İnsan Kaynakları ekiplerinin hangi bölümde çalışırlarsa çalışsınlar operasyonel işleri hiç bitmez. İşe yeni birini almaları gerektiğinde pozisyon ile ilgili ilan çıkılır, başvuran adaylar filtrelenir, uygun adaylarla mülakatlar yapılır, mülakatlar sırasında tutulan notlar, olumlu olan adaylara teklif hazırlama, olumsuz olan birçok adaya olumlu olmadığına dair bilgilendirme maili gönderme, yeni başlayacak çalışanlar için onboarding sürecini hazırlama, ilgili tüm birimlere hazırlık yapmaları yönünde sürekli ısrarcı olma, çalışanların var olan problemlerini çözme noktasında birebir görüşmeler yapma, performans sürecinde tüm sistemleri konsolide etme, kıdemi belli senelere gereken çalışanları çıkarma ve onların ödüllerinin ne olacaklarına karar verme, işten çıkarılacak çalışan ile işten çıkış görüşmesi gibi örnekler sadece birkaçı diyebilirim. Bu çalışmaların bir kısmını dijital platformlara taşıyan şirketler olduğu gibi hala birçok işi manuel yapan şirketlerin olduğunu biliyoruz. Bu noktada dijitalleşme, İnsan Kaynakları ekipleri için birçok açıdan oldukça önemli. Peki neden önemli diye sorduğumuz sorunun bazı cevapları ise;
• Verimlilik: İK yazılımı, çalışan verilerini izleme, tatil taleplerini yönetme ve bordro işleme gibi birçok görevi otomatikleştirebiliyor. Bu, İK süreçlerini kolaylaştırmaya, zamandan tasarruf etmeye ve hataları azaltmaya yardımcı oluyor.
• Veri Doğruluğu: Tüm çalışan bilgilerini tek bir merkezi konumda bulundurarak, çalışan verilerinin doğru ve güncel olmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu, özellikle yasa ve yönetmeliklere uyum söz konusu olduğunda oldukça önemlidir.
• Daha Fazla Öngörü: İK departmanının dijitalleştirilmesi, çalışan verilerinin daha iyi izlenmesine ve analiz edilmesine olanak sağlıyor. İK uzmanları, çalışan bağlılığı, performansı ve elde tutma konusundaki çalışmaları, eğilimleri ve potansiyel sorunları belirlemek için veri analitiği araçlarını kullanabiliyorlar. Bugün datanın değerini bilmeyenimiz yoktur. Datalar, İnsan Kaynakları ekiplerinin veriye dayalı kararlar almalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine yardımcı olur.
• Daha İyi İletişim ve İşbirliği: Dijitalleşme, İK departmanlarının anlık mesajlaşma, video konferans ve diğer dijital araçlar aracılığıyla diğer departmanlar ve uzaktan çalışanlarla daha etkili bir şekilde iletişim kurmasını ve işbirliği yapmasını sağlıyor. Örnek vermem gerekirse şirket içinde belli konularda çalışanların sıkça sordukları sorulara ik profesyonellerinin cevap vermesi yerine sistem üzerinde bir chatbotun bilgi vermesi ik çalışanlarının hayatını kolaylaştırabilecek bir araç.
• İşe Alım: Dijitalleşme, açık pozisyonları yayınlama ve özgeçmişleri işleme sürecini otomatikleştirmenin yanı sıra çevrimiçi işe alım programları ve eğitimler oluşturarak şirketlere işe alma ve işe alıştırma konusunda da yardımcı oluyor. Diğer taraftan deneyim açısından da işe alım ve işe alıştırma alanlarında dijital sistemlerinin kullanılması oldukça etki yaratıyor. Örneğin manuel yapılan assessment uygulamaları için adaylar tüm günlerini boş bırakıp ilgili kuruma gitmek zorunda kalırken online assesment ile hem uygulama süreleri azalıyor hem de daha etkin bir deneyim yaşama fırsatları oluyor.
• Çalışan Self Servisi: Çalışan self servis portalları, çalışanların kendi bilgilerine erişmesine ve bunları güncellemesine, izin talebinde bulunmasına, ödeme beyanlarını görüntülemesine ve daha fazlasına olanak tanıyarak İK departmanındaki idari iş yüklerini azaltıyor.
• Uygun maliyetli: Dijitalleşme, birçok manuel İK görevini otomatikleştirerek İK operasyonunu uygun maliyetli hale getirmekle beraber İK operasyonunun maliyetini önemli ölçüde azaltıyor.
