RPA Neden Her İş Liderinin Aklında
Son aylarda Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) iş süreci uzmanları arasında gündemde olan bir konu olmuştur. Birçok şirket, operasyonlarını geliştirmek ve onları “işin geleceği: otomasyon” a taşımak için bir araç olarak RPA’yı düşünmeye başladı, ancak RPA nedir ve tam olarak ne sunması gerekir?
Sıkıcı süreç araştırmalarının (tepegöz kameralar, panolar ve kronometreleri ile türünü biliyorsunuz), çalışan hatalarının, aşırı genişlemiş personelin ve kuruluşunuzu yavaşlatan ve maliyetlere katkıda bulunan çok sayıda tekrarlanan görevlerin bir karışımını düşünün. Bunların ortak noktası nedir? Yeni başlayanlar için, organizasyon üzerinde büyük bir rekabet kısıtlamasıdır. Sonuçta, bu gerçekten iyi bir haber, çünkü robotlar tüm bu sorunları çözebilir! RoboCop veya iRobot Roomba gibi değil, RPA.
Robotik süreç otomasyonu (RPA), çalışanların bir işlemi işlemek, verileri değiştirmek, yanıtları tetiklemek ve diğer dijital sistemlerle iletişim kurmak için mevcut uygulamaları yakalamalarına ve yorumlamalarına olanak tanıyan teknolojinin uygulamasıdır. Bu otonom yazılım, tıpkı bir insan çalışanın yaptığı gibi kural tabanlı görevleri yerine getirmek üzere programlanmıştır.
Başarılı Robotik Proses Otomasyonu uygulaması, maliyet tasarrufu ve artan doğruluk, uyumluluk ve üretkenlik sağlar. RPA’nın faydaları yadsınamaz, ancak bu projeleri en değerli alanlarda uygulayan kuruluşlar mı? Her zaman değil, özellikle süreçlerini, sapmalarını ve olası varyasyonlarını anlayamadıklarında.
4 adımda başarılı bir RPA projesi nasıl gerçekleştirilir:
- Süreçleri, sapmaları ve varyasyonları anlayın : süreç keşfi, olduğu gibi süreç durumunu veriye dayalı bir perspektiften ortaya çıkararak hayati öngörü sağlar.
- Süreçleri ayarlayın – gereksiz veya çakışan standartları en aza indirin.
- RPA çözümünü uygulayın : Bu, robotlar için kurallar ve protokoller oluşturmanın ve iş akışı yürütmesini programlamanın uygulama adımıdır.
- Süreç uyumluluğu: RPA çözümünün istenen sonuca ulaştığından ve süreçlerin tasarlandığı gibi yürütüldüğünden emin olmak için süreç izleme ve araştırmaya devam edilmesi.
Unutmayın: UPOM – Anlayın, Planlayın, Organize Edin, Yönetin
RPA, doğru kullanıldığında tekrarlanabilir görevler için oldukça etkili bir otomasyon yöntemidir. Sürecin uygulama öncesi durumu karşılaştırılamaz ve eşlenemiyorsa veya işlemler bilinmiyorsa ve yanlış işlemler otomatikleştiriliyorsa, RPA sonuçları etkili olmayacak ve dolayısıyla kârlı olmayacaktır.
Yeni bir sistem uygulamadan önce kuruluşlar, yeni sistemin hangi iş gereksinimlerini ve gereksinimlerini ve bu uygulama için mevcut kaynakları karşılaması gerektiğini anlamalıdır. İş süreçlerini otomatikleştirmekten maksimum değer elde etmek için kuruluşlar, süreçlerin iş gereksinimlerine uygun olduğunu garanti etmelidir. Otomasyon projesinin etkinliğini ölçebilmek için, kuruluşun iş süreçlerinin mevcut olduğu haliyle bir başlangıç noktası ölçülmelidir. Bu, bir süreç iyileştirme planı geliştirmek, bir sürecin her adımını, zamanlamasını ve tüm süreci tamamlamak için gereken süreyi tanımlamaktır. Ayrıca, her büyük iş değişikliği projesi gibi, değişim korkusunu ortadan kaldırmak ve çalışanların katılımını sağlamak için personelin projeye dahil edilmesi önemlidir.
RPA’da YG’yi ölçme
Şaşırtıcı bir şekilde, Robotik Süreç Otomasyonu ve Yapay Zeka Enstitüsü (IRPA AI) Program Direktörü Christopher Surdak’a göre, birçok kuruluş maliyeti haklı çıkarmak ve yatırım getirisi oluşturmak için mücadele ediyor çünkü geleneksel ölçümleri dağıtım maliyetini haklı çıkarmıyor. IRPA AI ortalama olarak tahmin ederken, RPA dağıtımları yüzde 20 ila 25 maliyet tasarrufu sağlar, ancak ölçülmesi sadece finansal etkiden daha fazlasıdır.
Robotik Süreç Otomasyonu dağıtımının YG’sini ölçmek için finansal etkinin yanı sıra üç metrik aşağıda verilmiştir:
Verimlilik – Çalışanların bir göreve harcadıkları sürenin ölçülmesi ile robotların aynı görevi ne kadar hızlı tamamlayabildiklerinin ölçülmesi
Kalite – RPA dağıtımından önce ve sonra çıktı doğruluğunu ölçme
Uyumluluk – RPA dağıtımından önce ve sonra uyumluluğu ölçme
RPA’nın gerçek YG’si, otomasyonun süreçlere ne kadar etkili bir şekilde hizalandığına bağlıdır. Yatırım maliyetleri düşük olsa ve süreçler basitleştirilip geliştirilebilse bile, kuruluşunuzu içgörü olmadan RPA uygulayan büyük bir değişim projesine sokmamak önemlidir. İyi bir RPA uygulaması , yüksek değerli alanları tanımlar ve geliştirir. Değişiklik yapmanın en iyi yolu, hangi değişikliğin iş için gerekli, kritik ve önemli olduğunu bilmektir. Bir sonraki adım, sürecin mevcut haliyle anlaşılmasıdır.
Bir önceki yazımız olan Otomatik Süreç Keşfi ile Başarılı RPA Uygulamasının Sürdürülmesi başlıklı makalemizi de okumanızı öneririz.