Comment digitaliser un formulaire ?
Hoe kan ik een formulier digitaliseren?
La GMAO Yuman vous permet de créer et compléter des formulaires, des attestations personnalisées, mais aussi d'accéder aux formulaires réglementaires pré-enregistrés dans le logiciel, selon l'activité de votre entreprise.
La gestion des formulaires est accessible depuis les Paramètres > Formulaires. Tous les formulaires peuvent être paramétrés pour en digitaliser leur saisie en mobilité par les techniciens et sont ensuite accessibles en document PDF.
Lors de la création d'une intervention, il suffit d'ajouter le formulaire à compléter sur le terrain. Depuis son mobile ou sa tablette, l'utilisateur complète les champs et saisie les informations obligatoires.
Les formulaires complétés sont accessibles depuis les fiches “Client” et “Site” (Voir plus > Formulaires). Ils peuvent être envoyés par email au client avec le bon d'intervention.
Tous les formulaires complétés depuis l'application mobile sont disponibles dans le menu “Interventions > Formulaires” du logiciel et précisent la date, le nom du formulaire, l'utilisateur l’ayant complété, le client ou le site concerné et donnent accès au bon d’intervention et à la version PDF. Les filtres permettent de préciser votre recherche.
Quelques exemples de formulaires réglementaires digitalisés par Yuman : CERFA N°15497, attestation de TVA, attestation de contrôle de chaudière Wallonie, Bruxelles et Flandres, etc.
Le logiciel vous accompagne également dans la création de formulaires sur-mesure : définissez des sections, des lignes de texte et insérez des champs personnalisables. Les possibilités sont illimitées (workflow à transmettre aux utilisateurs terrain, liste de points de contrôle, questionnaires de satisfaction, etc).
Enfin, avec le logiciel Yuman, dans le cas de formulaires à émettre de façon récurrente, à chaque passage de l'entreprise chez le client, l'application reprend directement les données saisies dans le formulaire précédemment complété et facilite la mise à jour du document, évitant ainsi les saisies répétitives et chronophages.
Met Yuman CMMS kunt u formulieren en gepersonaliseerde certificaten aanmaken en invullen, maar ook toegang krijgen tot de reglementaire formulieren die vooraf in de software zijn geregistreerd, afhankelijk van de activiteit van uw bedrijf.
Formulierenbeheer is toegankelijk via "Instellingen > Formulieren". Alle formulieren kunnen worden geconfigureerd om digitaal te worden ingevoerd door technici onderweg en zijn dan toegankelijk als PDF-documenten.
Bij het aanmaken van een interventie hoeft u alleen maar het in te vullen formulier in het veld toe te voegen. Vanaf zijn mobiele telefoon of tablet vult de gebruiker de velden in en voert hij de vereiste informatie in.
De ingevulde formulieren zijn toegankelijk vanuit de "klant" en "site" bestanden (Zie meer > Formulieren). Ze kunnen per e-mail naar de klant worden gestuurd met het interventieformulier.
Alle ingevulde formulieren van de mobiele applicatie zijn beschikbaar in het menu "Opdrachten > Formulieren" van de software en specificeren de datum, de naam van het formulier, de gebruiker die het heeft ingevuld, de klant of de betreffende site en geven toegang tot het interventieformulier en de PDF-versie. Met de filters kunt u uw zoekopdracht verfijnen.
Enkele voorbeelden van door Yuman gedigitaliseerde reglementaire formulieren: CERFA N°15497, BTW-certificaat, keuringsbewijs ketel voor Wallonië, Brussel en Vlaanderen, enz.
De software ondersteunt u ook bij het maken van op maat gemaakte formulieren: definieer secties, tekstregels en voeg aanpasbare velden in. De mogelijkheden zijn onbegrensd (workflow naar de gebruikers in het veld, lijst van controlepunten, tevredenheidsvragenlijsten, etc.).
Ten slotte neemt de applicatie, met de Yuman-software, in het geval van formulieren die op recurrente basis moeten worden uitgegeven, elke keer dat het bedrijf de klant bezoekt, rechtstreeks de gegevens over die in het eerder ingevulde formulier zijn ingevoerd en vergemakkelijkt het de bijwerking van het document, waardoor repetitieve en tijdrovende invoer wordt vermeden.