ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?
ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?
Bu daha çok yaklaşım gösterme modelidir. Kurumsal kültür için eğer şirket ortakları kuruluşta bir kalite yönetim sisteminin gerekli olduğuna inanmayanlar ise etkin bir yönetim sisteminin uygulanması hayal olabilir. Bugün binler kuruluş evet kalite belgesine sahiptir. Fakat bunların arasında olması gerektiği gibi yönetim standartının şartlarına riayet eden firma sayısı çok azdır.
Firmaları iso 9001:2015 kaliteli yönetim sisteminden alıkoyan nedir? Öncelikle yönetim sisteminin de kaliteli olması gerekir. Burada ilk atlanan uyulmayan esas sisteminde kalite sahibi olması gerektiğinin atlanılması, önemsenmiyor olmasıdır. Mevcut durumdan sıyrılmak ve atılım yapmak için Adlbelge’nin verdiği 9001 belgesi sahibi sıfatıyla hareket etmek amacındaysanız TSE sayfasındaki kalite şartlarına uymalısınız demektir.
Firmaların sadece bir ihale sertifikası gözüyle bakmaları, ihale sona erdiğinde kalite sertifikasının çerçeveletip duvara asılmasına neden olabilmektedir.
Şimdi olması gerekenin ne olduğuna bakalım. Kalite yönetim sisteminin ele alınması önce standartın ele alınmasıyla doğru orantılıdır.
Bu nedenle önce kalite yönetim sistemi standartının dördüncü maddesiyle işe koyulmak gerekiyor. Peki bu dördüncü madde firmalardan ne istiyor?
Firmaları içeride ve dışarıda etkileyen, kim sorusuyla elle tutulur objeler gösteremeyen cevaplar üreten olgular bağlam ifadesiyle adlandırılıyor. Buna firmaları bağlayan şeyler anlamıyla da bakılabilir. Hem içeride hem de dışarıda elini kolunu bağlama ihtimali bulunan tüm şeyler.
Tabi dördüncü madde bu kadarla sona ermiyor. Firmanın kalite yönetim sisteminin proseslerini ve kapsamını da dördüncü madde firmanın bağlamı altında tanımlaması gerekiyor. Bunu kalite el kitabında tarif etmek mümkün olduğu gibi tam tersi şekilde ayrı bağlamı prosedürüyle kanıt dokümante edilebilir. Bu aşamada standart tarafından firmalardan talep edilen nokta dört alt madde ile isteniyor.
İlgili tarafların belirlenmesi ve isterlerinin tespit edilerek sonrasında risk yönetiminde ve diğer operasyonel faaliyetlerde kontrol altında değerlendirilmesi isteniyor.
Kalite yönetim sisteminin ilgili taraflarının firmanın kalite yönetim sistemiyle ilgili beklenti ve isteklerini tarif etmeli diyor standart.
Beşinci maddemiz ise liderlik. Firmanın üst yönetimi önceki 2008 versiyonunda istenen üst yönetim taahhüdü maddesinde olduğu gibi bu yeni 2015 kalite yönetim sisteminde liderliğiyle ile bu açığın kapatılması hedefleniyor.
Dolayısıyla firma üst yönetiminin firma çalışanlarına rehberlik etmesi isteniyor. Bu rehberlik liderlik kılavuzluğu sağlayacak bir taahhütle taçlandırılmalıdır. Bunun uygulanması amacıyla gerektiğinde kaynak sağlamak için eleman arayan firmaların dikkate alınması gerekliyse yeni personel ile kalite yönetim lideri işe alması önemlidir.
Kalite Yönetim Sisteminde Planlama Adımları
Listenin altıncı maddesine planlama adı veriliyor. Planlama altında üç alt maddemiz var. Risk ve fırsatların planlanması, değişikliklerin yönetilmesi amacıyla yapılacak olan planlama ve kalite hedefleri ile bunlara ulaşmak için planlamadır.
Şimdi düşünmek gerekir, eğer daha planlama adımındayken riskleri öngöremez isek sonuçları ne olacak? Bu nedenle hep prosesin (süreçlerin) sahip olması gereken yegane şey kalite hedefidir. Üstelik bu hedeflere nasıl ulaşılabileceğini de tıpkı risk ve fırsat belirleme faaliyetleri gibi planlanması adım adım neler yapılacağının önceden belirlenmesi gerekmektedir.
