6TOPLANTI NEDİR?Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine denir.
7Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir. Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme,koordinasyon) kaynağıdır. Yönetimde hem sağlıklı bilgi alış verişi hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır.Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.Her toplantı yöneticiliğin ve liderliğin tezahür ettiği küçük bir yönetim merkezidir.
8TOPLANTININ İŞLEVLERİ 1-Enformasyon veya haber verme-öğrenme aracıdır.2-Bilgi alış verişi ya da sorunları saptama3- Karar alma ve Sorun çözme4- Katılmalı yönetim gerçekleştirme
9TOPLANTI TÜRLERİ Bilgi verici Toplantılar(Konferans tipi toplantı) Sorun Çözücü ToplantılarSorun tanımlama toplantısıKurul (karar) toplantısıKoordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır)Komisyon toplantıları (uzman toplantıları)
11Bilgi verici Toplantılar; Bilgi verici toplantının amacı personeli sürekli eğitmek lider veya çalışanları sürekli bilgilendirmektir.Bu tür toplantılarda sorun çözmeye girişilmemeli, katılımcı sayısı da sınırlandırılmamalıdır.
12Bilgi verici toplantılar şu durumlar için uygundur: -Lider veya grup üyesi, bir konferansta ya da bilgi görgü gezisinde öğrendiklerini gruba aktarmada,-Kurum dışından çağrılan bir danışman grubu yeni gelişmelerden haberdar etmesinde,-Lider bir üst yönetimde alınan karaları ve bu çerçevede oluşturulan hareket planlarını kendi grup üyelerine aktarılmasında vb.durumlar için bu tür toplantılar uygundur.
13Bilgi verici toplantıların sonunda personele soru sorma fırsatı verilmeli konunun anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilmelitepkilerinin ne olduğu ölçülmelidir.
14Sorun Çözücü toplantılar Bu tür toplantılar;Şirkette görülen sorunların çözümü içinortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılırBu toplantılar şirketin ilgili ve bilgili elemanlarınca yapılırUzun telefon görüşmelerini nasıl azaltabiliriz ?Kırtasiye giderlerini nasıl azaltabiliriz ?Personelin işe geç gelmesini nasıl önleyebiliriz ?Motivasyonu nasıl sağlayabiliriz ? gibi
15Sorun Tanımlama Toplantısı: Amacı kurumda dile getirilen veya getirilemeyen sorunları tespit etmektir.Her sorun üst yönetime ulaşmayabilir bu sebeple yönetim sorunların getirilmesini beklemek yerine sorunlara gitmelidir.Çeşitli teknikler (Listeleme Yöntemi vb.) kullanılarak toplantıya katılanların kurumda yaşanan sorunları tespit etmesi şeklinde uygulanır.
16Sorun çözme toplantılarında herkesin görüşü önemlidir Sorun çözme toplantılarında herkesin görüşü önemlidir. Hiçbir görüş yargılanmaz, ayıplanmaz ve kınanmaz.Çözüm önerileri listelenir. Öneriler tek tek ele alınarak değerlendirilir. Bir konsensüs sağlanmaya çalışılır.Bu tür toplantılarda herkesin bir sorun olduğunu kabul etmesi, bir çözüm bulunması gerektiğini düşünmesi ve çözümün birlikte alınacak kararlarla sağlanabileceğine inanması gerekir.
17Toplantı öncesi toplantıya katılacaklara yazılı olarak gündem bildirilmeli ve bu yazışma; sorunun açık seçik tanımınıo güne kadar yaşanan olumsuz durumlarıdaha önce denenen çözüm önerilerini vegerekli diğer ek bilgileri içermelidir.Bu tür toplantılara mutlaka sorunun yaşandığı departman çalışanlarının katılımı sağlanmalıdır.
18Değerlendirme ve Karar Verme Toplantısı (Kurul toplantısı) Saptanan sorunların ve ve bu sorunlara karşı üretilen çözümlerin değerlendirildiği toplantılardır.Tüzel - özel kişiliğe sahip kuruluşlardayönetim veya yürütme kurullarının üyelerindenoluşur.Şirketle ilgili idari-mali - hukuki ve teknikkonulara ilişkin karar almak amacıyla yapılır.
