Rapor, herhangi bir iş veya olay sonucu yapılanların, elde edilen bilgi, belge, duyum ve düşüncelerin belirli bir düzen dahilinde yazılı olarak bildirilmesidir. Rapor yazmanın amacı yapılan faaliyetlerin belgelenmesi ve durumun üst makamlar ile ilgili makamlara bildirilmesi içindir. Atalarımız “ Sel gider izi kalır, söz gider yazı kalır” diye boşa dememişlerdir. Zaman içerisinde not aldığımız bazı konular da rapor haline getirilebilir. Aynı zamanda rapor haline getirilen konular da faaliyetin birer parçasıdır.
Rapor, verilen bir görevin yapılmasıyla ilgili olabileceği gibi, yine görev sırasında rastlanan, görülen ve işitilen bir hususun ilgililere bildirilmesi amacıyla da yazılabilir. Rapor, aksi ispat edilene kadar geçerlidir. Raporun içeriğine göre hukuki sonuçlar doğabilir. Bir görev sırasında meydana gelebilecek herhangi bir suçu ilgiliye bildirme, ihbar mahiyetini alabileceği gibi, görevli tanık durumuna da geçebilir. Önemini ilk anda fark edemeyeceğimiz bazı detay bilgiler, kimi zaman soruşturmanın selameti açısından en önemli detaylar olarak karşımıza çıkabilir.
Rapor Yazılırken Gerekli Bilgiler:
Bir raporu yazarken raporda mutlaka bulunması gerekenler; tarih, saat, görev türü, ekip, telsiz kodu, araç plakası, devriye görev bölgesi, muhabereye ait önemli mesajların kaydı, telsiz merkezince yapılan diğer görevlendirmeler, görev ifa edilirken irtibat kurulan kişilerin açık kimlikleri, telefon numaraları ile adresleri, olaya ait tüm detayları içeren bilgiler, ışık, aydınlatma durumu, bilgi veren tanıkların isimleri ile görevin sona erdiği gün ve saatin kaydedilmesi gerekir.
Rapor Yazılırken Dikkat Edilecek Hususlar:
Rapora; Kağıdın üst orta bölümüne RAPOR yazılarak başlanır. Hemen altına raporun sunulacağı görevi veren makam kısaltma yapılmadan yazılır. Raporlar objektif olarak yazılmalıdır. Okunaklı, açık, manalı ve düzgün ifade ile yazılmalıdır. Rapor düzenlenirken silinti ve kazıntı yapılmamalıdır. Tüm raporlarda;
Ne oldu?
Ne zaman oldu?
Nerede oldu?
Neden oldu?
Nasıl oldu?
Kim-kimler karıştı?
Durum nasıl fark edildi?
Ne yapıldı? Vb. soruların cevabı yer almalıdır.
Raporlar; sözlü raporlar, Görsel raporlar, elektronik raporlar ve yazılı raporlar olarak sınıflandırılabileceği gibi, Yazılı raporlar; Günlük görev raporları, günlük olay defterinin tutulması, kişisel not defterinin tutulması, görev yerinde görev ile ilgili formların doldurulması, kaza veya olay raporlarının tanzim edilmesi ve devriye sonuç raporu şeklinde sınıflandırılabilir.