BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 1 / 13 sayfa
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Eron Akademi’nin yetkilendirilmiş olduğu kapsamlarda belgelendirilmek üzere başvuru yapan adaylara, başvuru sürecinde kılavuz olmak, başvuruların değerlendirilmesi, sınavların yapılması, belgelendirme kararı, yeniden belgelendirme, belgelerin ve logoların/işaretlerin kullanımı dahil bir kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirmesi, belge kapsamı ve geçerliliğinin sürdürülmesi, kapsamının değiştirilmesi askıya alınması ve iptal edilmesi ile ilgili sistemi tanıtmaktır. Eron Akademi belgelendirmeye ilişkin tüm kararları verme yetki ve sorumluluğunu kendisinde taşımaktadır.
2. KAPSAM
Bu prosedür, Eron Akademinin personel belgelendirmesi için yetkilendirildiği kapsamlarda belgelendirme maksatlı tüm faaliyetleri ve bunlarla ilgili metot ve esasları kapsar.
3. SORUMLULAR
Bu prosedürün hazırlanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi, yürütülmesinden Belgelendirme Müdürü, belgelendirme asistanı ve karar vericiler, belgelerin imzalanmasından genel müdür sorumludur.
4. TANIMLAR
Aday: Aday Başvuru Form ve ekleri Eron Akademi tarafından uygun bulunan ve sınava alınmak üzere başvurusu kabul edilen kişidir.
Belgelendirilmiş Kişi: Sınavlardan başarılı olan, belge almaya hak kazanan, belgelendirme kararı verilen ve teslim şartlarına göre belgesi teslim edilmiş kişidir.
Belge Gözetimi: Belgelendirilmiş kişinin, belgelendirmeye esas olan belgelendirme programı şartlarına uygunluğunun, Ulusal Yeterliliklerde belirlenen sürelerde izlenmesi ve kayıt altına alınması.
Belge Yenilenmesi: İlgili meslekte belgenin geçerlilik süresi dolduğunda yenilenmesi
Belgenin Askıya Alınması: Belgenin bir süreliğine kullanımının durdurulması
Belgenin İptal Edilmesi: Belgenin geri çekilerek kullanımının tamamen durdurulması
Belge masraf karşılığı: Düzenlenen her bir Mesleki Yeterlilik Belgesi için bireylerden alınan masraf karşılığıdır.
Birim Başarı Belgesi: Bireylerin başarılı oldukları yeterlilik birimlerini gösteren, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen belge.
Kapsam Daraltma: Daha önceden belge almış adayların, çeşitli nedenlerden dolayı belge kapsamlarının daraltılması,
Kapsam Genişletme: Daha önceden belge almış adayların, belge kapsamlarını genişletmeleri,
Kurum: Mesleki Yeterlilik Kurumu
Europass Sertifika Eki: Mesleki öğretim ve eğitim sertifikası veya MYK Mesleki Yeterlilik Belgesi sahiplerine verilebilen, AB ülkeleri ile Europass’ı tanıyan ülkelerde kullanılan, MYK Mesleki Yeterlilik Belgesine ilişkin detaylı bilgilerin yer aldığı, bilgi beceri ve yetkinliklerin
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 2 / 13 sayfa
özellikle ülke dışındaki işverenler veya kurumlar tarafından daha kolay anlaşılmasını sağlayan ve ayrıca MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinde yer alan yeterlilik birimlerine ilişkin öğrenme çıktılarını içeren ortak bir format
5. UYGULAMA
5.1. Belgelendirme Başvurularının Alınması ve Sözleşme Yapılması Personel belgelendirme başvuruları, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, ilgili Aday Başvuru Formu ile elden, faks veya e-mail yoluyla veya www.eronakademi.com sitesi üzerinden online olarak alınır.
Belgelendirme Müdürlüğü, belgelendirme asistanı vasıtası ile Aday Başvuru Formunun, başvuru sahibinin gerçek durumunu gösterecek şekilde, doğru ve eksiksiz şekilde doldurulup, ıslak imza ile imzalanmasını sağlar.
Başvuru sırasında adaydan;
– Aday Başvuru Formu
– İki adet vesikalık fotoğraf
– Kimlik Kartı örneği (Nüfus Cüzdanı fotokopisi),
– Sınav ücretinin ödendiğine dair dekont alınır.
Başvuru sahibi tarafından istenen belgelendirmenin, Eron Akademi belgelendirme kapsamında olması gerekmektedir.
Başvuru sahibi, Aday Başvuru Formunun son sayfasına belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğini ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi sağlayacağını beyan eden imzasını atar.
Aday Başvuru Formunda;
– Başvuru sahibinin kişisel bilgileri (Adı, adresi ve kişinin tanınması için gerekli olabilecek diğer bilgiler)
– İstenen belgelendirmenin kapsamı,
– Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğine ve değerlendirme için gerekecek her türlü bilgiyi sağlayacağına ilişkin beyanı,
– Belgelendirme programının ön şartlarına uygunluğu objektif olarak kanıtlayacak her türlü destekleyici bilgi,
– Başvuru sahibine, makul olmak kaydıyla özel ihtiyaçlarının yerine getirilmesi talebini beyan etme imkânı olduğuna dair bir bildirim yer almaktadır.
