İngiliz akademisyen ve yazar Jeremy Myerson, kırk yılı aşkın bir süredir tasarımın iş üzerindeki etkisi çalışmalarıyla tasarım dünyasına öncülük ediyor.
Londra’da Royal College of Art(RCA) sanat okulunda yer alan Helen Hamlyn Tasarım Merkezi'nin kurucuları arasında yer aldı ve dünyanın en prestijli tasarım yayınlarından biri olan Design Week’in kurucu editörü oldu.
Günümüzde birçok akademisyen ve bu sektörde çalışan diğer kişilerle birlikte iş yeri ve ofis tasarımının geleceğini incelemek için bir iletişim ağı WORKTECH Academy’de çalışmalarını sürdürüyor.
Bununla birlikte, Philip Ross'la birlikte yazdığı Unworking: The Reinvention of the Working Office (Çalışma Ofisinin Yeniden Keşfi) kitabında; dijital teknoloji, tasarım inovasyonu ve işgücü ile beslenen hibrit işyerlerinin ortaya çıkışını araştırıyor.
Laba ile yapılan bu özel röportajda Profesör Myerson, uzaktan çalışma devriminin ofislerin geleceğini nasıl etkilediğini, çalışanlara çeşitli seçenek ve deneyim sunmanın önemini ve İK departmanlarının şirket üzerinde artan rolü hakkındaki düşüncelerini paylaşıyor.
-
Profesör Myerson, uzaktan çalışma hayatımızda kalıcı olmaya devam edecek mi?
Covid salgınıyla birlikte çalışma şeklimiz hızla değişti. Uzaktan çalışma şekli zaten önceden de gündemdeydi fakat pandemiyle birlikte bu çalışma biçimi daha da hızlandı. Pandemiden önce ofis doluluk oranı zaten hızla düşüyordu. Normalde ofis doluluk oranı %60-65 iken, şimdi bu oran sadece %50’ye kadar çıkabiliyor.
Günümüzde insanlar artık daha çok evden çalışmaya başladı. Hatta bazı şirketler tamamen uzaktan çalışmayı bile tercih ediyor. Bu yüzden, uzaktan çalışma şekli kurumsal dünya açısından yapılan büyük bir değişiklik olarak kabul edilebilir.
Eskiden üst düzey yöneticiler herhangi bir problem çıkarmadığı sürece çalışanlar esnek çalışma saatlerini tercih ediyordu. Cuma günlerinde özellikle ofis doluluk oranı düşük oluyordu, ancak pandemiye kadar bu denli bir değişime hiç rastlanmadı.
Pandemi sürecinde tüm ofisler kapatıldı. Böylece firmalar, teknoloji sayesinde insanların esnek bir şekilde çalışabilecek olması gerçeğiyle karşı karşıya kalmış oldu. Bu değişimin onlarca yıl süreceği tahmin ediliyordu ancak bu değişim neredeyse bir gecede gerçekleşti.
Eski sisteme geri dönüp dönmeyeceğimiz konusu ise hala belirsiz. Yöneticiler, insanların entegrasyon ve öğrenme sürecinin daha kolay olması için ofiste bir araya gelmesi gerektiğini savunuyor çünkü pandemi sürecinde çevrimiçi çalışmak ve verim almak daha zor oldu.
Pandemi sırasında şirketler çalışmaya devam etti, ancak çok iddialı bir kazanç maalesef sağlanamadı. Bu yüzden, artık liderler, kişiler arası iletişimi daha iyi sağlamak için çalışanlarının ofise geri dönmelerini istiyor.
Ancak, insanlar daha az ofise gidip gelmeye ve evleri üzerinde daha fazla kontrol sahip olmaya alıştığı için esnek çalışma saatlerine sahip olmaya devam etmek istiyorlar. Bu yüzden, pandemiden sonra genellikle ofise sadece 2,5 gün gelmeyi tercih ediyorlar.
Ofisler, iş ekosisteminin hâlâ önemli bir parçası. Gelecekte herkes belki tam zamanlı olarak ofise geri dönmeyebilir ancak ofisler kesinlikle geleceğin bir parçası olmaya devam edecektir.
