Norm kadro, iş analizlerine ve iş/görev tanımlarına dayanılarak yapılan değerlendirmeler sonucunda, kuruluşların ihtiyaç duydukları kadroların sayısal ve niteliksel olarak belirlenmesi ve standart bir ölçüye bağlanmasıdır. Norm kadro sonucunda, kuruluşlarda gereksiz personel birikimi, atama, nakil ve görevlendirmeler ile insan gücü savurganlığı önlenir ve personelin niteliklerine uygun olarak istihdam edilmesi sağlanır. (K. Ufuk Bilgin ve Nihat Aytürk, a.g.m., s. 159.) Peki norm kadro çalışması nasıl yapılabilir? Norm kadro düzenlemesi, birbiri ile ilgili ve birbirini izleyen işlemleri içermektedir. Norm kadro sürecine başlamadan önce işletmenin yapısını analiz etmek gerekmektedir.
Her işletme bir amacın yerine getirilmesi için kurulmuştur. Bu amaç nedir? İşletmenin görev yetki ve sorumlulukları nelerdir? İşletmenin organizasyonu nasıldır? Aslına bakarsanız norm kadro çalışma sürecine girdiğiniz de işletmenin reorganizasyonunu yeniden yaparsınız. Değişen politika, teknoloji veya yatırımlara göre pozisyonlar ve organizasyon yeniden gözden geçilir. Norm kadro sürecinde aşağıdaki aşamaları mutlaka deneyimleyeceksiniz.
- İşletmenin organizasyonel analizi (işletmenin yapısı)
- İş analizi ve tanımı
- Kadro değerlemesi
- Kadrolama (Norm kadro sayısının tespiti)
- Norm kadro kılavuzu
-
1)İşletmenin Organizasyonel Analizi
İşletmenin organizasyonel analizinde işletmede yetki devri, işkolu, iş bölümü, görev ve yetki seviyeleri ve sorumluluklar gibi işlevsel süreçler işetmenin üst yönetimi ve işletmedeki anahtar konumda bulunan kişilerle beyin fırtınası veya swot analizi şekilde yürütülmeli ve ana şema çizilmelidir.
2)İş Analizi ve Tanımı
İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. (Margaret Palmer and Kenneth T. Winters, İnsan Kaynakları, Rota Yayınları, İstanbul, 1994, s. 43) İş analizi ile işin tanımı, işin gerekleri ve iş değerlemesi ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle iş analizi, norm kadro sürecinde önemli bir adımdır. İş analizi ile iş tanımı birbirini tamamlayan iki işlemdir. İş tanımı, iş analizinin sonucudur. İş analizi, işi ya da görevi tanımaya, tanıtmaya ve tanımlamaya; tanımlanan işi/görevi standartlaştırmaya yaramakta ve aynı zamanda iş düzenlemesi, iş değerlemesi ve iş derecelemesinde standart performans belirleme ve ücretlendirmede alt yapıyı oluşturmaktadır. (Hayrettin Kalkandelen, Norm Kadro ve Reorganizasyon, TODAİE Yayını, Ankara, 1976, s. 71.)
İş analizinde bilgi toplama yöntemlerinde genellikle gözlem tekniği, anket tekniği veya mülakat tekniği kullanılmaktadır. Bazı durumlarda işverenler karma yöntemle aynı görev için birden fazla teknik de kullanabilmektedir. İş analizinin denetiminde toplanan bilgilerin ne ölçüde sağlıklı olup olmadığı araştırmak içinde genellikle kullanılan tekniğin alternatifİ ile süreç kontrol edilir. Bu amaçla örnekleme yönetimi uygulanarak, belirli işlerin yeniden analizine gidilebilir ve elde edilen sonuçlar bir öncekiyle karşılaştırılarak kontrol sağlanabilir.
İş analizleriyle toplanan bilgilerden yararlanarak, her bir işin kapsamına giren eylemlerin, işlemlerin, sorumlulukların, görevlerin ve çalışma koşullarının tanımlandığı bir tanım ortaya çıkar. İş tanımı, her bir iş için ayrı ayrı geliştirilmeli ve değişmeden kalamadığı için de belli periyodlarda revize edilmelidir. İş analizi ve iş tanımından sonraki aşama iş gerekleridir. İş tanımı işin profili, iş gerekleri ise işi yerine getirebilecek personelin taşıması gereken niteliklerin belirtildiği yazılı belgedir. İş gereklerinden aşağıdaki bilgiler elde edilir ve iş tanımı ile bütünleştirilir.
- Bilgi: İşin gerektirdiği eğitim ve öğretim seviyesi ile deneyim, inisiyatif kullanma, yetenek (beceri) ve benzeri özellikler anlatılır.
