PMI’ a göre “Başarılı Proje Yöneticileri proje yönetimini kurum stratejilerine bağlar ve proje yönetimini sorunları çözecek şekilde konumlandırır.”
Strateji, proje hedefine ve başarıya ulaşmak için ayrıntılı bir planlamadan oluşmakta olup uzun vadeli hedeflerimizi gerçekleştirmemiz için gerekli olan kararlarla beraber faaliyetlerin bütününden oluşmaktadır.
Her şirket hedeflerinde hangi kıstasların olduğunu bilmeli ve ortay çıkardığı ürünlerini, müşterilerini ve operasyonlarını kullanarak bu hedeflere nasıl ulaşacağını anlaması büyük önem arz etmektedir.
Strateji devamlı ve tekrarlanan bir süreç olmakla beraber mantıklı adımlarla ayrıntılarına inebileceğimiz şu parçalara ayrılabilir:
1 – Hedef Belirleme:
Stratejiyi öncelik sıralaması yapılmadan ve şirkete, pazara, kuruluşumuzda değerin oluşturulma biçimine bağlı hedeflerimiz olmadan düşünemeyiz. Bu hedefler, kuruluşun değerini şirket hissedarları için arttırmaya yönelik olup bunun başında da öncelikle zaman faktörü yer almaktadır. Örneğin şirket için yirmi yıllık bir vizyon oluşturmuş olsak bile, stratejik planlama yalnızca 3 – 5 yıllık bir zaman dilimini kapsamaktadır.
Şirketin asli amacını ve odaklandığı konuları belirleyen ve genellikle de görev bildirimi olarak bilinen yazılı beyan, firma için bir yön belirleme aracı olacaktır. Buna karşın stratejik planlama ve ilgili uygulamalar değişen durumlar karşısında da buna bağlı olarak değişiklik gösterecektir.
2 – Strateji Geliştirme Süreci:
Strateji geliştirme süreci aşağıdaki 3 temel soru üzerinde odaklanmakta:
1- Şu anda neredeyiz?
2- Hangi yöne ve hedefe gitmeliyiz?
3- Bu hedefe nasıl ulaşabiliriz?
Bu üç sorunun cevabı Şekil 1’deki strateji sürecini belirleyecektir:
3 –Müşteri Analizi:
İşletme fikirlerin ve strateji geliştirmenin merkezinde müşteri ihtiyaçları yer almaktadır. Burada anlatılan üçüncü adım, ikinci adımın içine dahil edilebilmesine rağmen ilk iki adım genellikle günlük yönetimin bir parçası olarak müşterinin sürekli analiz edilmesi ihtiyacının vurgulanması ve kolaylaştırılması için ayrı tutulmaktadır.
Aslında bilinmesi gereken en önemli nokta bazı müşteriler şirketimizden ürün satın alırken diğer müşterilerin ise neden rakip firmalardan satın aldığının anlaşılması noktasıdır. Bu bilginin elde edilmesi ise genellikle satış sırasında müşteri anket çalışmaları ve odak grup (focus group) çalışmaları ile olur.
İşletme stratejisinin başarılı olmasında en önemli maddeler düzenli, sağlıklı ve geçerli bilgiye ulaşılması olarak sıralanabilir.
4- Şirket İçi Analiz:
Şirketin mali ve operasyonel sonuçlarını inceleyerek, yetenek havuzunu, işlev ve süreçlerini değerlendirip birimler arası iletişimi denetleyen ve düzenleyen birim İç Denetim’dir.
İyi bir SWOT analizi (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats ) yalnızca bileşenlerin gücünü, zayıf noktalarını, fırsatlarını ve buna yönelik tehditleri tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda bunları öncelik sırasına koyarak da bu analizin daha küçük fakat en önemli faktörler arasında yer almasını sağlar.
