BU MAKALENİN KONUSU: ELEKTRONİK FATURA KURALLARI
Mevzuat hızlı değiştiğinden uygulamacılar da bu hıza adapte olmakta zorlanmaktadırlar. Bu yüzden matematik formülleri gibi elektronik faturaya yönelik kuralları sistematize edelim.
KURAL 1: Elektronik Fatura sadece e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar tarafından birbirlerine kesilmesi gereken bir elektronik faturalaşma sistemidir. Kısaca e-fatura mükellefi e-fatura mükellefine e-fatura kesmek zorundadır.
KURAL 2: E-Arşiv Fatura, e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar haricinde kalan kimselere vergi mükellefi olsalar da olmasalar da, kesilmesi gereken bir elektronik faturalaşma sistemidir. Kısaca e-fatura mükellefi olanlar dışındaki herkese e-arşiv fatura kesilir. (Tek istisnası e-arşiv fatura sistemini sadece 5.000 üzerindeki e-arşiv faturayı kesmek için arızi olarak kullananların düzenleyecekleri e-arşiv faturalardır.)
KURAL 3-Mükellefler e-belge uygulamalarını hangi yöntemle kullanmak istediklerine serbestçe karar vereceklerdir. Tercihlerini bilgi vermek kaydıyla istedikleri zaman değiştirebilirler.
KURAL 4-Mükellefler aynı anda hem özel entegratör, hem portal veya hem özel entegratör hem de doğrudan entegrasyon yöntemlerini kullanamazlar. Aynı anda iki değişik yöntem bir e-belge uygulaması için geçerli değildir.
KURAL 5-Mükellefler, hangi yöntemi seçerse seçsin düzenledikleri e-belge aynı özelliklere sahiptir. Seçilen yöntemin düzenlenen e-belgenin hukuksal niteliği, içeriği, geçerliliği üzerinde bir etkisi bulunmamaktadır. (İçeriğine yönelik bu belge özel entegratör tarafından düzenlenmiştir gibi notlar veya e-belge numarasında portaldan düzenlendiğini gösteren “GİB” ön eki bulunabilir.)
KURAL 6- E-fatura mükellefine, e-fatura kullanıcıları kağıt fatura düzenleyemezler. Aksi halde 213 Sayılı VUK’ta yazılı olan cezalara muhatap olunabilir.
KURAL 7- E-faturanın sadece elektronik hali geçerlidir. Kağıt üzerindeki halinin bir geçerliliği yoktur. O yüzden e-fatura elektronik olarak ibraz ve muhafaza edilir.
KURAL 8- E-fatura tarih bilgisinin yanı sıra saat ve dakika bilgisi de içeriyorsa ve üzerinde «irsaliye yerine geçer» yazıyorsa ayrıca irsaliye düzenlenmesi gerekmez.
KURAL 9- E-fatura da iptal uygulaması bulunmamaktadır. Sadece temel e-faturalar için faturanın düzenlendiği tarihten itibaren 8 gün içerisinde alıcının da onay vermesi şartına bağlı olarak temel fatura iptal uygulaması başlamıştır. İptal yerine “ret” uygulamasının kullanılması esastır.
KURAL 10- E-faturalarda senaryo türüne bağlı olarak kabul veya ret uygulaması bulunmaktadır. Ticari fatura senaryosunda sistem üzerinden tek bir tuşa basılarak “ret1 yanıtı verilebilirken, temel fatura senaryosunda sistem haricindeki yollarla (noterden ihtarname düzenlemek, kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden bildirim yapmak gibi) ret yanıtı verilebilir.
KURAL 11-İleriye dönük e-fatura düzenlenemez.
KURAL 12- En fazla 7 gün geriye dönük e-fatura düzenlenebilir. Seri ve sıra numaralarının birbirini takip etmesi esastır. Geriye dönük düzenlenecek faturalarda da seri ve sıra numarası sırası bozulmamalıdır.
KURAL 13-Alıcının veya satıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı tarihe düzenlenen e-fatura geçersizdir. 08.01.2016 tarihinde www.ebelge.gib.gov.tr adresinde yer alan duyuruda “Başkanlığımıza gelen telefon, e-posta ve forum sorularından bazı e-fatura mükelleflerimizin, alıcıların e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı tarihlere e-Fatura düzenleyip gönderdikleri görülmüştür. Uygulama kapsamında e-Faturaların düzenlenmesinde fatura alıcısının uygulamaya kayıtlı olması ve uygulamaya dâhil olduğu döneme ait kesilmesi gerekmektedir (kullanıcının sistemden çıkıp tekrar sisteme dâhil olduğu dönem aralığında kullanıcı e-fatura sistemine kayıtlı bulunmadığından e-fatura kesilmemelidir). Mükelleflerin uygulamada yer almadığı tarihlere düzenlenen faturalar teknik olarak Başkanlık sisteminden başarı ile geçseler bile geçersiz faturalardır. Bu nedenle, alıcının e-Faturayı kabul etmeyip Türk Ticaret Kanunu’ndaki harici yollarla faturaya itiraz etmesi veya ticari faturaysa ret yanıtı vermesi gerekmektedir. İtiraza istinaden e-Fatura yerine genel hükümler çerçevesinde kâğıt ya da (düzenleyen e-Arşiv kullanıcısı ise) e-Arşiv Faturası düzenlenmelidir” açıklaması yapılmıştır.
KURAL 14: Elektronik fatura ister temel ister ticari fatura senaryosuna göre düzenlenmiş olsun düzenlenecek iade faturası mutlaka “temel fatura senaryosu” olmak zorundadır.
KURAL 15: Sadece elektronik faturalar değil bu faturalara gelen “ret” yanıtları da saklanmalıdır. Herhangi bir inceleme esnasında bu yanıtların ibrazı da gereklidir.
KURAL 16: Elektronik fatura uygulamaları teknik bilgi gerektiren hususlardır. Bu alanda eğitimli personel ile çalışmak ve gerektiğinde S. M. Mali Müşavir’den destek alınmalıdır.
e-fatura uygulamasına yönelik olarak bu kadar çok kural olması aslında bu işin teknik bir iş olduğunu da göstermektedir. Gerekli eğitimi almayan birisinin e-fatura düzenlemesi halinde, bu durum çeşitli cezalara muhatap olunmasına yol açabilir. Yine bir fıkra ile bitirelim. Temel arabasıyla kavşakta dönüp duruyormuş. Uzaktan durumu merak eden polis yanına gelip Temel’ i durdurarak sormuş:
-Kardeşim yarım saatten beri kavşakta ne diye dönüp duruyorsun?
Temel utana sıkıla cevaplamış:
-Haçan sol sinyal takılı kaldı da…
Saygılarımla,
Mali Müşavir Selçuk Gülten