Bekir TANRIKULU
1.Sınıf Emniyet Müdürü
Kayseri İl Emniyet Müdürü
G İ R İ Ş
İşletmelerde insan kaynağı sınırlarının ne denli geniş ve geliştirilebilir olduğunun anlaşılması ile birlikte İnsan Kaynakları Yönetiminin organizasyonların etkinliklerindeki hayati önemi daha belirgin bir biçimde ortaya çıkmıştır. Hatta günümüzde Personel Yönetiminden İnsan Kaynakları Yönetimine geçiş süreci içinde, her yöneticinin aynı zamanda bir İnsan Kaynakları Yöneticisi olduğu görüşü, asıl uzmanlık alanı İnsan Kaynakları olan kişilerin dışındaki yöneticilerin de bu konu ile yakından ilgilenmelerini gerektirmiştir. (Prf.Dr. C.ERDAMAR ve diğerleri, İ.Ü. İşletme Fakültesi, “İnsan Kaynakları Yönetimi”İstanbul 1998).
İnsan kaynaklarının geliştirilmesi, insan kaynakları yönetiminin temel konularından biridir, insan kaynaklarının yönetimi oldukça kapsamlı, kritik ve karmaşık bir konudur. Yasalar, iş gücünün niteliği, insan ilişkileri, toplumsal ve teknolojik değişmeler bu alanı etkileyen önemli faktörlerdir.(Brown ve Lloyd, 1991). İnsan kaynaklarının yönetimi yaklaşımı, yönetim felsefesinin oluşturulması, karar mekanizmalarının (karar sürecine kimler katılacak) ve iş stratejilerinin belirlenerek uygulanmasında yönetime kolaylık sağlamaktadır. (Gunnigle, 1991)
İnsan kaynaklarını geliştirme etkinliklerinin temel amacı, çalışmakta olan bireylerin performanslarında yetersizlikleri gidererek, bireylere beklenen yeterlikleri kazandırmaktır. [Dr. Bekir BULUÇ, Selçuk Üniversitesi, 7. ulusal eğitim bilimleri kongresi bildirisi, 9-11 Eylül 1998, cilt 1 (Schuller ve Huber, 1990,366)] bu amaçla çalışanların işlerinde buldukları doyumu, bireylerin verimini ve bütün olarak örgütün performansını yükseltmek için insan kaynaklarını geliştirme çabalarına ihtiyaç vardır. (Palmer ve Winters, 1993: 119)
Yönetimin “insan” boyutuyla ilgilenen insan kaynakları yönetimi, ister özel ister kamu sektörü olsun, ister kar amacı gütsün veya gütmesin, örgütün içinde bulunduğu sektöre bağlı bulunmaksızın her tür organizasyon için önem arz etmektedir. Örgütler, eğer insan kaynağını etkili bir şekilde yönetemez, yanlış yönetir veya gözardı ederse uzun dönemde başarısızlığa uğramaktadır. Daha pozitif bir bakış açısıyla örgütleri yaratan, gelişip büyüyüp ayakta kalmasını sağlayan insan kaynağı ve insan kaynağının bilgi, enerji, teknoloji ve benzeri kaynakları kullanmadaki beceri, yetenek ve çabalarıdır. (Z.Beril AKINCI, “insan kaynakları yönetiminin etkinliğinde iletişim” doktora tezi, İzmir, 1999)
“Günümüzde artık örgütler çalışanlarını değerlendirirken onları birer maliyet unsuru olarak değil, sahip oldukları en değerli öz varlıklar olarak görmeye başlamışlardır. Bu yüzden örgütler, sahip oldukları bu öz değerlere, işler kötü gittiğinde onları devre dışı bırakmak yerine, devamlı yatırım yapmaya başlamışlardır”[a.g.e.(Bill Leonard, “from management to leadership” HR magazine, January 1999)]. Örgüt içinde yetenekli insanların bulunması ve bu insanların muhafaza edilmesi her örgütün başarısı açısından önemlidir. Bu noktada insanları kazanabilen, geliştirebilen, teşvik edip harekete geçirebilen ve de iç bünyesinde muhafaza edebilen örgütler, hem etkili (amaçları gerçekleştirebilme) hem de verimli (amaçları gerçekleştirirken gerekli olan kaynakları en az düzeyde kullanma) olacaktır.
