AZI KARAR, ÇOĞU ZARAR..
İşyerlerimizde, normal yaşantımızda ve özellikle kriz anlarında sürekli bir şekilde kararlar alıyoruz. Ortada birden fazla seçenek varsa birisini seçmek durumunda kalıyoruz. “Karar” sözcüğünün “karmak”, “karıştırmak” sözcükleriyle ilişkili olduğunu düşünüyorum. Çünkü tüm çözüm önerileri bir ortamda karılır, karıştırılır ve arasından birisi seçilir. Ancak elbette her kararımızı uzun uzun düşünüp almıyoruz. Örneğin gün içerisinde kahve yerine çay içmeye, sağa veya sola dönmeye veya marketten bir şeyler seçmeye karar verirken çok hızlı davranırız. Fakat şehir değiştirmek, iş değiştirmek, evlenmek ve yatırım yapmak konusunda derinlemesine düşünürüz.
Çünkü verilecek kararın geleceğimize etkisi yüksek olacaktır. Dolayısıyla alınacak kararın riski yüksekse süreci de uzun olacaktır. Diğer taraftan, riskin etkisi yüksekse, olasılığını düşürmek için karar verme süreci uzun tutulmalıdır.
En fazla karar verme sürecini projelerimizde yaşarız. Çünkü projelerimizde riskler vardır ve alternatif çözümler üretilmesi gereklidir. Bir proje yöneticisi gün içerisinde çok fazla karar almak durumunda kalabilir. Benzer durum proje ekibindekiler için de geçerlidir.
Karar verme sürecinin minimum iş adımları aşağıdaki gibidir:
Karar verilecek hususun, sorunun veya gereksinimin belirlenmesi, tanımlanması
Çözüm olabilecek tüm alternatiflerin belirlenmesi
Seçim kriterinde değerlendirilecek kriterlerin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi
Kriterlere göre alternatiflerin değerlendirilmesi
Yapılan değerlendirmeler sonucuna göre bir çözümün seçilmesi
Seçilen çözüm için risklerin tanımlanması ve risk önleme faaliyetlerinin başlatılması
Karar verme sürecinin başında gereksinimin ve sorunun çok iyi tanımlanması önemlidir. Alternatif çözümlerin belirlenmesi tamamen buna bağlıdır. Gereksinim açık ve net değilse, ya hiçbir alternatif çözüm bulunamaz ya da çok fazla uygun olmayan alternatif üretilebilir.
Alternatif çözümler belirlenirken gereksinimler dikkate alınmalı ancak gereksinimleri yüksek oranda sağlayan çözümler de ele alınmalıdır. Bazı durumlarda gereksinimler bulunan çözümlere göre yeniden değerlendirilebilecektir. Bu nedenle alternatif çözüm belirleme aşamasında “0-1” mantığı yerine “1’e yakın” yöntemi uygulanmalıdır.
Kriterlerin belirlenmesi konusunda genel olarak çok fazla kriter belirlenmeye çalışılır. Bu durum karar alma sürecini uzatacaktır ve zorlaştıracaktır. Bu nedenle kriterlerin öncelikllendirilmesi ve etkisi az kriterlerin değerlendirme dışına atılması gerekmektedir. Geriye kalan kriterler arasında da birbirlerine göre ağırlıklandırma yapılması karar vermeyi kolaylaştıracaktır.
Kriterlere göre alternatiflerin değerlendirilmesi konusunda birçok yöntem bulunmaktadır. Analitik Hiyerarşi Prosesi, Analitik Ağ Prosesi, TOPSIS, VIKOR, Gri İlişkisel Analiz, MOORA, PROMETHEE, ELECTRE, MACBETH vb. birçok yöntem tanımlanmıştır. Bunlar “Çok Kriterli Karar Verme” yöntemleri olarak niteliklendirilir. Her birinin farklı değerlendirme yaklaşımları bulunmaktadır. Ancak hepsinin ana amacı çok fazla kriterin olduğu durumlarda en ideal çözümün seçimini tanımlayabilmektir.
Değerlendirilen çözümlerin içerisinden bir çözümün seçilmesi konusunda her zaman en yüksek puana sahip olanı seçmek gerekmez. Yapılan değerlendirme seçim konusunda referans olur ancak zorunluluk içermez. Bazen en yakın puanlı alternatifler arasından diğerlerine göre düşük olan seçilebilir. Bu durum pek tercih edilmese de kabul edilmesi gereken bir durumdur.
Yazımızda belirttiğimiz üzere, karar verme süreci yoğun bir çalışmayı gerektirir. Dolayısıyla zaman ve emek harcamak lazımdır. Burada “azı karar, çoğu zarar” diyerek, şu noktalara dikkat çekmek isterim:
Karar alınması gereken gereksinimler özenle seçilmelidir. Her gereksinim için karar verme süreci işletilmemelidir. Bazı gereksinimler için riskleri göze alarak hızlı karar verip, ilerlemek daha verimlidir.
Alternatif çözümler üretirken ne tek bir çözüm belirlenerek seçilmesi yönünde zorlanmamalıdır ne de çok fazla alternatif olamayacak çözümler üretilmelidir. Mümkünse alternatif çözüm önerilerinin farklı kaynaklardan araştırılmasında fayda vardır.
Kriterler konusunda daha önce de belirttiğimiz üzere abartmamak gerekir. Makul olan 3 veya 5 kriter belirlemektir. Geçmişte yer aldığım bir karar alma sürecinde 12 tane kriter belirlenmişti. Elbette bunların arasından karar vermek de çok güç olmaktadır.
Değerlendirme yaparken mutlaka matematiksel bir yöntem uygulanmalıdır. Değerlendirme yapanların kişisel görüşlerine dayanan bir yöntemden uzak durulması gerekir.
Değerlendirme yapanların eşit olmasına özen gösterilmelidir. Bir değerlendiricinin diğerinden konum olarak yüksek olması veya tek karar verici olması süreci kötü yönde etkileyecektir.
Şayet karar verenler arasında hiyerarşi yapılması gereken bir durum varsa, bir üst komisyon oluşturularak, alt komisyondan gelen kararları değerlendirmesi sağlanabilir. Böylece her seviyede eşit değerlendirme yapılması sağlanmış olur.
Seçilen her çözümün bir riski olduğu akıldan çıkarılmamalıdır. Bu nedenle her kararla birlikte riskler tanımlanarak yönetilmesi gereklidir. Ortada hiçbir risk yoksa, alınan kararın kriterlerine ve değerlendirme sürecine yeniden bakmak iyi olacaktır.
Karar vermek zor olduğu kadar yorucu bir süreçtir. Ancak kararsız kalmaktan iyidir.
Konu ile ilgili fikirlerinizi, yorum ve geri bildirimlerinizi bekliyoruz….
Görsel Tasarım: TPYME İletişim Koordinatörü Feride AKÇA