Fuar, ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir.
Fuarlarda alıcı ve satıcılar çeşitli iş anlaşmaları gerçekleştirmek üzere biraraya gelmektedirler.
Zaman açısından sınırlandırılmış aktiviteler olup, çok sayıda katılımcı, bir veya birden fazla ekonomik dalın önemli ürünlerini sergilemekte ve ağırlıklı olarak sanayi toptancılarına, sanayi tüketicilerine ve büyük miktarlarda satın alanlara örnek ürünler tanıtmaktadır.
Üretim sistemleri ve tanıtım olanaklarında meydana gelen gelişmelere bağlı olarak ürünlerin tanıtılması, pazarlanması ve dağıtım kanalının geliştirilmesi için en geçerli araçlardan biri olan fuarlar da bu gelişim süreci doğrultusunda daha farklı niteliklerdeki ürün ve hizmet grupların tanıtımı ve pazarlanmasını gerçekleştirmek amacıyla farklı gruplara ayrılmıştır.
Yatay (Genel) Fuarlar
Tarım, endüstri ve her türlü tüketim mallarının birlikte ve çeşitleriyle (mamul, yarı-mamul ve hizmet) sergilendiği fuarlardır. Genellikle ürün ve hizmetin tanıtılması ve satışı esasına göre düzenlenmektedir.
Dikey (İhtisas) Fuarları
Düzenlendiği konuda üretilen ürün ya da hizmetlerin sergilenmesine izin verilen ve genellikle o sektörle ilgili hedef kitleler tarafından ziyaret edilen fuarlardır.
Yüksek teknolojilerin tanıtılması, transferi ve üretilmesinde, ticari ilişkilerin arttırılmasında, pazar yapısı ve potansiyeli konusunda bilgi akışı sağlanmasında ortam hazırlar.
İhtisas Fuarları aşağıdaki gibi ele alınabilir;
Büyük İhtisas Fuarları: Sadece iş adamlarına açık olarak, sektör ve pazar dilimi bazında gerçekleştirilmektedir. Bu fuarlara katılan firmaların hem fuarın düzenlendiği ülkeden, hem de diğer ülkelerden çok sayıda ithalatçı ile karşılaşma ve ticari bağlantı kurma şansı vardır. Ayrıca pazara yeni girme gayretinde bulunan firmalar açısından acente veya distribütör bulma konusunda avantajlar sağlamaktadır.
Küçük İhtisas Fuarları: Küçük kapsamlı ticaret fuarları içinde sayısı en fazla olan bu fuarlar, genellikle parekendecilere yönelik olarak düzenlenmekte ve fonksiyonları açısından büyük ihtisas fuarları ile benzerlik göstermektedir.
İhtisas Fuarlarıda Endüstriye göre ve pazar bölümüne göre 2'ye ayrılır;
–Endüstriye Göre İhtisaslaşma: Bir endüstriye dayalı organize edildiği için konuyla ilgili olmayan kişilerin gelme olasılığı az olmakla beraber, bu tarzdaki fuarlar acente ve distribütör bulma açısından iyi bir araç olarak görülmektedir.
-Pazar Bölümüne Göre İhtisaslaşma: Parakendecilere yönelik olarak düzenlenmekte olup, parakende ticaretteki yenilikleri tanıtmak için olanak sağlamaktadır.
Tüketici Fuarları
Toplumun her kesimine açık olan ve tüketim mallarının segilendiği fuarlardır. Ziyaretçilerinin çoğunluğunu fuarın düzenlendiği merkez ve komşu merkezden gelen halk oluşturduğundan belirli bir bölge ya da ülkede dağıtım ağı bulunan ürünler ve şirketler için bu fuarlar genel tanıtım ve satış geliştirme açısından oldukça yararlı olmaktadır.
Entegre Fuarlar
Temel alınan bir ürünle ilgili diğer tüm ürün, mamul, yarı-mamul, ekipman ve hammadde gibi temel ve yan dalları kapsayacak şekilde entegre edilerek düzenlenen organizasyonlardır.
