Imaginați-vă că sunteți un agent de servicii pentru clienți pentru un lanț hotelier. Răspundeți la un e-mail de la un oaspete care se plânge de zgomot în timpul sejurului.
Stimate membru al personalului hotelului, sunt foarte dezamăgit de șederea mea recentă la hotelul dvs. Zgomotul de pe șantierul din apropiere mi-a făcut aproape imposibil să dorm sau să mă relaxez. Mă așteptam la un mediu pașnic, dar în schimb, a trebuit să sufere prin perturbări constante. Solicit o rambursare completă pentru experiența mea neplăcută. Cu stimă, Jane Doe.
Dragă Jane, ne cerem scuze sincer pentru neplăcerile pe care le-ați întâmpinat în timpul sejurului dumneavoastră. Prioritatea noastră este confortul oaspeților noștri și înțelegem cum v-a afectat zgomotul de pe șantier. Vă vom oferi o rambursare completă, după cum s-a solicitat, și vă vom oferi o reducere pentru următorul sejur pentru a compensa această experiență neplăcută. Vă mulțumesc pentru că ne-ați adus la cunoștință acest aspect și sperăm să avem oportunitatea de a vă servi mai bine în viitor. Cu stimă, Agent de Relații cu Clienții.