Adayların ve Belgeli Personelin Bilgilerinin Gizliliği
Alanya Ticaret ve Sanayi Odası ve ALTSO Voc-Test Merkezi Yönetim Kurulu üyeleri, ALTSO Voc Test Merkezi personeli ve ALTSO Voc-Test Merkezi adına hareket eden taşeron, tüzel kişilik ya da şahıslar belgelendirme kuruluşuna belge başvurusunda bulunmuş ve belgeli tüm kişilerin bilgilerini yetkili kuruluş isteği olmadan firma dışına açıklayamazlar.
Yukarıdaki paragrafta adı geçen tüm kişiler, ALTSO Voc-Test Merkezi ile çalıştığı süre boyunca ve sonrasında da yetkili kuruluşların isteği dışında tüm kişilerin bilgilerini sözlü ya da yazılı olarak açıklayamayacaklarına dair yasal beyanlarını, imzaladıkları Gizlilik ve Tarafsızlık Taahhütnamesi ile taahhüt ederler.
Sınav Soru Listelerinin Gizliliği
ALTSO Voc-Test Merkezinde sınav soru bankasına program komitesi dışındaki hiçbir personel erişemez, kullanamaz ve dağıtamaz. Soru listeleri güvenliği teminat altına alınmış olarak KBS yazılımında şifre ile erişimi sağlanan veri tabanında saklanır.
Gizliliğin Bozulabileceği Hususlar
Herhangi bir nedenden dolayı yetkili kuruluşlar dışında bilgilerin açıklanması gerekirse, kuruluşun veya bilgilerin temin edildiği kimseye, proseslerde elde edilen bilgilerin hangilerinin açıklanacağına dair yazılı beyan gönderilir ve karşı taraftan onay istenir. ALTSO Voc -Test Merkezi karşı taraf onay verirse kişinin bilgilerini açıklama hakkına sahiptir. Aksi takdirde hiçbir bilginin açıklaması yapılmaz
Güvenlik
ALTSO VOC-Test Merkezi yukarıdaki gizlilik esaslarını da sağlamak adına güvenli ortamlar oluşturulmuştur.
Kurumsal Bilgi Sistemi Yazılımının Güvenliği
- Yazılımın yüklü olduğu sunucu ve veritabanı sistemi üzerindeki her türlü işlem ALTSO Voc-Test Merkezinin anlaşma yaptığı yazılım firması ve sunucu barındırma firması tarafından yapılır,
- Sunucuda yüklü olan ve ALTSO Voc Test Merkezinin anlaşmalı olduğu yazılım firması tarafından belirlenen yazılım dosyalarının ve veri tabanı dosyalarının yedeklemesi düzenli olarak ALTSO Voc Test Merkezinin sunucu barındırma hizmeti aldığı firma tarafından yapılır ve bu yedekler güvenli bir ortamda saklanır.
- Sunucu bilgisayara dışarıdan gelebilecek istenmeyen erişimleri engellemek için, yönetimi ALTSO Voc Test Merkezinin sunucu barındırma hizmeti aldığı firma tarafından yapılan güvenlik duvarı kullanılır. Sürekli güncel tutulan virüs tarayıcı sunucu üstünde sürekli çalışır, kullanılmayan bütün servisler kapatılır ve güvenlik kurallarına uygun güçlü kullanıcı parolaları kullanılır,
- Sunucu bilgisayarı üstünde kurulu olan işletim sistemi, web sunucusu, güvenlik duvarı yazılımı, virüs yazılımı v.b yazılımların düzenli olarak güncellemesi yapılır ve üretici firma tarafından düzenli yayınlanan yamalar sunucuya yüklenir,
- Yazılıma sadece yetkili kişilerin giriş yapabilmesi için sadece ilgili kişilere yazılıma erişmelerini sağlayacak kullanıcı adı ve parola verilir,
- Yazılıma erişecek kullanıcılar için yetkilendirme yapılır ve her adımda yetkileri kontrol edilir,
- Kullanıcıların güçlü parolalar yaratması için minimum 7 karakter uzunluğunda şifre belirlenmesi zorunlu tutulur ve ne tür şifrelerin sakıncalı olduğu konusunda kullanıcı bilgilendirilir,
- Parola bilgileri gibi hassas veriler veri tabanında şifrelenerek saklanır,
- Sistem kütükleri düzenli olarak gözden geçirilerek güvenlik açığı oluşturabilecek uygunsuzluklar kontrol edilir ve sorunlar giderilir,
- Yazılımda oluşan anlık programsal hatalar Yazılım Firması'nın inceleyebilmesi için sistem kütüklerinde otomatik olarak saklanır,
- Sunucuda yüklü yazılıma ait sistem dosyalarının yanlışlıkla silinmemesi ve güvenlik için gerekli konfigürasyonun değiştirilmemesi için ALTSO Voc Test Merkezinin anlaşma yaptığı Yazılım Firması tarafından sunucu barındırma hizmeti alınan firmaya eğitim verilir.
Sınav Soru Listelerinin Güvenilirliği
Sınav soruları ve materyalleri, sınavlar oluşturulmadan önce Program Komitesi tarafından, Sınav Süreci İşleyiş Prosedürüne göre KBS yazılımından onaylanmıştır. Sistemdeki bu sınav materyallerinin Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre yedekleri alınır ve saklanır. Sistemdeki sınav materyallerinin veri tabanında güvenliliği sağlanır. Kontrol dışı yetkilendirilmemiş hiçbir personel veya merkez dışı personelin girme hakkı bulunmamaktadır.
Yapılacak olan sınavlar için çıktıları alınmış sınav materyalleri, kapalı ve güvenli bir ortamda planlama koordinatörü tarafından Sınav Süreci İşleyiş Prosedürüne göre oluşturulur. Ve yine aynı prosedürdeki güvenlik tanımlamalarına göre teslimatları yapılır. Teslimatı yapılmamış sınav materyalleri bulunduğu güvenli ortam dışına çıkarılmaz. Bu ortamın güvenliği ve girişleri sadece Planlama Koordinatörü ve Personel Belgelendirme Müdürü’ndedir.
Belgelendirme Kayıtlarının Güvenilirliği
Belgelendirme hizmeti başvurusu alınmış tüm kişiler için Kurumsal Bilgi Sistemi yazılımı içinde ve kâğıt ortamında ALTSO VOC-Test Merkezi’nde özlük dosyalar oluşturulur. KBS yazılımında tutulan kayıtların güvenliği yukarıda belirtildiği şekilde sağlanmaktadır. Bu bilgilere ulaşan ALTSO Voc Test Merkezi çalışanları gizlilik ve tarafsızlık taahhütnamesi imzalanmışlardır. Adayların özlük dosyaları ise Merkez’de kilitli dolaplarda saklanır. Merkezin güvenliği güvenlik kamerası ile sağlanır.