Madde 1.
GENEL HÜKÜMLER
Planlama ve Organizasyon Müdürlüğü Ana Tüzüğün 49. maddesi gereğince çalışan müdürlüklerden biridir.
Amacı; Folklor Kurumu bünyesindeki tüm icra birimlerinin faaliyetleri gereği ortaya çıkan ihtiyaçlarına cevap verir. Yönetim Kurulunun onayını da alarak, Folklor Kurumunun menfaatleri doğrultusunda gerekli organizasyonları düzenler.
Madde 2. Faaliyet Alanı: 1.maddede belirtilen amaca uygun olarak;
- Folklor Kurumunun düzenleyeceği gösteri, festival, sempozyum, panel, eğitim vb. diğer etkinliklerde alternatifli olarak yer, konaklama, ulaşım vs gerekli tekliflerin alınması ve yönetime sunulması,
- Folklor Kurumunun katılacağı yurtdışı ve yurtiçi festivallerde gerekli pasaport, vize, ulaşım, işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması, (ilgili evrak bu birime sekretaryadan sağlanacaktır.)
- Folklor Kurumunun hafta sonları çalışma yaptığı sınıf ve salonları ile Folklor Kurumu organizasyonlarında kullanılacak salon, sahne vb. alanlarının çalışma ve gösteri koşullarına uygun olup olmadığının takibi ve kontrolünün yapılması,
- Sosyal İlişkiler Müdürlüğünün, Kurum yararına düzenleyeceği tüm yemek, gezi, vb. faaliyetlerinde seçilecek mekân, yer, ulaşım konusunda gerekli tekliflerin, alternatifli olarak alınması ve Sosyal İlişkiler Müdürlüğü ile birlikte karar verilmesi, Yönetim Kurulunun onayına sunulması,
- İdari ve yerel yönetimlerle iletişime geçip Folklor Kurumu ile ortak etkinlikler düzenlenmesinin sağlanması,
- Ülkemizde yapılan yurt içi festivalleri [oyun, müzik, tiyatro ve el sanatları] düzenleme kurulları ile iletişime geçip bu festivallere Folklor Kurumunun katılımının sağlanması,
- Folklor Kurumunun 3 aylık ve yıllık faaliyet program takvimini oluşturup, Yönetim Kuruluna sunulmasını sağlar.
- AB ve diğer hibe programlarına icra birimleri ile birlikte projeler hazırlar. Bu projeler ile ilgili komisyonlar kurar. Projelerin sonuçlandırılmasını sağlayacak çalışmalar yapar.
- Folklor alanında; Kurum içindeki birimleri ya da Kurum dışındaki idari ve yerel yönetimleri ilgilendiren; projeler üretmek için “Folklor Kurumu Proje Üretim Merkezi”ni oluşturur. Bu merkezin çalışmalarını yürütür ve sonuçlarını bir raporla Yönetim Kuruluna bildirir.
Madde 3.
Planlama ve Organizasyon Müdürü; Folklor Kurumu üyeleri arasından Yönetim Kurulu kararı ile atanır.
Müdür; Yönetim Kurulundan atanma yazısını aldıktan sonra asaleten göreve atanmış sayılır.
Görevi kabul ediyor ise atama tarihinden itibaren 15 gün içinde yıllık ana programını, çalışma programlarını, çalışma kadrosunu ve yönetmeliğin diğer maddelerinin öngördüğü hususları bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak ve onay almak zorundadır. Müdür tarafından sunulan raporu, Yönetim Kurulu ilk toplantısında görüşüp karara bağlar.
Rapor onaylanmadığı takdirde müdür gösterilen sebepleri göz önünde tutarak 7 gün içerisinde raporunu yeniler ve tekrar Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu bu raporu da yetersiz görürse müdür görevden azledilmiş sayılır.
Müdürün görevi bu raporun onayından sonra resmen başlar.
Müdürün görev süresi, Yönetim Kurulunun görev süresi kadardır. Genel kurul sonrasında seçilen Yönetim Kurulu yeni atama yapana kadar görevini devam ettirir.
Müdürün görevi her ne sebeple olursa olsun sona erdiğinde, Yönetim Kurulu tarafından asaleten ya da vekâleten yeni bir müdür ataması yapılıncaya kadar görevine devam eder ve yaptırımlardan sorumludur.
Madde 4.
PLANLAMA VE ORGANİZASYONMÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ
- Folklor Kurumunun olumlu yönde propagandasını yapar, yaptırır.
- b) Müdür; yardımcıları ile birlikte, yürüteceği çalışma temposunu, toplantı periyotlarını, sistemini, gün ve saatlerini kendisi kararlaştır ve bilgi için Yönetim Kuruluna sunar. Alınacak karar icra organının karar defterine yazılır.
- Müdürün kendisi ve müdürlüğü ile ilgili Yönetim Kurulu kararına itiraz hakkı vardır. Yönetim Kuruluna sunacağı gerekçeli itirazı, Yönetim Kurulunun ilk toplantısında görüşülür. Yönetim Kurulunun bu defa vereceği karar kesindir.
