Alış (Satınalma) Faturası Oluşturma ; Alış faturası, firmanızın herhangi bir tedarikçinizden malzeme ya da hizmet alması durumunda kesilen fatura tipidir. Bu faturaların sistematik bir şekilde kaydedilmesi, işlem ve takip kolaylığını sağlar. Var olan faturalarınızı bulut bilişim özelliği sayesinde depolamak ve faturalarınıza kısa sürede ulaşmak istiyorsanız, doğru yerdesiniz. Hesapcini ön muhasebe yazılımı, hızlı ve kolay bir şekilde fatura girişi yapmanızı sağlar. Sistem içerisinde bir alış faturası kaydetmek istiyorsanız, ilk olarak güncel durum sayfanızın sol tarafında yer alan “Alışlar (Giderler)” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
“Alışlar(Giderler)” sekmesine tıkladığınızda çıkan açılır menüden, “Alış Faturaları” sekmesine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir.
Açılan bu pencerede, oluşturduğunuz bütün alış faturalarının listesi yer alacaktır. Var olan bir faturanızı sistemden silmek için sağ üst köşede bulunan “Sil” butonuna tıklayabilirsiniz. Hazırladığınız bir faturayı yeniden düzenlemek ya da üzerinde bir değişiklik yapmak isterseniz “Düzenle” butonuna tıklayabilirsiniz. Yeni bir alış faturası oluşturmak istediğinizde ise, sağ üst köşede bulunan “Yeni Ekle” sekmesine tıklayınız. “Yeni Ekle” butonuna tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi bir açılır menü gelecektir.
Karşınıza çıkan açılır menüden oluşturmak istediğiniz alış faturasına tıklayarak işleminize devam edebilirsiniz. Yeni bir alış faturası oluşturabilmek için ilk olarak “Alış Faturası” sekmesine tıklayınız. Karşınıza aşağıdaki gibi bir fatura ekranı açılacaktır.
Alış faturası ekranı, genellikle 3 ana bölümden oluşur. İlk bölüm olan fiş başlığı, fişin üst kısmını oluşturur ve bu alanda fiş hakkında genel bilgiler yer alır.
Alış faturalarındaki fiş başlığında yer alan terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Cari Kodu/Unvanı: Ürün satın aldığınız carinizi seçeceğiniz alandır. Bu alana tıkladığınızda, işlem yapacağınız kutucuğun yanında bulunan büyüteç simgesine tıklayın. Karşınıza, sisteminizde yer alan carilerinizin listesi gelecektir. İşlem yapacağınız cariye ait kodu ya da unvanını seçiniz. Sistemde olmayan bir cariyi eklemek istediğinizde, büyüteç simgesine tıkladığınızda açılan pencerede “ Yeni Ekle” butonuna tıklayarak cari bilgisi girişini yapabilirsiniz.
Teslimat Adresi Farklı: Faturanızın, ürünlerinizin geldiği adresten farklı bir adrese gitmesini talep etmeniz durumunda kullanılan alandır.
Riski Etkileyecek: Herhangi bir cariniz için belirlediğiniz cari hesap risk limiti, yapacağınız işlemlerde limit aşımı problemini ortadan kaldırır. Bu seçenek, faturada belirtilen tutarın cari hesap risk limitini etkileyip etkilemeyeceğini belirtir.
TL(₺): Satın aldığınız ürünü, hangi döviz türü ile ödediğinizi gösterir. Burada yer alan farklı döviz türlerini, “Firma Parametreleri” üzerinden değiştirebilirsiniz.
Ödeme Tipi: Satın aldığınız ürüne ait yapacağınız ödemenin, hangi ödeme tipi(peşin, vadeli ya da 2-24 taksitle gibi) ile yapılacağını bu alandan belirtebilirsiniz.
Kategori Kodu: Bu kod, firmaların kendilerine ait bazı kriterlere göre gruplandırma yapması için kullanılır. Burada, iade nedenlerine göre bir gruplandırma yapabilirsiniz. Alış faturasına kategori kodu eklemek için, pencerede yer alan kategori kodu satırının yanındaki büyüteç “” işaretine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
Bu alanda “Kodu” yazan yere, kategori olarak ayırmak istediğiniz bilgilerin en genel ifadesini yazabilirsiniz. Kategori kodunu daha da özelleştirmek isterseniz, “” simgesine tıklayarak dilediğiniz rengi seçebilirsiniz. Renk belirleme, faturaların yer aldığı listede görünüm açısından daha belirgin bir gruplandırma yapılmasını sağlar. Kategori kodunu belirledikten sonra “” simgesine tıklayın. Son olarak “Seç” butonuna tıkladıktan sonra kategori kodunuzu seçmiş olacaksınız. Alış faturasında kategori kodu oluştururken, aldığınız ürünlere (alınan temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri ya da mutfak ürünleri gibi) göre gruplandırma yapabilirsiniz. Bu gruplandırma, maliyet kalemlerinin giderleriniz üzerindeki payını görmek açısından oldukça etkilidir.
Ayraç Kodu: Firma içerisindeki verilerin yönetilmesi için yapılan detaylı görevlendirme kodudur. Firmada, hangi personel ya da personel grubunun hangi işlemlerde yetkili olup olmayacağının belirlendiği koddur. Personeller, sorumlu olduğu kodu kapsayan bilgiler dışında hiçbir veriye ulaşamaz.
Faaliyet Kodu: Sektörel bazlı faaliyetlerin ayrıştırılmasında ve raporlanmasında kullanılabilecek bir koddur. Cari tarafından yapılan faaliyetleri gruplandırmak ve özellikle de yurtdışı mevzuatı ile hizmet veren işletmeler için, carilerin mevzuata uygun hâle getirilebilmesi için kullanılan bir kod çeşididir. Faaliyet kodu seçilmesi durumunda, sistemde otomatik olarak bazı seçenekler gelecektir. KDV uygulanıp uygulanmayacağı, ek vergi uygulanıp uygulanmayacağı, tevkifat uygulanıp uygulanmayacağı gibi farklı seçenekler “Faaliyet Kodu” kapsamında kullanılır.
Proje Kodu: Proje bazlı çalışan firmaların, çalıştıkları herhangi bir proje kapsamında yaptıkları hareketler görüntüleyebilmek için belirledikleri koddur. Böylelikle proje takibi kapsamında, sistem içerisinde düzenlenen fatura, çek, senet ve diğer işlemlerin hangi projeye dâhilinde olduğunu görüntülemek mümkün olacaktır. Bu sayede gelir gider akışınızdaki kaynakları çok daha net bir şekilde görüntüleyebilir ve raporlarınızı daha ayrıntılı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.
Ambar: Satın aldığınız ürünün, hangi ambarda işlem göreceğini belirtir.
Fatura Numarası: Fatura numarası, satın aldığınız ürün karşılığında size verilen faturanın sistem içerisinde çok daha kolay bir şekilde bulunabilmesini sağlar. Sistem üzerinden otomatik olarak belirlenen fatura numarasını değiştirmek isterseniz, “Fatura Numarası” kutucuğunun yanında bulunan Kalem () simgesine tıklayınız. Karşınıza aşağıdaki gibi mini bir pencere gelecektir.
“Ön Ek” kısmına, ürününüzü anlatan birkaç harf kodlamasını yazabilirsiniz. Ticari mal için “TM” gibi farklı kodlar kullanabilirsiniz. “Numara” yazan alana da dilediğiniz herhangi bir numarayı yazabilirsiniz. Bu numarayı başlangıç numarası yapmanız hâlinde, bundan sonra ekleyeceğiniz ürün ya da hizmetlerin fatura numarası sistem tarafından ardışık bir şekilde otomatik olarak yazılacaktır.
Belge No: Fatura koçanından kesilmiş bir alış faturasını sisteme giriyorsanız, fatura üzerinde yer alan belge numarasını gireceğiniz alandır. Fakat yeni bir fatura oluşturuyorsanız, dilediğiniz bir numarayı da yazabilirsiniz.
Tarih/Saat: Faturayı oluşturduğunuz tarih ve saattir.
İrsaliye Numarası: Satın aldığınız ürün için size verilen irsaliye faturasında yazan numaradır. Fakat bu numara yerine kullanmak istediğiniz başka bir numarayı da kaydedebilirsiniz.
Sevk Tarihi/Saati: Aldığınız ürünlerin firmanıza teslim edileceği tarih ve saattir.
Alış faturası ekranında, ikinci bölüm olarak da adlandırılan fiş satırı bulunmaktadır.
Bu alanda yer alan bazı terimler ve kullanım amaçları şu şekildedir:
Tip: Alış faturasındaki bu alan, “ Malzeme” ya da “Hizmet” satın aldığınızı belirten alandır. Aynı anda hem hizmet hem de malzeme almanız durumunda, ayrı bir hizmet faturası oluşturmak yerine tek bir faturadan işlem yapabilmenizi sağlar.
Malzeme Adı: Sistemde yer alan malzemelerden, satın aldığınız ürünü seçeceğiniz alandır. “Malzeme Adı” kutucuğunun yanında bulunan büyüteç işaretine tıkladığınızda, karşınıza sistemde var olan ürünlerinizin listesi gelecektir. Eğer sisteminizde kayıtlı olmayan yeni bir ürünü satın aldıysanız, yine aynı ekran üzerinden yeni ürün girişi de yapabilirsiniz.
Miktar: Satın aldığınız ürünlerin toplam sayısıdır.
Birim: Satın aldığınız ürünü, hangi birimden aldığınızı belirttiğiniz alandır.
Birim Fiyatı: Fatura oluştururken, sistemde var olan malzemeyi seçtiğinizde birim fiyatı da otomatik olarak tanımlanacaktır. Dilerseniz fatura oluşturma ekranından bu fiyatı değiştirebilirsiniz.
KDV: Yapılan satın alma işleminde uygulanan olan KDV oranıdır.
KDV D/H: Aldığınız ürünlere, tedarikçiniz tarafından KDV oranının dâhil edilip edilmediğinin belirtildiği alandır.
İndirim %: Tedarikçinizin, satın aldığınız ürünlere uyguladığı indirimdir. Bu indirim, faturada yer alan fiş altı indirimi ile karıştırılmamalıdır. Fiş satırında çok sayıda ürünün girdisi yapılabilir. Fakat bu ürünlerden birkaç tanesine ya da hepsine farklı miktarlarda indirim yapılması hâlinde bu sekme kullanılır.
Net Tutar: Ürünün KDV oranı ve indirimleri uygulanmadan hesaplanan toplam tutarıdır.
Satır Açıklaması: Satın aldığınız ürünün satır bilgileri ile alakalı yapmak istediğiniz farklı açıklamaları kaydedeceğiniz alandır.
Alış faturasının üçüncü kısmı olan fiş toplam bilgisi alanı, fişin en alt kısmını oluşturur.
Bu alanda yer alan bazı terimler ve bu terimlerin kullanım amaçları şu şekildedir:
NOT: Bu alanda, satın aldığınız ürüne ait detaylı açıklamaları yazabilirsiniz.
Kampanya Bul:
Fiş Altı İndirim Yüzdesi: Alış faturası üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim yüzdesidir.
Fiş Altı İndirim Tutarı: Alış faturası üzerinde yer alan bütün ürünlerin brüt toplamına uygulanacak olan indirim tutarıdır.
Brüt Toplam: Alınan ürünler üzerinde indirim ve KDV oranı gibi işlemlerin yapılmadan hesaplandığı ödeme tutarıdır.
Toplam İndirim: Satın aldığınız ürüne uygulanan toplam indirim tutarıdır.
Ara Toplam: Brüt toplamı üzerinden, ürüne uygulanan indirim tutarının hesaplanması ile elde edilen toplam ödeme miktarıdır.
KDV Toplam: Ara toplam tutarına uygulanan KDV oranına karşılık gelen tutardır.
Net Toplam: Satın aldığınız ürüne uygulanan indirim ve KDV oranı gibi işlemler sonrasında, tedarikçinize ödemeniz gereken toplam tutardır.
Alış faturası üzerinde yer alan bilgilerin eksiksiz bir şekilde doldurulmasının ardından sağ üst köşede bulunan “Kaydet” butonuna basarak faturanızı kaydedebilirsiniz.