|5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İlgili Maddeleri|
|İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul Ve Esaslar|
|Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik|
|Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği|
|Kamu İç Kontrol Standartları|
|Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına İlişkin Maliye Bakanlığının Genel Yazısı|
|Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi|
|Eylem Planı Tablosu|
|Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Genelgesi|
|Kamu İç Kontrol Rehberi|
Başkanlığımızda yürütülen iç kontrol çalışmalarının Bakanlığımız birimlerine yaygınlaştırılması çalışmaları 18.02.2015 tarihli ve 53103866-43/515 sayılı Müsteşarlık Makamı Oluru ile başlatılmıştır.
Bu kapsamda İç Kontrol Yönlendirme Kurulu ve Birim İç Kontrol Çalışma Ekipleri oluşturulmuştur.
"İç Kontrol Sisteminin Kurulmasında Farkındalık Oluşturulması" konulu toplantı 20 Mart 2015 tarihinde Ankara Hakimevinde yapılmıştır. Söz konusu toplantıya Sayın Müsteşarımız, Müsteşar Yardımcıları ve birim amirleri katılmıştır.
Strateji Geliştirme Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi örnek olması amacıyla birimlere gönderilerek imza yetkisi devri çalışmalarının yapılması bildirilmiş ve tamamlanan yönergeler birimler tarafından Başkanlığımıza gönderilmiştir.
20-22 Nisan, 4-8 Mayıs, 11-13 Mayıs ve 20-22 Mayıs 2015 tarihlerinde Ankara Hakimevinde, birimlerin süreç haritalarının belirlenmesi ve iş akış şemalarının modellenmesi amacıyla "Bakanlığımızda İç Kontrol Sisteminin Kurulması Kapsamında Süreç Çalışmaları" konulu teorik ve uygulamalı eğitim verilmiştir.
16-18 Kasım, 23-25 Kasım, 30 Kasım - 2 Aralık ve 07-09 Aralık 2015 tarihlerinde Ankara Hakimevinde Bakanlık iç kontrol çalışma ekibine yönelik olarak düzenlenen "Bakanlığımızda İç Kontrol Sisteminin Kurulması Kapsamında Kurumsal Risk Yönetimi" konulu eğitime 181 kişi katılmıştır.
2016 Ocak ayı itibariyle birimler risklerini ve kontrol faaliyetlerini belirleme çalışmalarını sürdürmektedir. Bu çalışmanın tamamlanması ile birlikte Bakanlık Risk Kataloğu hazırlanacaktır.
Başkanlığımızda İç Kontrol Sisteminin kurulması ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak amacıyla yapılacak çalışmalarda görev almak üzere Başkanlığımız personelinin katılımıyla "İç Kontrol Çalışma Ekibi" oluşturularak Başkanlığımızda iç kontrol çalışmalarına başlanılmıştır.
18-21 Şubat 2013 tarihlerinde Ankara Hakimevinde iç kontrol çalışma ekibinin katılımıyla "İç Kontrol Eğitim ve Uygulama Çalışma Toplantısı"nın ilki düzenlenmiştir. Bu çalışmada iç kontrol kavramı ile süreç yaklaşımın önemi, sürece ilişkin kavramlar, süreç hiyerarşisi, süreç sınıflandırmaları ve tanımlamaları konusunda eğitim alınmış ve örnek süreç uygulaması çalışmaları yapılmıştır.
Eğitimin ardından iç kontrol çalışma ekibi Başkanlığımızın fonksiyonlarını dikkate alarak 12 ana süreç, 27 süreç ve 82 alt süreç belirlemiştir. Fonksiyonların yürütüldüğü şube müdürlükleri dikkate alınarak iş akış süreçlerinin çıkartılması için görev dağılımı yapılmıştır.
İç kontrol çalışma ekibi tarafından, tüm süreçlerin iş akış şemaları hazırlanmıştır.
03-05 Nisan 2013 tarihlerinde Ankara Hakimevinde iç kontrol çalışma ekibinin katılımıyla "İç Kontrol Eğitim ve Uygulama Çalışma Toplantısının ikincisi düzenlenmiştir. Bu çalışmada risk yönetimi, risklerin tespiti ve ölçümüne yönelik teknikler, risk ve kontrol kavramları, risk kontrol matrisleri oluşturma konularında eğitim alınmış ve süreç bazlı örnek risk değerlendirme çalışması yapılmıştır.
