Bu yazımızda, e-devlet verbis hakkında bilgiler verirken Verbis Nedir, verbis’e kayıt zorunluluğu ve VERBİS Kayıt olmayı sizlere anlatacağız. KVKK kapsamında E-ticaret ile ilgili verbis’e kayıt süresi konusunda bilgiler vereceğiz.
Verbis nedir?
Verbis nedir sorusuna verilecek cevap, veri sorumluları sicil bilgi sisteminin kısa ismidir. Ülkemizde bireylere ait kişisel verilerin işlenmesini sağlayan gerçek ya da tüzel kişiler yasa gereği Verbis’e kayıt olmak mecburiyetindedir. Aksi takdirde birtakım yaptırımlar ile muhatap olunacaktır.
Kişisel Verileri Koruma Kanunu; bireylere ait kişisel verilerin işlenmesinden önce Verbis’e kayıt yapma mecburiyeti getirmektedir. Verbis’e kayıt şartı ile kişisel verilerin güvenliğinin artırılması amaçlanmaktadır.
Verbis, elektronik ortamda kayıt tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Verbis’e kayıt olurken verilecek bilgiler ile sürecin ihtiva ettiği gerekli işlemlerin yapılması herhangi bir hatalı ya da ihmali işlem nedeniyle hak ve menfaat kaybı yaşanmasına neden olabilir. Dolayısıyla Verbis hakkında hukuki destek talep etmek isabetli olacaktır.
Veri sorumlusu olarak isimlendirilenler, kişisel verileri işlemeden önce Verbis sitemine kayıt olmak zorundadır. Verbis’e kayıt için başlangıç tarihi ve son tarih gibi hususlar Kişisel Verileri Koruma Kurumunca düzenlenir. Kurumca ifade edilen tarihlere bağlı kalmamak halinde idari para ceza yaptırımı söz konusu olur.
Verbis kaydı zorunluluğuna uygun hareket etmeyenlere, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.18 üzere 20 bin TL ile 1 milyon TL arasında idari para cezasına hükmedilir. Çok ciddi miktarlarda idari para cezası verilebileceği için muhakkak hukuki danışmanlık almak gerekir.
Alt sınırı 20 bin TL ve üst sınırı 1 milyon TL olan idari para cezasının ne kadar olacağı somut olayın niteliklerine göre Kişisel Verilerin Korunması Kurulunca belirlenir.
Mevcutta veri sorumlusu olanlar yasal süreler içinde Verbis kaydını gerçekleştirmelidir. Fakat bu süre içinde veri sorumlusu olmayı daha sonra veri sorumlusu olanlar için kayıt olma yükümlüsü olduğu andan itibaren 30 gün içinde Verbis kaydını tamamlamalıdır.
Verbis kayıt – Verbis’e Kimler Kayıtlı Olmalıdır?
Verbis’e kayıtlı olması gerekenler, Kişisel Verileri Koruma Kanunu 16.m üzere ifade edilmiş olup kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler olarak düzenlenmiştir.
Bununla birlikte aynı kanunun 28. Maddesinde belirli kişi ve kişi grupları istisna olarak ifade edilmiştir. İstisnaların Verbis’e kayıt olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu istisnalara ilave olarak Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik md.15’te belirli istisna durumlar düzenlenmiştir.
VERBİS İLE HANGİ İŞLEMLER YAPILABİLMEKTEDİR?
VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için; – Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, – Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,
– Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır. Bu kapsamda VERBİS ekranları aracılığıyla; -Veri sorumlusu yönetici girişi, veri sorumlusu temsilcisi bildirimi, kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisinin bildirimi konularında sistem üzerinden bilgi girişi yapılarak başvuru formu oluşturulmasına,
-Başvuru formunun Başkanlığımıza ulaşması üzerine sistem üzerinden kullanıcı adı ve parola oluşturularak veri sorumlusuna iletilmesine,
-Kullanıcı adı ve parola kullanılarak sisteme giriş yapılması, irtibat kişisi atamasının yapılması, veri sorumlusunun işlemekte olduğu kişisel verilerle ilgili irtibat kişisi tarafından veri kategorileri, işleme amaçları, saklama süreleri, alınan teknik ve idari tedbirler, kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri konusu kişi gruplarına ait kategorik bazda bilgi girişi yapılarak kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesine,
-İlgili kişilerce VERBİS’te yer alan kategorik bazdaki bilgilerin görülebilmesine, -Sicilde yer alan bilgilerde her zaman değişiklik yapılabilmesine
Verbis kayıt ekranında giriş yaptığınızda aşağıdaki gibi bir bilgilendirme yazısı göreceksiniz.
VERBİS-Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Kişisel Verileri Koruma Kurumu Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) hoşgeldiniz.
Veri Sorumlusu Yönetici Girişi
Veri Sorumlusu Yönetici Girişi butonu, Sicile kayıttan önce veri sorumlusunun teyidi için başvuru formu doldurularak gönderileceği ve başvurunun Kurumumuzca onaylanması akabinde irtibat kişisi atama, mevcut parola değiştirme, yapılan bildirimleri görüntüleme ve Sicil kaydını silme işlemlerinin yapılabileceği bölümdür.
Veri Sorumlusu “Kamu Kurumu” veya “Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi” ya da “Yurtdışında Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi” ise öncelikle bu buton aracılığıyla giriş yapılarak başvuru formunun doldurulması gerekmektedir.
Sicile Kayıt
Sicile Kayıt butonu, veri sorumlusunca irtibat kişisi olarak atanmış olan kişi tarafından giriş yapılması ve “e-devlet kapısı” üzerinden doğrulanması akabinde veri sorumlusuna ait Sicil kaydının tamamlanabileceği bölümdür.
Sicil Sorgulama
Sicil Sorgulama butonu, veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğü kapsamında VERBİS’e girmiş oldukları bilgilerin kategorik bazda tüm ilgili kişilerce görüntülenebileceği bölümdür.
Verbis Kaydının Düzeltilmesi
Verbis kaydının düzeltilmesi ya da girilen bilgilerin silinmesi online ortamda gerçekleştirilebilir. Düzenlenecek bilgiler önemlidir zira hatalı girilen bilgiler bazı durumlarda önemli yaptırımlara neden olabilir.
Değişiklik yapılacağı zaman, söz konusu değişikliğin gerçekleşmesini takiben yedi gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna bildirilmesi gerekir.