Neredeyse her şeyin değişmesinden bu yana ancak üç yıl geçtiğini düşünmek garip geliyor. Yani, Covid-19’a verilen yanıtın bilgi çalışanlarına sahip tüm şirketlerin iş yapma şeklini değiştirdiği nokta.
Ve bu üç yıl boyunca düzenli olarak ifade edildiği gibi, neredeyse bir gecede uzaktan çalışmaya geçişin getirdiği değişiklikler yalnızca nasıl ve nerede çalıştığımızı değil, aynı zamanda işin kendisinin yönetilme biçimini de etkiler. Daha spesifik olarak, fiili norm olarak hibrit çalışmanın kurulması.
Değişim, yalnızca işbirliği ve konferans çözümlerinin miktarında ve kullanımında ciddi bir artışa tanık olmakla kalmadı, aynı zamanda çalışanların ve yöneticilerin yeni dağıtılmış işletmeleri devreye alma ve yönetme biçimlerindeki rol ve sorumluluklarında da bir evrime yol açtı.
Araştırmalar, hibrit çalışmanın öngörülemezliğinin, şirketlerin kaynak tahsisine yönelik geleneksel yönetimsel odağı sürdürmelerini ve stratejik hedeflere ulaşmak için gereken işi insanların yapmasını sağlamayı zorlaştırdığını gösteriyor. Buna ek olarak, çalışanların sonuçların sorumluluğunu alma yetkisine sahip olma ihtiyacında orantılı bir artış var, bu da neyi başarmaları gerektiğine ve bunu en iyi nasıl başaracaklarına dair net bir fikre sahip olmaları anlamına geliyor.
Ancak bu, ancak çalışanlara yalnızca işlerini yapmalarını sağlayan teknolojiyle değil, aynı zamanda bu yeni çalışma biçiminin bir parçası olduklarını hissetmelerini sağlayan teknolojiyle de güçlendirildiğinde mümkündür.
İnovasyonu teşvik etmek
Teknoloji firması Cisco için hibrit çalışma, şirketlerin yapması gereken tek şeyin çalışanların video konferans oturumları aracılığıyla işbirliği yapmasını sağlamak olduğu 2020’nin ilk günlerinden bu yana çok gelişti. Şirket, hibrit çalışmanın eskisinden hem farklı hem de daha zor olduğunu öne sürüyor. Dahası, şimdi, en azından yenilik açısından değil, birkaç açıdan bir meydan okumadır.
“Covid sırasında, biz icra edebildik ve şirketler inanılmaz derecede iyi icra edebildiler. Ama bir iki can kaybı oldu. Covid sırasındaki kayıplardan biri inovasyonla ilgiliydi. Cuma günleri 10 ile 11 arasında yenilikçi olacağınızı planlarsanız nasıl yenilik elde edersiniz? Bu çabalamak değil,” diyor Cisco Webex Devices’ın kıdemli başkan yardımcısı ve genel müdürü Snorre Kjesbu.
“Covid öncesi dönemlere bakacak olursak, insanlar ofise gelirdi ve çoğu gün bunu yaparlardı. Covid sırasında herkes evdeydi ve bu, hepimizin küçük meydanına sahip olması anlamında toplantıları neredeyse demokratikleştirdi. Ve beklediğimizden çok daha iyi performans gösterebildik,” diyor Kjesbu.
“Şimdi, bazılarımızın bazı günlerde ofiste çalıştığı, diğerlerinin ise her zaman uzaktan çalıştığı hibrit bir dünyaya geri döndük, ancak bir karışım var ve bu bir meydan okuma. Uzaktan çalışan kişilerle ofisteki kişiler arasında engeller oluşturmaktan nasıl kaçınırsınız? Nerede olurlarsa olsunlar insanların dahil edildiğinden nasıl emin olabilirsiniz? Ve en önemlisi, bu engelleri aşmak için teknolojiyi nasıl kullanabilirsiniz?”
Ofisin bir uzantısı olarak ev
Cisco, yeni çalışma ortamının belirli sütunları olduğuna inanıyor. Öncelikle Covid öncesinde ofis, insanların çalışmak için geldiği bir yerdi. Covid sonrası ortamda ofis artık insanların buluşup işbirliği yapmak için geldiği bir yer olarak görülüyor.
Evde çalışmak bir istisnaydı; şimdi şirket ofisinin bir uzantısı. Dijital işbirliği lüks bir kaynaktı; artık bir gerekliliktir. Bu, şirket kültürünün artık sadece firmaların en iyi çalışanlarını nasıl elinde tuttuklarına dair bir soru olduğu anlamına geliyor. Firmalar daha uzun süre çalışan çalışanların tükenmemesini nasıl sağlıyor? Firmalar, insanları ofise geri dönmeye zorlamayıp, içeri girmek istemelerini nasıl sağlıyor?
Bu, ofise ne sıklıkta girilmesi gerektiğini sormak ve insanların nerede olurlarsa olsunlar ekip halinde çalışabilmelerini, işbirliği yapabilmelerini ve yeni fikirleri etkili bir şekilde paylaşabilmelerini sağlamak anlamına gelir. İnovasyonun ve işbirliğinin etkili bir şekilde gerçekleşebilmesini sağlamanın hayati bir unsuru, artık evin ofisin gerçek bir uzantısı olduğunun ve evden çalışmanın bir istisna değil, bir seçim olduğunun farkına varılmasıdır.
Ve eğer şirket ofisinin bir uzantısı ise, işletmeler uzaktan çalışanların ofistekilerle aynı güvenlik, güvenlik, yönetim ve genel yeteneklere sahip olmasını nasıl sağlayabilir? Bu, işbirliği içinde kültür oluşturma, teknolojiyi kullanarak puandan daha fazla kazanç sağlamak ve uzaktan çalışanlar ile ofiste çalışanlar arasında hiçbir engel olmadığından emin olmak için bir durum haline gelir.
