Siz deli gibi çalıştığınızı düşünürken, birisinin gelip de size “yapa yapa bunu mu yaptın” dediği oldu mu? Ya da siz çok çalıştığınızı çok iş yaptığınızı ve bundan daha fazlasını yapmak mümkün değil diye düşünürken, iş arkadaşınızın aynı işe sizden sonra başlayıp sizden daha çok iş çıkarttığına şahit oldunuz mu? Eminim ki bunlar hayatınızın bir köşesinde mutlaka başınıza gelmiştir.
Bu durumla baş edebilmek için kişisel verimliliğinizi arttırmalısınız. Bu yazımda size kişisel verimliliğinizi nasıl arttırabileceğinizi anlatacağım.
Verimlilik Nedir?
Kişisel verimliliğimizi nasıl arttırabileceğimiz konusuna girmeden önce dilerseniz verimlilik nedir biraz ondan bahsedelim. Verimlilik genellikle çok çalışmak ile karıştırılan bir terim. Yani bir çoğumuz çok çalışan kişilerin çalışmasını verimli olarak tanımlarız. Birisi çok çalışıyorsa verimli, az çalışıyorsa verimsiz çalışıyor deriz. Oysa verimlilik bir oran ve daha az çalışarak daha çok iş çıkartan kişilere daha verimli deriz.
İki kişi düşünün, birisi yarım gün çalışarak 5 adet iş çıkardı, diğeri tam gün çalışarak 10 iş çıkarttı. 10 iş çıkartan kişi daha mı verimli? Hayır, çünkü o diğer kişinin iki katı zaman harcadı. Eğer 5 iş çıkartan kişi de tam gün çalışsaydı, 10 iş çıkartacaktı. Yani ikisinin de verimlilikleri aynı.
İkisinin de bir tam gün çalıştığını, birisinin 10 tane iş ortaya çıkardığını, diğerinin 20 tane iş ortaya çıkardığını düşünelim. Aynı miktarda çalıştıkları ama biri diğerinin iki katı iş çıkarttığı için, 20 iş yapan kişi daha verimli olur.
Verimliliğin formülü, çıktıların girdilere bölünmesidir. Çıktı dediğimiz ortaya çıkan iş, elde edilen sonuç. Girdi ise bu sonuç için ne kadar şey verdiğimiz. Zaman, para, insan olabilir. Formül neydi, Çıktı/Girdi. Yani çıktılar aynı ise, bu çıktıya ulaşmak için daha az maliyete katlanan, daha az zaman harcayan ya da daha az girdisi olan daha verimlidir. Ya da tam tersi, girdiler aynı ise, aynı para, aynı zaman harcanarak daha çok sonuca ulaşabilen daha verimli sayılır.
Yani öyle ben iki katı çalışarak iki katı sonuca ulaştım deyip verimliliğinizi arttıramazsınız. Peki nasıl arttırabiliriz? Şimdi gelelim kişisel verimliliğimizi nasıl arttırabileceğimize.
Kişisel Gelişim (Eğitim)
Yapabileceğimiz ilk şey kişisel gelişimimize önem vermek. Yaptığımız uğraştığımız iş ile ilgili eğitimlere girerek burada bizim yaptığımızın dışında uygulanan metodlar olup olmadığını görebiliriz. Şu anda eğitimlere katılmak, online olduğu için çok kolaylaştı ve ucuzlaştı. Eğer eğitimleri bulmak zor ise güncel yayınları, uluslararası yayınları ya da makaleleri araştırabilirsiniz. Ben 2001’den beri operasyonla uğraşıyorum ama hala yeni yöntemler yeni çalışma şekilleri nedir sürekli olarak takip etmeye çalışıyorum. Unutmayın, üniversitelerde verilen bilgiler ya da iş yerinde işe başlamadan önce aldığınız bilgiler sadece o dönemin bilgilerini yansıtır. Sonrasında ise siz kendinizi geliştirmelisiniz.
Kişisel Gelişim (Pratik ve Tecrübe)
İkinci bir konu yine kişisel gelişiminizle alakalı, ama bu sefer tekniğinizi geliştirmekten değil, pratiğinizi arttırmaktan bahsediyorum. Bir çok araştırmayla kanıtlanmıştır ki, bir işi ne kadar çok yapıp tecrübe ederseniz, o işi o kadar iyi yapmaya başlarsınız. Bir forvetseniz, şutunuzu geliştirmek için sürekli şut çekmeniz gerekir. Bir basketbolcuysanız sürekli basket atışı çalışarak bu özelliğinizi geliştirebilirsiniz. Bunlar sadece spor için geçerli değil. Ne kadar çok matematik problemi çözerseniz, bir sonraki soruyu da o kadar hızlı çözersiniz. Şirkette ne kadar çok sorun çözerseniz, yeni sorunları o kadar hızlı sonuçlandırırsınız. Ne kadar çok kişiyle iletişime geçerseniz, iletişim kabiliyetiniz o kadar iyileşir. Şirketlerin bir pozisyona eleman ararken adaylarda tecrübe aramalarındaki temel neden de zaten budur. Tekrar ve pratik yapmaya önem verin.
