Bilindiği üzere KVKK, yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularından 30 Eylül 2020 tarihine kadar VERBİS’e kayıt yükümlülüğünü yerine getirmemiş olanlara bir yazı ile bildirimde bulanacağını resmi internet sitesinde ilan etmişti. KVKK’dan VERBİS’e kayıt yükümlüsü iken VERBİS kaydını hala yerine getirmemiş bir kuruma gönderilen 2 Kasım 2020 tarihli yazıya göre, kuruma VERBİS kaydını yerine getirmesi için bu elektronik postanın gönderildiği andan itibaren otuz gün süre verilmiştir. Bu ek sürenin COVID-19 ile mücadele kapsamında fiili, teknik ya da hukuki imkansızlıklar sebebiyle VERBİS kayıtlarını henüz yapamamış diğer veri sorumlularına da verileceği kanaatindeyiz.
İlgili yazı aşağıdaki şekildedir;
Sayın……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… yetkilisi,
Bilindiği üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa göre kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin Veri Sorumluları Siciline kayıt olması gereken tarihler Kişisel Verileri Koruma Kurulunca ilan edilmiştir.
Bununla birlikte, Hazine ve Maliye Bakanlığından elde edilen 2019 yılı verilerine göre yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olduğu görülmesine rağmen henüz Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) kayıt başvurusunda bulunmayan veya başvuruda bulunduğu halde VERBİS’e giriş yaparak bildirimini tamamlamayan veri sorumlularının olduğu tespit edilmiştir.
Bu tespite istinaden VERBİS’e kayıt süreleri 01.10.20 tarihi itibariyle dolan veri sorumluları bakımından Kurul tarafından yapılan değerlendirme neticesinde; VERBİS’e kayıt başvurusunu yapmış olmakla birlikte bildirimini tamamlamamış olan veri sorumlularına elektronik posta aracılığıyla bildirimde bulunulmasına ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesi uyarınca ve Kanunun Geçici 1 inci maddesinin Kurula verdiği yetki çerçevesinde ilgili veri sorumlularının VERBİS’e kayıt yükümlülüklerini otuz gün içinde yerine getirmeleri yönünde talimatlandırılmalarına oybirliğiyle karar verilmiş olup bu karar gereği hazırlanan yazı ekte iletilmektedir.
Bilgi edinilmesi ve gereği rica olunur.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu
T.C.
KİŞİSEL VERİ KORUMA KURUMU
Veri Yönetimi Dairesi Başkanlığı
Sayı: ……..
Konu: Veri Sorumluları Siciline Kayıt Yükümlülüğü Hakkında
DAĞITIM YERLERİNE
Bilindiği üzere 07.04.2018 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlananarak yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verileri Korunması Kanununun (Kanun) 3 üncü maddesinde veri sorumlusu, “Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi” olarak, kişisel veri işleme ise “Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmıştır.
Anılan Kanunun 16 ıncı maddesinde, Kurulun gözetiminde , Başkanlık tarafından kamuya açık olarak Veri Sorumluları Sicili (Sicil) tutuluacağı, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin veri işlemeye başlamadan önce bu Sicile kaydolmak zorunda olduğu, 18 inci maddesinin birinci fıkrası (ç) bendinde Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası verileceği ve Geçici 1 inci maddesinin ikinci fıkrasında ise veri sorumlularının, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Sicile kayıt yaptırmak zorunda olduğu hükümleri düzenlenmiştir.
Ayrıca 30.12.2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikte ise Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS); “Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi” olarak tanımlanmıştır.
Bu doğrultuda Kişisel Verileri Koruma Kurumlu (Kurul) tarafından; yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı, yurtdışında yerleşik olma durumu, kamu kurumu olup olmadığı ve ana faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı gibi bazı kriterler dikkate alınarak veri sorumluları için kayıt yükümlülüğünün başlama ve sona erme tarihleri ilan edilmiş olup 01.10.2018 tarihi itibariyle VERBİS’e kayıtlar başlamıştır.
Kanun ve ikincil mevzuat düzenlemelerinin uygulanması konusunda Kurum internet sayfası olan www.kvkk.gov.tr adresinde yayımlanan açıklayıcı nitelikte rehber, broşür, kılavuz ve dokümanlar, Kurulca yayımlanmasına karar verilen Kurul karar özetleri ile Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında veri sorumlularına rehberlik etmek amacıyla hazırlanan VERBİS Kılavuzu, Sorularla VERBİS Dokümanı ve videolarda detaylı bilgiler yer almakta olup gerekmesi halinde Kurumumuz bilgi danışma merkezi olarak hizmet vermekte olan Alo 198 Veri Koruma Hattı aranarak da bilgi alınması mümkündür. Bilindiği üzere 25.06.2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 23/06/2020 tarihli ve 2020/482 sayılı Kurul kararında; yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için 30.09.2020 tarihine kadar süre verilmesi uygun bulunmuştur.
Bununla birlikte, Başkanlığımızca Hazine ve Maliye Bakanlığından elde edilen 2019 yılı verilerine göre yıllık çalışan sayınızın 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamınızın 25 milyon TL’den çok olduğu görülmesine rağmen VERBİS’e kayıt başvurusunda bulunduğunuz halde VERBİS’e giriş yaparak bildiriminizi tamamlamadığınız tespit edilmiştir.
Bu tespite istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yapılan inceleme ve değerlendirme sonucunda;
-2019 yılı verilerine göre “yıllık çalışan sayınızın 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamınızın 25 milyon TL’den çok” olma kriterlerini taşıyor iseniz Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeniz gerektiğinin bildirilmesine,
-COVID-19 ile mücadele kapsamında fiili, teknik ya da hukuki imkansızlık nedeniyle bazı veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getiremediği gözönüne alınarak, Geçici 1 inci maddesiyle Kurula verilmiş olan yetki çerçevesinde, Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeniz için bu elektronik postanın tarafınıza gönderildiği andan itibaren otuz gün süre verilmesine,
karar verilmiştir.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
e-imzalıdır
Prof. Dr. Faruk BİLİR
Başkan