Bir müşteri toplantısı ayarladınız. Bir heyecan fırtınası esmeye başlar. Tam bir şeyler başardığınızı düşünüp sevineceğiniz anda bir bakarsınız ki henüz hiçbir şey hazırlanmamış. Fark ettiğiniz diğer bir şey ise bu toplantının şirketinizin geleceği için ne kadar önemli olduğudur. Bu durum ne kadar korkutucu görünse de işin iyi kısmı her şeyin sizin elinizde olmasıdır. Aşağıda başarılı bir web tasarımı toplantısı yapmak için bazı kritik püf noktalar yer almakta.
Web sitesi yapanlar işin büyük kısmında tek başınalardır, bu da insani bağlantıları unutmayı kolaylaştırır. Her profesyonel web tasarımcısı bu işin bir noktasında web sitesi yapmanın kod yazmaktan çok insanlarla muhatap olmaktan geçtiğini öğrenir. Müşteri içinse sizin doğru adres olup olmadığınız iki şeye bağlıdır: Güven ve verimli iletişim. Bu anlamda havadan sudan konuşmalar da, alın teri de, sinirli gülüşmeler de, reddedilme ihtimali de başarıya giden yolun bir kısmını oluşturur. İçe dönük insanlar beşeri ilişkilerde her zaman çok başarılı olamayabilir ama biraz hazırlık ve pratikle tüm müşteri toplantılarınızdan mutlu ve gururlu ayrılabilirsiniz.
Bir Strateji Oluşturun
Strateji denen şey özünde iki şeye yanıt verir. Nereye gidiyoruz ve gittiğimiz yere nasıl varacağız? Biraz araştırma yaptıktan sonra kendinize temel bir strateji oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bu sizin hedefinize ulaşmanız için sağlam bir başlangıç noktasıdır. Bunun için de müşterinizin geçmiş davranışlarını inceleyip onların stratejilerini anlayabileceğiniz bazı tekrar eden davranış biçimlerini görmeye çalışmaktır.
Sorun çözeceğiniz bazı eylemler bulmak önemlidir. Diyelim ki bir online tişört mağazasını yeniden tasarlamanız gerekiyor. SEO için sormanız gereken başlıca sorular şunlar olmalıdır:
1) Kullanıcılar en az hangi tişörtleri görüntülemiş?
2) İnsanlar neden bu tişörtlere bakmıyor?
3) Bu ürün için sayfa ziyaretini arttırmak için ne yapabiliriz?
Stratejinizin Öyküsünü Anlatın
Fikirlerimiz muhataplarımızın ruhuna ve aklına ne kadar hitap ederse o kadar kolay anlaşılır olur. Aklınızdakileri açık ve ilgi çekici bir şekilde aktaramazsanız karşınızdakiler de size yardımcı olamaz. Başarılı markaların çoğunun birçok öyküsü olduğu unutulmamalıdır.
Fikirlerimizi aktarırken elbette hamasi retorik seviyelerine çıkmamıza gerek yoktur. Mesela bir muhasebe şirketinin web sitesinin tasarımı gibi daha az yoğunluk gerektiren işlerde çok hararetli diyaloglar gereksizdir. Yine de başarıya gidecek bir yol haritası çizmek için her türlü müşteriyle girdiğiniz diyalogda ilgi çekici bir öyküsü olan stratejiler geliştirmek her zaman faydalıdır.
Bir stratejinizle ilgili öyküyü aktarırken şu tavsiyeleri aklınızda bulundurun:
– Strateji özünde biz kimiz, nereye gidiyoruz, gittiğimiz yere nasıl varacağız gibi sorulara verilen cevaplardır.
– Stratejinizin hangi ilgi çekici taraflarının anlatılması gerekiyor?
– Yarının öyküsünü satın. Strateji değişimin öyküsüdür. Ne değişecek? Neden değişecek? Sizin buradaki rolünüz nedir?
Müşteriniz Onu Nelerin Beklediğini Bilsin
Potansiyel müşterilerinizle temasa geçmeden önce açıkça tanımlanmış bir değer önermeniz olmalı. Bu esasen “Müşterilerimi neler bekliyor?” sorusunun cevabıdır. Müşteriniz sizin onun için ne yapabileceğinizi ve bunu nasıl yapacağınızı bilmelidir. İsterseniz hiçbir şey söylemeyip, yaptığınız işin konuşmasını tercih edebilirsiniz ama birazcık böbürlenmenin de zararı olmaz.
– Ne yapıyorsunuz? Rolünüzün ne olacağını, neleri yapmayacağınızı veya yapamayacağınızı açıkça ifade edin. Sürprizlerden kaçının!
– Hedefiniz nedir? Bu hedefe nasıl ulaşacaksınız?
– Yapacağınız işleri nasıl yapacağınıza dair somut örnekler verin. Müşterinizin sosyal ağını mı güçlendireceksiniz? Bazı değerleri mi vurgulayacaksınız? Hedefler mi belirleyeceksiniz?
– İşin ucunda parasal olarak ne var? Bu noktada ölçümler ve çizelgeler yardımınıza koşacak.
– Deneyimlerinizden örnekler verin. Vaka çalışmalarıyla, linklerle, görsel desteklerle, canlı sunumlarla veya uzmanlığınızı gösterecek herhangi bir şeyle kendinizi gösterin.
Başarılı Bir Müşteri Toplantısı İçin Nasıl Hazırlık Yapmalı?
Yapacağınız şey istediği kadar gayrı resmi bir toplantı olsun, toplantı toplantıdır. Hazırlıklı olursanız toplantı esnasında teklemezsiniz ve yönünüzü daima bilirsiniz. Bu karşınızdaki müstakbel müşterinize de güven aşılar ve karar almaktan korkmadığınızı ona gösterir.
E-Posta Yoluyla Hatırlatma Gönderin
Müşterinize e-posta yoluyla toplantı ile ilgili tüm bilgilerin yer aldığı bir hatırlatma gönderin. İsterseniz bu hatırlatmaları otomatikleştirebilirsiniz de. Müşteri toplantısı için üç ayrı hatırlatma göndermek mümkün.
– Toplantı tarihinin belirlenmesinden hemen sonra
– Toplantıdan bir hafta önce
– Toplantıdan önceki gün
Telefon Vasıtasıyla Hatırlatma Gönderin
Toplantıdan 72 ila 24 saat önce müşterinizi telefonla arayıp hatırlatma yapabilirsiniz. Otomatik telefon aramaları daha profesyonel bir izlenim uyandırabilir.
Önceden Araştırmanızı Yapın
Mümkün olan en iyi işi çıkartmak için müşterinizin işletmesiyle ilgili fikrinizin olması gerekir. Bu işletmenin hedefleri nelerdir? Geçmişte ne gibi stratejiler kullanmışlardır? Aşağıdaki konularla ilgili biraz araştırma yapın:
– Faaliyet Alanı: Müşterinizin iş yaptığı faaliyet alanı hakkında bilgi edinin. Örneğin, birinin bir sivil toplum kuruluşunun web sitesini yapmasına yardım ediyorsanız, sivil toplum kuruluşlarıyla ilgili bilgi edinebilirsiniz.
– Müşteri: Muhatabınız olan kişi veya kişiler hakkında bilgi edinmeye vakit ayırmalısınız. Bir kişinin kendine özgü tarzı ve iş yapma biçimleri hakkında önceden bilgi edinmek kendi rolünüz hakkında da iyi bir fikir edinmenizi sağlar.
– Arkaplan Bilgisi: Eğer kurumsal bir şirketle çalışıyorsanız, bu şirketin hedef tanımını inceleyin. Bu sayede potansiyel müşterinizin temel değerlerini ve şirketinin amacını öğrenme fırsatını yakalarsınız.
Toplantı Gündemini Önceden Hazırlayın
Bu toplantıyı kolaylaştırmak sizin göreviniz. Her şeyi kelimesi kelimesine planlamanıza gerek yok ama konuşmak istediğiniz şeyleri konu başlıkları halinde önceden hazırlamak da faydalı olabilir.
– Bolca soru hazırlayın. Olabildiğince fazla bilgi edinmeye çalışın.
– İlgili konu başlıklarını hazırda bulundurun. Üzerinden geçilmesi gereken bazı hususlar varsa mutlaka geçin.
– Önemli sorulara cevaplar alın. Stratejinizle ilgili gerekli bilgileri almaya bakın.
– Görsel taslaklar ve çerçeveler kullanın. Bu yöntemler toplu etkinliklerde çok işe yarar.
– Prototipler ve promosyon ürünler her zaman işe yarar. İnsanlara işinizle ilgili somut bir şeyler sunmak önemlidir.
Bir müşteri toplantısı kabaca şu aşamalardan oluşur:
1) Giriş ve havadan sudan sohbet – 10 dakika
2) Faaliyet alanı hakkında fikir alışverişi – 7 dakika
3) Benzer sitelerle ilgili örnek çalışmaların gösterilmesi – 10 dakika
4) İçerik envanterinin sunumu ve geri bildirim alınması – 10 dakika
5) Görsel taslak örneklerinin gösterilmesi ve geri bildirim alınması – 30 dakika
6) Temel SEO hizmetleri ve diğer pazarlama hizmetleri hakkında konuşma ve geri bildirim alma – 10 dakika
7) Bütün bu süreç boyunca bir sürü soru sorma.
Özetle
Web tasarımı hakkındaki en iyi şeylerden biri sürekli olarak yeni beceriler edinmek ve bunları uygulamaktır. Diğer her şey gibi, insani becerilerinizi hayata geçirmek başlangıçta göz korkutabilir ama bu işi bir kere kaptıktan sonra semeresini uzun süre alırsınız. Müşteri toplantısı konusu da bu şekilde deneyim kazanılacak ve başarıya ulaşılacak bir şeydir. Tabii bunun için tutkulu ve ısrarlı bir çalışma sürecinden geçmek gerektiği unutulmamalıdır.