-
Peki, yöneticiler bu konuda kontrolü kaybettiklerini mi hissediyorlar?
Modern iş dünyasının ve teknolojinin tüm gelişmişliğine rağmen, çalışanların işlerini denetleyen ve kontrol eden Taylorist sistemi hala gündemdedir. Bankalar ve hukuk firmalarının yenilikçi liderleri olmasına rağmen insanları ofise geri çağırmada en çok seslerini çıkaran da onlardı. Çünkü genç avukatların ve bankacıların yalnızca kıdemli yöneticilerden işi öğrenebileceğine inanıyorlar.
Fiziksel olarak aynı ortamda bulunmak, insan ilişkilerinde kesinlikle bir rol oynuyor. Allen Eğrisi, bir kişiden ne kadar uzakta oturursanız, onunla iletişim kurma olasılığınızın o kadar düşük olduğunu savunuyor. Dolayısıyla ekibinizle fiziksel olarak aynı ortamda bulunmanız iş ilişkilerini geliştirmeniz için avantajlı olacaktır.
Salgının başlarında, çalışanların duygularıyla ilgili bir araştırma yapıldı ve çoğu çalışan salgını bir "balayı" olarak değerlendirdi. İnsanlar işe gidip gelmeyi bıraktı ve aileleriyle daha fazla zaman geçirme fırsatı buldu. Kendilerini salgın süresince daha mutlu ve üretken hissettiler. Böylece memnuniyet ve verimlilikte bir zirve yaşandı.
Ama sonra bu verimlilikleri gitgide azaldı, çünkü insanlar sürekli çevrimiçi bir şekilde çalışmak zorunda kaldılar. Microsoft verileri, çalışanların akşam geç saatlerde bile aramaları cevapladıklarını gösterdi. Kişisel olan zamanlarını işe gidip gelme süresi ile takas ettiler ve daha fazla çalışmak zorunda kaldılar. Bu yüzden, insanlar tükenmiş ve depresif hissettiler.
Bir Amerikan mimarlık ofisi olan Gensler, 14.000 çalışanla bir anket yaptı ve insanların ofise sadece çalışmak ve işbirliği yapmak için değil, aynı zamanda odaklanmak için de geldiğini tespit etti. Bu yüzden, çalışanlar her gün işe gidip gelmeyi tercih etmek istemiyor ancak bu konuda kesinlikle bir denge arıyorlar.
İşyerinin bu noktada yapması gereken şey, çalışanları için daha iyi bir deneyim sağlamaktır. Mesela, firmalar daha küçük bir yer kiralamayı tercih edebilirler. İş yeri kullanımı hakkında anketler yapan Leesman firması, firmaların normalde kullandıkları ofislerin yarısını tercih ettiklerini ve çalışanlarının daha verimli çalışmasına katkı sağlayacak yer aradıklarını dile getirdi.
Bu yüzden, iş yerlerinde tekrar kaliteye önem verilmeye başlandı. Artık iş yerleri çalışanlarına daha fazla olanak sunan ve daha sürdürülebilir ofisler tercih ediyor. İş yerleri çalışanlarına sadece kahve ve pizza olanağı değil, farkındalık dersleri ve çalışanların verimliliğini artıracak kaliteli iç mekanlar sunmak istiyorlar.
-
Firmalar neden çalışanlarına sizin "Süper Deneyimler” dediğiniz olanakları sağlıyor?
Pandemiden önce de çalışanlar ofise gitmeye zorlandığı için işverenler bu olanakları sunma gereği hissediyorlardı. Genelde ofislerin çoğu iki hat boyunca tasarlanmıştır. Bir ofise girdiğinizde parlak bir şekilde aydınlatılmış açık bir alan görürsünüz. Bu alan ofiste neler olup bittiğini görebilme imkanı sağlar.
Ancak, açık planla tasarlanmış ofislerde çalışanların her hareketi görülüyor. Bu durum da çalışanların özel alanlarının kısıtlanmasına sebep oluyor. Bu yüzden, ofislerin çoğu beton zeminli cam kutulara benzetilir. Bu tasarım planı da çalışanların verimini ve performansını azaltabilir.
