Satın alma süreçleri neden önemlidir?
Satın alma süreçleri, bu mekanizmanın dışın kalanlar tarafından yanlış anlaşılabiliyor. Bu nedenle satın alma süreçlerinin niteliği konusunda genel bir bakış sunmak istiyoruz.
Satın alma, esasen bir şirketin günlük faaliyetlerini yürütmek için ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin elde edilmesini içeren hayati bir iş fonksiyonudur.
Şirketin kârlılığını etkileme gücüne sahip olan satın alma, şirketin ihtiyaç duyduğu malzemeleri en düşük maliyetle elde etmesini ve mümkün olan en fazla değeri sunmasını sağlayabilir.
Satın Alma Süreçleri...
Satın alma süreçleri, işletmelerin dış kaynaklardan mal veya hizmet satın almak için kullandıkları adımlar ve prosedürler bütünüdür.
Her şirketin yapısına ve ihtiyaçlarına bağlı olarak büyük değişiklikler gösterebilse de genellikle aşağıdaki temel adımları içerir:
1. Şirketin hangi mal ve hizmetlere ihtiyacı olduğunu belirlemek
İşletme öncelikle belirli bir ürün veya hizmet için gereksinimlerini belirlemelidir.
2. Satın alma talebi göndermek
İhtiyaç duyulan mal veya hizmet belli olduktan sonra, satın alma ekibi inceleme ve onay için uygun departmana bir satın alma talebi gönderebilir. Satın alma talebi, neye ihtiyaç duyulduğunu, neden ihtiyaç duyulduğunu, ne zaman ihtiyaç duyulduğunu ve ne kadara mal olacağını belirten bir belgedir.
3. Tedarikçileri değerlendirmek ve seçmek
Ardından, satın alma ekibi istenen mal veya hizmeti sağlayabilecek potansiyel tedarikçileri araştırır. Bu kapsamda, itibar, kalite, fiyat, teslimat süresi, bulunabilirlik ve sürdürülebilirlik uygulamaları değerlendirilir.
Satın alma ekibi daha sonra çeşitli kriterlere göre bir veya daha fazla tedarikçi seçer ve bunlarla şartları görüşür.
4. Sipariş oluşturmak
Bir tedarikçi seçtikten ve hüküm ve koşullar üzerinde anlaşmaya vardıktan sonra, satın alma ekibi bir sipariş (PO) oluşturur. Bu, bir tedarikçiden mal veya hizmet satın alma yetkisi veren resmi bir sözleşmedir.
PO, miktar, fiyat, teslim tarihi, ödeme koşulları ve diğer özellikler gibi ayrıntıları içerir.
5. Malları teslim almak ve incelemek
Tedarikçi, PO tarafından sipariş edilen mal veya hizmetleri teslim ettiğinde, satın alma ekibi bunları alır ve üzerinde anlaşmaya varılmış olan spesifikasyonlara ve kalite standartlarına uygun olup olmadıklarını kontrol eder.
Herhangi bir tutarsızlık veya kusur varsa, satın alma ekibi bunları tedarikçiye bildirir ve değiştirme veya para iadesi talep eder.
6. Üçlü karşılaştırma
Tedarikçiye ödemeyi onaylamadan önce, satın alma ekibi PO, fatura ve mal veya hizmet makbuzunun tutarlı ve doğru olup olmadığının kontrol edildiği bir üçlü karşılaştırma yapar.
Bu, fazla ödemelerin, eksik ödemelerin veya dolandırıcılığın önlenmesine yardımcı olur.
7. Faturayı onaylamak ve ödemeyi ayarlamak
Satın alma ekibi, Her şeyin yolunda olduğunu teyit ettikten sonra tedarikçiden gelen faturayı onaylar ve üzerinde anlaşmaya varılmış şartlara göre ödemeyi ayarlar.
Ödeme yöntemi, para birimi, konum ve her iki tarafın tercihi gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir.
8. Tüm işlemlerin kayıtlarını tutmak
Satın alma sürecindeki son adım, her bir siparişle ilgili tüm işlemlerin kayıtlarının tutulmasıdır.
