Bu kılavuzda, Adobe Sign hesabınızı yapılandırmak ve gönderme işlemlerine başlamak için önerilen ilk adımlar yer almaktadır.
Aşağıda, biri sistem kullanıcılarına, diğeri hesap yöneticilerine yönelik iki sekme bulunmaktadır. Her sekmede, yapılandırılacak özelliklerin listesini bulabilirsiniz. Özellik adının hemen sağındaysa özelliklerin kullanılabileceği hizmet düzeyleri gösterilmektedir.
Tüm kullanıcıların önce kişisel kullanıcı kimliğini yapılandırması önerilir. Hesap yöneticisi görevlerini de gerçekleştireceksiniz Yönetici sekmesine giderek hesap ayarlarını yapılandırabilirsiniz.
Not:
Profesyonel hesaplar, tek lisanslı hesaplardır. Dolayısıyla, varsayılan olarak tek bir kullanıcı olduğu için kişi aynı zamanda hesap yöneticisidir.
Profil bilgilerini görüntüleme (Tüm kullanıcılar için)
Adobe Sign'da ilk kez oturum açtığınızda birkaç dakika ayırarak kişisel kullanıcı bilgilerinizi inceleyin. Bu bilgiler birçok şablonda kullanıldığından bilgilerin doğruluğu önemlidir.
- Menüyü açmak için farenizi sağ üst köşede görülen adınızın üzerine getirerek Profilim'i tıklatın
Profil sayfası, işlemleriniz kişiselleştirilirken Adobe Sign'ın kullanacağı belirli değerleri gösterir. Önemli alanlar:
- Tam adınız: E-posta iletişimlerinizde ve varsayılan harf imzanız için kullanılır
- İş unvanınız: Doldurulacak bir Unvan alanınız varsa otomatik olarak doldurulur
- Şirket adı: E-posta iletişimlerine yansıtılır; bu, şirketin tam yasal adı olmalıdır
- Saat Dilimi: Zaman damgaları, rapor oluşturulurken daha açıklayıcı olması için saat diliminize göre eklenir.
İçeriklerden herhangi birini ayarlamanız gerekiyorsa Düzenle düğmesini tıklatın, gerekli değişiklikleri yapın ve ardından düzenlemelerinizi Kaydedin.
İmzanızı tanımlama (Tüm kullanıcılar için)
Adobe Sign'da, kişisel veya kurumsal gereksinimlerinize göre üç imza stili sunulur:
- El yazısı tarzında font: Şu anda en beğenilen stil olan bu font varsayılan değerdir. Font adınıza uygulanarak elle atılmış bir imza görünümü verir.
Bu seçeneği tercih ediyorsanız başka bir işlem yapmanıza gerek yoktur!
- Biyometrik: İmzanızı fare, dijital kalem veya parmağınızla çizin! İmzanızı bir tablette parmağınızla çizdiğinizde en iyi sonuçları alabilirsiniz.
Bu seçeneği tercih ediyorsanız adınızı çizerek ve kaydederek bir işlemi imzalayabilirsiniz. Biyometrik imzalar ancak bir imzalama etkinliğinde kaydedilebilir. Bu nedenle, imza etkinliğine tekrar erişebilmek için Ana Sayfa sekmesindeki Yalnızca Ben İmzalayacağım özelliğini kullanmayı düşünebilirsiniz.
Biyometrik imza oluştururken, hoşunuza giden bir görünüm yakaladığınızda sağ üst kısımdaki İmzam olarak kaydet kutusunu işaretlemeyi unutmayın.
- İmza Görüntüsü: İmzanızın gerçek görüntüsünü sisteme yüklediğinizde Adobe Sign bu görüntüyü belge imzalarken sizin imzanız olarak uygular. İmzanızın görüntüsünü yüklemek için Adobe Sign'a giriş yapın ve Kişisel Tercihler > İmzam alanına gidin.
Not:
İmza için Biyometrik İmza veya görüntü kullanmak istiyorsanız parafınızı da ayarlamayı unutmayın!
Kişisel olayları/uyarıları yapılandırma (Enterprise Premium için)
İşlemlerini sürekli olarak takip etmek isteyen kullanıcılar için ekip kullanıcıları olay bildirimlerini yapılandırabilir. Enterprise kullanıcıları ise hem olayları hem de uyarıları yapılandırabilir.
Olaylar/Uyarılar sayfanıza erişmek için Kişisel Tercihler > Olaylarım/Uyarılarım alanına gidin.
Aşağıda kısa tanımlar verilmektedir:
Olaylar: Bir işlemin gerçekleşmesi için yapılan eylemlerdir (Gönderme, Görüntüleme, İmzalama gibi).
Uyarılar: Yapılması beklendiği halde, belirli bir zaman diliminde yapılmayan eylemlerdir (belgenin sekiz saat içinde görüntülenmemesi, görüntülendiği halde üç saat içinde imzalanmaması gibi).
