Fuarlar pek çok firma için hayati düzeyde öneme sahip tanıtım etkinlikleridir. Bilhassa kurumsal düzeyde ürün ve hizmet satan firmaların, ürün ve hizmetlerini tanıtabilmek için doğrudan sektör temsilcilerine erişmeleri gerekir ki, bu noktada fuar dışında çok fazla alternatif bulunmaz. Fuarlara katılımın en etkili şekilde gerçekleşmesi için ise firmanın mutlaka en etkili biçimde sunum yapabilmek için koşulları mükemmel şekilde planlamış olması gerekir. Bunun için fuar hazırlıkları eksiksiz biçimde yapılmalı ve fuara tam hazırlıklı biçimde katılımın gerçekleşmesi gereklidir.
Pekiyi fuar hazırlıkları nasıl yapılır? Hangi aşamalar takip edilerek en hazır biçimde fuara katılmak mümkün olabilir. Sizin için maddeler halinde bu konuda bir bilgilendirme sayfası hazırladık.
İlginizi çekebilir: Fuar İçin Gerekli Malzemeler
Elbette bir fuara katılımın gerçekleşmesi için öncelikle katılım kararının verilmesi gerekir. Fuar sizin için gerekli midir? Bu fuar sizin ürün veya hizmet grubunuzla ilişkili midir? Fuarın yapıldığı lokasyon sizin için uygun mudur? Hedef kitlenize bu fuarda erişebilir misiniz? Gibi soruları cevaplayarak, detaylı biçimde analiz yaptıktan sonra katılım kararı almalısınız. Her fuar her firma için uygun olmadığı gibi verimli de değildir. Kimi fuarların katılımı, gereksiz maliyet olmaktan öteye geçmez ki bu durumda sn derece verimsiz bir sonuç elde edilmiş olunur. Bu nedenle fuar katılım kararını hassasiyetle almanız gerekir.
Katılacağını fuarı tespit ettikten sonra ikinci aşama, fuarı düzenleyen organizatör firmaya ulaşmaktır. Fuar merkezleri genellikle fuar düzenlemez. Bu fuarlar aracı organizatör firmalarca düzenlenir ve firmalar bu fuar alanlarını kiralayarak, katılımcı firmaların hizmetine sunar. Tabii fuarın tanıtımı ve katılımcıların organize edilmesi gibi süreçler de organizasyonu düzenleyen firmanın sorumluluğudur.
Bu firmalara ulaşarak katılımcı olmak istediğiniz belirtmeli ve size uygun alanı kiralamalısınız. Fuar organizasyon firması size fuar alanında mevcut alanları gösterir ki, bu noktada katılım başvuru yapmak için mümkün olduğunca erken harekete geçmekte fayda vardır. Zira fuar alanındaki kısımlar, ilk talep edene rezerve edilir ve firmanız için en uygun lokasyonu tercih etmeniz zorlaşabilir.
Yerinizi seçip, ödemenizi yaptıktan sonra, fuar katılımınız kesinleşecektir. Şimdi fuara katılımı planlama safhasına geçebilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Fuar Öncesi Yapılması Gerekenler
Fuar planlaması, fuar süresi içerisinde hangi ürün ve hizmetlerin ne şekilde tanıtımının yapılacağını planlayacağınız süreçtir. Esasında hazırlık sürecinin en kritik aşaması bu aşamadır. Fuara sürecinde etkili bir tanıtım yapmak, hedef kitlenize en doğru şekilde ulaşmak için stratejik planlama yaptığınız bu aşama, hayati düzeyde öneme sahiptir. Bundan sonraki planlama sürecinin tüm detayları bu aşamada belirlenecek ve buna uygun şekilde bir süreç temin edilecektir.
Fuarda nasıl bir tanıtım süreci takip edeceğinizi belirledikten sonra, bu uygulamayı en iyi şekilde gerçekleştirecek, konuya en hakim personeli görevlendirmeniz gereklidir. Fuarın önem seviyesine göre kimi etkinliklerde patronlar veya genel müdürler stand başında olabilmektedir. Bunun yanında, fuar tanıtımını daha etkili hale getirmek için hostes temini de yapabilirsiniz. Fuar bri sunum süreci olduğundan, perosnel temini diğer tüm aşamalar kadar önemlidir. Bu noktada seçilecek personelin eğitimi de gerekli olacaktır.
Fuara katılacak personelin, konu ile yakın ilgisi ve deneyimi olsa dahi, ayrıca eğitime tabi tutulması ve fuara özel yapılan planlama kapsamında bilgilendirilmesi gereklidir. Bunun yanında ürün veya hizmetle ilişkisi olmayan ve fuara özel sunum yapması amacıyla tedarik edilen personelin en detaylı eğitimi alması son derece önemlidir. Fuarda ziyaretçilerin sorularına tereddütsüz cevap vermek hayati öneme sahiptir.