Özetle, dijitalleşme İK departmanını daha verimli, doğru ve etkili hale getiren ve çalışan deneyiminizi daha etkili hale getirmeyi sağlayan en önemli araçlardan biri. Bu bağlamda sizlere bazı insan kaynakları dijital araçları ile ilgili bilgi vermek istiyorum. Bu araçların bir kısmını kendi deneyimimde kullandım ve dijitalleşmenin hayata geçmesi ile beraber insan kaynakları ekiplerinin operasyonel yüklerinin ne kadar azaldığına bizzat şahit oldum.
Workday: İnsan kaynakları operasyonlarının çeşitli yönlerini yönetmelerine yardımcı olacak çok çeşitli özellikler içeren bulut tabanlı bir İK yazılım çözümü. Workday'in temel özellikleri;
Yetenek Yönetimi: Workday, performans süreçleri, hedef belirleme ve kariyer gelişimi planlaması dahil olmak üzere çalışan performansını ve gelişimini yönetmeyi sağlar. Ayrıca, yeni çalışanları işe almak ve işe alıştırmak için kullanılabilecek bir yetenek edinme modülüdür.
• Bordro ve Yan Haklar: Workday, çalışan ücretlerini ve yan ödemelerini yönetmek için kullanılabilecek bir bordro sistemi içerir. Sistem, kuruluşun konumu ve uyumluluk gereksinimlerine göre farklı bordro kurallarını ve gereksinimlerini karşılayacak şekilde yapılandırılabiliyor. Ayrıca, çalışanların kendi yan haklarını, izinlerini ve ödeme bilgilerini yönetmek için self servis portalına erişmelerini sağlıyor.
• Zaman Yönetimi: Yöneticilerin ve çalışanların zamanı, devamı ve devamsızlığı takip etmelerini sağlamak ile beraber çalışan programlarını, izin taleplerini ve fazla mesaiyi yönetmeye yardımcı oluyor.
• Raporlama ve Analitik: Şirketlerin temel performans göstergelerini, çalışan verilerini ve uyumluluk gereksinimlerini takip etmesine yardımcı olmak için kapsamlı bir raporlama ve analiz araçları seti sağlıyor.
• Mobil erişim: Workday, çalışanlar ve yöneticiler için mobil cihazlar için optimize edilmiş erişim sağlıyor; bu çalışanların birçok bilgeye mobil cihazlarından erişime olanak tanıyor.
• Entegrasyon: Microsoft Office 365, Salesforce ve Oracle gibi diğer sistem ve platformlarla entegre edilebilliyor; bu, kuruluşların farklı sistemler ve platformlar arasında sorunsuz bir veri akışına sahip olmasını sağlıyor. Bu özellikle satın alınacak dijital sistemler için en önemli karar vericilerden biri. Çünkü şirketler insan kaynakları uygulamaları için farklı dijital sistemleri satın alabiliyorlar. Farklı sistemlerin kendi aralarında konuşması ve veri akışının sağlanması süreçlerin daha sağlıklı ilerlemesine olanak sağlıyor.
Lever, Şirketlerin işe alma ve işe alım süreçlerini yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bulut tabanlı bir yazılımı. Yazılım, iş ilanlarını, özgeçmişleri ve başvuruları yönetmenin yanı sıra görüşme sürecinde adayları takip etmek ve işe alım kararları vermeyi sağlıyor.
Lever'ın temel özellikleri;
• İş ilanları: Lever, şirketlerin iş ilanlarını LinkedIn, Glassdoor ve Indeed dahil olmak üzere çeşitli iş ilanlarına ve sosyal medya platformlarına entegre olmasını sağlıyor.
• Aday takibi: Lever, kullanıcıların özgeçmişleri, başvuruları ve aday bilgilerini tek bir merkezi yerde saklıyor, bu da adayların işe alım süreçleri boyunca kolayca takip edilmelerine olanak sağlıyor. Ayrıca, görüşmeleri planlamak, görüşme onaylarını ve geri bildirimleri göndermek ve adaylar hakkında notlar tutmak içinde hayat kurtarıcı özellikleri var.
• Raporlama ve analitik: Çalışanların doldurma süresi, işe alım kaynağı ve çeşitlilik verileri gibi işe alma metrikleri hakkındaki verileri analiz etmesine olanak tanıyor. Raporların oluşması işe alım süreçlerinde verilen hedeflerin data ile sunulmasını sağlıyor.
• İşbirliği: Lever, ekiplerin işe alım süreçlerinde birlikte çalışmasına izin veren bir yapı. Ekip üyelerinin notları ve aday bilgilerini paylaşmasına, görevler atamasına ve işe alma hedeflerindeki ilerlemeyi izlemesine olanak tanıyor.
• Mobil cihazlar için optimize edilmiş erişim: Lever ayrıca platformuna mobil cihazlar için optimize edilmiş erişim sunuyor.
• Entegrasyon: Lever, Salesforce, Greenhouse ve Google Suite gibi diğer yazılım platformlarıyla entegre edilebilir.
