VoIP ile İş Büyütme Planlarını Kolaylaştırmanın 5 Yolu
VoIP ile İş Büyütme Planlarını Kolaylaştırmanın 5 Yolu
İşiniz büyüyorsa, bu büyümenin yeni iş yerlerinde çalışacak daha fazla çalışandan daha gelişmiş donanımlara kadar sürekli artan ihtiyaçlar anlamına geldiğinin de farkındasınızdır. Özellikle iletişim sistemleri, büyümeye çalışan küçük işletmeler için sorun oluşturmaktadır.
İşte hızla büyüyen küçük işletmelerin sıkça karşılaştıkları ve kurumsal VoIP’in üstesinden gelmede yardımcı olduğu 5 sorun:
Sorun #1: Küçük bir şirket olarak ciddiye alınmamak
Çözüm: Kurumsal VoIP sistemi, bir şirket gerçekte ne kadar küçük olursa olsun, o şirkete müşterileri karşısında profesyonel bir imaj vermede yardımcı olur. Otomatik olarak çağrılarınızı size yönlendirebilen oto-operatör gibi hizmetler, sizi müşterilerinizin gözünde teknolojiyi yakından takip eden ve daha büyük rakipleriniz gibi işi kontrolünde olan bir şirket olarak gösterir.
Sorun #2: Uzaktan ve mobil çalışanların esneklikten yoksun olmaları
Çözüm: VoIP sistemi, verimliliği maksimuma çıkarmak ve ofiste sahip olabilecekleri tüm imkanları sağlamak için uzaktan ve mobil çalışanları bir araya getirmede ve dünyaya şirketin hala profesyonel ve birleşik olduğu imajını vermede yardımcı olur. VoIP sistemi aynı zamanda çalışanlara seyahat ederken ya da kötü hava şartlarında uzaktan çalışabilme imkanı sağlar. Masaüstü bir bilgisayardan ya da herhangi bir mobil cihazdan kolayca VoIP sistemine erişebilir, ofiste olmasalar bile çalışmalarını tamamlayabilirler.
Alverk Yazılım genel müdürü Ali Özbilen: “VoIP bana mobil bir ofis sağladı. Yanımda IP telefonum olsun olmasın, Android telefonumdaki uygulamayı kullanarak da, gittiğim her yerden ulaşılabiliyorum ve uluslararası tarife üzerinden kullandığım uygulama sayesinde aylık hat ücretinden çok daha az ödüyorum!”
Birçok küçük şirketin, fırsatların ortaya çıktığı yerde ve zamanda çalışabiliyor olması onlara mevcut yeteneği kullanmasına olanak sağlar. Bazen de çalışanlar veya patron için işler değişse de şirketin her zaman olduğu gibi kendi yolunda devam etmesi anlamına gelir.
Kendi şirketinin VoIP sistemine geçmesinden kısa bir süre sonra çalışanlarından birinin eşinin 150 km uzakta bir yere tayin edildiğini öğrenen Berk Yıldırım: “28 yıldır burada çalışıyordu ve kesinlikle işi bırakmasını istemiyordum. Uzak masaüstü bağlantısı ve VoIP’i kullanarak sorunsuz bir şekilde evden çalışmasını sağlayabildik. Bu durum o kadar işe yarıyor ki müşterilerim onunla konuştuğu zaman aslında ofisimde olmadığının farkına bile varmıyorlar. Netgsm olmasaydı büyük bir ölçüde yetenekten ve deneyimden mahrum kalırdık.”
Dolayısıyla, eğer çalışanlarınızın zaman zaman ya da sürekli uzaktan çalışması gerekiyorsa VoIP, onları müşterilerinizin farkı anlayamayacak kadar iyi bir şekilde bir araya getirmek için harika bir yol.