İnsan, üretim sürecinin hem olmazsa olmaz nitelikteki bir parçasıdır hem de üretimin aynı zamanda hedefidir. İnsan Kaynakları terimi bir örgütte, en üst yöneticiden en alt kademedeki niteliksiz işgörenlere kadar tüm çalışanları kapsar.(Yrd.Doç. Ömer SADULLAH, “insan kaynakları yönetimi” İ.Ü. işletme fakültesi İKY anabilim dalı, İstanbul 1998)
Yöneticilerin öncelikli görevi, örgütün sahip olduğu insan kaynağı için bir anlam yaratmak ve örgüt içindeki üyeliklerinin neden önemli olduğunu göstermektir. Halkla ilişkiler yönetiminin insan kaynağına bakışı ise, örgütü oluşturan insanların sadece örgütsel amaçlar doğrultusunda çalışan bir grup olmadığı, davranışları, tutumları ve örgüt hakkında konuştuklarıyla örgütün temsilcileri olduğu yolundadır. Bu yüzden de, halkla ilişkiler perspektifiyle ‘iç müşteriler’ olarak nitelendirilen insan kaynağının, örgüt hakkındaki algılamaları şans eseri oluşup gelişmesine izin verilmeyecek kadar önemlidir. Neticede örgütler, rekabet ve diğer dış baskılara karşı ayakta kalabilmek ve örgütsel hedeflerini gerçekleştirebilmek için insan kaynağının desteğine ihtiyaç duymaktadır.
Örgütlerdeki etkili insan kaynakları yönetiminin temel amacı, örgüte ve hedeflerine destek sağlayacak yüksek düzeyde motive olmuş istekli işgücü yaratmaktır. Bu tür bir destek ise, ancak sebeplerinin açıkça belirtildiği dürüst bir iletişimle sağlanabilmektedir. Şüphesiz ki, gerekli desteğin sağlanmasında bahsedilen iletişim, çalışanların manipülasyonu şeklinde değil, hem örgütün hem de onu oluşturan insan kaynağının karşılıklı yasal çıkarlarını gözönünde bulundurarak ikisini uzlaştırmaya çalışan ve bu tür bir iletişim ile örgüt ve amaçlarına destek sağlamaya çalışan bir iletişim türüdür. [ Akıncı a.g.e. (Jon White, “how to uderstand and manage public relations: a jargon free guide to public relations management” Business books ltd. London 1991, s.43.)]
Örgüt içinde bu tür bir desteğin sağlanması öncelikle insan kaynakları ve halkla ilişkiler departmanlarının çalışma sistemlerine dayanmaktadır. Örgüt içinde etkili iletişim kurulması ve personelle ilişkilerin yönlendirilmesinde yöneticiler, her iki departmana da aynı şekilde önem vermektedir. Çünkü, insan kaynakları yönetimi ve örgüt içi iletişim anlamında halkla ilişkiler yönetimi interaktif süreçlerdir.
İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNİN ETKİNLİĞİNDE İLETİŞİM
Bu çalışmanın ana konusunu daha doğrusu sınırlılığını İnsan Kaynakları Yönetiminin “iletişim” unsuru oluşturmaktadır. “İletişim iki ya da daha fazla kişi arasındaki bilgi değişimidir” şeklinde klasik bir tanım yapılabilmektedir.[Dr. Gönen Dündar, İ.Ü. işletme fakültesi İKY anabilimdalı, 1998 (Richard Huseman ve diğerleri, Bussiness communication: Strategies and skills, Toronto, 1992, s,5)]
İletişim, bireylerin ve örgütlerin içinde bulundukları toplumsal sistemde ve bu sistemdeki diğer birey ve örgütlerle aralarında olması gereken uyum ve etkileşimi sağlayan temel bir süreçtir. Bilgi ve anlayışın bir bireyden diğerine geçirilmesi süreci olan iletişim, esas olarak insanlar arasında anlam köprüsü oluşturmaktadır. İşletme bilim adamlarına göre iletişim, ‘göndericiden alıcıya, gerek gönderici gerekse alıcı tarafından anlaşılır bir şekilde bilginin aktarılması’ olarak tanımlanmaktadır.(Akıncı, a.g.e.)
