Koronavirüs (COVID-19) salgını sebebiyle alınan önlemlerle birlikte çalışma hayatında birçok farklılık oldu ve yeni çalışma modelleri denendi. Öncelikle özel veya kamu fark etmeksizin kurumlar uzaktan çalışmayı deneyimlemiş oldu. Uzaktan çalışma modelleriyle beraber uzaktan eğitim de (aslında altmış yıldır kullanılmasına rağmen) iş ve öğrenim hayatında daha önemli hale geldi. Bazı kurumlar halihazırda uzaktan eğitim modellerini uygularken bazı kurumlar için ise tamamen yeni bir deneyim oldu. Pandemi sonrasında yeni normallerin neler olacağı hakkında konuşulurken, iş yaşamına getireceği farklı farklı birçok değişiklikten de bahsediliyor. Uzaktan eğitimlerin de bu değişiklikler arasında yer alacağını ve normalleşme süreci başladıktan sonra da devam etmesini bekliyoruz. Bu makalede kurumların çalışanları için uzaktan eğitim modellerinden biri olan online eğitimleri planlarken nelere dikkat etmesi gerektiğine değinmeye çalışacağız.
İdari ve teknik gereklilikler
Kurumsal bir yapı içerisinde sistematik olarak kapasite gelişimi hedefleniyorsa eğer sürekli eğitim bunun için en temel gerekliliklerin başında geliyor ve çalışanlarınızın eğitimini sürekli kılmak, bu konuda özgün olarak çalışan bir birimin olmasıyla temin edilebilir. Bu nedenle çok farklı sorumlulukları olan bir birimin aynı zamanda eğitim planlaması işleriyle ilgilenmesi değil, müstakil bir eğitim departmanının bulunması önem arz ediyor.
Verimli bir uzaktan öğrenme ortamı oluşturabilmek için yeterli donanım, ihtiyaca cevap veren bir yazılım, pozitif iletişim, güvenli depolama, etkili sunumlar ile tüm bunların koordinasyonunu sağlamak için teknik hakimiyet ve eğitim tasarımı bilgisi gerekiyor. Öncelikle eğitim birimi olarak eğitimlerin verileceği yazlımı veya platformu belirlemeniz, bunu belirlerken de mutlaka bilgi teknolojileri departmanıyla sürekli dirsek temasında olmanız gerekiyor. Uzaktan eğitimleri uygun maliyetli, hızlı ve etkili yapabilmek, eğitimin gerçekleştirileceği platformla doğrudan bağlantılı olup bu aşamada neye ihtiyacınız varsa onu talep etmeniz, yani kullanıcı dostu bir ara yüz ile istediğiniz kapsamı sunmanıza olanak verecek işlevselliği arıyor olmalısınız. Kullanacağınız online eğitim platformu ihtiyacınızdan fazlasını sunabiliyor diye ne kadar girift olursa, kullanıcı ve eğitmen açısından kullanımı da o kadar güçleşecektir. Unutmamak lazım: basit güzeldir. Piyasada çok farklı düzeylere göre oldukça yeterli online eğitim altyapıları zaten mevcut, bu nedenle illa size özel bir yazılım tasarlanmasına gerek kalmayacaktır. Yazılımı seçtikten sonra, eğitim birimi çalışanı olarak yazılımın sunduğu özeliklerin hepsine hâkim olmanın size; katılımcının bilgilendirilmesi ile eğitim konusu ve eğitmen seçimi süreçlerinde ayrıca çok faydalı olacağını göreceksiniz.
Online eğitim planlarken en önemli konulardan biri donanım ve erişim altyapınız. Özelikle online olarak verilecek eğitimlerde eğitmenin ve katılımcıların eğitime bağlanacağı yerde sahip olduğu internet erişim hızının kontrol edilmesi ve eğitime katılmak için kullanılacak donanımın (bilgisayar, tablet, telefon vb.) sorunsuz çalıştığının teyit edilmesi gerekiyor. Bunun için katılımcılara eğitimden önce eğitimin alınacağı platforma nasıl giriş yapacaklarını ve eğitim sırasında katılımcı olarak hangi özellikleri kullanabileceklerini anlatan kısa bir video rehber göndermeniz çok faydalı olacaktır. Bu video bilgi işlem ve insan kaynakları birimlerine gelebilecek birçok sorunun önüne geçmiş olmasının yanı sıra eğitim öncesinde birçok sorunun tespit edilerek giderilmesini sağladığı için katılımcının dikkat ve motivasyonunun bozulmasına, eğitim insicamının zarar görmesine de mâni oluyor.
Katılımcının tespiti
Katılımcının tespiti konusu yapacağınız eğitimin konusuyla da doğrudan bağlantılı. Eğitimi online olarak alacak kişilerin genellikle beyaz yaka diye tabir ettiğimiz çalışanlardan olması tercih meselesi. Mavi yakalı çalışanlar hareketli çalıştıklarından ve eğitim düzeyleri ve teknolojiyle ilgileri düşük olabileceğinden bu tip çalışan profiline online eğitim planlamak verimli olmayabilir. Ayrıca satış, pazarlama gibi hareket halinde çalışan departmanlara ve vatandaş veya müşteri ile yüz yüze veya telefonla sürekli iletişim halinde olan birimlerinize eğitim planlarken daha dikkatli davranmanız gereken hususlar bulunmaktadır. Bu hususlara aşağıda ki paragraflarda değineceğiz.
