Strateji Geliştirme Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
TC.
BİLECİK BELEDİYE BAŞKANLIĞI
STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Bilecik Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2: (1) Bu yönetmelik Bilecik Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, yönetim statüsü şeması ile yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsamaktadır.
Hukuki dayanak
MADDE 3: (1) Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun, 18.maddesinin m bendine ve ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte geçen:
a) Belediye: Bilecik Belediyesi’ni,
b) Başkanlık: Bilecik Belediye Başkanlığı’nı,
c) Başkan Yardımcısı: Belediye Başkanı tarafından müdürlükle ilgili olarak görevlendirilen Bilecik Belediye Başkan Yardımcısını
d) Birim: Strateji Geliştirme Müdürlüğünü
e) Müdür : Birim Müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
f) Yönetmelik: Strateji Geliştirme Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini
g) Kalite çalışmaları: İSO 9001:2008 Kalite Yönetim Standartlarının temel çalışmalarını, OHSAS 18001 İşçi Sağlığı ve İş Güvenliğini, ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemlerini, ISO 22000 Gıda Yönetimini ve diğer Kalite Standartlarını ayrıca Marka, Patent, Coğrafi İşaret, Faydalı Model, Endüstriyel Tasarım Tescili vb. işlemlerini,
h) Kalite Ekibi: Bilecik Belediyesi Kalite Çalışmaları Ekibini,
i) DPT: Devlet Planlama Teşkilatı’nı
j) Strateji Geliştirme Komisyonu: Belediye Başkanı, Strateji Geliştirme Müdürü, Strateji Geliştirme Yönetici ve Başkanın görevlendireceği diğer personeli,
k) Şef: Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Kadrolu Şefini,
l) Personel: Müdür ve Şef tanımının dışındaki birim mensuplarını,
m) K.Y.S. : Kalite Yönetim Sistemini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Teşkilat ve Bağlılık
Kuruluş
MADDE 5: (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’nci maddesi Hükümlerine dayanarak Bilecik Belediye Meclisinin 08.01.2013 tarih ve 5 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6 (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür,İdari İşler bürosu ve AR-GE bürosu personelinden oluşur.
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Kalite Yönetim Temsilcisi
c) Kalite Yöneticisi
d) Strateji Geliştirme Komisyonu
e) Şef
f) Memurlar
g) Sözleşmeli Personel
h) Diğer Personel
Bağlılık
MADDE 7 - (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü direkt olarak Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.
Temel İlkeler
MADDE 8-Bilecik Belediye Başkanlığı Strateji Geliştirme Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,
c) Hesap verilebilirlik,
d) Kurum içi yönetimde ve şehri ilgilendiren kararlarda katılımcılık,
e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,
f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,
g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik,
h) Tüm müdürlüklerin çalışmalarına katma değer sağlayıcı destek temel ilkelerini esas alır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
(1)Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Görevleri
MADDE 9 — Aşağıda belirtilen görevler, strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür
a) Belediyenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak.
b) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
c) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.
d) Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
e) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetlerinin etkinliğinin arttırılmasını sağlamak.
f) Belediyede oluşturulduğu takdirde Strateji Geliştirme Komisyonunun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
g) Belediyenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. Stratejik plan ve Performans programının hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından ilgili müdürlüklere/birimlere gönderilir. Hazırlık için gerekli olan bilgi ve belgeler, görev alanları çerçevesinde, ilgili birimlerce hazırlanır ve belirlenen süre içinde Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılacak stratejik plan ve performans hazırlık çalışmalarına birim müdürlerinin/sorumlularının katılımı sağlanır.
h) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak.
i) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak.
j) Kalite Yönetim Sisteminin kurulması, her türlü dokümantasyon ve süreçlerin takibinin yapılması, Ulusal ve/veya Uluslararası Yönetim Sistemleri ile ilgili gerekli eğitimlerin verilmesi ve denetim periyotlarında gerekli koordinasyonun sağlanması, birimlerin Yönetim Sistemi uygulamalarına yönelik denetimlerini yapmak ve yapılacak denetimlerin koordinasyonunu sağlamak.
