Mesaj arşivleme, posta sunucusunda ayrı bir konumda, bir alan adı için tüm e-postaları ve canlı sohbet trafiğini – gelen iletileri, giden iletileri veya her ikisini de – saklamanın bir yöntemidir.Tipik olarak bu özellik, 2002’deki Sarbanes-Oxley Yasası veya diğer yasal uygunluklara uygun posta sunucularına ihtiyaç duyan şirketler için kullanılır.
İleti arşivi aramasının yalnızca kurallar yalnızca kendi alanları için ayrı ayrı ayarlandığında etki alanı yöneticilerine kullanılabilir olduğunu unutmamak önemlidir. Bir sunucuda “tüm alan adları” için arşivleme ayarlanmışsa, yalnızca sistem yöneticisi mesaj arşivini arayabilir. Bu nedenle, bir alan yöneticisinin “örnek.com” alan adı için e-posta arşivine erişmesi gerekiyorsa, özellikle örnek.com için bir mesaj arşivleme kuralının sistem yöneticisi tarafından ayarlanması gerekir.
Sistem yöneticileri, Ayarlar alanına gidip Yönet simgesini tıklayıp Mesaj Arşivi Ara’yı seçerek bir mesaj arşivi araması yapabilir. Sistem yöneticileri, alan adına, tarih aralığına, gönderenin adresine, alıcının adresine veya konuya göre bir mesaj arayabilir.
Belirli bir alan adı için ileti arşivlemesi kurulduğunda, bu alanın yöneticisi, Ayarlar simgesine tıklayarak bir Mesaj Arşivi Arama seçeneği bulabilir. Alan adı yöneticisi, tarih aralığı, gönderenin adresi, alıcının adresi veya konuya göre bir mesaj arayabilir.