İş dünyasındaki yoğun rekabet ortamında değişimin sürekliliğini yakalayabilmek ve kurumsal hedeflere uygun çözümler bulabilmek şirketlerin başarısı için oldukça önemlidir. Şirketler de bu rekabet ortamında başarılı olmak için endüstrideki en iyi ve en güncel uygulamaları takip ederek bilginin stratejik kullanım gücünden yararlanmaya çalışırlar. Bu amaçlar doğrultusunda işletmeler, günümüzde neredeyse her sektörde kullanılan ve gittikçe aranılır hale gelen ERP sistemlerini kullanmaya başlamışlardır. ERP sistemlerinin seçimi, işletmelerin geleceği için belirleyici rol oynamaktadır. Dolayısıyla yanlış bir ERP sistemi seçmemek, maliyet, zaman ve verimlilik kaybına neden olmamak için işletmelerin dikkat etmesi gereken bazı önemli şeyler vardır. Bu önemli noktalara değineceğimiz yazımızda ERP sistemi seçerken dikkat edilmesi gereken 7 maddeyi paylaşıyoruz…
ERP Sistemi Nedir?
Dikkat edilecek noktalara geçmeden önce ERP sistemlerinin ne olduğu, işletmeler için önemi, işletmelere sağladığı faydalar ve işletmelerin ERP sistemlerini tercih etme nedenleri ile ilgili de bilgi vermekte fayda görmekteyiz.
ERP sistemleri hakkında daha detaylı yazımız olan “Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Nedir? Avantajları Nelerdir?” başlıklı makalemizi okumanızı tavsiye ederiz
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Aşağıdaki maddeler, bir şirketin ERP sisteminden tam bir şekilde faydalanmasını sağlayacak önemli noktalardır:
Kurumsal Hedeflere Uygunluk
Kurumlar, bugün ve gelecekte nerede olmak istediklerini net biçimde belirleyip gelecekteki ihtiyaçlarını ortaya koyarlar. Bu ihtiyaçlar doğrultusunda ERP yazılım paketinin seçimi, ne zaman uygulanacağı, maliyeti ve kaynakların nasıl yönetileceğinin kararı daha kolay verilebilir.
İş Süreçlerine Uygunluk
Günümüzde işletmeler iş takibinin yapılması ve raporlanması gibi süreçlerde çeşitli zorluklar yaşarlar. Bu nedenle ERP yazılım sistemlerinin içeriğinde bulunan en iyi iş uygulamalarından (İng. Best Business Practices) yararlanılarak, mevcut iş süreçlerinin yeniden tasarımı (İng. Reengineering), ERP uygulama ve uyarlama sürecinin başarı oranını artıracaktır.
Tedarikçi Firmanın Destek ve Hizmetlerinin Değerlendirilmesi
ERP sistemlerinin üreticisinin güçlü ve başarılı olmasının yanında o sistemi kurum içerisinde uygulayacak olan tedarikçi firmanın yapısı da önemlidir. Tedarikçi desteğinin yetersizliği, ERP projelerindeki başarısızlığının altında yatan temel etkenlerdendir.
ERP sistemleri uzun vadeli olan yatırımlardır. Dolayısıyla yazılım seçiminde; tedarikçi firmanın stratejileri, uzun vadeli hedefleri, odaklandığı sektörler ile bu sektörlere yönelik bilgi birikimi ve coğrafi yaygınlık gibi birçok noktaya dikkat ederek değerlendirme yapmak daha sağlıklı bir sonuç verecektir.
Kurumsal Değişim Planlarının Değerlendirilmesi
ERP uygulamaları kurumsal değişimlere yol açabilmektedir. Bu nedenle, bu değişime karşı oluşabilecek dirençleri yönetmeye yardımcı olacak son kullanıcılara yönelik iletişim ve eğitim planları oluşturmak gerekir. Böylelikle ERP projesinin riskleri en aza indirilebilir.
Yazılım İşlevselliğinin Değerlendirilmesi
ERP yazılımı seçiminde en önemli kriter, yazılımın yeterliliğidir. ERP yazılımı hem teknoloji hem de altyapı olarak kurumun mevcut ve ileride ortaya çıkabilecek gereksinimlerini karşılayabilecek düzeyde ise satın alma kararı için önemli bir şart tamamlanmış demektir. Ancak kurumların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu da unutulmamalıdır. Bu nedenle ERP yazılımı seçerken sadece mevcut gereksinimler göz önünde bulundurulmamalı, işin yapısının gerektirdiği işlem hacmini ve çalışan sayısını kaldırabilen sistemler tercih edilmelidir.
Yazılımın Teknik Altyapısının Değerlendirilmesi
Seçilecek ERP yazılımını teknik açıdan da değerlendirmek gerekmektedir. Bu nedenle seçilen yazılımın; farklı uygulamalar ile bütünleşmesi, artan işlem ve veri yükünde performansının ölçeklenebilirliği, gerektiğinde kuruma uyarlanabilirliği ve parametrik yapısı, yeterince denenmiş olması, dış çözümlere çok az ihtiyaç duyması, alternatif işletim sistemi ve veri tabanları ile uyumluluğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Uyarlama Stratejisinin Değerlendirilmesi
Uyarlama aşamasında; uyarlama süresi, esneklik ve uyarlanabilirlik, yazılımın ergonomikliği, farklı para birimlerini ve dilleri destekleme konusunda esneklik, kullanım kolaylığı ve öğrenilebilirlik dikkate alınması gerekli önemli unsurlardır.
Sonuç olarak, işletmeler şirket gereksinimlerini ve özelliklerini dikkate alarak ERP paketi seçimi yapmalıdır. Yukarıda ifade edilen bilgiler doğrultusunda yapılan bir ERP yazılımı seçimi, şirkete ve şirketin ihtiyaçlarına uyması bakımından oldukça önemlidir. Siz de şirketinizi belirli bir standarda ulaştırmak, daha az hata yapmak, daha verimli çalışmak, tüm verilere rahatlıkla ulaşmak, iş akışına hakim olmak ve stratejik kararlar almak için ERP sistemi seçim sürecinizde paylaştığımız bu 7 kriteri dikkate almalısınız.