k) AB adaylık sürecinde Ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlardan Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak
l) Belediye Başkanı tarafından verilen yetki ve görevlendirme ile Kalite ve Hizmetin yönetimi ve sunumu ile ilgili, kurumun her türlü iç ve dış saha hizmet denetimlerini yapmak ve Başkanlık Makamına raporlamak.
m) AB Hibe ve Teşvik Programlarından yararlanmak amacıyla; her müdürlüğün proje geliştirmesini teşvik edici çalışmalarda koordinatörlük görevi yapmak,
n) Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
2- Stratejik Yönetim ve Planlama Fonksiyonu: Stratejik yönetim ve planlama fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır;
a) İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek.
b) Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek.
c) İdare faaliyet raporunu hazırlamak veya hazırlanmasını sağlamak.
d) İdarenin misyonunun ve vizyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek.
e) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek.
f) Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak.
g) Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak.
h) İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek.
i) İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek.
j)Stratejik yönetim ve planlama fonksiyonu kapsamında Müdürlüklerden gelen periyodik/aylık hedefler ile ilgili istatistiki bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek ve analiz etmek. Belirli periyotlarda Başkanlık Makamına sunmak.
(3) Performans ve Kalite Ölçütleri Geliştirme Fonksiyonu: Performans ve kalite ölçütleri geliştirme fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
a) İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek.
b) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.
c) İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek Başkanlık Makamına sunmak.
(4) Yönetim Bilgi Sistemi Fonksiyonu: Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır:
a) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek.
b) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
c) İstatistikî kayıt ve kayıt kontrol işlemlerini yapmak.
Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Yetkisi
MADDE 10 - (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
(2) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Kalite ve Hizmetin yönetimi ve sunumu ile ilgili kurum içi ve kurum dışı çalışmaları yerinde inceleme, denetleme, izleme ve uygunsuzlukların takibi konularında yasal-mevzuat şartlar kapsamında Belediye Başkanı’na raporlama yetkisine sahiptir.(Denetim yetkisi mali hizmetler ve hesap işlerini kapsamaz)
Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Sorumluluğu
MADDE 11 - (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Strateji Geliştirme Müdürünün Görevleri
MADDE 12 – (1) Strateji Geliştirme Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu aşağıdaki gibidir.
1) Strateji Geliştirme Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
3) Strateji Geliştirme Müdürlüğünün, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Disiplin amiridir.
4) Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
5)Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarına göre Strateji Geliştirme Müdürlüğü Yönetmeliğini belirleyip, çalışmalarını bu doğrultuda programlayarak, çalışmaların bu programlar göre yürütülmesini sağlar.
6)Müdürlük bünyesinde görev yapan personelin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar.
5) Alanında Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
7) Strateji Geliştirme Müdürü, Başkanlık makamınca başka bir atama yapılmadığı sürece Uluslararası Standardizasyon gereği Kalite Yönetim Temsilcisi görevini yerine getirir.
8) Kalite politikasının her kademede anlaşılmasını sağlar
9) Kalite hedeflerinin takibini birimler bazında yaptırır ve analiz takibini yapar
10) Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlar.
11) Kalite Yönetim Sistemi performansını ve iyileştirilmesini ilgilendiren konularla ilgili Yönetimin Gözden Geçirilmesi toplantısı öncesi tüm müdürlüklerden rapor ister ve Başkanlık Makamına genel rapor hazırlayarak toplantı öncesinde sunar.
12) Çalışanları vatandaş memnuniyeti ve yasal mevzuatlar konusunda bilgilendirir.
13) Strateji Geliştirme-Araştırma –İyileştirme ve Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlar nezdinde BİLECİK BELEDİYESİ’ ni temsil eder.
