Lesen Sie jetzt die 10 goldenen Regeln der Zusammenarbeit mit JITpay
Read through the 10 golden rules of cooperation with JITpay
Die Zusammenarbeit erfolgt im sogenannten „offenen Factoringverfahren“: Das bedeutet, Ihren Auftraggebern muss die Abtretung der Forderung an JITpay angezeigt werden. Die Anzeige erfolgt durch einen Vermerk auf jeder Rechnung sowie durch ein Offenlegungsschreiben, das von JITpay an den Auftraggeber verschickt wird. Seitens JITpay werden nur Forderungen angekauft, die frei von Rechten Dritter sind und bei denen kein Abtretungsverbot vorliegt. Es müssen zu jedem Vorgang immer der Transportauftrag, der Ablieferbeleg (POD) und das dazugehörige Rechnungsdokument in Form einer Rechnung oder Gutschrift in das Portal hochgeladen werden. Das Hochladen der Rechnung entfällt, wenn die Rechnung durch JITpay erstellt wird. Der Versand aller Dokumente an den Auftraggeber erfolgt über das Portal. Wichtig: Sie müssen diese Dokumente nicht nochmals per E-Mail an den Auftraggeber schicken. Ausnahme: Ihr Auftraggeber verlangt die Dokumente im Original! Bitte holen Sie eine Bestätigung bei Ihrem Auftraggeber ein, dass die Originaldokumente bei diesem eingegangen sind und er den Rechnungsbetrag an JITpay bezahlt. Die Bestätigung ist per E-Mail ausreichend. Dafür muss support@JITpay.eu in CC der E-Mail eingefügt werden. Bitte achten Sie darauf, dass auf den eingereichten Rechnungen immer der Abtretungsvermerk und die Bankverbindung von JITpay stehen müssen. Wenn Sie Ihre Rechnung über JITpay erstellen, dürfen Sie nicht noch zusätzlich eine Rechnung erstellen und an Ihren Auftraggeber senden. Erstellt der Auftraggeber eine Gutschrift, kann diese ebenfalls hochgeladen werden. Wichtig dabei ist, dass Sie keine eigene Rechnung zu diesem Vorgang erstellen, denn diese würde Ihr Auftraggeber nicht akzeptieren. Gutschriften können nur eingereicht werden, wenn der Auftraggeber gegenüber JITpay bestätigt, dass er den Gutschriftsbetrag an JITpay bezahlt. Ein Nachweis über die Zahlungsabsicht des Auftraggebers an JITpay ist erforderlich. Die Auszahlung erfolgt innerhalb von 48h nach erfolgter Prüfung und Freigabe (Portal-Status: „angekauft“). Bei Ersteinreichungen und betragsmäßig hohen Rechnungen werden seitens JITpay zusätzlich Bestätigungen beim Auftraggeber eingeholt. Der Prüf- und Freigabeprozess kann demnach unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Den Status Ihrer Rechnung können Sie jederzeit in Ihrem Rechnungscenter im JITpay Portal einsehen. Eine nachträgliche Änderung der Bankdaten auf bereits angekaufte Rechnungen sowie die Aufforderung in mündlicher oder schriftlicher Form an Ihren Auftraggeber, die Rechnungen nicht an JITpay zu bezahlen, sind nicht zulässig und bei Vorsatz strafbar. Sollten Sie von Ihrem Auftraggeber versehentlich eine Zahlung für eine Rechnung erhalten, die Sie an JITpay verkauft haben (sog. „Direktzahlung“), dann sind Sie verpflichtet, JITpay darüber zu informieren und dieses Geld unverzüglich an JITpay weiterzuleiten.
The cooperation takes place in the so-called “open factoring procedure”: This means that your clients must be notified of the assignment of the receivable to JITpay. The notification is made by a remark on each invoice and by a disclosure letter sent by JITpay to the client. JITpay will only purchase receivables that are free from third-party rights and for which there is no prohibition of assignment. The transport order, the proof of delivery (POD) and the corresponding invoice document as an invoice or credit note for each transaction must always be uploaded to the portal. The invoice does not need to be uploaded if the invoice is created by JITpay. All documents are sent to the client via the portal. Important: You do not need to send these documents to the client again by email. Exception: Your client requires the original documents! Please obtain confirmation from your client that the original documents have been received and that they will pay the invoice amount into the JITpay account. Confirmation by e-mail is sufficient. For this, support@JITpay.eu must be inserted in CC of the e-mail. Please ensure that the submitted invoices always include the assignment note and the bank details of JITpay. If you create your invoice via JITpay, you must not create an additional invoice and send it to your client. Should the client create a credit note, this can also be uploaded. It is important that you do not create your own invoice for this process, as your client would not accept it. Credit notes can only be submitted if the client confirms to JITpay that they will pay the credit note amount to JITpay. Proof of the client’s intention to pay JITpay is required. Payment will be made within 24h-48h after verification and approval (portal status: “purchased”). In case of initial submissions and invoices with high amounts, JITpay will obtain additional confirmations from the client. The checking and approval process may therefore require a bit of time. You can view the status of your invoice at any time in your invoice centre in the JITpay portal. Subsequent changes to the bank details on invoices that have already been purchased by JITpay as well as requests in verbal or written form to your client not to pay the invoices to JITpay are not permitted and are prosecutable in the event of intent. If you accidentally receive a payment from your client for an invoice that you have sold to JITpay (so-called “direct payment”), you are obliged to inform JITpay and forward this money to JITpay immediately.