İş emri pek çok işletmede, üretim yada satış sonrası tarafından yaygın olarak kullanılır. İş Emri yönetimini sağlıklı yapabilmek için bir teknik servis programı kullanılmalıdır. Ağırlıklı olarak üretim, inşaat, imalat ve proje tabanlı işlemler yapan işletmeler iş emri yöntemi ile işlerini takip etmeyi tercih etmektedir. İş emri müşterilerin, firmaya geçtikleri siparişlerin takibi için kullanılmasının yanı sıra, satış sonrasındaki montaj , bakım veya arıza, onarım işlemleri için de verilebilir. İşletmenin satış sonrası sürecindeki performansın ölçülmesi, görev tanımlarının netleşmesi, işin programının en verimli biçimde planlanabilmesi için de söz konusu iş emri formları kullanılır.
İş Emri Oluşturma Nedir?
İş emri, satış sonrası süreçlerinde görev alan personellere, sürecin çok daha başarılı bir biçimde yönetilebilmesi için verilen bir takım talimatları da içermektedir. Bu talimatlar, yazılı olarak kişilere sunulacağı için iş emri formu adın da bir belge düzenlenmesi gerekmektedir. Düzenlenen belge içerisinde,
- Hizmet verilecek müşterinin ünvanı , adı , varsa lokasyon bilgileri , iletişim bilgileri , İş emrine özel İş emri No
- Hizmet verilecek müşteriye ait ürün , cihaz , marka ,model , varsa serini bilgisi
- İş emrinin alındığı tarih , yola çıkış , iş başlangıcı ve işin bitirildiği tarihler vardır.
- Servis sürecinde kullanılan yedek parçalar , işçilikler, yol ve diğer maliyet kalemleri vardır.
- Servis personeli adı soyadı ve imza bilgisi ile servisin iletişim bilgileride bulunur.
Elle form dolduran firmalarda İş emri formu excel formatında gerekli yetkili tarafından hazırlanmaktadır. Online teknik servis programı FieldCo kullanan firmalar ise web arayüzünden veya mobil uygulamadan bir kaç tıkla iş emri açmaktadır.
Fieldco teknik servis yazılımı ile iş emri oluşturmak çok kolay!
İş Emri Formu Örnekleri
İş emri formu örneği, Online teknik servis yazılımızda tamamen tasarlanabilir yapıdadır. Söz konusu bu formlarda belli başlı bilgileri bulunması, işleyişin başarılı bir biçimde gerçekleşmesi için zorunludur. Bir iş emri formunda yer alması gereken ilk bilgi, iş emri numarasıdır.
Bir sonraki sütunda, cihaz ve ürün bilgisi , servis türü , yapılması istenen iş vardır. Bu açıklamalar kısa ve net bir biçimde yaşanan sorunu anlatır. Açıklamaların net ve kısa olması, ilgili personelin, iş emrini net bir biçimde anlayabilmesi ve eksiksiz bir biçimde yerine getirebilmesi için de önemlidir.
İş emri örnekleri içerisinde yer alan mecburi verilerden biri de, servis personeli isimleridir. Görev tanımlamasının karşısında yer alan personel ismi, iş emrinin kime verildiğinin formu gören herkes tarafından net bir biçimde anlaşılabilmesi konusunda etkilidir. Bu tanımlama ile personel hangi iş tanımı ile ilgili sorumluluk aldığını net bir biçimde görebilmektedir. Tanımlamanın net anlaşılır bir biçimde yapılması, iş akışı içerisinde yaşanabilecek yanlışlıkların da önüne geçebilir.
İş emri formlarında yer alan verilerde , kayıt tarihi, iş başlangıcı tarihi , iş tamamlanma tarihi bulunur. Hangi personele, hangi iş tanımlandıysa, söz konusu işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin net bir biçimde yazılımdaki aksiyonlara göre otomatik olarak alınır.
Özellikle tarih bilgisileri, iş emri formu örneği açısından büyük önem taşımaktadır. Atölye de veya saha da yapılan iş için yolda geçen süre , fiili çalışma süresi , bekleme süreleri ayrı ayrı hesaplanmaktadır. Bu veri ile personel performans hesaplaması yapılmaktadır.
