Muhasebe yetkililerinin hak sahibinin kimliğini kontrolüne ilişkin sorumlulukları
Muhasebe yetkililerin sorumluluklarından biriside ödeme aşamasında hak sahibinin kimliğinin doğru olup olmadığının tespitini yapmasıdır. Muhasebe yetkilisi bu görevini yerine getirirken aşağıda yer alan hususları kontrol etmekle görevlidir.
Hak sahibinin kimliği: Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 8’inci maddesinde ödemenin kimlere yapılacağı hususu düzenlemiştir.
- Gerçek kişilerde alacaklıya veya vekiline, velisine, vasisine veya mutemedine,
- Alacaklının ölümü halinde varislere,
- Tüzel kişilerde ise kanuni temsilcilerine veya bunların tayin ettikleri vekillere,
- Kayyum tayini gerektiren durumlarda kayyıma ödeme yapılır.
Ödemenin yapılacağı kişi aşağıdaki belgelere göre tespit edilir:
- Vekile yapılacak ödemelerde; noterce düzenlenmiş vekaletname aslı veya bunun noterce onaylanmış örneği,
-Veliye ödeme yapılacaksa; veli ve çocukların nüfus cüzdanlarının onaylı suretleri; mahkemece tayin edilmiş velilere yapılacak ödemelerde ise mahkeme ilamı,
- Vasilere yapılacak ödemelerde, vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı,
- Varislere yapılacak ödemelerde veraset ilamı,
- Kanuni temsilcilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsiline yetkili olduğunu gösteren belge, eğer bu kimseler birisine vekalet vermişse noterce düzenlenmiş vekaletname,
- Kayyımlara ödeme yapılacaksa kayyım tayinine ilişkin mahkeme ilamı,
- Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi,
- Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylanmış alacak temlik namesi,
- Kamu personeline yapılan aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan ödemelerde harcama yetkililerince yazılı olarak görevlendirilen mutemetlere ödenmesinde mutemet görevlendirme yazısı (MYHBY; örnek:5),
- Kamu personelinin yolluk, tedavi gideri ve benzeri münferit alacakları ile kamu personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, huzur ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine yapılacak ödemelerde her ödemeyle ilgili şahsi mutemet dilekçesi (MYHBY; örnek:6),
- Kimliğinin saklı kalmasını isteyen muhbirlere mutemetleri aracılığıyla yapılacak ödemelerde, ilgili dairenin görevlendirme yazısı,
- Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde, alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi, (eğer düzenlenen fatura üzerinde banka hesap numarası yer alıyorsa ayrıca talep yazısı aranmaz.) Kanun her ne kadar sadece ödeme emri belgesi zikredilmiş olsa da, ön ödeme niteliğindeki ödemeler için düzenlenen muhasebe işlem fişleri üzerinde de muhasebe yetkililerinin aynı hususlarda inceleme yapması gerektmektedir
Ödeme emri belgeleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir.
Uygun bulunursa muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata ve eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenler, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir. Sayıştay Genel Kurulu hak sahibi olmayan kişilere ödeme yapılması nedeniyle ortaya çıkan kamu zararından doğrudan ve tek başına muhasebe yetkilisinin sorumlu tutulması gerektiğine oybirliği ile karar vermiştir. Kanunun 61’inci maddesinde belirtilmemekle birlikte, 34’üncü maddesinde muhasebe yetkililerinin ödemelerde takip edecekleri usul belirlenmiştir. Buna göre muhasebe yetkilileri kamu idarelerinin nakit mevcudunun tüm ödemeleri karşılayamaması halinde giderleri muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre ödenir. Ancak, sırasıyla kanunları gereğine diğer kamu idarelerine ödenmesi gereken vergi, resim, harç, prim, fon kesintisi, pay ve benzeri tutarlara, tarifeye bağlı ödemelere ve ödenmesi talep edilen emanet hesaplarındaki tutarlara öncelik vermekle yükümlüdürler.