Son birkaç yıldır “etkinlik sürdürülebilirliği” konusu ve hibrit etkinlik modeli ön plana çıkan başlıklardır. Bunun sebebi; seyahatlerden kaynaklanan karbon emisyonları, enerji tüketimi ve büyük çaplı atık üretimi gibi olayların büyük bir karbon ayak izi bırakmasıdır.
Pandemi sonrası seyahat yasakları kaldırıldığında, sosyal mesafeyi ve sağlık standartlarını korumaya yönelik önlemlerin uygulanması gerekecek. Bu, kişi başına etkinin çok daha yüksek olacağı anlamına geliyor. Aslında, katılımcı sayısının salgın öncesi seviyelere geri dönmesi, daha yüksek bir kaynak ihtiyacına ve dolayısıyla daha da yüksek israfa yol açacaktır. Bu nedenle, geleneksel etkinlik uygulamalarını değiştirme ihtiyacı daha da acil hale geldi.
Bir etkinlik planlayıcısı olarak paydaşlarınızı da aynısını yapmaya teşvik ederken, etkinliğinizin çevreye olumsuz etkisini önemli ölçüde azaltabileceği birden fazla yol vardır. İşte bu yollardan en önemlileri…
Hibrik Etkinlik Çözümleri Yazılımı Kullanmak
Pandemi, yaygın olarak sanal etkinlikleri ilgi odağı haline getirdi. Ayrıca, özellikle sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşma söz konusu olduğunda, yüz yüze etkinliklere uygulanabilir bir alternatif olarak potansiyelleri fark etmeyi sağladı.
Bir etkinliğe sanal olarak (veya hatta hibrit etkinlik şekilde) ev sahipliği yapmak, fiziksel etkinliklere göre inkar edilemez şekilde daha çevreci ve daha sürdürülebilirdir. Örneğin; sanal ticaret etkinlikler ya da gösterilerinde, katılımcıları mekana getirme lojistiği, etkinliği gerçekleştirmek için üretilen atık miktarı ve tüketilen enerji gibi konularda endişelenmeye gerek yoktur. Ancak tamamen online ticari fuar ve konferanslara ev sahipliği yapmanın mümkün olmadığı durumda, karma ya da hibrik etkinlik modeli düşünülebilir.
Hibrik etkinlik organize etmenin iki yolu var; ya iki bileşene (sanal ve şahsen) sahip tek bir etkinlik yapmak ya da hibrit hub’lar gibi davranan bölgesel etkinlik kümeleri oluşturmaktır. Her iki durumda da verimli bir hibrit etkinlik çözümleri yazılımı her etkinlik bileşenini birbirine bağlı tutmanın anahtarıdır.
Etkinliklerin en büyük çevresel etkilerinden biri aşırı oranda kağıt kullanımıdır. Etkinlik teknolojisini kullanarak kağıtsız bir politika çıkarabilir ve etkinlik davetiyeleri, broşürler ve kartvizitler gibi etkinlik materyalleri tarafından üretilen israf önlenebilir.
Bunun için aşağıda sıralanan çeşitli görevler dijitalleştirilebilir;
- Online kayıt ve takiplerin ayarlanması
- Fiziksel etkinlik davetiyelerini e-posta ile göndermek
- Doğrudan katılımcıların telefonlarından taranabilen sanal biletler oluşturmak
- Online ticaret fuarı bileşeninin ilgili sanal standı için uygulamaya bilgi ve belgelerin yüklenmesi (El ilanları için iyi bir alternatiftir)
- Sponsorlara, pahalı dış mekan afişleri yerine dijital görünürlük sunmak
- Fiziksel bildiriler yerine online etkinlik oturumlarının etkileşimli bir online programını sağlamak
- Hibrit etkinlik platformunun online etkinlik akışı aracılığıyla genel belgeleri (haritalar, seyahat ve konaklama bilgileri ve diğer bilgiler vs.) paylaşmak
- Genel etkinlik güncellemelerini ve son dakika değişikliklerini iletmek için hibrit etkinlik çözümleri yazılımı aracılığıyla push-bildirimleri ve SMS’i zamanlamak
- Paydaşları tek bir uygulama içinde birbirine bağlamak için e-kartvizit alışverişini kolaylaştırmak
- Fiziksel promosyon çantaları yerine e-kitap, e-kupon, dijital hediye kartları vb. gibi dijital ürünler sunmak
- Basılı formlar dağıtmak yerine geri bildirimleri toplamak için delegelerle online anket yapmak
Sürdürülebilirlik İçin ‘Yeşil’ Mekanlar
Karma ya da hibrit etkinliklerin fiziksel bileşenleri için ‘yeşil sertifika’ya sahip bir mekan seçin. Düşündüğünüz mekanların sürdürülebilir uygulamaları takip edip etmediğini bilmenin en iyi yolu ISO20121, LEED veya EMAS sertifikalı olup olmadıklarını kontrol etmektir. Bu sertifikalara sahip konumlar, belirlenen çevresel yönergeleri takip eder ve karbon ayak izlerini kontrol altında tutmak için etkin adımlar atmanın yanı sıra uygun kaynak ve atık yönetimi yapar.
