Toplantı salonu, şirkete ilişkin önemli kararların alındığı ve işlerin planlandığı bir mekândır. Bu mekânın tasarımı ofisin karakterini ve ruhunu belirleyen önemli unsurlardan biridir. Etkin bir toplantı odası tasarımıyla ofisinizin özgün ve karakteristik bir yapıya sahip olmasını sağlayabilirsiniz. Sizin için hazırladığımız bu içeriği okuyarak toplantı salonunuzu etkin biçimde tasarlamanın ipuçlarını öğrenebilirsiniz.
Toplantı Odası Tasarımı Neden Önemlidir?
Şirketi yaşayan bir varlık olarak düşünürsek beyin kısmına toplantı odasını yerleştirmemiz gerekir. İşletmenin işleyişine ilişkin kararlar burada verilir. Bu mekân aynı zamanda yeni fikirlerin, projelerin ve stratejilerin geliştirildiği yerdir. Diğer yandan, şirket ile müşteri arasındaki görüşmeler de toplantı salonunda gerçekleşir. Söz konusu alanlar işletmenin hem kendi içinde hem de müşterilerle kurduğu iletişim için hayatî öneme sahiptir.
Dekoratif unsurların zayıf olduğu, yeterince iyi tasarlanmamış bir toplantı salonunda verimli görüşmeler gerçekleştirmek zorlaşır. Etkin bir iç mekân dizaynı uygulayarak toplantı salonunu verimli hâle getirmek ve burada kurulan iletişimin etkisini en üst düzeye çıkarmak mümkündür. Dolayısıyla, toplantı salonu şirkete ilişkin kararların verildiği bir yer olduğu için önemlidir. Toplantı odası tasarımı bu kararların doğru ve sağlıklı verilmesi açısından önemli bir faktördür.
Toplantı Odası Tasarımında Dikkat Etmeniz Gereken Noktalar Nelerdir?
Toplantı odası tasarımında öncelikle akustik dizayna dikkat etmeniz gerekir. Katılımcıların birbirlerini duyabilmeleri, iletişimin sorunsuz bir biçimde gerçekleşmesi açısından önemlidir. Oval masalar kullanarak ve sandalyeleri birbirine yakın yerleştirerek sesin her yerden eşit duyulmasını sağlayabilirsiniz.
Teknoloji kullanımı, tasarımda dikkat edilmesi gereken başka bir konudur. Toplantı esnasında sunum yapmanız veya aynı anda işlerinizi yürütmeniz gerekebilir. Eşyalar ve mekân tasarımı bilgisayar kullanımına uygun olmalıdır.
Etkili Bir Toplantı Odası Tasarımı İçin Ne Yapabilirsiniz?
Fonksiyonellik, estetik ve yaratıcılık arasında bir bağ kurarak toplantı odası tasarımını etkili bir biçimde yapmak mümkündür. Burada bulunan unsurları organize ederek şirket içinde ve müşterilerle kurulan etkileşimin gücünü artırabilirsiniz. Söz konusu alanı dizayn etmek için uygulayabileceğiniz bazı yöntemler şunlardır:
Kişisel Alanlara Uygun Bir Tasarım Uygulayın
Toplantı odası tasarımında katılımcıların kendilerini rahat hissedeceği bir ortam oluşturmak önemlidir. Bazı görüşmelerde her katılımcının kendi bilgisayarını kullanması ve notlar alması gerekebilir. Kişisel alana uygun bir dizayn uygulamak bu konuda efektif bir çözüm üretilmesini sağlar. Her katılımcının kendi kişisel alanına sahip olabileceği bir tasarım uygulayarak rahat ve konforlu bir alan yaratabilirsiniz.
Seçtiğiniz mobilyaların ergonomik olması son derece önemlidir. Ergonomik unsurlar, özellikle uzun süren toplantılarda rahatlık sağlar. Koltukların arasındaki mesafeyi doğru belirleyerek her katılımcıya belli ölçüde kişisel alan sağlayabilirsiniz.
Masanızı Doğru Konumlandırın
Masanın konumlandırılması, alanın rahat ve efektif biçimde kullanılması açısından önemlidir. Masa etrafındaki sandalyeler bütün katılımcıların birbirini duyabileceği ve göz teması kurabileceği biçimde konumlandırılmalıdır. Bu sayede toplantı esnasında kesintisiz ve etkili bir iletişim sağlamak mümkün olur. Diğer yandan, odaya giriş-çıkışların kolay olması ve alanda rahat hareket edilebilmesi için de masanın doğru yerde olması gerekir. Odanın geometrisini dikkate alarak bir konumlandırma yapabilir ve toplantı odası tasarımını etkili bir hâle getirebilirsiniz.
