Türkiye’nin önde gelen finansal kiralama kuruluşu Finans Finansal Kiralama (Finans Leasing) operasyonel süreçlerinde oluşturulan ve takip edilen dokümanları sistematik bir yapı altında koruma, arama ve yetkiler bazında erişime sunma gereksinimlerini karşılamak üzere Mind2Biz tarafından çözüm olarak sunulan Hummingbird DM’i seçti.
Projede ayrıca merkezde ve şubelerde gelen basılı evrakların taranarak elektronik formata çevrilmesi, farklı doküman türlerine ayrıştırılması ve bir müşteriye ait belge olarak doküman yönetim sistemine pratik ve hızlı bir şekilde aktarılmasını sağlayan SmartScan tarama ve belge işleme yazılımı geliştirildi. SmartScan sadece taranan değil daha önceden görüntü olarak dosya sistemine kaydedilmiş veya e-posta gibi yollarla kullanıcıya ulaşan dokümanların işlenmesi amacıyla da kullanılabilmektedir.
Projede ayrıca Finans Finansal Kiralama’nın kullanmakta olduğu leasing operasyonel uygulamasının gerekli noktalarda entegre olabilmesi için Hummingbird DM doküman yönetim sisteminin gerekli fonksiyonlarına erişim sağlayan Mind2Biz Hummingbird DLL kütüphanesi uyarlanarak teslim edildi. Sözkonusu DLL kütüphanesinin kullanımını kolaylaştırmak amaçlı dokümantasyon ve örnek uygulama sağlandı. DLL ve entegrasyon konusunda hızlı ilerleme sağlanabilmesine yönelik destek verildi. Bu entegrasyon olanağı ile operasyonda yoğun görev alan kullanıcılar için farklı ekranlar arasında dolaşma gereksinimi ortadan kaldırılarak tek bir noktadan tüm gerekli bilgiye ve ilgili dokümanlara erişim imkanı sunuldu.
Kurumsal bir arşiv altyapısı olarak doküman yönetim sistemi, kuruluşun Finansman, Hukuk, Operasyon, Pazarlama gibi diğer birimlerindeki dokümanlarla ilgili de kullanıma alındı.
Mind2Biz SmartScan uygulaması, dokümanların taranması, işlenmesi ve Hummingbird DM Doküman Yönetimi sistemi içerisine kolay indekslenerek aktarılması için tasarlanmıştır. Uygulama içerisinde temel olarak tarama işlemine yönelik ayarlar yapılabilir ve bu ayarlar tarama sırasında kullanılmak üzere saklanabilir. Ayarlar oluşacak çıktı formatından, taranacak dokümanların ebatlarına bağlı görüntü ayarlarına kadar çok detaylı tanımlar içermektedir. Böylelikle kullanıcı gereksinim duyduğu ve sistem kaynaklarını en etkin kullanacak şekilde ayarlamalarla, hızlı ve kolay bir çalışma ortamı elde eder. Taranan doküman sistem içerisinde “batch” adı verilen gruplama yapıları içerisinde saklanır. Bu “batch”lerdeki dokümanlardan istenenler açılarak sayfa görüntüleri işlenebilir veya dokümanlar üzerinden sayfalar seçilerek ayrı bir doküman içerisinde birikerek yeni bir doküman olarak saklanması sağlanabilir. Yeni oluşan doküman dosya sistemine saklanabileceği gibi, istenirse Hummingbird DM sistemine de profil bilgilerini kaydetmek suretiyle saklanabilir.
Hummingbird DM, bilgi birikiminizi yönetme ve bilgiye dayalı kurumsal varlıkların, günümüz iş koşullarında performansınızı artırmak için kullanımı alanlarında başarısı kanıtlanmış bir çözümdür. İş süreçlerine ait hassas iş bilgilerinin kontrollü yöntemlerle işlendiği, güvenlik tanımları altında korunduğu ve aynı zamanda günlük işlemler için ihtiyaç duyulduğu anda kolaylıkla erişilebildiği ortamlar yaratır. Hummingbird DM Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin ve birçok global organizasyonda yaygın olarak görülen “bilgi adalarının” etkili bir şekilde yönetilememesi nedeniyle artan verimsizliği giderir. Kullanıcıların iş içeriğini güvenlikli ve tümleşik bir ortamda toplamalarına, düzenlemelerine, yerleştirmelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyarak, belge temelli bilgi birikiminin denetlenmesine yardımcı olur.
Organizasyonların tip ve formattan bağımsız olarak tüm kurumsal içeriklerini tek bir merkezde düzenlemelerine ve yönetmelerine olanak tanır. Belgelerden, epostalardan, grafiklerden ve formlardan tartışma konularına, mühendislik çizimlerine, taranmış kağıt ve elektronik temelli kayıtlara kadar tüm içerik, kolayca erişilebilmesi ve alınabilmesi için birleşik bir bilgi tabanında toplanır. Kullanıcıların işlerini yapmak için yeni yollar öğrenmelerini gerektirmez, bilinen içerik oluşturma ve verimlilik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir.
- 250 milyondan fazla belge kapasitesine sahip tek ve merkezi bir kütüphanedir.
- Sistem kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmak için dağıtık mimari kurgusunda ölçeklendirilebilir yapıdadır.
- Kullanıcı üretkenliği artırmak ve adatasyonu kolaylaştırmak için ‘istediğiniz gibi çalışan’ bir kullanıcı deneyimi sunar.
- Bir konu ile ilgili tüm bilgilerin eksiksiz ve hızlı bir şekilde derlenmesi için güçlü metaveri yaklaşımı ve arama özellikleri barındırır.