Bir sosyal yapıda, haberleşme sistemine duyulan ihtiyaç açıkça bellidir. Zira iletişim, kişilerin belirli bir yapı içerisinde anlaşmalarını temin eden bir köprü durumundadır. Bu özelliği nedeniyle, iletişimi, bir insandan başka bir insana bilginin, duygunun, düşüncenin ve anlayışın aktarılması süreci biçiminde tanımlamak mümkündür. Bütün bu tanımlar incelendiğinde, iletişim sürecinde bir kaynak, mesaj ve birden çok alıcının mevcut olduğu görülür. İletişim sürecinin, öğeleri olarak ifade ettiğimiz bu faktörleri düşünerek iletişim sürecinin, bir kaynaktan bir alıcıya veya birden fazla alıcılara mesajın iletilmesinden ibaret olduğunu söylemek mümkün değildir. Zira haberi gönderen kaynağın genellikle bir amacı vardır. Alıcının gönderilen mesaj doğrultusunda bir davranışta bulunmasını bekler. Alıcının sergileyeceği davranış ise mesajı beklemesine, alış tarzına ve alma derecesine göre değişir. Mesaj gönderenin arzu ettiği alıcı tarafından gerçekleştirilmesi durumunda, iletişim olgusu amacına ulaşacaktır. Bu şekilde bir yaklaşımla iletişimi, bir kaynağın bir veya birden fazla alıcıya anlayabilecekleri mesajı göndermesi işlemi biçiminde tanımlayabiliriz.
Yönetimde en önemli unsur insan ilişkileridir ki, bu ilişkiler de iletişimle sağlanır. Bu iletişim yazılı veya sözlü olarak yapılabilir. Konuşma ve davranışlar içiçedir ve birbirini takip eder. Bu kadar önemli bir alanda pek çok araştırma yapılmış ve bunlara bağlı olarak görüşler ortaya konmuştur. Organizasyonlar içinde yapılan araştırmalarda geleneksel uygulamalarla yeni ortaya konan görüşler karşılaştırılmıştır. Bunlara bağlı olarak yönetsel seçim, ödüllendirme, eğitim ve geliştirme alanlarında performans ölçümüne yönelik değerlendirme merkezleri oluşturulmuştur. (Rogers and Hildebrant, “competing values instruments for analyzing written and spoken management messages” Human resource management, spring 1993, vol:32, no:1 pb.121-142)
Ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen bütün grup, topluluk ve örgütler için iletişim, dün olduğu kadar bugün de önemlidir ve gelecekte de önemli olacaktır. Hayatımızın her alanında olduğu gibi, örgütlerin de iletişimsiz yaşaması mümkün değildir. Tüm örgüt faaliyetlerinin uyumlaştırılması ve işlerin yürütülmesinde yeterli ve etkili düzeyde iletişime ihtiyaç duyulmaktadır. Bu da örgüt içinde ve dışında sürekli bilgi alışverişi açısından özel önem taşıyan örgütsel iletişimi gündeme getirmektedir.
Örgütsel iletişim, birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir araya gelen insanların güç birliği yaparak örgüt amaçları yönünde etkili bir biçimde çalışabilmeleri için aralarında olması gereken işbirliği ve çevreyle uyum sağlamada önemli rolü olan, biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır. Bir başka tanıma göre, örgütsel iletişim, örgütün hedeflerine ulaşması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde eşgüdümü, bilgi akışını, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi sağlamak amacıyla belli kurallar içerisinde gerçekleşen iletişim biçimidir.
Belirli hedefleri gerçekleştirmek üzere bir araya gelen insanlar ve karmaşık sistemlerden oluşan örgütlerin amaçlarından biri de, iletişim kurarak kuruluşun varlığını sürdürmesini ve örgütsel amaçlarına ulaşmasını sağlamaktır. Bu da iletişimi, örgüt faaliyetlerinin merkezine oturtarak iç ve dış seviyede tekli iletişim kurulmasını ve bilginin paylaşılmasını gerektirmektedir. Örgüt hedeflerinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesinde iletişimin de rolü olduğunun farkında olan yönetimler, kurum halkla İlişkiler veya iletişimcilerini stratejik hedeflerin gerçekleştirilmesinde kullanmaktadır. Çünkü etkili iletişim çabaları, firmaların verimliliği arttırmalarını, müşterilerinden zamanında geri bildirim almalarını, örgüte yenilikçiliği getirmeleri ve uzun dönemde gelişmelerini sağlamaktadır. (B.AKINCı, age)
ÖRGÜTSEL İLETİŞİM BİÇİMLERİ
Organizasyonlarda; çalışanlararası beşeri ilişkilerin düzenlenmesinde ve faaliyetlerin etkin bir biçimde yönlendirilmesinde, iletişim önemli bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır. İşletme strateji ve politikaları doğrultusunda belirlenmiş biçimsel iletişimin yanısıra; işletme içinde önceden düzenlenmemiş , öngörülmemiş biçimsel olmayan, iletişimin de varlığından söz etmemiz gerekmektedir. Çünkü iletişim yoluyla, çalışanlar ve işletme yönetimi ortak bir görüş ve anlayışa vararak, organizasyonun temel hedefine ulaşabilmesi için işbirliği yaparlar. Bu nedenle, biçimsel iletişimin olduğu kadar, biçimsel olmayan iletişimin de etkisi gözden kaçırılmamalıdır. İşletmedeki iletişim biçimleri; sözlü, yazılı, görsel ve sözsüz iletişim (beden dili) olmak üzere ayrımlanabilir. (Dr. Gönen Dündar, “insan kaynakları yönetimi” İ.Ü. işletme fakültesi İKY anabilimdalı, İstanbul 1998).
