Entegre Proje Yönetimi PMI (Project Management Institute), proje yönetiminin temel proseslerini; proje başlatma, planlama, imalat, takip & kontrol ve kapanış süreçleri olarak 5 başlıkta toplamaktadır. Her bir süreci de kendi içinde entegre proje yönetimi, kapsam yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kalite yönetimi, insan kaynakları yönetimi, iletişim yönetimi, risk yönetimi ve satın alma yönetimi başlıklarında (knowledge area) takip etmektedir. Bu süreç ve başlıklar da kendi içinde alt aşamalarda detaylandırılarak proje yönetiminde izlenmesi gereken adımlar tarif edilmektedir.
AIA tarafından 2007 yılında 1. versiyonu yayınlanan "Integrated Project Delivery: A Guide" da giriş bölümünde tarif edildiği haliyle:
Entegre Proje Teslimi (Integrated Project Delivery (IPD)); insanları, sistemleri, iş yapılarını ve pratiklerini, proje sonuçlarını optimize edebilmek, müşteri için yaratılacak değeri arttırmak, atıkları azaltmak ve tasarım, üretim ve yapım aşamalarındaki verimliliği maksimize etmek amacıyla tüm katılımcıların yeteneklerinden ve iç görülerinden ortaklaşa yararlanılabilecek bir prosese dönüştüren gelişmiş bir proje teslim yaklaşımıdır.
IPD prensipleri çok çeşitli kontratsal anlaşmalara uygulanabilir ve IPD takımları temel üçlü olan İşveren, Mimar ve Yüklenici'den oluşabilir.
Her halükarda, entegre teslim süreçlerine sahip projeler; işveren, tasarımcı ve yüklenici arasındaki projenin en erken evresinden başlayarak sonuna kadar süren yüksek verimli işbirliği sayesinde oldukça seçkin bir yere sahiptir.
İnşaat projelerinde bu süreçlerin tamamının bu sistemde takibi mümkün ve son derece faydalı olmakla beraber bazı süreçlerin iç içe girdiği ve yine PMI’da tariflenen döngüsel olarak süreçlerin proje yaşam döngüsü içerisinde tekrarlandığı görülmektedir. Bu yazıda kendine özgü bir sektör olan inşaat projelerinde entegre proje yönetiminde geçmiş tecrübelerden ve yaşanmış problemlerden yola çıkarak temel olarak nelere dikkat edilmesi gerektiğini kısaca aktarılacaktır.
İnşaat projeleri, projeyi yaptırmak isteyen İşveren/Mal Sahibi tarafından proje kriterlerinin belirlenmesiyle başlar. İşveren, yaptırmayı düşündüğü projenin türü, lokasyonu, sınıfı, fonksiyonları gibi temel bilgileri, seçeceği tasarımcı ile paylaşır. Tasarım süreci, İşveren kriterleri ve beklentileri ışığında şekillenir. Tasarım sürecinde ortaya çıkan ürün-proje; İşveren’in yaptırmayı düşündüğü projenin bütçe ve yatırım süreciyle paralellik arzedecek nitelikte olmalıdır bu yüzden tasarım sürecinin başlatılmasından önce projenin kapsamının, amacının, hedef bütçesinin, tahmini süresinin ne olduğu ana hatlarıyla belirlenmelidir.
Tasarım sürecinden sonra veya bu süreç belli bir olgunluğa eriştikten sonra inşaat yapım süreci başlar. Ancak inşaat projelerinde yapılan en büyük hataların başında, tasarım sürecinin İşveren beklentilerinin net olmadan başlatılması, tasarıma yeterince zaman ayrılmaması ve tasarım süreci belli bir olgunluğa erişmeden inşaat yapım aşamasının başlatılmasıdır. Bu hata, inşaat yapım sürecinin uzamasına ve bütçede ve sürede ciddi sapmaların oluşmasına yol açar.
Bununla birlikte tasarımın belli bir seviyeye gelmesiyle inşaat yapım süreci arasında proje planlama sürecinin başlatılması ve bu süreçte proje yönetim planının hazırlanması gerekmektedir.
Proje yönetim planında, proje kapsamı detaylandırılır, master iş programı, bütçesi, nakit akışı, ihale ve proje teslim takvimi oluşturulur, görev tanımları belirlenir, organizasyon şeması, malzeme temin, satın alma programları hazırlanır, iletişim ve bilgi akış şemaları oluşturulur, riskler tespit edilir ve risk yönetim planı hazırlanır. Projede kullanılacak dokümantasyon sistemi belirlenir, kullanılacak raporlar, formlar standart olarak oluşturulur. Proje saha yerleşim planı, mobilizasyon planı, şantiye içi ulaşım yolları planı, stok yerleşim planı, kule vinç yerleşim planı hazırlandıktan sonra gerekli ekipman sayısı ve çalışma süreleri tespit edilir, sahada çalışacak günlük, haftalık, aylık, pikteki ve ortalamadaki ekip sayıları belirlenir. Proje, hazırlanan “proje yönetim planına” göre yönetilmelidir.