19Koordinasyon toplantıları Aynı Düzeyde yöneticiler katılır. Toplantıyasunulan bilgiler değerlendirilir. Uyum ve işbirliği hedeflenirKomisyon toplantıları (uzman per.)Aynı Düzeyde bilgi ve beceriye sahip uzmanlar arasında yapılır.Bir konuyu incelemek ve karara bağlanmasınıkolaylaştırmak amacıyla yapılır.
20Eğitici toplantılar Katılanlara bir yönetim veya uygulamanın benimsetilmesi amacıyla yapılr. Müzakere toplantısıİki ya da daha fazla grup arasında yapılır.Tarafların karşılıklı görüşme ve tartışmayoluyla ortak bir noktaya varmaları amaçlanır
21Yönlendirici Toplantılar Yöneticiler bu toplantılarda astlarını belli konularda harekete geçirmeyi hedeflerler.Mesleki ToplantılarAynı uzmanlık dalında çalışanların birkonuda karar almaları ya da tartışmalarıgerektiğinde başvurulur.
22Düzenli Uygulanan Yönetim Toplantıları Belirli zaman aralıklarıyla (Haftada bir, ayda bir vb.) yapılan düzenli toplantılardır.Bu tür toplantılarda genel yada özel konular rutin bir biçimde ele alınır. Değerlendirilir.
24Her 100 birim bilgi, hangi yöntemde ne kadar akılda kalıyor, hatırlanabiliyor? METOD % METOD %Okuma 10 Film izleme 50Dinleme 20 Sergiyi gezme 50Resme bakma 30 Gösteri izleme 50Tartışmaya katılım 70Konuşma yapmaDramatik sunum yapma 90Gerçek bir deneyi canlandırma 90İnteraktif multimedya 90Bir projeyi gerçekleştirme 90
25İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir.
26“Ne Zaman” Toplantıya İhtiyaç Vardır? Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmanız gerekiyorsa,Bir karar almanız gerekiyorsa,Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsaKoordinasyona ihtiyaç varsa ,Sinerjiye gereksiniminiz varsa,Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsaToplantıya ihtiyacınız var demektir.
27“Ne Zaman” Toplantıya İhtiyaç yoktur ? Tartışmaya gerek bir konu yoksa,Tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa,Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse,Başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksatoplantı gereksizdir.“Ne Zaman” Toplantıya İhtiyaç yoktur ?
28KATILIMCILAR Katılımcı Sayısı Toplantılara daha az sayıda insanın katılması tercih edilir. Büyük gruplarla yapılan toplantılarda gündem dağılabilir. Tartışmalar çok zaman alabilir.Kimler Katılmalı ?Toplantıyı yapan lider kendi ekibinin tamamını toplantıya çağırabilir. Hatta destek personelinde toplantılara katılması önerilir.
29Toplantının türüne göre katılımcılar da değişebilir Sorun çözme Toplantılarına Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır. Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.Bilgi Toplantıları için; Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Veya kimden bilgi edinebilirim ? Sorularına verilecek cevap katılımcıları belirler.
30TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ; Katılımcıların toplantı öncesi görevleri;Bir önceki toplantının tutanaklarını okuyun size verilen görevleri ne kadarını yaptığınızı belirleyin.Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alın.Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin.Gündeme koyacağınız/koyduracağınız maddeleri unutmayın.
31Gündem maddenizle ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verin. Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıklarınızı gözden geçirin.Toplantıya katılamayacaksanız sizin yerinize katılabilecek varsa bu kişiyi belirleyin ve toplantıyı düzenleyen birime bildirin. Yerinize katılabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirin.
32Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri; Söz almadan ve söz verilmeden konuşmayın.Karşılıklı konuşmayın, toplantı başkanına hitaben konuşun.Az ve öz konuşun.Sık sık söz almayın.Konudan konuya geçmeyin.Tartışmalara katılın, seyirci kalmayın.Görüşlerinizi veya itirazlarınızı gerekçeleriyle birlikte söyleyin.
33Nutuk çekmeyin, doğal konuşun. Konuşulanları iyi dinleyin, not alın.Kabul edilmeyecek teklifler sunmayın.Başka biri kabul edemeyeceğiniz bir fikir ileri sürerse açıklamasını isteyin.Ses tonunuza dikkat edin.
