Karar verme süreci, bir yönetici için oldukça önemli bir iştir. Her gün belirli bir şeyi yapıp yapmamaya karar vermek zorundadır. Karar, alternatifler arasından seçim yapmaktır. “Bu, seçilen birkaç alternatifi inceledikten sonra seçilen bir çözümdür. Çünkü karar veren, seçtiği hareket tarzının hedeflerini ilerletmek için diğerlerinden daha etkin olacağını ve mümkün olan en az riskli sonucun eşlik edeceğini öngörür. İki veya daha fazla alternatif hareket tarzından bir hareket tarzının seçilme sürecidir.
Karar, bir yöneticinin belirli bir durumda yapılması gerekenler hakkında bir sonuç oluşturmaya yönelik bir seçim eylemidir. Bir karar verme süreci, bir dizi olası alternatif arasından seçilen bir davranış biçimini temsil eder. Bir yürütme organının çeşitli alternatifler arasından hareket etme veya hareket tarzına karar verme şekli, bir karar verme eylemidir.
Etkin karar verme iki veya daha fazla olası alternatif arasından bazı kriterlere dayalı seçimdir. Bir yöneticinin, pek çok alternatif olmasına rağmen içlerinden en iyisini seçmesi gerekir.
Karar Verme Sürecinin Özellikleri
- Karar verme, rasyonel düşünmeye dayanır. Yönetici, belirli bir karar vermeden önce sonucunda ortaya çıkabilecek çeşitli etkilerini öngörmeye çalışır.
- Mevcut alternatifler arasından en iyisini seçme sürecidir.
- Mevcut çeşitli alternatiflerin değerlendirilmesini içerir. En iyi alternatifin seçimi ancak hepsinin artıları ve eksileri tartışılıp değerlendirildiği zaman yapılacaktır.
- Karar verme, tartışma ve müzakerelerden önce geldiği için nihai üründür.
- Karar verme, kurumsal hedeflere ulaşmayı amaçlar.
- Aynı zamanda belirli bir taahhüt içerir. Yönetim aldığı her karara kendini adamıştır.
Karar Verme Sürecini Etkileyen Faktörler
Karar sürecini etkileyen unsurlardan bazıları; biyolojik, psikolojik, sosyolojik, çevresel ve kurumsal unsurlardır. Karar vericilerin algılayış ve yorumlayış biçimi, duyguları, değer yargıları, kişiliği, geçmiş yaşantıları, amaç ve beklentileri de kararları etkiler. Bunlar arasında en önemli faktör, değerlerdir.
Bir karar verme süreci her zaman bir sorun, zorluk veya çatışma ile ilgilidir. Kararlar, sorunları çözmede veya çatışmaları çözmede yardımcı olur. Her zaman fikir, yargı vb. farklılıklar vardır. Yönetimsel karar, grup etkinliğinin korunmasına yardımcı olur. Tüm problemler karar vermeyi gerektirmediğinden böyle durumlarda sadece bilgi temini yeterli olabilir.
Karar verme süreci içindeki problemler, farklı alternatifler arasından bir seçim yapılmasını gerektirir. Son bir seçim yapmadan önce bir dizi olasılık seçilir. Karar verme, bir seçimden daha fazlasını gerektirir. Karar gerektiren malzeme mevcut olabilir ancak yine de bir karara varılamayabilir. Bir karar, geçmiş ve şimdiki mevcut bilgiler temelinde gelecek için bir tür tahmin gerektirir. Bir kararın etkisi gelecekte hissedilecektir. Bu nedenle mevcut durumun uygun bir şekilde analizi ve gelecek için bir tahmin yapılması gerekir. Karar öncülleri gerçekleşmezse nihai karar yanlış olabilir.
Bazen kararlar, lideri takip eden bir uygulamanın benimsenmesinden etkilenir. Grubun lideri veya önemli bir yönetici, emsal teşkil eder ve diğerleri sessizce bu kararı takip eder. Lider tarafından kararlaştırılan her şey, başkalarına rehber olur ve onlar da aynı şekilde davranırlar. Kararlar, sorunla ilgili sorulara verilen cevaplardan da ortaya çıkabilir. Bu tür cevaplar, seçimini daraltarak karar verme süreci için yardımcı olur.
