“Ölçülmeyen bir süreç iyileştirilemez” gerçeği ile hangi sektörde, hangi departmanda çalışılırsa çalışılsın, performansı ölçebilmek için öncelikle süreçleri standartlaştırmak, standartlaştırılan süreçler üzerinden de günlük düzenli takipler yapmak gerekir.
Performans yönetimi verimlilik ölçümleri ile başlar. Lojistik sektöründe birçok alanda verimlilik ölçümü yapılabilir. Örneğin depolarda toplama, mal kabul, sevkiyat, besleme, paketleme süreçlerinin verimlilik ölçümleri yapılmalıdır. Verimlilik ölçümünde esas, elleçleme sonrası oluşan hacmin, bu hacmi üretmek için harcanan zamana oranıdır. Örneğin toplama sürecinin verimliliğini, toplanan koli ya da satır sayısının, bu süreç için harcanan zamana oranı ile hesaplayabiliriz. Operasyonunun ihtiyacına göre takip edilmesi gereken KPI lar farklılık gösterir.
Lojistik sektöründe en yaygın performans göstergeleri aşağıdaki gibidir:
- Sevk Doğruluk Oranı: Hatalı sevkiyatların toplamı / Toplam sevkiyat sayısı
- Nakliye Hatası Oranı: Hatalı, eksik veya hasarlı sevkiyat sayısı / aylık toplam sevkiyat sayısı
- Stok Lokasyon Doğruluk Oranı: Ara bölgesel sayımlarda doğru adreste olmayan parçaların kalem sayısı / sayılan kalem sayısı
- Hatalı Toplama Oranı: Aylık parça toplama listelerinde raftan hatalı alınan sipariş kalem sayısı / Aylık toplam sipariş kalem sayısı
- Fiili/Kaydı Stok Doğruluk Oranı: Sayım sonucunda eksik veya fazla çıkan kalem sayısı / toplam stoktaki kalem sayısı
- Depo Zemini Verimliliği: Depo içinde kullanılan alanlar / Toplam depo alanı
- Raf Doluluk Oranı: Dolu raf sayısı/Toplam Raf Sayısı
- Stok Yaşlandırma Oranı: Malzeme Yönetim KPI’ıdır. Stoğa giren her malzemenin satılıncaya kadar stokta kalma süresini ifade eder. Ürün bazlı aylık toplam stok miktarının yıllık ortalama satış miktarına bölünmesi ile şirketin kaç yıllık stok taşıdığını ifade eder. Sektöre göre değişmekle beraber genelde 2 yıldan fazla taşınan stoklar raporlanır.
- Emniyet Stoğu Miktarı: Malzeme Yönetim KPI’ıdır. Stoksuzluğa düşmemek için taşınması gereken tehlike stoğunun toplam stoğa oranını ifade eder.
- Ölü stok oranı: Malzeme Yönetim KPI’ıdır. Son 3 yıldır satılmayan malzemelerin stok miktarı / toplam ortalama stok miktarı olarak hesaplanır.
- Çalışan Devamsızlık Oranı: Devamsızlık yapılan saat / Toplam Çalışılan Saat
Ölçülen verilerin operasyon ile paylaşılması ve günlük ekip toplantıları ile bir önceki günün performansı üzerinden geçilmesi son derece önemlidir. Böylece çalışanların aidiyet duyguları artar, hedefin altında kalınan durumlar ile ilgili beyin fırtınası yapılabilir ve problemler dökümante edilerek görünür hale getirilir.
Tesiste performans yönetim sisteminin işliyor olup olmadığının kontrolü için aşağıdaki sorular sorulmalıdır:
- Ekipler performans panosunda temel süreçlerin çıktılarını izliyor mu?
- Her bir sürecin KPI’ları kendine özgü ve anlamlı mı?
- Tüm KPI’lar günlük olarak güncelleniyor mu?
- Her bir grafik için hedef çizgisi belirlenmiş mi?
- Hedeften sapan süreçler için problem tanımları yapılmış ve aksiyonlar planlanmış mı?
- Çalışanlar KPI’ları açıklayabiliyor mu?
- Vardiya öncesi toplantılar günlük düzenleniyor ve bu toplantılarda performans kriterlerinin son durumu ve bir gün önceki performans tartışılıyor mu? Örneğin, toplama sürecinde hedef günlük 500 koli toplamak ise ve bir gün önce 300 koli toplandıysa, hedefi etkileyen problemlerin ne olduğuna dair sorgulamalar yapılmalıdır.
- Tesis yönetimi (depo şefi, ekip lideri vs) vardiya öncesi toplantılara katılıyor mu?
- Vardiya öncesi toplantılarda ilgili çalışma gününün beklentileri konuşuluyor mu? İlgili gün acil siparişler nedenli mesai yapılması planlanıyorsa, vardiya öncesi toplantılarda çalışanlar bilgilendirilmelidir.
Performans yönetimi, yerleştirilmesi gereken bir kültürün gereğidir. Öncelikle üst yönetimin, performans yönetimi sonucu şirketin para kazanacağına inanması ve bu inancını ekipleri ile paylaşması gerekir.
Burcu Yakar