الحفظ
تتمثل ولاية الآلية في الحفاظ على الأدلة على الجرائم الخطيرة المرتكبة في الجمهورية العربية السورية منذ آذار/مارس 2011. ولتحقيق ذلك، صممت الآلية ونفذت مرافق حفظ لكميات كبيرة من الأدلة في أشكال متعددة. وهذه تشمل مرافق تقليدية لحفظ الأدلة، مثل المختبر وغرفة الأرشيف والخزانة المحصنة، فضلا عن مرافق الحفظ الرقمي. وتحفظ جميع الأدلة والأدلة المحتملة بمعيار إثبات، مستوفيةً بذلك أعلى المتطلّبات بموجب قوانين الإثبات السائدة في الهيئات القضائية المتعاونة مع الآلية، وكذلك بموجب القانون الدولي العام. وتظل هذه المواد محفوظة بأمان لدى الآلية بينما لا تزال إجراءات المساءلة القانونية جارية.
وتأخذ الآلية على محمل الجد التزامها بحماية الأدلة التي تجمعها وتحافظ عليها. وقد قامت باستثمارات كبيرة في مجال أمن المعلومات والأمن السيبراني، ويعمل موظفو أمن المعلومات التابعون لها عن كثب مع نظرائهم في مكتب الأمم المتّحدة في جنيڤ ومكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات التابع للأمانة العامة، وكذلك مع مقدمي خدمات القطاع الخاص الرائدين في هذا المجال. وتتبّع الآلية منهجًا شاملاً في إدارة المعلومات، وهذا يعني أنّ الأدوات التّقنية تنشر جنبا إلى جنب مع العمليّات والإجراءات المصممة خصيصاً، بما يتماشى مع المعايير الدولية لأمن المعلومات.
تجهيز الأدلة
يجري حفظ الأدلة فور جمعها، ويتعين إتاحة المعلومات الواردة في تلك الأدلة للمحققين والمحللين والموظفين القانونيين في الآلية. ويتم هذا التجهيز من قبل ضباط الأدلة العاملين في المختبر، وذلك باستخدام مجموعة من الأدوات والأساليب اعتماداً على طبيعة المادة المصدرية. وفي الوقت الحاضر فإن غالبية الأدلة التي تحتفظ بها الآلية رقمية. وغالبا ما يستلزم التجهيز الرقمي استخراج طبقات من النص من المستندات أو الصور الممسوحة ضوئيا، بعدة لغات ومن صور ذات دقة متغيرة. ولكن التجهيز الرقمي يشمل أيضا خطوات أخرى، مثل إزالة الازدواجية، التي تتحقق من المعلومات والأدلة الواردة لمعرفة ما إذا كانت موجودة بالفعل في المستودع المركزي للآلية لضمان مراجعة أكثر كفاءةً. كذلك يتضمن التجهيز استخراج معلومات إضافية من المواد الرقمية، مثل الملفات الصوتية أو الصور أو الملفات غير النصية أو مقاطع الفيديو. والمعلومات المستخرجة تجعل المواد أكثر قابلية للبحث، مما يجعل بدوره المعلومات الهامة داخل الأدلة أكثر قابلية لإيجاد من قبل المحققين/ات والمحللين والموظفين القانونيين/ات.
التّحليل
بعد تجهيز الأدلة، يتم دمجها في المستودع المركزي للآلية. وتُمثل كل قطعة من الأدلة المحفوظة رقميًا في قاعدة بيانات مركزية. ويعمل المحققون/ات والمحللون والموظفون القانونيون/ات مع موظفي الأدلة وموظفي الدعم للبحث في المستودع وشرح محتوياته. وتحتوي المنتجات التحليلية على روابط إلى السجلات في المستودع، مما يساعد على إبقاء الجهود التحليلية منسقةً وفعالة. كذلك يساعد موظفو الأدلة أيضا في التجهيز الآلي لأنواع معينة من مهام استعراض الأدلّة. فعلى سبيل المثال، نشر موظفو الأدلة الترجمة الآلية لجزء كبير من الوثائق. ثم قاموا ببناء ونشر أداة تدرس تلقائيا جودة تلك الترجمات، مع وضع علامات على الوثائق التي قد تحتاج إلى مزيد من الترجمة من قبل موظف(ة). وتوفر عملية الفرز التلقائي هذه، وهي واحدة من العديد من العمليات المماثلة، الوقتَ والموارد للآلية، وتجعل المهام التحليلية قابلةً للتنفيذ، وهي مهام باهظة التكلفة بخلاف ذلك.