Aday haklarıyla alakalı bilgilendirme Aday Bilgilendirme Formu ile yapılır.
Adayla kurum arasındaki hak ve yükümlülükleri içeren Belge Kullanım Sözleşmesi başvuru sırasında imzalanır ve bir kopyası adaya teslim edilir.
Personel belgelendirme ücretleri; Piyasa koşulları ve yapılan maliyet analizi sonucunda Ücret Listesinde belirtildiği şekilde uygulanır.
Kuruluş tüm adaylara başvurma ve sınava alınma imkânı tanır.
Eron Akademi belirlemiş olduğu;
a)18 yaş altındaki adayların
b) Engelli adayların (zihinsel engeli olan / kör ve kapsam dahilindeki meslekleri yapmasına engel uzuv kaybı olan) başvurularını kabul etmemektedir.
5.2. Başvuruların Değerlendirilmesi
Başvuru sırasında istenen belgeler ve Aday Başvuru Formu, Belgelendirme Müdürü tarafından, aşağıdaki şartların sağlanıp sağlanamadığının tespiti amacıyla gözden geçirilir:
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 3 / 13 sayfa
a) Talep edilen belgelendirmenin verilebilme yeteneği,
b)Başvuru sahiplerinin özel ihtiyaçlarının karşılanabilirliği (Dil, fiziksel engel vb. yetersizlikler),
Başvurunun gözden geçirilmesi aşamasında, aday ile irtibata geçilerek, kişinin talebi ve durumu hakkında varsa tüm eksik bilgiler giderilir.
Eksik bilgiler giderildikten sonra, başvuru sahibi, belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğini ve değerlendirme için gereken her türlü bilgiyi sağlayacağını beyan eden ve personel belgelendirme ile ilgili genel şartları kabul ettiğini taahhüt etmek üzere Aday Başvuru Formunu imzalar. Tamamlanan başvuru belgelendirme müdürü tarafından kontrol edilerek eksiklik yok ise başvuru kabul edilir. Başvurusu kabul edilen aday veya tek başvuru ile alınan adaylar 1 ay içinde sınav programına dâhil edilirler. Başvurusu alınıp 60 gün sınava alınmayan adayların ödedikleri tutar iade edilir.
Adayın başvurusunun reddedilmesi durumunda adaya 15 gün içinde sözlü, sms, tel ve mail yoluyla bilgilendirme yapılır. Yapmış olduğu ödeme geri iade edilir.
Aday Personel İçin Yeterlilik Şartları
Belgelendirmeye aday personel için yeterlilik şartları, ilgili Ulusal
Yeterlilik/Belgelendirme Programında tanımlamıştır.
5.3. Sınav Programı İle İlgili Bilgilendirme
Sınav, Eron Akademi tarafından hazırlanan ve Kuruma bildirilen Sınav Programına uygun olarak gerçekleştirilir.
Sınav tarihi, Eron Akademi tarafından başvuran aday sayısı, planlanan sınav programı ve başvuru sahiplerinin talepleri de göz önüne alınarak belirlenir.
Sınav Programları, Belgelendirme Müdürü tarafından, sınavın başlayacağı tarihten 2 gün öncesine kadar; Sınav Programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesine kadar elektronik ortamda Kuruma bildirilir.
Eron Akademi’den kaynaklanmayan sebeplerle sınava ilişkin, meydana gelen her türlü değişiklik, Belgelendirme Müdürü tarafından, aynı gün içerisinde Kuruma bildirilir.
Belgelendirme Müdürü tarafından, değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise 2 iş günü içerisinde Kuruma iletilir.
5.4. Sınav Programı İçin Hazırlık
Sınavlar, Eron Akademi’nin Sınav Yeri Hizmet Sözleşmesi ile kullanım hakkı elde ettiği yerlerde yapılabileceği gibi merkez dışında, sınav şartlarını sağlayan yerler ile yeterli başvuru olması halinde adayların çalıştığı yerlerde de yapılabilir.
Sınav, gezici sınav alanı tarafından yapılacaksa, sınav yerini kullandıracak taraf ile bir sözleşme yapılarak, sınav yeri ve sınav gereçlerinin hazır olması sağlanır.
Sınav Programı doğrultusunda sınav yeri, tarihi ve diğer şartlar, Belgelendirme müdürü tarafından belirlenir ve başvuru sahibine Sınav Bildirim Formu (Aday) ile sınavdan bir hafta önce (sözlü, e:mail, sms yoluyla) belgelendirme asistanı tarafından bildirilir.
Sabit sınav merkezinde sınavlar 1 adayın başvurması ile programlanır. İstisnai durumlar hariç tutulmaktadır. 2 adayla açılan sınav programlarında tek adayın başvurması halinde 2. adayı bekleme süresi 60 gün olarak belirlenmiştir. Başvurusu alınan aday bu süre bitiminde sınava dâhil edilemez ise sınav ücreti kendisine iade edilir.
Gezici sınav alanları olması durumunda, buralarda yapılacak sınavlar 5 adayın
başvurması ile programlanır. İstisnai durumlar hariç tutulmaktadır.
