TUIK verilerine göre Türkiye’de ERP kullanım oranı %20 civarında. “Enterprise Transformation Platform” ile yaptığımız inceleme ve öngörülerde ise bu ERP kullanıcılarının yaklaşık 1/3’ünde iş zekası projesi olduğu kabul ediyoruz. Dolayısı ile Türkiye’de İş zekası kullanımının oldukça düşük seviyelerde olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. İlginç olan ise nerede ise her firma ”iş zekası kullanıyor musunuz?” Sorusuna “evet” karşılığını veriyor? Bunun en büyük nedeni iş zekası uygulamalarının rapor sistemleri ile karşılaştırılması ve tam olarak iş zekası uygulamalarının konumlandırılamaması. Zaten aşağıda da göreceğiniz üzere sorular bu çerçeve içerisinde dönmekte. Dilim döndüğünce en çok karşılaştığım 5 soruyu cevaplamak istedim:
1- Peki Tam Olarak Nedir İş Zekası?
İş zekasını, firmanın sahip olduğu veriyi analiz ederek stratejik bir değer haline getirebilmesi olarak özetleyebiliriz. Sadece bu ayki satışlarım, bu haftaki kazancım nedir? Ya da depomdaki stok seviyem nedir? Türündeki sorulara “neden böyle?” sorusunun cevabını da bulmanızı sağlar.
2- İş Zekası ile Raporlama Uygulamalarının Farkı Nedir?
Yukarıdaki tanımda da görüldüğü üzere iş zekâsı ile rapor uygulamaları oldukça yakınlar. Genel olarak bir raporlama sistemine iş zekâsı diyebilmemiz için benim iki kıstasım var:
- Kıyaslama yapabilir olması gerekir. Daha açıkçası bir verinin geçmiş zamandaki durumu ile (geçen hafta, yıl ya da dönemdeki satışların şu an ile kıyaslanması gibi) ya da bir hedef değer (KPI) ile kıyaslanması gerekir.
- Bir değerin, bütününden en detay ayrıntıya kadar inebilmesi gerekir. Örneğin bölgelere göre satışlar ve diyelim ki Marmara Bölgesi’nde satışlar hedeflerden düşük bu durumda İstanbul satışları, Beşiktaş bölgesi satışları ve burada Ömer Zeybek ne satmış gibi…
Bu detayda hazırlanacak raporlar takdir edersiniz ki bir finans uygulamasından aldığınız “bu ayki kazanç, maliyet ya da satış” veya CRM raporlarından elde ettiğiniz “müşteri segmentasyon” raporlarından çok daha analiz edilebilir durumda. Özetle sayfa sayfa raporları incelemektense görsel olarak ta zenginleştirilmiş, sonuçları size bir çırpıda gösterebilen, aynı zamanda da karşılaştırmalar ile detaya inebilmenize imkan veren bir yapıdır.
3- İş Zekasının faydaları Nedir? Neden İş Zekası?
Bu da bana en çok gelen sorulardan birisi. Ben iş zekasının faydalarını aslında 2 ana başlık altında topluyorum:
- Görülen Faydaları:
- Sorun Bulma: Yukarıda anlattığımız gibi ülke haritası üzerinde sunduğunuz satış raporunu hedeflere göre de renklendirerek, bir bakışta İstanbul satışlarında problem olduğunu görebildik. Artık buradaki problemin gerçekten tam olarak neden olduğunu ya da hedefin neden bu kadar yüksek belirlendiğini incelememiz gerekir. Benzer şekilde maliyetler, müşteriler gibi farklı kriterler için de benzer çalışmayı gerçekleştirebiliriz.
- Gidişat Gösterme: Tarihsel olarak veriyi görebildiğimiz için genel durumumuzun ne olduğunu ve neden bu şekilde olduğunu varsa aradaki değişimleri görebiliriz. Bunun bir faydası da gelecek tahminleme ve makine öğrenme konularında da sağlam bir veri altyapısı sağlayacak olması
- Tespit edebilme: Geçmişte olan sıçramalarda iyi ya da kötü manada tam olarak ne yaptığmızı bulabiliriz. Böylece iyi yaptığımız şeylerin üzerine gidebilir aynı şekilde yanlışlarımızı da düzeltebiliriz.
- Gözlemlenen Sistemler: Sürekli okunan, kıyaslanan ve raporlanan verileriniz sizi doğruyu yakalama konusunda da yardımcı olacaktır. Bunu sadece satış odaklı raporlama olarak düşünmeyelim. Örneğin bir imalat sürecinizin tamamlanma süresi, ne zaman hızlı? Yavaşlamaların nedeni ne? Ne gibi durumlarda riskli durumlara gidiyorsunuz? Özetle sistemin mükemmelleştirilmesi için bütün veri elinizin altında.
