[Here is a paragraph from the University of Oregon Holden Leadership Center on record keeping during meetings:](_URL_0_)

 > As you can see, the role of a secretary is more than "just taking minutes". The secretary is in effect, the historian. What he/she records will be referred to by current members as a reminder of finished and unfinished business, what needs follow-up and what actions were taken. It will also be kept for future members to read to gain an understanding of where the organization has been and why. Many organizations make it the secretary's responsibility to notify the membership about upcoming meetings-time, date, location-as well as any important items to be discussed.

Many business meetings, particularly important ones, will keep minutes with a stenographer, and government business meetings are no exception. Minutes of a meeting are useful for the principals to later refer to as an aide-memoire, to reference in the event of a later dispute of what was said by whom; for sharing with non-attending staff, possibly even for eventual publication for some types of organizations, there are a wide variety of reasons why minute-keeping is a common practice. Minutes are kept for many meetings, whether the governing board of the local floral society, all the way to the highest government councils, committees, and cabinets.

What is more interesting, is that in the modern era, there exists a delicate balance between keeping minutes or particularly audio and audiovisual recording of important meetings and deliberate obfuscation of such records. The infamous White House audio taping system was used to fix Nixon's responsibility, "what did you know and when did you know it" during the Watergate crisis and was instrumental in forcing him from office.

Watergate and the role of the taping system in bringing down a Presidency was definitely noted by later politicians of all parties. Part of the art of modern government is to keep the President and other important and public figures from being pinned down to a position, or to having learned a particular bit of knowledge. This permits "plausible deniability" in the event of a crisis. The leader can be vague or deny knowing about the decisions that led to the crisis, and on occasion, a convenient subordinate can be thrown to the wolves of the media or the legal system.

Look at the controversy over the use of personal, non-governmental email by some well-known public officials. Government records are almost always preserved and archived, and they are subject to subpoenas during judicial or congressional investigations. In the event of a scandal or crisis gone bad, without good records, a leader can testify with a high degree of vagueness or ignorance: "Of course if I had warning that this terrible event might happen, I would have taken action to prevent it."


[මෙන්න ඔරිගන් විශ්ව විද්‍යාලයේ හෝල්ඩන් නායකත්ව මධ්‍යස්ථානයේ රැස්වීම් අතරතුර වාර්තා තබා ගැනීම පිළිබඳ ඡේදයක්:](_URL_0_) &gt; ඔබට පෙනෙන පරිදි, ලේකම්වරයෙකුගේ කාර්යභාරය &quot;මිනිත්තු ගැනීම&quot;ට වඩා වැඩිය. ලේකම්වරයා ක්රියාත්මක වේ, ඉතිහාසඥයා. ඔහු/ඇය වාර්තා කරන දේ වත්මන් සාමාජිකයින් විසින් නිමි සහ නිම නොකළ ව්‍යාපාර, පසු විපරම් අවශ්‍ය දේ සහ ගෙන ඇති ක්‍රියාමාර්ග පිළිබඳ මතක් කිරීමක් ලෙස සඳහන් කරනු ඇත. සංවිධානය පැවතියේ කොහේද සහ ඇයිද යන්න පිළිබඳව අවබෝධයක් ලබා ගැනීම සඳහා එය අනාගත සාමාජිකයින්ට කියවීමට තබා ඇත. බොහෝ සංවිධාන විසින් ඉදිරි රැස්වීම්-වේලාව, දිනය, ස්ථානය-මෙන්ම සාකච්ඡා කළ යුතු ඕනෑම වැදගත් කරුණු පිළිබඳව සාමාජිකත්වයට දැනුම් දීම ලේකම්වරයාගේ වගකීම වේ. බොහෝ ව්‍යාපාරික රැස්වීම්, විශේෂයෙන් වැදගත් ඒවා, ස්ටෙනෝග්‍රැෆර් සමඟ මිනිත්තු තබා ගනු ඇත, සහ රජයේ ව්‍යාපාරික රැස්වීම් ද ව්‍යතිරේකයක් නොවේ. රැස්වීමක මිනිත්තු විදුහල්පතිවරුන්ට පසුව උපකාරක-මතකයක් ලෙස හැඳින්වීමට ප්‍රයෝජනවත් වේ, පසුව කවුරුන් විසින් ප්‍රකාශ කළේද යන්න පිළිබඳ ආරවුලක් ඇති වූ විට යොමු කිරීම; නොපැමිණෙන කාර්ය මණ්ඩලය සමඟ බෙදා ගැනීම සඳහා, සමහර විට සමහර ආකාරයේ සංවිධාන සඳහා අවසාන ප්‍රකාශනය සඳහා පවා, මිනිත්තු තබා ගැනීම සාමාන්‍ය පුරුද්දක් වීමට විවිධ හේතු තිබේ. ප්‍රාදේශීය මල් සංගමයේ පාලක මණ්ඩලය වේවා, ඉහළම රජයේ සභා, කමිටු සහ කැබිනට් මණ්ඩලය දක්වා බොහෝ රැස්වීම් සඳහා මිනිත්තු තබා ඇත. වඩාත් සිත්ගන්නා කරුණ නම්, නූතන යුගයේ, වැදගත් රැස්වීම් වල මිනිත්තු තබා ගැනීම හෝ විශේෂයෙන් ශ්‍රව්‍ය සහ ශ්‍රව්‍ය දෘශ්‍ය පටිගත කිරීම සහ එවැනි වාර්තා හිතාමතාම අපැහැදිලි කිරීම අතර සියුම් සමතුලිතතාවයක් පැවතීමයි. කුප්‍රකට ධවල මන්දිරයේ ශ්‍රව්‍ය පටිගත කිරීමේ පද්ධතිය වෝටර්ගේට් අර්බුදයේදී නික්සන්ගේ වගකීම නිවැරදි කිරීමට භාවිතා කරන ලදී, &quot;ඔබ දැන සිටියේ කුමක්ද සහ කවදාද ඔබ එය දැන සිටියේ&quot; සහ ඔහුව කාර්යාලයෙන් බලහත්කාරයෙන් ඉවත් කිරීමට ප්‍රධාන විය. වෝටර්ගේට් සහ ජනාධිපති ධුරයක් ගෙන ඒමේදී පටිගත කිරීමේ ක්‍රමයේ කාර්යභාරය පසුකාලීනව සියලුම පක්ෂවල දේශපාලනඥයන් විසින් නිසැකවම සටහන් කරන ලදී. නූතන ආණ්ඩු කලාවේ කොටසක් වන්නේ ජනාධිපතිවරයා සහ අනෙකුත් වැදගත් සහ ප්‍රසිද්ධ පුද්ගලයින් යම් තනතුරකට හෝ යම් යම් දැනුමක් උගෙන සිටීමෙන් වලක්වා ගැනීමයි. මෙය අර්බුදකාරී අවස්ථාවකදී &quot;පිළිගත හැකි ප්‍රතික්ෂේප කිරීමට&quot; ඉඩ සලසයි. අර්බුදයට තුඩු දුන් තීරණ පිළිබඳව නායකයා නොපැහැදිලි හෝ ප්‍රතික්ෂේප කළ හැකි අතර, සමහර අවස්ථාවලදී පහසු යටත් නිලධාරියෙකු මාධ්‍යයේ හෝ නීති පද්ධතියේ වෘකයන්ට විසි කළ හැකිය. සමහර ප්‍රසිද්ධ රාජ්‍ය නිලධාරීන් විසින් පුද්ගලික, රාජ්‍ය නොවන විද්‍යුත් තැපෑල භාවිතා කිරීම පිළිබඳ මතභේදය දෙස බලන්න. රජයේ වාර්තා සෑම විටම පාහේ සංරක්ෂණය කර සංරක්ෂණය කර ඇති අතර, ඒවා අධිකරණ හෝ කොන්ග්‍රස් විමර්ශන වලදී උපසිරැසි වලට යටත් වේ. අපකීර්තියක් හෝ අර්බුදයක් නරක අතට හැරී ඇති අවස්ථාවක, හොඳ වාර්තා නොමැතිව, නායකයෙකුට ඉහළ නොපැහැදිලි හෝ නොදැනුවත්කමකින් සාක්ෂි දිය හැකිය: &quot;ඇත්ත වශයෙන්ම මෙම භයානක සිදුවීම සිදුවිය හැකි බවට මා අනතුරු ඇඟවූයේ නම්, එය වැළැක්වීමට මම පියවර ගන්නෙමි. .&quot;

