Proje yönetimi, birbirini tamamlayan birden fazla süreci ifade etmektedir. İşletmeler, yeni bir ürün geliştirmek ya da var olan bir soruna çözüm bulmak amacıyla yürütmek istedikleri projelerin istenilen biçimde sonuçlanması için proje yönetim yöntemine başvurmaktadır. Proje yönetim sürecindeki en önemli unsurlardan biri de risk yönetimidir. Riskler, meydana geldikleri zaman projenin sekteye uğramasını ya da tamamen sonlanmasına neden olan olumsuz durumlardır. Her proje için birtakım riskler bulunmaktadır. Proje yönetiminin amacı bu riskleri önceden tespit etmek ve gerekli tedbirleri almaktır. Herhangi bir tedbir alınmadığı halde proje yönetiminde risk analiz edebilmek oldukça zorlaşır ve kalıcı hasarlara sebep olur.
Risk Çeşitleri
Proje yönetiminde riskten söz ederken, riskin çeşitlerini bilmek gereklidir. En genel anlamıyla riskler; öngörülebilir riskler ve öngörülmesi mümkün olmayan riskler olarak ikili bir ayrıma tabi tutulmaktadır. Öngörülebilir riskler için önceden bazı tedbirler geliştirmek, riskin gerçekleşmesi durumunda kolaylıkla atlatılabilmesini sağlamaktadır. Bir üretim projesinde, üretim yapan makinelerin herhangi bir parçasının kırılması öngörülebilir bir risktir. Zira mekanik aletler, sürekli çalışmaya bağlı olarak parça değişimine gereksinim duyabilmektedir. Bunun için makineye ait yedek parçaları bulundurmak ve kırılma esnasında anında parça değişimi yapmak, üretimin aksamadan devam edebilmesine olanak tanımaktadır. Bu duruma hazırlıksız yakalanmak ise yedek parça temin edilinceye kadar üretimin aksaması anlamına gelmektedir.
Öngörülemez riskler ise önceden akla gelmeyen ve genellikle gerçekleştikten sonra haberdar olunan risklerdir. Herhangi bir önlem alınamayacağı için, yıkıcı etkisi en yüksek olan risk sınıfı da öngörülemez risklerdir. Elbette en olumsuz durumlar için bile alınabilecek bazı tedbirler söz konusudur. Ancak daha fazla tedbir almak, proje maliyetinin yükselmesine yol açan bir etkendir. Bu yüzden de gerçekleşme ihtimali en yüksek olan risklere odaklanmak gereklidir. Öngörülemez risklerin gerçekleşme ihtimali oldukça düşüktür. Bu yüzden de ekstra risk önlemleri ile maliyeti yükseltmekten kaçınılmalıdır.
Risk Analizinde Uzman Desteği
Risk analizi yapmak, proje yönetiminin en detaylı süreçlerinden biridir. Zira neyin risk olduğu ve bu riskler ile ne biçimde mücadele edeceğinin belirlenmesi uzman bilgisi gerektirmektedir. Örneğin yapı kalitesinden ve depreme dayanıklılıktan anlayan bir uzmanın yer almadığı projelerde, projenin yürütüldüğü binanın deprem ya da diğer afetlere karşı ne kadar dayanıklı olduğunu belirlemek mümkün değildir. Bu gibi tek seferlik analizler için sürekli bir uzman bulundurmak da maliyet artışına yol açacağı için işletmelerin tercih etmedikleri bir yöntemdir. Bu yüzden risk analizi için tek seferlik uzman istihdam etmek ve risk raporu hazırlatmak daha doğru bir yaklaşımdır. Bazı işletmeler ise bu yoldan da kaçınmakta ve proje yönetim ekibinin riskleri tespit etmesini talep etmektedir. Makinelerin parça kırması gibi çok öngörülebilir durumlar için bu geçerli olsa da daha teknik ve uzmanlık gerektiren konularda yetersiz kalmaktadır.
Dijital Proje Yönetim Araçları ile Riskleri Takip Etmek
Riskleri analiz etmek kadar, risklerin takibini yapmak da önemlidir. Risk takibi; risk tedbirleri için ayrılan bütçeler, öngörülen risklerin gerçekleşme durumları, gerçekleşen riskin yarattığı tahribat gibi bir dizi faktörden meydana gelmektedir. Proje yönetim ekibinin ve şirket yöneticilerinin bu durumları takip edebilmeleri için düzenli raporlara gereksinimleri vardır. Son yıllarda giderek daha popüler hale gelmeye başlayan dijital proje yönetim araçları, bu hususta en etkili hizmetleri sunmaktadır. Anlık olarak risklerin ve risklere dair diğer olguların takip edilmesini sağlayan, elde edilen verileri gerekli yöneticiler ile paylaşan ve gerektiği zaman risk planlaması üzerinde değişiklik yapılabilmesini olanaklı kılan bu araçlar ile riskler büyük ölçüde kontrol edilebilmektedir.
Siz de Timezetaya işlerinizi tanımlayabilir risk analizlerinizi kolayca yapabilirsiniz.
Ücretsiz denemek için; Timezeta