Öğrenci, küçük işletme sahibi ya da bir ofis çalışanıysanız, bir rapor ya da özel düzenlenmiş bir belge oluşturmanız gerekecektir. Microsoft Word’te sayfa yapısını düzenlemeye yardımcı olacak bazı ipuçlarına buradan bakabilirsiniz.
Rapor Nedir?
1. Adım: Amacı Belirleyin
Rapora başlamadan önce öncelikle hangi konu ile ilgili rapor yazdığınızı bilmeniz gerekir. Konuya hakimiyet şarttır. Vurgulamanız gereken konuları görsel ve grafiksel olarak da sergilenmesi gerektiğini unutmayın. Ne ve Neden sorularını kendinize sorun. Başlamak için bunların cevabını biliyor olmanız gerekir.
2. Adım: Kitlenizi Tanıyın
Raporu okuyacak veya okuyucuların farklı seviyeleri olabilir. Raporunuzun okunacağı kitlesine göre araştırmanızı yapın. Sunacağınız rapor okuyucuları konuya ne derece hakimler ya da değiller rapor içerisinde ona göre açıklamalara girmeniz gerekebilir.
Eğer okuyucu grubunuzda konuya hakim olan ve olmayan iki grup da var ise raporun sonunda ek bilgi ile desteklenebilir bilgiler ekleyebilirsiniz. Hem Konuya hakim kişileri sıkmaya gerek yok hemde rapor içerisinde bilgi kirliliğini ortadan kaldırmış olursunuz. Böylelikle anlatmak istediğiniz konu daha çok ön plana çıkar.
3. Adım: Konunuzu Bilin
Konunuza hakim olun. Yazdığınız bilgileri kanıtlayıcı belgeleri raporda ek olarak sunun. Rapor içeriğinde “kanunda bu yasaktır” ifadesi yerine hangi kanunun kaçıncı maddesine göre olduğunu belirtmek gibi ifadeler daha etkili olur. Kişisel görüşten değil gerçeklere dayalı bir sonuca vardığınızdan emin olun. Bilgiler doğru, güncel ve iyi referanslanmış olmalıdır.
Ayrıca, dergi, gazete makaleleri, kitaplar, web siteleri, broşürler, ham veriler, yıllık raporlar ve konuştuğunuz noktayı desteklemeye yardımcı olacak konuşmalar gibi çeşitli kaynakları kullanın.
4. Adım: Raporun Özeti
Araştırma sırasında birçok bilgi toplanır. Raporunuzu yazarken bu bilgileri derleyin bilgi kirliliğinden uzak durun. Anlaşılır ifadeler kullanın. Çok uzun cümleler kullanmaktan kaçının.
Raporun Genel Yapısı
Yazacağınız rapora göre rapor yapısı değişlik gösterebilir. Her raporda her şey olacak diye bir şey yoktur. Sizin dışınızda bir kişinin raporu anlayabilmesi önemlidir. Aşağıda örnek bir rapor yapısı vardır. Bu yapı isterseniz genişletilebilir. Aşağıda belirtilen işlemlerin Microsoft Word’te nasıl yapılacağına dair yardımcı olacak bazı ipuçlarına buradan bakabilirsiniz.
- Kapak sayfası: Kapak sayfası çok önemlidir. İlk sayfadır. Eğer Kapak sayfası olacaksa görsel olarak güzel olmasına özen gösterin.
- İçindekiler: İçindekiler kısmı raporunuzun içerik başlıklarını gösteren ve okuyucunun ilgili metinlere ulaşmasını sağlayan bir özeliktir. 10 sayfadan yazılan raporlarda İçindekiler özelliğinin kullanılması tavsiye edilir.
- Giriş: Raporunuzun hangi amaç için yazdığınızı ve bu raporu neden yazdığınızı belirtildiği alandır.
- Gelişme: Rapor araştırma yaptığınız konuya ilişkin bilgilerin toplandığı değerlendirildiği ve anlaşılı bir dille anlatıldığı alandır.
- Sonuç: Raporda elde edilen verilenlerden çıkan sonucun belirtildiği kısımdır. Ana raporun tamamlandığı son alandır.
- Öneriler: Rapordan çıkarılan sonuçlara ilişkin önerileriniz varsa önerilerinizin belirtileceği kısımdır.
- Kaynaklar ve Referanslar: Kullandığınız ve belirtmek istediğiniz kaynak ve referansların belirtileceği alandır.
- Raporla birlikte sunulacak olan Ek’ler: Raporun araştırma esnasında ispat için elde ettiğiniz bilgi, doküman veya farklı materyallerin sunulmasıdır. Ek’ler “Ek-1,Ek-2 ve Ek-3” olarak rapor sıralamasıyla sıralanır. Raporda “Ek-1’de sunulan” gibi ifadelerle bahsedilir.
5. Adım: Yazma, Düzenleme, Düzeltme ve Bitirme
Raporunuzu yapılandırdıktan sonra, başlıkları içerikle doldurmanın zamanı geldi. İlk önce yazım ve dil bilgisi olmaktan ziyade fikirlerinizi sunmaya ve destekleyici kanıtlar kullanmaya odaklanmaya dikkat edin. Davranışınızı ana hatlarıyla belirtin ve ana fikirlerini veren birkaç cümle yazın. Alıntı yapmaya değer bir şeyler bulursanız alıntı yapın.
“Bu bilgi gösterir …”, “Başka deyişle …”, “Benzer şekilde …” gibi geçiş kelimeleri ile okuyucunun anlayışını yönlendirdiğinizden emin olun ve önemli noktaları vurgulayın.
Son olarak, okumak, dil bilgisi ve yazım denetimi yapmak için zaman ayırın ve ilgili tüm bilgileri ve mantık akışını iki kez kontrol edin. Dil bilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Herkes tarafından bir ifade veya kısaltma yazdığınızda parantez içinde kısa net olarak belirtin. Biraz dinlenmeden sonrada bir kez kontrol etmek faydalıdır.
Rapor Kontrol Listesi
Aşağıdakileri yaptığınızdan emin olun:
- Başlık Adı, Tarih ve raporun neyle ilgili olduğunu dair açıklamanın yapıldığından emin olun
- İçindekiler sayfası uygun başlıklar ve sayfa numaralarını kontrol edin
- Giriş bölümünün kilit noktaları ve raporun kapsamından emin olun.
- Tabloların üzerine ve resimlerin / grafiklerin altına alt yazılı açıklamasını eklediniz mi?
- Raporun içeriği, bilgiyi net bir şekilde, mantıksal, olgusal ve konuyla ilgili olarak sunmakta mıdır?
- Başlıklar ve alt başlıklar açıkça etiketlenmiş mi?
- Tırnak işaretleri ve parantez ile alakalı yerler güncel ve doğru mu?
- Microsoft Word’de profesyonel bir belge olarak sunmaya yardımcı olacak özellikleri inceleyelin.