Yüksek maliyet baskısı, küresel rekabet, müşterilerin artan kalite talepleri ve mevcut pazar ortamı göz önüne alındığında, şirketler süreçlerini sürekli iyileştirmek zorunda kalıyor. Rekabetçi kalabilmek için tasarruf ve iyileştirme potansiyelinden yararlanmanın tek yolu budur.
Bu nedenle “CIP” (“Sürekli İyileştirme Süreci”) ilkesi giderek önem kazanmaktadır. İlkenin amacı açıkça temel bir süreç yenilemesi değil, mevcut ve kurulu süreçlerin kalıcı optimizasyonudur. Bu ancak verimli bir iş akışı yönetim sisteminin kullanılmasıyla başarılabilir.
İş Akışları Tam Olarak Nasıl Çalışır?
Şirketlerdeki çalışanlar her gün rutin olarak çok sayıda görevi tamamlarlar. Bu “standart görevler” için ya fiilen bu şekilde tanımlanan ya da yıllar içinde yerleşik hale gelen sabit süreçler vardır.
Böyle bir iş akışının en bilinen örneklerinden biri seyahat giderlerinin raporlanmasıdır. Bu, birçok şirkette aynı şekilde işleyen, öngörülebilir ve sabit bir başlangıç ve bitiş noktası olan bir süreçtir:
Çalışan seyahat masraflarını kaydeder.
Daha sonra seyahat masraflarının karşılanması için başvuruyu yöneticisine sunar.
Bu kişi başvuruyu ya reddeder ya da onay verir.
Onay verildiği takdirde artık seyahat gider makbuzu oluşturulacaktır.
Oluşturma tamamlandıktan sonra dekont insan kaynakları departmanına gönderilir ve kalan tutar aktarılır.
Bu sabit şema, önemli ölçüde daha az hatanın meydana geldiği anlamına gelir. Ayrıca, tüm pozisyonlar her zaman ne yapmaları gerektiğini bildiklerinden verimlilik artar.
Ancak: Mevcut iş akışının çalışıyor olması, optimize edilemeyeceği anlamına gelmez. Bu durumda, örneğin bir ERP sistemi veya genel olarak departmanlar arası yazılım, verimliliği artırabilir: Bir uygulama sayesinde çalışanlar yolculuk sırasındaki harcamalarını kaydedebilir ve bunları otomatik olarak gönderebilir. Sistem ayrıca seyahat gideri raporunu da otomatik olarak kontrol eder. Bu, seyahat masraflarını hesaplarken yöneticiye zaman kazandırır ve yalnızca sistem tarafından tespit edilen tutarsızlıklar varsa manuel olarak müdahale etmek zorunda kalınır.
Dijital İş Akışları Şirketlerde Ne Gibi Avantajlar Sunuyor?
Seyahat gideri raporlamasının standart durumu bile merkezi, dijital iş akışlarının potansiyelinin nerede olduğunu gösterir. Tedarik lojistiğinden bilet sistemine ve pazarlamadan akıllı bakıma kadar tanımlanmış iş akışlarının olası kullanımlarının neredeyse hiçbir sınırı yoktur. İş akışları gerçekten dijital olarak işleniyorsa öncelikle kendi parçalarına ayrılabilirler:
Başlangıçta hedefe ulaşmak için çalışma sürecinde gerekli olan adımların kendileri tanımlanır.
Özellikle önemli olan, adımların mantıksal ve zamansal olarak birbirleriyle nasıl ilişkili olduğudur.
Daha sonra bireysel görevler, son tarihler ve öncelikler belirlenir.
Çalışanlar bir fare tıklamasıyla görevlere atanır.
Hatırlatıcılar otomatik olarak çalışanlara yapılması gereken işleri hatırlatır.
Bu tür modern araçlar sayesinde karar vericiler ve proje yöneticileri, durumları da dahil olmak üzere devam eden tüm iş akışlarını istedikleri zaman görüntüleyebilir. Süreç zincirlerindeki olası darboğazlar doğrudan işaret edilebilir ve sürdürülebilir süreç optimizasyonu için ivme sağlanabilir.
İş Akışları ERP Sistemlerine Entegre Edilebilir mi?
Süreçlerin oldukça karmaşık veya dinamik olduğu, çalışanların bilgi paylaştığı, kalite ve hızın önemli olduğu durumlarda iş akışları her zaman tam potansiyelini geliştirebilir.
Ancak: İş akışları genel olarak her derde deva değildir. Şirketin organizasyon yapısında temel eksiklikler varsa, önceden tanımlanmış süreçler tek başına istenilen verimlilik artışını sağlayamaz.
Eski süreçlerimiz gerçekten anlamlı bir şekilde yapılandırılmış mı? Geliştirebileceğimiz alanlar var mı? Neler iyi gidiyor ve benimsenmesi gerekiyor? ERP sistemi tam da bu noktada devreye giriyor: İş akışı yönetim sistemleri, hatta tüm iş süreci yönetimi tamamen entegre edilebilir. Bu da ERP yazılımının tüm işlevsel alanlarıyla departmanlar arası veri alışverişini mümkün kılar. Ayrıca bu kullanıcı arayüzü zaten tüm kullanıcılara çok tanıdık gelir.
Hangi Sistemler İş Akışı Olanağı Sunuyor?
Özel iş akışı yönetim sistemleri vardır. Bu yazılım çeşitli bileşenlerden oluşur:
Her şeyden önce araçlar, süreçleri ve organizasyonlarını grafiksel olarak modelleme fırsatı sunar.
Ayrıca iş akışı motoru, süreçleri doğrudan kontrol etmek ve izlemek için de kullanılabilir.
İzleme kampanyası adı verilen kampanyayla sürece dahil olanlar mevcut süreçlerin analizlerini gerçekleştirebilir.
Böyle bir sistemin amacı mevcut iş akışlarını sürekli olarak optimize etmektir. Üretim süreleri kısaltılmalı ve süreçlerin şeffaflığı artırılmalıdır. Ayrıca iş akışları üst düzey iş süreci yönetimi yazılımıyla da modellenebilmektedir.
İş Akışı Yönetimi ile İş Süreci Yönetimi Arasında Farklar Var mı?
İş akışı yönetimi, genel iş süreci yönetiminin önemli bir alt disiplini olarak görülebilir. Temel farklar:
İş Süreçleri Yönetimi
Klasik iş süreçleri iş faktörlerini hedef alır. Ek olarak, bir iş sürecindeki iş adımlarının sırası BPM'nin bir parçası olarak temsil edilir. Bu bakımdan iş süreci, teknik kavramsal düzeyde ne yapılması gerektiğini belirler. Ayrıntı düzeyi oldukça kaba tutulur.
İş Akışı Yönetimi
İş akışları ise iş adımlarının teknik, operasyonel açıklamasını amaçlar. Bireysel alt adımlar ayrıntılı olarak açıklanır, görevler tanımlanır ve sorumlu çalışanlara aktarılır. İş akışları, bireysel çalışanların tam olarak ne yapmaları gerektiğini ve ne zaman yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlayacak kadar ayrıntılı olmalıdır.
Önceden iş süreci yönetimi olmadan, iş akışları pratikte çalışamaz veya en azından tamamen verimli olmazdı. Bu bakımdan, her iki disiplini birleştiren bir yazılım çözümüne güvenilmesi tavsiye edilir; bu şekilde süreç optimizasyonunda gizli olan potansiyel ideal bir şekilde kullanılabilir.
Sonuç: Dijital İş Akışları Hata Olasılığını Azaltırken, Verimliliği Artıyor.
Çalışanlar kolay anlaşılır, dijital iş akışlarına göre hareket ederlerse şirketler verimliliklerini artırabilir. Mevcut iş akışları ve süreçlerin sürekli analiz edilmesi durumunda bu etki daha da artmaktadır. Bu, modern iş süreci yönetimi yazılımlarıyla mümkündür. Onların yardımıyla iş akışları analiz edilebilir, modellenebilir ve ardından optimize edilebilir.