İster inanın ister inanmayın, yaklaştığınız her göreve, hatta e-postayla da dikkatli davranabilirsiniz. E-posta, inanılmaz derecede kullanışlı ve son derece stresli. Ancak, 5 milyondan fazla e-posta hesabının varlığı gösterildiğinden, kesinlikle popülerdir.
E-posta ile ilgili bazı gerçekler:
- Her yıl 100 trilyonun üzerinde e-posta gönderiliyor.
- Ortalama çalışan, e-postayla uğraşan günün dörtte birinden fazlasını geçirir.
- Ortalama çalışan, günde 116 e-posta gönderir ve alır.
E-posta, kendi kullanımı için bir araçtır. Etkili bir şekilde cevaplamanız ve cevaplamanız gerektiğinde e-postayı kontrol ettiğinizde hepsi iyi olabilir. Ancak, bir sonraki ilginç mesajın uçup gideceğini umarak e-postayı çok sık kontrol etme alışkanlığınız olabilir.
Dikkatli bir e-posta, daha fazla farkındalık ve bilgelik içeren bir e-posta kullanıyor. E-postanın kullanım amacı hem sizin hem de alıcınızın yararına iletişim kurmaktır.
E-postaları daha dikkatli ve verimli bir şekilde kullanmanıza yardımcı olması için aşağıdaki ipuçlarını deneyin:
- Kısa bir e-posta gönderme planı yapın. E-posta göndereceğiniz kişileri ve her gün yapmak istediğiniz birkaç kısa puanı not defteri ile kullanın. Sonra önce bu e-postaları yazın. Yeni e-postaları daha sonra kontrol edebilirsiniz. Bir plan yapmak yalnızca birkaç dakikanızı alabilir ancak önemsiz e-postaları okumak ve yanıtlamak için size saatlerce zaman tasarrufu sağlayabilir.
- E-posta bağımlılığı için dikkat edin. Günde kaç kez e-postalarınızı kontrol edeceğinize önceden karar verin. Bazı insanlar için, bir kez yeterlidir; diğerleri için saatte bir kez gereklidir. Birincil rolünüz e-postalarla uğraşmadığı sürece, gelen kutunuzu sürekli kontrol etme alışkanlığınız olmadığından emin olmanız gerekir.
Günün birinde işe yaramayan az sayıdaki çeklere yapıştığını fark ederseniz, gelen kutunuzu açacağınız günün gerçek zamanlarını not edin. Disiplini kendinize bu şekilde yüklemek, zihninizi yeniden eğitmenize yardımcı olur, böylece gereksiz mesajlar yüzünden sürekli dağılmak yerine, önünüzde olan şeylere odaklanırsınız.
- Göndermeden önce nefes al. Bir e-posta göndermeden önce, dikkatli bir nefes alın. Bunu yapmak size daha dikkatli olmanıza yardımcı olur, size yazdıklarınız üzerine düşünme fırsatı verir ve odaklanmanıza yardımcı olur. Bir şans ver!
- E-postanızı başkasının bakış açısına göre görün. Dikkatli nefeslerinizi çektikten sonra (önceki noktaya bakınız), e-postanızı okurken diğerinin nasıl hissedeceğini hayal edin. Göndermeden önce düzenlemeye ihtiyacınız olduğuna karar verebilirsiniz. Hatta onun yerine bir arama yapabilirsin!
Google'daki dikkatlilik programlarının ardındaki adam olan Chade-Meng Tan, bu tekniği deneyen bir çalışanı hatırlatıyor.Görünüşe göre, bu kişi farklı bir şey denedim ve bir telefon görüşmesi yaptığını açıkladığında, odadaki herkes nefes aldı! Google'da, teknoloji açıkça kurallar.
- Her gün en az bir olumlu e-posta gönderin. İyi odaklanmak beyninizin doğal olumsuzluk eğilimini dengelemeye yardımcı olur ve sizi hem alıcınızı daha iyi hissettirir. Ekibimize hızlı bir şekilde yerleşmek için bir çalışana övgü olsun, dün raporla ilgili yardımından dolayı patronunuza teşekkür edin veya Michelle'i satış sunumuyla tebrik ederim. Olumlu bir e-posta, güne başlamak için harika bir yoldur.
E-postalarınızı kontrol edin; onları kontrol etmelerine izin verme. Gelen kutunuza yerleşen her yeni e-postaya tepki vermek yerine yanıt vermek istediğiniz kişiyi seçin. Onlara harcadığınız zamanı sınırlandırmak ve sadece gerekli olanlara odaklanmak gibi iyi e-posta alışkanlıkları geliştirin. Her şeyden önce, e-postaları ele alırken dikkatli olun ve sunun. Daha fazla odaklanmanıza yardımcı olmak için e-postayla göndermeden önce ve sonra en sevdiğiniz dikkatli egzersizlerinizi kullanın.
Mesaj bildirimlerinizi kapatın, böylece yeni bir tane geldiğinde sizi uyarmazsınız. Bunu yapmak, bu şekilde boşa harcama süresini azaltmaya yönelik ilk adımınızdır.