Gider pusulası, Vergi mükellefi olmayanlardan satın alınan ürün ve hizmetlerin belgelendirilmesi ve muhasebe sistemine kaydedilmesi için düzenlenen evraktır. Aynı zamanda tüketicilere satılan ürünlerin iade alınması durumunda da gider pusulası düzenlenir. Yani gider pusulası, fatura hükmündedir.
Gider pusulasının şekil ve usulüne ilişkin açıklamalar Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın 225 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde yapılmıştır. Buna göre:
· Gider pusulaları, mükelleflerce matbaalara bastırılır ya da notere onaylattırılır.
· Gider pusulası iki nüsha şeklinde düzenlenir. İki nüsha düzenlenmeyen ve gider pusulasında yer alması gereken bilgilerin eksik yazılması durumunda gider pusulaları düzenlenmemiş kabul edilir.
· Gider pusulalarının bir nüshası işi yapana ya da ürünü satana verilir, diğer nüshası ise düzenleyen kişi tarafından muhafaza edilir.
· Mal veya hizmeti satın alan firmanın, gider pusulasını malı satana ya da işi yapana imzalatması gerekir.
Gider pusulasında olması gereken bilgiler ise şu şekilde sıralanmıştır:
İşi yaptıran ve yapanın ya da malı satan ile satın alan kişinin adı soyadı (tüzel kişi ise ünvanı) adresleri, varsa vergi dairesi ve hesap numarası
· İşin mahiyeti
· Malın cinsi
· Malın adedi
· Malın fiyatı, toplam tutarı
· Vergi oranı ve net tutarı
· Düzenleme tarihi
· Seri ve sıra numarası
Bu açıklamalara göre nihai tüketiciye offline ya da online yapılan perakende satışlarda, tüketicinin iadesi söz konusu olur ise, gider pusulası düzenlemek, düzenlenen gider pusulasında KDV tutarını ayrı olarak göstermek ve iadeyi yapan nihai tüketici tarafından imzalanmasını sağlamak gerekir.
Offline mağazalarda bu şartları eksiksiz yerine getirmek mümkün ancak online satışlarda işin rengi değişiyor. Müşteri ile fiziksel bir karşılaşma olmaksızın, satın alınan ürünün kargoyla sevk edildiği gibi iade edilen ürünün de kargoyla teslim alındığı bir satış yönteminde, müşteriye gider pusulası imzalatmanız, imkânsız değilse de imkânsıza yakın ve hiç rasyonel de değil.
Peki, bu durumda ne yapmak gerekir?
İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı’nın 26/12/2016 tarih ve 11395140-105[VUK1-19828]-262553 sayılı, “E-arşiv faturası kullanıcısının internet üzerinden satışını yaptığı ürünün müşteri tarafından iadesi” konu başlıklı özelgesi “Yukarıda yer verilen hüküm ve açıklamalara göre; e-Arşiv izni olan firmanızın internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara yapacağı mal ve hizmet satışlarına ilişkin olarak anılan Tebliğde belirtildiği üzere iade bölümünün yer aldığı e-Arşiv Faturası düzenlenerek kağıt çıktısının ürün ile birlikte alıcısına gönderilmesi, müşterinin malı iade etmek istemesi durumunda ise elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte firmanıza geri göndermesi gerekmektedir.
Ancak, müşterinin belgeyi kaybetmesi veya ürünün müşteriye teslim edilememesi durumunda kargo şirketinin tuttuğu kayıtlar ile düzenlediği taşıma irsaliyesinin bir örneği ile birlikte ürünü geri taşıma hizmeti nedeniyle tarafınıza kargo şirketince düzenlenen faturanın tevsik edici belge olarak kabul edilmesi mümkün bulunmaktadır” diyerek bu konuda iki şeye dikkat çekiyor.
İlki, online satış iadesinde gider düzenleyeceğiniz gider pusulasıyla birlikte iade gelen kargo belgelerini, gerektiğinde iade gelen kargo için kargo firmasınca düzenlenen faturaya ulaşacak şekilde muhafaza etmeniz.
İkincisi, bedeli teslim anında kargo şirketince tahsil edilecek şekilde yapılan satışları, müşteri tarafından teslim alınmasa ve kargo tarafından iade edilse dahi, satış olarak görmeniz ve gelen iade için gider pusulası düzenlemeniz, doğru olacaktır.