Bu kapsamda, satın alma talepleri, PO'lar, faturalar, makbuzlar ve ödeme onayları gibi belgeler kaydedilir.
Bu kayıtlar harcamaların izlenmesine, performansın takip edilmesine, uyumluluğun sağlanmasına ve denetimlerin desteklenmesine yardımcı olur.
Satın alma türleri nelerdir?
Satın alma çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilir:
Tedarik edilen mal veya hizmetlerin niteliği: Örneğin,
• Doğrudan tedarik
Bu, müşterilere satılmak üzere mal veya hizmet üretiminde doğrudan kullanılan hammadde veya bileşenlerin satın alınması anlamına gelir.
• Dolaylı tedarik
Doğrudan üretimde kullanılmayan, ancak ofis malzemeleri, kamu hizmetleri veya seyahat masrafları gibi ticari faaliyetleri destekleyen mal veya hizmetlerin satın alınması dolaylı satın alma olarak adlandırılır.
İç paydaşların katılım düzeyi:
• Merkezi tedarik
Tüm kuruluş için tüm satın alma faaliyetlerini yürüten tek bir departman veya birimin bulunmasıdır.
• Merkezi olmayan tedarik
Kendi satın alma faaliyetlerini bağımsız olarak yürüten farklı departmanlar veya birimler bulunmasıdır.
Merkezi olmayan tedarik, esnekliği, yanıt verebilirliği ve yerel ihtiyaç ve tercihlere göre özelleştirmeyi artırmaya yardımcı olabilir.
• Hibrit tedarik
Hibrit tedarik, merkezi ve merkezi olmayan tedarik modellerinin bir kombinasyonunun bulunması anlamına gelir.
Bu, her iki yaklaşımın avantaj ve dezavantajlarının dengelenmesine ve verimlilik ile etkinliğin optimize edilmesine yardımcı olabilir.
Satın alma süreçleri nasıl optimize edilir?
Satın alma süreçleri, aşağıdakiler gibi çeşitli strateji ve teknikler uygulanarak optimize edilebilir:
• Düzenli harcama analizi yapılması
Harcama Analizi, geçmiş ve mevcut harcama verilerini analiz ederek, kalıpları, eğilimleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek anlamına gelir.
Harcama Analizi, maliyetleri düşürmeye, kaliteyi iyileştirmeye, tasarrufları artırmaya ve tedarikçi ilişkilerini geliştirmeye yardımcı olabilir.
• Stratejik kaynak kullanımı
Stratejik kaynak kullanımı, iş hedefleri ve amaçlarıyla uyumlu mal veya hizmet tedariki amacıyla uzun vadeli bir plan geliştirmeyi içerir. Stratejik kaynak kullanımı değer yaratımını optimize etmeye, riskleri azaltmaya, inovasyonu teşvik etmeye ve rekabet avantajı elde etmeye yardımcı olabilir.
• Teknolojiden yararlanma
Günümüzde satın alma süreçlerini otomatikleştirebilen, kolaylaştırabilen ve basitleştirebilen yazılım araçlarını veya platformlarını kullanarak teknolojiden yararlanmak çok önemlidir.
Teknoloji manuel hataları azaltmaya, şeffaflığı artırmaya, işbirliğini geliştirmeye ve karar alma süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olabilir.
Sonuç
Faaliyetlerini sürdürmek için mal ve hizmetlere ihtiyaç duyan her işletmenin bel kemiği olan satın alma süreçleri en iyi tedarikçileri bulmayı, en iyi koşulları müzakere etmeyi ve satın alımların teslimatını ve kalitesini izlemeyi amaçlayan bir dizi adımı içerir.
Satın alma işleminin niteliğine ve kapsamına bağlı olarak farklı olabilen satın alma süreçlerinin hedefi ortaktır: süreçleri optimize etmek, değer yaratmak ve ticari hedeflere ulaşmak.
Satın alma, bir şeyler satın almaktan çok daha fazlasıdır; kaynakları yönetmenin ve performansı artırmanın stratejik bir yoludur ve bu yönüyle her işletme için vazgeçilmezdir.