1. Amaç
Bu politika metni ile, TİO Lojistik Şirketinin rüşvet ve yolsuzluk konusundaki taahhütlerinin ve bu konudaki yaklaşımının açık ve net bir şekilde ortaya konulması ve şirket imajının korunması amaçlanmaktadır. Şirketin Etik Kurallarının bütünleyici bir parçası olan bu politika ile rüşvet ve yolsuzluğun tüm şirket faaliyetlerinde karşılıklı olarak önlenmesi için gerekli bilgilendirmelerin yapılmasını, politikanın uygulanmasından ve sürdürülmesinde gerekli eğitimin verilmesini, ayrıca bu konudaki sorumlulukların, kuralların ve bu kurallara aykırı davranışlara uygulanacak yaptırımların belirlenmesi hedeflenmiştir.
2. Kapsam
Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikası sadece TİO Lojistik, çalışanlarını değil, TİO Lojistik adına hareket eden veya Şirkete hizmet veren, Tedarikçi, Alt Yüklenici, tüm iş ortaklarını, şirketin hizmet aldığı ya da kendisine hizmet verdiği özel ve tüzel kişileri de en geniş anlamda kapsamaktadır.
Bu doğrultuda temel olarak;
• Yönetim Kurulu üyeleri de dahil olmak üzere tüm TİO Lojistik çalışanları,
• Danışmanlık, avukatlık veya müşavirlik gibi destek hizmeti alınan şirketler ve çalışanları,
• Dış hizmet alınan Bakım onarım şirketleri ve çalışanları,
• Temsilci, distribütör, acente gibi TİO Lojistik, adına doğrudan ve dolaylı olarak görev yapan kişiler ve kuruluşlar
bu politikanın kapsamına girmektedir.
Bu politikanın koruduğu menfaatler, yasal mevzuatla teminat altına alınmış olmakla, biz TİO Lojistik olarak; kalite ve şirket prensiplerinin korunmasının temini için bu politikayı yürürlüğe almış bulunmaktayız.
Bu politika metninde bahsedilen tüm uygulamaların ve kısıtlamaların yukarıda bahsedilen kişi ve kuruluşlar için de geçerli olduğunun anlaşılması oldukça önemlidir. Bu kişi ve kuruluşların yasal veya etik olmayan herhangi bir davranışta bulunmaları durumunda; Şirketimizin de bu durumdan olumsuz etkilenebileceği göz önüne alınmalıdır. Bu nedenle TİO Lojistik Çalışanları ve iş ortakları belirlenirken TİO Lojistik'in, ilgili yönetmelik ve prosedürler ile bu politika metni dikkate alınarak, Çalışanların ve iş ortaklarının da bu kurallara uygun hareket etmesi sağlanmalıdır.
3. Tanımlar
Rüşvet:
Bir kişinin bir işi yapmak, yapmamak, hızlandırmak, yavaşlatmak gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı veya olağan iş akışının dışında bir eylemi gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla karşı taraftan sözlü veya yazılı anlaşma çerçevesinde doğrudan veya dolaylı olarak kendisine ya da göstereceği bir başka kişiye maddi veya manevi fayda sağlanmasını ifade etmektedir. Rüşvet olarak değerlendirilebilecek menfaat; nakit para, hediye, etkinlik daveti veya bileti, borç affı, yardım maksatlı bağış gibi çok farklı şekillerde olabilir.
Yolsuzluk:
Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı yoldan kişisel olarak maddi veya manevi kazanç sağlamaya yönelik olarak kötüye kullanılmasını ifade etmektedir.
4. Sorumluklar ve Görevler
Yönetim Kurulu;
• Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikası’ndan en üst seviyede, TİO Lojistik, Yönetim Kurulu sorumludur.
• TİO Lojistik, Yönetim Kurulu bu politika metnini kabul eder ve uygulanması için gerekli ortamı sağlar.
• Rüşvet ve yolsuzluğu engellemek amacıyla iç kontrol sistemlerini oluşturur ve geliştirir.
• Politika metnine aykırı davranışların bildirilmesi için gerekli iletişim kanallarının kurulmasını sağlar, bildirimde bulunan kişilerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaya yönelik tedbirleri alır.
• Konu hakkında ulaşan şikayet, ihbar ve iddialar hakkında TİO Lojistik, mevzuatı çerçevesinde gereken inceleme ve soruşturmaların yapılmasını sağlar.
• Şirket içi disiplin faaliyetlerini harekete geçirir, çalışanın iş akdinin feshi hususu karara bağlanır ve suç işlendiğine ilişkin şüphenin varlığı halinde, TİO hukuk müşaviri ile değerlendirilme yapıldıktan sonra, Savcılığa bildirimde bulunup bulunmama hususunda karar alınır .