Toplantı Odanızı Teknolojiyle Optimize Edin
ViewSonic’te yayınlanan bir araştırma, teknolojik aksaklıkların toplantı verimini ciddi anlamda olumsuz etkilediğini ortaya koyuyor. Bu araştırmaya göre teknolojik sorunlar toplantı için harcanan sürenin %15’inin boşa gitmesine sebep oluyor. İç mekan tasarımını teknolojiye uygun bir biçimde optimize ederek cihazları etkin bir biçimde kullanabilir ve boşa giden zamanı tamamen önleyebilirsiniz. Örneğin; projeksiyon cihazı bağlantılarını masanın her tarafından erişilecek biçimde yaparak sunumun kolaylaşmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca; ses ve görüntü sistemlerini kullanarak sunumları daha etkili hâle getirebilirsiniz. Modemi toplantı odasına yakın bir yere konumlandırarak internet bağlantı sorunlarının önüne geçmeyi de unutmamalısınız.
Video Konferans İçin Uygun Bir Konumlandırma Yapın
Müşterilerinizle ve iş ortaklarınızla her zaman fiziksel bir ortamda bir araya gelemeyebilirsiniz. Video konferans sistemleri böyle durumlarda çözüm sağlar. Diğer yandan, uzaktaki bağlantılarınızla bir araya geldiğinizde etkin bir iletişim kurabilmeniz önemlidir Toplantı odası tasarımını söz konusu sistemlere göre dizayn ederek bu görüşmelere karşı hazırlıklı olabilirsiniz.
Oval toplantı masaları, herkesin birbirini net bir biçimde görebilmesini sağlar. Video bağlantısı yaptığınızda bilgisayarı ya da kamerayı masanın en başına yerleştirebilirsiniz. Bu sayede online olarak bağlantı kurduğunuz kişinin iletişim kurmasını kolaylaştırabilirsiniz. Masanın orta kısmına hoparlör ve mikrofon yerleştirerek ses aktarımını daha kolay bir hâle getirmek mümkündür.
Akustik Dizayna Önem Verin
Akustik dizayn, toplantı odası tasarımı için en önemli konulardan biridir. Görüşmelerin verimli geçmesi için katılımcıların birbirini eşit bir biçimde duyabilmesi gerekir. Yukarıda bahsedildiği gibi, masayı doğru konumlandırmak ve sandalyeleri eşit aralıklarla yerleştirmek akustik tasarımı kolaylaştırır. Bu sayede konuşmaların mikrofona ve ses sistemlerine gerek kalmadan yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Gürültü önleyici çözümler, akustik tasarım için oldukça önemlidir. Ses yalıtım sistemleri kullanarak toplantı odanızın ofisin diğer bölümlerinden ve dışarıdan gelen gürültüyü önleyebilirsiniz. Bu sayede içeride sesin eşit ve net bir biçimde duyulmasını sağlayabilirsiniz. Ses sirkülasyonuna yönelik çözümler üreterek toplantılarınızın verimini artırabilirsiniz.
Kurumsal Kimlik Ögelerinizi Tasarıma Dâhil Edin
Müşterileriniz ve iş ortaklarınızla bir araya geldiğiniz toplantı salonları, kurumsal kimliğin temsili için önemli alanlardır. Kimlik unsurlarınızın bu mekânda yer alması markanızı güçlü bir biçimde yansıtmanısı sağlar. Bu husus, sadece şirketiniz dışındaki kişi ve kurumlar için değil aynı zamanda çalışanlarınız için de önemlidir. Markanızın özünü yansıtan bir toplantı odası tasarımıyla hem çalışanlarınızı hem de müşterilerinizi etkileyebilirsiniz.
Renk seçimi, kurumsal kimliğin en önemli ögelerinden biridir. Toplantı odanızı logonuzda yer alan tonlarla renklendirebilir ve şirketinizin görsel unsurlarını bu şekilde mekâna yayabilirsiniz. Diğer yandan, işletmenizin logo, sembol ve amblemlerini de dekoratif olarak kullanabilirsiniz. Bu tür çözümler, toplantı odanızın markanızı her açıdan yansıtmasını sağlar. Logo, renk skalası gibi unsurların dışında markanızla ilişkili ögeleri kullanarak da mekânı kurumsallaştırmak mümkündür. Örnek vermek gerekirse; spor ürünleri satan bir firmanız varsa toplantı odasında sattığınız ürünlerin numunelerine dekoratif bir düzen içinde yer verebilirsiniz.
Udesign’ın Çözümlerinden Yararlanın
Kurumsal kimliğinizi estetik ve işlevsellik ile harmanlayan bir toplantı odası tasarımı için Udesign’ın çözümlerinden yararlanabilirsiniz. Markanızın odak noktasına, amaçlarına ve kimliğine uygun bir tasarımla iş ortaklarınız, müşterileriniz ve çalışanlarınız için etkin mekânlar yaratabilirsiniz. Udesign’ın tasarımları, marka kimliğinin ofis dizaynıyla buluşturulmasına odaklanır. İş verimini artıracak tasarım çözümleri için bizimle iletişime geçebilirsiniz.