İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir ERP sistemi, işletmenize ait tüm organizasyonel süreçleri kolaylaştıracak ve daha da verimli hale getirecektir. Tüm organizasyonlar aktif kaynaklarının ve zamanlarının daha iyi yönetilmesine ihtiyaç duyarlar. Kaynakların doğru ve uyumlu yönetimi işletmenin daha verimli bir şekilde planlama yapabilmesi demektir. Bu süreçlerin sonucunda işletmeler hem maliyet konusunda hem de zaman konusunda önemli tasarruflar sağlayabilir. Kaynakları ve zamanı verimli yönetebilmek organizasyonel süreçlerde daha doğru kararlar alma aşamasında kilit rol oynamaktadır. Peki, bir ERP sistemi bu noktada işletmelere ne gibi katkılar sağlar? Bu konuya daha iyi bir cevap verebilmek için ilk önce ERP sistemi nedir sorusunu cevaplayalım.
ERP Sistemi Nedir?
ERP sistemi nedir sorusu, iş dünyasına yeni atılan birçok girişimcinin sıklıkla karşılaştığı bir sorudur. Çünkü bir ERP sistemi, bir işletmeyi en verimli şekilde yönetebilmenin iyi bir yolunu sunmaktadır. ERP sistemi nedir sorusu ile birlikte tüm bu fonksiyonları nasıl yerine getirdiğini de açıklamak konuyu daha net bir hale getirecektir.
ERP sistemi nedir sorusuna verebileceğimiz cevabı bir benzetme örneği vererek en iyi şekilde aktarabiliriz. Bir ERP sistemi, bir binayı tüm öğeleri ile birlikte ayakta tutan bina iskeletine benzer. Bu sistemleri aynı zamanda bir insan vücudunu tüm organları ile birlikte ayakta tutan iskelete de benzetebilirsiniz. Şimdi, bu benzetmeleri açıklama konusunda iyi bir şekilde organize olmuş bir firmayı ele alalım. Bir firma, organizasyonel süreçlerin her bir farklı aşamasını yürütecek farklı departmanlardan oluşur. Bu süreçlerin başarılı bir şekilde yürütülmesi, bu departmanların birbirleriyle uyumlu bir şekilde çalışabilmeleri ile mümkün olabilir. Tıpkı örneklerimizde olduğu gibi, bir ERP sistemi de bu departmanların birbirleriyle en uyumlu şekilde çalışabilmelerini sağlar. Bu sayede de işletmeyi ayakta tutar. Bir ERP sistemi, her departmanın kendi sistemleri ile uyumlu olduğu takdirde çok daha verimli çalışabilir.
ERP Sisteminin Açılımı Nedir?
ERP sistemi nedir sorusunu cevaplamak için tabi ki ERP’in açılımının ne olduğunu da açıklamak gerekir. ERP, Enterprise Resource Planning kelimelerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. İngilizce dilindeki bu açılım Türkçe’ye Kurumsal Kaynak Planlama olarak çevrilmektedir. Adından da anlaşılacağı gibi bu tür sistemler, bir organizasyonun kaynaklarını daha verimli kullanabilmeleri adına onları en iyi şekilde planlamaya yarar. Ancak isminde yer alan bu planlama kelimesi sizi yanıltmasın. Çünkü bir ERP sistemi işletmelere planlamadan çok daha fazlasını sunar. Bu sistemler planlamanın yanı sıra yönetme konusunda da organizasyonların en iyi yardımcısıdır. Temel olarak bakıldığında ise bir ERP sistemi kurumlara kaynak planlama, organizasyon yönetme ve farklı departmanlar arasında iletişimi sağlama gibi konularda hizmet vermektedir.
ERP sistemi nedir dediğiniz zaman sadece adının barındırdığı anlam sizi yanıltmasın. Bu sistemleri, büyük veya küçük ölçekli olsun, her türlü işletmenin bütün unsurlarını bir arada tutan bir tutkal olarak değerlendirmelisiniz. İşletmelerin tüm organizasyonel süreçlerinin gerçekleşmesinde bu sistemler önemli bir paya sahiptir.
ERP Sistemi İşletmenize Nasıl Fayda Sağlar?
ERP sistemi nedir sorusuna detaylı bir cevap verdikten sonra artık bu sistemlerin işletmelere sağladığı faydaları açıklamaya başlayabiliriz.
Müşteri memnuniyetini artırmak ve verimli bir çalışma ortamı mı sağlamak istiyorsunuz? Bu hususlar söz konusu olduğunda, tedarik zinciri yönetiminde bir ERP uygulaması kullanmaktan daha yararlı olan çok az eylem vardır. Bir ERP sistemi finansal bilgileri, envanter yönetimini ve diğer veri noktalarını kullanımı kolay bir yazılımda birleştirir. Ardından bu bilgileri birçok departmanda kullanıma sunar. Böylece ekibiniz hem tedarikçiler hem de müşterilerle çalışmak için daha kolay entegre ve verimli bir yaklaşım elde edebilir. Ancak bu değerli faydaları elde etmek için ERP yazılımınızın birkaç temel özelliğini kullanabilmeniz önemlidir. Öyleyse bir sonraki alt başlığımızda şirketiniz için ERP yazılımı seçmeye çalışırken öncelik vermeniz gereken birkaç öneriyi sıralayalım.
