Radyo programları dinleyiciye ulaşmadan önce, ister canlı ister banttan yayınlanacak olsun pek çok aşamadan geçmektedir. Radyo programlarının yaratım ve yapım süreci; program adı ve içeriğinin belirlenmesinden, o programda kullanılacak olan müzik, efekt, insan sesi gibi unsurların tanımlanması ve bunların bir araya getirildiği yapım aşamasından yayın aşamasına kadar olan bütün süreci kapsamaktadır.
Bir radyo istasyonu dinleyicilerinin demografik, psikografik özelliklerini bilmek, niceliksel olarak büyüklüğünü belirlemek, dinleyicilerini tanımak ve dinleyicilerin beklentileri ile dinleme tercihlerini belirlemek durumundadır. Dinleyicileri tanımanın en önemli yollarından biri dinleyici hakkında araştırma yapmaktır.
Radyo dinleyicilerini düzenli ve rastgele dinleyenler olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. Düzenli dinleyiciler , radyo istasyonunun sürekli, bir başka ifadeyle sadık dinleyicileridir. Rastgele dinleyiciler ise, daha çok diğer radyoları dinleyen ve diğer medyayı daha fazla tercih eden dinleyicilerdir. Dinleyiciler hakkında yapılacak araştırmada, dinleyicinin büyüklüğü, ne tür insanlardan oluştuğu, yaş, cinsiyet ve meslek durumları, hangi gün ve saatlerde radyo dinlediği, zamanını nasıl geçirdiği, ne tür içeriğin onları az ya da çok ilgilendirdiği, ne tür sunumlardan hoşlandığı ya da hoşlanmadığı, ne tür programlara olumlu ya da olumsuz tepki verdiği gibi sorular bir araştırmanın soruları olabilir. Elde edilen araştırmaların sonucu bunların bir program içeriğinin oluşturulmasında kullanılabilmesine olanak tanımaktadır.
Bir radyo programı hazırlamak için farklı unsurlardan yararlanılmaktadır. Hedef kitleye ulaşmada dikkate alınması gereken bu unsurlar:
olmak üzere altı başlık altında toplamaktadır.
Programın Konusu ; program yapımcısının önerisi, kanal yöneticisi ile radyo istasyonun hedef ve amaçları ile dinleyici beklentileri ve önerileri doğrultusunda belirlenebilmektedir. Ticari radyo istasyonlarında da, bunlara ek olarak program sponsorları (sanat, spor, eğitim, çevre, kültür ve sağlık gibi çok farklı alanlarda yapılan her türlü etkinliğe (radyo program yapımı ve yayını dahil) para vererek ya da gerekli araç, gereç ve materyal desteği sağlayan kişi ya da kurum) bir radyoprogramının belirlenmesinde etken unsurlar arasında yer almaktadır.
Programın Biçimi; bir radyo programındaki biçimi belirleyen farklı sunuş biçimleri vardır. Radyo programlarında, konu ve amaçlarına bağlı olarak sunuş biçimleri:
Düz Programlar , haber ve sohbet, konuşma programları, söyleşi (radyo muhabirinin bir konuyu, bir uzman ya da bilgi sahibi bir kişi ile görüşmesi), röportaj (muhabirin olay yerinden bir haberi, bir gelişmeyi ayrıntılı olarak çevre koşullarıyla, izlenimleriyle birlikte aktarması), soruyanıt türü program türü içinde yer almaktadır.
Çok Sesli Programlar , ikiden fazla sesin kullanıldığı, açık oturum (konusunda uzman kişilerin toplumun tümünü ya da bir bölümünü ilgilendiren güncel, siyasal, sosyal ve bilimsel konular veya sorunlar üzerinde tartışmalarıdır), forum (açık oturum, dinleyici sorularının alınması ve cevaplanması durumunda “forum” haline dönüşmektedir. Radyodan tartışmayı izleyen dinleyiciler, açık oturuma telefon sorularıyla katılabilmektedir), panel (uzman kişilerin açık oturum tanımında olduğu gibi toplumun tümünü ya da bir bölümünü ilgilendiren güncel, siyasal, sosyal ve bilimsel konular veya sorunlar üzerinde tartışmalarıdır. Panelin açık oturumdan farkı, tartışılan konu üzerinde karara varmaktan çok sorunu çeşitli yönleriyle aydınlatmak, farklı görüşleri, farklı anlayışları ortaya koymaktır), yuvarlak masa gibi bir konunun derinlemesine ele alınıp 30-60 dakikalık süre içinde tartışıldığı, gerek hazırlıklı gerekse hazırlıksız olarak katılımcıların yer aldığı programlar olarak tanımlanmaktadır.