Olaylar ve uyarılar, iki türlü bildirim gönderecek şekilde yapılandırılabilir. Yapılandırma seçeneklerini işaretleyerek hiçbirini, birini veya ikisini birden seçebilirsiniz. Bu seçenekler şunlardır:
E-posta: Bu seçenek işaretlendiğinde, olay veya uyarı her oluştuğunda size bir e-posta gönderilir. Bu seçenek, hacminize bağlı olarak, "spam" olabilir. Bu nedenle, bu seçeneğin e-posta hacmi düşünülerek işaretlenmesi önerilir.
Olay: Olaylar bayrakla işaretlenerek Ana Sayfa sekmesinde gösterilir (Olaylar/Uyarılar bölümünde) ve Olaylar/Uyarılar sayfasında oluşturduğunuz tüm raporlarda listelenir.
Ayrıca, bu olaylar/uyarılar için iki sekme vardır.
Olaylarım/Uyarılarım sizin belge gönderen kişi olduğunuz işlemlerde kullanılan seçenekler grubudur.
Raporlar, sayfanın alt kısmında, işaretlediğiniz olayların özetinin size gönderileceği şekilde yapılandırılabilir. Söz konusu rapor, tercihinize göre haftada bir, her iş günü veya her gün gönderilir.
Paylaşılan Olaylar/Uyarılar hesabını sizinle paylaşan diğer tüm kullanıcı kimliklerinin kullanabileceği ayarlardır. Paylaşılan Olaylar/Uyarılar'ı yapılandırmak için Kişisel Tercihler > Paylaşılan Olaylar/Uyarılar alanına gidin.
Kişiselleştirilmiş altbilgi alanı tanımlama (Enterprise Premium için)
Kurumsal düzeydeki hesap kullanıcıları, e-postada bir imza dosyası gibi kişisel bir altbilgi alanı oluşturabilir.
Bu seçenek Hesap Yöneticiniz tarafından etkinleştirilirse Kişisel Tercihler > E-posta Altbilgim bölümünden ayar yapabilirsiniz.
Seçenek görünmüyorsa hesap yöneticiniz, özelliği hesap düzeyinde etkinleştirebilir.
Bu altbilgi, işlem e-postalarınızın alt kısımlarına, hesap düzeyindeki tüm altbilgilerin üzerine yerleştirilir.
Yöneticiler, hoş geldiniz!
Kişisel kullanıcı kimliğinizi sorunsuz şekilde yapılandırdığınızı ve hesap genelinde daha büyük kararlara hazır olduğunuzu umuyoruz.
Aşağıdaki açıklamalar bir parça uzun gibi görünse de hesap ayarlarınızı gereken şekilde yaptığınızda belge gönderen ve imzalayan kişiler, prosedürünüzü kısa süre içinde sorunsuz şekilde benimseyebilir ve dağıtımdan sonraki değişiklikler nedeniyle kaçınılmaz olan soru sayısı azalmış olur.
Not: Kullanabileceğiniz tüm seçeneklerden burada söz edilmediği için herhangi bir sorunuz olduğu takdirde lütfen Destek bölümüyle iletişim kurun.
Harici Arşiv oluşturma (Tüm planlar için)
Bilgisayarınızı veya telefonunuzu yedeklediğiniz gibi, imzalanan sözleşmelerinizin kopyalarını saklamak iyi bir fikirdir. Sözleşmeleri Yönet sayfasından teker teker indirmek yerine Harici Arşiv, imzalanmış sözleşmelerin bir kopyasını alternatif bir e-posta adresine, bir Evernote hesabına veya bir Box hesabına gönderebilir.
Nasıl ayarlanır?
Hesap Yöneticisi olarak oturum açın ve Hesap > Hesap Ayarları > Harici Arşiv alanına gidin
Hesabınızın sözleşmelerinin birer kopyasını alternatif bir e-posta adresine göndermek için Ekstra kopya gönder… alanına bu e-posta adresini girin ve Değişiklikleri Kaydet düğmesini tıklatın.
Not:
Harici Arşiv alanı 255 karakterle sınırlıdır. Sınırlamadan daha fazla kişiye e-posta göndermek istiyorsanız bir dağıtım listesi kullanmayı düşünebilirsiniz!
Evernote veya Box'a bir kopya göndermek için ilgili buraya tıklatın bağlantısını tıklatın. Özel talimatlar yeni bir pencerede görüntülenir.
İmza tercihlerini yapılandırma (Tüm planlar için)
İmza tercihleri!
Bu ayarlarla ilgili değinilmesi gereken pek çok seçenek vardır, gelin birlikte bakalım!
Hesap > İmza Tercihleri alanına gidin
İlk iki ayar, imzanın bulunduğu satırın otomatik olarak formatlanmasını ve satırın altına eklenen imza verisini kontrol eder:
- İyi formatlanmış imzalar ve paraflar kullan
- Bu seçenek etkinleştirildiğinde satır ve altındaki imza içeriği yerleştirilir
- Bu seçenek devre dışı bırakıldığında işaretlemeler olmadan sadece imza yerleştirilir. Bu, imzanın elektronik olduğunu gösterir
- İmzanın altındaki satırı ve parafı dinamik olarak ayarla
- İmzanın altındaki satırı asıl imzadan/paraftan sadece birkaç piksel daha uzun olacak şekilde dinamik olarak ayarlamak için bu seçeneği etkinleştirin
- Bu seçenek devre dışı bırakıldığında orijinal imza uzunluğuna bakılmaksızın tüm imza alanının altına bir satır yazılır
Bir sonraki bölüm alıcılarınızın imzalarını nasıl uygulayacaklarını denetler. Genel olarak bu seçenekleri kısıtlamak için belirli bir iş amacınız olmadığı sürece alıcıların imzalarını tercih ettikleri biçimde uygulamasına izin vermenizi öneririz.
