Sistemin Planlanması
TKY kısa vadeli ve günlük değil, uzun vadeli ve stratejik düşünmeyi gerektirir. Bu nedenle ilk planlama çalışmaları uzun vadeli amaçlara ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak bir yol haritası niteliği taşıyan stratejik planların hazırlanmasıyla başlar. Uzun vadeli amaçlar ve hedefler işletmenin vizyonundan, misyonundan, temel felsefesinden ve değerlerinden yola çıkılarak belirlenir. Daha sonra bu uzun vadeli amaçlara ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak yollar (stratejiler) saptanır.
Uzun vadeli amaçların ve hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlamak üzere amaçlara göre yönetim (AGY) sisteminin kurulması gerekir. Çünkü AGY, gerçekleştirilmesi istenen amaçların ve hedeflerin kademe kademe, birbirlerini tamamlayacak şekilde tüm örgüte yayılmasını ve her düzeyde bunları gerçekleştirecek sorumluların saptanmasını sağlayan bir yönetim yaklaşımıdır. AGY üst düzeyde stratejik, orta ve alt düzeylerde uygulama ve taktik planların hazırlanmasını gerektirir. Sistem, planların tamamlanmasından sonra uygulamaya koyulur ve üç aylık ara kontrollerle gözden geçirilir, gerekli düzeltmeler yapılır.
TKY’de en önemli ve temel plan, kalite planıdır. Kalite planı, bir ürünün, hizmetin, projenin ya da sözleşmenin müşterinin gereksinimlerini en ekonomik koşullarla nasıl karşılayacağını ve bu koşulları nasıl geliştireceğini gösteren bir belgedir. Kalite planında işletme kendi standartlarını kendisi belirleyebileceği gibi, gereklerini karşılayabildiği durumda örneğin, ISO 9000 gibi kalite standartlarının rehberliğini de kullanabilir. Uygulanabilir bir kalite planının kalite faaliyetlerinin tümünü yazılı olarak tanımlaması gerekir.
Kalite planında öncelikle üst düzey yönetim tarafından kalite hedefleri, stratejileri ve politikaları belirlenir. Kalite hedefleri, kaliteyle ilgili çalışmaların yöneltildiği bağımsız varış noktalarıdır. Bu hedefler rakamsal olarak belirlenmeli ve yazılı olmalıdır. Örneğin, ürün başına şikayet oranı, her üretim birimi başına düşen maliyet gibi. Kalite stratejileri, kalite hedeflerine ulaşılmasını sağlayan araçlardır. Örneğin, şikayet analizleri, düzeltici önlemler, hata önleme çalışmaları, kalite eğitimi ve teşvik programları gibi. Kalite politikaları ise, kalite konusundaki çalışmaları yönlendiren ilkeler topluluğudur. Bu ilkeler kaliteyle ilgili çalışmaların temelini oluşturur. Politikalar oluşturulurken, kalite düzeyi, güvenilirlik ya da çalışanlarla ilgili konular esas alınabilir.
Bu aşamada bir kalite yöneticisi atanmalı, yönetsel sorumluluk alanları belirlenmeli ve iş tanımları yapılmalıdır. Daha sonra iç ve dış müşterilerin gereksinimlerini karşılayacak prosedürlerin, yöntemlerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması, amaçlara ulaşmayı sağlayacak programların ve proje gruplarının saptanması gerekir.
Sistemin Kurulması
Kaliteyle ilgili planlama çalışmaları tamamlandıktan sonraki aşama, sistemin kurulması aşamasıdır. Bu aşamada öncelikle “kalite halkası” ya da “kalite zinciri” belirlenir. Kalite halkası, faaliyetlerin yapılış sırasına göre dizilmesiyle meydana gelir. Bir kalite sisteminde, halka, genellikle müşterinin beklentilerinin ve gereksinimlerinin belirlenmesiyle başlar ve tatmin edilmesiyle son bulur. Arada yer alan tüm faaliyetler müşteriyi tatmin edecek kalitede çıktı üretmeye yöneliktir. Her işletme kendi kalite halkasını kurmalıdır. Bu yapılırken çevresel faktörlerin dikkate alınması ve insan, teknoloji ve zaman uyumunun sağlanması gerekir.
Daha sonra kalite halkasındaki faaliyetler tek tek belirlenmeli, genel çerçevesiyle tanımlanmalı, ne tür gerekleri olduğu saptanmalı ve her bir faaliyetin gereklerini karşılayan kişiler tarafından yapılması sağlanmalıdır. Ayrıca TKY’yi mümkün kılacak bir örgüt yapısı kurulmalıdır. Kalite yönetimine uygun örgüt yapıları geleneksel hiyerarşik yapılardan çok farklı olan proje, matriks, yalın, basık, yuvarlak vb. örgüt yapılarıdır.