Dijital iş birliği ve insanlar uzaktayken bile bir fikri etkili bir şekilde beyaz tahtaya aktarabilme yeteneği, duruma ilişkin önemli bir noktadır. Kısa bir süre önce, bu lüks bir kaynaktı; artık bu bir gereklilik. Ve teknik kapsam değişti. Cisco verileri, ileriye dönük toplantıların %98’inde en az bir uzak katılımcının olacağını ortaya koyuyor – bu, yalnızca her toplantının dinamiğini değil, aynı zamanda üretken bir ofis alanının nasıl oluşturulacağını da tamamen değiştirecek. Ağlar, kameralarını açan ve HD çözünürlüklü videoda toplantılar yürüten bu kadar çok uzak kullanıcı için hazır mı?
Uzak çalışanları barındırma
Bu, gerçekten hibrit olmak için artık işletmelerin uzak katılımcıları barındırmak için göz önünde bulundurması gereken bir dizi temel gereksinim olduğu anlamına gelir; bunlardan en önemlisi, bir toplantıya girdiklerinde tüm insanların aynı seviyede olmasını sağlamaktır, böylece uzaktakiler dezavantajlı konumda olmadıklarını ve yargılamanın içsel bir parçası olduklarını hissettiklerini.
Snorre Kjesbu, Cisco Webex Cihazları
Kjesbu, sorunların üstesinden gelmek ve herkesin aynı varlığa sahip olmasını sağlamak için bireyleri seçmek üzere tasarlanmış Cisco teknolojisine işaret ediyor. “Sizi de aynı varlık haline getirebileceğimizden emin olmak için yüzleri algılamak üzere makine öğrenimi algoritmaları kullanıyoruz. [All participants] göz hizasında olacak, böylece toplantıda hepsi aynı ağırlığı ve aynı varlığı taşıyacak” diye açıklıyor.
“Hibrit çalışmayı çalıştığı şekilde yeniden hayal etmeniz gerekiyor; herhangi bir yerde işbirliği yapabilmeniz gerekir. Toplantıyı nasıl kapsayıcı hale getirirsiniz? Bu, kısmen teknoloji, kısmen kültürdür – tesislerinizle çalışma şekliniz. Hibrit çalışma açık ve birlikte çalışabilir olmalıdır. Ayrıca herhangi bir platform üzerinden herhangi bir toplantıya katılabilmelisiniz. Teknoloji her zaman ana aktör değil, yardımcı aktör olmalıdır. Bu çok çok önemli.
“[Another] üzerinde çok çaba harcadığımız şeylerden biri, insanların seslerini öğrenmek ve filtrelemek için makine öğrenimi ve yapay zekayı kullanmaktır. [extraneous] gürültü,” diye ekliyor Kjesbu.
Ofis alanını yeniden düşünmek
Cisco ayrıca, işbirliği teknolojisiyle ofis alanlarının yaygın bir şekilde yeniden tasarlanmasını öngörüyor. Cisco, uzak katılımcıların gelecekte çoğu toplantıda hazır bulunacağını bulmanın yanı sıra, dünya çapındaki toplantı odalarının ve sınıfların yalnızca %6,2’sinin şu anda videonun etkin olduğunu tespit etti.
Ayrıca 2021’in sonunda Cisco, en büyük müşterilerinden 3.800’üne kaç tane toplantı platformu kullandıklarını sorduğunda, kuruluşların %85’inin iki veya daha fazla toplantı platformu kullandığını ve bunlardan bazılarının dört veya beşi kullandığını, yalnızca %14,8’inin kullandığını tespit etti. sadece birini kullanın.
Öğle yemeğini kendi yemesi durumunda Cisco, ofis alanını yeniden yapılandırmak için bir program başlattı. Cisco’nun New York ofisinde, mülkünün %75’i bireysel alanlardan ve %25’i toplantı odalarından ve işbirliği alanlarından oluşuyordu. Bu ters çevrildi. Konfigürasyon artık %75 ortak alanlar, toplantı odaları ve yaratıcı alanlar ve %25 bireysel masalardan oluşuyor.
Dinamik şu ki, ofis ayak izi küçülüyor olsa bile, teknolojinin firmaların yapmak istediklerini kolaylaştırması ve nerede olurlarsa olsunlar ve ne kadar süreyle gerçek veya sanal masaları kullanıcılar için kişiselleştirmesi gerekiyor. Kilit nokta, insanların toplantılarını o masadan kendilerininmiş gibi alabilmelerini sağlamaktır.
Avantajlarına rağmen, hibrit çalışma temelde yönetilebilirliği zorlaştırır. Firmaların göremediklerini düzeltemeyecekleri göz önüne alındığında, görünürlük ve gözlemlenebilirlik kritik olacak ve yeni geliştirilmiş deneyimler ek altyapı yüklerine neden olduğundan artan ağ talebiyle başa çıkmak zorunda kalacaklar. Firmalar ayrıca üretkenlik, güvenlik, çalışan yoğunluğu ve sürdürülebilirlik için çalışma alanlarını optimize etmek zorunda kalacak.
Bütün bunlar hayali görünebilir ve özellikle küçük işletmeler bu yeni gerekliliklerle uğraşma pahasına tereddüt edebilir, ancak seyahatin yönü açıktır. Hibrit çalışma kalıcıdır ve işin en ileri noktası, en son teknolojiyi benimseyen ve ona uyum sağlayan kişiler tarafından bulunacaktır.