1 T.C. BATMAN ÜNĠVERSĠTESĠ Uluslararası ĠliĢkiler Ofisi Erasmus Koordinatörlüğü ERASMUS+ BĠRĠM KOORDĠNATÖRLERĠNĠN GÖREV TANIMI VE ÖĞRENCĠ/PERSONEL DEĞĠġĠMĠ ĠÇĠN YAPILMASI GEREKENLER Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus Koordinatörleri Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin aşağıda detaylandırılmış görevlerini gerçekleştirmelerini sağlamak, ortaya çıkabilecek olan sorunların çözümünde Birim Koordinatörlerine destek olmakla görevli ve tüm sürecin eksiksiz işlemesinden sorumludurlar. Ayrıca Birimlerde meydana gelen koordinatör değişikliklerini en geç 10 (on) gün içinde Erasmus Koordinatörlüğüne bildirmekle yükümlüdürler. Bölüm/Anabilim Dalı/Program (BİRİM) Erasmus Koordinatörlerinin temelde üç (3) ana görevi bulunmaktadır ki bunlar; İkili Anlaşma (Bilateral Agreement) lar yapma görevi, Kurumumuzdan gidecek/giden Erasmus+ öğrencileri ve personel ile ilgili olarak üstlenmeleri gereken görevleri ve son olarak da yurtdışından gelen Erasmus öğrencileri ile ilgili üstlenmeleri gereken görevleridir. Üstlenmiş olduğu söz konusu görevleri gerçekleştirirken gerek gelen, gerek giden öğrenci ve gerekse de İkili Anlaşmalar için düzenlenen evrakların birer kopyasının Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Bölüm/Anabilim Dalı/Program da arşivlenmesini sağlamalıdır. 1. Ġkili AnlaĢma (Bilateral Agreement) İkili Anlaşma ancak Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB) Sahibi Üniversiteler ile yapılabilir. İkili Anlaşma Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Erasmus koordinatörleri ile Birim Erasmus Koordinatörlerince yapılabileceği gibi öğretim üyeleri tarafından da bağlı oldukları birim koordinatörünün ve Bölüm/Anabilim dalı/program başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilebilir. Uluslararası İlişkiler Ofisi Erasmus Koordinatörlüğü ne yurtdışından gelmiş olan İkili Anlaşma teklifleri koordinatörlükçe değerlendirilerek işleme konulabilir. İkili Anlaşmalar, Ġkili AnlaĢma Taslak Formu (Ek 1) kullanılarak yapılmalıdır. Üzerinde mutabakata varılmış olan İkili Anlaşma 2 nüsha halinde Birim Erasmus koordinatörlerince hazırlanarak imzalanmak üzere Erasmus Koordinatörlüğü ne iletilir. Birim Erasmus koordinatörlerinden Erasmus Koordinatörlüğü ne gönderilen İkili Anlaşma Uluslararası Ofis Başkanı tarafından imzalanır. İkili Anlaşmanın iki (2) nüshası da Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından ortak üniversiteye posta/kargo yolu ile gönderilir. Ortak üniversite tarafından da imzalanmış İkili Anlaşma nüshalarından bir (1) tanesi üniversitemiz Erasmus Koordinatörlüğü ne ulaştırılır ve burada dosyalanır.
