İş zekâsı uygulamalarını başarıya taşıyan en önemli konulardan birisi iş birimlerinden gelen taleplerin yönetilmesi ve ihtiyaçların karşılanması için sunulan yaklaşımların, gerçeğe ne kadar uygun olduğudur. Bu nedenle önce ne tür gerçeklerin olduğunu özetlemek gerekiyor. İş birimlerinin çok hızlı olmasının şart olduğunun altını çizen BI Technology Yönetici Ortağı ve Teknoloji Direktörü Ruhver Barengi şunları kaydetti: “Bu nedenle yeni bir uygulama istediklerinde en hızlı uyarlamayı sağlayan iş zekâsı araçları önem kazanmaktadır. İş birimlerindeki insanların zamanı az, iş zekâsı araçlarının teknik özelliklerini öğrenerek zaman harcamak yerine eğitim bile almadan analiz yapıp işlerine odaklanmak istiyorlar. İş birimleri yoğun hacimli veri üzerinde saniyeler bazında analiz yaparak birtakım sonuçlar çıkarmak istiyor. Artık bir dokümanda yüz binlerce satır değil, on milyonlarca/yüz milyonlarca satırdan oluşan veri kümeleri üzerinde görsel, etkileşimli ve daha çok keşif ve inceleme niteliğindeki ihtiyaçlar ön plana çıkıyor. Tüm bunlar göz önüne alındığında iş zekâsı platformu için seçilecek teknolojilerin ve yaklaşımların artık bir rapor merkezinden çok, bugünün ihtiyaçlarını doğrudan adresleyen keşif, inceleme ve analiz yapmaya olanak sağlayan analitik iş zekâsı uygulamaları yönünde olması başarıya ulaşma ve beklentileri karşılama açısından büyük önem taşımaktadır.”
Bugün başarısız olan iş zekâsı projelerine bakıldığında, başarısızlığın arkasında şirketin bakış açısı ve kurum kültüründen kaynaklanan nedenlerin ciddi bir yeri olduğu görülebilir. Bimsa İş Zekâsı Danışmanı Altay Rodoplu, bu konuda şunları söylüyor:
“Kurumlar iş zekâsı projelerine önemli bir kaynak ayırmasına rağmen hala eski alışkanlıklarını değiştiremedikleri, hala eski iş yapış şekillerini bırakamadıkları için bu uygulamalardan yeterli verimi alamayabiliyor. İş zekâsı uygulamalarının yapabileceği birçok işi kurum çalışanları kendileri yapmaya devam ediyor. Projelerin başarıya ulaşması için bu anlayışın kesinlikle değişmesi gerekir. Burada şirket üst yönetiminin işi sahiplenmesi, uygulamaları bizzat kendisinin kullanması ve çalışanları buna yönlendirmesi önem kazanıyor. Projenin başarısını tehdit eden diğer bir etken olarak ise proje ekibinin şirketteki veri akışına hakim olmaması sayılabilir. Bunun sonucunda proje süresinin uzaması, aynı işlerin tekrar yapılması, bazı işlerin gereksiz yere yapılması gibi sorunlarla karşılaşılabilir.”
Intellica Genel Müdürü Kemal Ünaltuna ise bu konudaki tavsiyelerini şöyle belirtiyor:
“Benim bu konudaki tavsiyem, klasikleşmiş de olsa, teknolojiye ve birtakım yazılım araçlarına değil de toplam çözüme odaklanmaktır. Toplam çözüm derken de birkaç yıllık bir perspektif içinde oluşturulan bir çözüm mimarisinden söz ediyorum. Bu çözümü oluşturmak için yapılması gerekenler birden çok projeden oluşan bir program çerçevesinde hayata geçirilmeli. Her proje sonrasında, o projenin getirileri ve maliyeti (para ve zaman olarak) değerlendirilerek gerekirse programda değişiklikler yapılmalı. Bütün bunları doğru bir şekilde yapabilmek için de kurumlara bağımsız bir danışmanlık şirketiyle çalışmalarını öneriyorum.”
Öncelik analizde
Smartiks Iş zekâsı ve Özel Çözümler Direktörü Nurettin Şendoğan’ın verdiği bilgilere göre, iş zekâsı projelerinin öncelikle doğru analiz edilmesi, planlanması ve önceliklendirilmesi çok büyük önem taşımaktadır. Her şirketin hem operasyonel süreçlerine hem de sistemsel altyapısına uygun çözüm gereksiniminin ilk aşamada detaylı bir mevcut durum analiziyle ortaya konması, ardından şirket stratejilerine uygun hedeflenen iş zekâsı çıktılarının ve fonksiyonlarının belirlenmesi ve uygulanabilirlik analizleri sonrası kurgulanacak sistemlerin planlanması, önceliklendirilmesi ile fazlar halinde geliştirilmek üzere proje planına dönüştürülmesi gerekmektedir. Aksi halde iş zekâsı projelerinden başarı beklemek mümkün değildir.
Yaşanan değişimler de analiz edilmeli
Şirketler iş zekâsı çözümlerinin çoğunu an itibarıyla içerisinde bulundukları durumu, o an neyi yaptıklarını analiz etmek için kullanıyor. IBM Türk Yazılım Grubu Satış Müdürü Arzu Gelgeç, şunları kaydetti:
“Bu sorulara yanıt bulmak rekabette tek başına yeterli olmuyor. Kurumların giderek daha da artan bilgi yığınlarının arasında rekabette belli oranda öne çıkabilmeleri için gelecekte yapmaları gerekenlere odaklanmaları gerekiyor.
Kurumlar dinamik raporlama ve performans modelleme gibi çözümler sayesinde daha gelişmiş bir analiz gücüne ve raporlama yeteneğine sahip oluyor ve dolayısıyla rekabette avantaj sağlıyorlar. Çünkü kararlarını güvenerek, geleceğe dair öngörüye sahip olarak alıyorlar. Şirketlerin iş performanslarını ölçümleyip geçmiş dönemlerle kıyaslayabilmeleri de gerekiyor. Önceki yıla oranla yaşanan değişimlerin analiz edilmesi şart. Kurumlar ancak o zaman kendilerine geleceğe dair bir yol haritası çizebiliyorlar. Bu sürecin zorlukları da var elbette. Rastlanan sorunların başında da iş gereksinimleri ve öncelikleriyle bilgiişlemin öncelikleri arasındaki iş zekâsı projelerine yönelik anlayış farkı geliyor.”
Buzdağının görünmeyen kısımlarına dikkat edilmeli
Uygulama seçim süreci oldukça önemli. Kurumların sadece bir departmanı mutlu etme stratejisiyle değil, tüm departmanların kullanabileceği uygulamalara değil, şirket genelinde kullanılabilecek uygulamalara yönelmesi gerekiyor. Oracle Iş Zekâsı Çözümleri Türkiye ve Orta Asya Bölgesi Satış Yöneticisi Emir Türkmen, bu konuda şunları kaydetti:
“Aksi halde farklı yerlerde farklı veri grupları oluşup yanlış sonuçlar çıkarmaya, veri siloları oluşmaya başlıyor. Yanlış tutulan bilginin yönetimi kronik bir sorun haline gelip yanlış kararlar vermeye kadar ilerliyor.
Uygulama seçiminin ardından bunun nasıl uyarlanacağı diğer önemli konu. Yeni geçilen yapılarda fazlı yaklaşımlarla adım adım ilerlenmesi genelde tercih edilen bir yöntem. Tüm işleri aynı anda yapıyor olmak, başarısızlığa götüren nedenlerden biri.
Buzdağının görünmeyen tarafı kurulumlar yapıldıktan sonra işin nasıl ilerleyeceği. Her projede olduğu gibi bu iş için adanmış veri ve ihtiyaçlara daha yakın kişilerin var olması gerekiyor. Mutlaka şirketlerin organizasyon perspektifinde, kendi ekipleri içerisinde bu konuya yatırım yapmaları gerekiyor.”