Becerilerimiz, yeteneklerimiz ve yetkinliklerimiz var. Bunları günlük yaşamda veya iş ortamında performansa ve başarıya dönüştürmenin ölçüsüne verimlilik diyoruz. Daha etkili ve verimli olabilmek için kendimizi geliştirmemiz, yaşama dokunma modelimizi iyileştirmemiz gerekiyor. Böylece kendi beden ve zihnimiz dâhil olmak üzere zaman ve kaynaklarımızı daha olumlu kullanma şartlarını yaratabiliriz. İhtiyacımız olan şey, kişisel gelişim dediğimiz ipuçları, araçlar, fikirler ve stratejiler toplamıdır. Bu süreçte dikkat edilmesi gereken nokta, bu toplamın bizi ezbere yerine getirdiğimiz bir ritüeller dizisine mahkûm etmemesidir.
En hızlı ve geri dönülmez biçimde yitirdiğimiz kaynakların başında zaman gelir. Bu nedenle kişisel gelişim ve öz iyileştirme sürecinde zaman yönetiminin her zaman için seçkin bir yeri vardır. Zamanın insan yaşamındaki önemi, kişisel gelişim açısından bazı durumlarda yanlışlara ve yanılsamalara savrulmamıza neden olur. Tür bağlamdaki eğitim ve danışmanlık faaliyetlerinde adeta zamanı ve gerçeği değiştirme gücüne erişebileceğimiz gibi bir söylemle karşılaşırız. Bunun metafizik illüzyondan öteye bir değeri olmaz. Somon balığı gibi akıntıya karşı yüzmeye (yani zamanı ve baskın gerçeği değiştirmeye) çalışmaktansa akış yönünde gitmekte, ama buna karşılık akılcı, yapıcı, disiplinli ve çevik olmayı seçmek daha sonuç verici olabilir.
Sistem Teorisi’nde bir sistemin belli şartlar altında bir durumdan başka bir duruma hareketinden söz ederiz. Durum uzayında oluşan hareketi incelemek için önce o sistemin başlangıçta hangi halde olduğunu bilmemiz gerekir. Daha sonra gitmek istediği yeni durumun şartlarını değerlendirir ve bu hareketin nasıl başarılacağını araştırırız. Genelde kişisel gelişim, özelde kişisel zaman yönetimi konusu da böyledir. Öncelikle; kişinin ilk durumda ne halde olduğunu ifade eden göstergeleri bilmemiz gerekir. Bunu şöyle bir soru ile ifade edebiliriz: Her neyi, ne zaman yapıyorsan neden yapıyorsun? Basitçe söylendiğinde; bu soruyu “Zamanını nasıl tüketiyorsun?” şeklinde okuyabiliriz.
Evde, okulda, işte veya sokakta zamanın nasıl geçtiğini fark etmediğimiz durumlar olur. Zaman algımızın zayıfladığı durumlarda neye ne kadar zaman harcadığımızı fark edemeyiz. Günlük sıradanlıklar ve alışkanlıklar zamanı nasıl tükettiğimiz konusunda aklımızın önünde farkındalık engelleri oluşturur. Zamanı kullanımımızı iyileştirmeyi öngördüğümüze göre öncelikle zamanı tüketen faaliyet ve eylemlerimizi somut biçimde bilmemiz gerekir.
Çok eski yıllarda yayıncının talebiyle bir zaman yönetimi kitabını Türkçeye çevirmiştim. Çeviriyi bitirdiğimde –ki kitabın en iyi okuyucularından biri çevirmendir– zaman yönetimi konusunda ne denli yanlışlarım olduğunu fark etmiştim. O çeviri, o zaman için benim açımdan bir farkındalık aracı olmuştu. Hiç kuşkusuz, bu farkındalığı ve bilgilenmeyi sağlamak için daha pratik ve sağlam yollar olabilir.
Zamanı iyi yönetmenin birinci adımı, kişisel düzeyde günlük ve haftalık zaman tüketimi çizelgemizi (listemizi) hazırlamaktır. Hangi iş, görev ve zorunlulukları ne denli zaman aldığı kendimiz açısından çok şaşırtıcı olabilir. (Northcole Parkinson bir saatlik işe üç saat süre verirseniz o iş üç saatte biter, diyor.)
İkinci adımda bu listede yer alan bulguları analiz etmek gerekir. Muhtemelen listeyi oluşturan faaliyetler arasında gereksiz olanlar vardır; bunları yok ederek iyileştirme sağlanabilir. Üçüncü adımda ise öncelikler konusuna odaklanmalıyız. Hangi işler diğerlerine göre daha önce yapılmalıdır? Bazı iş ve eylemleri daha sonra, uygun zamanda yapmak üzere erteleyebiliriz.
Günlük ve haftalık işler listesi bize zaman tüketimimiz konusunda bir örüntü sunar. Bu tesadüfi zaman kullanım haritasını gördükten sonra kendimize daha akıllı bir yol haritası çizmemiz mümkün olur.
Zamanınızı Kim Yönetiyor?
İşletmede yönetici veya çalışan olun; gününüzü şöyle bir hayal edin. Sabah işe geliyorsunuz; o andan başlayarak yapılacak işler yönetiminize ele alıyor ve nasıl akşam olduğunu anlamıyorsunuz. Anlattığım bu durum, çok, etkili ve verimli çalıştığınız anlamına gelmeyebilir. Belki zaman ve enerji harcıyorsunuz, ama gününüzü yeterli ve gerekli biçimde değerlendirmiyor olabilirsiniz. Gününüzün denetimini ele almak için ‘çok çalışıyor’ olmaktan fazla yapmanız gerekenler var.
BİR. Büyük bir koşuşturma içindesiniz. Telefonlara cevap veriyorsunuz, sıklıkla e-postalarınıza bakmanız gerekiyor, ajandanızın satırları sizi bir toplantıdan diğerine savuruyor. Hâlbuki bunları daha kolay hale getirebilirsiniz. Örneğin telefona sarılmadan önce görüşmeniz, karara bağlamanız veya talimat vermeniz konuları not alırsanız, daha az zaman harcayarak daha verimli olabilirsiniz. Keza; e-posta yazmaya başlamadan önce küçük bir plan notu yaparak daha iyi sonuç alabilirsiniz. Toplantı öncesinde görüşülecek gündemi gözden geçirmek, konularla ilgili hatırlatıcı notlar almak ve varılması muhtemel sonuçlar üzerinde düşünmek sizin açınızdan daha yararlı ve verimli bir toplantı olmasını sağlayabilir. Özetle; önce sakin olup düşünmek ve hazırlık yapmak toplamda harcanan zamanı kısaltıcı etki yapar.
İKİ. Verimsiz zaman kullanımının bir başka nedeni, her işin söylendiği anda yapılmaya çalışılıyor olmasıdır. Bazen bir başka işle uğraşırken aklımıza gelen bir düşünce o anda bizi alıp bir başka çalışmanın içine sürükler. Eğer başka kişilerin taleplerine bağlı olarak yapmanız gereken işler oluyorsa, bu durumda önce istekleri toplayacak bir sistem (mekanizma) geliştirmek uygun olur. Böylece işleri önceliklendirerek bir zaman planına yerleştirmek imkânı doğar.
ÜÇ. İş yapmamız gereken değerli zamanı tüketen konulardan biri diğer kişilerin görüşme ve sohbet girişimleridir. Bunların bir kısmı iş konularıyla da ilgili olabilir. Doğrudan günlük işleyişe ilişkin olmayan genel görüşme ve sohbet talepleri dinlenme, çay veya yemek için verilen aralara aktarılabilir. Bu bağlamda bir başka çözüm, buna benzer talepler için genel görüşme saati veya serbest saat ya da açık kapı saati gibi isimleri değişebilen bir sistem düzenlemektir. Zamanı doğru kullanma düşüncesinin kuruluş için değerli olabilecek yöneticiler ve çalışanlar arası görüş alışverişini engellememesi gerekir. Dikkate alınması gereken bir diğer nokta şudur; öncelikle diğer kişilerle iletişimde sizin için niceliğin mi (sayının mı) yoksa niteliğin mi (kalitenin mi) daha önemli olduğuna karar verin; zaman paylaşımını buna göre düzenleyin.
DÖRT. Günlük yaşamda (örneğin iş yerinde) düzenli olarak yapılması gereken işler vardır. Disiplin gerektiren bu tür işler için bir zaman düzeni kurmak gerekir. Neyi hangi sürede yapacağınızı önceden belirleyebilirsiniz. Hatta veriminizi artıracak araçlar ve yollar geliştirerek bu zaman düzeninde iyileştirmeler sağlayabilirsiniz. Örneğin e-posta okuma, yazma ve cevaplama işini günde 3-4 kez yapacak şekilde bir düzen kurabilirsiniz. Sosyal medya gününüzün ayrılmaz bir parçası ise bunu seçilmiş bir zamanda gerçekleştirebilirsiniz. Rapor alma veya verme konusunda da benzer düzenlemeler zamanı verimli kullanmada işe yarayabilir.
BEŞ. Bazı kişiler başkalarına yardım etmeyi ve her ne olursa onların sorunlarını çözmeye çalışmayı severler. Böyle bir tutum, zamanı kötü kullanmanın örneklerinden biridir. Eğer zamanınız değerli ise size (sizinle ilgili olmayan) bir sorunun çözümü için başvuran olursa onu doğru kişiye yönlendirin. Eğer bu tür istekler için kurumsal çözüm fırsatı varsa, örgütsel yapı içinde (yönergeler, talimatlar, örgütlenme şeması veya görev tanımları aracılığıyla) kurumsal olarak halledilmesini sağlayın, önerin.
ALTI. Zamanı etkili ve verimli kullanmanın en etkili yollarından biri iletişimde iyileştirme sağlamaktır. Sizden ne isteniyor? Siz ne istiyorsunuz? Bunun için süre nedir? Ne zaman ne şekilde geri dönüş yapılacaktır? Kesinleştirilmiş ayrıntılar üzerinden yola çıkmak her durumda zaman kazandırır.
YEDİ. Aynı anda çok sayıda karpuz taşıyamazsınız. Aynı anda tek bir işe odaklanmak zamanı iyi kullanarak verimli olmanızı sağlar. Birden fazla işle uğraşmaya çalışmak bunların tümünde başarısız olmayı getirir. İlgilemeniz gereken işler acil olabilir; ama bunun çözümü hepsini aynı anda yapmaya çalışmak değil, doğru zaman planı hazırlayıp uygulamaktır.
Çevre Zamanı Etkiler mi?
Değerli yönetim becerilerinden biri, kişinin kendi çevresindeki bireyleri eğitmesidir. Böyle bir beceri liderlikten eğitmenliğe kadar pek çok unsuru içinde değişik oranlarda barındırır. Eğitme becerisinin zaman yönetimi ile yakından ilgisi var. Şöyle ki; zaman yönetimi konusunda ne denli başarılı olsanız da, çevrenizdeki kişiler ihtiyaç, talep ve sorunlarıyla sizin zaman kullanma verimliliğinizi etkileyebilir. Bir başka deyişle; başka kişilerin zaman yönetimi konusunda yaşadığı sorunlar, sosyal ilişkinin doğası gereği sizin zaman kullanma verimliliğinize olumsuz yönde etkiler yapar. Bu nedenle bir iş ortamında olduğu gibi birlikte ve etkileşimli çalışma şartları varsa, zaman yönetiminin bir kurumsal kültür olması gerekir. Böylece toplam zaman verimliliği artacaktır.
BİR. Bir yönetici kendisine bir soru veya problem yöneltildiğinde, öncelikle şu durumu göz önüne almalıdır: Acaba bu talebin gerçek nedeni bilgi ve deneyim eksikliği olabilir mi? Eğer istekte bulunan gerekli şekilde donatılmış olsaydı, bu konuyu kendi yetki, sorumluluk ve kaynak şartları içinde çözebilir miydi? Yöneticiyi verimsiz zaman tüketimine savuran sorunların altında çoğu zaman gizlenmiş biçimde bilgi ve deneyim eksikliği yer alır.
Bu durumu tespit etmek için yöneticinin sezgileri yeterli olmaz. Öncelikle talep yapandan (sorunu aktarandan) konunun açıkça ifade edilebilmesi istenmelidir: Hangi soru veya sorunla karşı karşıyayız? İkinci olarak; anlatılan problemin aşılması için herhangi bir girişimde bulunulmuş mudur? Hangi cevap veya çözüm yolları denenmiştir? Bu soruların cevaplanması yöneticinin hem gerçek ihtiyaçları tespit hem de çözüm üretme açısından etkili ve verimli olmasını sağlar. Sahne, yöneticinin kendi çözümünü önermesi ile devam eder.
Burada önemli nokta, yöneticinin önerdiği çözümün aynı zamanda eğitici ve beceri geliştirici olmasıdır. Cevap bekleyen soruya veya çözümü beklenen soruna yöneticinin bu tür yaklaşımı, kısa vadede daha fazla zaman alıcı olabilir. Ama uzun vadede çalışanların problem çözme performansı ve bilgi-beceri düzeyini yükselteceğinden daha sürdürülebilir olacaktır.
İKİ. Aile, okul, iş veya sosyal yaşamımız içinde pek azımız gerçekten işe yarar, nitelikli iletişim eğitimi alabiliyoruz. Buna dil, konuşma ve yazma becerileri ile analitik düşünme tekniklerinin eksikliğini de ekleyebiliriz. Böyle olumsuz bir profil oluşunca, sorunları ve ihtiyaçları karşı tarafa aktarmakta da iletişim sıkıntıları yaşanıyor. Şu silsileyi düşünün: Sorunu doğru tespit edeceksiniz; doğru sözcüklerle, sağlam cümle yapısı, etkili fikir yapısıyla ve anlaşılabilir biçimde karşı tarafa aktaracaksınız; karşıdaki kişi sözcüklerinizi sizin anladığınız biçimde biliyor olacak ve iletinizi doğru biçimde kavrayacak. Bu süreç her zaman çok başarılı biçimde ilerlemiyor. İletiye konu olan sorun karşı tarafa doğru aktarılamadığı için zaman kaybına ve verimsizliğe neden olan sonuçlar doğabiliyor.
Günümüzde iş ortamında sıklıkla kullanılan iletişim araçlarından biri e-postadır. Kurumsal amaçlı e-posta hesabı, aynı zamanda kişisel işler için de kullanıldığında, mesaj kalabalığı içinde önemli olanlar kolaylıkla gözden kaçabiliyor. Böylece cevap bekleyen önemli bir iş gecikmeye uğruyor.
E-posta iletişiminde gözlenen sorunlardan bir başkası, e-postanın amacının ve beklentilerinin tam olarak anlaşılmasını zorlaştıran laf karışıklığıdır. Bu türden bir e-posta, cevap vermesi beklenen kişinin e-postaya ilişkin tepki verip vermeyeceği konusunda onu belirsizlikte bırakır. Kurumsal amaçlı e-posta bir kurmaca öykü veya sabırla okunacak bir roman değildir. Bu nedenle olabildiğince kısa, anlaşılır ve doğrudan hedefe giden bir ok gibi hızlı ve etkili görev yapmalıdır.
İletişim, öğrenilmesi gereken önemli iş kültürü becerilerinden biridir. İş ortamında aksamasız bir iş akışı için ilgili tarafların kendini ifade, konuşma ve yazma konularında eğitim ve danışmanlık hizmetleri ile kendilerini geliştirmeleri beklenir. Bu geliştirme, işletmenin toplam zaman kullanımı verimliliğini artırıcı katkı yapar.
Gürcan Banger