Geçmiş yıllara ait bilgi ve belgelerin saklandığı belirli bir süre depolanıp saklandığı arşiv depolarında bulunan değerini yitiren ve geçerlilik tarihi geçmiş belgelere, dosyalara, kâğıtlar imha edilmediği takdirde büyük karışıklıklar yaşanır. Ülkemizde bürokrasinin ve kırtasiyeciliğin devletten kaynaklandığı için her işletmede büyük yer kapladığını düşündüğümüzde ülkemiz adeta arşivlerle dolup taşmıştır.
Özellikle mahkemelerde, muhasebecilerde, noterlerde, ulusal şirketlerin merkezlerinde arşiv odaları devasa boyutta ve arşivde saklanan belgelerde inanılmaz boyuttadır. Sadece depolama alanı olarak kullanılan arşiv odalarının daha verimli kullanılabilmesi için geçerliliğini yitiren evrakların zamanı geldiğinde kâğıt imha makineleri tarafından imha edilmesi gerekir. Bu şekilde imha edilen kâğıtlar, belgeler, dosyalar, evraklar ve dokümanlar daha temiz ve kullanışlı bir arşiv odası meydana getirir.
Arşivler için özel olarak üretilen kâğıt imha makineleri sayesinde tek seferde 80 yaprak kâğıt imha edilebilir. Üstelik dakikada 10 metre kâğıt imha etme hızıyla ev, ofis kâğıt imha makinelerine göre çok daha hızlıdır. Isınma derecesi ve süresi de diğer makinelere göre daha yüksek olan arşiv tipi kâğıt imha makinelerinde aşırı ısınma meydana geldiğinde makine otomatik olarak uyarı verir.
Atık kutusu hacmi 85 litre olan ve yaklaşık elektrikli süpürge makinesi kadar ses çıkarıp 60 desibel ses gücüne sahip olan bu kâğıt imha makineleri arşivlerin yükünü hafifletip gereksiz evrakların temizlenmesine yardımcı oluyor. Bu sayede hem personelin hem de kurumların iş yükünü hafifletiyor.