e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin belirlenen format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.
E-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren), geçmek zorundadır.
Türk Ticaret Kanunu'nun 397'nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler, 1/1/2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren geçmek zorundadır.
1- e-Fatura sistemine dahil olan tüm mükellefler
2- 2018 veya müteakip yıllar cirosu 5 milyon TL'yi aşan mükellefler
3- Bağımsız denetime tabi olan şirketler
Söz konusu mükellefler, 1 Ocak 2020 tarihinden sonra e-Defter sistemine geçmek zorundalar.
Ayrıca Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabilir.
19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğde, e-Deftere ait tüm bilgiler ayrıntılı bir şekilde belirtilmiştir. Buna göre, 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ile standartları yayımlanan "yevmiye defteri" ve "defteri kebir" elektronik ortamda oluşturulacaktır.
e-Defter uygulamasına geçiş yapmak için elektronik ortamda başvuru yapılması icap eder.
Tüm e-Belgelerde olduğu gibi önce mali mühür temin edilmesi gerekir. Zaten mali mühre sahipseniz, e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi için uyumluluk onayı almış bir yazılımın kullanılması gerekir.
Mali mühre sahip olmayan mükellefler ise, e-Belgeleri kullanabilmek için kendi durumlarına uygun olan elektronik sertifikalarını almaları gerekmektedir.
e-Defter kullanımında herhangi bir kesinti ya da sistemde arıza yaşanması sebebi ile beratların GİB tarafından onaylanmaması durumunda; gerçek kişiler için elektronik imza ya da mali mühür, tüzel kişiler, kamu kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklarda ise mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanır ve onaylanır. Zaman damgası da TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığı ile temin edilmektedir.
e-Fatura kullanıcısı olmadan e-Defter sisteminden, isteğe bağlı olarak yararlanılabilir.
Tebliğe göre defterlerini e-Defter olarak tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar.
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Mali Mühür ile onaylanmış elektronik dosyadır.
e-Defter, veri bütünlüğünün sağlanması bakımından ve elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kağıt ortamında saklanamaz.
e-Dönüşümün en önemli ayağını oluşturan e-Fatura ile ilgili bazı soruların cevaplarını sizler için derledik.