Kan, Dernekler İl Müdürlüğü tarafından düzenlenen toplantıda yaptığı sunumda, proje hazırlarken tek kişi olunmaması tavsiyesinde bulunu. Kan şunları aktardı:
“Altın kurallardan birincisi bir sorun var ortada bu nedir? Bu sorunu tespit edeceğiz. İyi tanım koyacağız. Tanımımızı bilip buna göre yapacağız. Hayvanlarla ilgili bir dernek yöneticisiyim, Bilecik’te hayvanlarla alakalı bir sorun var. Onu önce tanımlamam gerekiyor. Sorunu tanımlamadan, analiz yapmadan projeye başlamak projenin kilitlenmesine yol açabilir. Yani projeyi bir yere kadar getirirsiniz, ‘Tamam ben 150 bin TL alacağım. 150 bin TL’ye göre proje yazacağım.’ Bu olmaz, bir yerden sonra yapamazsınız, kalır. Ya da uydurma faaliyetler yer alır. O iş olmaz.
Başkalarına ihtiyaç var. Yani ortaklara ihtiyaç var. Tek başınıza pek çok faaliyetin olduğu bir projeyi yapmanıza imkan yok. ‘Ben çok kapasiteli bir derneğim, tek başına her şeyi yaparım’ o olur. Ama tek başınıza bu sorumluluğu kaldırmanız kolay değil. Bu sorumluluğun başkalarının yaşam gerekçesi olduğu da düşünülebilir. Yani sizin için sorun ama başkası için bir yaşam gerekçesi. Bu sorunu ortadan kaldırmak isterken başka grupları içerebilir, siz ve derneğiniz için bir sorun olabilir. Farklı grupları farklı kurumları ortak olarak aldığınızda daha iyi bir sorun analizi yapmak zorundasınız.
Üçüncü adım olarak, kendimizi tanıyalım. Yani derneğimizi, vakfımızı tanıyalım. Nasıl bir gücünüz var, ne kadar bu konuda yapabileceklerimiz var, yanımızda kimleri alabiliyoruz, kimler bize destek olur. Belediyemiz destek olur mu, valiliğimiz destek olur mu? Bu olanakların varlığı sorunu ne kadar derinleştirebileceğinize odaklanıyor. Tüm sorunu düşünüp, projeyi geniş tutmayalım. Yani ‘Ben Bilecik’teki her sorunu halledeceğim.’ Böyle bir şey yok. Siz bir soruna odaklanacaksınız, o sorunu çözmek için faaliyetler yapacaksınız. Bir sorun üzerine faaliyetler üretmelisiniz.
Paraya göre proje yapmıyoruz. Paraya göre proje yapmayı düşündüğünüzde bir yerden sonra kilitleniyorsunuz. Ne yapmamız gerekiyor, sorunu önce belirlememiz gerekiyor. Hedeflerinizi iyi belirlemeniz gerekiyor. Bir konferans yaptığınızda bu bir aktivitedir, faaliyettir ama hedef değildir.
Benim dernek olarak farklı bir kurumla proje faaliyeti gerçekten işe yarar. Bunu düşünmek gerekiyor. Sonradan katmak çok da faydalı olmuyor. Devlet ve diğer stklarla, özel sektörle ortak olmalısınız.
Ben bunların hepsini düşündüm. Projeyi a’dan z’ye sizin bilmeniz gerekiyor. Bunları önceden düşünmeniz gerekiyor. Ben önceden düşünmemiştim ama sonradan kattım diyince neden kattığınızı açıklamanız gerekiyor.
Aldığınız ortak belediye olabiliyor. Belediye diyor ki benim bir binam var. Burada bu faaliyeti yapabiliriz ama ben burayı tanıtmak istiyorum. Sizde ona göre faaliyetinizi biraz değiştirebiliyorsunuz. Dış alan faaliyetiyse binanın içine alıyorsunuz. Ona göre küçük değişiklikler yapıyorsunuz. Ama projenin ana amaçlarına herhangi bir şekilde zarar vermiyoruz.
Projemizin ölçülebilir, somut net çıktıları olması gerekiyor. Yani proje bitti ne yaptın dedikleri zaman bunu anlatacak bir kitapçık, web sitesi, yaptığınız faaliyetleri anlattığınız dergi, broşür bunların olması gerekiyor ki sonrasında sizi sorguladıkları zaman elinizde bunlardan olabilsin.
Her projenin gelişim stratejisi olmalı. Nasıl projenin yürütme aşamasında bunları anlatacağız. ‘Basınla nasıl ilişki kuracağım. Başkanım ama çok fazla bağlantım yok. Nasıl duyuracağım faaliyetlerimi? Çok güzel faaliyetim var ama kimsenin haberi yok. Ben 500 kişiyi amaçlıyorum bakıyorum salonda 3-5 kişi var.’ Bu faaliyetimin amaçları doğrultusunda gitmediğini gösterir. En büyük dezavantajları nedir iyi bir iletişim, halkla ilişkiler çalışması yapmamışızdır, uygulamamışız demektir.
Proje süresi boyunca nasıl bir iletişim stratejisi uygulayacağız, ne yapacağız? Dışarıdan destek aldığımızı düşünüyor muyuz? Önceden düşünüp planlamamız gerekiyor her şeyi. Kafamızda proje başladı ve bitti. Arada ne yapacaksam, devamında ne olacaksa projenin içerisinde düşünmem gerekiyor. Projemizin bir sonraki adımını önceden düşünüyoruz.
Lütfen tek kişi olmayın. Fikir aşamasına getirirken bile birkaç kişi olun. İnanılmaz fikirler çıkıyor. O küçücük fikirler büyüyor.” ZEYNEP KILBAHRİ