Adi ortaklıkta temsil ve imza sirküleri – Haluk Necdet Tekin (TNB Hukuk Danışmanı)
ADİ ORTAKLIK:
Adi ortaklık, iki ya da daha fazla kişi tarafından her türlü iktisadi ve gayri iktisadi konu için herhangi bir şekle bağlı olmaksızın kurulabilen veya oluşabilen; bir ticari işletme işletmesi şart olmayan; tüzel kişiliği bulunmayan bir ortaklık olup, özellikleri şunlardır:
– Tüzel kişiliklerinin olmaması nedeniyle tapuda adlarına taşınmaz tescili mümkün değildir.
– Mallar üzerinde ortakların ortak mülkiyeti vardır.
– Taraf ehliyeti yoktur. Dava edemez, edilemez, icra takipleri açısından da aktif ve pasif ehliyeti yoktur.
“Davanın bütün ortaklarca açılması ve davanın bütün ortaklara veya bir ya da birkaç ortağa karşı açılması gerekir. Bu kural icra takipleri için de geçerlidir.” (HGK. 17.1.1990, 13-457/2)
– Ortakları gerçek veya tüzel kişiler olabilir.
– Ortaklığın yönetimi ile ilgili olmayıp yapısı ve organizasyonu ile ilgili kararlar “ortaklık” kararlarıdır. Ortaklık kararları bütün ortakların oybirliği ile alınır. Ortaklık sözleşmesinde, ortaklık kararlarının çoğunlukla alınacağı da öngörülebilir.
Geniş anlamda “yönetim” ortaklığın konusunu gerçekleştirmek amacıyla her karar, tedbir, faaliyet ve işlemi ifade eder.
6098 s. TBK. 625. maddesinde gereken tanımlama yapılmamakla birlikte burada yer alan ifadeye göre, geniş anlamda “yönetim” “olağan” ve “olağanüstü” işlemlerden oluşur.
Dar anlamda “yönetim” ise temsili içermeksizin, ortaklık içi fonksiyonların yerine getirilmesini ifade eder.
“Adi ortaklıkta yönetici ortak olağan ortaklık işlerini yürütmeye yetkili olup, olağanüstü işler için tüm ortakların uyuşması (ittifakı) zorunludur.” 11. HD. 14.11.1979 4583/5217
Ortak, yönetim hakkını ya kanunen alır ya da bu hak kendisine sözleşme veya ortaklık kararı ile verilir. Adi ortaklığın bütün ortakları kanunen idare hakkını haizdirler. TBKnın 625. maddesiyle yönetim hakkı her bir ortağa münferiden (bireysel olarak) tanınmıştır. Sözleşme veya ortaklık kararıyla müşterek (birlikte) yönetim de kabul edilebilir.
Yönetim hakkı, sözleşme veya ortaklık kararı ile bir veya birkaç ortağa da verilebileceği gibi, tamamen veya kısmen ortak olmayanlara, yani üçüncü kişilere de bırakılabilir. (TBK. 625. m.) Üçüncü kişi, adi ortaklıkta vekil, “umumi vekil” veya ticari mümessil sıfatıyla idareci olabilir. Sıfatın dayanağı iş veya vekalet sözleşmesi olabilir. Üçüncü kişiye sadece dar anlamda yönetim devredilebilir. Olağanüstü işlemlere ilişkin karar yetkisi ve hakkı ortaklara aittir, devredilemez.
6098 s. TBK nın 630/1. maddesi “yönetici ortaklar ile diğer ortaklar arasındaki ilişkileri” vekalet hükmüne tabi tutmuştur.
ADİ ORTAKLIĞIN ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE İLİŞKİLERİ:
Temsil:
Adi ortaklığın tüzel kişiliği bulunmadığı için ortaklığın temsili ve dolayısıyla kurumsal temsil mümkün değildir. Adi ortaklıkta söz konusu olan ortakların borçlar hukuku hükümlerine (TBK. m. 40 vd.) göre birbirlerini temsil etmeleridir.
Ortak, ortaklık, yani bütün ortaklar adına üçüncü kişilerle işlem yapacak olursa, ortaklar doğrudan temsil hükümlerine göre sorumlu olurlar. Bunun için işlem yapan ortağın sıfatını, yani diğer ortakları temsil ettiğini üçüncü kişiye tanıtması gerekir. Şöyle ki, işlem yapan ortak üçüncü kişiye, diğer ortakları temsil ettiğini bildirmeli ve temsil yetkisinin kendisine sözleşme veya ortaklık kararı ya da herhangi bir temsil belgesi ile verildiğini göstermelidir.
TBK. nın 637/3. maddesi gereğince, kendisine yönetim hakkı tanınmış olan ortağın, ortaklığı, yani diğer ortakları temsil yetkisinin de bulunduğu kabul olunur.
