Merhabalar,
İhale Komisyonu Nasıl Kurulur?
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun
Madde 6- İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
(Değişik ikinci fıkra: 30/7/2003-4964/5 md.) İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla İhale İşlem Dosyasının Birer Örneği, İlân veya Daveti İzleyen Üç Gün İçinde İhale Komisyonu Üyelerine Verilir.
İş yoğunluğu ya da komisyon üyelerinin belirlenememesi vb. durumunda İhale İşlem Dosyasını İlan veya daveti izleyen 3 (Üç) gün içinde ihale komisyon üyelerine vermezsek ne olur?
İhale komisyon üyeleri gerekli incelemeyi yapamadıkları için ihaleyi iptal etmemiz gerekiyor.
KİK Kararı:
KAMU İHALE KURUL KARARI
Toplantı No : 2007/081
Gündem No : 34
Karar Tarihi : 31.12.2007
Karar No : 2007/UH.Z-4273
BAŞVURU SAHİBİ:
Anadolu Med. Tem. Yem. Ofis Otom. San. ve Tic. Ltd. Şti., Öz Ankara Toptancılar Sitesi 7.Blok No:227 Macunköy/ANKARA
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Ardahan Devlet Hastanesi Baştabipliği, İnönü Mah. ARDAHAN
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2007/145913 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Binası Malzemesiz Genel Temizlik Hizmet Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
27.12.2007 tarih ve 08.21.41.0201/2007-58E sayılı Esas İnceleme Raporunda;
Ardahan Devlet Hastanesi Baştabipliği’nce 15.10.2007 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan “Hastane Binası Malzemesiz Genel Temizlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Anadolu Med. Tem. Yem. Ofis Otom. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 13.11.2007 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 13.11.2007 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 21.11.2007 tarih ve 33997 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.11.2007 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,
İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,
Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.
KARAR:
Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:
İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda tekliflerinin hayatın olağan akışına aykırı bulunması ve gerçekçi olmaması nedeniyle idarece değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihale üzerinde bırakılan firmanın teklifi ile kendi teklifleri arasında düşük bir fark bulunduğu, kıyafet gideri ile personel giderlerini karşılayan tekliflerinin değerlendirilmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
İncelenen ihaleye ait idari şartnamenin 2 nci maddesinde işin “01.11.2007-31.12.2008 tarihleri arasında 14 aylık 21 işçi ile malzemesiz genel temizlik hizmeti alımı” olarak belirlendiği,
İdari şartnamenin “Teklif Fiyata Dahil Olan Masraflar” başlıklı 26 ncı maddesinde,
“…26.3 Personele yemek hastanemiz tarafından verilecektir. Yemek ve yol için herhangi bir bedel öngörülmeyecektir. Çalışma süresince birer takım yazlık ve kışlık iş elbisesi yüklenici tarafından verilecek olup teklif fiyatına dahil edilecektir…” düzenlemesine yer verildiği, 26.5 maddesinde iş kazaları ile meslek hastalıkları prim oranının %2 olarak belirtildiği,
İdari Şartnamenin “Fiyat Farkı Ödenmesi ve Hesaplanma Şartları” başlıklı 48 inci maddesinde, 24.12.2002 tarih ve 5037 sayılı Bakanlar Kurulu Kararının 8 inci maddesinde göre fiyat farkı verileceğinin düzenlendiği,
Teknik şartnamenin 24.a maddesinde; “Renk, kumaş, cins ve modeli hastane yönetimi tarafından belirlenecek kıyafetler yüklenici tarafından temin edilerek hastane yönetiminin kontrolünde her bir personele imza karşılığı teslim edilecektir.” ifadesine yer verildiği görülmüştür.
Başvuru konusu ihalede istihdam edilecek 21 personele ödenmesi gereken işçilik ücreti esas alınarak yapılan hesaplamada, asgari işçilik maliyetinin (giyim gideri hariç, %3 sözleşme gideri dahil) 216.122,63 YTL olduğu belirlenmiştir.
4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde, ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği hükme bağlanmıştır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 72 nci maddesinde; “İhale komisyonu verilen tekliflerden, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin hizmetin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Hizmet işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.
Aşırı düşük teklif değerlendirmesinde tekliflerin, asgari maliyet yanında sözleşme giderlerini (damga vergileri, varsa noter masrafları, KİK payı gibi) karşılayıp karşılamadığı da dikkate alınacaktır.” hükmüne,
Kamu İhale Genel Tebliğinin Birinci Bölümünün XIII/H/b maddesinde;
“Personel çalıştırılmasına dayalı olan (ağırlıklı olarak personel çalıştırılan, çalışacak personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma süresinin tamamının idare için kullanıldığı) hizmet alımı ihalelerinden; temizlik, özel güvenlik, sayaç okuma ve kesme-açma, hasta ve ziyaretçi yönlendirme, tıbbi sekreterlik, veri işleme ve otomasyon sisteminin işletimi hizmetleri ile sınırlı olmak üzere, verilmiş olan tekliflerin değerlendirilmesinde ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı, noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, iş yeri hekimliği, ihbar ve kıdem tazminatına ilişkin genel giderleri karşılamak üzere asgari işçilik maliyeti üzerinden % 3 oranında sözleşme ve genel giderler hesaplanacaktır. Ayrıca bu hizmetlerde amortisman, iş yeri hekimliği, ihbar ve kıdem tazminatı ile ilgili giderlerin sözleşme ve genel giderler içinde yer alacağı kabul edileceği için aşırı düşük teklif sorgulamasında bu giderler, önemli teklif bileşeni olarak belirtilmeyecek ve isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulamasına verdikleri cevaplarında bu giderler için bir bedel öngörmeleri istenmeyecektir.
