Wie kann ich das Risiko bei der Herausgabe von Firmenkarten verringern?
¿Cómo puedo reducir el riesgo que conlleva entregar tarjetas de empresa?
Payhawk hilft Ihnen, die mit der Herausgabe von Firmenkarten verbundenen Risiken auf vielfältige Weise zu reduzieren:
1. Definieren Sie klare Richtlinien und nutzen Sie eine Spend Management Software wie Payhawk, um diese Richtlinien durch integrierte Kartenkontrollfunktionen wie Tageslimits, Geldautomatensperren und Pauschalbeträge umzusetzen.
2) Monitoren Sie Ihre Transaktionen: Ihre Karten sind direkt mit Ihrer Software verbunden, sodass Sie in Echtzeit sehen können, wer was wo ausgibt. So erhalten Sie den Einblick, den Sie benötigen, um Richtlinien anzupassen und zu aktualisieren oder sogar direkt auf einzelne Mitarbeiter oder Teams einzuwirken.
3) Ausgabenlimits festlegen: Legen Sie Ausgabenlimits für jede einzelne Karte oder für mehrere Karten fest, um das Risiko von Mehrausgaben zu verringern.
4. Workflows nutzen: Erstellen Sie Genehmigungsworkflows innerhalb des Tools, um Ausgaben zu genehmigen. Sie können sogar Karten ohne Guthaben ausgeben und die Karteninhaber auffordern, bei jeder Ausgabe ein Guthaben anzufordern. Je nach Höhe des beantragten Betrags kann die Genehmigung dann automatisiert oder durch eine Reihe von Genehmigern erfolgen.
5. Implementierung von Maßnahmen zur Betrugserkennung und -prävention: Setzen Sie Tools zur Betrugserkennung und -prävention ein und nutzen Sie Kartenkontrollen wie Kartensperren.
6. Benutzerfreundlichkeit: Bieten Sie Ihren Karteninhabern Karten und Tools, die sie mögen. Payhawk-Karteninhabern fällt es leicht, die Richtlinien einzuhalten, da sie die Karten und das Spesenmanagement-Tool gerne nutzen (was bedeutet, dass es Fälle gibt, in denen Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden).
7) Implementieren Sie Abstimmungsprozesse: Payhawk extrahiert automatisch Daten aus Ihren Belegen, hilft Ihnen bei der Kategorisierung und synchronisiert diese nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
Payhawk te ayuda a reducir el riesgo que conlleva la entrega de tarjetas corporativas de varias formas claras:
1. Establece directrices claras y utiliza un software de gestión de gastos como Payhawk para aplicar las políticas a través de funciones de control de tarjetas incorporadas como límites diarios, congelación de retiradas en cajeros automáticos y dietas.
2. Supervisa las transacciones: Tus tarjetas están conectadas directamente a su software para que puedas ver quién gasta qué y dónde en tiempo real, lo que te proporciona la información que necesitas para ajustar y actualizar las políticas.
3. Establece límites de gasto: Establece límites de gasto para cada tarjeta o en bloque para reducir el riesgo de gastar más de la cuenta
4. Utiliza flujos de aprobación: Crea flujos de aprobación dentro de la herramienta para aprobar cada tipo de gasto. Puedes incluso entregar tarjetas con cero fondos y pedir a los titulares que soliciten fondos cada vez que necesiten realizar una compra. Después, dependiendo de la cantidad solicitada, la aprobación puede ser automatizada o pasar por una serie de "aprobadores".
5. Implanta medidas de detección y prevención del fraude: Utiliza herramientas de detección y prevención del fraude y aprovecha los controles de las tarjetas, como los bloqueos y congelaciones de tarjetas
6. Facilidad de uso: A los titulares de tarjetas Payhawk les resulta fácil cumplir la normativa, ya que les encanta utilizar las tarjetas y la herramienta de gestión de gastos.
7. Implementa procesos de conciliación: Payhawk extrae automáticamente los datos de tus recibos, te ayuda a categorizarlos y los sincroniza con tu software de contabilidad, lo que hace que la conciliación sea fácil y eficaz.