34TOPLANTI LİDERİNİN GÖREVLERİ Liderler toplantının iklimini ayarlayabilen kişilerdir.Liderin görünen açık görevi sınırlı zaman içerisinde gündemde yer alan maddelerin görüşülmesini sağlamaktır.Bunun dışında liderlerin toplantıya ilişkin temel görevlerini üç başlık altında toplayabiliriz:
351- Önceden Planlama Toplantıda kimler bulunmalı ? Toplantı ne kadar sürmeli ?Toplantıda hangi konular görüşülmeli ?Toplantı sırasında gerekli olacak materyallerin ve araçların neler olacağını düşünmeli ?
362- Toplantıyı Yönlendirme Yöneticinin toplantı sürecinde yapması gerekenler;Toplantının belirlenen gündem çerçevesinde sürdürülebilmesi,Konuşmacıların rahatlıkla görüş, düşünce ve eleştirilerini dile getirmelerine fırsat vermesi,Toplantı boyunca nazik, demokratik ve dürüst bir tavır sergilemesişeklinde sıralanabilir.
373- Takip Toplantı başarılı mı ? Toplantı sürecinde ve toplantı sonrasında verilen görevler yerine getirildi mi ?Toplantı ile ulaşmak istediğimiz hedefleri yakalayabildik mi vb. ?sorulara verilecek cevaplar toplantının takibi kapsamındadır.
38Toplantıya İşlerlik Kazandıracak Yol Gösterici Bilgiler Toplantı Sayısı;Toplantıların sayısı kurumda yapılan işe ve toplantının amacına göre değişebilir. Ancak genel olarak bakıldığında;Düzenli bir takvimle aynı gün ve aynı saatte toplantıların yapılması yeğlenir.Bazı gruplar için her gün sabah kısa toplantının yapılması gerekebilir.
39Toplantının SüresiToplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır.Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır.Zamanla toplantıların süresini tespit etme işi katılımcılara bırakılabilir.
40Toplantıların Önceliğinin Belirlenmesi ve Yedek Üye Tespit Edilmesi; Toplantılar bir öncelik sırasına göre yapılmalı ve toplantının önemi açıkça belirtilmelidir.Toplantıların daimi katılımcılarının bir yedeği bulunmalı her hangi bir sebeple asil üye toplantıya katılamayacaksa yerine yedek üye katılmalıdır.Bu durumda yedek üye asil üye kadar yetkiye sahip olmalıdır.
41NEREDE YAPILACAK?Eğer kurumda mevcut ise konferans salonları toplantılar için ideal yerlerdir.Toplantı yapılan yerlerin sessiz ve rahat ortamlar olması gerekir.İnsan trafiğinin yoğun olduğu, sürekli telefonların çaldığı ve ilgiyi dağıtacak unsurların bulunduğu ortamlar toplantılar için uygun yerler değildir.
42GÜNDEM Gündemin Öğeleri; Başlık Zaman ve Yer Tema ve Tanımlama KatılanlarKonulara-Başlıkb-Açıklamac-Hedef
43Fiziksel Düzenlemeler ve Materyaller Yazı tahtası bulundurulmalı,Üyelerin birbirlerini rahatlıkla göreceği şekilde ortam düzenlenmeli,Lider her toplantıda seçtiği oturma şekli ile statü farkını en aza indirmeli,Toplantı yerinde içecek bulundurulmalı,Gerekli diğer yazılı materyaller çoğaltılarak katılımcılara dağıtılmalıdır
44Ayrıca toplantılarda kayıt tutulmalı, kararlar konsensüs sağlanarak alınmalı ve her toplantının gizlilik içeren bölümlerinin olduğu akıldan çıkarılmamalıdır.
45Toplantılarda Oturma Düzenleri Oval Yada Daire Düzeni Toplantı; Tartışmaya ve katılıma açık en demokratik toplantı düzenidir.
46L veya V düzeni Toplantı Toplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlar. Ancak etkili bir toplantı düzeni değildir.