2 Taraflarca imzalanmış İkili Anlaşmanın bir örneği Üniversitemiz Birim Erasmus Koordinatörlerince Erasmus Koordinatörlüğünden temin edilmelidir Ġkili AnlaĢma Yapılırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar İkili Anlaşma yapılırken anlaşmanın açık ve net olması, şartlarının anlaşma sürecinde detaylandırılmış olması uygulama sırasında gündeme gelebilecek olan sorunları baştan ortadan kaldıracağından önemlidir. Bu nedenle anlaşma yapılırken aşağıda listelenmiş olan maddelere önem verilmesi gerekmektedir. İkili Anlaşma yapan Birim Erasmus koordinatörü anlaşmada hem üniversitemizin hem de ortak üniversitenin eğitim dilini mutlaka belirtmelidir. Anlaşma sırasında ortak üniversitenin Akademik takviminin incelenmesi Birim Erasmus Koordinatörünün konu ile ilgili bilgi sahibi olması açısından önemlidir. Değişim düzeyi (önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora) anlaşma üzerinde anlaşmanın kapsamının netleşmesi adına mutlaka belirtilmelidir. Karşı kurumun ders içerikleri mutlaka anlaşma YAPILMADAN ÖNCE incelenmeli, olası denklik sorunu yaşanma ihtimali ortadan kaldırılmış olarak anlaşma kesinleştirilmelidir. Anlaşma bir kez sonuçlandırıldıktan sonra ortak üniversitede öğrencinin alacağı tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde üniversitemizde denklik verileceği anlaşmayı yapan Birimimiz tarafından kabul edilmiş sayılır. Gerekirse İkili Anlaşma dan yararlanılacak yarıyıllar önceden belirlenebilir. Ancak bu bilginin Uluslararası İlişkiler Ofisi Erasmus Koordinatörlüğü ile paylaşılması ve anlaşma üzerinde yer alması gerekmektedir. Öğrenciler her yıl başvuru tarihlerinden önce mevcut İkili Anlaşmalar hakkında Birim Koordinatörlerince bilgilendirilmelidir (eğitim dili, geçerli olduğu yarıyıl/yarıyıllar, ortak üniversitenin akademik takvimi vb.). Diğer öğretim üyeleri İkili Anlaşma yaparken Birim koordinatörüne ve bölüm başkanına bilgi vermelidir. Anlaşmanın kesinleşme ve imzalanma aşamasında Birim koordinatöründen destek almalıdır. ERASMUS+ BILATERAL AGREEMENT Formu kullanılarak hazırlanmış olan İkili Anlaşma Erasmus Koordinatörlüğü ne iletilmeli, koordinatörlük tarafından imzalandığından, ortak üniversiteye gönderildiğinden emin olunmalı, anlaşmanın taraflarca imzalanmış, onaylanmış halinden bir kopya birime teslim edilmelidir.
3 2. Erasmus Birim Koordinatörlerinin Giden Öğrenciler Ġle Ġlgili Görevleri Birim Erasmus Koordinatörleri birimlerinden gerek öğrenim ve gerekse de staj amaçlı giden öğrencilerinden sürecin her aşamasında sorumludur. Meydana gelebilecek olan hataları en aza indirebilmek adına Erasmus Koordinatörlüğü ile temas halinde olmaları yararlı olacaktır. Zira Erasmus kapsamında yurtdışına giden öğrencinin memnuniyeti/memnuniyetsizliği sonraki dönemlerde uluslararası dolaşımda yer alacak yeni öğrencileri olumlu/olumsuz yönde etkilemektedir. Tam da bu nedenle Birim Erasmus Koordinatörlerinin Erasmus Programı İle Giden Öğrenciler İle İlgili Görevleri tanımlanırken bu husus özellikle dikkate alınmış ve görevler aşağıda yer aldığı gibi detaylandırılmıştır ÖĞRENCĠ SEÇĠMĠNDEN SONRA Erasmus Birim Koordinatörlerinin Görevleri Başvuru ve konaklama formlarının doldurulmasına destek verir. Gidilecek kurumdan açılması planlanan derslere ait AKTS kredili listeyi ister. Learning Agreement Formu nu (Öğrenim Anlaşması) öğrenciyle birlikte hazırlar (3 kopya-ıslak imzalı) (1 yarıyıl için 30 AKTS seçilmelidir) Ders denkliğinin yapılarak Tanınma Belgesi nin (Ek-2) hazırlanmasını (3 kopya-ıslak imzalı), ilgili Fakülte/Enstitü/Yüksekokul tarafından Yönetim Kurulu Kararı alınmasını ve Uluslararası İlişkiler Ofisi ne iletilmesini sağlar. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken en önemli konu öğrencinin yurtdışında alacağı her bir AKTS kredisinin üniversitemizde sayılması gerekliliğidir ki bu nedenle alacağı herhangi bir dersin denkliğinin verilmeme olasılığı bulunmamaktadır. Zira ortak üniversite ile anlaşma yapılırken derslerin ve içeriklerinin incelendiği ve Birimce uygun bulunduğu, bu sebeple de anlaşmanın kesinleştiği/imzalandığı kabul edilmektedir. Ders Denkliği yapılırken ortak üniversite ders AKTS leri ile üniversitemiz AKTS leri arasında farklar bulunabilir. Dersler denkleştirilemediği durumlarda öğrencinin üniversitemizdeki dönemine ortak üniversitede geçirdiği dönemi denkleme yoluna gidilebilir. Önemli olan değişim döneminde aldığı AKTS kredilerinin tamamını tanımaktır. Hazırlanan söz konusu belgelerin öğrenci tarafından Erasmus Koordinatörlüğü ne iletildiğinden ve onaylandığından emin olur. Hazırlanan dökümanlarda koordinatörlüğün isteyeceği olası değişikliklerin gerçekleştirilmesini sağlar. Erasmus Koordinatörlüğü nün istediği ve öğrencinin gidişi için gerekli olan diğer evrakları öğrencinin temin etmesini sağlar. Söz konusu evraklar ERASMUS ÖĞRENĠM HAREKETLĠLĠĞĠ KONTROL LĠSTESĠ kısmında yer almaktadır ve Erasmus Koordinatörlüğü nden temin edilebileceği gibi üniversitemiz web sitesinden de erişilebilir.
4 Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bölüm/Program/Anabilim Dalı ndan Erasmus kapsamında öğrenim ya da staj yapmaya hak kazanmış olmakla birlikte bundan vazgeçmiş olan öğrenciler var ise koordinatörlüğe konu ile ilgili bilgi verir ve söz konusu öğrenci (ler) nin feragat belgesi hazırlayıp en geç 15 gün içinde koordinatörlüğe teslim etmelerini sağlar DEĞĠġĠM BAġLADIKTAN SONRA Erasmus Birim Koordinatörlerinin Görevleri Değişim başladıktan sonraki ilk bir (1) aylık süre değişimin en sıkıntılı sürecidir. Zira öğrenci bu dönemde gittiği üniversite ve koşullarına alışmaya çalışırken, bir yandan da açılmayan ya da gidip gördüğünde beğenmediği dersleri değiştirmeye çalışmaktadır. Bu dönemin kontrolü ve sıkı takibi öğrenci döndükten sonra yaşanabilecek olan evraklardaki tutarsızlıkların (örneğin; öğrenciye ortak üniversite tarafından verilen transkripteki derslerle Öğrenim Anlaşmasındaki ve Ders Tanınma Belgesindeki derslerin birbirini tutmaması vb.) ortadan kaldırılması açısından önemlidir. Birim Erasmus Koordinatörü öğrenci ile tüm değişim döneminde iletişim halinde olmalıdır. Öğrencinin değişiklik yaptığı durumda yeni ders programının bir dönemde 30 AKTS kredisi olacak şekilde düzenlenmesini sağlamalıdır. Öğrenci derslerinde değişiklik yaptığı takdirde Öğrenim Anlaşması na değişimi işlemesi ve bunu hem ortak üniversiteye hem de üniversitemiz Erasmus Koordinatörlüğü ne imzalatarak mühürletilmesini sağlamalıdır. Öğrenim Anlaşması nda değişiklik olması halinde Tanınma Belgesi'nin ilgili akademik birimin yönetim kurulunca tekrar düzenlenmesini (3 kopya-ıslak imzalı) sağlamalıdır. Düzenlenen yeni Tanınma Belgesi ni Uluslararası İlişkiler Ofisi Erasmus Koordinatörlüğü ne iletmelidir DEĞĠġĠM BĠTTĠKTEN SONRA Erasmus Birim Koordinatörlerinin Görevleri Öğrencinin değişim dönemine ait Transkript ini aldığından ve Erasmus Koordinatörlüğü ne aslını teslim ettiğinden emin olmalıdır. Transkript te yer alan dersler ile Öğrenim Anlaşması ve Tanınma Belgesi ndeki dersleri kontrol etmeli ve olası tutarsızlığın giderilmesini sağlamalıdır. Öğrencinin geçtiği derslerin denkliğinin yapılmasını sağlar. Unutulmamalıdır ki; öğrencinin başarılı olduğu tüm derslerin toplam AKTS kredisi değerinde denklik verilmelidir. Dersleri derslere eşleştirmenin mümkün olmadığı durumlarda dönemi döneme eşleştirerek öğrencinin harcadığı emeğin karşılığını alması sağlanmalıdır.