Üç seçenek vardır:
- Ad ve paraf yazılması: Ek bir işlem gerektirmediğinden ad yazılması çoğu imzalayan için en kolay işlemdir. Alıcı adını yazar ve el yazısı tarzında bir font uygulanır
- İmzalama fontunu dinamik olarak seç: Adobe Sign sisteminde çok sayıda el yazısı tarzında font mevcuttur. Varsayılan olarak sabit bir düzende uygulanır. Bu seçenek etkinleştirildiğinde kullanılan fontun başlangıç noktası rastgele oluşturulur
- Fare, dijital kalem veya parmak kullanarak ekrana elle imza atılması veya paraf eklenmesi: Bu seçenek etkinleştirildiğinde alıcılar imzalarını fiziksel olarak çizme seçeneğine sahip olur
- İmzanın ve parafın görüntüsünün yüklenmesi: Bu seçenek etkinleştirildiğinde alıcıların, imzanın ve parafın görüntüsünü yerel sistemlerinden yüklemesine izin verilir
Bu seçenek bölümü alıcılarınızın mevcut bir kayıtlı imzayı kullanıp kullanamayacağını belirtir (Biyometrik ve görüntü tabanlı imzalar kaydedilir). Kayıtlı imzaların kullanılmasını engellemek istiyorsanız izin verdiğiniz imza türlerine bağlı olarak alıcının imzasını açıkça yazması, çizmesi veya yüklemesi gerekir.
Seçenekler şunlardır:
- Tüm alıcılar: Bu seçenek belirlendiğinde tüm alıcıların kayıtlı imzalarını kullanmasına izin verilir
- Dahili alıcılar: Bu seçenek, yalnızca Adobe Sign hesabınızdaki kullanıcılar olarak mevcut olan alıcıların kayıtlı imzalarını kullanmasına izin verir
- Hiç kimse: Hiçbir alıcının kayıtlı bir imzayı kullanmasına izin verilmez
Bu bölümde ek bir onay kutusu bulunur:
- Hesabımdaki kullanıcıların görüntü yüklemelerine ve bu görüntüleri imza ve parafları olarak profillerine kaydetmelerine izin ver: Bu seçeneğin etkinleştirilmesi Adobe Sign hesabınızdaki kullanıcıların Kişisel Tercihler bölümüne imza görüntülerini yüklemelerine izin verir.
Şirket ve ana bilgisayar adı ayarları (Tüm planlar için)
Şirketinizin markasını eklemek, hesabınızdaki kullanıcılar için olduğu kadar imzalayanlar için de Adobe Sign'ı özelleştirmenin mükemmel bir yoludur.
Şirket adı ve URL ana bilgisayar adı
Bu bölümde hesabınız için şirket adı ve ana bilgisayar adı belirlersiniz. Temel bilgiler gibi görünse de bunlar hesabınızı kişiselleştirir.
Bu iki seçenek Hesap genelinde uygulanır ve Grup düzeyinde ayarlanamaz
Hesap Yöneticisi olarak oturum açın ve Hesap > Hesap Ayarları > Hesap Kurulumu alanına gidin
Şirket Adı
Bu alana girdiğiniz değer, Adobe Sign'dan gelen tüm e-posta yazışmalarında görüntülenir. Bu değer ayrıca, bir belgeyi imzalamaları gerektiğinde kullanıcılarınızın Şirket Adı alanlarını otomatik olarak doldurur.
Adobe Sign varsayılan olarak kullanıcıların kişisel ayarlarını düzenlemelerine izin verir ve bu, bireysel kullanıcıların Şirket Adı değerini de içerir. Tüm kullanıcılar için değiştirilemez bir Şirket Adı belirlemek istiyorsanız Hesaptaki tüm kullanıcılar için şirket adı belirle kutusunu işaretleyebilirsiniz.
Ana Bilgisayar Adı
Hesabınız için ana bilgisayar adının ayarlanması, kullanıcılarınızın oturum açtığı URL'yi ve imzalayanlar için sözleşmelerin barındırıldığı URL'yi değiştirir.
Logonuzu yükleme (Team, Business ve Enterprise için)
Marka önemlidir! Müşterileriniz, gönderdiğiniz işlemlerde logonuzu görmek ister. Logonuzu yüklediğinizde, Adobe Sign'ın işlemleriniz için gönderdiği tüm e-postalarda markanız da yer almış olur.
JPEG, GIF ve PNG görüntüleri desteklenir. Genelde en iyi sonuçlar PNG görüntülerle alınır.