Karar Verme Sürecinin Aşamaları
Problemin tanımlanması: Problemler, kurumların amaçlara ulaşmasını engelleyen durumlardır. Kararı belirlerken kendinize birkaç soru sorun:
- Çözülmesi gereken problem nedir?
- Bu kararı uygulayarak ulaşmayı planladığınız hedef nedir?
- Başarıyı nasıl ölçeceksiniz?
Bu soruların tümü, nihayetinde olası çözümler bulmanıza yardımcı olacak ortak hedef belirleme teknikleridir. Sorun açıkça tanımlandığında sorunu çözmek ve en iyi kararı vermek için daha fazla bilgiye sahip olursunuz.
Probleme dair bilgi toplanması: Karar verme süreci için önce problem veya durumla alakalı; bilgi, belge, öneri ve görüşlere başvurmak gerekir. Alınan kararla ilgili bilgi toplamak, bilinçli bir karar vermek için önemli bir adımdır. Ekibinizin bu konuyla ilgili olarak herhangi bir geçmiş verisi var mı? Daha önce bu sorunu çözmeye çalışan var mı?
Ekibinizin veya şirketinizin dışında bilgi aramak da önemlidir. Etkili karar verme, birçok farklı kaynaktan bilgi gerektirir. İster pazar araştırması yapıyor ister bir danışmanla çalışıyor veya farklı bir şirkette ilgili deneyime sahip meslektaşlarınızla konuşuyor olun, dış kaynakları bulun. Bilgi toplamak, ekibinizin probleminize farklı çözümler bulmasına yardımcı olur.
Toplanan bilgilerin analizi ve yorumu: Bilgiler toplanarak gruplandırılmalı, gereksiz bilgiler ayrıştırılmalıdır. Bu adım, eldeki sorun için farklı çözümler aramanızı gerektirir. İş karar verme süreci söz konusu olduğunda birden fazla olası alternatif bulmak önemlidir çünkü farklı paydaşların rollerine bağlı olarak farklı ihtiyaçları olabilir. Örneğin; bir şirket bir iş yönetimi aracı arıyorsa tasarım ekibinin bir geliştirme ekibinden farklı ihtiyaçları olabilir. Hemen tek bir çözüm seçmek doğru hareket tarzı olmayabilir.
Bu, bulduğunuz tüm farklı çözümleri aldığınız ve ilk sorununuzu nasıl çözeceklerini analiz ettiğiniz zamandır. Ekibiniz her seçeneğin artılarını ve eksilerini belirlemeye ve karar verme süreci için bu seçeneklerden alternatifleri çıkarmaya başlar. Ekibinizin seçeneklerin kanıtlarını analiz edip tartabilmesinin birkaç yaygın yolu vardır:
- Pozitif ve negatifler listesi
- SWOT Analizi
- Karar Matrisi
En verimli çözümün seçimi: Bir sonraki adım, nihai kararınızı vermektir. Topladığınız tüm bilgileri ve bu kararın her bir paydaşı nasıl etkileyebileceğini düşünün.
Bazen doğru karar, alternatiflerden biri değil birkaç farklı alternatifin karışımıdır. Etkili karar verme, yaratıcı problem çözmeyi ve alışılmışın dışında düşünmeyi içerir. Bu nedenle sizi veya ekiplerinizi net seçeneklerle sınırlamayın. Yapabiliyorsanız sunulan alternatiflerin ötesine geçen seçenekleri deneyin ve bulun.
Kararın uygulanması: Bu evre, karar verme süreci dışında kalmaktadır ancak kararın verimliliğinin uygulamayla yakından ilişkili olması sebebiyle bu evreyi ayırmak zordur. Uygulamadaki en önemli nokta, uygulayıcı kişinin hazırlanmasıdır.
Kararın değerlendirmesi: Değerlendirme aşamasının amacı, ortaya konulan uygulamalara dair yapılacak değerlendirmelerin verimli olmasını sağlamaktır. Çeşitli değerlendirmelerle örgütün amaçlarına da yaklaşılmış olur.
