Ar-Ge, tasarım ve yazılım faaliyetlerinin izlenmesi ve kurum içi Ar-Ge kültürü
Ar-Ge maliyesi uygulamaları ile ilgili gerek kamu gerek özel sektör olmak üzere masanın her iki tarafında da bulunmuş bir profesyonel olarak özellikle gözlemlediğimiz ve bu faaliyetleri yürütenler açısından önem taşıdığını deneyimlediğimiz bazı hususlar bulunmaktadır. Buna göre, Ar-Ge veya tasarım merkezleri ya da TÜBİTAK vb. kurumlar destekli Ar-Ge projeleri yürüten, teknopark içinde ya da dışında veya kendi bünyesinde bu faaliyetleri yürüten şirketler açısından, yürütülen Ar-Ge faaliyetleri ile ilgili 5746 ve 4691 sayılı mevzuat desteklerinden tam ve en doğru şekilde yararlanılabilmesi ve bu desteklerin hatalı uygulanması nedeniyle gelecekte oluşabilecek cezai müeyyidelere maruz kalmaması için, Ar-Ge uygulamalarına özel, iyi kurgulanmış ve birbiriyle entegre muhasebe, vergi ve insan kaynakları sisteminin önemi büyüktür.
Ar-Ge süreci doğası gereği belli bir dönem boyunca sürdürülen ve başlangıçta ilgili projenin başarılı olup olmayacağı belli olmayan bir araştırma ve geliştirme faaliyetleri bütünüdür. Böyle bir süreçte şirketin insan kaynakları, finans, muhasebe, vergi ve Ar-Ge faaliyetlerini yürütecek teknik ekipleri büyük bir takım olarak çalışmalı, bu takım arasında Ar-Ge faaliyet ve harcamalarına ilişkin bilgi akışı tam ve zamanında olmalı ve kullanılan ERP veya muhasebe sistemi bunu destekleyecek ve sağlayacak şekilde oluşturulmalıdır.
Bu noktada daha anlaşılır olmak açısından örnek vermek gerekirse, teknik personelin Ar-Ge faaliyetinde kullanılacak hammaddenin satın alınması ile ilgili talebi, gerek teknik ekip gerekse muhasebe-finans birimi tarafından takip edilmeli, satın alınan hammaddenin ne kadarının stokta kaldığı, ne kadarının Ar-Ge sürecinde ve ne kadarının ise genel işletme faaliyeti ile ilgili kullanıldığı takip edilmeli, oluşturulan sisteme bununla ilgili veri girişi yapılmalı, teknik ve mali ekipler bu ve benzeri konularla ilgili olarak sürekli iletişim içinde olmalıdır. Amaç bu kapsamda kurum kültürü oluşturmak ve sürecin sadece, çoğu zaman gözlemlediğimiz üzere, mali ekip tarafından değil, bu sürece dahil olan tüm kişi ve ekiplerce sahiplenilmesi olmalıdır. Böyle bir sistem ve uygulama benimsenirse, yukarıda örnek verdiğimiz hammaddenin ne kadarının Ar-Ge sürecinde kullanıldığı tam ve zamanında bilinebilir ve böylelikle bu harcama ile ilgili teşvik ve destek süreci de sağlıklı biçimde işleyebilir.
Güneri GÖZÜAÇIK –YMM
Modern YMM – İstanbul
Yasal Uyarı: Bu yazıdaki bilgiler sadece genel bilgilendirme amacıyla verilmiştir. Kişi veya kuruma özel profesyonel bir bilgilendirme amacı güdülmemiştir. Konu ile benzerlik gösterse de her işletmenin kendi özel şartları nedeniyle farklı durumları olabilir. Bu nedenle, bu yazıda belirtilen bilgilerden yola çıkarak işletmenizi etkileyecek herhangi bir karar alıp uygulamaya geçmeden önce, uzmanına danışmanız menfaatiniz gereğidir. Muhasebenews veya ilişkili olduğu kişi veya kurumlardan hiç biri, bu belgede yer alan bilgilerin özel veya resmi, gerçek veya tüzel kişi, kurum ve organizasyonlar tarafından kullanılması sonucunda ortaya çıkabilecek zarar veya ziyandan sorumlu değildir.