Warum überhaupt Dokumentenmanagement?
Why Document Management?
Zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, sowohl Prozesslaufzeiten wie auch die Zeit bis zur Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen erheblich zu verkürzen. Damit unterstützt ein DMS-System Geschäftsprozesse beliebiger Art. Dies setzt natürlich ein datenbankgestütztes DMS voraus. Bestimmte Nutzergruppen besitzen unabhängig vom jeweiligen Standort Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente im DMS.
Ferner soll ein Dokumentenmanagementsystem auch andere Geschäftsprozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungsverarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist „DMS-Workflow“. Im Grunde genommen bezeichnet der Terminus Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumentenmanagement weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Terminüberwachung, Eskalationsmanagement, Urlaubsvertretungen etc.
Contemporary document management systems help to significantly shorten both process runtimes and the time it takes to make documents available in companies. Thus, a DMS system supports business processes of any kind. Of course, this requires a database-supported DMS. Certain user groups have access to the documents relevant to them in the DMS, regardless of their location.
Furthermore, a document management system should also flank, improve and simplify other business processes. One thinks here of personnel processes, incoming invoice processing, P2P processes etc. The appropriate keyword here is "DMS workflow". Basically, the term workflow refers to the fact that document management combines and automates other tasks, such as deadline monitoring, escalation management, holiday replacements, etc. The term "workflow" is also used to describe the process of managing a document.