Bildiğimiz üzere internet günümüzdeki en önemli etkileşim kaynaklarından biri. Genelde etkileşim dendiğinde akla ilk sosyal medya platformları gelir. Ancak güncel iş ve akademi dünyasında iletişim için e-mail kullanmak da oldukça önemlidir. E-mail yoluyla bir veya birden fazla kişiye isteklerinizden bahsedebilirsiniz. Aynı zamanda bu hızlı etkileşim, akademik ve iş hayatınızdaki süreçlerinizin hızlanmasında önemli bir rol oynar. İngilizce e-mail yazarken uyulması gereken belli başlı kurallar mevcut. Bu kuralların içeriği e-mail’i yazdığınız kişi ve mesajınızın konusu gibi faktörlere bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Ancak konu ne olursa olsun, yazıların yapısı temelinde aynı düzene sahip olmalıdır. Kolay anlaşılmasını sağlamak için İngilizce yazılan e-mail’leri formal ve informal olmak üzere ikiye ayırabiliriz.
İngilizce Formal (Resmi) E-mail Yazımı
İş ve okul ile alakalı e-mailler genellikle resmi bir yazı dili gerektirir. Karşıdaki kişinin mesajınızı açık bir şekilde anlaması ve konu hakkındaki ciddiyetinizin farkında olması için düzenli görünen bir e-mail çok önemlidir. Doğaçlama bir şekilde yazmak hem sizin hem de karşı taraf için kafa karıştırıcı olur. Bu nedenle, İngilizce e-mail yazmadan önce aşağıdaki ana hatları (İngilizce’de ”outline”) takip etmek süreci sizin için kolaylaştıracaktır.
Greeting (Selam verme)
Konu ne olursa olsun, her e-mail’e karşıdaki kişiye selam vererek başlanır. Türkçe mektuplarda sık sık gördüğümüz ”Sevgili” kelimesinin İngilizce karşılığı olan ”Dear” ile karşıdaki kişiye selam verebilirsiniz. Resmi e-mail’ler genelde iş veya akademi ortamında kullanıldığı için selam verirken karşıdaki kişiye soyadı ile hitap etmek doğru olacaktır. Ek olarak, soyadından önce alıcının cinsiyeti ve medeni durumuna bağlı olarak değişen Mr./Mrs./Ms./Miss. ifadeleri mutlaka kullanılmalıdır.
Hatırlatma!
- ”Mr. ” ünvanı medeni durumu evli veya bekar olan erkeklerin isim/soy isimlerinden önce kullanılır.
- ”Mrs.” ünvanı genellikle evli kadınların isim/soy isimlerinden önce kullanılır.
- ”Miss” ünvanı genellikle bekar kadınların isim/soy isimlerinden önce kullanılır.
- ”Ms.” ünvanı genellikle evli veya bekar olduğu bilinmeyen kadınların isim/soy isimlerinden önce kullanılır.
|Married (Evli)||Single (Bekar)|
|Male (Erkek)||Mr.||Mr.|
|Female (Kadın)||Mrs. / Ms.||Miss. / Ms.|
Örnek:
Dear Mr. Boyacı,
Sevgili Boyacı Bey,
Dear Mrs. Ünsal,
Sevgili Ünsal Hanım,
Eğer bir kuruma e-mail yazmanız gereken bir durumdaysanız veya kime hitap edeceğinizi bilmiyorsanız, Hatırlatma kısmındaki ifadeler yerine kadınlar için ”Madam” ve erkekler için ”Sir” ifadelerini kullanabilirsiniz (Örn: ”Dear Sir,”). Mesajınıza daha genelleyici bir şekilde başlamak isterseniz ”To whom it may concern,” (Türkçede ”ilgili makama”) kalıbını kullanabilirsiniz.
