BAŞVURU
1. Başvuru ne zaman ve nasıl yapılmalıdır?
Başvuruların en geç etkinliğin düzenleneceği tarihten bir önceki başvuru döneminde yapılması gerekmektedir. Başvuru kapanış tarihinden sonraki etkinlikler için ilgili dönemde başvuru yapılabilir. Başvuru dönemi içerisinde veya öncesinde düzenlenmiş, geçmiş bir etkinlik için başvuru yapılamaz.
Başvurular, E-BİDEB başvuru sistemi e-bideb.tubitak.gov.tr adresi üzerinden çevrimiçi olarak yapılır. Başvuru evrakları E-BİDEB başvuru sistemine çevrimiçi olarak yüklenmekte olup başvuru, çevrimiçi başvuru sistemi üzerinden başvurunun onaylanması ile tamamlanır.
Aday bilgilerinin mevcut sistemdeki verilerle uyuşmaması durumunda, kişiler email@example.com mail adresi üzerinden iletişime geçebilirler.
2. Web of Science ve Scopus’ta tarama nasıl yapılmalıdır?
Web of Science/Scopus index tarama bilgisi için hazırlanmış örnek dokümana buradan ulaşabilirsiniz.
3. Gidilecek bilimsel etkinliğin her iki veri tabanında da taranma zorunluluğu var mı?
Hayır. Web of Science veya Scopus veri tabanlarından herhangi birinde taranmış olması yeterlidir.
4. Başvuru dönemi içerisinde onaylı başvuruda değişiklik/güncelleme yapılabilir mi?
Evet. İlgili dönemin başvuru son tarihine kadar sistem üzerinden başvuru onayı kaldırılarak bilgi ve belge güncellemesi yapılabilir ve başvuru tekrar onaylanabilir.
5. Başvuru dönemi kapandıktan sonra belge eklemesi veya güncellemesi yapılabilir mi?
Hayır. Değerlendirme yalnızca sistemdeki belgeler üzerinden yapılmaktadır. Başvuru süreci sona erdikten sonra gönderilen herhangi bir belge dikkate alınamaz ve ek evrakla tekrardan değerlendirme yapılması mümkün değildir.
6. Başvuru geri çekme işlemi nasıl yapılır?
Başvuru geri çekme işlemi BİDEB adresine gönderilecek ıslak imzalı bir dilekçe aracılığıyla yapılmaktadır. İlgili dilekçede mutlaka başvuru yılı ve dönemi belirtilmelidir.
7. Bildiride ilk yazar veya sorumlu yazar değilim. Ne yapmalıyım?
Çok yazarlı bildirilerde başvuran kişinin ilk yazar veya sorumlu yazar olmaması durumunda, ilk yazar/ sorumlu yazarlardan imzalı muafiyet yazısı alınmalıdır. İlgili yazıda, bildiri sunumunun ilk yazarın bilgisi dahilinde gerçekleşeceğinin ifade edilmesi gerekmektedir. Örnek formata başvuru formları sayfasından ulaşabilirsiniz.
8. Çevrimiçi başvuru formunu imzalayıp BİDEB’e posta yolu ile göndermem gerekiyor mu?
Hayır. Başvuru formunun BİDEB’e gönderilmesine gerek yoktur. Başvurunun sistem üzerinden onaylanması yeterlidir.
9. Yaz/Kış okulu destekleniyor mu?
Yaz/Kış okulu desteği program destek kapsamından çıkarılmış olup, bu tür eğitimler için destek verilmemektedir.
DEĞERLENDİRME
1. Başvuruların belge kontrolü nasıl yapılmaktadır?
Başvuru belgeleri programın başvuru koşulları doğrultusunda kontrol edilir. Başvuru koşullarından herhangi birini sağlamayan ve belgeleri tam olmayan başvurular inceleme sonucunda iade edilir. Bu aşamayı geçemeyen başvuruların sonuçları sistemde BİDEB İade olarak gözükmektedir.
2. Başvuruların iade edilmesinin genel sebepleri nelerdir?
2019 yılı başvuru dönemleri baz alınarak yapılan istatistik çalışmasında başvuruların yaklaşık %20’sinin ön inceleme aşamasında elendiği görülmektedir.
Ön inceleme aşamasında karşılaşılan eksik ya da hatalı başvuruların sebepleri şunlardır:
- İade sebeplerinin %80’ini Etkinliğin Destek Kapsamında Olduğunu Gösteren Belge oluşturmaktadır. Bu durum gidilecek olan etkinliğin Web of Science veya Scopus veri tabanlarından birinde taranmaması ya da tarandığına dair belgenin başvuru sistemine yüklenmemesinden kaynaklanmaktadır.
