15 Kasım 2017
İhtiyacın Kaynağı
Yönetim biliminin duayeni sayılan Peter DRUCKER “Yönetim” Kitabında aşağıda özetlenen tespitleri yapmaktadır.
Yerel kamu kurumları, kent halkının ihtiyaçlarına yönelik eserler üretmenin temsilcisi olarak varlığını sürdürür. Bu kurumların varlık amacı, akla gelen fikirler ve gerçekleştirilen eserler değil, hizmetinde olduğu kent halkının öncelikli ihtiyaçlarıdır. Kent halkının, öncelikli ihtiyacının giderilmesine yönelik eserlerin oluşturulması için girişilen çaba, gerçekten ziyade bir beklentidir. Gerçek ile beklenti arasındaki fark ise risktir. Bu risk, istatistikçilerin, olasılık hesaplarıyla derecesi tahmin edilebilecekleri bir risk değildir. O kentin halkının ihtiyaçlarının giderilmesine yönelik, benzersiz bir olayın riskidir. Çok büyük bir maliyet ve çaba ile en iyi şekilde ortaya çıkarılmış bir eser dahi, o kentin halkının öncelikli ihtiyacının giderilmesi amacına hizmet etmiyorsa etkili değildir. Var olan bu risk, normal olarak, kurumda bu fikre ve bilgiye sahip, sıralı tüm yönetici ve uzmanlara aittir.
Bu açıdan bakıldığında, sıralı yönetici ve uzmanlar, kent halkının, kendi sorumluluklarında bulunan iş alanındaki ihtiyaçlarını süratle ve doğru olarak anlayabilmelidir. Kent halkının öncelikli ihtiyaçlarına yönelik uygulanabilir projeler üreterek, bunları etkili şekilde yönetebilmeli, süratle ve başarıyla sonuçlandırabilmelidir.
İhtiyacı anlamak, projelendirmek, yönetmek ve sonuçlandırmak için, iş kolundaki uzmanlık önemli olmakla birlikte, önce bilimsel yönetim esaslarının bilinmesine, içselleştirilmesine ve gerçekleştirilebilmesine ihtiyaç vardır. Alt kademelerde sıralı yönetim sorumluluğunu taşıyanlar, anlamlı ve önemli yenilikleri bünyesine her an uyarlayarak kendilerini ve iş kollarını sürekli geliştirebilecek yetenekte olmalıdır. İşin özel yapısını ve o kentin öncelikli ihtiyaçlarını esas alan benzersiz eserler, bilimsel yönetim anlayışına sahip olunarak oluşturulabilir. Bu anlayışı içselleştirmiş yerel kamu kurumlarında, her iş kolunu yöneten alt birim kendi etkisini kendisi yaratabilir.
Bilimsel Yönetime Geçiş
Kurumları teşkil eden ana birimler, modern yönetim anlayışına bir seri çabalarla ulaştırılabilir. Bu basamaklar şu şekilde sıralanabilir:
1. Kanun, Yönetmelik ve tebliğlerle verilmiş tüm görevleri yerine getirebilecek şekilde, organizasyon yapısının eksikliklerinin tamamlanması,
2. Tüm birimlerin görev ve çalışma yönetmeliklerinin gözden geçirilmesi, kanunlarla verilmiş hiçbir görevin açıkta kalmamasının veya verilmiş olan görevlerde çakışma olmamasının sağlanması,
3. Yönetim bilimi prensiplerine göre, birimler tarafından bizzat yönetilecek görevler ve bunlara ilişkin alt fonksiyonların, koordinasyon ve işbirliği görevlerinin, açık sistem düşüncesiyle ve bütünlük (entegrasyon) gözetilerek belirlenmesi,
4. İş kollarında yönetilecek her bir göreve dair süreçlerin ve performans ölçütlerinin, bu görevlere dair tüm yönetim fonksiyonlarıyla birlikte, uygulayıcılar tarafından eksiksiz anlaşılmasını ve uygulanmasını sağlayacak şekilde yazılı olarak ifade edilmesi, bu amaçla uygulama yönergelerinin gözden geçirilmesi, görevlerin nasıl yerine getirileceğine dair bir eksiklik kalmamasının sağlanması,
5. Birimlerin kadro cetvellerinin ve personel görev tanımlarının mevzuat hiyerarşisine göre düzenlenmesi,
6. Bir yıllık uygulamanın izlenmesi, organizasyon yapısına, uygulanan yönetmelik ve yönergelere, görevlerin yönetimine, kadro cetvelleri ve personel görev tanımlarına ve personelin performansına dair çıkarılan derslerin kayıt altına alınması, acil güncellemelerin hemen, gereken diğer düzeltmelerin ise bir yıllık sürenin sonunda mutlaka yapılmasının sağlanması,
7. Sonraki yıllarda da, çevresel ve yasal gelişmelere, yerel ihtiyaçlara, çerçevesinde geliştirilmeye devam edilmesi için gereken görevlendirmelerin yapılması ve bu sürecin kurumsallaştırılmasıdır.
Uygulamanın Şekli
Bu alanda önce, İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı hazırlanabilir. Bu plan bir yıllık olabilir. Bu bir yıllık sürede;
1. Bir standardizasyon kurulu teşkil edilir.
2. İç Kontrol Uyum Eylem Planı çerçevesinde, birimlerin görev ve çalışma yönetmelikleri, görevlere dair yönergeleri (iş akış şemaları) ve personel görev tanımları standardizasyon kurulu tarafından en geç aylık toplantılarla gözden geçirilir,
3. Yeniden düzenlenen iç mevzuat, bilgisayar otomasyon sistemi üzerinden yayımlanır ve değişiklik teklifleri yayımlanan metinler üzerine işlenebilecek şekilde, uygulamaya konulur,
4. Kullanıcılar düzeltme ve değişiklik önerilerini, bilgisayar otomasyon sistemi üzerinden yapılabilir, teklifler aylık olarak toplanan standardizasyon kurulu tarafından değerlendirilir ve karara bağlanır, gereken değişiklikler karar organı onayına sunulur.
Bilimsel Yönetimin Uygulanmasının Faydaları
SİBERNETİK Sistemler tarafından önerilen sistemin faydaları şu şekilde sıralanabilir.
1. Çevresel gelişmelere duyarlı, hassasiyetleri ve fırsatları görmeye hazır, öğrenen ve kendi kendini otomatik olarak yenileyebilen, proje üreten ve yöneten kurumsal bir yapıya kavuşulmuş olur.
2. Sağlıklı iletişim kanalları kurulur, planlı yönetim ve sonuçta toplam kalite gelişir.
3. Çalışanların mesleki tatmin düzeyleri, nitelikleri, sıralı yöneticilere ve işlerine olan bağlılıkları artar.
4. Dış çevre ile iletişim, hizmet alanlarında müşteri memnuniyeti ve kuruma duyulan güven artar.
5. Benzeri kurumlarla mukayese edildiğinde uzun dönemli rekabet avantajı kazanılır.
6. Kurumsal etkinlik, ekonomiklik ve verimliliğin artırılması yönündeki yasal sorumluluklar[1] yerine getirilmiş olur.
İhtiyaç
Kurumlara bilimsel yönetim alışkanlığı kazandırılması ve uygulanmasının ilave mali kaynağa ihtiyacı yoktur. Yapılacak idari düzenlemeler ve bu alanda gösterilecek liderlik amaca ulaşabilmek için yeterlidir.
[1] 5216 SK Md.18.d., 5018 SK Md.11 gibi