تعرف المعرفة بأنها رأس المال الفكري في المجتمعات والمنظمات وتأتي بصورتين إما ضمنية وهي المعرفة الموجودة في عقول الأفراد سواءً كانت من انتاجهم أو مكتسبة من مصادر أخرى وتسمى بالضمنية لأنه لا يمكن الوصول لها دون مشاركتها من قبل مالكها فهي مجهولة مالم يصرح بها أما النوع الآخر للمعرفة فهو المعرفة الظاهرة وهي التي يمكن الوصول لها بكل سهولة من خلال قواعد البيانات والكتب والمستندات وغيره، وهذا يعني أن المعرفة في المنظمات إما أن تكون موجودة في عقول الأفراد أو موثقة ومحفوظة في مصادر مثل قواعد البيانات، ولسنوات طويلة كان في كل قسم أو إدارة في القطاعات الحكومية موظف يمتلك الإجابة على كل سؤال ويعرف كل ما يحتاجه زملاؤه أو المستفيدين أو حتى الإدارات والأقسام الأخرى ؛ وقد يكون هذا الموظف هو المدير نفسه أو موظف بمؤهلات عالية أو بسيطة لكن بخبرة عميقة طويلة واستخدام جيد لما يمتلكه من معرفة، ومع التطور المعرفي صار بإمكاننا تسمية هذا الموظف مالك المعرفة، لكن بغياب هذا الموظف عن المشهد سيكتشف الجميع الخلل الذي كان يسببه اعتمادهم الكلي عليه وعلى والعودة له في كل مرة بحثاً عن إجابة.
إن إنتاج أو امتلاك المعرفة لدى الموظف والقدر على حفظها ومشاركتها مهارة تختلف من شخص لآخر وقد يتفوق موظف في عملية من هذه العمليات بينما لا يكون قادراً على تنفيذ أخرى فمثلاً قد يمتلك الموظف المعرفة لكنه لا يتمتع بمهارة مشاركتها ولذلك تبقى هذه المعرفة ضمنية لا يمكن الوصول لها أو أنه يمتلكها ويشاركها فتتحول لمعرفة ظاهرة يمكن الوصول لها إما بشكل مباشر من خلاله أو من خلال أنظمة تستخدمها المنظمة ويصل لها الجميع بشكل منظم.
قد أُسمي الموظف الذي يمتلك المعرفة ويبقيها حبيسة عقله بمُحتكر المعرفة لكن ليس من المنصف أن يكون هو المُلام على ذلك فعدم وجود استراتيجيات معينة في المنظمة تساعده على مشاركة هذه المعرفة مع زملاءه، وكثرة المهام الوظيفية الموكلة لهذا الموظف التي لا تُمكنه من خلق قنوات اتصال منظمة بينه وبين زملاءه تسمح له بمشاركة المعرفة ونشرها بالشكل المطلوب وغيرها من الممارسات السلبية في المنظمة بقصد أو بدون قصد هي ما قد يعيق الموظف منتج وممتلك المعرفة من مشاركتها ليبقى محتكراً لها.