Hastanecilik; sağlık hizmetlerinin yanı sıra otelcilik, sosyal hizmetler, kafeterya v.b. pek çok hizmeti bünyesinde barındıran komplike bir sektördür. Sektöre özgü içsel değişimlerle birlikte, sektörden bağımsız olarak dışsal ortamda gelişen teknoloji ve yüksek rekabet ortamının oluşması gibi bir takım etmenler hastanecilik anlayışında da bazı değişikliklerin yerleşmesini zorunlu kılmıştır. Bu değişikliklerin en önemlisi şüphesiz ki bilgi çağına ayak uydurmak üzere kullanılan hastane yazılımlarıdır.
1990’lı yılların ikinci yarısından itibaren ivmelenmeye başlayan hastane yazılımları; klasik arşivleme yöntemlerinde yer alan verilerin dijital ortamda takip edilmesine olanak sağlayacak şekilde geliştirilmeye başlanmıştır. Yazılımlar geliştikçe ve yenilendikçe; piyasadaki yazılım firmalarının sayısında da doğal olarak artış olmuştur. Günümüzde birçok (100 den fazla) firma hastanecilik yazılımı yapmaktadır.
Hastanelerin otomasyon yazılımları genellikle paket program olarak algılanmaktadır. Ancak her hastanenin birbirinden farklı hizmet anlayışı ve uygulamaları olmasından ötürü, yazılımları da çoğunlukla tamamen birbirinden farklı olabilmektedir. Bu bağlamda yapılabilecek en büyük yanlış; bir hastanede başarıyla uygulanan bir yazılımın, başka bir hastanede istenilen şekilde ve beklenen düzeyde çalışmamasının sorumluluğunun yazılım firmasına yüklenmesidir.
Yazılım seçerken dikkat edilecek belli unsurlar vardır. Yazılımda etkililik ve maliyet en önemli etkenlerdir. Maliyet unsurunu her zaman uzun vadeli olarak düşünmek gerekmektedir. Satın alma maliyetini başlı başına bir kriter olarak belirlemek kısa süreli ve anlık düşünmek hatalı bir tutum olacaktır. Hastanenin birden fazla şubesinin olması, ölçeği, branşları, teknik kadrosu gibi etmenler, o hastanenin yazılımının nasıl olması gerektiği ile ilgili bilgi vermektedir. Bu veriler doğrultusunda yazılım tercih edilirken şu yöntemlere başvurulabilir;
a) Üretilen ve daha önce başka bir kurumda kullanılan yazılımı tercih etme (şablon yazılım),
b) Hastanenin kendi yazılım ekibini oluşturmak suretiyle yazılım yaptırması,
c) Hastanenin işleyişine göre özel olarak herhangi bir firmaya yeniden yazılım tasarlatılması.
Bu yöntemlerden en basiti daha önce başka bir kurumda kullanılan yazılımın seçilip kullanılmasıdır. Ancak daha önce de belirttiğimiz üzere hizmetler ve kurumsal işleyişler çoğunlukla farklılıklar göstereceği için bu tercihin tam anlamıyla başarılı ve efektif olduğu söylenemez. Bu yöntem tercih edilirse, zaman içinde birçok sıkıntı baş gösterebilir.
Yazılım tercihinde yapılan bir takım yanlışlıklar, kurum içinde bir dizi problemin yaşanmasına yol açar. Bu noktada, yöneticilerin yapacağı en büyük hata, sıkıntıların kaynağını yazılım firmasında ya da bilgi işlem birimlerinde aramak olacaktır. Oysa ki yazılımdaki eksiklikler ve yazılımın hastanede verilen hizmetlerle uyumlu olmaması; hastane işleyişine göre bir takım sorunlar yaratabilir ve köklü değişiklikler de yazılım firması tarafından yapılamayabilir veya yapılmayabilir. Kurum içinde değişen bilgi ihtiyacının, firma tarafından yavaş karşılanması, detaylı güncellemelerin yapılamaması veya uzun sürmesi de yazılım maliyetini süreç içinde arttıran önemli unsurlardır.
Aynı şekilde; bilgi işlem personelinin yetersiz olması veya yönetim tarafından yeterli desteği görmemesi sonucu var olan yazılım verimli şekilde kullanılamayabilir. Bu durumda; yönetim yeni bir yazılım arayışına gidecek; daha önceden harcanan onca emek, zaman ve para boşa gidecektir. Bu da hastane için ek bir maliyettir.
