Eger isinizin cogunu bilsayar basinda geciriyor ve bilgisayar kurduysaniz, muhtemelen zaman yonetiminizi yapmak icin GTD (Get(ting) Things Done – “Isleri Yoluna Koyma”) teknikleri denemissinizdir. GTD genel bir yaklasim olup cok sayida farkli yontemi ve uygulamasi mevcut. Dogru yontemden cok “kendi yonetiminiz”in gecerli oldugu bir konu oldugu icin de, surekli bir “bilgisayar uygulamasi”, “servis” arayisi icinide olmak kacinilamaz. Ben sayisiz yontem, uygulama, servis, arac deneyip bana uygun olani yillarca devam ettirdim.
Gunun sonunda, kendimi basit liste yapabilecegim uygulamari kullanarak buldum.
Zaman yonetimi vs gorev yonetimi uygulamalari
Arastirdiginizda, o kadar cok uygulama goruyorsunuz ki bu konuda… Hatta ben de kendi uygulamalarimi yazdim (4 tane masa ustu, mobile ve giyilebilir cihazlar icin). Bir cok uygulama, zaman yonetim methodlarini da dahil ederek daha komplike hale geliyor. Benim icin en etkili zaman yonetim methodu pomodoro oldu. Hatta pomodoro da tek basina yetmiyor, yardimci birkac arac kullaniyorum dikkat daginikligini en aza indirgemek icin. En basit ve guzel pomodoro da gercekten mutfak alarmi kullanarak oluyor. Yani bunun icin bi yazilima ihtiyaciniz yok. Saatinizdeki alarm bile daha etkili olacaktir.
Ama nihayetinde zaman yonetimi methodu ile gorev listesinin yonetimi farkli seyler. Bir arada yapmak genellikle daha cok zaman aldi benim icin.
Format(sız)
Gorev listemi duzenlemek icin de, basit formatlarda, uzun sure evernote, sonra quip kullandim. Duzenli sekilde haftalik yapmak istedigim gorevleri listeleyip tek tek ilerlemek en etkili yontem oldu benim icin. Cunku diger tarafta sayizi uygulama var bir seyi biraz daha degisik yapan. Ve neredeyse hic birinde odagimi dagitmadan o uygulamanin ozelliklerini kullanarak calisamadim. Genellikle ters tepip, yeni ozellige dikkat dagitarak surekli “duzenleme” modunda buldum kendimi. Ama en etkili yontem yine duz liste yapip onu takip edebilmek oldu.
Yani bir “gorev”i dusundugunuzde onunla ilgili diger detaylarin hepsi aslinda teferruat. Gorev icin tek ihtiyaciniz olan sey tek kisa cumlelik aciklamasi ve hangi sirada yapilacagi. Yani onem sirasi.
Tabi ki kullanisli araclar hayatinizi kolaylastiracaktir ama gorev listesini yonetmek icin bu iki seyi yapmanizi saglayacak her sey yeterli olacak, fazlasi yikici etkide olacaktir. Benim icin bunun disinda birkac kriter vardi arastirdigim araclarda:
Programlanabilir bir arayiz. API veya komut satirindan istedigim zaman sorgulama yaparak “son bitirdigim 3 gorevi goster” gibi seyler yapabilmek isteyebiliyorum. Bunun da ana amaci otomasyon ile islerimi kolaylastirmak. Ama tamamen bonus. Calismami kesinlikle etkileyecegi bir yani yok bunun.
Satir renklendirmesiyle en basitiyle, bitirdigim gorev ile hala listemde olan gorevleri secebilir olmak. Bunun otesinde renklendirme ile bazi seyleri daha hizli secebilir gozum ama yine kesinlikle isimi aksatan birsey degil.