Oyunlaştırılmış ya da Dramatik Programlar , oyun olarak da adlandırılan drama tekniğine dayanılarak hazırlanmış program biçimleridir. Müzik Formatı , hem tür hem de bir biçim olarak tanımlanabilir. Bir radyo istasyonu açısından önemi, hedef kitlenin müzik beklentisine uygun müzik yayınlarının gerçekleştirilmesi ve sadık dinleyici kitlesinin sürekliliğini sağlamaktır. Dinleyici açısından önemi ise, hoşlandığı veya tercih ettiği müziği radyodan duymak istemesidir.
Disc Jockey’in (DJ-kaydedilmiş müzik sunucusu) anonslarını oluşturan sınırlı konuşmalar genellikle şarkıların intro sürelerinde gerçekleştirilmektedir. Her şarkının intro süresi (şarkının başladığı andan şarkı sözüne kadar geçen süredir. Genellikle ticari radyo istasyonlarında radyo programcısı bu intro süresinde anonsunu yapar) değişmektedir; beş saniyelik intro süreleri olacağı gibi, yirmi saniyelik intro süresi de vardır.
DJ’in anonsları dışında kalan zamanların çoğu playlist (stratejik olarak planlanmış ve yayın akışı içinde çalınacak şarkıların listesi içinde kategori, tür, intro süresi, şarkı ve şarkıcı adı bilgileri yer alır) ’te yer alan şarkıların çalınması ile arada varolan reklam, haber gibi diğer program unsurlarının yayınlanmasından oluşmaktadır. Bir DJ’in ne zaman playlist’te yer alan şarkıyı çalacağı, ne zaman konuşacağı, ne zaman reklamları ya da onun gibi daha önceden kaydedilmiş program materyallerini yayınlayacağı saat formatı (hot clock ya da format wheel olarak da tanımlanmaktadır. Bir saatlik yayın içinde yer alacak farklı unsurların birbiri ardına dizildiği içeriğin, program formatının görselleştirilmesidir. Müzik, haberler, spor, hava durumu, reklamlar, kamu spotları vb. bütün program unsurlarının uzunluklarını ve belirlenmiş düzenini göstermek için kullanılmaktadır) adı verilen bir saatlik yayın akışını gösteren bir düzende planlanmaktadır.
Karma Programlar , yukarıda adı geçen program biçimlerinin çoğunun kullanıldığı yapım biçimleri olarak karşımıza çıkmaktadır. Karma programlara, blok ya da kuşak (kısa söz ve/veya müzik bölümlerinden oluşan, kesintisiz bir canlı yayın akışıyla en yüksek sayıda hedef dinleyiciye ulaşmak istenen, bir saatten daha uzun süreli radyo program biçimidir) adı verilen ve bir saatten fazla süre içinde yayınlanan programlarda rastlamak söz konusudur.
Programın Dili; bir radyo programı hazırlanırken kullanılacak olan dilin ve anlatım biçiminin radyoya özgü olması gerekmektedir. Radyoda kullanılacak metni işitsel metin olarak tanımlamak mümkündür. Dolayısıyla, oluşturulacak program metinlerinin konuşma diline yakın, basit, anlaşılabilir, kısa cümlelerden oluşan bir özen içinde oluşturulması ve seslendirilmesi bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır.
Programın Süresi; her radyo programı, konusu, amacı ve biçimi doğrultusunda belli bir süreye göre gerçekleştirilmektedir. Bir programın süresini belirleyen kriterleri, programda ele alınacak olan konunun kapsamı, program yapım biçimi, programın tek ya da birkaç programdan oluşan dizi program mı olacağı belirlemektedir.
Programın Yayın Zamanı ; radyo programlarının ne zaman yayınlanacağı, hedef kitle ve amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir. Programların yayın zamanlarının belirlenmesinde yapılan programlamalar (bir radyo istasyonunu dinleyicileri açısından cazip hale getirecek müzik, konuşma, reklam veya diğer program öğelerinin seçimi ve düzenlemesi) önem kazanmaktadır. Yapılan araştırmalar, en çok radyo dinlenen zamanları belli hedef kitle açısından drive time (bir radyo istasyonunun zaman çizelgesindeki programlama dilimidir. Bu zaman dilimi en çok dinleyiciye ulaşılan, sabah işe gidiş ve akşam eve dönüş saatlerinde yolda geçirilen zamanda dinlenen saatleri tanımlamaktadır) olduğunu göstermektedir. Örneğin, bu saatlerde yayınlanan programlarda, birbirinden farklı istasyonlarda içerik anlamında farklılıklar yer alsa da, hava ve yol durumu gibi bilgiler bu saatlerde yayınlanan programlarda ortak özellikler olarak öne çıkmaktadır.