5 Hazırlanan Denklik Belgesinin bir kopyasını da Erasmus Koodinatörlüğü ne göndermek koşuluyla Öğrenci İşleri ne ileterek öğrencinin transkriptine işlenmesini sağlar. Değişim dönemi derslerinin de işlenmiş olduğu son transkripti Erasmus Koordinatörlüğü ne iletir. 3. Erasmus Birim Koordinatörlerinin Personel Hareketliliği ile ilgili Görevleri Ders Verme Hareketliliği nde bulunmak üzere yurt dışına gidecek akademik personelin isminin ve öğretim programı detaylarının karşı üniversiteye bildirilmesi Akademik personelin faaliyetiyle ilgili Bölüm Başkanlığı'na yazı yazarak Yönetim Kurulu Kararı alınmasını sağlamak 4. Erasmus Birim Koordinatörlerinin Gelen Öğrenciler Ġle Ġlgili Görevleri Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersleri planlamalı ve kodlarıyla birlikte Uluslararası İlişkiler Ofisi Erasmus Koordinatörlüğü ne de iletmelidir. Öğrencilerin Öğrenim belgelerini takip etmeli ve imzalayarak Erasmus Koordinatörlüğü ne göndermelidir. Öğrencilerin derslere katılımını, ders içeriklerinden ve işleyişinden memnuniyetlerini takip etmeli, olası sorunları koordinatörlük ile paylaşarak çözmeye çalışmalıdır.
6 Ek 1. Erasmus+ Programme Key Action 1 Mobility for learners and staff Higher Education Student and Staff Mobility Inter-institutional 1 agreement between programme countries [Minimum requirements] 3 The institutions named below agree to cooperate for the exchange of students and/or staff in the context of the Erasmus+ programme. They commit to respect the quality requirements of the Erasmus Charter for Higher Education in all aspects related to the organisation and management of the mobility, in particular the recognition of the credits awarded to students by the partner institution. A. Information about higher education institutions Name of the institution (and department, where relevant) Erasmus code Contact details 4 ( , phone) Website (eg. of the course catalogue) Batman University Department of. Institutional coordinator: Asst. Prof. Dr. Servet Ulutürk Batman Üniversitesi Rektörlüğü, Merkez Kampüs, Uluslararası İlişkiler Ofisi, Merkez/Batman edu.tr Phone: Fax: Departmental coordinator: 1 Inter-institutional agreements can be signed by two or more higher education Institutions 2 Higher Education Institutions have to agree on the period of validity of this agreement 3 Clauses may be added to this template agreement to better reflect the nature of the institutional partnership. 4 Contact details to reach the senior officer in charge of this agreement and of its possible updates.
