E-Fatura Uygulamasında Güncel Sorunlar Ve Çözüm Önerileri
April 1, 2015
Uğur DOĞAN*, Yalçın TERCAN**, İlknur GÜR NALÇACI***
Vergi Sorunları Dergisi
ÖZ
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 5766 Sayılı Kanunun 17 nci maddesi ile değişen mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile elektronik defter, belge ve kayıtlar ve bu kayıtlarda kullanılacak elektronik imza ile ilgili usul ve esas belirlemeye yetkili kılınan Maliye Bakanlığı’nın bu yetkiye dayanarak ilk düzenlemelerini yaptığı belgelerden biri “Elektronik Fatura”dır. e-Fatura uygulaması ile birlikte birçok yeni kavram da ticari hayatta kullanılmaya başlanmıştır. 2010 yılında 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile düzenlenen e-fatura, 2012 yılında yayımlanan 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile bazı sektörlere ve belli ciro büyüklüğünün üzerindeki mükellef gruplarına getirdiği zorunluluklar ile son zamanların en önemli gündem konularından birisi olmuştur. Bu makalede e-fatura uygulaması ile birlikte ticari hayatta kullanılmaya başlayan yeni kavramlar açıklanmış olup, uygulamanın hangi yenilikleri ve değişiklikleri beraberinde getirdiği hususlar çözüm önerileri ile birlikte etraflıca ele alınmıştır.
GİRİŞ
Türkiye’de e-fatura uygulaması ile ilgili ilk düzenlemeler 05.03.2010 tarihinde yayımlanan 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile yapılmıştır. Tebliğe göre e-faturadan sadece tüzel kişiler yararlanabilmekte ve e-fatura değişimi kağıt fatura yanında alternatif bir yöntem olarak kabul edilmekte idi. Uygulamadan yararlanmada ise entegrasyon ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal sistemi olmak üzere iki yöntem belirlenmişti. Uygulamanın bu şartlar altındaki kullanıcı sayısı 2013 yılının sonuna kadar yaklaşık 50 firma ile sınırlı kalmış ve kapsam genişleyememiştir.
14/12/2012 tarihinde yayımlanan 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği1 ile günün koşullarına uygun ve Dünya ile daha entegre olabilecek yeni ve esaslı düzenlemeler yapılmak suretiyle e-faturanın yaygınlaştırılması sağlanmıştır. Tebliğ ile kayıt dışı ekonomi ile mücadele kapsamında belli sektörler2 ve onlardan mal alan belli brüt satışın üstündeki işletmeler zorunlu olarak uygulamaya dahil edilmişlerdir. Tebliğ ile ayrıca Özel Entegratör ve Saklama Hizmeti Verme İzni Alan Kurumların da e-fatura uygulamasının önemli birer aktörü olmalarının yolu açılmış ve böylece Dünya’da e-faturada yaygın olarak kullanılan “e-Fatura Servis Sağlayıcılığı”, Türkiye’de “Özel Entegratör” ismiyle e-fatura uygulamasının bir parçası olmuştur.
e-Fatura disiplinler arası yeni bir uygulamadır. e-Faturaya sadece mali bir uygulama gözüyle bakmak ve değerlendirmek doğru değildir. e-Faturada bir tarafta işletmelerin muhasebe birimleri bulunmakla birlikte diğer taraflarda en az muhasebe birimleri kadar, hatta çoğu zaman ondan daha önemli olarak lojistik, finans, satış, denetim ve en önemlisi bilgi işlem birimleri yer almaktadır.
Bu çerçevede e-fatura hem oluşturma süreci hem de bir işletmede ilişkili olduğu diğer birimler dolayısıyla yeni kavramları da beraberinde getirmiştir. Yazının bundan sonraki bölümünde bu yeni kavramlara yer verilmiş ve daha sonraki bölümünde ise e-fatura uygulamasından kaynaklı güncel sorunlar ve çözüm önerileri ele alınmıştır.
1. E-FATURADA TEMEL KAVRAMLAR
Öncelikle e-fatura uygulamasının işleyişine kısaca bir göz atalım:
Diyagram: e-Fatura İşleyişi
Diyagramdan da görüldüğü üzere UBL-TR formatında oluşturulup mali mühür/elektronik imza ile onaylandıktan sonra zarf içerisine konulan e-fatura, Başkanlık Merkezi Platformu üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir. Faturalaşma için gönderici ve alıcının her ikisinin de birlikte e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinde yer almaları gerekmektedir. Sistemden GİB Portal/özel entegrasyon/entegrasyon/ yöntemlerinden biriyle faydalanan satıcı ticari fatura/temel fatura senaryosuna göre alıcıya bir zarf içerisinde e-fatura göndermektedir. Gönderilen zarf ile ilgili her aşamadaki durum sistem yanıtları ile takip edilir. Ticari fatura senaryosuna göre gelen e-faturaya alıcının posta kutusu kabul veya red uygulama yanıtı ile dönüş yapar. Yanıtların taraflara ulaşması ile birlikte e-fatura süreci tamamlanmış olur. e-Faturalar, mükellefin kendi bilgi işlem sisteminin dışında Başkanlık’tan izin almış saklamacı kuruluşlar nezdinde de saklanabilir.