Todo.txt
Yillarca farkli seyler denedikten sonra, uzun bir sure de formatsiz listelerde gorev listemi yonettikten sonra Todo.txt tanimlamasiyla karsilastim. Basta cok basit ve sikici geldi kulaga ama birkac here uyguladiktan sonra cok sevdim. Todo.txt cok basit seviyede tasarlanmis bir yaklasim yine. Birkac farkli uygulama bulabiliyorsunuz Todo.txt icin ama, yeterince farkli uygulamalarla karsilasmamaniz da normal, cunku Todo.txt tanimi bu uygulamalara ihtiyac duymadan listenizi organize edebilmenizi sagliyor. Komut satiri yardimcisi ile de sorgulama, guncelleme yapabiliyorsunuz.
todo.txt formati o kadar basit ki tek satirlik bir ornekte tum tanimlamalar aciklanabiliyor:
Gorsel ingilizce ama sadece ornegi okusaniz bile anlayabileceginiz basitlikte. Normal bir txt dosyasinda her satirin bir goreve denk geldigini dusunecek olursaniz, satir basina konan “x” ve boslugun o gorevin tamamlandigina, yine satir basinda parantez icinde buyuk harf alfabenin harf sirasina gore onem sirasi verilebilecegine ve birkac daha ozelligin desteklendigi bir format.
Ben bu format icinde de daha basite indirgeyip sadece “x”, yani bir gorevin tamamlanip tamamlanmamsiyla ilgileniyorum. Benim listemin 95%’i duz satirlar ve x isaretcisiyle dolu.
Bu formati sevmemin bir diger nedeni de herhangi bir platformda herhangi bir araci, metin editorunu ve bulut saglayicisiyla senkronizasyonu saglayabiliyorsunuz. En basiti “sublime text” gibi yetenekli bir metin editoru kullanip txt dosyanizi dropbox’da saklayarak mobil platformlardan ulasabilir ve dropbox APIsi ile gorev listenizi otomatik programlanabilir hale getirebiliyorsunuz. IFTTT bile birkac tik ile herhangi bir seyi dropbox’daki todo listenize ekleyip goreve donusturebiliyor eger anlamli bir kullanim alaniniz varsa.
Ben bir sure sublime text ile kullandiktan sonra kendime daha kodlanabilir basit bir metin editoru hazirladim. Varolan acik kaynak kodlu bir projeyi modifiye ederek kendime gore uyarlayip sadece gorev listemi yonettigim bir uygulama olusturdum. (Benim uyarladigim uygulamayi, acik kaynak olarak, suradan indirebilir, yeni ozellikler ekleyip katkida bulunmak isterseniz buradan bulunabilirsiniz: https://github.com/mfyz/todox).
Mobil’de ise hala basit metin editorleri kullanarak yonetiyorum listemi. iOS cihazlarda Textastic adinda Textmate/Sublime es degeri bir uygulama var. Ara sira kod yazmak icin de kullandigim bu uygulamaya Todo.txt kod renklendirme ozelligi kurdum.
Digital nesilin ekransiz zaman gecirmesinin gerekliligine derinden inanimyorum. Ekransizlik konsepti “sabbatical” denilen akademik “mola”ya benzeyen, teknolojiyle, ozellikle ekranlarla etkilesime gecmediginiz bir sure.
Bu konuyu biraz parcalayarak inceleyelim.
Ekranlarla calisan insanlar
Ben bir internet calisaniyim. Isim teknolji’yi uretmek. Gunluk tempomda, dusunme, arastirma, yazma, planlama, yonetme, uretme, kurallari degistirip teknolojiyi daha akilli hale getirmek icin gunumun 12 ila 15 saate yakinini ekran basinda geciriyorum bunun buyuk cogunlugunu bilgisayarda, ufa kbir kismini mobil cihazlarda yapiyorum.
Benim gibi isinini cogunu bilgisayar basinda yapan, teknoloji uretmese de isini yapmak icin bilgisayar ve yazilimlari kullanan cok profesyonel var. Benim kadar veya daha fazla zamanini ekran basinda geciriyor bu kisiler.
