Genel de hepimizin sürekli duyduğu cümlelerden bir tanesi “şu anda müsait değil toplantıda” veya “toplantıdayım müsait değilim”! Toplantılar, toplantılar, toplantılar.
Yanlış anlaşılmasın lütfen, toplantı tabi iki yapılmalı hatta şart! Bende bugüne kadar birçok toplantıda bulundum ve yönetici olarak kendim birçok toplantılar organize ettim. Benim burada anlatmak istediğim toplantılarda bitmez tükenmez aynı konuları tekrar tekrar ele alınması ve buna rağmen sonuca ulaşılmamasının nedenleri!
Bu konuyu biraz araştırdım ve mutlaka sizlerin de bildiği bazı noktaları paylaşmak istedim. İş hayatında günümüzün büyük bir bölümünü geçirdiğimiz toplantılar, verimli şekilde gerçekleştirildiğinde çalışan ve kurumlar için uzun vadede büyük katkılar sağlıyor.
Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek amaçlıdır ve genel olarak kurum içi ve kurumlar arası toplantılar olarak ikiye ayrılmaktadır.
Rutin haline gelen toplantıları verimli şekilde tamamlamak çalışanların etkileşimi ve iletişimi ile doğrudan alakalıdır. Öyle ki toplantıların ilk beş dakikasının nasıl geçtiği, toplantıların ne şekilde tamamlanacağını anlamanıza yardımcı olabilir. Başarılı bir toplantı açılışı ile tüm ekibin katılımını kolay bir şekilde sağlayabilir, şirketin gündemini oluşturan konuları verimli bir şekilde tartışabilirsiniz.
- Toplantıdan yeterli düzeyde verim alabilmek, ilk beş dakikada gerçekleşen diyaloglara ve iletişim gücüne bağlıdır.
-
- Toplantı esnasında Cep telefonlarının kesinlikle kullanılmaması gerekir.
-
- Toplantının ilk beş dakikasında katılımcılara toplantının odak konuları hakkında bilgi vermek ise onların konu ile ilgili fikirlerini daha net şekillendirebilir.
-
- Toplantının başlangıcında tüm katılımcılara mutlaka söz hakkı verilmeli ve ortak bir anlayış oluşturarak beklentiler belirlenmelidir.
-
- Toplantı amacının çerçevesini önceden belirlemek farklı konuların tartışılmasını büyük oranda engelliyor. Zaman yönetimini başarılı şekilde yapmak, toplantının verimliliğini büyük oranda artırabilir.
-
- Toplantı sırasında tüm katılımcıların dikkatini çekmek için bazı yöneticiler toplantıların ilk dakikalarında çalışanlarının kişisel hayatları ile ilgili belirli sorular yönelterek dikkatlerini çekmeyi başarabiliyor.
-
- Katılımcıların uzmanlık alanlarına yoğunlaşılarak dikkatleri artırılmalı ve toplantının gündemine yönelik açıklamalar yapılmalı. Katılımcıların fikirlerinin önemsediğini işaret eden açıklamalar yaparak onların kendilerini değerli hissetmeleri ve toplantının çıktılarına yoğunlaşmalarını sağlayacaktır.
- Belirli amaçlar doğrultusunda yapılan toplantılarda tartışılan konunun dışına çıkmak verimi düşüren etkenlerden biridir ve toplantı akışı içinde yer almayan konulara yönelmek ayrıca zaman kaybını da beraberinde getirir.
-
- Uzun Toplantılarda mutlaka uygun molalar verilmelidir.
-
- Toplantı sonrası bu hatırlatmaları ve takipleri yapacak kişi işin tamamlandığından emin olmak için yapılan takipleri ve varılan durumları not etmelidir. Böylece sonuca ulaşacak olan adımlar daha hızlı ve etkili şekilde atılabilir.
Toplantıların etkin olmama nedenlerinden bazıları:
- Zayıf liderlik.
- Yetersiz ön hazırlık
- Zamanlama
- İlgisiz ve ortam bozucu katılımcı
- Kayıt altına alınmayan ve takip edilmeyen toplantılar.
- Uygun olmayan mekân ve çevrede yapılan toplantılar.
Birçok amaca yönelik toplantı çeşitleri vardır ancak ben burada en genel hatları anlatmaya çalıştım.
Hedeflerinize ulaştığınız verimli ve başarılı toplantılara imza attığınız bir yıl dilerim. Yeni yılda Sağlık ve mutluluk sizlerle olsun!
HAPPY NEW YEAR!