Hesap Yöneticisi olarak oturum açın ve Hesap > Hesap Ayarları > Hesap Kurulumu > Logo Yükle alanına gidin.
Yükle düğmesini tıklatın ve kullanmak istediğiniz görüntüye gelin. Belirtilen boyutlara (60 piksel yükseklik, 200 piksel genişlik) sahip olan görüntülerin en uygun görüntüler olduğunu unutmayın.
Görüntüyü seçtiğinizde logo Yükle düğmesinin sağında görüntülenir:
Global Ayarları Yapılandırma
Hesap sekmesindeki Global Ayarlar bölümü, diğer bölümler arasında özellik bakımından en zengin olanıdır. Tüm ayarlar, kullanım şekline özeldir.
Aşağıda her seçenek hakkında kısa bir açıklama ve önerilerimize yer verilmektedir. Fakat, sizin kullanım şekliniz "en yaygın kullanım şekillerinden" farklı olabilir.
Hesap > Hesap Ayarları > Global Ayarlar alanına gidin.
- Gönderenin imzalanmış sözleşme e-postalarına form verilerini içeren bir CSV dosyası ekleyin
Form kullanıyorsanız ve imzalanan her belge için alan verilerini içeren bir CSV dosyası almak istiyorsanız bu kutuyu işaretleyin. Bununla birlikte, her işlem için ayrı ayrı CSV dosyalarının yönetilmesi biraz zor olabilir.
Veri toplamanız veya verileri tekrar CRM'nize almanız gerekiyorsa bir API çözümü oluşturmayı denemek işinize daha çok yarayabilir.
- Sınırlı Belge Görünürlüğü
Bu özellik, işleminizdeki sadece belirli dosyaları farklı imzalayanlara göstermenizi sağlar. Sınırlı Belge Görünürlüğü özelliğinden en iyi şekilde yararlanabilmek için gönderdiğiniz belgelerle ilgili imza akışına tam olarak hakim olmanız ve bu belgeleri nasıl eklediğinizi çok iyi bilmeniz gerekir.
Büyük, çok dosyalı bir işlemi birçok katılımcıya göndermek ve belgenin bazı bölümlerini bir veya birkaç katılımcıdan gizlemek istiyorsanız bu ayar istediğiniz sonucu verecektir! Henüz emin olamadıysanız hızlı videoyu izleyebilirsiniz.
- Gönderilen e-postalara imzalanan belgenin PDF kopyasını ekle
İşleminiz tamamlandıktan sonra varsayılan olarak tüm katılımcılara birer kopya gönderilir. Bu ayarı dilediğiniz şekilde değiştirerek kopyaların sadece şirket içindeki kişilere, sadece şirket dışındaki kişilere veya her ikisine gönderilmesini ya da hiç kimseye gönderilmemesini sağlayabilirsiniz.
Bu ayarı belirleme şekli, belgelerin yapısına göre değişecektir. Hassas bilgiler topluyorsanız imzalı kopyaları göndermemeniz daha doğru olabilir. Bu güvenlik açısından en iyi seçenektir. Ancak, müşterileriniz belgenin kopyasını istemek için sizinle iletişim kurmak durumunda kalabilir. Böyle durumlarda, imzalayanın ücretsiz hesapla Adobe Sign'a kaydolması ve kopyayı doğrudan Adobe Sign'dan alması önerilir.
- Doldurulan belgelere denetim raporu ekle
Denetim raporlarının size e-postayla gönderdiğimiz imzalı belgeye eklenmesini istiyorsanız en azından Gönderen için bu seçeneği işaretleyin.
- İmzaladıktan sonra birden çok belgeyi bir belge halinde birleştir
Bir işlem için birden fazla belge yüklediğinizde, Adobe Sign bu dosyaları imza için göndermeden önce tek bir PDF halinde birleştirir.
Bu ayar, İmzalanan ve Dosyalanan e-postalarınızın tek bir büyük PDF içerip içermediğini veya belgeyi tekrar ayrı dosyalar halinde bölmemiz gerekip gerekmediğini belirtir.
Not:
Bu ayar, sadece İmzalanan ve Dosyalanan e-postasına eklenen kopya için geçerlidir. Adobe Sign'dan daha sonra indirilen kopyalar her zaman tek bir PDF olacaktır.
- Bu e-posta adreslerine imzalanan her sözleşmenin ekstra bir kopyasını gönder
Yine Harici Arşivle ilgili olan bu ayar, grup düzeyinde yapılandırılabilir (Enterprise müşterileri için) ve tamamlanan Satış sözleşmelerini Muhasebe bölümüne veya tamamlanan NDA belgelerini Hukuk bölümüne (örnek olarak) yönlendirmenizi sağlar.
- İmzalanan Belgeyi Yükle
İmzalayanların belgeyi yazdırıp imzaladıktan sonra faksla göndermelerine izin veriyorsanız bu ayarı etkinleştirin. Günün birinde birisi bir belge yazdırıp size postayla gönderdiğinde bu ayar etkin değilse işlemi Adobe Sign'da kapatmanız mümkün olmaz.