Ekranli tembel
Isini ekran basinda yapanlarin disinda insanligin buyuk bir cogunlugu “izliyor” veya “tuketiyor”. Belki de zamanini ekran basinda geciren insanlarin (tum insanlari dusununce) buyuk bir cogunlugu sadece tuketiyorlar. Bu, televizyon neslinden gunumuze ve gelecege olan dogal bir gecis aslinda. Kevin Kelly’nin buna cok uygun bir tanimi var “tuketim” yerine “ekran-liyoruz” diyor. Yani ekran basinda birsey izlemiyoruz, birsey okumuyoruz. Daha cok goz gezdirip tum gun ekranimizi kaydiriyoruz. Sonu olmayan bir ekran kaydirmasi…
Bakacak cok fazla ekranimiz var
Sadece “bir” ekrana bakmak degil mesela, her yerde ekran var. Telefonlar, tabletler, bilgisayarlar, tv ekranlari ve son olarak giyilebilir ekranlar. Her gun her anda yanimizda birden fazla ekran tasiyoruz.
Herkesin dikkatinin daginik olmasi surpriz degil
Uzun suredir teknolojinin etkisi uzerine farkli dallarda kitaplar, yazilar okuyorum. Yakin zamanda bir suredir kucuk cocuklarin gelisimini (iki ufak cocugum oldugu icin), konuyla daha ilgiliyim.
Bir cok yazida tutarli olarak gordugum bir tekrar var bu da ekran basinda geciliren zamanin daha cok zararli oldugu yonde, ozellikle ilk birkac yaslarda. Beyinin nasil calistigini ve gelisimini dusununce mantikli da geliyor. Insan beyni, cevremizde seylerde yumusak hareketler gormemizi bekler. Doga’da birseyler aninda kaybolmaz veya aninda gozumuzun onunde belirmez. Birseyin aninda hareket etmesi demek, beyin icin “tehlike” demek. Cok da mantikli. Cunku cevremizde birseyler hizli hareket ediyorsa, dogada dusundugunuzde beynin tepkisi “tehlikeden kac, uzaklas” oluyor. Vahsi dogada, avci bir hayvandan kacmak veya ustunuze gelen birseyden kendinizi korumaniz demek, bunun icin de beyin, vucudumuzun ufak miktrarlarda da olsa stres hormonu, adrenalin gibi hormonlari salgilamasini saglar bu durumlarda. Yani aninda degisen goruntuler, hizli hareket eden imajlar genel olarak beyine ve vucuda zarar veren seyler. Cok tanidik degil mi? Herhangi bir tv programini dusunun 🙂
Yeni nesilde, dikkat daginilikli bozuklugu (ADD) oraninin yukseldigi gozlemleniyor duzenli olarak.
Biraz ara ver, beynini sogutmaya birak
Teknoloji ve ekranlara maruz oldugumuz kesintisiz bilgi akisini biraz durdurmanin formulu cok basit. Azcik ara ver. Azcik derken anlamli bir surede. Ekranlara bakma, teknolojik aletleri kullanma (internete bagli). Benim icin haftada bir gun cok guzel ise yarayan bir sure oldu. Belki 6 ayda bir veya senede bir, bir haftalik bir mola vermek de cok yapici olabilir. Bu yeni bir konsept degil merak etmeyin 🙂 Biz buna sadece “haftasonu” veya “tatil” diyoruz…
Teknolojiyle tembellesmek
Sadece ekranlara bakmak da degil mesele. Genel olarak teknolojiye bagimliligi kirmak asil konu. Cunku farkinda degiliz ama cok temel bilgileri beynimizde saklama gereksinimini unutuyoruz. Mesela yon/harita bilgisi, alisveris listesi gibi. Hersey telefonda cunku…
Ilk ekransiz gunumde, farkinda olmadan garip bir durumda buldum kendimi. Bir onceki gun yoga dersi ayarlamistim, ders saati yaklasinca evden ciktim ve studyo’nun yerini bilmedigimi farkettim. Cunku hep google maps’den bakiyordum ilk defa (hatta birkac kere gidene kadar). Birkac farkli sokagi deneyerek buldum neyseki ama bu kadar basit bir bilgiyi bile akilda tutmama tembelliginde oldugumu farkettim. Sonraki hafta gidecegim yerlerin kapi/sokak adreslerini not etmeye basladim.
