E-posta, dünyanın dört bir yanından ve farklı zaman dilimlerinden insanlarla rahatlıkla iletişim halinde olmamızı sağlayan, oldukça kullanışlı bir araç. Tam da bu sebeple, iş hayatının en gözde iletişim yöntemleri arasında yer alıyor.
Fakat, iş yaşamında bu kadar önemli bir yere sahip olduktan sonra, e-postaların iletişim aracı olmaktan çıkarak, hayatımızı yönlendiren ve üzerimizde baskı kuran bir hal almaya başlaması, başlı başına bir stres sebebi yaratabiliyor.
Ama hemen üzülmeyin, birkaç basit önlemle bu istilanın şiddetini azaltabilirsiniz.
1. Bildirimleri kapatın.
E-postaların baskıcı tutumundan korunmak için yapabileceğiniz muhtemelen en etkili yöntem, bildirimleri kapatmaktır.
Eğer akıllı telefonunuz varsa, büyük bir ihtimalle e-postalarınızı telefon üzerinden de kontrol ediyorsunuz. Okunmamış e-posta sayınızı haber veren bir bildirim, sizi hemen e-postalarınızı kontrol etmeye itebilir. Bildirimleri kapatarak, e-postalarınızı kontrol etmek istediğiniz saati, bilinçli olarak kendiniz seçebilirsiniz.
Masaüstü ve dizüstü bilgisayar kullananlar için de bu yöntem oldukça faydalı olabilir.
2. E-postasız saatler belirleyin.
Biriken e-postaları, akşam evinizde televizyon izlerken cevaplamak daha kolay gelebilir. Fakat bu saatler, sizin işten uzak kalarak kendinize ayırmanız gereken saatler olduğundan, e-posta yasağı koymayı deneyebilirsiniz. Belli bir saatten sonra e-postalarınızı kontrol etmeyeceğinize söz verin ve boş zamanınızın keyfini çıkarın.
3. Saat aralıkları belirleyin.
Eğer işiniz tüm e-postalara anında cevap vermenizi gerektirmiyorsa, gün içinde e-postalarınızla ilgileneceğiniz iki ya da üç saat aralığı belirleyin. Örneğin, sabah ve akşamüzeri olmak üzere, günde iki kere e-postalarınızı kontrol etmek ve bunun dışında kalan zaman diliminde hem programları hem de bildirimleri kapatmak, işinizin bölünmesini engelleyebilir.
Peki anında cevap gerektiren bir e-posta gelirse ne olacak? O zaman sizi arayabilirler. Zaten, hemen çözülmesi gereken ciddi bir problem varsa, telefon konuşması çok daha hızlı ve etkili bir çözüm sunabilecektir. Fakat sorun aramaya değmiyorsa, o zaman sizi e-posta ile rahatsız ederek işinizden alıkoymaya da değmiyor demektir.
4. Filtreleme ve dosyalama yapın.
Arka arkaya sıralanan e-postaların kaosundan kurtulabilmek için, filtreleme ve dosyalama yapın. Artık bir çok e-posta sağlayıcı kullanıcılarına buna benzer seçenekler sunabiliyor.
E-posta adresi uzantılarına göre ya da konu başlıklarına göre filtreleme yaparak, bunları belli klasörler altında toplayabilirsiniz. Bu sayede hangisinin daha acil olduğunu ve hangisinin sizi ilgilendirmediğini anlayabilirsiniz.
5. Otomatik cevaplayıcı kullanın.
Tatile çıkıyorsanız, e-postalarınızı yavaş cevaplamanız, hatta hiç cevaplamıyor olmanız bile anlaşılabilir. Bu sebeple, seyahatiniz sırasında önceden belirlenmiş otomatik cevaplayıcı kullanmak, bir süreliğine müsait olamayacağınızı e-posta gönderenlere haber vermenize yardımcı olacaktır.
Önceki maddemizde de belirttiğimiz gibi, acil bir durum olduğunda sizi arayabilirler. Sizinle benzer yetkilere sahip bir iş arkadaşınızla görüşmeleri de yardımcı olabilir.