Yıllık bütçe özellikle işletmeler için en önemli finansal parametrelerdendir. Pek çok şirketin yıllık değerleri baz alarak yaptığı bütçe planlaması yıl sonuna yaklaştığımız şu günlerde finansal durumunu iyileştirmek isteyen herkes için faydalı olabilir.
O halde başarılı bir yıllık bütçenin olmazsa olmazlarını gelin birlikte inceleyelim!
1. Kar Zarar Tablolarını Gözden Geçirmek
Başarılı bir yıllık bütçe planlamasının ilk adımı, önceki yıllara ait mali hesapları gözden geçirmektir. Gelecekteki büyüme hedeflerinin yapılabilir olması adına, önceki iki yılın kar ve zarar tabloları kontrol edilmelidir. Son iki yıla ait ortalama değerler, yıl boyu meydana gelen maliyet artışını gözlemek için iyi bir sistemdir. Ancak buradaki verilerin enflasyona ve diğer değişken parametrelere göre düzenlenmesi gerekir.
2. Gider Analizi Yapmak
Her türlü bütçenin harcama kontrolü ile başlatılması gerekir ancak özellikle yıllık bütçe planlamasında gider analizi büyük önem taşır. Giderleri daha yakından incelemek hangi tip harcamaların daha fazla olduğunu anlamanızı sağlar. Sigorta ve kira gibi sık harcamaları nasıl daha ucuza getireceğinizi gider analizi yaparak belirleyebilirsiniz. Ek olarak şirket devamlılığı için personel maliyetlerini ve operasyon kontrolünü de bu şekilde yeniden düşünebilirsiniz.
3. Sermaye Harcamalarını Kontrol Etmek
Sermaye harcamaları; şirketin ihtiyacı olan temel set ekipmanları, donanım ve yazılım gibi gereksinimleri ve diğer demirbaşları kapsayan giderlerdir. Örneğin; şirketin yeni personel veya ekipman ihtiyacı varsa, bu harcamaların önceden planlanması son derece önemlidir. Bu süreçte büyük giderler olabileceğinden, zamanında araştırma yapmaya başlamak ve mümkünse erken dönemde anlaşma sağlamak daha karlı olabilir.
4. Nakit Akışını Hesaplamak
Yıllık bütçe hazırlarken nakit akışını yakından takip etmek gerekir. İşletmelerin satış yapmadan önce envanter gereksinimi olması veya satın almalar için elinde nakit bulundurması gibi durumlar buna en güzel örneklerdendir. Bu gibi zor anlarda şirketin işlemleri borç alarak tamamlamaması için gelir tablosunu daha verimli şekilde kullanabilir ve etkili bir nakit akışı sağlayabilirsiniz.
5. Bütçeleri Karşılaştırmak
Bütçenin sistematik şekilde oluşturulması değerlendirme ve uygulanabilirlik açısından kolaylık sağlar. Bunun için yıllık gelir ve giderleri 12’ye bölerek aylık veriler elde edebilir, bu şekilde her ayın bütçesini karşılaştırabilirsiniz. Böylece ideal oranların altında kalan sonuçları veya kar getiren gelişmeleri daha çabuk analiz edebilir, şirketin mali yapılanmasını etkili şekilde koruyabilirsiniz.
6. Diğer Departmanlara Danışmak
Geleceğe yönelik yıllık bütçe planlaması yaparken farklı departmanlardaki girdileri kontrol etmek önemlidir. Örneğin; satış departmanı, satış gelirlerini artırma konusunda önemli tavsiyeler verebilir veya üretim departmanı, üretim giderlerini minimize etmenize yardımcı olabilir. Bu nedenle şirketin genel olarak başarılı olması için yıllık bütçe planına, farklı birimlerden uzmanların fikirlerinin de dahil edilmesi gerekir.
7. Bütçe Uygulanabilirliğini Kontrol Etmek
Etkili bir bütçe hazırlamak için fizibilite raporlarının değerlendirilmesi gerekir. Gelir hedeflerinin mantık çerçevesine uygun olması ve realist bir yaklaşım, bütçelemenin yerinde olduğu anlamına gelir. Gerçeklikten veya uygulanabilirlikten uzak bir planlama ise öngörülemeyen zorluklara neden olabileceğinden nakit akış problemleri doğurur.
8. Gelecek Harcamalarını Belirlemek
Hedefe dayalı bir gelecek harcaması yapmak, giderleri önceden planlamak anlamına gelir ve şirket büyümesi adına oldukça önemlidir. Bunun için, departmana ve kategoriye ait 12-24 aylık verileri kullanarak bütçe oluşturabilirsiniz. Genel olarak gelecekte hangi harcamaların gerekli olduğunu belirlemek ve stratejik hamleler yapmak, şirketin daha hızlı gelişmesini sağlar.
9. Verilere Göre Güncellenmek
Yıllık bütçe hazırlama sürecinde güncelleme ve gerektiğinde yeni bir modele geçiş yapma da önemli hususlardır. Yıllık bütçe sürecini kolaylaştırmanın en ideal yolu, oluşturulan modeli sonraki bir, üç, beş aylık dönemlerde sürekli olarak güncellemektir. Zaten şirket olarak gider ve gelirler günlük olarak takip edildiğinden bu verileri sonraki yılın bütçe planına dahil edebilir, böylece daha etkili bir bütçe planı oluşturabilirsiniz.
10. Erken Başlamak
İşin en önemli adımlarından bir diğeri ise çalışmalara geç kalmadan, hatta mümkün olan en erken dönemde başlamaktır. Her zaman ötesini düşünmek ve sonraki adımı planlamak şirketinizin büyümesini kolaylaştırır. Ayrıca olası problemler karşısında etkili çözümler üretmenizi sağlar. Önünüzde yeterli zaman olması, daha verimli bir bütçe hazırlamanız anlamına da gelir. Bu şekilde hem gelecek dönem harcamalarını hem de şirket gereksinimlerini daha iyi belirleyebilirsiniz.