Bazı firmalar insanların ofise keyifle gelmesini sağlamaya çalışıyor. Bu yüzden, pandemiden bu yana süper deneyimlere çok ilgi duyduk. Bir süper deneyim, muhteşem veya dudak uçuklatan bir tasarım örneği olmayabilir, ancak bu süper deneyimler insanların rahatlayabileceği sessiz bir köşe yaratabilir. Bu nedenle, bir süper deneyim olan deneyim haritası veya ana planlama işyerlerinin geleceğinin bir parçası olacaktır.
Önceden tasarımcılar sadece insanların iş yerinde kullandıkları temel olanakları göz önüne alarak ofisleri tasarlıyordu. Ancak, insanların iş hakkında ne hissettiklerinin, yaptıkları iş kadar önemli olduğunu unuttular.
Sonuçta bir restorana sadece yemek yemek için gitmiyorsunuz. Eğer durum bu olsaydı restoranda masalar dışında hiçbir şeye önem verilmezdi. İnsanlar restoranlara sadece yemek yemek için değil aynı zamanda bir deneyim yaşamak için de gidiyorlar.
Bu yüzden, çalışanlar da bir iş deneyimi için ofise gidiyorlar diye düşünebiliriz. Çalışanlar nerede çalışacaklarını seçme şansına sahip oldukları için onlara çalışan muamelesi yapmayı bırakıp iş yeri hizmeti sunulan bir müşteri muamelesi yapmalısınız. Bu durumu bir tüketiciye hizmet vermek gibi düşünebilirsiniz. Böylelikle iş yerindeki verimin artmasına yardımcı olursunuz.
-
Şirketler, çalışanlarına ofiste çalışmaları için çeşitli avantajlar sağlıyor, ancak özel hayat ve iş arasında daha net bir sınır getirmek istemiyor mu?
Uzaktan çalışmayla birlikte, firmaların özel hayata müdahalesine karşı bir tepki ortaya çıktı. İnsanlar eskiden işe gitmeyi severdi çünkü ofisten çıktığınızda işle ilgili bir şey yapmanız da gerekmezdi. Ancak şu an her zaman ve her yerde çevrimiçi olabiliyoruz.
Fransız hükümeti bu konuda harekete geçti. Artık, Fransız şirketlerin çalışanlarıyla mesai saatleri dışında iletişim kurmasına kanunen izin verilmiyor. Gelecekte bu olaylara daha fazla şahit olacağımıza inanıyorum.
Her gün evde olmak, çalışanlar için çok sakıncalı ve sürekli evde kalmanın verimliliği azalttığını düşünüyorum. Herkesin evinde özel bir çalışma odası yok ve insanlar çocuklarıyla ilgilenirken mutfak masasında çalışmak zorunda kalıyor. Bu durum çalışanlar için stres yaratabilir.
Pek çok genç, ofislerde daha iyi Wi-Fi olduğu için işe gidiyordu. Bu nedenle, uzaktan çalışmak iş ve yaşam arasındaki sınırların değişmesine sebep oldu.
Pandemi tüm her şeyi karıştırdı. Bir de kuşak meselesi var. Mesela ben 60'lı yaşlarımın sonundayım ve bu yüzden verilerimi paylaşma konusunda daha tedbirliyim.
Ancak daha genç insanlar için tüm çalışma hayatları adeta bir ticarettir. Onlar verileri karşılığında dijital hizmet alıyorlar. Kısaca, bizim kuşaktan daha açık ve şeffaf bir dijital hayat yaşıyorlar.
Dijital yön bulma sistemleri, oda rezervasyonu, yemek siparişi ve iş takibi uygulamaları gibi işyerlerinin teknoloji kullanımının yükselişini düşünün. Nasıl çalıştığımızı ölçen bir dijital ağ bile var. İnsanlar nasıl ve nerede çalışacaklarına karar vermek için artık teknolojiyi kullanıyor.
Bir iş yerinde çalışmak artık 20. yüzyılda olduğu gibi değil. Çalışacağımız iş yerleri fazlalaştığı için birçok seçeneğe ve deneyim edinme olanağına sahibiz. Şirketler doğru seçenekleri sunduğu sürece insanlar pek çok seçeneğe sahipler.