Tedarik ve tedarik zinciri yönetimi
- Tam Kontrol
ERP yazılımı günün sonunda size iş operasyonlarınız üzerinde daha fazla kontrol sağlayabilmelidir. İyi bir ERP yazılımını tanımlarken, bu tanımı yalnızca mali durumunuzu ve envanterinizi karşılamasıyla sınırlamamalısınız. Tam entegre bir ERP platformuyla, satış ekibinize ek müşteri bilgileri sağlayabilirsiniz. Ayrıca iş ortağı odaklı pazarlama süreçlerini yönetmek için verilerinizi bile kullanabilirsiniz. Bu yazılım, daha verimli karar vermek için tüm ekibinizin büyük resmi görmesini sağlar.
- Her Cihazdan Erişebilme
Modern iş dünyası giderek daha da fazla aktif hareket halinde olmaktadır. Bu yüzden çoğu zaman karar vericilerin masalarından uzaktayken dahi birçok bilgiye erişmesi gerekir. Modern ERP yazılımı, ekibinize, ister tablet ister masaüstü bilgisayar kullanıyor olsunlar, ihtiyaç duydukları bilgilere ihtiyaç duydukları anda erişme olanağı sağlar.
- Özelleştirme
Bir üretim tesisinin tedarik zinciri endişeleri, şüphesiz bir perakende şirketi veya dağıtım merkezininkinden daha farklı olacaktır. ERP yazılımınız, işletmenizin benzersiz ihtiyaçlarına göre özelliklerini özelleştirebilmenize izin vermelidir. Böylece gösterge tablolarınız ve veri ekranlarınız en önemli sorunlarla alakalı olacaktır.
Daha fazla görünürlük (departmanlar arasındaki çalışma uygulamalarıyla ilgili olarak)
ERP, finans, envanter, operasyonlar ile satış ve pazarlama gibi ana fonksiyonel departmanların her birinin, organizasyon içerisinde uyumlu hareket etmelerine yardımcı olur. Her departmanın aynı veri setinden çalışmasının değeri, sağlam bir ERP sisteminin tasarımını yönlendiren şeydir. Herkes bu bilgilere güvenebilirse, her departman güncel kalabilir. Böylece olası sorunları tahmin edebilir ve değişen ihtiyaçlara hızla yanıt verebilirler. Ayrıca kuruluşun geleceği için doğru fırsatları da kolayca tespit edebilirler.
Envanter yönetimi açısından, sağlam bir ERP sistemi, bir kuruluşun depolarının fazla stok dışında ihtiyaç duydukları şeylere de sahip olmalarına imkan sağlar. Envanter yöneticileri, sistem üzerinden malzeme planlamalarını üretim siparişi çizelgeleme ile entegre edebilir. Bir sipariş önerisi, onların madde numaralarını, miktarlarını ve teslim tarihlerini ayarlayarak gereksinimleri görüntülemelerine olanak tanır.
KOBİ’lerin operasyonlarının genel veya ürüne özel olarak ne kadar verimli olduğunu anlamaları önemlidir. ERP, işletmeler için uygulanabilir operasyonlar üretme amacıyla gerekli iç görüleri sağlar. Üretim siparişlerini açma ve kapama yeteneği, yaptığınız çeşitli ürünleri ve her birinin ne kadar emek ve makine kaynağı tükettiğini karşılaştırabileceğiniz anlamına gelir.
Zamandan ve paradan tasarruf edin
ERP sistemi nedir diye sorulduğunda, bu sistemlerin organizasyonlara sağlayabilecekleri tasarruflardan da bahsetmeden olmaz. Haydi öyleyse şimdi bunları açıklayalım.
Modern ERP yazılımında finansal raporlamadaki gelişmeler oldukça ileri seviyededir. Modern bir ERP yazılımı, Uluslararası Finansal Raporlama Standartları’nı kolaylıkla yönetir. Modern yazılım, IFRS standartlarına uygun mali tablolar oluşturmak için raporlar sağlar. Döviz kuru farklarının veya dalgalı döviz kurlarının ayarlanmasını da sağlar. Kalemler yabancı para birimlerinde görüntülenebilir. Ayrıca düzeltici eyleme göre manipüle edilebilir.
Modern ERP, departmanlar arasında daha güçlü bağlantılar kurarak KOBİ’lere birçok fayda sağlar. Şeffaflık, hızlı karar verme ve daha iyi verimlilik, doğru ERP ile elde edilen kilit başarılar olarak öne çıkmaktadır.
ERP sistemleri her departmana işini daha verimli ve daha doğru bir şekilde yapma imkanı sağlar. Ayrıca bunu departmanlar arası minimum etkileşim ile yapabilir. Eskiden, farklı departmanlardan kişiler, işlerini düzgün yaptıklarından emin olmak için verileri manuel olarak iki kez kontrol ederdi. Modern bir ERP, bu tür kontrollere olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Bunun yanında departmanların görevlerini yönetme biçimlerini de kolaylaştırır.