Online Toplantılarda Verimliliği Arttırmanın 5 Yolu
Pandemi sürecinde toplantılar yüz yüze yapılmak yerine online platformlara taşındı. Bu süreçte ifade yönetimi önem kazanırken toplantılardan alınan verim ise düşmeye başladı. Peki, online toplantıları daha verimli hale getirmek için nelere dikkat edilmelidir?
Düzenli Bir Ajanda Tutun
Online toplantılarda en çok karışıklık yaşanan detaylardan biri tarih ve zaman oluyor. Gün içerisinde birkaç saat aralıklarla toplantılara girmek, plansızlıktan kaynaklanan karışıklığı da beraberinde getiriyor. Kendinize bir iş ajandası tutarak bu karışıklıkları ortadan kaldırabilirsiniz. Toplantı notlarınızı burada toplayıp daha sonra çalışma arkadaşlarınızla paylaşmanız işlerinizi kolaylaştıracaktır.
Sistemi Önceden Test Edin
Kullanacağınız sistemi toplantı öncesi kontrol etmeye özen gösterin. Toplantı sırasında hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmamak için 10-15 dakika önceden sisteminizi ve cihazınızı kontrol etmek oldukça önemlidir. Bu konuda önceden önlem alarak hem heyecanınızı dengelersiniz hem de toplantıda sistemsel aksaklık yaşama riskinizi düşürürsünüz.
Dikkatinizi Toplantıya Verin
Toplantı sırasında multitasking yapmamak çok önemlidir. Toplantıları zaman kaybı olarak görmek yerine tüm dikkatinizi ve odağınızı belli bir yöne vermelisiniz. Çevrenizdeki dikkat dağıtıcı etmenleri ortadan kaldırarak kendinize toplantıya hazırlayabilirsiniz. Kameranız çalışıyor mu? Sesiniz net mi? Bu soruların cevap verebilmeniz için odaklanmanız şart. Bu sayede çok daha kontrollü ve verimli bir toplantı geçirebilirsiniz.
Çevrenizi Profesyonelleştirmeye Zorlamayın
Mevcut olan işlerin pürüzsüz bir şekilde ilerlemesi önemlidir; fakat bunlar için çalışanlarınızdan mükemmel olmalarını beklemeyin. Onların potansiyelleri üzerine çıkmaları için zorlamayın. Önemli olan şeyin takım çalışmasındaki denge ve uyum olduğunu unutmayın. Toplantıların sorunsuz yürütülmesindeki en önemli etken karşılıklı iletişimdir. Görüşmelerinizde ekrana değil; kameraya bakın ve karşınızdakine göz teması kurduğunuzu hissettirin. Böylece toplantılarınız her iki taraf için verimli geçecektir.
Toplantılarınız için Moderatör Belirleyin
Toplantı sırasında akışı ve süreyi kontrol etmek oldukça önemlidir. Daha ciddi ve düzenli toplantılar için toplantılardan sorumlu bir moderatörünüz olmalıdır. Konuşulacak konuları belirlemek ve zaman yönetimini yapmanın yanı sıra; toplantı notlarının paylaşılması, düzenli katılımın sağlanması ve belirli aralıklarla yeni toplantılar düzenlenmesi gibi konularda da moderatörünüzden destek alabilirsiniz. Bu sayede toplantılarınız çok daha organize edilmiş ve verimli geçecektir.
Pandemi sürecini değiştiremeyiz; ancak içinde bulunduğumuz durumu iyileştirebiliriz. Online toplantılarınızdan eskisi kadar verim ve keyif almak için kullanabileceğiniz bu 5 madde ile online toplantılarınızı daha verimli hale getirebilirsiniz.