Oryantasyon programı hazırlama
Oryantasyon programları, yeni elemanın hazır olma sürecini hızlandırmak açısından son derece kıymetli ve geri dönüşü yüksek olan çalışmalardır. Bunu da çoğumuz biliriz; ama nedense şirketlerimizde bir türlü uygulayamayız.
Yeni sezona girerken piyasalar hareketlenmeye başladı ve şirkete yeni, dinamik elemanlar, taze kanlar almanın zamanı geldi. Peki ama bu elemanların bir an önce şirkete uyum sağlamaları ve pozisyona hazır hale gelmeleri için bir şeyler yapabilir miyiz? Tabi ki evet…
Oryantasyon programları ve işbası eğitimleri, yeni elemanın hazır olma sürecini hızlandırmak açısından son derece kıymetli ve geri dönüşü yüksek olan çalışmalardır. Bunu da çoğumuz biliriz; ama nedense şirketlerimizde bir türlü uygulayamayız. Neden?
Uygulayamayız; çünkü, insan kaynaklarına ilişkin kararlar ve çalışmalar genellikle yumurta kapıya dayanınca alelacele verilir. Kurulu bir sistemimiz yoktur ya da kısmen vardır. Kararlar tepeden inme veya bireysel kriterlere göre verildiği için mevcut sistemleri çalıştırmak mümkün olamamaktadır.
Görev tanımına tam karar verilememiş bir eleman… Hele bir başlasın bakalım, işi yaparken de öğrenir. Denize atalım yüzsün… İyi de, dönüp bir arkamıza bakalım. Bir sürü denizde boğulan eleman. Ya kendisi kaçmış, ya biz başarısız bulup göndermişiz! Boşuna vakit ve para kaybı.
Nereden başlamak lazım?
Öncelikle her yazımda belirttiğim gibi konu sistem sorunu. Eleman seçme yerleştirme ile ilgili basit de olsa bir sistemimiz yoksa, yukarıdaki sorunlar tekrarlanmaya devam edecektir. Ayrıca, acil bir işe alımda dâhi, yeni personele bir temel oryantasyon programı uygulamamız lâzım. İşe başlayan bir kişi; şirketimizin ürünlerini, müşteri profilini, iş kurallarını, organizasyon yapısını, olmazsa olmaz değerlerini, ekip arkadaşlarını, yapacağı iş ile ilgili prosedür ve talimatları bilmezse, o işi istediğimiz şekilde yürütemez ki… Dolayısıyla, bir işe başlangıç paketimiz olmak zorunda. Bu paket; kısmen her işe başlayana anlatılacak şirket genel bilgilerini, kısmen de kendi pozisyonuna ait özel bilgileri içermelidir. Yani herkese aynı şeyleri anlatmamız yetmez, o pozisyona özel bir hazırlık da yapmamız gerekir.
Eğiticilerin seçimi
Yukarıdaki bilgilerin kimler tarafından nasıl verileceği de programın başarısı açısından çok önemlidir. Anlatılacak genel şirket bilgileri bir standarda bağlanmalı ve her yeni başlayan kişi bu bilgileri öğrenmelidir. Aynı şekilde, her pozisyonun da o işe özel hangi başlangıç bilgilerinin verileceği önceden tanımlanmalıdır. Bu amaçla hazırlayacağımız bir içerik listesi ve sunu işimizi kolaylaştıracaktır. Böylece, kim bu bilgileri verirse versin, içerik ve sunuyu kullanarak aynı bilgileri anlatacaktır. Ancak, bilgileri boş zamanı olan herhangi bir arkadaşının vermesi yerine, bu konuda görevli ve eğitimli kişilerin vermesi daha doğrudur. Şirketlerde genellikle tanıtım bilgilerini insan kaynaklar bölümü, pozisyona özel eğitimleri de bölümlerde eğitici olarak seçilen kişiler vermektedir. Ancak, iletişim becerisi yüksek olan başka kişilere de bu görevler verilebilir. Oryantasyon eğitimlerinden kimler sorumlu olacaksa, önceden eğitimcilik becerileri konusunda bir eğitimden geçirilmeleri önemlidir. Genellikle bu kişiler, ‘Eğitimcinin Eğitimi’ kurslarına gönderilmekte veya şirket içinde insan kaynakları tarafından eğitilmektedirler.
Eğitim verirken sadece sunum yapmakla yetinmeyip; ilgili ürünleri, işleri, alanları, bölümleri ve tesisleri, elemanı gezdirerek anlatmak eğitimin etkinliğini artıracaktır. Ayrıca, elemanın iş ilişkisi yürüteceği kişiler ve yöneticilerle tanıştırılması da oryantasyon programı kapsamında gerçekleştirilmelidir.
Programın hazırlığı ve uygulanması
İşe başlayacak elemanın oryantasyon programını ilgili bölüm yöneticisi ile birlikte, önceden hazırlayarak takvimlendirmemiz gerekir.
Programı hazırlarken bir form oluşturarak; elemanın hangi gün, hangi saatte, hangi bölümde, kiminle görüşeceğini ve hangi bilgileri öğreneceğini yazarak, hem elemanın kendisine, hem de ilgili eğiticilere verirsek programımız daha sağlıklı yürütülecektir. Eleman, eğitim sonrasında ilgili kişilerden imza alarak formu tamamlayıp geri teslim edebilir. Program süresince elemana eşlik ederek ilgili eğiticilere yönlendirecek ve elemanın her türlü sorusunu cevaplandıracak bir kişi atamamız işlerimizi kolaylaştıracaktır. Genellikle bu görevi insan kaynakları bölümü veya elemanın bölümünden bir kişi üstlenmektedir.
Programın bitiminde elemana bir anket uygulayarak; genel görüşlerini ve hangi görüşmeden hangi düzeyde yararlandığını, programın olumlu ve iyileştirilecek yönlerini sorabiliriz. Ayrıca, eğiticilere de ayrı bir form göndererek, elemanın eğitime ilgisi ve yetkinlik düzeyi konusunda geribildirim isteyebiliriz. Son olarak da, elemanın işe başlamasından bir-iki ay sonra, yöneticisinden programın yeterliliği ve elemanın şirkete ve işine uyum düzeyi konusunda bir değerlendirme isteyebiliriz.