Teknolojinin her geçen gün gelişmekte olduğu bu çağda, gelişmeler neredeyse bütün kulvarlarda değişimlere ve yeniliklere neden oluyor, işlerimizi de azımsanmayacak ölçüde etkisi altında bırakıyor. e-Beyanname,e-Fatura derken şimdi de e-İrsaliye literatürümüzde kendine yer bulmuştur.
e-Dönüşüm sürecinin parçalrından olan e-İrsaliye, kağıt ortamında olan “sevk irsaliyesi” belgesi yerine elektronik ortamda olan, elektronik ortamda alakalı kişiye iletilen ve bu ortamda depo edilebilen bir elektronik belgedir. Fakat e-İrsaliye ile yeni bir belge üretildiği akla gelmemelidir. Dijital ortamda hazırlanan irsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki değere sahiptir. Kağıttaki düzenden farklı olarak malın taşımasını yapan aracın plaka ile şoförün kimlik bilgilerini de bünyesinde bulundurmaktadır. E-İrsaliye sayesinde alıcılar, malı teslim aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden dönüş yaparak mal bütününe kabul ya da ret cevabı verebilme olanağına sahip olduklarından dolayı teslimat işlemlerindeki kısmi kabul, iade ya da hatalardan kaynaklanan sorunlar alakalı satıcıya ulaştırılabilmektedir.
E-irsaliye nedir? Nasıl kullanılmaktadır? Gibi soruları yanıtladıktan sonra bir diğer önemli konu ise e-İrsaliye kullanmanın faydalarıdır. Peki e-İrsaliye kullanmanın faydaları nelerdir?
Satış Ve Satın Alma İşlemi Sürecinde Otomasyon
e-İrsaliye aslında elektronik belge denkleminde eksik parçaydı. İşletmeler satış-alış sürecindeki bütün belge ve onay aşamalarını elektronik platformda gerçekleştirmek, daha az uğraş vermek yolu ile satış ve satınalma süreçlerini, kontrollü ve planlanabilir bir şekilde denetlemek ister. Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi, irsaliye, irsaliye cevabı ve fatura eşleştirmesi e-İrsaliyenin e-belge kategorisinde olması ile mümkün olacak. Ayrıca e-İrsaliye bir .xml uzantlı dosya olduğundan ERP(Enterprise Resource Planning) uygulamaları yardımı ile gerekli denetlemeleri ve kayıt işlemleri, otomatik olarak da yapılabilir durumda olacak.
Operasyonel Basitlik Ve Yanlış Yapmanın Önlenmesi.
e-İrsaliye de Maliye Bakanlığı’nın diğer e-belge yönetmeliklerinde olduğu gibi, irsaliye numarası Maliye Bakanlığı’nın belirlediği düzene göre yükümlü tarafından belirlenenerek e-İrsaliye bünyesinde yer bulacak. İrsaliye numaraları elektronik platformda tanımlandığı için matbu irsaliye numarasının ERP üzerine yazılması gibi ek bir çabaya gerek kalmayacağı gibi, burada yaşanan maddi hataların da önüne geçmek mümkün olacak.
Elektronik mal kabulü.
Bugüne kadar mal kabul ve iade süreçleri, yeni irsaliyeler hazırlanarak kağıtlar üzerinde ilerliyordu. e-İrsaliye ile bu aşamalar elektronik ortamda daha pratik hale dönüşmüş oldu. e-İrsaliye alakalı kişiye gönderildiğinde, alakalı kişi e-İrsaliye uygulama yanıtı vasıtası ile teslim edilmiş olan malları kısmi veya tam kabul veya reddedebilecek. e-İrsaliyenin, alıcısının ya da içeriğindeki malların hepsinin kusurlu olması durumunda, yeni bir irsaliye düzenlenmeye gerek kalmadan alıcısı tarafından e-İrsaliye yanıtıyla reddedilmesi imkanı da sağlıyor. Ancak red sürecinin malın sevk edilişinden önce işlemesi gerekiyor.
Satır bazında (kısmi) kabul/red imkanı.
e-İrsaliyede belge bazında,aynı zamanda irsaliyedeki ürün satırı bazında kabul veya red yanıtı vermek de mümkün olacak. Kabul ya da reddedilen mallarla ilgili ayrıntılar uygulama cevabı ile gönderilebilecek.