Hesapcini üzerinden, firmanız ve carileriniz arasında gerçekleşen ticari mal ya da hizmet alışverişinde kullandığınız her türlü ürünü ya da hizmeti yönetebilirsiniz. Çok sayıda ürüne sahip olmak ve bu ürünleri yönetebilmek, genellikle firmaların oldukça fazla zamanını alır. Zaman ve maliyetten tasarruf yapmak isterseniz, doğru yerdesiniz. Hesapcini sayesinde sınırsız sayıda ürün ve hizmet girişi yapabilir, bu ürün ve hizmetlerinizi dilediğiniz gibi yönetebilirsiniz. Hesapcini hesabınızda; firmanıza ait bir Ticari Mal ya da Hizmet eklemek istediğinizde, sayfanın sol tarafından bulunan “ Ürün ve Hizmet “ sekmesine tıklayın.
Karşınıza, aşağıda yer alan görseldeki gibi bir pencere çıkacaktır. “ Yeni Ekle” butonuna tıkladığınızda, açılır menü içerisinde Ticari Mal (TM) ya da Hizmet (HZ) seçenekleri yer alıyor. Kalem, defter, masa, yiyecek gibi alışı ve satışı yapılan ürünler Ticari Mal kategorisinde; nakliye ve temizlik gibi stok durumunuzu etkilemeyen ürünler ise Hizmet kategorisinde yer almaktadır.
Buradan, girişini yapmak istediğiniz ürün çeşidiniz tercih ederek işleminize devam edebilirsiniz.
Bu ekranda yer alan “İçe/Dışa Aktar” butonu, bilgisayarınızda kayıtlı olan Excel şablonunun ya da sistemde yer alan örnek şablonun doldurularak sisteme aktarılmasını sağlar. Böylelikle özellikle de çok sayıda ürünü bulunan firmaların, ürünlerini tek tek girerek vakit kaybı yaşaması ortadan kalkmaktadır.
Ekranda yer alan ürün listeniz içerisinde herhangi birini silmek istediğinizde “Sil” butonunu, bu ürünler üzerinde değişiklik yapmak istediğinizde ise “Düzenle” butonunu kullanabilirsiniz.
Ticari mal ya da hizmet seçeneklerinden herhangi birini seçtiğinizde, karşınıza aşağıda yer alan görseldeki gibi bir sayfa açılacaktır. Bu sayfada, gireceğiniz ürün ile ilgili detaylı bilgilerin girişini yapabilirsiniz.
Ürün ve Hizmet kategorisinde, yeni bir ürün girişi yaparken açılan bu sayfadaki bazı terimlerin anlamları ve kullanım şekilleri şu şekildedir:
Malzeme Kodu: Eklediğiniz ürünü, sistem içerisinde çok daha kolay aratabilmeniz için ürünü tanımlayacağınız koddur. Malzeme kodu bilgisinin yanında yer alan kalem işaretine “” tıkladığınızda, aşağıdaki görseldeki gibi küçük bir pencere açılacaktır.
“Ön Ek” olarak ticari mallar için TM, hizmet için HZ yazabilirsiniz. Numara kutucuğuna dilediğiniz numarayı yazabilir, yazdığınız bu numarayı başlangıç numarası yapabilirsiniz. Başlangıç numarası yapmanız, ekleyeceğiniz bir sonraki ürünün numarasının ardışık olarak atanması kolaylığını sağlar. Örneğin; sisteme bir bilgisayar eklemek istediğinizi varsayalım. Bilgisayar, stok durumunuzu etkileyen ve somut bir ürün olduğu için “Ön Ek” kısmını ürünün ticari mal olduğunu temsil eden “TM” ifadesini yazabilirsiniz. 00001 gibi bir numara girdiğinizde, bu ürününüz listede TM00001 olarak görülecektir. Dilerseniz bu numarayı başlangıç numarası olarak belirleyebilirsiniz. Bir sonraki bilgisayar girişi yaptığınızda, o bilgisayara ait malzeme kodu otomatik olarak atanacak ve daha sistematik bir şekilde listelenecektir.
Pasif Yap: Malzeme kodunun hemen yanında bulunan “ Pasif Yap” kutucuğu, o ürünün/hizmetin kullanılmadığını fakat yine de bilgilerinin sistemde kayıtlı olması istenmesi durumunda kullanılabilir.