Temsile ilişkin ortaklık kararı bir vekaletname şeklinde yazılabileceği gibi, karara istinaden ayrı bir vekaletname de düzenlenebilir. Ortaklık kararı veya sözleşmede bu hususta yapılan düzenleme temsil yetkisi için yeterli olduğundan, ayrıca bir vekaletname verilmesi gerekli değildir.
Genel olarak:
Türk Dil Kurumunca, “bir resmi daire veya ticari kuruluşta imza atmaya yetkili kimselerin imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgesi.” olarak tanımlanan imza sirküleriyle ilgili olarak, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Ticaret Sicili Yönetmeliği ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununda “imza sirküleri” ibaresine yer verilmediği gibi buna ilişkin bir tanım da mevcut değildir.
Sözü edilen Kanunlarda “imza sirküleri” ibaresine yer verilmemesine karşılık, bazı tüzük ve yönetmeliklerde bu ibareye yer verilmiş ve bazılarında bunun noter onaylı olması şartı da aranmıştır. (Tapu Sicili Tüzüğü’nün 18 inci, Karayolları Trafik Yönetmeliği’nin 79 uncu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38 inci, İş Yeri Dışında Kurulan Sözleşmeler Yönetmeliği’nin 20 nci maddelerinde olduğu gibi.) Diğerlerinden farklı olarak, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38 inci maddesinde imza beyannamesi ve imza sirküleri ayrımına yer verilmiş ve ihalelerde aday veya isteklilerin gerçek kişi olması halinde noter tasdikli imza beyannamesinin, tüzel kişi olması halinde ise tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin isteneceği belirtilmiştir.
İmza sirkülerinin, sözü edilen Kanunlar ve Yönetmeliklerde yasal bir dayanağının bulunmamasına ve mahiyeti itibariyle “bir resmi daire veya ticari kuruluşta imza atmaya yetkili kimselerin imza örneklerini öncelik sırasına göre içeren imza belgesi” niteliğinde olmasına karşılık, asıl işlevi İMZA ÖRNEKLERİNİ GÖSTEREN BELGE olan imza sirküleri TNB genelgelerinde yer alan görüşler doğrultusunda yapılan noterlik uygulamalarında (herhangi bir yasal dayanağı olmadan) imza beyannamesi ve imza sirküleri adı altında iki şekle dönüştürülmüş ve buna göre de;
İmza beyannamesi (onaylaması), sadece ilgililerin (gerçek kişilerin) imzalarının örneğini gösteren bir belge,
İmza sirküleri ise, imza örneğini belirtmesi yanında imza sahibinin temsil ettiği daire, tüzel kişilikleri olan şirket, dernek ve benzeri kuruluşça verilen yetkilerini de gösteren bir belge olarak tanımlanmıştır.
Bu tanımlamalar doğrultusunda noterliklerde düzenlenen imza sirkülerinde, ilgilinin imzası yanında, temsil yetkisini gösteren belgeler esas alınmak suretiyle kurumsal sıfatına, temsil yetkisinin kaynağına ve içeriğine de yer verilmektedir. Bu işlemle, daha önce usulünce (TBK 41 inci maddesi hükmüne göre) temsilci olarak belirlenmiş kişiye verilmiş yetkilerin, dayanak belgelerine göre bir araya toplandığı, noter tarafından onaylanmış bir belge yapılmaktadır. Kamu hukuku veya hukuksal bir işlemle temsilci sıfatını kazanan kişiye ayrıca noterler tarafından imza sirküleri adı altında bir temsil belgesi verileceğine dair mevzuatta bir hüküm yer almamaktadır. İmza sirküleri yapılan kişiye bu belge ile noter tarafından bir temsil yetkisi ve belgesi verilmemektedir. Örneğin; bir vekile elinde bulunan temsil belgesi vekaletnameden sonra yine ayrıca bir temsil belgesi olarak imza sirküleri verilemez. Temsil belgesi olarak vekaletnameye sahip bir kişiye imza sirküleri, imza onayı veya imza beyannamesi altında sadece imza örneklerini gösteren noter onaylı bir belge verilebilir.
Noterlikte yapılan; kaynağı, kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organlar tarafından verilmiş bir karar olan temsil yetkisinin imza ile birlikte belgeye aktarılıp onaylanmasıdır. Noterlik uygulamasında, imza sirkülerini, imza onaylaması ile imza beyannamesinden ayıran husus imza örneği yanında imza sahibinin (temsilcinin) usulünce belirlenmiş yetkilerini, yetkilerinin dayanağını ve sıfatını gösteren bir belge olmasıdır.
SONUÇ OLARAK;
1 – Adi ortaklıkta bütün ortakların kanunen haiz oldukları yönetim hakkı (TBK. m. 625), sözleşme veya ortaklık kararı ile bir veya birkaç ortağa verilebileceği gibi, tamamen veya kısmen ortak olmayanlara, yani üçüncü kişilere de bırakılabilir. (TBK. 625. m.) Üçüncü kişi, adi ortaklıkta vekil, “umumi vekil” veya ticari mümessil sıfatıyla idarecilik yapabilir. Sıfatın dayanağı iş veya vekalet sözleşmesi olabilir. Üçüncü kişiye sadece dar anlamda idare (temsili içermeksizin, ortaklık içi fonksiyonların yerine getirilmesi) devredilebilir. Olağanüstü işlemlere ilişkin karar yetkisi ve hakkı ortaklara aittir, devredilemez.
Noterlik uygulamalarında imza sirküleri, imza örneğini belirtmesi yanında imza sahibinin, temsil yetkisini gösteren belgeler esas alınmak suretiyle kurumsal sıfatını, temsil yetkisinin kaynağını ve içeriğini göstermektedir.
TBKnın 630/1. maddesi “yönetici ortaklar ile diğer ortaklar arasındaki ilişkileri” vekalet hükmüne tabi tutmuştur. Adi ortaklıkta temsil, kurumsal olarak ortaklığı değil ortakları temsil anlamındadır. Ortakların bir birini temsilinin ortaklık kararına, ortaklık sözleşmesine veya vekaletnameye dayalı olması gerekir. Temsil yetkisini içerecek şekilde düzenlenen ortaklık kararı veya temsil yetkisini içeren sözleşme VEKALET HÜKMÜNDEDİR. Ortakların birbirlerini temsiline ilişkin vekaletname hükmünde ortaklık kararı, ortaklık sözleşmesi veya vekaletnamenin bulunması temsil için yeterlidir. Ayrıca, ORTAKLIĞIN KURUMSAL TEMSİLİ İÇİN bir imza sirküleri yapılması ve bunun noterliklerde kullanılması mümkün bulunmamaktadır.
3- a) Noterliklerde, kurumsal temsilin söz konusu olduğu tüzel kişilerle ilgili olarak temsilcilerin imzaları yanında temsil yetkilerini gösteren imza sirküleri adı altında bir belge düzenlenmesi mümkündür. Ancak, bu belge bir TEMSİL BELGESİ değildir. İmza sirküleri yapılan kişiye bu belge ile noter tarafından bir temsil yetkisi ve belgesi verilmemektedir.
Noterlikte yapılan; kaynağı, kanunlar, sözleşmeler veya yetkili organlar tarafından verilmiş bir karar olan temsil yetkisinin imza ile birlikte belgeye aktarılıp onaylanmasıdır. Noterlik uygulamasında, temsilin dayanağı ve belgeleri yeniden araştırılmadan ticaret siciline tescil edilmiş temsilciler için yapılan bu imza sirküleri dayanak olarak kullanılmaktadır.
b) Adi ortaklıklarda kurumsal temsil değil, bir ortağın diğer ortağı vekalet hükümlerine göre temsili söz konusu olduğundan bunlar için kurumsal bir temsili (adi ortaklığı temsili) gösterecek şekilde imza sirküleri yapılması mümkün değildir.
c) Noterliklerde sadece, ticaret siciline kayıtlı temsilciler için yapılan imza sirküleri dayanak belge olarak kullanılabilir.
Birleştirilmiş 17 sayılı genelge’de açıklandığı üzere derneklerde ve vakıflar için kurumsal temsili gösteren imza sirküleri yapılması mümkün bulunmakla birlikte, bunların noterlik işlemlerinde dayanak belge olarak kullanılmaması gerekir.
d) Adi ortaklıklarda, ortakların iş ve işlemlerde kullanacakları imzaların her hangi bir yetkiye yer verilmeksizin, (bazı bankaların “imza sirküleri” isminin kullanılmaması halinde işlem yapmamaları nedeniyle) “imza sirküleri”, “imza beyannamesi, “imza onaylaması” adı altında yapılmasına yasal bir engel bulunmamaktadır. Ortakların, “imza sirküleri” adı altında yapılacak imza onaylamaları temsil belgesi olarak kabul edilmez. Zira adi ortaklıkta temsil belgesi vekaletname veya vekaletname hükmünde olan ortaklık kararı ya da ortaklık sözleşmesidir. Adi ortaklıkta, imza sirküleri adı altında yapılan ve sadece ortakların imzalarını gösteren belgeler noterlik işlemlerinde dayanak belge olarak kullanılamaz.
Haluk Necdet TEKİN
TNB Eğitim, Sağlık,
Sosyal Güvenlik ve Yardımlaşma Vakfı
Hukuk Danışmanı