3 Adımda Baskı Maliyetlerinizi Kontrol Altına Alın
Dokümantasyon ve baskı maliyetleri, işletmelerin yıllık gelirlerinin %1 ila %3üne kadar yükselebiliyor. İşletme sahipleri sık sık kağıt ve mürekkep gibi maliyetli sarf malzemelerinin çabucak tükendiğinden yakınsalar da, pek çok işletmede bu rakamlar takip edilmiyor ve baskı maliyetlerini azaltmak için herhangi bir yöntem izlenmiyor. Ancak baskı ve fotokopi işlemlerinin her iş gününün ayrılmaz parçaları olmaları, ofis yazıcılarının işletmenizin değerli kaynaklarını kontrolsüzce tüketmelerine göz yumulması gerektiği anlamına gelmiyor. Baskı maliyetlerini azaltmanın pek çok yolu mevcut. İşte hemen, şimdi uygulamaya koyabileceğiniz 3 etkili adım!
1. Baskı Cihazlarınızın Ayarlarından Faydalanın
Baskı maliyetlerini düşürmek için izlenebilecek en kolay ve hızlı yöntemlerden biri, baskı ayarlarını değiştirmektir. Pek çok yazıcı ve çok fonksiyonlu fotokopi makinesinin hem maliyetlerinizi, hem de atıklarınızı azaltmanıza yarayacak ayarları vardır. İşte bunlardan en önemlileri:
Dubleks Baskı: Dubleks ya da çift taraflı baskı, baskı maliyetlerini azaltmanın en kolay yollarından biridir. Bu ayar tercih edildiğinde, baskı cihazınız yazdırılan her iki sayfa için tek bir kağıt kullanır. Dubleks baskı; ofis içi iletişim, resmi olmayan dokümanlar, taslaklar vb. baskı ihtiyaçları için idealdir.
Tek Kağıda Birden Çok Sayfa Basma: Sık sık sunum slaytları ya da büyük puntolu metinler içeren dokümanlar mı yazdırıyorsunuz? Böyle durumlarda tek bir kağıda birden fazla sayfayı basarak büyük ölçüde maliyet tasarrufu sağlayabilirsiniz. Bu işlev çift taraflı yazdırma ile birlikte kullanıldığında baskı maliyetleri üzerindeki baskılayıcı etkisi daha da büyük olacaktır.
Siyah Beyaz Baskı: Renkli baskı, siyah beyaz ve gri tonlamalı baskı ile karşılaştırıldığında oldukça yüksek maliyetlidir. Siyah beyaz baskı ofis içinde gerçekleşen pek çok baskı ve fotokopi işi için yeterlidir. Yalnızca yazıdan oluşan bir sayfanın köşesindeki renkli bir logo dahi dokümanın renkli olarak basılmasına neden olabileceğinden, MFP ve yazıcılarınızın ayarlarını yalnızca zorunlu hallerde renkli baskı alınmasına izin verecek şekilde yapılandırmanız yerinde olacaktır.
2. Baskı Kuralları Belirleyin ve Uygulayın
Tekil kullanıcıların her baskı aldıklarında yukarıdaki ayarları yapmayı unutacaklarını ya da zor bulacaklarını düşünüyorsanız; renkli baskı, tek taraflı baskı gibi seçeneklerin gerekli durumlar dışında kullanılmasını engellemek için ofis çapında geçerli olacak baskı kuralları, izinler ve kısıtlamalar belirleyebilir, hatta kota uygulamasından faydalanabilirsiniz. Ofiste kimlerin, ne kadar ve hangi ayarlarla baskı aldığını nasıl görebilmek ve belirlediğiniz kullanıcı, departman ve/veya proje bazlı baskı politikalarını en etkin biçimde uygulamak için, gelişmiş doküman güvenliği ve kimlik doğrulama işlevleri de sunan bir güvenli baskı yazılımından faydalanabilirsiniz.
3. Baskı Cihazı Filonuzu Optimize Edin
Ofisinizde kaç adet yazıcı / MFP var? Birçok işletmenin bu soruya cevabı “çok fazla” olacaktır. Her çalışana birer masaüstü yazıcı vermek yerine ortak alanlara ve kritik noktalara baskı, fotokopi, tarama ve hatta faks işlevlerini erine getiren çok fonksiyonlu cihazlar yerleştirmek, size baskı maliyetleri kontrolünde büyük bir avantaj sağlar. Cihaz filonuzu optimize etmek baskı ortamınızı basitleştirerek zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.
Baskı cihazlarınızın sayısını optimize etmenin yanı sıra, filonuzu aynı marka cihazlardan oluşturarak da baskı işlerinizde %30'a varan maliyet avantajı elde edebilirsiniz. Farklı markaların farklı modelde pek çok yazıcı ve MFP'sinden oluşan bir baskı filosu; farklı türde sarf malzemelerinin temini, farklı kullanım yönergelerinin izlenmesi, farklı markaların yazılım güncellemelerinin tek tek takip edilmesi gibi eylemler gerektirdiğinden, maliyetlerin yan sıra IT departmanınızın iş yükünü de önemli ölçüde artırır. Üstelik baskı hizmet sağlayıcınızla yapacağınız, fotokopi makinesi ve yazıcı kiralama konuları ile ihtiyacınız olan doküman çözümü yazılımlarını içeren bütüncül bir sayfa başı anlaşma ile baskı işlerinizle ilgili tüm ödemeleri tek bir faturada gerçekleştirebilir, finans departmanınızı büyük bir karmaşa ve iş yoğunluğundan kurtarabilirsiniz.