Etkili İletişim İçin İletişim Kodları
Sesli iletişimde kullandığımız sistemlerden biri alfabe. Aslında alfabe bir kod sistemi. Her harf bir kod ve bir sesi temsil ediyor. Bir görsel yansıması var. Biz onu kendi içinde farkı şekillerde sıralıyor ve bir anlam bütünlüğüne kavuşturuyoruz. Hatta öyle karmaşık bir yere geliyor ki çeşitli vurgularla kullanılan bağlama göre aynı kelime farklı şeyler ifade edebiliyor. Yani “seni seviyorum” demekle “seni, seviyorum” veya “seni… seviyorum” arasında büyük bir fark olabilir. Hele hele bu eşinize söylediğiniz bir cümleyse.
İnsanlar çoğunlukla iletişimde çok iyi olduğunu düşündüğü için karşı taraf bir şeyi anlamadığında onları suçlama eğilimine giriyor. Kişi, kendi içinde bir şeyi çözdüğünde bunu anlatırken de çok başarılı olduğunu düşünüyor veya karşı taraf anlamıyorsa bu büyük ihtimalle onunla ilgili bir problem olarak yansıtılıyor. Neyse ki bazı evrensel mesajlarda biz bu belirsizlikten kurtulduk. Bunların yerleri de bütün dünyanın anlayabileceği evrensel kodlar getirdik. Tıpkı bir zamanlar Osmanlı’da da kullanıldığı gibi “lingoafranka” yani bütün dilleri aşan bir sistem gibi.
Evrensel mesajları en iyi örneklerden birisi acil durum kodları. Bu kodlar dilin ötesine geçiyor ve nerede olursanız olun aynı mesajı iletiyor. Bunların amacı, insanlar o dili bilmese de tek bir kelime ile içinde bulundukları durumu ifade etmek. Örneğin “S.O.S” veya “Mayday” gibi kodlar. Bu kodlar kişinin büyük bir tehlike içinde olduğunu ve hemen yardım gönderilmesi gerektiğini ifade ediyor. Büyük ihtimalle öncesinde tıpkı evdeki, işteki, okuldaki gibi çeşitli iletişim sorunları vardı, bu bir belirsizliğe yol açıyordu. Belirsizlik yanlış anlama yanlış tepki, yanlış sorun ve beraberinde çok fazla sorun zincirleme tepkileşim getiriyordu. Bunları aşmak için evrensel kodlar kullanıyoruz. Böylece her ne söylerseniz tam hedefe gitmeye başlıyor.
Ünlü İngiliz düşünürü Edward De Bono evrensel sistemde acil durum çağrılarını uyguladığımız kodları iş hayatınıza veya okula da taşıyabileceğinizi söylüyor. Hatta anlattığına göre bu bize öyle bir avantaj sağlayacak ki hem verimsizlikten kurtulacağız hem de daha yüksek bir verimliliğe kavuşacağız. Çünkü yanlış anlama denen şey yavaş yavaş yok olmaya başlayacak. Bunu yapmak için Bono her kurumun kendi içinde iletişim kod kitabı oluşturması gerektiğini söylüyor. Bu küçük kitap herkesin taşıyabileceği kadar pratik olabilir ve sadece bir defaya mahsus yapılacak.
Diyelim ki bir şirkette çalışıyorsunuz ve patron içeri giriyor veya müdür ya da yönetici ve herkesin anlayabileceği şekilde şunu söylüyor “yarın sabah saat dokuzda masamda … ile ilgili rapor görmek istiyorum, A2 kodla ilgili olacak” A2 ye kadar herkes anladı insanlar kod kitabını açıyorlar A2’ye bakıyorlar ve orada raporla ilgili tam olarak ne yapılması gerektiği anlatılıyor. Böylece herkes odada 20 ya da 50 kişi varsa aynı mesajı alıyor ve müdür tam da istediği sonucu elde etmeye başlıyor. Benzer bir şeyi bir okulda yaşayabiliriz. Öğretmen sınıfa gidiyor ve çoğu zaman diyor ki”24. ve 30. sayfalar arasındaki bilgilerden sayfalardan bir özet çıkartın” ve daha sonra çocuklar geliyor bazıları diyor ki “ben sadece bu konulara özet çıkarılacağını düşünmüştüm”, “ben sadece önemli yerlerin yazılacağını düşünmüştüm”, “ben sadece şunları alacağımı düşünmüştüm”. Bir sürü yanlış anlama zaman kaybı ve aynı zamanda enerji kaybı. Çünkü aynı iş tekrar yapılacak. Öğretmen bir sonraki sefer diyor ki “24-30 arası 49” veya “24-30 arası 49 kod” bu Sefer öğrenciler defterlerini açıyorlar, 49 numaraya bakıyorlar ve orada özetin tam da nasıl çıkarılması gerektiği örneğin hangi cümlelerin, hangi ifadelerin nasıl sıralanacağı anlatılabilir veya belki de öğrencinin kendi yorumu da. Bu kod kitapları bize bilgiyi daha spesifik paketlere yükleyip aynı zihnimizdeki gibi iletmeyi sağlayabilir. Bu sayede hem bir netlik elde ederiz hem iletişim daha akıcı hale gelir hem de çoğunlukla bu belirsizliğin getirdiği o iletişim tıkanıklıklarını aşmaya başlayabiliriz. Elbette evde eşinizle konuşurken bana bir kahve A2 diyemezsiniz. Bu kahvenin nasıl yapıldığını belirten bir kod olamaz. Pek hoş karşılanmayabilir. Ama sık iletişim kurduğumuz alanlarda belki de bize faydalı olacaktır. Özellikle hastane gibi insanların duygusal yönden hassas olduğu ortamlarda ve çeşitli kelimelerin onlarda acı ve benzeri duyguları uyandırdığı yerlerde iletişime biraz dikkat etmekte fayda var.
Bazı hastanelerde doktor hastanın yanında her şeyi konuştuğunda hasta hem korkma başlıyor hem de içinden geçeceği prosedürle ilgili aklında yanlış şeyler canlandırıyor. Normalde belki çok basit bir prosedür olacakken, doktorun anlattığı o teknik terim terimler hastanın farklı ilişkilendirmelerle bir şeyi zihninde canlandırmasına yol açıyor. Ama belki de bir kod sistemi olsaydı hastanenin doktor hemşirenin yanında hastaya A4, B27, C14, işlemlerini uygulayacağız diyebilir ve tam da verilmesi gereken kısa bir özet geçebilirdi. Böylece ne hastanın kalp atışları yükselir ne de doktor hastayı tekrar tekrar bir prosedüre yönelik ikna etmek zorunda kalırdı.
İletişim kodlarını herhangi bir eğitim olmadan, kendi başınıza kurum içinde de yapabilirsiniz. Yapmanız gereken onları bir defalığına bir defterde sıralamak, sık kullanılan iletişim kalıplarını bu kodlara yerleştirmek ve kurumdaki herkesin bu dosyadan edinmesini sağlamaktır.
Etkili İletişim İçin İletişim Kodları konulu yazımızı okuduğunuz için teşekkürler.