Ziyaretçiler, konuklar, kokteyller, toplantılar... Nasıl ki evimize gelen misafirleri ağırlamak, onlara mümkün olduğunca en iyi biçimde hizmet etmek kültürümüzün bir parçasıysa iş yaşamının bir parçası da protokol kurallarıdır. Ve yöneticilerin sağ kolu olarak sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir. Yönetim bilimlerine bakılırsa protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş hayatında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha oldukça protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar, seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulanmış olduğu yerlerdir. Televizyonda sıkça devlet adamlarının bir konuğu ağırladıklarında, resmi karşılamalarda aslında attıkları hemen derhal her adımda bazı kurallara uyduklarını izliyoruz. Devlet adamlarının uyması gereken bu kurallar kuşkusuz ustalaşmış kişilerin kontrolü altındadır. İşletmelerde ise yöneticinin alternatifi olması gereken sekreterin -bir ihtimal diğer çalışanlardan daha fazla- protokol kurallarını bilmesi ve uyması gerekmektedir. Ancak, evimizde misafir ağırlarken nasıl ki bir takım görgü kurallarını ailemizden öğreniyorsak, işletmelerde de muayyen protokol kuralları mevcuttur ve bu kurallar öğrenilir. Bu nedenle istenen standardı yakalayabilmek için: 1. önce ana altyapı ve adabı muaşeret kuralları bilinmelidir 2. Şirketlerin de aileler şeklinde kendi kuralları vardır. Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır. 3. Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur. Bu bölümde sekreterin; yöneticisi, misafirleri, emek verme arkadaşları, müşterileri ve öteki yöneticileri 'bir ev sahibi' anlayışı ile ağırlaması için gerekli tüm bilgiler ve bununla birlikte toplum arasında saygın bir yer edinebilmek için gerekli bütün kuralları bulacaksınız. Başarının tamamlayıcı anahtarı: Protokol kuralları. 21.Yüzyıla girdiğimizde artık şirketlerin hangi mevkide olursa olsun çalışanlarında aradığı ekip içinde uyumlu çalışabilmeleridir. Artık istediği kadar kabiliyetli ve parlak zekâ olsun bu özelliğe taşımayan kişilerin istedikleri noktalara gelmeleri fazlaca güçtür. Başarı için takım oyununu, bunun içinse yazılı olmayan birtakım protokol kurallarını bilmek gerekir. Bir futbol takımı düşünün; futbolcu istediği kadar iyi savunma yapsın, belirlenen oyun düzeninde hareket etmeyen ekip dostlarının görevlerini tam yapmamaları kararı maç kaybedilir. İş hayatında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götürmüş olan ise beraber çalışabilme gücüdür. İş hayatında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götürmüş olan ise beraber çalışabilme gücüdür. İşte bu beraber çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olanak ta da bireyin gelişmesi ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. Is hayatının yazılı olmayan kuralları, başarının tamamlayıcı anahtarıdır. Bu kuralları bir anlamda iş hayatının görgü kuralları olarak adlandırabiliriz. Ancak bir ortamda kabul edilebilir olan davranışın, başka bir ortamda fazlaca hatalı sayılabileceğini akıldan çıkarmamalıdır. Örneğin bir odaya girenken şayet içeri davet edilmişseniz artık oturmak için tekrar İzin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır. Protokol kurallarını bilmemek veya uygulamamak sizi başarısız yapacak demek değildir. Ancak, başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan kişinin üstün geleceği kaçınılmazdır. Bu yasaları nasıl öğrenebilirsiniz? İlk şart, buna gerçekten istekli olmanız ve bu kuralları öğrenmenizin başarınıza katkıda bulunacağına inanmanızdır. Hareketlerimizi, davranışlarımızı tanımak, daha etkili kılmak için neler yapmamız gerektiğini bilmek ve protokole ilişkin kuralları iyi bir biçimde öğrenmememiz kısacası bu konuya biraz vakit ayırmamız yeterli olacaktır. Tıpkı ilk yaptığımız pilav şeklinde. İlk başlarda asla tutmaz. Ama üzerinde çalışıla çalışıla, yaptığımız hayatı fark eder ve gerekirse deneme-yanılma metoduyla en müsait pişirme şeklini bulur, sonrasında bir bakarsınız konuk bile ağırlamaya başlamışız.
