Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16/2. Maddesine göre; Kişisel verileri işleyen tüm gerçek ve tüzel veri sorumluları, veri işleme faaliyetlerine başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline yani VERBİS sistemine kaydolmak zorundadırlar. Veri Sorumluları Sicili; Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun gözetiminde Kurum Başkanlığı tarafından tutulmaktadır.
Sicilde yer alan bilgiler üçüncü kişilerin incelemesine açıktır. VERBİS sisteminde bağlantısı ile sorgulama yapmak mümkündür.
– VERBİS Sistemine Kimler Kayıt Olmak Zorunda ?
Her ne kadar yasada kişisel veri işleyen tüm veri sorumlularının VERBİS sistemine kaydolması gerektiği düzenlenmiş ise de, Kişisel Verileri Koruma Kurulu yasanın vermiş olduğu yetki ile önemli sayıda veri sorumlusunu sicile kayıt yükümlülüğünden istisna tutmuştur.
Kurul ;
1- 02.04.2018 tarih ve 2018/32 sy kararı ile;
- Bir veri kayıt sisteminin parçası bile olsa dijital ortamda veri işlemeyenleri,
- Noterleri, Siyasi Partileri, Avukatları, Serbest Muhasebeci, Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavirleri
- Yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak üzere kişisel veri işleyen Türkiye’de yerleşik dernek, vakıf ve sendikaları (22.04.2020 tarihli karar ile bu şekle gelmiştir)
2- 28.6.2018 tarih ve 2018/68 sy karar ile gümrük müşavirlerini
3- 05.07.2018 Tarihli ve 2018/75 Sayılı Karar ile arabulucuları
4- 19/07/2018 Tarihli ve 2018/87 Sayılı Karar ile Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanları
VERBİS Sicile kayıt yükümlülüğünden muaf tutmuştur.
2018/87 karar kapsamında istisna tutulan veri sorumlularının tespitinde yıllık çalışan sayısının hesabında bir önceki yılın en az 7 ayında bildirilen beyannamelerde 50’den fazla çalışan bildirilmiş olması dikkate alınacaktır. Yıllık bilanço toplamında ise bir önceki tamamlanmış yılın aktif ve pasif toplamları dikkate alınacaktır.
KVKK tarafından hazırlanan rehbere göre; bu hesapta Ciro ya da net satış / brüt satış hasılatı bilgisi dikkate alınmayacak, veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna verilen yıllık gelir veya kurumlar vergisi beyannamesi ekinde yer alan bilançonun “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam dikkate alınacaktır.
Kurulun almış olduğu bu kararlar dışında Türkiye’de yerleşik olan veya olmayan tüm özel gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarının VERBİS siciline kayıt olmaları zorunludur.
– VERBİS Sistemine Kayıttan Muaf Olanlar Kanundan da Muaf mıdır ?
Veri Sorumluları Sicili Kurum tarafından tutulan ve Kurul’un yapacağı incelemeler ile ilgili kişilerin başvurularını kolaylaştırmayı sağlayan bir sicildir. Kurul’un aldığı birtakım kararlar ile bir kısım veri sorumluları bu sicile kayıttan istisna tutulmuşlardır. Muaf tutulmayan veri sorumluları için ise dahi halen daha kayıt mecburiyeti başlamamıştır.
Ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Kanunun 2. Maddesine göre; Kanun kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanacaktır. Yani Kanunun kapsama alanında tüm gerçek ve tüzel kişiler bulunmaktadır.
Kanunun bazı önemli maddeleri yayınından 6 ay sonra 07.10.2016 tarihinde yürürlüğe girmiş ve kanunun geçici 1.maddesinin üçüncü fıkrası ile Kanunun yayımı tarihinden önce işlenmiş olan kişisel verilerin, yayımı tarihinden itibaren iki yıl içinde (7 Nisan 2018) Kanun hükümlerine uygun hale getirileceği düzenlenmiştir.
Sonuç olarak 6698 sy Kişisel Verilerin Korunması Kanunu yürürlüktedir. Kanun verileri otomatik yolla veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydı ile elle işleyen tüm veri sorumluları için yürürlüktedir.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu birçok veri sorumlusuna çok sayıda idari para cezası da vermiştir.
Tüm bu sebeplerle VERBİS’e kayıt yükümlülüğü olsun olmasın tüm kişiler kanuna uygun davranmak zorundadır. Veri sorumlularının VERBİS- Veri Sorumluları Siciline kayıt olma yükümlülüğünden muaf tutulmuş olması veya muaf tutulmasa bile henüz sicil kaydını yapmamış olsa da Kanuna uygun davranma yükümlülükleri devam etmektedir.
– VERBİS Sistemine Ne Zaman Kayıt Olunmalı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun Geçici 1.maddesine göre; Veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmak zorundadır.
Kurul VERBİS Kaydının tamamlanması için bugüne kadar çeşitli defalar son tarih ilan etmiş ancak her defasında bu süreyi uzatma ihtiyacı hissetmiştir.
20.05.2020 tarihi itibari ile;
- Çalışan sayısı 50’den fazla veya bilançosundaki aktif pasif toplamı 25.000.000 TL’sından fazla olan yurt içinde veya dışında yerleşik veri sorumluları için 30.06.2020
- Çalışan ve mali bilanço bakımından kriterlerin altında kalmak ile birlikte ana faaliyet konusu sağlık verilerini işlemek olan (hastane, eczane vb) veri sorumluları için 30.09.2020
- Kamu Kurum ve Kuruluşları için 31.12.2020
tarihine kadar sicile kayıt için süre verilmiştir.
Ancak Covid 19 salgınının tüm ülkeyi etkilemesi ve Kişisel Veriler Uyum Projelerinin bu ortamda sekteye uğradığı da dikkate alındığında bu sürelerin yeniden uzatılacağını söylemek zor değildir.
Bu süreler geçtikten sonra veri işlemeye başlayan veya veri işlediği halde mali bilanço veya yıllık çalışan sayısı bakımından kriterlere dahil olan veri sorumlularının ise kayıt yükümlülüklerinin doğduğu tarihten 30 gün içinde sicile kayıt yapma zorunlulukları bulunmaktadır.
– VERBİS’e Hangi Bilgiler Girilecektir ?
Veri sorumluları tarafından Veri Sorumluları Siciline aşağıda yazılı bilgilerin kaydının yapılması gerekmektedir.
a- Veri Sorumlusunun, yurt dışında yerleşik veri sorumlularının ve irtibat kişinin kimlik ve adres bilgileri ile diğer bilgileri
b- Verilerin işlenme amacı
c- Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
d- Veriler aktarılacak ise aktarılacak alıcı veya alıcı grupları
e- Veriler yurt dışına aktarılacağı öngörülüyor ise hangi verilerin aktarılacağı
f- Veri güvenliği için alınan teknik ve idari tedbirler
g- Verilerin saklama süresi
Bununla birlikte Veri sorumlusu elindeki tüm verileri VERBİS’e kaydetmeyecektir. Veri sorumluları işlemekte oldukları verilerin kategorilerini üst başlık olarak sisteme gireceklerdir.