Bu hafta sizlerle büyük bir kısmına bizzat şahit olduğum, bir kısmını da okuduğum, dinlediğim işletmecilik hatalarından bahsetmek istiyorum. Hani demişler ya akıllı adam hatalarından çok akıllı adam başkalarının hatalarından öğrenir diye o nedenle.
Sürpriz!! işletme hatalarını senelerdir gazetenizde sizlerle, yirmi küsur ülkede akademisyenler, danışmanlar, ticareti teşvik kurumları uzman ve yöneticileriyle ve iş adamlarıyla konferans, makale ve kitaplarla paylaştığım ‘İşletme Yönetimi Matrisinde-BMG’ anlatılan yöneticinin işi çerçevesinde irdeleyeceğim. Kısacası hataları ‘yöneticinin işini yapmaması’ olarak özetleyeceğim.
Hatırlanacaktır BMG’de yöneticinin planlama, uygulama (yürütme) ve denetim olarak üç başlık altında verilmişti. Buna göre işletme hatalarını en az üç kategoriye tasnif edebiliriz:
- Planlama hataları: İşletme ne yapması gerektiğinin planlarını ya yapmamakta ya da doğru yapamamaktadır,
- Yürütme Hataları: İşletme yaptığı planları ya bir kenara itip hiç uygulamamakta ya da şartlarda beklenmeyen değişiklikler karşısında uygulayamamaktadır,
- Denetim Hataları: İşletme yürütülen işlerin planlanan sonuçlara verimli bir biçimde varıp varmadığını ya takip etmemekte ya da edememektedir.
İşletmelerde en sık gördüğüm, okuduğum, dinlediğim hatalar planlama döngüsünde görülen aşağıdaki hatalardı:
Planlama hataları:
- İş tanımı Yapılması: (İşletmenin işini doğru ve rakiplerinden ayırt edilebilecek şekilde tanımlamak.)
- Söz gelimi bir finans danışmanlık şirketinin işini “danışmanlık satmak” yerine “müşterilerinin aktif değerlerini arttırmak” olarak tanımlaması gibi;
- Strateji tasarlanması (İşletmenin işini şimdiki ve gelecekteki rakiplerini geride bırakacak ve arzulanan getirimi sağlayacak şekilde yapması için gerekli stratejiyi tasarlamak)
- Yani, kim için ne üretileceğinin kararını vermek. Söz gelimi bir gazetenin stratejisini gazete satmak yerine “tüketici ürünleri satanlara üst gelir guruplarına ulaşım sağlamak” şeklinde tanımlaması gibi
- Stratejinin uygulanması için hedeflerin1 öncelik sırasına konulması (İşletmenin stratejisini uygulamasında üretim ve pazarlama işlevlerinin amaçlarına ulaşımda öncelik vereceği işlev amaçlarının seçimini doğru yapmak.)
- Söz gelimi bir işletmenin pazarlamada “hiçbir sunucudan ürün/hizmet almayan potansiyel müşterileri işletmeye çekmek’ için “ürün tasarımında yenilikçilik yapmak” amaçlarına öncelik vermesi gibi
- Üretim ve pazarlama işlevlerinin yirmi-altı işinin önceliklendirilen amaçlar çerçevesinde irdelenerek hangilerinin eğer etkin ve etkili yapılmadıkları takdirde işlevin bu amaçlara ulaşımını engelleyebileceklerinin (kritik görevlerin) belirlenmesi
- İşletmenin öncelik verilen işlev amaçlarına ulaşması için üretim ve pazarlamanın işlerine tanınan önceliklerin Söz gelimi yukarıda değinilen işletmenin üretim işlerinden ‘Kalite Kontrol Standartlarının Geliştirilmesi’ ve ‘Kalite Kontrol Prosedürlerinin Geliştirilmesi’ işlerine ve pazarlama işlevinden ‘Tanıtım Programlarının Tasarlanması’ işlerinin ‘kritik işler’ olarak seçilmesi gibi
- Kritik işlerin yürütülmesi için gerekecek kaynakların ya hiç planlanmaması (çoğu işletme geçen dönem nasıl yapıldıysa yine öyle yapılır diye düşünme yanlışına düşer) yani
- İş-gücü: İşin yapılması veya yaptırılmasından sorumlu kişilerin seçimi, eğitimi ve denetimlerinin, diğer işleri yapanlarla eşgüdümlü çalışmalarının sağlanması için gereken düzenlemelerin tesisinde yapılan hatalar;
- Finansman: İşin yapılması için gereken finansmanın hesaplanması, temini, tahsisi ve kullanımı konularında yapılan hatalar;
- Enformasyon ve Know-how: İşin yapılması diğer işlerle koordinasyonu gibi konularda yeterli bilgi, beceri ve deneyimin işletmeye kazandırılması konularında yapılan hatalar;
- Fiziki Tesis ve Altyapı: İşin yapılabilmesi için gereken fiziki tesis, makine, alet, gereç, alt-yapı, cihaz, iletişim alt yapısı, vs., gibi imkanların hesaplanması, temini, tahsisi ve kullanımlarının düzenlenerek denetlenmelerinin düzenlenmesinde yapılan hatalar;
- Stratejik-iş birlikleri ve ilişkiler: İşin yapılabilmesi için gereken işletme içinde veya dışındaki kurum, örgüt, birlik, kişi, vs., gibi
Ziyaret etme olanağı bulduğum Bolivya’dan Batı Samoa’ya kadar düzinelerle ülkede incelemek fırsatı bulduğum, hakkında sohbetlere katıldığım, raporlar okuduğum sayısız başarısız işletmede başarısızlığın temel nedenleri bunlardı.
Bu konularda gazetenizde sayısız köşe yazısı yayınlandı. İşini bilmeyen yöneticilerin idare ettiği işletmeler, işini yapmak için bir strateji geliştirmeyi adeta akademik bir egzersiz sayan ve bu nedenle strateji düşünmeyen, düşünülen stratejik planları rafta ya hiç uygulamayı düşünmeden işine bakan ve toz toplamaya terk eden işletme sahipleri, hangi işe öncelik verilmesi gerektiğini düşünmeyen işletmeciler başarısızlık nedenlerinin başında geliyordu. Hala da başındadır.
Yürütme hataları
Planlamadan sonra gelen yürütme aşamasında en klasik hata tahmin edebileceğiniz gibi eğer seçilmişlerse kritik işlerin veya genel anlamlarıyla işlerin yapılmasındaki hatalardır. Hatırlayacaksınız pazarlama ve üretim işlevleri için toplamda yirmi-altı iş tanımlanmıştı. Planlama aşamasında bu işlerin her biri için ama özellikle ‘kritik’ işler için gerekecek beş kaynak irdelenecekti. Bu irdeleme her bir kaynak için teker teker ve beraber hangisinden a. Ne kadarının (miktar), b. Ne vasıflarda (kalite), c. Hangi maliyette (maliyet) ve d. Ne zaman gerekeceğinin hesaplanması çalışmalarıyla yapılır. Bu hesaplamalarda yapılan hatalar planlama hataları arasında sayılırlar. Bunun ötesinde kalan yürütme hataları aşağıdaki gibidir.
- Planlanan kaynakların temin edilmesinde yapılan hatalar. Yani, kaynakların planlanan miktar, vasıf (kalite), maliyet ve zamanda temin edilmemesi veya edilememesi,
- Temin edilen kaynakların planlanan vasıf, maliyet ve zamanda hedeflenen işe tahsisinin yapılmaması veya yapılamaması,
- Tahsis edilen kaynakların verimli kullanımlarıyla işlev amaçlarına ulaşıma hizmetinin takibinin yapılmaması veya yapılamaması.
Denetleme hataları
Bir anlamda sıralaması en kolay hatalar denetleme hatalarıdır. Bir işletmede ne kadar planlama ve yürütme hatası olasılığı varsa, yani yukarıda verilen listedeki hatalar bir o kadarda denetleme konusu vardır. Zaten yönetim dediğiniz de bir anlamda bu konularda karar vermek ve de verdiğiniz kararların doğru olup olmadığını takiple, yanlışların tanımlanması ve düzeltilmeleri için uğraşılması demektir.
Bu hatalara genel (generic bazen soysal olarak da çevriliyor) hatalar diyebiliriz. Bunlara genel hatalar denilmesinin nedeni hatanın yöneticinin kişiliği veya yönetim tarzıyla dolaysız bir ilişkisinin olmamasıdır. Tüm bu hatalara ilaveten bir de aşağıda sıralandığı gibi prosedürel hatalar vardır. Bunlar çoğu kez yöneticinin kişiliği veya yönetim tarzıyla ilişkilidir. Söz gelimi: Sorunun tanımlanmasında özensiz davranmak, neyi ne zaman ve neden yapacağını açıklamamak veya seçiminde hata yapmak, mikro yönetmek, danışmamak veya önerileri umursamamak, yetki devri yapmamak gibi hatalar. Bunlara da bir ara bakarız.
Gördüğünüz gibi her örgütün yönetimi için doğru olduğu gibi özellikle kâr amacı güden bir işletme yönetimi her babayiğidin harcı olan bir iş değildir. Hele günümüzde çok zor iştir. Bu konuda fazla iddialı olmak yanlıştır. Tevazu ve tedbir iyi hasletlerdir.
Sağlıcakla kalın
1 Pazarlama fonksiyonunun dört amacı vardır: (1) Mevcut alıcılarının daha sık ve daha çok almalarını sağlamak, (2) Rakiplerin alıcılarını şirkete çekmek; (3) Şirketin sunduğu mal ve hizmetleri kimseden almayanların almaya ve şirketten almaya başlamalarını sağlamak (doğal olarak bunların aksinin olmasını önlemek) ile bunları yaparken (4) Şirketin kısa ve orta dönem karlarını gözetmek. Üretim işlevinin amaçları da dört adettir: İşletmenin pazara sunmayı planladığı ürün ve hizmetlerin (1) Arzulanan miktar ve özelliklerde; (2) Planlanan zamanda; (3) Planlanan maliyette ve (4) planlanan kalitede üretilmesi ve sunulması olarak sıralamıştım.