Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürlüğü (TAGEM) altında faaliyet gösteren Toprak Gübre ve Su Kaynakları Merkez Araştırma Enstitüsü'nde kalite çalışmaları 2003 yılında laboratuvarların akredite edilmesine karar verilmesi ile başlamıştır. Bu amaçla ön hazırlıklara başlanmış, TS EN ISO/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği İçin Genel Şartlar standardı gereği; yerleşim ve çevre koşullarıyla ilgili düzenlemeler yapılmış, gerekli eğitimler alınmış, dokümanlar hazırlanmış ve 2010 yılında Kimyasal Gübre Analiz Laboratuvarında N-P-K analizlerinde metot validasyon çalışmaları yapılmıştır. Hazırlık çalışmaları tamamlandıktan sonra başvuru dosyası TÜRKAK'a sunulmuştur. Yapılan denetim sonucunda 17 Haziran 2010 tarihinde AB–0299–T akreditasyon numarası ile Kurumumuz kimyasal gübre laboratuvarı akredite olmuştur. Enstitümüzün diğer laboratuvarlarında da kapsam genişletmesi için 2014 yılında TÜRKAK'a başvuruda bulunulmuş ve yapılan kapsam genişletme ve gözetim denetimi sonucunda bütün laboratuvarlarımız toplamda 21 parametrede akreditasyon kapsamına alınmıştır. Enstitü laboratuvarlarımız 2020 yılı itibari ile TS EN ISO/IEC 17025 standardında toplamda 39 parametrede akreditasyonunu sürdürmektedir.
Bakanlığımızın "Tarımsal Amaçlı Toprak, Bitki ve Sulama Suyu Analiz Laboratuvarlarının Kuruluş Yetki ve Denetim Genelgesi" kapsamında Referans Enstitü olarak kabul ettiği Enstitümüzde, kamu, üniversite ve özel laboratuvarların performansını takip etmek ve geliştirmek görevini yerine getirmek amacı ile 2016 yılında Yeterlilik Testleri düzenlemek için hazırlıklara başlanmıştır. Bu amaçla öncelikli olarak "TS EN ISO/IEC 17043 Uygunluk Değerlendirmesi – Yeterlilik Deneyi İçin Genel Şartlar Standardı ve TS ISO 13528 Karşılaştırma Testleri ile Yeterlilik Testlerinde Kullanılan İstatistiksel Yöntemler" eğitimleri Mart-Haziran 2016 tarihleri arasında alınmıştır.
2017 yılında TS EN ISO/IEC 17043 standardına uygun olarak toprakta organik madde, yarayışlı fosfor, yarayışlı potasyum ve kireç analizlerinde iki dönem halinde yeterlilik testleri düzenlenmiştir. Ayrıca 2018 yılında adı geçen parametrelere ilave olarak; kireç, saturasyon, saturasyon çamurunda toprak reaksiyonu ve saturasyon çamurunda elektriksel iletkenlik analizlerinde de iki dönem halinde yeterlilik testleri düzenlenmiştir.
Bu süreçte standart kapsamında akreditasyon için gerekli dokümantasyon çalışmaları Eylül 2017 tarihinde tamamlanarak TÜRKAK'a başvuruda bulunulmuştur. Haziran 2018 tarihinde TÜRKAK tarafından yapılan denetim sonucunda Enstitümüz 05.11.2018 tarihi itibariyle TS EN ISO/IEC 17043 standardında AB-0014-YT akreditasyon numarası ile akreditasyon kapsamına alınmıştır. Böylece ülke genelinde toprakta organik madde ve kireç analizlerinde akredite olabilen İLK KURUM ENSTİTÜMÜZ olmuştur.
2019 yılında yeterlilik testi parametrelerine sulama sularında kalsiyum ve magnezyum analizleri de eklenmiştir. Ayrıca, saturasyon çamurunda toprak reaksiyonu ve saturasyon çamurunda elektriksel iletkenlik parametrelerinde akreditasyon başvurusunda bulunulmuş, TÜRKAK kapsam genişletme ve gözetim denetimi sonucunda adı geçen parametrelerde de akreditasyon alınmıştır.
Kamuda mali disiplinin sağlanması amacıyla 2011 yılında yayınlanan 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu gereğince İç Kontrol Sistemi kurularak çalışmalar başlatılmıştır. Oluşturulan ekip 28.02.2011 ve 27.05.2014 tarihleri arasında gerekli eğitimleri aldıktan sonra çalışmalarını tamamlayarak raporunu üst yönetime sunmuş ve faaliyetlerine başlamıştır.
