ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) olarak adlandırılır.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri belgelerin diğer belgelerle ilişkisini, saklanmasını, oluşturulmasından tasfiyesine tüm yaşam döngüsünün elektronik ortamda yönetilmesini sağlarlar.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri kurumlara
- Havale, paraf ve imza süreçlerinde kısalma,
- Zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf,
- Performans ölçümü,
- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü yönetmeliklerine uygun Dijital arşivleme,
- E-imza kullanımı sebebiyle fiziksel evrak hareketini azaltma,
- Yazışmalarda standartlaşma avantajlarını sağlamaktadır.