Z kuşağının iş yaşamındaki beklentileri, teknolojik gelişmeler ve sürekli iyileşmenin bizi getirdiği nokta hayatımıza yön veren dijital dönüşüm; ile akıllı fabrikalar, evler, nesneler. İşletmemizde dijital dönüşüm yaparken bizi başarılı kılacak metotlar yine yalın felsefe de gizli.
Yalın dönüşümde nasıl ilk adım üst yönetimin bilgilendirmesi ile şirket kültürünün yeni yapıya göre şekillenmesi ise dijital için de bu geçerli. Dijital dönüşüm projelerinde müşterileriniz programın kullanıcıları yani şirket çalışanları. Proje sponsorlarınız yöneticileriniz ve doğal liderleriniz. Dijital dönüşüm yolculuğunuza başlamadan önce aşağıdaki sorulara kurum kültürünüze, bütçenize ve proje ekibinize göre cevaplamak size yol gösterecektir.
- Mevcut standart platformdaki iş akışı sizin şirket kültürünüze, iş yapış tarzınıza, süreçlerinize ve kullanıcılarınızın ekran alışkanlıklarına uygun mu?
- Platformun size sunduğu tüm uygulamalara ihtiyacınız var mı? ( ERP, SCADA, Akıllı sensörler, MES, akıllı makinalar ve robotlar, APM, sanal gerçeklik, sanal insan, PLM..)
- Bütçeniz ve iş yoğunluğunuz dijital dönüşümü büyük bir proje olarak bir seferde mi yoksa gerekliliğine göre derecelendirerek yapmaya mı müsait?
- Verilerinizin boyutu, kullanım hızı, aynı anda çerim içi kullanıcı sayısı, erişe bilirlik alanı gibi verilere göre platformun yetkinliklerini sorgulayın.
Dijital dönüşümde kullanacağınız platformu ya da mevcut sistemine adapte olacak add-on‘ları belirlediğinizde yalındaki 5S kriterleri ile mevcut sisteminizi düzenlemek enerji sarfiyatınızı azaltır, çelişkili raporları ortadan kaldırır, veri akış sisteminizi yalınlaştırır.
5S adımları ve dijital sistemdeki uygulama örnekleri;
- Ayıkla: Satıcı, tedarikçi, malzeme kodu, kar merkezleri gibi kodları içeren meta dataların gözden geçirilip kullanılmayan ya da tekrar edenlerinin ayıklanması.
- Düzenle: dijital öncesinde odak noktası iş birimlerinin işini kolaylaştıracak kısmen paket programlardı. Aynı datayı kullanıp farklı raporlar veren benzer programlar mevcut. Benzer programların birleştirilmesi ve yetkilendirilme yapısı kullanıcılara özel raporların sunulması
- Temizlik: yürürlükten kalkan veriler, kanunu süresi dolmuş veriler, ürün ömrünü doldurmuş ürün bilgisi ve kayıtlı hareketleri sistemden silinebilir.
- Standartlaştırma: Yazılımların test edilmesi; hız, standart kod blokları, kod revizyon notları, debug kayıtları vb. tüm işletme içi yazılım ve platformların standartlaştırılması. Yeni kodlama sistemi ne geçişte yapılabilir (Python buna müsaade etmekte). Kullanıcı destek kısmındaki şikâyet ve revizyonların benzer uygulamalara yaygınlaştırılması. Uygulamalar arası iletişim ağlarının, veri transferlerinin otomatik hale getirilmesi.
- Disiplin: Kullanıcı ve kod yazıcıların, bilişim işçilerinin görev tanımları içindeki ve dışındaki işleri sahiplenip gelişimine destek vermesi.
Yalın dönüşümde çalışan desteğini ve güvenini kazanmak için çabuk iyileşme gösterecek bir alan pilot olarak seçilir. Böylece iş kültürü değişimine olan inanç artar. Yalın dönüşüme olan güven ve inanç artar. Aynı kural büyük kapsamlı dijital süreçlerinde de uygulanabilir. Başarı oranı yalın dönüşüme göre daha düşük olan dijital dönüşümde bu uygulama çalışanları ve proje ekibini motive eder.
Dijital dönüşüm ile yıldızı daha da çok parlayan agile (çevik) proje yönetimi sistematiği Scrum içeriğine baktığınızda temel prensipleri yalın felsefenin proje yönetimi sistematiği olan Obeya’dan doğmuş gibidir. Sık aralıklarla(strip) ekip ile gözden geçirmeler, görsel pano ile problem ve müşteri isteklerinin analiz edilip önceliklendirilmesi, insan odaklı olması, liderlik modelinin koçluk olması, kısa süreli işlerin sonuçlandırılarak ekibin motivasyonunun artırılması gibi pek çok konuda benzerlikleri vardır. Hatta ekibiniz görsel algısı yüksek kişilerden oluşuyor ise scrum yerine obeya kullanın derim.
Hem yalın hem de dijital dönüşüm insana, sürece ve amaca (people, process, purpuse) hizmet ediyor.
Yalında amaç müşteriye verimli bir şekilde değer sunmaktır. Bu değeri üretirken en az kaynağı kullanarak gerçekleştirmeli, israfı azaltmalı, iş birliğini geliştirmeli ve her bir adımda kaliteyi sağlamalıdır. Bu konuda dijital dönüşüm yalına hizmet ediyor. Manuel yapılan operasyonları akıllı robotlar ve sensörler ile iş kayıplarını minimuma indiriyor (ancak akıllı robot, makine ve sensörlerin müşteri çekiş hızına uyumlu olması gerekir). Tutarlı veri analizini sağlıyor. Her adımda kalitenin anlık kontrolünü andonlar, veri analizi ve akıllı sensörler ile uyumunu kontrol edip gerektiğinde hata koduna göre otomatik işlem yapabiliyor. Hata kodlarının tekrarını önleyici iş akışlı sistemler kurabiliyor. Mekândan bağımsız global olarak veri akışı ile veri analizi tutarlılığını sağlıyor. Müşterinin değer algısını, beklentilerini anlık toplayıp nesnelerin interneti ile üretim hattını yönlendirebiliyor.
Süreç iyileştirmede akıllı makine, robot ve sensörler tanımlı görevleri yaparken sürecin iyileştirme planlarını veri analizleri ile bize sunmakta. Çalışanların emek yoğun işlerini ortadan kaldırırken iş tanımlama, süreç iyileştirme, yeni pazarlar bulma, yeni gelenlere uyum eğitimleri verme, yaratıcı öneriler sunma gibi insanı motive eden gelişimi hızlandıran işler için onlara zaman tanımakta.
Yalın İşletme Enstitüsü ve Yalın İşletme akademisinin kurucusu James Womack ve Dan Jones’un Yalın Düşünce kitabında bir örnekte bize teknolojinin amaca ulaştırmak için bir araç olduğunu vurgular.
“Nasıl ki bir marangoz, bir çekiçten tam olarak yararlanmak için ne inşa edeceğine dair bir vizyona ihtiyaç duyar, Yalın Düşünürler de yalın araçlarımızı almadan önce bir vizyona ihtiyaç duyarlar. Amaç, süreç, insanlar hakkında derinlemesine düşünmek, bunun anahtarıdır. Bunu yapıyor.”