Başlarken altın kurallar; 1. Dengeli olun. 2. Dürüst olun. 3. Gerçekçi yaklaşın. 4. Görgülü olun. Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin. 6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi anlatım edin. 7. Kendinizi her vakit en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir. 8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın. 9. Konuşmadan önce düşünün. "Merhaba" demenin incelikleri Gün içinde birkaç kez karşılaştığınız iş arkadaşlarınıza her defasında selam vermeli misiniz? Tanımadığınız birisi size selam verirse ne yapmalısınız? Birçok durumda selam verip vermeme mevzusunda kararsızlık yaşarız. Nezaketin ilk basamağı olan selamlama kişilerin birbirlerine karşı duydukları sevgi ve saygının da bir göstergesidir. Ve bu önemli göstergeyi iş yaşamında iyi kullanmamız gerekir.
GÜNE BAŞLARKEN
Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı halde ayrılıyorken de ortamda bulunan her insana merhaba verilmelidir.
PLANLAMA YAPIN
Belirli bir dosyalama planı geliştirin. Örneğin, dosyalama işi için her iki haftada bir yarım gün veya her ay bir tam gün ayırabilirsiniz. Böyle günlerde sadece bu işe yoğunlaşarak daha etken çalışırsınız. Dahası, dosyaların içerisine fazladan konmuş nüshaları ayıklayıp atabilirsiniz. Yürüyen kişi duranı, hızlı yayan bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.
ÖNCE BAYANLAR
Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce bayanları, sonra çiftleri, son olarak da bir tek erkekleri selamlamak gerekir. (Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "her insana selam!" denebilir.
TANIMADIĞINIZ BİRİ SİZE SELAM VERİRSE...
Verilen bütün merhabalar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, ne olursa olsun karşılıksız bırakılmamalıdır. Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "selam Defne" diyerek orada bulunanlardan sadece birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "selam" deyip girmek daha doğru olacaktır.
GÜLÜMSEMEK DE SELAMLAMAKTIR
Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb. girdiğinizde merhaba vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En o kadar da bu ihmal edilir.
SIK KARŞILAŞTIKLARINIZ...
İşyerinizde iki kişi aynı gün pek fazlaca kere karşılaşabilir. Bir defa selamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez.
SELAM VEREYİM DERKEN GÖZ ÇIKARMAK
Bir arkadaşınızla koridorda ya da herhangi bir yerde konuşurken, bir taraftan da yanınızdan gelip geçenlere selam verip laf yetiştirmeyin. Bu alışkanlık saygısızlıktır ve her şeyden önemlisi karşınızdaki insanı dikkatli dinlemediğinizin bir göstergesidir. Kaynak: The Professional Secretary's Guidebook'tan alınmıştır
İş yaşamının töreleri
Yöneticinize firmanın sahibi yahut başka bir yönetici ile alakalı alakalı sorduğunuz bir sorunun o şirkette yükselmenizi önleyebileceğini düşündünüz mü hiç? Kariyerinizdeki yükselişiniz kuşkusuz yeteneğiniz ile direkt alakalı. Ama yöneticiniz sizin basamakları tırmanmanızı sağlayan anahtarlardan birini elinde tutan şahıs. Yöneticiniz ve iş arkadaşlarınızla olan ilişkilerde de iş yaşamının birtakım "törelerine “uymak kaçınılmaz.
Yöneticimiz ile çalışırken adabı muaşeret kuralları?
GEREKSİZ SORULARDAN KAÇININ
İlişkilerinizi ne kadar samimi olursa olsun, patronunuzun şirket hiyerarşisi arasında uyması ihtiyaç duyulan sorumlulukları bulunduğunu hiç unutmamalısınız. Onu sıkıntılı durumlara veya açmazlara düşürmekten kaçınmalısınız. (Örneğin; ona astlarının veya üstlerinin kişilikleri üzerine sorular sormamalısınız); büyük itirazlarınız olsa dahi, onun kararlarını desteklemelisiniz. Hiçimse, kendi potansiyelini patronunun tam olarak kavradığını güvence edemez. Yapabileceğiniz ve yapmanız gereken şey, işyerindeki davranışlarınızın, iş arkadaşlarınıza karşı da iş nedeniyle görüştüğünüz firmalarınızın dışından kişilere karşı olduğu benzer biçimde ince düşünceli ve ilgili olmasını sağlamaktır.
SADIK OLUN
Ona ve iş arkadaşlarınıza sadık olun. Onları çekiştirir duruma düşmekten, firma dedikodularından kaçının. Böyle ortamlara düştüyseniz, gerektiğinde, patronunuzu eleştirilere karşı savunun. Aynı şekilde, astlarınıza da hata oranı bırakın ve onların hatalarının sorumluluğunu şahsen üstlenmeye de hazır olun.