Bazi seyler teknolojisiz daha yaratici ve daha keyifli
Bir cok guzel sey oldu bu ekransiz Cumartesi’leri:
cok daha fazla kitap okumaya basladim
bircok farkli egzersiz yapmaya basladim, kosu, yoga, bisiklet, doga yuruyusu,
yerli pazarlara, butik magazalara, rastgele gezerek kesfetmeye daha cok zaman ayirabildim,
Cumartesileri icin cok daha fazla plansiz yaklastim veya ciddi planlar yapmamaya basladim. Gunun gidisati daha kendi halinde olmaya basladi cogunda,
cok daha fazla arkadasimla gorusmeye basladim,
meditasyon yapmaya daha cok zaman ayirabildim,
daha cok yazmaya basladim,
daha cok hayat planlari yapmaya basladim
Bir yildan fazla oldu ve hayatimin bir parcasi artik. Yilin sonunda biliyorum ki yilin en azindan 5’de birini ekransiz gecirdim.
Istisnalar
Ekransiz Cumartesilere birkac istisnam var. Seyahat ettigimde ekrana ihtiyac duyuyorsam bakiyorum veya teknolojiyi kullaniyorum. Eger cok ciddi bir isim varsa calismam gerekiyorsa calisiyorum (yilda 2-3 kereden fazla olmamasina dikkat ediyorum, yoksa her zaman onemli isler var). Ekranlarla etkilesmem gerekiyorsa sadece birkac dakikaligina ve SADECE muzik acmak icin kullaniyorum. Ayrica, sadece “kindle”i ekranli cihaz kategorisinden cikariyorum ve kindle kullanimimi sinirlamiyorum cunku hem kindle ekranlari yansitma isik oldugu icin fakrlilar, hem de kitap okumak disinda baska birsey yapamayacaginiz icin tehlikesi yok.
Uzayda şu anda kaç kişi var? Uzay’i izlemek gibi eglenceli bir konuyu anlatacagim 🙂 “If This Then That”i (kisaca IFTTT) severek kullaniyorum yillardir. Ilk defa duyanlar icin, “Internet Robotu” diye cevirebilirim IFTTT’i. Turkce’ye dogrudan cevirirsek “soyle oldugunda boyle” denebilir. Yani “soyle birsey oldugunda → boyle birsey yap” seklinde senaryolar kurabiliyor ve birden iki internet servisini birbirine baglayip komutlar verdirebiliyorsunuz otomatik.
Örnegin;
Facebook’a fotograf koydugumda → Dropbox’a kaydet
RSS’de yeni yazi yayinlaninca → Bana SMS at
Hava durumu yagisli oldugunda → Twitter’da “bugun semsiye almalisin” diye tweet at
Yani basit bir “olay” → “aksiyon” baglantisiyla programlama yapmadan internetteki hesaplarinizi programlayabiliyorsunuz. Neredeyse tum populer servisler IFTTT’de var. Boylece her servisin tasarladigi “olaylar” ve “aksiyonlari” birbirine baglayabiliyorsunuz.
Uzayi nasil izleyeceksiniz?
Ben IFTTT’de bir suru farkli seyi birbirine bagliyorum, cogu isle ilgili seyler ama arada eglencelik seyler de yapiyorum. En eglencelilerinden biri de NASA’nin “uzaya bir insan ciktiginda” olayini slack’e baglayarak “uzay” kanalina cikan insanlari post ettiriyorum.
Bu yazida, is icin, takim iletisiminde kullandigimiz bir aractan, Quip’den soz etmek istiyorum. Daha once yazili iletisimin onemi uzerine yazmistim: https://mfyz.com/tr/yazili-iletisimden-iyisi-yok/. Eger okumadiysaniz, once o yazidan baslamanizi tavsiye ederim.
