Entegre Yönetim Sistemi
- 13 Nisan 2021
- Yayınlayan: DQS Türkiye
- Kategoriler: Belgelendirme, Haberler
Entegre Yönetim Sistemi Nedir?
Prensip olarak her kuruluş kendini yönettiğinden, hepsinin bir yönetim sistemi olduğu söylenebilir. Ancak asıl soru; şirketin kendisini organize etmesini sağlayanın geleneksel yöntemler mi yoksa farklı alanlardan gereksinimleri dikkate alan entegre bir yönetim sistemi mi olduğu, hatta gerçek bir standarda (örn. ISO 9001 gibi) dayanan bir sistem olup olmamasıdır.
Entegre Yönetim Sistemi Nedir?
Entegre Yönetim Sistemi (EYS), günümüzde birçok şirketin uyguladığı yönetim sistemlerinin, aralarındaki uyuşmazlıkların ve anlaşmazlıkların en aza indirilmesi ve sinerjinin optimal düzeyde kullanılmasını sağlayacak şekilde entegre edilmesidir. Bu, farklı alanlardan gereksinimleri karşılamaya yönelik yöntem ve araçların tek bir yapıda birleştirildiği anlamına gelir ve kurumsal yönetim (kuruluşun yönetimi ve denetimi) için risk odaklı yaklaşıma dayanır.
Gereksinimler Neler Olabilir?
Birçok yönetim sistemi kendine özgü gereksinimleri içerir. Örneğin;
- Kalite: ISO 9001, ISO 39001, IFS
- Çevre: ISO 14001, ISO 14040
- Enerji: ISO 50001
- İş Sağlığı ve Güvenliği: ISO 45001, ISO 45005
- Bilgi Güvenliği: ISO 27001, TISAX
- Risk Yönetimi: ISO 31000, ISO 31010
- Yolsuzlukla Mücadele: ISO 37001
Böylece şirketler normatif olarak organize edebilecekleri birçok farklı alan ile karşı karşıya kalır. Ek olarak sektörlerin, IATF 16949 otomotiv – EN/AS 9100 havacılık gibi, kendilerine özgü düzenlemeleri de vardır. Bunlar genellikle ISO 9001 Kalite Yönetimi gereksinimlerini derinleştiren ve uygulama bağlamında somutlaştıran sistemlerdir.
Karmaşıklık Arttığında
Bir araştırmaya göre karmaşıklık derecesinin, yani bir şirketin ekonomi içerisinde karşılaması gereken sistemsel gereksinimlerin 1955’ten bu yana altı kat arttığı gözlemlenmiştir. Ancak bu sonuç şirket içindeki organizasyon karmaşıklığının derecesi düşünüldüğünde büyük bir tezat oluşturuyor çünkü süreçlerin, arayüzlerin, talimatların, dökümanların ve kararların sayısı düşünüldüğünde 35 kat arttığı ortaya çıkıyor. Böylece, giderek daha fazlasının eklendiğini, hiçbir şeyin eksilmediğini aksine katlanarak arttığını gözlemlemek mümkün oluyor.
Organizasyonel karmaşıklık seviyesinin artması, çalışanların üretkenliğini yavaşlatmakla beraber gelir seviyesini de düşürür. Bu nedenle şirketlerin farklı alanları, aşırı iç yönetim çabası olmadan ve süreçlerin karmaşıklığını artırmadan genişletmek için, nasıl modüler bir şekilde entegre edebileceklerini ve yönetim mekanizmalarını nasıl oluşturabileceklerini düşünmeleri önemlidir. İdeal durumda, çeşitli konu alanları için tek tip bir sistemin kullanıldığı anlamına gelir.
Entegre Yönetim Sisteminin Amacı
EYS’nin amacı anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak, hedefleri koordine etmek ve mümkün olduğunca açık, nitelendirilebilir yönergeler sağlamak olmalıdır.
Ancak farklı yönetim sistemlerinin farklı gereksinimleri karşılaması gerekir. Bu bakımdan dikkate alınması gereken çelişkili hedefler ortaya çıkabilir.
Bu noktada şirketler hangi hedefin öncelikli olduğuna karar vermeli ve gerekirse başka bir hedefin arka planda kalmasına izin vermelidir. Örneğin veri koruma alanında bu durum söz konusu olabilir. Öyleyse şirketlerin, aynı zamanda yönetim sistemlerinin sertifikalandırılması amacıyla, duruma özgü kararlar almaları ve önceliklerini belirlemeleri gerekir.
Entegre Yönetim Sisteminin Temeli
Sağlam temeller için bütünleşik süreç yönetimi gereklidir.
Çalışma araçları ve dokümantasyon biçimleri standartlaştırılmalıdır. Entegre yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesinden kaynaklanabilecek durumlar için çeşitli önlemleri içeren ve görevlerin kontrol edilip izlenebildiği ortak bir önlem kontrol merkezi uygulama için yararlı olacaktır. Bu sağlam temel üzerine daha spesifik süreçler kurulur ve entegre edilir.
ISO Üst Düzey Yapısı ile Entegre Yönetim Sistemi İlişkisi
Üst Düzey Yapı (HLS), sistemlerini modüler olarak oluşturmak isteyen şirketler için faydalı bir araçtır. Bu üst düzey temel yapı, yönetim sistemlerinin yapılarında bulunan normatif gereksinimleri karşılaması sebebiyle entegrasyonunun daha kolay olmasını sağlar.
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ve ISO 45001:2018 standart revizyonları, diğer yönetim sistemi standartlarıyla uyumu iyileştirmek için bölüm yapısını (HLS) ve terminolojinin bir kısmını değiştirdi. Bu, tüm temel ISO yönetim sistemi standartlarının ortak temel yapıya tabi olduğu ve diğer standartların da gelecekte yeni Üst Düzey Yapı ile uyumlu olacağı anlamına gelir. Amaç, gereksinimlerin birbirleriyle yakın ilişkilerini tanımlamaktır.
EYS kurarken kendinizi personelin yerine koymak önemlidir ve çalışanların günlük faaliyetlerinden başlayarak şartlar ve prosedürler buna göre uygulamaya konulmalıdır.
Entegrasyon Yaklaşımları
Planlama Aşaması
GAP Analizi, Mevcut Durum Analizi gibi çalışmalarla deneyimli bir uzmandan destek almak faydalı olabilir. Bu süreçte gereksinimler ve dökümantasyon gözden geçirilir, entegrasyonun ilk adımları ve kilit noktaları belirlenir. Özellikle yönetimden sorumlu herkesin katılımı, entegrasyon ekibinin kurulması ve entegrasyon planı hazırlanması önemlidir.
Geliştirme Aşaması
EYS için, iç ve dış müşteriler gibi ilgili tarafların ve süreci tasarlarken, daha sonra gereksinimleri uygulayacak personelin dahil edilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Sonraki adımlar; dökümantasyon kontrolü, iç denetimler, politika, hedefler ve üst düzey önlem yönetiminin entegrasyonu olacaktır.
İyileştirme Aşamasında
Daha önce tanımlanan performans göstergeleri ilgili tarafların bakış açısıyla ölçülür. İç ve dış denetimler yoluyla izleme önemlidir. Yönetimin kendi başına bir değerlendirme yapacağı yönetim kontrolü esastır. Bu, örneğin tüm yıla yayılan küçük ölçekli yönetim incelemeleri yoluyla yapılabilir. İyileştirme aşaması sonunda kuruluş, hangi farklı sistemleri entegre etmeyi, hangi yönetim sistemleri için sertifika almayı veya sertifikasyonu devam ettirmeyi hedeflediğine karar verir.
Sonuç
Entegre yönetim sisteminin (EYS), şirketle ilgili tüm konuları kapsayan bir süreç ortamı yaratması sebebiyle sistem adım adım oluşturulmalıdır. Şirket, önce hangi alanların ve standartların entegre edileceğine ve hangi geliştirme alanların dahil edileceğine karar vermelidir. Aksi takdirde entegrasyon, kuruluş ve çalışanlar için daha zorlayıcı hale gelecektir.
Yönetimin desteği çok önemlidir. Şirket içerisindeki herkes entegre yönetim sisteminin, dolapta bulunan bir kılavuz olmanın aksine, doğru kullanıldığında herkes için işleri kolaylaştıran günlük bir çalışma aracı olduğunun bilincinde olmalıdır.
Entegre yönetim sistemi denetimleri, eş zamanlı denetimler ve çoklu denetçi yetkinlikleri ile DQS müşterilerine en üst düzeyde fayda sağlayabilmek için çaba gösterir.