TKY sisteminde etken bir belgeleme sisteminin kurulması gerekir. Belgeleme sisteminin ISO 9000 gibi standartlara uygun olarak yapılandırılması doğru olur. TKY’de başlıca belgeler kalite el kitabı, yönetsel ve teknik prosedürler, talimatlar ve kalite kayıtlarıdır. Kalite el kitabı, politikaları, prosedürleri ve uygulamalarını içerir; amaçlara ulaşmak için kalite yönetimi sistemlerinin nasıl çalıştığını, nelerin yapıldığını, ihtiyaç duyulduğunda gerekli belgelere nasıl ulaşılacağını gösterir. Prosedürler, fonksiyonel işlemlerin doğru olarak nasıl yapılacağının ve sürdürüleceğinin ayrıntılarını verir. Kalite el kitabında yazılı politikalar doğrultusunda müşteri gereksinimlerini karşılamaya yönelik neyin, niçin, nerede, ne zaman ve kim tarafından yapılacağını gösterir. Talimatlar, bir işin doğru olarak nasıl yapılacağını belirtir. Ana prosedürü destekleyici, daha spesifik, kısa, basit ve anlaşılır cümlelerle yazılır; fotoğraf, şema ve akış diyagramlarıyla desteklenebilir. Kalite kayıtları ise, sistemde yapılan her şeyin aşama aşama kaydedilmesi sonucunda oluşur, faaliyetlerin geçmişi hakkında bilgi ve kanıt sunar.
Kayıt sisteminden hareketle müşteri gereksinimlerini bilmeleri, karşılamaları ve geliştirmeleri amacıyla yönetime doğru ve zamanlı bilgi sağlayacak bir “kalite bilgi sistemi” kurulmalıdır. Kalite bilgi sistemi, kalite halkasının her aşamasını hem destekleyen hem de denetleyen bir nitelik taşımalı ve yönetim bilgi sistemine entegre olarak kurulmalıdır.
Sistemin Kontrol Edilmesi
TKY’de her işin bir kerede doğru olarak yapılması esastır. Bunun garanti altına alınması için kalite halkasındaki her süreçte yer alan her faaliyetin, insanın, malzemenin, makinenin ve yöntemin kontrol altında tutulması gerekir. Bu kontrollerde örgütteki her bölüm, her birim ve her birey sorumluluk taşır.
Kontroller sırasında her bir sürecin ve faaliyetin halkadaki kalite standartlarını elde etmede yeterli olup olmadıkları denetlenir. Çünkü halkadaki herhangi bir zayıflık kopmaya ve dağılmaya neden olabilir. Bunun için fiili durumun belirlenmesi sırasında belirlenen kalite standardının ölçülebilmesi ve saptanan hatanın göreceli öneminin ortaya konması önem taşır. Bir ürün ya da hizmet birden fazla kalite özelliğine sahiptir ve bunlarda meydana gelen hatalar genellikle kaliteyi farklı ölçülerde etkilerler. Örneğin, bazıları hayati önem taşıyan tehlikeli hatalardır, bazıları ürünün ya da hizmetin usulüne uygun olarak kullanılmasını engelleyen büyük hatalardır, bazıları da müşterilerin pek hoşlanmadıkları küçük hatalardır. Daha önce de söylendiği gibi, TKY’de amaç sıfır hatadır. Ancak denetimler sırasında hataların nitelikleri doğru bir şekilde belirlenmelidir. Çünkü düzeltmek için alınacak önlemler saptanırken bu nitelikler dikkate alınacaklar.
Kontrol sistemi kurulurken hangi ürünlerin ve hizmetlerin tek tek, hangilerinin örnekleme yoluyla denetleneceğine karar verilmelidir. Kontrol maliyetlerini azaltmak amacıyla örnekleme yoluyla kontrol yaklaşımı seçildiğinde, örneklemenin nasıl yapılacağı ayrıntılarıyla belirlenmelidir.
Kontrollerde bir başka aşama da AGY çerçevesinde sonuçların hedeflerle karşılaştırılmasıdır. TKY’nin bu anlamda en önemli kontrol kriterleri başta müşteri tatmini olmak üzere maliyet, fiyat ve kâr üçlüsü, miktar ve teslim tarihi ile kalite-sistem uygunluğu, verimlilik, etkililik ve kârlılıktır. Bunlar, genel olarak işletmelerin varmak istedikleri sonuçlardır. Bu sonuçlar kontrol edilirken çeşitli istatistik, matematik ve muhasebe teknikleri kullanılır.
TKY’de yapılması gereken bir başka kontrol de kalite denetimleridir. Kalite denetimi, işletmenin genel kontrol sisteminin bir alt sistemi olarak düşünülmelidir. Bununla kalite sisteminin amaçlarına ulaşıp ulaşmadığı denetlenir. Kalite denetimlerinin sonucunda sistemin güçlü ve zayıf yönleri ortaya çıkarılır ve eksiklikler giderilerek sistem iyileştirilir. Bu denetimler amaçlarına uygun olarak farklı kişiler tarafından ve yöntemler kullanılarak yapılır. Kuruluş içi kalite denetimleri (audit), kalite güvence bölümü tarafından yapılır; kalite sisteminin yeterliliğini, uygunluğunu ve etkililiğini ölçen faaliyetleri içerir. Kuruluş dışı kalite denetimleri ise, müşteri tatminine ya da işletmenin gelişimine yönelik olarak yapılabilir. Müşteri tatminine yönelik denetimlerden bazıları sertifika ya da kalite belgesi almaya yönelik olarak yapılır. İşletmenin gelişimine yönelik kalite denetimleri de daha çok kalite ödülü almak amaçlıdır.
Kaynak: http://notoku.com/toplam-kalite-yonetiminin-uygulanmasi/#ixzz3t5UIW1Uf
NotOku.com’a teşekkürler.