İletişim her projenin yaşam çevriminin en önemli unsurlarından biridir ve proje başarısının olmazsa olmazlarındandır. Risk olarak tanımladığımız bir çok unsurun(beklentilerin net belirlenmemesi, paydaş katılımının sağlanamaması vb.) kaynağının iletişim yetersizlikleri olduğunu biliyoruz.
Yapılması gerekenler kısaca şöyle özetlenebilir;
1- Ekip üyelerini bir araya getirerek bir takım olunduğunun anlaşılmasının sağlanması – Birbirleriyle görüşmeyen ya da uzak duran ekip üyeleri hata yaparlar. Başlangıç toplantısı ile başlayan birliktelik özellikle birlikte çalışılması gereken durumlarda da devam etmelidir. Poje Yöneticisi bu noktada koordinatör ya da birleştirici olmalıdır. Birbirleri ile iletişimde olmayan ekip üyeleri hedeften sapabilir, yanlış işlere ekstra efor harcayabilirler.
2- Ekibi çalışacağı organizasyon yapısına adapte etmek – Şirketin organizasyonel yapısı ve işleyişi ekip üyeleri arasında kopukluklara sebep olabilir. Özellikle ekip üyeleri ve yöneticileri ile proje organizasyonundaki rol ve sorumluluklar, çalışma şekli netleştirilmelidir.
3- Esnek ekip yapısının süreçlerini dokümante etmek – Ekibe sürekli yeni birinin dahil olması ya da mevcutların değişmesi zorlayıcı olmaktadır. Mevcut ekip üyelerinin bir yedeklerinin(body) olması, onların olmamaları durumunda projedeki görevin devam edebilmesini sağlayacaktır.
4- Ekip üyeleri arasındaki uyum engellerini kaldırmak – Ortak bir dil(metodoloji) ve platform(Sharepoint vb.) kullanımı farklı birimlerden üyelerin proje ortak tabannda buluşmalarını sağlayacaktır. Farklı yaş ve birim konusunda oluşabilecek problemler ortak yemek, buluşma vb. aktivitelerle ekibin kaynaşması sağlanarak giderilebilir.
5- Ekip üyeleri üzerindeki kısıtları aşmaya destek olmak – Zaman, bütçe vb. bir çok kısıt ekibin gereken desteği verememesine sebep olabilir. Proje Yöneticisi öncelikle bu kısıtların ne olduğunu öğrenmeli, anlamalı ve çözme konusunda destek vermelidir. Bazen birlikte bir şeyleri gerçekleştirmek üzerlerinde baskıyı azaltacaktır.
6- Ekip üyelerini yaratıcı düşünmeye teşvik etmek ve körleşmelerini engellemek – Kör iş ortamlarında hatalar Kabul edilemezdir ve çalışanlar bu yüzden hataları saklarlar. Yaratıcı düşünme yoktur. Hataların örtbas edilmesi risk yönetimini imkansız kılar. Riskleri ve problemleri duymak istemeyen yönetimler size onları yok etmek için tuttuğunu söylemektedir. Bu noktada risk kültürü çok önemli bir hal almaktadır. Öncelikle toplantı gündemlerine risk maddesi eklenmelidir. Durum raporlarına riskler ve yanıt planları eklenmelidir. Ekip üyelerinden risk güncellemeleri, izleme yapmaları istenmelidir.
7- Risk kültürünü kişisel ve kurumsal bazda yaygınlaştırmak – Öncelikle risk kültürü konusunda mevut durumunuzu(as-is) masaya yatırmalı ve nereye varmak istediğini(to-be) belirlemelisiniz. Eğitimler planlanmalı, kişisel performanslara risk başlığı girmelidir. Bu anlamda bir bakış açısı değişimi zaman ve katılım isteyecektir.
8- Birebir iletişime zaman ayırmak – Özellikle bizim kültürümüz yüz yüze iletişime çok önem verir. Ekip üyelerinin öneri veya sıkıntılarını dinlemeye zaman ayırmanız, etkin ve aktif dinleme yapmanız çok önemlidir. Dinlendiğini ve dikkate alındığını hisseden ekip üyelerinin katkısı ciddi oranda artacaktır.
9- Ekibin sizin güçlü ve zayıf taraflarınız konusundaki görüşlerini dile getirmelerini cesaretlendirmek – Uzmanlığınız ne olursa olsun projenin gerektirdiği yetenekler konusunda farkındalığınız önemlidir. Kendinizin zayıf taraflarını geliştirmek ve güçlü taraflarınızı daha verimli kullanmakla yükümlüsünüz. Bu noktada size en iyi gözlemleyenlere sormak en doğru yol olacaktır. En büyük risk “SİZ” olabilirsiniz. Yönetimin risk toleransları ile sizink uyumlu olmalıdır, ne fazla ne de eksik. Öte yandan yönetimin duymak istediği değil gerçekçi verileri sunmak konusunda iletişim becerilerinizi geliştirmek zorundasınız.
10- İletişim ve diğer becerileri geliştirme konusunda kişisel sorumluluk almayı desteklemek – Ekip üyelerinin yaşadıkları sorunlara konu olan temel yetkinlerde gelişimlerini sağlamaya destek olmalısınız. Görüşme becerileri, duygusal zeka, sunum teknikleri vb.