Her yiğidin yoğurt yemesi gibi her bireyin çalışma tarzı da kendine hastır. Kimi dışarıdan çok dağınık görülen bir ortamda her aradığını bulabilirken kimi az eşya, renkli not kağıtları ve alfabetik sıra gibi düzenlerle mutludur.
Dijital çağda ise adaptasyonumuz hala devam ediyor. Özellikle e-kitap okumaya alışmaya çalışmak gibi. Kimi elinde tutup koklayamadığına kitap demiyor kimi zaten yorucu gördüğü aktiviteyi bir de ekrandan yapmak istemiyor kimi de “Artık vakti geldi ne kâğıda para yetişiyor ne de hayatı kolaylaştırıyor” deyip dijital olanı destekliyor. Bu durumda ayrıştığımız en basit nokta kitap olsa da masaüstlerimizin dijitalleşmesi çoktan gerçekleşti. Z kuşağı ile ayrıştıramayacağım bir masa sahipliği bu. Not defterleri, kalemler, ders kitapları, iş belgeleri derken masamızı sadece bilgisayarımızın masaüstünü kullanabilmek için bir araç haline dönüştürdük. Eskiden masamızda olan her şeyin şimdi dijital versiyonunu kullanmaya başladık. Özellikle Koronavirüs etkisiyle iş yerlerini kapatan ve evden tamamen uzaktan çalışmaya geçenler anlayacaktır: kahve dijital olarak doyuruculuğunu ve tatminini hissettirmediği sürece şimdilik masalarımızda elle tutulur bir tek ondan vazgeçilemiyor.
Ama unuttuğumuz nokta, sıfır ve birlerin dünyasının da her an bir ebeveynin, “Ne kadar dağınık burası” diye yakındığı bir ortam haline, çok kolay bir şekilde dönebilmesi.
Dijital bir dağınıklıktan bahsediyoruz. Günlük hayatımızı kolaylaştıralım, hız kazanalım derken bir kaosa çok rahatlıkla sürüklenebiliyoruz. Bu herkes için geçerli: oyun oynamak için bilgisayarını kullanan biri de bir öğrenci ya da çalışan da klasörlemenin, ipin ucunun kaçtığı nokta olduğunda hemfikirdir.
Bildirimlerin, e-postaların, fotoğraf ve videoların, daha sonra bakacağım deyip klasörleştirdiklerimizin, sekmelere bir yenisini daha eklediklerimizin ve özellikle harici disklerimizdeki fazlalıklarımızın ya da depolanması gereken ama indirildiği yerleri, zihinlerimizi işgal edenlerin ordusu: Gerçek bir işgal ordusu.
Bunun için fazlaca eleştiri aldığım noktalar olmuştu ve devam da ediyor: Neden her şeyi siliyor muşum? Tamam bazen abartıyor olabilirim ki başım geri getiremediğim mesaj ve belgeler yüzünden çok ağrıdı. Lakin her şeyi olmasa da gereksiz olarak gördüğüm şeyleri siliyorum, evet. Mail kutumu her gün kontrol ediyorum, çöp kutumda belge bırakmıyorum ya da bir şey saklanacak önemdeyse onu o an ya da iş biter bitmez geciktirmeden disklere taşıyorum. Belge adlandırmaları da aradığını rahatlıkla bulabilmek için çok önemli. Örnekler çoğaltılabilir, birçok tavsiye verilebilir. Kısa ve öz olanı Generali Sigorta yapmış, dijital dağınıklığı önlemenin 6 yolunu listelemiş.
Buyurun efenim, bir yerden başlamak gerektiğini düşünen, en azından WhatsApp gibi mesajlaşma uygulamalarından her gün yüzlerce gereksiz şeyin galerisinde kapladığı yerleri zihninde canlandırırken bile rahatsız olanlara, o 6 madde.
E-postaları sıfırlamak
Son 20 yıldır haberleşmede e-postanın hâkim olması hem iş hem de özel hayata dair iletişim tarzının değişmesini beraberinde getiriyor. Cevaplanmayı bekleyen e-postaların sayısının birikmesi hem iş süreçlerinin hem de iletişimin daha karmaşık bir hal almasına neden oluyor. Bu önemli sorunun önüne geçmek için mail trafiğinin yönetiminin iş ve özel hayatta merkeze konulması ve e-postaların birikmeye başlamadan günlük olarak sıfırlanması, dijital dağınıklığın önüne geçilmesine olanak sağlıyor.
Klasörlemeyi ihmal etmemek
Yapılan araştırmalar dijital alanda belgeleri klasörlemenin/arşivlemenin öneminin farkında olunmasına rağmen, insanların hem iş hem de özel hayatta klasörleme ve arşivleme yapmayı ihmal ettiklerini ortaya koyuyor. Dijital alanda saklamak zorunda olunan tüm belge, video ve fotoğrafları kolayca bulanabilecek bir adla kodlamanın ve saklamanın hayatı fazlasıyla kolaylaştırdığı bir gerçek. Arşivleme yaparak dijital dağınıklığın önüne geçmek fazlasıyla mümkün.
İş özelinde doğru uygulamaları kullanmak
İş ile ilgili önemli belgelerin ve görsellerin e-posta trafiği üzerinden değil Whatsapp ya da Telegram gibi uygulamalar üzerinden paylaşılması, son dönemlerde oldukça yaygın durumda. Ancak bu durum dijital alanda dağınıklığa neden olan faktörler arasında en üstlerde yer alıyor. Önemli belgelerin bu uygulamalar yerine e-posta yoluyla paylaşılması hem rahatlıkla bulunmaları hem de arşivlenebilmeleri açısından kolaylık sağlıyor.
Bulut depolama hizmetleri kullanmak
Google Drive, Dropbox, SkyDrive, Yandex.Disk gibi bulut depolama hizmetleri, ihtiyaç dahilinde olan tüm dosya, resim ve videoların belli bir limite kadar ücretsiz şekilde depolanmasını mümkün kılıyor. Dosyaların kolayca depolanmasına ve düzenlenmesine olanak sunan bu hizmetler, dijital dağınıklık yaşayanların yardımına yetişiyor.
Gereksiz üyeliklere son vermek
Zamanında üye olunan ancak artık ilgilenilmeyen ve devamlı olarak bildirimler paylaşan üyeliklerden, gruplardan çıkmak da dijital dağınıklığın hafiflemesine neden olan faktörler arasında yer alıyor. Bu üyeliklerden gelen e-postaların ya da mesajların gereksiz bir şekilde vakit almaması için, üyeliklerin yeniden gözden geçirilmesi önem taşıyor.
Farklı iletişim yöntemleri kullanmak
Özellikle son 10 yıldır günlük hayata daha da fazla etki eden dijital dönüşümle birlikte, iş ve özel hayatımıza dair tüm haberleşmeyi e-postalar ya da mesajlaşma uygulamaları üzerinden yapıyoruz. Bu durum ise beraberinde yazılanlara verilen yanıt e-postalarını ve mesajları getiriyor. Bu sirkülasyonun önüne geçmek için mümkün olan durumlarda e-posta ya da mesajlaşma uygulamaları yerine, telefonla haberleşme ya da yüz yüze iletişim yöntemlerinin kullanılması, dijital dağınıklığın önüne geçilmesine olanak sunuyor.
Elif Akçay