Sağlık ve Güç
Diğer bir konu, sağlık ve güç. Sağlığınız ne kadar yerinde olursa verimliliğiniz o kadar iyi olur. Hasta hasta işe gidenler, başı ağrıya ağrıya çalışanlar. Çok büyük bir marifet olduğunu sanmakla birlikte ne yazık ki çok verimsiz bir çalışmaya imza atarlar. Hiç çalışmamaktan iyidir diyenlerinizi duyuyorum. Ancak o iş öyle değil. Bunu yapınca hem verimsiz bir çalışma götürüyorsunuz hem de yanlış kararlar alma, hatalar yapma ihtimaliniz artıyor. Hasta mısınız? Sağlıklı hissetmiyor musunuz? Bırakın sonra yaparsınız. 20 dk eziyet çekerek yaptığınız bir işi belki sağlıklıyken 5 dk’da hem de çok daha doğru tamamlayabilirsiniz. Sonra sağlıksızken yaptığınız hataları düzeltmek için sonradan daha çok zaman kaybetmeyin. Verimliliğinizi arttırmak istiyorsanız, sağlığınıza dikkat edin, gücünüzü yüksek tutun.
Motivasyon
Dördüncü başlığımız motivasyon. Bir kişi ne kadar motive ise, o kadar çok iş çıkartır. Ayak sürüyerek yaptığınız işlerde ise ne yazık ki yüksek verim almanız hayal olur. Günlük rutinde yapmamız gereken işlerin hepsini isteyip zevk alarak yapmayız ne yazık ki. Ben o anda yapmak istemediğim işleri, yapmak istediğim zamana kadar bekletip daha çok sonuç almaya çalışırım. Evden bir örnek vereyim. Temizlik yapmam gerekiyorsa ama o anda hiç istemiyorsam, inanın bana o temizlik hiç bitmiyor, çünkü isteyerek yapmıyorum. Ama bazen bir güç geliyor, evin temizlenmesi fikri beni motive ediyor, hadi Can diyorum şu işi hallet, her yer tertemiz olsun. İşte o motivasyonla nasıl yaptığımı anlamıyorum bile. Daha motive kişiler daha verimli olur. Motivasyonunuzu sürekli yüksek tutmaya çalışın. Eğer işlerle ilgili sıralama değiştirme şansınız varsa daha motive olduğunuz saatlerde motive olduğunuz işleri yapın.
Konsantrasyon (İzolasyon)
Konsantrasyon çok önemli. Sürekli bölünen bir kişi işini verimli yapamaz. Aklı hep başka yere gider, aynı konuya geri döndüğünde aynı cümleleri tekrar tekrar okumak anlamak zorunda kalır. Eğer öyle bir şansınız varsa odanıza kapanın, ya da odanız yoksa bir toplantı odasına geçin. Evden çalışıyorsanız, kendinize özel bir alana geçin. Mümkünse önemli işlerinizi yaparken çocuğunuzu annesine ya da babasına emanet edin. Kendinizi dış çevreden mümkün olduğunca izole etmeye çalışın. O cep telefonunuzu ters çevirin sürekli bildirim gelmesin. Sağ alt köşeden sürekli gelen mail bildirimlerini kapatın. Gürültü yaratabilecek şeylerden uzaklaşın ve kendinizle başbaşa kalın. Eğer size ve izole olmanıza iyi gelecek ise, takın kulaklığı açın en sevdiğiniz sakin müziği. Konsantre çalışmak için elinizden geleni yapın. Burada amacımız, sizi dış dünyadan izole ederek bölünmenizi mümkün olduğunca engellemek.
Teknoloji
Kişisel verimliliğinizi arttırabilmek için en önemli noktalardan birisi de kullandığınız teknoloji. İyi anlaşılabilmesi için biraz da abartarak şöyle bir örnek vereyim. Daktiloyla mı daha hızlı yazabilirsiniz, yoksa kopyala yapıştır yapabileceğiniz, hata yapınca en baştan yazmak zorunda kalmadığınız bir bilgisayarla mı? Kullandığınız teknoloji, yaptığınız işi daha verimli yapabilmeniz için çok önemli. Bilgisayarınız yavaşsa, sürekli takılıyorsa, hızlanması için biraz maliyete katlanabilirsiniz. İnanın bana o maliyetin kat kat fazlasını verimlilik artışınızla çıkartabilirsiniz. Aynı şekilde internetinize yatırım yapabilirsiniz. Tabi sadece bu tür altyapısal teknolojiden bahsetmiyorum. Hani demiştik ya kendinizi sürekli geliştirin diye. Bir bakın bakalım, işinizde sizin bilmediğiniz yeni teknolojiler var mı? Zarflama işi mi yapıyorsunuz? Sizden daha hızlı yapabilecek bir makina var mı acaba? Dikiş mi dikiyorsunuz? Daha kolay çalışabileceğiniz dikiş makinaları var mı acaba? Daha hızlı printer? Daha hızlı bilgisayar? Daha iyi bir fırın? Ne aklınıza gelirse. Teknoloji bizim hayatımızı kolaylaştırmak için var. Biraz teknolojiyi kullanalım.
