Bir süre önce şirket sahibimiz tüm yöneticilerine ” Şirket Cehenneminin 9 Katı ” başlıklı bir yazı paylaştı. Ben de bu cehennemden kaçmamıza yardımcı olacak ufak notları sizlere aktaracağım.
‘Buraya girenler, bütün ümitlerinizi terk edin.’
İş dünyasının dokuz tane cehennemi bulunmaktadır. Her gün iş cehennemi ile yüzleşiyoruz, ancak bunun bu şekilde olması gerektiğine şartlandırılmışız ; eksik verilerle, yetersiz süreçlerle, zorlama son teslim tarihleri ve aşılan bütçelerle bulmacayı çözmeye çalışıyoruz.
Bu yazımda cehennemin ilk katmanı olan ARAÇ-GEREÇ CEHENNEMİ’ ni ele alacağım .
Araç-Gereç İşkence Odası
Tam bir işkence. Her yer, işi yönetmek için yapılmış araçlarla dolup taşıyor. Çalışanlar hangisini kullanmaları gerektiğini bilmiyor ve birçoğu da neyin nerede olduğunu hatırlamadığından ihtiyaç duydukları güncellemeleri ve bilgileri çaresizce arayıp araçtan araca koşuşturuyor.
Bu duruma sebep olan ne?
Çalışanlar işlerini yönetmek için o kadar çok farklı araç ve nokta çözüm kullanmak zorunda kalıyorlar ki (örneğin ;Excel dosyalari, Word belgeleri, e-posta, görev yönetim araçları, PPPM yazılımı ve diğer bina içi yazılımlar) bu durum onları aynı anda bir çok farklı yönlere çekiyor ve yavaş yavaş onları gerip kopacak şekilde inceltiyor. Ayrıca bu karmaşa iş verilerinin çok daha fazla yere saçılmasına sebep oluyor.
Sonuç
Çalışanlar asla güvenebilecekleri gerçek güncellemeler alamıyor. Bunun yerine:
– İş ve proje verilerinin toplanması günler, hatta haftalar alır ve o zamana kadar da bütün bilgilerin zaten güncelliği geçmiş oluyor.
– Bilgiler atlanıyor ya da aynı iş birden fazla defa yapılıyor çünkü ekip, hiçbir zaman iş sistemleri ve süreçlerini güçlendirmeye zaman ayıramıyor.
– Ekip de en sonunda tonlarca değerli zamanı boşa harcamış oluyor.
Sizlere de bu durum tanıdık geldi mi?
‘Çalışanlar bulutta veri depoladıklarında ve bunu yapmak için 15 farklı bulut depolama aracı kullandıklarında şirket bilgileri, beyinleri yok olur.’
Uyari:
Eksik bilgileri aramaktan doğan yıllık idari kayıp, ortalama 6 haftadır (kişi başına neredeyse günde 1 saat).
Kaçış Taktikleri
Araç Cehenneminin işkencelerinden sakınmak adına şirket ekiplerinin yapabileceği birkaç şey vardır:
1. Birleştir
İşinizi idare etmek için tek bir yer seçin. Bu işlerin tekrar yapılmasını, kayıp bilgileri ve etrafa saçılmış verileri en aza indirecek, bilgi paylaşımını kolaylaştıracak ve güçlendirecek ve veri toplama ve analizini daha iyi tasarlayacaktır. Seçtiğiniz konumun bütün ekip tarafından kolayca erişilebilir olması gereklidir.
2. Entegre Edin
Entegre olan araçlar seçin, ancak delirmeyin. Kullandığınız nokta çözümlerin beraber uyumlu hareket etmesi önemlidir; ancak üç ya da dört entegrasyondan sonra o kadar karmaşık hale gelirler ki sürecinizdeki en ufak bir değişiklik, zaman katili bir yeniden yapılandırma kabusu yaratır.
3. Genişletin
Bu en iyi uygulamaları ekibiniz üzerinde başlatın sonra başka bir ekibe ve belki de departmanınızın tamamına genişletin. Şirketin tamamı araçlara entegre olmadan ve iş süreçlerini yönetmek için standartlaştırılmış araçlar veya en azından iyi entegre olan araçlar kullanmadan, bilgi depolarının üstesinden asla tam olarak gelinemez.
4. Kendinizi Kontrol Edin
Her ufak şeyi yapmak için başka bir araca ihtiyacınız yoktur. İhtiyacınız olan işlevlerden daha fazlasına sahip olan bir araç (ya da birkaç araç) bulun ve buna yapışın. Kendinizi ya da ekibinizi ne zaman yeni bir aracı değerlendirmek isterken bulursanız, doğru soruları sorun:
- Bu mevcut araçların birinin ya da daha fazlasının yerine mi geçecek ya da ek bir araç mı olacak?
- Bu araç süreçlerimizi basitleştirecek mi yoksa daha fazla adım mı ekleyecek?
- Bu araç kullandığımız diğer araçlarla entegre olacak ya da uyumlu çalışacak mı?
- Bu araç ciddi oranda bir değer kazancı mı sağlayacak yoksa zarara mı neden olacak?
Araçları birleştirmek birçok fayda sağlar; daha iyi araç entegrasyonu, daha iyi hizmet perspektifi, daha hızlı vaka çözümü ve daha fazla hizmet güvenilirliği’.
Diğer cehennemler bir sonraki yazıda 😉
not: Yazı alıntıdır, kime ait olduğunu bilmiyorum. İngilizceden uyarlamaya çalıştım.
Elif KORAY