• Yasal düzenlemelere, yönetmeliklere, prosedürlere ve politikalara uygunluğu sağlamak amacıyla denetimlerin yapılmasını ve düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlar.
Yöneticiler ve Çalışanlar:
• Tüm çalışanlar Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikasını kabul eder ve politika metnindeki ilkelere uygun hareket eder.
• Yöneticiler, bu politika metnindeki ilkelerin; sorumlu oldukları iş ortakları ve idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlar.
• Çalışanlar hiçbir durumda ve hiç kimse tarafından bu politikaya aykırı hareket etmeye zorlanamaz.
• Tüm TİO Lojistik çalışanları bu politikaya aykırı davranışları ve şüphelenilen durumları yöneticilerine ve/veya aşağıda belirtilen iletişim kanallarına bildirmekle yükümlüdür.
• Yöneticiler, idaresi altındaki çalışanlar tarafından kendilerine ulaşan şikayet, ihbar ve iddiaları aşağıda belirtilen iletişim kanallarına bildirmekle yükümlüdür.
• Şirket çalışanları, politikaya ayıkırı bir durumun varlığından şüphelenmesi halinde, doğrudan durumu Yönetim Kurulu’ na bildirebilecekleri gibi, idari amirlerine de bildirebilirler. İdari amirler derhal, durumdan YK’ yı haberdar etmekle mükelleftir. YK; böyle bir durumun varlığında, iş bu politikada belirtilen, yöntemleri izleyerek eylemin takipçisi olarak, yaptırımının sağlanması için gerekli işlemleri yapar.
5. Politika;
TİO Lojistik’in iş etiği konusunda gösterdiği hassasiyetinin bir göstergesi olarak Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikasını hayata geçirmiştir. Konunun iş etiği yanında yasal olarak ceza gerektiren bir fiil olması sebebiyle çalışanların bu konuda hassasiyet göstermesi ve çalışma hayatından bağımsız olarak kişisel ödev ve sorumlulukların bir parçası olarak değerlendirilmesi beklenmektedir.
TİO Lojistik, faaliyet gösterdiği ve temsil edildiği tüm ülkelerdeki rüşvet ve yolsuzluk kapsamındaki yasa ve düzenlemelere, evrensel hukuk kurallarına, etik ve mesleki ilkelere uyum sağlamayı ilke edinmiştir. Şirketimizin bu ilke kapsamında rüşvet ve yolsuzluğa karşı “sıfır tolerans” yaklaşımı ile hareket etmekte ve faaliyetlerini adil, dürüst, yasal ve etik kurallara uygun bir şekilde sürdürmeyi taahhüt etmektedir.
TİO Lojistik’in tüm yönetmelikler, prosedürler ve diğer düzenlemeler, faaliyetlerin yasalara uygun, doğru, adil ve dürüst bir şekilde yürütülmesini destekler nitelikte olup, TİO Lojistik’ nin tüm paydaşlarının haklarının korunmasını sağlamak amacıyla rüşvet ve yolsuzluk ile mücadele konusunda çok daha hassas bir tavır sergilenmektedir. Yolsuzluk ve Rüşvet ile Mücadele Politikası da bu konuya verilen önemin bir gereği olarak hayata geçirilmiştir.
Rüşvet ve yolsuzluğa konu olan menfaatin maddi değeri veya karşılığında karşı taraf için herhangi bir şey yapılıp yapılmaması önemli değildir. Menfaatin değerinin çok düşük olması veya teklif yapılmasına karşın verilen taahhüdün henüz gerçekleşmemesi durumunda da Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikasına aykırı hareket edilmiş olur.
TİO Lojistik’’in devlet kurumları, tedarikçiler, müşteriler, çalışanlar ve diğer paydaşların yasal hakları korunur. Tüm işlemleri tam, doğru ve adil bir şekilde kayıt altına alınır, kayıt dışı işlemleri engelleyecek iç kontrol sistemleri kurulur.
6. Rüşvet ve Yolsuzluk ile Karşılaşılması veya Şüphelenilmesi
Tüm TİO Lojistik çalışanları, rüşvet ve yolsuzluk ile ilgili olarak karşılaştıkları veya şüphelendikleri durumları vakit kaybetmeden yöneticisine ve/veya aşağıdaki iletişim kanallarına bildirmekle sorumludur. Bu gibi durumlar ile ilgili olarak aşağıdaki örnekler verilebilir.
