İnsanoğlu var oluşundan bu yana bilgiye gereksinim duymuş edindiği bilgiyi okuma, anlama, hafızasında tutma dolayısıyla hatırlama imkanının güçlüğü bilgiyi kaydetmesini zorunlu kılmıştır.
Bilginin ait olduğu çağın koşullarına göre belli ortamlarda kaydedilmesi bu kayıtlı bilgilerin ise saklanması ve korunması gerekliliği arşivin ve arşivciliğin temelini oluşturmuştur.
Günümüzde hasta ve yaralılara verilen hizmetin bütün ayrıntılarıyla, zamanında, tam ve düzenli bir şekilde belgelenmesi zorunluluğu vardır.
TIBBİ KAYIT NEDİR?
Tıbbi kayıtlar hastaya verilen tıbbi bakımın kanıtıdır. Dolayısıyla bu kayıtlar hastaya verilen tıbbi bakımın kalitesinin değerlendirilmesinde kullanılabilecek önemli bir kaynaktır.
Hastaneler, insan sağlığı ile ilgili yoğun kapasitede veriyi işler, kontrol eder ve saklar. Bütün bu faaliyetler boyunca bu veriler, muhtelif yerlerden hastanın dosya ve dosyalarına değişik formatlarda ve ortamlarda doldurulur.
Her birimde de değişik amaçla yorumlanır. Her yorum ve esas olan bilgi, ihtiyaç duyulduğunda erişilmek için arşivlenir.
Tıbbi kayıtların ve dokümanların güvenli ve sistemli bir şekilde tutulduğu bir arşivin varlığı, istenilen her türlü bilgiye kolayca ulaşabilmeyi sağlar. Bir sağlık kurumunun geçmişini yansıtan bir arşiv aynı zamanda kurumun ve insanlığın geleceğine de ışık tutar.
Arşivin bilimsel ve yasal tanımını yapmak oldukça zordur. Yine de kısaca tanımlayacak olursak arşiv; kurum veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve görüntülü belge anlamına geldiği gibi,bu belgelerin belli bir düzene göre saklanması anlamına da gelmektedir.
ARŞİV NEDİR?
Arşiv sözcüğünün kökü, Yunanca arkheion sözcüğünün Latince’ye geçmiş hali olan archivum dur.
Arşivin tarihi çok eski milletlere kadar dayanır. Eski Mısır ve Roma’da birçok devlet, tapınak ve aile arşivlerine sahipti.
Mezopotamya’nın Nippur şehrinde, MÖ 2000 yılından başlayarak tablet halinde belgelerin saklandığı bir devlet arşivi bulunmuştur.
Hattuşaş (Boğazköy)’ta yapılan kazılar sonucunda da, MÖ 1800-1200 yılları arasında Hititlere ait muharebe, antlaşma, kanun, kral yıllıkları ve daha birçok belgelerin saklandığı büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Bu arşiv muhtevasının önemli bir kısmı İstanbul, bir kısmı da Ankara arkeoloji müzelerindedir.
Zamanla bir arşiv bilimi oluştu ki, bu bilim arşivin günlük düzenini ve toplumdaki fonksiyonunu kurdu. Avrupa devletlerinden Fransa, 1790 yılında ilk Fransız Milli Arşivini kurdu.
İngiltere’de devlet adamları mevkilerinden ayrılırken kendi zamanlarına ait resmî evrakı beraberlerinde götürmeleri adettendi. Resmî evrakın dağınıklığını önlemek için İngiltere’de 1838’de Public Record Office kuruldu.
Alman devlet arşivi ise 1867’de kurulmuştur.
Arşivler, vesikaların çıktığı yerler olan devletin, ailenin, şehrin veya müessesenin hizmetinde oluşuna göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi isimler alırlar.
Arşiv malzemesinin çekirdeğini; devlet dairelerinde, büyük müesseselerde günlük muameleler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kâğıtlar arşiv malzemesi değildir.
Belgelerin “Arşiv Belgesi” statüsünde olabilmesi için taşıması gereken özellikler
•Belgelerin içerdiği bilgiler açısından ileride bu belgelere gereksinim duyulacak olması,
•Oluşturulduğu kuruluşla ilgili önemli karar ya da işlemleri içermesi, •İlgili olduğu ülke, kurum, kişi ya da konu ile ilgili uzun vadeli yükümlülükleri belgelemesi, •Araştırmacılara yardımcı olabilecek bilgiler içermesi, •Oluşturulduğu alanda bilgi içeren tek kaynak olması,
•Herhangi bir alanda(siyaset,sanat,edebiyat,bilimsel vb.)değer taşıması gerekmektedir.
Toplanan malzeme arşivlerde mütehassısları tarafından seçilip belirli kaidelere göre tasnif edilerek saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan istifade sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir.
Arşivleri teşkil eden malzeme; kesinliği olan dokümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.
Arşivin dokümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, elyazısı, daktilo veya bigisayar ile yazılmış ya da matbaada basılmış kağıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraf, ses bantları, video kasetleri gibi önemi haiz dokümanlar da arşiv belgesi olabilir.
Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kaidesi kabul edilmiştir.
Türkiye’de arşiv terimi, tarifteki manayı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.
Organizasyonlarda arşivleme, bilinen geleneksel yöntemlerle yapılabildiği gibi, bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna dayalı yöntemlerle de yapılabilmektedir. Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin vazgeçilmez araçları olmasından sonra elektronik arşiv uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. •Arşivin Görev ve Fonksiyonları
Bir arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir: •Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak,
•Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak, •Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, •Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak, •Arşiv malzemesinin yeniden teşekkülü safhasında,bunu kontrol altına almak. •Arşivler, bir milletin ulusal tarihi ve kültürünü gelecek nesillere aktaran en önemli kaynaklardır.
Toplumun tarihine ışık tutan, geçmişi günümüze, günümüzü ise yarınlara aktaran ve orijinallikleri bakımından benzeri bulunmayan kültürel belleklerdir.
Arşiv belgeleri, ait olduğu dönemin sosyal yapısı ve kurumları hakkında bilgiler vermesiyle de ayrı bir önem taşımaktadır.
Geçmişle, yaşanan çağ arasında bağlantı kuran arşivler, devletlerin en büyük hazinesi ve milletin belleğidir. •
Arşivlerden yararlanabilmek için arşiv belgelerinin tespiti, toplanması, düzenlenmesi, korunması, gerektiğinde onarımının yapılması ve bunların sonucunda bilim dünyasının hizmetine sunulması gerekir.
Bütün bu faaliyetlerin yerine getirilebilmesi ise gerekli arşivcilik bilgilerini ve arşiv uygulamalarını bilen uzman arşivci kadrosunun yetiştirilmesiyle mümkün olabilir. •
Arşivler genel olarak; klasik arşivler ve modern arşivler olmak üzere ikiye ayrılır.
Klasik arşivler, Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir.
Modern arşivler ise iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir. •
Ayrıca arşivi; devletin, şehrin, işletmenin, ailenin hizmetinde oluşuna göre; § devlet arşivi, § şehir arşivi, § noter arşivi, § özel arşiv, § kartografik arşivler, § aile arşivi, § günlük kullanılan arşivler
olarak da sınıflandırmak mümkündür. • •Devlet arşivleri:Bir ülkede, devlet hayatı ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir.
•Şehir arşivleri:Bir şehir ile ilgili bütün evrakların, bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
•Noter arşivleri:Bir noterliğin işlemleri sonucu meydana gelen evrakların, bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir. •Özel arşivler:İşletmelerin, sivil toplum ve benzeri kuruluşların özel arşivleridir. •Kartografik arşivler:Harita, plan ve pafta gibi arşiv malzemelerinden oluşan arşivlerdir. •Günlük kullanım arşivleri:Kuruluşlarda, günlük olarak kullanılan belgelerden oluşan arşivlerdir. • •
Arşivler; • Kurum ve kuruluşların bilgi depolarıdır. • Kişilerin, devletlerin ve ulusların haklarını korur. • Bir konuyu aydınlatmaya, tespit etmeye, düzenlemeye yarar. •Ait olduğu çağın ahlaki değerlerini, gelenek ve görenekleri ile çeşitli sosyal normlarını, kurumlarını ve bunlarla ilişkilerini gösterir. •Bilimsel araştırmalara imkân sağlar . •Arşivle İlgili Genel Kavramlar
Arşivle ilgili genel kavramlar olarak, •Arşivleme •Arşivist/Arşivci •Arşiv malzemesi •Arşivlik malzeme •Birim arşivi •Kurum arşivi •Ayıklama •İmha
bahsedilebilir. •
Arşivleme: Arşive konacak dosyaların belli bir düzenle hazırlanmasına, arşiv kayıtlarına işlenerek raflara düzgünce yerleştirilmesine, aranan dosyanın kolayca bulunabilmesine, dosyada belgelerin belirlenen süresi doluncaya kadar saklanmasına, süresi dolanların da günü geldiğinde arşivden kaldırılmasına arşivleme denir. •
Arşivist /Arşivci: Değişik arşiv çalışmalarını yürüten veya yöneten ve arşivcilik konusunda özel eğitim almış kişilere arşivist ya da arşivci denir.
