Süreç Dokümantasyonu
Dokümantasyon Amacı
Süreçlerde ki iletişim ve faaliyetlerin her zaman aynı ve bir standardizasyon içerisinde yapılmasını sağlamaktır.
Süreç seçildikten sonra bir sonraki aşama uygulanacak yöntemde yer alan bütün olayların kayıt edilmesidir. Bütün tasarımın ve sürecin başarısı bu olayların doğru bir biçimde kayıt etmeye bağlıdır. Çünkü bu kayıtlar hem olayların eleştirisel incelenmesine hem düzeltilen yöntemlerin geliştirilmesine ilişkin fikirler verecektir. Ama en önemlisi kayıtların anlaşılır bir biçimde kayıt altına alınması gerekmektedir. Kayıt edilen bilgilerin açıklık ilkesini benimsemesi gerekmektedir.
Sürecin dokümantasyonunun normal yolu aşamaları tek tek yazmaktır. Fakat bu yöntem modern endüstride görülen çok karmaşık süreçlerin kayıt edilmesin sorunlar yaşamaktadır. Bu sorunlar dakik sistemlerin kayıt edilmesinde büyük problemler çıkarmaktadır. Üstelik yazıların bütün ayrıntıları kapsayıp kapsamadığının anlaşılması için dikkatli olarak gözden geçirilmesi gerekmektedir
Bu ve bunlara benzer zorlukları aşmak için başka kayıt tekniklerinden ve kayıt aygıtlarından faydalanılmalıdır. Böylelikle bilgilerin ayrıntılı olarak ve standartlaştırılmış formasyonda kayıt edilmesi mümkün olmaktadır.
Analiz tarafından ortaya konulan bilgi veya bilgi kaynaklarının yazım olarak ifadesi yetersiz kalabilmektedir. Böyle durumlarda diyagramlar devreye girmektedir.
Diyagramlar birçok farklı şekilde karşılaşılan iş süreçlerinin ortaya konularak çizilmesinde kullanılırlar. Yazılı olarak uzun satırlarla paragraflarla sayfalarla ifade edilecek işlemler diyagramlar yardımıyla çok daha kısa ve çok daha net bir biçimde anlatılabilmektedir.
Elbette bir süreci sadece diyagramlar yardımıyla açık ve net bir biçimde dokumante edilmesi mümkün değildir.
Süreç Dökümantasyonu‘nun tek amacı sürecin iyileştirilmesidir. Bir süreç dökümante edilirken şu sorulara yanıt aranmalıdır:
- Sürecin sahibi kimdir?
- Süreç iyileştirme çalışmalarından kim sorumludur?
- Sürecin sınırları nelerdir? Süreç nerede başlar, nerede biter?
- Süreç akışı nasıldır?
- Sürecin aşamaları nelerdir?
- Sürecin amaçlarına ulaşımdaki başarım düzeyi nedir?
- Süreç üzerinde yapılan ölçümler geçerli midir?