Bu yüzden, şirketlerin üzerinde hibrit çalışma politikalarını geliştirmeleri konusunda bir baskı var. Yazdığımız kitabın ana teması 1920'lerden beri modern ofislerin yeniden inşa edildiği ancak yok olmayacağıdır.
Günümüzün iş yerlerinde fiziksel bağlantılar her zamankinden daha güçlü, ancak daha az ve esnek olacaktır. Bu yüzden, gelecekte pek çok ofis, iş, barınma ve eğlenceyi birleştiren karma kullanımlı ofisleri yeniden tasarlayacaktır.
-
İşçilerin performansının artık ölçülebilir olduğunu savunuyorsunuz. Bu dijital taylorizme yol açmıyor mu?
Kitapta sporcular gibi izlenen çalışanlardan bahsediyoruz. Bir değerlendirme olduğunda, çalışanın nasıl çalıştığına dair veriler olduğundan, nasıl bir yol izlediği sorgulanmamalıdır. Bu özel hayatın ihlalidir.
Hayatımızın her alanında veri ticareti yapıyoruz. Mesela, şirketler işe alım yaptıkları sırada olası adayın Facebook'una girebilir ve sarhoş fotoğraflarına denk gelebilirler. Ancak işverenler, ortamı belirli ihtiyaçlara göre özelleştirmek için de verileri kullanabilir.
Bir grubun özelliklerine ilişkin verileri ölçerek, her duruma uygun çözümler bulamayabilirsiniz ancak belli bir grup için uygun bir ortam yaratılmasını sağlayabilirsiniz.
-
Sanal bir işyerine ihtiyacımız var mı? Ve Metaverse bunun erken bir versiyonu olabilir mi?
Metaverse, bu durumun kesinlikle erken bir versiyonudur. Aniden 2020'de herkes Metaverse hakkında konuşmaya başladı. Facebook, Meta oldu ve bu sırada Microsoft dünyanın en büyük oyun şirketini satın almak üzereydi. Şimdi bu oyun şirketinin satın alımını durdu ve Metaverse gündemlerine geldi.
Metaverse ile birlikte sanal bir yerde bulunan çalışanların dijital eşitliğe ulaşması fikri, şirket içinde karşılaşılan sorunlara kesinlikle bir çözüm oldu.
-
Uzak ve birebir yapılan toplantı katılımcıları arasında dijital eşitliği nasıl sağlıyorsunuz?
Hangi teknolojilerin yükseleceğini bilmek zor. Görüntülü arama yaklaşık 20 yıldır vardı, ancak yalnızca belirli bir formatta kitlesel olarak benimsendiği bir noktaya ulaşabilmişti.
Tasarım, teknolojinin nasıl icat edildiği kadar önemlidir. Ticari başarının anahtarı teknik ustalık değil, kullanıcıyı benimsemesidir. Bu yüzden, ikisine de ihtiyacımız var. Tasarım, kullanıcı ve hizmet arasındaki ilişki ile ilgilidir. Kısaca, tasarım önümüzdeki birkaç yıl içinde çok daha önemli olacak.
-
Yeni akım haline gelecek ve açık planın yerini alacağını düşündüğünüz bir ofis tasarımı var mı?
Batı ülkelerinde binalar küçültmeye başlandı. Asya ülkeleri ise bina konusunda bambaşka bir bakış açısına sahip. Mesela kimin hangi masada oturduğuna dair hemen gerçek zamanlı geri bildirim bile verirler.
Yeni yazılım ve algoritmalar sayesinde tasarımcılar, iletişim, doğal ışık, yakınlık ve konfor isteyen şirketler için görüş alanını maksimize edecek baklavalı sac tasarlama fırsatına sahipler.
İşbirliği yaparak oluşan tasarımlara ve katılımcı tasarıma artan büyük bir ilgi var. Örneğin, topluluk alanlarının mimarisinde ve peyzaj planlamasında yıllardır bu iş birliğini yapıyorlar.
Artık büyük ve açık plan şeklinde tasarlanan ofislerden bölümlere ayrılmış ofis alanlarına geçiyoruz. Bu konuyla ilgili bir örnek verecek olursam, Google'ın Mountain View şubesinde çok sayıda hibrit toplantı olduğu için artık ofiste daha fazla bölmeli alan oluşturulmaya başlandı.