5 – Stratejik Seçenekler:
Maliyet liderliği ayrılığı ve pazar oyunculuğu soysal stratejileri, her işletmenin karşılaştığı strateji seçenekleri için bir temel oluşturmaktadır. Kapsamlı bir stratejinin planının oluşturulması, konumlandırma ve uygulama bileşenlerini de içermektedir. Konumlandırma ve uygulama arasında dengeleme ile etkili bir strateji planı sağlanmış olur.
Konumlandırma, şirketin bir yön bulmasını ve buna uygun ürünlerle beraber hizmetleri de belirlemesini sağlayarak, stratejik yaklaşımını net ve kapsamlı bir şekilde bütünleştirir ve hedeflerine ulaşmasını sağlar. Uygulama kuruluşun belirlediği yön doğrultusunda, ihtiyaç duyduğu kaynak ve operasyonel yeteneklere sahip olmasını sağlar. Stratejik seçenekleri iyileştirmek için ‘nasıl’ sorusu sorularak birleştirme, giriş, geliştirme, çeşitlendirme ve tasfiye etme gibi yaklaşımlarla da strateji netleştirilmiş olur.
6 – Stratejik Düşünme:
Stratejik düşünme doğru çözüme götüren soruların sorulmasını strateji planının oluşturulması için uygun analizlerin yapılmasını içermektedir. Varlık iyileştirmesi hakkında sorulan sorular ise yeni fikirler oluştururken, mevcutta sahip olduğumuz ve kullandığımız her önemli varlığın en iyi kullanımını düşünürken bize uygun zemin hazırlar.
Strateji planı oluştururken bir diğer yaklaşım da çekirdek işletme düşünce şeklini kullanmaktır. Çekirdek işletme en yüksek rekabet avantajını oluşturabilecek ürünler, müşteri segmentleri, süreç ve teknolojiler olarak tanımlanmaktadır. Çekirdek işletmenizi tanımlamak zor olabilir ve sorunun cevaplandırılabilmesi için küçük bir takım bile yeterli olabilir. Biri dışında tüm işletmelerin satılması gerekseydi, hangisini elimizde tutardık?
Çekirdek işletmenizi belirledikten sonra kilit unsur bu çekirdeği sizin için en faydalı şekilde kullanabilmektir. Yani çekirdek işletme alanındaki en iyi operasyonelden faydalanmaktır.
7 – Stratejik Kararları Uygulama:
Stratejik başarısızlığın asıl nedenleri arasında tutum, iletişim ve üst düzey yönetime bağlılık gelmektedir. Stratejileri uygulamanın en iyi yolu “performans karnesi” kullanımıdır. Bu yöntem, işletme stratejisinin mali, müşteri, işletme süreçleri, eğitim ve büyüme gibi dört farklı açıdan değerlendirilmesini sağlamaktadır.
Program ve proje yöneticileri; stratejinin uygulanması takım oyunu gerektirdiğinden ve işletme stratejisini geliştirmek ve birleştirmek üst düzey yönetimin inisiyatifinde olsa bile bu sürecin uygulama aşamasında çok büyük bir rol oynarlar.
Program yöneticisinden programın stratejik iticilerini, fayda arttırıcılarını ve değişiklik yaratmak için gerekli yönetim seviyesini anlaması beklenir.
Proje yöneticisinden ise resmi bir programın veya yüksek etkili stratejik bir projenin parçası olsa dahi proje seviyesinde benzer bir rolü oynaması beklenir.
Proje yöneticisi olarak karşılaştığınız bir sonraki iş durumunda veya fizibilite çalışmanızda yürürlükteki stratejileri tanımlamak için kendinize zaman ayırın. Mali analiz belgelerinde açıkça ifade edilmemişlerse sponsorunuzdan açıklama istemekten çekinmeyin.
Ortaklık statüsüne ulaşmak aylar veya yıllar alabilir. Bu nedenle statünüz ne olursa olsun işletme stratejilerini anlamadan proje yönetimini kurum stratejileri ile ilişkilendiremez ve proje yönetimini sorunların çözümünde kullanamazsınız.