Zaman yönetiminde tercih edilen modellerden biri; 34. ABD Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen Eisenhower Matrisidir. Eisenhower’ın lakabı, diğer erkek kardeşleri gibi Ike. Çocukluğunda söylenen Little Ike, askeri hayatta yerini General Ike’a bırakıyor. İkinci Dünya Savaşı’na katılıyor, sürekli almak zorunda kaldığı zor kararların sonucunda dünyaca ünlü bir matris ortaya çıkarıyor. Sefiller’de geçen “Devrimler bir rastlantıdan değil de bir ihtiyaçtan oluşur.” cümlesinin örneklerinden.
İş hayatında hiçbirimiz Superman değiliz, bizden tüm istenenleri aynı anda yapamayız. Önceliklerimizi belirlemeliyiz. İşte model tam olarak bunu sunuyor. İş yükümüzü aciliyetine – önemine göre gruplandırarak zamandan tasarruf sağlıyor. “Nasıl yetişecek?” vb. cümlelerin yaratacağı stres, uzun vadede ortaya çıkarabileceği tükenmişlik azalıyor, omuzlardaki yük hafifliyor. Alışkanlık haline geldiğinde performansı etkiliyor, üretkenlik artıyor, enerji boşa gitmiyor.
Eisenhower: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” diyor. Önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemlidir. Aslında program yoğun olduğunda tüm işler acil, acil oldukları kadar önemli gelebilir ama dikkatle bakıldığında durum farklıdır. Matris, soru sormaya yönlendiriyor. “Gerçekten acil mi, değil mi?”, “Gerçekten önemli mi, değil mi?”
Basit bir işleyişi var. İlk önce yapılacaklar listesi sıralanıyor, 4 bölüme kategorize ediliyor. İlki; acil ve önemli. Çok fazla beklemeden, bir an önce adım atılması gereken işler. Kritik öneme sahip olduklarından mümkün olduğunca kısa sürede tamamlanmalılar. Tamamlanmadıklarında pek çok kişi, özellikle takım çalışması etkilenebiliyor. Örneğin; teslim tarihi dolmakta olan proje, öğleden sonraki ani toplantıya hazırlanacak rapor, biz bitiremediğimizden devam ettirilemeyen işlemler… Ertelendiklerinde iş ilişkilerine zarar verebiliyorlar. Kızgın bir müşteri çözümü hemen görmek ister. Planlama aşamasında hesaplanmayan durumların, krizlerin meydana gelebileceğini göz önünde bulundurmak ve pay bırakmak iyi olur.
Önemli – Acil Değil çeyreğinde yer alan işlerin ne zaman yapılacaklarına karar vermek lazım. Acil olmadıkları için hızlıca halletmektense, uygun bir zaman dilimi ayarlanıyor. 2 ay sonra olan sunumun/konuşmanın taslağını çıkarmak önemli ama acil değil, bolca vakit var. Yeni bir dil öğrenmek, spora geri dönmek önemli ancak acil işler varken acil değil, önemi görece az. Sadece takvimde yer ayırmak yeterli.
Üçüncü olarak; Acil – Önemli Değil grubu geliyor. Buraya yerleştirdiklerimiz delege edilebiliyor. Başka birisinden destek alarak görevi devredebiliriz. Otel ve uçak rezervasyonlarında, teknik konularda çalışma arkadaşlarımızdan yardım isteyebiliriz.
Dördüncüsü; ilk önce yapılması değil, ilk önce uzak durulması gereken, çalışmamızı bölen, vaktimizi, üretkenliğimizi öldüren Önemli Değil – Acil Değil kısmı. Sosyal medya hesaplarını kontrol, Candy Crush gibi oyunlar, lüzumsuz telefon konuşmaları, Netflix dizileri… Asıl hedeflere ulaşmayı engelleyen, erteleyebileceğimiz, iptal edebileceğimiz aktiviteler. Engeller bazen başka insanlar da olabilir. Kibarca, mümkünse nedenini açıklayarak sorunu çözebilmeleri için onları yönlendirmek fayda sağlayabilir.
İnsan kaynaklarında; kapanma tarihi yaklaşan açık pozisyona uygun adayları bulmak hem acil hem önemli. (1) Önümüzde aylar varsa, yeni yılı kutlama mekânı seçmek önemli, acil değil. (2) Adayları telefonla mülakata davet etme işi stajyerlere, asistanlara yönlendirilebilir. (3) Alışveriş sitelerinde sörf acil ve önemli değil. (4)
Eisenhower matrisini günlük hayatımızda da kullanabiliriz. Kredi borcu önemli ve acildir, rutin sağlık kontrolü gününü seçmek önemli-acil değildir. Kargo paketini kardeşimiz teslim alabilir (acil, önemli değil), hazırlanan yemekte yeri olmayan, “Bir ara alırım.” dedirten mutfak malzemelerine bakmak önemli değil, acil değildir.
En önemli avantajı; her zaman her yerden ulaşılabilir, kolay uygulanabilir olması. Kağıt kalem yeterli. Yazan her şeyin yerine getirilme zorunluluğu yok. Tüm işleri sonuçlandırmayı vaat etmiyor. Önemsizler, acil olmayanlar sona kalıyor, çıkarılabiliyor. Bütün işlere kendin koş demiyor. Bazı işler aktarılabiliyor. İş hayatında yetki vermeyi ve önemsiz işleri elemeyi bilmek şart.
Yapılacaklar listesi doğru biçimde tesis edildiğinde, aciller, önemliler ve diğerleri doğru seçilip doğru kutucuklara yerleştirildiğinde kurtarıcı oluyor. Matris kararsızlığa, “Nereden başlasam?” sorusuna yanıt veriyor. Aynı zamanda, değerlendirme merkezi uygulamalarında yararlanmak mümkün. Bekleyen işler egzersizinde bir içerik veriliyor, içerikte aynı anda yapılması istenen işler de olabiliyor. Değerlendiriciler zamanı ayarlamanıza, öncelikleri sıralamanıza, plan kurmanıza baktıklarından yönteme başvurulabilir.
“Zaman sadece birazcık zaman” diyenlere, bitmeyen listeleriyle mücadele edenlere, iş yüklerine çerçeve çizmek isteyenlere tavsiye edilebilir. İsterseniz online şablonunu ya da programını indirebilirsiniz. (Ike)
Birlikte gelişebilmek dileğiyle,
Pınar Şahin
Yararlanılan Kaynaklar: