What is the advantage of a Jotform Enterprise account compared to multiple single-user accounts?
Quels avantages y-a-t'il à posséder un compte Jotform Entreprise par rapport à plusieurs comptes mono-utilisateur ?
The problem with single user accounts in large organizations is multiple-fold:
With a single-user account, the forms, along with the data collected, technically belongs to the user. If and when this person leaves your organization, the forms and data leave, too. That data should belong to the organization, but with a single-user account, it doesn’t. With Jotform Enterprise, the Administrator can simply assign the seat to another user, ensuring the data stays within your organization.
Additionally, a single-user account is disconnected from other Jotform accounts. This means there is no opportunity to share and collaborate on forms already created, or access to data on other users' accounts.
Every single access to submission data needs to be traceable to a unique individual with his or her own identifiable login credentials, for IT audit purposes. With single user plans, because there is no way to share data, users may elect to share the login credentials, which is a violation of Jotform’s terms of use.
Note that this last item becomes an even larger legal issue as HIPAA regulations dictate that every single access to PHI (Protected Health Information) needs to be traceable to a unique individual with their own identifiable login credentials.
La problématique des comptes d'utilisateur unique au sein des grandes entreprises est multiple :
Avec un compte mono-utilisateur, les formulaires, ainsi que les données collectées, appartiennent techniquement à l'utilisateur. Si et quand cette personne quitte votre organisation, les formulaires et les données ne vous seront donc plus accessibles. Ces données doivent appartenir à l'organisation, mais avec un compte mono-utilisateur, ce n'est pas le cas. Avec Jotform Entreprise, l'administrateur peut simplement attribuer le siège à un autre utilisateur, garantissant que les données restent au sein de votre organisation.
De plus, un compte mono-utilisateur est déconnecté des autres comptes Jotform. Cela signifie qu'il n'y a aucune possibilité de partager et de collaborer sur des formulaires déjà créés ou d'accéder aux données sur les comptes d'autres utilisateurs.
Chaque accès unique aux données de soumission doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables, à des fins d'audit informatique. Avec les forfaits mono-utilisateur, comme il n'y a aucun moyen de partager des données, les utilisateurs peuvent décider de partager leurs informations de connexion, ce qui constitue une violation des conditions d'utilisation de Jotform.
Veuillez noter que ce dernier élément devient un problème juridique encore plus important car les réglementations HIPAA exigent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doive être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.