Rechnungsprofile
Factuurprofielen
In ClubCollect können Sie auswählen, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten, welche Nachrichten Sie senden möchten und wie Sie diese verschicken wollen. Diese Einstellungen finden Sie unter "Profilübersichten" -> “Rechnungsprofile”.Auf dem Hauptbildschirm "Profilübersichten" sehen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprofile. Hier können Sie auch ihre Profile bearbeiten und Duplizieren. Das Duplizieren hilft ihnen zeitsparend neue Profiele zu erstellen, wenn diese ihrem Standardprofil sehr änlich sind.Auf diese Weise erstellen Sie eine Liste mit verschiedenen Profilen, aus denen Sie auswählen können.ZahlungsmethodenHier entscheiden Sie, aus welchen Zahlungsarten ein Mitglied beim Öffnen der Rechnung wählen kann.RatenzahlungHier können Sie Mitgliedern eine Ratenzahlung anbieten. Neben der Aktivierung von Raten können Sie die Anzahl der Raten, die Sie anbieten möchten, sowie die Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Raten einstellen.Automatischer LastschrifteinzugDiese Option bietet Ihnen die Möglichkeit, Lastschriften automatisch an Mitglieder zu senden, die noch keine Zahlungsentscheidung getroffen haben.Wenn Sie "Automatische Abbuchung nach dem ersten Fälligkeitstermin " aktivieren, werden von unserem System Lastschriften an Ihre Mitglieder gesendet, die in ihrer Rechnung keine Zahlungsentscheidung getroffen haben und deren IBAN bekannt ist. Sobald das erste Fälligkeitsdatum verstrichen ist, verschickt unser System die Lastschriften.Wenn Sie auch die Option "Automatische Abbuchung in Raten" aktivieren, verwenden wir beim Starten der Lastschriften die im Abschnitt "Ratenzahlung" festgelegte Anzahl von Raten.Bei der Verwendung der automatischen Lastschrifteinzug ist es wichtig, dass Sie eine Vollmacht Ihrer Mitglieder erhalten haben.Nachrichtenzeit und GebührenHier können Sie Nachrichtenzeitpunkte und Fälligkeiten, Benachrichtigungskanäle und Erinnerungsgebühren festlegen.NachrichteninhaltHier können Sie Ihren Zahlungsaufforderungen eine Nachricht hinzufügen. Zunächst können Sie eine Begrüßung und anschließend eine persönliche Nachricht hinzufügen, die in Ihre Rechnungen aufgenommen wird.Integration mit MitgliederverwaltungssoftwareWenn Sie ClubCollect zusammen mit einer Mitgliederverwaltungssoftware verwenden, müssen Sie das gewünschte Profil als Standardprofil festlegen, bevor Sie Rechnungen in Ihrer externen Software erstellen.
Als organisatie bepaal je zelf welke betaalopties je aanbiedt aan leden en wat voor berichten er verstuurd worden, deze instellingen zijn onder ‘Profielen’ te vinden.Op dit scherm kan je kiezen om het factuurprofiel aan te passen of te kopiëren. Je kunt door te kopiëren een nieuw factuurprofiel aanmaken met dezelfde instellingen als het origineel, deze is vervolgens te aan te passen met de gewenste instellingen.Op deze manier bouw je een lijst met factuurprofielen op, waar je bij iedere facturatie uit kunt kiezen.BetaalmethodenHier kies je welke betaalmethoden een lid uit kan kiezen bij het openen van de factuur. De leden krijgen in hun betaalverzoek de keus uit alle door jou geselecteerde betaalopties.TermijnbetalingenJe kunt hier aangeven of de leden in termijnen kunnen betalen. Wanneer termijnen aan staan, kan je vervolgens aangeven hoeveel termijnen er aangeboden worden en hoe veel dagen interval er tussen elke termijn zitten.Automatische incassoOnder dit kopje zie je opties waarmee je automatisch incasseert wanneer een lid geen betaalkeus maakt.Wanneer u kiest voor ‘automatische doorvoering’, gaat ons systeem automatisch over tot het aanbieden van een incasso, indien een lid geen betaalkeus gemaakt heeft en er een IBAN bekend is.Activeert u hierbij ook ‘automatische incasso in termijnen’, zal het systeem de bij ‘Termijnbetalingen’ gekozen hoeveelheid termijnen automatisch inplannen wanneer er overgegaan wordt tot incasseren.Wanneer u kiest voor deze optie, is het wel van belang dat de vereniging een machtiging heeft van de leden.Berichten: Planning en kostenHier kunt u kiezen wanneer uw berichten verzonden worden, hoe lang leden hebben om te betalen, en welke communicatiekanalen er per bericht ingezet worden.Berichten: InhoudHier kunt u een inhoud toevoegen aan uw betaalverzoeken. Allereerst kunt u een aanhef kiezen (bent u bijvoorbeeld een school, kunt u hier ‘Beste ouders/verzorgers’ invoeren), waarna u ook een bericht voor uw leden in het betaalverzoek kunt invoeren.Integratie met ledenadministratie-softwareIndien je ClubCollect gebruikt via een koppeling met ledenadministratie-software, dien je voor het aanmaken van facturen het gewenste factuurprofiel als standaard te selecteren in ClubCollect.