Was ist der Vorteil von Jotform Enterprise gegenüber mehreren Single-User-Accounts?
What is the advantage of a Jotform Enterprise account compared to multiple single-user accounts?
Das Problem mit Single-User-Accounts in großen Organisationen ist vielschichtig:
Mit einem Single-User-Account gehören die Formulare sowie die gesammelten Daten technisch gesehen diesem Nutzer. Falls und wenn diese Person Ihre Organisation verlässt, gehen damit auch die Formulare und die Daten verloren. Diese Daten sollten eigentlich im Besitz der Organisation sein, sind es aber mit einem Single-User-Account nicht. Mit Jotform Enterprise kann der Administrator diese Rolle einfach einem anderen Nutzer zuweisen, um damit sicherzustellen, dass die Daten weiterhin in der Organisation bleiben.
Außerdem sind Single-User-Accounts von anderen JotForm-Accounts getrennt. Das bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, bereits erstellte Formulare zu teilen und an ihnen zusammenzuarbeiten sowie auf die Daten der Accounts anderer Nutzer zuzugreifen.
Jeder einzelne Zugriff auf Antwortdaten muss für IT-Audit-Zwecke auf einzelne Personen und Ihre identifizierbaren Zugangsdaten rückverfolgbar sein. In Abonnements mit nur einem Nutzer ist das Teilen von Daten nicht möglich, weshalb die Weitergabe und Nutzung von Zugangsdaten durch weitere Personen eine Verletzung der Jotform Nutzungsbedingungen darstellt.
Beachten Sie, dass der letzte Punkt ein sogar noch größeres Problem darstellt, da HIPAA-Regulierungen vorschreiben, dass jeder einzelne Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten (PHI) auf eine individuelle Person und deren Zugangsdaten rückverfolgbar ist.
The problem with single user accounts in large organizations is multiple-fold:
With a single-user account, the forms, along with the data collected, technically belongs to the user. If and when this person leaves your organization, the forms and data leave, too. That data should belong to the organization, but with a single-user account, it doesn’t. With Jotform Enterprise, the Administrator can simply assign the seat to another user, ensuring the data stays within your organization.
Additionally, a single-user account is disconnected from other Jotform accounts. This means there is no opportunity to share and collaborate on forms already created, or access to data on other users' accounts.
Every single access to submission data needs to be traceable to a unique individual with his or her own identifiable login credentials, for IT audit purposes. With single user plans, because there is no way to share data, users may elect to share the login credentials, which is a violation of Jotform’s terms of use.
Note that this last item becomes an even larger legal issue as HIPAA regulations dictate that every single access to PHI (Protected Health Information) needs to be traceable to a unique individual with their own identifiable login credentials.