Sık yapılan işlemlerden bir tanesi de kullanılmakta olan yazılımın yetersiz olması nedeniyle, hastanenin kendi bünyesinde yazılımcı personel istihdam ederek otomasyona ilave yazılımlar yaptırmak suretiyle sorunlarını aza indirmeye çalışmasıdır. Ancak bu işlem şüphesiz maliyeti daha da arttırmakta ve ilave edilen yazılımların bakımı, yazan personelin işten ayrılması v.b. başka bir takım sıkıntıların yaşanmasına yol açabilmektedir. Kısaca ilk alım maliyetinin az olması, sonradan katlanılan maliyetler düşünüldüğünde oldukça artacağından bir şey ifade etmemektedir. Daha sonra katlanılacak maliyetler çoğu zaman göz ardı edilmesi kurumu daha büyük bir zarara sokabilir.
Diğer bir yöntem hastane bünyesinde yazılım ekibiyle otomasyon yazmaktır. Bazı zincir hastaneler tarafından bu yöntem uygulanmaktadır. Bu yöntemin maliyet-etkinlik açısından en verimli olan yöntem olduğu söylenebilir. Ancak risklerini iyi değerlendirmek gerekmektedir. Analiz süreci ile birlikte yazılım ekibinin sürekliliğini sağlamak hastanenin alacağı risklerdir. Yazılım maliyeti ilk başlarda oldukça fazladır. Minimum 3 kodlayıcı, bir analizci ve bir veritabanı uzmanı ile birlikte tüm süreci denetleyen bir personele ihtiyaç duyulacaktır. Bu 1-2 yıl içersinde bitmesi gereken bir yazılım için oldukça esaslı bir maliyettir. Günümüzde otomasyon yazılımlarının çok düşük maliyetlere satılması nedeniyle birçok hastane bu riski almayabilir. Uzun vadede ise yazılımın kullanıcı dostu olması, yöneticilerin verilere istedikleri şekilde ulaşabilmesi, kaçak-kayıp oranlarının kontrolü maliyetleri azaltacak en önemli faktörler olacaktır. Oranlara bakıldığında; malzeme ve hizmetlerdeki kaçak-kayıp oranları bazı hastaneler için yıllık %10-15 civarındadır. Daha açık bir ifadeyle; orta ölçekteki bir hastanenin yıllık kaybının her yıl yaklaşık 2 adet yazılımın maliyetine denk olduğu söylenebilir. Burada verimi arttıran en önemli unsur; bilgi birikimleri yüksek olan profesyonellerin bu süreçte yönetim tarafından istihdam edilmesi ve desteklenmesidir.
Çokça uygulanan bir diğer alternatif yöntem de yazılım firmasına -terzi misali- yazılım yaptırmaktır. Yazılım hastanenin yapısına göre şekillenir. Maliyeti şablon yazılıma göre fazla olmakla birlikte, etkinliği de fazladır. Bu tip yazılımlarda yaşanan en büyük sıkıntı uzun vadede maliyetinin artmasıdır. Firma bağımlılığı en üst seviyededir. Firma her bir hastane için ayrıca çalışma yapacağı için güncellemelerin ve yeni isteklerin de maliyeti ona göre artacaktır. Uzun vadede bakım ve güncelleme maliyetleri en üst seviyede olacaktır.
Her yöntemin kendine göre avantaj dezavantajları vardır. Sonuç olarak seçilen yazılımlarda hangi yöntem benimsenirse benimsensin önce hastanenin işleyişi, yapısı yani beden ölçüleri belirlenmeli, sonra da otomasyon belirlenmelidir. Yazılım seçiminde mutlaka profesyonellere danışılmalı, uzun vadede planlama yapılarak iyi bir bilişim kadrosuyla çalışılmalıdır. Bir yazılımın ucuz ya da pahalı olması ya da çok yaygın olması, yazılımın çok kötü ya da iyi olduğu anlamına gelmez. Hastaneye uygun olan fayda-maliyet analizi yapılmalı ve iyi destek alınabilecek yazılımlar tercih edilmelidir.
Abdullah
12 Ekim 2010
Sonraki makale: Hastanecilikte veri tabanları ve donanım seçimi.