Programın Parasal Yönü ; programın bütçesi, program maliyeti olarak tanımlanabilir ve kurumun yatırım ve cari harcamaları (kullanılan araç gereç, yapımcı maaşı vb.) dışında kalan ve kurum dışı yararlanılan kaynaklar için yapılan harcamalardır. Bu harcamalar, program için dışarıdan yararlanılan sanatçılar, uzman kişiler, müzik, ses efektleri, seslendirme ücretleri, program metinlerini yazan uzmanlar vb. olabilmektedir.
Bir radyo program yapımında kullanılan temel unsurlar;
olmak üzere üç şekilde sınıflandırılmaktadır.
İnsan Sesi ; bir radyo programının en temel materyallerinden biridir. Sözcükler, dilin kullanımı, seslendirme, programın ana hatlarını oluşturan metinde nasıl yer alacağı ve mikrofon kullanımı tüm programlarda öne çıkmakta ve belirleyici olmaktadır.
Müzik ; Programların oluşturulmasında dinleyici üzerinde etki yaratmak için kullanılan bir başka unsur müziktir ve bunun program içinde yer almasıdır. Programlar içinde müzik kullanımı, dinleyicide iyi bir ruh hali yaratmak ve konuyu pekiştirmek için uygun bir araçtır. Radyo programlarında müziğe iki amaçla yer verilmektedir. Bunlardan ilki; ana öğe olarak müziğin kullanıldığı müzik programlarından oluşan Doğrudan Müzik iletisi ; ikinci olarak da, ana mesajın söz ile iletildiği, fakat söze vurgu yapmak ve güçlendirmek durumunda program içindeki geçişleri sağlamak amacıyla kullanılan Dolaylı Müzik iletisi olarak tanımlanabilir. Müziğin dolaylı kullanımı beş biçimde sınıflandırılmaktadır. Bunlar: Tanıtım (sinyal) müziği, geçiş müziği, fon müziği, ses efekti olarak müzik ve dinleti müziği olarak sıralanabilir. Tanıtım (Sinyal) Müziği, programı yayın akışı içinde bulunan diğer programlardan ayırmak için kullanılan müziktir. Programın başında ve sonunda yer alır, program adının söylendiği bir anons bulunur ve genellikle sözsüz müzik kullanılır. Sinyal müziği, cıngıl (jingle) olarak da tanımlanmaktadır. Geçiş müziği, bir söz programı içinde yer alan farklı bölümleri birbirinden ayırmak için veya tek konulu programların giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini ayırıcı olarak kullanılan müziktir. Fon müziği, programda kullanılan sözü daha da belirgin hale getirmek veya vurgulamak için kullanılmaktadır. Ses Efekti Olarak Müzik, yine vurgulanan bir konuyu güçlendirmek veya etkisini arttırmak amacıyla kullanılan müziktir. Özellikle oyunlaştırılmış söz programlarında yer verilir.
Dinleti Müziği , özellikle uzun süreli programlarda dinleyicinin dikkatini toplaması amacıyla uzun konuşmalar arasında kullanılan müzik parçalarıdır.
Efekt ; programlarda işlenen konulara canlılık, derinlik ve gerçeklik kazandırmak üzere kullanılan yardımcı program unsuru olarak ses efektleri kullanılmaktadır. Ses efektleri, radyoda konunun geçtiği yeri belirleme, sözün etkisini güçlendirme, olayın geçtiği zamanı belirtme, olayın geçtiği atmosferi belirleme, program giriş ve çıkışlarını sunma ve konu, zaman ve yerin değiştiğini belirtmek için kullanılır. Efektlerin kullanımı için Meletron (piyano biçiminde tuşlarla yönetilen ve doğal seslerin, efektlerin toplandığı araçlara verilen isim) adı verilen araçlardan ya da günümüzde her türlü sesin yayın kalitesinde CD veya hard disk gibi ortamlara kaydedildiği efekt kütüphanelerinden yararlanılmaktadır.
Bir radyo programının yayınlanabilir hale gelmesi için pek çok aşamadan geçmesi gerekmektedir. Bu aşamalar dokuz başlık altında toplanmaktadır:
Araştırma Aşaması ; Bir programın yapım sürecinin başlangıcı olan araştırma aşaması iki basamaktan oluşmaktadır. Bunlarda ilki; program konu ve türüne bakmaksızın ele alınacak program konusu hakkında genel bir araştırma yapmaktır. Genel araştırmada, program çerçevesini belirlemeye yardımcı olacak genel bilgiler toplanmaktadır. Araştırma aşamasının ikinci basamağı, özel araştırmadır. Bu özel araştırmada ise, program konusu ile ilgili materyaller toplanmaktadır. Araştırma aşamasındaki en önemli süreç, dinleyici kitlesini tanımaktan geçmektedir.
