Ailelerin kurumsallaşma süreci şirketlerin kurumsallaşması kadar kolay bir süreç değildir, kurumsallaşmanın kriterlerini belirlemekte yeterli olmayabilir. Her ailenin kendine has bir yaşam kültürü vardır. Bu kültürün getirdiği aile ilişkilerinin bir sistematiğe oturtulması gerekir.
Aile şirketlerinde kurumsallaşma denilince ilk akla gelen, patronların veya kurucuların işten ellerini çekmeleri ve işin tamamının profesyonel kişilere devredilmesi gibi yanlış bir anlayış gelebilir. Hayır, patron/kurucu işi asla bırakmamalıdır. Patron çalışanları ile birlikte çalışma ruhu oluşturabilmelidir. Aslında “Kurumsallaşma = Şirketin (işin) kurumsallaşması + Ailenin (yönetimin) kurumsallaşması + Şirkette Kuvvetler Ayrılığı” formülü ile ifade edilebilir.
“Kişilerin keyfiyeti yerine, bir sistem kurmak” anlamına gelen kurumsallaşma kavramı söz konusu olduğunda “Kurumsallaşarak Büyümek Niye Önemli?” veya “Neden Kurumsallaşma?” sorularının bazı cevaplarını da aşağıdaki gibi vermek mümkündür:
Kurumsal refleksin yerleşmemiş olduğu durumlarda, can havliyle gösterilen tepkiler ve alışkanlıklar öne geçer.
Kurumsallaşma, Katılımlı Yönetim uygulamalarına daha fazla ağırlık verir.
Sürdürebilirliği güçlendirir
Sahiplik ve yönetim erkleri birbirinden ayrıldığında, sistem kurmak gereklidir.
Düşünüp de yapamadıklarımız, zaman bulup da ele alamadıklarımız, aklımızdan geçirip de söyleyemediklerimiz kurumsallaşmada ele alınır.
Dünya’da yeni kurulan işyerlerinin ilk 5 yıl içinde ayakta kalma oranı % 20 ile % 40 arasında gerçekleşmektedir.
Ülkemizde ilk 5 yıl sonunda ayakta kalma oranı % 40 civarındadır.
İşletmeler büyüdükçe yaşama şansları artmaktadır. Pedal çevirmez isek bisikletten düşeriz.
Kurumsallaşma öncelikle büyük, orta ve büyüme kararlılığında olan küçük işletmeler için önemlidir. Küçüksek ve küçük kalmayı düşünüyorsak kurumsallaşmayı konuşmaya gerek yok…
Patronların kurumsallaşma sürecinde işlerinin başında bulunmaları, kontrol etmeleri ve karar merci olmaları normaldir. Fakat işletmedeki tüm bölümlerdeki faaliyetleri, bölümler arasındaki iş düzeni, personel alımındaki kriterler, hisse dağılımı, yönetimdeki yer alan yöneticilerin kriterleri, yönetim devir planı, işletmenin hedefleri, misyon ve vizyonu yazılı olarak hazırlamaları gereklidir. Bu şekilde iş düzeni daha kolay sağlanarak, kişilere bağımlılık azalacaktır. Hazırlanan bu kurallar işletmenin kültürünü oluşturur. Burada önemli olan bu kuralların herkes için aynı uygulanması olacaktır. Kurumsallaşmayı belirli kriterlere oturtmak doğru değildir. Çünkü kurumsallaşma işletmenin yapısına, büyüklüğüne, özelliğine, kültürüne göre farklılık gösterecektir.
Şirket büyüme kararı almış ve büyümenin getirdiği sıkıntıları yaşamaya başladığı zaman kurumsallaşmayı da düşünmelidir. Küçük işletmelerde kurucu kişi, aile üyeleri ve az sayıda çalışan ile iş düzenini çevirmeye çalışırlar. Firmada kararlar çabuk alınır, problemler kısa sürede çözülür, herkes işi sahiplenir kısaca işletmede bir dinamizm vardır. Bu işletmeler için kurumsallaşma gereksizdir. Çünkü kurumsallaşma belirli bir raporlama ve bürokrasi işlemlerini beraberinde getirecek, işletme ivediliğini kaybedecek hantallaşacaktır.
İşletme belirli bir büyüklüğe geldiğinde artık aile bireyleri, kısıtlı çalışanları ile işlere yetişemezler, işler aksamaya başlar, sürekli problemler yaşanır ve işlerin yürütülmesi mümkün olmaz, işletmede yeni birimlerin oluşmasına ihtiyaç vardır. Örneğin, insan kaynakları, finans, üretim bölümü, ar-ge, pazarlama bölümü gibi. Tabi bu bölümlere yöneticilerin de getirilmesi gerekir. Artık patronun işin gidişatını görebilmesi için raporlara ihtiyacı vardır, çalışanları ile yakın ilişkisinin yerini seviyeli iletişime bırakır. İşletmede bürokrasi artar. İşte bu düzeye gelen işletmeler için kurumsallaşma gereklidir.
Aile şirketlerinde de önemli olan ailenin belirli bir sistemi oturtması daha sonra da işletmenin kurumsallaşmasıdır. Ailenin kurumsallaşması çok önemlidir. Kurumsallaşmayan aile şirketleri en fazla iki kuşak yaşama şansına sahiptir. Aile şirketleri kurulduğunda aile küçüktür ve sorunlar yaşanmaz. Aile büyüdükçe aileyi kontrol etmek güç olacaktır. Çatışmalar artacak, ailenin içinde yaşanan sorunlar işletmenin gidişatını etkileyecektir. Aile büyümeye başladığı andan itibaren aile şirketinin başında olan kişi aileyi kurumsallaştırma çalışmalarına başlamalıdır. Bu ilerdeki çatışmaları önleyecek ve işletmenin devamlılığını sağlayacaktır.
Kurumsallaşma, işletmenin bir sistem haline gelebilmesi demektir. Aile şirketlerinin zayıf noktalarından biri aile ve şirket kavramlarının birbirine karıştırılmasıdır. Yetenek ve deneyimlerine bakılmaksızın aile bireyleri işe alınmakta ve örgütsel hiyerarşi içinde yükseltilmektedir. Hatta bazen onlara özel konumlar yaratılmaktadır; fakat küreselleşme ve onun getirdiği yüksek rekabet koşulları, teknoloji ve bilgi üstünlüğü, hızla gelişen değişim süreci, demokratik ve katılımcı yönetimlere yönelim, aile şirketlerini de dönüşüme zorlamaktadır. Bu değişim de, çok güçlü ve değişik bilgi, beceri ve yeteneklere sahip aile liderleri gerektirmektedir. Aksi takdirde değişime karşı direnme o aile şirketini yok edebilir. Yeni kuşaklar artık aşiret-aile düzeninden demokratik-bağımsız bir aile düzenine geçişi istemektedir.
Prof. Dr. Ünsal Sığrı