Dış kaynak kullanımı (Outsourcing), en basit ifadeyle, şirket içerisinde yapılmakta olan çeşitli işlerin dış firmaya aktarılması yöntemidir. İşletmenin dışarıdan mal, hizmet ve faaliyet tedarik etmesi temel olarak iş yükünü azaltma ve öz kaynak kullanımını optimize etme gibi avantajlar içerir. Outsourcing, kaliteyi düşürmeden, marka vizyon ve misyonunu koruyarak şirketi büyütmek anlamında önemli bir destek sağlar. Nelerin, hangi koşullarda dışarıdan temin edileceği ise firmadan firmaya değişkenlik gösterebilir.
Dış Kaynaklardan Faydalanmanın Kapsamı
Üretimi gerçekleştirilen mal ve hizmetler ya da firmada süregelen çeşitli faaliyetler, tarafların anlaşmasına müteakip dış kaynak sağlayan firmalara devredilir. Anlaşma ile hak ve yükümlülükler belirlenerek dış kaynak kullanım kapsamı çizilir. Destek alınan bu işletmeler mevcut son teknolojileri şirket bünyesine katar, yönetimsel yenilikleri şirket işleyişine entegre eder. Şirketi kendi sektöründe öncü ya da ayırt edici konuma geçiren faktörler şirket bünyesinde kalmaya devam eder. İşletmenin yapı taşı addedilebilecek bilgi, emek ve yeteneğin haricinde kalan organizasyonel kısımlar outsourcing firmaya aktarıldığında zaman ve gider tasarrufu sağlanır, iş yükü azalır ve işgücü verimliliği artar. Böylece mevcut ya da potansiyel rakiplerden üstün konuma geçme stratejisi de outsourcing kapsamında değerlendirilebilir.
Outsourcing modeli geleneksel tedarikçi-şirket ilişkisinden kısmen farklıdır. Geleneksel dış kaynak kullanımında ana şirket kontrolü elinde tutar ve denetim yükü ile uğraşır. Outsourcing sisteminde ise dış kaynak sağlayıcı işletmeye istenilen sonuç bildirilir ve tedarikçi bu sonuca ulaşma yöntemlerini kendi belirler. Ana şirketin dış kaynakları kontrol etme yükü bulunmadığından odağını rekabette fark yaratacak işlere ve işleyişe ayırabilir.
Outsourcing Yönteminin Avantajları
Firmalara dış kaynak esasıyla destek veren tedarikçilerin çalışma ve faaliyet alanı oldukça büyüktür. Geniş portföyleri bulunması dolayısı ile risk yönetimi, gider denetimi, sermaye artışı gibi konularda objektif bilgi aktarımı yapabilirler. Dünyadaki gelişmeleri yakından takip eden outsourcing kuruluşlar en son yönetim trendleri ve teknolojiler konusunda ana şirkete hem bilgi hem de erişim sunar. Dış kaynak kullanımı şirkete katma değer sağlayacak işleri öncelemeye de imkân verir. Çalışanları ve hatta departmanları rahatlatan iş yükü devri, rekabet üstünlüğü kurmayı mümkün kılacak işlere ve stratejilere daha fazla zaman ayırmayı sağlar. Bunun neticesinde işgücü niteliği ve ürün kalitesi artar; kullanıcılara / tüketicilere daha iyi hizmet sunmak mümkün hâle gelir.
Yeni kurulan ya da büyümekte olan şirketler, doğrudan uzmanlık alanlarına girmeyen kaynaklara gereksinim duyabilir. Yönetimi ve kontrolü zor olan işler için de desteğe ihtiyaç duyabilir. İşletme bünyesinde hali hazırda yer almayan yeni kaynakların oluşturulması emek ve maliyet gerektirebileceği gibi, süreklilik arz eden çalışma ve fazla mesailer de talep edebilir. Bunları outsourcing şirkete devretmek ise süreci daha kısa sürede, eksiksiz tamamlama avantajını içerir. Dış kaynak yönetiminin Start-Up girişimcilik başta olmak üzere farklı ölçekten tüm şirketlere sağladığı önemli bir fayda da maliyet merkezlidir. Dış kaynak firmalar doğru teknolojileri seçmek, doğru hedefler belirlemek, doğru kaynaklara yönelmek gibi konularda bilgilendirme ve yönlendirme yapabilir. Bu da işletmeyi yanlış kararlar alarak maddi zarara uğramaktan kurtarır.
Günümüz koşullarında faydaları ile öne çıkan dış kaynak modellerinden biri e-ekip sistemidir. Firmalar, personeller ve hatta kullanıcılar dahi internetin konfor artırıcı etkisini giderek daha fazla talep etmektedir. Gerekli teknolojik ekipmanlara ve profesyonel iş yetkinliğine sahip şekilde faaliyet gösteren sanal ekip sistemi dünyanın her yerinden erişilebilir kaynak vadeder. E-ekip modelinde mekân kıstası ortadan kalktığından, şirketlere tam olarak istedikleri işgücünü bulabilme ve ideal ekibi seçebilme olanağı tanır. Ana şirket ile anlık bilgi akışı sağlaması bir yana, e-ekip sistemi ulaşım, yemek vb. personel giderleri ya da geniş çaplı ofis maliyeti gerektirmediğinden tasarruflu bir yapı da sunar. Dış kaynak kullanımının sağladığı şirket içi kâr tablosuna e-ekip maliyet avantajı da eklenmesi son derece önemli bir destektir.