Dört kişilik bir ekipten, dünya çapında 13 ofisiyle 2300 çalışana sahip bir işletmeye dönüşen DWF LLP, Birleşik Krallık'ın büyük başarıya imza atan hukuk şirketleri arasındadır. Şirket başarısını, en başarılı 15 firmadan biri olarak katlama amacındadır. Bu hedefe ulaşabilmek için yalnızca finansal başarı elde etmek yeterli değildir.
Yönetici Ortak ve CEO Andrew Leaitherland, "Elimizdeki en büyük fırsat, işleri farklı bir şekilde yapabilmemizdir." diyor. Bu görüş, şirketin üç stratejik hedefini de ortaya koyuyor: Müşterilere daha iyi hizmet sunabilmek, kar oranını artırmak ve en iyi çalışanları cezbedecek ve onların potansiyellerini tam olarak kullanabilecekleri bir ortam sağlamak. Süreçlerin kağıt yoğun olarak işlediği bir sektörde baskı ve bilgilerin dijital ortamda yönetimi, bu hedeflere ulaşma konusunda büyük önem taşır.
DWF'de Hizmet Sunumu ve Satın Alma Müdürü Janice Moores, "Sektör, çok uzun zamandır geleneksel çalışma yöntemlerini kullanıyor." diyor. "Hukuk sektöründe zaman ve kaynak açısından yoğun olan işlemlerin üstesinden gelebilmek, bizi rakiplerimizin çok önüne geçiriyor." DWF, bu nedenle temel iş süreçlerini dijital ortama aktarmaya ve daha esnek bir çalışma ortamı oluşturmaya karar verdi. Basit bir anlatımla, şirketin yılda basılan 57 milyon sayfanın maliyet ve karmaşıklığını yönetmesi gerekiyordu. Aynı zamanda hassas müşteri verilerini koruma altına alabilmek için sektörün sıkı yönetmelik gerekliliklerini de karşılayabilmesi gerekiyordu.
DWF ile yakın işbirliği yapan Canon, yeni bir belge stratejisi oluşturdu ve şirket genelindeki baskı altyapısını elden geçirdi.. Belgelere mobil erişim imkanı, mobil baskı ve postalanan tüm belgeleri otomatik olarak dijitalleştirip e-posta biçiminde doğrudan alıcının posta kutusuna gönderen dijital posta odası özelliklerini kullanıma sundu. Çalışanların ister seyahat sırasında, ister farklı bir ofisten çalışması fark etmeksizin daha esnek bir şekilde çalışabilmelerini sağlayan bu belge çözümü, bilgi güvenliğini artırmaya yardımcı olacak bir güvenli kimlik ve iş çıktı sistemi içeriyordu.
Şirketin dijital ortama geçmesinin en büyük etkisi, nerede olduklarından bağımsız olarak verimli çalışabilecek araçlara sahip olan DWF çalışanları tarafından hissedildi. Sunduğu müşteri hizmetleri sayesinde bu durum, şirketi rakiplerinden farjlılaştırıyor. Moores, "Kullanıcılarımızın önemli bilgilere ve iş süreçlerine bulundukları her yerden erişebilmesini sağlayarak hem verimliliği hem de müşterilerimize daha fazla hizmet sunabilme ruhunu teşvik ediyoruz."
DWF'nin ev ortamına benzeyen ofis alanı artık iş birliğine daha uygun bir ortam sunuyor. Yeni baskı altyapısı, müşterilerinin uzaktan çalışabilmesini ve DWF'nin ofislerinden baskı alabilmesini sağlıyor. Moores, "Müşterilerimizin, ofislerimize gelip tıpkı kendi ofislerinde olduğu gibi çalışabilmesi, bizden başka neredeyse hiçbir hukuk firmasında görülmemiş bir imkandır." diyor.
Canon'un dijital posta odasının avantajları, aynı derecede etkileyici. Sistem, bilgilerin işletme genelinde daha hızlı aktarılmasını sağlıyor. Ayrıca DWF, yapılan yatırımın iki yıl içinde geri döneceğini, sonrasında da yıllık 1 milyon Euro tasarruf sağlayacağını tahmin ediyor.
Belgeler, dijital ortamda saklanır, yedeklenir ve korunur. Kullanıcıların bilgileri arama arşivleme yöntemi tamamen değişmiştir. Kağıt belgelere olan ihtiyacın azalmasıyla çalışanlar, artık işlerini daha hızlı ve verimli yapabiliyor. Ayrıca fiziksel depolama maliyetlerini %50'den fazla azaltarak ofis alanından yüksek oranda tasarruf edilmesini sağlıyor.
Yenilik, güvenlik sorununa mal olmamalıdır.. Ancak çözüm paketinin tamamı, bilgi güvenliği yönetiminde en katı uluslararası standart olan ISO 27001'e göre sertifikalandırılmıştır. Çevre hedeflerinin takip ve raporlanmasını destekleyerek DWF'nin karbon ayak izini azaltmasına da yardımcı oluyor ve şirketin genel ISO 14001 onay belgesini korumasını sağlıyor.
Bu yaklaşımın işe yaradığı ortada: 2014'te Financial Times, şirketi Avrupa genelindeki en yenilikçi firmalar arasında tanıttı. Moores sözlerini şöyle noktalıyor: