1
1 T.C. ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HAZIRLAYAN Ayla MANTAR Mali Hizmetler Uzmanı İç Kontrol Şube Müdür V. Eylül,2010
2
2 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI’ nın amacı, Yükseköğretim Kurumlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında; -genel bir yöntem belirlemek, -ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamaktır. STANDART DOSYA PLANI’NIN AMACI
3
3 1- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün koordinasyonuyla “Standart Dosya Planı” çalışmalarının başlatıldığı ve “ortak alanlara ait dosya planı” nın hazırlandığı, üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planının ise Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca hazırlanacağı ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte üniversitelerde kullanılmaya başlanacağı belirtilmiştir. 2- Bahsedilen genelge gereğince Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” hazırlanmış ve hazırlanan dosya planı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülmüştür. 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesinde:
4
4 “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” üç bölümden oluşmaktadır: 1. Bölüm: sayısal aralığı, (Genel Konular) 2. Bölüm: sayısal aralığı, (Yükseköğretim Ana Hizmet Faaliyetleri) 3. Bölüm: sayısal aralığı, (Danışma-Denetimle ve Yardımcı Hizmetlerle ilgili Faaliyetler.) Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” nın bölümleri:
5
5 Genel İşler Genel İşler Yükseköğretim Ana Hizmet Faaliyetleri Eğitim Öğretim İşleri Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri Öğrenci işleri Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri
6
6 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” nın bölümleri: Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler Hukuk İşleri Teftiş/Denetim İşleri Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler Bilgi İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari Ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri
7
7 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” nın bölümleri: Genel İşler Genel İşler Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Bütün birimlerce kullanılabilir.
8
8 Yükseköğretim Ana Hizmet Faaliyetleri Eğitim Öğretim İşleri Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri Öğrenci işleri Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri Yükseköğretim ana hizmet faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında tanımlanmıştır.
9
9 Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari ve Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler Araştırma ve Planlama İşleri Basın ve Halkla İlişkiler Hukuk İşleri Teftiş/Denetim İşleri Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler Bilgi İşlem İşleri Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği Konuları Emlak ve Yapım İşleri Eğitim İşleri İdari Ve Sosyal İşler Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satın alma ve Satış İşleri Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri
10
10 Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır.
11
sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak alanlardaki dosya kodları ve buna bağlı olarak saklama süreleri ve saklama kodları dikkate alınacaktır. Böyle bir bölünme ile aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.
12
12 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 3 haneli, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 2 haneli sayısal karakter kullanılmıştır. Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3.Alt Konu 00000
13
13 Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3.Alt Konu Ana Konu 1.Alt Konu 2. Alt Konu 3.Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01Ayıklama ve İmha 02Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer
14
14
15
15 Sayı : B.30.2.OGÜ A B C A : Birim Kodu (Haberleşme Kodu) B : Dosya Numarası C : Evrak Kayıt Numarası Dosya Planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının “sayı” bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı idarenin en alt birimine kadar belirlendiği kodlamadır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir.
16
16 Birim Kodu (Haberleşme Kodu) Dosya NumarasıEvrak Kayıt Numarası
17
17 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR 1. Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. 2.Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. 3.Aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. 4.Birimler aynı konulardaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. 5.Dosya planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır.
18
18 6.Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. 7.Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. 8.Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. (Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya, sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.)
19
19 9. Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır. Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.
20
Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilecektir. 11. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. 12. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.
21
21 Ana Konu 1.Alt Konu 2. Alt Konu 3.Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01Ayıklama ve İmha 02Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer
22
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı [2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası [C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt İçi Görevlendirmesi [TBAG-719]: TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama)
23
23 Dosya Planındaki dip notlar dikkate alınmalıdır. Ana Konu 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3.Alt Konu GENEL İŞLER 050Kurullar ve Toplantılar 01Genel Kurullar,Senatolar,Meclisler 01Seçim ve Atama İşleri 02Davetler ve Gündemler 03Tutanaklar 04Kararlar 05Ödemeler 02Yönetim Kurulları, belediye Encümeni 03Danışma, Disiplin,Koordinasyon Kurulları 04İhtisas Kurulları 05Konseyler 06Komite, Komisyonlar 99Diğer ’in alt açılımı, için de aynı usulde uygulanabilecektir. Aynı konu numarasını taşıyan birden çok Kurul, Komisyon vb. nin her biri, kurumsal özel bir kodla tanımlanır ve bu özel kodlar köşeli parantez içinde konu numarasının ardından yazılarak, gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanır.
24
Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Birim amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. 15. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir. 16. Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.
25
25 Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir. 17. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. 18. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. 19. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.
26
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır
27
27 T.C ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ Kurum Adı B.30.2.OGÜ Birim Kodu Dosya Numarası Yönetim Kurulu Kararları Konu Adı 22/12 Özel Kod Alanı 2010 Dosyanın Yılı Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır.
28
Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde gerekli düzeltmeler yapılacaktır.
29
29 Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.
30
30 Genel Açıklamalar 1- Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM' ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez 2- Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren saklanması tavsiye edilen süreyi (yılı) ifade eder sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve buna bağlı olarak saklama süreleri ve saklama kodları dikkate alınacaktır. 4- Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir