Güvenli Baskının İşletmelere Sağladığı 4 Önemli Avantaj
Dijital dönüşüm sürecinde yüksek teknolojinin iş hayatına giderek daha çok entegre olması, işletmelere verimlilik, zaman tasarrufu ve maliyet kontrolü açısından pek çok avantaj sağlamakla birlikte, saklanan ve işlenen verilere dair yeni risklerin de ortaya çıkmasına neden oluyor. Günümüzde işletmeler, dijital korsanların saldırıları gibi çeşitli sebeplerden kaynaklanabilecek veri sızıntısı riskleri çerçevesinde, BT altyapılarını gelişmiş güvenlik işlevlerine sahip olacak şekilde güncellemeye yöneliyorlar. Güvenli baskı ise; söz konusu bilgi güvenliği olduğunda üzerinde en çok durulan konulardan biri olarak ön plana çıkıyor.
Güvenli baskının esas olarak iki aşamadan meydana gelen bir süreç olduğunu söyleyebiliriz. Bu aşamalar;
- Bir kullanıcının yazdırma işini ağa bağlı bir yazıcıya / MFP’ye (çok fonksiyonlu fotokopi makinesi) göndermesi ve
- Yazdırma işinin yazıcıda / MFP’de işlenmesi ve serbest bırakılmasıdır.
İşletmelerin rekabet ortamında karlılıklarını sürdürebilmelerinin hız ve güvenlik unsurlarını bir araya getirebilmelerine bağlı olduğu günümüzde, güvenli baskının avantajları söz konusu süreçlerin sağlıklı işleyişini garanti altına almak için kullanılmalıdır.
Güvenli baskının işletmelere sağladığı başlıca faydalar;
1. Yüksek Seviyeli Doküman Güvenliği
İşletmeye, departmana ya da personele özel dokümanların güvenli biçimde saklanması istisnasız her işletme için hem yasal, hem de ticari açıdan kritik öneme sahiptir. Önemli dokümanların yetkisi olmayan kişiler tarafından görülmeleri ya da daha kötü ihtimalle yanlış ellere geçmeleri son derece yıkıcı sonuçlara yol açabilir.
Güvenli baskı; belirli dokümanlara yalnızca yetkilendirilmiş kişilerin ulaşabilmesini sağlayarak veri güvenliği konusunda yaşanabilecek sızıntıların önlenmesine katkıda bulunur. Bunun yanı sıra yazıcılara ve / veya MFP’lere kurulabilen yetkilendirme yazılımları ile bu cihazlara yalnızca kişiye özel PIN kodu / kimlik kartları ile erişilmesi sağlanabilir.
2. Baskı Maliyetleri Kontrolü
Yapılan araştırmalar, dünya çapındaki ofislerde kullanılan kağıtların yaklaşık %45’ini geri dönüştürülmeksizin çöpe atıldığını ortaya koymaktadır. Bu kağıt israfının büyük çoğunluğunu yanlışlıkla basılan dokümanlar oluşturmaktadır. Gün içinde basılan birkaç sayfa gereksiz doküman ilk bakışta çok büyük bir sorunmuş gibi görünmese de, kontrolsüzce alınan baskılar nedeniyle baskı maliyetleri kısa sürede katlanarak artabilir.
Güvenli baskının avantajlarına sahip çok fonksiyonlu fotokopi makinesi ve yazıcılar; çalışanların baskı işlerini yazdırmadan önce tekrar gözden geçirmelerine, gerekiyorsa bu işlerin cihaz başında iptal edilmelerine olanak tanır. Ayrıca esas işlevleri doküman, personel ve proje bazlı baskı hacimlerinin kontrolü olan baskı takibi işlevleri ile renkli ve/veya tek taraflı baskılara sınırlama getirilerek de çıktı maliyetleri kısıtlanabilir.
3. İş Akışlarının İyileşmesi
İş akışlarını daha etkin ve verimli hale getirmek, her işletmenin ana hedeflerindendir. Çalışanların baskılarını başkaları görmeden alabilmek için sürekli işlerini bırakıp yazıcıların ve çok fonksiyonlu cihazların yanına gitmeleri, zaman kaybı ve dikkat dağınıklığı başta olmak üzere pek çok nedenle, verimliliği olumsuz yönde etkiler. Güvenli baskı işlevleri sayesinde çalışanların cihazlara gönderdikleri baskı işlerini kendilerine özel PIN kodu ve/veya kimlik kartlarıyla istedikleri an, ofisteki herhangi bir cihaz üzerinden alabilmeleri bu noktada işletmeler büyük bir avantaj sağlar.
4. Çevresel Sürdürülebilirlik
Güvenli baskının faydalarından bir diğeri de, baskı işleriyle çevre üzerinde yaratılan etkinin en aza indirilebilmesidir. Çıktı optimizasyonu ve baskı profilleri oluşturma gibi işlevler, ofis yazıcılarını ve MFP’leri kullanan kişilerin daha ekonomik ve çevre dostu baskı alışkanlıkları geliştirmelerini destekler. Bunun yanı sıra yine baskı profilleriyle bir iş yerinde bulunan belirli veya tüm cihazların yalnızca siyah beyaz ve/veya çift yönlü baskıya izin vermelerini sağlamak mümkündür.