caniasERP ile Doküman Yönetimi Modülü (DOC)
Bu modülün amacı, şirket içinde üretilen dijital dokümanları merkezi olarak kaydetmektir. Tek tip bir sistemde bir kez arşivlemenin yanı sıra, endeksleme ve diğer dokümanlar ile ilişkilendirme de caniasERP Doküman Yönetimi Modül (DOC) işlevleri arasında yer alır.
Yönetilecek dokümanların sayısı ve şirket verilerinin ilgili resmi ve yasal gruplara (örn. vergi denetçileri) öngörülen elektronik biçimde sağlanması gerekliliği, doküman yönetimi sisteminin şirket yazılımına bağlanmasını son derece önemli hale getirmektedir. caniasERP Doküman Yönetimi Modül (DOC) genel sistem entegrasyonu ve diğer işlev alanları ile olan bağlantısı grafikte gösterilmiştir.
Dahili Belgelerin Arşivlenmesi
Satış ve dağıtım belgeleri ve satınalma belgeleri, oluşturulmaları ile birlikte caniasERPDoküman Yönetimi Modülü (DOC) içinde birer doküman olarak otomatik olarak kaydedilir. Buraya ne zaman istenirse (sistemdeki diğer işlev alanlarından da) erişilebilir. Böylece örneğin, Finansal Muhasebe modülünde var olan bağlantı sayesinde, fatura kontrolünde kaydedilen ve taranan bir tedarikçi faturasına doğrudan erişime olanak sağlanır.
Harici Belgelerin Arşivlenmesi
İstenilen her türlü formata sahip tüm harici dosyalar, mevcut klasör yapısında kaydedilebilir.
Dokümanlar için Dizin Oluşturma
caniasERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içerisindeki dizin oluşturma (endeksleme) işlevi, doküman bazlı şirket süreçlerinin düzenlenmesine yardımcı olur ve dokümanlara yasal olarak öngörülen şekilde yeniden ulaşılabilmesini garanti eder.
Revizyon Korumalı Arşivleme
İş ortağı yazılımına sağlanan arayüz yardımıyla, dokümanların revizyon korumalı olarak veya yasal gerekliliklere uygun şekilde arşivlenmesi olanağı mevcuttur. Ayrıca caniasERP Doküman Yönetimi modülünde, değişiklik endeksi ve geçmiş oluşturma tarihi ile revizyon da desteklenir.
Verimli Doküman Yönetimi
Bir ticari işlem için genellikle birden çok doküman oluşturulduğundan, bunlar caniasERP Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içindeki ilgili konuya atanır ve bir doküman klasöründe saklanır. Burada dokümanın dahili veya harici olması ve hangi formata sahip olduğu önemli değildir. Bu tip bir atamanın proje işlerinin yürütülmesiyle yakından ilgisi vardır: Eksiksiz bir dokümantasyon oluşturmanın yanı sıra ilgili belgelere de her seferinde hızlıca erişilebilmesini sağlar.
Yetkisiz erişime karşı güven içinde saklanan dokümanlar (tüm klasörler gibi) gruplanabilir ve kullanıcıya yapılandırılmış kapsamlı bir çalışma gerçekleştirme olanağı sunar. Ayrıca, eklenen dökümanlara şifre konulabilir ve istenilen durumlarda (örn. değiştirme, silme, görme) şifre sorularak işlem gerçekleştirilir. Dahili belgelerin oluşturulma nedenine göre bağlantılandırılmaları (örn. müşteri veya tedarikçi ana verileri ile) ve kendileri için oluşturulan klasörlerde otomatik olarak saklanmaları, daha yüksek bir şeffaflığın elde edilmesini sağlar.
Arşivlenen tüm dokümanlara notlar ve başka dokümanlar eklenebilir. Dokümanlarda daha sonra e-Posta ile gönderme, fakslama, yazdırma veya diğer veri ortamlarına kaydetme işlemleri gerçekleştirilebilir. caniasERP sisteminin tamamında, dokümanların yönetilmesi için de yine esnek bir kullanıcı yetkilendirme mantığı mevcuttur. Böylece farklı kullanıcılara, görüntüleme, ekleme ve değiştirme işlemleri için değişik yetkiler verilebilir.
Doküman Yönetimi Modülü (DOC) içinde arşivlenen ve bir müşteri ile bağlantılandırılan tüm veriler, caniasERP Müşteri İlişkileri Yönetimi modülünde çağrılabilir ve satış veya pazarlama amacıyla kullanılabilir. Böylece örneğin e-Posta gönderimleri için HTML şablonları veya caniasERPDoküman Yönetimi Modülü (DOC) içindekii dokümanlar kullanılabilir. Bunun için, ilgili e-Posta gönderimine yönelik dinamik parametreler ile doldurulan ve standart bir şirket görüntüsü sağlamaya yarayan şablonlardan oluşan bir havuz mevcuttur.
Entegrasyonun Avantajları
Değer zinciri boyunca oluşan dokümanların merkezi olarak arşivlenmesi, artık günlük işlerin bir parçası haline gelmiştir. Benzer şekilde, genel ERP çözümüne bütünüyle entegre yapıdaki doküman yönetimi de verilerin tutarlı şekilde saklanması ve bilgi süreçlerinin optimize edilmesi için merkezi bir rol oynar. Doküman yönetimi sisteminin kusursuz bir şekilde bağlantılandırılmış olması, maliyetli arayüzler oluşturma ve dokümanları harici sistemler ile bağlama gerekliliğini ortadan kaldırır. Böylece iletişimde/bilgilendirmede yaşanan kesintiler önlenir, veri kalitesi ve şeffaflık artar ve iş akışları hızlanır.
DOC modülüyle ilişkili olan diğer modülleri inceleyerek devam edebilirsiniz. Modüllerle ilgili detaylı bilgi almak için aşağıdaki alandaki incelemek istediğiniz modül ismine veya kutucuğuna tıklayabilirsiniz.