GİB tarafından yetkilendirilerek firmanız adına elektronik kayıt oluşturabilen, sistemleri aracılığıyla e-fatura alıp gönderebilme imkanı sunan özel entegratörler kimlerdir? Özel entegratörlerin sorumluluk ve görevleri arasında neler bulunur? Detaylar yazımızda!
Özel entegratör; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş koşulları karşılayarak kazandıkları yetki ile mükellef adına e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-Bilet gibi elektronik kayıtları oluşturabilen aracı kurumdur.
Bu özel firmalar, tüm bu hizmetleri geliştirdikleri uygulamalar aracılığıyla sunarlar.
e-Devlet uygulamalarını kendi altyapıları üzerinden sağlama yetkisi olan özel entegratörler, bu yetkiyi alabilmek için GİB’in bazı testlerinden geçmeli, Bilgi Güvenliği, İş Sürekliliği, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi gibi sertifikalara sahip olmalı, en az bir ITIL sertifikası sahibi personel çalıştırmalı ve TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür sertifikası imzalama süreçleriyle ilgili uyum değerlendirme raporu almalıdır.
GİB’in onayladığı tüm özel entegratörlerin listesine efatura resmi web sitesinden ulaşabilirsiniz:
Özel entegratör ne yapar, birlikte inceleyelim. Özel entegratörler mükellef adına;
Özel Entegratörler, işletmelerin var olan yazılım sistemleriyle e-Fatura süreçlerini sorunsuz bir şekilde entegre etmelerine yardımcı olur. Bu, e-fatura işlemlerini manuel olarak yapma ihtiyacını azaltarak zaman ve işgücü tasarrufu sağlar.
Otomatik süreçler sayesinde e-Fatura gönderimlerinde ve alımlarında insan hatasının olasılığı azalır. Bu, doğru ve hatasız fatura işlemleri anlamına gelir.
Ayrıca özel Entegratörler, işletmelerin e-Fatura süreçleri hakkında detaylı raporlar ve analizler sunabilir. Bu, işletmelerin finansal verilerini daha iyi yönetmelerine ve iş kararlarını daha iyi bilgiye dayanarak alabilmelerine yardımcı olur.
Özel entegratör avantajlarını şu şekilde listeleyebiliriz:
Özel Entegratörlerin maliyetleri, işletmenin ihtiyaçlarına ve tercih ettiği hizmet düzeyine göre belirlenir. Bu maliyetler, aylık/yıllık abonelik ücretleri veya işlem bazlı ücretlendirme şeklinde olabilir.
Özel entegratörlerin sunduğu hizmetlerin kapsamı, teknik desteğin seviyesi, e-fatura hacmi ve ek özellikler gibi faktörler maliyetleri etkileyebilir.
Özel Entegratörler, e-fatura süreçlerindeki veri güvenliğini sağlamak için çeşitli önemli yöntemler kullanırlar. Bu yöntemler arasında veri şifreleme, güçlü kimlik doğrulama mekanizmaları, güvenli sunucu altyapısı, ve erişim kontrolleri bulunur.
Bu güvenlik önlemleri sayesinde özel entegratörler, e-Fatura süreçlerindeki veri güvenliğini en üst düzeyde tutarak işletmelerin verilerinin korunmasını ve güvenli bir şekilde işlenmesini sağlarlar.
Özel entegratörler genellikle müşteri destek ekibi, telefon, e-posta veya canlı sohbet gibi iletişim kanallarıyla müşterilere hızlı yanıtlar ve çözümler sunar.
Ayrıca, özel entegratörler genellikle kapsamlı bilgi tabanları ve sık sorulan sorular (SSS) bölümleri hazırlar, böylece müşterilerin sorunlarını kendi başlarına çözmelerine yardımcı olur.
2013 yılında, GİB tarafından verilen e-fatura özel entegratörü unvanını alan Mikro Yazılım, şu anda sayısı 50’yi aşan özel entegratör firma arasında ilk 3’te yer alıyor.
e-Dönüşüm pazarının en büyük hizmet sağlayıcılarından biri olan Mikro Yazılım, e-Dönüşüm hizmetlerinde pazarın yüzde 10’luk kısmının tercihi.
Büyük ve orta ölçekli şirketlerle birlikte daha küçük ölçekli şirketler için de çözüm sunan Mikro Yazılım, geniş bayi ağını da kapsayan toplam 300’den fazla iş ortağına sahip.
Özel entegratörler hakkında sıkça sorulan sorulardan bazılarının cevaplarını sizin için derledik:
Özel entegratörler, e-Fatura ve diğer elektronik belge süreçlerinde deneyim ve uzmanlık sahibi profesyonel ekiplerden oluşur. Bu ekipler, elektronik belgelerin oluşturulması, gönderilmesi, alınması ve saklanması gibi süreçlerde uzmanlaşmıştır.
Özel entegratörlerin deneyim ve uzmanlık alanları arasında e-Fatura protokolleri ve standartları (örneğin UBL, XML, EDI gibi), veri şifreleme ve güvenliği, yasal düzenlemelere uyum, entegrasyon ve otomasyon teknolojileri, ve müşteri ihtiyaçlarına özelleştirilmiş çözümler geliştirme yer alır.
İşletmeler, özel entegratörlere ihtiyaç duyar çünkü e-Fatura gibi elektronik belge süreçleri ve e-Dönüşüm uygulamaları karmaşık ve teknik detaylar içeren işlemlerdir.
Özel entegratörler, işletmelerin bu süreçleri başarılı bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur.
İş süreçlerinin hızlanması ve verimliliğin artması, kağıt ve posta maliyetlerinin azalması, hatalı işlem oranlarının düşmesi ve düzeltilen işlemlerin sayısının azalması; özel entegratörlerin işletmelere sağladığı ölçülebilir sonuçlardır.
Ayrıca, e-Belge süreçlerinin daha güvenli bir şekilde yönetilmesi sayesinde veri güvenliği ve gizliliğinin artması da ölçülebilir çıktılar arasındadır.
Özel entegratörler dışında, GİB’in elektronik kayıt oluşturmak için mükelleflere sunduğu iki seçenek daha vardır. Bunlardan biri entegrasyon, diğeri de GİB portalıdır. Entegrasyon seçeneğinde, mükellef bilgi işlem sistemi, sunucu yönetimi ve veri arşivleme maliyetlerini kendisi üstlenir, ayrıca mevzuat ve teknik rehberlerdeki güncelleme takibini ve bunların uygulamasını kendisi yapmak zorundadır. GİB’in portalının bir maliyeti bulunmaz ancak bu portal da kullanılabilecek fonksiyonlar açısından biraz sınırlıdır. Bu sebeplerle, mükellefler için özel entegratörlerle çalışmak daha avantajlıdır.