Sosyal güvenlik mevzuatına göre işveren ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve Sosyal Güvenlik Kurumu’nun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca (SGK müfettişleri ve SGK denetmenleri) istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuştur. İbraz yükümlülüğünün süresi içinde haklı bir mazeret gösterilmeksizin (mücbir sebep hariç 15 gün) yerine getirilmemesi halinde;
-Bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlü olan işverenlere 12,
-İşletme, serbest kazanç defteri gibi diğer defterleri tutmakla yükümlü olan işverenlere 6,
-Defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlere ise 3 asgari ücret tutarında idari yaptırım uygulanacaktır.
Yangında zayi belgesi alınmalı
Yangın, deprem, sel, su baskını gibi çeşitli nedenlerle yasal defter ve belgelerin zayi olması durumunda buna ilişkin bazı yasal prosedürlerin işletilmesi gerekmektedir.
5510 Sayılı Kanun’da defter ve belgelerin zayi edilmesi ile ilgili olarak herhangi bir hüküm bulunmamaktadır.
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 15. maddesinde, mücbir sebeplerden herhangi birinin vuku bulması durumunda mücbir sebebin malum olması veya ilgililer tarafından ispat ve tevsik edilmesi şartıyla vergi sürelerinin işlemeyeceği belirtilmiştir.
Vergi Usul Kanunu'nun 13. Maddesi’nde;
-Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel yangın,
-Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması halleri mücbir sebep hali olarak kabul edilmiştir.
Dolayısıyla, Maliye Bakanlığı yangın sebebiyle mücbir sebep ilan etmediği sürece, arşivde yanan evrakların durumunun belgelenebilmesi için bu hususun ispat ve tevsik edilmesi gerekmektedir.
15 günlük süre var
İşverenlerce saklamakla yükümlü olunan defter ve belgelerin; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğraması halinde, öğrenildiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden bir belge istenebileceği, bu davanın hasımsız açılacağı, mahkemenin gerekli gördüğü delillerin toplanmasını emredebileceği hükmü yer almaktadır.
Bu düzenleme çerçevesinde, yangında defter ve belgeleri zayi olan işverenlerin olayı tevsik eden belgelerle (itfaiye raporu, ekspertiz raporu, emniyet raporu vb) Türk Ticaret Kanunu’nun 68’nci maddesinin son fıkrası hükmü gereğince 15 gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin salahiyetli mahkemesine başvurarak işverene Zayi Belgesi verilmesini talep etmelidir.
Zayi belgesi talebi, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi’nden istenmektedir.
Mahkemeye müracaat ederken hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiği belirtilmelidir. Mahkeme tarafından vuku bulan olayın mahiyetine göre gerekli belgeler (örneğin itfaiye raporu) talep edilmekte olduğu için söz konusu belgeleri müracaat esnasında mahkemeye sunmak gerekli olmaktadır. Ayrıca yangın çıkması sonucu defter ve belgelerin yandığı durum için alınacak itfaiye raporunda yanmış ve okunamaz hale gelmiş defter-belgeler ile ilgili tespitlerin (nev’i, seri-sıra no, cilt adedi ve boş veya kullanılmış olma durumu) raporda yer almasının sağlanması yerinde olacaktır. İlave olarak hizmet ilişkisi sebebi ile bu afet esnasında zayi olan belgelerin neden bu mahalde bulunduğunu da ayrıca ispat etmesi bakımından hizmet sözleşmesi vb. belgelerin de mahkemeye başvuru evraklarına eklenmesinde yarar olacaktır.
Başvuru süresi olan 15 günlük süre hak düşürücü süredir. Kanun gereği öğrenilme tarihinden itibaren 15 gün içinde Asliye Ticaret Mahkemesi’ne başvuruda bulunulmalıdır.