• Size veya çalışma arkadaşlarınıza rüşvet teklif edilmesi
• Şahit olduğunuz veya bildiğiniz menfaat ilişkileri ve çıkar çatışmaları
• Şirket kayıtlarında farkına vardığınız herhangi bir usulsüzlük
• İhale ve satınalmalarda karşılaştığınız kayırma veya menfaat sağlama gibi tutum ve davranışlar
• Herhangi bir müşteri veya tedarikçiye yasal ve TİO Lojistik içi düzenlemelere aykırı şekilde menfaat sağlanması
• TİO Lojistik, içinden veya dışından herhangi bir kurum veya kişinin TİO Lojistik’nin bu politika metnine aykırı davranışlarda bulunmak üzere sizi veya çalışma arkadaşlarınızı zorlaması
Bu ve benzeri durumlar ile karşılaştığınızda yöneticinize ve/veya aşağıdaki iletişim kanallarına bildirimde bulunmalısınız. Bazı durumlarda çalışanlar bu tür olaylara tanık olmalarına rağmen kendilerinin de zarara uğrayabileceği endişesi ile şikayet etmekte tereddüt edebilirler. TİO Lojistik’in yasal düzenlemelere, etik kurallara ve TİO Lojistik mevzuatına aykırı durumları ihbar eden ve şikayette bulunan kişilerin bu nedenle zarara uğramayacakları Yönetim Kurulu tarafından garanti altına alınmaktadır.
Bu kişilerin kimliklerinin kesinlikle gizli tutulması ve yaptıkları şikayet veya ihbar nedeniyle – kasıtlı olarak ; suç uydurma veya iftira olarak tanımlanabilecek bir durum değilse
- herhangi bir zarara uğramasının engellenmesi esastır.
7. Aykırı Davranış ve Tutumlara İlişkin Yaptırımlar
TİO Lojistik tüm görevlerde yönetmelik, prosedür ve talimatları eksiksiz uygulandığı gibi Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikası da çalışanlar tarafından benimsenmeli ve uygulanmalıdır. Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikası’nın ihlali durumunda TİO Lojistik içi düzenlemelere göre iş akdinin; tazminatsız olarak ve derhal feshedilmesine kadar varabilecek yaptırımlar ile karşı karşıya kalınabileceği unutulmamalıdır. Ayrıca bu politikada önlenilmesi amaçlanan eylemler; 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu dahilinde suç olarak tanımlanmıştır ve ağır müeyyideler içermektedir.
Her ne kadar, arzu edilmeden de olsa; anılan politikamızın dışına çıkılması durumunda; öncelikle şirket disiplin kurallarımız işletilerek; disiplin soruşturması gerçekleştirilecek, eylemin niteliği dikkate alınarak politikamıza aykırı bir durumun tespiti halinde 4857 Sayılı İş Kanunu gereği çalışanın iş akdinin feshi söz konusu olabilecek ve etkili bir soruşturmanın temini için kişinin cezai sorumluluğuna başvurulması için Savcılık makamına suç ihbarında bulunulacaktır.
8. Soruşturma
Tüm Bölüm Yöneticilerinin Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Politikası kapsamında usulsüz olduğundan şüphelenilen tüm edimleri soruşturmaya yönelik temel sorumluluğu vardır.
Soruşturma sonucunda, yolsuzluk eylemlerinin gerçekten yapıldığı belirlenirse, Genel Müdür e rapor verilecektir.
Dava açma veya inceleme sonuçlarını, bağımsız soruşturma amacı ile ilgili kanuni birimlere ve/veya denetim organlarına yönlendirme hususunda karar, hukuk müşaviri ve Yönetim kurulu ile beraber verilecektir.
9. Gizlilik
Bölüm Yöneticileri ve Genel Müdür aldıkları tüm bilgileri gizlilikle muhafaza ederler. Dürüst olmayan veya yolsuzluk anlamına gelen herhangi bir faaliyetten şüphe eden tüm çalışanlar bu gizliliğe güven duymalı ve verdikleri bilgilerin kendilerini ortaya çıkaracağından endişe duymamalıdır. Bu kapsamda bilgi alınan kişi soruşturma anında veya görüşmelerde bulunmamalıdır, ismi kullanılmamalıdır. Soruşturma sonuçları, sadece, bilmesi gereken kişilerle paylaşılacaktır, aksi şekilde soruşturma ifşa edilmeyecektir. Bu, şüphelenilen ancak müteakip olarak masum olduğu ortaya çıkan kişilerin itibarını korumak ve Şirketi, potansiyel bir kamu yükümlülüğüne karşı korumak açısından önemlidir.
10. Gözden Geçirme
İşbu politika, değişen koşullara göre belli aralıklarla gözden geçirilir ve tüm değişimler duyuru yoluyla ilan edilir. Bu kuralların güncel sürümüne talep edildiğinde ulaşılabilir.
11. Yürürlük
Yolsuzlukla mücadele eylemlerini içeren bu doküman, Yönetim Kurulu onayıyla yürürlüğe gire, Genel Müdür, Kalite Yönetim Temsilcisi ve Hukuk Müşaviri bu politikanın idaresi, revizyonu, tefsiri ve tatbikinden sorumludur.