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors, SAP tarafından sunulan bulut tabanlı bir yazılım çözümü. Yazılım, kuruluşların insan kaynakları operasyonlarını yönetmelerine yardımcı olacak çok çeşitli özellikler sunuyor. SAP SuccessFactors'ın temel özellikleri:
• Yetenek yönetimi: SAP SuccessFactors, hedef belirleme, performans süreçleri ve kariyer geliştirme planlaması dahil olmak üzere çalışan performansını yönetmek için araçlar sağlıyor. Ayrıca, şirket de içindeki kilit yetenekleri belirlemek ve geliştirmek için kullanılabilen bir yedekleme planlama modülü de yer alıyor.
• Eğitim yönetimi: Eğitim oluşturma, atama ve izleme ve sertifika yönetimi dahil olmak üzere çalışan eğitimini yönetmek için araçlar sağlıyor.
• İşe Alım:İş ilanları, aday takibi ve görüşme planlaması dahil olmak üzere işe alma sürecini yönetmek için araçlar içerir; bu araçlar, LinkedIn ve Glassdoor gibi harici işe alma platformlarıyla entegre edebiliyorsunuz.
• Çalışan Merkezi: Sistem, çalışan verilerini merkezileştiriyor, kişisel bilgiler, iş bilgileri ve ücret verileri gibi çalışan ana verilerinin yönetimini sağlıyor ve izin talepleri, maaş bordroları ve kişisel bilgiler gibi self servis işlevleri de içeriyor.
• Raporlama ve Analitik: SuccessFactors, kullanıcıların personel sayısı, ciro ve iş gücü çeşitliliği gibi metriklerle ilgili verileri analiz etmesine olanak tanıyan çok çeşitli analitik ve raporlama araçlarına sahip.
• Mobil erişim: çalışanlar ve yöneticiler için mobil erişim sağlayabiliyor; ve böylelikle kullanıcılar izin bilgileri gibi İK bilgilerine mobil cihazlarından erişebiliyorlar.
• Entegrasyon: SuccessFactors, SAP ERP, Salesforce ve Oracle gibi diğer sistem ve platformlarla entegre edilebiliyor; bu, kuruluşların farklı sistemler ve platformlar arasında kesintisiz bir veri akışına sahip olmasını sağlayan özelliklere sahip.
BambooHR, şirketlerin insan kaynakları operasyonlarının çeşitli yönlerini yönetmelerine yardımcı olacak bir dizi araç sunan bulut tabanlı bir insan kaynakları yazılım çözümü. BambooHR'nin temel özellikleri;
• Çalışan Kayıtları Yönetimi: Şirketlerin kişisel bilgiler, iş bilgileri ve yan haklar verileri gibi çalışan verilerini tek bir merkezi konumda depolamasına ve yönetmesine olanak tanıyor; bu, çalışan verilerine erişmeyi kolaylaştırıyor ve bunların doğru ve güncel olmasını sağlıyor.
• Onboarding: BambooHR, yeni işe alınan çalışanların evrak işlerini ve işe alıştırma gereksinimlerini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için özelleştirilebilir bir katılım süreci sunan bir platform.
• İzin yönetimi: Çalışanların izin talebinde bulunmasına ve yöneticilerin istekleri onaylamasına veya reddetmesine olanak tanıyan, ayrıca çalışanların izin bakiyelerini takip eden ve izin kullanımına ilişkin raporlar oluşturan bir sistem.
• Çalışan Self Servis: Çalışanların kişisel bilgilerini güncellemelerine, izin talep etmelerine, ödeme tablolarını görüntülemelerine ve diğer İK bilgilerine erişmelerine olanak tanıyan çalışan self servis portalı.
• Raporlama ve Analitik: Kullanıcıların personel sayısı, ciro ve iş gücü çeşitliliği gibi metriklerle ilgili verileri analiz etmesine olanak tanıyor, çok çeşitli analitik ve raporlama araçları sağlıyor.
• Mobil erişim: Mobil cihazlar için optimize edilmiş bir uygulama sunuyor; bu, çalışanların ve yöneticilerin İK bilgilerine ve görevlerine mobil cihazlarından erişmelerini sağlıyor.
• Entegrasyonlar: Sistemler arasında İK veri aktarımını otomatikleştirmek için ADP, QuickBooks ve Gusto gibi diğer yazılım platformlarıyla entegre edilebiliyor. Genel olarak BambooHR, şirketlerin çalışan kayıtlarını, işe alım sürecini, izin süresini, self servis ve belge yönetimini yönetmesine yardımcı olan kapsamlı ve kullanıcı dostu bir insan kaynakları yazılımı çözümü.
