Rapor: Başarılı olmak için bilinmesi gereken 4 temel nokta
Yapmalısın raporveya yöneticinizin isteği üzerine bir rapor. Ancak, nereden başlayacağınızı veya nasıl formüle edeceğinizi bilmiyorsunuz.
Burada, bu raporu verimli bir şekilde ve belirli bir hızda gerçekleştirmek için 4 noktalarında basit bir prosedür ortaya koyuyorum. Mantıksal bir kronolojide yazılmalıdır.
Bir raporun kullanımı nedir?
Güvenmek istediği kişiye yetenek kazandırır. sunulan veriler bir eyleme karar vermek. Raporda kaydedilen bilgiler, karar almak için gerekli bir veya daha fazla soruyu cevaplamayı mümkün kılar.
Bir çalışanın, örneğin bir hizmetin düzenlenmesi ya da yerine getirilmesi gibi konularda iyileştirmeler yapmak için belirli bir konu hakkında danışmanına öneride bulunmak üzere bir rapor yazabileceği belirtildi. malzemeler. Bir rapor, bir üst ve onun astları arasındaki iletişimin mükemmel bir yoludur.
Raporun amacına bağlı olarak, sunumu farklı olabilir, ancak aşağıda vereceğim prosedür, yapmanız gereken tüm raporlar için geçerlidir.
İlk nokta - İstek kesin ve açık olmalıdır.
Bu ilk nokta, tüm çalışmalarınızın temel alınacağı temel nokta olacaktır. İlgili alanı da sınırlandıracaktır.
Raporun alıcısı
- Raporundan tam olarak ne istiyor?
- Raporun amacı ve hedefleri nelerdir?
- Rapor, alıcınız için ne kadar yararlı olacak?
- Alıcı konuyu zaten biliyor mu?
- Bilindiği bilgileri tekrar etmemek için bilgisinin ne olduğunu bilin.
Dava ve modaliteler
- Durum nedir?
- Rapor talebiyle bağlantılı nedenler nelerdir: zorluklar, dönüşümler, gelişmeler, değişiklikler, iyileştirmeler?
İkinci nokta - temel bilgileri düşünün, seçin ve toplayın.
Bilgi, notlar, belgeler veya diğer raporlar ve çeşitli kaynaklar olsun, birçok olabilir, ancak önemli olan sadece esas, zorunlu ve gerekli olanları hatırlamak için seçici olmaktır. ve nihai rapora zarar verebilecek daha az faizli veya tekrarlayıcı bilgilerle taşınmamak. Bu nedenle, yalnızca istenen rapora karşılık gelen en uygun bilgileri kullanmalısınız.
Üçüncü nokta - planı düzenlemek ve uygulamak
Tipik olarak, plan bir giriş ile başlar, sonra gelişmeyle devam eder ve bir sonuçla sona erer.
Aşağıda, maruz kalan plan genel olarak bir araya geldi. Giriş ve sonuçların rolü, kendi rollerini koruyarak, farklı değildir. Tersine, gelişme ulaşmak olacak rapora göre değiştirilebilir teşkil edilebilir.
Raporun tanıtımı
Raporun nedeniyle ilgili temel bilgileri sağlar; motivasyonları, niyetleri, varoluş nedeni, ayrıcalıkları.
Bu bilgi, bir kaç metinde, raporun amacını, ayrıntılı ve eksiksiz olarak, kısa bir metinde bir araya getirmelidir.
Girişin ihmal edilmesi kesinlikle tavsiye edilmez, çünkü talebin kesin verileri, hem alıcının hem de rapor yazarının birbirini anladığından emin olmasına izin verir. Ayrıca, istek, durum, raporun derhal incelenmediği durumları veya daha sonra yeniden değerlendirmek için gerekli olan şartları da hatırlamanıza yardımcı olur.
Raporun geliştirilmesi
Geliştirme genellikle üç bölüme ayrılmıştır.
- Durumun veya bağlamın somut ve tarafsız bir envanteri, yani halihazırda mevcut olanın ayrıntılı bir ifadesi.
- Hem olumlu hem de olumsuz yönlerin altını çizen neyin olduğu konusunda açık bir yargılamadır;
- Öneriler, öneriler ve öneriler, mümkün olduğunca kendilerine düşen faydalarla ilişkilendirilir.
Raporun sonucu
Geliştirmede belirtilmeyen yeni bir konu içermemelidir. Gelişmenin kısaltılmış bir konuşması olmaksızın, bu konuda belirtilen tavsiyelerde açıkça bir veya aşağıdaki çözümleri önererek bir cevap getirmek için var.
Dördüncü Nokta - Rapor Yazma
Tüm editörler için ortak olan bazı kurallara uyulmalıdır. Anlaşılabilir ve erişilebilir bir kelime haznesine vurgu yapılacaktır. kusursuz yazım Daha fazla profesyonellik için, daha iyi bir anlayış için kısa cümleler, iyi bir okuma akıcılığı için paragrafların havadar bir yapısı.
Raporunda özel dikkat gösterilmesi okuyucuya veya alıcıya kolaylık ve okuma rahatlığı sunabilir.
- Yazınızda özlü ve açık olmalısın
- Raporun okunmasında daha iyi bir akışkanlık sağlamak için, okuyucuyu, gerektiğinde açıklamalarınıza bazı tamamlayıcılar getirecek bir eke yönlendirin.
- Raporunuz üç sayfadan fazla olduğunda, alıcının kendi seçiminde yönlendirmesine izin veren bir özet hazırlayın.
- Karlı veya vazgeçilmez olduğunda, verileri göstermek için yazılarınızı yansıtan tabloları ve diğer grafikleri entegre edin. Bazı durumlarda iyi bir anlayış için gerekli olabilir.
- Raporunuzun her bir parçasını akışkanlıkta kazanmak için sınırlamak için başlıkları ve altyazıları atlamayın.
Sonuç olarak: Hatırlanması gerekenler
- Uygulamanın düzgün bir şekilde yorumlanması ve anlaşılması, etkinliğin sağlanması için konunun yanında bulunmadan yanıt vermenizi sağlar.
- Raporunuzda, fikirlerinizi basit bir rapora karşı durarak paylaşabilirsiniz.
- Etkili olabilmesi için, raporunuz alıcısı tarafından sorulan sorulara cevaplar sağlamalı, dolayısıyla sunumunun tamamının öncelikli ilgisi olmalıdır; taslak hazırlama, yapı, ifade ve açılımı; giriş, geliştirme, sonuç.
- Argümanlarınızı, gözlemlerinizi ve önerilen çözümleri açıklayın.
Için forma girmek Microsoft Word'de, YouTube'daki bu 15 dakikalık dolambaçlı yol sizin için yararlı olmanın ötesinde olacaktır.