Denetim raporunu zamanında yayınlamak için kanıtlanmış 5 strateji
Yazar Lawrence Sawyer, simgeleşmiş kitabı Sawyer'ın İç Denetimi: Modern İç Denetim Uygulaması’nda “Rapor yazma sürecinden kaynaklanan sürtüşmeleri geçebilecek az sorun kaynağı vardır. En dahice analizler, en verimli denetim bulguları rapor yazma travması esnasında unutulur.” demiştir. Bu durum bundan daha doğru ifade edilemez diye düşünmüşümdür.
Genç bir iç denetçi iken, etkili bir rapor yazmanın ne kadar zaman alıcı ve sinir bozucu olabileceğini erkenden öğrendim. Denetim sonuçlarını ne kadar da iyi bir şekilde yansıttığımı düşünsem de denetim takım lideri benim yazdıklarımın birçoğunu kaçınılmaz bir şekilde yeniden yazardı. Daha da kötüsü, iç denetim birimi yöneticisi (CAE), daha sonra önemli bir kısımını yeniden yazardı. Kariyerim ilerledikçe kendimi, daha önce kötülediğim, raporlarımı yeniden yazarak raporumun zamanlamasına alttan alta zarar veren takım lideri ve birim yöneticisi rollerinde buldum. İtiraf etmeliyim ki, kendimi raporları yeniden yazarken ve asırlık geleneği devam ettirirken “mutlu mesut” buldum.
Denetim raporlarının zamanlılığı önündeki tek engel iç denetim fonksiyonunun oyuncuları ile sınırlı değil. Birçok iç denetçinin tecrübe ettiği gibi, ilk taslağın yayınlanması genellikle raporun zamanında yayınlanması zorluğunun başlangıcıdır. Taslak rapor denetlenen alanlardan sorumlu olan birimlerden sıklıkla gürültülü sesler yankılanmasına sebep olur. Böylece taslak rapor üzerinden müzakere ve uzlaşma süreci başlar ve bu durum nihai raporun yayınlanma sürecine haftalar ekleyebilir. Sonuç olarak denetim raporunu yazmak çoğunlukla denetimi gerçekleştirmek kadar uzun sürer.
Geçtiğimiz on yıl içinde, raporu zamanında yayınlama zorluğunun üstesinden gelen çok sayıda denetim birimi ile çalıştım. Birçoğu, denetim raporu “döngü süresazalti”nin ılmasında kıskanılacak sonuçlar elde etti. Bana göre, (etkili uygulanırsa) denetim sonuçlarını raporlama için harcanan süreyi önemli ölçüde azaltacak en az beş strateji vardır:
- Denetim sonuçlarını denetlenen ile “giderken” paylaşın – Denetlenen birim yönetiminden gösterilen direncin çoğu taslak raporda tespitlerin tümünü bir seferde görmenin yarattığı “şok etkisi”dir. Denetim esnasında denetlenen ile düzenli iletişim kurmak – taslak bulguları ve tavsiyeleri yazılı olarak paylaşmak – taslak raporun yorumlar için tamamının yayınlandığı zaman olumlu tepkileri teşvik edecektir.
- Yeniden inceleme aşamalarını kaldırın ya da azaltın – Birden fazla aşamada yeniden inceleme gerçekleştirmek denetim raporlamasının gecikmesinde çoğunlukla en büyük paya sahiptir. Gözden geçirme sürecinin düzenlenmesi ve inceleyenlerin sayısının azaltılması raporlama sürecini etkili bir şekilde hızlandıracaktır.
- Takım yazımı ya da rapor görüşmesi kullanın – Raporu düzeltecek ve gözden geçirecek denetim takımı üyelerini tek bir düzenleme toplantısında bir araya getirmek rapor yayınlama döngüsünü çarpıcı şekilde kısaltacaktır. Bu durum, denetim takımı ve üst kademe denetimin, düzeltme sürecinde yaşanan sayısız gidip gelen talepler olmadan taslak raporu tartışma ve değişiklik önerme şansını getirir. Rapor görüşmesi, takım düzeltmesini bir adım ileriye götürerek denetlenen birim yönetimini de dahil eder.
- Otomatik çalışma kağıtlarının rapor yazma özelliklerini kullanın – Piyasada mevcut denetim yönetim sistemleri programları genellikle elektronik çalışma kağıtlarından otomatik olarak taslak rapor şablonuna aktaran özellikler içerir. Bu gibi durumlarda taslak rapor neredeyse kendi kendine yazılır. Bu durum rapor yazma sürecinde büyük verimlilik üretir.
- Rapor formatını tekdüze hale getirin – Denetim raporu ne kadar kısa olursa onu düzeltmeye harcanan zaman da bir o kadar kısa olur. Denetim rapor döngüsünü başarılı bir şekilde kısaltan iç denetim departmanları sadece düzeltmesi kolay raporlar değil, aynı zamanda okunması kolay raporlar da üretirler. Uzun ve yorucu arkaplan bölümleri ya da denetim kapsamı ve metodolojisi üzerine kapsamlı tartışmalar raporları düzene sokarken bakılması gereken ilk yer olmalıdır.
Denetim raporunun zamanında yayınlanması zorluğuna çabuk bir çözüm, kolay bir cevap yok. Yine de, bana göre, zamanlama zorluğu yaşadıklarını gören ve bu döngüyü kısaltmak için bir yol arayan iç denetim departmanları bir fark yaratabilir. Yukarıda sıralanan stratejiler dünya çapında sayısız organizasyonda işe yaradı. Bu konuda başarı için sizlerden gelecek ek stratejileri duymayı isterim.
Richard Chambers – IIA Başkanı ve CEO’su 06.02.2012