E-POSTA YÖNETİMİ
İşletme sahipleri için en sık karşılaşılan zorluklardan biri, hiçbir zaman yeterli gibi görünmeyen bir şeyde başarıya ulaşma ihtiyacını dengelemektir. Sık sık fazla zamanlanmış bir grubuz ve çoğumuz fazladan bir zamandan veya en azından zamanımızın daha verimli kullanılmasından faydalanabiliriz.
Zaman yönetimi söz konusu olduğunda, zamanı nasıl daha verimli kullanacağınızı bulmak çoğu zaman zordur. Başlamak için iyi bir e-posta yönetimi gerekir. Bu, birçok küçük işletme sahibi için zaman katilleri listesine giren alanlardan biridir.
E-posta devam eden bir iletişim şekli olduğundan ve gelen akış üzerinde tam kontrolümüz olmadığından, e-postayı alma, düzenleme, cevaplama ve hatta düşünme konusunda üretkenliğimizi artırmaya çalışmamız gerekir. Aşağıdaki ipuçları, e-postanızı, yemek yerine üretkenliği destekleyecek şekilde yönetmek için bir sistem oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
1. Bildirimleri Kapatın
E-posta gündüz ve gecenin her saatinde gelme eğilimindedir, bu nedenle gelen mesajların akışının gününüze nasıl uyduğunu kontrol etmeniz hayati önem taşır. Zamanlamanızın sürekli dağılmasını ve aksaklıklarını önlemek için hem bilgisayarınızda hem de akıllı telefonunuzdaki yeni mesaj bildirimlerini kapatın ve uygun olup olmadığını kontrol edin.
2. Gelen Kutunuzu Nasıl Kullanacağınıza Karar Verin
E-posta gelen kutunuzu yönetme konusunda birçok farklı felsefe vardır. Gelen kutunuzu bir alıcı olarak kullanabilir, yalnızca yüksek öncelikli mesajlarla sınırlayabilir veya çalışan bir görev listesi yapabilirsiniz. Önemli olan gelen kutunuz için bir amaç seçip ona bağlı kalmaktır.
3. E-posta Beyaz Listeleri ve Kara Listeler Oluştur
Çoğu e-posta istemcisi ve e-posta sağlayıcısı, kullanıcıların spam mesajlarını dikkate aldıklarını kara listeye alırken veya engellerken bu mesajların iletilmesini sağlamak için güvenli adres listeleri oluşturmalarına izin verir. Gelen e-postalarınızı temiz tutmak için bu listeleri sık sık güncellemek için zaman ayırın.
4. Süreci Otomatikleştirmek için Kurallar Kullanın
E-posta yönetimi sürecini daha da kolaylaştırmak için, e-posta istemcinizde, mesajlarınızı sıralayan, işaretleyen, taşıyan ve düzenleyen kuralları kullanın. E-postayı kullanma biçiminizi destekleyen kurallar oluşturmak biraz zaman alsa da, onları oluşturduktan sonra, e-posta işlem sürenizin önemli bir bölümünü azaltabilirsiniz.
5. Akıllı Telefonunuzdan Başlayın
Birçok küçük işletme sahibi akıllı telefonlara sahiptir, böylece ofisten çıktıklarında bile iletişimde ve iş başında kalabilirler. Mobil cihazınızdaki e-postayı sık sık kontrol ediyorsanız, mobil cihazdayken mesajları okuyup işlemden geçirerek önemli miktarda zaman kazanabilirsiniz. Sadece gereksiz dosyaları ve kaydetmeniz gerekmeyen mesajları silmeyi alışkanlık haline getirseniz bile, ofise döndüğünüzde düzenli bir gelen kutusuna sahip olmaktan yararlanabilirsiniz.
6. Eğer Okumazsanız, Abonelikten Çıkın
E-posta bültenleri ve diğer e-posta pazarlama mesajları, müşteriler, meslektaşlar, ortaklar ve ilgilendiğiniz diğer işletmelerle bağlantıda kalmak için harika bir yol olabilir, ancak bu mesajlar hızla toplanabilir. Belirli yinelenen postaları çeşitli konularda okumadıysanız, aboneliğinizi durdurun. E-posta bültenlerini ve diğer otomatik mesajları yalnızca düzenli olarak okuduğunuz kişilerle sınırlandırmak, gelen kutunuzdaki yoğunluğu azaltmanın kolay bir yolu olabilir.