Mutluluk 2.0 kitabının yazarlarından Doç.Dr.Selda Koydemir, üçüncü yazısıyla sizlerle. Şirketlerin insan kaynakları departmanları, hem teknolojik gelişmelerle hem de kullanıcı/müşteri deneyimi kavramlarının önem kazanmasıyla birlikte ciddi bir değişim içine girdi.
Artık çalışanların gelişimine, ihtiyaçlarına ve iş performanslarına odaklanırken geniş bir bakış açısı kullanmanın ve tıpkı müşteri deneyiminde olduğu gibi çalışanlara da işe alım sürecinden işten ayrılmalarına kadar olan tüm süreci düşünerek odaklanmanın gereği ortaya çıktı.
Özellikle İngiltere’de, çalışan deneyimi çoktan şirketlerin gündemine girdi ve bu alanda ciddi yatırımlar yapılmaya başlandı. Akıllı şirketler, artık çalışanlarının iş yerindeki tüm sürecini takip eden ve her aşamada ona öğrenme ve gelişme imkânı sunan bir deneyim sağlamanın, ortaya çıkardıkları ürün veya hizmetin kalitesine pek çok fayda sağladığını ve bunun da şirkete kâr olarak geri döndüğünü fark ediyor. Önümüzdeki yıllarda teknolojik gelişmelere paralel olarak çalışan deneyimini anlamanın ve onu şirket kültürüne yerleştirmenin önemi daha da artacağa benziyor.
Çalışan deneyimi ve önemi
Çalışan deneyimi ile şirketlerin çalışanlar için ara sıra kişisel gelişim eğitimleri düzenlemesi ya da takım halinde yemek organizasyonu yapmasından bahsetmiyorum. Çalışan deneyimi, çalışanların çalıştıkları kurumdaki farklı kanallarla olan etkileşimlerini (örneğin yöneticiler, iş arkadaşları, iş yeri, şirket kültürü gibi) nasıl algıladıklarını ifade eder. Burada önemli nokta “algı”; çünkü çalışan deneyiminde şirketin çalışanlara sağladığı faydalardansa çalışanların bunları nasıl deneyimlediği çok daha önemli. Şayet çalışanlar iyi bir deneyim yaşıyorsa, şirketle, kurum kültürüyle ve şirketteki hemen her türlü etkileşimleriyle ilgili bu olumlu algıları, kendi potansiyellerini ortaya çıkartmalarına ve bunu en iyi şekilde kullanmalarına yardımcı olur.
Çalışan deneyimi, çalışanların şirket içindeki davranışlarına yön verir. Örneğin iyi bir deneyim, çalışanların iş yerindeki görevlerini daha ilgili ve istekli bir şekilde tamamlamalarına yardım ederken, kötü bir deneyim verimsiz çalışmaya veya başkalarıyla sınırlı ve/veya olumsuz bir iletişim kurmaya neden olur. Eğer şirketler çalışan deneyimine müşteri deneyimine verdiği önem ve kararlılıkla yaklaşırsa, ortaya çıkan sonuç, çalışan memnuniyeti, mutlu bir şirket ve en iyi hizmeti alabilen müşteriler olacaktır.
İyi bir çalışan deneyimi sağlamanın pek çok yolu var. Daha önceki yazımda iş yerlerindeki psikolojik ve fiziksel sağlık teknolojilerinden ve faydalarından bahsetmiştim. Bakalım dijitalleşen dünyada şirketler çalışan deneyimini iyileştirmek için neler yapabilir ve bunu yaparken ne gibi teknolojik çözümlerden faydalanabilir.
Çalışanlardan veri toplama
Kullanıcı deneyiminde kullanıcının bir hedefi gerçekleştirmek için ürünle girdiği etkileşimdeki aşamaları ve bu süreçte yaşadığı zorlukları gösteren serüven haritalarını, çalışan deneyimi için de kullanmak mümkün. Bu haritalar, çalışanın işe alımından kuruma uyum sürecine, eğitim ihtiyaçlarından diğer çalışanlarla kurduğu iletişime, performans planlamasından rol değişikliğine kadar pek çok süreci içine almalı. Her aşamada hem kurum hem çalışan için olası hedefler ve şu anki deneyimle ulaşılması istenen deneyim arasındaki boşluklar belirlenmeli.
Bu haritaları çıkartmak için çalışanlardan sürekli veri toplanması oldukça önemli. Teknolojinin ilerlemesiyle birlikte veri toplama süreci daha kolay hale geldi. Çeşitli teknolojik araçlarla sadece insan kaynakları değil, yöneticiler de çalışanların performanslarına ve ihtiyaçlarına yönelik veri toplayıp bunları inceleyebiliyor. Teknoloji, yöneticilerin çalışanlardan gerçek zamanlı bilgi almasını sağladığı gibi onlara geribildirim vermelerine de yardımcı olabilir.
Bunun yanında ortaya çıkan işin niteliğini geliştirmeye yardımcı olan veya görevleri basitleştirebilen yazılım veya ara yüzler, doküman yönetimi için kullanılan gelişmiş bir otomasyon, çalışanlar için muazzam imkânlar. Bu çözümlerin, çalışanlardan toplanan verilerle kendilerine uygun şekilde geliştirilmesi ise kritik noktalardan biri.
Uzaktan çalışma olanağı
Teknolojinin gelişmesiyle, artık işgücü mobil hale geldi. Dağıtık takımlar teknolojinin sunduğu imkânlarla birbirinden uzakta da çalışsa sürekli iletişim kurabiliyor, fikir ve dosya paylaşımı yapabiliyor, aynı mekânda olmasalar da işbirliği içinde çalışabiliyor. Epostadan sohbet uygulamalarına kadar pek çok araç sayesinde birbirleriyle anında iletişim kurabiliyor. Telekonferans imkanlarıyla birbirlerini görerek, sanki aynı mekandalarmış gibi toplantı yapabiliyor. Ortak bir projede çalışırken bir çalışanın bir dokümanda yaptığı değişikliği, diğerleri aldıkları bildirimle anında öğrenebiliyor. Bu şekilde şirkette bilgi paylaşımı kültürü gelişiyor ve çalışanların verimliliği artıyor.
Tüm bu yenilikler çalışan deneyimini iyileştirmek için çok önemli araçlar. Şirketlerin bunları göz önüne alarak çalışanlarının zaman zaman farklı mekanlardan (örneğin evden) çalışarak daha üretken ve yüksek motivasyon ve ilgiyle çalışabileceğini bilerek bu konuyu gündemlerine almalı.
İletişim sağlayan teknolojik platform ve uygulamalar
Çalışanların birbiriyle olan iletişimlerini kolaylaştıran, takım içindeki işbirliğini artıran, planlama, yönetim gibi alanlarda yardımcı olan teknolojik platformlar, çalışan deneyiminin geliştirilmesi için oldukça önemli. Örneğin Slack, Workday, Microsoft Teams gibi uygulamalar, bu amaçlara oldukça iyi hizmet eden çözümler. Artık pek çok gelişmiş ve gelişmekte olan ülkede takımlar için bu uygulamalar vazgeçilmez olmaya başladı. Çalışanlarınızın bu uygulamalarla dikkatlerinin dağıldığını ve zaman kaybettiğini düşünebilirsiniz. Ancak onlara güvenmek, size güvenmelerini sağlamak ve kurumda güvene dayalı bir kültür oluşturmak, başta yöneticilerin görevi. Bu tarz çözümlerin çalışanların ihtiyaçlarına uygun şekilde hazırlanıp uygulamaya konulmasının çalışan deneyimine olumlu etki yapabileceğinden yola çıkarak en doğru çözümü bulmaya çalışabilirsiniz.
Çalışan deneyiminin geleceği
Büyük şirketler, önümüzdeki yıllarda yapay zekâyı çalışanlarının üretkenliğini artırmak amacıyla nasıl kullanabileceği üstünde hızla çalışıyor. Örneğin sohbet robotları, çalışanlara sorunlarını çözmeleri için yardımcı olurken verimsizliği azaltabilen bir teknoloji. Bunun yanında yapay zekâ sayesinde şirket genelinde çalışanlardan veri elde etmenin daha farklı boyutlara geleceği düşünülüyor. Davranış, duygu ve tutumlara yönelik belirleyicilerin ölçülmesi ve bu konuda veri toplanması, sonrasında ise çalışanlar için uygun çözümler ortaya çıkarılması mümkün olacak. Ancak tüm bunlardan önce çalışanların ne gibi teknolojik gerekliliklere ihtiyaçları olduğunu sormak ve çalışma stillerini göz önüne almak gerek.
Artık insan kaynaklarını farklı bir boyuta taşımanın tam sırası. Çalışan deneyimi, dünyaya çalışanın gözünden bakmak ve onları en iyi şekilde anlamaya çalışmak demek. Bunu başarabilen, daha dinamik ve daha yenilikçi, dijital çözümlerden yararlanan; işbirliği, açıklığı ve katılımı teşvik eden iş yerleri, çalışan deneyimini geliştirerek kendisine de önemli katkılar yapabilir.
Selda Koydemir Hakkında
Doç. Dr. Selda Koydemir, kurucusu olduğu Londra merkezli Research Maze isimli şirket çerçevesinde kurumlara kullanıcı deneyimi alanında danışmanlık yapıyor, çalışan ve yönetici eğitimleri düzenliyor. Yine Londra merkezli Humanayz isimli tasarım ve araştırma şirketinde araştırma koordinatörü görevini sürdürüyor. Ayrıca Onursal Profesörlük unvanını aldığı Almanya Bamberg Üniversitesi’nde Psikoloji Bölümü’nde bilimsel çalışmalarına devam ediyor. Selda Koydemir, 2017’de çıkan ve kısa sürede 2.baskısı yapılan Mutluluk 2.0 kitabının yazarlarındandır. Daha detaylı bilgi için burayı ziyaret edebilirsiniz.