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 4 / 13 sayfa
5.5. Değerlendirici ve Sınav Gözetmenlerinin Görevlendirilmesi
Belgelendirme Müdürlüğü, ilgili sınavı yapacak uzmanlık alanında, İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü doğrultusunda atanmış Değerlendirici(ler) ve gereken durumlarda Sınav Gözetmen(ler)ini, görevlendirir. Ancak ve 12UY0084-4/00 Metal Kesim Operatörü
teorik sınavlarını 2 değerlendirici ile yapma zorunluluğu vardır.
Gerçekleştirilecek teorik sınavlarda, görevlendirilecek Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)inin sayısı, aşağıdaki tabloya göre belirlenir.
Katılımcı Sayısı Değerlendirici Sayısı Ek Değerlendirici Sayısı
Sınav Gözetmeni Sayısı
1-24 1 – –
25-72 1 +1 veya 1
>72 Yukarıdaki ilerlemeye benzer şekilde orantılı olarak hesaplanacaktır.
Gerçekleştirilecek performansa dayalı sınavlarda, görevlendirilecek Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)inin sayısı, aşağıdaki tabloya göre belirlenir:
Katılımcı Sayısı Değerlendirici Sayısı Ek Değerlendirici Sayısı
Sınav Gözetmeni Sayısı
1-12 1 – –
13-30 1 +1 Veya 1
>30 Yukarıdaki ilerlemeye benzer şekilde orantılı olarak hesaplanacaktır.
a) İlgili ulusal yeterlilikte aksi belirtilmedikçe, Performans Sınavları Grup Halinde Yapılan Ulusal Yeterlilikler Listesi’nde yer alan ulusal yeterliliklerin kapsam dahilinde olması durumunda bu sınavlarda 1 (bir) değerlendirici eş zamanlı olarak en fazla 4 kişiden oluşan tek bir grubun sınavında görevlendirilebilir.
b) Ulusal yeterliliklerde tanımlanan başarım ölçütlerinin, beceri ve yetkinlik ifadelerinin sınav süreci boyunca değerlendirici tarafından ayrıntılı takip edilmesi gereken, sınav esnasında değerlendiricinin adaya sözlü olarak soru iletmesi veya adayın bulgularını sözlü olarak ifade etmesi gereken durumlarda değerlendiricinin sadece 1 adayı değerlendirmesi esastır. Bu gibi durumlarda eş zamanlı değerlendirme yapılamaz.
c) İlgili ulusal yeterliliklerde aksi belirtilmedikçe, a ve b bentlerinde tanımlanan durumlar dışında kalan ulusal yeterliliklerde, adayların performanslarının birbirinden etkilenmemesini sağlayacak sınav ortamının oluşturulması ve etkin, geçerli bir ölçme ve değerlendirme yapılması şartıyla bir değerlendirici eş zamanlı olarak en fazla 3 adayı değerlendirebilir.
Seçilen Değerlendirici(ler) ve Sınav Gözetmen(ler)i, Belgelendirme Asistanı tarafından,
Sınav Bildirim Formu (Görevli) ile bilgilendirilir.
Karar Verici/Değerlendirici/Sınav Gözetmeni ticari, akrabalık ve tanıdıklık benzeri bağlantısı olduğu kişilerin sınavında görev yapamaz.
5.6. Sınav Uygulaması ve Belgelendirme Kararı
Sınav sonuçlarının değerlendirilmesi ve belgelendirme kararı, Eron Akademi’nin yetki ve sorumluluğundadır.
Sınavlar, Sınav Uygulama Prosedürü doğrultusunda yapılır.
Sınav evrakları kapalı zarf içinde sınav komisyonu üyelerine teslim edilir. Sınav
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 5 / 13 sayfa
komisyonu kapalı zarf içindeki evrakların kontrol edip, eksiklik olmaması durumunda cevap kağıtlarını Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü doğrultusunda değerlendirip, sonuçlarını Sınav Sonuç Listesine kayıt eder.
Belgelendirme Asistanı, belgelendirme müdürünün talimatı ile teorik, mülakat ve performans sınavı ölçme değerlendirme sonuçlarını aday bazlı oluşturulan “Sınav Sonuç ve Karar Form”larına kaydeder. Ayrıca tüm sınav sonuçlarını “Aday Takip Formu”na işler. Sınav sonuç ve karar formunda zorunlu ve seçmeli birim bazında ilgili sınav tipine (teorik, mülakat, sözlü, performans) ait sonuçlar yer alır. Her aday için açılmış özlük dosyası içeriğini “Aday Özlük Dosya Kontrol Formu”nda yer alan evrakları kontrol etmek suretiyle oluşturur. Daha sonra, bu dosyayı, karar vermek amacıyla “Karar Verici” ye sunar. Eron Akademi’de belge ancak, adayların “Aday Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup, belgelendirme kararının ve belgenin verilebilmesi için;
• 5.1 Başvurunun alınması ve 5.2 Başvurunun Değerlendirilmesi başlıklarındaki şartların sağlanmış olması,
• Başvuru Formu’nun tam ve eksiksiz doldurulması,
• Ödeme dekontunun olması,
• Başvuru Formu’nun başvuru sahibi tarafından ıslak imza ile imzalanmış
olması,
• Başvuru sahibi tarafından istenen belgelendirmenin, Eron Akademi
belgelendirme kapsamında olması,
• Başvurunun Eron Akademi tarafından değerlendirilip onaylanmış olması,
• Adayın talep ettiği belgelendirmeye esas sınavlarda (teorik, uygulama) başarılı olmuş olması,
• Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması (Bu şartların adaylara bildirilmesi, hem başvuru sırasında kendilerine verilen hem de web sitemizde www.eronakademi.com yayınlanmakta olan Belgelendirme Şartnameleri ile sağlanır),
• Bu prosedürdeki ilave şartların tamamının sağlanmış olması gerekmektedir.
Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir.
Özlük dosya içeriklerinde;
Aday Başvuru Formu
Nüfus Cüzdan Örneği
Banka Dekontu
Teorik Sınav Yeri Kontrol Formu
Sınav kitapçığı
Yeterlilik Cevap Kâğıdı ve/veya Yeterlilik Birim Cevap Kâğıdı
Performans Sınav Yeri Kontrol Formu
Performans Değerlendirme Formu
Sınav sonuç ve karar formu
Çalışma Beyan Formu
Gözetim Takip Formu
Belge Teslim Formu
MYK Sertifika Örneği
Belgelendirme Sözleşmesi
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 6 / 13 sayfa
Aday Özlük Dosyası Kontrol Formu bulunmaktadır.
Belgelendirme kararı için, ilgili sınavda Değerlendirici olarak görev almayan bir Karar Verici görevlendirilir. Değerlendirici(ler), Eron Akademi bünyesinde aynı zamanda Karar Verici olarak görev yapıyorsa kendi gerçekleştirdiği sınavın kararını veremez.
Karar Verici, personel belgelendirme ile ilgili şartları, sonuçların değerlendirmesini ve belgelendirme kararını, sadece talep edilen belgelendirme kapsamı ile doğrudan ilgili hususlarla sınırlı tutar.
Sınav sonuçları, Eron Akademi tarafından görevlendirilen Karar Verici tarafından, ilgili Ulusal Yeterlilikte/Belgelendirme Programında belirtilen usullere göre değerlendirilir.
Metal Kesimci ve Metal Kesim Operatörü Uygulama sınavında iki değerlendirici tarafından doldurulan uygulama sınavı aday değerlendirme formlarında her bir ölçüt için işaretleme yapılıp yapılmadığını kontrol eder.
İlgili Karar Verici, sınav komisyonunu oluşturduğu Sınav Sonuç Listesini, sınav dokümantasyonunu, başvuru dokümanlarını ve Aday Özlük Dosyası Kontrol Formu inceleyerek “Belge” düzenlemesine veya düzenlenmemesine karar verir ve bunu ilgili Sınav Sonuç ve Karar Formu’nda belirtir.
İlgili Karar Verici tarafından yapılan değerlendirmeler sonrasında, “Belge” düzenlemesi yönünde karar verilen adaylar için, Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi oluşturulur ve Belgelendirme Müdürlüğüne bildirilir.
İlgili Karar Verici tarafından “Belge” düzenlenmesine karar verilmesi halinde, Sınav Sonuç ve Karar Formu verilen kararın sahiplenilmesi adına Belgelendirme Müdürü tarafından da imzalanır.
Belgelerin düzenlenmesi amacıyla; sınavın yeri, tarihi, türü, katılımcıları, değerlendiricileri gibi bilgileri içeren Sınav Sonuç Listesi, Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi, Belgelendirme Müdürü tarafından Kuruma bildirilir. Kuruma belge masraf karşılığı olan tutarların ödemesi, teşvikten yararlanmayanlardan talep edilerek yatırılır.
İlgili Karar Verici tarafından, belge düzenlenmemesine karar verilmesi durumunda, bu durum Belgelendirme Müdürlüğü tarafından adaya sözlü, sms, e-posta veya kargo ile bildirilir.
Karar Verici, karar verme sürecinde, sınav incelemelerinde uygunsuz bir durum ile karşılaştığında tespit edilen hata ile ilgili Düzeltici Önleyici Faaliyet açar. Sınavdan sorumlu olan değerlendirici personel hakkında konu ile ilgili tutanak düzenlenir. Gerekli eğitim vb. işlemler yapılır.
Aday, sınav sonuçlarına veya belgelendirme prosedürüne itiraz ettiği takdirde durum, İtiraz ve Şikâyetleri Değerlendirme Prosedürüne göre değerlendirilir ve prosedüre uygun bir karar verilir.
Belgelendirilmiş personelin takibi, Belgelendirme Müdürlüğü tarafından, Aday Takip Formu ile yapılır.
5.7. Belgelerin Düzenlenmesi
Mesleki Yeterlilik Belgelerinde, Kurumun belirlediği format doğrultusunda, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:
Belgelendirilen kişinin adı, soyadı, TC kimlik numarası
Benzersiz bir belge numarası,
Eron Akademi’ün adı ve logosu, MYK logosu ve TÜRKAK logosu,
Yayın tarihi (uygun olduğu takdirde) dâhil belgelendirme programı, ulusal yeterlilik, standard ve diğer ilgili dokümanlara yapılan bir atıf,
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 7 / 13 sayfa
Uygulanabilir olduğunda geçerlilik koşulları ve sınırlamalar dâhil belgelendirme kapsamı,
Belgelendirmenin yürürlük tarihi ve sona erme tarihi.
Belgelerin numaralandırılması, Mesleki Yeterlilik Kurumu kuralları doğrultusunda yapılır.
Eron Akademi tarafından belgelendirme kararı verilen adaylar için Mesleki Yeterlilik Belgesi, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından düzenlenir. Mesleki Yeterlilik Belgelerinde tek imza yer alır.
Belge almaya hak kazananlara, Mesleki Yeterlilik Belgelerine bağlı olarak, Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından, kimlik kartı şeklinde belgeler de düzenlenir.
Mesleki Yeterlilik Belgesinin ve kimlik kartının şekli, içeriği ve güvenlik unsurları Kurum tarafından belirlenir.
Belgelendirilmiş kişi ile ilgili yasaların bu tür bilgilerin açıklanmadığı durumlar hariç 3.tarafların (kurum/kuruluşlar vb.) belgelendirilmiş kişi ile ilgili belgenin kapsamı, geçerlilik süresi, hakkında bilgileri vermektedir.
Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamaya, Eron Akademi’yi temsil ve ilzama yetkili olan veya bu konuda usulüne uygun yetki devri yapılan yetkilendirilmiş kişiler yetkilidir.
Kurum tarafından düzenlenen belgeler Genel Müdür tarafından belge geldikten 2 gün içinde imzalanır, Eron Akademi’de kalmak üzere bir kopyası alınır ve dosyalanır. Hazırlanan belge Belgelendirme Müdürlüğü tarafından adaya sms, tel, e-posta yoluyla haberdar edilerek Eron Akademi’ye gelerek elden teslim edilmesi veya iş/ev adresine posta /kargo ile 15 gün içinde teslim edilmesi sağlanır.
Eron Akademi tarafından yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir. Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olmak kaydıyla Eron Akademi tarafından belirlenir ve ilan edilir.
Adayın sahip olduğu birim başarı belgelerinin, bir Ulusal Yeterliliği oluşturması hâlinde, adayın talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Böyle bir durumda, şayet en son tarihli sınavı Eron Akademi yapmış ise belgelendirme kararı, Eron Akademi tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir.
Birim başarı belgesine sahip kişiler, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı Ulusal Yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.
5.8. Belgelerin Geçerlilik Süresi
Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili Ulusal Yeterlilikler, Belgelendirme Programları veya Belgelendirme Standardı doğrultusunda belirlenir.
5.9. Belgelendirmenin Sürdürülmesi (Gözetim)
Belgelendirmenin sürdürülmesi, -ilgili Ulusal Yeterlilik / ilgili Belgelendirme Programına göre bir gereklilik ise- gözetim faaliyetleri ile takip edilir. Gözetim faaliyetlerinin takibi, belgelendirme müdürlüğü tarafından, Aday Takip Formu çerçevesinde ve ilgili Ulusal Yeterlilik / ilgili Belgelendirme Programı doğrultusunda yürütülür.
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 8 / 13 sayfa
Belgelendirilmiş personelin yeterliliğinin devam ettiğini tespit etmek amacıyla, belgenin geçerlilik süresi içerisinde en az bir kez Gözetim Takip Formu hazırlanır.
Bu amaçla, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, gözetim tarihinden 1 ay önce belge sahibine telefon, faks, mail yoluyla ulaşılarak, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili çalışıyor olduğunu/çalıştığını gösterir bilgileri kendisinin beyan ettiği e-posta adresinden alıp, kendisine ait SGK Hizmet Dökümü, Gözetim Takip Formu ve İş Yeri Çalışma ve Performans Değerlendirme Formunu da ekleyerek, Eron Akademi’ye göndermesi talep edilir. Belge Sahibine telefonla ulaşılamaması ve e-posta adresinin kendisine iletildiğinin teyit edilememesi durumunda Gözetim Takip Formu ve İş Yeri Çalışma ve Performans Değerlendirme Formunu ulaştırmak için 7102 Sayılı Tebligat Kanunu hükümleri çerçevesinde hareket edilecektir. Belge sahibinin istenen evrakları göndermemesi durumunda, 1 hafta içerisinde belgelendirmesi askıya alınır. Belgenin askıda kalma süresi 6 aydır. Askı işleminin sona ermesi için talep edilen belgelerin 6 aylık dönem içerisinde Eron Akademi’ye ulaştırılması gerekmektedir. Bu süre sonrasında kayıtları getirmeyen personele uyarı yapılır.
Personelin tekrar kayıtları 1 ay içerisinde ulaştırmaması durumunda Karar Vericilerin kararıyla belge iptal edilerek personelden geri istenir.
Talep edilen evrakın gönderilmesinden sonra, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, ilgili belge sahibi için, Gözetim Takip Formu oluşturulur ve belgelendirmesinin sürdürülmesi yönünde karar verilmesi amacıyla, ilgili Karar Vericiye iletilir.
İlgili taraflardan gelen itiraz ve şikayetler; İtiraz ve Şikayetleri Değerlendirme Prosedürüne göre işlem görür. Sonuçlar Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir.
Yapılandırılmış görüşmeler; ihtiyaç duyulduğunda belgelendirilmiş personelin Eron Akademi’ye çağrılması ile yapılan mülakatlarla gerçekleştirilir. Mülakatta sorulacak sorular, görüşme öncesinde Belgelendirme Müdürü tarafından hazırlanır. Değerlendirme sonucu bir tutanak ile Karar Vericilere iletilir.
Belgelendirilmiş kişiyle ilgili olarak alınan hukuki tedbirlerin bilgilerine ulaşıldığında toplanan bilgiler Karar Vericilere kanıtlarıyla iletilir. Karar Vericilerin kararına göre hareket edilir.
İşin başarıyla devam ettirildiğine dair teyit, iş tecrübesi kayıtları Gözetim Takip Formu ve İş Yeri Çalışma ve Performans Değerlendirme Formunu, personelin eğitim öğrenim kayıtlarının istenmesiyle yapılır. Kayıtlar Karar Vericilere ileterek kararlarına göre hareket edilir.
İhtiyaç duyulduğunda fiziksel kabiliyetin kontrol edilmesi, sağlık raporunun istenmesiyle gerçekleştirilir. Kayıtlar Karar Vericilere ileterek kararlarına göre hareket edilir.
Eron Akademi, gözetim sırasında kişinin yetkinliği teyit edilmediği takdirde Karar Vericilerin kararına göre yetki belgelerini geri çekebilir. Gözetimin hangi yöntemlerle, hangi sıklıkta yapılacağı bilgisi, ilgili Ulusal Yeterliliklerle uyumlu olacak şekilde her yeterlilik için oluşturulan Sınav Şartnamelerinde detaylandırılmıştır.
5.10. Belgelerin Değiştirilmesi, Belge Kapsamının Değiştirilmesi, Belge Kapsamının Daraltılması, Belge Kapsamının Genişletilmesi
Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması, yırtılması veya belgenin kaybedilmesi halinde, belge sahibinin söz konusu gerekçeleri belirten dilekçe ve ekinde kayıp ilanını ekleyerek başvurması durumunda, ücreti karşılığında yeni belge 1 ay içerisinde düzenlenir.
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 9 / 13 sayfa
Geçerlilik süresi içerisinde Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler Eron Akademi tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, Eron Akademi tarafından, belge masraf karşılığı tutarını aşmayacak şekilde ücret talep edilebilir.
Belgenin verilme kapsamında, ilgili yeterlilik revizyonundaki köklü değişikler
durumunda, program komitesi talebine istinaden, belgelendirilmiş kişi tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav, yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.
Belgelendirme programında ilave değerlendirme gerektirecek şekilde bir değişiklik olduğunda (revizyon vb.), ilgili program kapsamında belgeli tüm adaylar e-mail, sms veya telefon ile bilgilendirilir ve www.eronakademi.com sitesinde talep gerektirmeksizin kamuya açık hale getirilir.
Belgelendirilmiş kişi, belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterdiğinde, Eron Akademi, Karar Vericinin kararı ile kişinin belgelendirme kapsamını şartları karşılamayan kısmı dışında tutacak şekilde daraltır, yeni belge düzenlenir.
Kapsam daraltma talebi belgeli kişi tarafından yapıldığında herhangi bir işlem (sınav vb.) yapılmaz, yeni belge düzenlenir.
Kapsam genişletme talebinde bulunan kişiler, başvurdukları kapsam dâhilindeki Ulusal Yeterlilikte belirtilen sınavlara (teorik, mülakat, uygulama) tabi tutulurlar. Uygun durumlarda kapsam genişletme sınavları yeniden belgelendirme sınavları ile birlikte gerçekleştirilebilir.
Kapsam genişletme başvurusu yeni başvuru olarak değerlendirilir, Belgelendirme Prosedürünün ilgili maddelerinin tamamı uygulanır. Aday Başvuru Formu, Belgelendirme Sözleşmesi vb. tekrar düzenlenir.
5.11. Yeniden Belgelendirme
Geçerlilik süresi dolan Mesleki Yeterlilik Belgelerinin yenileme faaliyetleri, Eron Akademi tarafından, ilgilinin belge geçerlilik süresi dolmadan başvurusu üzerine yapılır.
Eron Akademi belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları (sms, elektronik posta, telefon vb.) Kalite Yönetim Temsilcisi ile bildirir. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçememesi durumunda Eron Akademi’nin herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz, talep edilmesi hâlinde Kuruluşun söz konusu kişilere bildirim yapmış olduğunu gösterir kanıt ve kayıtları Kuruma sunması yeterlidir.
Daha önce, ilgili Ulusal Yeterlilikte yetkili olan farklı bir kuruluştan alınmış belgelerin yenilemesi de yapılabilir. Belge Yenileme Başvuru dönemi; belgenin geçerlilik süresi beş yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden beş ay önce, belgenin geçerlilik süresi dört yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden dört ay önce, belgenin geçerlilik süresi üç yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden üç ay önce, belgenin geçerlilik süresi iki yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden iki ay önce başlar.