Hazırlanan iş akış şemaları baz alınarak, iç kontrol hazırlama ekibi tarafından, Başkanlığımızca yürütülen görevler risk odaklı olarak değerlendirilmiş ve amaçlara ulaşılmasını engelleyebilecek riskler belirlenmiştir ve bu risklerle ilgili kontrol faaliyetleri tanımlanmıştır. Faaliyetlerimizin daha sağlıklı yürütülmesi amacıyla çeşitli risklerle ilgili eylemlerin yapılması planlanmıştır.
İç kontrol çalışmalarında kullanılan Kamu İç Kontrol Otomasyon Sistemi (KİOS) yazılımının Başkanlığımız personelince kullanılabilmesi için eğitim alınmıştır.
Her iş için, imzaya yetkili görevlilerin belirlenmesi amacıyla İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanarak, Müsteşarlık makamının onayı ile yürürlüğe girmiş ve Başkanlığımızın birimlerine duyurulmuştur.
1. İÇ KONTROL NEDİR?
Yeni kamu yönetimi anlayışının en önemli kavramlarından biri olarak kabul edilen iç kontrolün birçok farklı tanımı bulunmaktadır. Bununla birlikte tanımlarda yer alan unsurlar aynıdır:
Tüm bu unsurlar dikkate alındığında genel bir ifadeyle iç kontrol, kurum hedeflerine ulaşılması, faaliyetlerin düzenlemelere uygun, etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi, mali ve mali olmayan bilgilerin doğruluğunun ve güvenilirliğinin sağlanması hususlarında makul güvence elde etmek üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından risk esaslı olarak gerçekleştirilen bir süreçtir.
2. İÇ KONTROLÜN TEMEL İLKELERİ NELERDİR?
3. İÇ KONTROLDE ROL VE SORUMLULUKLAR KİMLERE AİTTİR?
Üst yönetici: İdarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, işleyişi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliştirmek üst yöneticinin sorumluluğundadır. İç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyişinin sağlanmasından sorumludur.
Diğer yandan, 5018 sayılı Kanuna ekli(1) ve(II/B) sayılı cetvellerde yer alan kamu idarelerinde yürütülen Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum çalışmaları hakkında her yılın Ocak ayında üst yönetici tarafından ilgili Bakana bilgi verilir.
Birim yöneticileri (harcama yetkilileri): Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, zayıf yönleri geliştirmekle sorumludur.
Strateji Geliştirme Birimi Yöneticileri: İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarında koordinasyonu sağlamak, eğitim ve rehberlik hizmeti sağlamaktan sorumludur.
Personel: İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir.
İç Denetim Birimi: İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişini sürekli olarak incelemek, güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesini sağlamak ve geliştirilmesi için değerlendirme ve tavsiyeler sunmak suretiyle iç kontrol sisteminin geliştirilmesine katkıda bulunur.
Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Birimi (Maliye Bakanlığı): İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler belirlemek, geliştirmek ve uyumlaştırmak, koordinasyon sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermekle sorumludur.
4. İÇ KONTROLE NEDEN İHTİYAÇ DUYULMUŞTUR?
Geleneksel mali yönetim sistemimizin güncel ihtiyaçların gerisinde kalmasının etkisiyle mevcut kamu yönetim sistemimizde değişim ihtiyacı hissedilmeye başlanmıştır. Ayrıca AB sürecinin getirdiği yükümlülük ve taahhütler sonucu da kamu mali yönetimi alanında reformların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Bu reformların önemli bir ayağını da iç kontrol oluşturmaktadır.
2005 yılında resmi olarak başlayan AB katılım müzakereleriyle birlikte mevcut kamu mali yönetim sisteminin revize edileceği ve bu hususta ilgili AB uygulamalarının referans alınacağına ilişkin yükümlülüklerin, Katılım Ortaklığı Belgesi ve Ulusal Program gibi üst politika metinlerinde taahhüt edildiği görülmektedir. Bu nedenle, İç Kontrol uygulamalarının Avrupa Birliği müktesebatına uyum sürecinde mevzuatımıza dahil olduğu ve kamu mali yönetim sistemimiz açısından bir yükümlülük olarak görüldüğü söylenebilir.
5. COSO PİRAMİDİ NEYİ İFADE EDER?
İç kontrolün beş unsurunun birbiriyle ilişkisini gösterir. Sağlam bir iç kontrol sistemi için “kontrol ortamı” temelde uygun bir zemin sağlar. “Risk değerlendirme” sonuçlarına göre belirlenen “kontrol faaliyetleri” gerçekleştirilerek kurumun hedefleri önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir. “Bilgi ve iletişim” kanalları kullanılarak yönetici ve personel ile ilgili diğer kişilerin ihtiyaç duyacağı bilgiler sağlanır, son olarak “izleme” araçlarıyla iç kontrolün tasarım ve işleyişi yönetim tarafından izlenir ve geliştirilir.
6. İÇ KONTROL NEDEN KESİN DEĞİL, MAKUL GÜVENCE SAĞLAR?
İç kontrol ne kadar iyi tasarlansa ve ne kadar iyi uygulansa da kurumun misyonunun yerine getirilmesi ve genel hedeflerin gerçekleştirilmesi hususunda yönetime gelecekteki belirsizlik ve riskin tam olarak belirlenememesi, iletişim kopuklukları, süreçte yer alanların çıkar işbirlikleri, yönetici ve çalışanların önyargıları gibi birçok nedenden dolayı kesin güvence veremez, sadece makul güvence sağlar.
Güvence algısı kişiden kişiye farklılık gösterse de makul güvence çoğunluğun üstünde mutabık kaldığı tatminkar bir güven düzeyini ifade etmektedir. Bununla birlikte, iyi uygulanan bir iç kontrol sisteminde kurum hedeflerinden ciddi sapmalar görülmez, kurumda kaynak kayıpları, usulsüz ve yolsuz işlemlere rastlanmaz
7. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI ZORUNLU MUDUR?
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 57 nci maddesinde kamu idarelerinin üst yönetici ve diğer yöneticilerinin, görev, yetki ve sorumluluk çerçevesinde, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulması için gerekli önlemleri almaları hükmedilmektedir.
Ayrıca Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan işlemlerinde standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü oldukları belirtilmektedir.
8. İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI NEYİ İFADE ETMEKTEDİR?
Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet raporları Hakkında Yönetmelikte, harcama yetkililerinin birim faaliyet raporuna, üst yöneticilerin ise idare faaliyet raporuna “İç Kontrol Güvence Beyanı” nı imzalayarak ekleyecekleri öngörülmektedir.
Üst yönetici, iç kontrol beyanını çekincesiz imzalayarak, faaliyet raporunda yer alan bilgilerin (bu bilgiler iç kontrol sisteminin kapsamına girmektedir) tam ve doğru olduğunu, kaynakların planlanmış amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve işlemlerin düzenlilik ve yasallık konusunda iç kontrol sisteminin öngördüğü yeterli güvenceyi (makul güvence) bildirmektedir.
Harcama yetkilisi de çekincesiz olarak imzaladığı iç kontrol güvence beyanıyla bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanıldığını, iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını, süreç kontrolünün etkin bir şekilde uygulandığını bildirmektedir.
9. SÜREÇ VE SÜREÇ YÖNETİMİ NEDİR?
Kamuda süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zorunda oldukları ve mevzuata aykırı olmamak şartıyla ortaya koydukları her türlü düzenleme doğrultusunda, tüm istihdam şekilleriyle ve kamu kaynağı kullanarak yürüttüğü, stratejik planında belirlenen noktaya varmaya yarayan işlemlerdir.
Süreç yönetimi ise stratejik plan başta olmak üzere idarece varılmak istenen noktaya ulaşılması için süreçlerin belirlenmesi, tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır.
10. KURUMSAL RİSK YÖNETİMİ NEDİR?
Risk yönetimi; risk stratejisinin belirlenmesi, risklerin tespit edilmesi, değerlendirilmesi, risklere cevap verilmesi, risklerin gözden geçirilmesi ve raporlanması aşamalarını kapsar.
Risk yönetiminin idarenin tamamında aynı tutarlılıkta uygulanması gerekir ki, bu da “Kurumsal Risk Yönetimi” kavramını ortaya çıkarmaktadır. Kurumsal risk yönetimi, idarenin tamamını içine alan bir süreç olup, risk yönetim süreçlerinin bir bütün olarak görülmesini ve yönetilmesini sağlar.