E-Defter’de Uyumlu Yazılım Seçimi
E-Defter’e geçiş aşamasında karar vermeniz gereken en önemli konulardan biri e-Defter Uyumlu Yazılım Seçimi (hizmet sağlayıcı) olacaktır.
Bu seçiminizi etkileyecek birçok parametre var. Bu kararda en önemli parametre önceliğinizin ne olduğu?
Bu kararınızda doğru seçimi yapabilmeniz için aşağıdaki değerlendirmelerin işinize yarayacağını düşünüyorum.
Kullandığınız ERP ya da Muhasebe Sisteminin e-Defter Çözümü?
Kullandığınız ERP ya da Muhasebe sisteminin e-Defter çözümü varsa kendileri ile mutlaka görüşmelisiniz. Görüşmeleriniz sonucunda aşağıdaki durumlardan biriyle karşı karşıya kalma olasılığınız yüksek.
- E-Defter için ekstra lisans ücreti
- Aktivasyon ücreti
- Yıllık kullanım ücreti ya da satır sayısına ya da berat başına kullanım ücreti
- Kullandığınız programın versiyonunun yükseltilmesi. Tabi upgrade ücreti.
Eğer kullandığınız muhasebe/ERP sistemini ilerleyen yıllarda değiştirmeyi düşünüyorsanız görüşmelere gerek yok J Her ERP ile çalışabilen Platform Bağımsız bir çözüm araştırabilirsiniz.
Eğer kullandığınız ERP/Muhasebe sistemi versiyon yükseltmenizi istiyorsa ve bunun ücreti canınızı sıkıyorsa yine Her ERP/Muhasebe sistemi ile çalışabilen bir çözüm araştırabilirsiniz. Burada önemli konu kullandığınız sistemden dataları çıkartabilen bir çözüm seçmeniz.
Eğer kullandığınız ERP/Muhasebe sistemine, destek verenlere, politikalarına gıcık oluyorsanız her ERP ile çalışabilen Platform Bağımsız bir çözüm araştırabilirsiniz.
Önceliğiniz Maliyet Mi?
Maliyet her firma için maliyet tabi ki önemlidir. Ancak ilk kriteriniz maliyet ise büyük olasılıkla bulut çözümler size daha yakın olacak. Bulut çözümlerde yıllık kullandığınız kadar ödeme yapabiliyorsunuz.
Destek sizin için ne kadar önemli?
Hangi firmayı seçerseniz seçin aradığınızda ulaşabileceğiniz, ulaşabilirseniz konuşabileceğiniz sizi anlayan ve destek olan bir firma tercih etmeye çalışın. Sadece maliyete bakıp karar vermek sizleri ilerleyen zamanlarda üzebilir. Çünkü e-Defter’in şakaya gelir bir tarafı yok. Defteri zamanında gönderememenizin, bünyenizde yaşattığı sıkıntı çok fazla olacaktır.
ERP/Muhasebe Sisteminizden Veriyi Kim Aktaracak?
e-Defter verisini siz aktarabiliyorsanız problem yok. İstediğiniz firma ile anlaşabilirsiniz. Ancak veriyi aktarma bilgi birikiminiz yoksa kullandığınız ERP/muhasebe Sisteminden veriyi aktarabilen bir firma seçmelisiniz.
Platform Bağımsız Çözümlerde Karşılaşabileceğiniz Fiyatlar
Platform bağımsız çözüm sunan firmalar çeşitli stratejiler ile fiyatlama yapabiliyorlar. Genel olarak aşağıdaki mantıklarda fiyat sunabilirler.
- Aktivasyon ücreti (Sisteme Dahil Olma). Bir kez alınıyor.
- ERP/Muhasebe Sisteminizden Veri aktarım ücreti. Bir kez alınıyor.
- Yıllık Kullanım Ücreti (MB Başına, Satır Sayısına, Berat Başına)
Bulut Çözüm Mü? Local Çözüm mü?
Local Çözüm:
Firmanızın yerel ağı içerisindeki sunuculara kurulan, sadece sizin kullanacağınız bir mimaride tasarlanan çözümdür.
Defter içeriğinde firmanızın tüm finansal verileri yer aldığı için bu verileri dışarıda bir yere aktarıp, defterleri oluşturmak, saklamak (opsiyonel) yerine kendi içinizde barındırmayı tercih edebilirsiniz. Tabi bunun için IT yapılanmanızın olması gerekli. Yani firma networkünde ya da veri merkezinizde bir sunucunuz olacak, veri tabanınız olacak. Ayrıca bu sistemlerin ayakta kalması ve yedeklenmesinden sorumlu olacaksınız.
Genel olarak Enterprise firmalar tarafından tercih edilen bu çözüm, Kobi düzeyinde bir Firma için çok uygun olmayabiliyor.
Bulut Çözüm:
Her şeyin hizmet sağlayıcınızın sistemlerinde (sunucu, veri tabanı, yedekleme, güvenlik) yürütüldüğü çözümdür.
Maliyetlere önem veren, IT yapılanması olmayan, verilerin dışarı çıkarılmasında bir sakınca görmeyen firmalar için uygun bir çözüm diyebiliriz.
Bu çözümde, kullandığınız defter sayfa sayısı ya da defterinizin büyüklüğüne göre kullandığınız kadarını ödüyorsunuz.
Bulut ve Local (Yerinde Kurulum) çözümü karşılaştırdığım yazıma buradan ulaşabilirsiniz.
Referanslar Önemli?
Seçeceğiniz firmanın web sitesinden referanslarına bakıp 4-5 tanesini aramanızı tavsiye ederim. Bu işlem için ayıracağınız yarım saat size kafa rahatlığı olarak geri dönecektir. Tabi bu işe yeni başlayan firmaları da göz ardı etmeyelim. Sonuçta onlar da bir yerlerden başlamak zorunda. Destek olmak gerekir.
Mevzuata Uygunluk
E-Defter ile birlikte GIB’in getirdiği bazı kurallar var (belge bilgileri, bir belge bir fiş, icmale bağlama, satır numarası, ödeme yöntemi vb)
Bu doğrultuda muhasebe sisteminizin uygunluğunu araştırmalısınız. Piyasada kullanılan birçok ERP ve muhasebe programı mevzuatı destekliyor. Yada desteklemek için versiyon yükseltmenizi istiyorlar.
Saklama Hizmeti
E-Defter’i oluşturacağınız Firmayı seçtiniz ama işiniz bitmiyor. Defter ve Berat’larınızın saklamasını nasıl yapacaksınız?
- Hizmet sağlayıcınızda defterleri oluşturup kendi bilgisayarınıza indirip istediğiniz yerde saklayabilirsiniz.
- Saklama hizmeti veren bir Hizmet Sağlayıcı seçip 10 yıl saklama hizmetini de alabilirsiniz.
- Bir ve ikinci seçeneği bir arada kullanıp işinizi sağlama alabilirsiniz.
Şunu belirtmekte yarar var; Saklama hizmeti alsanız bile olası bir kötü senaryoda sorumluluk yine firmanıza ait.