Enstitümüz Aralık 2013 tarihinde tüm birimleri ile uluslar arası standartlarda bir enstitü olabilmek amacıyla, kalite yönetim sistemine, klasik anlamda yönetim anlayışı yerine tüm paydaşların ihtiyaçlarını ve memnuniyetlerini ölçebilen modern yönetim anlayışını benimseyen EFQM (European Foundation forQuality Management) Mükemmellik Modelini dahil etmiştir. KALDER (Kalite Derneği) ile 25.02.2014 tarihinde iyi niyet bildirgesi imzalandıktan sonra 26 kişilik proje ekibi oluşturulmuştur. "Kurumsal Mükemmelleşme Yolunda Ulusal Kalite Hareketi Eğitimi" projesi Ankara Kalkınma Ajansı tarafından kabul edilerek teknik destek programı kapsamında ajans tarafından finanse edilmiştir. Bu çerçevede modelle ilgili
- Mükemmelliğin Temel Kavramları, EFQM Mükemmellik Modeli Kriterlerinin Tanıtımı ve Değerlendirme Yöntemi,
- Mükemmellik Modelinin Anlaşılması ve Vaka Çalışmalarının Yapılması,
- Öz değerlendirme Yöntemleri, Öz Değerlendirme Planının Oluşturulması ve eğitimleri alınmıştır.
Daha sonra oluşturulan ekip tarafından kurumun özdeğerlendirmesi yapılarak iyileştirmeye açık alanlar tanımlanmış ve önceliklendirme yapılarak "Süreçler", "Müşteri Memnuniyeti Anketleri" ve "Görev Tanımları" ile ilgili üç proje hazırlanarak iyileştirme çalışmaları başlatılmıştır. Kurumumuz yapılan çalışmalar sonucunda KALDER'e kararlılık başvurusunda bulunmuş; Kasım 2014 tarihinde Committed to Excellence 1 star belgesini almıştır.
Kararlılık başvurusu saha denetimi geri bildirim raporu 2015 yılı özdeğerlendirmesinde veri olarak kullanılmış, proje ekibi tarafından yapılan değerlendirmede strateji kriteri ile ilgili iyileştirmeler yapılması kararlaştırılmıştır. Ankara Kalkınma Ajansı teknik destek programı kapsamında "Stratejik Yönetim" eğitimi alınmış ve oluşturulan ekip tarafından Bakanlık Stratejik Planı ile uyumlu "Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı" hazırlanarak yayınlanmıştır. Yapılan bu çalışmalar sonucunda KALDER'e yapılan yetkinlik başvurusu sonucunda Kurumumuz Kasım 2015 tarihinde Committed to Excellence 2 star belgesini almıştır.
Çalışmalar bu iyileştirme faaliyetleri ile sınırlı kalmamış, EFQM Mükemmellik Modeli gereği başka düzenlemeler de yapılmıştır:
Enstitü organizasyon şemasına Kalite Yönetim Sistemi birimi eklenmiştir. Birim içerisinde laboratuvarların akreditasyon sürecini takip eden Kalite Yönetimi, İç Kontrol Sistemi ve EFQM Mükemmellik Model uygulamaları birleştirilmiştir. Böylece kalite yönetim birimleri bütünleşik olarak yönetilmektedir,
Kalite politikası ve etik beyanname kurumda herkesin görebileceği şekilde muhtelif yerlere asılmış ve web sitesinde yayınlanmıştır,
Çalışanların yön birliği ve katılımını etkin sağlamak amacı ile her çalışanın iş tanımına göre sorumluluklar yazılı hale getirilmiş ve çalışanlar yetkilendirilmiş / yetkelendirilmiştir,
Kurum içi paydaş analizi için her yıl anket yapılış ve çalışan memnuniyeti anket raporları, değerlendirme toplantıları yapılarak duyurulmaya ve web sitesinde yayınlanmaya başlanmıştır,
Kurum dışı müşteri ilişkilerini iyi yönetmek ve geliştirmek için müşteri memnuniyet anketleri ve değerlendirmeler yapılmakta web sitesinden yayınlanmıştır,
Çalışanlar ile etkili bir iletişim ve istişare mekanizması oluşturmak amacı ile ayda iki kere birim/bölüm başkanları ve bölüm çalışanları toplantısı yapılmaya başlanmıştır,
Görüş ve öneri almak amacıyla tüm personelin ulaşabileceği şekilde katlara istek ve şikâyet kutuları yerleştirilmiştir,
Çalışanların ve müşterilerin gereksinim ve beklentilerini esas alan stratejinin ve bu stratejiyi destekleyen politikaların başarılı bir biçimde uygulanıp uygulanmadığını belirlemek amacıyla performans göstergeleri oluşturulmuş ve belirlenen sürelerde sorgulamalar ve iyileştirmeler yapılmaktadır,
Enstitünün stratejisini destekleyen "Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı" hazırlanmış, yıllık ve 5 yıllık hem çalışanların hem de kurumun gelecek hedefleri belirlenmiştir,
Kurum hedefleri belirlenirken hem Enstitüde çalışan tüm personelin hem de kurum dışı paydaşların görüşleri alınmıştır,
Çalışanların bilgi birikimleri ve yeteneklerini geliştirmek için Hizmet içi Eğitim Birimi organizasyon şemasına eklenmiştir. İhtiyaç duyulan eğitimler kesintisiz devam etmektedir,
Aidiyet duygusunu geliştirmek ve sosyal etkinliklere katılımı teşvik amacıyla Sosyal İşler Birimi kurulmuştur,
Her yılın sonunda yaptığı işlerle ön plana çıkan personel için ödüllendirme sistemi geliştirilmiştir,
Kurumsal imajımızı ve görünürlüğümüzü ölçmek amacıyla "Toprak Gübre ve Su Kaynakları Merkez Araştırma Enstitüsünün Kurumsal İmajı ve Toplum Tarafından Algılanması" anketi hazırlanarak yapılmaya başlanmıştır,
2016 yılı sonunda yapılacak kurum performansını değerlendirme toplantısı öncesinde "Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı" ile ilgili kurumun ayrılmaz bir parçası olan paydaşların görüşünü almak amacıyla hazırlanan doküman tüm paydaşlara gönderilmiş ve görüşleri alınmıştır. Ayrıca 12–13 Aralık 2016 tarihlerinde düzenlenen "Kurumsal Mükemmellikte Paydaş Katılımı Çalıştayı"nda kurum faaliyetleri ile ilgili değerlendirmeler yapılarak paydaş görüş ve önerileri alınmıştır,
Mükemmel kuruluşlar toplumun sorunlarına el attığı için Enstitünün çalışma alanı toprak ve su kaynaklarının koruma bilincinin kazandırılması amacıyla MEB ile işbirliğinde "Geleceğimi Koruyorum" adlı sosyal sorumluluk projesi de yürütmektedir. Proje Sn Emine ERDOĞAN Hanımefendinin himayelerinde yürütülmektedir (http://www.gelecegimikoruyorum.org/),
Çağdaş bir kuruluşun olmazsa olması tüm paydaşlarına kesintisiz hizmet vermek olduğu için bu amaçla Engelsiz Enstitü sloganıyla "Enstitü Fiziksel Altyapının Geliştirilmesi" projesi Ankara Kalkınma Ajansı desteklenmiş ve proje 2015 yılında tamamlanmış ve bu özel bireyler içinde Enstitü engelleri kaldırarak hizmet vermeye başlamıştır,
Enstitü "Risk Yönetimi", "Stratejik Plan Yönetimi" ve Süreç Yönetimi" konularında 2017 yılı içerisinde gerekli eğitimleri alarak iyileştirme çalışmalarına devam edilmiştir.
2018 yılı ocak ayında çalışan performans değerlendirme formları tüm çalışanlara yıllık hedeflerini belirlemek üzere insan kaynakları birimi tarafından dağıtılmış ve çalışan hedefleri alınmıştır,
Ayrıca liderlik anketi, çalışan ve müşteri memnuniyet anketleri belirlenen takvim kapsamında yapılmış, sonuçları değerlendirilerek iyileştirmeye açık alanlar için aksiyon alınmak üzere ilgili birimlere gönderilmiştir,
Tüm birim ve bölümlerin katılımı ile yapılan çalışmalar sonucunda Haziran 2018 tarihinde Kurum Hedef ve Faaliyet Dokümanı revize edilerek yayınlanmıştır.
Yapılan bu çalışmalar sonucunda Haziran 2018 tarihinde "Mükemmellikte Yetkinlik" başvurusu yapılmış, 22-25 Ekim 2018 tarihleri arasında KalDer değerlendiricilerinden oluşan ekip tarafından gerçekleştirilen yerinde değerlendirme sonucunda, Enstitümüz "Mükemmellikte Yetkinlik 4 Yıldız" seviyesine yükselmeyi başarmış ve EFQM Mükemmellik logosunu kullanmaya hak kazanmıştır.
Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı revize edilerek 09.05.2019 tarihinde yayınlanmıştır,
2019 yılı içinde ayrıca İş Tanımı ve Gerekleri Formlarının yıllık gözden geçirmesi yapılmış, Çalışan Performans Değerlendirme Formları ve Liderlik Anketi Önermeleri çalışanlardan alınan görüşler doğrultusunda revize edilmiştir.
Enstitümüz kalite yolculuğuna kararlı adımlarla devam edecektir.