Artık boş olan alanları özel odalara ve bölmelere ayırıyoruz. Çalışanlar bu alanlara özel olarak sahip olmayabilir, ancak uygulamalar aracılığıyla rezervasyon yaptırabilirler.
İşte tasarım bu alanları oluştururken devreye giriyor. Bu alanları hızlı bir şekilde oluşturmak için daha fazla modüler, bölmeler ve yeniden yapılandırılabilecek alanlar oluşturulabilir ve tasarlanabilir. Bu yüzden, günümüzde ofislerlerde ileri dönüşüm mobilyaları ve bölmeler daha önemli hale gelmeye başladı.
-
Bazı firmalar yenilik yaratmak için çalışanların rekabet içerisinde olmasını teşvik ederken, diğer şirketler çalışanları arasında herhangi bir rekabet oluşturmaktan kaçınıyorlar. İkisi arasında bir denge var mı?
Günümüzde şirket içerisinde artık “ben” değil “biz” önemli. Bu yüzden, faaliyete dayalı çalışmalara önem verilmeye başlandı. Şirketler ofis içerisinde artık sessiz bölgeler ve cep telefonlarının yasak olduğu alanlar oluşturuyor. Gelecekte çalışanlar için yaratılan özel iş birliği odaları ve konsantrasyon alanları da göreceğiz.
Ara verilen alanların amacı, işçilerin mola vermesine yardımcı olmaktı. Bu alanlara daha sonra wifi eklediler ve insanlar orada da çalışmaya devam etti. Trend sürekli değişiyor. Mesela, bazı kuruluşlar sosyal etkileşimin olmaması gerektiğini düşünüyor ve rekabet durumunun abartıldığını savunuyor.
Pandemi sürecinde insanların en yakın çalışma arkadaşlarıyla kurdukları güçlü bağlar kuvvetlenirken, zayıf bağlar daha da zayıfladı. Aslında insanlarla kurulan bu güçlü bağlar, şirket ve insanların kişisel refahı için iyi bir durumdur. İşe giderken yolda iş arkadaşlarınızla konuşmanız daha büyük bir şeyin parçası olduğunuzu hissetmenize sebep olur. Zayıf ve güçlü bağlara her ofiste ihtiyaç vardır.
-
Bu yeni ortamda İK Departmanının rolü nedir?
Büyük şirketlerde İK, çalışan politikalarından, BT yönetiminden ve ofis alanı deneyiminden sorumluydu. Günümüzde ofislerde internet düzgün çalışmadığında veya BT çöktüğünde işiniz aksayabiliyor. Bu yüzden, şirketlerde artık ofis deneyiminden sorumlu ve teknolojiden sorumlu yöneticiler de görüyoruz.
İK, hangi çalışanların evden çalışıp çalışmayacağını konusundaki kurallarla ilgilenir, bu nedenle şirket içerisinde ön plandadır. Günümüzde İK Yöneticileri, deneyim açısından bilgi sahibi olan BT Yöneticileri ile birlikte uzaktan çalışanların hangi teknolojik ağı kullanması gerektiği veya hangi ekipmanın kullanılması gerektiği konularında daha yakın iş birliği yapıyor.
Kısacası, İK Yöneticileri, çalışanlar için daha entegre bir hizmet sunmaya olanak sağlıyor. Çalışanların istedikleri teknolojiyi kullanma olanakları olduğu için İK, doğru seçimin yapılması için BT yöneticileriyle daha yakın çalışmak zorundadır.
"İnsan-yer-teknoloji" yaklaşımını kurumsal kültür ve misyonla uyumlu hale getirmek için kurumsal açıdan yeniden yapılandırma yapılmalıdır. Çünkü günün sonunda çalışanların esnek çalışma saatleriyle çalışmak istemesi yalnızca ofise gitme ile ilgili bir sorun değil, aynı zamanda şirketlerin kurumsal yapısı için de ileride bir tehdit oluşturabilir. Bu yüzden, bu duruma dikkat etmek, İK için bu yeni uzaktan çalışma ortamında avantaj sağlayacaktır.