Örgütlerde ‘sözel’ ve ‘sözsüz’ olmak üzere farklı iletişim biçimleri kullanılmaktadır. Sözel iletişim, bir dil sistemi kodunda konuşmayı ve yazmayı içermektedir. [Akıncı a.g.e.(Tom D. Daniels, Barry K Spiker, “perspectives on organizational communacition” 3rd edition, Brown&Benchmark. Dubuque, 1994,s.27)] Yani sözel iletişim, ‘sözlü’ ve ‘yazılı’ olmak üzere iki biçimde örgütlerde kullanılmaktadır. Konuşma dili olarak da adlandırılan sözlü iletişim, zamanlarının büyük bir kısmını konuşarak haberleşmeye ayıran yöneticiler tarafından tercih edilmektedir. Sözlü iletişimde en çok kullanılan araçlar, birebir görüşmeler, telefon, toplantılar ve prezantasyonlardır. Aslında sözlü iletişim, resmi olmayan görüşmelerde, iş sırasında, resmi toplantı, konuşma ve prezantasyonlarda her an her dakika kullanılmaktadır. Sözlü iletişim, yalnızca konuşmacının mesajlarını değil, ses tonundaki, vurgudaki ve hızdaki değişimleri de içerdiğinden ve alıcıların sözlü mesajları daha iyi anlamalarına imkan tanıdığından etkilidir. Karşılıklı soru cevaba da fırsat tanıyan sözlü iletişim, anlaşılamayan noktaların açıklanabilmesi ve konunun tekrar edilebilmesi açısından da yarar sağlamaktadır. Özellikle müşterilerin, hissedarların veya çalışanların herhangi bir konuda ikna edilmeleri gerektiğinde bu tür bir iletişim örgüt açısından faydalı olmaktadır.
Karşılıklı iletişime fırsat tanımakla beraber ortam, zaman ve mekan gibi öğelerin sözlü iletişime getirdiği sınırlılıklar yazılı iletişim ile ortadan kaldırılmaktadır. Yazılı iletişim, genel bilgilerin, geleceğe ilişkin faaliyetlerle ilgili mesajların veya resmi mesajların iletilmesinde uygun görünmektedir. Statik ve tek yönlü olan yazılı iletişimde örgütler genellikle mektup, kısa not, el kitapçıkları, raporlar, afiş ve posterler, örgüt içi yayınlar, bülten tahtaları gibi araçlar kullanmaktadır.
Örgütsel iletişimde önemli bir yeri olan sözsüz iletişim ise, tek yönlü bir iletişimi temsil etmektedir. Sözsüz iletişim, bir dil kodunda sözlü veya yazılı olarak açıklanamayan yüz ifadeleri, jestler, mimikler, göz iletişimi, kafa-el-kol hareketleri, vücut duruşu gibi insan iletişimiyle ilgili tüm öğeleri içermektedir. Hatta, çoğu durumda bina mimarisi, ofis dizaynı ve dekorasyonu gibi sosyal düzenlemelerle bile sözsüz mesaj taşıyıcıları olabilmektedir.
Örgütsel iletişim sürecinde, birbirleriyle devamlı bir arada olan hem sözel hem sözsüz iletişim önemli bilgi kaynaklarıdır. Örgütler iletişimde etkinliği sağlayabilmek için sözlü, yazılı ve sözsüz iletişimi bir arada kullanmaktadır Örgütsel iletişim sürecinde mesajların iletiminde ‘tek yönlü’ ve ‘çift yönlü’ birçok araç kullanılmaktadır. Örneğin, örgüt içi süreli yayınlar, broşür, bülten, el kitapçıkları, mektuplar, afişler, duyuru panoları, dilek kutuları, konferans-seminer gibi eğitsel faaliyetler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve televizyon tek yönlü iletişim araçları olarak kullanılırken, danışma ve işgörenlerle ilişki büroları, üst düzey yöneticilerin bölüm ziyaretleri, işgörenlerin ailelerine yönelik iletişim, görüşmeler, telefon görüşmeleri, toplantılar da çift yönlü iletişim araçları olarak sıklıkla kullanılmaktadır. Ayrıca teknolojik gelişmeler ve bilgi iletişim teknolojilerine bağlı olarak elektronik-posta. CD-ROM, İnternet, telekonferans, video-konferans gibi iletişim ortamları da sıklıkla örgütsel iletişimde, özellikle çok-uluslu şirketler tarafından, kullanılmaya başlamıştır.
ÖRGÜT İÇİ İLETİŞİM
Çalışanların Örgüte getirdikleri mesleki, eğitimsel ve toplumsal özelliklerin bir bütünü olan insan kaynağı faktörüne verilen değer, örgütün genel yönetim politikası çerçevesinde belirlenmektedir. İnsan kaynağı yönetiminde bahsedilen sürekli eğitim, sürekli geliştirme, öğrenen organizasyon yaratma, takım çalışması, kalite ve iç müşteri iletişimi gibi kavramlar da örgütlerin artık ‘önce insan’ felsefesinde olduğunu göstermektedir.
Örgütlerde kalite, herkesin sorumluluğunda görülmektedir. Kaliteyi ve etkinliği sağlamak ise, insan kaynağının etkili yönetimini ve bu yönetim sürecinde etkili örgüt içi iletişimi gerektirmektedir. Yaratıcı ve cesaretli insan kaynakları yöneticileri, sorumlulukları tanımlamak, faydaları ölçümlemek ve etkili bir iletişim süreci geliştirmek için değişim içinde olan takımın önünde giden kişiler olmalılardır. (Akıncı, a.g.e.)
İnsan kaynağının elde edilmesi, geliştirilmesi, performans yönetimi, ücret ve ödül yönetimi gibi temel İKY süreçlerinin işletme stratejilerine entegrasyonu, planlanması, koordinasyonu ve uygulanması gibi her bir aşamada örgüt içinde açık, hızlı, düzenli ve iki yönlü işleyen iletişim kanallarına ihtiyaç duyulmaktadır. “En iyi iş planları bile, bir araya gelerek bunları gerçekleştirecek kişilerin bilgisine sunulmadan bir anlam taşımamaktadır. Örgüt içindeki iletişim, büyük ya da küçük olsun her işletmenin can damarıdır. İletişim, en önemli kaynağımız olan insanları bir arada tutmak ve tüm organizasyonumuzun maksimum seviyede çalışmasını sağlamak açısından önemlidir”.
ÖRGÜT İÇİ İLETİŞİM TÜRLERİ
a. Formal İletişim
Formal iletişimde, iletişim örgüt içinde kanalize edilmiştir. Bu iletişim sürecinin akışı, dikey (yukarıdan aşağıya doğru, aşağıdan yukarıya doğru) ve yataydır. Eğer bireyler ve gruplar, bu emredilmiş kanalları takip ediyorlarsa, örgütteki formal iletişim mekanizmasını kullanıyorlar demektir [Akıncı a.g.e. (Thomas E. Harris, “applied organizational communication: perspectives, principals and pragmatics, Lawrence Erblaum Publishers, New Jersey, 1993, s,196) . Bir örgütteki formal iletişim yapısı, örgütün kuruluş ve örgütlenme yapısına bağlı olarak hem bilgi akışını düzenlemekte hem de sınırlamaktadır. Bir başka deyişle, formal iletişimde, artık kişilerarası iletişim değil, örgüt hiyerarşisine bağlı yönetsel iletişim söz konusu olmaktadır. İletişim, insan kaynağının örgütsel yapı ve hiyerarşik sistem içinde sahip olduğu konumlar arasında oluşmaktadır.