Unsere Abo-Verwaltung läuft über eine Excel-Tabelle und die Firmenkreditkarte, warum ist das schlecht?
Our subscription management is done through an excel spreadsheet and the company credit card, why is that bad?
Es ist schonmal gut, wenn Sie überhaupt ein System haben, mit dem Sie Ihre Abos überwachen. Damit sind Sie anderen Unternehmen schonmal einen Schritt voraus! Aber auch Ihre Methode kostet viel mehr Zeit als es eigentlich bräuchte. Legen Sie Ihren Fokus auf Automatisierung! Denn: Wenn alle Kosten von der gleichen Karte abgebucht werden, benötigt Ihre Buchhaltung mehr Zeit für die korrekte Zuordnung zu Kostenstellen etc. Budgets müssen Sie auch manuell pflegen und kommen so kaum zu Echtzeit-Einblicken. Und nicht zuletzt müssen Sie sich darauf verlassen, dass die für die Abos verantwortlichen Mitarbeiter:innen die eintreffenden Rechnungen weiterleiten. Diese müssen dann noch in der Buchhaltung händisch zugeordnet werden.
It’s good if you have a system in place to monitor your subscriptions. You are already one step ahead of other companies! But also your method costs much more time than it actually needs. Put your focus on automation! Because: If all costs are debited from the same card, your accounting department will need more time for the correct allocation to cost centers etc. You also have to maintain budgets manually and thus hardly get real-time insights. And last but not least, you have to rely on the employees responsible for the subscriptions to forward the incoming invoices. These must then still be manually matched with the respective transactions in the accounting department.