GİRİŞ
Bu Politika ile, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) öngörülen düzenlemelere nasıl uyacağına ilişkin Türkiye Petrolleri Petrol Dağıtım Anonim Şirketi “TP” tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda benimsenecek ve uygulanacak ilkeler belirlenmekte, yerine getirilecek hususlar ortaya konulmaktadır.
AMAÇ
Bu Politika TP düzeyinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda KVKK’ya uyum sağlamak amacıyla TP özelinde yürütülecek uyum faaliyetlerinin en üst düzeyde yönetilmesini ve eşgüdümün sağlanmasını temin etmek hedefiyle hazırlanmıştır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER
Bu Politika, TP’nin KVKK ve ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları somut olarak nasıl uygulayacağına ilişkin yol gösterici bir kılavuz niteliğindedir. TP bu Politikayı rehber edinerek kendi bünyesinde gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini analiz edecektir. TP bu Politikaya uyum için gerekli aksiyonları belirleyecek ve her türlü teknik ve idari önlemi alacaktır. Belirlenen aksiyonlar hayata geçirildikten sonra iç denetim mekanizmaları işletilerek Politikaya uygunluğun devamlılığı sağlanacaktır. TP bünyesinde bu Politikaya uyumluluğun sağlanması amacıyla çalışanların farkındalığının sağlanması için çalışmalar yapılacaktır. TP bünyesinde yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek olup TP’nin iş ortakları ile ilişkilerinde KVKK kapsamında gerekli düzenlemeler yapılacaktır.
KVKK’ya uyumluluğun sağlanması için TP tarafından kişisel veriler mevzuatta öngörülen genel ilke ve hükümlere uygun olarak işlenmelidir. Bu kapsamda, TP tarafından tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde dikkate alınması gereken ilke ve koşullar bu bölümde ele alınacaktır. Kişisel verilerin işlenmesi sırasında dikkate alınacak ilkeler aşağıda başlıklar halinde incelenmektedir.
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma
TP kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti kapsamında hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etmelidir. TP bu kapsamda orantılılık ve gereklilik prensiplerine uygun olarak sadece Kanunda belirlenen şartlarda gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işlemelidir.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
TP, işlemekte olduğu kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamalı ve bu doğrultuda gerekli tedbirleri almalıdır. Örneğin, TP kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini düzeltmelerine ve güncelleştirmelerine imkân verecek sistemleri geliştirmelidir.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
TP, kişisel verileri belirli, açık ve hukuka uygun sebeplerle işlemelidir. Bu kapsamda TP kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini belirlemeli ve bu amaçları kişisel verileri işlenmeden önce veri sahiplerinin bilgisine sunmalıdır. TP tarafından belirlenen veri işleme amaçları meşru ve hukuka uygun olmalıdır.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
TP, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik işlemeli ve amaç dışındaki kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmalıdır.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
TP, kişisel verileri, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmesi halinde bu süreye uygun olarak, süre belirlenmemesi halinde kişisel verilerin işlenme amacına hizmet edecek süre ile sınırlı olarak muhafaza etmelidir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler kural olarak, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak işlenmelidir. Bu kapsamda TP veri işleme faaliyetlerinin bu şartlardan birinin kapsamına girip girmediğini değerlendirmelidir. Buk şartlardan birine dayanmayan kişisel veri işleme faaliyetinin tespit edilmesi halinde kişisel veri işleme faaliyeti durdurulmalıdır. KVKK’da özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi için özel önlemler getirilebileceği düzenlenmiştir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kurul tarafından belirlenecek önlemler alınmalıdır.
Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılması konusunda, KVKK’nın 8 ve 9 numaralı maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli organizasyonel sistemler kurgulanmalıdır. Kişisel veriler aktarılırken işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önüne geçilmesi adına TP bünyesinde gerekli sistemler kurgulanmalı ve kurum içi farkındalık yaratılmalıdır.
TP’nin YÜKÜMLÜLÜKLERİ
1. Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında verileri işlenecek kişiler, verilerinin ne şekilde işleneceği hususunda TP tarafından aydınlatmalıdır. KVKK’da, bilgilendirmede yer alması gereken asgari hususlar aşağıdaki şekilde sayılmıştır:
(1) Veri sorumlusu olarak TP’nin ve varsa temsilcisinin kimliği,
(2) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
(3) Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
(4) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
(5) Kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar.
2. Kişisel Veri Sahiplerinin Başvurularını Yanıtlandırma Yükümlülüğü
Kişisel veri sahipleri, yazılı olarak veya Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle başvuruda bulunarak kendi verilerine ilişkin KVKK’da yer alan haklarını kullanabilirler. Bu doğrultuda, TP, KVKK’nın 13 numaralı maddesi kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken idari ve teknik önlemleri almalıdır.
KVKK kapsamında kişisel veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel veri sahiplerinin yazılı olmayan talepleri TP tarafından dikkate alınmayacaktır. Kurul tarafından farklı başvuru yöntemleri belirlediği takdirde Kurulun belirlediği başvuru yöntemlerine göre başvuru yapan kişisel veri sahiplerinin talepleri de geçerli olacaktır. İlgili talep, mahiyetine göre, en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde TP tarafından yanıtlandırılmalıdır. TP başvuruları kabul edebileceği gibi, gerekçesi istenildiği takdirde gerekçeli olarak reddedebilir. Tüm bu durumlarda veri sahibinin Kurula şikayette bulunma hakkı saklıdır. Bu nedenle kişisel veri sahiplerine zamanında cevap verilmesi ve bu cevaplardan kişisel veri sahiplerinin tatmin olması önem arz etmektedir.
3. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü
TP, işlemekte oldukları kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almalıdır. Kurul tarafından ileride veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkında detaylı düzenlemeler getirebilir. Dolayısıyla bu kapsamdaki yükümlülüklere de uyum sağlamak amacıyla makul derecede efor sarf ederek maksimum derecede güvenlik sağlanmalıdır. TP, alacağı teknik ve idari tedbirler bakımından tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya ve yaptırmaya yönelik sistemleri kurgulamalıdır. Bu denetim sonuçları TP bünyesinde görevli birimlerce incelenmeli ve gerekli aksiyonlar alınmalıdır. TP, işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve mevzuatın gerektirmesi halinde Kurul’a bildirmekle yükümlüdür. Bu kapsamda gerekli organizasyonel yapı kurulmalıdır. TP tarafından güvenlik riski teşkil eden durumlar tespit edilirse vakit kaybetmeksizin söz konusu riski ortadan kaldıracak önlemler alınmalıdır.
3.1. Hukuka Uygun Veri İşlenmesinin Temini İçin Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması
Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için aşağıdaki tedbirler TP tarafından alınmalıdır:
- TP bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler iş birimleri bazında analiz edilmeli, bu kapsamda bir “kişisel veri işleme haritası” çıkartılmalıdır.
- Kişisel veri işleme haritası uyarınca, hukuka uygunluğun sağlanması için yerine getirilecekler birim bazında belirlenmelidir.
- Gerçekleştirilen kişisel veri işleme süreçleri geliştirilecek teknik sistemlerle denetlenmeli ve ilgilisine raporlanmalıdır.
- TP bünyesinde çalışanları, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve hukuka aykırı veri işlemenin yaptırımları konusunda bilgilendirilmeli ve eğitilmelidir.
- Çalışanlarda farkındalığın sağlanması için düzenli denetimler yapılmalı ve gerekli idari tedbirler TP’nin iç politikası ve eğitimleri yoluyla hayata geçirilmelidir.
- TP ile çalışanları, TP’nin bağlı bulunduğu holdinge bağlı şirketleri, iştirakleri, iş ortakları, tedarikçileri ve müşterileri arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine ve ne şekilde işlenmesi ve saklanması gerektiğine ilişkin kayıtlar konulmalıdır.
- Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda görevli çalışanlarla sınırlandırılmalıdır. Çalışanların, görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişimleri sınırlandırılmalıdır.
3.2. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek için Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması
Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için aşağıdaki tedbirler TP tarafından alınmalıdır:
- Kişisel verilerin saklandığı sistem ve konumlara erişimin engellenmesi için teknolojiye uygun teknik önlemler alınmalı, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmelidir.
- TP tarafından, iş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik süreçleri tasarlanmalı devreye alınmalıdır.
- Alınan teknik önlemler periyodik olarak ilgilisine raporlanmalı, güvenlik riski olan hususlara teknolojik çözüm üretilmektedir.
- Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmalıdır.
- TP bünyesinde çalışanlar, bu kapsamda alınan teknik tedbirler konusunda eğitilmeli ve teknik konularda bilgili personel istihdam edilmelidir.
- TP çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacaklarına ilişkin taahhüt alınmalıdır. Bu taahhüt işten ayrılmalarından sonra da devam edecektir.
- TP tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmelidir.
4. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü
TP, veri işlemeye başlamadan önce Kurul tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde, KVKK’da sayılan başvuru bilgi ve belgelerini sunarak Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olacaktır. Veri Sorumluları Sicili’ne sunulacak bilgiler aşağıda belirtilmiştir. (Kurul tarafından çıkarılacak ikincil düzenlemeler ile ek bilgi ve belgelerin talep edilmesi mümkündür):
(1) Veri sorumlusu olarak TP’nin ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
(2) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
(3) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
(4) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
(5) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
(6) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
(7) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.
TP BÜNYESİNDE ORGANİZASYONEL YAPILANMA
TP bünyesinde işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere, üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” veya bu konuda sorumlu olacak kişi atanmalıdır. Bu kapsamda Komite veya atanacak kişinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
- Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili temel politikaları ve mevzuatla uyum sağlanması için yapılması gerekenleri belirlemek,
- Belirlenen temel politika ve aksiyon adımlarını üst yönetimin onayına sunmak; uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak,
- Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin politikaların ne şekilde uygulanacağına ve denetimin ne şekilde yapılacağına karar vermek, üst yönetimin onayını aldıktan sonra gerekli görevlendirmelerde bulunmak,
- Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayını sunmak.
- Çalışanların kişisel verilerin korunması ve Şirket politikaları konusunda eğitilmelerini sağlamak,
- Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
- Şirketin KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesi için şirket içinde gerekli düzenlemelerde bulunmak,
- Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri takip etmek; bu gelişmeler kapsamında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak,
- Kurum ve Kurul ile olan ilişkileri yönetmek.