Word belgesi olarak şablonu elimizde olan mutabakat metnini Adres Metin Birleştirme yöntemi kullanarak Excel’deki cari hesap listemizle birleştiriyoruz ve ardından ActFax yazılımını kullanarak birleştirdiğimiz dökümanları tek tıklamayla fax olarak gönderiyoruz.
Aşağıda gömüş olduğunuz standart bir mutabakat metni…
Burada ise mutabakat göndereceğiniz firmaların listesini barındıran Excel dökümanımız.
Word belgemizdeki postalar tabından Adres Mektup Birleştirme düğmesine, oradan da
Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazına geliyoruz.
Ekranımızın sağ tarafında açılan Adres Mektup Birleştir bölümün alt kısmındaki
İleri: Belgeye başlama yazan yere tıklıyoruz.
Değişen sağ bölümün üst kısmındaki Geçerli belgeyi kullan kısmına tıklayarak şu an açık olan belge üzerinde işlem yapacağımızı,
Ve ardından aşağıdaki İleri : Alıcıları Seçin yazısına tıklayarak alıcıların listesini barındıran Excel dökümanını seçeceğimiz ekrana geçiyoruz.
Değişen sağ bölümün üst kısmında Varolan listeyi kullan yazısına
Ardından hemen altındaki Gözat bölümüne tıklıyoruz.
Açılan pencerede mutabakat göndermek istediğimiz firmaların listesini barındıran Excel dökümanını seçiyoruz.
Sonrasında program bize listeyi Excel dökümanın hangi sayfasından alacağımızı soruyor.
İlgili sayfayı seçiyoruz. Bizim örneğimizde 1.sayfa.
Sonraki ekranda ise mutabakat göndereceğimiz yerleri seçiyoruz.
Ve ardından sağ bölümün alt tarafındaki İleri: Mektubunuzu yazın kısmına tıklıyoruz.
Buraya kadar birleştireceğimiz dökümanları ve verileri gösterdik.
Şimdi de sırada ilgili alanların yerlerini mektubumuzda işaretleme var.
Dökümanımızın en başına aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi @F599@@F211 @ yazıyoruz. Burası işin en can alıcı tarafı. Yazı tipi ActiveFax olan @F599@@F211 02121234567@ şeklindeki bölüm ActFax tarafından tanınan ve buradaki @F211 karakterinden sonra gelecek numaraya göre ActFax’ın faks gönderdiği alandır. Bu karakterler göndereceğiniz metnin üzerinde görünse de Actfax dökümanın burasını okuduktan sonra siler ve sizin normal dökümanınız fakslanır. @F599@@F211 @ yazısının yazı tipini ActiveFax olarak belirleyin. Word ActiveFax yazı tipinin geçerli olmadığını belirten bir mesaj çıkartır. Bunu önemsemeyin.
Aşağıdaki ekranda da göreceğiniz üzere önce mutabakatımızda “Sayın” yazan yerin yanına daha sonrada sağ kısımdaki Ek Öğeler düğmesine tıklıyoruz. Ekranın ortasında küçük pencere açılıyor. Burası mektuba ne eklemek istiyorsak onu seçtiğimiz bölüm ve gördüğünüz gibi Excel dökümanındaki sütun başlıklarımız burada. Aşağıdaki ekranda “Sayın” yazan yerin yanına firma bilgilerini ekleyeceğiz.
Küçük pencerede FİRMA‘yı seçip Ekle diyoruz.
Aşağıdaki ekranda gördüğünüz gibi FİRMA alanı eklendi. Daha sonra aynı işlemi Fax Numarası, Gönderim Tarihi, Mutabakat Tarihi, İlgilisi için tekrar yapıyoruz.
İlgili alanları ekledikten sonra mutabakatınız aşağıdaki gibi olur. Burada sağ bölümün alt kısmındaki
İleri: Mektuplarınızın Önizlemesine yazısına tıklıyoruz ve diğer pencereye geçiyoruz.
Değişen sağ bölümdeki “<<” ve “>>” düğmelerini kullanarak oluşturulan mutabakatlarınızı inceleyebilir ve yine sağ bölümün alt kısmındaki
İleri: Birleştirmeyi tamamla yazısına tıklayarak birleştirme işlemini tamamlayabilirsiniz.
Son basamakta da değişen sağ kısımdaki Yazdır bölümüne tıklıyoruz.
Açılan küçük pencerede Tümü
dedikten sonra her zamanki gibi yazıcılardan ActiveFax’ı seçerek dökümanımızı yolluyoruz.
Ve mutlu son…
Saatlerce faks makinesinin başında bekleyip mutabakat göndermek yerine anında bütün mutabakatlarınız yolda.
Örnek Mutabakat Formu : ornek_form