T.C.
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI
KÜLTÜR HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ VE İŞLEYİŞ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 – Bu Yönergenin amacı, Gazi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür Hizmetleri Müdürlüğü Öğrenci Topluluklarının kuruluş ve işleyiş usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2 – Bu Yönerge Gazi Üniversitesinde aktif olarak faaliyetlerini sürdüren ve yeni kurulacak olan öğrenci topluluklarının kuruluş, işleyiş ve denetimine ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
Madde 3 – Bu yönerge 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 46’ncı, 47’nci, Maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4 – Bu Yönergede geçen;
- Üniversite: Gazi Üniversitesini
- Rektör: Gazi Üniversitesi Rektörünü,
- Rektör Yardımcısı: Gazi Üniversitesi Rektör Yardımcısını,
- Sosyal İşler Koordinatörü: Gazi Üniversitesi Sosyal İşler Koordinatörünü,
- Öğretim Elemanı: Gazi Üniversitesi Öğretim Elemanını,
- Akademik Lider: Gazi Üniversitesinde kurulmuş ve kurulacak olan toplukların birinden sorumlu olan Gazi Üniversitesi Öğretim Elemanını,
- SKS Daire Başkanlığı: Gazi Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığını,
- Kültür Hizmetleri Müdürlüğü: Gazi Üniversitesi SKS Daire Başkanlığı Kültür Hizmetleri Müdürlüğünü
- Komisyon: Öğrenci Toplulukları Birimi Komisyonunu,
- Öğrenci: Gazi Üniversitesi Öğrencisini
- Birim: Öğrenci Toplulukları Birimini,
- Topluluk: Gazi Üniversitesi tarafından kurulan öğrenci topluluğunu,
İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Topluluğun Kurulma Şartları
Akademik Lider
Madde 5 – Her topluluğun bir akademik Lideri olmak zorundadır.
- Akademik lider, Gazi Üniversitesi’nin en az Doktorasını tamamlamış akademik ünvana sahip Öğretim Elemanları arasından, Öğrenci Toplulukları Komisyonunun önerisi ile Rektör tarafından 2 yıl süre ile görevlendirilir.
- Akademik Liderin görev süresi dolmadan Rektör tarafından görev değişikliği yapılabilir. Görev süresi dolduğunda tekrar görevlendirilebilir.
Akademik Liderin Özellikleri, Görev ve Sorumlulukları
Madde 6 - Akademik liderin özellikleri, görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmektedir.
- Akademik liderin uzmanlık alanı, daha önce yaptığı görevler veya aktif görevi topluluğun kuruluş amaç ve kapsamındaki uzmanlık bilgi gereksinimine uygun olması gerekir.
- Akademik lider birden fazla toplulukta akademik liderlik görevi alabilir.
- Topluluklar, kuruluş aşamasında, kendilerine bir akademik lider belirlemek zorundadırlar.
- Akademik Lider Topluluğun yöneticisi ve temsilcisidir.
- Topluluklar, akademik liderin yazılı onayı olmadan faaliyet yapamaz ve resmi birimlerden talepte bulunamaz.
- Akademik lider, Topluluk adına yapılan bütün faaliyetlerden sorumludur.
- Topluluklara ait sosyal medya hesaplarında yapılan paylaşımlar Topluluğun Akademik Liderinin sorumluluğundadır.
- Topluluğun akademik liderliğinden çeşitli nedenlerle ayrılan/ayrılmak isteyen öğretim elemanının, yazılı olarak SKS Dairesi Başkanlığına başvurması gerekir. Topluluk tarafından en geç 15 gün içinde yeni akademik lider belirlenerek bilgileri SKS Dairesi Başkanlığına bildirilir. Topluluğa yeni akademik lider atanamazsa, etkinliklerini devam ettiremez.
- Topluluklar, her türlü etkinlikleri için öncelikle akademik liderin onayını almak zorundadırlar. Her türlü etkinlik, akademik liderin bilgisi, gözetimi ve sorumluluğu altında yürütülür.
- Topluluklar, Şehir içi ve şehir dışı etkinlikleri için Üniversiteden araç talep ettiğinde akademik lider veya yazılı olarak yetki vereceği öğretim elemanı etkinliğin “kafile başkanı” olarak araçta yer almak zorundadır.
Topluluk Başvuru Dosyası
Madde 7 – (1)Topluluk başvuru dosyasında bulunması gereken belgeler;
- Kurucu yönetim kurulu listesi; En az 15 (on beş) kurucu üyenin adı, soyadı, adresi, İmzasının olduğu Akademik Danışman ve Topluluk Başkanının onayladığı liste,
- Akademik liderin; Kişisel, İletişim ve Güncel Akademik bilgilerinin de olduğu akademik öz geçmişi ve akademik liderliği kabul ettiğine ilişkin imzalı onay belgesi,
- Disiplin durumunu da içeren öğrenci belgesi,
- Topluluk adı,
- Topluluğun amacı,
- Topluluğun adı ve özelliklerini belirten logosu
- Bir yıllık etkinlik planı,
- Topluluğun işleyişine ilişkin bu yönerge hükümlerine uyulacağına dair kurucu üyelerin taahhüdü,
(2) Topluluk Kurma Başvurusu.
- Topluluk kurma için hazırlanan dosya, her eğitim öğretim yılının Ekim- Kasım veya Şubat- Mart aylarında akademik liderlerinin onayladığı dilekçe ile bağlı kurulacağı akademik birim (fakülte/yüksekokul/enstitü) aracılığıyla SKS Dairesi Başkanlığına resmi yazı ile gönderilerek başvurulur. SKS Daire Başkanlığına bağlı kurulacak ise dosya ve akademik lider dilekçesi ile SKS Kültür Hizmetleri Müdürlüğü Öğrenci Toplulukları Birimine başvurulur.
- Üniversite bünyesinde aynı amaç, kapsam ve isim altında bir başka topluluk kurulamaz. Ancak, Türk kültüründe önemli bir yeri bulunan “Halk Oyunları” ve “Tiyatro” başlığı adı altında oluşturulacak topluluklar bu kapsam dışında kalır.
İKİNCİ BÖLÜM
Topluluğun Organları ve Faaliyetleri
Topluluk Genel Kurulu
Madde 8 - Genel Kurul;
- Topluluğun en yetkili karar organı olup, topluluğa kayıtlı üyelerden oluşur.
- Yılda en az iki kez toplanır. Her üye yapılan genel kurul toplantılarına katılabilir. Her üye oyunu bizzat kullanır. Akademik lider gerekli gördüğü hallerde yönetim kurulu toplantısına gözlemci sıfatıyla katılır. Genel kurul, varsa yönetim kurulu başkanı tarafından açılır ve toplantıyı yönetmek üzere bir divan başkanı ve iki yazmanın seçilmesiyle çalışmalarına başlar. Toplantılar, üyelerin salt çoğunluğu ile yapılır. Salt çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda, ikinci toplantıda bu koşul aranmaz; kararlar, katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Genel kurulda alınan kararların akademik liderin onayını alması gerekir.
- Genel Kurul, yönetim kurulunun önerisiyle veya üyelerin en az 1/3’ünün isteğiyle olağanüstü toplanır. Toplantı, en geç bir hafta öncesinden üyelere yazılı olarak duyurulur.
Topluluk Genel Kurulunun Görev ve Yetkileri;
Madde 9 – Topluluk Genel Kurul Görev ve Yetkileri aşağıda belirtilmiştir.
- Her eğitim-öğretim yılının başlamasından itibaren en geç dört hafta içerisinde toplanarak yönetim kurulunu ve yedek üyeleri seçmek,
- Yönetim Kurulu tarafından hazırlanan etkinlik programını ve etkinlik raporunu görüşerek karara bağlamak.
Topluluk Yönetim Kurulu
Madde 10 – Yönetim Kurulu:
- 1 Başkan,
- 1 Başkan Yardımcısı,
- 1 Birinci Sınıf Temsilcisi,
- 1 Teknik Yazışmalar Sorumlusu,
- 1 Web Sitesi ve Bilgisayar Sorumlusu,
- 1 Video Çekim Sorumlusu,
- 1 Adres Güncelleme ve Mezun İzleme Sorumlusu,
- 1 Staj ve E-Dergi Sorumlusu,
- 1 Olağan Öğrenci Kongresi Tertip ve Arşiv Sorumlusu,
- 2 Kurumlar Arası Proje ve Koordinasyon Sorumlusundan oluşur.
Topluluk Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri;
Madde 11 – Yönetim kurulu, genel kurul tarafından yapılacak seçimler sonucu belirlenecek on bir asil ve dört yedek üyeden oluşur.
- Yönetim Kurulu, ilk toplantısında başkan ve başkan yardımcısını seçer,
- Yönetim kuruluna seçilebilmek için topluluğa üye olmak gerekir,
- Yönetim kurulu seçimi için önce adaylar belirlenir, daha sonra her genel kurul üyesi belirlenen sayıdaki asil yönetim kurulu üyesinin adlarını ve soyadlarını yazdığı mühürlü oy pusulasını sandığa atarak gizli oy kullanır.