İMA ETMEYİN. SÖYLEYİN
Patronunuzu ilgilendiren şikayetleriniz varsa, bu tarz şeyleri ona uygun bir zamanda ve biçimde, yalnızken iletin. Derdinizi başkalarının yanında şifreli mesajlarla anlatmaya kalkışmayın. TAKIMINIZA UYUM GÖSTERİN
Birlikte çalıştığınız ekibe, onlarla en iyi uyumu sağlayacağınız itimadını verecek bir kişisel huy üslubu benimsemelisiniz. Bu hiç, kimliksiz biri haline gelmeniz demek değildir; yalnızca, üstünüze, yetenekleriniz ve çabalarınızın ekip arkadaşlarınızınkinden bambaşka olduğunu düşündürecek kadar farklı bir üsluptan kaçınmalısınız (örneğin; giyiminiz, işe geliş-gidiş saatiniz, kullandığınız sözcükler yahut iş arkadaşlarınızla sosyal ilişiklerinizde).
HİYERARŞİYİ ATLAMAYIN
Üstünüzün bir konuyla ilgileniş biçiminden rahatsızsanız, bu mevzuyu yalnızca, onun bilgisi dahilinde ve tutumunu gözden geçirmesine kafi gelecek kadar bir süre bırakarak, kesinlikle ondan daha yüksek makamdaki birine açmalısınız. Bir karar çıkarmak veya bir mevzuda rapor vermek için asla bu zinciri kırıp, üstünüzü atlamamalısınız. Kaynak: David Robinson "İş Töresi"
İş Yaşamı Töreleri (2) Yüz yüze ilişkide olduğumuz kişi kim olursa olsun bütün adabı muaşeret kuralları geçerlidir. Ancak özellikle üç kategoriden insanlar laf mevzusu olduğunda gözetmeniz gereken bazı özel konular vardır. İşte müşteriler, tedarikçiler ve iş arkadaşları ile ilişkilerde geçerli olan iş töreleri... Müşteri ile ilişkilerde... İnisiyatif kimin elinde? Bir alan kişi ile görüşüyorsanız, göreviniz, müşterinin ne istediğini anlamaktır. Karşı taraf bilgi mi almak istiyor yoksa sipariş mi vermek, bir şikâyette mi bulunmak istiyor? Karşı tarafın ne istediğini anlayıp inisiyatifi ele alarak yardıma hazır olduğunuzu belirtmeli -sonra konuşmayı kesip dinlemelisiniz! - Satış görevlilerinin büyük bir bölümü, müşterinin gereksinimleri konusunda varsayımlarda bulunup etkisiz satış yöntemlerine başvururlar. Bu bununla beraber rahatsız edicidir. Anahtar cümleler: Müşterinin ne istediğini öğrendikten sonrasında nazik ve işinize yönelik davranmalısınız. Konuşmayı, ondan sonra ne olacağına ilişkin aleni ve net bir cümleyle bitirmelisiniz; örneğin, “siparişinizi hemen bugün işleme alacağım. Teslimatı gelecek salı gününden ilkin yapmış oluruz. Çok teşekkürler,” şeklinde. Tedarikçilerle olan ilişkilerinizde... Eğer tedarikçi ile görüşüyorsanız, ne isteyeceğinizi ya evvel biliyor olmalısınız yahut size önerilecek ürün ya da hizmetlerde ne gibi özellikler aradığınızı belirlemiş olmalısınız. Ne istediğini iyi bilen alıcılar genellikle daha iyi fiyatlar bulurlar! Bir alıcı olarak görüşmede inisiyatifi ele almak ya da almamak size kalmıştır; yeter ki bu tür görüşmelerde kibarca ama güçlü bir şekilde, konuşmayı satış görevlisinin size satmaya çalmış olduğu şey üstünde değil, sizin almak istediğiniz şey üstünde tutun! İş arkadaşlarınızla olan ilişkilerinizde... Eğer toplantıya siz çağırdıysanız ya da ilk teşebbüs sizden geldiyse (örneğin, bir iş arkadaşınızın bürosunu ziyaret ediyorsanız), onlara + Neden onlarla konuşmak istediğinizi, + Sorunun ne kadar acil bulunduğunu, + Olguların, verilerin neler olduğunu söylemeyi unutmamalısınız. Karşınızdaki şahıs sizden daha yüksek bir mevkideyse, görüşmek istediğiniz mevzuyu başka bir vakit yada başka bir halde ele almak istemesine şaşırmamalısınız. Unutmayın ki onun da kendi programı ve öncelikleri vardır. Karşınızdaki kişi sizden daha alt bir kademedeyse, bir tek hürmet gereği bile olsa, sizi dinlemekten başka seçeneği yoktur. Bu nedenle, onun zamanını boşa harcamamak için dana fazla özen göstermelisiniz. Kaynak: İş Töresi, David Robinson