- Müdür; kendi çalışma alanları içinde, Yönetim Kurulunun onayını alarak geçici çalışma komisyonları oluşturabilir. Bu komisyonun çalışmalarından ve sonuçlarından müdür sorumludur.
- Müdür; yardımcısı veya görevli kadrosunda yapacağı ilâve ve çıkarma teklifleri ile raporda bulunmayan etkinlikler için hazırlayacağı ek raporu Yönetim Kurulunun onayına sunmak zorundadır.
- Müdür; gerek gördüğü hallerde Yönetim Kurulunun bilgisi dâhilinde diğer icra organları ile işbirliği yapabilir. Ancak, görev alanı net olmayan konularda, sorumlu icra organına Yönetim Kurulu karar verir.
- Müdür; yetki ve görev alanları konusunda diğer icra organları ile uyuşmazlığa düştüğünde, çalışmaya başlamadan önce Yönetim Kuruluna başvurmak zorundadır. Yönetim Kurulunun vereceği karar kesindir.
- h) Diğer icra organları ile yapılacak toplantılara bizzat müdür katılır. Ancak önemli bir mazereti varsa vekilini veya bir yardımcısını görevlendirir. Bu durumda müdürlükle ilgili toplantıda alınan kararlardan vekil veya yardımcısı sorumludur.
- Göreve gelen Müdür, demirbaş ve dokümantasyon envanterini çıkarır ve Yönetim Kuruluna iletir.
- Müdürlük; Yönetim Kurulu onayı olmaksızın demirbaş satın alamaz. Gerekli gördüğü demirbaşları Genel Sekreterden zimmetli olarak alır ve kullanır. Görev süresi sona erdiğinde üzerine kayıtlı demirbaşları aldığı şekilde teslim etmekle yükümlüdür. Derneğe ait demirbaşların kullanımı ve müdürlüğe ait olanlarının, üçüncü şahıslara verilebilmesini Yönetim Kurulunun onayına sunar.
- Müdür; çalışmaları ile ilgili faaliyet raporlarını Genel Sekretere, mali raporları Genel Muhasibe verir.
- Müdürlüğün çalışmaları esnasında, müdüre teknik yönden müdahale edilemez. Ancak o faaliyetin bitiminde, Yönetim Kurulu gerek görürse uyarıda bulunabilir. Genel sekreter ve görevli Yönetim Kurulu üyesi, Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasından sorumlu olduğu için müdürün faaliyetlerini takip edip araştırır.
- Yapılacak Tüm Faaliyetler:
- Aylık rapor,
- Her faaliyet için rapor,
- Faaliyet sonuç raporu şeklinde belirtilecek ve sonuçlandırılacaktır.
- Müdürlüğün yapmayı planladığı her türlü faaliyeti, önceden Yönetim Kuruluna yazı ile bildirip, onay almak zorundadır. Ayrıca müdür, faaliyet bitiminde sonuçları yazılı bir rapor halinde Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
- Müdür; yapmakta olduğu veya yapacağı faaliyetler için mali kaynak yaratmak amacı içinde olmalıdır. Her türlü harcama için Yönetim Kurulundan onay almak zorundadır. Gerekli hallerde Yönetim Kurulunun belirleyeceği miktar doğrultusunda avans sistemi ile çalışabilir. Her şekilde fatura ve diğer resmi evrakı Genel Muhasibe zamanında teslim etmek zorundadır.
- Müdür; her ne sebeple olursa olsun görevden ayrıldığı zaman, üzerine kayıtlı demirbaşları ve tutmakla zorunlu olduğu defterleri Genel Sekretere, avans hesabını da Genel Muhasibe vermek zorundadır.
- Bünyesindeki “Folklor Kurumu Proje Üretim Merkezi” nin başkanlığını yürütür. Toplantı raporunu Yönetim Kuruluna verir.
- AB ve diğer hibe programlarına göre komisyonlar oluşturur.
- Vekil müdür yardımcısı,
- Muhasebeden sorumlu müdür yardımcısı,
- Bilişim Kolundan sorumlu müdür yardımcısı olarak görevlendirir.
ö) Müdür; üçer aylık dönemler halinde yaptığı faaliyetler ile ilgili bir raporu Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
Madde 5.
Müdürlük ile Yönetim Kurulunun ilişkilerini Genel Sekreter yürütür; ancak müdürlüğün çalışmalarını hızlandırmak, küçük sorunların çözümünü kolaylaştırmak ve Yönetim Kurulunun çalışma zamanını daha iyi kullanabilmesine olanak vermek amacı ile Yönetim Kurulu gerek görürse bir üyesini müdürlükten sorumlu olarak görevlendirebilir. Bunu yapmaz ise sorumluluk ve yetki Genel Sekreterindir.
Madde 6.
PLANLAMA VE ORGANİZASYON MÜDÜRLÜĞÜNÜN İÇYAPISI
Müdür kendisine üyelerden en az 3 en çok 5 sayıda yardımcı ve gerekli olması halinde çalışmalarına yardımcı olması amacı ile Folklor Kurumu üyesi olan veya üyeliğe hak kazanmayan Folklor Kurumu mensubu kişilerden en fazla 4 (DÖRT) görevli daha seçerek Yönetim Kurulunun onayına sunar.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde ret ya da değişiklik kararı alabilir.
Müdür; kadrosunun hareket ve davranışlarından dolayı Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.
Planlama ve Organizasyon Müdürü, müdür yardımcılarını;
Müdür görevden almak istediği yardımcısı veya görevlisi ile ilgili gerekçeleri belirterek yaptırımı Yönetim Kurulunun onayına sunar. Yardımcılar ve görevliler müdürün kendilerine verdiği görevi yerine getirmekle yükümlüdürler.
- Görevliler: Müdür ve yardımcılarının dışındaki konu uzmanıdır.
Madde 7.
Hiçbir yardımcı ve görevli, müdürlük dâhilindeki sorunlar konusunda Yönetim Kurulu ile doğrudan ilişki kuramaz. Ancak sorun müdür ile ilgili ise Yönetim Kuruluna başvurabilir.
Madde 8.
PLANLAMA VE ORGANİZASYON MÜDÜRLÜĞÜNÜN YAZIŞMA
ESASLARI
- Planlama ve Organizasyon Müdürlüğü, Yönetim Kurulundan yetki almadan dış yazışma yapamaz.
- Müdürlük; yaptığı dış yazışmaları mutlaka üç nüsha olarak düzenlemelidir. Bir sureti yazışma yapılan adrese gönderilecek, ikinci nüsha müdürlükçe dosyalanıp saklanacak, üçüncü nüsha ise Yönetim Kuruluna sunulacak olan rapora eklenecektir. Yazışmaların yabancı dilde yapılması halinde, çevirilerin ekli olarak sunulması gerekmektedir.
- Yazışmalar için mutlaka gelen-giden evrak defteri tutulacak ve bu defterde gönderilen yazı ile gelen cevap yazıları ilişkilendirilecektir. Müdürlük yaptığı her faaliyet sonunda faaliyetler ile ilgili bir rapor yazıp Yönetim Kuruluna sunmak zorundadır.
- Yapılan yazışmalar ile ilgili adres, tel, faks vb. iletişim araçları ile ilgili bilgiler müdürlükçe tutulacak bir ana fihristte saklanır.
- Müdürlük yazışmalar sırasında kendisine gönderilen belge, bilgi, video, bant, kitap, dia, dergi, fotoğraf gibi dokümanları tutanakla ilgili birime gönderir. Dernek demirbaşı olması gerekenleri de Yönetim Kuruluna bildirerek demirbaş defterine kayıt ettirir.
- Müdürlük yaptığı görüşmeler ve yazışmalar sonucu gerçekleşmesi olası etkinlikler için kabul ya da ret cevabını Yönetim Kurulunun onayını alarak karşı tarafa bildirir..
Yönetim Kurulunun onayı alınmadan; dernek adına basın bildirisi dâhil hiçbir taahhüt ya da yaptırıma girilemez, derneğin hükmi şahsiyetini bağlayıcı açıklamalar yapılamaz, dernek adına konuk olunamaz. Aksi takdirde sorumluluk müdüre aittir.
Madde 9.
Müdürlük kendi bünyelerinde;
- Demirbaş defteri,
- Gelir – Gider defteri,
- Gelen – Giden evrak defteri,
- Karar defteri,
- “Folklor Kurumu Proje Üretim Merkezi” toplantı tutanakları dosyası,
Ayrıca; kendi bölümleri ile ilgili diğer defterleri tutmakla yükümlüdürler.
Madde 10.
Planlama ve Organizasyon Müdürü çalışmalar dışında haftada 2 yarım gün Folklor Kurumunda mesai yapmak zorundadır. Bu mesainin gün ve saatleri detay programla Yönetim Kuruluna bildirilir.
Madde 11.
Bu iç Tüzükte belirtilmemiş veya atlanmış hususlarda Folklor Kurumu Ana Tüzüğünün ilgili maddelerindeki hükümler uygulanır.
Bu İç Tüzük 04.11.2018 tarihli genel kurul kararı ile yetki verilen Folklor Kurumu Yönetim Kurulunca düzenlenmiştir. Yönetim Kurulunun 02.03.2020 tarih ve 2020 / 82 sayılı kararı ile yürürlüğe konmuştur.
Genel Başkan, Nabey ÖNDER
Genel Sekreter, Remzi YÜZBAŞIOLU
Genel Muhasip, Muammer İSKENDER
Üye, Kemal ŞULEKOLU
Üye, Şevki AKSOY
Üye, Selma ÇOPUR
Üye, Birol ÖLMEZ
Üye, Filiz REÇBER
Üye, Deniz SARIÇAYIR
Planlama ve Organizasyon Müdürlüğü İç Tüzüğünü İmza Karşılığı Elden Aldım.
Gürsel TAŞAN
TFK Planlama ve Organizasyon Müdürü