Şirketlerde yeni departmanlar ya da birimler kuran öncü kişiler genellikle işlerine sıkı sıkıya bağlıdırlar ve kısa zamanda emeklerinin meyvelerini yiyebilmek için çok hızlı hareket ederler. Hâliyle yeni oluşum süreçlerinde attıkları adımları oturup not edecek vakitleri kalmaz, yani başarı elde ederler ama o başarılara nasıl ulaştıklarını yazılı ve sistematik bir şekilde başka bireylere kolay kolay aktaramazlar. Bilhassa şirketinin henüz yeni yeni palazlandığı dönemde yöneticilik yapan kişinin odak noktası oturup atılan her adımı kayıt altına almak ve kendinden sonra gelenlere bu yolda ışık tutmak değil, bir an önce somut iş çıktıları elde etmektir. Tabii doğal olarak da şirkette yöneticiden yöneticiye, kuşaktan kuşağa aktarılabilecek resmi bir süreç tanımı bulunmaz.
Bir şirket gelirlerini arttırıp büyümeye başladığında yönetici sıfatına sahip çoğu kişi ekiplerini genişletmek ister. Görünürde bundan daha doğal bir şey olamaz ama işe başlayan yeni elemanları kim yetiştirecektir? Peki yeni çalışanları yetiştirirken hangi süreçler ve eğitim tekniklerinden yararlanılacaktır? İşte meselenin en can alıcı noktası da bu zaten. Çalıştığınız yer neresi olursa olsun günlük bazda sorumluluklarınızı yerine getirmek yani görevinizi icra etmek ile herhangi bir ekibe liderlik edip kendiniz dışında başka insanları da başarıya ulaştırmak arasında dağlar kadar fark vardır. Bu noktada hakiki bir lider ve yol gösterici mertebesine erişmek isteyen herkes belirli bir sistem geliştirmeli, kendinden sonra gelenlere örnek olabilmelidir.
Liderlik konusunda yayınladığı makaleler ve kitaplarla isminden sıklıkla söz ettiren John C. Maxwell’in bu konuda tam anlamıyla harika bir sözü var: “Bir insan ancak ekibini onsuz da büyük başarılara imza atabilecek kıvama getirdiği zaman arkasında sağlam bir miras bırakmış sayılır”. Siz de işe aldığınız ve yetiştirdiğiniz kişiler tarafından saygıyla anılmak mı istiyorsunuz? O zaman sizin için hazırladığımız bu dört maddeyi çok iyi özümsemenizi tavsiye ederiz.
1- Attığınız her adımı kayıt altına alın.
Her gün işinizi daha iyi bir seviyeye getirmek için birtakım adımlar atmanız gerekir. Bu adımları atarken de ezbere hareket etmemek ve yaptığınız her şeyi bir kenara yazmak son derece mantıklı bir yöntemdir. Başarıyla sonuçlanacağına inandığınız bir girişimde mi bulunuyorsunuz? O zaman gerçekleştirdiğiniz her bir eylemi “örnek uygulama” (best practice) olarak kabul edin ve önemi ne kadar az olursa olsun kayıt altına alın. Ardından da bunları birleştirerek başkalarının da yararlanabileceği bir süreç ya da yol haritası çıkarın. Sizden sonrakilerin de aynı başarıyı rahatlıkla elde edebileceğini varsayıp da “Her şeyi yazmakla niye uğraşayım!” demeyin.
Peki tam olarak ne yapabilirsiniz? Mesela düzenli aralıklarla biraz zaman ayırıp size mantıklı gelen süreçleri post-it’lere yazabilir ve şirketinizdeki duvar ya da mantar panolara yapıştırabilirsiniz. İcabında bunları sökebilir ve yerine yenilerini takabilirsiniz. Bu düzenden taviz vermeden attığınız adımları sürekli takip ederseniz elinizdeki iş ya da görevi tamamladığınızda tam olarak hangi aşamalardan geçtiğinizi çok net bir biçimde görebilirsiniz.
Ayrıca arkanıza dönüp baktığınızda zaman yiyiciler olarak tabir ettiğimiz unsurları tespit edebilir ve hangi noktalarda hata yaptığınızı, nerelerin gelişime açık olduğunu daha rahat anlayabilirsiniz. “Bir dahaki sefere ne yaparsak aynı sonuca daha kolay ve kısa sürede varırız?” soruna da cevap bulabilirsiniz böylece. Unutmayın, bu strateji sadece kendiniz için değil iş arkadaşlarınız ve yetiştirdiğiniz genç elemanlar için de büyük önem arz eder.
2- Ekibinizi de süreçlere dahil edin.
Tıpkı müşterilerinizden ürün ya da hizmetleriniz hakkında yorumlar aldığınız gibi kendi ekibinizi dinleyerek de farklı bakış açılarına haiz olabilirsiniz. Bu doğrultuda iş süreçlerinizi sürekli geliştirmek için ekibinizle kısa oturumlar düzenleyebilirsiniz. Elbette duyduğunuz her fikre ya da öneriye balıklama atlayın demiyoruz ancak gün gelir ekibinizden duyacağınız bir cümle hem hayatınızı hem de iş yapış biçiminizi kökten değiştirebilir.