- Karar verme: Aslında en büyük faydası bu diyebiliriz. Aslında vereceğiniz kararların sağlam bir nedene dayanmasını sağlamış oluyorsunuz. Müşterilerinize olan yaklaşımlarda örneğin CLV (Customer liftetime Value) tam Türkçe karşılığı olmasa da “Müşterinizin Değeri”ne göre karar verebilirsiniz. Aynı şekilde süreçleriniz, maliyetleriniz, müşteri yaklaşımlarınız, yönetim şekliniz gibi pek çok kararı verebilecek çoğu anlık finansal bilgiye dayalı verilere sahipsiniz.
- Görünmeyen Faydaları:
- Veri bütünlüğü: farklı sistemlerinizden birleştirilen veriler gerek nicelik olarak gerekse nitelik olarak tutarlı olmak zorundalar. Yani ERP sisteminde “barcode” numarası ya da ürünün “adet” olarak tutulma bilgisi WMS sisteminizde başka “barcode” ile ya da “palet bilgisi” ile tutulması gibi uyumsuzlukları gidermiş olursunuz.
- Master data management: Bu da aslında veri bütünlüğü olarak kabul edilebilir. Tam ne olduğunu öğrenmek için başka blog’larımı tavsiye edeceğim. Kısaca uygulamanızda değişen bir bilginin diğer uygulamalarda da değişmesini sağlamak diyebiliriz. Örnekle anlatmak iyi olacak, Müşteriniz telefon etti ve adresinin değiştiğini ve Ankara’ya taşındığını bildirdi. Çağrı merkezinizin veritabanında ve muhtemelen CRM sisteminizde bunu güncellediniz. Ama veri ambarınızda güncellenmedi zira müşteri bilgilerini her seferinde en baştan aktarılmaz bu tür sistemlerde. Dolayısı ile veri ambarından aldığımız satış raporlarında Ankara satışı olarak göremeyeceğiz hala. Daha kötüsü fatura basım sisteminiz de ayrı ise ya da ERP sisteminizde güncelleme yapmadı iseniz faturalar hala eski adrese gidecektir. Özetle uçtan uca bütünlük sağlayan iş zekası sisteminiz bu tür veri bütünlüklerini de sağlamış olacak.
- Veri Kalitesi: Doğru raporlama ve analiz yapabilmeniz için, eksik, yanlış girilmiş, hız amaçlı pas geçilmiş verilerin olmaması gerekir. İş zekası zaten bunları önleyecek altyapıyı sunacağı için veri kalitenizide arttıracaksınız. Aynı zamanda farklı sistemlerden verinin eksik parçaları da tamamlanabilir. Buna “veri zenginleştirmesi” diyoruz. Ek olarak kullanıldıkça artan talepler ile daha detaylı raporlamalar daha hassas veri girişi talebini de doğuracaktır.
4- İş Zekası Uygulaması için Ne Kadar Veri Biriktirmiş Olmam Gerekir?
Aslına bakarsanız benim buna cevabın “hiç beklemeyin” oluyor. Öncelikle altını çizmek isterim ki, iş zekası projeleri yapılan ve biten projelerden değil. Firmanızın verisi büyüdükçe yaşamaya ve gelişmeye devam eden bir uygulama. Bu nedenle mevcut durumu analiz etmeyle başlamanız ve zaman içerisinde tarihsel veriler ile kıyaslamalar yapmanız en doğru yöntem olacaktır. Doğru analizler yapmanız sizlerin daha da detaya inmenizi sağlayacaktır. Buna paralel olarak veri analizi, gelecek tahminleme, KPI tanımlama gibi ileri konular zaten ihtiyaç olarak karşınıza çıkacak.
5- İş Zekası Projelerinde Başarılı Olmak İçin Nasıl Bir Yol İzlemek Gerekir?
Bu soru içinde gerek internet üzerinde gerekse benim kendi yazılarımda pek çok cevap bulabilirsiniz. Ben kısaca başarı için gerekli olan parametreleri özetliyeyim:
- İş Zekası sadece bilgi işlem departmanlarının gerçekleştirdiği IT projeleri değildir. Sadece teknoloji seçimi ile başarı gelmez. Firmanın tüm departmanlarının dahil olmalı ve buna zaman ayırmaları gerekir.
- Proje analizi için çok zaman ayırın. Aslında beklentileri dengelemek adına da çok önemli. Açıkçası “kervan yolda düzülür” mantığı karmaşaya neden olacaktır. Sürükle bırak teknolojileri ile yapılan rapor ve dashboard’ların tahriklerine kapılmayın gereklilik analizlerini ve beklentiler üzerine çok düşünün.
- Tek hamlede bitirmeye kalkmayın. Fazlara bölün ve fazların kullanıcılar tarafından da benimsenmesi için zaman tanıyın. Zaten yaşayan bir proje olacağını söylemiş idik. Çalışanlar tarafından da benimsenmesi ve desteklenmesi gerekir. Bırakın kullanıcılar kurcalasın, benimsesin. Zaten bir süre sonra size (IT departmanlarına) yeni talepler iletmeye başlayacaklardır.
Konuları kısaca özetledim ve sıkıcı olmaması için detayları pas geçtim. Ama herhangi bir konu hakkında daha detaylı bilgi talep ederseniz “biraz da fazlaca” sevinirim.
Ömer ZEYBEK
www.datarebus.com