Kazancı Holding bünyesinde bulunan binlerle kullanıcılı Aksa Enerji, 35 adet gaz ve elektrik dağıtım şirketinde, süreç ve dokümanlarını PaperWork ECM platformu ile yönetiyor.
Enerji dağıtım şirketleri, dağıtık yapıda çalışmaktadır. genel müdürlük, bölge müdürlükleri ve abone merkezleri arasında yoğun süreç ve belge trafiği bulunmaktadır. PaperWork işletmenin tüm birimlerini süreçlerle birbirine bağladı. İş akışları, anlık olarak izlenmeye başladı. Süreçler şeffaflaştı. Yönetim yürümekte olan işler hakkında anlık bilgiye sahip oldu. Gelişmiş raporlama altyapısı ve KPI tanımları ile akışların sorunlu bölgeleri hemen tespit edilerek, iyileştirmeler yapıldı.
Sistem birbirleriyle ilişki süreçleri otomatik başlatarak, süreçlerin kesintisiz çalışmasını sağladı. Kurum genelinde 30 dan fazla süreç PaperWork ile yönetilmeye ve ölçülmeye başlandı. Aşağıda kullanılmakta olan süreçler belirtilmiştir.
Müşteri bilgi sistemi ile yapılan entegrasyonlar ile veri alışverişi sağlandı. Kullanıcıların, iki ayrı sisteme veri girme zorunluluğu ortadan kaktı.
PaperWork’ ün kolay form ve iş akışı tasarım araçları sayesinde, eğitimlerini tamamlayan Aksa personeli kendi süreçlerini sistem üzerinde tasarlamaya başladı.
PaperWork, aynı zamanda tüm dokümanları da yönetmektedir. Yetkiler dahilinde dokümanlar merkezi bir sistem üzerinden paylaşılmaya başladı.
Süreçler
EPDK talep, EPDK şikayet, Genel talep/şikayet, KEP, Gelen evrak, Giden evrak, Fatura itiraz, Tesis devir, Tesis bağlantı talebi, Borç Taksitlendirme, Kaçak zaptına itiraz, Sözleşme sonlandırma, Kamu evrak takip, Direk yeri ve hat güzergâhı değişikliği, Ağaç kesme talebi, Enerji kesintisi, Sokak aydınlatma arızası veya armatür talebi, Şebeke bakım talebi, Şebeke yenileme talebi, Trafonun kaldırılması, Voltaj problemi, Yeni aydınlatma talebi, Zarar ziyan talebi, 3. şahıs geçici kabul talebi, 3. şahıs kesin kabul talebi