Introduction (Giriş)
Karşınızdaki kişiye resmi bir şekilde selam verdikten sonra mesajınızda bahsedeceğiniz konuya giriş yapma vaktiniz geldi. Eğer önceden size gelmiş olan bir e-mail’e yanıt veriyorsanız, kibarlığınızın göstergesi olarak gönderene teşekkür ederek başlayabilirsiniz.
Örnek:
Dear Ms. Ulusoy,
Thank you for your e-mail.
Sevgili Ulusoy Hanım,
Göndermiş olduğunuz e-mail için teşekkür ederim.
Eğer konuşmayı başlatan kişi sizseniz, ne hakkında yazdığınızı belirterek başlayabilirsiniz. Karşı kişiden bir talepte bulunmak veya kişiyi bilgilendirmek amacıyla yazdığınızı açıklamak için, ”I am writing…” ile başlayan cümleler kullanabilirsiniz.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|I am writing in regard to...||... ile ilgili olarak yazıyorum.|
|I am writing in connection with...||... ile bağlantılı olarak yazıyorum.|
|I am writing to let you know...||Sizi (konu) ile ilgili bilgilendirme amacıyla yazıyorum.|
|I am writing in response to...||Konuya yanıt olarak yazıyorum.|
|I am writing to thank you for...||Size (konuyla ilgili) teşekkür etmek için yazıyorum.|
Body (Gövde)
Bu tarz bir cümleden sonra, konuya bağlı olarak karşı kişiden istek veya beklentilerinizden bahseden cümleler kurarak e-mail’inizin gövdesini oluşturabilirsiniz. Cümleler konudan konuya değişiklik gösterecektir ancak e-mail’in başından beri hakim olan formal (resmi) ton devam ettirilmelidir. Kısacası, e-mail’iniz boyunca açık ve gramer kurallarına uyan cümle yapıları kullanılmalıdır. Aksi taktirde, kısaltma kullanımı veya konuşma dilinde yazmak resmiyeti bozmaya neden olur.
|Incorrect (Yanlış)||Correct (Doğru)||Türkçesi|
|Bcs||Because||Çünkü|
|I'm gonna...||I am going to...||(...) yapacağım|
|I'll...||I will...||(...) yapacağım|
|Thx||Thank you||Teşekkür ederim|
Örnek:
I am going to send the documents needed for the weekly report by this evening.
Haftalık rapor için gerekli belgeleri bu akşama kadar göndereceğim.
Due to personal reasons, I will not be able to attend the seminar next week as a speaker.
Kişisel sebeplerden dolayı, haftaya yapılacak seminere konuşmacı olarak katılamayacağım.
Thank you for replying to my message on short notice.
Mesajıma kısa sürede cevap verdiğiniz için teşekkür ederim.
I could not submit my assignment because I had to stay in the hospital for a few days.
Ödevimi teslim edemedim çünkü birkaç gün hastanede kalmam gerekti.
Conclusion (Sonuç)
Konu hakkında söylemek istediğiniz her şeyi söyledikten sonra, e-mail’inizi bitirdiğinizi belirten belirli söz kalıplarını kullanarak mesajınızı sonlandırabilirsiniz. Bunlardan bazılarının örneklerini aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|Thank you for your consideration.||İlginiz için teşekkür ederim.|
|I look forward to hearing from you.||Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.|
|For further information, feel free to contact me.||Daha fazla bilgi için, benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.|
|Let me know if you have any questions.||Herhangi bir sorunuz olursa bana bildirin.|
|Thank you in advance.||Şimdiden teşekkür ederim.|
Closing (Kapanış)
E-mail’i nasıl bir selam verme şekliyle başlatmamız gerekiyorsa, kapanış için de ”hoşça kalın” anlamına gelen kalıp ifadeler kullanmamız gerekiyor. Bu şekilde, karşı kişiye kibarca mesajınızın bittiğini söylüyorsunuz.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|Kind regards||Saygılarımla|
|Best regards||Saygılarımla|
|Yours faithfully||Saygılarımla|
|Yours sincerely||Saygılarımla|
|Best wishes||En içten dileklerimle|
Kapanış kısmının altına isminizi ve ünvanınızı yazmanız resmiyet gerektiren konularda oldukça önemlidir ve dikkat edilmesi gerekir.
Formal (Resmi) E-mail Örnekleri
Örnek:
Dear Mr. Yılmaz,
I am writing to inform you that we have reviewed your application. We would like to conduct an online interview at a convenient time next week. Our company uses Skype for interviews with candidates. If you do not have a Skype account, please inform us. Let me know if you have any questions.
Best regards,
Ece Gülenyurt,
Human Resources Specialist
Konuşarak Öğren Language Education System
Sevgili Yılmaz Bey,
Size başvurunuzu değerlendirdiğimizi söylemek için yazıyorum. Haftaya müsait olduğunuz bir zamanda sizinle bir online görüşme yapmak istiyoruz. Şirketimiz adaylarla yaptığı görüşmeler için Skype kullanmaktadır. Eğer bir Skype hesabınız yoksa, lütfen bizi bilgilendirin. Herhangi bir sorunuz olduğunda bana bildirin.
Saygılarımla,
Ece Gülenyurt
İnsan Kaynakları Uzmanı
Konuşarak Öğren Dil Eğitimi Sistemi
Örnek:
To whom it may concern,
I am writing in regard to the loan request I made last week in your Beyoğlu branch. I would like to cancel my request due to the fact that I will not be needing it anymore. You can find my customer information below.
Account number: X
Branch code: X
If you need further information, you can call me at this number: X. Thank you for your consideration.
Yours sincerely,
Yaren Alpaslan
İlgili makama,
Beyoğlu şubenizden geçen hafta yapmış olduğum kredi talebiyle ilgili yazıyorum. Artık ihtiyacım olmadığı için talebimi iptal etmek istiyorum. Müşteri bilgilerime aşağıdan ulaşabilirsiniz.
Hesap numarası: X
Şube kodu: X
Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa, bana bu numaradan ulaşabilirsiniz: X. İlginiz için teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Yaren Alpaslan
Buna benzer Out of Office (Ofis Dışı) e-mail örneği incelemek isterseniz linke tıklayabilirsiniz!
İngilizce Informal (Gayriresmi) E-mail Yazımı
Yazdığınız e-mail‘in resmi olup olmadığını belirleyen en büyük faktör alıcının kendisidir. Eğer e-mail’inizi gönderdiğiniz kişi samimi olduğunuz biriyse (aile, arkadaş, yakın iş arkadaşı, vs.) bu yazım şeklinizi de değiştirecektir. Ancak her ne kadar üslubunuzda değişiklikler olacak olsa da, e-mail’inizi yazarken formal (resmi) e-mail’lerde gördüğümüz yapısal düzene uymanız gerekir.d
Greeting (Selam verme)
Resmi e-mail’lerden farklı olarak, gayriresmi e-mail’lerde alıcıya selam verirken belirli ünvanları kullanmanıza gerek yoktur. Bunun yerine, samimi olduğunuz birine kısaca ”selam” yazarak mesajınıza başlayabilirsiniz. Ayrıca, ek olarak kişinin kim olduğunu belirtmek isterseniz devamına soyisim yerine kişinin ismini ekleyebilirsiniz.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|Hi||Merhaba|
|Hello||Merhaba|
|Hey||Selam|
|Good morning/afternoon/evening||Günaydın/Tünaydın/İyi akşamlar|
Body (Gövde)
Yakın olduğunuz birine e-mail yazarken giriş cümlelerine fazla ihtiyaç duymayız. Onun yerine, direkt konuya girmeyi tercih ederiz. Konudan bahsederken resmi bir dil kullanmanız karşınızdaki kişiyle samimiyetiniz varsa çok önemli değildir; günlük bir dille yazabilirsiniz. Ancak yine de kibar ve açık bir şekilde mesajınızı ilettiğinizden emin olmalısınız.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|I'm coming to Ankara next week, we should meet up.||Haftaya Ankara'ya geliyorum, mutlaka görüşelim.|
|Happy birthday. I'm sorry that I couldn't come to your party today.||Doğum günün kutlu olsun. Bugün partine gelemediğim için üzgünüm.|
|Can you send me last year's final questions for MATH101?||Geçen senenin MATH101 final sorularını gönderir misin?|
|I heard that you have a job opening in your department. I think I'm a good candidate for that position.||Departmanında personel ihtiyacı olduğunu duydum. Bence bu pozisyon için iyi bir adayım.|
Closing (Kapanış)
Gayriresmi e-mail’lerde Introduction (giriş) kısmı nasıl gereksiz ise, Conclusion (Sonuç) kısmını belirten bir ifade kullanmak da çok önemli değildir. Kısaca, kibar ve samimi ifadeler kullanarak mesajınızı sonlandırmanız yeterli olacaktır.
