Genel inanca göre mutlu ve iş birliği içinde olan ekipler daha verimli oluyor. Bu alanda yapılan çalışmalar da bu inancı destekler nitelikte. Ama “ekip ruhu oluşturma” kelimeleri yöneticilerin ya da liderlerin ağzından dökülür dökülmez çoğumuz en yakın kapıdan çıkıp gitmemek için kendimizi zor tutuyoruz.
Bense çoğumuz üzerinde olumsuz bir izlenimi olan bağ kurma egzersizleri ve güven oyunları yerine ekiplerin performansını artırmak için onlara gelişebilecekleri bir ortam sağlamamız gerektiğini düşünüyorum.
Ekiplerimizin başarısını artırmak için neye ihtiyacımız var?
Onları geliştirmek için ne yapabiliriz?
Ben, ekiplerimizi yaşayan birer varlık olarak görüyorum. Hepsi birbirinden farklı ve son derece yetenekli bireylerden oluşan her ekip tek bir canlı gibi hareket ediyor ve tıpkı bitkiler, hayvanlar ve insanlar gibi belirli şeylere gereksinim duyuyor.
Ekip ruhu oluşturma etkinliklerinin bazı durumlarda faydalı olduğunu kabul ediyorum ama bu etkinlikler aşağıdaki beş temel gereksinimi sağlamadığı sürece ekibinizin verimliliğini arttırmıyor:
1. Beslenme
Yazılım uzmanlarının pizza ve kahveyle hayatta kaldığına dair şakaları sık sık duyarız ama bunlara ek olarak yaratıcı ekipler, çözülmesi gereken heyecan verici problemlere de ihtiyaç duyar. Ekiplerinizin yeniliğe kucak açması için onlara bir sebep sunmanız gerekir.
Yaratıcı çalışanları yönetmek üzerine Harvard Business Review sitesinde yayınlanan bir yazıda, yazarlar Richard Florida ve Jim Goodnight konuyla ilgili şunları söylüyor:
“… yaratıcı insanlar, bir işin zorluğunu sevdikleri sürece çalışmaya devam ediyor. Bu insanlar ister teknolojik, sanatsal, sosyal ya da mantıksal olsun bir bilmeceyi çözmenin getirdiği başarı duygusunu deneyimlemek istiyor.”
Aynı yazıda, bir Information Week anketinden de bahsediliyor ve bu anketin sonuçlarına göre kişileri “zorlayan işler” bireyin işle ilgili motivasyonunu etkileyen en önemli faktörler arasında “maaştan” bile önde geliyor.
Ayrıca çalışanlarınızı gerçek anlamda beslemekten de kimseye zarar gelmez. JotForm’da her ofisimizde yeteri kadar yiyecek, içecek ve atıştırmalıkların bulunduğu mutfaklarımız var. Hatta bazı günler kendi ailemin zeytin tarlalarından gelen zeytinyağlarıyla lezzetli salatalar da yapıyoruz.
Ofisinizde taze yeşillikler oldukça öğle yemeğinden sonra üzerinize çöken isteksizlik uçup gidiyor.
2. Bağımsızlık
Sürekli olarak çalışanlarınızın etrafında dolanmak ve mikro yöneticilik yapmak, anlamlı bir büyüme yakalamanızı sağlamaz.
JotForm olarak biz, tüm çalışanlarımıza bağımsız çalışabilecekleri bir ortam sunuyoruz. Böylece herkes sürekli olarak birilerinden onay almaya çalışmak yerine kendi başına karar alabiliyor. Çalışanlarımıza karşı duyduğumuz güven bize akıllıca gerçekleştirilmiş işler olarak geri dönüyor.
Ed Catmull ve Amy Wallace’in kaleme aldığı ve okuyucularını Pixar Animasyon Stüdyoları’nın başarılarla dolu dünyasına alıp götüren Yaratıcılık A.Ş. adlı kitapta da belirtildiği gibi:
“Korkunun panzehiri güvendir ve hepimiz belirsizliklerle dolu bu dünyada güvenebileceğimiz bir şey ararız. Korku ve güven güçlü duygulardır ve bu iki duygu birbirinin zıttı olmasa da güven, korkuyu uzaklaştırmanın en iyi yoludur.”