•Bir arşivcinin görev ve sorumluluklarını şöyle sıralamak mümkündür: •Arşivle ilgili dokümanları toplamak, • Dokümanları ve tarihi kaynakları korumak ve bunları araştırmaya elverişli hâle getirmek, • Dosyalama işlemlerini, arşivleme teknik ve yöntemlerine uygun bir şekilde yürütmek, •Tıbbi dokümantasyon merkeziyle işbirliği içinde çalışmak, • • • •İstatistiksel sonuç alma sistemlerini oluşturmak, •İndekslerin oluşumunu sağlamak, •Dosyaların emniyetle korunmasını ve saklanmasını sağlamak, •Hasta bilgilerinin gizliliği ilkesine kesinlikle uymak, •Arşiv dokümanını belli kurallar çerçevesinde ilgililerin kullanımına sunmak, •Arşiv içinde düzenliliği sağlamaktır. • Arşiv malzemesi: Yürürlükteki Arşiv Mevzuatı’na göre arşiv malzemesinin tanımı şu şekilde yapılmıştır.
Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı haricîndeki tüm kamu kurum ve kuruluşlarının işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı malzemeleri ve benzeri belgeler arşiv malzemesidir.
En son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, korunan ve saklanan her türlü yazılı, basılı dokümanlar arşiv malzemesidir. •
Arşivlik malzeme: Zaman bakımından henüz arşiv malzemesi özelliği taşımayan ancak kıymet teşkil etmesi muhtemel yazılı, basılı her türlü dokümana denir. •
Son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş olan; § memuriyet sicil dosyaları, §devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla imzaladığı ikili ve çok taraflı uluslararası antlaşmalar, § tapu ve nüfus kayıtları, §il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları
gibi belgeler arşivlik malzemedir. •
Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların merkez, taşra ve bağlı kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan, güncelliğini kaybetmemiş, günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin 1-5 yıl süre ile saklandığı arşiv birimleridir. Kurumların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. •
Kurum arşivi
Kurumların merkez teşkilatları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin 10-14 yıl süreyle saklandığı merkezi arşivlerdir.
Sağlık Bakanlığı, belirli süre saklayacağı arşivlik malzeme için birim arşivleri, daha uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için kurum arşivleri kurar.
Sağlık Bakanlığının bağlı kuruluşlarından olan Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü ile Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı ise kendi kurum arşivlerini kurar.
•Kurum ve birim arşivleri, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili aşağıdaki tedbirlerin alınmasından sorumludur. Bu tedbirler şunlardır: •
•Hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınması, •Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulması, •Arşivin her bölümünde, uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin % 50-60 arasında tutulması, bu amaçla fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılması, •
•Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesi, •Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi, •Isısının mümkün olduğu kadar sabit, özellikle kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında tutulmasıdır. •Arşiv Rafları •Arşivlerde tozlanmanın önüne geçilemediği için dosyalar metal raflarda ve kapalı kutularda saklanmaktadır. Maliyeti biraz yüksek olmakla birlikte, yerden kazanç sağlayan raflı kompakt dolaplar arşivler için en uygun dolaplardır. •
•Açık raflar: Bunlar dosyaların boylarına göre yapılmışlardır.Dosyalar yan yana bu raflarda sıralanır.Dosyalar iyi tasnif edilirse istenileni kolayca ve süratle bulmak mümkündür.Tüm bu yararlarına karşılık dosyaları tozdan koruyamamak gibi önemli bir sakıncası bulunmaktadır.
Kapalı raflar
Açık rafların yararlarını kendilerinde toplarlar ve aynı zamanda dosyaları tozdan da korurlar.Yalnız bu raflar açık raflar kadar pratik değildir.
Seyyar raflar:
İstenilen çekmecenin yan kısmında bulunan ray üzerine takılarak çalışanın iki elinin de serbest kalmasını sağlayan yardımcı araçlardır.
•Çelik dolaplar:Raylar üzerinde hareket edebilen gözleri olan madeni dolaplardır.Sağlam, uzun ömürlü ve kullanışlıdır.Çelik dolapların faydaları ise dayanıklı ve kullanışlı olmaları ile dosyaları en iyi koruma olanağı sağlamalarıdır.Buna karşın, pahalı olmaları önemli bir sakınca oluşturmaktadır. •Günümüzde Bir Sağlık Kurumu Arşivi •
Ayıklama: Arşivleme işlemi sırasında bir değere sahip olduğu hâlde daha sonra hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılma ihtimali olmayan ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemidir.
İmha: İleride kullanılma ihtimali olmayan ve bu nedenle de korunmasına gerek kalmayan, arşiv malzemesinin veya arşivlik malzemenin yok edilmesidir.
Arşiv malzemesinin imhasında, hukuki kıymetini ve bir delil olma yeteneğini kaybetmemiş malzeme ayrılarak, diğerleri ait olduğu kurumun yönetmeliğinde belirtilen usul ve esaslara göre yok edilir.
Bir önceki yazımız olan Türkiye Cumhuriyeti Anayasası Detaylı Ders Notu başlıklı makalemizde anayasa ders notu, anayasa ders notu pdf ve güzel anayasa ders notu hakkında bilgiler verilmektedir.