İnsan kaynakları uzmanları olarak bizler; çoğu çalışanın:
- Tahammül düzeyi düşük,
- Kanaatkarlıktan uzak,
- Hedeflerine kısa vadede ve düz yollardan (!) ulaşmayı bekleyen
davranışlarından yakınıyoruz.
İşimizi en çok bunlar zorluyor. Şirketlerimiz için, yetenekleri tespit edip, aidiyet duygusu oluşmuş, uzun soluklu çalışan kadrolar kurma peşinde bir kısır döngüde yuvarlanıyoruz. Yuvarlandığımız döngü içinde “personel devir hızları” almış başını gidiyor.
Evvel zaman içinde, kalbur saman içinde yuvarlanırken bizler, masalda ki rolümüz: “günah keçisi” oluveriyor.
İşten ayrılmalar çoğaldığında, sözlü sınava tabii tutulan ilk departman; yine insan kaynakları. Sözlüye tabii kalmakta sıkıntı yok.Neticede bu bir süreç yönetimi ve insan kaynakları da, süreç yönetimine gönüllü ortak. İşinin gerekliliklerinden biri bu; “doğru insanı doğru noktaya koymak, doğru insanı bulmak, doğru sistemler kurup, şirket başarısına ortak olmak”.
İnsan kaynakları uzmanları tarafından kurulan sistemler, yöneticilerin tutum ve davranışları nedeni ile kendi kendini imha edebilirler. Dolayısı ile sistemde bir aksama olup olmadığının tespiti, yine insan kaynakları çalışanlarına kalmaktadır. Nasıl mı? Sayılarla konuşarak. Çok sevdiğim bir hocamın sözüdür “iyi bir İnsan kaynakları sayılarla konuşur.”
Şirketin sürekli eleman kaybeden bölümlerini tespit etmek, ayrılma nedenlerinin bize verdiği sonuçlar ile sorunlara erken müdahale etmek ve geleceğe dair çözümler sunmak mümkündür.
Doğru bir devir hızı raporu kurgusu için bir ERP sistemlerinden faydalanılabilir. ERP’nin açılımı İngilizce:”Enterprise Resource Planning”dir. Dilimizde “Kurumsal Kaynak Planlaması” olarak geçmektedir. ERP sistemi kullanan firmaların hem sayısal verileri büyük bir kolaylıkla alabildiği, hem de doğru sonuçlara ulaşma konusunda başarılı oldukları aşikardır. Ancak insan kaynakları olgusunun ülkemizde gelişmekte olduğu gerçekçiliğinden yola çıkarak raporların çoğunlukla excelde tutulduğunu bilmekteyiz.
Excelde biraz formül emeği ile, süreklilik kazandığında vaktinizi çok almayacak, ancak insan kaynaklarının doğru yönetiminden bahsediyor isek, olmazsa olmayacak raporlar yapılmalıdır. Bu raporlardan başlıcaları:
Personel Devir Hızı ( Turnover):
Doğru bir personel devir hızı raporu kurgusu için öncelikli olarak norm kadronun belirlenmesi gerekmektedir. Norm kadro kısa bir tanımla işletmede olması gereken kadrodur. Kolay bir süreç değil. Yöneticilerin bilgisine başvurularak; mevcutta kaç çalışan ile verim alabileceklerinin sorgulanması, iş gücünün maliyetinin tespiti, iş yerinde duraksamalar, iş gücü kaybı gibi pek çok veri süzgeçten geçirilerek departmanların olması gereken çalışan sayısı belirlenmelidir. Konu hakkında Motorola’nın Ceosu George Fisher’a ait https://origamiyazilim.wordpress.com/i-k-faydali-yazilar/norm-kadro-nedir/ linkte ki yazıyı okumanızı tavsiye ederim.
İşletmelerde olması gereken çalışan sayısının ne olduğunun tespiti ardından, Turnover oranının tespiti için aşağıdaki başlıkların altına yerleştirilecek basit formüllerle rapor aylık olarak hazırlanabilir.
Kurgulanacak rapor içerisine farklı başlıklar yerleştirileceği gibi iş gücü kaybı olan personellerin (izin- rapor kullanan personeller) ayrı bir raporda ele alınması da mümkündür.
Ayrılma Yönetimi:
Kurumdan ayrılan personellerin ayrılma nedenlerinin tutulduğu “ayrılma yönetimi raporu”, sayılarla konuşmak adına önemli bir rol üstlenmektedir. Örneğin; rapordan çıkan sonuçlara göre, deneme süresinde ayrılan personel sayısının fazla olması dönüp çuvaldızı kendimize batırmamız gerektiğine önemli bir işaret olabilir. Özel nedenlerin mazeretlerine de detaylı şekilde bakılarak seçimlerde ki hatalar ya da kurumun yönetiminden kaynaklanan hatalar tespit edilebilir.
Yine paylaşmış olduğum bu örnek de, farklı başlıklarla, kurumun yapısına göre değiştirilebilir, kapsamı genişletilebilir.
Personel Maliyet Yönetimi:
Şirketlerin kıdem yüklerini görmeleri açısından önemli olan bir başka rapor da “personel maliyet yönetimi” olacaktır.
Netten brüte maaş hesaplanması (net maaş/ 0,7149) formülü ile tabloya yerleştirilebilir. İhbar ve kıdemleri hem gün, hem de maliyet olarak görebileceğiniz bir formül çalışması ile çalışanların tüm maliyetlerini de tek bir rapor üzerinden görmeyi de sağlamış olursunuz.
Önemle belirtmek istediğim bir diğer konu ise bu raporların insan kaynaklarının kara kutusunda (bilgisayarında) saklı kalmaması, düzenli olarak ilgili yöneticiler ile paylaşılıyor olmasıdır. Kriz yönetimlerine ışık tutabilecek, olaylara zamanında ve kanıtlarla müdahale sağlayabilecek, alımları güçlendirebilecek raporlar; yalnız insan kaynaklarının değil, tüm şirketin ufkunu görebilmesine dair yol haritaları oluşturacaktır.
Tekrar söylemek isterim, hocamın da dediği gibi:
“İyi bir insan kaynakları sayılarla konuşur.”
Tuttuğunuz raporlardaki sayılar size sesleniyor. Kulak verin. Dil olun. Okuyun, yorumlayın ve onların verdiği güçle konuşun.
Hatice Bulut
İnsan Kaynakları Danışmanı & Eğitmen