Planlama aşamasının fiili olarak sahada gerçekleştirilmesi aşaması, inşaat yapım aşamasıdır ki bu süreçte yapılan faaliyetler ve bu faaliyetlerin takibi, kontrolü ve raporlanması ile planlama aşaması sürekli iteratif olarak bir döngüsel etkileşim içerisindedir. Özellikle ERP sistemlerinin kullanılması, bu süreçlerin doğru ve etkin bir biçimde takibi açısından önemlidir. Çünkü inşaat projelerinin uygulama aşamasında karşılaşılan temel sorunlardan bir tanesi planlama aşamasında yeterince veriye sahip olunmaması (tasarım sürecinden ve İşveren’den yeterince veri alınamaması sebebiyle planlama ayağı gerçekçi veriler vermekten uzaktır) ve gerçekleşen imalatların planlanan ile mukayese edilebilecek şekilde sahadan veri alınamaması, alınsa bile bunları entegre bir biçimde ilgili birimlere aktarabilecek sanal bir platformun olmamasıdır.
Burada özellikle planlama aşamasından yapım aşamasına, verilerin toparlanma aşamasında raporlanma aşamasına kadar birbirine bağlı bir sistemin varlığı, hem projenin başarısı hem de üst yönetimin projeyle ilgili alması gereken kararlar için doğru ve zamanında bilgilendirilmesi için hayati derecede önem arzetmektedir. Süreçlerin birbirine entegre olması, kalite kontrolü, iş güvenliğinin takibi ve ihale ve satın alma süreçlerinin imalat süreçlerinden kopuk olmamasını sağlamaktadır. Bununla birlikte muhasebeden yapılan imalata karşı yapılan ödemelerin ilgili imalat grubu ve taşeron bazında takibi, teminat mektuplarının envanterlerinin tutulması, taşeron risklerini takip etme ve yönetme adına doğru ve zamanında verilerin alınması da ancak entegre bir sistemle mümkündür. Bu da ERP sistemlerinin sektördeki kullanımının önemini daha da arttırmaktadır. Bu sistemle yönetilen projelerin kapanış aşamalarına kadar tüm verilerin sistemin tüm parçalarını bütünleyecek şekilde girilmesi ile zamanla projelerden öğrenilen dersler, firmanın kurumsal hafızasını oluşturacak ve sonraki projeler için temel verileri teşkil edecektir.
BIM Building Information Modeling (Yapı Bilgi Modelleme)
BIM farklı kişilere farklı anlamlar ifade edebilir. BIM, mühendisler, işverenler, mimarlar ve müteahhitler arasında, üç boyutlu bir ortam (ortak bilgi ortamı) içindeki işbirliğine dayanır ve bu disiplinler arasındaki bilgi paylaşımını sağlar. BIM, inşa edilmiş bir yapı için, ilk tasarım sürecinden yapım aşamasına, bunun devamına ve hizmetin sonlandırılmasına uzanan bir bilgi yönetim sistemidir.
BIM, tasarım ve inşa ekiplerinin tasarımla ilgili iletişim içinde olmalarına ve daha önce görülmemiş bir şekilde değişik seviyelerdeki bilgi akışını koordine etmelerine olanak sağlar.
BIM, yeni bir yapı ya da bir demiryolu projesi gibi çok çeşitli projelerde kullanılabilir. BIM kullanımı projenin planlama ve tasarım evrelerinin de ötesine geçerek, yapının kullanım süresine uzanır; yapı yönetimi, tesis operasyonu-varlık yönetimi, proje yönetimi, maliyet yönetimi gibi süreçleri destekler.
İngiliz Hükümeti Nisan 2016’dan başlayarak merkezi satın alma tarafından yapılan devlet sözleşmeleri için BIM Seviye 2’yi zorunlu hale getirecektir. BSI, çok çeşitli BIM çözümleriyle sektörü destekleyerek, BIM gerekliliğine vurgu yapmaktadır.
BIM’in Faydaları Nelerdir ?
BIM’in kullanılmasıyla aşağıdaki yararlar sağlanabilir:
- Hızlı ve verimli süreçler
- Arttırılmış üretkenlik
- Kontrollü yaşam döngü maliyetleri ve ortam verisi
- Tekrar eden işlerin maliyetlerinden kaçınmak
- Devlet sözleşmelerini güvence altına alma ve BIM Seviye 2’ye ulaşma olanağı