Firmaya ait malların konulduğu ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu var sayılan yerlerin her biri ambar olarak adlandırılır. Malzemenin her ambardaki genel bilgileri Ambar Parametreleri seçeneği ile kaydedilir. Ambar Bilgileri seçeneği malzeme kartı üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Bir malın her ambar için elde bulundurulması gerekli asgari, azami malzeme miktarları ile güvenli malzeme miktarları farklı olabilir.
Ambar bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Ambar Numarası/Ambar Adı: Bu alanlar, asgari, azami ve güvenlik malzeme seviye bilgilerinin ait olduğu ambarı gösterir. Firma ve işyerleri için tanımlanmış ambarlar numara ve ambar isimleri ile pencerede yer alır. Ambar numarası ve ambar adı alanlarına tablo üzerinden bilgi girilemez.
Firmaya ait malların konulduğu ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu var sayılan yerlerin her biri ambar olarak adlandırılır. Ambarlar firma ve işyeri tanımlarına bağlı olarak firmalar bölümünde Ambarlar seçeneği ile tanımlanır.
Malın her ambara göre farklılık gösterecek bilgileri ambar seçildikten sonra ilgili alanlarda kaydedilir. Kaydedilen bilgiler şunlardır:
Asgari/Azami/Güvenlik Stok Seviye Miktarları: Ambar bazında elde bulunması gerekli azami, asgari ve güvenli malzeme miktarlarının belirtildiği alanlardır. Bu bilgiler malzeme ihtiyaç planlaması açısından, malzeme seviyesinin düzenli olarak izlenmesi ve program kullanıcısının istenilen stok seviyesi için gerekli uyarıları alması için çok önemlidir. Bu bilgiler kullanılarak malzeme seviyeleri düzenli şekilde izlenir, dışarıya verilecek ya da üretilecek mallar zamanında temin edilir. Azami malzeme elde bulunabilecek en çok mal miktarı, asgari malzeme miktarı, elde bulunması gereken en az mal miktarını güvenli malzeme miktarı ise sürekli olarak elde bulunması gerekli malzeme miktarını belirtir.
Stok Yeri Öndeğeri: Malzemenin ambardaki stok yeri öndeğeridir. Tanımlanan stok yerleri listelenir ve malzemenin seçilen ambardaki yeri seçilir. Stok yeri takibinin yapılması durumunda malzemelere ait satınalma işlemlerinde malzemenin girdiği ambar yanında ambarda nerede duracağının da belirtilmesi gerekir.
ABC: Bu alanda malzeme sınıfı ve bu sınıf altında yer alan alt malzeme sınıfı ve malzemelerin analiz raporlarında kullanılacak kodu kaydedilir. ABC kodu verilerek malzeme sınıfları için satış ve finans açısından önem taşıyan analiz raporları alınır.
Giriş Kontrolü/Çıkış Kontrolü: Malzemelerin bulunduğu ambarların belirlenmesi, giriş ve çıkış işlemlerinin yalnızca bu ambarlardan yapılması mümkündür. Bu kontrol ve yapılış şekilleri Ambar Parametreleri penceresinde Giriş Kontrolü ve Çıkış Kontrolü alanlarında belirtilir. Giriş ve çıkış kontrolü "Öneri" durumundaki siparişleri ve rezerve olmayan siparişleri de kapsar.
Fiş ve faturalarda giriş kontrolü ve çıkış kontrolü 3 şekilde yapılır:
İşleme Devam Edilecek seçiminde malzeme/malzeme sınıfı için fiş ve faturalarda ambar kontrolü yapılmaz.
Kullanıcı Uyarılacak seçiminde işleme ait fiş kullanıcı kontrolünde kaydedilir.
İşlem Durdurulacak seçiminde ise fişte belirtilen ambar giriş veya çıkış işlemlerinde kullanılmayacaksa işlem kaydedilmez.
Stok Seviye Kontrolü: Fiş ve faturalarda ambar parametrelerinde belirtilen azami, asgari ve güvenlik miktarlara göre kontrol konulur ve yapılan işlemle birlikte malzeme seviye kontrolünün yapılmasını sağlanır.
Negatif Stok (Sıfırın Altına Düşen Malzemeler) Seviyesi Kontrolü: Bazı firmalar çalışma koşullarından dolayı eldeki malzeme miktarını sıfırın altına düşürmektedirler. Bu işlem maliyet açısından sakıncalıdır. Malzemelerin sıfırın altına düşmesi durumunda, eldekilerin ortalaması, FIFO ve LIFO yöntemleriyle maliyet hesabı yapılamaz. Sıfırın altına düşen malzemeler için sadece girişlerin ortalaması ve dönemsel ortalama maliyet yöntemi kullanılır. Malzeme seviyesinin sıfırın altına düşmesine izin verildiğinde, sıfırın altındaki miktarın belirli bir sınırı aşmaması gerekir.
Fiş kaydetme sırasında çıkan "Negatif Seviyeye Düşen Mallar" listesinin yazdırılabilmesi mümkündür. Negatif seviye kontrolü giriş fişlerinde "Değiştir" ve "Çıkar" işlemleri sırasında da yapılmaktadır.
İşlem girişi sırasında malzeme seviye kontrolü 3 şekilde yapılır.
Kontrol şekli Malzeme Yönetimi Parametreleri bölümünde belirlenir. Malzeme seviyesi asgari, azami ve güvenli seviyenin altında ya da üzerinde ise program şunları yapar:
- Hiçbir uyarı vermeden işlemi kaydeder.
- Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmek için onay ister.
- Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmez.
Fiş ve faturalarda negatif seviyenin altına düşen malzeme seçimlerinde, ilgili fiş satırları yeşil renkte gösterilir.
Tüm kontrol şekli öndeğerleri Stok Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir. Bu öndeğerler malzeme kartlarına aktarılır. Ancak farklı bir kontrol şekli söz konusu ise değiştirilir.
Malzeme kartı kopyalandığında, tanımlı ambar parametrelerinin yeni malzeme kartı için de geçerli olması isteniyorsa Stok Çalışma Bilgileri'nde yer alan Malzeme Kartları Kopyalanırken Ambar Parametreleri Kopyalansın parametre satırında Evet seçiminin yapılması gerekir.