Kısaca Mali Mühür; Kurum, kuruluş, işletme ve diğer Kişiler tarafından oluşturulan E-Fatura ya da E-Arşiv gibi yasal belgelerin garanti altına alınmasını ve firmayı online platformlarda temsil etmesidir. Elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin, bütünlüğünün sağlanması sebebiyle kullanılan işletme kaşelerinin elektronik karşılığıdır.
Mali Mühür Hakkında Bilinmesi Gerekenler
İşletmelerin Mali mühür ile ilgili bilinmesi gereken bazı özellikler vardır. E-fatura kullanıcısı olmak isteyenler Mali Mühür başvurusu yapmış olmalıdır. Mali Mühür başvurusu için Kamu Sertifikasyon Merkezinin sayfası üzerinden başvuru formu doldurulmalıdır. Eğer şahıs firması ise e-fatura için mali mühür yerine e-imza da yeterli olabilir. Ayrıca firma unvan değişikliği yaptığında mali mühür de geçerliliğini yitirmektedir. Eğer firmanın unvanı yenilenirse yeni unvanla beraber mali mühür başvurusunda bulunmak gerekmektedir ve mali mühür yenilenmelidir.
Mali Mühür Her 3 Yılda Bir Yenilenmelidir!
Mali mühür sertifikaları 3 yıl süre kullanılır. Süresi bitmek üzere olan sertifikalar için sistemde kayıtlı olan e-posta adresine Kamu sertifikasyon merkezi tarafından 3 ay, 2 ay, 1 ay ve 1 hafta kala mali mühür yenilenmesine ilişkin hatırlatmaları gönderilir. Mali mühür yenilemek isteyen işletmeler başvuru sürecinde yer alan adımları izleyerek yenileyebilir. Sertifika başvurusu ve ödeme süreci tamamlandığında mali mühür yenilenir ve yeni sertifikanın süresi anında başlatılır.
E-İmza – Elektronik İmza
E-imza ise elektronik ortamda kimlik doğrulamak için kullanılan elektronik bir üründür. Elektronik ortamda ıslak imza yerine kullanılmaktadır. Bireysel ve kurumsal olmak üzere iki tür E-İmza bulunmaktadır. Yalnızca bilinmesi gereken bir nokta ise kanunların resmi ya da özel bir merasime tabii tutmuş olduğu yasal işlemler ile teminat sözleşmeleri e-imza ile gerçekleştirilemez.
E-imza ile Mali Mühür Arasındaki Farklar
En önemli fark ise Elektronik İmza gerçek kişiye tahsis edilir. Mali Mühür ise firmaya verilir ve firmanın kaşesi yerine geçmektedir. Eğer ki şahıs firması sahibi iseniz e-fatura kullanımı için mali mühür yerine e-imza kullanılabilir. E-imza, e-devlet e-reçete gibi pek çok uygulama da kullanılabilir. Ayrıca hizmet ve diğer elektronik sözleşmelerde de e-imza kullanılabilir. Mali mühür ise işletmelerin E-Fatura ya da diğer e-belge sistemlerinden yararlanmaları zorunludur.