47T Düzeni ToplantıKatılanlar Konuşmacıyı Rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır.Konuşmacı
48U Düzeni ToplantıOldukça sık rastlanan bir toplantı düzenidir. Etkinliği sağlayan ve iletişimi kolaylaştıran avantajları vardır.
49Dikdörtgen Düzeni Toplantı Heyet Kurul komisyon gibi 7-11 kişilik karar alma, danışma, müzakere, değerlendirme, eşgüdüm vb. amaçlı toplantılar için uygundur. Oturum başkanı dikdörtgenin duvar dibinde olan ucunda oturur. Ancak karşılıklı iki heyet toplantılarında ise taraflar dikdörtgen masanın iki tarafında yer alırlar. Heyet başkanları ise masanın ortasında otururlar.
50Kare Düzen ToplantıKüçük kare 3-4 kişilik komisyon veya komite gibi küçük toplantı grupları için uygundur. Büyük kare düzen ise, Dört taraflı yada çok taraflı grup toplantıları için uygundur.
51Konferans Tipi Toplantı; Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan toplantılar için uygundur. Yönetici en önde ve üstte katılanlar topluca yöneticinin karşısındadırlar. Pasif bir toplantı yönetimidir.Sınıf Düzeni Toplantı;Eğitici amaçlı toplantılar için yapılır. Not tutma ve yazı yazma üstünlükleri vardır. Ancak iletişimi güçleştiren bir toplantı düzenidir.
52TOPLANTILARDA KATILIMCI TİPLERİ Toplantıyı Engelleyen Tipler;1- Saldırgan; Başkalarına saldırgan bir tavırla karşı çıkar.Kırıcı söz ve davranışlarda bulunur. Herkesi küçük görür ve eleştirir. Kimseyi beğenmez.
532- Engelleyici; Her şeye itiraz eder. Başkalarının görüşlerini reddeder. 3- Çekimser; Tartışmalara katılmaz. Kendi kendine not alır veya hayale dalar.4- İhtiraslı; Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşur.5- Uçarı; Konuyu Sürekli Değiştirir.6- Aceleci; Toplantının bir an önce bitmesini ister. Acil ve önemli işlerinin olduğunu belirterek toplantıdan erken ayrılır.7- Tuzakçı; Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürmeye , hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarmaya çalışır.
548- Yakınmacı; Her şeyden ve herkesten şikayet eder. 9- Savunucu; Kendisini, kendi birimini sürekli savunur. Hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmez.10- Despot; Sık sık söz alır. Baskıcı konuşur.11- Oyuncu; Fıkralar anlatır, espriler yapar, grubu eğlendirir ve yerli yerinde oynamazsa zaman kaybettirir.12- Uykucu; Toplantılarda uyuklar.
55TOPLANTIYI DESTEKLEYEN TİPLER 1- Girişimci; Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır.2- Önerici; Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir.3- Destekleyici; Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler.4- Deneyimli; Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler.5-Özetleyici; En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar.
56TOPLANTIYI KAYNAŞTIRAN TİPLER 1-Rahatlatıcı; Olumsuz duyguları gidermek için, gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesini ister. Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar.2-Uzlaşmacı; Karara varılması için gerekli yerlerde makul tavizler verir.3- Moral Verici; Başkalarını över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir.4- Arabulucu; Tartışmalarda birbirlerine ters düşen karşıt fikirli kişilerin arasına girerek arabulucu fikir ve önerilerde bulunur. Karşıt görüşleri kaynaştırır.
57YÖNETİMBECERİLERİ GELİŞTİRME AMAÇ-Katılımcıların sorumluluk yüklenmesi-Güçlü/Zayıf yönlerinin öğrenilmesi ve geliştirilmesi-İyi bir takım lideri ve oyuncusu olması-Etkin karar verme-Fonksiyonel farkındalığı sağlama
58Bugünkü ve gelecekteki vizyon Swot analiziYönetici rolleriYönetim becerileri
59İnsan İlişkileri Becerileri Takım oluşturmaBeyin fırtınasına önderlik(Vaka çalışması)MotivasyonLiderlik
60Teknik Beceriler Müşteri Odaklı Davranış Problem Analizi Karar Alma Stratejik PlanlamaMüşteri Analizi(CRM)