Oracle Human Capital Management (HCM) Cloud, Oracle tarafından sunulan kapsamlı bir bulut tabanlı insan kaynakları yazılım çözümü. Yazılım, kuruluşların insan kaynakları operasyonlarının çeşitli yönlerini yönetmelerine yardımcı olacak çok çeşitli özellikler sağlar. Oracle HCM Cloud'un temel özellikleri:
• Yetenek yönetimi: Çalışan performansını yönetmek için hedef belirleme, performans incelemeleri ve kariyer geliştirme planlaması dahil olmak üzere araçlar sağlıyor. Yazılım ayrıca, şirket içindeki kilit yetenekleri belirlemek ve geliştirmek için kullanılabilen bir yedekleme planlama modülünü içeriyor.
• Eğitim yönetimi: Eğitim oluşturma, atama, izleme ve sertifika yönetimi dahil olmak üzere çalışan eğitimini yönetmek için araçlar sağlıyor.
• İşe Alım: İş ilanları, aday takibi ve görüşme planlaması dahil olmak üzere işe alma sürecini yönetmek için bütünsel araçlar içeriyor.
• Çalışan Merkezi: Sistem, çalışan verilerini merkezileştiriyor, kişisel bilgiler, iş bilgileri ve ücret verileri gibi çalışan ana verilerinin yönetimini sağlıyor ve ayrıca izin talepleri, maaş bordroları ve kişisel bilgi güncellemelerini de içeriyor.
• Bordro ve Ücret: Bordro ve ücret yönetimi sunuyor, gerçek zamanlı küresel bordro işlemeden ücret planlama ve yürütmeye kadar tüm bordro ve ücret yönetimi yelpazesini kapsayan bir sistem.
• Raporlama ve Analitik: Oracle HCM Cloud, kullanıcıların personel sayısı, ciro ve iş gücü çeşitliliği gibi metriklerle ilgili verileri analiz etmesine olanak tanıyan çok çeşitli analitik ve raporlama araçları sağlıyor.
• Mobil erişim: Çalışanlar ve yöneticiler için mobil erişim sağlıyor;
• Entegrasyon: Oracle ERP, Salesforce ve diğer üçüncü taraf sistemler gibi diğer sistem ve platformlarla entegre edilebiliyor; bu, kuruluşların farklı sistemler ve platformlar arasında sorunsuz bir veri akışına sahip olmasını sağlıyor.
Zenefits, küçük ve orta ölçekli işletmelerin insan kaynakları operasyonlarının çeşitli yönlerini yönetmelerine yardımcı olacak bir dizi araç sunan, bulut tabanlı bir insan kaynakları ve faydaları yazılım platformu.. Zenefits'in temel özellikleri;
• Çalışan yönetimi: Zenefits, şirketlerin kişisel bilgiler, iş bilgileri ve yan haklar verileri gibi çalışan verilerini tek bir merkezi konumda depolamasına ve yönetmesine olanak tanıyor. Bu, çalışan verilerine erişmeyi kolaylaştırıyor ve bunların doğru ve güncel olmasını sağlıyor. Ayrıca, çalışanların kişisel bilgilerini güncellemelerine, izin talep etmelerine, ödeme tablolarını görüntülemelerine ve diğer İK bilgilerine erişmelerine olanak tanıyan çalışan self servis portalı sunuyor.
Yan haklar yönetimi: Zenefits, çalışanların çeşitli sağlık sigortası planları, 401(k) planları ve diğer yan hak seçenekleri arasından seçim yapmasına olanak tanıyan hepsi bir arada bir yan haklar platformu sağlıyor. Ayrıca, çalışan kayıtlarını, yenilemelerini ve işten çıkarmaları yönetmenin yanı sıra çalışanlara sağlanan faydaların kullanımını ve harcamalarını izlemek için araçlar sunuyor.
• Bordro ve Süre Takibi: Zenefits ayrıca, küçük işletmelerin bordro süreçlerini otomatikleştirmelerine ve çalışanların zamanını ve katılımını takip etmelerine yardımcı olabilecek bir bordro çözümü sunuyor; ayrıca çalışanların giriş ve çıkış yapmalarına, izin talep etmelerine ve maaşlarını görüntülemelerine olanak tanıyor.
• Raporlama ve analitik: Zenefits, kullanıcıların personel sayısı, ciro ve iş gücü çeşitliliği gibi metriklerle ilgili verileri analiz etmesine olanak tanıyan çok çeşitli analitik ve raporlama araçları sağlıyor.
• Mobil erişim: Zenefits ayrıca çalışanların ve yöneticilerin İK bilgilerine ve görevlerine mobil cihazlarından erişmelerini sağlıyor, mobil cihazlar için optimize edilmiş bir uygulama sunuyor.
• Entegrasyon: Zenefits, sistemler arasında İK veri aktarımını otomatikleştirmek için QuickBooks, ADP ve Gusto gibi diğer yazılım platformlarıyla entegre edilebiliyor.