Her tutanağın bir başlığı olmalı
Olayın veya yapılan işlemin içeriğine göre tutanağın üst-orta bölümüne büyük harflerle başlık yazılır. Konunun içeriğinin açıklanmaması halinde sadece TUTANAK yazılması da yeterlidir.Örneğin, EMANETE ALMA TUTANAĞI.
Giriş: Tutanak tutulması gerektiren konuya hazırlayıcı bilgiler verilen, düzenleme nedeni-
ni açıklayan başlangıç bölümüdür. Görevli olunan yer ve zaman dilimi, olayın öğreniş şekli belirtilir. Örneğin, “01.01.2006 günü 08.00-16.00 saatleri arasında görevli bulunduğumuz İstanbul Sabiha Gökçen Hava Limanı yurtdışı giden yolcu katı girişindeki görevimiz esnasında, saat 14.00 sıralarında kız kardeşini yolcu etmek amacıyla giriş yapan…”
Gelişme: Olayın başlangıç, gelişme ve sonucunun yazıldığı bölümdür. İlgili kişilerin açık kimlikleri, olayın ispatına yarayacak iz ve delillerin yer aldığı bölümdür. Örneğin, “İstan-bul Emniyet Müdürlüğü Personel Şube Müdürlüğü’nde görevli ………..sicil sayılı Komiser Yardımcısı Emin Berk’e ait 301-76097 seri numaralı 9 mm çaplı Ruger marka tabanca çı-kışta kendisine geri verilmek üzere emanete alındığına dair; …”
Sonuç : Tutanağın sonunda tutanak olduğunun belirtilmesi prensibi. Yazının bir tutanak olduğu, taraflarca okunduğunun ve tanzim edildiği yerin belirtildiği bölümdür. Örne-ğin, “İşbu emanete alma tutanağı tarafımızdan tanzimle hazır bulunanlarca okunarak, doğruluğu anlaşıldıktan sonra imza altına alınmıştır.”
Tarih ve saat:Tarihin ve saatin yazılması zorunludur. Aksi halde hukuki değeri azalır. Sonuç bölümünden sonra ara verilmeksizin yazılır Örneğin, “…alınmıştır. 01.01.2006 14.10 ”
İmzalar:Başta görevliler olmak üzere olay veya işleme göre diğer kişilerin ad-soyad, unvan ve imzalarının bulunduğu bölümdür. Tutanakların birden fazla sayfadan oluşması halinde, imza kısmı son sayfada açılmalı, önceki sayfalar tutanağı imzalayan kişiler tarafından paraflanmalı veya imzalanmalıdır.İmza atmasını bilmeyen kişilere, sağ el işaret parmağı ile isminin üzerine parmak bastırılır.İmzalamak istemeyenler için imzadan imtina ettiği isminin altına yazılır.
Herhangi bir olay ya da iş sonucunda yapılan şeylerin, elde edilen bilgiler, belgeler ve düşüncelerin belirli bir düzen dahilinde yazılı olarak tanzim edilmesine tutanak ( zabıt, tutulga, zabıtname, mazbata) denir.
Tutanak yazısı (zabıt varakası) basit, anlaşılır ve akıcı bir ifade tarzı ile hazırlanır. Tutanaklarda mutlaka olması gereken ortak özellikler bulunmakla birlikte olayın özelliğine göre tutanağın kendine özgü hususiyeti ve olması gereken bir düzeni olabilir.
Tutanak nasıl tutulur, bölümleri nelerdir?
Tutanaklar, tüm dilekçe yazma usullerinde olduğu gibi başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih, saat ve imza olmak üzere altı genel ve asli bölümden oluşmak üzere hazırlanır. Tutanakların Adli soruşturma safhası ve Savcılık hazırlık soruşturması açısından, diğer bir ifadeyle resmi özellik ve hukuki anlam ifade edebilmesi için en az iki resmi görevli tarafından imzalanması şarttır.
Tutanaklarda bulunması gereken özellikler nedir?
Tespit tutanağı olay ya da suçun çeşit ve niteliğine göre genel olarak aşağıdaki unsurların tümü veya bir kısmını içerecek şekillerde hazırlanır:
- İçeriği özetleyen bir başlık kısmı bulunmalıdır.
- Tutanağa konu olan olay veya işlemin tespit (öğrenilme) biçimi belirtilmelidir.
- Olayın meydana geldiği ya da işlemin yapıldığı yer hakkında adres bilgileri belirtilmelidir.
- Şüpheli, tanık, şikayetçi ve mağdurların açık kimlikleri yazılmaldır.
- Belgenin sonuna yapılan işin tutanak olduğu belirtilip, düzenleme tarihi ve bitiş saati yazılmalıdır.
- Tutanağı tutanlar, şahitler, şüpheli, mağdur-müştekilerin adı soyadı ve ünvanları ile birlikte imzaları da bulunmalıdır. (İmza atmaktan kaçınan olur ise, imzadan imtina etti şeklinde not düşülür).
Tutanakla İlgili Önemli Bilgiler :
- Tutanaklarda A4 veya A5 kağıtlara kullanılmalıdır.
- Tutanaklar, bilgisayar ve daktiloda ortamında yazılabileceği gibi, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir. En iyi el yası olan tercih edilmelidir
- Tutanakda kurşun kalem kullanılmaz tükenmez, dolma kalem kullanılır. Resmi yazılarda kırmızı tükenmez kullanılmaz, Siyah yada mavi olmalıdır
- Tutanaklar elle yazıldığında aynı kişi tarafından ve aynı kalem kullanılarak yazılır. Zorunluluk halinde bir değişiklik söz konusu ise bu husus tutanak içinde belirtilir. Aynı kural daktilo değişikliği için de geçerlidir.
- Tutanaklar kağıdın sadece bir yüzüne yazılmalıdır. Eğer tutanak birden fazla sayfaya yazı-lacak ise sayfanın üst kısmında tutanağın kaçıncı sayfası olduğu yazı ile belirtilmelidir.
- Tutanak üzerinde silinti, kazıntı ve ilave yapılmamalıdır. Eğer yanlış kelime yazılmışsa, üstü tek çizgi halinde çizilmeli ve çizilen kelimeden hemen sonra parantez açılarak kaç kelime çizildiği yazılmalı ve son olarak da tutanağı düzenleyen kişilerce üstü paraflanmalıdır.
- Tutanak içindeki açık kimliğe dair olanlar dışında kalan bilgilerin rakamla yazılması duru-munda, parantez içerisinde harflerle de yazılmalıdır.
- Tutanaklar, başlık ve imza bölümü dışarıda bırakılırsa, tarih ve saatle başlar tarih ve saatle biter.
- Tutanak yalın bir dille olayların başlangıç sırasına göre hukiki terimler kullanılarak imla kurallarına uygun düzenlenmelidir.
- Tutanaklar en az üç nüsha tanzim edilmelidir. Bir nüsha size bir nusha karşı tarafa bir nüshada güvenlik şirketine