- Twitter Entegrasyonu
Çalışanlarınızın başarılarını sosyal ağlarda duyurmalarını sağlayın! Tamamladığınız her işlemin ardından bir Twitter bildirimi gönderin.
- Hesabımdaki kullanıcılar için delegasyon
Burada delegasyon, belgeyi farklı bir katılımcının (e-posta adresi) sizin yerinize imzalaması anlamına gelir. Delege etmek, erişim haklarının asıl tarafından elinden alınması demek değildir; sadece başka bir kullanıcıya imzalama yetkisi verilir.
Genelde, imzalama sürecini olabildiğince kolaylaştırmak isteriz; delegasyon da buna olanak sağlar. Ancak, bazı durumlarda kesinlikle belirtilen tarafın belgeyi imzalaması gerekir.
Not:
Bu ayarın Adobe Sign hesabınızdaki kullanıcılara yönelik olduğunu unutmayın (şirketinizdeki herkese yönelik değildir). İmzalayanların Adobe Sign kullanıcı kimlikleri sizin hesabınızda görünmeyebilir. Bu durumda, söz konusu taraflar bu ayarı kullanamaz.
- İmzalama Yetkisi
Bu ayar, bir belge imzalamak için hangi varsayılan erişim hakkının Adobe Sign hesabınızda olan kullanıcılara yönelik olduğunu belirtir.
Genelde, varsayılan olarak herkesin imzalamasına izin verilmesi önerilir. Adobe Sign'ı İK ile ilgili işlemler için kullanmayı planlıyorsanız kesinlikle herkesin imzalamasına izin vermeniz gerekir.
Herkesin imzalamasına ilişkin ayrıcalıkları varsayılan olarak reddetmek istiyorsanız sadece imzalaması gereken katılımcıları etkinleştirmeniz gereklidir.
İpucu!: Yönetici olarak imzalayan yetkisine sahip değilsiniz. Bu nedenle, belge imzalamanız gerekiyorsa ve imzalamayı varsayılan olarak reddediyorsanız Kullanıcılar ve Gruplar alanına gidip e-posta adresinizi yazdıktan sonra imzalama ayrıcalıklarınızı etkinleştirmeniz gerekir.
- Hesabımın dışındaki kullanıcılar için delegasyon
Yukarıda açıklanan ayara benzer; ancak, bu özellik Adobe Sign hesabınızda olmayan kullanıcılara yöneliktir.
- Bu hesaptaki kullanıcılar tarafından oluşturulmuş sözleşmeler için kullanılacak saat dilimini ayarla
Bu ayar, işlemlerinizdeki zaman damgalarının saat dilimi belirler.
- Grup yöneticisiyle ilgili ayarlar
Enterprise müşterileri gruplar oluşturabilir. Gruplarınız varsa sadece bu gruplar için yöneticiler olmasını isteyebilirsiniz.
Bu iki ayar, grup yöneticilerinin yeni kullanıcılar eklemelerine veya kendi grup düzeyi ayarlarını değiştirmelerine (bu ayarlar Global ayarlar bölümündeki ayarlarla neredeyse aynıdır) izin vermenizi (veya vermemenizi) sağlar.
Not:
Adobe Sign, üst-alt ilişki modeline göre işler ve gruplar hesabın alt nesneleridir. Yani, yeni bir grup hesap özelliklerini devralır. Bu aynı zamanda, grup düzeyinde yapılan değişikliklerin hesap düzeyindeki ayarları geçersiz kılacağı anlamına gelir.
Gönder sayfasını yapılandırma
Gönderme ayarları, gönderim temsilcilerinin Gönderme sekmesinde görebileceği özelliklerdir. Bu bölüm, bu sayfada bulunan tüm yapılandırmalara ayrılmıştır.
Global ayarlarda olduğu gibi bu ayarlar da duruma özeldir.
Bu bölüm uzunca olduğu için kendinize bir içecek alın ve Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları alanına gidin.
- Yeni Gönderme Deneyimi
Bu ayar, yeni Gönder deneyimini etkinleştirir. Kullanıcıların yeni ve klasik Gönderme deneyimleri arasında geçiş yapmasını da sağlayabilirsiniz.
- Oturum açtıktan sonra Gönder sayfasını göster
Bu ayar, Adobe Sign'a giriş yapan kullanıcıları (Ana Sayfa sekmesi yerine) Gönder sekmesine yönlendirir.
İlk giriş yaptığınızda gecikme sorunlarıyla karşılaşıyorsanız bunun nedeni raporların doğru verileri göstermesi için Ana Sayfa sekmesinde çalışmakta olan komut dosyaları olabilir. Kullanıcıların Ana Sayfa sekmesindeki verilerini gözden geçirmeden hemen gönderme sürecine geçmek istedikleri durumlarda bu özellik çok işe yarar!
- Belgeleri Onay için Gönder
İş akışınızda bir veya birkaç kişinin imzası yerine onayı mı gerekiyor? Öyleyse, bu özelliği etkinleştirin.
Not:
Formlar bir onaylayanın belgeyi imzalamadan alan bilgilerini doldurabileceği şekilde tasarlanabilir.
