Kurumsallaşma denilince ilk akla gelen, patronların veya kurucuların işten ellerini çekmeleri ve işin tamamının profesyonel kişilere devredilmesi gibi yanlış bir anlayış gelebilir.Hayır, patron/kurucu işi asla bırakmamalıdır. Patron çalışanları ile birlikte çalışma ruhu oluşturabilmelidir. Şirket aile şirketi ise, aile bireyleri o iş için uygunluk gösteriyorsa, yetki ve sorumluluk alıp devredebiliyorsa şirketin içinde yer almalarında bir problem yoktur, hatta büyük faydası bulunmaktadır. Kurumsallaşma; yönetimin bir sisteme oturtulması ve aile bireyleri de dahil olmak üzere tüm çalışanların bu kurallar doğrultusunda yönetilmesidir. Oluşturulan sistemin tüm parçaları ve görevler çok iyi belirlenmelidir.
Tanımdan da anlaşılacağı gibi firmadaki tüm faaliyetlerin (üretim, finans, muhasebe, insan kaynakları, personel alımı, satış, satın alma vb.) birbiriyle koordinasyon içinde yürütülmesi için her aşamada yapılması gerekli kurallar belirlenmeli ve yazılı prosedüre oturtulmalıdır. Bu sistem ile işletmenin şahıslara bağlılığı önlenmiş olacaktır. Çünkü şahıslar o gün düşük moralli, hasta veya yorgun olabilirler, o zaman şirketin de keyfinin o gün kaçmasına ihtiyaç var mıdır?Patronların kurumsallaşma sürecinde işlerinin başında bulunmaları, kontrol etmeleri ve karar merci olmaları normaldir. Fakat şirketteki tüm bölümlerdeki faaliyetleri, bölümler arasındaki iş düzeni, personel alımındaki kriterler, hisse dağılımı, yönetimdeki yer alan yöneticilerin kriterleri, yönetim devir planı, şirketin hedefleri, misyon ve vizyonu yazılı olarak hazırlamaları gereklidir. Bu şekilde iş düzeni daha kolay sağlanarak, kişilere bağımlılık azalacaktır. Hazırlanan bu kurallar işletmenin kültürünü oluşturur. Burada önemli olan bu kuralların herkes için aynı uygulanması olacaktır.
Şirket büyüme kararı almış ve büyümenin getirdiği sıkıntıları yaşamaya başladığı zaman kurumsallaşmayı da düşünmelidir.Kurumsallaşmayı şirketlerde tek ve önceden belirli sabit kriterlere oturtmak doğru değildir. Çünkü kurumsallaşma şirketin içinde bulunduğu sektöre, yapısına, büyüklüğüne, özelliğine, kültürüne göre farklılık gösterecektir. İşte bunun için Kurumsallaşma Danışmanlığı hizmeti veren danışmanların işlevleri çok önemlidir. İçinde bulunulan duruma ve çalışılan işletmeye uygun olarak butik danışmanlık verilmesi, kurumsallaşmaya destek verme sürecinde çok önemlidir.
Kısaca “Kurumsallaşma = Şirketin (işin) kurumsallaşması + Ailenin kurumsallaşması + Şirkette Kuvvetler Ayrılığı” formülü ile ifade edilebilir. “Kişilerin keyfiyeti yerine, bir sistem kurmak” anlamına gelen kurumsallaşmanın neden önemli olduğu aşağıdaki maddelerde vurgulanmaktadır:
- Kurumsal refleksin yerleşmemiş olduğu durumlarda, can havliyle gösterilen tepkiler ve alışkanlıklar öne geçer.Sürdürebilirliği ve uygulamalardaki istikrarı güçlendirir
- Kurumsallaşma, “ortak aklı” tesis edecek “katılımcı yönetime” daha fazla ağırlık verir.
- Sahiplik ve yönetim erkleri birbirinden ayrıldığında,bir sistem kurmak gereklidir.
- Düşünüp de yapamadıklarımız, zaman bulup da ele alamadıklarımız, geciktirdiklerimiz ve aklımızdan geçirip de söyleyemediklerimiz kurumsallaşmada ele alınır.
- Patronların/Kurucuların günlük işleri sisteme bağlayarak, daha uzun vadeye odaklanabilmesine imkân tanır.
- Özellikle aile şirketlerinde ne “aile kalınabilmekte”, ne de “şirket olunabilmektedir”. İşte kurumsallaşma iş-şirket-aile ilişkilerinin sınırlarını düzenleyerek uyumlanma sağlayabilir.
Prof. Dr. Ünsal Sığrı