Bilginin toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, bir yerden bir yere iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan bütün teknolojiler, bilgi işlemek için kullandığımız bütün maddi cihazlar ve kavramsal araçlar bilgi teknolojileri olarak adlandırılabilir. Bilgi sistemleri ise bilgi teknolojilerinden daha geniş bir kapsamda yer alır. Bilgi sistemleri kullanıcının ihtiyacını karşılamak üzere birlikte çalışan bütün donanım, yazılım, personel, veri ve süreçleri kapsar (O’Connor-Nickel, 2002).
Bilgi sistemleri altında yer alan bilgi işleme süreçlerini yedi başlık altında inceleyebiliriz(“Tools for Information Processes,” 2014):
- Toplama (Collecting)
- Düzenleme (Organising)
- Analiz (Analysing)
- Kaydetme ve Geri Çağırma (Storing and Retrieving)
- İşleme (Processing)
- Aktarma ve Alma (Transmitting and Receiving)
- Gösterim (Displaying).
TOPLAMA
Bilgi işleme sürecinin ilk basamağı işlenecek bilginin toplanmasıdır. Bu süreç hangi veriye ihtiyaç duyulduğu, nereden alınacağı ve nasıl alınacağını içerir. Bir markette ürünlerin barkodlarının okutulması bu sürece bir örnek olabilir. Kasiyer barkod okuyucu ile ürünün üzerindeki kodu otomatik olarak okutur. Barkod okuyucu ile okunamadığında ise değer el ile girilebilir, yani bilgi işleme süreçleri otomatik olabileceği gibi bilgisayarsız da gerçekleştirilebilir.
Toplama süreci için farklı donanımlar kullanılabilir. Bu donanımlara tarayıcı ve dijital kameralar, mikrofon ve sayaçlar örnek verilebilir. Bilgisayarlara veri girilmesi için kullanılan cihazlara girdi birimi adı verilir. Bilgisayar girdi birimlerine diğer örnekler klavye, fare ve tarayıcı olabilir.
Diğer açıdan bu süreçte kullanılabilecek yazılımlara en önemli örneğin İnternet olduğunu söyleyebiliriz. İnternet’te çok sayıda veri kaynağı bulunur. Bilgi işleme süreçlerinin bilgisayarsız da gerçekleştirilebileceğini belirtmiştik. Örneğin görüşme, anket ve kalemle not tutma bilgisayarsız veri toplama süreçleri olarak değerlendirilebilir.
Organize Etme
Bu aşama diğer bilgi işleme süreçlerine hazırlık aşamasıdır. Veri üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmaz sadece verinin nasıl tanzim edileceği ve gösterileceği belirlenir. Örneğin, bir kişiye ait ad, soyad ve adres bilgilerinin alt alta ya da aralarına virgül konularak gösterilmesi bu organize etme sürecinde değerlendirilebilir. Bu aşamada çizim, kelime işlemci, animasyon programları kullanılabilir. Bilgisayar olmadan kâğıt, kalem, kart katalogları ya da telefon defteri gibi araçlar kullanılabilir.
Analiz
Orijinal verinin değiştirilmeden kullanılabilir veri hâline getirildiği aşamadır. Bu aşama verinin seçilmesi, sıralanması ve karşılaştırılması gibi süreçleri içerir. Otel bilgi sisteminin boş odalar listesini otomatik olarka oluşturması, bir sınavdan öğrencilerin aldıkları notların puanlarına göre sıralanması analiz aşamasının örnekleri olarak gösterilebilir. Analiz süreci bilgisayarların hesaplama, işlem hızları ile doğrudan ilişkilidir. Günümüzde işlenecek verinin boyutunun giderek büyümesi ve karmaşıklaşması sorunu daha güçlü işlemcileri olan, birlikte çalışabilen bilgisayarlarla çözülmektedir.
Kaydetme ve Geri Çağırma
Veri farklı formatlarda İnternet üzerinden ya da kayıtlı bir ortamda internet’e bağlanmadan kaydedilebilir ya da kayıttan geri alınabilir. Kayıt ortamları geçici ya da kalıcı olabilir. Örneğin, daha sonra öğreneceğiniz gibi bilgilsayarlarda kullanılan rastgele erişimli bellek (RAM) kalıcı olmayan, bilgisayarın elektriği kesildiğinde taşıdığı bilgiler yok olan bir bellek birimidir. Buna karşın CD, kalıcı bir kayıt ortamıdır. CD’ye kaydedilen veri, CD fiziksel olarak hasar görmedikten sonra ortadan kalkmaz. Kayıt için bilgisayara doğrudan bağlı bir donanım kullanılabileceği gibi ağ üzerinden (İnternet/bulut) kayıt ve geri çağırma da gerçekleşebilir.
İşleme
Bu aşamada önceki veri güncellenerek değiştirilir. Örneğin, banka hesabınızdan para çektiğinizde çektiğiniz tutar hesabınızdan düşülerek güncellenir. Bir futbol maçında takımlardan biri gol attığında ise puan durumu gol atan takım lehine değiştirilerek güncellenir.
Aktarma ve Alma
Aktarma ve alma süreci veri ve bilginin bilgi sistemi içinde ve bilgi sistemleri arasında aktarılmasıdır. Bütün süreç üç ana bölümden oluşur. Bunlar gönderici, ortam ve alıcıdır. Bu süreçle ilgili en temel örneklerden biri iki kişi arasındaki konuşmadır. Konuşan kişi (gönderici) ses dalgaları yoluyla kodladığı mesajı hava (ortam) yoluyla dinleyen kişiye (alıcı) aktarır.
Gösterim
Gösterim bilgi sisteminden bilginin çıktısının alınması süreci olarak düşünülebilir. Gösterim süreci, bilginin nasıl sunulacağına ilişkin bazı kararlar alınmasını gerektirir. Bu kararlara çıktıdaki metnin nasıl biçimlendirileceği, görselin çözünürlüğünün ne kadar olacağı örnek verilebilir. Gösterim aşamasında bilgisayar ekranı, yazıcı ya da hoparlör gibi bir çıktı cihazına ihtiyaç duyulur.
Bilgisayarın ürettiği ses, görüntü, metin, dosya kaydı vb. alındığı cihazlara çıktı birimleri adı verilir. Yukarıda bilgi işlem süreçlerine dair temel bilgileri sunmaya çalıştık. Lütfen dikkat ediniz, belirli bir bilgi, işlem süreçlerinde kullanılan bir araç, farklı süreçlerde de yer alabilir. Bir araç diğerlerinden bağımsız iş yapamaz. Bu nedenle bir aracın kullanımı diğer ögelerin de işe katılmasını gerektirmektedir.