Sağlığın her şeyin başında geldiğini hepimizin hissettiği bir dönemden geçiyoruz. Dünyanın her köşesinde Covid-19 ile müthiş bir mücadele yürütülüyor. Şartların zorlaşmasıyla tıpkı insan sağlığı gibi, kurumların sağlığının da çok konuşulduğu bir ortamdayız. Kurumların değişen ticari koşullara uyum sağlamaya çalıştığı ve kendilerine dönüp baktığı bu süreç, iletişimin de yeniden yapılanması fırsatını beraberinde getiriyor. İnsanların daha sağlıklı olmak için uyguladıkları çeşitli beslenme diyetleri gibi kurumsal iletişiminizde uygulanacak iyi bir diyet hem kurum içindeki güveni ve dayanışmayı artırabilir hem de müşteri ve paydaşlarınızla olan ilişkilerinizi güçlendirebilir. Bu sayede kurumunuzda daha sağlıklı bir dönem başlatabilirsiniz.
İletişim basit olarak bir mesajı göndericiden alıcı(lar)a iletme olarak tanımlanıyor. İnsanlar arası iletişim sözlü, davranışsal ve yazılı olarak temelde üç kategoride toplanıyor. İletişim de tıpkı canlı organizmaların ihtiyaç duyduğu besin maddeleri ve oksijen gibi, kurumların ihtiyaç duyduğu mesajı ve bilgiyi kuruma taşır ve yayar. Eğer iletişimle kurumda dolaşan mesaj besleyiciyse kurum beslenir, gelişir ve güçlenir. Tam tersine zararlı yani toksik iletişimse çalışan motivasyonlarını düşürür ve işten ayrılmalara bile sebep olarak kuruma zara verir. Toksik iletişim sadece sözlü değildir, tüm iletişim kategorilerini kapsar, yani davranışsal veya yazılı da olabilir. İletişim diyetinde tam olarak bu toksik iletişimden kurtulmaya odaklanılır. Tüm diyetlerde olduğu gibi iletişim diyeti de zordur çünkü bırakması bir hayli zor olan alışkanlıklardan vazgeçebilmeyi gerektirir. Zararlı olan alışkanlıkları tespit ettikten sonra bu alışkanlıkları terk edebilmek için öncelikle zararlı olduklarını kabullenmemiz gerekir. Sonrasında kurtulmak için tüm diyetlerde olduğu gibi irade ve azimle yol alınabilir. Bu sayede toksik iletişimin yaydığı yararsız ve gerçek dışı mesajların yerine gerçek ve yararlı bilgileri kuruma yayabilir, kurumunuzda şeffaflık ve güven inşa edebilirsiniz. Bu güven ortamı müşterileriniz ve paydaşlarınıza ulaşacaktır, sonrasında kurumsal sağlık ve performansta artış olarak size geri dönecektir.
Ünlü filozof Sokrates, bir tanıdığının arkadaşı hakkında duyduklarını anlatmak istemesi üzerine şu üç soruyu sorar: “Bana anlatacağın şeyin tam anlamıyla gerçek olduğunu emin misin? Bana anlatacağın şey iyi mi? Anlatacağın şey işime yarar mı?”
Tüm sorulara aldığı yanıtlar “Hayır” olduğu için Sokrates tanıdığını dinlemez. Bu da Sokrates’in gerçeklik-iyilik-yararlılık üçlü filtresi olarak tarihte yerini alır. Sokrates duymasına gerek olmayanı dinlemeyerek iletişim diyeti yapmıştır. Burada bir noktayı iyi ayırt etmemiz gerekir: Karşıdakini can kulağıyla dinlemek çok önemli bir iletişim adımıdır. Burada dinlenen şey gerçekse, iyiyse veya yararlıysa mutlaka faydalı sonuç verir. Ancak kulaktan dolma bir dedikoduyu dinlemenin hiçbir faydası olmadığı gibi orada olmayan bir kişi hakkında haksız ve olumsuz düşüncelere de sebep olabilir. Günümüzde birçok alanda farklı mesajlar gerek sosyal medya gerekse basın yoluyla dolaşımda. Bunların içinde gerçek olan kadar belki de daha fazla kişisel düşüncelere dayanan algı kaynaklı mesaj da bulunuyor. Unutmayın, her okuduğunuz ve duyduğunuz gerçek olmayabilir.
