1993 yılından bu yana tam bir hizmet anlayışı felsefesini benimsemiş olan, kendisine ait tasarımları ile İngiltere, Amerika, Danimarka, İspanya, Fransa ve İtalya”ya ihracat yapan Aster Tekstil, tüm iş süreçlerini CANIAS ERP yazılımı ile yürütüyor.
Ayda 500.000 parçaya kadar üretim yapabilme kapasitesine sahip Aster Tekstil, başarı ile devam eden CANIAS ERP Projesindeki deneyimlerini, Satış ve Pazarlama Müdürü Ali Koçali ve Proje Yöneticisi Çiğdem Dönmez bizlerle paylaşıyor.
IAS: Çok başarılı bir ERP proje süreci geçirdiğinizi biliyoruz. Projenin en başından başlarsak, sizi ERP‘ye yönelten sebepler nelerdi?
Ali Koçali: ERP’den önce kullandığımız çeşitli yazılımlar ve sistemler vardı. Ancak sorgulamak istediğimiz detaylar, almak istediğimiz raporlar fazlalaşıp, karmaşıklaşınca, bunların mevcut sistemde yapılabilirliğini analiz ettik ve ihtiyaçlarımızı karşılamadığını gördük. Çevremizin ve yönetim danışmanlarımızın da fikirlerini alarak ERP’ye geçme kararı aldık. “Neden ERP” dediğimizde de, gittikçe zorlaşan rekabet şartlarında iş yapmak, eski karlılıkları elde etmek artık söz konusu değil, sistemi iyi yönetebilmek için iyi ölçebilmek, bunun için de daha detaylı raporlama yapabiliyor olmak gerekiyor.
Artık kimse ürettiği veya sattığı ürünün fiyatını belirleyemiyor. Müşterinin bir satış fiyatı var, perakendede ürünü satacağı fiyatı belirliyor, üreticiye de “şu fiyata yapacaksın” diyor. “Bu fiyata istenilen ürünü nasıl çıkarabilirim?” diye düşündüğünüzde maliyetlerinize, fire oranlarına, daha önce gerçekleşmiş verilere bakıyorsunuz.
Bu yapıdan yola çıkarak Aster Tekstil‘i, raporlamaları kolayca yapabileceğimiz, detayları hemen görebileceğimiz bir noktaya getirmemiz gerekiyordu. Böylece ERP yazılımı arayışına başladık.
IAS: ERP yazılımı seçim sürecinde nasıl bir yol izlediniz?
Ali Koçali: Yazılım arayışına başladığımızda, görüştüğümüz uluslararası yazılım firmalarının arasında IAS de vardı. İncelediğimiz yazılımların birinde ihtiyaçlarımıza yönelik çözümleri bulamadık, diğeri ise tekstil sektörünün uzmanlık alanını olmadığını söyledi. Bu seçenekleri elediğimizde, iki seçenek üzerinde değerlendirmelerimize başladık. Almanya menşei olan bir başka yazılım ve IAS’den demolar aldık. Yazılımları kullanan firmalarda referans ziyaretleri ve incelemeler yaptık. Değerlendirme kriterlerimizi oluşturduk ve detayları karşılaştırdık. Marka bilinirliği, marka değeri, programın ne kadar kompakt olduğu, maliyeti, kullanım kolaylığı v.b. konularda değerlendirmeler yaptık.
Seçeceğimiz yazılımda anahtar kullanıcılarımızın en fazla üzerinde durduğu konu, kullanım kolaylığı ve veriye istediği zaman ulaşılabilmesiydi. CANIAS ERP diğer yazılımlara göre daha kompakt ve kullanımı kolay ekranları olan bir yazılımdı.
Bizim için sadece yazılımın kompaktlığı değil aynı zamanda firmanın da kompakt olması önemli. Çünkü biz kendimizi rakiplerimiz ile kıyasladığımız zaman, başarımızın daha kompakt ve daha esnek olmamızdan kaynaklandığını biliyoruz. Benzer çalışma ve başarılarından dolayı IAS için de aynı şey geçerlidir diye düşünerek tercihimizi CANIAS ERP’den yana kullandık.
IAS: Yazılım seçimi yönetim tarafından mı yapıldı?
Ali Koçali: Biz olaya sadece yönetim noktasından bakmadık. Anahtar kullanıcılarımızın onaylamadığı bir ERP yazılımının sürecini yönetmekte sıkıntı yaşayacağımızı bildiğimiz için, en başından sürece, onları da dahil ettik. CANIAS ERP’nin esnek ve geliştirmeye açık oluşu, yani yazılım geliştirme dili TROIA sayesinde kendi bünyemizde de rahatlıkla geliştirebiliyor olmamız gibi çok önemli artıları vardı.
Yazılım projesini daha etkin yönetebilmek adına, seçim aşamasından karara kadar tüm kullanıcıları da bu sürece dahil ettik. Onların düşüncelerini ve değerlendirmelerini aldık. Sonuçta da CANIAS ERP ile devam etme kararı aldık. Sonrasında da işin uygulama süreci başladı.
CANIAS ERP’nin esnek ve geliştirmeye açık oluşu, yani yazılım geliştirme dili TROIA sayesinde kendi bünyemizde de rahatlıkla geliştirebiliyor olmamız gibi çok önemli artıları vardı.
IAS: Uygulama sürecinde yönetim olarak nasıl rol aldınız?
Ali Koçali: Yönetim olarak, “ERP’ye neden ihtiyaç duyduk? Neden aldık” sorularını aklımızdan çıkartmadık ve çıkarttırmadık. Anahtar kullanıcılar kadar son kullanıcıların da projeye ve sürece dahil edilmesi gerekiyordu. Öncelikle tüm ekibimizin katılımı ile ERP’nin ne olduğu, IAS’nin kim olduğu CANIAS ERP’nin yetkinliği gibi konularda toplantılar yaptık.
Eski sisteme alışkanlıkları sebebi ile çalışanların yeni sisteme geçişte zorlanmamaları için, ERP’ye neden ihtiyaç duyduğumuzu, bize neler sağlayacağını, proje sürecinde nasıl ilerleyeceğimizi ve bunun için ne gibi özverilerde bulunmamız gerektiğini bir dizi toplantı ile tüm çalışanlarımıza anlattık. Yönetimden biri olarak ben projeye mümkün olduğunca dahil olmaya çalıştım, Genel Müdürümüz İsmail Koçali de sürekli raporlarla takip etti. Projenin hep arkasında durduk.
IAS: ERP Projelerinde yaşanan sorunlardan biri de kullanıcı direnci. Siz Aster‘de böyle bir direnç ile karşılaştınız mı? Motivasyonu yüksek tutmak için neler yaptınız?
Ali Koçali: Özellikle böylesine zor bir dönemde, böylesine büyük bir yatırımın neden yapılması gerektiğini anlattık. Sonrasında da herkes projeyi takip eder oldu. Bu konuda arkadaşlarımız da çok özverili davrandılar. Projeyi çok önemsediğimiz için Proje Yöneticimiz Çiğdem Hanım ile sürekli fikir alışverişi yaptık. Çiğdem Hanım‘ın projeyi son derece iyi yönettiğini düşünüyoruz. Projeye dahil olan bütün arkadaşlarımıza derdimizi ve amacımızın ne olduğunu doğru anlatabildiğimiz için de ekstra bir direnç oluşmadı. Hedeflerimizden hiç uzaklaşmadık. Diğer taraftan da her kullanıcının projeye bakış şeklinin farklı bir motivasyon içerdiğinin farkındaydık. Departman yöneticisi ile stokta veri giren personelin proje motivasyonu aynı olmayacaktı. Bu nedenle olabildiğince hızlı bir şekilde ve doğru yöneterek projeyi sonlandırmaya çalıştık. Böyle bir bıkkınlık başladığı zaman bunun bütün departmanlara da nüfus edeceğinin farkındaydık. Proje biraz ilerleyip kurulan modüllerden rapor almaya başladığımız zaman, bunu motivasyon aracı olarak kullandık. “Bu kadar emek verdik, şu raporları artık hızlı ve doğru bir şekilde alabiliyoruz.” dedik. Bir toplantıda Planlama Yöneticimiz Zümrüt hanım aldığı raporlardan bahsederek “İşte şimdi CANIAS ERP‘nin meyvelerini toplamaya başladık” deyince bizim için de büyük bir motivasyon kaynağı oldu. 5 ay gibi bir sürede projenin yüzde 40lık bölümünün bitmesine rağmen, neler elde etmeye başladığımızı görünce, bu bizim için de ciddi bir itici güç oldu. Tüm gelişmeleri çalışan arkadaşlarımızla paylaştık. Yaptıklarımızı ve ileride neler yapabileceğimizi anlamaya başladılar.
ERP projelerinde iş, yazılımını veya tedarikçi firmayı seçmekle bitmiyor. Örneklerini biz net olarak yaşadığımız için söyleyebilirim, projeyi de çok iyi yönetmeniz gerekiyor.
Projeyi yürütürken süreçlerimizi iyileştirdiğimiz birçok nokta da oldu. Daha önce farklı raporları karşılaştıramıyorduk. Ama şimdi ne yapıyoruz; Depodaki stok durumu ile, pazarlamadaki sipariş durumumu bir araya getirip özel raporlar elde edebiliyoruz.
Kaynak : IAS Türkiye