- Çaba: Zihinsel ve bedensel çaba yansıtılır.
- Sorumluluk: Personelin işi yerine getirirken koruma ve gözetim unsurlarını yansıtır.
- Çalışma koşulları: Çalışılan iş ortamındaki gürültü, sıcaklık, açık ya da kapalı görev alanı, görev kazası riski vb. durumlar aktarılır.
-
3)Kadro (İş) Değerlemesi
Genel olarak iş değerlendirmesi şöyle tanımlanmaktadır: “İşlerin analizlerini ve tanımlarını yapmak suretiyle belli faktörler açısından aralarındaki önem, sorumluluk, güçlük dereceleri ve benzerlikleri yönünden birbiriyle mukayese edilerek oransal değerlerinin belirlenmesi ve ücretlendirilmesidir. (DPB, a.g.e., s. 51.)
Kılık ve Tülbentçi (1993: 74)’e göre, bir işletmede yapılan tüm işlerin göreceli değerlerinin ve güçlük derecelerinin belirlenmesi amacını taşıyan iş değerlemesi başlıca dört yöntemle yapılır. Sayısal olmayan yöntemler; iş sıralaması ve iş sınıflandırması şeklinde yapılmaktadır. Sayısal yöntemler ise faktör kıyaslama ve faktör puan yöntemidir. Burada en genel kullanılan faktör puan yönteminden kısaca bilgi verilecektir.
Faktör puan yönteminde faktörlerin sayısı ve ağırlıkları sonuçların duyarlılığını etkilemektedir. İki farklı iş grubunun değerlenmesinde aynı faktörler kullanılsa bile ağırlıkları farklıdır. Örneğin bedensel çaba faktörünün bir inşaat işçisi ile bir muhasebe uzmanı işlerindeki ağırlıkları farklıdır. Bu nedenle işletmeler kendi faaliyetlerine en uygun faktörleri tespit etmek zorundadırlar. Faktör puan yönteminde kullanılan temel faktörler; ustalık, çaba, sorumluluk ve çalışma koşullarıdır.
4)Kadrolama ( Norm Kadro Sayısının Tespiti)
Norm kadro sayısının tespiti denildiğinde, işletmelerin ihtiyaç duydukları optimal kadro sayılarının belirlenmesi amacıyla yapılan çalışmalar anlaşılmaktadır. Bu çalışmaların sonucunda norm kadro kılavuzu ortaya çıkmaktadır.
Norm kadro sayısının tespitine ilişkin çalışmalarda en sık kullanılan tekniklerden biri iş etüdüdür. İş etüdü, iş sistemlerinin incelenmesi ve düzenlenmesi faaliyetlerini içerir. İş etüdü, başlıca iki ana tekniği içerir. Bunlardan biri hareket etüdü, diğeri ise iş ölçümüdür. Hareket etüdü, işin en iyi yapılmış biçimini ortaya koymaya yönelik bir çalışma iken, iş ölçümü temelde işin yapılışı için gerekli zaman standartlarını belirlemeyi hedefler. Halil Can ve diğerleri, a.g.e, s. 62 İş ölçümü teknikleri içerisinde yaygın olarak kullanılan iki teknik bulunmaktadır: Zaman etüdü ve iş örneklemesi teknikleridir.
Norm kadro sayısının tespitine yönelik pratik işlemlerde yapılabilmektedir. Örneğin, Saat açısından elde edilen toplam iş yükünün bir personelin bir günlük mesaisi olan 8 saate bölünmesi suretiyle sözkonusu o dönem için gerekli personel ihtiyacı ortaya çıkarılmış olur. Böylece İş yükü analizi elde edilerek gerekli işgücü miktarının adam/saat cinsinden değeri bulunur. Ancak, bu noktada diğer önemli bir husus ise personel mesaisinin sürekliliğini etkileyen sorunların analizi, yani işgücü analizidir. Bu sorunların başında devamsızlık, işten ayrılmalar, çalışma verimindeki dalgalanmalar, vardiya etkisi gelebilmektedir. Literatürel bilgiler ve deneyimler ışığında her iş günü personelin % 4-10 kadarı normal hastalık veya, mazeret izni alarak işgücü kaybına neden olur. Yıllık izinlerin yoğunlaştığı yaz aylarında gelmeyen personel oranı % 25’in üstüne de çıkabilir.
5)Norm Kadro Kılavuzu
İşletmede organizasyonla ilgili norm kadrolama çalışması yapıldıktan sonra pozisyonlara göre norm kadro kılavuzu çıkarılacaktır. Norm kadro kılavuzu, genel olarak bir kurum veya kuruluşun mevcut kadroları ile norm kadrolarını unvan ve adetler itibariyle işletmedeki organizasyon ve birim bazında gösterilen belgedir.