Belgelenmesi gereken bir olay ya da durum karşısında, tarafların imzalı ifadelerinin yer aldığı belge tutanak olarak adlandırılır. Tutanak ya da başka bir adıyla zabıt tutulurken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır.
Bunları şu şekilde sıralayabiliriz;
Tutanak Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Olay ya da durum sade ve açık bir üslup ile yazılmalıdır.
- Kişisel fikir ya da yorum içermemelidir. Yazılan her şey gerçeklerle birebir örtüşmelidir. Gereksiz detaylara girilmemelidir. Olayla ilgisi olmayan şeylere belgede yer verilmemesi gerekir.
- Aksi kanıtlanıncaya kadar tutanaklar resmi belge niteliği taşırlar.
- Zabıt tutulurken bilgisayar ya da daktilo gibi araçlar kullanılabilir. Bunun yanı sıra okunaklı olması şartıyla el ile de yazılabilir. El ile hazırlanan zabıtlarda siyah renkli dolma kalem ya da tükenmez kalem kullanılmalıdır. Kurşun kalem, kırmızı ya da farklı renklerdeki kalemler kullanılamaz.
- Zabıt tutulan kağıt tek yönlü olarak yazılır. Kağıdın arkası kullanılmaz. Eğer birden fazla sayfa kullanılacaksa sayfanın en üstüne sayfa numarası yazılır.
- Tüm sayfaları iki taraf da imzalamalıdır.
- Yanlış bir kelime yazılması halinde o kelimenin üstüne tek bir çizgi atılır, karalama yapılmaz ve paraf atılır.
- Kağıt temiz ve bozulmamış olmalıdır. Yırtık, buruşmuş ya da yazıların okunmasını güçleştirecek kağıtlar kullanılmamalıdır.
- Sorunun gerçekleştiği tarih ve saat bilgisi mutlaka yer almalıdır.
- Olaya ya da duruma şahit olanların adı, soyadı ve ıslak imzaları olmalıdır.
- İlgili problem ya da durum anlatılırken kronolojik sıra takip edilmelidir. Yaşanan olayın algılanmasını güçleştirecek anlatımlardan kaçınılması gerekir.
TUTANAK ÖRNEĞİ
KİMLER ZABIT TUTABİLİR?
Ülkemizdeki yaygın kanının aksine yalnızca kamu görevlileri tutanak yazamaz. Kamu görevlisi olmayan kişi ya da kişiler de yaşanan olayı kayıt altına almak amacıyla zabıt tutabilme yetkisine sahiptirler.
Yukarıda saydığımız hususlara dikkat etmek kaydıyla resmi bir belge niteliği taşıyan zabıtlar olay anı geçtikten sonra ilgili birimlere teslim edilmelidir.
KAZA TESPİT TUTANAĞI NASIL TUTULUR?
Trafikte ufak tefek de olsa bir takım istenmeyen durumlar meydana gelebilir. Bu hallerde kazanın neden olduğu şaşkınlık ve stres yüzünden kaza tespit tutanağını tutmak zorlaşabilir.
Ancak maddi bir hasar varsa bu durum mutlaka kayıt altına alınmalı ve resmi kurumlara bildirilmelidir. Trafik kazaları için zabıt tutulurken şu hususlara dikkat edilmesi gerekir;
- Kazaya karışan araçlar, kaza yerinden başka bir yere gitmeden önce farklı noktalardan fotoğraflarını çekmek gerekir. Böylece oluşan hasarlar daha kolay tespit edilebilir.
- Belgelerin birer kopyası alınır, fotoğraflarla beraber duruma karışan diğer tarafın anlaştığı sigorta firmasına gönderilir.
- Kazaya 2’den fazla araç dahil olmuşsa tüm taraflar ayrı bir form hazırlamalıdır. Tüm formları ayrı ayrı tüm sürücüler imzalamalıdır. Formu doldururken imzalar için en alt kısım kullanılır.
Herhangi bir sorun anında durumu resmi olarak kayıt altına alabilmek için kaza tespit formunu mutlaka aracınızda bulundurmalısınız. Bu belgeyi Sigortacılık Genel Müdürlüğü’nden, Emniyet Genel Müdürlüğü’nden, Şoförler ve Otomobilciler odalarından ya da kırtasiyelerden temin edebilirsiniz.