Günümüzde devam eden e-dönüşüm süreci sonrasında fatura kesme işlemlerinde de birçok değişiklik yapıldı. Bildiğiniz üzere dijital ortama taşınan fatura süreci ile artık faturalarınızı oluşturma, düzenleme ve saklama işlemlerini hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirmeniz mümkün. Yaşanan gelişmeler sonucunda yayınlanan yeni tebliğ ile e-faturada gidilen dönüşümlere paralel olarak e-fatura uygulamasına dahil olmayan bazı işletmelere de e-arşiv fatura kesme mecburiyeti getirildi.
Yeni düzenlemelere göre;
E-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar ile internet reklamcılığı sağlayan firmalar ve aracı hizmet sağlayıcılarına ek olarak 01.01.2020 tarihinden itibaren;
- Herhangi bir firmaya aynı gün kesilen faturanın vergiler dahil toplamı 5 Bin TL’yi aşan durumlarda,
- E-arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan bir firmaya aynı gün içerisinde vergiler dahil 30 Bin TL ve üstü fatura kesme sürecinde e-arşiv fatura olarak faturalandırma yapılma şartı konuldu.
Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı 5 Bin TL ve 30 Bin TL zorunluluğunun yanı sıra mükelleflerin istedikleri tüm faturaları tutar önemli olmaksızın portal üzerinden kesebileceklerini duyurdu.
E-arşiv fatura mükellefi misiniz?
Portalı nasıl kullanacağımıza geçmeden önce e-arşiv fatura mükellefi olup olmadığınızı sorgulamak için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesini ziyaret ederek mükellef sorgulama işlemini yapabilirsiniz.
GİB Portaldan E-Arşiv Fatura Kesme Adımları
Öncelikle hiçbir başvuru ya da mali mühür gerektirmeden portala giriş yapmanız mümkün. İnternet Vergi Dairesi bilgileriniz ile sisteme giriş yaparak fatura işlemlerinizi başlatabilirsiniz. Şu an portal test sürecinde olduğu için test portalından açıklamadaki aşamaları takip ederek test sistemine giriş yapabilir ve e-arşiv fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
Şimdi birlikte adım adım e-arşiv fatura nasıl kesilir onu inceleyelim;
- İlk önce Gelir İdaresi Başkanlığı test portalı sayfasına giriş yaparak karşımıza çıkan ekranda ‘Kullanıcı Öner’ tuşuna basarak sisteme giriş yapalım.
2. Daha sonra ekranın sol köşesinde gördüğümüz ‘Modül Seç’ kısmından ‘E-Arşiv Portal’ı seçelim.
3. Solda yer alan menüden firma ile ilgili kullanıcı bilgilerinizi tanımlayacağınız ‘Kullanıcı İşlemleri’ sayfasını açarak bilgilerimizi dolduralım.
4. Daha sonra sol taraftaki menüden ‘Belge İşlemleri’ kısmına gelelim. Oradan ‘E-Arşiv Fatura Oluştur’ seçeneğine tıklayarak ve bilgilerimizi eksiksiz girerek fatura oluşturma işlemimizi gerçekleştirebiliriz. Eğer yeni yapılan 5 Bin TL ve 30 Bin TL yasal düzenlemeler kapsamındaysanız sol taraftaki ‘Fatura Oluştur (5.000/30.000 TL)’ seçeneğine tıklayarak e-arşiv fatura kesme işlemlerinizi tamamlayabilirsiniz.
Ayrıca bilgilerimizi girip oluşturduğumuz faturaları da ‘Taslaklar’ başlığı altından görüntüleyip inceleyebilir ya da iptal edebiliriz.
5. Kesilmeye hazır olduğundan emin olduğumuz faturaları yukarıda görmüş olduğunuz seçeneklerden inceleyebilirsiniz. ‘GİB İmza’ kısmına tıklayarak imzalayabiliriz.
6. Daha sonra ‘Fatura İşlemleri’ kısmına tıklayarak ‘GİB İmza’ butonunu seçtiğimizde ise cep telefonu numaramızı isteyen bir ekran ile karşılaşırız. Numarayı yazdıktan sonra ise telefonumuza gelen şifreyi girdikten sonra faturamız imzalanmış olur.
Bu adımları takip ederek Gelir İdaresi Başkanlığı portalından e-arşiv fatura kesme işlemimizi tamamlamış olduk. Kestiğimiz bu e-arşiv faturayı ise karşı tarafa iletme görevi bize ait. Evobulut gibi özel entegratörler, kestiğimiz e-arşiv faturayı karşı tarafa otomatik olarak gönderirken GİB portalda kestiğimiz e-arşiv faturayı ise ya çıktısını alıp ıslak imza işlemini yaptıktan sonra kargo ile ya da e-posta aracılığı ile karşı tarafa gönderebilirsiniz.
Bundan sonraki dönemlerde dilerseniz GİB Portalından dilerseniz e-arşiv fatura işlemlerini yapabileceğiniz Evobulut gibi özel entegratörler aracılığıyla faturalama süreçlerinizi hızlı ve basit bir şekilde yürütebilir; daha güvenli bir şekilde bu süreci tamamlayabilirsiniz. GİB Portal ve özel entegratörler arasında farklara baktığımızda GİB Portalda;
- Mali mühür alma zorunluluğunuz olmaz.
- Ücretsiz bir uygulamadır.
- E-fatura uygulamasına kayıt olmanız gerekmez.
Özel entegratörler açısından baktığımızda ise;
- Kesmek için hazır hale gelen e-arşiv faturaları karşı tarafa otomatik olarak gönderebilirsiniz.
- Gönderilen e-arşiv faturaları iptal etmek isterseniz entegratörde iptal etme şansınız var.
- GİB portal sistemi en fazla 500 adet e-arşiv fatura hazırlamanıza izin verirken entegratör tarafında ise bu sayı sınırsızdır.
- Kesilen faturaları GİB sistemi 6 ay boyunca arşivlerken; özel entegratörler yasal düzenlemelerin izin verdiği süreç boyunca faturalarınızı kendi sisteminde saklar.
- Takıldığınız noktalarda yardım almak için arayabileceğiniz destek hatları vardır.
- Bütün web tarayıcılarında çalışarak alt yapı ve yazılım desteği mevcuttur.
Kesilen e-arşiv fatura işlemini teyit etmek için;
Gelir İdaresi Başkanlığı portalından süreci tamamlanan 5 Bin TL ve 30 Bin TL üzeri e-arşiv faturalarınızı teyit etmek istediğinizde ise GİB sitesini ziyaret edebilirsiniz.
Evobulut ile e-arşiv fatura kesmek istediğinizde mali mühürünüz ve e-fatura kontörleriniz var ise dilediğiniz kadar e-arşiv fatura kesebilir ve bu faturaları tüm yasal süreç boyunca Evobulut ile saklayabilirsiniz. Gönderdiğiniz e-arşiv faturaları 7 gün içinde iptal edebilir takıldığınız noktalarda destek hattımızı arayıp bilgi alabilirsiniz. Unutmayın tüm süreç boyunca Evobulut her zaman yanınızda 🙂