Gelir Departmanları Tanımı
İçindekiler
Gelir Departmanları
Tanımlama Amacı
Gelir Departman tanımı işletmenin gelir getiren bölümlerin belirlenmesi için gereken zorunlu bir program tanımıdır. Oda, Minibar,, Oda Servisi gibi yönetim tarafından ayrımı yapılması gereken bölümlerin sistemde tanımlanmasını sağlar. Gelirlerin bölümlere göre tasnifi ile hangi gelir bölümünden ne kadar gelir elde edildiği sağlanmaktadır.
Tanımlamada Görülen Yanlışlar
Gelir departmanı tanımlamada en sık görülen yanlışlar işlem tipi veya ürün nevi çeşidine göre departman tanımları gereksiz yere sayıları yükseltilmektedir.
Örnek:
Oda Düzeltme, Oda İndirim,
Restoran Alkollü, Restoran Alkolsüz,
Restoran Yiyecek, Restoran İçecek,
ABC Transfer Acentesi Geliri, ABC Acentesi Restoran Geliri vb...
Yukarıdaki örneklerde görüldüğü gibi departman gelirleri sadece otelin gelir bölümlerinin belirtildiği alanlar olmalıdır. Düzeltme indirim işlem türleri gibi ayrımlar departman tanımlarında gösterilmesi gerekmemektedir. Ürünleri satış gruplarına (Yiyecek, İçecek vb...) yada alkollü alkolsüz olarak ayrımlarında da departman tanımına gerek yoktur. Bu tür ayrımlar ayrıca Satış Grupları tanımından yapılmalıdır. Transfer hizmetleri için tek bir gelir departmanı tanımı yapılmalı transfer rezervasyon kaydı girerken Acente ayrımı yapılması gerekmektedir.
- Gelir Departman tanımlamalarındaki Açıklama alanında belirtilenlerin fatura formatına bağlı olarak basılan faturada görünebileceği, tanımlama yaparken göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Tanımı
Liste ekranından seçeneği ile yeni gelir departmanlarını tanımlanabilir.
Liste ekranlarında muhasebe hesap planının görünebilmesi için Filtre Ayarlarına ACCPLANCODE alanı eklenebilir.
- Kodu: Gelir Departmanının kısa kodunu belirtildiği alandır. Otelin gelir departmanı sayısına bağlı olarak 2 veya 3 basamaklı rakamlardan oluşması, kullanıcıların gelir kaydı girmesinde kolaylık sağlayacaktır.
- Grup No: Gelirlerin benzerliğine bağlı olarak gruplama yapılmasını sağlar. Özellikle Main Courrant vb. gelir raporlarında benzer departmanları gruplanarak tek bir alanda toplamlarının gösterilmesini sağlar.
- Açıklama: Gelir departmanının adının belirtildiği alandır. Departman toplamlarına göre fatura açıklaması olacaksa bu alanda yazılanların fatura açıklamasında da görüneceği göz önünde bulundurulmalıdır.
- KDV (%): Gelir departmanının KDV oranının belirtildiği alandır. (KDV Oranları otel sınıflarına göre farklılık gösterdiği için, ilk kurulumlarda hazır gelen örnek tanımlarda mutlaka KDV oranlarının gözden geçirilmesi gerekmektedir.)
- Standart Departman Seçenekleri: Fatura açıklamasında satış grubuna göre toplamları alınarak fatura içeriği oluşuyorsa ve bazı raporlarda satış grubuna göre toplam alındığında aşağıdaki seçenekler temel alınacaktır.
- Oda Gelir Departmanı: Tanımlanan departman oda gelir departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- Pan. Geliri Departmanı: Tanımlanan departman pansiyon gelir departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- Aktivite Geliri Departmanı: Tanımlanan departman aktivite gelir departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- Önbüro Departmanı: Önbüro departmanı programda tahsilatların gösterileceği departmandır. Bu departman tanımı program kurulumunda destek ekibi tarafından tanımlanacaktır.
- Banket Departmanıdır: Tanımlanan departman banket gelir departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- Mekan Rez. Departmanıdır: Tanımlanan departman mekan rezervasyon departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- SPA Departmanıdır: Tanımlanan departman SPA departmanı ise bu seçenek seçilmelidir.
- ORS Aktif: IBE modülünde tanım olarak kullanılabilmesi için belirtilir.
- Yiyecek Deposu: Tanımlanan departmanın kullandığı yiyecek deposu bu alanda belirtilmelidir.
- İçecek Deposu: Tanımlanan departmanın kullandığı içecek deposu bu alanda belirtilmelidir.
- Uyarı: Yiyecek ve içecek deposu belirtilmemiş departmanlarda POS satışlarının stoktan düşümü gerçekleşmez. Ayrıca Yiyecek İçecek deposu seçimi yapılmayan departmanlar satış noktalarındaki departman seçimi listesinde görünmezler.
- Muh. H. Kodu: Gelir departmanının muhasebe entegrasyonu için gerekli olan karşı hesap bu alanda belirtilir. Bu alan Muhasebe Entegrasyon kullanan otellerde kullanılması gerekmektedir.
- Mekan: Restoran Bar gibi masa tanımı yapılacak olan gelir departmanlarında kullanılan mekan bu alanda belirtilir.
- Menü Seti: Departmanın POS cihazında kullanacağı menü setini gösterir. Özellikle birden fazla departman aynı menü setini kullandığı durumlarda menü setini kopyalama veya tekrar oluşturmak yerine buradan aynı menü setini belirtebilirsiniz.
Departman Tanımlama Notları
- Gelir departmanları tanımında ekranda renkli alanların doldurulması ile temel tanımlar belirtilerek de tanımlama işlemi tamamlanabilir.
- Sadece Önbüro Rezervasyon modülünü kullanan işletmelerde tüm seçeneklerin doldurulmasına gerek yoktur.
- Gelir Departmanlarını mümkün olduğu kadar detaylandırmak yerine gelir başlıkları ile toplamak ileride gereksiz detaylar ile zaman kaybını önleyecektir. Önceden yapılan gereksiz detay tanımlar varsa departman tanım birleştirme işlemini kullanarak birden fazla departman tanımını bir tanım olarak birleştirilmesini sağlayabilirsiniz.
- Gelir Departman tanımları ilk kurulumda örnek olarak gelmektedir. İlk kurulumda,
- Gereksiz departman tanımları varsa silinmesi gerekmektedir. (Önbüro, Bakiye Transfer, Paid-Out tanımları sistemin verimli çalışması için silinmemesi gerekmektedir.)
- Gelir departman tanımlarındaki KDV tanımları gözden geçirilip düzenlenmesi, gelir raporları ve fatura kayıtlarında KDV oranlarının doğru olması gerekmektedir. KDV oranları farklı olan ürünler aynı gelir departmanında satılacaksa POS modülü üzerinden adisyon kaydı yapılırsa departman KDV oranları değil ürün KDV oranları esas alınarak KDV hesaplamaları yapılmaktadır.
Departman Birleştirme
Birleştirilecek departmanı liste ekranında seçip sağ tıkla Kayıtları Birleştir seçeneği ile kayıtların aktarılacağı departman seçilir. Böylece departmana bağlı tüm kayıtlar belirtilen departmana aktarıldığı için ihtiyaç duyulmayan departman liste ekranından kaldırılmış olur.