Katma Değerli Hizmetlere (VAS) Ne Kadar Zaman Ayırmalıyız?
Lojistik operasyonlarını alt operasyonlar olarak bol bol bölmek mümkün. Taşımacılık, Gümrükleme, Depo operasyonları, Mikro dağıtım, e-ticaret lojistiği gibi enine boyuna alt gruplar yaratarak listeyi rahatlıkla uzatabiliriz. Bu yazımda ben niş (Bir pazarın içinde belli bir konuya odaklanmış pazar) bir alan olan Katma Değerli Operasyonlar (Value Added Service – VAS) ile ilgili görüşlerimi ve buradan yola çıkarak oluşturmaya çalıştığım çözüm modeli uygulamasını anlatacağım.
Operasyon müdürü olarak çalıştığım uzun yıllar boyunca katma değerli hizmetler (Value Added Services – VAS) ile iç içe oldum. Bu konu o zamanlarda aklımı fazlası ile kurcalar ve işin yükü ile getirisi arasında kurduğum “Fayda-Maliyet” analizini açıklamakta hep zorlanırdım. Bu analizde VAS ın size getirdiği fayda ile yarattığı maliyet doğru orantılı olmayıp hep faydanın az, maliyetin fazla olması sonucuna meyillidir.
Katma değerli hizmet operasyonları operasyonun bütünü ile karşılaştırıldıklarında genelde hacim ve ciro olarak küçük olmalarına rağmen iş akışını etkileme potansiyeli olarak büyüktürler. Operasyonun vazgeçilmez bir unsuru oldukları için “yapmayalım” diyemezsiniz fakat operasyonel olarak sizi fazlası ile meşgul ederler. Neden fazlası ile meşgul ettikleri konusunda pek çok madde sayılabilir fakat iki ana nokta çok önemlidir;
- VAS hizmetleri zaman hassas operasyonlardır
- Çok değişik formlarda ve düzensiz oldukları için otomatize etmesi zordur, emek yoğun operasyonlardırOperasyonlarımızı planlayıp onların maliyet modellerini kurar iken kullandığımız yöntemler genellikle sabit iş yüküne göre planlanır. Bazı özel operasyonlardaki mevsimsellik etkilerini saymaz isek ( Kırtasiyede okulların açılması, İlaçta kış sezonu, tekstilde sezon geçişleri gibi) bizim maliyet modelimizde normal akışa göre insan gücü ve ekipman ön görülür.
Oysa yaşarken gelen VAS talepleri bizim bu akışımızı bozabilir.Normal iş akışının yüksek şekilde dalgalanmasına yol açan bu ek operasyonlar devamlı olmayıp proje bazında, mevsimsel ya da promosyon kaynaklıdır .Bir promosyon çalışması istendiğinde yüklü bir adette çalışma zaman kısıtı ile istenir. (İki benzer/tamamlayıcı ürünün bir birine bağlanarak tek bir fiyata iki ürünün verilmesi promosyonu gibi) .İstenen adetler yüksek ise bu çalışmayı elimizdeki normal kadro ile yapmak rutin operasyonlarımızın aksamasına yol açacağı için genelde dışarıdan iş gücü alarak işi yapmaya çalışırız. Bu noktada;
-eleman bulmak
-yeterli sayıda eleman bulmak
-belirlenen zamanda işi bitirmek
-elemanları verimli çalıştırmak
-elemanları şirketin standartlarına uygun çalıştırmak
-gerekli eğitimleri vermek
gibi kısıtlı zamanda yapmaya çalıştığımız ve verimliliği/kalitesi şüpheli bir görev listesi uzar gider. Bu karmaşa bize kar-zarar (P&L) tablolarımızda da negatif olarak yansıyabilir.
İşin prosedür boyutunda ise bu elemanların tüm yasal gerekliliklere uygun şekilde çalıştırılıyor olması gerekir ve bu kontrollerin yapılması da şirketin sorumluluğundadır. Bu evraksal çalışmanın da kontrolü ayrı bir iş yükü getirir.
Bütün bu açıklamalarımda anlattığım akışı kişi olarak defalarca geçmiş iş yaşantımda yaşadım. Verimlilik konusunda çok başarılı ve çok başarısız olan operasyonlar yönettim. Maalesef bir sonraki operasyonun başarısını garantileyecek net bir formül yaratamadım. Operasyonu yukarıda anlattığım gibi kurguladığım sürece değişkenleri kontrol edemediğim için bir sistem yaratılamıyordu. Bu yüzden değişkenlerin kontrol edildiği farklı bir iş modeli bu dalgalanma konusunun çözülebileceğini düşünerek kendi modelimi oluşturmak istedim.
Bu modelde yapılacak çalışma parça başı maliyet modeli ile fiyatlandırıp fatura ediliyor. Eleman değil hizmet satınalması yapılıyor.Operasyon yöneticileri kendilerinden istenen proje bazlı, mevsimsel ve promosyonel ek çalışmaları zaman kısıtı ile birlikte tarifliyorlar ve bu konuda bir maliyet modeli önceden iki tarafın onayı ile oluşturularak anlaşma yapılıyor.Bu sayede operasyonel olarak verimlilik kaygısı ortadan kaldırılırken şeffaf ve açıklamalı maliyet modeli ile ortak oluşturulan parça başı fiyat üzerinden faturalama yapılıyor.
Lojistik sektöründe her alanda gelişme yaratılabileceğine yürekten inanarak yukarıda anlatmaya çalıştığım hizmet modeline şirketlerin ihtiyacı olduğuna/olacağına inanıyorum.Bu yüzden bir şirket kurup proje bazlı çalışarak 4 senedir belirli şirketlere hizmet verdik.İlerleyen zamanda VAS operasyonu olan tüm şirketlerin bu modelde hizmet almak isteyeceğini düşünüyor ve verimliliği esas alan bu sistemin gelişmesi adına daha çok girişimciyi bu alanda görmeyi umut ediyorum.
Saygılarımla,
Yazan:İhsan Küllük