Yaklaşık Maliyet Güncellemesi Ne Zaman Yapılmalıdır?
Öncelikle yaklaşık maliyetin ne demek olduğunu açıklamak gerekirse;
4734 sayılı Kamu ihale kanunun 9. Maddesinde Yaklaşık maliyet ile ilgili olarak; “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” Düzenlemesine yer verilmiştir.
Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri ihale uygulama yönetmeliklerinde ise Yaklaşık maliyet: İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, katma değer vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin öngörülen bedel olarak ifade edilmiştir.
Yukarıda yer alan düzenlenmelerde yaklaşık maliyetin ihale yapılmadan ve ihale onay belgesi düzenlenmeden idarelerce her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanması gerektiği anlaşılmaktadır.
Peki yaklaşık maliyetin ihale yapılamadan önce hazırlanması gerektiğine göre ihale sürecinde yaklaşık maliyet güncellenebilir mi, güncellenmesi halinde bu güncelleme hangi aşamada yapılabilir?
Ayrı mevzuat düzenlemeleri olması nedeniyle bu hususu Mal ve hizmet alımları ile yapım işleri için ayrı ayrı değerlendirmek daha açıklayıcı olacaktır.
- Yapım İşleri İhalelerinde Yaklaşık Maliyetin Güncellenmesi;
Yapım işleri ihalelerinde yaklaşık maliyet güncellemesi Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 11. Maddesine göre yapılabilmektedir. Buna göre; yaklaşık maliyet idare tarafından İş kalemi ve/veya iş grubu şeklinde tespit edilen imalat miktarlarının, Yönetmeliğin 10 uncu maddesine göre belirlenen ve yüklenici karı ve genel gider ihtiva etmeyen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutar KDV hariç olarak hesaplanır ve bulunan bu tutara % 25 oranında yüklenici kar ve genel gider karşılığı eklenmek suretiyle yaklaşık maliyet tespit edilir. Ancak, tespit edilen yaklaşık maliyet, güncelliğini kaybetmesi halinde, ilk ilan veya davet tarihine kadar güncellenir.
Yaklaşık güncellemesi İnşaat maliyet endeksleri, Yİ-ÜFE veya TÜFE endeksleri üzerinden güncellenebilmektedir.
Buna göre yapım işleri ihalelerinde yaklaşık maliyet, güncelliğini kaybetmesi halinde, ilk ilan veya davet tarihine kadar güncellenebilmekte olup, bu tarihten (ilk ilan veya davet) sonra ihale sürecinin herhangi bir aşamasında güncellenmesi mevzuata uygun olmamaktadır.
- Hizmet Alımları İhalelerinde Yaklaşık Maliyetin Güncellenmesi;
Hizmet alımları ihalelerinde yaklaşık maliyet güncellemesi Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9. Maddesine göre yapılabilmektedir. Buna göre; idare tarafından hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutar, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirlenir. Bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak %7 oranını geçmemek üzere yüklenici kârı eklenir. Bu tutar, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyet hesaplanır. Hesaplanan yaklaşık maliyetin, hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybettiği durumlarda, işi oluşturan unsurlara ilişkin maliyetler idarelerce, endeks üzerinden güncellenir. Ayrıca, Asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerinde ilgili mevzuatından kaynaklanan değişiklikler nedeniyle yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi durumunda, gerekçesi belirtilmek suretiyle ihale komisyonu tarafından, bu maliyetler dikkate alınarak yaklaşık maliyet güncellenir.
Buna göre Hizmet alımları ihalelerinde yaklaşık maliyet hesaplandığı tarihten itibaren ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelliğini kaybetmesi halinde, idare tarafından işi oluşturan unsurlara ilişkin maliyetler idarelerce, endeks üzerinden yaklaşık maliyet güncellene bilmekte olup, bunun istinası ise Asgari ücret ve diğer işçilik maliyetlerinde ilgili mevzuatından kaynaklanan değişiklikler nedeniyle yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığının belirlenmesi durumunda, gerekçesi belirtilmek suretiyle ihale komisyonu tarafından, bu maliyetler dikkate alınarak yaklaşık maliyet güncellenebilmektedir. Bunun dışında hizmet alımları ihalelerinde yaklaşık maliyetin ihale süreci içerisinden güncellenebilmesi mevzuata uygun olmamaktadır.
- Mal Alımı İhalelerinde Yaklaşık Maliyetin Güncellenmesi;
Mal alımı ihalelerinde yaklaşık maliyet güncellemesi Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin ilkeler” başlıklı 7.maddesine göre yapılabilmektedir. Buna göre; İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ihale konusu malın KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. İdare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyet yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; İhale komisyonu, değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır.
Burada yer alan düzenleme gereği mal alımı ihalelerinde yapım işleri ile hizmet alımı ihalelerinden farklı olarak yaklaşık maliyet ihale komisyonu tarafından ihale tarihine kadar güncellenebilmekte olup, güncellenmesi halinde gerekçeleri belirtmek suretiyle teklif değerlendirmesinde güncellenen yaklaşık maliyet dikkate alınabilmektedir.
Diğer bir soru ise yaklaşık maliyetin güncel olması gerekip gerekmediğidir.
Benzer konuda itirazen şikayet başvurusu üzerine Kamu İhale Kurumunun uyuşmazlık kararında;
İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, ayrıntılı fiyat ve gerektiğinde miktar araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirlenmesi ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilmesi gerektiği, buna ilişkin ayrıntılı hususların Yönetmelik’in yukarıda yer verilen ilgili maddelerinde düzenlendiği anlaşılmaktadır. Yaklaşık maliyetin güncelliğini yitirmesi durumunda ise idarece yaklaşık maliyet ilk ilan veya davet tarihine kadar güncelleneceği, yapılan tespitler neticesinde ilan tarihi 11.02.2021 olan incelemeye konu ihalede idare tarafından ihale konusu işi oluşturan 16 iş kalemi için genel olarak 2020 yılına ait kamu kurum ve kuruluşlarının birim fiyatlarının 2 iş kalemi için ise 2019 yılı rayiçleri kullanılarak analiz oluşturulduğu, 5 iş kalemi için ise piyasa araştırmasının esas alındığı, buna göre yaklaşık maliyetin hesaplanmasında güncel olmayan birim fiyatların da kullanıldığı, ancak ilgili idare tarafından ilk ilan tarihine kadar yaklaşık maliyetin güncellenmediği bu durumun sonraki ihale işlemlerinin sağlıklı yürütülmesini engelleyeceği ve 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde hüküm altına alınan temel ilkelerin zedelenmesine yol açacağı belirlendiğinden ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.
Özetlemek gerekirse yaklaşık maliyetin güncelliğini kaybetmesi halinde güncellenmesi gerekmekte olup, yaklaşık maliyetin güncellenmediği bu durumun sonraki ihale işlemlerinin sağlıklı yürütülmesini engelleyeceği ve 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde hüküm altına alınan temel ilkelerin zedelenmesine yol açacağı bu durumun ihalenin iptal edilmesine neden olacağı ortadadır.
Özellikle yapım işleri ihalelerinde 02.06.2022 sonrasında başta Çevre Şehircilik ve İklim Değişikliği olmak üzere ilgili kurumlar tarafından birim fiyatlar güncellenmiş olduğu hususu dikkate alınarak işlerin ihale edilmesi önem arz etmektedir.