Sağlık Bakanlığı ile Uluslararası İmar ve Kalkınma Bankası(Dünya Bankası) arasında, Türkiye’ de sağlık hizmetlerinin güçlendirilmesi ve halkın sağlık düzeyinin yükseltilmesi amacıyla 16 Ağustos 1990 tarihinde imzalanan 3057-Tu no’lu ikraz anlaşması çerçevesinde çalışmalarını sürdürmekte olan Türkiye 1. Sağlık Projesi kapsamında bir Sağlık Enformasyon Sistemi Bölümü kurulmuştur
SES bölümünün temel amacı, tüm Türkiye’yi kapsayan ve sağlık sektöründe bütün seviyelerdeki yöneticilerin ve hizmet sunanların gereksinim duyduğu enformasyonu sağlayacak, bilgisayar destekli bir enformasyon sistemi kurmaktır.
SES bölümü çalışmaları çerçevesinde öncelikle bir planlama dönemi, daha sonra da 5 yıllık bir tasarım ve uygulama dönemi öngörülmüştür.
SES planlama çalışması aşağıda verilen amaçlar doğrultusunda başlatılmış ve tamamlanmıştır;
• Sağlık Bakanlığı mevcut yapısının sistematik bir analizini yaparak enformasyon ile ilgili sorunlarını, olası çözümleri ve enformasyon ihtiyacını belirlemek,
• Projenin 5 yıllık tasarım ve uygulama döneminde, sağlık Enformasyon Sisteminin kurulması ile ilgili faaliyetleri yönlendirecek rehberleri ve standartları belirlrmek.
• Tasarım ve uygulama aşamalarında kullanılacak metod ve kriterlerini belirlemek,
• Kısa vadede, uygulamada öncelik verilecek alanları belirlemek,
• Uzun vadede, Sağlık Enformasyon Sisteminin genel özelliklerini ve yapısını oluşturan starejileri belirlemek,
• Enformasyon Sisteminin verimli ve etkin birşekilde çalışması için verilmesi gereken eğitim stratejilerini, metodlarını ve kriterlerini belirlemek,
• SES teknolojisinin seçimi ve kullanımı ile ilgili stratejileri ve kriterleri belirlemek.
Planlama çalışması sırasında, yukarıda verilen amaçları gerçekleştirmek için 5 temel çıktı üretilmiştir;
1. Stratejik Plan
2. Fonksiyonel (İşlevsel) Plan
3. Eğitim Stratejisi
4. Enformasyon Teknolojisi Stratejisi
5. Operasyonel Plan (Uygulama Planı)
Bu çıktıların hazırlanması sırasında nasıl bir yaklaşım izlendiği aşağıda açıklanmıştır;
Enformasyon Sistemlerinin tasarımında başlıca iki yaklaşım mevcuttur:
o Enformasyon Yaklaşımı
o Sistem Yaklaşımı
“Enformasyon Yaklaşımı” sağlık sektörünün temel fonksiyonlarını (işlevlerini) esas alır ve organizasyonel yapılar ne kadar değişirse değişsin fonksiyonların büyük ölçüde değişmeyeceğini varsayar. Enformasyon Sistemlerini organizasyonel birimlere göre değil fonksiyonlara göre değiştirir.
“Sistem yaklaşımı” ise organizasyonel yapılar ile yola çıkar, fonksiyonların zaman içinde değişebileceğini fakat organizasyonel büyük değişikliğe uğramadan süreceğini varsayar. Enformasyon sistemlerini mevcut organizasyonel yapıların ihtiyaçlarına göre geliştirir.
Ülkemizde sağlık sektörü, köklü organizasyonel değişiklikleri de içine alan bir dizi reform sürecine girmiştir.Bu nedenle planlama çalışmasında kullanılacak olası iki yaklaşımdan “Enformasyon Yaklaşımı”na tercih edilmiştir.
Bu çalışmada izlenecek yaklaşımın seçiminden sonra sırasıyla aşağıdaki faaliyetler gerçekleştirilmiştir.
İlk olarak, merkez ve taşra teşkilatının bazı birimlerinde mevcut durum analizi yapılarak, bakanlığın temel fonksiyonları ve enformasyon sistemi açısından sorunları belirlenmiştir.
İkinci aşamada, Ulusal Sağlık Politikası dokümanı, Sağlık Sektörü Master Plan dokümanı da incelenerek Durum Analizi değerlendirilmiştir. Mevcut sistemin, SES’in geliştirilmesinde güçlü ve zayıf yönleri, değrelendirilebilecek fırsatlar ve göz önüne alınması gereken darboğazlar bir SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunities and Threats) analizi ile tespit edilmiştir. SWOT analizinin sonuçları sentez edilmiş ve taslak bir stratejik plan oluşturulmuştur.
Üçüncü aşamada, yapılan çalışmaları değerlendirmek, değişik görüş ve yorumları alabilmek için Ekim 1992’de bir workshop düzenlenmiştir. Bu workshop’a davet edilen Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı yöneticileri, üniversiteler, DİE ve diğer kurumlardan uzmanların yorum ve eleştirileri doğrultusunda taslak stratejik plan gözden geçirilmiş ve bir sonraki aşama olan Fonksiyonel ve Operasyonel plan için katılımcılardan onay alınmıştır.
Dördüncü aşamada, Bakanlık merkez ve taşra teşkilatında bir fonksiyonel analiz yapılmış ve Durum Analizi derinleştirilmiştir. Bakanlığın temel fonksiyonları, bu fonksiyonların amaçları, hedefleri, içerdiği faaliyetler, enformasyon akışı ve bunlarla ilgili sorunlar belirlenmiştir.
Beşinci aşamada, Bakanlığın mevcut idari ve yönetim yapısı incelenmiş, bakanlığın temel fonksiyonları ile organizasyonel yapıları karşılaştırılarak ihtiyaç duyulan Enformasyon Modülleri tespit edilmiştir.
Altıcı aşamada, Sağlık Enformasyon Sistemlerine yönellik eğitim ihtiyaçları değerlendirilmiş ve Eğitim Stratejisi geliştirilmiştir. Bunun yanısıra, diğer ülkelerdeki sağlık enformasyon sistemleri incelenmiş, bakanlığın ihtiyaçları göz önüne alınarak Enformasyon Teknolojisi Stratejisi belirlenmiştir. Bu çalışmada, enfomasyon teknolojilerindeki en son gelişmeler de göz önüne alınmıştır.
Son olarak, hazırlanan Stratejik ve Fonksiyonel Planlardaki etkinlikleri hayata geçirmek için bir Operasyonel Plan hazırlanmıştır. Bu planda uygulama döneminde yapılacak olan etkinlikler, erişilmesi gereken ara hedefler, eldeki kaynaklar ve öncelikler belirlenmiş, ayrıca, uygulama dönemine ait iş planları ve zaman tabloları çıkarılmıştır.
Hazırlanmış olan Sağlık Enformasyon Sistemi Planlama Çalışması Şubat 1993’te düzenlenen bir workshop ile Sağlık Bakanlığı yöneticilerinin ve uzmanlarının tartışmasına sunulmuş ve görüşleri alınmıştır.
12-16 Nisan 1993 tarihlerinde düzenlenen 2. Ulusal Sağlık Kongresi SES komisyonunda da görüşülen Planlama Çalışması, uygun ve etkin bulunmuş, uygulâma dönemine geçilmesi kararlaştırılmıştır.
SES planlama çalışması, 28 Eylül – 1 Ekim 1993 tarihleri arasında İstanbul’da düzenlenen Bilişim ’93 Etkinlikleri çerçevesinde, Türkiye’nin önde gelen bilgisayar ve enformasyon uzmanlarının görüşüne sunulmuş ve olumlu tepkiler alınmıştır.
Türkiye l. Sağlık Projesi Genel Koordinatörlüğü kapsamında çalışmalarını sürdürmekte olan Sağlık Enformasyon Sistemi Bölümü,şu anda, planlama çalışmasındaki esaslara uygun olarak sistem analizi, organizasyonel yapılanma, standart yazılım ve donanım konfigürasyonlarının işlenmesi ile ilgili kural ve yönetmeliklerin belirlenmesi, personelin eğitim ile ilgili konularda uygulama aşamasına geçmek üzeredir.
Kurulması öngörülen SES, sağlık sektöründeki her düzeyden karar vericilere,
• politikaları belirlemek ve/veya uygulamak,
• hedeileri koymak,
• etkinlikleri izlemek ve değerlendirmek,
• eylemlerde bulunmak,
• kaynakları rasyonel birşekilde kullanmak için gerekli enformasyonu sağlayacaktır.
Önümüzdeki yıllarda kademeli olarak faaliyete geçmesi planlanan SES, program yönetimi ve politika oluşturma fonksiyonları için bir araç olacaktır.
Kurulacak olan SES’in amaçlarışunlardır:
• Her seviyedeki karar vericiye, sağlık sektörü kaynaklarının ve faaliyetlerinin planlanması ve izlenmesinde yardımcı olmak. Bunun için, sağlık hizmetlerinin zamanında, objektif değerlendirmelerini yapmak, bu hizmetleri için harcanan kaynakların (Girdiler) sağlığa getirdiği katkıları (Çıktılar) belirlemek ve alternatif hizmet sunum stratejilerinin modellenmesine imkan vermek gerekir.
• Her seviyedeki kullanıcının katkısını sağlayarak, üst düzey yö neticilere politikaların belirlenmesi ve izlenmesinde yardımcı olmak. Bu katkı enformasyonun en alt seviyeden süzülerek en üst seviyeye eriştiği ve oradan da süzülen enformasyonun alt seviyelere yayıldığı bir geri bildirim mekanizması ile sağlanmalıdır.
• Enformasyonun üretilmesinde ve kullanılmasında, her düzey de, özellikle sahada, esnek bir yapı oluşturmak. Sektörün her seviyesinde, enformasyon ihtiyaçları farklı olan yöneticiler ve karar vericiler bulunmaktadır. Bu nedenle farklı seviyeler deki farklı enformasyon ihtiyaçlarına cevap verebilecek ve değişenşartlara adapte olabilecek esnek bir yapı gerekmektedir.
• Sağlık hizmetlerinin sunumu için gerekli Yönetim ve Destek fonksiyonlarını güçlendirmek. Hizmet sunumunda kalite güvencesinin sağlanması ve kaynak dağılımının optimizasyonu için gereken enformasyon, kurulacak olan SES tarafından temin edilmelidir.
Sağlık sektörünün uzun vadeli ihtiyaçlarına cevap verecek bir enformasyon sistemi kurmadan önce, sektörün uzun vadeli amaçlarının, hedeflerinin ve enformasyon ihtiyaçlarının sistematik birşekilde belirlenmesi gerekir.
Etkin ve verimli bir enformasyon sisteminin kurulabilmesi için, öncelikle sektörün;
• Fonksiyonları
• Bu fonksiyonların amaçları
• Amaçlara ulaşmak için yürütülen etkinlikler
• Etkinlikleri gerçekleştiren organizasyonel birimler
• Etkinlikleri denetlemek ve değerlendirmek için gerekli bilgi
• Bu bilgiyi elde etmek için gerekli olan veriler belirlenmelidir.
Bu ana strateji izlenerek yapılan çalışmalar sonrasında SES’in temel yapısı ortaya çıkartılmış ve Sağlık Enformasyon Sisteminin 4 temel enformasyon modülünden oluşacağı belirlenmiştir;
1. Sağlık İstatistikleri Modülü
2. Finans Yönetimi Modülü
3. İnsangücü Yönetimi Modülü
4. Altyapı ve Malzeme Yönetimi Modülü
SES Planlama Çalışmasında öngörülen bu modüler yaklaşım, her bir organizasyonal birimin yürütmekte olduğu her bir fonksiyon için hangi bilgiye ihtiyacı olduğunun belirlenmesinde, dolayısıyla veri toplanmasında duplikasyonun önlenmesinde ve optimal bir veri akışının sağlanmasında çok önemli bir rol oynamaktadır.
Modüler yaklaşım ile sistemin kademeli olarak hayata geçirilmesi sağlanacak ayrıca merkez teşkilat için gerekli olan bilgilerin yanı sıra bölgesel bazda sorunlara çözüm getirmek amacıyla toplanması özellik gösteren verilerin toplanabilmesi de mümkün olacaktır.