Karar Türleri
1. Kapsama Göre Sınıflandırma
Stratejik kararlar, politika konularıyla ilgilidir ve alternatiflerin geliştirilmesini ve analizini gerektirir. Bu kararlar organizasyon yapısını, hedeflerini, çalışma koşullarını, finansmanı vb. etkiler. Stratejik kararlar, organizasyonun işleyişi ve yönü üzerinde büyük bir etkiye sahiptir ve uzun vadeli etkileri vardır. Ayrıca organizasyonun dış çevre ile ilişkisini tanımlar ve kurarlar. Bu tür kararlar daha fazla kaynak, muhakeme ve beceri gerektirir. Önemleri nedeniyle stratejik kararlar üst yönetim kademelerinde alınır.
Yeni bir ürün veya hizmet eklenmesi, yeni teknolojinin tanıtılması, başka bir organizasyonun devralınması, yer seçimi gibi kararlar stratejik kararlardır. Bu kararlar bir kez alındıktan sonra kolayca geri alınamaz. Bu kararların etkisi oldukça uzundur çünkü organizasyonun genişlemesi, büyümesi, gelişmesi ve karlılığı bunlarla bağlantılıdır. Stratejik kararlar, programlanmamış kararlara biraz benzemektedir. Çünkü bunlar ikincisinin özelliklerine sahiptirler.
Stratejik kararları uygulamak için yönetimin bazı taktiksel, operasyonel veya rutin kararlar alması gerekir. Bir stratejik karar, birçok operasyonel karar gerektirebilir. Bu kararlar, organizasyonun çalışmasından kaynaklanan rutin ve tekrarlayan konularla ilgilidir. Bu tür kararlar yönetimsel yargı gerektirmez ve yönetimin daha alt kademelerinde alınır. Taktiksel kararlar daha spesifik, işlevseldir ve kısa vadeli etkileri vardır. Bu tür kararlar, yerleşik kurallar, prosedürler ve standartlara atıfta bulunularak alınır.
2. Zamana Göre Sınıflandırma
Programlanmış kararlar rutin niteliktedir ve belirtilen prosedürler dahilinde alınır. Bu kararlar, yapılandırılmış çözümler gerektiren rutin ve tekrarlayan problemlerle ilgili olarak verilir. Programlanmış kararlar almak için bir yöneticinin problem çözme prosedürlerinden tekrar tekrar geçmesi gerekmez.
Alt kademe yöneticilerin üst yönetim kademelerine atıfta bulunmadan kararları alabilmeleri için programlanmış kararlar için karar kuralları dikkatli ve akıllıca hazırlanmalıdır. Bu tür sorunlara çözüm bulmak için herhangi bir yargıya veya sağduyuya ihtiyaç yoktur. Bu kararlar, nispeten daha uzun bir süre ve birçok çözüm için tutarlı kalır.
Programlanmamış kararlar, benzersiz ve tekrarlamayan problemlerle ilgilidir. Bu tür kararlar hakkında bilgi mevcut değildir. Bu tür kararlar yeni ve alışılmadık koşullar altında alınır. Standart ve önceden belirlenmiş prosedürler ve kurallar, programlanmış kararlarda her kararın ayrı ayrı alınması gerekeceğinden etkisiz hale gelir. Programlanmamış kararlar genellikle zaman zaman değişmeye devam eden yapılandırılmamış problemlerin çözümü için bir derecedir.
Her problem, yönetici tarafından beceri, muhakeme ve yaratıcılığını kullanarak yeniden yapılandırılmalı ve analiz edilmelidir. Örneğin; yeni ürün ekleme, yeni makine alımı, yeni şube açma, yeni CEO atanması gibi kararlar programlanmamış kararlar olup karar verme sürecinde her karar için ayrı bir dikkat gerektirir.
3. Karar Vericiye Göre Sınıflandırma
Bir kişinin aldığı karara bireysel karar denir. Komplike sorunlar söz konusu olduğunda karar inisiyatifi ilgili yöneticiye bırakılabilir. Bu tür kararlar genellikle önceden belirlenmiş kural ve prosedürlere göre alınır ve daha az muhakeme ve beceri uygulaması gerektirir. Bir yöneticinin bir karar vermesi gerektiğinde kendisine bu amaç için gerekli olan bilgi ve diğer girdiler sağlanır. Tüm yöneticiler ister üst düzeyde ister alt düzeyde olsun faaliyetlerini yürütmek için karar verme süreci içinde etkin rol oynarlar.