Biz Quip’i kullanarak takim etkilesimimizi oldukca artirdik ve yazili, kalici iletisimimizin cogunu Quip’e tasidik. Ben kisisel olarak Quip’i ilk ciktigindan beridir kullaniyorum. Basitligi ve sadeliginin yani sira, mobil uyumu, en onemli kullanma nedenlerimden. Gercek zamanli guncellemelerle birden fazla kisi guzel bir etkilesimle dokumanlar ortaya cikarabiliyor. Google docs gibi alternatiflere kiyasla da cok daha rahat, kolay hissediliyor kullanilmasi.
Kisisel olarak, Quip’i kullanmaya basladiktan kisa sure sonra tum notlarimi Evernote’dan ve iCloud’dan tasidim. Su anda da tum not alma ihtiyaclarimda ilk aklima gelen arac Quip oluyor. Bulut servisi oldugu icin herhangi bir cihazdan istedigim anda not almaya baslayabiliyor veya birinde birakip digerinden devam edebiliyorum. Kisisel olarak tuttugum tum notlari, yapacak islerimi, hatta mfyz.com‘da yazdigim bu yazilari da once quip’de hazirliyorum.
Is amacli da, takimimizda quip’i gun icerisinde defalarca kullaniyoruz. Hatta bazen email, tarayici uygulamarindan cok zamanimiz quip’de geciyor. Ortalama 10-15 dokuman olusturuyor veya duzenliyorum ben kisisel ve is icin.
Quip’i baslica su konulardan dolayi kullaniyoruz takimimiz icinde;
Transparanlik – her takim uyesinin her seyi gorebilmesi, erisebilmesini destekleyen transparan bir kulturu destekliyoruz.
Quip sayesinde kimin ne ustune calistigini gercek zamanli gorebiliyoruz.
Quip ile yazili dokumanlarimizin duzenleme gecmisini, yorumlari takip edebiliyoruz, boylece sadece sonucu degil, uretim asamasinin gelisimini de gorebiliyoruz.
Quip’i dogru kullanabilmek icin uyguladigimiz birkac oneri var hizlica paylasmak istedigim:
Tum bildirimleri kapatin. Sadece “@” ile birbirini etiketleme ozelligine ait bildirimleri acik tutmaniz yeterli.
Dokumanlarinizi iyi organize edip hangi kalsore kimin erisiminin oldugunu ayarlayin ve onemli klasorler icin, bildirimleri klasor bazinda ayarlayin.
Genellikle dokumanlari 2 ana kategoride topluyoruz, tum takima ait dokumanlar (proje detaylari, analitik raporlar vs), sadece yoneticilere ozel dokumanlar (finans raporlari, yasal dokumanlar vs.)
Biz quip’i “takim” ozelligi ile kullaniyoruz ve cok ufak bir tutar oduyoruz aylik ama, neredeyse hicibr nedeniniz yok parali versiyonun kullanmak icin.
Soyle bir kotu urun tasarimi gormeye basladim; kisisel ve takim hesaplarini ayni serviste kullanirken, birden fazla takima ait olamamak. Kesinlikle yanlis bakis acisi. Eger iyi planlanmadiysa “takim” deme!? The biggest limitation to be able to only have one team linked along with personal accounts. Ozellikle iki servis bir suredir kafayi yedirtti bana;
Dropbox
Quip
Bu sirketler, calisan, milyonlarca freelancer’i dusunmuyor mu? Bircok freelancer, uzun soluklu projelerde, birden fazla takimda calisiyor. Ben freelancer degilim ama birden fazla sirket, urunum var ve hepsini ayri ayri organize edip servislerini ayri tutmayi seviyorum. Ama hem masa ustunde hem de mobil cihazlarda surekli cikis yapip tekrar giris yapmak yordu… Bu kesinlikle, her ay odedigim paranin karsiligi degil. Lutfen adam gibi yapin planladiginiz ozellige “takim” diyorsaniz…
Yakinda mfyz.com hem kozmetik hem de buyuk bir odak noktasi degistirecek.
Kozmetik degisiklik, sadelestirme odakli olacak ve okunabilirlik, tipografi odakli temiz bir tasarima kayacak. Navigasyonu sadelestirmeyi, yazi detaylarinin da sadece yaziya odakli olmasini hedefliyorum. En onemli sey yazacagim yazilarin duzgun, temiz gorunmesi ve rahat okunabilir olmasi olacak.
Daha buyuk degisiklik; artik ana site ingilizce acilmasi olacak. Uzun suredir paralelde yazdigim yazilari ayni zamanda ingilizce yaziyordum. Herkese acik olmasa da, isim geregi duzenli olarak is sureclerini, is hedeflerimizi ve calisma modellerimizi dokumante ediyorum. Hem yazdigim hersey ingilizce olmasi, hem de uzun suredir tukettigim ve urettigim hersey ingilizce temelli oldugu icin bundan sonra agirlikli olarak ingilizce yazacagim.
Sitenin Turkce versiyonunu alt bir alan adi veya klasor altinda sunmaya devam edecegim ve her yazimi Turkce olarak yazmayi da devam ettirecegim.
Geçtiğimiz yıl yaklaşık 4 ay bilgisayarsız sadece iPad ile yaşama ve işlerimi iPad üzerinden yapmaya zorlama üzerine bir deney yaptım. Sonuç beklediğimden çok daha kolaydı. Hayatınızı bir iPad’de çalışarak ne kadar kolay geçireceğiniz, çoğunlukla yaptığınız işin içeriğine göre değişecek ama ben proje yönetimi, kod yazma, iletişim, araştırma yapma gibi konularda değerlendirdim çalışmalarımı.
iPad’lerin sandığınızdan daha güçlü bilgisayarlar
Bazı dijital iş kolları (film yapımı, 3d tasarım ve kodlama, ağır matematiksel ve akademik çalışmalar) dışında sandığınızdan daha çok dijital sektör çalışanı, günümüzdeki en standard bilgisayarda bile işinin büyük çoğunluğunu yapabilir. Alt sınıf netbooklar dışında neredeyse herhangi bir bilgisayar hatta cebimizde taşıdığımız telefonlar, yeterince işlem kapasitesine, grafik yeteneklerine sahip. iPad (pro modelleri) çoktan bu ihtiyaçları karşılamakta ve işlem gücü olarak çok nadir bir masaüstü bilgisayarı aratmakta. Benim deneyimde hiçbir noktada donanımsal bir ihtiyaç olmadı.
iOS işletim sistemi ve ekosistemi doymaya başlıyor
Uygulamara girmeden önce, işletim sistemi için konuşacak olursak, iOS gerçekten masaüstü işletim sistemlerini aratmıyor. iOS işletim sistemini sadece iPhone’lardan bildiğimiz kadar yargılamak adil olmaz. Özellikle yeni gelecek olan iOS11 ile mobil işletim sisteminden çıkıp, dokunmatik deneyimlerle güçlendirilmiş tam bir işletim sistemine dönüşüyor. Ben çalışmamı tamamne iOS 10 ile yaptım ve birkaç gariplik dışında kesinlikle yabancılık çekmedim genel teknoloji tabanlı ihtiyaçlarımı görürken, ki bunun çoğunluğu internette araştırma yapmak ve iletişim sağlamak (email, slack, trello) idi.
Uygulamalar çok yol kat etti, daha da var
Hepimiz gibi, günlük işlerimin çoğunu belli başlı yazılımlar kullanarak yapıyorum. Bunlar içinde en sık ihtiyaçlarım ve hangi uygulamaları kullandıklarım;
Email → Spark, Outlook
İş için chat → Slack
Dökümantasyon ve beraber yazma → Quip, Word
İş ve proje yönetimi → Trello
Doğruyu söylemek gerekirse birçok uygulamada stabilite problemleri,
Mobil uygulama geliştirmeye meraklıysanız ve iOS uygulama geliştirmeye başlamak için çok güzel bir kaynakla karşılaştım geçenlerde. Örnek kodları da github’dan indirebileceğiniz, hem video hem yazılı okuyabileceğiniz bir kaynak: