OKT (Optik Karakter Tanıma) bilgisayar ortamında bulunmayan yazılı dokümanların özel tarayıcılar veya normal olarak taranmış resimlerinin bazı özel programlar arayıcılığıyla bilgisayar ortamına düzenlenebilecek sayısal halde aktarılmasıdır. Sayısal hale aktarılan veriler ise farklı amaçlar için kullanıma hazır hale gelmektedir.
OKT teknolojisinin muhasebe süreçlerinde kullanılması ise aşağıdaki gibi gerçekleşmektedir;
- Belge veya evrak (örneğin fatura, irsaliye) bir tarayıcı veya telefon tarafından taranır
- Yapay zeka tarama sırasında belge veya evrak üzerinden bulunan önemli ve istenilen bilgileri yakalar, örneğin fatura tarihi, fatura tutarı, faturanın konusu, ödeme vadesi
- Kullanıcı yakalanan bilgileri kontrol eder ve istediği düzeltmeleri yapabilir
- Yakalanan ve kontrol edilen bilgi muhasebe programına yüklenir
- OKT teknolojisi muhasebe kaydından evraka ulaşımı kolaylaştırır. Taranan belge veya evrak istenilen bir süre için dijital olarak arşivlenir ve saklanır.