Bu kısa açıklamadan da anlaşılacağı üzere e-fatura ile birlikte, kâğıt faturalaşma süreçlerinde kullanılan kavramlardan farklı kavramlar kullanılmaya başlanmıştır. Ticari hayatta hali hazırda kullanılan ve önümüzdeki dönemlerde kamu ve özel sektör denetçileri tarafından yapılacak olan denetim süreçlerinde de bu kavramlar kullanılarak süreç kontrolleri e-fatura uygulamasına uygun bir şekilde gerçekleştirilecektir.
Şimdi e-fatura sürecinin daha iyi anlaşılması için bahsi geçen kavramları kısaca açıklayalım:
1.1 e-Fatura
e-Fatura format ve standardı GİB tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletimin merkezi bir platform (GİB) üzerinde gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.3
1.2 e-Fatura Uygulaması
e-Fatura Uygulaması elektronik belge olarak düzenlenen faturaların tarafları arasında dolaşımı ile ilgili oluşturma, gönderme ve alma zamanı gibi önemli kayıtların tarafsız bir biçimde tutulmasını sağlamak ve elektronik belge olarak oluşturulmuş herhangi bir belgenin sıhhatinden (format ve standartlara uygunluk, göndericinin kimliği ve doğruluğu, elektronik belgenin geçerliliği ve içeriğinin bütünlüğü) emin olmak amacı ile Gelir İdaresi tarafından oluşturulan uygulamanın genel adıdır.4
1.3 Mali Mühür ve e-İmza
e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği mali mühürle ve 5070 sayılı Kanunla5 getirilen nitelikli elektronik sertifika (NES) ile garanti altına alınmaktadır. Mali mühür6, NES ile aynı teknik alt yapıya sahip olmakla birlikte; NES bir kişiyi temsil ederken mali mühür kurumu temsil etmektedir. Kurumu temsil etmesinden dolayı kurum yetkilisinin değişmesi durumunda mali mühür değişimine gerek bulunmamaktadır. Genellikle 3 sene geçerliliği olan mali mühürlerin geçerlilik süresi dolduğunda ya da kurum ünvanı değiştiğinde Başkanlığa durum bildirilip TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezine7 internet üzerinden başvuru yapılarak yenisi temin edilmelidir.
1.4 Türkiye e-Fatura Formatı: UBL-TR
Türkiye’de kullanılan e-fatura formatı, UBL standardının Türkiye’deki işletme ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş ve OASIS tarafından onaylanmış hali olan UBL-TR’dir.
UBL (Universal Business Language-Evrensel İş Dili), OASIS8 tarafından geliştirilen ve iş dünyasının evrensel ölçekte birlikte iş yapabilirlik, yasal denetlenebilirlik ve kayıtların yönetilebilirlik ihtiyacını gidermek amacı ile UN/CEFACT9 tarafından geliştirilen standartlar dikkate alınarak oluşturulan XML10 tabanlı elektronik iş dokümanı formatıdır.
1.5 Fatura Senaryoları
e-Fatura gönderim ve alımında alıcı tarafın iradesinin söz konusu olması durumuna göre fatura gönderim senaryoları ikiye ayrılmaktadır. Bunlardan biri ”Temel Fatura Senaryosu”, diğeri ise “Ticari Fatura Senaryosu” dur. Her iki senaryoya göre düzenlenen faturalar hukuki olarak aynı nitelikte olmakla birlikte sistem üzerinden itiraz yönteminin mümkün olup olmamasına göre birbirinden ayrışmaktadırlar. Taraflar arasındaki anlaşmaya göre hangi fatura senaryosuna göre faturalaşma yapılacağı belirlenebilir.11
1.5.1. Ticari Fatura Senaryosu: e-Fatura gönderiminde karşılıklı anlaşma yapılması ile alıcı tarafın gelen faturaya “kabul/red/iade” cevabını (uygulama yanıtını) gönderebildiği e-fatura senaryosudur. Böylece e-faturaların sistem üzerinden reddi mümkündür.
1.5.2. Temel Fatura Senaryosu: e-Fatura düzenleme ve gönderme sürecine yönelik tasarlanan e-fatura senaryosudur. Burada alıcının faturayı kabul veya red işlemi sistem üzerinden yapılamamaktadır. Temel fatura senaryosuna göre gelen e-faturaya itiraz edilmek istendiğinde harici yollar kullanılması gerekmektedir.
1.6 Uygulama Yanıtı
Uygulama yanıtı, ticari fatura senaryosuna göre gönderilen bir e-faturanın kabul, red veya iade işlemlerinin yine uygulama içerisinde yapılmasını sağlayan UBL tabanlı elektronik bir belgedir. Temel fatura senaryosuna göre gönderilen faturanın uygulama yanıtı ile sistem içinden reddi mümkün değildir.
1.7 Sistem Yanıtı
Sistem yanıtı e-fatura uygulamasında kullanılan belgelerin (e-fatura ve uygulama yanıtı) sistemdeki durumlarını belirtmek amacıyla kullanılmaktadır. Uygulama içerisinde sistem yanıtları durum kodları olarak karşımıza çıkmaktadır.
1.8 e-Fatura Kayıtlı Kullanıcı Listesi
e-Fatura uygulamasından yararlanma izni alan ve Başkanlık İnternet adresinde12 yayımlanan e-fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin isim ve ünvanlarının yer aldığı liste, kayıtlı kullanıcılar listesi olarak adlandırılmaktadır. Sadece listede yer alan mükellefler aralarında e-fatura düzenleyebilirler. Bu listede yer alan mükelleflerin birbirlerine kâğıt ortamda gönderdikleri faturalar ise 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine göre yok hükmündedir.13
1.9 Faydalanma Yöntemleri
Uygulamadan faydalanmak için belli format ve standartlara göre elektronik veri değişiminin yapılması, bunun için de bazı teknik gerekliliklerin ve yeterliliklerin sağlanması gerekmektedir. Uygulamaya kayıtlı kullanıcılar uygulamadan aşağıdaki yöntemlerden biri ile faydalanabilirler.
1.9.1 Özel Entegrasyon Yöntemi: 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile 2013 yılında itibaren uygulamadan, yazılım ve donanım yönünden yeterli, gerekli sertifikasyonları sağlamış ve Başkanlıktan izin almış özel entegratörler aracılığıyla sistemden faydalanma yöntemi, özel entegrasyon yöntemi olarak adlandırılmaktadır. e-Fatura başvurusu yapılıp elektronik sertifika14 temin edildikten sonra Başkanlık İnternet adresinde15 yayımlanan özel entegratörlerden biri ile anlaşma yapılıp sistemden faydalanmaya başlanılabilir.
1.9.2 Entegrasyon Yöntemi: Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılardan, Başkanlık tarafından gerekli görülen testleri geçen, teknik açıdan yeterliliğe sahip mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerini Başkanlığa entegre ederek sistemi kullanmalarıdır. Entegrasyon yöntemi hem donanım hem de yazılım konusunda bilgi işlem sistemleri yeterli olan ve yatırım gerektirdiği için daha çok büyük ölçekli mükellefler tarafından tercih edilen bir yöntemdir.
1.9.3 e-Fatura Portalı : e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların, İnternet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından geliştirilen ara yüzü ifade etmektedir. 2010 yılında uygulamanın tanıtılması amacı ile geliştirilen e-Fatura Portalı faturalaşma hacmi büyük ve karmaşık olan mükelleflerin ihtiyaçlarına cevap vermemekle birlikte düşük faturalaşma hacmi olan mükellefler için temel ihtiyaçları karşılayabilmektedir.
1.10 Özel Entegratör
421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde ve ilgili kılavuzda16 tanımlanan özel entegratörler, müşterilerinden aldıkları fatura bilgilerini e-fatura formatına dönüştürüp Başkanlık üzerinden alıcısına ileten ve Başkanlık üzerinden gelen e-faturaları müşterilerine aktaran donanımsal ve yazılımsal yeterlilikleri konusunda istenen sertifikasyonları sağlamış kurumlardır.
1.11 Saklama Hizmeti Verme İzni Alan Kurum
397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde e-faturaların mükellefin kendi bilgi işlem sisteminde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde saklama yapılması hiçbir hüküm ifade etmemekte idi. 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine göre ise üçüncü kişiler nezdinde saklama hizmeti belli şartlar altında yasal olarak kabul edilebilir duruma gelmiştir. Üçüncü bir taraftan saklama hizmeti alınabilmesi için hizmet alınacak kurumun Başkanlıktan Saklama Hizmeti Verme İzni alan ve Başkanlık internet adresinde17 yayımlanan kurumlardan olması gerekmektedir.
2. GÜNCEL SORUNLAR VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
01.04.2014 tarihinden itibaren kayıtlı kullanıcılar arasında zorunlu değişimi e-faturanın kullanım hacmini artırmış ve yeni bir süreç olmasından kaynaklı bazı belirsizlikleri de beraberinde getirmiştir. Bu bölümde son zamanlarda e-fatura uygulamasında en çok karşılaşılan sorunlar, çözüm önerileri ile birlikte ele alınmıştır.
2.1 Sehven Kâğıt Fatura Alımı
VUK’ un 229 uncu maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmıştır. Elektronik fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahiptir. e-Faturanın işleyişi ve teknik özellikleri ise Başkanlıkça yayımlanan tebliğ ve kılavuzlarda belirlenmiştir.
421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğin 5 inci maddesinde; “Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.” ifadesinden yol çıkılarak sehven kâğıt fatura alımına ilişkin örnek durumlar çözüm önerileriyle birlikte aşağıda açıklanmıştır:
Örnek Durum: 01.01.2014 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan A ve B firmaları 05.02.2014 tarihinde aralarındaki ticari münasebetten ötürü kağıt fatura değişimi yapmışlardır.
Çözüm Önerisi: 433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğine göre kayıtlı kullanıcılar arasında e-fatura zorunlu değişimi 01.04.2014 tarihinden itibaren başlamıştır. Bu tarihe kadar taraflar aralarında isteğe bağlı olarak kâğıt ya da elektronik fatura değişimi yapabilirler. Gönderilen kağıt fatura bu durumda geçerli bir belgedir. 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğinde yer alan ifadeye göre aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.
Örnek Durum: 01.01.2014 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan A ve B firmaları arasında gerçekleşen ticari faaliyet sonucunda A Firması, 01.06.2014 tarihinde B Firmasına kâğıt fatura düzenlemiştir.
Çözüm Önerisi: 01.04.2014 tarihinden itibaren kayıtlı kullanıcılar arasında e-fatura değişimi zorunlu olup, düzenlenen kağıt faturalar yok hükmündedir. Kağıt fatura A ve B firmaları için geçersiz bir belgedir. Bu durumda yapılabilecek işlem, satıcıya durumun bildirilip ilgili döneme e-fatura kesmesini istemektir.
Örnek Durum: A firmasının 01.04.2014 tarihinde, C firmasının ise 01.02.2015 tarihinde kayıtlı kullanıcılar listesinde yer aldığını varsayalım. A firması C firmasına 05.02.2015 tarihinde kâğıt fatura düzenlemiştir.
Çözüm Önerisi: e-Fatura başvuru kılavuzunun18 7.bölümünde yer alan “Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir” düzenlemesine göre örnek durumda A firması 08.02.2015 tarihine kadar C firmasına kağıt fatura düzenleyebilmektedir. Ancak 09.02.2015 tarihinden itibaren düzenleyeceği kağıt faturalar yok hükmünde olacağından bu tarihten itibaren e-fatura düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır.
2.2 Sehven Elektronik Fatura Alımı
Sehven kağıt fatura alınması işleminde olduğu gibi şartlar sağlanmadığı halde gönderilen e-faturalar da geçersiz kabul edilmektedir19. Bu bilgiden yola çıkarak aşağıdaki örnek durumu ele alalım.
Örnek Durum: 01.01.2014 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan A firması, 01.07.2014 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan D firmasına geriye dönük olarak 20.06.2014 tarihine e-fatura düzenlemiştir.
Çözüm Önerisi: D firması 01.07.2014 tarihinden itibaren e-fatura kabul edecektir. Ancak sistemde faturaların geriye dönük düzenlenebildiği durumu göz önünde bulundurulduğunda 05.07.2014 tarihinde sisteme 20.06.2014 tarihli bir fatura gelebilir. Kayıtlı olunmayan bir tarihe gelen e-fatura da yok hükmünde sayılacaktır. Bu durumda A firması D firmasına ilgili döneme ait kağıt fatura kesmelidir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından KDV iade taleplerinin değerlendirilmesine ilişkin Ocak 2010’dan itibaren yeni bir iade sistemine geçilmiştir. Bu sistem KDV İadesi Risk Analiz Sistemi (KDVİRA) olarak isimlendirilmektedir. Bu Sistem ile ülkedeki bütün KDV iade talepleri çeşitli açılardan detaylı analizlere tabi tutulmakta ve sonuçlar iade talebinin yapıldığı günün gecesi tamamlanarak ilgili vergi dairelerine aktarılmaktadır.20 Bu kapsamda mükellef iade talepleri yaklaşık 70 kriterle değerlendirilerek uygun görülmesi halinde KDV iade işlemi gerçekleştirilmektedir. Bu kriterlerden biri olan “GEK 17: e-Fatura Uygulaması Kapsamındaki Mükelleflerin Fatura Bilgileri Kontrolü” segmenti ile kayıtlı kullanıcılar arasında kağıt fatura değişimi yapılıp yapılmadığı kontrol edilmektedir.
Örnek Durum: A ve B firmaları 01.01.2014 tarihinden itibaren kayıtlı kullanıcı listesinde yer almalarına rağmen 05.04.2014 tarihinde A firması yaptığı bir satış için B firmasına 12.000 TL’lik bir kağıt fatura düzenlemiştir. B firması ise bu fatura bilgilerini indirim listesine kaydetmiştir.
Çözüm Önerisi: KDV Uygulama Genel Tebliği’ne göre bu liste elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmekte; Başkanlık otomasyon sistemince listeler üzerinde yapılan analiz sonuçları vergi dairelerine rapor edilmektedir. 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği uyarınca 01.04.2014 tarihinden itibaren kayıtlı kullanıcıların birbirine kestiği kağıt faturaların geçersiz olduğu bilgisi, sistem kayıt ve fatura tarihlerini dikkate alarak sonuçlar üreten GEK 17 segmentinden dolayı B firması hata alacak ve ilgili fatura e-fatura uygulamasına göre alınmadığı sürece kağıt faturaya göre iade işlemi gerçekleşmeyecektir. İlgili mükellef söz konusu rapordaki eksiklikleri elektronik ortamda gidermesi ve vergi dairesince yapılacak olan diğer incelemelerin tamamlanması durumunda nakden veya mahsuben KDV iadesini alabilecektir.
2.4 KDV İadesi Talep Listelerine e-Fatura Bilgilerinin Kayıt Edilmesi
İnternet Vergi Dairesi adresindeki KDVİRA kılavuzunda21 KDV iadesine esas teşkil eden listelerin nasıl doldurulacağına dair açıklamalar yer almaktadır.
Kağıt faturada, fatura üzerindeki bilgiler kılavuzda belirtilen KDV listelerinin ilgili alanlarına aktarılmakladır. Faturanın üzerinde yer alan tarih, listede “Fatura Tarihi” alanına kaydedilir. Kağıt fatura üzerinde seri ve sıra numarasının ayrı ayrı yer alması sebebiyle KDV listelerine kaydedilirken bu bilgilere farklı alanlarda yer verilmektedir.
e-Fatura elektronik ortamda oluştuğu ve gönderildiği için sistemde birkaç farklı tarih bilgisi mevcuttur. e-Fatura, sistemde oluştuğu tarih, imzalandığı tarih ve üzerindeki tarih olmak üzere farklı tarih bilgilerini barındırmaktadır. KDV listelerine “Fatura Tarihi” kaydedilirken e-faturanın üzerindeki basılı tarih dikkate alınarak kayıt edilmedir. e-Fatura numarası alanındaki 16 karakterli numara, seri sıra numarası ayrımına gidilmeden “Faturanın Sıra No’su“ alanına arada boşluk bırakılmadan kaydedilmelidir. Genel olarak yapılan hata; e-fatura numarasında alfa numerik olan ilk 3 hane bazı mükelleflerce seri numarası olarak düşünülüp KDV listelerinde “Faturası Seri No.su” alanına, diğer 13 haneli numerik karakterler ise “Faturanın Sıra No’su” alanına yazılmasıdır. Bu şekilde girilen fatura bilgilerine istinaden KDVİRA sistemi tarafından hata mesajları alacaktır. e-Fatura bilgileri listelere kayıt edilirken özetle aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir;
- KDV listelerine fatura girişleri yapılırken kağıt fatura ve e-fatura ayrımına dikkat edilmelidir.-
- Kağıt fatura seri numarası farklı bir sütuna sıra no.su farklı bir sütuna girilir
- e-Fatura seri-sıra no ayrımı yoktur, “Faturanın Serisi” kolonunu BOŞ bırakılır
- “ Fatura Sıra No’su” kolonu 16 haneli olacak şekilde girilir.
Örnek bir durum ile indirim KDV listesine e-fatura bilgilerinin nasıl kayıt edildiğini inceleyelim:
Örnek Durum: 01.01.2014 tarihinde sistemde kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan A Dış Tic. Ltd.Şti., Y Ambalaj Ürünleri A.Ş. ve Z Kağıt Ltd.Şti.’nden 07.01.2015 tarihli faturalarını almıştır. Z firması sistemde kayıtlı kullanıcılar arasında yer aldığı için faturasını e-fatura olarak kesmiş, Y firması ise kayıtlı kullanıcılar listesinde olmasına rağmen A firmasına kağıt fatura göndermiştir. A firması gelen faturaları e-fatura ve kağıt fatura olmasını dikkate alarak “İndirilecek KDV” listesine Tablo’daki gibi kaydetmiştir.
Çözüm Önerisi: 1 sıra no.lu kayıt kağıt fatura bilgi girişine, 2 sıra no.lu kayıt e-fatura bilgi girişine, 3 sıra no.lu kayıt ise e-faturanın yanlış kaydedilmesine örnektir. 1 sıra no.lu kayıt kağıt faturanın kayıt edilişine örnek olmakla birlikte e-fatura olması gerektiği halde kağıt olarak gönderilen fatura olmasından kaynaklı olarak KDVİRA sisteminde hata alacaktır. 3 sıra no.lu kaydın hatalı bir kayıt olmasının sebebi ise e-fatura kayıt edilirken; ilk üç hanedeki alfa nümerik karakterler fatura seri numarası olarak, sonraki 13 hane ise fatura sıra numarası olarak kayıt edilmesidir. A firması iade listesine fatura bilgilerini bu şekilde kaydettiğinde KDVİRA sisteminden 1. ve 3. kayıt için hata alacaktır. e-Faturanın KDV listelerine kaydı sırasında fatura numarasının 16 karakterli olarak “Fatura Sıra No’su” alanına kaydedilmesine ve kayıtlı kullanıcıdan gelen faturanın kağıt fatura olmamasına dikkat edilmelidir.
2.5 Kayıtlı Kullanıcılar Arasında Perakende Satış Fişi Düzenlenmesi
Perakende satış vesikalarından olan perakende fişleri ile ilgili hususlar VUK‘ nun 233 ncü maddesinde düzenlenmiştir. e-Fatura kayıtlı kullanıcılar arasında perakende satış fişi düzenlenmesi durumundaki işleyiş örnek durum üzerinden verilmiştir.
Örnek Durum: A ve B firmaları e-fatura sisteminde kayıtlı kullanıcılardır. A’nın personeli iş seyahati sırasında B firmasından yaptığı 250 TL’lik alışverişi e-fatura yerine perakende satış fişi ile belgelendirmiş ve A firması bu belgeyi indirim konusu yapmıştır. Düzenlenen perakende satış fişi geçerli midir?
Çözüm Önerisi: 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği sadece fatura ile ilgili düzenlemeleri içermekte olup perakende satış vesikaları e-fatura kapsamında değerlendirilmemektedir. Bu kapsamda düzenlenecek belgenin fatura olması durumunda kayıtlı kullanıcılar arasında e- fatura düzenlenmesi zorunluluğu bulunmaktadır. Perakende satış fişi mevzuatta belirtilen üst sınıra kadar alıcı ve satıcı arasında kayıtlı kullanıcı olsalar dahi düzenlenebilmektedir.22
2.6 Elektronik Olarak İrsaliyeli Fatura Düzenlenmesi Durumu
211 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği’ne göre mükellefler, fatura ve sevk irsaliyesini ayrı belgeler olarak değil, “İrsaliyeli Fatura” adı altında tek belge olarak düzenleyebilmektedirler.
Örnek Durum: e-Fatura kapsamında irsaliyeli fatura düzenlenebilir mi?
Çözüm Önerisi: 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile e-fatura ile ilgili düzenlemeleri içermekte ve yayımlanan kılavuzlarda belirtilen fatura türleri arasında “İrsaliyeli Fatura” bulunmamaktadır. e-Fatura kapsamında elektronik olarak irsaliyeli fatura düzenlenemez.
433 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği‘nin 15 inci maddesine göre e-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine kullanılabilmektedir. Kağıt çıktının irsaliye yerine kullanılabilmesi için e-faturanın satış anında düzenlenmesi, fatura üzerinde ”İrsaliye Yerine Geçer “ ifadesine yer verilmesi, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak fatura üzerinde gösterilmesi ve kağıt çıktının yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu şartları taşıyan e-faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine kullanılabilecektir.
2.7 e-Fatura Red ve İtiraz Durumları
Uygulama yanıtı ticari fatura senaryosuna göre e-faturanın kabul, red ve iade işlemlerinin yine uygulama içerisinde yapılmasının sağlanması amacıyla kullanılması öngörülen bir belgedir.23
Örnek Durum: 05.01.2015 tarihinde A firmasının B firmasına ticari fatura senaryosuna göre göndermiş olduğu e-fatura üzerinde A firması yanlış bir hesaplama yaptığını fark etmiş ve gönderdiği faturayı iptal etmek istemiştir.
Çözüm Önerisi: e-Fatura uygulaması üzerinden alıcısına ulaşan e-faturanın, satıcı/gönderici tarafından iptal edilmesi mümkün değildir. Bu durumda faturaya alıcısı tarafından red uygulama yanıtı dönülmesi sağlanmalıdır. Alıcı red uygulama yanıtını döndükten sonra satıcı yeniden e-fatura düzenleyip gönderebilecektir. e-Faturalar ve uygulama yanıtları birlikte muhafaza edilmelidir.
Örnek Durum: 15.01.2015 tarihinde A firmasından B firmasına ticari fatura senaryosuna göre gönderilen faturaya B firması 25.01.2015 tarihinde red uygulama yanıtı göndermiştir.
Çözüm Önerisi: Uygulama yanıtı süresi konusunda kılavuzlarda24 yapılan güncellemelere göre ticari fatura senaryosuna göre gelen e-faturalara 8 gün içinde uygulama yanıtı dönülecek ve 8 günden sonra gelen uygulama yanıtları kabul edilmeyecektir. Düzenlemeye göre 15.01.2015 tarihine kadar entegratör ve özel entegratör firmaların sistemlerini güncellemiş olmaları gerekmektedir. Portal kullanıcılarının düzenlediği ve aldığı e-faturalar için uygulanmaya başlayan süreç kılavuz güncellemesi ile birlikte diğer yöntemlerle sistemden faydalanan kullanıcılar için de geçerli olmuştur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunun25 23 üncü maddesinde fatura ile ilgili itiraz sürelerine yer verilmiş ve 8 gün içinde itiraz edilmeyen faturanın kabul edilmiş sayılacağı hususu dayanak gösterilerek, e-fatura için bu şekilde bir düzenleme yapılmıştır.
Yukarıda bahsedilen örnekte fatura gönderim süresi ile uygulama yanıtı gönderme süresi arasındaki 10 günlük süre kılavuzlarda belirtilen 8 günlük süreyi aştığı için A firması, B firmasının gönderdiği red uygulama yanıtını işleme almayacaktır.
Uygulama yanıtı ticari fatura senaryosuna göre gelen faturalar için alıcının cevabı niteliğinde bir belgedir. Yanlış gelen temel faturalar için nasıl bir işleyişin söz konusu olduğunu ise aşağıdaki örnek durum üzerinden açıklayalım.
Örnek Durum: Satıcıdan alıcıya temel fatura senaryosuna göre gönderilen e-fatura için ticari fatura senaryosundaki gibi sistem üzerinden red uygulama yanıtı gönderilmiştir.
Çözüm Önerisi: Uygulama yanıtı sadece ticari fatura senaryosuna göre gelen faturalara dönülebilmektedir. Temel faturaya itiraz edilmek istendiğinde ise harici yollar (Kayıtlı Elektronik Posta-KEP, noter, vs.) kullanılmalıdır. Harici kanallar üzerinden faturaya itiraz gerçekleştikten sonra itiraz edilen e-fatura ve itiraz belgesi alıcı ve satıcı tarafında muhafaza edilmelidir.
2.8 Faturaların Portalda Saklanma Süresi
Başkanlık İnternet adresinde 26.09.2014 tarihinde yayımlanan duyuruya26 göre Portal üzerinde kayıtlı bulunan 6 aydan önceki tarihli faturaların ve uygulama yanıtlarının (kabul-red cevapları) 15.10.2014 tarihi itibariyle portalden silineceği bildirilmiştir. Portaldeki faturaların ve uygulama yanıtlarının portal kullanıcıları tarafından bilgisayarlarına indirilip elektronik ortamda saklanması gerekmekte olup bu konudaki yükümlülük mükelleflere aittir. Buradan da anlaşılacağı üzere portalda e-faturaların uzun süre muhafazası söz konusu değildir.
Mükellefler portal arşivindeki faturalarını ve uygulama yanıtlarını sistemlerine indirip saklayabilecekleri gibi Başkanlık’tan Saklama Hizmeti Verme İzni almış mükellefler nezdinde de fatura ve uygulama yanıtlarını arşivleyebilirler.
Elektronik imza ve mali mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle düzenlenen ve alınan e-faturalar, üzerinde mali mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde Başkanlığın belirlediği format ve standartta, kanuni süreler dâhilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda veya saklamacı kuruluşlar nezdinde muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edilmelidir.
2.9 e-Fatura Numarası ve Dönem İlişkisi
Bünyesinde düzenlendiği yıl bilgisini de içeren e-fatura numarasının özel hesap döneminde ve yıl değişimlerine göre durumuna ilişkin tereddütlü durumlar aşağıdaki gibidir:
Örnek Durum: Özel hesap döneminin başında e-fatura numarası 1’den mi başlamak zorundadır?
Çözüm Önerisi: e-Fatura numarası ilk üç hane alfa nümerik birim kod, sonraki 4 hane yıl, son dokuz hane de 1’den başlayarak müteselsil devam eden sayılardan oluşmaktadır.27 e-Fatura numarasının belirlenmesinde özel hesap dönemine göre bir ayrım yapılmamakta, numara belirlenmesinde faturanın üzerinde bulunan yıl esas alınmaktadır. Özel hesap döneminin başlangıcında e-fatura numarası 1’den başlamak yerine, sene başından itibaren kaldığı yerden devam etmelidir. Ancak özel hesap dönemi başında yeni birim kod tanımlandığında yeni tanımlanan birim koda ait müteselsil numara 1’den başlayabilir.
Örnek Durum: 2015 yılında geriye dönük olarak 2014 yılına e-fatura kesilmek istenmesi durumunda e-fatura numarasında yer alan yıl bilgisi ne olmalıdır?
Çözüm Önerisi: Özellikle Ocak aylarında sıkça karşılaşılabilecek bu durum için Başkanlık İnternet adresinde28 05.01.2015 tarihinde yayımlanan duyuruya göre, e-fatura numarası düzenlendiği yıl bilgisini içerecek şekilde oluşturulmalıdır. Eğer 2015 yılında 2014 tarihli geriye dönük bir e-fatura düzenlenecek ise fatura numarasında yer alan yıl bilgisi 2014 olmalıdır.
2.10 Nev’i Değişikliği
Mükellefler e-fatura uygulamasına vergi kimlik numaraları (VKN) ve ünvanları ile kayıt olmaktadırlar. e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer aldıktan sonra şirketin nev’i değiştirmesi durumu ise yeni ünvan ve VKN bilgisine göre kayıtların güncellenmesini gerektirmektedir. Bu konuda Başkanlıkça 03.04.2014 tarihinde yayımlanan duyuruda nev’i değişikliğine gidilmesi halinde 15 gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi ve yeni mali mühür için başvuru yapılması gerekliliği bildirilmiştir. Bu mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski VKN’ye ait ünvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir. Bu süreçte yeni ünvana dair bilgiye fatura üzerinde yer verilmesi gerekmektedir. Yeni ünvana ait mali mühür teslim alındığında ise eski ünvana ait kayıtlı kullanıcı hesapları kapatılıp yeni VKN ve ünvana ait yeni kayıtlı kullanıcı hesapları tanımlanacaktır.
Örnek Durum: A Ltd.Şti. 30/05/2014 tarihi itibariyle limited olan ünvanını anonim şirket olarak değiştirmiştir. Bu durumda e-Fatura sisteminde ne gibi değişiklik yapılmalıdır?
Çözüm Önerisi: 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurulmalıdır29. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski VKN’ ye ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir. Eski mali mühür kullanılarak imzalanmış e-faturalar üzerinde firmanın yeni ünvanına ilişkin bilgilere yer verilmesi gerekliliği unutulmamalıdır. Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirip, düzenleyecekleri e-faturalarda, yeni unvan ve VKN bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.30
Tasfiye hâline giren şirket, tasfiye sonuna kadar tüzel kişiliğini korur ve ticaret unvanının başına “Tasfiye Hâlinde” ibaresini ekleyerek ticari hayatına devam eder31.
Örnek Durum: 01.01.2014 tarihinde e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alan A Ltd.Şti. 21.11.2014 tarihinde tasfiye haline girmiştir. Kendi sistemini Başkanlığa entegre ederek kullanan firma hesabını kapattığını belirtip, ticari ilişki içinde olduğu firmalardan kağıt fatura düzenlemelerini talep etmektedir.
Çözüm Önerisi: Tasfiye halinde olan bir şirketin tüzel kişiliği sona ermiş değildir. Sadece ünvanı değişmiş ve başına “Tasfiye Halinde” ibaresi eklenmiştir. Burada iki husus söz konusudur:
1-Tüzel kişiliğin devam etmesi,
2-Ünvanın değişmesi.
Buna göre:
1-) Şirket tasfiye halinde olsa bile tüzel kişiliği devam ettiği için e-fatura mükellefiyeti de devam edecektir.32 Entegrasyon hesabının kapatılması durumunda otomatik olarak GİB portal hesabı açılacaktır. Böylece e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer almaya devam edecektir. Ticari ilişki içinde olan ve e-fatura düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler ise tasfiye halinde olan A firmasını kayıtlı kullanıcılar listesinde gördükleri sürece bu firmaya düzenleyecekleri ve bu firmadan alacakları faturaların e-fatura olmasına dikkat etmelidirler.
2-) Şirketin ünvanının değişmesi söz konusu olması, mali mühür değişimini de gerektirecektir. Şirket, başında “Tasfiye Halinde” ibaresinin yer aldığı yeni ünvanına göre mali mühür talebinde bulunacak ve tasfiye işlemi sonuçlanana kadar e-fatura uygulamasında yer almaya devam edecektir.
Tasfiye işlemi sonuçlandığında şirketin tüzel kişiliği sona erer. Bu durum Başkanlığa ekinde tasfiye kararı olan bir dilekçe bildirilir ve tasfiye olmuş şirket e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden çıkartılır.33
SONUÇ
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hayata geçirdiği en önemli e-devlet projelerinden birisi olan e-fatura uygulaması Mart 2010 tarihinde yayımlanan 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile ticari hayatta yerini almış ve 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile 2013 yılından itibaren belli sektör ve mükelleflere zorunluluk getirilmek suretiyle yaygınlaştırılmıştır.
e-Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olmakla birlikte elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanması dolayısıyla uygulama süreçlerinde doğal olarak bazı farklılıklar bulunmaktadır. Diğer taraftan yine kağıt faturadan farklı olarak e-faturada bir işletme bünyesinde sürece dahil olan işletme içi aktörler daha fazladır. Ayrıca ticari ve mali hayatta faturalaşma süreçlerinde e-fatura ile ilgili birlikte yeni bazı kavramlar da oluşmaktadır. Başta vergi mevzuatı olmak üzere ilgili mevzuatın bu yeni kavramlara göre yorumlanması, hem ticari süreçlerde hem de iç ve dış denetim süreçlerinde önem arz etmektedir. Yazıda bu temel kavramlara yer verilmek suretiyle kağıt fatura ve e-fatura süreçlerindeki farklılıklar vurgulanmaya çalışılmıştır.
e-Fatura ile ilgili düzenlemeler başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere ilgili genel tebliğler ve sirkülerlerle yapılmıştır. Ancak, uygulama süreçleri daha çok genel tebliğlerin atıfta bulunduğu e-fatura “kılavuzları” ile yapılmaktadır. Çünkü kılavuzlarda günün gelişen teknolojik koşullarına uygun değişiklikleri yapmak daha kolay ve hızlıdır. Bu çerçevede yazıda ele alınan konular daha çok ilgili e-fatura kılavuzlarına atıfta bulunarak yorumlanmıştır.
Öte yandan, yazının hazırlandığı tarihte GİB’nın web sitesinde yayımlanmış bulunan taslak e-fatura tebliğine34 göre e-faturanın kapsamı daha da genişletilmektedir. e-Fatura Uygulamasının usul ve esaslarında değişiklik ön görmeyen bu Tebliğ Taslağına göre, bundan sonraki süreçte cirosu 10 milyon TL’yi aşan bütün firmaların zorunlu olarak e-fatura (ve e-defter) uygulamasına dahil olmaları gerekmektedir. Bu durum e-fatura ile ilgili konuların önümüzdeki dönemlerde de tartışılmaya devam edeceğini göstermektedir.
KAYNAKÇA
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
211 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
60 Sıra Numaralı KDV Sirküleri
58 Sıra Numaralı VUK Sirküleri
Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura Uygulaması Kılavuzları
550 Soruda e-Fatura ve e-Defter (3. Baskı), Uğur DOĞAN, Seçkin Yayıncılık, Eylül 2013
KDV İadesi Risk Analiz Sistemi (KDVİRA), Uğur DOĞAN, Vergi Sorunları Dergisi, Eylül 2012
www.efatura.gov.tr
www.kamusm.gov.tr
www.oasis-open.org
https://intvd.gib.gov.tr
* Gelir İdaresi Eski Daire Başkanı
** Gelir İdaresi Eski Müdürü
*** Gelir İdaresi Eski Uzmanı
1 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete
2 Kapsama dahil olan sektörlerle ilgili bilgileri için bkz.http://www.gib.gov.tr/fileadmin/sirkuler/vuk/4760_OTV_III.pdf ve http://www.gib.gov.tr/fileadmin/sirkuler/vuk/5015_P.P.K_Madeni_Yag.pdf
3 550 Soruda e-Fatura ve e-Defter (3. Baskı), Uğur DOĞAN, Seçkin Yayıncılık, Eylül, 2013, s.49
4 397 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği, 05/03/2010 tarih ve 27512 sayılı Resmî Gazete.
5 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu Madde 3, 23/1/2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete.
6 397 Sıra No’lu Tebliğe göre mali mühür: “VUK kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-Fatura Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısıdır.” şeklinde tanımlanmıştır.
7 Detaylı bilgi için bkz. https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go
8 OASIS: Advancing Standart of Information Society
9 UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business- Birleşmiş Milletler Ticareti Kolaylaştırma Merkezi
10 XML: eXtensible Markup Language- Genişletilebilir İşaretleme Dili