Birçok ofis yöneticisi, günlük iş akışlarından bıkmıştır. Herhangi bir işi yapamayacaklarını düşünüyorlar çünkü her zaman önce halledilmesi gereken başka bir şey var. Bu size benziyorsa, organizasyonel alışkanlıklarınıza bir göz atmanın ve bu konuda yapabileceğiniz bir şey olup olmadığını görmenin zamanı gelmiş olabilir! Bu makalede, her gün çok fazla kesinti veya dikkat dağıtıcı olmadan sorunsuz geçmesi için kuruluşunuzdaki iş akışını nasıl kolayca iyileştirebileceğinizi tartışacağız!
Her görev türü için bir sistem oluşturun
Kötü bir iş akışının ana suçlularından biri, görevlerinizi sıralayacak organize bir sisteminizin olmamasıdır. Birden fazla projeyle uğraşıyorsanız ve her birinin tamamlanmadan önce gerçekleşmesi gereken kendi adımları veya prosedürleri varsa, bunaltıcı gelebilir. İçin her şeyi daha iyi organize etiçinde eylem planları olan farklı klasörler oluşturun, böylece gelen kutunuzda veya masanızda yeni bir şey ortaya çıktığında, hemen yapılması gerekenleri, diğer işlerden daha fazla zaman alacağını bileceksiniz.
Ek olarak, bu sistemleri denetleyecek bir kişi seçin (örneğin, baş stajyer) ve bu kişilerin yönergeleri yakından takip ettiğinden emin olun! Bu şekilde herkes iş yükünün herhangi bir zamanda nasıl görünmesi gerektiğini tam olarak bilir ve önemli hiçbir şeyin boşluklardan kayıp gitmeyeceğinden emin olabilirsiniz.
İş akışınızı kolaylaştırmak için uygulamaları veya diğer teknolojileri kullanın
Dijital çağ, hayatımızı çeşitli şekillerde basitleştiren birçok yeni teknoloji biçimini beraberinde getirdi. İş akışınızla ilgili yardım arıyorsanız, bilgisayarınızda veya telefonunuzda yerleşik olarak bulunan araçlardan başkasına bakmayın!
Basit işlerden iş yerindeki büyük projelere kadar her şeyi organize etmek söz konusu olduğunda, tek bir görev yöneticisi uygulaması kullanmak büyük fark yaratabilir. Gerçekten her şeyin önüne geçmek için, her gün ekstra çaba harcamadan otomatik olarak gerçekleşecek şekilde yinelenen görevler ayarlayın. Bu şekilde hiçbir şey çatlaklardan kayıp gitmez ve her gün üretken kalmanıza yardımcı olur.
İşinizi daha basit ve verilerinizi daha şeffaf hale getirmek istiyorsanız, bir vaka yönetimi platformuna ihtiyacınız olacak. platformun iş akışınıza uyacak ve çalışanlarınıza hizmet edecek şekilde tamamen özelleştirilmesi gerektiğini söyleyin. Bu şüphesiz iş süreçlerinizi de hızlandıracaktır.
Ek olarak, bazı insanlar işlerinden bir süreliğine uzaklaşmak ve kendilerini yenilemek için sosyal medya uygulamalarını veya diğer dikkat dağıtıcı şeyleri kullanmayı severler. Kendinize iş akışınızı olumsuz etkilemeyecek kadar zaman ayırdığınız sürece bu sorun değil!
Her gün, yapmanız gereken ne olursa olsun yolda kalmanıza yardımcı olacak boş zaman blokları oluşturabilirsiniz, böylece aynı anda çok fazla şey olduğu için önemli hiçbir şey bir kenara atılmaz.
Görevleri önem ve aciliyete göre önceliklendirin
Kötü bir iş akışıyla ilgili en büyük sorunlardan biri, bir sonraki adımda ne yapacağınızdan veya her şeyin gerçekten ne kadar önemli olduğundan emin olamamanızdır. Bu sorunu, görevlerinizi üç kategoriye ayrılacak şekilde önceliklendirerek çözebilirsiniz: önemli, önemli ama acil olmayan ve önemsiz.