Firma Kaynakları ve Kaynak Yönetimi
Eğer altıncı maddenin gereklerini uygulamak suretiyle bu problemi çözdüysek artık destek yedinci maddeye geçebiliriz demektir. Destek daha çok lojistikle ilgilidir. Firmanın tüm kaynakları burada belirlenir. Eğer ortada bir kalite yönetim sistemi bulunuyorsa bu durumda lojistik ayağının olmaması düşünülebilir mi? Mümkün değil.
O zaman ne yapmamız gerekiyor? Kaynaklarımızı bileceğiz. Eğer kaynakları bilmiyorsak bu işin başarılı olması söz konusu dahi olamaz. Kaynaklar, çalışanlar, yazılı bilgiler, makineler gibi alt unsurlardan meydana gelecektir.
İnsan kaynaklarının prosedüre edilmesi ve yönetimi destek maddesinin şartları arasında yerini alıyor. Proseslerin işletimi için ortamın sağlanması amacıyla çalışanların fiziksel, psikolojik şartlarının yerine getirilmesi gerekiyor. Aynı şekilde yıllık kalibrasyon doğrulama raporuna ihtiyaç duyulan ve kalibre edilecek cihaz ve ekipman listesi hazırlanacak.
Kişilerin yetkinlikleri, kalite eğitimleri, farkındalıkları kalite politikasının benimsenmesi liderliğin doğru anlaşılması planlı farkındalık eğitimleriyle mümkün. Pratik uygulama gereği personel işe giriş çıkış kartlarının arka yüzlerine kalite politikası gibi paragraflar eklenerek firmalar çalışanlarını bilgilendirebilirler.
İzleme ve ölçme kaynaklarının belirlenmesi düzenli gerekiyorsa TSE'den veya farklı üniversitelerin kalibrasyon laboratuvarlarından testler için fiyatlar alınmalı ve kalibrasyon planlarının hazır tutulması zorunlu dokümanlardan.
Kalite Yönetim Sisteminde Farkındalık Kavramı
Farkında olmak bakmak ve görmek arasındaki farkı içerebilir. Bakar ama göremez tıpkı farkındalık biliyor olmakla farkında olmak arasındaki gibidir. Zeka farkındalık ise firmaların ifade olarak farkındalığa önem vermeleri faydalarına olacaktır.
Ne iş yaptığının farkında olmayan çalışanlar sadece kendi üretim süreç alanlarının tam merkezinde ne üretiyorlar bilmelidir. Ürün ve hizmetleri hakkında sıfır bilgi eksik bilgidir.
Tüm bunların birde dokümante edilmesi güvence altında muhafaza edilmesi için kayıtların depolanması, korunması, erişimlerinin izlenmesi gereklidir. Dokümante edilmiş bilginin oluşturulması, güncellenmesi ve kontrol edilmesini bazı alt kalite başlıkları izleyecektir. Alt başlıklar arasında dokümanların dağıtımı, saklama ve imha edilme sürelerini içermektedir.
En önemli ve sadece kalite yönetim sistemi uygulamalarında firmaların kendi ellerindeki imkanlar ile operasyon süreçlerini optimize etmeleri ve ihtiyaç hissedilen doküman ve kayıtları yazılı bilgiye çevirmeleri gereken alandır. Üretim metotları yöntemler depolama prosedür ve talimatları, görev tanımları etkin bir kalite yönetim sistemi için sahip olunması zorunlu denetimlerde istenen özellikle belgelendirme denetiminde baş tetkikçilerin soracağı evraklardır.
Planlanmış belgelendirme denetimlerinde firmaların kalite yönetim sistemlerinde en çok isteyecekleri zorunlu dokümanlardan bir diğeri kalite kontrol formlarıdır. Mantık şudur, kalite yönetim sistemi bir altın madeni gibidir. Ancak sizin bu altını topraktan ayıklayıp ortaya çıkarmanız, işlemeniz ve mücevhere dönüştürmeniz gerekir.
Geri kalan kalite yönetim sistemi maddelerinin üretim tasarım ve geliştirme ile Ar-Ge çalışmalarının kayıtları gibi maddelerdir. Temel odak ve anlayış sürekli iyileştirme olmalıdır. Zaten firmalar bu gerekleri sağlamakla aslında sürekli iyileştirme çalışmalarını neticeye eriştirmiş olur.
Son aşamada iso 9001 kalite yönetim sisteminin etkin uygulanması adlbelge.com web sitesinde olduğu gibi izleme ölçüm ve analiz etme ve iç tetkik ile yapılacak toplantılar sonrasında alınacak kararlara ve atılacak adımlara bağımlıdır.