Profesyonel anlamda “korku” biraz garip bir kelime gibi gelebilir ama yaratıcılığınızı kullanarak bir şeyler ortaya çıkarmaya çalışmak hiç de kolay bir iş değil. Bu yolda ilerlerken başarısızlıktan, başarılı olmaktan, doğru çözümü bulamamaktan ve ekibinizi ya da patronunuzu hayal kırıklığına uğratmaktan korkabilirsiniz.
Güvenin korkuya panzehir olması fikri benim çok hoşuma gidiyor. Bu şekilde düşünmek hem bireysel düzeyde hem de ekip düzeyinde bir güven duygusu yaratıyor ve bu sayede yaratıcılık ve işten alınan memnuniyet seviyesi yükseliyor.
Çalışanlarınıza tam bağımsızlık vermek, onlara güvendiğinizi göstermenin ve karşılığında onların güvenini kazanmanın sadece bir yolu.
3. Zaman
Bebekler yürümeden önce emeklemeyi öğrenir. Doğduğumuz andan itibaren büyümek, öğrenmek ve gelişmek için zamana ihtiyaç duyarız.
Aynı şekilde ekiplerin de gelişmek için zamana ihtiyacı vardır. Ekiplerinize bölünmeden çalışabilecekleri zaman aralıkları sunun. Toplantılarla parça parça bölünmüş bir program kimsenin işine yaramaz. Yazılım uzmanları, tasarımcılar, yazarlar ve yaratıcı bir işle meşgul olan herkes için en azından haftanın çoğunluğunu kapsayacak esnek bir çalışma programı oluşturmak gerekir.
JotForm olarak zaman ve verimlilikle ilgili dikkat ettiğimiz üç nokta var:
- Odaklanma. JotForm’daki her ekip bir seferde tek bir proje üzerinde çalışır. Bu süreç; problemi belirleme ve çözme, ortaya çıkan ürünü sergileme, test etme ve geliştirme ve sonraki projeye geçme şeklinde ilerler. Tek bir odak noktası belirlemek ekip içi yapılanmayı kolaylaştırır ve çalışmalara ivme kazandırır.
- Çalışanları işte tutma. Çalışanlarımızın çoğunluğunun şirketimizde uzun yıllar kaldığını söylemekten gurur duyuyorum. Uzun süredir bizimle olan çalışanlarımız JotForm’da işlerin nasıl yürüdüğünü iyice öğrenmiş oluyor. Şirket kültürümüze alışıp beklentilerini buna göre ayarlıyorlar. Bu sayede verimliliğimizi arttırabiliyoruz. Ayrıca bazı uzmanlar, rahatlığın insanlarda genel anlamda bir duraklamaya neden olduğunu öne sürse de ben bu fikre katılmıyorum. Ekibimdeki herkesin kendini rahat ve güvende hissetmesini istiyorum. Çalışanlarıma fikirlerini özgürce dile getirebilecekleri ve çekinmeden ya da alay edilmekten korkmadan geri bildirimde bulunabilecekleri bir çalışma ortamı sunmaya çalışıyorum.
- Büyüme ve öğrenme. JotForm’da en gözde çalışanlarımızdan biri şirketimizdeki yolculuğuna destek ekibinde başladı. Yetenekli ve akıllı bir insandı ama çok deneyimi yoktu. Destek ekibinde bir yıl kaldıktan sonra arayüz geliştirme uzmanı olarak başka bir ekibe geçti. Bu departmanda işleri hızla kavradı ve şirketin gelişimine önemli katkılarda bulundu. Aradan bir yıl daha geçtikten sonra ürün ekiplerimizden birine geçiş yaptı. Şimdilerde yaratıcılığı ve verimliliğiyle JotForm’u hemen hemen herkesten daha iyi tanıyor. Hepimiz onun ürünümüz konusunda sahip olduğu derin bilgi birikimine büyük saygı duyuyoruz. Bir çalışanın bu şekilde kendini geliştirmesi zaman alıyor ve genellikle bu tür gelişmelerin kıymeti bilinmiyor.
4. Alan
JotForm ofislerimizde, içerisinde birçok işlevi barındıran her bir ekibimize ayrı bir oda sunuyoruz. Bu odalarda yazı tahtaları, büyük masalar ve çalışanlarımızın rahat çalışabileceği alanlar bulunuyor. Bu odalarda çalışanlarımız gün içerisinde fikir alışverişinde bulunabiliyor ve iş birliği yapabiliyor.
Her şirkette böyle bir imkânı sunmanın kolay olmadığının farkındayım. Özellikle işinizi yeni yeni kuruyorsanız bunu sağlamak daha da zor olabilir ama ekiplerinize özel alanlar sunabildiğinizde karşılığını fazlasıyla alacağınızdan emin olabilirsiniz.
Burada bahsettiğimiz alan, yalnızca fiziksel bir anlam taşımıyor elbette. Fired Up: Kindling and Keeping the Spark in Creative Teams (Fitili Ateşleyin: Yaratıcı Ekiplerde İlgi Uyandırmak ve İlgiyi Korumak) adlı kitabında yazar Dr. Andrew Johnston şöyle diyor:
“Ekibinizin yaratıcılığını uyandırmak istiyorsanız çalışanlarınıza nefes alabilecekleri bir alan sunmanız gerekir. Bunun için ekibinize engel olan ve çalışanlarınızı kısıtlayan fiziksel ve duygusal sınırları genişletmelisiniz.”
İnsanlar gelişmek ve öğrenmek isteseler bile görünmeyen engellerin onların önüne geçebileceğini düşünürsek Johnston’ın bu tavsiyesinin ne kadar kıymetli olduğunu daha iyi anlayabiliriz. Bu engeller, iyi gitmeyen iş ilişkilerinden tutun da insana zamanını boşa harcatan toplantılara kadar birçok farklı şekilde kendini gösterebilir.
Bu yüzden çalışanlarınıza rahat çalışabilecekleri bir alan sağlamaya çalışın. Bu alanın nasıl olması gerektiği hakkında bir fikriniz yoksa çalışanlarınıza sorun. İnsanlar, destekleyici bir ortamda, tam olarak neye ihtiyaçları olduğunu size seve seve söyleyecektir.
5. Sıcaklık
İnsan vücudunun normal sıcaklığı 36°C ila 38°C arasında değişir. Daha önce ateşiniz çıktıysa veya hipotermi geçirdiyseniz vücut sıcaklığınızın bu mükemmel aralığın dışına çıkmasının ne kadar korkunç bir durum olduğunu biliyorsunuzdur.
Aynı vücudumuz gibi ekiplerin da doğru şekilde işlemek için belirli bir sıcaklık aralığına ihtiyacı vardır. Hemen hepimizin bildiği üzere samimi ve birbirine güvenen insanlardan oluşan ekipler daha verimli şekilde çalışır.
Burada bahsettiğimiz sıcaklık kavramının insanlara bir görev vermekle de ilgisi var. Çalışanlarınızın karşısına belirli zorluklar koymanız ve bu zorlukları aşmak için birlikte çalışmalarını teşvik etmeniz gerekir.
JotForm olarak her gün bir sürü problemle karşı karşıya kalsak da bazen ekiplerimize yaratıcılıklarını kullanabilecekleri daha büyük zorluklar sunmamız gerekebiliyor. İşte böyle durumlarda düzenlediğimiz fikir haftalarıyla yaratıcılığımızın sınırlarını zorlamaya başlıyoruz. Haftanın beş günü devam eden bu süreçte ürün ekiplerimiz tek bir problem ya da fikir üzerine yoğunlaşıyor ve günlük işlerini bir kenara bırakıyor.
2017 yılında yayınladığımız JotForm Kartlar ve 2018 yılının büyük yeniliği JotForm PDF Editor da dahil olmak üzere ortaya çıkardığımız en önemli yenilikler genellikle bu fikir haftalarında tasarlanmaya başlıyor.
Bu yüzden her şeyden önce şu soruları kendinize sormanızı ve bu sorulara cevap ararken yaratıcılığınızı ön plana çıkarmanızı öneriyorum:
Ekiplerimi canlandırmak ve geliştirmek için ne yapabilirim? Çalışanlarımın verimliliğini ve yenilikçi duygularını nasıl harekete geçirebilirim?
Unutmayın, sağlıklı ve verimli bir iş ortamını tek gecede kuramazsınız ama zaman ayırıp bunu başardığınızda şirketiniz üzerinde ne denli büyük bir etki yarattığına inanamayacaksınız.