İstiklâl Madalyası işlemleri yerli kayıtlı oldukları askerlik şubeleri tarafından başlatılır.
30 Haziran 1994 tarihinden itibaren Askerlik Şubelerindeki eski yazılı (Osmanlıca) tüm belge ve dokümanlar MSB Arşiv Müdürlüğü (General Şefik ERENSÜ Kışlası/ANKARA)'ne intikal ettiğinden gerek hak sahipleri tarafından ve gerekse hak sahiplerinin varisleri tarafından askerlik şubeleri aracılığıyla yapacakları başvurularda eski yazı künye kayıtlarının çıkarılması, MSB Arşiv Müdürlüğünce yapılır.
Eski Yazı Künye kayıtların Araştırılması ve İnha Belgelerinin Tanzimindeki Usul ve Esaslar
İstiklal Madalyasına Hak Kazananlar :
66 Sayılı İstiklâl Madalyası Kanununa 30 Mayıs 1926 tarih ve 869 Sayılı Kanunla eklenen EK-4'ncü Maddesi:15 Mayıs 1335 (1919) tarihinden 09 Eylül 1338 (1922) tarihine kadar Milli Orduda vazife alan askerlerden terhis suretiyle ordudan ayrılanlar ile şehit olan veya vefat edenlere İstiklâl Madalyası verileceği hükmünü amirdir. Bu hizmetlerin Türk Silahlı Kuvvetleri arşiv kayıtları ile diğer resmi kayıtlardan belgelenmesi gerekmektedir.
İstiklâl Madalyası Alamayacak Olanlar :
İstiklâl Madalyası Kanununda yazılı Medeni Haklardan Mahrum Etme, cinayetten mahkumiyet, casusluk yapmak, ordudan firar etmek, izin ve hava değişimi tecavüzünde bulunmak, ordudan tard ve ihraç edilenlere ve askerliğinin bir kısmı sayılmayanlara madalya verilmez ve inha belgesi düzenlenmez.
Kütük kayıtlarında bu tarihler arasında firar, sevk esnasında firar ve 15 günden fazla izin-hava değişimi tecavüzü kaydı ve suçu olanlara (suçunu affeden kanun olsa dahi) madalya verilmez ve inha belgesi tanzim edilmez.
İstiklâl Savaşı’na sivil olarak katılmış; milis, kuvayı milliyeci, PTT memurları vb. Millî Kahramanların, 66 Sayılı İstiklâl Madalyası Kanuna göre 1 Kasım 1926 tarihine kadar Türkiye Büyük Millet Meclisi’ne müracaatla İstiklâl Madalyasını almış olmaları gerektiğinden, 977 Sayılı 29 Teşrini Sani 1336 tarih ve 66 Sayılı İstiklâl Madalyası Kanununa müzeyyel (ekli) kanun gereğince bu tarihten sonra müracaat edenlere İstiklâl Madalyası verilmez ve inha belgesi tanzim edilmez.
İstiklâl Savaşı süresinin 15 Mayıs 1335 (1919) ile 9 Eylül 1338 (1922) tamamını esarette geçirenlere, Millî Ordu ile herhangi bir ilişkisi olmadığından madalya verilmez ve inha belgesi tanzim edilmez.
İstiklâl Madalyası İnha Belgesi :
Bugüne kadar İstiklâl Madalyası almamış olup da, varislerince İstiklâl Madalyası talebinde bulunanlara (torunları hariç) kayıt istenilen şahsa ait "Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği" eklenerek yerli veya yabancı askerlik şubesi başkanlıklarınca MSB Arşiv Müdürlüğü'nden künye kaydı ile inha belgesi düzenlenmesi istenir.
MSB Arşiv Müdürlüğünce iki nüsha olarak tanzim edilen inha belgesinin bir nüshası; talep eden Askerlik Şubesi Başkanlığına / Askeralma Bölge Başkanlığına / MSB Askeralma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Diğer nüshası da Arşiv Müdürlüğündeki dosyasında muhafaza edilir.
İnha Belgesinin Tanzimine Esas Olan Belgeler :
İlgili makamın talep yazısı,
Mükellefe ait Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği, Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği bulunmayan (sel, yangın, vb. sebeplerden dolayı) şahıslar için Veraset İlamı veya Nüfus Tespit İlamı.
Künye/kütük kayıtları ile inha belgesinin tanzim edileceği Askeri Arşiv Müdürlükleri adresleri :
Erbaş ve erler için MSB Arşiv Müdürlüğü (Lodumlu-ANKARA),
K.K.K.personeli (Sb.-Astsb.) için KK.Personel İşlem Dairesi Başkanlığı (Yücetepe/ANKARA),
Dz.K.K.personeli (Sb.-Astsb.) için Dz.K.Genel Arşiv Müdürlüğü (Lalahan/ANKARA) veya Deniz Müzesi K.lığı (Beşiktaş-İSTANBUL),
Hv.K.K. personeli (Sb.-Astsb.) için 3. Hv.İk.Bk.Mrk.K.lığı (Etimesgut/ANKARA),
J.Gn.K. personeli (Sb.-Astsb.) için J.Gn.K.Per.D.Bşk.lığı (ANKARA).
Maaş ve Sosyal Haklar :
İstiklal Madalyası sahibi gazi hayatta bulunduğu süre içinde 20 Şubat 1968 tarih ve 1005 Sayılı Kanuna göre devletten şeref aylığı almakta ve bazı sosyal haklardan (tedavi imkanı, seyahat için özel kart vb.) istifade etme hakkına sahiptirler. Gazinin vefatı halinde sağ dul eşleri hariç diğer varisleri maaş ve sosyal haklardan istifade edemezler.
4.8.1999 tarih ve 4432 Sayılı Kanun gereğince İstiklal, Kore ve Kıbrıs Barış Harekatına katılan gazilerin şeref aylıklarının % 75 oranında dul eşlerine yansıtılmasını öngören maaş işlemleri Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığınca yürütülür.
Diğer Madalya İşlemleri
Çanakkale Madalyası,
Çanakkale Savaşı'na katılanlara şeref madalyası verilmesine dair kanun bulunmadığından, Çanakkale Şeref Madalyası verilmemektedir.
Kore Madalyası,
Kore Savaşı'na katılan Türk vatandaşlarına, Güney Kore Cumhuriyeti ve Birleşmiş Milletler Genel Sekreterliğince bir defaya mahsus madalya verilmiştir. Bu madalyanın Türkiye Cumhuriyeti Devleti ile bir ilgisi bulunmadığı gibi temini ve basımı da mümkün değildir. Ancak, Kore gazisi olduğunu belgelemek şartı (OBİM No., Gazi Kimlik Kartı vb.) ve askerlik şubesi başkanlığında madalyanın olması durumunda bir defaya mahsus olarak Kore Madalyası ücretsiz verilir.
Kıbrıs Madalyası,
Kıbrıs Barış Harekatı'na katılıp, üstün hizmet ve fedakarlığı geçenlere birlik komutanlığınca Kıbrıs Madalyası verilmiştir.
TSK Savaş Takdirnamesi ve Madalya Nişan Yönetmeliği'ne göre, Kıbrıs Barış Harekatı'na katılan gazilere madalya verilmesi mümkün görülmemektedir.