|İngilizcesi||Türkçesi|
|Bye (for now)||(Şimdilik) hoşçakal|
|See you later||Sonra görüşürüz|
|Take care||Kendine iyi bak|
|Cheers||Hoşçakal|
|Have a good week/weekend||İyi haftalar/hafta sonları|
Informal (Gayriresmi) E-mail Örnekleri
Örnek:
Hey Lisa,
Can you send me the notes from this week’s history class? I really need to have them before the midterm.
See you soon!
Aleyna
Selam Lisa,
Bana geçen haftaki tarih derslerinin notlarını gönderebilir misin? Vizelerden önce mutlaka almam gerekiyor.
Yakında görüşürüz!
Aleyna
Örnek:
Hi İpek!
It was great seeing you yesterday. I’m planning to hire some new people for my firm. Would you be interested? If so, you can send me an e-mail from this address. I hope to hear from you soon.
Take care,
Ceren
Merhaba İpek!
Dün seni görmek çok güzeldi. Şirketim için yeni birkaç çalışan işe almayı planlıyorum. İlgilenir misin? Eğer cevabın evetse, bana bu e-mail’den haber verebilirsin. Senden haber bekliyorum.
Kendine iyi bak,
Ceren
Artık yazdığınız kişiye veya kuruma göre nasıl bir e-mail yazmanız gerektiğini biliyorsunuz. Bu adımları takip ederek yazdığınız e-mail’ler size iş ve akademi dünyasında çok yardımcı olacaktır. İster formal (resmi) ister informal (gayriresmi) olsun, mesajınızı göndermeden önce kontrol etmek işinizi her zaman kolaylaştırır. Son olarak, kibarlığı ve cümlelerinizde anlam açıklığını korumayı da unutmamalısınız.
İngilizce E-mail Becerinizi Geliştirmenin Yolları
Eğer İngilizce konuşan bir aile üyeniz ya da arkadaşanız yoksa, İngilizce e-mail yazma becerinizi geliştirmek size zor geliyor olabilir. Böyle bir durumda Konuşarak Öğren size yardım etmek için her zaman hazır! İngilizceyle alakalı geliştirmek istediğiniz herhangi bir konu için, ana dili İngilizce olan eğitmenlerden özel ders alabilirsiniz. Ayrıca, ders programınızı size uyacak şekilde istediğiniz gibi oluşturabilirsiniz. Haydi, bugün İngilizcenizi geliştirmek için ilk adımı atın!
İngilizce E-mail Hakkında Merak Edilenler
- Hangi türde e-mail yazacağıma nasıl karar verebilirim?
E-mail’i göndereceğiniz kişiyle yakınlık seviyenize bağlı olarak uygun formatı seçmelisiniz.
- İngilizce e-mail yazarken nelere dikkat etmeliyim?
Hangi formatı seçerseniz seçin, İngilizce e-mail yazarken cümlelerinizi kısa ve açık tutup, kibarlığı ihmal etmemelisiniz.