Kararlar iki veya daha fazla kişi tarafından alındığında bunlar grup kararları olarak bilinir. Genel olarak stratejik veya diğer önemli kararlar, içerdiği risk nedeniyle bireyler yerine gruplar tarafından alınır. Yönetim Kurulu veya Komitelerin kararları bu kategoriye girer.
Grup kararları normalde önemlidir ve uzun vadeli etkileri vardır. Yeni bir ürünün tanıtılması, en son teknolojiye geçiş, emek tasarrufu sağlayan cihazların denenmesi vb. gibi kararların bir kişiden ziyade bir grup uzman tarafından alınması daha verimli olabilir. Grup kararları genellikle zaman alır ancak derinlemesine tartışılan kararlar olduğundan sonuçları, daima olumlu olma ihtimalindedir.
Yöneticinin Kararını Etkileyen Unsurlar
Karar verme, mevcut alternatiflerden birinin seçimini içerir. Şu anda alınan bir karar gelecekte etkili olacaktır. Karar verici, gelecekteki koşulları görselleştirmeye ve buna göre kararlar almaya çalışır. Yani kararlar en azından bir miktar belirsizliğin olduğu bir ortamda alınır. Karar vermede belirli riskler vardır ve koşullar kesinlikten tam belirsizliğe kadar değişir. Farklı koşullar altında karar alma stratejisi değişiklik gösterir.
Kesinlik:
Kesinlik koşulları altında insanlar bir karar aldıklarında ne olacağı konusunda makul ölçüde emindirler. Gerekli bilgiler mevcuttur ve güvenilirdir ve neden-sonuç ilişkileri bilinmektedir. Yönetici bu gibi durumlarda farklı zamanlarda aynı sonuçlarla kararlar verir. Bu gibi durumlarda, şansın hiçbir rol oynamadığı tüm faktörlerin kesin olduğu varsayıldığı deterministik bir model kullanılır.
Risk:
Bir risk durumunda, olgusal bilgiler mevcut olabilir ancak yetersiz olabilir. Karar verme süreci içinde çoğu karar risk koşulları altında alınır. Mevcut bilgiler, kararın sonucuyla ilgili genel soruları yanıtlamamaktadır. Bir yönetici, meydana gelen çeşitli durumların olasılığına ilişkin tahminler geliştirmelidir. Tahminler, geçmiş deneyimlere, mevcut diğer bilgilere veya istihbarata dayalı olabilir.
Bu koşullar altında karar vermeyi iyileştirmek için örneğin; matematiksel modeller kullanılarak bir sonucun nesnel olasılıkları tahmin edilebilir. Öte yandan yargı ve deneyimlere dayalı öznel olasılık kullanılabilir. Bir yöneticinin bu koşullar altında karar almasına yardımcı olan bir dizi araç vardır.
Belirsizlik:
Bir yönetici belirsizlik koşulları altında doğal olarak çok az bilgiye sahiptir. Yönetici, geliştirebileceği doğru bilgiye sahip olmadığı için yapabileceği en iyi şey, olayları tahmin etme şansının olmadığının farkında olmaktır. Etkin karar verme için çeşitli değişkenlerin etkileşimi değerlendirilemez. Örneğin; bir firma dış pazara girmek istiyorsa tüketicinin ürün tercihinden, ekonomik durumuna ve her şeyden önce siyasi koşullardan emin olamıyor olabilir. Bu da etkin karar verme sürecini birçok belirsizlik etkeni altında bırakır.
Yeni bir pazardaki koşullar o kadar değişken olabilir ki doğru karar almak bir sorun haline gelir. Bir dizi modern tekniğin kullanılması, belirsiz koşullar altında kararların kalitesini iyileştirebilir. Risk analizinin, karar ağaçlarının ve tercih teorisinin kullanılması, bu gibi durumlarda karar verme sürecine verimli bir destek sağlayabilir.