Teklif Zarfının Kaşelenmesi ve İmzalanması
En son güncellendiği tarih: 2 Mar 2019
İhale başvuru veya teklif zarfının hazırlanması istekliler tarafından basit bir konu gibi görülse de bu husus pek çok şikayet ve itirazen şikayetin gerekçesini oluşturmaktadır. Zira başvuru veya teklif zarfının mevzuatta belirtilen koşulları taşımaması halinde zarf açılmaksızın iade edilmektedir.
Başvuru veya teklif zarfının üzerinde bulunması gereken unsurlar mevzuatta şu şekilde sayılmaktadır:
İsteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı
İsteklinin tebligata esas açık adresi
Teklifin hangi işe ait olduğu
İhaleyi yapan idarenin açık adresi ve
Zarfın yapıştırılan yerine isteklinin imzası ve mührü (kaşesi)
Görüldüğü üzere zarfın üzerinde bulunması gereken unsurlar katı bir biçimde belirtilmiştir. Diğer taraftan eskiden Kamu İhale Genel Tebliği'nin 126.96.36.199'inci maddesinde yer alan:
"Başvuru veya teklif zarfı üzerinde ilgili ihaleye ilişkin İhale Kayıt Numarası (İKN) bilgisinin bulunması durumunda, bu numara üzerinden anlaşılabilecek bilgilere ayrıca başvuru veya teklif zarfı üzerinde yer verilmediği veya bunların hatalı olduğu gerekçe gösterilerek, zarfın değerlendirmeye alınmaması yönünde işlem tesis edilmeyecektir.”
hükmü de yürürlükten kaldırılmıştır. Tek başına bu durum bile Kamu İhale Kurumu'nun teklif zarfının düzenlenmesine ilişkin koşulların uygulanması konusundaki tutumunun daha da katı olacağına işaret etmektedir.
İmza ve kaşe konusuyla ilgili olarak en çok karşılaşılabilen problemler şunlardır;
İsteklinin sahibi olduğu diğer bir şirkete ait kaşeyi, yani yanlış kaşeyi kullanması,
Zarfın üzerindeki ticaret unvanıyla kaşe aslında aynı firmaya ait olduğu halde, kaşede eski unvana ait ibarelerin bulunması,
Şirket kaşesinin bulunmaması nedeniyle zarfın yapıştırılan yerinin hiç kaşelenmemesi,
Zarfın yapıştırılan yerinin kaşelenmesi ancak imzalanmaması,
İş ortaklığı olarak katılım sağlanan ihalelerde zarfın ortaklardan birisi tarafından kaşelenip imzalanması veya hiç kaşelenmemesi/imzalanmaması
Yukarıda sayılan problemlerin her birisinin sıkça yaşandığı bilinmekle birlikte bu problemler özellikle iş ortaklığı olarak ihaleye katılım sağlanması halinde gündeme gelmektedir.
Ancak yukarıda da bahsedildiği üzere zarfın yapıştırılan yerinin kaşelenip imzalanması gerektiği 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nda, iş ortaklığı olarak katılım sağlanan ihalelerde ise zarfın her bir ortak tarafından ayrı ayrı kaşelenip imzalanması gerektiği Kamu İhale Genel Tebliği'nde açıkça ifade edilmiş olup, bu koşullara riayet edilmemesi halinde teklif zarfının asgari şekil koşullarını taşımaması nedeniyle iade edilmesi söz konusu olacaktır.
Konuyla ilgili emsal Kamu İhale Kurulu kararları ise bu tip durumlarda idarenin teklif zarfını iade etmesi işleminin mevzuata uygun olduğu yönünde şekillenmekte dolayısıyla da bu gerekçeler için itirazen şikayet başvuru bedeli ödenmesi isteklilerin zararının artmasına neden olmaktadır.