- Belgeler Ekleniyor
Bu ayar, kullanıcının belge eklemesine izin veren tüm farklı kanalları etkinleştirir. Belgelerinizin versiyonunu kesinlikle kontrol etmeniz gerekiyorsa formlarınızın en güncel versiyonlarının bulunduğu kitaplık dışındaki her şeyi devre dışı bırakmanız gerekebilir.
- Belge Adını Otomatik Doldur
Belge adının otomatik olarak doldurulması zaman kazandırır; ancak, belgenin eklenen ilk dosyanın adını alacağı unutulmamalıdır. Dolayısıyla, bu seçeneği etkinleştirdiğinizde gönderen kişinin belge adını düzenlemesine izin vermeyi de dikkate almalısınız. Ne olur ne olmaz.
- Diller
Bu ayar, Gönder sayfasında kullanıcıların harici imzalayanların imzalama dilini ayarlamalarını sağlar.
- Mesaj Şablonları
Çok yoğun temsilciler için zaman kazandıran mükemmel bir özellik. Mesaj şablonları, yeni bir varsayılan mesaj oluşturmanızı ve diğer kapsamlı mesaj şablonları grubunu tanımlamanızı sağlar. Gün içinde aynı belgeleri aynı mesajla birçok kez gönderiyorsanız bu özelliği yapılandırmanız işinizi kolaylaştırabilir.
- Alıcılara Gönderilen Özel Mesajlar
Her alıcının gönderisine özel bir mesaj eklenmesini sağlar.
- İzin Verilen İmza Türleri
Varsayılan olarak sadece e-imza etkindir. Ancak, günümüzde sayıları az da olsa hala belgelerini yazdırıp faksla geri göndermeyi tercih eden insanlar var. Tercihi bu yönde olan müşterileriniz varsa Faks İmzalı seçeneğini etkinleştirin.
- Gönderen İmzası Ayarları
Bu ayarlar, gönderenin belgeyi imzalayarak onaylayacak kişi olduğu durumlar için tasarlanmıştır. Gönderenlerin belgeyi imzalayarak onaylayan kişi olmasına izin veriyorsanız gönderenlerin her işlemde ayarlaması gereken miktarı azaltabilmek için iş akışınıza göre varsayılanları ayarlayabilirsiniz.
- Hatırlatıcılar
Prosedürünüzde hatırlatıcıları ayarlamanız gerekiyorsa bu ayarı kullanarak hatırlatıcı tekrarını ve mesajı yapılandırabilir ve gönderenler için döngü süresini biraz daha kısaltabilirsiniz.
- İmzalanan Belge Parola Koruması
Bu seçenek etkinleştirildiğinde, imzalanan PDF'yi açmak veya çevrimiçi görüntülemek için kullanıcının bir parola girmesi gerekir.
Biraz uğraştırsa da iyi bir güvenlik önlemidir.
- Hesabımdaki İmzalayanlar İçin İmzalayan Kimliği Doğrulama
Adobe Sign'da, imzalayanlar için çeşitli ikinci faktörlü kimlik doğrulama yöntemleri kullanılır. Kullanım şeklinize bağlı olarak, bu seçeneklerden bir veya birkaçına izin vermeyi düşünebilir ve gönderenlerin kendi yöntemlerini seçmelerine izin vermeyi veya vermemeyi tercih edebilirsiniz.
Not:
Bu seçeneklerden herhangi birini veya tümünü seçebilirsiniz ancak Telefonla Kimlik Doğrulama'yı etkinleştirmek istiyorsanız önce Gönderenlerin her alıcı için imzalayan kimliği doğrulama seçeneklerini belirlemesine izin ver seçeneğini etkinleştirmeniz gerekir.
- Belge Sona Erme Tarihi
Kullanım şekliniz, önümüzdeki XX gün için geçerli özel fiyat gibi "fırsatlar penceresi" içeriyorsa bu pencereyi tanımlayarak belgenin gerekli süre içinde imzalanmaması halinde süresinin dolmasını sağlayabilirsiniz.
Bu seçeneği etkinleştirirseniz Belge gönderildikten sonra belge sona erme ayarlarının değiştirilmesine izin ver seçeneğini de etkinleştirmeniz önerilir. Sona erme tarihini uzatmanız gerekmez, ama böyle bir seçeneğe sahip olmak güzeldir.
- Yeni Önizleme ve İçerik Oluşturma Deneyimi
Yeni İçerik Oluşturma deneyimini etkinleştirir. Kullanıcıların yeni ve klasik İçerik Oluşturma deneyimleri arasında geçiş yapmasını da sağlar.
- Önizleme, imza yerleştirme veya form alanı ekleme
Belgelere acil olarak alan eklemeniz gereken durumlar oluyorsa sürükleyerek bırakılabilen alan aracını varsayılan olarak etkinleştirmek isteyebilirsiniz. Ancak, versiyonunu kontrol ettiğiniz belgelerle çalışıyorsanız kullanıcıların alanları ayarlaması için seçeneği kaldırmayı düşünebilirsiniz.