- Oyların tasnifi alenidir.
- En çok oy alan adaydan başlayarak belirlenen sayıdaki asil üye, daha sonra ise yedek üye tespit edilir. Eğer yedek üyelerin tamamlanması için yeterli aday mevcut değil ise eksik kalan yedek üyeler için aynı seçim süreci tekrar edilir.
- Başkan, topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur.
- Başkanın ve yönetim kurulu üyelerinin görev süresi bir yıldır. Bu süre sona erdiğinde yeniden yönetim kurulu üyesi olarak seçilebilirler. Bir başkan yönetim kuruluna en fazla iki yıl başkanlık yapabilir. Başkanın görevini erken bırakması veya herhangi bir sebepten dolayı görevinden ayrılması durumunda 15 günlük süreçte yönetim kurulu toplantısı yapılarak topluluk başkanı seçilir. Seçim yapılana kadar başkan yardımcısı topluluğa başkanlık eder.
- Topluluk yönetim kurulunda görev alan öğrencinin mezun olması, eğitim öğretim süresini doldurması, öğrencilik hakkının sona ermesi, kendi isteğiyle görevden ayrılması veya başka nedenlerle ayrılmak durumunda kalması halinde, topluluk yönetim kurulu tarafından, yerine, ayrılan üyenin görev süresi ile sınırlı kalmak üzere yedek üye görevlendirilir.
- Bir öğrenci bir topluluğun yönetim kurulunda en fazla eğitim-öğretim gördüğü akademik birimin minimum süresi kadar görev alabilir. Öğrenim süresi akademik birimin minimum süresinden fazla süren (artık yılda olan) öğrenciler, bu duruma göre sadece topluluk üyesi olarak görevlerine devam edebilirler. Mezun olmuş ya da herhangi bir nedenle Yönetim kurulundan ayrılmak durumunda kalan bir öğrencinin yerine yönetim kurulu yedek üyeyi göreve çağırır.
- Yeni oluşan yönetim kurulu, ilk toplantısında görev dağılımı yapar.
- Yönetim Kurulu, ayda en az bir kez toplanmak zorundadır. Yönetim kurulu salt çoğunlukla toplanır ve kararlar salt çoğunlukla alınır.
- Yönetim Kurulu, başkanın sorumluluğunda ve akademik liderin denetiminde etkinliklerini yürütür.
- Yasal düzenlemelerde ve bu yönergede belirtilen görevleri yerine getirir ve yetkilerini kullanır.
- Genel kurul toplantılarının duyurulması ve düzenlenmesinde görev alır.
- Üye olma, üyelikten çıkma ve çıkarma işlemlerini yürütür ve güncellenmiş üye listelerini SKS Dairesi Başkanlığına en geç bir ay içinde bildirir.
- Akademik liderin onayı ile topluluk etkinliklerinin düzenlenmesinde gerekli izinleri alır. Gerekli izinleri almadığı halde, etkinlik düzenleyen ve/veya etkinlik duyurusu yapan topluluğun etkinlikleri SKS Dairesi Başkanlığı tarafından sona erdirilir.
- Topluluk Yönetim Kurulu, her eğitim-öğretim yılının sonunda topluluğun yıllık etkinlik raporunu bir ay içinde hazırlayarak, akademik liderin onayıyla Genel Kurula ve SKS Dairesi Başkanlığına yazılı olarak sunmak zorundadır. Bu koşulları yerine getirmeyen topluluğun etkinliklerine Öğrenci Toplulukları Birimi Komisyonu tarafından son verilir.
- Yönetim kurulu, öğrenci toplulukları web sayfasındaki topluluklarına ait bilgilerin güncel tutulmasından sorumludur.
- Yönetim kurulu, kararları Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kültür Hizmetleri Müdürlüğü Öğrenci Toplulukları Birimine teslim edilir tarih sayı alınır. Tarih sayı almayan kararların geçerliliği yoktur.
Topluluklara Üye Olma, Üyelikten Çıkma ve Çıkarılma
Madde 12 – Öğrenci Topluluklarına üye olma, üyelikten çıma ve çıkarılma şartları;
- Gazi Üniversitesi Öğrencisi olmak
- Disiplin cezası almamış olmak,
- Çalışmalarını yürüten aynı amaç ve kapsamdaki gruplar, başvuruları halinde Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluğu olarak kurulmuş olan bir toplulukta alt birim olarak yer alabilirler.
