İşlevler ve Amaç
Not, bir iç yazışma şeklidir ve içeriğe bağlı olarak, bilgilendirici, proaktif veya raporlayıcı olabilir. Herhangi bir konuda bağımsız bir birimin veya liderin iş pozisyonunu belirler. Not, teklifleri veya talepleri içerebilir ve veli dahil olmak üzere herhangi bir idari kişiye yöneltilebilir.
İmzalama ve kayıt
Memo, birimin hemen başkanı tarafından imzalanır. Sol köşenin alt bölümünde, performansçı onaylamalıdır. Soyadı ve iletişim telefon numarası da orada yazılı.
Yapısal alt bölümlerde, ofis notları elektronik belge yönetim programına kaydedilir. Ünitelere, kağıt şeklinde ve elektronik ortamda gönderilen bir numara verilir. Numaralandırma, bir bölüm endeksi ve bir kayıt numarasından oluşur.
Notun tarihi, tescil edildiği an olarak kabul edilir. Asıl yetkili kişi kararıyla birlikte başa gönderilir. Notun bir kopyası sanatçıya iade edilir.
Notların çeşitliliği
Bir rapor notu, doğrudan bir amirine hitap eden bir not türüdür. Bölüm veya liderin belirli bir konudaki görüşünü yansıtmak ve özel önerilerde bulunmak gerektiğinde bir not hazırlanır.
Amaca ve içeriğe bağlı olarak, not proaktif (yorum ve öneri şeklinde) veya raporlama (denetimin sonuçları, bir iş gezisinde) olabilir.
Mutabakatta kaydedilen bilgilerin ilgili olduğu tarih veya saat aralığı, başlığın içinde veya metnin başında bulunan ayrı bir satırda vurgulanmalıdır. Rapor yazar tarafından imzalanır.
Notların içeriği
Notun ve notun metin bölümünün 2 bölümden oluşması önerilir. Birincisi, yazılarına yol açan gerçeklerden, ikincisinden ve bu konudaki ilgili sonuçlardan oluşmalıdır.
Her geliştirilen belge sadece bir soru içerebilir. İstisnalar protokoller, siparişler, planlar, raporlar ve özet belgelerdir.
Not, nesnel, kısa, doğru, net ve tekrarsız olarak sunulan makul bilgileri içermelidir. Metin kısmı sağlam bir metin, bir masa, bir anket veya bu formların bir kombinasyonu şeklinde yapılır.
Herhangi bir belgenin karmaşık ve sürekli bir metni, ilgili düzenlemeler, kurallar, kurallar ve düzenleyici belgelerde yansıtılan yönetim eylemleri hakkında mantıksal ve dilbilgisi açısından tutarlı bilgiler içermelidir.
Notun zorunlu detaylarına ve aynı yerleştirme sırasına sahip olması gerekir: yazar, şirket adı ve kodu, indeksi, tarihi, unvanı, ana metni, vizeleri, icracının imzası, belgenin uygulanmasına ve yönüne ilişkin işaret.
Notun başlığı kısaca özetlenmelidir. Belge birkaç konuyla ilgileniyorsa, başlık genelleştirilebilir.
Adresleme Kuralları
Notlar kuruluşlara, departmanlara veya işletme içindeki belirli bir yöneticiye yöneliktir. Benzer birçok kuruma yönelik bir belgede, muhatap toplu olarak belirtilir. Bir not 4'ten fazla alıcıya sahip olmamalıdır.
Sonuç
Notun kapsamındaki tüm giden bilgiler talep üzerine sağlanmalı ve sadece resmi olarak gönderilmelidir. Sağlanan bilgiler, kapsamını etkilediği yönetici tarafından imzalanmalı ve onaylanmalıdır.
Tüm notlar zorunlu tarihleme tabidir. Dokümanın tarihi ve üzerindeki hizmet işaretleri, herhangi bir dokümanın vazgeçilmez bir gerekliliğidir.