Belge yenileme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.
Başvuru sahibi, ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini Eron Akademi’ye öder. Eron Akademi belgelendirme programında
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 10 / 13 sayfa
belirlediği yöntem ve kuralları uygun olarak istenen evrakları ilgili Kuruluşa 5 iş günü içerisinde iletir.
Belgelendirmenin geri çekilmesini gerektirecek bir durumun oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca belge sahibi ile ilgili Eron Akademi’ye performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili ilgili ulusal yeterlilik baz alınarak hazırlanmış Eron Akademi ilgili belgelendirme programına göre belge süresinin uzatılması işlemi yapılır.
Fiilen çalıştığını ispat edemeyen kişiler, uygulama sınavına alınır ve başarılı olan adayların belgesi ilgili belgelendirme programında belirtilen süre kadar daha uzatılır.
Uzatma süresi bittikten sonra (ilk sınavın yapıldığı tarihten 10 yıl sonra) teorik ve uygulamalı sınav yapılır.
Belgelendirme Müdürü tarafından, belge geçerlilik tarihinden önce belge sahibine (sms, elektronik posta, telefon) yoluyla ulaşılarak, belge kapsamında yer alan konu ile ilgili olarak ilgili belgelendirme programında belirtilen toplam süre çalışıldığını gösterir evrakı, Eron Akademi’ye göndermesi talep edilir. Kanıtları uygun ve yeterli bulunan başvuru sahibi için belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.
Talep edilen evrakın gönderilmesinden sonra, Belgelendirme Müdürü tarafından, ilgili belge sahibi için, Gözetim Takip Formu oluşturulur ve belgelendirmesinin yenilenmesi yönünde karar verilmesi amacıyla, ilgili Karar Vericiye iletilir.
Yeniden belgelendirme süresinin gerekçesi için, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:
a) Düzenleyici şartlar,
b)Zorunlu dokümanlardaki değişiklikler,
c) İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programı şartlarındaki değişiklikler,
d)Belgelendirilmiş kişinin çalıştığı endüstri veya alanın yapısı ve olgunluğu,
e) Yeterliliği olmayan bir kişiden kaynaklanan riskler,
f) Teknolojideki süregelen değişiklikler ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin şartlar,
g) İlgili tarafların şartları,
h)İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programı gözetimi şart koştuğunda, gözetim faaliyetlerinin sıklığı ve içeriği.
Belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse farklı birimlerin sınavlarına katılabilir. Kanıt değerlendirmesi uygun ve yeterli bulunması ve ayrıca sınavlarına girmiş olduğu birimlerde başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için başarılı olduğu tüm birimleri içeren belge düzenlenir.
Kanıt değerlendirmesiyle belge yenileyen kişiler, sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması desteğinden yararlanamazlar.
Kanıt sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınav(lar)ına girebilir. Sınav(lar)da başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.
Eron Akademi vermiş olduğu belgelerin geçerlilik tarihlerini ve talepleri göz önünde bulundurarak belgelerinin geçerlilik süresi dolmak üzere olan kişilerin belge yenilemesine imkân tanıyacak yeterli sayıda belge yenileme sınav(lar)ı açar.
Belge yenileme sınav(lar)ının başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce uygulanması esastır. Başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresinin
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 11 / 13 sayfa
sonunda başvuru yapması hâlinde sınav(lar) sürenin bitiminden sonraya sarkabilir. Bu gibi durumlarda Eron Akademi başvurusunu uygun bulduğu kişi için düzenleyeceği sınav(lar)ı kişinin başvuru tarihinden itibaren en geç on iş günü içerisinde Kuruma bildirir.
Eron Akademi başvuru sahibinin sunmuş olduğu başvuru evraklarını ilgili prosedürler çerçevesinde değerlendirir. Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterliliğin belge yenileme şartlarında belirtilen sınav(lar)a tabi tutulur. Sınav(lar)da başarılı olan başvuru sahibi için Eron Akademi belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.
Belge yenileme sınavlarının bir kısmından başarısız olmuş başvuru sahibi; başarısız olduğu sınav(lar)a aynı kuruluşta girmesi hâlinde önceden başarılı olduğu sınav(lar)dan muaf tutulur, farklı bir kuruluştan gelerek sınava girmek istemesi halinde ise sınavların tamamına tabi tutulur.
Sınavla belge yenilemek isteyen kişiler, sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması desteğinden daha önce yararlanmamış olmak şartıyla yararlanabilirler.
İlk defa girdiği belge yenileme sınavında başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik süresi dolmadan önce ilave sınav ücreti alınmadan en az bir kez daha sınav imkânı Eron Akademi tarafından sağlanır. Sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması hâlinde ilk girdiği sınavda başarısız olan kişilere belgesinin geçerlilik süresi dolmadan önce ilave sınav ücreti alınmadan en az iki kez daha sınav imkânı Eron Akademi tarafından sağlanır.
Belgesinin geçerlilik süresinin son bir ayı içerisinde başvuru yapan kişilere ilave sınav hakkı sağlanmayabilir.
