Önceleri e-dönüşüm kavramına mesafeli duran işletmeler dahil pek çok KOBİ, bugün e-belgeye geçiş için en kolay başvuru yolları ile bir hayli meşgul olmaya başladı. Matbu fatura kesme, kaşeleme, yazdırma, kargolama gibi uzayıp giden işlemler silsilesi yerini kolay ve hızlı e-çözümlere dayalı yeni alışkanlıklara bıraktı. Nitekim bu süreçte akıllardaki sorulardan biri de, e-arşiv fatura görüntüleme üzerine oldu.
e-Arşiv fatura görüntüleme nasıl yapılır?
e Arşiv görüntüleme, elektronik ortamda düzenlenen belgenin sorgulanması ve sorgulama işlemi sonucunda belgeye ulaşımı anlamına gelir.
Bildiğiniz üzere, e-fatura kullanmaya başlayan firmalar kağıt fatura düzenleyemez. Bir başka deyişle, eğer siz ve fatura keseceğiniz firma e-fatura kullanıcısı ise kağıt fatura değil, e-fatura düzenlemeniz gerekir. Şayet siz e-fatura kullanıcısı olduğunuz halde karşı taraf henüz e-faturaya geçiş yapmamış ise düzenleyeceğiniz fatura, e-arşiv faturadır.
Düzenlediğiniz e-arşiv faturanın takibini yaparak elektronik ortama aktarılan belgenizi görüntülemek istediğinizde bunu e-Arşiv Fatura Görüntüleme Programı sayesinde gerçekleştirebilirsiniz.
GİB üzerinden e-Arşiv Fatura Görüntüleme Programı ile işlem yapabilmek için,
- GİB’in ana sayfasının alt bölümünde yer alan “e-Fatura Görüntüleyici” başlığına tıklayın. Bu noktada programın Java 1.8 101 ve üstü sürümle çalıştığını hatırlatalım.
- “e-Fatura Görüntüleyici” başlığına tıkladığınızda bilgisayarına .jnlp formatında dosyanın indiğini göreceksiniz. Bu dosyayı açarak bilgisayarınızda bulunan e-Fatura XML'i açın. Dosyanın .xml uzantılı olmasına dikkat edelim.
- e-Fatura açıldıktan sonra “Doğrula” butonuna tıklayın. Burada iki senaryo karşınıza çıkacaktır.
- Bunlardan ilki “Mali Mühür Doğrulandı!” ibaresidir. Eğer karşınıza bu yazı çıktıysa, fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmamış demektir. “Sertifika Bilgileri” bölümünde ise e-imza/mali mühür sertifika ile ilgili bilgiler yer alır.
- İkinci senaryo olan “Mali Mühür Geçersiz!” ibaresi varsa bu, fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapıldığı ve e-faturanın geçersiz sayıldığı anlamına gelir. Bunun nedeni, ilk imzalama işleminde yanlış bir işlem yapılmış ve fatura doğru şekilde imzalanamamış olmasıdır.
e-Arşiv görüntülemek için e-arşiv kestiğiniz portaldan tarihi seçerek indir butonuna tıklayınız ve masaüstüne indiriniz. İndirmiş olduğunuz dosya .zip formatındadır.
Zip dosyasındaki belgelere erişebilmek için “Dosyaları çıkar” komutu verdiğinizde klasörde “html” ve “xml” olarak iki farklı dosya yer almaktadır.
e-Arşiv görüntüleme programının üst menüsündeki ilk başlık olan “Aç” butonuna tıklayarak masaüstüne indirdiğiniz “xml” belgesini seçiniz ve e-arşiv faturanızı görüntüleyiniz. Faturanızı yazdırmak isterseniz de yine menüden “Yazdır” butonuna tıklayarak faturanızı yazdırabilirsiniz.
e-Arşiv görüntüleme programının avantajları
e-Arşiv görüntüleme programının işletmeniz için temel pek çok avantajı vardır. Bunlardan birkaçı şöyle:
- Faturalarınızın kontrol ve takibini düzenli bir şekilde yapmanızı sağlar.
- Faturanızda herhangi bir hata veya eksik bilginin olup olmadığına dair bilgi edinmenizi sağlar.
- Fiziki fatura saklama derdinden kurtulur, faturalarınızın dijital ortamda arşivlersiniz.
- Kağıt faturadaki kargolama işlemleri ile vakit kaybetmeden faturanızı anında müşteriniz ile paylaşırsınız.
e-Arşiv fatura görüntüleme programı Paraşüt!
Paraşüt hesabınızdan e-arşiv faturalarınızı görüntülemenizin kolay bir yolu var. Sadece birkaç adımda görüntülemek istediğiniz e-arşiv faturanızı seçebilir ve müşterinizle anında paylaşabilirsiniz. Bunun için,
- Paraşüt hesabınıza giriş yapınız ve sol tarafta yer alan menüden Satışlar > Faturalar sekmesine gidiniz.
- Sayfanın üst kısmında bulunan “Filtrele” butonunun yanındaki ok işaretine tıklayarak altta çıkan seçeneklerden “Yazdırılma/e-Fatura Durumu”nu seçiniz.
- Yazdırılma/e-Fatura Durumu olarak “Yazdırılmış”, “Yazdırılmamış/Gönderilmemiş”, “e-Fatura Gönderilmiş” ve “e-Arşiv Resmileştirilmiş” seçenekleri yer alır. e-Arşiv faturalarınızı görüntülemek için “e-Arşiv Resmileştirilmiş” kutucuğunu işaretlemeniz yeterli olacaktır.
e-Fatura ve e-arşiv fatura kesmenin ve görüntüleyebilmenin en kolay ve hızlı yolu Paraşüt’te! Siz de hemen deneme hesabı oluşturarak uygulamamızı 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Üstelik kredi kartı bilgileri bile gerek duymadan!