Zaman Planlaması
Zaman planlaması çok önemli. Ben üniversiteye hazırlanırken haftalık planlama yapardım ve Pazartesi sabahları bir iki saatim haftalık çizelgemi oluşturmakla geçerdi. babam da bana takılırdı, şu planını yapana kadar çalışsan, daha erken bitecek çalışman diye, ve birlikte gülerdik. Sonradan öğrendik ki o şekilde değilmiş. En kötü plan bile plansızlıktan iyiymiş. Ne olursa olsun, maillerinizde olsa bile, elinizde yapacağınız işlerin ayrıca bir listesi olsun. Hatta bu işleri ne zaman yapabileceğinizle ilgili zaman planlamanızı oluşturun. Yapılan araştırmalara göre zihinsel enerjimizin en yüksek olduğu saatler sabah 9:30-11:30 arası, öğleden sonra 14:30-15:30 arası gibi. Verimli çalışabilmek için, bu saatleri mutlaka kendi konsantre olmanız önemli işlere ayırmalı, toplantılarınızı, zihin gerektirmeyen dosyalama gibi işlerinizi ya da emaillerinizi temizlemeyi diğer zamanlara bırakmalısınız. Bedensel olarak da uyandıktan yaklaşık 11 saat sonra pik noktaya ulaşabiliyorsunuz, rekorlar da genelde o saatlerde kırılıyor. Doğru işleri daha verimli olduğumuz saatlerde yapmak bu anlamda kişisel verimliliğimizi yükseltmek adına önemli.
Ortamı Elverişli Hale Getirmek
Ve kişisel verimliliğinizi yükseltmeniz için son önerim, işlerimizi gerçekten o işe elverişli ortamlarda yapmak. Bir makale okumanız gerekiyorsa bunu fabrikanın ortasında yapamazsınız. Masa başı bir iş yapıyorsanız, ergonomik sandalye olmadan verimli çalışamazsınız. Işık yetersizse, sıcaklık fazla ya da olması gerekenden düşük ise veriminiz düşer. Eğer evde çalışıyorsanız, bir masanız olması, ergonomik bir sandalyeniz olması önemli. İşyerindeyseniz, havalandırma önemli. İşyerinizin ya da işinizi yaptığınız mekanın koşullarını yaptığınız işe elverişli hale getirdiğinizde verimliliğinizin arttığını hissedeceksiniz.
Özet
Hep yaptığımız gibi gelin bir özetleme yapalım. Kişisel verimlilik aynı süre çalışarak, daha çok çıktı elde etmeye denir. Kişisel verimliliğimizi arttırabilmek için, yani çalışma süremizi arttırmadan daha çok iş yapabilmek için, ya da daha az zamanda aynı işi çıkartabilmek için şu konulara dikkat etmemiz gerekiyor.
- Eğitimimize önem vermek aksatmamak, sürekli eğitim almak ya da yeni yayınları takip etmek
- Yaptığımız işi sürekli tekrarlamak, daha çok pratik yapmak
- Gücünüzü arttırmak, sağlığınıza dikkat etmek
- İşinizle alakalı motivasyonunuzu yüksek tutmak, ya da motive olduğunuz zamanlarda motive olduğunuz işleri yapmak.
- Kendinizi, sizi bölebilecek dış etkenlerden mümkün olduğunca izole ederek konsantrasyonu yükseltmek.
- Kullandığınız teknoloji eski ise yeni teknolojilerin nimetlerinden faydalanmak, teknolojiye yatırım yapmak.
- Zaman planlaması yapmak ve bunu doğru şekilde yapmak. Verimli saatlerinizi konsantre olmanız gereken işlere ayırmak.
- Ve son olarak yaptığınız iş için ortamınızı elverişli hale getirmek.
Bütün bunları yaptığınızda kişisel verimliliğinizi üst düzeylere taşıyabilecek ve çok daha fazla sonuç çıkartabileceksiniz. Kimse de size “yapa yapa bunu mu yaptın” diyemeyecek.
Görüşmek üzere…