Görevlerinizi önem derecesine göre önceliklendirmek için kendinize bu görevin kuruluşunuzun geleceği üzerinde bir etkisi olup olmayacağını sorun. Olumlu bir etkisi olacaksa, şimdi yapılması gereken önemli bir şeye bakıyorsunuz. Altı ay ya da önümüzdeki hafta (çamaşır gibi) önemli olmayacaksa, o zaman önceliği düşük olan şeyleri şimdilik bir kenara bırakıp önce yapılması gerekenlere odaklanabilirsiniz.
Önceliklendirmenin bir başka yolu da aciliyettir: daha sonra bekleyebileceklerin aksine hangi görevlerin hemen ilgilenilmesi gerektiğine karar vermek. Genellikle acil olarak kabul edilen bazı örnekler, son teslim tarihleri ve müşterilerle toplantılar gibi olayları içerir. Bu tür görevler göz ardı edilmemelidir çünkü göz ardı edilirlerse daha sonra yalnızca sizin için daha fazla iş yapacaklardır.
Hangi görevlerin hemen tamamlanması gerektiğini, hangilerinin yarına kadar bekleyebileceğini ve altı ay kadar sonra öncelikli olacak daha büyük resim öğelerini iyice anlamanız için biraz zaman ve pratik gerektiğini hatırlamak önemlidir. İş akışınız iyileştiği sürece, her seferinde bir güne öncelik verme konusunda çok fazla endişelenmeyin: sonunda, her şeyin nerede bir araya geldiğini öğreneceksiniz.
Wi-Fi erişimi olan bir dizüstü bilgisayar gibi iş için doğru araçlara sahip olduğunuzdan emin olun
Kötü bir iş akışından kaynaklanan bir diğer önemli sorun, işiniz için yanlış araçlara sahip olmaktır. Örneğin, bir ofisteyseniz ve internet erişiminiz yoksa, tüm dosyalarınız çevrimiçi olarak depolandığında herhangi bir işi halletmek çok zor olacaktır.
Veya bir resim veya ahşap işleme projesi gibi fiziksel bir şey yaratmaya çalıştığınızı varsayalım: boya fırçaları veya testereler gibi uygun ekipman olmadan, tamamlanması gerekenleri tamamlamanın hiçbir yolu yoktur.
Aynı şey dijital araçlar için de söylenebilir: eski yazılım programlarına sahip olmak, bilgisayarınızla her şeyi etkili bir şekilde yapabilmenizi engeller çünkü bunlar çökebilir veya belirli belgeleri düzgün şekilde açamayabilirler. Aynı anda çok fazla program çalıştırdığınızdan veya sabit sürücü dolu olduğundan hiçbir şeyin yavaşlamaması için güncel donanıma da ihtiyacınız vardır.
Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda araç var ve bugün ve geriye dönüp baktığınızda altı ay içinde tamamlanması gerekenleri engellemeye değil, engellemeye yardımcı olacakları seçmeniz iş akışınız için önemlidir. Bir araç çalışmıyorsa, ondan kurtulun: bir diğeri mevcut olandan daha iyi çalışmıyorsa, o zaman farklı bir şey deneyin çünkü yalnızca doğru araçlara sahip olmak iş akışınızı nasıl yönettiğinizi her yönüyle iyileştirecektir.
Gelecekteki çalışmaları daha iyi planlayabilmeniz için belirli görevlere harcanan zamanı takip edin
Kötü bir iş akışına sahip olmanın en az konuşulan sorunlarından biri, belirli görevlerin tamamlanmasının ne kadar zaman alacağını asla bilememenizdir. Bir şeyin yalnızca bir saat sürdüğünü düşünebilirsiniz, ancak aslında iki saat olduğu ortaya çıkıyor çünkü yol boyunca çok fazla hata yapıldı veya bu tamamlanmadan önce başka bir görevle ilgilenmeniz gerekiyordu.
Umarız bu makale bize yardımcı olduğu kadar size de yardımcı olmuştur. Değilse, sizden duymak istiyoruz! Kuruluşunuza en çok sorun çıkaran görevler nelerdir? Bizimle paylaşın, katılan herkes için işe yarayacak bir çözüm olup olmadığını görelim.
Kaynak : https://www.thenexthint.com/how-to-easily-improve-the-workflow-of-your-organization/17552/