Birçok çalışan için mailer iş hayatlarının önemli parçasıdır. Haliyle gelen kutusu da çalışma hayatının konuta merkezi görevini görmektedir. Mailler neler olup bittiğini ve neler yapılması gerektiğini takip etmenin yoludur. Haliyle gelen mailler kimi zaman iş hayatımızı etkileyen mailler olurken bazen de hergün gelen klasik bildirimler ya da reklamlar gibi aslında iş hayatında çok odaklanılmayan mailler olabiliyor. Office 365 mail alt yapısında kullanılan Clutter ile kullanıcıların ilgilenmedikleri ya da direkt sildikleri maillerin arka planda machine learning teknolojisi ile öğrenilip kullanıcılara bildirim ile beraber Clutter klasörüne otomatik taşındığı teknoloji yer almaktadır. Bunun dışında Outlook Focused Inbox ile kullanıcıların önem verdikleri maillerin odaklanmalarına yardımcı olacak teknoloji sunulmaktadır. Gelen kutusu “Focused” ve “Other” olarak ikiye ayrılmıştır. En çok önem verilen mailler “Focused” sekmesinde yer alacak iken, “Other” sekmesinde geriye kalan maillere erişim sağlanacaktır. “Other” sekmesine iletilecek mailler ile ilgili kullanıcılar bilgilendirilecektir. “Focused Inbox”, “Clutter” özelliğinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesidir. Clutter kullanıcıların maillerine odaklanmaları için önem sırası daha düşük olanları farklı klasöre taşımakta iken Focused Inbox ile kullanıcılar yeni klasör ziyaret etmeden Inbox üzerindeki sekmelerde gezinerek maillerine odaklanmalarını sağlar. Clutter için kullanılan machine learning algoritması ise Focued Inbox için kullanılmakta olup, Clutter’ın klasöre ilettiği maillerin Other sekmesine iletilmesi sağlanır. Aynı zamanda Clutter özelliğinin pasif edildiği kullanıcılarda otomatik olarak clutter özelliği ya da Focused Inbox özelliği aktif olmaz. Clutter deneyimi yaşayan kullanıcıların Focused Inbox teknolojisine adapte olması çok kolay olacaktır. Belki ilerleyen günlerde Clutter özelliğinin yerine Focused Inbox kullanılabilir. Bu gibi değişimlerde proaktif bildirimler yapılmaktadır.
Focused Inbox ile ilgili firma geneline uygulanması gereken ayarlar tenant yöneticileri tarafından da yapılabilmektedir. Tenant yöneticileri İnsan Kaynakları, Bordro gibi kritik konulardaki mail iletişimlerin Focused Inbox’da yer alması sağlanır. Mail Flow kuralı ya da PowerShell komutları ile whitelist belirlenebilir. İlgili kuralın oluşturulmasından sonra kuralda tanımlanan kritere uygun maillerin Focused Inbox’a iletilmesi sağlanır.
Outlook kullanıcıları için Focused Inbox tenant yöneticileri tarafından aktif ya da pasif bırakılabilir. Bu ayar var olan mail kutuları ve yeni açılacaklar için yapılabilir ya da belirli mail kutularında aktif edilebilir. Focused Inbox’ın aktif/pasif edilmesi PowerShell komutları ile yapılır. Tenant yöneticileri bu özelliği aktif ya da pasif etmesi durumunda, kullanıcılar Outlook client’ın yeniden başlattıklarında ilgili ayarı client’larında göreceklerdir. Bu yapılan kontroller kullanıcıların bu özelliği kullanılabilirliğini engellemeyecektir. Kullanıcılar isterlere client’larında bu özelliği yeniden aktif edebilirler.