Açıklama 1,2: Sisteme eklemek istediğiniz ürünün adını ve ürün ile ilgili girmek istediğiniz diğer bilgileri bu alanlara girebilirsiniz. (Örnek: 6’lı soda 200 ml ya da 10*10 altın şeritli beyaz mutfak karosu gibi)
Kategori Kodu 1,2,3..: Kategori kodu, sahip olunan bir ürünün birden fazla kategoriye ayrılarak sisteme girilmesi için kullanılır. Kategori kodları sistem içerisinde kampnaya, indirim, raporlama ve filtre alanlarında kolaylık sağlar. Bir ürün için kategori kodu eklemek için, pencerede yer alan kategori kodu satırının yanındaki büyüteç “” işaretine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
Açılan bu pencerede, “Kodu” yazan alana vermek istediğiniz kategori ismini yazın. Örnek verecek olursak, bir bilgisayar ya da cep telefonu gibi ürünleri “ Elektronik” kategorisi altında toplayabilirsiniz. Ürün listesinde daha belirgin bir kategori görmek isterseniz, “” simgesine tıklayın. Bu simgeyi tıkladığınızda karşınıza aşağıdaki gibi renk skalasının yer aldığı bir mini pencere açılacaktır.
Renk skalası içerisinden dilediğiniz rengi seçebilirsiniz. “Etkin Kategoriler”, girdiğiniz kategori kodunun ve renginin hangi kategori üzerinde etkin olacağını tercih etmenizi sağlar. Bütün bilgileri eksiksiz bir şekilde girdikten sonra “ Kaydet” ( ) butonuna tıklayın ve ardından “Seç” butonuna tıklayarak işleminizi bitirin. Kategori kodu girdiğiniz bir ürün, Ürün ve Hizmet listesinde aşağıdaki gibi görünecektir.
Ayraç Kodu: Firma içerisindeki verilerin yönetilmesi için yapılan detaylı görevlendirme kodudur. Firmada, hangi personel ya da personel grubunun hangi işlemlerde yetkili olup olmayacağının belirlendiği koddur. Personeller, sorumlu olduğu kodu kapsayan bilgiler dışında hiçbir veriye ulaşamazlar. Raporların çok daha özelleştirilmiş hâllerini görmek isterseniz, Ayraç Kodu kullanmanız oldukça avantajlı olacaktır.
Ayraç kodunu girebilmek için öncelikle “Ayraç Kodu” kutucuğunun kenarındaki büyüteç işaretine tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere açılacaktır.
“ Yeni Ekle” yazan kutucuğuna, yetki vereceğiniz personelin adını ya da personele atayacağınız herhangi bir kodu yazabilirsiniz.
Örnek verecek olursak; firmanızın muhasebe, sevkiyat, cari hesaplar ve ürün bilgilerini görüntülemek için ayrı ayrı personel tanımlaması yapabilirsiniz. Ayraç kodunun kullanımı, bu tanımlamaların yapılmasında büyük kolaylık sağlar. Ayraç kodu ile yetkili olan kişiler, yalnızca sorumlu oldukları ürünleri görebilecektir. Ayraç kodu belirlerken, yetkilendirme yaptığınız kod ya da isimleri renklerine göre de ayırabilirsiniz. Bunun için, pencerede bulunan “” simgesine tıklayın. İşlem sonunda “ Kaydet” () butonuna tıklayın ve ardından “Seç” butonuna tıklayarak işleminizi bitirin.
KDV Bilgileri: KDV bilgilerini, Hesapcini ’nin ayrıcalıkları hizmetlerinden biri olan “ Firma Parametreleri” bölümünden de ayarlayabilirsiniz. Böylelikle yaptığınız her işlemde otomatik olarak KDV bilgileri ekranınıza yansıyacak, işlemlerinizi çok daha kısa sürede tamamlayabileceksiniz. Parametrelerin dışında farklı bir KDV bilgisi eklemek istediğinizde, girişini yapacağınız ürüne ait uygulanmasını istediğiniz KDV bilgilerini de yine bu sekmede yapabilirsiniz.
Alış KDV: Satın alınan herhangi bir ürünün, cari tarafından firmanıza uyguladığı KDV miktarıdır.
Toptan Satış KDV: Bir ürünün toptan satış fatura tipinde uygulanan KDV oranı, bu alana yazılır.
Toptan Satış İade KDV: Satış yaptığınız bir ürünün, iadesi olması durumunda uygulanacak KDV oranının yazıldığı alandır.
Perakende Satış KDV: Perakende satışların faturasında kullanılan satış KDV oranıdırç.
Perakende Satış İade KDV: Perakende olarak sattığınız bir ürünün iade edilmesi hâlinde uygulayacağınız KDV oranının yazıldığı alandır.