Sorun #3: Giderek artan çağrılar karşısında personel yetersizliği
Çözüm: İşiniz büyüdükçe gelen çağrılara cevap vermek güçleşebilir. Sadece gelen çağrılara cevap verebilmek için personel sayısını arttırmak ise her zaman çözüm olmayabilir. VoIP ise, oto-operatör ve arama yönlendirme gibi özellikleriyle gelen çağrılarla başa çıkmanın en kolay yoludur. Hatta bazı VoIP sistemleri, şirketlerin gerek satış işlemleri gerekse müşteri hizmetleri için kendi çağrı merkezlerini yönetebilmeleri gibi daha gelişmiş imkanlar sağlar.
Yurtdışı Danışmanlı hizmeti veren ANG Yurtdışı Danışmanlık Hizmetleri A.Ş sahibi Hülya Hasatay: “Tüm çalışanlarımın kendilerine ait sesli mesajları ve ofislerine doğrudan numaralarının olmasını seviyorum. Böylece sekreter masrafından kurtuluyoruz!”
Otomatik olarak çağrılarınızı size yönlendirebilen oto-operatör gibi hizmetler, şirketinizin daha verimli olmasına ve profesyonel bir imaj sergilemesine yardımcı olur. Sizi arayanlar “Satışlar için 1’e, yönetim kurulu için 2’ye basın” şeklindeki profesyonel sesli karşılama santraliyle, bağlanmak istedikleri bölümü ya da kişiyi kendileri seçebilirler. Böylece insan kaynaklarının yanı sıra zamandan da kazanmış olursunuz.
Mode dağıtım şirketinde satın almadan sorumlu genel müdür yardımcısı Osman Türkcan da aynı fikirde: “ Son zamanlarda lüks donanıma sahip dağıtım sistemini başlattık. Küçük ofis ortamında resepsiyoniste ihtiyaç olmadığını bilecek kadar teknoloji takip eden genç ve girişken bir şirketiz. Artık iletişimlerimizin kontrolünü sağladık ve sistemin bize hızlı bir tempo sağlamasıyla işimizi etkili bir şekilde kat be kat büyütebiliyoruz.
Sorun #4: Sayısı artan ofislere ve geleneksel telefon sistemlerine bağlı masraflar
Çözüm: Geleneksel telefon sistemine sahip bir şirkete kıyasla VoIP sistemine sahip bir şirketin büyüme maliyeti daha azdır. VoIP sistemlerin en büyük mali avantajı kolayca ayarlanabiliyor olmaları. Şirketin ihtiyacına göre hat eklemek ya da çıkarmak mümkün.
GNZ World Travel sahibi Suzan Şence: “Tasarruf etmemiz gerekiyordu ve ofis için kira vermektense Home Ofis kurmaya karar verdik. Taşınma sırasında hiç bir aksama olmadan işime devam edebildim ve şu an telefon servisi için eskisinden daha az ödüyorum.”
Sorun #5: Daha büyük bir ofise geçerken yaşanacak aksaklıktan doğan endişeler
Çözüm: Telefonu sadece açıp kapatmak yeni hat yüklemekten ya da PBX telefon sistemiyle vakit kaybetmekten daha kolay olduğundan VoIP sistemine sahip bir şirket daha esnek ve taşınabilirdir.
Yenişenlik Dağıtım sahibi Davut Türkeli: “Ofislerimizi taşıdığımız zaman yeni bir telefon sistemiyle ‘baştan başlama’ fikri dehşet vericiydi. Ama ertesi gün telefonlarımız geldi ve bir kaç dakikada ‘işimizin başında’ idik. Online olarak seçeneklerimizi ihtiyacımıza göre ayarlayabilme imkanı ve kolaylığı da inanılır gibi değil.”
Ayrıca VoIP ile, şirketteki herkes softphone, mobil cihaz ya da dizüstü bilgisayar aracılığı ile haberleşebilir (ve) sorunsuz bir şekilde dosya ve veri paylaşımı yapabilir. Mobil ve bilgisayar erişimi ile işlerin aksaması gibi bir durum söz konusu değildir.
VoIP sistemi, bu ve bunun gibi iletişim sorunlarını halletmek için pratik, etkili ve uygun maliyetli bir çözümdür. VoIP sistemine geçmek sadece şirketinizin yararına olur ve hatta şirketinizi bir üst seviyeye taşımaya yardımcı olur.