
O SPED Contábil, por sua vez, diz respeito à Escrituração Contábil Digital (ECD), que consiste no registro de todas as movimentações contábeis de um negócio. Nessa versão digital, é obrigatório fazer o envio do Livro Diário, Livro Razão, Livro Balancetes Diários e também de balanços em geral.
Para se preparar para a entrega desse documento, é fundamental fazer uma conciliação de resultados, para verificar se não há diferenças entre valores registrados, por exemplo.
Também é importante se preocupar com o preenchimento correto de informações no sistema contábil e toda essa conferência é mais fácil com o uso de um sistema que conte com um módulo para o envio dessas informações.
Nesse sentido, é especialmente útil contar com o auxílio de um bom profissional de contabilidade tanto para organizar os processos e suas informações quanto para selecionar o melhor recurso para fazer essa transmissão.
O eSocial é uma obrigação que diz respeito aos trabalhadores de um negócio. Ele exige o envio de informações sobre a folha de pagamento, obrigações trabalhistas e processos de admissão e demissão.
O grande desafio que esse sistema traz para os negócios é o fato de que é necessário preencher corretamente centenas de informações sobre o trabalhador. Como o sistema não admite qualquer incongruência de dados, para se manter regularizado, é preciso que o negócio se prepare de maneira ampla.
Começar desde já a coleta, o ajuste e a organização de informações sobre os colaboradores é uma boa opção, assim como selecionar uma opção com módulo voltado para o cumprimento dessa obrigação. Assim, o preenchimento se torna mais adequado e com menos chances de erros, o que facilita o processo.
Mais do que isso, é fundamental estabelecer a conscientização em todos os níveis de atuação da empresa sobre a importância de rever e de ajustar processos relacionados aos trabalhadores.
Outra questão a ser considerada é o uso de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Elas são as versões digitais dos documentos obrigatórios que uma empresa deve emitir quando faz a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
Para que a empresa comece a substituir os documentos físicos por suas versões digitais, é preciso contar com a ajuda do contador para avaliar essa possibilidade. Na sequência, é necessário fazer credenciamento junto à Secretaria de Fazenda do estado de atuação da empresa. Embora a SEFAZ geralmente ofereça um programa emissor desses documentos, é melhor buscar uma solução apropriada.
Além de fazer a emissão, um bom software também vai garantir o gerenciamento e possivelmente o armazenamento do documento fiscal, o que está de acordo com as obrigações previstas em legislação.
Porém, é importante ficar de olho em questões regiões. Em São Paulo, por exemplo, é necessário se atentar à necessidade de usar o Sistema Autenticador e Transmissor de Documentos Fiscais Eletrônicos (SAT-ISS). Essa é uma obrigação para melhorar a transmissão das NFS-e, então deve ser adotada por empresas que usam esse tipo de documento.
Aplicar as atualizações fiscais e tributárias no seu negócio exige maior atenção e estruturação de processos, além de, principalmente, a escolha da solução adequada.
Nesse sentido, o uso de um sistema de gestão adequado com os módulos respectivos tende a garantir que a aplicação seja feita da maneira correta.