İçerik ve eğitimci
Daha sonraki konu eğitmenlerinizi online eğitim konusunda eğitmeniz. Özelikle hizmet içi eğitimlerde iç eğitmen kullanıyorsanız mutlaka iki hususta eğitmenlerinizi yetiştirmeniz gerekiyor. Birincisi; eğitimin gerçekleştirileceği yazılımın kullanımı hakkında eğitmeninize bilgi vermeniz. İster Zoom, Microsoft teams gibi hazır yazılımlar kullanın ister kurumunuza ait LMS sistemi kullanın mutlaka eğitmeninize eğitim sırasında kullanacağı sistem ve modüllerle ilgili eğitim verin ve eğitmenle eğitimden bir gün önce prova yapın. İkinci konu online eğitim konusu tercihi ve içeriği hakkında eğitmenlerin eğitilmesi. Online olarak hangi eğitimleri vereceğinizi iyi tespit etmelisiniz. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi online eğitim konusunu seçerken katılımcısının bu duruma uygunluğunu tespit etmek önemli. Ayrıca her eğitimin içeriği online olarak verilmeye uygun olmayabilir. Unutmayın çoğu araştırma online eğitimlerin en uzun 90 dakika olmasını öneriyor. Verilecek eğitimin içeriğinin öncelikle bu duruma uygun olması gerekiyor. Eğer yoğun içerikli bir eğitimse konuları parçalayın ve haftalara yayın. Eğitmeninizi de online eğitim verebilme konusunda eğitin. Birçok eğitmen sınıf veya yüz yüze eğitim diye tabir ettiğimiz eğitimde iyi olabilir ama online eğitime içerik hazırlamak, online ortamda etkileşim oluşturabilmek farklı anlatım tarzları gerektiriyor. Bu konuda hazırlanması için eğitmeninize süre tanıyın. Bu konuda eğitmenlerinizi yetiştirmek için bu linkten yararlanabilirsiniz.
Dijital Dünyada Eğitmenin Yol Haritası Eğitim Programı Linki; https://youtu.be/enlpG3uhT8c
Eğitimin Zamanı
Bir diğer önemli hususta eğitim zamanı. Özelikle pandemi döneminde kurumlar çalışanlarını haftanın belirli günlerine dağıtarak veya farklı şekillerde mesai saatlerini uzaktan çalışmaya uygun hale getirmeye çalıştılar. Ama şimdi normale dönüş başladı ve birçok kurum eski çalışma saatlerine döndü. Bu da uzaktan çalışma dönemlerinde yapılan eğitimlerde çok sorun olmayan ama normal mesai saatlerinde sorun olan bir hususu tekrar gündeme getirdi. Ne zaman online eğitim? Bu soru yüz yüze eğitimlerde bile başlı başına en önemli sorunken online eğitimlerde de sorun olmaya devam ediyor. Öncelikle sonda söyleyeceğimizi şimdi söyleyelim ne çalışanlar için ne de kurumlar için mükemmel bir eğitim saati yok. Peki o zaman ne yapağız? Çalışanlar arasında yapılan araştırmalar online eğitim için en çok tercih edilen günlerin hafta içi günleri olduğunu ve tercih edilen saatlerin 14.00-16.00 saatleri arası olduğunu bize gösteriyor. Kurumlar açısından en uygun zaman ise tabii ki mesainin olmadığı günler ve saatler. Eğer online eğitimi mesai günü ve saatinde belirleyecekseniz burada yapmanız gereken ilk adım eğitimi alacak birimin yöneticisine veya katılımcılarına sorarak eğitim günü ve saatini iş yoğunluğunun en az olduğu zaman dilimine planlamak. Ayrıca katılımcılara ve yöneticisine eğitimden en az 1 hafta önceden bilgi vererek eğitime katılacak olan kişiye iş yoğunluğundan izole bir ortam sağlamaya çalışın. İçeriği yoğun olan ve haftalara yayılan bir eğitim programı planlayacaksanız bütün eğitimleri haftaların aynı gün ve saatine planlamaya çalışın. Birkaç eğitimden oluşan bir eğitim programını haftanın farklı gün ve saatlerine planlarsanız katılımcının takibini zorlaştırır ve eğitime olan ilgiyi kaybedebilirsiniz.
Eğitim sırasında uyulması gerekenler
Son olarak da online eğitim sırasında uyulması gereken kuralları belirmeniz ve eğitimci ve katılımcılara bu kuralları göndermeniz gerekmektedir. Mesela eğer eğitime katılanlardan eğitim sırasında kameraları açık bir şekilde bağlanmaları istenilecekse (katılımcı sayısı 30 kişiyi geçmeyen eğitimlerde tavsiye edilir.) katılımcılara önceden bu bilginin verilmesi önemlidir. Bu şekilde gerçekleştirilecek eğitimlerde, katılımcı olarak eğitim sırasında -aksi bir durum olmadıkça- kameranızın açık olması hem eğitmene hem de diğer kamerası açık katılımcılara gösterilmesi gerek bir nezakettir. Eğitimcinin de eğitim başlamadan önce bu kuralları katılımcılara tekrar hatırlatarak giriş yapması faydalı olur.
Kısaca özetleyecek olursak; eğitimleri gerçekleştireceğiniz yazılımı belirleyin (ama sakın zora kaçmayın), online eğitimler konusunda bilgi teknolojileri birimleriyle sürekli iletişim halinde olun, kurum olarak teknik altyapı yeterliliğinizi bilin, eğitimin gerçekleştirileceği yazılım hakkında eğitmeni ve katılımcıları bilgilendirin, online eğitimi alacak çalışan profilini doğru tespit edin, online eğitime uygun eğitmen ve konu seçin, eğitmeninizi online eğitime uygun içerik hazırlaması konusunda eğitin, eğitim zamanını danışarak belirleyin (ama unutmayın mükemmel zaman diye bir şey yok.), eğitim sırasında uyulacak kuralları belirleyin ve bunları katılımcılarla paylaşın.