14) Kalite Yönetim Sistemi performansını iyileştirmek amacı ile veri toplanmasını sağlar, değerlendirir ve çözüm yolları üretilerek uygulanmasını sağlar.
15) Kurumun iç ve dış tetkiklerini planlamak koordine etmek, gerçekleştirilmesini sağlamak.
16) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, kurumun kaynaklarını, belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda harekete geçirmek, uygulamaya koymak, yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirleri almak.
17) Çalışmalardan elde edilen düzeltici/önleyici faaliyetler sonucunda ulaşılan çözümleri standartlaştırarak uygulamaya koymak. Bunun için gerekli kaynak ve imkânları harekete geçirerek çalışma ve uygulama ortamı sağlamak.
18) Bütün çalışanların bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesini, hizmetin iyileştirilmesine katılımı sağlamak, iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonu sağlamak ve çalışanlar arasında güvene ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamının oluşturulmasını sağlamak.
19) Bütün çalışanlar tarafından, analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerinin sistematik bir şekilde kullanılması ve verilerle yönetim anlayışının kurumda yerleşmesini sağlamak.
20) Yapılan çalışmaları değerlendirmek ve sonuçlar konusunda kurum çalışanlarına bilgi vermek.
21) Kalite ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve kalite el kitabı, prosedürler ve iş talimatları gibi bilgilendirici metinler hazırlanmasını sağlamak.
22) Vatandaş-Paydaş memnuniyeti ile Bilecik Belediyesi müdürlükleri arasındaki memnuniyet artışını sağlamak.
23) Belediye Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Strateji Geliştirme Müdürü Yetkileri
MADDE 13 :
1) Strateji Geliştirme Müdürü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa ve bağlı olduğu diğer mevzuatlara dayanarak, Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
2) Yürürlükteki Belediye Kanunu, Belediye Kanunu ile ilişkili mevzuat şartları ve müşteri gereklilikleri dikkate alınarak kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin; Planlanan düzenlemelere, Kalite Yönetim Sistemi Standardı ve mevzuat şartlarına uyup uymadığı hakkında ve hizmetin yönetimi ve sunumu ile ilgili kurum içi ve kurum dışı çalışmaları yerinde inceleme, denetleme, izleme ve uygunsuzlukların takibi konularında yasal-mevzuat şartlar kapsamında Belediye Başkanı’na raporlama yetkisine sahiptir.
3) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
4) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
5) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
6) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
7) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
8) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
9) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.
10) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
11) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi
12) Strateji Müdürü hizmet uygulamalarına yönelik tespit ettiği uygunsuzlukları ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standartlarına göre tüm müdürlüklere yazılı olarak Uygun Olmayan Ürünün/Hizmetin Kontrolü Formu yada Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu ile bildirme yetkisine sahiptir.
Strateji Geliştirme Müdürünün Sorumlulukları
MADDE 14 :
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Belediye kanunu ile diğer mevzuatın kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Müdürlüğe bağlı Kalite Yönetim Temsilcisi ve büroların görevleri
MADDE 15: (1) Kalite Yönetim Temsilcisi, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
(2) Kalite Yönetim Temsilcisinin Görevleri
1- Kalite Yönetim Temsilcisi Görevleri, AR-GE bürosu görevlileri ve Kalite Yöneticisi Görevlerinin tamamının yerine getirilmesinden sorumludur. Başkanlık Makamı tarafından aksi belirtilmedikçe ve başka bir vekâlet tanımlanmadıkça Strateji Geliştirme Müdürünün yokluğunda yerine vekalet etmekten sorumludur.
2- Konusunda Uzmanlığı belirten bilgi, belge, doküman ve lisans eğitimine sahip olmak.
3- Kalite politikasının her kademede bilinmesini sağlamak.
4- Kalite hedeflerinin takibinin yapılması sağlamak.
5- Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlanması çalışmalarını yürütmek.