Bu tür uygulamaları takip etmek önemli olsa da daha da önemli bir husus, mekanın altyapısıdır. Güneş paneli kurulumları, yeşil çatılar, su tasarrufu armatürleri, enerji tasarruflu aydınlatma cihazları ve verimli ısıtma, soğutma ve havalandırma sistemleri dahil (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) sürdürülebilir bir mimariye sahip mekanlar arayın.
Teknolojik olarak gelişmiş çevre bilincine sahip mekanları keşfederek konum aramanızı bir adım öteye taşıyın. Özel bir geri dönüşüm programı; otomatik aydınlatma sistemi ve kağıt broşür ihtiyacını azaltan elektronik tabela gibi ek özelliklere sahiptir. Bu tür yönler, etkinliğinizin sürdürülebilirlik bileşenini yükseltebilir.
Dekarbonize Ulaşım ve Konaklama
Farklı yerlerden katılımcılar geliyorsa hibrit etkinlik, karbon ayak izine yol açacaktır. Bu etkiyi azaltmanın bir yolu, merkezi bir konumda bulunan ve toplu taşıma veya yürünebilir yollarla erişilebilen etkinlik mekanları seçmektir. Kolaylık sağlamak için katılımcılara otobüs ve tren rotalarından oluşan ayrıntılı bir harita paylaşılabilir. Hibrit etkinlik çözümleri yazılımının kullanışlı olduğu yer burasıdır; çünkü onlara bilgi sunmak için özel etkinlik beslemesine sahip entegre etkinlik uygulaması vardır. Alternatif olarak bir servis hizmeti sunmak, C02 emisyonlarını azaltmanın iyi bir yoludur.
Ek olarak, özellikle havaalanı transferleri için elektrikli araçları ve diğer sıfır emisyonlu araçları teşvik eden yerel veya ulusal bir politika ile uyumlu çalışarak büyük bir farkındalık oluşturulabilir. Yerel malların tedarik edilmesi ve toplu olarak sipariş verilmesi de uygulanması için iyi bir çevre dostu uygulamadır. Konaklama söz konusu olduğunda ise, etkinliğin ev sahipliği yaptığı yere yakın bir otel seçilerek ulaşım ihtiyaçları azaltılabilir. Konaklama olarak ikiye bölünebilecek mekan seçmek daha iyidir. Ayrıca, hibrit etkinlik mekanında olduğu gibi çevreci politikaları ve uygulamaları tercih eden oteller seçilmelidir.
Sonuç olarak;
Etkinlik endüstrisi şu anda bir dönüm noktasındadır; burada dijital üstünlüğü göstermek ve çevreye duyarlı bir marka imajı vermek için gerçek şeyler yapabilirsiniz. Çevreci etkinliklere ev sahipliği yapma yolculuğu, çevre üzerindeki olumsuz etkileri en aza indirmek için çevre dostu uygulamaları tüm aşamalarında nasıl kullanılabileceğini anlamakla başlar. Bu konuda ilerlemeyi izlemek, ölçmek ve iyileştirmek için akıllı hedefler belirlenmelidir. Sürdürülebilir yönelimler katılımcılara, tedarikçilere ve ortaklara açıkça iletilmeli; onlar da alınan çevreci önlemlere dahil edilmelidir!
Ancak etkinliğinizde aşamalı olarak değişiklikler yapmak iyi olsa da her şeyi dahil etme seçeneği olduğunda neden olmasın? Sanal değilse de hibrit etkinlik alın ve etkinliğin sürdürülebilirliğini artırmak için hibrit etkinlik çözümleri yazılımından yararlanın. Kim bilir belki bu eninde sonunda eşsiz satış noktası haline gelebilir! Hibrik etkinlikleri sürdürülebilir kılmak için güvenilir hibrit etkinlik çözüm ortağı arıyorsanız Focus on Event’ten hemen demo talep edin!