Elektronik Doküman Yönetim SistemiDocCastle doküman yönetim sistemi süreçleri hızlandırır, riski düşürür ve operasyonel maliyetleri azaltır.
Elektronik Doküman Yönetimi Nedir?
Elektronik Doküman Yönetim Sistemi (EBYS), organizasyon içinde bilgi toplamak, yönetmek, paylaşmak ve güvenliğini sağlamak için gereken teknoloji ve yöntemleri sağlayan yazılım sistemidir.
DocCastle doküman yönetim sistemi söz konusu olduğunda, elektronik belgeler, resimler, e-posta mesajları ve diğer bilgisayar dosyaları ile taranan kağıt belgeleri, elektronik formlar ve daha fazlasını içerir. Tüm belge biçimleri, elektronik dosya veya dönüştürülmüş kağıt belge DocCastle (EDYS) içinde yönetilebilir.
DocCastle doküman yönetim sistemi sayesinde, bilgileri kolayca bulabilir ve alabilirsiniz. Tam metin arama, dosyaların içeriğini, hatta taranan kağıt dosyalarını arayabilir ve aradığınız şeyi hızlıca bulabilirsiniz. Bu, dosyaları aramak için harcanan zamanı ortadan kaldırır, bulunamayan dosyaları yeniden oluşturma sorunlarını ortadan kaldırır ve bilginin daha fazla kullanılmasını sağlar.
DocCastle doküman yönetim sistemini ofiste veya bulut ortamında barındırabilirsiniz. Her iki durumda da, seyahat eden ya da ofiste çalışan kişiler için hem masaüstü (Windows’a entegre) hem de Web erişimi yapma seçeneğine sahipsiniz. Sizin tarafınızdan yetkilendirilen kişiler, güvenli doküman yönetim sisteminizdeki dosyalara İnternet üzerinden dünya genelinde erişebilir. DocCastle doküman yönetim sistemi için kurum içi, bulut, masaüstü ve tarayıcı tabanlı alternatifler hakkında daha fazla bilgi edinin.
DocCastle (EDYS)’nin Faydaları
DocCastle doküman yönetim sistemi hem belge yöneticilerinin hem de dokümanlarını işletme faaliyetleri sırasında oluşturan veya kullanan kişilerin bu süreçleri dijital ortamda kolay ve hızlı bir şekilde yürütmesini sağlar.
DocCastle doküman yönetim sistemi organizasyonunuza şu konularda yardımcı olur:
- Organizasyondaki tüm bilgi ve belgelere tek bir merkezden kolayca ulaşma ve işleme.
- Politikaları ve standartları belirleme.
- Usul ve esasların oluşturulması ve ilan edilmesi.
- Belgeleri yönetmek için özel sistemler tasarlamak, uygulamak ve yönetmek.
- Sorumlulukları ve yetkileri atamak.
- Belgelerin yönetimi ve kullanımı ile ilgili bir dizi hizmet sunmak.
- Belge yönetimini iş sistemlerine ve süreçlerine entegre etmek.
- İş süreçlerinde verimlilik ve üretkenlik.
- Mevzuat, yasal ve kalite şartlarına uyma.
- İş operasyonlarının tutarlılığı ve tekrarlanabilirliği.
- Daha hızlı işlem döngüsü süreleri.
- Kağıt bazlı maliyetlerin, depolama ücretlerinin ve sevkiyatın ortadan kaldırılması.
- Daha tutarlı ve kolay iş sürekliliği planlaması.