Teknoloji baş döndürücü bir hızla gelişiyor. Eski eşyalar, eski yöntemler ve eski alışkanlıkları terk ediyor, yenilerini hemen benimsiyoruz. Ancak bu durum en eski iletişim araçlarından mektup için geçerli değil. Sevdiklerimize hâlâ mektup yazıyor, o kağıdın kokusunu alıyor, o el yazısına dokunuyoruz. Mektuplarımızı iki asra yakındır PTT ulaştırıyor alıcılara. Zamanın gerekleri doğrultusunda kendini sürekli yenileyen ve geliştiren PTT A.Ş. geleneksel mektubun yanı sıra teknolojik mektubun adı Kayıtlı Elektronik Posta’yı (KEP) da güvenli bir şekilde iletiyor.
KEP günümüzde yaygın bir şekilde kullanılıyor. Çünkü ticari faaliyetler veya idari durumlar söz konusu olduğunda KEP hayli önem taşıyor. Standart e-postaların içeriğinin kolayca değiştirilmesi, zaman bilgisinin göndericini bilgisayarının zaman ayarına göre olması, sınırlı sayıda ve özellikte delil barındırması gibi birtakım açıkları bulunuyor. KEP’le gönderilen dijital postaların içeriği kesinlikle değiştirilemiyor ve bu postalar gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılabiliyor. Ayrıca gönderinin ulaşıp ulaşmadığı da KEP sayesinde öğrenilebiliyor. Zamandan ve kağıttan tasarruf ederek maliyetleri düşürmek, resmî ve ticari işlemlerini hızlı yapmak, ticari faaliyetlerini verimli yürütmek, çevrenin korunmasına katkı sağlamak isteyen şahıslar ve kurumlar elektronik yazışmaları için KEP’i tercih ediyor.KEP nasıl kullanılıyor?
KEP’e bireysel, kurumsal ve kamu kurumu başvurusu yapabilirsiniz. Bireysel başvurular için eğer elektronik imzanız bulunuyorsa “Online Başvuru” bölümüne girip kredi kartıyla ödeme yapıyorsunuz. Bu sayede hemen KEP hesabına sahip olabilirsiniz. Elektronik imzanızın olmadığı durumlarda da “Online Başvuru” bölümüne girerek ön başvurunuzu yaptırıyor, ardından PTT Merkez Müdürlüklerinden KEP hesabınıza para yatırıyor, sözleşme imzalıyor ve KEP sahibi oluyorsunuz. Kurumsal ve kamu kurumu başvurularında ise “Online Başvuru” bölümüne girip ön başvuru yaptırıyor, PTT Merkez Müdürlüklerine gerekli evrakları teslim ediyor ve KEP hesabınıza para yatırarak KEP sahibi oluyorsunuz.Kep sahibi olduktan sonra bu sistemi kullanmak çok kolay. Kullanıcı Paneli’nden kullanıcı adı, şifre ve SMS doğrulamasından veya e-imza/mobil imza ile kimlik doğrulamasından geçerek KEP hesabınıza giriş yapıyorsunuz.
KEP iletinizi hazırlıyor, elektronik imzanızı atıyorsunuz. Gönderinizin PTT tarafından alındığına dair delil oluşturuluyor. PTT bu iletiyi işlem sertifikası ile imzalıyor, zaman damgası ile damgalıyor ve zarflıyor. Daha sonra alıcının KEP adresine gönderiyor. Gönderinin alıcının e-postasına ulaştığına dair delil oluşturuluyor ve gönderici bu delile sistemden bakabiliyor. Posta kutusuna KEP iletisi geldiğine dair bilgi vermek amacıyla kullanıcı talep etmişse KEP sistemi tarafından alıcının cep telefonuna ya da e-posta adresine bilgilendirme mesajı gönderilir. Posta kutusuna gelen iletiyi okuma ve iletiye ilişkin delilleri doğrulayabilme imkanınız da bulunuyor. Gönderinin alıcısı tarafından okunduğuna ilişkin delil oluşturuluyor ve gönderici bu delile sistemden bakabiliyor.