Sınavlar sonucunda bir Ulusal Yeterlilikte yer alan birimlerin gruplandırılma
alternatiflerinden herhangi birine ulaşan başvuru sahibi için başarılı olduğu gruplandırılma alternatifine göre aynı Ulusal Yeterlilikte belge düzenlenebilir.
İlgili Ulusal Yeterlilik/Belgelendirme Programına uygun olarak, Eron Akademi
tarafından yapılacak yeniden belgelendirmelerde, asgari olarak aşağıdakiler göz önünde tutulabilir:
a) Saha değerlendirmesi,
b) Profesyonel gelişim,
c) Belirli formattaki mülakatları,
d)İşin tatminkâr bir şekilde sürdürüldüğünün ve iş tecrübesine
ilişkin kayıtlarının doğrulanması,
e) Sınav,
f) Söz konusu yeterliliğe ilişkin fiziksel kabiliyetin kontrol edilmesi.
5.12 Ulusal Yeterliliklerin Güncellenmesi Durumunda Belge Yenileme Faaliyetleri
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin
kapsamını içeren birden fazla ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibi için birden fazla belge düzenlenebilir.
Birden fazla ulusal yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu ulusal
yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulması durumunda; başvuru sahibinin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 12 / 13 sayfa
yenilemeye hak kazanması hâlinde başvuru sahibine yeni ulusal yeterlilikte belge düzenlenir.
Bir ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu ulusal yeterliliğin
kapsamını içeren yeni bir ulusal yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan ulusal yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.
Not: “Fiziksel kabiliyet” için, el beceresi, kuvvet ve dayanıklılık gibi fiziksel becerilerin yanı sıra, belgelendirme kapsamındaki teknik performans becerilerini değerlendirmek amacıyla, bir sağlık görevlisinin ya da gerekli mesleki yeterliliğe sahip bir kişinin değerlendirme yapması gerekli olabilir.
Belge yenilemeye hak kazanan başvuru sahibi belge masraf karşılığını belge yenileme için Eron Akademi hesabına yatırır. Eron Akademi belge yenilemeye hak kazanan kişilerin belge basım talebini Kuruma iletmeden önce belge masraf karşılıklarını Kurum hesaplarına aktarır. Belge masraf karşılığının yatırıldığını gösteren doküman, belge yenilemeye hak kazanan kişilerin bilgileri ile birlikte Kuruma iletilir. Belge yenilemeye hak kazanamayan kişilerden belge masraf karşılığı alınmaz.
5.13 Belgelerin Yeniden Basılması
Geçerlilik süresi içerisinde, Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılmasına ilişkin talepler, Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesinin yeniden basılması hâlinde, Eron Akademi tarafından, belge masraf karşılığı dışında ilave ücret talep edilebilir. İlave ücret, belge masraf karşılığı tutarını aşamaz.
5.14 Mesleki Yeterlilik Belgesinin Yabancı Dilde Düzenlenmesi:
Belgelendirilmiş kişi, Mesleki Yeterlilik Belgesini Eron Akademi’den Avrupa Birliğinin kabul ettiği dillerde ve ülkemiz ile ikili tanıma anlaşması yapmış ülke dillerinde talep edebilir. Böyle bir talep olması halinde, Eron Akademi, Mesleki Yeterlilik Kurumu’ndan belgelendirilmiş kişinin bu talebi doğrultusunda belgesinin düzenlenmesi ve basılması sürecini takip eder. Bu durumda Eron Akademi, belgelendirilmiş kişiden tercüme bedelini alarak, Mesleki Yeterlilik Kurumu hesaplarına yatırır. Ayrıca Eron Akademi belge sahibinden tercüme bedeli dışında ilave ücret talep edebilir. İlave ücret, belge tercüme bedeli tutarını aşamaz. Belgenin kişiye ulaşmasını sağlar.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR ve REFERANSLAR
FR_002 Aday Başvuru Formu
LS_002 Ücret Listesi
SZ_001 Belge Kullanım Sözleşmesi
FR_003 Sınav Bildirim Formu (Görevli)
BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ
PR_001 / 00 / 26.01.2019 Sayfa 13 / 13 sayfa
LS_003 Sınav Sonuç Listesi
FR_004 Sınav Sonuç ve Karar Formu
FR_005 Aday Takip Formu
FR_006 Aday Özlük Dosyası Kontrol Formu
LS_004 Belge Almaya Hak Kazananlar Listesi
FR_007 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu
FR_008 Gözetim Takip Formu
FR_009 İş Yeri Çalışma ve Performans Değerlendirme Formu
FR_010 Tutanak
TL_001 Belge Marka Logo Kullanım Talimatı
PR_012 İtiraz ve Şikâyetleri Değerlendirme Prosedürü
PR_007 Sınav Uygulama Prosedürü
FR_011 Sınav Bildirim Formu (Aday)
SZ_002 Sınav Yeri Hizmet Sözleşmesi
PR_008 Ölçme ve Değerlendirme Prosedürü
FR_052 Aday Bilgilendirme Formu
7. REVİZYON
Yayın/Revizyon No Tarih Açıklama
İlk Yayın 26.01.2019