İş Emri formlarında yer alması gereken bir diğer önemli bölüm imza alanıdır. Elle atılan ıslak imza yerine , Online servis programında üretilen PDF servis formunda , servis elemanını profilindeki imzası ve iş emri kapatma aşamasında müşteri yetkilisinin atmış olduğu imza olmaktadır.
İş Emri Neyi İfade Eder?
İş emri formu süreklilik, takip edilebilirlik açısından son derece önemli bir unsurdur. Özellikle proje yönetiminin sağlanabilmesi hususunda, süreç içerisinde yer alan tüm ögelerin detaylı olarak belirtildiği ve görev tanımlamalarının yapıldığı bu formlar aracılığı ile işlemler kolaylaştırır.
Yazıya konu formlar genel anlamda işletme yetkililerince ya da, proje bazlı proje yürütme yetkisi olan proje sorumlularınca düzenlenmektedir. Süreç yönetiminin sağlanması açısından son derece kolaylık sağlayan bu formalar aynı zamanda, işlerin ortalama sürelerinin hesaplanmasına yarar.
Bu faydalarının yanı sıra, işletmenin evrak bazında kağıt sarfından tasarruf sağlaması sağlar. En az 3 nüsha basılan kağıt formlar hiç kullanılmadığı için sürdürülebilir bir dünya hedefine hizmet etmektedir.
Saha İş Emri Nedir?
Saha iş emri satış sonrası ve saha işlerinin yapıldığı işletmelerde, organizasyon ve tek merkezden yönetim işleminin yapılabilmesi için olanak tanıyan iş takip sistemi anlamına gelmektedir. Günümüzde özellikle çok sayıda personeli bulunan kurumların, başarılı bir biçimde süreç yönetimini gerçekleştirebilmesi için modern ve yaratıcı çözümler üretmesi zorunludur.
Saha çalışmalarında, personellerin her an birbirlerine mekânsal anlamda yakın olması söz konusu olmayabilir. Bu gibi durumlarda anlık iletişimin hızlı bir biçimde sağlanabilmesi ve özel yazılımlar ile mümkün hale gelir. iş planının yapılması ve zamandan tasarrufun sağlanması saha iş emirlerinin, personeller arasında teknolojik alt yapı aracılığı veri aktarımının sağlanması ile mümkün olmaktadır.
Anlık olarak iş akışının sağlandığı bu sitemler, iş verimliliği üzerinde doğrudan etkilidir. Saha iş emirlerinde işlemler belli bir dönem dâhilinde gerçekleştirilir. Uzmanlar tarafından geliştirilen özel yazılımlar saha iş emri uygulamalarının temelini oluşturmaktadır. Bu uygulamalarda süreç şu şekilde işler:
- İlk olarak sahada bulunan personellere, amirlerince iş emirleri tanımlanır.
- Personeller, mobil uygulama aracılığı ile atanan iş emirlerini akıllı mobil cihazlar aracılığı ile görüntüler.
- İşin niteliğine bağlı olarak saha iş emirlerine müşteri ve lokasyon bilgileri aktarılır, tek tuşla müşteriye navigasyon başlatılır.
- İş Emrinnin tarafı olan personel işin gidişatı ve ile ilgili olarak bu uygulamalar sayesinde amirlerine anlık bilgi paylaşımı sağlayabilir. Süreç ile ilgili olumsuz bir durumun söz konuş olması halinde acil önlemlerin alınabilmesi de karşılıklı bilgi alışverişi ile mümkün olur.
Saha iş emri uygulamaları, ifade edilen pek çok faydasına ek olarak, istatistiksel verilerin elde edilebilmesi konusunda da yardımcı olmaktadır. Uygulamalardan çıkan süreç sonuçlarına bağlı olarak, personellerin performansı ölçülebilir.
Ayrıca işletme içerisinde gerçekleştirilen iş tanımlarının ne ölçüde başarıya ulaştığı, hangi yönlerin yüksek hangi yönlerin düşük olduğu gibi tespitler de yapılabilir. bu sayede işletmelerin sonuçlara bağlı olarak kurum içi iyileştirme çalışmaları yapması da mümkün hale gelebilir.