7 B. Mobility numbers per academic year [Paragraph to be added, if the agreement is signed for more than one academic year: The partners commit to amend the table below in case of changes in the mobility data by no later than the end of January in the preceding academic year.] FROM code of the sending institution] TO code of the receiving institution] Subjec t area code [ISCE D] Subject area name Study cycle [short cycle, 1 st, 2 nd or 3 rd ] Total Numbers of students/ Total number of Months Student Student Mobility for Mobility for Studies Traineeships TR BATMAN01 1st,2nd 2 students/ 12 months 1 student/ 6 months TR BATMAN01 FROM code of the sending institution] TO code of the receiving institution] Subject area code [ISCED ] Subject area name Number of staff mobility periods Staff Mobility for Teaching [total number of days of teaching periods or average duration ] TR BATMAN01 2 teachers x 5 days x 8 hours Staff Mobility for Training 2 staffs x 5 days x 8 hours TR BATMAN01 C. Recommended language skills The sending institution, following agreement with the receiving institution, is responsible for providing support to its nominated candidates so that they can have the recommended language skills at the start of the study or teaching period: Receiving institution code] Optional: Subject area Language of instruction 1 Language of instruction 2 Recommended language of instruction level Student Mobility for Studies [Minimum recommended level: B1] Staff Mobility for Teaching [Minimum recommended level: B2]
8 Turkish English B1 (English) B2 (English) For more details on the language of instruction recommendations, see the course catalogue of each institution [Links provided on the first page]. D. Additional requirements University of Batman: Students who have been selected to study at University of Batman will find further information under the following link: E. Calendar 1. Applications/information on nominated students must reach the receiving institution by: Receiving institution Autumn term* Spring term* code] [month] [month] 30th June 1st December [* to be adapted in case of a trimester system] 2. The receiving institution will send its decision within 4 weeks. 3.. A Transcript of Records will be issued by the receiving institution upon the student's departure or, in any case, no later than 5 weeks after the assessment period has finished at the receiving HEI. [It should normally not exceed five weeks according to the Erasmus Charter for Higher Education guidelines] 4. Termination of the agreement [It is up to the involved institutions to agree on the procedure for modifying or terminating the inter-institutional agreement. However, in the event of unilateral termination, a notice of at least one academic year should be given. This means that a unilateral decision to discontinue the exchanges notified to the other party by 1 September 20XX will only take effect as of 1 September 20XX+1. The termination clauses must include the following disclaimer: "Neither the European Commission nor the National Agencies can be held responsible in case of a conflict."] F. Information 1. Grading systems of the institutions : The transcripts of records obtained reflect the name of the subjects in English, the ECTS grades and local grades. Partner institution s grading system:
9 2. Visa The sending and receiving institutions will provide assistance, when required, in securing visas for incoming and outbound mobile participants, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. Information and assistance can be provided by the following contact points and information sources: Institution code] Contact details ( , phone) International Relations Office Website for information https://www.evisa.gov.tr/tr/ 3. Insurance The sending and receiving institutions will provide assistance in obtaining insurance for incoming and outbound mobile participants, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. The receiving institution will inform mobile participants of cases in which insurance cover is not automatically provided. Information and assistance can be provided by the following contact points and information sources: Institution code] Contact details ( , phone) International Relations Office Website for information 4. Housing The receiving institution will guide incoming mobile participants in finding accommodation, according to the requirements of the Erasmus Charter for Higher Education. Information and assistance can be provided by the following persons and information sources: Institution code] Contact details ( , phone) International Relations Office Website for information
10 G. SIGNATURES OF THE INSTITUTIONS (legal representatives) Institution code] Name, function Date Signature 5 and stamp Asst. Prof. Dr. Servet Ulutürk Head of the International Relations Office 5 Scanned signatures are accepted
11 Ek 2. T.C. BATMAN ÜNĠVERSĠTESĠ Uluslararası ĠliĢkiler Ofisi AKADEMİK TANINMA FORMU GİDİLEN KURUMDA ALINACAK DERSLER BATMAN ÜNİVERSİTESİ NDE DENK SAYILACAK DERSLER Dersin Kodu Dersin Adı AKTS Kredileri Dersin Kodu Dersin Adı B.Ü. Kredileri AKTS Kredileri TOPLAM TOPLAM Öğrenci Adı Soyadı ve İmzası: Bölüm Erasmus Koordinatörü İmzası: Tarih: Tarih: Belirtilen çalışma programı onaylanmıştır. Erasmus Fakülte Koordinatörü İmzası: Tarih: