Operasyonel mükemmellik bazı firmalarımızda sadece süreç yönetimi olarak algılanırken bazılarında stratejik plandan günlük işlerimize yansıtılmasına kadar olan tüm aşamalar olarak algılanıyor. Operasyonel mükemmelliğin mevcut durumda nerede olduğu da gelecekle ilgili planların ne olduğu da buradaki algımızla ilişkili.
Küresel olarak Operasyonel Mükemmellik konusunda neler olup bittiği ile ilgili bir anket(*) PEX (Process Excellence Network) tarafından yapıldı. Katılımcıların profili aşağıdaki gibi:
- %40’ı Kuzey Amerika, %27’si Avrupa, %11’i Asya, %9’u Latin Amerika, %7’si Avusturya/Yeni Zelanda ve %6’sı Ortadoğu bölgelerinden
- 839 profesyonel
Ankete katılanlardan sadece %24’ü Proses / Operasyonel Mükemmellikten, Proses İyileştirme Departmanı’nın sorumlu olduğunu söyledi. Bunu, %18 ile Üretim ve %16 ile ayrı ayrı her bir departmanın sorumluluğu takip ediyor.
Bu katılımcılardan alınan cevaplara göre anahtar bulgular:
- 2018-2019 yıllarında odaklanılacak 5 önemli alan, liderlik ve kültür, proses yeniden tasarımı, müşteri merkezli proses yönetimi, değişim yönetimi stratejisi, ve proses otomasyonu.
- Katılımcıların %44’ü gelecek 12 ayda veri analitiği ve iş zekası konularında yatırım yapmayı planlıyor.
- Katılımcıların sadece %22’si proses iyileştirme programlarının ilk ölçütünün maliyet azaltımı olduğunu söylüyor.
- Katılımcıların %41’i proses iyileştirmeyi üst seviye iş stratejileri ile ilişkilendirmenin, önümüzdeki yılın birincil operasyonel mükemmellik meydan okumalarından biri olduğundan bahsediyor.
- Katılımcıların %80’i 2018 Operasyonel Mükemmellik bütçesinde azalma görmeyi beklemiyorlar.
Operasyonel mükemmellikte dünyada bu işle uğraşan profesyonellerin mevcuttaki durumları ya da gelecekle planlamaları bizim de gelececeğimizi yönlendirmemiz için yol gösterici olabilir.
Yine PEX tarafından yapılan 2015 anketi ile 2017 anketi sonuçlarını Operasyonel Mükemmellik’e verilen önemi ve oluşturulan programı aaçısından karşılaştırırsak, kurumsal olarak yayılım olması %2’lik artışla %38’e ulaşıyor. 2017’de katılımcıların %8’i hiçbir proses / Operasyonel mükemmellik programı olmadığını söylüyor. Bu da 2015 ile karşılaştırdığımızda azalan bir trend anlamına geliyor.
Proses iyileştirmeleri, operasyonel mükemmellik kurum ajandasında yükseldikçe, kurumsal olarak yayılım yapan firmaların yüzdesi artarken hiçbir program uygulamayan firmaların oranı düşmeye devam edecektir.
Bizler de kurumsal olarak yayılımı sağlamak için, bugünden üst seviye iş stratejilerimizle iyileştirmelerimizi, mükemmellik yolundaki adımlarımızı ilişkilendirmeye başlamalıyız. Aksi takdirde rekabetçiliğimizi kaybedeceğiz.
(*) _ Kaynak : 2017 biennial PEX Network state of the industry process excellence survey
“Damlaya damlaya göl olur” sözüyle anlatılmak istenen her ne kadar birikimlerimizden az da olsa tasarruf etmenin önemini vurgulamak olsa da, ben bugün istemsiz ya da kanıksanmış kayıp damlaların hayatımızda işletmemizde yarattıkları üzerine kullanacağım bu sözü.
Hayatta da iş yerimizde de her şey bir süreçten ibaret. Girdisi, operasyon adımları, çıktısı ve süreç göstergeleri olan bir süreç… Süreçlerimizde odaklandığımız genellikle çıktılarımızın kalitesi ve beklentilerimizi karşılayıp karşılamadığı oluyor. Süreç içinde neler olduğu ile ilgilenenlerimizin sayısı oldukça az.
Bir yerdeki çiçeğe ya da ağaca su vermek istediğimizi düşünelim. Bitkiye suyu vermek için bir çeşmeden su dolduruyoruz. Çeşmeden suyu vereceğimiz yere kadar kovadaki sudan bir miktar döküldüğünü ve arada gördüğümüz başka bir çeşmede kovadaki suyun eksiğini tamamladığımızı varsayalım. Bu durumda bitkiye götürmek istediğimiz kadar suyu götürmüş olacağız, değil mi? Bu sırada yaşadığımız kayıpsa yolda giderken döktüğümüz su ve ikinci çeşmeden tekrar su doldurmak için harcadığımız zaman olacak.
İş yerindeki süreçlerimizde de benzer bir durum var. Süreç sonunda yaptığımız kontrollerde ya da en son operasyonda yukarıdaki örnekte olduğu gibi %94,4 başarılı gibi görünüyoruz. Ancak oraya gelene kadar oluşan kayıplarımızı görmezsek sürecin %87,4 başarılı olabildiğini gözden kaçırıyoruz. Ve bu damlalar birike birike gittikçe büyüyen kayıp maliyetlerimizi oluşturuyor.
Armand Vallin Feigenbaum’un dediği gibi hataları düzeltmekte harcanan çaba o kadar fazla oluyor ki fabrikanın içinde gizli bir fabrika olmasıyla aynı etkiyi yaratıyor.
Bu gizli fabrikanın boyutunu küçültmek ya da tamamen ortadan kaldırmak için her bir operasyonda çalışan kişinin önce bunun farkında olması gerekir. Bu da öncelikle bunların takip edilebilmesi için bir sistem oluşturulmasıyla mümkün. Sistem, başta manuel takip gerektiren bir yöntem olabilir. En çok kaybı nerede yaşadığımızı bulmak ve sistemin doğru verileri elde edecek şekilde doğru çalıştığını tespit etmek açısından manuel bir takip yöntemiyle başlamak doğru olur. Sonrasında bu kayıpların kayıt altına alınması ve düzeltici-önleyici aksiyonların belirlenmesi için teknolojiden faydalanabiliriz. Her bir operasyonda, kaynakları verimli kullanıp kullanmadığımıza dair verileri sistemden otomatik almamızı sağlayacak yöntemler belirleyebiliriz. Veriler olmadan mevcutta nerede olduğumuzu ve neyi iyileştirebileceğimizi bilemeyiz. Bu nedenle veri toplamak için kendimiz, firmamız için en verimli yöntemi belirlemeli ve bir an önce çalışmaya başlamalıyız.
Damlaların birikip göl olmasına izin vermemek için sizlerin kullandığı yöntemler neler? Bu damlaların ve oluşturacağı gölün farkında olup geç olmadan önlemleri alacağımız çalışma alanları oluşturabilmek dileğiyle…