Günümüzün rekabetçi uluslararası iş ortamı, yöneticileri yeni yöntem ve teknikleri araştırmaya ve uygulamaya itmektedir. İş hayatının gittikçe karmaşıklaşması ve en küçük işletmelerde bile yönetilecek onlarca iş ve bunları yönetmek için onlarca yolun ortaya çıkması, diğer bir deyişle seçenek bolluğu, yöneticilerin hangi işin nasıl yapılması gerektiği konusunda öncelikler koymasını gerektirmektedir.
Yöneticilerin işlere önem derecesine göre öncelik vermesine yardımcı olacak bir yöntemin yokluğu ise, onların işi değil işlerin onları yönetmesi sonucunu doğurmaktadır. Şirketler büyüyüp uluslararası pazarlara doğru genişledikçe bu sorunlar karmaşıklaşmakta ve işlerin yönetimini daha da içinden çıkılmaz bir hale getirmektedir.
İşletmeler, üretim, finansman, stok-envanter yönetimi, lojistik ve müşteri yönetimi gibi alanlardaki faaliyetlerini insan etkisinden uzaklaştırmak, kontrol etmek, performans ölçmek gibi farklı amaçlarla ERP yazılımları kullanmaktadır. Bu yazılımlardan elde edilebilen raporlar, tek tek işletme fonksiyonlarının performansını veya bir diğer fonksiyonlar ilişkisini ortaya koymaya ve kıyaslamaya imkân vermektedir. Örneğin;
• Tedarikçilerin teslimat performans raporları ile müşterilere yapılan zamanında teslimat raporları arasında ilişki kurma veya
• Ürün ve müşteri grubu bazlı kârlılık raporları ile ürün portföy analizi yapma, böylelikle hangi ürünlerin piyasada kalması gerektiğine hangi ürünlerin ise piyasadan çekme zamanı geldiğine hızla karar verme yeteneğine sahip olan yöneticiler performansları iyileştirebilmek adına daha kolay bir biçimde KPI’lar belirleyebilmektedir.
Ancak bir adım öteye giderek, şirketin stratejisinin ve stratejik planının ERP ile entegre edilmesi, bütçesinin ERP sistemleri üzerinden yönetilmesi, iş zekası (BI) yazılımları ile desteklenmiş şirket stratejisinin tamamının bir ERP sistemi üzerinde yönetilebilmesi konusu, ele alındığında, işletme fonksiyonlarının ERP entegrasyonundan daha hassas ve riskli bir alanı oluşturmaktadır. Zira üretim, pazarlama, satınalma gibi işletme fonksiyonları ve süreçleri taktiksel üstünlük sağlama kapasitesine sahip olsalar da, kısa dönemde rakipler tarafından kolay taklit edilebilir oluşlarından ötürü genellikle rekabet üstünlüğü yaratan alanlar olarak değerlendirilmemektedir. Savaş sanatı ustası Sun Tzu’nun yüzyıllar önce söylediği gibi, “Rakipleriniz başarıya giden yolda sizin taktiklerinizi izleyebilirler, ancak size başarıyı sağlayan asıl unsur benzersiz ve izleme imkânı bulamadıkları stratejinizdir.” Diğer bir deyişle, rekabet üstünlüğünün yaratıldığı alan strateji alanıdır.
İşletmenin stratejik planının ERP sistemine entegrasyonu, kurumsal hedef ve bütçenin işletme fonksiyonları ile senkronize edilmesi, bölümlerin hedeflerinin belirlenmesi, ölçülmesi ve takip edilmesindeki en önemli araçlar ise anahtar performans göstergeleridir (KPI). Bu amaçla öncelikle KPI’ların stratejik amaçlar doğrultusunda belirlenmesi gerekmektedir. Standart KPI listelerinden (internette bulunan listeler, danışmanların önceden oluşturmuş olduğu şablonlar veya yazılım tedarikçisinin önermiş oldukları) yararlanılarak oluşturulmuş KPI’lar, işletmenin özgün stratejisinden kaynaklanmamakta ve kurum stratejisi ile uyumlu olmayan işletme çıktılarının takibine yol açmaktadırlar. İşletmeler bir süre sonra kopyala-yapıştır KPI’lar ile başarılarını ölçmeye çalışmakta, rakiplerinden farklılaşma imkânlarını kaybetmektedirler. Bir örnek vermek gerekirse, stratejik amaçları,
• Mevcut müşterilerine daha sık ve daha çok satmak,
• Ürünleri müşterilerin tam istediği zamanda teslim etmek olarak belirlenmiş bir işletmenin standartlaşmış KPI’lar yerine, üretimde mevcut ürünlerin iyileştirilmesi ve üretim sürelerinin kısaltılmasına yönelik KPI’lar, pazarlamada ise müşteri sadakatini ölçmeye ve lojistik operasyonlarını mükemmelleştirmeye yönelik KPI’lar üzerine odaklanması gerekmektedir.
Diğer bir deyişle, kullanılacak olan KPI’ların işletme stratejisine uygun olması ve işletme operasyonlarının strateji doğrultusunda yönlendirilip yönlendirilmediğini ölçmeye imkân vermesi gerekmektedir. Bu anlamda anahtar performans göstergelerinin belirlenmesi ve strateji ile uyumlu hale getirilebilmesi için izlenmesi gereken yol, öncelikle firma strateji evinin oluşturulmasıdır. İşletmeler ancak sahip oldukları veya elde edebildikleri kaynakları ile inşa edilmiş stratejiler ve bu stratejiler doğrultusunda gerçekleştirilen operasyonlar ile stratejik hedeflerine ulaşabilmektedirler.
İşletmelerin stratejileri doğrultusunda yönetildiğinin tespit edilebilmesi için gerekli olan anahtar başarı göstergelerinin belirlenmesi için izlenmesi gereken yol: İş tanımı > Stratejik amaçlar > Fonksiyonel planlar > Operasyonel planlar > Eylemler