6- Kalite Yönetim Sistemi performansını ve iyileştirilmesini ilgilendiren konularla ilgili Yönetim Gözden Geçirme toplantısı öncesi diğer birimlerin raporlarını derlemek.
7- Çalışanları vatandaş memnuniyeti ve yasal mevzuatlar (Kalite Yönetim Sistemi) konusunda bilgilendirir.
8- Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlar nezdinde BİLECİK BELEDİYESİ’ni temsil etmek,
9- Kalite Yönetim Sistemi performansını iyileştirmek amacı ile veri toplamak, toplanmasını sağlamak, değerlendirmek, çözüm yolları üretmek ve uygulamak,
10- Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, kurumun kaynaklarını, belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda harekete geçirmek, uygulamaya koymak, izler ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirleri almak
11- Çalışmalardan elde edilen düzeltici/önleyici denetim faaliyetleri sonucunda ulaşılan çözümleri standartlaştırarak uygulamaya koymak. Bunun için gerekli kaynak ve imkânları harekete geçirerek çalışma ve uygulama ortamı sağlamak.
12- Bütün çalışanların bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesi, yönetime katılımı sağlamak, iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonu sağlamak ve çalışanlar arasında güvene ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturmasını sağlamak.
13- Bütün çalışanlar tarafından, analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerinin sistematik bir şekilde kullanılması ve verilerle yönetim anlayışının kurumda yerleşmesini sağlamak.
14- Kalite ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve kalite el kitabı, prosedürler ve iş talimatları gibi bilgilendirici metinler hazırlamak/hazırlatmak.
15- Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak ve/veya yaptırmak.
16- Müdürlük işlerini, plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.
17- Sorumluluğu kapsamındaki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.
18- Strateji Müdürü tarafından verilen görevleri müdürlük adına yürütmek.
19- Vatandaş-Paydaş memnuniyeti ve Belediye müdürlükleri arasındaki memnuniyet artışını sağlamak.
20- Strateji Müdürünün yokluğunda yerine vekâlet etmek.
21- Belediye Başkanı’nın ve müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak.
(3) Bağlı bürolar ve görevleri:
a) İdari Hizmetler bürosunun görevleri:
1- Birim yöneticilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini büro düzeyinde yerine getirmek.
2- Müdürlük katına imzaya sunulacak evrakı, yazışma sistemine uygun olarak hazırlatıp imzaya sunmak.
3- Yazıların yürürlükteki prensiplere uygunluğunu, koordinasyon yapılıp yapılmadığını kontrol etmek.
4- Gelen ve giden tüm evrakın kayıt, kontrol ve muhafazasını yapmak.
5- Kırtasiye malzemesi, büro malzemesi ve eşyasını temin etmek.
6- Müdürlükte çalışan personelin her türlü özlük işlemlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
7- Müdürlüğe gelen ve müdürlükçe çeşitli birimlere giden evrakların kayıt işlemlerinin zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak.
8- Belli zamanlarda kayıtların karşılığı kapanmayan evrakların araştırmasını yapmak.
9- Müdür tarafından havale edilen evrakı zimmet mukabili ilgilisine verilerek kayıt defterinde bu hususun belirtilmesini sağlamak.
10- Müdürlük yazılarının yetkililerce imzalanmasını müteakip ilgili birimlere intikalini sağlamak.
11- Her türlü genelge, bildiri yönetmelik ve başkanlık emirlerini takip etmek, ilgili personele sirküle etmek ve arşivlemek.
12- Yazışmalarla ilgili evrakın birer suretlerini ilgili dosyada muhafaza etmek.
13- Müdürlükte tutulan defter, dosya ve bilumum evrak, belgelerin arşiv görevlisi tarafından arşivde muhafazasını sağlamak.
14- Müdür tarafından verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
15- Müdürlüğün memur ve işçi personelinin sosyal ve mali haklar ile ilgili işlemleri takip etmek
16- Gerekli durumlarda avans ve yolluk evrakının hazırlanmasını sağlamak.
17 – Belediye Başkanı’nın ve müdürün verdiği diğer görevleri yapmak.
b) AR-GE bürosu ve Görevleri:
1) Bilecik Belediyesi’nin kurum kültürünü belirlemek ve güncelleme çalışmalarını yürütmek,
* Misyon
* Vizyon
* İlkeler
2) Belediyenin yapı, süreç ve hizmetlerini etkileyen iç ve dış çevre faktörlerini incelemek, veri-analiz ve araştırma-geliştirme çalışmaları yapmak ve yaptırmak,
3) Uzun vadeli, orta vadeli ve kısa vadeli projeler hazırlamak veya hazırlatmak,
4) Belediye çalışanlarının ve vatandaşların Belediye performansı hakkındaki memnuniyetini araştırmak,
5) Kurum içi kapasite araştırmaları yapmak, hizmetlerin tatmin düzeyini ölçmek ve yorumlamak,
6) Müdürlüklerin ihtiyaç duyduğu veya geliştirme çalışmaları içerisinde yapılması öngörülen konularda çözüm önerileri sunmak ve proje geliştirmelerine önderlik yapmak,
7) AB Hibe ve Teşvik Programlarından yararlanmak amacıyla; her müdürlüğün proje geliştirmesini teşvik edici çalışmalarda koordinatörlük görevi yapmak,
8) İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, güncellemek,
9) Üniversiteler, Meslek Odaları, Sivil Toplum Kuruluşları gibi dış paydaşların görüşlerini almak ve iç paydaş analizleri, mevcut durum analizleri yaparak; elde edilen veriler ışığında stratejik plan oluşturmak,
10) Stratejik Plan doğrultusunda Performans Programının hazırlanması ve takibi çalışmalarında iletişim, işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
11) Performans programını esas alarak; Belediye’nin Yıllık Faaliyet Raporu hazırlanması sürecinde koordinasyonu sağlamak, izleme ve değerlendirme çalışmalarını yürütmek,
12) Ekonomik ve sosyal verimlilik ilkelerine uygun olarak; maliyet-fayda ve maliyet-etkinlik analizleri yapmak ve gerekli görülen diğer ekonomik ve sosyal analizleri gerçekleştirmek,
13) Belediye ve birimler için performans ölçütlerini geliştirmek, ISO 9001 Kalite Yönetim
Sisteminin gereklerinin kurum bünyesinde uygulanmasında Kalite Yöneticisine destek sağlamak ve Yerel Kalkınma Çalışmalarını yürütmek,
14) Bütün müdürlüklerde yapılan kontroller sonucunda düzenlenen raporları Başkanlık Makamına sunmak ve iyileştirme doğrultusunda tespit edilen uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasını sağlamak,
15) Toplam Kalite Yönetim Sistem modellerinden yararlanarak; belediye hizmetlerinde verimliliği artırmak,
16) Belediyenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit etmek ve tespit edilen zayıf yönler için; Kalite Çemberleri kurarak, “Süreç İyileştirme Çalışmaları” yapmak,
17) Gerektiğinde başkanlık talimatları doğrultusunda ve izniyle TÜİK, DPT, TSE, TÜBİTAK, Üniversiteler ve bu birimlerle birlikte Araştırma merkezleri ve Belediyeler ile bilgi alışverişinde bulunmak,
18) Başkanlık Makamınca istenen araştırma çalışmalarını yürütmek.
19) Yerel yönetimlerde gerçekleşen yenilik ve gelişimleri takip etmek,
20) Personel Performans Sistemini geliştirmek,
21) Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak, Araştırma Geliştirme faaliyetlerinde birimlere önderlik yapmak,
Kalite Yöneticisi Görev Tanımı
MADDE 16
1) Konusunda Uzmanlığı belirten bilgi, belge, doküman ve lisans eğitimine sahip olmak.
2) Kalite politikasının her kademede bilinmesini sağlamak.
3) Kalite hedeflerinin takibinin yapılmasında Kalite Yönetim Temsilcisine yardımcı olmak.
4) Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlanması çalışmalarını yürütmek.
5) Kalite Yönetim Sistemi performansını ve iyileştirilmesini ilgilendiren konularla ilgili Yönetim Gözden Geçirme toplantısı öncesi diğer birimlerin raporlarını derleyerek Kalite Yönetim Temsilcisine sunmak.
6) Çalışanları, müşteri bilinci ve mevzuatlar konusunda bilgilendirmek,
7) Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili olarak dış kuruluşlar nezdinde Kalite Yönetim Temsilcisi olmadığı durumda BİLECİK BELEDİYESİ’ni temsil etmek,
8) Kalite Yönetim Sistemi performansını iyileştirmek amacı ile veri toplamak, toplanmasını sağlamak, değerlendirmek, çözüm yolları üretmek ve uygulamak,
9) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, kurumun kaynaklarını, belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda harekete geçirmek, uygulamaya koyar, izler ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirleri almak
10) Çalışmalardan elde edilen düzeltici/önleyici faaliyetler sonucunda ulaşılan çözümleri standartlaştırarak uygulamaya koymak. Bunun için gerekli kaynak ve imkânları harekete geçirerek çalışma ve uygulama ortamı sağlamak.
11) Bütün çalışanların bilgi ve beceri düzeyinin yükseltilmesi, yönetime katılımı sağlamak, iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonu sağlamak ve çalışanlar arasında güvene ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturmasını sağlamak.
12) Bütün çalışanlar tarafından, analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerinin sistematik bir şekilde kullanılması ve verilerle yönetim anlayışının kurumda yerleşmesini sağlamak.
13) Kalite ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve kalite el kitabı, prosedürler ve iş talimatları gibi bilgilendirici metinler hazırlamak/hazırlatmak.
14) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak ve/veya yaptırmak.
15) Müdürlük işlerini, plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.
16) Sorumluluğu kapsamındaki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.
17) Strateji Müdürü tarafından verilen görevleri müdürlük adına yürütmek.
18) Vatandaş-Paydaş memnuniyeti ve Belediye müdürlükleri arasındaki memnuniyet artışını sağlamak.
19) Belediye Başkanı’nın ve müdürünün verdiği diğer görevleri yapmak.
Memurlarının Raportörlerin Görev Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 17-
1) Amiri tarafından kendisine yazılmak üzere verilen iç ve dış birimlere gönderilecek yazıları, tutanakları, kayıtları, resmi yazışma kuralları genelgesine uygun olarak tutmak ve yazmak.
2) Birime gelen evrakları teslim alıp, sınıflandırıp, amirin bilgisine sunmak,
3) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak bakmak ve ilgilisine aktarmak.
4) Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makinelerinin her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.
5) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.
6) Strateji Müdürü ve diğer amirlerine karşı sorumlu olmak
7) Strateji Müdürü ve müdürlük amirleri tarafından kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 18 - (1) Kâtipler dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 19 - (1) Strateji Geliştirme Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 20 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 21 - (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
(3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
(6) 12.05.2012 tarihinde yürürlüğe giren, kurumumuzun müdürlerinden oluşan, Kalite Yönetim Ekibi ve Üyeleri diğer sorumluluklarının yanı sıra aşağıdaki görevleri ve yasal/mevzuat şartlarını da yapmak üzere Kalite Proje Sorumlusu olarak aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir.
• Kalite politikasının her kademede anlaşılmasını sağlamak
• Kalite hedeflerinin takibini yapmak
• K.Y.S. için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlamak
• K.Y.S. performansını ve iyileştirilmesini ilgilendiren konularla ilgili Y.G.G. öncesi Kalite Yönetim Temsilcine rapor vermek.
• Çalışanları vatandaş memnuniyeti ve yasal mevzuatlar konusunda bilgilendirmek.
• K.Y.S. performansını iyileştirmek amacı ile veri toplamak, değerlendirmek, çözüm yolları üretmek ve uygulamak.
• İş Sağlığı ve İş Güvenliği Politikaları, uygulamaları ve kurallarının kurum içinde anlaşılmasını ve uygulanması sağlamak.
• Vatandaş-Paydaş memnuniyeti ve belediye müdürlükleri arasındaki memnuniyet artışını desteklemek.
• Kalite İç denetlemelerde Belediye Başkanının Onayı ile Kalite Yönetim Temsilcisinin hazırladığı Kalite İç Tetkik Planlarına göre kurum İçi Denetlemelere katılmak ve kendisinden istenen görevleri yapmak.3. taraf Dış denetlemeler için Kalite Yönetim Temsilcisine ve Kalite Yöneticisine yardımcı olmak.
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 22 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür.
(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
Stratejik Planlama Çalışmalarının Koordinasyonu
MADDE 23 - (1) Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. Strateji geliştirme birimleri tarafından yapılacak stratejik plan hazırlık çalışmalarına idarenin diğer birimlerinin temsilcilerinin katılımı ile birlikte düzenlenir. Stratejik planlama çalışmalarında 5018 sayılı kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur.
Performans Programı Hazırlıklarının Koordinasyonu
MADDE 24 - (1) Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman strateji geliştirme birimleri tarafından idarenin ilgili diğer birimlerine gönderilir.
Birim performans programları birimler tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde strateji geliştirme birimlerine gönderilir. Strateji geliştirme birimleri, birim performans programlarından hareketle idare performans programını hazırlar. Strateji geliştirme birimleri tarafından yürütülen performans programının hazırlık çalışmalarına idarenin ilgili birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır. Performans programı hazırlıklarında, 5018 sayılı kanunun 9 uncu maddesi uyarınca yapılan düzenlemelere de uyulur.
Yatırım Programı Hazırlıklarının Koordinasyonu
MADDE 25 – (1) İdarelerin yatırım programı teklifinin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman strateji geliştirme birimleri tarafından idarenin ilgili birimlerine gönderilir. Harcama birimleri yatırım programına ilişkin tekliflerini hazırlayarak strateji geliştirme müdürlüğüne gönderir. Harcama birimleri temsilcileri ile görüşmeler yapılarak idarenin yatırım programı teklifi strateji geliştirme Müdürlüğü tarafından hazırlanır.
Yatırım programı tekliflerinin hazırlanmasında mevzuat doğrultusunda hareket edilir.
İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması İle İlgili Koordinasyon
MADDE 26 – (1) Faaliyet raporları, mevzuat doğrultusunda hazırlanır. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları, idare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, strateji geliştirme müdürlüğüne gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak idare faaliyet raporu hazırlanır ve Belediye Meclisine sunulur.
Yatırım Değerlendirme Raporunun Hazırlanması İle İlgili Koordinasyon
MADDE 27 – (1) Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri, yıllık yatırım değerlendirme raporunun hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri strateji geliştirme müdürlüğüne gönderir. Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporu, strateji geliştirme müdürlüğü tarafından hazırlanarak ilgili makamlara gönderilir.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 28 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
(3)Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Arşivleme ve dosyalama
MADDE 29 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.
(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.
(4) Arşivdeki evrakların imhası için, ilgili yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim ve disiplin hükümleri
MADDE 30 - (1) Strateji Geliştirme Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
(2) Strateji Geliştirme Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
(3) Strateji Geliştirme Müdürü, Kalite ve Hizmetin yönetimi ve sunumu ile ilgili kurum içi ve kurum dışı çalışmaları yerinde inceleme, denetleme, izleme ve Başkana raporlama yetkisine sahiptir.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 31 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 32 - (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve Valilik makamına gönderilmesi ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 33 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.
Oluşturulma Tarihi : 19.09.2014