- Öğrencilerin üyeliğe kabulü, topluluk yönetim kurulu kararı ile yapılır ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kültür Hizmetleri Müdürlüğü Öğrenci Toplulukları Birimine teslim edilir tarih sayı alınır. Tarih sayı almayan kararların geçerliliği yoktur.
- Üye olma koşullarını sağlayan Gazi Üniversitesine kayıtlı bir öğrenci, birden fazla topluluğa üye olabilir ancak, birden fazla topluluğun yönetim kurulunda yer alamaz.
- Topluluk üyesi öğrenci, istediği zaman, topluluk yönetim kuruluna vereceği bir dilekçe ile üyelikten ayrılabilir. Üyelikten ayrılan bir öğrenci, üye olma koşulunu taşıması durumunda yeniden topluluk üyesi olabilir.
- Topluluğun amaçları dışında ve yönergeye aykırı etkinlikte bulunan üyeler, akademik lider ve topluluk yönetim kurulu kararıyla üyelikten çıkarılabilir.
Toplulukların Etkinlikleri
Madde 13 – Topluluklar etkinliklerini yapabilmeleri için yapılması gerekenler aşağıda belirtilmiştir.
- Toplulukların düzenleyecekleri etkinlikler, öğrencilerin kişisel, bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif gelişimlerine katkı getirecek biçimde düzenlenmelidir.
- Topluluklar, etkinlik planlarını Öğrenci Toplulukları Web sayfasında bulunan standart formda hazırlayarak Kasım ayı sonuna kadar Öğrenci Toplulukları Birimine teslim ederler. Komisyon tarafından değerlendirilen etkinlik talepleri onaylandıktan sonra web sayfalarında yayınlanır. Onaylanmayan etkinlikler düzeltme için topluluğa geri verilir düzetme yapıldıktan sonra tekrar komisyona sunulur.
- Yıl içinde yıllık etkinlik faaliyet planı dışında etkinlik yapmak isteyen topluluklar Etkinlik tarihinden en az bir ay önce, Akademik Lider ve Topluluk Başkanının imzası ile düzenlenen Etkinlik Ekleme Dilekçesi ve ekinde etkinlik hakkında gerekli bütün bilgilerin olduğu Etkinlik İzin Formunu ile başvuru yaparlar. Bu etkinlik Komisyonda kabul edilirse yapılır.
- Öğrenci toplulukları, planlı faaliyetlerini ve faaliyetlerinde gerekli olan ihtiyaçlarını da belirterek eksiksiz şekilde düzenledikleri Etkinlik İzin Formlarını SKS Dairesi Başkanlığı, Kültür Hizmetleri Müdürlüğünden “Planlanmış Faaliyet” onayından sonra SKS Daire Başkanlığı Evrak Bürosuna bir ay önceden teslim eder tarih ve sayısını alıp takip ederler.
- Toplulukları, teknik ve turistik gezi faaliyetleri ile etkinliklerinde gerekli araç taleplerini katılımcı öğrencilerin ve birlikte faaliyete katılacak “kafile başkanının” kişisel ve kurumsal bilgilerinin bulunduğu listeyi etkinlik talep formlarına eklemelidir.
- Gerçekleştireceği etkinlik ile üniversiteyi, üniversite dışında temsil edecek olan topluluklar, ev sahibi kuruluş tarafından topluluk adına gönderilmiş davet yazısı ve basılı etkinlik programıyla (afiş, poster, web sayfası çıktısı vb.) ile ulaşım, barınma, yemek, malzeme vb. giderleri kapsamında SKS Daire Başkanlığına Etkinlik Talep Formu ile destek talebinde bulunabilirler.
- Topluluklardan gelen etkinlik talep formlarındaki talepler Komisyonda bütçe durumu ve yapılacak faaliyetin sosyal, kültürel ve bilimsel anlamda öğrenciler üzerindeki etkileri göz önünde bulundurularak görüşülür.
- Her etkinlik sonrası etkinliği yapan topluluk bir hafta içerisinde etkinlik raporunu görsellerle birlikte email@example.com e-posta adresine gönderir. Etkinlik raporlarını göndermeyen topluluklara komisyonca ikaz, ihtar ve bir sonraki etkinliklerden kısıtlamalar gibi yaptırımlar uygulanır.
Toplulukların Çalışma İlke ve Esasları
Madde 14 – Öğrenci Topluluklarının çalışma ilke ve esasları aşağıda belirtilmiştir.
