Arşiv & Evrak Depolama
Arşiv Depolama Nedir?
Arşiv depolama hastaneler, devlet kurumları, noterler, avukatlık büroları ile benzeri kurum ve kuruluşlar evraklarını yasalar gereği belli bir süre saklamak zorundadırlar. Bu saklama zorunluluğu, ofisinizde evrak kalabalıklığı yaratır. Firmalar bu zorunluluğu yerine getirmek için de türlü yöntemler kullanırlar. Bu fiziksel arşivi kendi büronuzda saklamak için, çelik raf dizaynı, ısı ve nem algılama sensrörleri gibi donanımlara ihtiyaç duyulur. Buna ek olarak bir insan kaynağı da yaratılması gerekir. Bunlar da kurum üzerine ek maliyetler getirir. Bu nedenle arşiv dopalama bir çok kurum ve kişi için olmazsa olmaz hale gelmiştir. Kurumların da kendi bünyelerinde arşiv alanı yaratmaları da yukarıda sayılan nedenlerden dolayı olanaksız ya da yüksek maliyet gerektiren bir durum olmuştur.
Günümüzde pek çok evrak dijital ortamlarda da saklanabilmektedir. Ancak bazı evrakların fiziksel olarak saklanmaları gerekmektedir. Bunlar, şirket çalışmalarına ait özel raporlar, veriler, faturalar, muhasebe belgeleri gibi evraklar özenle korunması ve saklanması gereken evraklar arasında yer alır. Ancak çalışma sırasında bu kadar evrakın saklanması zorunluluğu çalışma alanının da daralmasına neden olur.
Bu nedenle evrak depolanması bir çok kurum ve kuruluş için zorunluluk haline gelmiştir. Ancak bu ihtiyacın doğru bir biçimde giderilmesi gerekmektedir. Amatör hizmet veren depolama firmaları bu ihtiyacı gerektiği gibi sağlayamazlar. Evrakların zarar görmesine, kullanılamaz hale gelmesine neden olabilirler. İşte tam da bu noktda Kiptaş Eşya Depolama olarak profesyonel bir biçimde evrak depolama hizmeti sunmaktayız ve beklentileri en üst seviyede karşılamaktayız. Kiptaş Eşya Depolamanın akılcı ve profesyonel çözümleri ile fazladan yer kiralama ve dolayısıyla bütçenize ek ve yüksek maliyetler binmesinin önüne geçebilirsiniz.
Arşiv depolama yöntemleri sadece kurumsal değil, bireysel arşivler için de önem taşımaktadır. Bu tarz arşivleri, kişilerin evlerinde tutmaları da sorunlar yaratır. Fazla alan istemelerinden, istenmeyen hasarlara maruz kalmalarına kadar bir çok unsur söz konusudur. Değerli kitaplar, belgeler, yazışmalar, çalışmalar gibi bireysel arşivleri evde saklamak güvenli ve sürdürülebilir değildir. Kurumsal ve bireysel arşivlerinizi güvenli bir depolama alanında ve raf sisteminde saklamak en güvenilir yöntemdir. Bu, aynı zamanda sizi de kendinizi güvende hissetmenize neden olur.
Arşiv Depolamanın Kurum Açısından Önemi Nedir?
Kurumun geçmişten günümüze tüm bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. Hangi tarihte işlem görmüş olursa olsun, aranan herhangi bir dosyaya sorunsuz ve rahat bir erişim sağlanabilecektir. Dosyalama yöntemi zaman ve iş kaybını engelleyerek verimliliği de en üst seviyeye çıkaracaktır. Bilgiye ve belgelere erişimin kolaylığı kurum faaliyetlerini de olumlu yönde etkileyecektir. Dosyalama hukuki açıdan da gereklidir. Herhangi bir idarenin bilgi belge talebinde, kolay erişimi olduğu için çalışanları zor duruma sokmayacaktır, aranan belgenin hemen bulunması sağlanabilecektir.
Arşiv Depolama Nasıl Yapılır?
Arşiv depolamada evrakların uygun bir biçimde saklanması oldukça önemlidir. Bilindiği üzere kağıt, nem gibi unsurlardan çok çabuk etkilenir ve böylece evrakın hasar görmesine, birbirine yapışmasına neden olur. Bu da evrakların kullanılamaz hale gelmesine yol açar. Bu nedenden dolayı arşiv depolama ancak ve ancak profesyonel depolama hizmeti veren firmalar aracılığıyla yapılmalıdır. Evrak depolama dışarıdan bakıldığında kolay gibi görünse de hayli özen isteyen bir işlemdir. Çünkü en küçük bir olumsuzluk ya da istenmeyen durum evrakların zarar görmesine neden olacaktır.
Kiptaş Eşya Depolama olarak bu yöndeki beklentilerinizi çok iyi biliyor ve bu beklentilerin doğru bir biçimde karşılanması için planlama yapıyoruz.
Arşiv depolama yaparken zaman içinde depoladığınız dosyalara da bakma ihtiyacınızın doğabileceğini de çok iyi biliyoruz. Depolamamızı yaparken evraklarınızı kategoriler halinde depoluyoruz. Evraklarınızın gizliliğine de son derece önem veriyoruz. Sadece sizin izin verdiğiniz kişilere evraklara erişim sağlanabilmektedir. Bunun dışındaki kişilerin evraklara erişimini de engellemiş olacaksınız.
Nem, toz ve haşerelere karşı korumalı depolarımız size oldukça güvenli bir depolama olanağı sunar.
Arşiv Depolamanın Sunduğu Avantajlar Nelerdir?
Evraklarınızı, evrak depolama hizmeti alarak saklarsanız büronuzda yeni çalışma alanlarına yer açmış olursunuz ve daha ferah bir çalışma ortamı yaratmış olursunuz. Değerli belgelerinizin ya da yasal olarak saklamak zorunda olduğunuz evrakların istenmeyen kişilerce erişimini engellemiş olursunuz. İşyerinizde yaşanabilecek yangın ya da benzeri bir doğal afet, hırsızlık, kasıtlı zarar verme gibi istenmeyen durumlara karşı güvenli bir koruma sağlamış olursunuz. Doğal afetlerin yanı sıra, nem, rutubet, haşere gibi evraklara zarar verebilecek durumlardan da korumuş olursunuz. Depolar çelik raf sistemiyle tasarlanmış olduğundan size daha kolay bir depolama ve düzenli bir arşivleme olanağı sunar.
Bir başka hizmetimiz olan özel eşya depolama hizmetimizi de incelemek isterseniz bağlantıya tıklayabilirsiniz.