- İmzalama Sırası
Çoğu belge (gördüğümüz) sırayla imzalanır ve bu varsayılan değerdir. Ancak, sık kullanılan çoğu iş akışında, herkesin aynı anda imzalamasının istendiği paralel imza prosedürü kullanılıyorsa bunu bu bölümden yapılandırabilirsiniz.
Ayrıca, gönderenin işlemleri için en iyi iş akışını seçmesine izin verme seçeneğini de kullanabilirsiniz.
E-posta üstbilgisi/altbilgisini yükleme
Daha çok marka çalışması!
Hesap > E-posta Ayarları alanında şunlar bulunur:
E-posta Altbilgisi: Yazılı bir metni e-postalarınızın alt kısmına yerleştiren hesap genelinde bir ayardır. Bu alanda, bazı pazarlama bilgiler veya yasal bildirimler yer alır.
Kullanıcıların kendi e-posta altbilgilerine sahip olmasına izin ver: Bireysel kullanıcıların kişisel imza içeriklerini ayarlamalarını sağlayan ayardır
Üstbilgi ve Altbilgi Görüntüleri: E-postalardaki üst ve altbilgi alanları logolara benzer, ancak daha büyüktür. Bu şekilde, markanız e-postalarınızda kolayca görünür ve müşterileriniz e-postaların kimden geldiğini anlar.
Logolarda olduğu gibi JPEG, GIF ve PNG görüntüleri desteklenir.
Boyu 200 piksel, eni 600 piksel olan bir görüntü kullanın.
Her seçenekte Yeni görüntü yükle bağlantısını göreceksiniz. Bu bağlantıyı kullanarak görüntüyü yerel sisteminizde arayabilirsiniz. Kaydet'i tıklatın.
Güvenlik ayarlarını yapılandırma
Adobe Sign güvenlik ayarları, standardın dışında bazı belge ayarlarıyla yönetmiş olabileceğiniz tüm uygulamalarda bulunan genel parola güvenliği ayarına uygundur.
Güvenlik ayarlarını yapmak için Hesap > Hesap Ayarları > Güvenlik Ayarları alanına gidin.
- Tekli Oturum Açma Ayarları
Kullanıcılarınız kimliklerini bir Adobe veya Google kullanıcı tabanından mı doğruluyor? Öyleyse ilgili ayarı etkinleştirmeniz ve kullanılacağını düşünmediğiniz tüm ayarları devre dışı bırakmanız gerekir.
- Beni Hatırla Ayarları
Kullanıcının oturum açma bilgilerinin belirli bir süre hatırlanmasını sağlar. Süre sınırını açılır listeden seçebilirsiniz.
- Oturum Açma Parola Politikası
Bu ayarla, parolanın hangi sıklıkta sıfırlanması gerektiği ve yinelenen parolaların yüklenmesini önlemek için Adobe Sign'ın eski parolalardan kaçını hatırlayacağına ilişkin parametreler belirlenir.
- Oturum Açma Parolası Kuvveti
Parolaların gereken kuvvette olması, hesabınızın güvenliği açısından son derece önemlidir. Bu değerin, kullanıcıların kaldırabileceği yükseklikte ayarlanması önerilir.
- PDF Şifreleme Türü
PDF şifreleme düzeylerinin temeli, imzalayanların hangi Okuyucu sürümünü yüklemiş olabilecekleri hakkında iyi bir fikrinizin olmasına dayanır. Daha ileri düzey şifrelemeler için daha modern okuyucu sürümleri gerekir.
Genel anlamda, hedef imzalayan marjinal bir teknoloji meraklısıysa bu değeri 128 bit AES olarak ayarlayabilirsiniz. 2005'in başında sunulan Acrobat 7'den bu yana çoğu kullanıcı sürümünü yükseltmiştir.
- API
Sertifikasız ortak uygulamalarının verilere bu hesaptan erişmesine izin vermenizi sağlar. Hesap yöneticisi olmayan kullanıcıların Adobe Sign API'sini kullanan uygulamalar geliştirmelerine de izin verebilirsiniz.
- İzin Verilen IP Aralıkları
Harici tarafların kullanıcılarınıza erişmeye çalıştıklarından kaygılanıyorsanız IP aralığını kısıtlamak mükemmel bir savunma önlemidir. Sadece kimsenin size ait ağlar üzerinden evde veya bir mobil aygıtta çalışmadığından emin olmanız yeterlidir.
- Hesap Paylaşımı
Hesap Paylaşımı, size rapor veren temsilcileri yönetmek için kullanabileceğiniz mükemmel bir özelliktir. Ancak, temsilcilerin hesaplarını kimlerle paylaştığını kontrol etmek akıllıca olabilir. Çoğu yönetici, yeni kullanıcılar oluştururken sadece hesap paylaşımı oluşturmayı tercih eder ve hesap genelinde ayarı devre dışı bırakır.
- İmzalayan Kimliği Doğrulama
Kullanıcılarınız bir belgeyi imzalamadan önce oturum açmak zorunda mı? Kullanım şeklinize bağlı olarak bu iyi bir güvenlik denetimi olabilir.
