Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS), hastanelerde sağlık verilerinin kayıt edilmesini sağlayan özelliği ile birlikte, hastaların daha kaliteli ve daha güvenli hizmet almalarını sağlamak, doktorların ve tüm sağlık çalışanlarının işlerini kolaylaştırmak hizmet kalitelerini artırmak amacına yönelik özelliklere sahiptirler.
Ne kadar eski kullanıcı olsanız da hastanede yeni bir HBYS nin devreye alınması, eğer aşamalar doğru şekilde yerine getirilmedi ise onun meydan getireceği sorunlar ile belki ilk gün belkide aylar boyunca sizleri üzebilir, hizmetinizi aksatabilir .
Sizin için önemli olacak 6 önemli aşamaları açıkladık. Bu aşamalar, her yeni HBYS nin devreye alınmasından önce mutlaka üzerinde çalışılması gereken konulardır.
Süreçlerin Planlanması
HBYS’ de ilk yapılması gereken belki de en zor olan süreçlerin planlanmasıdır. Planlama öncelikle bu konuda liderlik yapacak bir yönetici ile olması gerekir. Planlama, yeni HBYS’ nin devreye girmesi düşünülen tarihten yaklaşık 6 ay önce başlanmalıdır. Süreçlerin gözden geçirilmesinden sonra, görev alacak personeller ve görev tanımları belirlenir. Teknik personeller, idari personeller kontrol personelleri ve sorumlulukları belirlenir.
Zaman planlanmasında birbirini takip eden süreçlerin ve paralel yürütülecek süreçlerin sürelerinin belirlenerek yapılması gerekir. HBYS firmasının belirlenmesinden sonra planlanan süreç birlikte götürüleceğinden, HBYS firması ile birlikte gözden geçirilip mutabakat sağlanmalıdır.
Özellikle uzun yıllar aynı HBYS yi kullanan hastanelerdeki HBYS değişimi, uzun süren alışkanlıkların değişmesinin getireceği zorluklar ve oluşacak direnç nedeniyle planlama ve aşağıdaki süreçler çok daha geniş kapsamlı yapılmalıdır.
Aşamaların Kontrolü
Yapılan her aşamanın kontrol edilmesi önemli bir noktadır. HBYS firmasının tamamlamış olduğu her aşamanın kontrol edildikten sonra diğer aşamaya geçilmesi sağlanmalıdır. Genelde yapılan uygulama süreçlerin kontrolünü, sorun çıkıp çıkmamasına göre değerlendirmektir. Yani sorun çıkmıyorsa doğru yapılmıştır, sorun çıkıyorsa eksik yapılmıştır şeklinde değerlendirilmektedir. Ancak bazı sorunlar ortaya çıktığında, hem sağlık kurumuna hem HBYS firmasına maliyeti çok yüksek olmakta bazen de geri dönülmez şekilde hasarlar oluşmaktadır. Hastalar mağdur olmakta, doktorların sağlık hizmeti vermekte zorlanmaktalar, veri kayıpları mükerrer işlemlere ve farklı olumsuzluklar la sonuçlanmaktadır.
Bu nedenle her aşamadan sonra sürecin eksiksiz tamamlandığına dair kontrollerin yapılması, diğer sürece geçiş için önemli bir eksiğin olmadığının görülmesinden sonra yeni süreç başlatılmalıdır.
Veri Aktarımı
Verilen yeni HBYS ye aktarımı HBYS firmasının sorumluluğunda olup, hasta verilerinin doğru aktarılması, veri karışıklığına izin verilmemesi kritik öneme sahip bir konudur. Verilerin yeni HBYS sistemine aktarılması, HBYS değişiminde en sıkıntılı konusudur. Verinin aktarımı hiç bir zaman %100 başarılı olamadığı gibi, aktarılan verinin kontrolü de çok kestirilemeyen bir durumdur. Veri aktarımında sürenin de kısıtlı olması işi zorlaştıran diğer konudur. Veri aktarımında en doğru yaklaşım hasta dosyalarının sondan başa doğru aktarılmasıdır.
Yeterli Eğitimin Verilmesi
Eğitimler sınıf eğitimi , pratik eğitim , yerinde eğitim ve kullanım esnasında eğitim olmak üzere düzenlenir. Kullanıcı gruplarının ihtiyacına uygun şekilde tüm kullanıcıları kapsayacak şekilde yapılmalıdır. Eğitim planının hazırlanması kritik öneme sahip bir konudur. Eğitime sonu raporu hazırlayarak sağlık kurumuna sunulmalıdır.
Kritik birimlerde mutlaka yerinde eğitim ve kullanım esansında eğitimler devam etmelidir.
Eğitimlerin HBYS nin kullanımı ile ilgili teknik bilgilendirmenin yapılmış olması dışında kullanıcıların çıkan sorunlar karşısında eğitim almadım mazeretine sığınmasını elinden almış olması açısından önemlidir.
Genelde personel eğitimlere katılmakta isteksizdir. Hbys firması kurulum sürecindeki iş yoğunluğu nedeniyle bir an önce işleri bitirme telaşındadır. Bu nedenle eğitimler diğer kritik işler yanında ihmal edilmeye çok uygundur. Ancak eğitim eksikliğinden kaynaklı sorunlar hemen ilk gün ortaya çıkabileceği gibi dönem sonlarında yapılan istatistik, faturalama gibi işlemlerde de karşımıza çıkacaktır.
HBYS’yi etkin bir şekilde kullanmak, eğitim eksikliğinden kaynaklı problemler ile sağlık hizmet kalitesinin düşmesinin önüne geçmek için, sağlık kurumu yöneticileri eğitime özel bir önem vermeli, hekimler ve tüm sağlık personelleri yeni sistemi anlamak için zaman ayırmalı ve ekstra çaba sarf etmelidir.
Destek Süreçlerinin Yürütülmesi
Hastane ile HBYS firmasının en uzun süre birlikte iletişim içerisinde olduğu süreçtir. HBYS’nin desteğinde etkili olan en önemli konu iletişimdir. Hastane kullanıcısı ve HBYS firma yetkilileri arasında ki iletişimin gücü destek süreçlerinin başarısını doğrudan etkileyecektir. Yapılan işin hizmet olduğu dikkate alınır ise hizmetin yerine getirilmesin de iletişim çok önemli bir araçtır. Destek sürecinde, iki tarafın beklentilerinin karşılanması beklentilerde denge sağlanması ve bunun da sürekli şekilde yapılması gerekir.
Bu süreçte HBYS firmasının üzerime düşeni yaptım deyip kendini geri çekemeyeceği gibi hastanenin de bir çok sorun yaşanırken bu sorunların HBYS firmasının tek başına çözmesini beklemek doğru değildir. Hastane yetkilileri ve HBYS firması yetkilileri birlikte süreci beraber değerlendirmeli sorumluluk üzerinde olan taraf gereğini yapmalı iki tarafın bir birbirini desteklediği sürece destek süreci başarılı şekilde yürütülecektir.