Firmanın bulunduğu şehrin dışında gerçekleşecek fuarlar için personelin konaklama imkanlarının önceden temin edilmesi gerekir. Yeterince hareketli bir süreç olan fuar süresi zarfında personelin bu yönde bir mesai harcamaması için turizm şirketlerinden yardım alınabilir. Genellikle fuar alanlarının çevresinde konaklama tesisleri bulunduğundan, bu imkanlara ulaşmak zor olmayacaktır.
Fuarlarda ürünler hakkında bilgiler verecek dokümanların hazırlanması, tüm fuarlar için standarttır. Reklam ve promosyon araçları ile karıştırılmaması gereken bu süreç, satışa yönelik bir hazırlık süreci değil, ürün veya hizmetin teknik detaylarının ziyaretçiye aktarılacağı dokümanların hazırlandığı bir süreçtir. Ziyaretçi, işitsel ve görsel olarak sahip olduğu bilgiyi, daha sonra yeniden anımsamak ve tüm detaylara hakim olmak için bu dokümanlara ihtiyaç duyar.
Tanıtım esnasında ziyaretçilere görsel şovlar sunulabilir ve eğer gerekli görülür ise promosyon ürünleri verilebilir. Ürün veya hizmetle ilişkili, markanın akılda kalmasını sağlayan niteliklere sahip ürünler, müşteri bağlılığını sağlar ve marka bilinci oluşturur. Fuarların en önemli niteliği olan tanıtım için bu unsur son derece önemlidir. Bu aşamada elbette ürünün en iyi şekilde tanıtılması için tanıtım araçlarının hazırlanması gerekecektir.
Her firma katılacağı fuarlarla ilgili detaylı bir ön hazırlık yapmaya ihtiyaç duymaktadır. Zira firmaların ürün ve hizmetlerini tanıtması, reklamını yapması, yeni müşteriler edinmesi ve rakiplerine üstünlük sağlayabilmesi açısından fuarlar çok önemli organizasyonlardır. Bu nedenle, fuarın başarılı ve verimli geçmesi için firmaların fuar öncesinde birçok konuyla ilgili özel hazırlık çalışmaları yürütmesi gerekmektedir.
Bu bağlamda, yapılacak ilk iş, stand tasarımı olmaktadır. Standın, olabildiğince şık ve tasarlanması, ilgi çekici olması, dışarıdan bakıldığında firmanın ürün ve hizmetleri hakkında bilgi vermesi, insanların estetik duygusuna hitap etmesi çok önemlidir. Fuarın iç tasarımıyla ilgili de en az dış tasarım kadar hazırlık yapılmalıdır. Standlarda kullanılacak eşyalar, ziyaretçilere yapılacak ikramlar, onlara verilecek ufak hediyelikler vb birçok konu fuar öncesinde kapsamlı bir şekilde düşünülmeli ve gerekli hazırlıklar önceden yapılmalıdır.
Stand ile ilgili fiziksel ve görsel çalışmalar tamamlandıktan sonra sıra, stantta firmayı temsil edecek personellerin seçimine gelmektedir. Müşterilerle ve ziyaretçilerle iletişim kuracak personellerin firma ve firmanın sunduğu ürün ve hizmet hakkında, firmanın faaliyet gösterdiği sektör, bu sektör ile ilgili yerli ve yabancı pazarların durumu hakkında bilgi sahibi olması gerekmektedir.
Fuarlar ilgili yapılan hazırlıklarda bir diğer önemli konu ise, fuar katılımı hakkında hedef kitleye önceden ulaşmaktadır. Fuara katılacak firma, hem fuar duyurusunu hem de fuara katılacağı bilgisini önceden farklı platformlar aracılığıyla insanlara duyurmalıdır.
Tanıtımı yapılacak unsur bir ürün ise, bu ürünün en iyi örnekleri fuar katılımı için hazırlanmalı ve mümkünse yedekli biçimde fuara gönderilmelidir. Olası arıza ve hasar alma durumlarında fuarın kesintiye uğramaması için ürünlerin fazladan en azından bir örneğinin daha bulunması faydalı olacaktır. Çalışmayan veya hasarlı bir ürün ile tanıtım yapmak elbette mümkün değildir.
Eğer bir hizmet tanıtılıyor ise; bu durumda görsel materyalin en iyi şekilde temin edilmesi gerekir. Yukarıda bahsettiğimiz; dokümantasyon ve promosyon ürünleri ile birlikte mümkün ise video gösterileri ve slayt şovlar yapılarak hizmetler etkili biçimde tanıtılabilir.
Fuarlarda sergilenecek ürünlerin niteliklerine bağlı olarak uygun sevkiyat protokolü belirlenmeli ve tam zamanında teslimat gerçekleşmesi garanti altına alınmalıdır. Fuar alanına fuar başladıktan sonra yoğun bir sevkiyat gerçekleşmesi mümkün olmadığından, organizasyonun belirttiği süreler dahilinde ürünlerin sevkinin tamamlanmış olması ve stantların kullanılabilir olması gerekir. Bunun için deneyimli bir taşıma firması ile çalışmanız son derece önemlidir. Ayrıca, stantlarınızın zamanında kurulması için stant temini yapan firmayı da profesyonel ve deneyimli firmalar içerisinden seçmelisiniz.