- İade sebeplerinin %15’ini Kabul Mektubu oluşturmaktadır. Bu durum, başvuru sahiplerinin kabul mektubu yüklememeleri veya Kabul mektubunda sözlü sunum yapılacağı bilgisinin bulunmamasından kaynaklanmaktadır.
- İade sebeplerinin %7’sini Dil Belgesi oluşturmaktadır. Bu durum, başvuru sahiplerinin program koşullarına göre geçerliliği bulunmayan veya geçerliliği bitmiş dil belgeleri yüklemesinden kaynaklanmaktadır. Başvuru için geçerli dil belgeleri:
- Sınav tarihinden itibaren 5 yıl olmak üzere YDS veya YÖKDİL sınavlarından en az 60 puan, sınav tarihinden itibaren 2 yıl olmak üzere TOEFL IBT sınavından en az 72 puan aldığını gösteren belge,
- %100 yabancı dille öğretim yapan bir kuruluştan lisans veya lisansüstü diploması,
- Profesör veya Doçent unvanına sahip araştırmacılar için doçentlik belgesi veya üniversiteden alınmış ilgili kadroda çalıştığını gösteren resmi yazıdır.
- Diğer iade sebepleri ise, feragat formunun yüklenmemesi, projesi olanlar için proje bilgi formunun yüklenmemesi gibi belge eksikliklerinden kaynaklanmaktadır.
SONUÇLAR
1. Başvuru sonuçları ne zaman açıklanmaktadır?
İncelemeyi geçen başvurular GYK tarafından görüşülerek Başkanlığa sunulur. Desteklenecek başvurular ve destek miktarları Başkanlık onayı ile kesinleşir.
Başvuru sonuçları, başvuru döneminin kapanış tarihinden itibaren 2 ay içerisinde açıklanmaktadır.
2. Başvuru sonucunu nasıl öğrenebilirim?
Desteklenecek başvurular ve destek miktarları Başkanlık onayı ile kesinleşir. Sonuçlar liste halinde yayınlanmayıp, başvuru sahiplerinin sonuçları e-bideb hesapları üzerinden kontrol etmeleri gerekmektedir. Sonucu açıklanan dönemler program sayfasında ilan edilmektedir.
3. Başvuru sonucunun "BİDEB İade" olarak gözükmesi ne demektir?
BİDEB İade: Başvurunun ön incelemede elendiği anlamına gelmektedir. İlgili başvuru aşağıdaki sebep veya sebeplerden uygun bulunmamıştır;
- Yabancı Dil belgesinin program şartlarında belirtilen yıl ve puan şartını sağlamaması
- Etkinliğin destek kapsamında olduğunu gösteren taranma bilgilerinin eksikliği veya etkinliğin ilgili veri tabanlarında taranmaması
- Kabul mektubunda sözlü sunum yapılacağı bilgisinin bulunmaması
- Program şartlarında belirtilen belgelerin istenen kriterlere uygun olmaması veya eksik olması.
4. Başvuru sonucunun "Başvurusu Reddedildi" olarak gözükmesi ne demektir?
Başvurusu Reddedildi: İncelemeyi geçen başvuruların Grup Yürütme Kurulu tarafından görüşülerek Kurul kararı ve Başkanlık onayı ile reddedildiği anlamına gelmektedir
5. Başvuru sonucunun "Destekleniyor" olarak gözükmesi ne demektir?
Destekleniyor: İncelemeyi geçen başvuruların Grup Yürütme Kurulu tarafından görüşülerek Kurul kararı ve Başkanlık onayı ile kabul edildiği anlamına gelmektedir.
İZLEME ve ÖDEME
1. Destek kapsamında hangi giderler karşılanmaktadır?
Destek kapsamında Yol, Konaklama ve Katılım Giderleri karşılanmaktadır. Bu ödemelerle ilgisi olmayan evrakların gönderilmemesi gerekmektedir. Dönüş evrakları destek kararının veya etkinlik bitiş tarihinin ardından (BİDEB adresine) postayla veya elden ulaştırılmalıdır.
2. Etkinliğe en erken ne zaman gidilebilir ve en geç ne zaman dönülebilir?
Program kapsamında etkinlik tarihleri boyunca yapmış olduğunuz konaklamalar karşılanmaktadır. Bu sebeple etkinliğe katılmak için alınacak yolculuk biletlerinin (Uçak, Otobüs, Tren vb.) tarihleri, tercihen etkinlikten önce veya sonra 1,2 gün olması beklenmektedir. Özel durumlarda mail veya dilekçe ile mazeretinizi tarafımıza bildirebilirsiniz.
3. Destek kazandıktan kaç gün sonra destek belgeleri gönderilmelidir?
Desteklenmeye hak kazanan adayların ilgili program sayfası üzerinden izleme formları ve yükümlülükler sayfalarını okuyarak gerekli izleme formlarını 30 iş günü içinde BİDEB’e postayla iletmeleri gerekmektedir.