Ekibinizi herhangi bir sürece dahil etmek için her şeyin mükemmellik seviyesine erişeceği anı beklemeyin. Önce ekibinizi de yanınıza alın, yavaş yavaş ilerleyin ve gözlemlerinizden hep beraber ders alın. Yeri geldiğinde direktifler vererek ekip arkadaşlarınızı yönlendirin ve talimatlarınıza uyulup uyulmadığını kontrol edin. Tabii bu esnada çok katı bir tutum benimsemeyin ve olası itirazlara her daim kulak verin, yani açık fikirli olun.
Tüm bunları yaparken asla aceleci ve baskıcı olmayın. Ilımlı bir tavır takının ve bırakın süreç biraz da kendi kendine ilerlesin. Mutlaka bir öncelik listesi de yapın ve düzenli aralıklarla katettiğiniz mesafeyi kontrol edin. Unutmayın, çoğu başarılı şirket liderlerin açtığı yolda ilerleyen ekipler sayesinde bugün olduğu konuma gelmiştir. O liderler bir gün şirketle yollarını ayırsa bile gözleri arkada kalmaz çünkü açtıkları yolda emin adımlarla yürüyen sağlam bir takım vardır.
3- Etrafınızdakilerin de sisteme katkıda bulunmalarını sağlayın.
Ekibinize belirli bir disiplin ve çalışma yöntemi aşılamanız önemlidir. Buna ilaveten ekibinizdeki bireylerin de kendi süreçlerini yaratmalarını sağlarsanız büyük bir başarıya imza atmış olursunuz. Liderlik ettiğiniz kişilerin de bireysel yeteneklerini en üst düzeyde kullanmalarını sağlar ve sorun çözen ya da fikir üretenleri ödüllendirirseniz takım ruhunu zirveye çıkarırsınız.
Kendinizi mümkün mertebe etrafınızdakilerden soyutlamayın. Evet, bazı durumlarda tek tabanca gibi hareket ederseniz daha hızlı yol alırsınız. Fakat bu durumda öyle bir noktaya gelirsiniz ki tıkandığınızda size yardım edip önünüzü açacak kimse yoktur çünkü herkes çoktan geri kalmıştır bile. O yüzden bırakın ekibinizdeki hatta şirketinizdeki herkes iş süreçlerine elinden geldiğince katkıda bulunsun. Şayet böyle yaparsanız kişileri de daha iyi tanırsınız ve bir müddet sonra kimlerin yönlendirmeye ihtiyacı olduğunu, kimlerin ise daha bağımsız bir şekilde çalışabildiğini gözlemlersiniz. Bunun akabinde kendiniz için de daha doğru bir zaman yönetimi programı hazırlayabilir, enerjinizi en doğru yönlere kanalize edebilirsiniz.
4- Detaylarda kaybolmayın.
Başarılı şirketler çeviklik, açık fikirlilik ve yaratıcılık gibi değerleri ön plana çıkaran gelişim felsefeleri benimser. Bu şirketlere göre iş hayatında yakalanabileceğimiz en amansız hastalık analiz felcidir. Bu hastalığa yakalanan organizasyonlarda gereksiz detaycılık had safhaya ulaşır ve maalesef işler hayli yavaşlar. Dolayısıyla her zaman için ilk odağımız ikincil derecede önem arz eden ufak ayrıntılar değil, kritik ve işe yarayacak noktalar olmalıdır. O hâlde şöyle bir formül yazabiliriz: Ne iş yapıyorsanız yapın önce ihtiyaçları belirleyin, gerekli verileri derleyin ve sonra harekete geçin.
Küçük bir şirkette çalışıyorsanız ve henüz iş yükünüz çok fazla değilse bu dediklerimizi anlamayabilirsiniz. Ancak firmanız ivme kazandıkça büyük bir yükün altına gireceksiniz ve o zaman gereksiz detaylarda boğulmanın size çok ağır bedeller ödeteceğini acı deneyimler sonucunda göreceksiniz. İşte bu yüzden müşterilerinize en iyi hizmet konusunda hem tutarlılık hem de devamlılık adına çok dikkatli olmalı, ihtiyaçları seri biçimde analiz edip çabuk tepki verebilmelisiniz.
Ufak ayrıntılar sebebiyle bir avuç inciri berbat etmeyin dedik ancak bir hususa daha değinmemiz lazım. Günümüzde ne yazık ki pek çok çalışma ortamında “iyileştirme” kisvesi altında aslında tıkırında giden bazı süreçlere müdahale ediliyor. Hatırlarsanız ilk maddemizde “Attığınız her adımı kayıt altına alın.” demiştik. İşte tam da bunu yaparken bazı şeylerin gayet yolunda gittiğini hissederseniz o zaman rahatlayın ve bu noktaları daha da iyileştirmek adına değerli zamanınızı boşa harcamayın.
Unutmayın, verimli iş akışını sağlayan süreç ve sistemler geliştirmek, üzerinizdeki baskı ve yükün fazla olduğu zamanlarda imdadınıza yetişebilir. Bu yüzden ekibinizdeki herkesten maksimum katkıyı almaya çalışın, bireyleri eğitin ve paylaşımcı olmalarını sağlayın. Tüm bu dediklerimizi yaparsanız günün birinde emekli olduğunuzda ya da hayat sizi başka yollara sürüklediğinde gözünüz arkada kalmaz!