Artık hepimiz işlerimizi mail ile hallediyoruz. İş başvurusu, staj başvurusu, okulda hocalarla iletişime geçmek için hep mail kullanıyoruz ve mail yazdığımız kişiler genelde tanımadığımız kişiler oluyor. Mail yazmak profesyonel ve resmi bir şey, bu yüzden mail yazarken dikkat etmemiz gereken birkaç kural var.
Arada bana gelen maillerden de örnekler vereceğim çünkü öyle mailler alıyorum ki görseniz şaşırırsınız, mesala bunlardan biri: “abla slm ben üniversite sınavına giricem bana mbg hakkında bilgi verir msn tşk”. Şaka yapmıyorum. Bana yazmanız çok sorun değil ama aynı tarzda maillerle iş-staj başvurusu yapıp bir şeyler halletmeye çalışmak çok sıkıntılı olabilir.
Mail adresi
Mail adresiniz adınızı içersin: İlk olarak kullandığınız mail adresinin firstname.lastname@example.org, ya da email@example.com şeklinde bir şey olmamasına dikkat edin. Mail arayüzleri böyle adreslerden gelen mailleri direk spam yani gereksiz klasörüne atıyor. Öyle olunca da mailiniz okunmaz. Okundu diyelim, böyle bir adresten gelen mailin çok da ciddiye alınacağını sanmıyorum.
Adınızı ve soyadınızı içeren bir mail adresi kullanın ki hocalar kimden geldiğini anlayabilsin. Varsa okulunuzun verdiği “edu” uzantılı maili kulanın.
Mail başlığı
Mail başlığı: Mailiniz açılmadan önce yazdığınız şey hakkında bilgi verir, o yüzden çok uzun olmayan ve öz bilgi veren bir şey yazın. “2020 Yaz Staj Başvurusu”, “MAT310 2.Sınav Konuları Hakkında”, “İş Başvurusu” olabilecek şeyler. İnsanlar buradaki metne göre maili açıp açmamaya karar veriyor.
“ÖNEMLİ, ACİL” gibi başlıklar yine spam olarak algılanır. Eğer o kadar acilse hocanın ofisini arayın. Telefon etmekle ilgili yazının sonunda başka bir şey söyleyeceğim.
Başlıksız mailde de, konuyu anlamaya uğraşmak karşı taraf için vakit kaybı olabileceğinden bir şeyler yazmayı unutmayın.
Mail içeriği
Selamlaşın: Biriyle yüzyüze iletişim kurarken önce selamlaşıyoruz, maile de önce selam vererek başlayın. “Merhaba XX hocam (samimiyseniz), Sevgili XX Hocam, Sayın XX Bey”… örnekleri artırabilirsiniz. Daha sonra bir satır boşluk bıraktıktan sonra alt satıra geçip maile devam edin (yani iki alt satıra geçmiş olun).
Hocam, bey gibi unvan kelimelerinin ilk harfini büyük yazmayı unutmayın. Prof, Dr gibi bir ön ek varsa onu da Sayın Dr. SOYAD şeklinde ekleyebilirsiniz. Kişinin adını bilmiyorsanız “Sayın yetkili” demek uygun.
İngilizce yazıyorsanız aşağıdaki tabloya bakabilirsiniz.
|Dear Mr. Smith,||Sayın Smith Bey, (erkek)|
|Dear Sir/Madam,||Sayın beyefendi/hanımefendi,|
|Dear Miss Dawson,||Sayın Dawson Hanım, (bekar kadın)|
|Dear Mrs. Clarke,||Sayın Clarke Hanım, (evli kadın)|
|Dear Ms. Black,||Sayın Black Hanım, (medeni durum bilinmiyorsa)|
|Dear John,||Sayın John,|
|Dear Bill White,||Sayın Bill White,|
|Dear Jane,||Sevgili Jane,|
|To whom it may concern,||İlgili kişiye,|
Kendinizi tanıtmakla başlayın: Siz kimsiniz, bu maili neden atıyorsunuz, önce bir bunu anlatın. Bir hocanıza yazıyorsanız şöyle devam edebilirsiniz: “BIO210 dersinize kayıtlı öğrenciyim.” Ya da staj başvurusu yapıyorsanız “XX Üniversitesi YY bölümünde 2. Sınıf öğrencisiyim”.
Direkt olun: Bundan sonra söyleyeceğinizi uzatmadan söyleyin. “Şu konuların sınava dahil olup olmadığını sormak için yazıyorum”, “yeriniz varsa bu yaz labınızda staj yapmak istiyorum”, “size şu konu hakkında bir sorum olacaktı”… Bu tarz cümlelerle direk uzatmadan lafa girin.
Yazım kurallarına dikkat edin: Bunu yazmama gerek olduğunu düşünmüyorum ama lütfen yazım ve noktalama kurallarına dikkat edin, “slm, tşk, ok” gibi kısaltma yapmamaya çalışın. Mail atmak tweet atmak ya da arkadaşına whatsapptan yazmak gibi bir şey değil.
Eğer mail yazdığınız kişiyle samimiyseniz en fazla gülücük işareti “:)” olabilir ama telefondaki emojileri kullanmaktan kaçının.
Eğer bir şey isteyecekseniz, mesala ödev teslim süresini erteletmek gibi, “mümkünse şu şu sebepten dolayı ödevimi şu tarihte teslim edebilir miyim?” diye rica edin. Ya da ders slaytlarını sisteme yüklemesini hatırlatacaksanız “hocam şu dersin şu slaytını müsait olduğunuzda yükleyebilirseniz çok mutlu oluruz” gibi bir şey diyebilirsiniz.
Toparlayın: Derdinizi anlattıktan sonra yine iki satır aşağı inip, “çok teşekkür ederim, kolay gelsin, saygılarımla” gibi bir cümle ekleyip maili gönderebilirsiniz.
İngilizce yazıyorsanız aşağıdaki tabloyu kullanabilirsiniz.
|Regards,||Saygılar,|
|Best regards/||İyi dileklerimle,|
|Yours faithfully,||Saygılarımla,|
|Yours sincerely,||Saygılarımızla,|
|Respectfully yours,||Saygılarımla,|
|Thanks,||Teşekkürler,|
|Yours,||Sevgiler,|
|Thank you for your assistance.||Yardımlarınız için teşekkür ederim.|
|Thanks in advance.||Şimdiden teşekkür ederim.|
|Thank you for your help in this matter.||Bu konudaki yardımlarınız için teşekkür ederim.|
|Thank you for your interest.||İlginiz için teşekkür ederiz.|
Eğer birden fazla paragraf yapıyorsanız bir satır boşluk bırakın.
Proofreading yapın: Göndermeden önce mailinizi bir kez okuyun (proofreading yapın). Yazım yanlışı olmadığından, noktalama işaretlerinden, eksik harf ve kelime olmadığından emin olun. İngilizce bir mail yazıyorsanız Grammarly eklentisini kullanıp yazım hatalarını kontrol edin. Yazım yanlışı yapmamak için TDK: https://sozluk.gov.tr/?kelime=
Çoğu kişi maili sadece bildirimden görüldüğü kadarıyla okuyor, açıp bakan az kişi olduğu için derdinizi kısa bir şekilde, bildirimdeki önizlemede görülecek şekilde anlatın.
Dosya eklemek: Eğer bir dosya ekliyorsanız, “xx ile alakalı dosyayı ekte bulabilirsiniz” diye belirtin. Ben bu şekilde yazılı bir şey olmayınca “acaba ekte bir şey var mı?” diye uğraşıp bakmıyorum.
Eğer bir sınava katılamayacaksanız ve raporunuz varsa, bunu hocaya katılamayacağınızı söylediğiniz maile ekleyin. Hocadan raporu istemesini bekleyip bir sonraki maile eklemeyin.
Eğer transkript, CV, cover letter tarzında bir şey gönderiyorsanız, pdf türünde gönderin çünkü Word dosyalarında yazılar bazen kayabiliyor ve pdf çok daha profesyonel. Yine olabildiğince az belge ekleyin çünkü her bir belgeyi açıp incelemek karşı taraf için bir uğraş, ne kadar az vakit harcatırsak o kadar iyi.
Eklediğiniz dosyanın ismine de dikkat edin. “CV_yeni”, “text0159”, “image0045”, “whatsappimage” tarzı şeyler olmasın. Ne olduğunu açıklayan bir şey yazın, “Ucaryilmaz_CV”, “Yıl Sonu Raporu 2019” gibi.
Cevap bekleme süresi
Mailinize bir haftadır cevap gelmediyse tekrar hatırlatma maili gönderin. “Merhaba, ben XX. Size geçen hafta şöyle bir mail atmıştım, gelmemiş olması ya da gözden kaçırmış olmanız ihtimaline karşın tekrar yazıyorum” deyip konuya girebilirsiniz.
Sakın aynı maili direk “ilet/forward” deyip direk karşıya iletmeyin. Yeni, sıfır bir mail yazın.
Eğer o anda biriyle mailleşiyorsanız ve o an cevap veremediyse sakın tekrar telefondan çaldırır gibi mail atmayın. Evet, bu da başıma geldi. O an tek işim o kişiye cevap vermekmiş gibi, bir saat önce attığı maile cevap veremediğim için tekrar boş mail aldım. Umarım yanlışlıkla atılmıştır 🙁
Maile cevap aldıktan sonra “teşekkür ederim, tamam hocam, görüşmek üzere” gibi kısa bir cevap atmak iyi olur ki karşı taraf da mailinin size ulaştığını anlayabilsin.
Küçük noktalar
Hafta sonu (Cuma dahil) mail atıyorsanız pazartesiden önce cevap beklemeyin, hatta hafta sonu mail kutusu dolduğu için yazdığınız araya kaynar ve gözden kaçabilir. En iyisi önemli şeyleri haftanın başında ve mesai saatleri içinde atın.
Bu sadece gözden kaçmamak için de önemli değil, mesai saatleri dışında kimseyi rahatsız etmeye hakkımız olmadığını düşünüyorum.
Kendinize bir mail imzası oluşturun. Kimsiniz, nerede okuyor/çalışıyorsunuz, pozisyonunuz ne bunları ekleyin. Varsa şirket logolarını kullanın.
Büyük harf kullanmak bağırmak anlamına geldiği için hiçbir yerde kelimeleri komple büyük harfle yazmayın.
Telefon olayını anlatmak istiyorum şimdi. Benim mail imzamda eskiden telefon numaram yazıyordu ama bunu hocalarımla iletişim kurmak için eklemiştim ya da çok acil bir şey olursa diye. Bir PAZAR akşamı, saat 22:30’da telefonum çaldı ve arayan kişi şu cümleyi kurdu: Ben bugün size üniversite tercihi ile ilgili mail atmıştım, dönmeyince arayayım dedim. Kardeşim bu ne samimiyet sen beni kişisel telefonumdan arıyorsun? Ayrıca ben sana o gün dönmek zorunda mıyım? Pazar günü akşamın onunda ne münasebet. Müsait değilim diyorum, tamam ne zaman arayayım söyle diyor bir de. Gerçekten bana yapmanız hadi neyse ama siz üniversiteye gidecek, işe girecek insanlarsınız, orada hocalarınıza üstlerinize de böyle yapın bakalım ne oluyor.
Ne olacağını hiç öğrenmemek için yukarıdaki kurallara uyalım, uymayanları uyaralım 🙂
Not: Henüz çok kullanmadığım ve tecrübem olmadığı için CC/BCC kısmı hakkında bir şey eklemedim.