İletişim diyetinin bir diğer boyutu söylemekle ilgili. Kime, neyi, neden, nasıl ve ne zaman söylediğiniz çok önemli.
Kime söylüyorum? Söyleneni dinleyecek kişinin kim olduğu çok önemli. Söyleyeceğiniz şey ona hitap ediyor mu, ilgi alanında mı? Bundan emin olun. İlgi alanında olmayan bilgileri kimse dinlemek istemez.
Neyi söylüyorum? Söylediğim şey gerçek, iyi ve yararlı mı? Amaç dinleyenin fayda sağlaması mı? Bundan emin olun. Karşıdakini iğnelemek, kızdırmak veya eleştirmek amacı taşıyorsanız söylemeyin daha iyi.
Neden söylüyorum? Dinleyecek kişi için bu neden önemli, bunu dinleyince ne yapacak, söylediğimden nasıl yararlanacak? Bu sorulara net yanıtlar verin.
Nasıl söylüyorum? Söylerken kullanılan kelimeler kadar ses tonunun ve vücut dilinin de önemli olduğunu unutmayın. Söylerken üstü kapalı ifadelerden kaçının, olabildiğince açık ve net olun.
Ne zaman söylüyorum? Doğru zamanda yani geç veya erken değil tam zamanında söylediğinize emin olun. Geç kalınırsa verilecek mesajın etkisi azalır. Söyleyeceğiniz kişi(ler) mesajınızı başkalarından duymasın.
Tüm bunlara dikkat ederken söylediklerinizin gerçek, kısa, net ve anlaşır olmasına özen gösterin. Uzun ve dolaylı anlatımlar zaman kaybıdır ve iletişim diyetine başlamak için iyi bir noktadır.
Nasıl Kalıcı Hale Getirilir?
Her şeyde olduğu gibi iletişim diyetinin kalıcı hale gelmesi için de çaba harcamak gerekiyor. Tekrarlayan tutarlı davranışlar burada kilit öneme sahip. Örneğin dedikodu toksik bir iletişim türüdür ve zamanla kurumu içten içe yıpratır. Eğer kurumunuzda dedikodunun yaygın olduğunu görürseniz bunlara itibar etmeyerek ilk adımı atabilirsiniz. Dedikodu kaynaklarını bulmak ve bu toksik iletişimi kurumunuza yayanları ortaya çıkarmak da önemli bir adım olabilir. Tüm liderler kendi etki alanlarında bu şekilde davranırsa dedikodunun yaşama şansı olmaz. Benzer adımları tüm toksik iletişim türleri için atabilirsiniz.
İletişim diyeti için başta liderler olmak üzere kurumdaki tüm çalışanların sahip çıkacağı bir kurumsal iletişim manifestosu hazırlayın. Bu manifesto kısa ve öz olsun ve ayrıca bunu görünür kılın. Kurum içindeki ve dışındaki tüm iletişim noktalarında bunu kullanmaya çalışın. Toplantılarınızı, ikili görüşmelerinizi ve yazışmalarınızı yaparken manifestoyu gözetin. Manifestonun kurum kültürünün parçasını olduğunu görene kadar azimle devam edin. Bu aşamadan sonra da ihtiyaç duyulan iyileştirmeleri sürekli yapın.
Unutmayın, iletişim diyetiyle kurumunuzda şeffaflık ve güven zemini inşa edebilirsiniz. Bu, kurumunuzun atmosferine ve performansına olumlu etki ederken siz de enerjinizi gerçek, iyi ve yararlı şeylere yönlendirebileceksiniz.