Solo Fuarlar
Bir ülkenin başka bir ülkede tek başına organize ettiği fuarlardır.
Bölgesel Fuarlar: Belirli bir coğrafi bölge bazında düzenlenen ve içinde bulunulan bölgedeki ziyaretçiler tarafından ziyaret edilen fuar tipidir.
Ulusal Fuarlar: Düzenlendiği ülkenin kuruluşlarının katılmasıyla gerçekleştirilen ve başka bir ülke kuruluşunun katılımına izin verilmeyen fuarlardır.
Uluslararası Fuarlar: Birçok ülkenin katılımıyla gerçekleştirilen ve fuara katılan firmaların kendi ülkelerinin ekonomik, teknolojik, kültürel-sosyal düzeylerini ve imkanlarını ortaya koyarak uluslararası bir tanıtma stratejisi izlediği fuarlardır.
Expo Organizasyonları
EXPO sözcüğü 'uluslararası sergi' anlamına gelmektedir. 3-5 yıl gibi aralıklarla ve en çok 6 ay boyunca devam eden EXPO'lar hem düzenlendiği ülkenin hem de katılımcıların ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı, teknolojik gelişmelerin sergilendiği, gelecek vizyonların yansıtıldığı bir iletişim platformudur. Bir ülkenin ekonomik ve teknolojik değerlerini tanıtmakla kalmayıp, yerel ve kültürel değerlerini de tanıtmaya aracılık eder. Ayrıca ülkelerin ulusal ve uluslararası ekonomisini güçlendirdiği gibi, ülkeler arası ticari ve kültürel ilişkileri de geliştirmektedir.
Fuarların Önemi
Katılımcı Firmalar Açısından Önemi
Fuarlar mal ve hizmet üreticilerinin ve tüketicilerinin belli bir zaman ve mekân dilimi içerisinde buluştukları bir Pazar niteliği taşımakta ve fuarların belirli bir konuya yönelik olması katılımcı firmalara ‘ilgili talebi’ doğrudan, kısa sürede ve en etkili biçimde yakalama imkanı vermektedir. Bu sayede de hem satış hem de tanıtım açısından önemli kazanımlar elde edilmesini sağlamaktadır. Bu açıdan fuarlar, tanıtım kapsamlı olmakta, katılımcıların etkili satış grafiğinin bire bir pazarlama ilişkileri ile artmasına aracılık etmektedir.
Firmaların büyüklüğü ne olursa olsun, ticari ihtisas fuarlarına katılmak onlara, bundan sonraki çalışmalarında rehberlik edecek bilgileri toplamak, satış yapmak ya da yeni ilişkiler kurmak adına pek çok fırsat sunmaktadır.
Bir Kitle İletişim Aracı Olarak Önemi
Fuarlar, dünya devletlerinin ticari, ekonomik, sosyal ve kültürel açıdan birbirlerini tanıyıp aralarındaki ilişkileri ve dayanışmayı en üst seviyede gerçekleştirmeleri açısından önemli yararlar sağlamaktadır.
Bir ürün ve hizmet üreten işletmeler varlıklarını sürdürebilmek için ürün ve hizmetlerini satmak ve kar etmek zorundadır. Günümüz koşullarında ise müşteri gruplarına satış yapabilmek için öncelikle bunların tanıtımını etkin bir biçimde gerçekleştirmek ve bu sayede yurtiçi ve yurtdışı pazarlara ulaşmak gerekmektedir. İşte bu noktada reklâm, halkla ilişkiler ve tanıtım çalışmalarının önemi ve gerekliliği ortağa çıkmaktadır.
Fuar organizasyonları da günümüzde reklâm, halkla ilişkiler gibi çağdaş iletişim olanaklarından biri haline gelmiş ve hedef kitleye firma ve firmanın pazarlama bileşimi hakkında bilgi verme, tanıtımı sağlama ve imajı güçlendirme konusunda önemli aşamalar kaydetmiştir.
Düzenlendiği Alanda Sosyo-Kültürel Ortam Bakımından Önemi
Fuarlar, farklı yöre, ülke ve kültürden insanları bir araya getirmesi, bunlar arasında iletişim kurulmasına ve kültürel paylaşımlar gerçekleştirilmesine yardımcı olması bakımından önem kazanmaktadır.
Fuar organizasyonları düzenlendikleri alanlara ciddi anlamda bir canlılık getirmektedir. Fuar dönemi boyunca, fuarı ziyaret etmek için başka şehir ve ülkelerden gelen katılımcı ve ziyaretçiler sayesinde kısa süreli de olsa ticari bir hareketlilik yaşanmakta ve de ekonomilere ciddi katkılar sağlamaktadır.
Katılımcı ve ziyaretçilerin konaklama, yeme, içme gibi temel ihtiyaçlarını fuarın düzenlendiği bölgede karşılama zorunluluğu o bölgede faaliyet gösteren birçok işletmenin gelirinin artmasına yardımcı olmaktadır.
Ayrıca bölge halkı fuar dönemi boyunca gerçekleştirilen aktivitelere katılma şansını elde etmekte, sosyal ve kültürel aktivitelere katılabilmektedir.
Pazarlama İletişimi Açısından Önemi
Pazardaki mevcut şartlar altında bir firma, ne kadar iyi ve kaliteli ürün üretirse üretsin, o ürünü iyi ve doğru bir biçimde tanıtmayı başaramazsa, faaliyet gösterdiği sektörde başarı sağlayamamaktadır. Bu noktada firmaların yürüttüğü bütünleşik pazarlama iletişimi süreci, firmaların yoğun rekabet ortamı içerisinde bir adım öne çıkmasında ve hem ürün / hizmetler hem de firma için ortak bir mesaj yaratılmasında etkili rol oynamaktadır. Bütünleşik pazarlama iletişimi kapsamında ele alınan iletişim teknik ve yöntemlerinin uygulanmasıyla birlikte, firmaya ait tek ve güçlü bir imaj oluşturulmakta ve sinerjik bir etki elde edilmektedir.
Bu aşamada ticari ihtisas fuarları da bütünleşik pazarlama iletişimi sürecinin çok önemli bir parçasını oluşturmakta ve diğer iletişim çabalarının etkinliğinin artırılmasına yardımcı olmaktadır.
Bir fuara katılım öncesinde yapılan stratejik planlama içerisinde ele alınması gereken önemli bölümlerden bir tanesi de, fuarda ziyaretçilere ne tanıtılacağı, ne gösterileceği ve bu işlemin nasıl yapılacağıdır.
Fuara katılım kararı verildikten sonra belirlenen amaçlara ulaşabilmek ve ziyaretçilerin ilgisini maksimum düzeyde çekebilmek için çeşitli canlı sunum ve gösterimler yapılması, katılımcı firmalar açısından bir zorunluluk olarak görülmektedir. Bunu başarıyla gerçekleştirebilmek için de potansiyel ziyaretçileri ne duymak ve ne görmek isteyebileceklerini tespit etmeye çalışmak yapılacak ilk uygulamalardan biri olmaktadır. Fuar alanında bir ürünü ziyaretçiye tanıtmak için çok genel bir ifadeyle üç yolu bulunmaktadır. Bunlar;
>>Ürünün kendisini fuar alanına götürmek ve tanıtmak,
>>Ürünün aslına uygun olarak yapılmış maketini götürmek ve tanıtmak,
>>Ürününü ayrıntılı olarak çekilmiş video görüntüleri ile tanıtımını yapmaktır.
Ürün ve Hizmetlerin Sergilenmesi
Ürün ve Hizmetlerin Gruplanması: Firmanın standında sergileyeceği ürün ve hizmetler değişik kategorilere ayrılacak niteliklere sahipse bunların ayrı ayrı sergilenmesine dikkat edilmelidir. Ayrıca söz konusu ürün veya hizmet grubu içinde özellikle vurgulanmak istenen ürünler varsa bunların diğerlerinden farklı bir yer ve tarzda sergilenmesi uygun olmaktadır.
Ürün ve Hizmetlerin Sergilenmesinde Alıcının Bakış Açısı: Ürünün ziyaretçilere nasıl gösterileceğine ve sergileneceğine dair kararlar alınırken konuya alıcının bakış açısıyla yaklaşmak gerekmektedir. Örneğin bir tüketim fuarında kakao üreticisi bir firmanın ürettiği kakao çeşitlerini sergilemesi ziyaretçiler için pek cazip gelmezken, mutlu bir aile kakaoyu zevkle gösteren büyük ve ışıklı ir pano veya ziyaretçilere güzel fincanlarda kakao ikram edilmesi büyük ilgi yaratabilmektedir.
Fuarın ve Ziyaretçilerin Türü: Katılımcı firma ürünlerini nasıl sergileyeceğini belirlerken hem katıldığı fuarın hem de ziyaretçilerin türüne dikkat etmek durumundadır. Fuar alanında son tüketiciler ile ticari alıcıların bakış açıları birbirinden oldukça farklı olmaktadır. Ticari alıcılar, sadece ürünün görsel özellikleriyle değil, yapısı, bileşenleri, kullanım özellikleri, dayanıklılığı… pek çok unsur ile ilgilenmektedir. Bu nedenle sergileme sırasında kendilerine tüm bunlarla ilgili bilgi aktarılmasını beklemektedirler.
Ürün ve Hizmetlerin Doğal Ortamlarında ve Kullanım Alanlarında Sergilenmesi: Katılımcı firmaların sahip oldukları ürün ve hizmetleri doğal ve kullanım alanlarında sergilemesi daha fazla ilgi toplamaktadır. Bu sergileme tipi, ziyaretçilere daha sıcak gelmekte ve ürünleri daha çekici kılmaktadır. Örneğin tekstil ürünlerinin duvarlara askıyla iliştirilmesi yerine mankenler üzerinde sergilenmesi, ev tekstil ürünlerinin doğal bir ortamında sergilenmesi gibi.
Fuar alanında gerçekleştirilecek olan prezantasyonların ayrıntılı bir biçimde planlanması son derece önemlidir. Prezantasyonlar, ziyaretçilerin ilgisini firma ve ürünlerine çekebilmek için bulunmaz bir fırsattır ve bu nedenle üzerinde önemle durulması gerekmektedir.
Rakipler
Firmaların fuara katılım amaçlarından bir tanesi de rakiplerin ulaştığı son durumu görmek, sektörün ulaştığı son durumu gözlemlemektir. Eğer firma fuar organizasyonuna böyle bir amaçla katılıyorsa fuar süresi boyunca rakiplerin durumunu gözlemleyecek ve rekabette avantaj yaratacak bilgileri toplayacak faaliyetler sürdürmesi gerekmektedir. Bu amaçla firma çalışanlarının yapabileceği şeyler şu şekilde sıralanabilir:
>> Diğer firma stantlarını gezip onların ürün ve hizmetleri hakkında bilgi edinmek.
>> Rakip firmaların sergileme stratejilerini gözlemlemek
>> Rakip firmaların ziyaretçiyle iletişim kurma, müşteriye yaklaşım biçimlerini gözlemlemek
>>Diğer firmaların düzenlediği seminer ve toplantılara katılarak söz konusu firmaların yürüttüğü faaliyetler ve yenilikler hakkında bilgi edinmek
>>Sektörle ilgili birlik ve kuruluş seminer ve toplantılara katılarak ulaştığı son durum hakkında bil edinmek.
Misafirler
Katılımcı firmanın fuar süresi boyunca yürüteceği en önemli çalışmalardan bir tanesi de, standa gelen konukların ağırlanması ve en iyi şekilde misafir edilmesidir. Ağırlama hizmetleri firma için olumlu bir imaj yaratılması ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi bakımından da önem taşımaktadır.
Ziyaretçileri ağırlama işlemleri standın büyüklüğüne firmanın bu iş için ağırladığı bütçeye göre değişiklik göstermektedir. Ağırlama hizmetleri içinde şunlar bulunmaktadır:
>>Ziyaretçilere hafif yiyecek ve içecek servisinin yapılması,
>>Standa gelen ziyaretçilere ürün numunelerinden hediye edilmesi,
>>Standa gelen ziyaretçilere firmayı temsil edebilecek küçük hediyelik eşyalar verilmesi,
>>Ziyaretçiler için dinlenme alanları oluşturulması,
>>Standa katılımcı firma yöneticileri tarafından özellikle davet edilen müşterilerin konaklama giderlerinin karşılanması,
>>İş bağlantısı yapılan ziyaretçi gruplarına özel davetler verilmesi, yemek, kokteyl vb.
>>Organizasyonların gerçekleştirilmesi,
>>Basın mensuplarının stantta ağırlanması
Fuar Sonrasında Rapor Hazırlanması
Fuar organizasyonu bitiminde katılımcı firma, stant yöneticisinden fuarda yürütülen faaliyetler, gerçekleştirilen satışlar, alınan siparişler kısaca fuardan beklenenlerin ne oranda gerçekleştiği üzerine bir rapor hazırlatabilmektedir.
Stant yöneticisinin fuar sonrasında hazırlayacağı rapor; hata ve eksiklerin saptanmasına, bir sonraki fuar döneminde aynı hataların tekrarlanmaması için gerekli tedbirlerin alınmasına ve daha etkin bir hazırlık dönemi geçirilmesine yardımcı olmaktadır.
Stant yöneticisi tarafından hazırlanacak olan raporun fuarla ilgili her ayrıntıyı kapsayacak nitelikte hazırlanması gerekmektedir. Söz konusu rapor şu bölümlerden oluşmalıdır:
>>Teknik bölüm
>>Satışlara ilişkin bölüm
>>Tanıtım faaliyetlerine ilişkin bölüm
>>Personele ilişkin bölüm
>>Rakiplere ilişkin bölüm
Teknik bölüm; stantta kullanılan materyaller üzerine odaklanmaktadır. Stant yapımında kullanılan malzemelerin sorun çıkarıp çıkarmadığı, yeterince sağlam olup olmadığı, daha sonraki yıllarda kullanılıp kullanılmayacağı, dekorasyon malzemelerinin ve mobilyaların amaca hizmet edip etmediğine ilişkin görüşleri kapsamaktadır. Ayrıca standın ziyaretçiler açısından ilgi çekip çekmediği, ziyaretçilerin standın en çok hangi bölümüyle ilgilendikleri de bu bölümde değerlendirilmektedir.
Satışlara ilişkin bölüm, raporun ticari bölümü olarak görülmektedir. Katılımcı firmanın fuar alanında yaptığı satış faaliyetleri hakkındaki ayrıntılar bu bölümde değerlendirilir.
Tanıtım faaliyetlerine ilişkin bölümde ise, katılımcı firmanın fuar öncesinde, sırasında, fuarın düzenlendiği şehirde ve fuar alanında yürüttüğü tanıtım çalışmalarının etkinliği değerlendirilmektedir. Fuar alanındaki ziyaretçilerin söz konusu tanıtım çalışmaları ile ilgili düşünce ve yorumları da raporun bu bölümünde aktarılmaktadır.
Personele ilişkin bölümde; stant yöneticisinin stantta görev yapan sürekli ve geçici personele ilişkin görüşlerine yer verilmektedir. Stantta görev alan bu kişilerin performansları değerlendirilmekte, ziyaretçilerle kurdukları iletişim göz önünde bulundurulmakta, stantta sergiledikleri hal ve tavır göz önüne alınmakta ve bu kimselerin fuar alanında çalışmaya uygun olup olmadıkları, gelecek yıllarda tekrar tercih edilip edilmeyecekleri konusunda görüş bildirilmektedir.
Rakiplere ilişkin bölümde de fuar alanında rakip firmaların yürüttüğü çalışmalar analiz edilmektedir. Bu firmaların yürüttükleri tanıtım çalışmaları, gerçekleştirdikleri ürün sunumları, bu sunumlarda kullandıkları yöntemler, müşteri ilişkilerindeki tarzları gibi fuar dönemi boyunca gözlemlenen noktalar gelecek yıllar için veri oluşturmak amacıyla stand yöneticisinin raporuna eklenmektedir.
Fuarlara Devlet Desteği
Ulusal Katılım ve Türk İhraç Ürünleri Fuarlarında; Fuar katılım sözleşmesine istinaden kesilen fatura bedelinin yüzde 65’i, katılımcının Sektörel Dış Ticaret Şirketi (SDŞ) olması durumunda ise yüzde 75’i teşvik olarak ödenir (2005 yılı için).
Fuar Katılım Ücretine Dahil (Kapalı Alan İçin) Hizmetler
*Stand konstrüksiyonu,
*Halı,
*Aydınlatma,
*Standların alınlık yazıları,
*Masa 1 adet,
*Sandalye 2 adet,
*Çöp sepeti 1 adet,
*Küllük 1 adet,
*Nakliye–Gümrük dahil başvuranlar için sergilenecek ürün ve eşyaların Türkiye–fuar ülkesi–Türkiye nakliyesi (Nakliye fazlası için ekstra ücret talep edilecektir),
*Sergilenecek ürünlerin gümrük işlemleri,
*Nakliye sigortası,
*Genel temizlik hizmetleri (stand içi temizlik hizmetleri katılımcıya aittir),
*Genel güvenlik hizmetleri,
*Türk katılımcılar kataloğunda firma bilgilerinin yer alması,
*Ziyaretin sağlanması için tanıtım yapılması.
Katılımcıya fuar bazında ödenecek destek tutarı, yurtdışı fuarın genel nitelikli Milli Katılım veya Türk İhraç Ürünleri Fuarı olması halinde 10.000 ABD Dolarını, sektörel nitelikli Milli Katılım veya Sektörel Türk İhraç Ürünleri Fuarı olması halinde ise 15.000 ABD Dolarını geçemez.
Bireysel Katılımlarda (Dış Ticaret Müsteşarlığı tarafından belirlenen Yurtdışında düzenlenen ticari nitelikteki sektörel uluslararası fuarlar için): Boş stand kirasının yüzde 65’i ve nakliye harcamalarının yüzde 50‘si, toplam 15.000 Amerikan Dolarını aşmamak üzere destek kapsamındadır.
Faturalarda Yer Alan ve Ödenmesi Zorunlu Kalemler;
-Kayıt ücreti,
-Kataloğa giriş,
-Reklam katkı bedeli,
-Çevre koruma vergisi,
-Multimedya bedeli,
-Ürün teşhir sigortası hesaplamaya dahildir.
Fuarı düzenleyen organizatör tarafından boş stand seçeneği sunulmadığı durumlarda veya standart donanımlı stand (shell scheme) kiralanmasının zorunlu olduğu hallerde, faturada yer alan stand bedelinin yüzde 80’i esas alınmak suretiyle belirlenen değer üzerinden 2004/6 sayılı Tebliğde belirtilen destek oranları uygulanır.
Fazla Nakliye Devlet Desteği Kapsamında mıdır?
2004/6 sayılı Tebliğe göre; aşağıda belirtilen sektörler için fazla nakliye destek kapsamındadır ( Kiralanan her m² stand için 0,15 m³ ve 40 kg. sergi malının nakliyesi Forum’a ait olup, bu hacmi aşan her bir m³ için ekstra ücret talep edilecektir).
Yurt dışı fuarlara iştirak eden komple tesis imalatı, makine ve otomotiv ana sanayii sektöründe faaliyet gösteren firmaların fuar nakliye masraflarının 10.000 ABD Dolarını geçmemek üzere yüzde 50’si, doğal taş, seramik ve mobilya sektöründe faaliyet gösteren firmaların fuar nakliye masraflarının ise 6.000 ABD Dolarını geçmemek üzere yüzde 50’si katılım bedeline ilaveten desteklenir.
Fuar ekstra malzemeleri devlet desteği kapsamın değildir.
Kaynak: Yaratım İçerik İletişim , Ahmet Bülend Göksel-Çisil Sohodol’un “Stratejik Fuar Yönetimi” adlı kitabı, www.forumfuar.com.tr