- Sözleşme İmzalama Parolası
Belge imzalama veya görüntüleme işlemlerini korurken bir parola politikası uygulamanızı sağlar.
- Sözleşme İmzalama Parolası
Bir parola kuvveti belirtilir.
- Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama
Sözleşmeyi iptal etmeden önce imzalayanların kimliklerini doğrulamak için yaptıkları denemelerin sayısını kısıtlayabilirsiniz.
Gerektiğinde API'yi etkinleştirme (Yalnızca Enterprise için)
API kullanacak mısınız? Geliştiriciyseniz ve Adobe Sign'ı mevcut CRM sisteminize (veya API kullanılabilen başka herhangi bir sisteme) entegre etmek istiyorsanız bu seçeneği değerlendirebilirsiniz.
Adobe Sign, bir REST API'sini desteklemektedir:
Hesap > Adobe Sign API'si alanına gidin.
Kullanıcı verilerine erişmek üzere Adobe Document Cloud API'lerinin kullanılması için OAuth Belirteçleri gerekir.
OAuth'u desteklemeyen eski bir uygulamanız varsa bir entegrasyon anahtarı oluşturabilirsiniz.
Entegrasyon anahtarı oluşturma bağlantısı görünmüyorsa Destek bölümüyle iletişim kurun.
Bu sayfada bulunan diğer bilgiler:
- WSDL bağlantısı
- OAuth Belirteçleri bağlantısı
- Yöntem Belgeleri bağlantısı
- Geliştirici Kiti bağlantısı (API etkinleştirildikten sonra)
Ayrıca, API etkinleştirildikten sonra, API İstek Günlüğü'nün sol tarafında yeni bir bağlantı görüntülenir. Bu günlükte, API çağrılarından gelen XML gösterilir ve bunlar kod tabanlı sorunlarınızı gidermek açısından çok değerli olabilir.
REST API'ye, API Uygulamaları seçeneğinden erişilir.
Sayfaya geldiğinizde, Yeni uygulama oluştur bağlantısını tıklatın, uygulamanıza bir ad verin ve Uygulama Oluştur düğmesini tıklatın.
Yeni Uygulama Kimliği ve Gizli Sorusu hemen oluşturulur ve görüntülenir.
Grupları yapılandırma (Business ve Enterprise için)
Kullanıcıları işlevsel gruplara ayırmak, özellikle farklı imza gereksinimleriniz veya incelenmesi gereken rapor yapıları olduğunda çok kullanışlıdır.
Grup sayfasında, sağ üst köşedeki + düğmesine dokunarak alana yeni grup adını girin.
Grup ayarlarını yapılandırabileceğiniz bir bağlantı da bulunur. Satırı tıklatarak Grup Ayarları bağlantısını görebilirsiniz. Bu ayarlar, hesap düzeyinde yapılandırdığınız Global ayarlara çok benzer; ancak, gruplar hesabın alt nesnesi olduğu için grup ayarları hesap ayarlarının üzerinde yazılır.
Grup adı güncellenebilir nitelikte olduğu için grup adlarını değiştirmek istediğinizde sorun yaşamazsınız.
Kullanıcı ekleme (Team, Business ve Enterprise için)
Sonunda sıra kullanıcı eklemeye geldi!
Adobe Sign'da iki yeni kullanıcılar oluşturmak için iki yöntem kullanılır:
Her seferinde bir tane
veya
CSV ile toplu oluşturma
E-posta Adresi, Ad ve Soyadı alanlarını doldurduktan sonra kullanıcının atanacağı grubu seçin (gerekiyorsa).
Sözleşmelerini Görüntüle onay kutusunu da göreceksiniz. Bu seçenekle, yeni kullanıcıdan Yönetici kullanıcıya hesap paylaşımı oluşturulur. Yeni temsilcinizin işlemlerini izlemeniz gerekiyorsa bu kutuyu işaretleyin.
Gerekmiyorsa da bir paylaşım oluşturabilirsiniz; sadece Hesap Paylaşımı özelliğini kullanmanız yeterlidir.
Kullanıcıyı oluşturduktan sonra, verdiğiniz e-posta adresine parolaların oluşturulması gerektiğini bildiren bir e-posta gönderilir. Bu işlem de tamamlandıktan sonra, kullanıcı aktif hale gelir ve ilk belgesini gönderebilir!
Toplu oluşturma yöntemi şu alandan uygulanır: Hesap > Kullanıcılar alanına gidin ve arama kutusunun yanında görülen araç çubuğundaki + düğmesini tıklatın. Oluştur iletişim kutusunda Toplu kllnıcı olştr'u tıklatın.
Prosedür, en az bir e-posta adresi ve ad/soyadı sütunları içeren bir CSV dosyasının oluşturulmasını kapsar. Formatı tam olarak görmek için örnek CSV dosyasını indirin bağlantısını tıklatarak örnek CSV dosyasına bakın. Dosyanızı belirtilen formatta hazırlayın. Dosya hazırlandığında Gözat'ı tıklatarak dosyayı seçin.
Bu prosedürün tek dezavantajı, kullanıcıdan yönetici hesabına paylaşım oluşturmanın mümkün olmamasıdır.