E-Postalarınızın Mesainizi Yönetmesine İzin Vermeyin
Günümüzde iş hayatında başarının anahtarı zamanı iyi yönetmek olarak kabul ediliyor. Aslında yöneticiliğin ve yönetmenin ilk adımı zaman yönetimi ile başlıyor. Bu konuda yapılan araştırmalar, günü verimli şekilde değerlendiren ve mesaisinin kontrolünü elinde tutan çalışanların, iş performansının daha yüksek olduğunu vurguluyor. Bu durumda düşük performans ve yoğun stres arasında korelasyon olduğunu belirtmek gerekli.
Çoğu araştırma bir iş günü içerisinde tamamlanması gereken pek çok görev içerisinde, en çok zaman alanın e-postalar olduğu hususu üzerinde duruyor. 2011 yılında yapılan bir araştırmanın sonucuna göre; çalışanlar en çok e-postalar yüzünden bunalıyor ve strese giriyor. Öyle ki araştırmacılar çalışanlar arasında gelen kutusunun, tek başına ekstra iş yükü ve stres kaynağı sembolü olduğunu söylüyor.
Mc Kinsey tarafından hazırlanan bir başka rapor ise çalışanların ofis mesailerinin %28’ini e-postalarına ayırdığını belirtiyor. Gene aynı rapora göre bir çalışan, ortalama olarak günde 70 defa gelen kutusunu kontrol ederken, bu rakam 350’ye kadar yükselebiliyor. Şirketlerin bu raporları ve sonuçlarını dikkate almaları gerekiyor. Çalışanların ise e-postayı daha etkin kullanmayı öğrenmenin yanı sıra e-postaların mesailerini yönetmesine izin vermemeleri gerekiyor.
Önceliklerimiz Neler?
Zaman yönetiminin ilk adımı öncelikleri belirlemekten geçiyor. Bunun için en uygun metot ise gün içerisinde tamamlanması gereken işler için bir envanter çıkarmak ile başlıyor. Hatta öyle ki bazı büyük işleri küçük görevlere bölmenin işleri daha da kolaylaştırdığı kabul ediliyor. Yapılacakların listesi çıkarıldıktan sonra Covey Matriksi ile kategorize edilerek önceliklendirmek daha kolay hale geliyor. Covey matriksi 4 parçadan oluşuyor; 1. parça acil ve önemli, 2. parça önemli ama acil olmayan, 3. parça acil ama önemli olmayan ve nihayetinde 4.parça ise ne önemli ne de acil olan işleri temsil ediyor.
Her bir parçaya temsil ettiği değerlere göre yapılacak işler yazıldığında ise öncelikler otomatikman ortaya çıkıyor. Bu parçalar içerisinde çalışanların en çok zamanını alan 1. ve 3. parçalar ise e-posta bölgesi olarak tanımlanıyor. Eğer bir çalışan vaktinin çoğunu 4. parçadaki işler için harcıyor ise bu önemli bir problem olduğuna dair bir işaret olarak kabul ediliyor. Bu yüzden 4. kısımda yer alan işlerden mümkün olduğunca kurtulmak gerekiyor. 2. kısım ise üzerinde dikkatlice düşünülmesi ve planlama yapılması gereken işleri temsil ediyor.
Öncelikler Nasıl Yönetilmeli?
İşlerin listesini hazırlamak ve kategorize edilmiş bir envantere sahip olmak zaman yönetiminin en önemli adımını tamamlıyor. Ancak bu listenin çıkarılması önemli bir koşul olmak ile beraber yeterli olmayabiliyor. Bu noktadan sonra sorulması gereken sorular ve cevapları zaman yönetimini tamamlıyor. Ancak önceliklerin belirlenmesi ve netleşmesi, çalışanlara ek yükleri almak ya da mevcutların tamamlanması yönünde iş arkadaşları ile daha etkin ve verimli iletişime geçmesinin önünü açıyor. Önceliklerin yönetiminde iyi bir iletişim stratejisi oluşturmak ise kilit rol oynuyor.
Öncelikler ve hedefler belirlendikten, yapılacaklar listesi arındırıldıktan sonra sıra artık gelen kutusunun yönetimine geliyor. Fakat gelen kutusunu kullanmanın da bazı kuralları olduğunu unutmamak gerekiyor. Aslında bu kurallar etkili bir iletişim stratejisinin de başlangıç adımları olarak kabul edilebilir. Bu stratejiyi kurmak için en baştan 4 ana prensip konusunda karar vermek gerekiyor. Esasen aynı prensipler e-posta gönderirken de geçerli hale geliyor. Bunlar sırası ile; okuyucular, mesaj, kanal ve beklenti olarak sıralanabilir.
Aslında kural çok basit; sadece ilgili kişilere, okumak istenecek nitelikte mesajları, en uygun kanalı kullanarak ve cevap beklentisini açıklayarak göndermek olarak kabul ediliyor. Bu yüzden e-posta göndermeden önce bu 4 ana noktanın yeterince açık olup olmadığını tekrar tekrar kontrol etmek ve gönder tuşuna basmadan bir kez daha düşünmek gerekiyor. İster iletişim stratejisini oluştururken ister e-posta servisini kullanırken olsun öncelikler; düşünmek, planlı olmak ve gerekirse koruyucu aksiyonlar almak olarak tanımlanıyor. Hatta uzmanlar, zaman zaman e-postanın ya da diğer iletişim kanallarının gerektiğinde kapatılmasından bile kaçınmamak gerektiğini bildiriyor.