- Öğrenci toplulukları, her yıl akademik takvimin başlamasını izleyen dört hafta içerisinde olağan genel kurul toplantılarını yaparak yönetim organlarını oluştururlar ve SKS Daire Başkanlığına en geç bir ay içinde bildirirler.
- Zorunlu nedenler dışında, yıl içerisinde en az 3 etkinlik yapmayan ve bu durumu SKS Daire Başkanlığına bildirmeyen ve sonraki eğitim-öğretim yılı başında (Kasım ayı sonuna kadar) 1 yıllık etkinlik planını vermeyen topluluklar kendiliğinden kapanır.
- Kapanan topluluk aynı veya benzer isim altında ve aynı veya benzer amaçla iki yıl süreyle açılamaz.
- Topluluklar tarafından, yönetim kurulu üyelerinde meydana gelen değişiklikler en geç 15 gün içerisinde SKS Dairesi Başkanlığına bildirilir, Öğrenci Komisyonda onaylanan değişiklikler Öğrenci Toplulukları web sayfasında güncellenmesi takip edilir.
- Topluluklar, çalışma ve etkinliklerini yasal düzenlemelere, üniversitenin yönerge/genelge ve kurullarının kararlarına ve bu yönergeye uygun olarak yürütürler.
- Topluluklar, üniversitenin hedefleri ile uyumlu çalışırlar.
- Alkol ve tütün ürünleri ile üzerinde sağlığa zararlı ve tehlikeli olduğu belirtilen her türlü maddeyi özendirici ve insan sağlığına zararlı ürünleri öne çıkaracak etkinliklerde bulunamazlar.
- Topluluklar, üniversitenin olanaklarından yararlanırken aynı zamanda bu olanakların korunmasına ve daha çok öğrencinin yararlanabileceği şekilde geliştirilmesine katkıda bulunurlar.
- Öğrenci toplulukları üye kayıtları ve etkinlik duyuruları kapsamında bir ay önce SKS Dairesi Başkanlığından yazılı izin almak şartıyla ve belirtilen yerlerde stant açabilirler.
- Topluluklar, kendi adıyla bir sosyal medya hesabı açabilir. Açılan hesaplar Gazi Üniversitesi Öğrenci Topluluklarının resmi sosyal medya hesapları ile bağlantı kurmak zorundadır.
- Topluluklar, sosyal medya hesaplarında sakıncalı ve zararlı paylaşımlarda bulunamaz. Aksi durumda topluluk kapatılır ve Üniversite tarafından ilgililere karşı hukuki süreç başlatılır.
- Topluluklar üniversitenin fiziksel ortamına veya eğitim-öğretim’in aksamasına zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar.
- Topluluklar, ortak etkinliklerinde ve işbirliği alanlarında topluluk lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamaz ve diğer toplulukların alanlarına giren etkinliklerde bulunamazlar.
- Topluluklar siyasi partilerle maddi ve hukuki bir bağ kuramazlar.
- Topluluklar ticari etkinliklerde bulunamaz, aidat, bağış veya başka bir ad altında para toplayamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamaz ve malî kaynak yaratamazlar. Aksi takdirde topluluk kapatılma nedenidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Bütçe
Madde 15 – Öğrenci Toplulukları Birimi Komisyonunda karara bağlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu gereğince Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının Bütçesi kullanılır.
Toplulukların Proje, Sponsorluk ve Bağış ile Desteklenmeleri
Madde 16 – Topluluklar, çeşitli kurum ve kuruluşlardan (Avrupa Birliği, Bakanlıklar v.b.) proje, Sponsorluk ve bağış başvurusu yapabilirler. Ancak kabul edilmesi halinde belgeleri ile SKS Daire Başkanlığı Kültür Hizmetleri Müdürlüğü Öğrenci Toplukları birimine başvuru yaparlar. Öğrenci Toplulukları Birimi Komisyonunda görüşülür. Komisyonda kabul edilirse, ayni alınan destekler Üniversitenin demirbaşına kaydedilir, nakdi alınan destekler ise, Gazi Üniversitesi Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı banka hesabına yatırılır. Zaruri kesintiler sonrası kalan miktar, ilgili topluluğun ihtiyaçlarına kullanılır.
Yürürlük
Madde 17 – (1) Bu Yönerge, Gazi Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
(2) Bu yönergenin Gazi Üniversitesi Senatosunda kabul edilmesiyle halen yürürlükte olan Gazi Üniversitesi Senatosunun 2018/103 nolu kararı ile kabul edilen “T.C. Gazi Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi” yürürlükten kalkar.
Yürütme
Madde 18 – Bu yönerge hükümlerini Gazi Üniversitesi Rektörü yürütür.