4. Dizi Pusulası nasıl doldurulmalıdır?
Dizi Pusulası doldurulurken ödeme yapılan günden bir önceki günün TCMB ‘Döviz Satış’ kuru dikkate alınıp TL cinsinden yazılması gerekmektedir. Kur bilgisi bulunmayan para birimleri için TCMB "Alım Satıma Konu Olmayan Dövizlere İlişkin Bilgi Amaçlı Kurlar" bölümünden faydalanabilirsiniz. Dizi pusulasında belgenin cinsi kısmına fatura/dekont/bilet gibi bilgiler girilmelidir. Dizi pusulasında bulunan ‘No’ kısmına ödeme belgelerinde bulunan fatura-fiş numarası bilgisini yazabilirsiniz.
5. Destek kapsamında şehir içi ulaşım masrafları karşılanıyor mu?
Program kapsamında şehir içi ulaşım giderleri karşılanmaz. Şehirlerarası ulaşımda ise fatura/bilet karşılığı toplu taşıma (otobüs, uçak, tren vb.) ile yapılan ulaşım masrafları karşılanır. Özel araç akaryakıt masrafları ve araç kiralama ücretleri program kapsamında karşılanmamaktadır.
6. Elektronik fatura/bilet veya online ödeme belgeleri kabul ediliyor mu?
Online ödeme belgeleri ile elektronik fatura/biletler başvuru sahibinin adına olması ve tüm detayları (isim-soy isim, tarih, tutar, ödeme detayı vb.) içermesi koşuluyla kabul edilmektedir. Uçak ve otel harcamalarına ilişkin rezervasyon aşamasını gösteren belgeler kabul edilmez.
7. Etkinlik katılım belgesi mail yolu ile geldi ne yapmalıyım?
Katılım sertifikası mail formatında olan bursiyerler, dönüş evrakları kapsamında ilgili maili doğrudan firstname.lastname@example.org ve email@example.com veya firstname.lastname@example.org adreslerine iletebilir ve bir kopyasını dosyalarına ekleyebilirler.
8. Etkinlik Katılım Belgesini/Sertifikasını onaylatmalı mıyım? Katılım Belgesi/Sertifika kim tarafından onaylanmalıdır?
Katılım Belgesinin orijinalini göndermeniz halinde onaylatmanıza gerek yoktur. Katılım Belgesinin kopyasını göndermeniz halinde 'Aslı Gibidir' olarak onaylı olması gerekmektedir.
Etkinlik katılım belgesi, başvuru sahibinin çalıştığı/öğrenim gördüğü kurumun yetkili birimlerinden herhangi birinden (Üniversiteler için Bölüm Başkanlığı/Fakülte Sekreterliği/Dekanlık/ Enstitü Müdürlüğü vb. Kurum ve Firmalar için Genel Müdürlük/Daire Başkanlığı/İnsan Kaynakları vb.) veya Noter tarafından onaylanmalıdır.
9. Etkinliğe katılım için TÜBİTAK dışında başka bir kurumdan da destek alabilir miyim?
TÜBİTAK dışında başka bir kurumdan da destek alınması durumunda, destek istenen ödeme belgelerinin orijinalleriyle birlikte diğer kurumdan ne kadar ve hangi kalemlerde destek alındığına ilişkin resmi bir yazının kurumumuza iletilmesi gerekmektedir. Bu destek miktarı, Dizi Pusulası’nda beyan edilen harcamaların -yol, kayıt ve konaklama ücretleri- toplamından düşülür, kalan miktar TÜBİTAK tarafından ödenir. Ödenecek miktar TÜBİTAK tarafından kişiye çıkan destek üst limitinden fazla ise sadece üst limit tutarı kadar ödeme yapılır.
10. Etkinliğe katılamadım. Desteğimi başka bir etkinlik için kullanabilir miyim?
Destek kararı çıkmasına rağmen konferansa katılamamış veya katılamayacak adayların sonraki dönemlerde tekrardan başvuru yapabilmesi için ilgili başvurularını imzalı bir dilekçe göndererek geri çekmeleri gerekmektedir. Destek kararı yalnızca başvuru kapsamındaki ilgili etkinlik için geçerli olduğundan başka bir etkinlik için saklı tutulamaz.
11. Etkinliğin ertelenmesi, tarih veya yer değişikliği durumunda ne yapmalıyım?
Etkinliğin ertelenmesi, tarih veya yer değişikliği durumunda başvuru sahibinin imzalı bir dilekçe ile durumu tarafımıza bildirmesi gerekmektedir. Değerlendirme sonucu başvuru sahibine bildirilecektir.
12. Destek ödemelerinin takibi nasıl yapılır?