…
Asgari işçilik maliyeti; brüt asgari ücret ile idari şartnamede öngörülen yemek, yol ve giyim bedeli ile işveren sigorta prim tutarından oluşmaktadır. Asgari ücretin üzerinde ödeme öngörülen işlerde brüt asgari ücret yerine öngörülen bu fazla tutar yazılacaktır. Resmi ve dini bayram günleri ile yılbaşı günü yaptırılacak çalışma için 4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi uyarınca hesaplanacak ücret, idari şartnamede yapılan belirlemeye göre brüt asgari ücret veya brüt asgari ücretin fazlası üzerinden belirlenecektir.
İşçilik, malzeme ve diğer maliyet kalemleri dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre idarece belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecek, istekliler tarafından yapılan bu açıklamalara ilişkin belgeler değerlendirilerek karar verilecektir.
Aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldıktan sonra asgari işçilik maliyeti üzerinden % 3 sözleşme ve genel giderleri karşılamayan teklifler reddedilecektir. Asgari işçilik maliyeti ve bu maliyet üzerinden hesaplanan % 3 oranındaki sözleşme ve genel giderleri karşılayan teklifler, idari şartnamede belirtilen diğer maliyet kalemleri (malzeme vb.) dikkate alınmak suretiyle değerlendirilerek ihale sonuçlandırılacaktır…” açıklamasına yer verilmiştir.
İncelenen ihaleye on isteklinin teklif verdiği, teklifi geçerli sayılan yedi istekliden aşırı düşük tekliflere ilişkin açıklama istenildiği, 25.10.2007 tarihli ihale komisyonu kararı ile Kosifler Tem. İnş. Oto. Hiz. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.-Şennur Günbeyaz İş Ortaklığının açıklamalarını sunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, açıklamalarını sunan altı istekliden başvuru sahibi Anadolu Med. Tem. Yem. Ofis Oto. Bil. San. Tic. Ltd. Şti. ile Dilan Tem. Güv. Yem. San. Tic. Ltd. Şti.’nin açıklamalarının piyasa rayiçlerini yansıtmaması ve hayatın olağan akışına uygun olmaması nedeniyle yeterli bulunmadığı görülmüştür.
İdari şartname ve teknik şartname düzenlemeleri doğrultusunda aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında başvuru sahibi tarafından yapılan açıklamalar incelendiğinde; başvuru sahibinin teklif bedelinin 216.123,07 YTL olduğu, bu tutarın giyim hariç asgari işçilik maliyetinin 0,44 YTL üzerinde olduğu, sözkonusu firmanın açıklamasında giyim gideri için %3 sözleşme gideri hariç toplam 0,42 YTL’lik maliyet öngörüldüğü ve buna ilişkin olarak Ceyhanlar Teks. Kim. End. Tem. Ür. San. Tic. Ltd. Şti.’den alınan belgenin sunulduğu anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi tarafından sunulan açıklamada 21 personelin yazlık ve kışlık olmak üzere 2 takım işçi kıyafetinin, teklif edilen bedel olan 0,42 YTL ile karşılanmasının hayatın olağan akışı dikkate alındığında gerçekçi olmadığı sonucuna varıldığından, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden incelenmesi sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:
d) İhale komisyonu yönünden yapılan incelemede,
İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden, Ardahan Devlet Hastanesi Başhekimliğinin 11.10.2007 tarihli Olur’u ile ihale komisyonunun 5 asil ve 5 yedek üyeden oluşturulduğu görülmüştür.
4734 sayılı Kanunun “İhale Komisyonu” başlıklı 6 ncı maddesinde; “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin, genel ve katma bütçeli kuruluşlarda maliye memurunun, diğerlerinde ise muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir…
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır…” hükmü mevcuttur.
15.10.2007 tarihli ihale komisyonu tutanaklarında ve 25.10.2007 tarihli ihale komisyonu kararında, ihale komisyonunda asil veya yedek üye olarak yer almayan bir kişinin bulunduğu görülmüştür. İhale komisyonunda görevlendirilen asil üyelerin toplantıya katılamamaları halinde yerlerine yedek üyelerin katılması gerekmekte olup, asil veya yedek üye olarak ihale komisyonunda görevlendirilmeyen bu kişinin üye sıfatı ile toplantılara katılması hususunun, 4734 sayılı Kanunun 6 ıncı maddesinde yer alan ihale komisyonunun eksiksiz olarak toplanacağına ilişkin mevzuat hükmüne aykırı olduğu anlaşılmış ve söz konusu mevzuata aykırı işlemin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden ihale işlemleri ve ihale kararının iptali gerekmektedir.
Ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 27 inci maddesinde yer alan; “İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere 4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilk ilan veya davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur…” hükmü uyarınca ihale komisyonunun ilan tarihini izleyen en geç 3 gün içinde kurulması gerekmekte olup, ihale ilanının 21.09.2007 tarihinde yayımlandığı dikkate alındığında anılan komisyonun mevzuatta öngörülen tarihten sonra 11.10.2007 tarihinde oluşturulmasında mevzuata uyarlık bulunmadığı anlaşılmıştır.
Açıklanan nedenlerle;
4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,
Oybirliği ile karar verildi.