Öneri Aşaması ; program yapım aşamasının aslında programın tüm bilgilerini oluşturacak aşama olduğu söylenebilir. Bu aşamada, yapılan araştırmalar sonucunda konu veya konuların belirlenmesinden, dinleyici kitlenin belirlenmesine, süresine, hangi zamanda yayınlanacağına kadar tüm detaylar belirlenmektedir. Öneri aşaması adını almasının sebebi programın yönetim tarafından onaylanıp onaylanmayacağı ile de doğrudan ilintili olmasıdır.
Planlama Aşaması ; elde edilen tüm materyaller düzenlenmekte ve program metninin oluşturulma aşamasına hazır hale getirilmesini sağlanmaktadır. Bu aşamada program içinde kullanılacak efekt, müzik, drama gibi unsurlar belirlenmekte ve söz ya da müzik programıolmasına göre farklı planlama aşamalarından geçirilmektedir.
Metin Yazma Aşaması; programın belirlenen amaç ve konusu doğrultusunda program metninin oluşturulma aşamasıdır. Bu aşamada program içinde yer alacak söz, müzik, efekt gibi yardımcı unsurlar, röportaj vb. kullanılacak diğer unsurlar belirlenerek düzenlenmektedir. Tüm bu unsurların programın hangi bölümlerinde, ne kadar süre ile yer alacağı da metin içinde oluşturulmaktadır. Bir program metnini yazarken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar; program metnini dinleyicilerin zihninde canlandırabileceği şekilde oluşturmak, radyo diline özgü işitsel metin yazmak, hedef kitleye kısa ve basit cümlelerle ulaşmak, konuşma dilini ve üslubunu kullanmak, yazım kurallarına uymak, biçimi, bir başka deyişle metni seslendirmeye uygun bir görsellikte kağıda dökmek, rakam bilgilerini gerekmedikçe sadeleştirerek kullanmak, özel sembollerden sakınmak, yabancı kelimelerin nasıl seslendirileceğini belirlemek, kısaltmalardan kaçınmak, şimdiki zamanı veya geniş zamanı kullanmaktır.
Prova Aşaması ; yayına girmeden önce, stüdyoda ya da başka bir mekanda program metnini okuyarak gözden geçirme, süre, efekt ve kullanılacak müziği belirleme gibi işleyişin gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.
Seslendirme Aşaması ; Radyo metni spiker veya yapımcının kendisi tarafından seslendirilmektedir. Zaman zaman uygun niteliklere sahip olduğunda, program metnini yazan uzman tarafından da seslendirilebilmektedir. Seslendirme aşamasında radyo stüdyolarının ses geçirmezlik, akustik ve teknik açıdan iyi kalitede olması gerekir.
Kurgu Aşaması ; bir programın yayınlanmaya hazır hale getirilmesi demektir. Efekt, herhangi bir dramatik bölüm, cıngıl, müzik ve program içindeki diğer unsurlar yer alacağı bölümlere ve zamana yerleştirilerek yayınlanmaya hazır hale getirilmektedir.
Zamanlama ve Denetim Aşaması ; yayımlanmış programlar için kurgu aşamasından sonra süresinin kontrol edilerek program süresine ve yayın akışı içinde yer alması düşünülen süreye uygun olup olmadığı kontrol edilmekte ve bu aşama zamanlama aşaması olarak tanımlanmaktadır. Denetim aşaması ise, program yayın ilkelerine uygunluk, teknik, içerik, biçim ve metin açısından değerlendirilmektedir.
Yayın Aşaması ve Yayın Sonrası Değerlendirme ; bir program yukarıda tanımlanan tüm aşamaları geçtikten sonra yayınlanma aşamasına gelmektedir. Günümüzde ise, çoğu radyo istasyonu yayın aşamasından geçmiş olan pek çok programı kendi web sayfalarından tekrar dinlenebilme hizmetini dinleyicilerine sunmaktadır. Podcast (sayısal medya dosyalarının taşınabilir medya oynatıcılarda veya bilgisayarlarda oynatılmak üzere internet üzerinden beslemeler yoluyla dağıtılma tekniğidir) adı verilen bu hizmet sayesinde dinleyicilere, radyo programlarının ses dosyaları haline getirilerek internetten istenilen herhangi bir zamanda ve yerde dinleyebilme imkânı sağlamaktadır.