İş yerinde verimliliğin en büyük düşmanı uzun toplantılardır. Bir faydası olduğu düşünülerek yapılsa da ya da amacı şirkete yarar sağlamak olsa da bir süre sonra bu uzun toplantılar şirkete zarar vermeye başlar.
Birçok şirkette, çalışanlar ve yöneticiler arasında yapılan uzun toplantılar, iş verimliliğinin düşmesine neden oluyor. Konsantrasyonu bozmanın yanı sıra, iş dışındaki konuları bu toplantılarda gündeme gelmesi ve asıl konudan sapılması nedeniyle çalışanların odakları dağılabiliyor.
Bu tür etkenler de toplantılardan sonra çalışanların, işlerinin başına döndükten sonra konsantre olmalarını zorlaştırıyor. Kimi durumlarda gün içinde birden fazla bu tür toplantı olması, çalışmak için zamanın kalmamasına neden oluyor. Tüm bu olumsuzluklar ele alındığında da şirketin genel verimliliği azalırken, çalışanlar ekstra mesaiye kalmak zorunda oluyor.
Toplantılarınızın süresini kısaltmak ve çalışanların iş verimini artırmak için uygulayabileceğiniz bazı yöntemleri burada sizinle paylaşacağız.
Toplantı konusunu net bir şekilde belirleyin
Toplantı konusunun net bir şekilde belirtilmesi ve toplantı tarihinin önceden belirlenmiş olması, toplantı süresinin kısalmasını sağlayacaktır. Toplantıya katılacak olan kişilere açık bir şekilde konunun ne olduğunun belirtilmesi, toplantıya katılacakların önceden çalışıp gelmesini sağlayacaktır.
Önceden çalışılma konusunun üzerine detaylı bir şekilde durmanız oldukça önemli. Bu çalışmaların, toplantı süresini kısaltacağını vurgulayarak çalışanlarınızı bu konuda teşvik etmelisiniz.
Toplantı sorumlusu belirleyin
Toplantı saatlerini ve süresini kontrol edecek bir sorumlu belirlemeniz de oldukça önemli. Bu kişiler, toplantı konusunu belirlemeli, yeri ve saati ayarlamalı ve toplantıya katılacak kişileri organize etmelidir. Böylelikle iletişim kopukluğu yaşanmaz.
Bu kişinin herkesin saygı duyduğu ve güvendiği bir kişi olması da toplantılara katılanların yaklaşımlarını olumlu olarak etkileyecektir.
Kişisel elektronik cihazların toplantıya getirilmemesini sağlayın
Akıllı telefon ya da tablet gibi kişisel elektronik cihazların toplantılara getirilmemesi de toplantı sürlerinizi kısaltacaktır. Toplantıya katılanların dikkati bu cihazlar nedeniyle dağılabilir. İş ile ilgili telefon ya da e-postalar dahi olsa, toplantı süresince bu işlere odaklanmamak gerekiyor. Aksi takdirde tüm ekibinin konsantrasyonu dağılacaktır ve toplantı devamlı olarak bölündüğü için, süre uzayacaktır.
Mümkün olduğu sürece, toplantılara kişisel cihazların getirilmemesini talep edin. Çok acil durumlar ve geri dönüş yapılması gereken telefon ya da e-postalar varsa, toplantıyı ileri bir saate erteleyerek herkesin müsait olduğu bir an yapmaya özen gösterin.
Toplantıları 4-7 kişi arasında yapmaya çalışın
Toplantıya katılanların sayısı ne kadar artarsa, toplantının süresi de o kadar uzayacaktır. Herkesin tek tek söz alması ve bir konu hakkında konuşması doğal olarak uzun sürecektir. Bunun yerine toplantının konularını bölerek, ilgili bölümlere ayrı bir toplantı ayarlayarak, konunun dağılmamasını sağlayabilirsiniz.
Bazen tüm birimlerin dahil olduğu toplantılar düzenlenebiliyor. Bu durumlarda bazı çalışanlar kendilerini ilgilendirmeyen konuları dinlemek zorunda kalabiliyorlar. Bu süreç onlar için zaman kaybıdır.
Şirket içinde olanları tüm birimlere aktarmak gerekecektir; ancak tek bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybı olacaktır. Bunun yerine, her bölüm ile ilgili alınan kararları bölüm yöneticilerine iletebilir ve onlar da kendi ekipleriyle bu görüşleri paylaşabilirler. Küçük ekiplerle toplantı yapıldığında, toplantının süresi ve verimliliği de artacaktır.
Başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin
Toplantının başlangıç saatini doğal olarak belirlemeniz gerekecektir; ancak bitiş saatini de belirtmeniz gerekiyor. Toplantı saatlerine limit koyduğunuzda, çalışanlar kendi işlerini buna göre ayarlayabilirler.
Çalışanların toplantı saatlerini kaçırmamaları için de “İsveç Treni” yönteminden yararlanabilirsiniz. Bu yöntemde 09:30, 10:15 gibi tam saatler yerine, 09:33 ya da 10:18 gibi ara saatler kullanabilirsiniz.
Bu yöntem toplantıya katılacak kişiler de saat konusunda daha kesin bir zaman algısı ve merak yaratacaktır.
Toplantı sürelerini kısa tutun
Şirket içindeki toplantılarda süreyi kısa tutmanız, çalışanların kendi aralarında daha az konuşup, doğrudan işe odaklanmalarını sağlar. Yarım saatlik bir toplantı belirlediğinizde, yarım saat içinde toplantının gündemindeki tüm maddeler konuşulmaya çalışılacaktır.
Toplantı süresinde, kişisel muhabbetlerden uzak kalınması için, toplantı saatini minimum seviye tutmak oldukça önemli. Kesin bir süre limiti tabii ki yok; çünkü bu konudan konuya göre değişiklik gösterebilir. Fakat mümkün olduğunca yarım ile bir saat arasında toplantılar yapmaya çalışın.
Çok derin olmayan konulardaki toplantıları yarım saatin altında tutmak, daha hızlı bir şekilde çalışılmasını sağlayacaktır.
Bilgilendirme e-postaları gönderin
Toplantıyı düzenleyen ve toplantıda sunum yapacak olan kişi toplantı öncesinde, yaptığı çalışma ve araştırmaları e-posta ile toplantıya katılacak kişilere yollayarak ön bilgilendirme yapmalı. Böylelikle toplantıya katılacak olan kişiler de, kendi çalışmalarını yapabilir ve konu hakkında bir ön bilgiye sahip olabilir.
Bu hem konunun daha çabuk anlaşılmasına ve konunun ne olduğunun konuşulması yerine, çözüm sürecine odaklanmayı sağlar. Bu da doğal olarak toplantı süresinin kısalmasını sağlayacaktır.