487 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-İrsaliye Uygulaması, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan irsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesini kapsayan uygulamadır.
Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri irsaliyeleri, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır. E-İrsaliye düzenlemek isteyen mükellefler, sadece sistemde tanımlı olan alıcılara irsaliye düzenleyebilir. Aynı şekilde E-İrsaliye almak isteyen mükellefler de sadece uygulama üzerinden irsaliye düzenleyen mükelleflerden irsaliye alabilirler. Dolayısıyla irsaliye düzenlemek veya irsaliye almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekir.
E-İrsaliye Uygulaması zorunlu bir uygulama olmayıp, uygulamadan;
a) 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında getirilen e-Fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip olan,
b) e-İrsaliye düzenleme ve iletme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlayarak e-İrsaliye Uygulamasına dahil olmak için gerekli başvuruyu yapan mükellefler, isteğe bağlı olarak 1/1/2018 tarihinden itibaren e-İrsaliye uygulamasından faydalanabilirler.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğe göre;
Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenmesi amacıyla;
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230 uncu maddesinin beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler bu maddenin konusunu oluşturur.
Bu Tebliğde düzenlenen E-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Belirtilen tarihten sonra 433 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 15.inci maddesinde belirtilen uygulamadan (e-Faturanın kağıt çıktısının irsaliye yerine geçer belge olarak kabul edilmesi uygulaması) yararlanılması mümkün değildir.
Netsis 3 Enterprise ile E-İrsaliye Gönderimi
E-İrsaliye, Lojistik - Satış Bölümünde,
Kayıt/Fatura menüsünün altında yer alır.
E-İrsaliye uygulamasının fatura kayıt menüsünün altında yer alması için öncelikle
E-İrsaliye de belge birim kodlarına bağlanır. Yukarıdaki ekranda yer alan "E-İrsaliye belge birim kodlarınızı buradan girebilirsiniz" yazısının üzerine çift tıklandığında ekrana gelen "Çoklu Seri Giriş Ekranı" ile birim kodları girilir.
Gelir İdaresinin zorunlu tuttuğu ve aynı zamanda faturalarda da kullanılan üç haneli kodlar,
E-İrsaliye uygulamasında da kullanılır. Burada offline olanlar "FYS" ve "GIB" kodlarını kullanırken, online olanlar üç haneli belirledikleri diğer kodları kullanır.
Örneğin;
E-Fatura için belge birim kodu olarak "FYS" kullanan bir mükellef, "FYS" dışındaki bir seriden E-Fatura mükellefine satış faturası kesemez. E-İrsaliye için de aynı durum geçerlidir.
"Çoklu Seri Giriş Ekranında" belge birim kodları tanımlandıktan sonra "E-İrsaliye Yanıt Serisi" seçeneği tercih edilen birim kod ile birlikte işaretlenir.
Kontrol sistemi, tek bir birim kod için "E-İrsaliye Yanıt Serisi" seçeneğinin işaretlenmesine izin verir.
E-İrsaliye serisi (EIR) birden fazla tanımlanabilir fakat, E-İrsaliye Yanıt Serisi (EYS) bir tane tanımlanır.
Satış irsaliyesini E-İrsaliye olarak oluşturmak için
"Üst Bilgiler" ekranında yer alan E-İrsaliye seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. E-İrsaliye seçeneği, işlem yapılan carinin E-Fatura mükellefi olması durumunda işaretlenir.
Carinin E-Fatura mükellefi olup olmadığı;
Lojistik - Satış → Fatura → Kayıt → E-Fatura İşlemleri → E-Fatura Cari Güncelleme ekranındaki kayıtlı kullanıcılar listesinden Güncellenir.
Toplu E-İrsaliye Oluşturma
Taslaklar E-İrsaliye haline geldikten sonra,
"Toplu E-İrsaliye Oluşturma" ekranına kısıt verilerek "E-İrsaliye Belgeleri (Taslak)" sekmesinde listelenir. Belge üzerine çift tıklandığında E-İrsaliye belgesi görüntülenir.
E-İrsaliye belgesinde "ETTN" numarasının yer alması mevzuat gereği zorunlu tutulur.
Bu numara program tarafından otomatik olarak oluşturulur.
Belge takibinin yapılması aşamasında önem taşır. E-İrsaliye belgesinde yer alan "QR Kodu" ile "ETTN Numarası" devletin sisteminde eşleşir.
Taslak haline gelen belgede düzenleme yapılması istendiğinde ilk olarak butonu ile belge iptal edilir. Daha sonra, belge tekrar düzenlenip taslak haline getirilir (Bu aşama belge düzeltme ile ilgili son aşamadır.) Taslak halindeki belgelerde hiçbir sorun yoksa butonuna basılır.
Böylece doküman, "GIB" e iletilir. Bu aşamadan sonra, belge ile ilgili hiçbir düzeltme işlemi yapılamaz.
Her E-İrsaliye tek zarfta "GIB" e gider.
Örneğin;
Taslaklar (E-İrsaliye) sekmesinde 10 tane belge varsa, butonuna basıldığında 10 tane zarf "GIB" e gönderilir.
E-Faturada 10 adet belge için 1 adet zarf "GIB" e gönderiliyordu.
Zarf olarak "GIB" e gönderilen irsaliyeler;
Zarf olarak "GIB" e gönderilen irsaliyeler, Lojistik - Satış → Fatura → Kayıt → E-İrsaliye İşlemleri → Giden Kutusu bölümünden takip edilir. Zarf bazında ve İrsaliye bazında görüntülenir.